ナレッジマネジメント
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社内の機密情報を含む文書は適切に管理されなければなりません。そのため、多くの企業がビジネス文書管理の仕組みを整えることに注力しています。 しかし、文書管理に着手している一方で「上手く運用できるか不安だ」「現場で上手く運用してほしい」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、文書管理の失敗事例と解決策を中心に解説します。 社内の文書を整理したいが、上手くいかず困っている 文書管理が失敗する原因を把握して、自社の管理方法を見直したい 文書管理を電子化するためのツールを知りたい といった方は当記事を参考にすると、文書管理における失敗の具体例と解決策が分かるので、社内の大量の文書を効率的に管理できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 ＜失敗事例＞なぜ文書管理が失敗するのか？1.1 （1）目的を周知しないまま始めた例1.2 （2）現場との齟齬がある例1.3 （3）文書管理が形骸化している例2 ＜解決策＞失敗しない文書管理の方法とは2.1 （1）目的を浸透させる2.2 （2）現場の業務フローとすり合わせる2.3 （3）文書管理にITツールを活用する3 文書管理に失敗しないための最適なツール3.1 社内情報を一元管理でき超高精度検索できるツール「ナレカン」4 面倒を解消！文書管理ツールを選ぶための3つのポイント4.1 （1）文書へすぐにアクセスできる4.2 （2）文書を安全に保管できる4.3 （3）整理された状態を維持できる5 文書管理の失敗事例と解決策まとめ ＜失敗事例＞なぜ文書管理が失敗するのか？ 以下では、文書管理の失敗事例を3点ご紹介します。文書管理が失敗してしまう要因をここで押さえて、適切に対処できるようにしましょう。 （1）目的を周知しないまま始めた例 一つ目の事例は、文書管理の目的を社内に周知しないまま始めた例です。 たとえば、上層部の意図が現場へ伝えられていなければ「文書をわざわざファイリングしたり会社の規定に合わせたりするのが面倒」となりかねません。その結果、現場で文書管理が徹底されず失敗する可能性があるのです。 したがって、「部門を横断する情報共有をスムーズにするために文書管理を始める」のように明確に定めた目的を必ず社内に周知しましょう。 （2）現場との齟齬がある例 二つ目の事例は、上層部と現場との間に認識の齟齬がある例です。 たとえば、文書管理における問題点の捉え方に違いがあります。上層部は「ナレッジが共有・蓄積されずに属人化してしまい、長期的に組織が弱体化すること」を危惧している一方、現場は「文書を探す手間を省き、日々の業務効率を高めたい」と考えているのです。 この場合は、上層部がナレッジの蓄積のために紙媒体の文書作成を求めても、現場では「時間がかかるから面倒」「紙ではあとから見返しづらい」という声が多くなるので失敗しかねません。したがって、文書管理を進める前に現場の問題をヒアリングしましょう。 （3）文書管理が形骸化している例 三つ目の事例は、文書管理が形骸化している例です。 たとえば、担当者が文書の分類方法を定めたり、ファイリングして書庫に保存したりしても「担当者が異動したら責任の所在があいまいになり、結局属人的な管理に戻ってしまった」と文書管理が形骸化することがあります。 したがって、文書管理の制度を根付かせるためには、誰でも簡単に文書管理ができる仕組みを整えておくことが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜解決策＞失敗しない文書管理の方法とは 以下では、失敗しない文書管理の方法をご紹介します。現場との齟齬や文書管理の形骸化を防ぐために、3つの解決策を押さえましょう。 （1）目的を浸透させる 一つ目の方法は、文書管理の目的を全社に浸透させることです。 文書管理の目的が従業員に伝わっていなければ、文書管理の必要性がわからず、管理が徹底されません。したがって、まずは「ナレッジの蓄積」や「部署を横断した情報共有の効率化」といった目的を周知しましょう。 社内で目的を共通認識できていれば、メンバーから改善に関するフィードバックを得られるため、効果的な文書管理の改善に取り組めます。 （2）現場の業務フローとすり合わせる 二つ目の方法は、文書管理の施策を現場の業務フローとすり合わせることです。 具体的には、文書を扱う業務に関する課題をヒアリングしましょう。「紙の文書を探すのに時間がかかっている」という課題があった場合には「ペーパーレス化を検討する」「文書の探し方をマニュアル化する」といった施策が考えられます。 以上のように、現場の業務における課題点から逆算することで、文書管理が形骸化するリスクを減らせるのです。 （3）文書管理にITツールを活用する 三つ目の方法は、文書管理にITツールを活用することです。 紙媒体で文書管理していると、分類に手間がかかるうえにあとから見返しづらいと言えます。また、WordやExcelではファイルやフォルダが増え続け、管理方法が複雑になることから現場の負担が増えかねません。 一方、誰でも簡単に文書を管理できるITツールは、紙やWord、Excelのデメリットを解消します。たとえば、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」「ナレカン」であれば、必要な文書を探す時間を大幅に省けます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 文書管理に失敗しないための最適なツール 以下では、文書管理の失敗を防ぐツールを紹介します。 文書管理の失敗を防ぐには、「必要な情報にすぐにアクセスできること」が重要です。ツールを導入したとしても、必要な情報のアクセスに時間がかかり、かえって効率が悪化してしまうと、ツールの必要性が感じられずに誰も使わなくなってしまいます。 そのため、必要な情報がすぐに探せるように「検索機能が優れたツール」を導入し、電子化しましょう。たとえば、上司に質問するような感覚で、情報を検索できるツールであれば、個人の検索スキルを問わず欲しい情報に確実にアクセスできます。 結論、文書管理に導入すべきツールは、社内のあらゆる情報を一元管理でき、超高精度検索ですぐに見つけられるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「自然言語検索」では、生成AIがすべての記事を横断して最も適切な回答を返すので、情報量が膨大であっても検索に時間がかかりません。また、「記事」には、メールを使える方であれば簡単にテキストや画像を載せられるので、新規で文書を作成するときも時間を短縮できます。 社内情報を一元管理でき超高精度検索できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 面倒を解消！文書管理ツールを選ぶための3つのポイント 「面倒な文書管理が現場に受け入れられず、失敗してしまった」という事態を防ぐには、文書管理を効率化するITツールの導入が最適です。 そこで以下では、文書管理ツールを選ぶための3つのポイントをご紹介します。 （1）文書へすぐにアクセスできる 一つ目のポイントは、保存した文書へすぐにアクセスできることです。 アクセス性の高いツールの特徴は「文書を種類別に分類できること」や「目的の情報をすぐに見つけられる検索機能があること」を指します。 たとえば、部署やチームごとにフォルダを作成しておきます。そして、フォルダ名/ファイル名をつけておくことで、書類を瞬時に振り分けられたり、どこに何の書類があるのか一目で分かったりするのでおすすめです。 （2）文書を安全に保管できる 二つ目のポイントは、文書を安全に保管できることです。 社内文書には機密情報も含まれているため、セキュリティの強固さに関するチェックは必須です。ツール選定時に注目すべきポイントとしては「国際資格（ISO27001）を取得したツールか」「強固なサーバーで運営されているか」などが挙げられます。 さらに強固なセキュリティを求める場合には、SSO（シングルサインオン：複数のWEBサービスを単一のID・パスワードでログインする仕組み）や二段階認証（SMSや音声通話などパスワード以外による証認）を採択しているツールがおすすめです。 （3）整理された状態を維持できる 三つ目のポイントは、整理された状態を維持できるツールであることです。 文書には、作成・活用・保管・保存・破棄というライフサイクルがあり、特に文書が適切に破棄されていないと、陳腐化した文書や内容が重複した文書などが蓄積してしまいます。そのため、ツール上で文書の更新や削除が簡単にできるものを選びましょう。 たとえば、一定期間閲覧されていない文書を検知したり、新規で作成する文書が過去の文書と重複していないかを判定したりする機能が備わった「ナレカン」「ナレカン」のようなツールが、整理された状態を維持するのに役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 文書管理の失敗事例と解決策まとめ ここまで、文書管理に失敗しないための方法を中心に解説しました。 文書管理の失敗事例には「現場との認識の齟齬があるまま進めた」などが挙げられます。したがって、現場の課題から逆算した文書管理の仕組みを整えましょう。 また、紙媒体では手間がかかるので「形骸化して誰も文書管理をしなくなった」という失敗につながりかねません。したがって、カテゴリ別に文書を整理でき、必要な情報をすぐに見つけられるツールを導入して、従業員が簡単に文書管理をできるようにしましょう。 そのため、社内の文書管理を成功させるには、超高精度の検索機能を備えており、個人の検索スキルを問わず、誰でも欲しい情報を見つけられるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、効率的な文書管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【失敗しない】文書管理規程とは？ルールの項目やポイントも解説

契約書や請求書、企業情報や自社ノウハウなどが記載された機密文書まで、業務上発生する書類はすべて適切に管理する必要があります。これらの文書を社内で管理することを「文書管理」と呼びます。 従来の文書管理では紙の文書も取り扱われていましたが、今日では、スマートフォンやクラウドサービスの普及により、データ化された文書の管理も含まれます。適切な文書管理をすると、情報漏えいなどのリスク削減はもちろん業務効率化につながります。 しかし、文書管理への理解が社内に浸透しておらず「適切な文書管理ができる環境づくりの方法が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、文書管理の概要や電子化のメリット、おすすめのツールを中心にご紹介します。 社内文書・図面が点在しており、管理方法を改善したい 自社にあった文書管理方法を知りたい 最適な文書管理方法を導入して、業務を効率化したい という担当者の方は、この記事を参考にすることで自社に最適な文書管理ツールを導入でき、トラブルのリスクを大幅に削減できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 文書管理の概要1.1 文書管理とは？1.2 文書管理の重要性1.3 文書の保存期間2 文書管理における3つのメリット3 文書管理の3つの方法3.1 （1）ワリツケ式3.2 （2）ツミアゲ式3.3 （3）ハイブリッド式4 文書管理を改善させる3つのコツ5 【自社は大丈夫？】文書の電子化が必須である理由6 文書管理の負担を軽減するおすすめのツール6.1 必要な文書をすぐに探し出せるツール「ナレカン」7 文書管理ツールの4つのメリット7.1 （1）必要な文書がすぐに見つかる7.2 （2）文書ごとに閲覧制限を設定できる7.3 （3）バックアップを取得できる7.4 （4）文書の更新・削除が簡単にできる8 文書管理ツールを選ぶ3つのポイント8.1 （1）強度なセキュリティであるか8.2 （2）保存できる容量に過不足がないか8.3 （3）サポート体制が充実しているか9 スムーズに文書管理ツールを導入するためのコツ9.1 運用計画を立てる9.2 全社共通のツールを導入する10 文書管理の概要と運用のコツまとめ 文書管理の概要 ここでは、文書管理の意味と法人における文書管理の重要性を解説します。文書管理の概要を理解し、自社の社員に目的を周知させましょう。 文書管理とは？ 文書管理とは「契約書や顧客情報、法人の財務諸表などの文書を管理すること」です。 単純に、文書を保管するだけではなく、必要なときに素早く取り出せる状態が適切な「文書管理」です。そのため、さまざまな種類の文書を一元管理し、最適な廃棄サイクルで整理することが重要です。 今日では、PDFやExcelなどの電子文書が一般化しており、管理コストを下げながら検索性の向上に成功している企業もあります。 また、個人で保管している文書のなかには、業務効率化に貢献するノウハウを含む情報が紛れているケースも多いです。したがって、文書は個人管理ではなく社内で共有して、会社の資産とすることも目的とされています。 文書管理の重要性 文書管理が適切にできていなければ、情報漏えいや作業効率の低下を招くリスクがあります。たとえば下記のような問題が起こります。 業務効率化に貢献するノウハウが共有されず、情報が有効活用できていない 適切な整理がされておらず文書が分散し、必要な情報を見つけるのに時間がかかる データや文書の所在が明確でないため、機密情報の紛失や漏えいのリスクが伴う これらの問題を防ぐため、社内で文書管理の方法とルールをあらかじめ設定しておくことが必要です。 また、膨大なデータから必要な文書を探し出すには「ナレカン」「ナレカン」のような文書管理ツールを用いた「キーワード検索機能」の活用がおすすめです。キーワード検索機能があれば、個人の検索スキルを問わず、誰でも簡単に必要な文書を見つけられます。 文書の保存期間 文書管理では、とくに保存期間に注意しなければなりません。法律で保存期間が定められている「法定保存文書」は会社の運営に関わる重要な文書が該当するため、適切に保管する必要があります。 たとえば、「法定保存文書」には下記のような文書があります。 1年から3年保存が必要な文書 ・休暇届、欠勤願(1年) ・健康保険・厚生年金保険に関する書類(2年) ・労働者名簿、社員出勤簿、退職(3年) 5年から10年保存が必要な文書 ・監査報告・会計監査報告(5年) ・源泉徴収簿(7年) ・貸借対照表・損益計算書(10年) また、下記の文書はその特性上「法定保存文書」とは別に永久保存が必要です。 永久保存が必要な文書 ・定款、株主名簿、新株予約権原簿、端株原簿、社債原簿、株券喪失登録簿 ・登記済証（権利証）など登記・訴訟関係書類 ・社報、社内報、重要刊行物 文書ごとの期限を明確にすれば、現場担当者が文書の処理に迷うことがありません。法人として公的なルールを遵守した運用を徹底しましょう。 参考：http://johnan.org/contents/document/contents05.php 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 文書管理における3つのメリット 文書管理をするメリットは以下の3つが挙げられます。 業務効率化が実現可能 適切な文書管理がされていれば、誰でも、必要なときにすぐ情報を振り返れるようになります。そのため、「情報を探すのにかかる時間」を削減でき、結果として業務の質やスピードの改善が見込めます。 リスクマネジメントできる アクセス制限をかけられるようになり、文書の持ち出しや改ざんを未然に防止できます。したがって、社内の機密文書の紛失や漏えいのリスクを抑えられるのです。 顧客満足度が向上する 必要な社内情報へのアクセス性が高まると、顧客からの問い合わせに素早く対応できるようになります。 このように、文書管理により業務における無駄な時間を削減できるのです。とくに、ほかのメンバーが保管していた文書へアクセスしやすくなったことで、進捗確認など業務にかかる工数を削減できる点もメリットのひとつです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 文書管理の3つの方法 データ化された文書を管理するには、3つの手法があります。それぞれのメリット・デメリットがあるため、自社の環境に合わせて最適な手法を選びましょう。 （1）ワリツケ式 ワリツケ式は、文書管理を担当する部署が、全社統一的に作成する分類方法です。トップダウン方式で分類するのが特徴です。 総務部などの管理部署が、文書を「大分類＞中分類＞小分類」に振り分け、各部署はそれに従い文書を管理します。メリットとしては、ひとつの部署が文書管理を調整しているため、迅速にフォルダの分類・管理が可能です。 一方、デメリットとしては、現場・個人単位でしか認識できない各分類に当てはまらない文書が生じた場合、総務部が決定した文書管理ルールが形骸化する場合があります。 したがって、ワリツケ式で運用する場合には、実務の担当者の意見に耳を傾け、ルールに反映させていくことが求められます。 （2）ツミアゲ式 ツミアゲ式は、実務担当者自身が文書を分類し、文書管理のルールを決める方法です。 「小分類＞中分類＞大分類」の形式で、各部署の意見が反映された形でフォルダを作成します。現場が管理ルールを決めるため、それぞれの業務に合った方法を採用できるのがメリットです。 一方、デメリットは、既存の書類をすべて確認しながら文書を分類する必要がある点です。