ナレッジマネジメント
お役立ちガイド

組織の内部構造を正しく理解したり、適切に人材を配置をしたりするのに「組織図」は欠かせません。また、組織図を作るときはテンプレートを活用すると、手間をかけずに体裁を整えられて便利です。 しかし、組織図を作成したくても「どのようなテンプレートを使えば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回はExcel・PowerPoint・Wordの組織図テンプレートを中心に紹介します。 ExcelやWord、PowerPointで組織図を作成する方法を知りたい 組織図をスムーズに作成できるテンプレートが欲しい 作成した組織図を素早く更新できる状態で管理したい という方はこの記事を参考にすると、テンプレートを活用しながら、組織図をスムーズに作成・共有できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 組織図とは？種類と特徴について2 【どうやって作る？】組織図の作り方3 【無料】Excel・PowerPoint・Wordで使える組織図のテンプレート6選3.1 （1）Excel｜幅広い組織で使えるテンプレート3.2 （2）Excel｜プロジェクト体制図のテンプレート3.3 （3）PowerPoint｜大企業向けのテンプレート3.4 （4）PowerPoint｜登録不要で使えるテンプレート3.5 （5）Word｜シンプルなテンプレート3.6 （6）Excel・PowerPoint・Word全対応｜Smart Art4 Excel・PowerPoint・Wordで組織図を管理する3つの注意点とは4.1 （1）管理が面倒になる4.2 （2）定期的な更新に手間がかかる4.3 （3）スムーズに共有できない5 【これで解決】最も簡単に組織図を管理・共有できるツール5.1 社内に散在するナレッジを最も簡単に一元化できるツール「ナレカン」6 組織図の活用方法・メリット7 Excel・PowerPoint・Wordで使える組織図のテンプレートまとめ 組織図とは？種類と特徴について 「組織図」とは、組織の内部構造を示した図を指します。 組織図は、主に「階層型」「マトリックス型」「フラット型」の3種類に分けられます。各組織図の特徴は以下の通りです。 階層型 「階層型」では、権限を持つ最高責任者を頂点に置き、その下に各グループを配置します。指揮・命令が上から下に流れるので、責任の所在が分かりやすいです。 マトリックス型 「マトリックス型」は、部門・製品・エリア・プロジェクトなど、複数の要素を組み合わせて構成されます。そのため、部門を超えたプロジェクトの進行を図式化できるのです。 フラット型 「フラット型」は、役員から新入社員まで、上下の組織階層が少ない点が特徴です。とくに、中小企業やスタートアップの会社の組織図に向いています。 このように、組織図にはさまざまな種類があるので、自社に合った形式の組織図を作ることが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【どうやって作る？】組織図の作り方 組織図は、以下の5つのステップを参考にするとスムーズに作成可能です。 目的を明確にする まず、組織図を作成する目的を決めましょう。社内のコミュニケーションの向上、役職の確認、業務フローの可視化など、目的に応じて構成を決定します。 組織の構成要素を洗い出す 組織図に含めるべき部署や役職をリストアップします。各部門のトップやその下の役職を整理し、全体像を把握します。 階層構造を決める 組織の上下関係や報告関係を基に、どの部署がどの役職と繋がるかを考え、階層構造を設計します。上層部から下層部へとつなげていきましょう。 形式を決める 組織図をどのような形で表示するかを決定します。見やすさと分かりやすさを重視して選びましょう。 最終調整と共有 作成した組織図を確認し、役職名や部署名に誤りがないかチェックします。その後、関係者に共有して、必要なフィードバックを得て最終版を完成させます。 以上のステップに沿って作成すると、見やすくて分かりやすい組織図が完成します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】Excel・PowerPoint・Wordで使える組織図のテンプレート6選 ここでは、Excel・PowerPoint・Wordで使える組織図のテンプレートを6つご紹介します。いずれも無料でダウンロードできるので、予算を圧迫する心配がありません。 （1）Excel｜幅広い組織で使えるテンプレート こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する、組織図のExcelテンプレートです。会社・官公庁・病院・社会福祉法人など、多様な団体の組織図として活用できます。 文字列をクリックすれば、直接文字を書き換えられるだけでなく、同じ階層レベルや下位レベルの図形も追加可能です。 [文書]テンプレートの無料ダウンロードのテンプレート詳細はこちら （2）Excel｜プロジェクト体制図のテンプレート こちらは、経費削減実行委員会が提供する、プロジェクト体制図のテンプレートです。 プロジェクトマネージャーからプロジェクトメンバーまで、ツリー上に分かりやすく記載できます。ただし、ダウンロードするには会員登録が必要な点に注意しましょう。 経費削減実行委員会のテンプレート詳細はこちら （3）PowerPoint｜大企業向けのテンプレート こちらは、ビズ研が提供する、PowerPointで使える大企業向けの組織図テンプレートです。ほかにも「シンプル」「チーム・プロジェクト向け」「マトリックス」などのテンプレートが提供されています。 また、「シンプル」「おしゃれ/スタイリッシュ」「人物アイコン/顔つき」のように、画像からデザインを参考にできるので、組織図のデザイン設計がしやすい点も特徴です。 ビズ研のテンプレート詳細はこちら （4）PowerPoint｜登録不要で使えるテンプレート こちらは、テンプレート・フリーBizが提供する、PowerPointで使える組織図テンプレートです。会員登録不要ですぐにダウンロードできます。 また、PowerPoint用の組織図だけでも10種類以上のテンプレートがあるので、さまざまな組織体系で使えます。 テンプレート・フリーBizのテンプレート詳細はこちら （5）Word｜シンプルなテンプレート こちらは、無料のビジネス書式テンプレートが提供する、シンプルな組織図のWordテンプレートです。 