棚卸しとは？早く正確に実施する効率的なやり方を解説！
棚卸しとは、企業が所持している資産の数量や状態を確認する業務を指します。会社で扱っている商品が多い場合、膨大な労力と時間がかかる大変な業務です。
そのため、「棚卸しを効率よく進めたいがどうすればいいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、棚卸しのやり方や効率的に実施するポイントを中心にご紹介します。
- 棚卸しを早く正確に終わらせるためのやり方を知りたい
- 棚卸しの目的やカウント方法を知り、業務に役立てたい
- Excelで管理している棚卸表を適切に管理する方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、棚卸しを効率よく進める方法が分かり、棚卸しにかける労力や時間を削減できます。
目次
棚卸しとは
ここでは、棚卸しの業務内容や目的について解説します。棚卸し業務を始める前に、目的を理解しておきましょう。
棚卸し業務
棚卸しは、商品の在庫数を確認していく業務のことです。
具体的には、仕入れと売上から計算した「帳簿上の在庫数」と「実際の在庫数」が一致しているかを確認していきます。帳簿の入力ミスで在庫数の不一致が生じると、正しく売上計上できなかったり、不良在庫を抱えたりする恐れがあります。
そのため、棚卸し業務によって、在庫数や状態を確認することは、健全な運営体制を維持するために重要なのです。
棚卸しをする目的
ここでは、棚卸しをする目的を4つご紹介します。
- 在庫品の数量把握
- 在庫品の状態確認
- 今後の適切な発注
- 正確な利益の計算
棚卸しによって、実際の在庫数量が帳簿上の在庫数量と一致しているかを確認します。一致していなければ、入荷・出荷の記録漏れといった事態が生じている場合があるので、すぐに対応しましょう。
棚卸しによって、在庫品の破損や汚損がないかを確認します。在庫品が売れる状態であるかを定期的に確認しておくことで、商品の品質を保ち、販売機会の損失を事前に防げます。
棚卸しによって、在庫過多・不足を確認し、今後の発注数決定に活かせます。売れ残りが多い商品に対しての発注を減らしたり、不足している商品の発注を増やしたりすることで、適切な在庫管理に役立ちます。
棚卸によって、帳簿の在庫数量といった数値を正確にすることで、利益を正しく算出できるようになります。利益は収支報告として、公的機関や社外の利害関係者に示すので、不正確な数字を示すとトラブルに発展する恐れがあります。
このように、棚卸しをすることによって透明性のある運営が可能になり、社内外のトラブルを未然に防げるのです。
棚卸しのやり方
ここでは、棚卸しのやり方を解説します。より効率的な方法を知りたい担当者の方は必見です。
（1）実地棚卸し
1つ目の棚卸しの方法は、実地棚卸しのやり方です。実地棚卸しは、実際に手と目を使って在庫を確認していく方法で、具体的には以下の手順で進めます。
- 棚卸計画書や棚卸表の作成
- 在庫品の数量・状態確認
- 在庫確認システムへの入力
- 差異の確認
まず、棚卸し作業の責任者や担当者、タイムスケジュールなどを記載した計画書を作成します。棚卸表には、作業ミスを減らすために、ダブルチェック項目や商品の状態について記載できる項目も作りましょう。
次に、商品を一つ一つ確認しながら、棚卸表を記載していきます。商品の品目ごとに棚卸表を記載していくことで、商品の数量のカウントミスを減らせます。
次に、各担当者が作成した棚卸表を回収して、数量などの情報を在庫管理システムや帳簿上のデータに入力していきます。
最後に、帳簿上のデータとの差異があるかどうかを確認していきます。差異がある場合には、再発防止のため、差異が生じた原因を明らかにしましょう。
このような方法で、実地棚卸しを実施できます。商品量が多いと、カウントミスが起こりやすいため、2人1組でダブルチェックをするといった実施の工夫が必要です。
（2）帳簿棚卸し
2つ目の棚卸しの方法は、帳簿棚卸しのやり方です。帳簿棚卸しは、在庫の出し入れの度に帳簿上で在庫数を確認していく作業です。
- 在庫の出し入れの都度、在庫管理表を記入
- 在庫金額や資産額を計算
まず、仕入れや販売をして、在庫の出し入れをしていく度に、在庫管理表に在庫数を記入していきます。高頻度で利用するようになるので、使いやすいフォーマットの在庫管理表を作成する必要があります。
次に、記入した在庫管理表をもとに、在庫金額や資産額を計算していきます。この工程も在庫の出し入れの都度実施します。
帳簿棚卸しでは、このような工程を繰り返します。ただし、在庫品の状態確認のために、実地棚卸しと併せて実施する場合もあります。
棚卸しのカウント方法
ここでは、実地棚卸しを効率よく進めるためのカウント方法を2つご紹介します。棚卸しに時間がかかってしまっている方は必見です。
（1）リスト方式
1つ目は、リスト方式です。
リスト方式は、帳簿を参考にして作成した在庫リストを手にして、一つ一つ商品を確認していく方法です。在庫リストには、在庫の品目・保管場所・数量の情報を記載します。
帳簿上の在庫情報との一致を確認するだけとなるので、作業時間を削減できます。ただし、カウント漏れや二重カウントが発生しやすいので注意が必要です。
（2）タグ方式
2つ目は、タグ方式です。
タグ方式は、商品を品目や数量・状態を確認すると同時に商品一つ一つにタグをつけていく方法です。チェックした商品にタグをつけることで、カウントした商品としていない商品を簡単に区別できます。
そのため、カウント漏れや二重カウントを防止し、正確な在庫管理が実現できます。一方で、タグをつけていく手間がかかってしまう恐れがあります。
＜Excel＞在庫管理に役立つ棚卸テンプレート
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商品ごとの入庫・出庫・在庫の数量を管理できます。カスタマイズが可能なので、商品の状態を記載できる項目も追加できる点が特徴です。
棚卸し業務を効率的に実施するポイント
以下では、棚卸し業務を効率的に実施するポイントをご紹介します。
棚卸し業務は在庫管理に必須の作業ですが、人によって在庫の数え方や作業手順が異なるとミスが生じやすく、正しく情報共有できない恐れがあります。また、帳簿にExcelを使っていると、最新情報がわかりづらく、ファイルのバージョン管理が煩雑です。
そのため、棚卸し業務は誰が実施しても作業手順が統一されるように、マニュアルを整備して共有しましょう。さらに、棚卸しのデータは、いちいちファイルを開かなくとも、内容が一目でわかるような仕組みにしておくことが大切です。
したがって、棚卸し業務を効率的にするには、手順マニュアルを簡単に共有でき、作成したデータを簡単に確認できるITツール「ナレカン」が最適です。
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棚卸しを早く正確に終わらせるのに役立つ情報共有ツール「ナレカン」
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棚卸しを早く終わらせるための方法まとめ
これまで、棚卸しのやり方や効率的に実施するポイントを中心に解説してきました。
棚卸しは、在庫の数量や状態を確認して、実際の在庫と帳簿上の在庫のズレをなくしていくのに重要な業務です。ただし、人によって在庫の数え方や作業手順が異なると、二重カウントやカウント漏れが発生してしまう恐れがあります。
したがって、棚卸し業務には「社内マニュアルを一元管理可能なITツール」の利用が最適です。とくに”平均0.2秒”や”ヒット率100%”の高精度な検索機能を備えたツールであれば、検索時のストレスを感じません。
結論、棚卸し業務に利用すべきなのは、ファイルを含むあらゆる情報を残し、超高精度な検索機能で簡単にアクセスできる情報共有ツール「ナレカン」一択です。
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