そのため、ルール策定後は部署内外にルールを共有しなければならず、運用の開始に時間を要してしまいます。 このように、ツミアゲ式で運用する場合には、社内ルールの承認フローを改善し、運用開始までの時間を短縮する必要があります。 （3）ハイブリッド式 ワリツケ式、ツミアゲ式のメリットを採用した「電子文書の管理方法」です。 一定の階層の分類までは「ワリツケ式」を、細かい分類は現場の声を活かした「ツミアゲ式」を取り入れます。結果として、2つの方法のメリットを踏まえた最適な文書管理が実現できるのです。 たとえば、3〜4階層ほどに分類して上の2階層はワリツケ式、下の2階層はツミアゲ式で整理するとスムーズです。下の2階層である程度自由に分類しても、上位階層で統制できているため文書を探すのに苦労しません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 文書管理を改善させる3つのコツ 以下では、文書管理の運用を改善させる3つのコツをご紹介します。ご紹介するコツを自社の文書管理に反映することで、失敗しない文書管理ができます。 文書の保存場所を明確にする 事前に文書の保存場所を明確にしてルール化することで、文書管理における社員の認識のずれを未然に防止できます。ただし、保管場所が複数あると混乱するため、最小限に抑えましょう。 文書の保管期間を明確にする 文書の保存期間を明確にすると古い文書が残り続けることがなくなり、文書管理がしやすくなります。 文書管理ツールを活用する 文書管理ツールを活用すると社内情報をインターネット上に保存できます。そのため、場所を問わずアクセスできるようになり、業務効率化に貢献するのです。 このように、場所や期間、保存媒体を定めておけば、文書へのアクセス性が向上し、スムーズな文書管理が実現可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【自社は大丈夫？】文書の電子化が必須である理由 文書の保存方法には紙と電子の2種類があります。紙で文書を保存するデメリットは以下の3つです。 紙や印刷にコストがかかり続ける 社内に文書の保存場所を用意しなければならない 経年劣化によって、情報が見づらくなる 会社保管になるので、リモートワークが浸透しない このように、紙で文書管理をするだけで多くのコストがかかります。とくに、印刷代に関しては文書の作成だけでなく修正にもかかるため、放っておくべきではありません。 したがって、文書の電子化は最優先にすべきであり、電子化した文書を管理するためには文書管理ツールが必須です。文書管理ツールを利用すると「必要な文書をすぐに見つけられる」「紙の文書に比べ紛失のリスクが低い」などのメリットが得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 文書管理の負担を軽減するおすすめのツール 以下では、文書管理の負担を軽減するおすすめのツールをご紹介します。 社内文書を適切に管理していくには、「一つの文書管理ツールで完結すること」が重要です。複数のツールを導入したり、社内の部門ごとに異なるツールを利用すると、どの情報がどこに保管されているのかが分からなくなり、かえって業務効率化が低下します。 そのため、、社内のあらゆる情報を一元管理できるツールを利用しましょう。ただし、膨大な情報を一つのツールで管理すると、ツール内で情報を探すのに手間がかかる場合があるので、「高精度な検索機能」が備わっているツールを選びましょう。 結論、文書管理に導入すべきツールは、社内のナレッジを「一元管理」し、「超高精度検索」によって欲しい情報にすぐにアクセスできるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、テキストや画像を含むあらゆる集約できるうえ、超高精度の「キーワード検索」を使えば、該当の文書を探すのに一切の手間がありません。また、ナレカンAIでは、画像データの要約もできるので、紙媒体の情報もすべて管理できる仕組みをつくれます。 必要な文書をすぐに探し出せるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 文書管理ツールの4つのメリット 文書管理ツールを導入すれば、従来の社内サーバーにおける管理方法に対して生産性を向上させるメリットが多くあります。ここでは、代表的な4つのメリットをご紹介します。 （1）必要な文書がすぐに見つかる 必要な文書がすぐに見つけられる点は、文書管理ツールの大きなメリットです。 文書ごとにフォルダやタグなどでカテゴリー分けができ、and検索・指定検索など検索手段が豊富なため、必要な文書を見つけやすいメリットがあります。 また、インターネット上にデータを保存する特性上、場所を問わず、PC・スマートフォン・タブレットからアクセスできるのです。したがって、移動中や顧客先、出張などの外出先でも社内と同じように仕事ができるのです。 以上のように、データが属人化することもなく文書の保管場所も明確になるため、文書を探すためにほかのメンバーに連絡を取る必要もなくなるのです。 （2）文書ごとに閲覧制限を設定できる 文書管理ツールでは、アカウントごとに文書の閲覧・編集権限を設定できます。 個人情報や機密情報など社外に流出してはいけない情報を含む文書に対して、アクセスできるメンバーを制限して情報漏えいのリスクを低減できるのです。 また、ツールによっては各アカウントがツール内で行動したログをすべて監視できる機能を持つものもあります。仮に、情報漏えいが発生しても、ログをたどれば原因を早急に解明できるのです。 （3）バックアップを取得できる バックアップを取得できることもツールを導入するメリットの1つです。 ツールに保存した文書データは、インターネットを通して世界中のデータセンターに保管され、自然災害などのリスクに備えて定期的にバックアップが取られています。そのため、必要に応じていつでも情報を復元できるのです。 また、なかには編集履歴を確認したり、編集前の情報に復元したりできる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールであれば、ITに不慣れな方も安心して使えます。 （4）文書の更新・削除が簡単にできる 文書管理ツールでは紙文書管理に比べて、データの更新・削除が容易です。 ツール上で更新・削除ができるので、わざわざ該当の文書を探すなどの無駄な手間が省けます。たとえば、社員の提出文書に誤りを発見したために印刷し直したり、文書廃棄の際にはシュレッダーにかけたりする必要がなくなるのです ツールによっては、任意のタイミングで文書を完全に削除する機能を備えているので、情報を整理していくのに最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 文書管理ツールを選ぶ3つのポイント 自社の目的や環境に合わないツールを選ぶと、現場に浸透せず導入が失敗してしまう可能性があります。以下では、文書管理ツールの導入前に確認すべき3つのポイントをご紹介します。 （1）強度なセキュリティであるか 機密文書も管理できるような、強度なセキュリティを備えたツールを選定しましょう。 「ISMS」などの国際基準のセキュリティ資格を取得している、またすべての通信・情報が暗号化される機能があるツールは、セキュリティ基準を満たしていると言えます。 そのほか、必要に応じてアカウントの二段階認証やシングルサインオン、IPアドレスの制限機能などを利用できると安心できます。 このように、ツールのセキュリティを確認するときには、機能面だけではなく国際基準のセキュリティ資格を有しているかまで確認しましょう。 （2）保存できる容量に過不足がないか 保存できる容量に過不足がないかも、重要な選定ポイントのひとつです。 ツールに保存できる容量はプランに応じて異なるケースが多いですが、コストを抑えるため必要に応じて容量を増加していけるものがおすすめです。 たとえば、将来を見据えて初めから大容量のプランを契約しても、容量が余っていた場合は無駄なコストとなります。逆に、コストを減らそうと容量が少ないプランを無理に契約すると、文書を保存するたびに文書を削除する手間がかかります。 このように、容量が多すぎても少なすぎても問題につながるため、自社に必要な容量を見極めてツールとプランを選びましょう。 （3）サポート体制が充実しているか ツールは全社で運用するので、誰でも簡単に使えるものでなければなりません。 一度でもITツールの導入に失敗すると、以降のシステム導入に対して大きな抵抗感が生まれて文書の電子化が大幅に遅れる危険性があります。しかし、組織の根本的な仕組みを変えていく場合、一朝一夕では上手くいかない可能性がある点を考慮しておくべきです。 とくに、企業規模の大きい会社ほど、社内にツールが定着するのには時間と手間がかかります。そこで、ツールの導入から定着するまでを手厚くサポートしてくれる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを導入すれば、担当者の負担を最小限に抑えられるのでおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ スムーズに文書管理ツールを導入するためのコツ ここでは、文書管理ツールを社内にスムーズに導入するためのコツをご紹介します。 運用計画を立てる 文書管理ツールを導入する前に、まず運用計画をしっかりと立てておくと、導入もスムーズにできます。 事前に文書の分類や文書管理に関する業務の洗い出しをして運用計画を立てると、ツールに必要な機能が明確になり、自社に最適なツールを選べます。本当に必要なツールを導入すれば、「せっかく導入したのに誰もツールを使わない」といった事態も防げるのです。 加えて、全社共通の運用ルールも事前に決めておくのも、スムーズな導入につながります。 全社共通のツールを導入する 全社共通のツールを導入するのも、スムーズな導入のコツの一つです。 社内の文書の中には、一つの部門だけでなく他の部門にも必要な情報を含むものも多くあります。そこで、社内全体で同じツールで文書を管理すれば、情文書を探す目的でほかのメンバーに連絡を取る必要がなくなります。 また、複数のツールを導入するよりも、一つに絞った方が金銭的コストも抑えられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 文書管理の概要と運用のコツまとめ ここまで、文書管理の概要や電子化のメリット、おすすめツール、選定ポイントを中心にご紹介しました。 離れた拠点同士でも同じ文書を共有できる「文書管理ツール」があれば、全社でデータを一元管理できます。つまり、文書管理の属人化が解消され、文書の紛失や改変を防げるのです。 ただし、セキュリティ性や保管容量が十分に備わっており、サポート体制が整ったツールでなければ、継続的な活用は困難です。そのため、必要な機能に過不足がなく、運用サポートが手厚い文書管理ツールが最適です。 結論、文書管理のために導入すべきなのは、あらゆる社内情報を一元管理できて、長期的な運用を実現できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」で文書を電子化して効率的な文書管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【例文あり】社内稟議とは？稟議の種類や必要な項目、書き方のコツを紹介 【2025年版】おすすめのドキュメント・文書管理ツールTOP8 【失敗しない】文書管理規程とは？ルールの項目やポイントも解説 ビジネス向け｜書類作成の基本や作り方は？作成・管理を効率化する方法を紹介 【例文あり】稟議書の基本の書き方とは？目的別のフォーマットも紹介 【フォーマットあり】社内通達とは？社内文書の書き方や例文を紹介！ 【例文あり】指示書とは？フォーマットや書き方、無料テンプレートも紹介 【例文あり】企画書の「目的」の書き方とは？押さえるべきコツも解説 【無料】提案書のおすすめテンプレート6選！作成例や簡単に書けるコツも紹介

IT化が進む今日では、従来のインストール型のサービスから、SaaSと呼ばれるサービスに切り替える企業が増えています。SaaSを利用すると、リモートワークやサテライトオフィス勤務などのオフィス外の勤務でも通常通りに業務が進められるのが特徴です。 しかし、デジタル化を進めていない企業の場合には「そもそもSaaSとは何なのか、何故導入すべきなのかが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、SaaSのサービス一覧やメリット・デメリットを中心に解説します。 SaaSと類似サービスの違いが分からない SaaSのメリット・デメリットを知りたい 自社に合ったSaaSサービスを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、SaaSについて正しく理解したうえで導入が進められるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 SaaSとは？2 SaaSサービスの3つの特徴2.1 （1）場所や時間を問わずアクセスできる2.2 （2）データをオンライン上に保存できる2.3 （3）複数人で情報共有や編集ができる3 SaaSサービスの代表例3選3.1 （1）タスク管理ツール3.2 （2）コミュニケーションツール3.3 （3）ナレッジ管理ツール4 SaaSサービスの重要性4.1 社内のあらゆる情報を一元化できるツール「ナレカン」5 類似サービスとの違いとは6 SaaSサービスのメリット3選6.1 （1）コミュニケーションコストの削減6.2 （2）属人化の解消6.3 （3）社内ナレッジの再活用7 SaaSサービスの2つのデメリット7.1 （1）サービスが利用できなくなることがある7.2 （2）セキュリティに懸念がある8 SaaSの概要・メリット・デメリットまとめ SaaSとは？ SaaSとは「Software as a Service」の略です。 今までパッケージソフトとして販売されていたソフトウェアのサービスが、クラウドサービスとして提供されるようになったものを指します。 従来のソフトウェアでは、利用者は自分のコンピューターに該当のソフトウェアをインストールする必要がありました。しかし、SaaSではインストールの必要なく、利用者はサーバーにアクセスするだけで利用できるのです。 このように、SaaSはインターネット環境さえあれば、端末を問わず利用できるため、テレワークや在宅勤務に適しています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ SaaSサービスの3つの特徴 以下では、SaaSの特徴について解説します。以下の特徴を押さえておけば、自社におけるSaaSの運用方法が明確にできます。 （1）場所や時間を問わずアクセスできる SaaSサービスの最大の特徴は、場所や時間を問わずアクセスできる点です。 インストール型（オンプレミス型）のサービスの場合、ソフトをパソコンにインストールして利用する必要があります。そのため、インストールされていないパソコンや、そもそも利用対象ではないスマホ・タブレットからは利用ができません。 一方、SaaSはクラウドサービスのため、インターネット環境があれば場所や時間を問わずにアクセスできるのです。つまり、「オフィスにいないとき」にも業務を進められるため、テレワークなどの多様な働き方に対応できます。 （2）データをオンライン上に保存できる SaaSは基本的に必要なデータをすべてオンライン上に保存できます。 そのため、社内サーバーで管理するよりも安全に管理できるだけでなく、場所を問わずデータにアクセス可能です。また、サーバーを自社で維持する必要もなくなるため、コスト削減にもつながります。 とくに、情報共有の重要性が注目されている昨今では、すべての社員が必要なときにデータにアクセスできる環境は必要不可欠です。こうした環境を実現するにはSaaSが最適だと言えます。 （3）複数人で情報共有や編集ができる 複数人で情報共有・編集ができる点もSaaSの特徴の一つです。 一部のSaaSにはドキュメント編集機能やストレージ機能が搭載されています。そのため、ドキュメントを作成してストレージにアップロードする手間を削減できるのです。 逆に、オンプレミス型ツールを利用している場合には、同じファイルがサーバー内に複数存在して、どれが最新版か分からなくなるリスクがあります。したがって、バージョン管理が可能で、複数人による同時編集が可能なツールを利用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ SaaSサービスの代表例3選 ここでは、SaaSサービスの代表例3選を紹介します。働き方改革を実現するには、自社の課題を洗い出し、以下のツールでどれが最適かを見極める必要があります。 （1）タスク管理ツール タスク管理ツールは、メンバーの業務進捗状況を見える化するツールです。 タスク管理ツールでは、個人のタスクはもちろん、プロジェクト全体のタスクも共有できます。そのため、プロジェクトの進捗状況を把握することも可能です。 タスク管理ツールには、「Stock」やTrello、Notionなどがあります。タスク管理ツールの中には、多機能なものも多いので自社に必要な機能を見極めて、機能に過不足のないツールを選定しましょう。 （2）コミュニケーションツール コミュニケーションツールは、社員間のやりとりを円滑にするツールです。 おもに、LINEやChatWorkなどのチャットツールが該当し、メールよりも気軽にやりとりできるというメリットがあります。