Wordでダウンロードした後は必要に応じて編集して使えます。また、会社の組織図に即した文例が記入してあるので書き始められやすいです。 無料のビジネス書式テンプレートのテンプレート詳細はこちら （6）Excel・PowerPoint・Word全対応｜Smart Art Excel、PowerPoint、WordのすべてのソフトでSmart Artという図やグラフを簡単に作成できるツールが使えます。 Smart Artには様々なテンプレートが入っており、所属している組織や団体に合わせて自由に作成できます。さらに、テンプレートの形から枠を追加したり、減らしたりできるのでまとまった組織図が完成するのです。 Smart Artは、いずれも各ソフトの[挿入]タブの中に含まれています。 SmartArtの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excel・PowerPoint・Wordで組織図を管理する3つの注意点とは ここでは、Excel・PowerPoint・Wordで組織図を管理する3つの注意点を解説します。注意点を押さえなければ、作成した組織図が放置されかねないので担当者は必見です。 （1）管理が面倒になる 1つ目の注意点は、Excel・PowerPoint・Wordで作成した組織図は、管理が面倒である点です。 一般的に、Excel・PowerPoint・Wordでは、ファイル名の末尾を「ver.3_最新版」のようにすることでバージョン管理をします。しかし、この方法では、更新作業の度に名前を変更するのが面倒なだけでなく、最新版がどのファイルか分からなくなりがちです。 その結果、組織図を作成したとしても「誰も確認しない」「旧体制の組織図を確認していた」というような事態になりかねません。そのため、Excelなどのファイル形式で組織図を作成するときは、管理方法の工夫が求められるのです。 （2）定期的な更新に手間がかかる Excel・PowerPoint・Wordでは、定期的な更新に手間がかかります。 Excel・PowerPoint・Wordで管理すると、ファイル数が膨大になるうえ、データが社内に散在してしまいます。その結果、目的のデータファイルを見つけづらくなり、人員異動や組織再編があったときも組織図をすぐに更新できません。 そこで、情報共有ツールと併用すると管理がしやすくなります。なかでも、超高精度な検索機能を備えた、「ナレカン」のようなツールであれば、ファイルの中身を開かなくても組織図をすぐに見つけられるので、更新する煩わしさを軽減できます。 （3）スムーズに共有できない スムーズに共有できないことも、Word・Excel・PowerPointで組織図を管理する上で注意が必要です。 Word・Excel・PowerPointでは、ファイルをメールやメッセージに添付してやりとりする必要があり、スムーズに共有できません。そのため、組織図を更新しても、一部の担当者しか知らなかったり、そもそも更新に気づかなかったりする恐れがあります。 このように、組織図の共有に時間がかかると、他の社員が資料の不備に気づくのも遅れてしまいます。そのため、「組織図を管理する場所」と紐づけて「コメント」でメンバーに周知できるような、情報共有ツールを併用するのがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】最も簡単に組織図を管理・共有できるツール 以下では、最も簡単に組織図を管理・共有できるツールをご紹介します。 組織図の作成は複雑で手間がかかるため、テンプレートを用いて工数を削減しましょう。ただし、ExcelやPowerPoint・Wordで作成したファイルは、共有に手間がかかるうえ、更新後の最新のファイルがわかりづらく、目的のデータへすぐにアクセスできません。 そこで、更新内容が即時共有できるツールを導入すれば、最新の組織図を常に全員が閲覧可能になります。ただし、機能が多すぎて複雑だと、現場で使いこなせない可能性があるため、「自社に必要な機能が適切に備わったシンプルなツール」を選びましょう。 結論、組織図を管理・共有するには、組織図をはじめとする社内情報をナレッジ化し蓄積できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、簡単に社内メンバーにファイル共有できるほか、記事に紐づけて「コメント」を送れるため、メンバーは情報の更新にすぐ気がつけます。また、ファイル内の検索も可能なので、ファイルの中から組織図を素早く見つけられるのです。 社内に散在するナレッジを最も簡単に一元化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 組織図の活用方法・メリット 組織図を活用できれば、以下のような多くのメリットを得られます。 業務の可視化とコミュニケーションの促進 会社全体の業務フローや役割が一目でわかり、社員同士のコミュニケーションがスムーズになります。 人事戦略とリソース管理 各部署やチームのリソース配置状況を把握できれば、適切な人材配置や採用すべき人材の可視化が実現します。 意思決定の迅速化 組織図を参照すると、担当者や上司が明確に分かるので、業務の相談をはじめとした意思決定が早く行えるようになります。 従業員のモチベーション向上 組織図があれば、社員は自身の社内での立ち位置を把握しやすくなります。将来的なポジションも見えるので、個々の成長意欲が高まり、結果として組織全体のモチベーション向上も期待できます。 以上のように、組織図はただの図ではなく、業務や組織全体の運営を円滑にし、成長を支える重要な資料なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excel・PowerPoint・Wordで使える組織図のテンプレートまとめ これまで、Excel・PowerPoint・Wordで使える組織図のテンプレートを中心にご紹介しました。 組織図には、主に「階層型」「マトリックス型」「フラット型」の3種類があるので、自社に合った組織図の型を選びましょう。また、テンプレートを活用すれば、構成を考える手間が減ってスピーディに組織図を作成できるのです。 ただし、Excel・PowerPoint・Wordの組織図は、更新や共有などの管理が面倒になる点に注意しなければなりません。そこで、「あらゆる社内情報を一元化でき、検索性に優れたツール」と併用することで、社内文書の多い大企業でも簡単に管理できます。 したがって、組織図を管理・共有するには、組織図をナレッジとして一元管理し、蓄積したナレッジを超高精度に検索できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ストレスなく組織図を管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【フォーマットあり】社内通達とは？社内文書の書き方や例文を紹介！

ビジネスにおいて、相手に要望や情報を効果的に伝える手段として重要なのが“プレゼンテーション”です。そして、プレゼンテーションをする上で欠かせない資料の作成にテンプレートを活用すれば、短時間で見やすく伝わりやすいプレゼン資料が作成できます。 しかし、「プレゼン資料の作成に最適なテンプレートが見つからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、プレゼン資料作成におすすめのテンプレートサイト6選を中心にご紹介します。 テンプレートを活用して分かりやすいプレゼン資料を作成したい おすすめのテンプレートサイトを比較したい 作成した資料をまとめて管理できるツールがあれば使いたい という方はこの記事を参考にすると、プレゼン資料の作成に最適なテンプレートが見つかるだけでなく、作成した資料の管理方法までわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【無料】プレゼン資料作成におすすめのテンプレートサイト6選！2 ＜PowerPoint編＞おすすめテンプレート2選2.1 Microsoft Office｜Microsoft社が提供するテンプレート2.2 bizocean｜ビジネス利用に特化したテンプレート3 ＜Canva編＞おすすめテンプレート2選3.1 Canva｜Canva内から使えるおしゃれなテンプレート3.2 Slidesgo｜カスタマイズ性の高いテンプレート4 ＜KeyNote編＞おすすめテンプレート2選4.1 Slide Members｜カテゴリや色から選べるテンプレート4.2 Monster One｜種類豊富なオールインワンテンプレート5 【必見】プレゼン資料の管理に最適なツール5.1 高精度の検索機能で必要な資料がすぐに見つかる『ナレカン』6 見やすいプレゼン資料を作成するコツ7 プレゼン資料作成におすすめのテンプレートまとめ 【無料】プレゼン資料作成におすすめのテンプレートサイト6選！ 以下では、プレゼン資料の作成におすすめのテンプレートサイト6選を、＜PowerPoint編＞＜Canva編＞＜KeyNote編＞に分けてご紹介します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜PowerPoint編＞おすすめテンプレート2選 以下は、PowerPointで使えるおすすめのテンプレートサイト2選です。 Microsoft Office｜Microsoft社が提供するテンプレート こちらは、Microsoft Office社が提供するテンプレートサイトです。 PowerPointの開発・販売元であるMicrosoft Office社が提供するテンプレートサイトであり、種類豊富なビジネス用のテンプレートが揃っています。多様なテーマに対応しており、アカウント登録不要で簡単に利用できます。 Microsoft Officeの詳細はこちら bizocean｜ビジネス利用に特化したテンプレート こちらは、ビジネス利用に特化したテンプレートサイト『bizocean』です。 プレゼン資料だけでなく、社内文書や契約書など、さまざまなビジネスシーンで活用できるテンプレートが3万点以上揃っています。さらに、サイト内ではビジネスに役立つテーマ別のコラムも配信しており、文書作成などのコツを学ぶことが可能です。 bizoceanの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜Canva編＞おすすめテンプレート2選 以下は、Canvaで使えるおすすめのテンプレート2選です。 Canva｜Canva内から使えるおしゃれなテンプレート こちらは、Canva内で利用できるテンプレートです。 Canvaには、ビジネスや教育、イベントなど、用途に応じたデザイン性の高いおしゃれなテンプレートが豊富に揃っています。テンプレート選びから編集、スライド完成までCanva内で完結するため、他のテンプレートサイトを探す手間が省けるのも魅力です。 Canvaの詳細はこちら Slidesgo｜カスタマイズ性の高いテンプレート こちらは、カスタマイズ性やデザイン性に優れたテンプレートサイト『Slidesgo』です。 海外サイトならではの目を引くおしゃれなデザインのテンプレートが多数揃っており、業界やテーマ、色など多様な項目から検索できます。ただし、無料プランで利用できるテンプレートの数には毎月の制限があるため注意しましょう。 Slidesgoの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜KeyNote編＞おすすめテンプレート2選 以下は、KeyNoteで使えるおすすめのテンプレート2選です。 Slide Members｜カテゴリや色から選べるテンプレート こちらは、カテゴリや色から選べる海外のテンプレートサイト『Slide Members』です。 プロのデザイナーが手掛けたKeynote用のテンプレートを約1,000種類取り揃えており、洗練されたデザインが特徴です。ただし、無料で利用できるテンプレートは基本的に6スライドのみのため、ビジネスでの活用には有料プランの契約が必要です。 Slide Membersの詳細はこちら Monster One｜種類豊富なオールインワンテンプレート こちらは、Keynote用のテンプレートが豊富に揃うテンプレートサイト『Monster One』です。 プレゼンテーションに加えて、WordPressやビデオ、HTMLにも対応している点が特徴です。Keynote用のテンプレートは約7,600種類と充実していますが、無料で利用できるのは現在56種類のみのため注意しましょう。 Monster Oneの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】プレゼン資料の管理に最適なツール 以下では、作成したプレゼン資料の管理に最適なツールをご紹介します。 プレゼンの内容に応じてテンプレートを活用することで、見やすく読み手が理解しやすいプレゼン資料を作成できます。しかし、作成した資料を共有フォルダ等で管理していては、タイトルでしか検索できない場合が多く、過去の資料を探すのに手間がかかります。 