また、リアクション機能で気軽に反応できる点も特徴です。 ただし、チャットツールで業務に関するやりとりをする場合、情報が入り乱れて必要なときにすぐアクセスできない点に注意が必要です。 （3）ナレッジ管理ツール ナレッジ管理ツールは、社内の情報を共有・管理できるツールです。 社内の情報を共有できるため、情報の属人化を解消できます。また、マニュアルをツール内に蓄積することで、業務に関する不明点を上司や同僚に尋ねることなく、自分で解決できる仕組みを整えられるのです。 ただし、膨大な社内情報をツール内で管理するため、必要な情報が見つけ出せない場合があります。そのため、使っていない情報を把握し、管理できるツールであれば、情報へのアクセス性が上がるため便利です。 ナレッジ管理ツールには、「ナレカン」「ナレカン」やQast、NotePMがあります。それぞれのツールの特徴を比較して、自社に適したツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ SaaSサービスの重要性 以下では、おすすめの法人向けSaaSサービスを紹介します。 SaaSサービスは、サーバーにアクセスするだけで利用できるため、場所の制約なく利用できる点が特徴です。数あるSaaSサービスの中でも、「社内の情報を一元化できるナレッジ管理ツール」を利用すると、社内の情報を整理できるため便利です。 ナレッジ管理ツールは、属人化していた社内の情報を共有できるため、使われていなかったナレッジを再活用できます。また、蓄積されているものの長期間使われていない不要なナレッジを把握することもできるため、情報の断捨離にも役立つのです。 結論、導入すべきSaaSサービスは、属人化しているナレッジを再活用し、不要な情報は断捨離できるナレッジ管理ツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンは、社内に散在しているナレッジを共有できるうえ、「断捨離機能」によって情報を最新の状態で管理できます。そのため、社内のあらゆるナレッジが属人化することなく、最新の状態で管理することができるのです。 社内のあらゆる情報を一元化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 類似サービスとの違いとは 以下では、SaaSと類似サービスとの違いについて解説します。それぞれの違いを確認し、自社に導入すべきなのが本当にSaaSなのか確認しましょう。 PaaS PaaSとは「Platform as a Service」の略で、クラウド上にあるOSやサーバーなどのプラットフォームが利用できるサービスです。 データセンター上にネットワークやサーバーシステムなどが用意されており、ユーザーはそれらのサービスを利用してソフトウェアやアプリの開発ができます。 IaaS IaaSは「Infrastructure as a Service」の略で、情報システムの稼動に必要な仮想サーバやデバイス、ネットワークなどのインフラが利用できるサービスです。 従来であれば自社で用意する必要があったITシステムを、クラウドサービスとして必要なときに利用できます。ベンダーがハードウェアを管理するので、経年劣化などによる整備が不要なのが特徴です。 PaaSやIaaSは開発に関する知識が求められるため、ITに詳しい人材がいない非IT企業の場合には適しません。そのため、非IT企業にはSaaSが最適だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ SaaSサービスのメリット3選 以下では、SaaSを導入するメリットについて解説します。インストール型（オンプレミス型）のサービスからSaaSに切り替えることで得られるメリットを確認しましょう。 （1）コミュニケーションコストの削減 SaaSを利用すると、コミュニケーションコストを削減することができます。 SaaSでは社内のデータや情報を記録として残すことができます。そのため、不明点が生じてもSaaS上の情報を参照すれば、自力で解決できるため、上司に質問をするなどのコミュニケーションにかかるコストを削減できるのです。 また、SaaSではインターネット経由でサービスが提供され、ネット環境さえ整っていれば場所を問わず利用できます。そのため、オフィス外での勤務が一般的になった昨今では、オフィスにいなくてもコミュニケーションをとれるのもSaaSの強みです。 （2）属人化の解消 SaaSによって、属人化している知識を共有することも可能です。 特定の人しか知らない情報や、特定の人しかできない仕事があると、万が一担当者が休職や退職をした場合、業務が滞ってしまいます。また、属人化した業務は、引き継ぎも難しいため、属人化の解消は重要です。 そこで、SaaSを利用すると、あらゆる情報を社内で共有できるようになります。そのため、情報が属人化してしまう状況を未然に防ぐことができ、確実に業務を遂行できる仕組みを整えられるのです。 （3）社内ナレッジの再活用 社内ナレッジの再活用に役立つのも、SaaSのメリットの一つです。 SaaSを利用することで、社内のあらゆる情報にアクセス可能になります。そのため、過去の成功事例を参照して、提案の説得力を上げるなど、社内の情報の再活用ができるようになるのです。 ただし、膨大な社内情報の中から、欲しい情報を探し出すのには、時間と手間がかかるので、「ナレカン」「ナレカン」のような検索性に優れたITツールを利用すると、目的の情報にすぐにアクセスできるため、便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ SaaSサービスの2つのデメリット メリットがある一方で、SaaSの導入にはデメリットもあります。以下では、SaaSのデメリットについて解説します。 （1）サービスが利用できなくなることがある SaaSでは、一時的にサービスが利用できなくなるケースがあります。 突発的な障害が発生したときはもちろんですが、停電や災害の影響でインターネットに接続できないときも使えなくなる可能性があるのです。 しかし、障害に対するメンテナンスはすぐに実施されるため、業務に大きな支障は出ない場合が多いです。逆に、オンプレミスだった場合は復旧作業を自社で実施しなければならず、負担が大きくなります。 （2）セキュリティに懸念がある SaaSはセキュリティに懸念があるケースがあります。 自社サーバーにシステムを構築するインストール型とは異なり、SaaSはインターネットに接続していなければなりません。その結果、従来のオンプレミス型と比べて、不正アクセスやサイバー攻撃などを受けやすいのです。 したがって、SaaSを選択する場合には、セキュリティ機能を確認して、万が一の事態に備えられているかを見極めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ SaaSの概要・メリット・デメリットまとめ ここまでSaaSの概要やメリット、デメリットを中心に解説しました。 テレワークでもオフィスと変わらずに仕事ができる環境は、多様な働き方への対応が要求される現代では不可欠です。そのため、インターネットがあれば時間や場所を問わずに使えるSaaSが必要になります。 しかし、情報へのアクセス性が低いSaaSは、欲しい情報を探すのに時間がかかり、かえって業務効率が低下します。それゆえに、情報へのアクセス性に優れたSaaSを導入すべきです。 結論、テレワークでも活躍するSaaSは、超高精度の検索機能と断捨離機能で情報へのアクセス性が高い「ナレカン」一択と言えます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、多様な働き方を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【初心者向け】クラウドとは？特徴やメリットを分かりやすく解説！

社内文書には永久保存しなければならないものもあれば、保存期間が規定されているものもあります。とくに、「法定保存文書」と呼ばれる文書は法律で保存期間が決まっているので、厳重に扱わなければなりません。 しかし、「文書が増えてしまい、適切に管理しきれなくなっている」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は「文書管理における保存期間の一覧やおすすめの方法」を解説します。 文書別の正確な保存期間を把握しておきたい 社内の重要書類を適切に管理する方法を知りたい 文書管理をデータ化して、煩雑で非効率な管理から脱却したい という担当者の方はこの記事を参考にすると、保存期間の異なる文書を効率的かつ安全に管理する方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 文書には法律で定められた保存期間がある？2 ＜一覧＞法定保存文書の保存期間2.1 永年保存2.2 保存期間が30年間2.3 保存期間が10年間2.4 保存期間が7年間2.5 保存期間が5年間2.6 保存期間が3年間2.7 保存期間が1～2年間3 法定保存文書以外の保存期間の決め方4 保存期間を過ぎた文書はどうすればよいのか？5 書類を適切に保存・管理するおすすめの方法2選5.1 社内書庫に保存する5.2 電子化してシステム上に保存する6 文書を電子化する2つのメリット6.1 （1）業務効率化につながる6.2 （2）文書のセキュリティを強化できる7 【必見】会社の書類を安全に管理できるツール7.1 誰でもスムーズに社内文書を蓄積・検索できるツール「ナレカン」8 文書管理における保存期間まとめ 文書には法律で定められた保存期間がある？ 法人が保存している文書には保存期間が定められていることがあります。 保存期間が法律により定められている文書が「法廷保存文書」です。法定保存文書の保存期間は文書ごとに異なり、1年間のものから永年保存のものまであります。 保存期間が設けられている目的は、「提出を求められたときにすばやく提出できる状態にするため」や「トラブル時に証拠として利用するため」などです。したがって、文書ごとの保存期間を正しく把握して適切に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜一覧＞法定保存文書の保存期間 ここでは法定保存文書の保存期間を種類別（総務・庶務/経理・税務/人事・労務）にご紹介します。以下は、国税庁標準文書保存期間基準(保存期間表）を参考にしています。 永年保存 永年保存と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 定款、株主名簿、登記・訴訟関係書類、社規・社則に関連する文書 など 経理・税務 決算、株式増資、中長期予算、年次予算、表彰・懲戒に関する文書 など 人事・労務 重要な人事に関する文書（法定保存文書ではない） 保存期間が30年間 保存期間が30年間と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 組織の沿革に関する書類(本庁以外の起 案課が作成した原本)、国税広報、統計書 など 経理・税務 行政監察等関係重要書類、税制調査会関係書類、税制改正申入書 など 人事・労務 身分証明書受払簿、検査証等受払簿、旧姓使用者台帳 など 保存期間が10年間 保存期間が10年間と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 株主総会議記録、取締役会議事録、監査役会議事録 など 経理・税務 計算書類および附属明細書（貸借対照表、損益計算書など）、会計帳簿及び事業に関する重要書類（総勘定元帳など） 人事・労務 特になし 保存期間が7年間 保存期間が7年間と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 特になし 経理・税務 取引に関する帳簿（仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳など）、有価証券の取引で作成された証憑書類（有価証券受渡計算書、売買報告書、社債申込書など） など 人事・労務 特になし 保存期間が5年間 保存期間が5年間と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 事業報告に関する書類、有価証券届出書･有価証券報告書およびその添付書類、訂正届出書の写し、契約期限を伴う覚書・念書・協定書 など 経理・税務 監査報告に関する書類、会計監査報告に関する書類、金融機関が保存する四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し など 人事・労務 従業員の身元保証書、誓約書などの種類 保存期間が3年間 保存期間が3年間と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し、業務日報、社内会議の記録、軽易な契約関係書類、参照の必要性のある文書 など 経理・税務 特になし 人事・労務 労働者名簿、賃金台帳（国税通則法では７年保存を義務付け）、労働保険、労災保険に関する書類 など 保存期間が1～2年間 保存期間が1～2年間と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 臨時報告書、自己株券買付状況報告書およびそれぞれの訂正報告書の写し、当直日誌、軽易な往復文書、受信・発信文書、通知書類・調査書類・参考書類 など 経理・税務 特になし 人事・労務 雇用保険に関する書類、健康保険や厚生年金保険に関する書類 など 以上のように、法定保存文書は文書別に保存期間が違うため、保存期間を間違えないよう注意する必要があります。そこで、文書の保存期間や種類別にカテゴリ分けして管理すると、保存期間が混同してしまうリスクを軽減できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 法定保存文書以外の保存期間の決め方 法定保存文書以外の文書は、「会社にとっての必要性」を軸に保存期間を定めましょう。会社にとって必要な書類は大きく分けて以下の3つあります。 経営上の観点から会社の業務遂行に必要なもの たとえば、業務のマニュアルや手順書などは、最新版だけでなく改訂前の文書も数年は残しておくようにしましょう。また、社内報告書や稟議書のような企業の重大な意思決定に関わる文書は長期的に保存することが望ましいです。 リスクマネジメントの観点から訴訟時の証拠として必要なもの リスクマネジメントの観点から重要な契約書類は、有効期限が明確なものと自動更新で不定期に続くものがあります。そのため、会社で契約書類の種類ごとの保存期間を規定しましょう。 歴史管理の観点から社史編纂時に必要とされるもの 社史編纂後にどの程度保存するかは会社ごとに決めておく必要があります。歴史的に価値があるものや会社に残しておくべきものは長期的に保存すべきです。 以上のように、法定保存文書以外の書類の管理に関しては会社でルールを作ることが大切です。しかし、紙媒体で残すと膨大になるうえ、探すのにも手間がかかるため、「ナレカン」「ナレカン」のような情報の整理と検索が簡単にできるツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 保存期間を過ぎた文書はどうすればよいのか？ 紙の文書の場合、保存期間が過ぎたものは廃棄しなければなりません。以下では、保存期間が過ぎた文書を処理する方法について解説します。 シュレッダー 少量の文書はオフィスのシュレッダーで処分できます。ただし、文書の数が多くなると、大量廃棄に時間や手間がかかるうえ、裁断が荒くなり情報が復元されてしまう可能性が高まります。 溶解 業者に依頼して回収・溶解してもらう方法もあります。大量の文書を処理する手間が省ける一方、回収から溶解までの過程を見届けられず、その間に情報漏えいが起こりかねない点に注意が必要です。 このように、紙による文書管理は電子管理よりも情報漏えいのリスクが大きくなるだけでなく、人件費や時間的コストがかかります。そのため、安全に処分してコストを削減するためには、文書管理そのものを電子化するのも一つの方法です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 書類を適切に保存・管理するおすすめの方法2選 以下では、文書管理におすすめの方法2選をご紹介します。「管理する書類は増える一方だが、使わないものもあるので保存方法に迷っている」という方は必見です。 社内書庫に保存する 1つ目の方法は、社内書庫に保存する方法です。 社内書庫に保存するときには「持ち出しや紛失によって漏えいする可能性があること」に注意しなければなりません。そのため、入室制限を設けたり入退室の履歴をICカードで管理したりして、セキュアな環境をつくる必要があるのです。 また、デスクと社内書庫を何度も往復したり、社内書庫で大量のファイルから必要な物を探したりする手間がかかるというデメリットもあります。 電子化してシステム上に保存する 2つ目の方法は、電子化してシステム上に保存する方法です。 システム上に保存すれば文書の保存期間を簡単に管理できるのはもちろん「社内に保管場所がいらない」「検索機能を使って必要な文書へすぐにたどり着ける」というメリットがあります。 一方でシステムの場合、初期設定や社員の教育コストなど、導入時のハードルが高くなりがちです。したがって、初期導入支援や既存データの移行支援が受けられるうえ、操作もシンプルな「ナレカン」「ナレカン」のようなシステムを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 文書を電子化する2つのメリット 以下では、文書を電子化する2つのメリットをご紹介します。