とくに、取り扱う情報量の多い大企業では管理が煩雑になりやすいため、「ファイルの中身まで検索できる検索性の高いツール」を導入しましょう。また、資料をただ保管するのではなく、社内のナレッジとして活用される仕組みを整えるべきです。 そこで、プレゼン資料の管理には、プレゼン資料の中身をナレッジとして保存・共有でき、高精度の検索機能で必要な情報に即アクセス可能な「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、添付ファイル内も検索できる「キーワード検索」や、AIによる「自然言語検索」で、過去の資料が簡単に見つかります。また、資料を添付すればAIが“要約”と“重要ポイント”を記事化する機能もあり、作成した資料を社内ナレッジとして活用可能です。 高精度の検索機能で必要な資料がすぐに見つかる『ナレカン』 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見やすいプレゼン資料を作成するコツ 以下では、見やすいプレゼン資料を作成するコツをご紹介します。テンプレートをただ利用するのではなく、以下のコツも意識して作成すると見やすい資料が完成します。 読み手の視点に立って作成する 資料全体を通して、「プレゼンテーションをする相手は誰なのか」を常に意識しましょう。読み手の立場や知識量に応じて、共感を得られる内容にすることが重要です。 1スライド1メッセージを意識する スライド1枚当たりの情報が多すぎると、読み手は理解するのに時間がかかります。そのため、重要な情報に絞り、イラストや図を活用して読み手が直感的に理解できるスライドを目指しましょう。 文字サイズ・行間をそろえる 文字のサイズや行間を統一することで、視覚的な美しさを保つことができます。また、スライド内だけでなく、スライド全体でテキストや図の位置にずれがないか確認することも重要です。 使用する色を絞る 色を活用することで重要なポイントを強調できますが、使う色が多すぎると情報が分散し、かえって見づらくなる場合があります。そのため、使用する色を3～4色に絞り、配色のルールを定めて統一感を出しましょう。 これらのポイントを意識することで、読み手が理解しやすいプレゼン資料を作成できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ プレゼン資料作成におすすめのテンプレートまとめ これまで、プレゼン資料作成におすすめのテンプレートや作成方法のコツを中心にご紹介しました。 テンプレートを活用することで、短時間で見やすいプレゼン資料を作成できます。しかし、作成した資料が社内の異なる場所に散在していると、見返したい時にすぐに見つけられません。 そこで、「作成した資料を一元管理できるツール」を導入し、いつでも簡単に過去の資料にアクセスできる環境を整えましょう。とくに、「資料の中身まで検索できるツール」であれば、必要な情報を迅速に見つけ出せます。 結論、プレゼン資料の管理には、超高精度の検索機能で目的の情報をすぐに見つけられ、資料の中身をナレッジとして活用できる『ナレカン』一択です。 無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、プレゼン資料の管理を効率化させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社外向け】わかりやすい提案書の書き方とは？テンプレートも紹介

「業務フロー図」とは、記号や矢印線を使って、業務の流れを図で表したものを指します。また、業務フロー図を作成するときは、テンプレートを使うと、手間をかけずに体裁を整えられます。 しかし、なかには「テンプレートを活用して業務フロー図を作成したいが、どれを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務フロー図の作り方・テンプレートを中心にご紹介します。 業務フローチャートを作成するステップを教えてほしい 業務フローチャートのテンプレートを探している 業務フローを把握するための仕組みを整え、業務改善を図りたい という方はこの記事を参考にすると、業務フロー図を活用した効率的な業務管理ができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 業務フロー図を作成するメリットとは2 【3ステップ】業務フロー図の作り方2.1 （1）関係者を設定する2.2 （2）作業を配置する2.3 （3）作業を矢印線でつなぐ3 【無料】わかりやすい業務フロー図のテンプレート・サンプル2選3.1 エクセルで使える業務フローチャートテンプレート3.2 パワーポイントで使える業務フローチャートテンプレート4 わかりやすい業務フロー図を書くための5つのルールとは4.1 （1）業務フローを正確に把握する4.2 （2）作業は時系列に配置する4.3 （3）業務フローを交差させない4.4 （3）1ページに収める4.5 （4）記号を過不足なく正確に使う5 エクセルよりも簡単に業務フロー図を作成・管理できるツール5.1 業務フロー図の作成・管理・共有に最適なツール「ナレカン」5.2 ナレカンを使った業務フロー図の作成例6 業務フロー図の作り方・テンプレートまとめ 業務フロー図を作成するメリットとは 業務フロー図は、業務全体の流れを可視化することを目的に作成されます。 業務フロー図で業務全体の流れが可視化されると、発生している無駄なプロセスを発見しやすくなります。つまり、過不足ない手順で仕事が進められる効果が期待できるのです。 また、業務の内容を他のメンバーに共有するときにも役立ちます。可視化された業務フロー図が手元にあると、業務に関する情報の共有がスムーズに進み、認識の差も生まれにくくなるのです。 以上のように、業務フロー図を作成することで、業務上の問題点の解決や情報の円滑な共有が実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【3ステップ】業務フロー図の作り方 ここでは、業務フロー図の作り方について解説します。以下の内容を把握すれば、今すぐ業務フロー図の作成に取り組めます。 （1）関係者を設定する まず、関係者を設定します。 業務フロー図では、スイムレーン（部門）を使って関係者を設定します。 このように、部署ごとの「業務フローに関係する人物」を洗い出して記載しましょう。 （2）作業を配置する 次に、作業を配置します。