「文書管理においてペーパーレス化を検討しているが踏み切れない」という担当者の方は必見です。 （1）業務効率化につながる 1つ目のメリットは、業務効率化につながることです。 紙で文書管理していると、文書が増えるたびに「種類に応じて仕分けし、ファイリングして所定の場所で保存する」という手間がかかります。また、文書が必要になったときにわざわざファイルから手作業で探し出さなければならないのです。 一方、文書を電子化すればわずかな操作でフォルダやファイルに仕分けられます。また、文書の検索機能を使って必要な文書へすぐにたどり着けるので、業務効率化につながります。 （2）文書のセキュリティを強化できる 2つ目のメリットは、文書のセキュリティを強化できる点です。 紙の文書管理では紛失や持ち出し、改ざんが起こる可能性があります。一方、閲覧権限や操作ログの機能があるシステムに保存すれば、安全な環境で資料を管理できるのです。 たとえば、情報セキュリティの国際規格認証を取得し、細かいアクセス権限の設定も可能な「ナレカン」「ナレカン」のようなシステムであれば、大企業でも安心して社内の機密情報を保存できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】会社の書類を安全に管理できるツール 以下では、会社の書類を安全に管理できるツールをご紹介します。 社内文書を紙媒体で管理すると、仕分けやファイリンングに手間がかかるうえ、情報の検索もしづらいです。また、法律や社内で保存期間が定められている文書などに含まれている機密情報が外部に漏えいするリスクもあるのです。 そこで、「文書を電子化して安全に管理できるツール」を使えば、文書別に「保存期間」や「最終更新日」を記録しておけるので、定期的な見直しや削除対象の洗い出しが簡単です。また、編集・削除履歴が残るため、コンプライアンスの観点からも安心なのです。 結論、文書管理に最適なツールは、高セキュアな管理体制のもとスムーズに情報を蓄積・検索できる「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」は、管理者が細かくアクセス権限を設定できるほか、国際レベルのセキュリティで社内情報が安全に保たれます。また、“平均0.2秒”“ヒット率100％”の超高精度な検索機能で、情報が見つからないストレスが解消されます。 誰でもスムーズに社内文書を蓄積・検索できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 文書管理における保存期間まとめ これまで、社内で管理すべき文書の保存期間やおすすめの管理方法を中心に解説しました。 文書は種類ごとに保存期間が異なっているので、適切に仕分けしなければなりません。しかし、紙媒体ではファイリングに手間がかかるうえ、紛失や持ち出しによる漏えいのリスクが高まります。 一方、文書管理システムを使えば、簡単な操作でフォルダに分類でき、高度なセキュリティ機能で文書を守れます。そのため、社内の文書管理の煩雑化や安全性に対する懸念を抱えている方は、すぐさまペーパーレス化を検討すべきなのです。 結論、安全な文書の保存・管理には、厳格なセキュリティが備わり、簡単に情報整理できるシステム「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って文書を効率的かつ安全に保管しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【失敗しない】文書管理規程とは？ルールの項目やポイントも解説

仕事をしていく上で、しばしば自身の権限では決断を下せず、上司などの承認を得るために「稟議」が必要になることがあります。そこで、稟議の一環として具体的な内容を記した稟議書を作成しなければなりません。 一方で「そもそも稟議書の書き方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、稟議書の基本的な書き方や概要、フォーマットを中心にご紹介します。 稟議書の基本的な書き方や例文を知りたい 稟議書の作成に使えるフォーマットがあれば利用したい 稟議書作成後の共有や管理を円滑にするツールを探している という方はこの記事を参考にすると、稟議書の書き方だけでなく、作成後の管理方法までわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 稟議書とは1.1 稟議書の役割1.2 「稟議書」と「決裁書」の違い2 【例文つき】稟議書の基本的な書き方2.1 方法1｜記入すべき必要項目を記載して自作する2.2 方法2｜テンプレートを利用する3 【目的別】おすすめの稟議書フォーマット3.1 【Excel】伺い書の稟議書テンプレート3.2 【Word】備品等の購入・購買稟議で使える雛形3.3 【Excel】新規取引先との契約稟議書の見本4 ＜番外編＞稟議書の承認に至るまでの流れとは？5 【必見】稟議書を効率的に共有・管理する方法5.1 高精度な検索機能で情報の共有・管理に特化したツール「ナレカン」6 稟議書の書き方やおすすめのフォーマットまとめ 稟議書とは ここでは、稟議書の概要についてご説明します。稟議書を作成する前に、役割や詳しい意味を押さえておきたい方は以下を参考にしましょう。 稟議書の役割 稟議書は、ある事柄に対して個人の権限で判断を下すことができないときに、上司や経営層などの決裁者に承認を得るプロセスで必要な書類です。 稟議の内容は、従業員のみでは判断が難しいが、上層部を集めて会議するほどのものではないことがほとんどです。そのため、話し合いの機会があまり設けられず、伝聞や伝達だけでは稟議内容に対する認識の相違が発生しやすくなります。 そこで、詳しい稟議の目的や内容を書類に書き起こすことで、稟議内容への誤認識を解消する目的があります。また、現場で従業員が独断で物事を決めてしまったり、上層部が不必要な会議を実施してしまったりなどを防ぐことにもつながります。 「稟議書」と「決裁書」の違い 稟議書と決裁書の違いは、起案された内容の承認に必要な人数です。 稟議書は内容が実行されるために上司などの関係者複数人の承認が求められます。一方で、決裁書は内容を実行に移すのに一人の承認で十分であるため、迅速な意思決定が可能になります。 しかし、決裁書はスピーディーに内容の実行の可否が決められる反面、一人の判断であることから人的ミスが起こってしまいがちです。そのため、会社の利益に大きな影響を及ぼしそうな事柄に関しては、稟議書を作成するようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【例文つき】稟議書の基本的な書き方 ここでは、稟議書を書くための方法2つをご紹介します。稟議書の作成方法のほかにも必要な項目や例文を知りたい方は必見です。 方法1｜記入すべき必要項目を記載して自作する 稟議書の基本的な作成方法の1つ目として、記入すべき必要項目を記載して自作することが挙げられます。 以下は実際に稟議書を作成した例です。以下の例文は、新しい業務用ソフトウェアの導入に関する稟議書を想定しています。 上記の例のように、稟議書を自作するにあたって以下の7つの項目を必ず記入する必要があります。 件名・タイトル 稟議の内容が一目でわかるような簡潔なタイトルをつけましょう。 起案者・起案日・決裁日 いつ誰が提案したのかやどの日から有効なのかを明確に記載しましょう。 稟議の目的 稟議を通すことで得られる効果やメリットを端的に記しましょう。 稟議の理由 なぜ目的を達成するためにその案が必要なのかといった起案に至る経緯や背景を含めると説得力が増します。 金額・コスト 金額やコストをできるだけ正確に記入します。予算編成済みであることを明記すると稟議は通りやすくなります。 承認者欄 承認者の役職や氏名が書ける欄を用意しましょう。 締めの言葉 締めの言葉は稟議書の形式によって入れる場所が変化することがあります。 上記の記載項目を漏れなく記入すれば、稟議書を自作することが可能です。 方法2｜テンプレートを利用する 稟議書の基本的な作成方法の2つ目は、テンプレートを利用することです。 テンプレートを活用すると、どの項目を記入すべきなのかを考える手間が省かれ、稟議書の作成時間を短縮することができます。また、稟議書に必要な項目の記入漏れをしてしまうリスクも軽減します。 そのため、自作に比べると自由度は減ってしまうものの、初めて稟議書を作る方にはテンプレートの利用をおすすめします。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【目的別】おすすめの稟議書フォーマット 以下では、稟議の目的別に使えるおすすめの稟議書フォーマットを3つご紹介します。フォーマットを活用して効率的に稟議書を作成しましょう。 【Excel】伺い書の稟議書テンプレート こちらは、[文書]テンプレート無料ダウンロードというサイトが提供するExcel形式の伺い書の稟議書テンプレートです。 内容の欄が広めに設定されているため、稟議の目的や理由などを十分に記載することができます。また、添付書類についての項目もあるため、見積書や図面などの関連書類も盛り込めます。 [文書]テンプレート無料ダウンロード｜稟議書の見本・サンプルの詳細はこちら 【Word】備品等の購入・購買稟議で使える雛形 こちらは、ビズ研というサイトが提供するWord形式の購買稟議書のテンプレートです。 購入や購買の稟議書に必要な「支払先」や「支払日」「支払方法」の項目がしっかりと揃っています。購買稟議書では、商品の購入理由のところで他の商品と比較しこの商品に決めた理由などを根拠づけて書くことがポイントです。 ビズ研｜購買稟議書の詳細はこちら 【Excel】新規取引先との契約稟議書の見本 こちらは、[文書]テンプレート無料ダウンロードというサイトが提供するExcel形式の新規取引先との契約の稟議書の見本・サンプルです。 新規取引を開始するための稟議書には、主に取引先の情報と新規取引をするメリットや目的を記載できる項目が必須です。このテンプレートの項目外で取引先に関する情報があれば、適宜項目を追加することも可能です。 [文書]テンプレート無料ダウンロード｜新規取引先との契約の稟議書の見本・サンプルの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ ＜番外編＞稟議書の承認に至るまでの流れとは？ 稟議書の承認に至るまでに以下の3つの手順があります。 稟議書を作成 まず稟議したい内容に応じて記入項目を調整しつつ稟議書を作成します。 稟議書を提出 作成後は役職者に提出します。稟議書は基本的に役職の低い人から高い人というような承認経路に従って回していきますが、会社によって異なるため、よく調べておきましょう。 稟議書の承認・決裁 稟議書が承認・決裁されるまでにかかる時間は都度変化します。もし稟議書が承認されず却下された場合は修正して再度提出することもできます。 このように、稟議書を作成してから承認されるまでにはいくつかのステップがあり、紙媒体であると途中で稟議書を紛失してしまう危険性があります。そこで、安全に稟議書を回覧するために「ナレカン」「ナレカン」のような情報共有ツールを利用するのも一つの手です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】稟議書を効率的に共有・管理する方法 以下では、稟議書を効率的に共有・管理する方法をご紹介します。 稟議書は、一人では決断権限のない判断に対して複数の関係者に承認や決裁を得るために必要な書類です。そのため、稟議書の作成後は素早く共有して、決定事項に透明性を持たせるべく適切に管理することが大切なのです。 そこで、作成した稟議書を逐一関係者にメールで送る手間を省くために、リアルタイムで複数人に内容を共有できるITツールを導入しましょう。また、高度な検索機能を備えたツールであれば、稟議書を確認したい時に、求めている稟議書に瞬時にアクセスできます。 結論、自社が導入すべきは、同時に複数人に稟議書を共有できる上、超高精度なAI検索を備えた「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンで任意のメンバーにリアルタイムで稟議書を共有すれば、承認にかかる時間を大幅に短縮できます。また、ChatGPTのようなAIによる高精度な検索機能により、決定事項を振り返りたい時に稟議書を探すストレスが軽減されます。 高精度な検索機能で情報の共有・管理に特化したツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 稟議書の書き方やおすすめのフォーマットまとめ これまで、稟議書の概要や書き方、フォーマットを中心にご紹介しました。 稟議書は判断権限のない従業員が複数の関係者に承認をもらうために必要な書類であるため、稟議書を作成した後回覧しなければなりません。しかし、上司が多忙だとなかなか稟議書が回らなかったり、途中で稟議書を紛失したりする恐れがあります。 そこで、稟議書を素早く共有したり、安全に管理したりできるツールを導入しましょう。また、高度な検索機能が備わったツールであれば、数ある稟議書の中から素早く必要な稟議書を探し出すことができるのです。 結論、“平均0.2秒””ヒット率100％”を誇る超高度な検索機能を備えた「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、稟議書を円滑に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 文書管理とは？電子化のメリットや文書管理ツールを選ぶポイントを紹介 【例文あり】社内稟議とは？稟議の種類や必要な項目、書き方のコツを紹介

紙媒体での作業指示書の作成・共有は「印刷や保管にコストがかかる」「社内全体へ瞬時に情報共有できない」などのデメリットがあります。そこで、以上のようなデメリットを解消するため、作業指示書を”電子化”する製造現場が増えています。 しかし、「アナログ管理から電子化に移行するのに不安があり、未だに紙を使っている」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、作業指示書を電子化するメリット3選とおすすめのアプリを中心に解説します。 作業・製造指示書を電子化するやり方やメリットが知りたい 作業指示書を電子化するときの注意点を踏まえたい 作業指示書を簡単に電子化でき、共有・管理アプリを活用したい という方はこの記事を参考にすると、作業指示書を電子化する具体的なメリットが分かり、指示内容をスムーズに共有できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 作業指示書の電子化（ペーパーレス化）とは1.1 作業指示書が使われる場面1.2 作業指示書を電子化すべき理由1.3 作業指示書をデジタル化するやり方2 作業指示書を電子化するメリット3選2.1 （1）印刷コストを削減できる2.2 （2）作業手順をすぐに確認できる2.3 （3）書類を適切に保管できる3 紙の指示書と電子指示書の比較表4 作業指示書を電子化するときの注意点4.1 （1）セキュリティを徹底する4.2 （2）書類データの保管方法を決めておく4.3 （3）アプリを活用する5 【製造業必見】作業・製造指示書のペーパーレス化に最適のアプリ5.1 作業指示書をスマホ・タブレットで管理できるアプリ「ナレカン」5.2 ナレカンを使った作業指示書の作成事例6 作業指示書を電子化するアプリとメリットまとめ 作業指示書の電子化（ペーパーレス化）とは 作業指示書の電子化（ペーパーレス化）とは、紙で保存していた指示書をアプリやツールで管理することを指します。以下では、作業指示書を電子化するうえで押さえておくべき基本事項を解説します。 作業指示書が使われる場面 作業指示書が使われるのは、業務の正確性や効率を向上させる場面です。たとえば、以下のようなときに活用されます。 ＜業界・業務＞ ＜作業指示書が使われる場面＞ 製造業 組立作業の手順指示：製品の組立工程で、各作業者が正確に作業できるよう指示品質管理の基準設定：不良品を防ぐために、チェックポイントを明記機械のメンテナンス指示：設備の点検や交換部品の管理 建設業 施工手順の明示：基礎工事から仕上げまでの流れを指示安全管理の徹底：作業員の安全確保のためのルール記載工程管理と進捗確認：各工程の完了時期を共有し、遅延を防止 飲食業 調理マニュアルの作成：レシピや分量を統一し、品質を保持衛生管理ルールの指示：手洗いや清掃などの基準を明文化ホールスタッフの業務指示：オーダー対応や配膳手順を明確化 オフィス業務 新入社員向け業務フロー：業務の流れを統一し、教育の負担を軽減データ入力や管理業務の標準化：作業ミスを防ぐための手順を記載社内手続きの指示：申請書類の記入方法や承認ルートを明示 このように、作業指示書を活用して業務手順を統一すれば、作業のばらつきを防ぎ、標準化や品質の維持に役立ちます。 作業指示書を電子化すべき理由 作業指示書を電子化すべき理由として、紙媒体だと管理がしづらかったり、共有に手間がかかったりすることが挙げられます。 たとえば、紙の作業指示書は、紛失・破損の可能性が高く、重大な情報漏えいにつながりかねません。しかし、WordやExcelで指示書を活用する場合も、別途メールでの共有が必要になるため業務効率が悪くなってしまいます。 そのため、指示書を電子化するのは必須ですが、どのような手段で電子化を進めるのかは十分に検討しましょう。 