作業を配置するときは、以下の内容を明確化しましょう。 誰が いつ、何をきっかけに どのような作業を実行するのか どのような場合に分岐するのか 以上の内容を記号に記載して、業務フローに必要な作業を整理します。 （3）作業を矢印線でつなぐ 最後に、作業を矢印線でつないで、業務の流れを示します。 すべての作業を矢印線でつないだら「作業に漏れがないか」「記号を過不足なく正確に使っているか」などを確認し、必要に応じて修正しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】わかりやすい業務フロー図のテンプレート・サンプル2選 業務フロー図を作成するときは、テンプレートを活用すると、一から図を作成する工数を削減できます。ここでは、エクセル・パワーポイントで使えるテンプレート2選をご紹介します。 エクセルで使える業務フローチャートテンプレート こちらは、Excel姫からダウンロードできる受発注業務フローのテンプレートです。 顧客や担当者、責任者を横断して業務フロー図を作成することができるので、取引全体の流れを把握可能です。 エクセルで使える業務フローチャートテンプレートの詳細はこちら パワーポイントで使える業務フローチャートテンプレート こちらは、経費削減実行委員会からダウンロードできる業務フローのテンプレートです。 業務のプロセスをステップ分けして表示可能なので、複雑な業務フローでも段階分けしながら可視化することができます。 パワーポイントで使える業務フローチャートテンプレートの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ わかりやすい業務フロー図を書くための5つのルールとは ここでは、わかりやすい業務フロー図を書くための4つのルールについて解説します。業務フロー図を継続して運用するには、以下のルールを徹底して、誰でも直感的に理解できる図を作る点が重要です。 （1）業務フローを正確に把握する 大前提として、業務フローを正確に把握することが大切です。 組織で働く以上、案件を進めていくうえで周囲のメンバーとの連携は不可欠です。そこで、「誰が・どの作業を担当するのか」を正確に把握しておくために、以下のフレームワークを利用しましょう。 5W3H 着眼点 確認する要件 When いつ 時間／日次／順番／サイクル Where どこで 場所／部門／会社 Who 誰が 人物／役職 What なにを 商品／サービス／システム／画面 Why なぜ 理由／根拠／意味 How どうする 方法／手順／条件 How mach いくらで 価格／予算／費用 How many どれだけで 規模／数量／件数 簡潔に情報を整理するにあたり、しばしば「5W1H」のフレームワークが用いられます。ただし、より具体的に業務プロセスを図に落とし込みたいときは「5W3H」に当てはめていくのがおすすめです。 （2）作業は時系列に配置する わかりやすい業務フロー図を書くために、作業は時系列に配置しましょう。 作業を時系列に配置しないと、業務プロセスを一連の流れとして把握できません。そのため、作業は「左から右へ」「上から下へ」のように正しい時系列で配置する必要があります。 また、業務フロー図では、作業を担う部門ごとに、業務フローを仕切り線で区切ります。したがって、レーンごとに時系列がずれないように注意しましょう。 （3）業務フローを交差させない 業務フロー図を書くときは、業務フローを交差させてはいけません。 業務フローが交差すると、業務プロセスの流れが分かりづらくなってしまいます。そのため、作業の配置を慎重に検討して、業務フローが交差しないように注意しましょう。 とくに、余計な線が記載されていると業務フローが交差しやすくなってしまうので、過不足ない線でつなぐことがポイントです。 （3）1ページに収める 業務フロー図を書くときは、1つの業務フローを1ページに収めましょう。 業務フロー図が複数のページにまたがっていると、「業務の全体像」や「業務同士のつながり」が把握しづらくなってしまいます。業務全体の流れを簡単に追えるように、業務フロー図は1ページにまとめるようにしましょう。 また、どうしても1ページに収まらない場合は、複数の業務フローに分割して作図するのも有効です。 （4）記号を過不足なく正確に使う わかりやすい業務フロー図を書くために、記号を過不足なく正確に使いましょう。 業務フロー図では、主に3種類の記号が使われます。具体的な内容は以下の通りです。 開始/終了記号 「開始/終了記号」は角丸四角形であり、業務フローの開始と終了を示します。 処理記号 「処理記号」は四角形であり、業務プロセスにおける個々の作業を示します。 判断記号 「判断記号」（条件分岐）はひし形であり「はい/いいえ」という判断を示しています。 たとえば、「判断記号」では判断によって業務の流れが分岐するので、分岐の条件を明確に記載する点が重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エクセルよりも簡単に業務フロー図を作成・管理できるツール 以下では、エクセルよりも簡単に業務フロー図を作成・管理できるツールを紹介します。 業務フロー図を作成するときに、テンプレートを活用すると、図を一から作成する手間がかからず便利です。しかし、Excelでは「ファイル数が増えて管理が煩雑化する」「ファイルを開くのに時間がかかる」など、業務フロー図の管理・共有が面倒だと言えます。 そこで、ITツールで業務フローの情報を分かりやすくまとめて、自社に合ったテンプレートを作成しましょう。ただし、業務フローが作成して終わりになってしまっては意味がないので、確実に活用される状態で管理できるかが重要です。 結論として、自社が導入すべきなのは、ノート形式で業務フロー図を簡単に作成でき、すぐに振り返られるナレッジ共有ツールの「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」を使って作成した業務フロー図は、任意のメンバーに共有できるほか「テンプレート」として登録して、わずかな操作で呼び起こせます。また、案件別に整理できる「フォルダ」や、生成AIを使った「自然言語検索」によって、欲しい情報にすぐにたどり着けます。 業務フロー図の作成・管理・共有に最適なツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使った業務フロー図の作成例 以下は、ナレカンを使った業務フロー図の作成例です。画面左から「フォルダ＞記事一覧＞該当記事」の表示になります。 ＜業務フロー図を作成する方法＞ ナレカンの「記事」では【表アイコン】をクリックして、列と行の数を指定するだけで、簡単に表を作成できます。 関係者を記載しつつ、作業を配置して矢印線でつなげば、過不足のない情報で業務フロー図を作れます。また、セルに背景色をつけられるので、見やすく分かりやすい図を作成できるのです。 ＜作成した業務フロー図をテンプレートとして活用する方法＞ テンプレートの登録もしくは呼び起しは、記事の編集画面の【テンプレート】から、簡単にできます。 たとえば、テンプレートを登録するときは、【テンプレート】＞【新規作成】を選択し、下図のように書きこめば完了です。 また、テンプレートとして登録できたら、次回以降は該当のフォーマットを選択すれば使い回せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務フロー図の作り方・テンプレートまとめ これまで、業務フロー図の作り方・テンプレートを中心にご紹介しました。 業務フロー図の作り方は「（1）関係者を設定する」「（2）作業を配置する」「（3）作業を矢印線でつなぐ」です。また、分かりやすい業務フロー図を書くには、作業を時系列に配置したり、過不足ない線でつないだりする点が重要です。 一方で、業務フロー図を作るときは、テンプレートを活用すると便利です。ただし、エクセルではテンプレートの管理・共有に手間がかかる恐れがあるので「誰でもストレスなくテンプレートを活用できるツール」を使うべきです。 したがって、業務フロー図を簡単に作るには、すべての社員が直感的にテンプレートを管理・共有できるほどシンプルなナレッジ共有ツール「ナレカン」が最適です。ナレカンは、検索性にも優れているので、該当の業務フローもサクサク見つかります。 ぜひ「ナレカン」を導入し、テンプレートを活用しながら業務フロー図を作りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【フォーマットあり】社内通達とは？社内文書の書き方や例文を紹介！

大半の企業では、社内の規則をまとめた社内規程が作られています。社内規程は会社の方針を明確にしたり、トラブルを回避・抑制したりするのに役立つためです。 一方で「どのように社内規程を作れば良いのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内規程の作り方やコツ、テンプレートを中心にご紹介します。 無料で使える社内規程のテンプレートを探している 内規の作り方や手順を把握したい 社内規程を作成した後に管理できるツールを知りたい という方はこの記事を参考にすると、社内規程の作成方法だけでなく、管理の方法までわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内規程とは2 【4ステップ】社内規程の作り方2.1 ステップ1｜責任者を決定する2.2 ステップ2｜追加したい社内規定を洗い出す2.3 ステップ3｜社内規程の草案を作成する2.4 ステップ4｜社員に周知させる3 社内規程作成のコツ3.1 （1）内容を細部まで吟味する3.2 （2）テンプレートを利用する4 【無料】社内規程作成に使えるテンプレート2選4.1 厚生労働省が提供する賃金規程の雛形4.2 在宅勤務に関する規程のサンプル5 【必見】社内規程を効率的に管理する方法5.1 超高精度な検索機能で社内規定を探せるツール「ナレカン」6 社内規程の作り方や無料テンプレートまとめ 社内規程とは 社内規程とは、会社が独自に取り決める規則全般を指します。 そのため、業務工程や禁止事項、罰則などを法に抵触しない範囲で自由に会社側が定めることができます。つまり、法律で常時10人以上の従業員を雇用するすべての企業が作成義務を持つ「就業規則」とは異なり、必ずしも作成が必要なわけではありません。 しかし、社内規程で事前に社内のルールを明文化しておけば、不祥事やトラブルの抑止力になり、秩序の安定が見込めます。よって、義務でなくとも、社内規程を作成することは会社のためになるのです。 注意事項として、「社内規程」が社内ルールの全般であるのに対し、「社内規定」はルールについて書かれた条文ひとつひとつを意味するという違いがあります。したがって、社内規程を作るときには「規程」と「規定」をしっかり使い分けるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【4ステップ】社内規程の作り方 ここでは、4つのステップで社内規程の作り方をご紹介します。これから社内規程の作成に取り組む担当者の方は以下を参考にしましょう。 ステップ1｜責任者を決定する まず、社内規程の作成にあたって責任者を決定します。 事前に責任者を決めておくことで、規程作成における最終決定者が明らかになるため、意見の相違があっても作成が滞る心配がなくなります。この責任者は社内規程を管轄する部署と経営陣から選出されることが望ましいです。 このように、社内規程の作成時にはあらかじめ誰に責任があるのかを決定するとスムーズに進みます。 ステップ2｜追加したい社内規定を洗い出す 次に、項目に入れたい社内規定を洗い出します。 会社の規模や業務内容、既存の社内規定などから作成すべき社内規定は変わってくるため、徹底的な情報収集をしましょう。その際は各部門や部署の担当者にヒアリングを実施するなどが効果的です。 とくに、各部門や部署が抱える課題や業務の非効率性などに着目すると、追加すべき社内規定が見えてきます。 ステップ3｜社内規程の草案を作成する 社内規定の洗い出しが完了したら、草案を作成しましょう。 社内規程の草案は、書籍や他社の規程を参考にしたり、テンプレートを利用したりして作られます。草案を作る過程で専門家や関係部署との間の協議を重ね、内容をより良くしていきます。 草案作りは固定化された人数ではなく様々な人を巻き込むことで、広い視点が得られやすくなります。結果、洗練された社内規程を作成することができるのです。 ステップ4｜社員に周知させる 最後に、社内規程が承認されたら、全社員に周知しなければなりません。 必要に応じて社内規程に関する説明や研修、質疑応答を実施し、社員との間で認識内容に相違がないか確認することが重要です。大規模な会社の場合、メールなどでは都度周知に時間がかかるため、「ナレカン」のような情報共有ツールを使うのも一つの手です。 また、社員に周知させた後でも常にフィードバックや改善点を踏まえた定期的な内容の見直しを実行するようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内規程作成のコツ ここでは、社内規程作成のコツをご紹介します。