作業指示書をデジタル化するやり方 以下では、紙の作業指示書をデジタル化する方法を紹介します。 Word・Excelのテンプレートを使う WordやExcelのテンプレートは無料で使えるのですぐに電子化できますが、スマホからだと確認しづらかったり、共有に手間がかかったりするのがデメリットです。 PDFにして保管する 紙媒体の指示書を専用のアプリでスキャンすることで、PDF化して保存する方法です。PDFで保管するので体裁は崩れにくいですが、Excelと同様に共有の手間がかかるので、情報へのアクセス性が良いアプリとの併用が必須です。 ITツールを導入する ITツールを導入することで、指示書の作成・共有・管理を一か所で完結できます。しかし、ITに不慣れだと運用が浸透しない可能性があるので、機能に過不足のない使いやすいツールを検討しましょう。 以上のように、指示書を電子化する方法はさまざまですが、自社の管理体制に合わせてデジタル化の方法を選択しましょう。なかでも、指示書を長期的に運用するには、操作性がシンプルなITツールを導入するのがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 作業指示書を電子化するメリット3選 以下では、作業指示書を電子化するメリットを3つご紹介します。どのようなメリットがあるのかを把握して、ペーパーレス化を進めましょう。 （1）印刷コストを削減できる 1つ目に、指示書を電子化するメリットとして挙げられるのが、印刷コストの削減です。 紙の指示書であれば、印刷に用紙やインク、プリンターなどの費用がかかります。また、指示内容のミスや記入漏れがあった場合は、新しく印刷しなければなりません。 しかし、作業指示書を電子化すると、印刷にかかる費用や時間も削減でき、書類を保管するスペースも不要になるのです。 （2）作業手順をすぐに確認できる 2つ目に、作業の進捗をすぐに確認できることです。 従来の紙の作業指示書は、現場や事務所でしか閲覧できませんでした。しかし、電子化することで、インターネット環境さえ整っていれば、工場や現場などいかなる場所からでも確認できるようになります。 その結果、作業の流れを確認するために現場へ電話したり、担当者が出社して報告する手間が不要になります。急な作業変更やイレギュラー対応が求められる場面でも、迅速に対応できるようになるのです。 （3）書類を適切に保管できる 3つ目の指示書の電子化によるメリットは、書類を適切に保管できることです。 作業指示書は、何かトラブルがあったときに備えて大切に保管しておきましょう。しかし、紙媒体の場合、ファイル整理を定期的に実施していなければ「どこに・どの書類が保管されているのか」把握しきれなくなり、気づかぬうちに紛失している恐れもあります。 したがって、「ナレカン」「ナレカン」のような情報管理に役立つITツールを導入して電子化すれば、フォルダごとに書類を簡単に整理できるので、長期的な書類の保管に最適です。ぜひ、書類の保管に不便を感じている方は、電子化を実践して負担を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 紙の指示書と電子指示書の比較表 以下では、紙の指示書と電子指示書をコスト・検索性・編集のしやすさ・セキュリティ・共有性の5つの観点から比較をします。 上図のように、電子指示書は、紙の指示書と比較して、低コストで瞬時に更新・共有できるメリットがあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 作業指示書を電子化するときの注意点 以下では、作業指示書をペーパーレス化するときの注意点を3つご紹介します。電子化によるトラブルを避けるためにも、確実に押さえましょう。 （1）セキュリティを徹底する はじめに、指示書を電子化するときに注意すべきなのが、セキュリティです。 電子化した書類をクラウド上に保存するとき、ひとつ設定を間違えると誰でもアクセスできる状態になってしまいます。したがって、IDやパスワードを設定してアクセスを制限しなければ、情報漏えいのリスクと常に隣り合わせになるのです。 また、不正なアクセスを検出できる「ウイルス対策ソフト」を導入することも有効です。このように、書類の電子化は便利である一方、セキュリティには十分気をつけなければなりません。 （2）書類データの保管方法を決めておく 次に、指示書を電子化するときは、書類データの保管方法を決めておくことが重要です。 書類データの保管方法があらかじめ決められていないと、どこにデータがあるのか分からなくなり、情報検索に必要以上の時間がかかってしまいます。 そのため、「ファイル名を半角英数字に統一する」など保管方法を決めておき、スムーズに探し出せるようにしましょう。 （3）アプリを活用する 最後に、指示書の電子化にはアプリも欠かせません。 たとえば、Word・Excelで作成した指示書をメールで共有する場合、送信先の抜け漏れがあったり、添付されたファイルをわざわざ開いたりする必要があるため面倒です。 一方、情報の蓄積・共有が一か所で完結する「ナレカン」「ナレカン」のようなアプリを活用すれば、ファイル共有の煩雑さが解消されて、素早く目的の書類を開けます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【製造業必見】作業・製造指示書のペーパーレス化に最適のアプリ 以下では、作業指示書をスマホ・タブレットで管理できるアプリをご紹介します。 WordやExcelを使えばペーパーレス化はできますが、承認が必要な場面ではメールや対面での確認が発生し、承認作業に手間がかかるのが現状です。さらに、スマホやタブレットの小さな画面では操作しづらく、製造業のように現場で働く方にとっては不便です。 そのため、あらゆる端末で操作しやすく、リアルタイムで承認フローを進められるアプリの導入が不可欠です。しかし、指示書の管理が煩雑だと、承認が遅れたり、どこで止まっているのか分からなくなったりする恐れがあります。 結論、自社で導入すべきなのは、スマホやタブレットにも対応しており、直感的な操作で指示書の承認が完了できる「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、画像やファイル内の文字も検索可能なので、紙の指示書を写真やPDF化して貼り付ければスムーズに電子化でき、欲しい情報も即見つかります。また、非対面でも指示書を承認・修正依頼ができる機能があるため、スムーズな承認作業が実現できます。 作業指示書をスマホ・タブレットで管理できるアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使った作業指示書の作成事例 以下では、ナレカンを使った作業指示書の作成例を紹介します。 ナレカンでは、以下のようにノート感覚で指示書を作成でき、スマホからでもストレスなく作業手順を確認することが可能です。 ナレカンでは、自作のテンプレートを登録して、わずかな操作で呼び起こし、作業指示書を簡単に作れるのもポイントです。また、表機能やチェック機能もあるので見やすく整理された指示書を作るのに役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 作業指示書を電子化するアプリとメリットまとめ これまで、作業指示書を電子化するためのアプリと、3つのメリットを解説しました。 指示書の電子化には「時間や場所を問わずに進捗を確認できる」「書類を長期的に保管できる」などのメリットがあります。 指示書を電子化すると紙文書で困っていたことが解消されて、スムーズに指示内容を共有できるのです。ただし、WordやExcelはファイルが埋もれやすくなるうえに、スマホやタブレットでは使いづらいので避けましょう。 したがって、作業指示書の作成・共有には、あらゆる情報を簡単に蓄積でき、超高精度な検索機能が備わったツール「ナレカン」が最適です。ナレカンであれば、作業現場でスマホやタブレットから簡単に作業指示書を確認できるので便利です。 無料の導入支援も受けられるので、「ナレカン」「ナレカン」を導入して、紙の指示書から脱却し電子化を成功させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【例文あり】指示書とは？フォーマットや書き方、無料テンプレートも紹介

現在、社内情報を管理・共有するシステムは「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つに分類されます。それぞれの特徴は大きく異なるので両方を比較検討して、自社に適当なシステムを選ばなければなりません。 しかし、「オンプレミス型とクラウド型の違いが分からず選べない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、オンプレミス型とクラウド型の特徴やメリット・デメリットを中心にご紹介します。 オンプレミス型とクラウド型の違いを把握したい 両者のメリット・デメリットを比較検討したい 情報を安全かつ簡単に管理・共有できる体制をつくりたい という方はこの記事を参考にすると、オンプレミス型とクラウド型の特徴が分かり、自社に合ったシステムを選定できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 オンプレミス型システムとは1.1 オンプレミス型の特徴1.2 オンプレミス型が適している企業2 クラウド型システムとは2.1 クラウド型の特徴2.2 クラウド型が適している企業3 オンプレミス型のメリット・デメリット3.1 オンプレミス型のメリット3.2 オンプレミス型のデメリット4 クラウド型のメリット・デメリット4.1 クラウド型のメリット4.2 クラウド型のデメリット5 【比較表あり】オンプレミス型・クラウド型の違い6 社内の情報管理に「クラウド型」が選ばれる理由6.1 目的の情報へ瞬時にアクセスできるクラウド型ツール「ナレカン」7 オンプレミス型とクラウド型の違いまとめ オンプレミス型システムとは 以下では、オンプレミス型の特徴や導入に適している企業をご紹介します。オンプレミス型について理解を深めたいという方は必見です。 オンプレミス型の特徴 オンプレミス型とは、サーバーやネットワーク機器などのシステム環境を一からつくり、自社で管理運用する方法で「自社運用」とも呼ばれます。 「自社運用」と呼ばれる通り、機器の設置から管理運用までを社内で実行する必要があります。そのため、費用が高いうえに利用までに時間もかかりますが、社内ネットワーク等がすでに整備されている企業にはおすすめの方法です。 2000年以降にクラウド型が普及するまでは自社運用が主流で、クラウド型と対比する形で「オンプレミス型」と呼ばれるようになりました。 オンプレミス型が適している企業 オンプレミス型システムの導入が適している企業の特徴として、主に以下の3つが挙げられます。 システムの管理体制を整えられる人材がいる セキュリティを重視する 自社に合うようにカスタマイズしたツールを長期的に使いたい オンプレミス型は、システムの管理・運用に十分なリソースを割ける企業におすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ クラウド型システムとは 以下では、クラウド型システムの特徴や導入に適している企業をご紹介します。クラウド型とオンプレミス型の違いを把握していない方は必見です。 クラウド型の特徴 クラウド型システムとは、自社でサーバーを用意することなく、インターネットを介してシステムを使う仕組みです。 オンプレミス型との大きな違いとしては、サーバー等の機器を用意する必要はなく、インターネットがあればいつどこからでもアクセスできる点です。また、サービス事業者のサポートによって、比較的スムーズにシステムの運用を開始できます。 クラウド型の普及以降、従来のオンプレミス型に代わって一般化しつつあり、多くの企業によってさまざまなクラウド型システムが提供されています。 クラウド型が適している企業 クラウド型システムの導入が適している企業の特徴として、主に以下の3つが挙げられます。 運用にかかる手間を削減したい 社外からデータにアクセスするケースがある 今すぐにでもシステムを使い始めたい クラウド型は、インターネット環境さえあれば、いつどこからでもアクセス可能なため、在宅勤務やテレワークを導入している企業におすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ オンプレミス型のメリット・デメリット ここでは、オンプレミス型のメリットとデメリットをご紹介します。以下を参考に、オンプレミス型が自社に適しているか判断しましょう。 オンプレミス型のメリット オンプレミス型のメリットとして「高いカスタマイズ性」と「強度なセキュリティ」の2つが挙げられます。 自由にカスタマイズできる 自社に合うように自由にカスタマイズできる点は、オンプレミス型の大きなメリットです。 オンプレミス型は一から全てシステムを作るので、企業規模や用途に合わせて自在にカスタマイズできます。また、既存の社内システムとの連携や統合もスムーズです。 セキュリティを強化しやすい オンプレミス型の場合、ネットワーク機器も社内で管理します。そのため、社内で適切に管理すれば、外部ネットワークを介した情報の漏えいを防げるのです。 とくに、多くの個人情報や機密情報を集約している企業では、高いセキュリティが求められます。そのため、セキュリティを自社で改善できるのは大きなメリットです。 オンプレミス型のデメリット オンプレミス型のデメリットとして「高いコストがかかる」と「高度な専門知識が必要」の2つが挙げられます。 高いコストがかかる オンプレミス型は、サーバー等の購入から運用まで自社で完結させるため、金銭的・時間的コストが高いです。 具体的には、サーバー機器本体の価格だけでも数十万ほどかかるので、自社の予算を圧迫する可能性があります。また、サーバーは一から構築しなければならないため、実際に使いはじめるのに時間が必要になるのです。 専門的な知識を要する オンプレミス型では、システムを一から構築するだけでなく、運用後の障害やトラブルにも自社で対処する必要があります。そのため、システムの構築・運用にはITの専門知識が必要です。 また、スマホなどを使って社外からアクセスするには、VPN接続などの複雑な設定も必要です。そのため、ITに詳しくない従業員が多い企業にとって、オンプレミス型を使い続けるのは困難だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ クラウド型のメリット・デメリット 以下では、クラウド型のメリットとデメリットを紹介します。自社に適切な方法を選択するには、両者のメリットとデメリットを比較しなければなりません。 クラウド型のメリット クラウド型のメリットとして「最新版を使える」「社外アクセス可能」「充実したサポート」が挙げられます。 機能のアップデートが自動なので最新版を使える クラウド型の場合、プラン内に新機能が追加された場合には、追加料金なしで利用することができます。また、アプリのアップデートさえ実施すれば最新のバージョンを使えるので、時間的コストもかかりません。 また、システムを自社開発する必要がないため、専門的な部署がない企業でも気軽に利用できるのです。 社外からもアクセスできる クラウド型は、インターネット環境があれば社外からもアクセス可能です。また、スマホやタブレットなどのデバイスでも簡単に利用できます。 営業や現場仕事、リモートワークなど、社外での作業が多い仕事では、場所を問わずに使えるクラウド型がおすすめです。 運用時のサポートが充実している オンプレミス型の場合、システム運営で起こる障害やトラブルも社内で解決する必要があります。しかし、クラウド型であればシステム運営会社からのサポートを受けられます。 そのため、専門知識も不要で、非IT企業でも安心してツールを運用できます。 クラウド型のデメリット クラウド型のデメリットとしては「カスタマイズ性」と「セキュリティの安全性」が低い点が挙げられます。 カスタマイズ性が低い システムの仕様があらかじめ定められているため、オンプレミス型に比べてカスタマイズ性が制限されます。そのため、既存の社内システムの統合や連携が難しいケースも多いです。 したがって、クラウドシステムを導入するときには、既存システムへの対応の可否なども考慮しなければなりません。 セキュリティに懸念が残る クラウド型の場合、社外インターネットからもアクセス可能なため、顧客の個人情報や企業の内部情報が漏えいするリスクがあります。 そこで、クラウドシステムを利用するときには、「ナレカン」「ナレカン」のように、「国際セキュリティ資格を取得済み」で「セキュリティが万全なデータセンターを利用している」の2条件を満たすシステムを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【比較表あり】オンプレミス型・クラウド型の違い オンプレミス型とクラウド型の比較は以下の通りです。 以下の比較表から、オンプレミス型とクラウド型では、それぞれメリット・デメリットがあるものの、総合的に判断すると「クラウド型」が優位だと言えます。 オンプレミス型 クラウド型 導入コスト 高い【×】 低い【〇】 導入にかかる期間 長期【×】 短期【〇】 カスタマイズ性 高い【〇】 制限あり【△】 セキュリティ対策 強い【〇】 システムによって変動【△】 外部アクセス 複雑【×】 比較的簡単【〇】 トラブルや障害への対応 社内で対応する必要あり【×】 システム提供会社が対応するため必要なし【〇】 モバイルアクセス VPN接続など複雑な設定が必要【△】 インターネットがあればいつどこからでも使える【〇】 さらに近年では、生成AIが飛躍的に発展しており、多くのシステムに展開されつつあります。