社内規程を作成する場合には以下の2点を取り入れると簡単かつしっかりとした社内規程が作れます。 （1）内容を細部まで吟味する 社内規程作成のコツ1つ目は、内容を細部まで吟味することです。 社内規程は、会社側が必要な規定を追加できるため自由度は高い一方で、気付かぬうちに内容が法に触れてしまっている可能性があります。また、社内規程の中に専門用語が多く使用されると、社員が読んでも内容が理解できないということもあります。 そこで社内規程は、　法律の専門家に確認してもらったり、誰が読んでも分かりやすい内容であるかを確かめたりしましょう。このように、社内規程の作成において、内容を複数人で慎重に検証する機会を設けることは大切なのです。 （2）テンプレートを利用する 社内規程作成のコツ2つ目は、テンプレートを利用することです。 社内規程を一から作成するとなると、フォーマットや書き方を決めたり、探したりするのに時間がかかります。一方で、事前に用意されているテンプレートを使えば、内容を軽く修正するだけで短時間で社内規程を作成することが可能になります。 このように、テンプレートを利用すると社内規程の草案の作成時間を短縮させ、内容の吟味にかける時間を増やせます。そのため、社内規程の作成に時間をかけられない企業であっても、内容の整合性が取れている社内規程が作れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】社内規程作成に使えるテンプレート2選 ここでは、社内規程作成に使える無料のテンプレート2選をご紹介します。社内規程のテンプレートを探している方は必見です。 厚生労働省が提供する賃金規程の雛形 こちらは、厚生労働省の「スタートアップ労働条件」というサイトが提供するWord形式の賃金規程のテンプレートです。 賃金規程に関する文章はすでに記載されており、金額や数字のみ穴埋めすれば簡単に作成できます。また、記載上の注意についてまとめられた文書もあるので、参考にすれば法律の知識の有無を問わず誰でも正しい賃金規程が作れます。 スタートアップ労働条件｜賃金規程の詳細はこちら 在宅勤務に関する規程のサンプル こちらは、厚生労働省の愛知労働局が提供するWord形式の在宅勤務に関する規程のテンプレートです。 在宅勤務の対象者や休憩時間等の労働時間、業務報告、給与など在宅勤務に関して必要な条文が全て揃っているため、少し手を加えるだけで完成します。在宅勤務はとくに勤務時間等でトラブルになりやすいので項目漏れのないテンプレートの利用がおすすめです。 厚生労働省 愛知労働局｜在宅勤務規程例（ワード版）こちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】社内規程を効率的に管理する方法 以下では、作成した社内規程を効率的に管理する方法をご紹介します。 社内規程とは、会社の方針や考え方を共有したり、トラブル時に不確実性を減らしたりするために必要です。そのため、テンプレートなどを利用して素早く社内規程を作成していきましょう。 一方で、社内規程は作成した後に適切に管理し、いつでも確認できる状態にしておくことも重要です。したがって、すぐに見つけられるように高度な検索機能を備えたツールを使って管理すべきなのです。 結論、自社が導入すべきは、“平均0.2秒”で“ヒット率100％”を誇る超高精度な検索機能を備えるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、ChatGPTのような生成AIを用いた検索機能を備えており、誰でも瞬時に必要な社内規定を見つけられます。また、質問機能で他のメンバーに不明点を聞けるため、疑問がすぐに解消されるうえ、過去の問い合わせをナレッジとして残しておけます。 超高精度な検索機能で社内規定を探せるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内規程の作り方や無料テンプレートまとめ これまで、社内規程の作り方やコツ、テンプレートを中心にご紹介しました。 社内規程を作るためには、社内規定の洗い出しや草案の作成などいくつかのステップを踏む必要があります。その過程で、数多くの社内規定案が出てくるため、適切に管理していないとどれが追加すべき項目なのか判別できなくなってしまう恐れがあります。 そこで、修正前の案や修正後の案というように社内規定を分類して管理できるツールを導入しましょう。また、すぐに確認したい社内規定を見つけられるように、高度な検索機能が搭載されているツールが望ましいです。 結論、自社が導入すべきは検索スキルに依存せず、自然な言葉で質問できるAI検索を備えた「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、社内規程をスムーズに作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【フォーマットあり】社内通達とは？社内文書の書き方や例文を紹介！

就業規則とは、従業員の賃金や労働時間、職場内におけるルールなどをまとめた規則のことです。常時10人以上の従業員を雇用している場合は、労働基準法の規定により就業規則の提出が義務付けられています。 しかし、「就業規則をどのように作成すればよいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、就業規則の無料テンプレートと注意点を中心にご紹介します。 就業規則をテンプレートを使って簡単に作成したい 就業規則を運用するうえでの注意点があったら知りたい 就業規則が「どこにあるかわからない」という状態を解消したい という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な就業規則のテンプレートが見つかるだけでなく、どのように運用すべきなのかも分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 簡単解説｜就業規則とは1.1 就業規則とは1.2 就業規則を作成するメリット2 【中小企業要注意】就業規則は何人以上の企業で必要？