しかし、クラウド型であれば、サービス事業者が時代のニーズに沿ったAI機能を実装してくれる一方、オンプレミス型では自社での対応が必要になってしまいます。 そのため、自社の負担をしっかり考慮したうえで、長期的に利用できるシステムを選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 社内の情報管理に「クラウド型」が選ばれる理由 以下では、社内の情報管理に「クラウド型」が選ばれる理由をご紹介します。 オンプレミス型は用途に合わせて自由にカスタマイズでき、セキュリティ対策のコントロールもしやすいです。しかし、作成・運用を社内で完結させなければなららず、高度な知識を要するため、ITに不慣れな企業は「クラウド型」を使いましょう。 とくに近年、AIを活用した機能が次々と展開されていることからも、常に最新の機能を利用できる「クラウド型」が注目されています。ただし、クラウド型で業務効率化を実現するには「情報がすぐに見つかること」「サポート体制が充実していること」が前提です。 結論、自社が導入すべきは、目的の情報へ瞬時にアクセスできるクラウド型ツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンに残した情報は、生成AIを活用した「自然言語検索機能」によって、素早く確実に見つけられます。また、”運用設計の提案”や”既存データの移行”も支援しているので、導入担当者の負担を最小限に抑えながら運用を開始できるのです。 目的の情報へ瞬時にアクセスできるクラウド型ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ オンプレミス型とクラウド型の違いまとめ これまで、オンプレミス型の特徴やクラウド型との違い、両者のメリット・デメリットを中心にご紹介しました。 業務効率化を実現するには、ナレッジやノウハウといった社内情報の管理・共有が有効です。しかし、オンプレミス型はカスタマイズ性やセキュリティ性に優れている反面、コストが高く、作成や運用に高度な知識を要します。 そのため、社内の情報管理を効率化するには「最新の機能を利用できる」かつ「いつどこからでも使える」クラウド型システムがおすすめです。ただし、クラウド型は安全性が懸念されるため、「セキュリティが万全」なクラウド型システムを導入しましょう。 したがって、自社が導入すべきなのは、厳格なセキュリティで情報を管理でき、必要な情報へ即アクセスできるクラウド型ツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を使って、社内の情報管理の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】脱Excel！社内の情報共有におすすめのツールを紹介

メーカーや物流における大切な業務として「在庫管理」が挙げられます。仮に、在庫を持ちすぎると資金が圧迫される一方、在庫が不足した状態では、本来売れたはずの商品が売れないなど利益を生む機会を逃してしまいます。 そこで、今日では、在庫管理の正確性・効率性の向上のために、クラウド型の在庫管理システムを導入する企業が増えています。しかし、「クラウド型の在庫管理システムを導入したいが、どれが自社に合うのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、クラウド型在庫管理システムの概要や選び方、おすすめのツール5選を中心に解説します。 クラウド型在庫管理システムのメリットや選び方のポイントを押さえたい クラウド型在庫管理システムを複数の項目をもとに比較したい クラウド型在庫管理システムよりも簡単に情報管理できるシステムがあれば知りたい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、クラウド型在庫管理システムについて理解を深めながら、自社のニーズに合致するツールを見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 クラウド型在庫管理システムとは2 在庫管理システムの機能3 クラウド型在庫管理システムの3つのメリット3.1 （1）低コストで導入できる3.2 （2）場所を問わず利用できる3.3 （3）情報のリアルタイム性が高くなる4 クラウド型在庫管理システムのデメリット5 クラウド型の在庫管理システムの選び方とは5.1 （1）自社のコストで賄えるか5.2 （2）セキュリティは安全か5.3 （3）サポート体制は整っているか6 【無料プランあり】おすすめクラウド型在庫管理システム5選6.1 【zaico】入出庫や棚卸しもスキャンで簡単にできるソフト6.2 【flam】販売・仕入・在庫業務の連携が簡単6.3 【楽楽販売】販売管理を楽にするシステム6.4 【スイートクラウド】複数拠点の在庫を共通管理するシステム6.5 【スマレジ】小売店向けの在庫管理システム7 【必見】クラウド型在庫管理システムよりも簡単に情報管理できるシステム7.1 最も簡単に情報共有・管理が実現するツール「ナレカン」7.2 【小規模向け】 非IT企業の65歳以上でも即日使いこなせるツール「Stock」8 おすすめクラウド型在庫管理システムの比較表9 おすすめのクラウド型在庫管理システムのまとめ クラウド型在庫管理システムとは クラウド型在庫管理システムとは、インターネットを介したクラウド上で在庫管理するシステムを指します。 インターネット環境さえあればクラウドに繋がり、在庫管理ができるので、企業内にサーバーを設置することなく利用できます。クラウド型在庫管理システムには、以下のような種類が存在します。 販売管理システム 商品の受注から納品までの「お金」と「商品」の流れを適切に管理するシステムです。在庫を受注や売上、発注、仕入などと連動させて管理できます。 EC管理システム EC業務を効率的に進める事を目的としたシステムです。ECサイトでの商品登録や受注、在庫などの情報や状況を一元管理することができます。 倉庫管理システム 倉庫内部で行う業務を効率化することを目的としたシステムです。倉庫内の在庫管理から入出庫、商品のピッキングなどあらゆる倉庫業務をカバーできます。 このように、特徴の異なるさまざまな種類のシステムがあるため、自社の業務に最適なシステムを選びましょう。仮に、自社のニーズに不適合なツールを選んでしまった場合、社内に浸透せず、業務効率化という目的を達成できなくなるので、担当者は注意する必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 在庫管理システムの機能 在庫管理システムには、以下のような機能が備わっています。 入出庫管理機能 データ入力機能 売上分析機能 他にも機能はありますが、費用対効果を最大にするために多機能なシステムを選ぶのではなく、自社の在庫管理に必要な機能を備えたものを選択することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ クラウド型在庫管理システムの3つのメリット 以下では、クラウド型在庫管理システムのメリットを3つご紹介します。「導入することでどのようなメリットを得られるのか」という根本的な部分を理解しなければ、自社に最適なツールを選ぶのが難しくなるので必ず押さえましょう。 （1）低コストで導入できる 1つ目のメリットは、クラウド型在庫管理システムは低価格で導入できることです。 クラウド型であれば「数十万～数百万円かかるシステム開発が必要なオンプレミス型」と比較すると、初期費用やサーバー構築費用、設備費用にコストがかからずに済みます。 また、クラウド型のメンテナンスはサービス提供者が請け負うため、部品の交換や装置の入れ替え、パフォーマンスの維持などにかかる保守費用を利用者が負担する必要はありません。 さらに、利用側は提供者の公式サイトから利用登録するだけで良いので、短期間で導入できます。したがって、クラウド型在庫管理システムであれば「導入にかかる金銭的コスト」と「利用までにかかる時間的コスト」の両方を削減できるのです。 （2）場所を問わず利用できる 2つ目のメリットは、クラウド型在庫管理システムなら場所を問わず利用できる点です。 クラウド型在庫管理システムでは、クラウドサーバー上に情報が格納されます。そのため、全国各地に支店を持つ企業でも、自社のサーバーにログインさえすれば、各支店の在庫状況の把握・共有が可能です。 このように、クラウド型在庫管理システムには、あらゆる場所からアクセスし、在庫状況を管理・共有できる柔軟な対応力があります。 （3）情報のリアルタイム性が高くなる 3つ目のメリットは、即時に在庫状況が反映される点が挙げられます。 たとえば、手作業で管理している職場では、情報が社員同士で共有されていなかったり、書き間違えたりして、在庫情報に差異が生じやすいです。しかし、クラウド型在庫管理システムではクラウド上で更新された情報はすぐに同期されるため、「在庫情報のタイムラグ」が発生しません。 また、常に最新データを確認できることで、ミスが減るだけでなく実在庫を確認する時間と手間の削減にもつながります。このように、リアルタイムで在庫状況などの情報を把握できるクラウド型在庫管理システムは、業務を効率化するうえで有効なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ クラウド型在庫管理システムのデメリット クラウド型在庫管理システムのデメリットとして、情報共有ツールと比較して、操作が複雑で情報の管理が煩雑になりやすい点があげられます。 フォルダ管理機能が備わっていないものが多く、情報の管理が煩雑になってしまい、結果として情報へのアクセス性が低下するのです。また、場合によっては、商品情報の保存先が分からなくなってしまいます。 そのため、ITに不慣れな方でも商品情報や入庫・出庫の記録などを確実に残せて、欲しい情報へすぐにたどり着ける「ナレカン」「ナレカン」のような情報共有ツールも選択肢のひとつです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ クラウド型の在庫管理システムの選び方とは ここでは、クラウド型在庫管理システムを導入する際の3つのポイントをご紹介します。システムの導入によって業務効率化を達成している企業は、以下のポイントを基準に正しく選定しています。 （1）自社のコストで賄えるか まず、利用料金が自社のコストで賄えるかどうかを検討する必要があります。 クラウド型在庫管理システムには数多くのプランや料金体系があるため、利用規模に合わないツールを選定すると、使われずに放置されて費用対効果が薄くなってしまうのです。とくに、在庫管理システムは、以下のように料金体系の種類が異なります。 30日程度の無料トライアルができるシンプルなシステム 初めてシステムを導入する企業向けに期間制限なしの無料プランを設けたシステム はじめから有料だがオプションが豊富に揃っているシステム 大きな初期費用のかからない中小企業向けのシステム このように多くの種類がありますが、注意点として「機能が多いほど自社の課題解決に大きく貢献する」わけではありません。そのため、自社のコストの範囲内、かつ必要とする機能が「過不足なく」備わっているシステムを選びましょう。 （2）セキュリティは安全か 次に、セキュリティの安全性もクラウド型在庫管理システムを選ぶうえで重要な指標です。 オープンソースとして展開されているような無料のみのプラン、かつセキュリティが脆弱なものを導入した場合、ウイルス感染による重要なデータの情報漏洩、機器の故障や不具合によるデータの損失といったリスクが高まってしまいます。 したがって、セキュリティ対策が十分になされているか確認しましょう。具体的には「ISO27001」の取得の有無や、サービスの運営状況をチェックしましょう。 （3）サポート体制は整っているか 最後に、クラウド型在庫管理システムにサポート体制が整っているかも検討する必要があります。 クラウド型在庫管理システムに格納されているデータは、サービス提供者側が運営しているクラウド上にあるため、サーバーに不具合が発生すると自社情報にアクセスできない恐れがあります。また、システムの使い方が分からず、業務が滞るリスクもあります。 こうした問題が生じたときは、どれほどスピーディにサポートをしてくれるかが鍵となります。たとえば、問い合わせから「1営業日以内に返信を返してくれる」などの、サポートの早さが一目でわかる「ナレカン」「ナレカン」のようなシステムを選定するのがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料プランあり】おすすめクラウド型在庫管理システム5選 以下では、おすすめの在庫管理システム5選をご紹介します。それぞれ特徴が異なるので、自社の業務形態に適したシステムの選定が必要です。 【zaico】入出庫や棚卸しもスキャンで簡単にできるソフト ＜zaicoの特徴＞ 見通し不足を改善する 登録された入庫予定・出庫予定を元に予定される「フリー在庫数」の見通しを立てておくことができます。万が一、予定を下回ったときはアラートで周知可能です。 管理の煩雑化を解消する 店舗、ECショップなど複数販売拠点がある場合でも「ネクストエンジン連携」によって、少ない手間で在庫を更新することができます。 ＜zaicoの機能・使用感＞ QRコードのベルシールを印刷できる 一度に多品目のQRコードのベルシールを印刷できるので作業が軽減します。また、QRコードシールは、品名と販売価格とリンクできるので、棚卸作業をするときに役立ちます。 31日間無料でお試しできる それぞれのプランを31日間無料でお試しできるので、システムの使い勝手や現場への浸透率を見極めたうえで、導入を判断できる点が良いです。お試し期間中もサポートを受けられるので安心して始められます。 ＜zaicoの注意点＞ 外部連携が限られている EC一元管理システムやPOSレジシステムなどの外部のサービスとは連携できるものの、メッセージやタスクなどほかのシステムとは連携できないため、情報共有がしづらいです。 料金が高いと感じる可能性がある 利用しているユーザーのなかには「利用料金が高いのがイマイチなポイントでした」といった声があります。（引用：ITトレンド） ＜zaicoの料金体系＞ ミニマムプラン：3,980円/3ユーザー/月（税抜） ライトプラン：9,800円/3ユーザー/月（税抜） フルプラン：39,800円/10ユーザー/月（税抜） エンタープライズ：100,000円/50ユーザー/月（税抜）〜 zaicoの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【flam】販売・仕入・在庫業務の連携が簡単 ＜flamの特徴＞ 営業活動支援ツールとしても活用できる 販売・仕入・在庫それぞれの管理を一元化できるだけでなく、見積書に含まれる情報をもとに分類集計するなど、営業活動支援ツールとしても活用できます。 高速レスポンスで使いやすい データの集計、検索、出力に力を入れており、高速で処理が可能です。そのため、業務のロスタイムを最小限に押さえることができます。 ＜flamの機能・使用感＞ 安全性の高いシステム 国際的なセキュリティ資格である「ISO27001」を取得しているため、情報管理の安全性を徹底したいという企業に適しています。 カスタマイズ性が高い オプション機能が豊富にあるので、自社の課題を解決するカスタマイズが可能な点が使いやすいです。 ＜flamの注意点＞ 連携できる会計ソフトが決まっている 標準機能として、連携できる会計ソフトが「マネーフォワードクラウド会計」「クラウド会計ソフトfreee」と限定されている点に注意しましょう。 カスタマーサポートを充実させてほしい 電話サポートがあるものの有料のため、ユーザーからは「カスタマーサポートがもっと充実していると嬉しい」という声があります。（引用：BOXIL SaaS） ＜flamの料金体系＞ STANDARD：9,800円/月（税抜） PROFFESIONAL：19,800円/月（税抜） PREMIUM：54,800円/月（税抜） オプション機能に関しては、HPをご確認ください。 なお、PROFFESIONALに関しては、2024年4月30日までの申し込みでずっと14,800円/月（税抜）になる、お得なキャンペーンが実施されています。 flamの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【楽楽販売】販売管理を楽にするシステム ＜楽楽販売の特徴＞ ルーチンワークを自動化できる データ管理のステータス変更など、日々繰り返される作業をワンクリックで実施できるので、入力時間を短縮できます。 現場の状況に柔軟に対応できる 楽楽販売では、データベース機能をはじめとしてカスタマイズに関する機能が充実しています。そのため、現場の声を参考に設定を変更できます。 ＜楽楽販売の機能・使用感＞ あらゆる管理を一元化できる 在庫管理だけでなく、売上管理、請求管理など、全ての管理を一元したい場合に向いています。 サポートが手厚い セミナー開催や電話/メールのサポート、FAQサイトなど、サポート体制が充実しているので、導入や運用で躓いてしまった場合に解決しやすいです。 ＜楽楽販売の注意点＞ 初期費用がかかる 楽々販売は初期費用として150,000円かかるため、無料トライアルで使用感を試すなど、慎重に導入可否を検討する必要があります 直感的に操作できない 利用しているユーザーからは「UIがかなり古臭く、直感的な操作ができません。店舗の販売管理システムならいいかもしれませんが、普通の企業には向きません」という声があります。（引用：ITトレンド） 楽楽販売の料金体系 初期費用150,000円＋月額費用70,000円～（税抜） 楽楽販売の詳細はこちら 【スイートクラウド】複数拠点の在庫を共通管理するシステム ＜スイートクラウドの特徴＞ ニーズに合ったプランがある スイートクラウドは「棚卸/在庫管理/入出庫管理」の3つのプランがあり、自社の用途に応じて選択できるので経済的にも無駄がありません。 音声入力ができる AndroidやiOSの音声入力で商品名を検索すればいちいち文字を打ち込まなくても商品情報を検索できます。 ＜スイートクラウドの機能・使用感＞ リアルタイムで在庫管理できる 商品の入出庫を登録すると、リアルタイムにクラウド上の在庫データが自動更新されます。そのため、紙による管理で起こりがちな入力ミスや計算ミスを防げるのです。 スマホからも使える スイートクラウドはPCだけでなくスマホからも操作できるため、外出先や出張先でも簡単に在庫を確認できます。 ＜スイートクラウドの注意点＞ 最低利用期間は1年間である スイートクラウドは最低利用期間が1年間と決められているため、万が一自社に合わなかった場合、大きな損失となってしまいます。そのため、慎重に検討しなければなりません。 ユーザーの人数によって料金が変わる いずれのプランにおいても、10ユーザー/50ユーザー/100ユーザーごとにそれぞれ料金が変わり、それ以降は50ユーザー追加ごとにさらに料金が加算されるため、人数によっては割高になる恐れがあります。 ＜スイートクラウドの料金体系＞ 月額とは別に初期設定費用がかかります。 棚卸：2.9万円/月～（税抜） Lite：3.5万円/月～（税抜） Pro：4万円/月～（税抜） スイートクラウドの詳細はこちら 【スマレジ】小売店向けの在庫管理システム ＜スマレジの特徴＞ あらゆる業種で使える スマレジはあらゆる業種・業務に必要な機能が備わっており、飲食店やアパレル、小売店、クリニックなど幅広い分野で利用されています。 手厚いサポート体制 スマレジのサポートは、スマレジ専門の研修を受け検定に合格したスタッフのみで構成されています。また、プレミアムプラス以上のプランでは、365日対応のコールセンターで素早い問題解決や相談が可能です。 ＜スマレジの機能・使用感＞ 機能が豊富に備わっている レジ機能をはじめ、在庫管理や売上分析、カレンダー機能など、店舗運営に必要な機能が豊富に備わっています。 無料プランあり スタンダードプランは無料で使えるため、システムの導入に悩む企業も気軽に使用感を試すことができます。スタンダードプランでは、基本的なPOSレジ機能を使うことができます。 ＜スマレジの注意点＞ 無料プランでは機能が不十分 無料プランで使える機能は限られており、受注管理や売上集計といった機能は備わっていないため、規模の大きい企業などでは有料プランに移行する必要があります。 一部操作が分かりづらい 利用しているユーザーからは、「返品、返金の操作がわかりづらい」という声があります。（参考：ITreview） ＜スマレジの料金体系＞ スタンダード：無料 プレミアム：5,500円/月（税込） プレミアムプラス：8,800円/月（税込） フードビジネス：12,100円/月（税込） リテールビジネス：15,400円/月（税込） スマレジの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】クラウド型在庫管理システムよりも簡単に情報管理できるシステム 以下では、クラウド型在庫管理システムより簡単に情報管理できるシステムを紹介します。 クラウド型在庫管理システムは、時間と場所を問わず在庫状況の把握や共有ができる便利なサービスです。しかし、操作が難しいとツールを使える人に負荷が偏り、在庫管理業務が属人化して在庫情報の更新が遅滞する恐れがあります。 そのため、誰もが使いやすいツールを用いて、在庫管理をするべきなのです。ただし、検索機能の不十分なツールを導入しても、目的の商品情報がなかなか見つからないという問題は解消されません。 したがって、在庫情報の管理・共有の効率化には、高精度の検索機能を備えていて、必要な在庫情報へ即アクセスできる「ナレカン」「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」に在庫の保管場所や入荷先の情報を書き残しておけば、社内全体で共有できます。また、ナレカンに蓄積した情報は「平均0.2秒」のスピードと「ヒット率100%」の高精度で検索が可能なので、欲しい情報がすぐに見つかります。 最も簡単に情報共有・管理が実現するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【小規模向け】 非IT企業の65歳以上でも即日使いこなせるツール「Stock」 ITに不慣れな組織でいきなり多機能な在庫管理システムを導入すると、業務フローの切り替えに時間が必要です。そこで、中小規模の組織で在庫状況をはじめとした情報を共有するなら、非IT企業の65歳の方も即日使いこなせる情報共有ツール「Stock」が最適です。 Stockの「ノート」に書いた情報はリアルタイムで共有されるうえ、更新履歴から誰が情報を更新したか確認することも可能です。また、ノートには「タスク」を紐付けられるので、在庫管理に関するタスク漏れを防ぎます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ おすすめクラウド型在庫管理システムの比較表 以下は、おすすめクラウド型在庫管理システムの比較表です。選定ポイントを押さえたうえで、それぞれの商品を比較検討していきましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 zaico flam 楽楽販売 スイートクラウド スマレジ 特徴 最も簡単に情報共有・管理が実現できる 非IT企業の65歳以上でも即日使いこなせる 入出庫や棚卸しもスキャンで簡単にできるソフト 販売・仕入・在庫業務の連携が簡単 販売管理を楽にするシステム 複数拠点の在庫を共通管理するシステム 小売店向けの在庫管理システム シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 フォルダ管理 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【×】 【×】 【〇】※部門を3階層まで作成可能 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 外部連携が限られている 連携できる会計ソフトが「マネーフォワードクラウド会計」「クラウド会計ソフトfreee」と制限あり 「操作に慣れるまでに時間がかかる」といった口コミが多い 最低利用期間は1年間である 「マニュアルが分かりづらい」といった口コミが多い 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランなし ・有料プランは3,980円/3ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは9,800円/月～ ・無料プランなし ・有料プランは初期費用150,000円＋月額費用70,000円～ ・無料プランなし ・有料プランは2.9万円/月～ ・無料プランあり ・有料プランは5,500円/月～ 公式サイト 「ナレカン」「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「zaico」の詳細はこちら 「flam」の詳細はこちら 「楽楽販売」の詳細はこちら 「スイートクラウド」の詳細はこちら 「スマレジ」の詳細はこちら 以上のように、ツールによって機能や料金が異なるので、自社で利用したい機能が過不足なく揃っているかを確認することが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ おすすめのクラウド型在庫管理システムのまとめ ここまで、クラウド型在庫管理システムの概要や選び方、おすすめのツールを中心に解説してきました。 クラウド型在庫管理システムの選定時には利用料はもちろん、セキュリティやサポート体制を見ることが必要です。メリットとしては、低コストで導入できる点やインターネット環境があればリアルタイムでメンバーへ情報共有できる点がありました。 しかし、検索精度の低いシステムでは、必要な商品情報がなかなか見つかりません。そのため、検索機能の充実したシステムを導入して、商品の在庫状況や入荷先などの情報へすぐにアクセスできるようにしましょう。 したがって、高精度の検索機能で、欲しい商品情報がすぐに見つかる「ナレカン」を導入するべきです。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、クラウド上でシンプルに在庫情報を管理・共有し、正確かつスピーディーな作業を目指しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料あり】脱Excel！社内の情報共有におすすめのツールを紹介

始末書とは従業員が仕事上でミスや不祥事を起こした場合に提出する書類のことです。誰しもミスをして始末書を書かなければいけない状況に陥る可能性があります。 しかし、「どのように始末書を作成すればいいのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、始末書の目的やコツ、おすすめのテンプレート4選を中心にご紹介します。 始末書を作成する目的や意味などを再確認したい 書き方が分からないので、始末書のテンプレートを探している 始末書を効率的に管理する方法を知りたい という方はこの記事を参考にすると、始末書を作成する方法から管理の仕方までわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 始末書とは1.1 始末書を書く目的1.2 始末書と顛末書や反省文の違い1.3 活用シーン2 始末書の作り方のコツ2.1 （1）具体的に書く2.2 （2）テンプレートを利用する3 【無料】場面別に使える始末書におすすめのテンプレート4選3.1 【Excel】始末書の基本的なサンプル3.2 【Word】遅刻に対する始末書のフォーマット3.3 【Word】事故といった不祥事で使われる始末書のテンプレート3.4 【Word】社内規定違反への始末書の雛形4 【担当者必見】始末書を効率的に管理する方法4.1 既存のファイルをAIが全自動でナレッジ化してくれるツール「ナレカン」5 始末書の概要やおすすめのテンプレートまとめ 始末書とは 以下では始末書を書く目的や類義語との違い、活用シーンをご説明します。始末書を作成する前に、作成目的や意味を再確認しましょう。 始末書を書く目的 始末書を書く目的は、従業員が起こした仕事上のミスやトラブルの事実関係や詳細を明白にし、当事者に謝罪の意を表明させたうえで再発防止に努めさせることです。 始末書を作成することで、ミスを犯した従業員はことの重大さを認識し、反省の意識を持つようになります。また、事実を詳細に書き出すことで、「どうすれば次に同じようなミスを防ぐことができるのか」といった解決策を考えるきっかけを作れるのです。 また、企業側は従業員が起こしたトラブル内容を正確に把握し、適切な対応策を講じることが可能になります。さらに、処分に対して従業員から異議申し立てをされたときの証拠の役割も果たします。 このように、始末書を書くことはトラブルを起こした従業員と企業側の両方にとって必要なのです。 始末書と顛末書や反省文の違い 以下の表は「始末書」と類義語である「顛末書」「反省文」との意味の違いについてまとめたものです。どれもミスやトラブルのときに作成される文書ですが、目的や内容が異なります。 意味 始末書 ミスやトラブルの経緯報告に加えて謝罪や反省の意を表明する文書 顛末書 ミスやトラブルの経緯報告とともに再発防止策や解決策を提示する文書 反省文 自らの過ちを振り返り反省と改善の意思を示すために作成される文書 以上のように、それぞれ作成する目的が違うため、ミスやトラブルのレベルに応じて上記の文書を使い分けましょう。 活用シーン 以下は始末書が活用される3つの代表的な場面です。 繰り返し遅刻する場合 １回目の遅刻で始末書を作成することはほとんどありませんが、遅刻が複数回にわたり、改善の様子が見られないときに始末書の作成を求められることがあります。 業務中に事故を起こした場合 たとえば、取引先に向かう道中で社用の自動車を壁に擦ってしまったり、追突事故を起こしてしまったりしたときに始末書の作成が必要となるケースが多いです。 社内の機密情報を外部に外部に漏えいした場合 たとえば、社内情報が入っているパソコンを社外で紛失してしまったり、意図せず未公開の情報を人に話してしまったりしたことが原因で会社として大きな損失を被ったときなどに始末書を書くよう指示されます。 以上の場合以外でも、会社や組織全体に迷惑をかけたときに始末書が活用されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 始末書の作り方のコツ 以下では、始末書の作り方のコツをご紹介します。これから始末書を作成しようとしている方は以下の2点を留意しましょう。 （1）具体的に書く コツの1つ目は、ミスやトラブルの内容を始末書に具体的に書くことです。 始末書はミスを犯した従業員が冷静に自身の行いを振り返り反省するために作成されるため、しっかりと自身の過ちに向き合うべく具体的に書き出すことは大切です。また、企業側も管理者として状況を詳細に把握したいため、詳細に記述しましょう。 このように、始末書を作成する目的を考えると、具体的に書くことは重要なのです。 （2）テンプレートを利用する コツの2つ目は、テンプレートを利用することです。 始末書に書かなくてはいけない項目がありますが、始末書を初めて書く場合には項目に漏れが生じてしまう可能性があります。しかし、始末書は自身の行いを反省して謝罪する意味を持つため、内容に不備があるとさらに印象を下げてしまいかねません。 そのため、テンプレートがあれば、必要な項目をすべて始末書に盛り込めるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料】場面別に使える始末書におすすめのテンプレート4選 以下では、従業員のミスやトラブルの場面別に使える始末書におすすめのテンプレート4選をご紹介します。以下のテンプレートを参考にして、始末書に記載すべき項目や内容を把握しましょう。 【Excel】始末書の基本的なサンプル こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、基本的な始末書のテンプレートです。 始末書で書くべき項目が簡潔にまとまっています。表題、概略、原因、対策のそれぞれを書く欄があり、視覚的にもわかりやすい始末書の作成が可能です。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロードはこちら 【Word】遅刻に対する始末書のフォーマット こちらは「ビズ研」が提供する、遅刻に対する始末書の例が書かれたテンプレートです。 遅刻のときにビジネス文書として書くべき具体的な文例が記されているので、内容を軽く変更するだけできちんとした始末書が作成できます。そのため、始末書をどのように書けばいいのかわからないと困っている方におすすめです。 ［ビズ研］始末書テンプレートはこちら 【Word】事故といった不祥事で使われる始末書のテンプレート こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、交通事故を起こした時の始末書テンプレートです。 交通事故の始末書には、「事故が発生した日時や場所」「内容」「相手への損害」「原因」「現在の状況」などを詳細に記載し、不祥事を二度と起こさない旨を記すことが重要です。上記のテンプレートを参考に項目を漏らさず記入しましょう。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロードはこちら 【Word】社内規定違反への始末書の雛形 こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、就業規則などの社内規定違反の始末書テンプレートです。 社内規定違反に対する始末書において、自身の不始末を説明し、それがもたらした結果と反省の意を明示しなくてはなりません。自身の不始末の原因に言及するときは言い訳がましくならないように注意しましょう。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロードはこちら 何か起こった場合、企業は従業員に上記4つのテンプレートのような始末書の提出を求めます。一方で企業側でも提出された始末書を「ナレカン」「ナレカン」のようなITツールを用いて安全に管理しなくてはいけません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【担当者必見】始末書を効率的に管理する方法 以下では始末書を効率的に管理する方法をご紹介します。 始末書は仕事上でのミスやトラブルが起こったときに作成され、個人情報が多く含まれるため厳重に管理する必要があります。しかし、ExcelやWordでの管理だと、中身の識別のしづらさや煩雑化しやすさが原因で誤送信による情報漏えいのリスクが高まります。 そこで、ファイルの整理が簡単にできて、高いセキュリティが担保されているITツールで始末書の管理をしましょう。また、今までのファイルをスムーズに移行できるツールであれば、すぐに運用に乗せられます。 結論、始末書を効率的に管理するには、既存のファイルをAIが全自動でナレッジ化してくれて情報の安全性が高い「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンは、情報セキュリティの国際規格認証を取得しており、情報は安全に保たれます。また、AIによるファイルのナレッジ化や既存データの移行支援があるので、導入直後からスムーズな運用ができます。 既存のファイルをAIが全自動でナレッジ化してくれるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 始末書の概要やおすすめのテンプレートまとめ これまで、始末書の概要やコツ、おすすめのテンプレートを中心にご紹介しました。 始末書はトラブルを起こした従業員自身が再発防止のために作成する以外に、過去のトラブルと対応記録を残すためにも利用されます。そのため、企業側としても提出された始末書を適切に管理する必要があるのです。 しかし、紙媒体やExcelだと管理が煩雑になってしまい、過去のトラブル事例や始末書から企業としての対策を講じられません。そこで、高性能な検索機能を備え、すぐに必要な情報へアクセスできるツールを導入しましょう。 結論、始末書の管理に最適なのは、“平均0.2秒”のスピードで”ヒット率100％”を誇る検索機能を備えた「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、効率的な始末書管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【フォーマットあり】社内通達とは？社内文書の書き方や例文を紹介！

社員名簿とは、労働者の情報をまとめた書類であり、企業の規模や職種を問わず作成が求められています。また、労働基準法では、作成した名簿を3年間保存することや、情報が変更した場合に「遅滞なく」訂正することが義務付けられています。 とはいえ、なかには「社員名簿の書き方や記載すべき項目が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社員名簿の書き方と無料で使えるテンプレートをご紹介します。 社員名簿に記載すべき必須項目を押さえたい 社員・従業員名簿の管理に役立つ、無料のテンプレートを探している 社員名簿がすぐに見つからず、改善したいと考えている という方はこの記事を参考にすると、社員・労働者名簿の概要が分かるだけでなく、スムーズに作成できる方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 目次1 社員名簿とは2 社員名簿が必要な場面3 【どこまで書くべき？】社員名簿の9つの必須項目4 社員名簿の作成にテンプレートを使うメリット5 【無料で使える】社員名簿のテンプレート4選5.1 PDF｜法律に即したフォーマルなテンプレート5.2 Excel｜写真付きで管理する分かりやすさ重視のテンプレート5.3 Excel｜横書きでシンプル！汎用性の高いテンプレート5.4 Word・Excel・PDF｜一目で分かりやすい情報量を記載できるテンプレート6 個人情報！？社員名簿を管理するときの注意点7 社員名簿をExcelで管理する5つのデメリットとは7.1 （1）管理が属人化する7.2 （2）セキュリティ面に不安がある7.3 （3）権限の設定がしづらい7.4 （4）情報がすぐに見つからない7.5 （5）更新が滞りやすい8 【必見】社員名簿を簡単に管理・共有できるツールとは8.1 メールを使える方なら即使えるシンプルなツール「ナレカン」9 社員名簿の書き方やテンプレートまとめ 社員名簿とは 社員名簿とは、社員の氏名や生年月日などの個人情報を記した書類です。「労働者名簿」や「従業員名簿」と呼ばれることもあります。 労働基準法第107条では、社員名簿の作成が義務付けられており、記入事項に変更があった場合には「遅滞なく」内容を訂正する必要があります。また、社員名簿の対象者は、原則雇っている労働者全員で、アルバイトやパートタイム労働者も含まれます。 使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者(日雇い入れられる者を除く。)について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。 前項の規定により記入すべき事項に変更があった場合においては、遅滞なく訂正しなければならない。 引用：厚生労働省＞労働基準法 社員名簿を正確に作成・整備せずに、労働基準法第107条に違反すると、30万円以下の罰金刑に処される可能性があるため注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 社員名簿が必要な場面 以下では、社員名簿が必要となる具体的な場面を紹介します。 人事管理・労務管理 社員の情報を一元管理するうえで、社員名簿は重要な役割を果たします。休暇管理や給与計算などに必要となるため、最新の情報に更新し続けなければなりません。 行政調査 社員名簿は、労働基準監督署といった行政機関から提出を求められることがあります。また、補助金や助成金の申請するときにも必要となるため、適切に作成・管理しなければなりません。 どちらの場面においても、情報の更新が簡単で、欲しい情報へアクセスしやすい環境で社員名簿を管理することが求められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【どこまで書くべき？】社員名簿の9つの必須項目 社員名簿では、以下の9つの項目の記載が義務付けられています。 氏名、生年月日、性別 労働者の基本情報を記載します。なお、社員名簿には戸籍上の氏名を記載する必要があるため、間違いがないよう気を付けましょう。 住所 住民票に掲載されている住所と実際の住所が異なる場合には、連絡が取れるように実際の住所を記載します。 履歴 記載範囲について法的な決まりはありません。移動や配置転換といった社内での履歴を原則とし、必要に応じて社外履歴や最終学歴などの情報を記載しましょう。 業務の種類 社内で労働者が担う業務内容を記載します。ただし、労働者が30人未満の場合、記入は任意です。 雇用年月日 労働者の雇用を開始した日を記載します。労働者の採用が決定した日ではないため、注意しましょう。 退職の年月日及び理由 退職後のトラブルを防ぐために、退社日とその理由をきちんと書き残しておきましょう。会社側が解雇する場合は理由の記載が必須ですが、社員側の都合で退職した場合、理由の記載は必要ありません。 死亡の年月日およびその原因 社員が事故や病気などで死亡した場合、死亡日と死亡原因を記載します。これは、労務において「死亡原因が労災に当たるか」という重要な項目です。 社員名簿を作成するときは、以上の項目が記載されているか確認して、情報に漏れがないようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 社員名簿の作成にテンプレートを使うメリット 社員名簿の作成にテンプレートを使うと、時間を削減できるメリットがあります。 テンプレートを使用すると、社員名簿をゼロから作成する手間が省けるので、浮いた時間を他の業務に充てられます。また、テンプレートを使って作成した社員名簿は体裁が整っているので、社員の入退社で編集が必要なときも作業しやすいのです。 上記のことから、日々業務に追われて少しでも時間を作りたい方や業務効率を上げたい方は社員名簿のテンプレートを使うことを推奨します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【無料で使える】社員名簿のテンプレート4選 ここでは、社員名簿の作成に便利な無料テンプレートをご紹介します。テンプレートを使えば、一から名簿を作成する手間を省けるのでおすすめです。 PDF｜法律に即したフォーマルなテンプレート こちらは、厚生労働省が提供する労働者名簿の無料テンプレートです。 厚生労働省の公式ホームページで配布されている政府推奨の労働者名簿なので、法律で規定された項目を漏らさずに記載できます。 厚生労働省の「労働者名簿テンプレート」はこちら Excel｜写真付きで管理する分かりやすさ重視のテンプレート こちらは、Microsoftが提供する従業員名簿の無料テンプレートです。 ワンクリックで顔写真を入れられるので、従業員の顔と情報を一致させやすいです。また、表の色を自由に変更できるので、視覚的に見やすい名簿を作れます。 楽しもうofficeの「従業員名簿テンプレート」はこちら Excel｜横書きでシンプル！汎用性の高いテンプレート こちらは、フリーテンプレートが提供する社員名簿の無料テンプレートです。 シンプルで汎用性が高いテンプレートです。ただし、社員名簿として使う場合は、性別や雇用年月日などの項目を追加する必要があります。 フリーテンプレートの「社員名簿テンプレート」はこちら Word・Excel・PDF｜一目で分かりやすい情報量を記載できるテンプレート こちらは、テンプレルンが提供する従業員名簿の無料テンプレートです。 従業員4人分のデータを用紙1枚で記録します。また、Word・Excel・PDFから形式を選べるので、使いやすい書式で従業員名簿の作成ができます。 テンプレルンの「従業員名簿テンプレート」はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 個人情報！？社員名簿を管理するときの注意点 社員名簿は個人情報であるため、管理するときは法律に則り、以下の3点に留意しましょう。 保存期間は3年間 社員名簿は労働基準法第109条により、3年間の保存義務が規定されています。保存期間は、入社日ではなく退職日を起算日としていることに注意が必要です。 保存場所は事務所単位 労働基準法第107条において、事務所単位で保管することが定められています。本社以外に支社や支店がある場合は、各々の事務所で管理します。 随時情報の更新 情報の変更があれば速やかに情報を更新することも法律で義務付けられています。社員の人事異動や退職、住所の変更に対して滞りなく情報を随時更新していくことが求められます。 このように、社員名簿は個人情報保護の観点から厳重に扱わなくてはなりません。そのため、高度なセキュリティを備え、情報を適切に管理できる「ナレカン」「ナレカン」のようなアプリを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 社員名簿をExcelで管理する5つのデメリットとは ここでは、社員名簿をExcelで作成・管理するデメリットについて解説します。手軽に使えるExcelですが、以下のようなデメリットもあるので注意しましょう。 （1）管理が属人化する Excelを使うと、社員名簿の管理が属人化しやすいです。 Excelなどの計算ソフトは、関数やマクロを組み込むことで作業を効率化できる反面、使いこなせる社員が限られてしまい管理が属人化します。そのため、担当者が異動や退職した場合に、従来通りに名簿を運用できなくなる事態につながるのです。 とくに、ITに慣れていない社員が多い場合は、Excelよりも簡単かつ効率的に名簿を管理できるツールを使いましょう。 （2）セキュリティ面に不安がある セキュリティ面に不安があることもExcelのデメリットです。 Excelは本来、表計算を目的としているため、情報管理において大切であるセキュリティ面は万全ではありません。具体的には、ファイルの誤送信による情報漏洩や、外部からの不正アクセスといったリスクが伴うのです。 社員名簿は住所や生年月日などの個人情報を扱うので、セキュリティに不安が残るExcelでの管理は控えましょう。 （3）権限の設定がしづらい Excelでは閲覧者や編集者の範囲が大きく、細かい権限の設定がしづらいです。 Excelでは、パスワードを設定して閲覧や編集を制限できますが「シート内の一部の情報は管理者のみ閲覧可能」といった細かな権限設定はできません。そのため、特定の情報のみを共有したい場合は別のファイルを作る必要があり、管理が複雑になりやすいのです。 とくに、社員名簿には個人情報が含まれるので、必要に応じて閲覧権限を設定する必要があります。そのため、フォルダごとにメンバーもしくは部署単位で、閲覧・権限を簡単に設定できる「ナレカン」「ナレカン」のようなITツールを使うと便利です。 （4）情報がすぐに見つからない Excelでの管理では、情報がすぐに見つかりづらく不便です。 たとえば、探したい情報があるときに、いちいちファイルを開いて検索しなければなりません。また、部署ごとに分けるなどして複数のファイルで情報を管理していると、なおさら手間や時間がかかってしまいます。 以上のように、Excelは検索性に乏しく、業務がスムーズに進まない恐れがあるので、検索性の優れた管理方法を検討するのがおすすめです。 （5）更新が滞りやすい Excelで社員名簿を管理している場合、内容の更新に手間がかかります。 具体的には、Excelのようなファイル形式のものは、ファイルが開くまでにタイムラグが生じるため、社員にとってストレスとなりやすいです。そのため、更新作業が後回しになってしまい、最新情報に更新できていないことがしばしば起こり得るのです。 また、Excelでは適切に管理できる情報量に限界があるので、とくに社員数が多い大企業においては、どこに・どの社員情報があるかが把握しづらいです。したがって、人事異動などで変更があったときにスムーズ更新できるような、ITツールを活用するのがおすすめだと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【必見】社員名簿を簡単に管理・共有できるツールとは 以下では、社員名簿を簡単に管理・共有できるツールをご紹介します。 社員名簿を作成するときは、Excel・Wordなどのテンプレートを使用すると効率よく作成できるうえ、必須項目が抜け漏れる心配もありません。しかし、ファイル管理が煩雑になりやすく、情報の更新が面倒な点がデメリットです。 そこで、社員名簿の共有や更新が簡単なITツールを導入して、社員名簿の管理・共有の負担を軽減しましょう。ただし、社員に関する情報は社内ナレッジとしてセキュリティの万全なツールで、かつ社内からアクセスしやすいように管理しなくてはなりません。 したがって、自社が社員名簿の管理に導入するべきは、超高精度の検索機能で求める情報へ即座にアクセスできるツール「ナレカン」「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に作成した社員名簿は、編集・更新の操作が簡単なので誰でも管理でき、常に最新の状態に保てます。また、「ヒット率100%」の超高精度検索で、欲しい情報を確実に見つけられるので、大企業の社員情報の管理にも最適です。 メールを使える方なら即使えるシンプルなツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカン資料の無料ダウンロード 社員名簿の記入例とポイント 以下は、ナレカンで社員名簿を作成したイメージ図です。ナレカンの「記事」には、テキストや画像を残せるほか、表を作成することも可能です 社員名簿は法令を遵守し、必要な項目を正確に記載するのが重要です。また、情報が最新の状態でないと、情報を実際に利用するときに不都合が生じてしまうため、一定の期間を経たら社員全員の情報を確認するなどの対策が必要です。 そのとき、社員の情報を複数の端末で管理していたり、情報へのアクセスが悪いと何かと手間がかかり社員の負担になります。 したがって、社員情報を一括管理でき、キーワード検索やAI検索でツール内の情報を隈なく探索してくれる「ナレカン」「ナレカン」のようなツールを導入し、情報の利便性を高めるのが最適だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 社員名簿の書き方やテンプレートまとめ これまで、社員名簿の書き方やテンプレート、Excelで管理するデメリットを中心にご紹介しました。 法律で作成が義務付けられている社員名簿は、テンプレートを使うと効率よく作成業務を進められます。しかし、Excelで管理すると、作成のたびにテンプレートを探す手間がかかるだけでなく、セキュリティの観点からも不安が残るのです。 そこで、社員名簿の管理には「テンプレート機能が搭載されており、編集制限やアクセス制限をかけられるツール」を使いましょう。ただし、検索機能が充実していて、必要な社員情報へすぐにアクセスできるツールでなければ、業務の遅延に繋がります。 結論、社員名簿の作成と管理に最適なツールは、高精度の検索機能で欲しい情報へすぐにたどり着ける「ナレカン」一択です。また、ナレカンの「記事」にはオリジナルのテンプレートを登録できるので、毎回社員名簿の表を作成する手間もかかりません。 ぜひ「ナレカン」「ナレカン」を導入して、正しく社員名簿を運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！ 詳しくは、3分でわかるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。 https://www.narekan.info/ https://www.narekan.info/document-request/ 【フォーマットあり】社内通達とは？社内文書の書き方や例文を紹介！