3 就業規則に記載すべき内容とは4 【無料】就業規則のWordテンプレート・ひな形4選4.1 （1）厚生労働省のモデル就業規則4.2 （2）正社員の労働条件に関する労務ドットコムのフォーマット4.3 （3）労働規則への意見書で使える日本の人事部のテンプレート（同意書）4.4 （4）あべ社労士・中小企業診断士事務所によるパートの就業規則の雛形5 【4ステップ】就業規則の作成方法6 就業規則を作成したあとの2つの注意点6.1 （1）周知の義務6.2 （2）法改正に合わせた見直し7 業種別に注意すべき要点とは8 最も簡単に就業規則を記録・周知・修正できるツールとは8.1 就業規則を周知させて社内のナレッジに即アクセスできる「ナレカン」8.2 【簡易版】ナレカンで使える就業規則フォーマット9 就業規則無料テンプレートと注意点のまとめ 簡単解説｜就業規則とは ここでは、就業規則の概要と作成するメリットをご説明します。就業規則の作成前に必ず以下の内容を押さえるようにしましょう。 就業規則とは 就業規則とは「従業員の労働条件」や「職場内でのルール」をまとめた規則のことです。 労働基準法第89条の規定により、常時10人以上の従業員を雇用している企業は、就業規則の作成および届出が義務付けられています。なお、従業員にはパートタイム労働者やアルバイトも含まれています。 また、就業規則は事業主が作成するものですが、労働者の知らない間に一方的に労働条件が変更されることがないようにしなければなりません。そのため、就業規則を作成・変更する場合は、労働者の代表の意見を聞く必要があります。 参照: e-gov法令検索｜労働基準法 第八十九条 就業規則を作成するメリット 就業規則を作成するメリットには以下の3つがあります。 働きやすい環境が整備できる 労使・従業員間での守るべきルールや行動基準が明確になり、一人一人が組織の中でのどういった振る舞いをすべきか決めやすくなります。 業務上のトラブルを防止できる 就業規則があれば、違反した人に処罰が不当であると訴えられた場合でも、正当な処分であると主張することが可能です。 助成金の申請ができる場合がある 一部の助成金においては、申請要件に就業規則の作成が設けられていることがあります。 以上のように、就業規則は会社を良好に経営していくために必要不可欠なものなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【中小企業要注意】就業規則は何人以上の企業で必要？ 法律上、就業規則は10人以上の企業で義務付けられています。 就業規則を作ることで、労働条件や規則をめぐる雇用主と労働者のトラブルを未然に防ぐことができ、両者にとって働きやすい職場環境を整えられます。 従業員が10人未満の企業は就業規則作成の義務はありませんが、「労働上のトラブルを避けられる」という就業規則の役割から考えて、作成することが推奨されているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 就業規則に記載すべき内容とは 就業規則に記載すべき内容は、「絶対的必要記載事項」「相対的必要記載事項」「任意的記載事項」の3つに分類されます。 まず、就業規則に必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」の内容は以下の通りです。 労働時間に関する事項 賃金に関する事項 退職・解雇に関する事項 次に、会社として制度を定める場合に必ず記載しなければならない「相対的必要記載事項」の内容は以下の通りです。 退職手当に関する事項 臨時の賃金（賞与）、最低賃金額に関する事項 食費、作業用品などの負担に関する事項 安全衛生に関する事項 職業訓練に関する事項 災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項 表彰、制裁に関する事項 そのほか全労働者に適用される事項 最後に、「任意的必要記載事項」については法的な規制がないため、会社が独自に定めることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】就業規則のWordテンプレート・ひな形4選 ここでは、就業規則の代表的なテンプレート・ひな形をご紹介します。以下を参考にしながら、自社に合った就業規則を作成しましょう。 （1）厚生労働省のモデル就業規則 こちらは、厚生労働省が提供しているモデル就業規則のテンプレートです。 資料の冒頭には、就業規則の内容や手続きに関する解説も記載されているので、初めて作成する方は参考にしましょう。 厚生労働省のテンプレートはこちら （2）正社員の労働条件に関する労務ドットコムのフォーマット こちらは、労務ドットコムが提供する就業規則のテンプレートです。 最低限の内容が記載された汎用性の高いひな形で、さまざまな場面で活用できます。また、Word形式だけでなくPDF形式でもダウンロード可能です。 労務ドットコムのテンプレートはこちら （3）労働規則への意見書で使える日本の人事部のテンプレート（同意書） こちらは、日本の人事部が提供する就業規則への意見書のテンプレートです。 就業規則を変更する場合は、労働者側からの意義の有無といった同意書が必要なので、参考にしましょう。無料の会員登録をするとダウンロードできます。 日本の人事部のテンプレート（同意書）はこちら （4）あべ社労士・中小企業診断士事務所によるパートの就業規則の雛形 こちらは、あべ社労士・中小企業診断士事務所が提供するパートタイマー就業規則のテンプレートです。 パートタイム労働者には労働時間や福利厚生などにおいて正社員とは異なる就業規則が必要になります。このテンプレートには必要な規則が全て記載されており、企業ごとに具体的な数値を変更するだけで就業規則として利用できます。 あべ社労士・中小企業診断士事務所のテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【4ステップ】就業規則の作成方法 就業規則の作成にあたって以下の4つの手順を踏む必要があります。 就業規則の原案を作成する まず、企業の労部部門が中心となって自社の現状から必要となる規則を洗い出します。テンプレートや厚生労働省のモデル就業規則などを利用しながら、慎重に原案を作成しましょう。 過半数労働組合または過半数代表者に意見を聴く 「従業員の代表」または「従業員が過半数を占める労働組合」から意見を聴取し、内容のすり合わせを実施します。 意見書を添付して労働基準監督署に届け出る 従業員代表の意見をまとめた「意見書」を作成した就業規則とともに提出します。 従業員に周知する 届出が完了したら、就業規則の内容を従業員に周知させます。職場で見やすい場所や手の届きやすい場所に配置したり、書面や社内システムを活用したりといった方法をとりましょう。 以上より、就業規則を作成するときには、会社の上層部だけではなく、従業員との意見交換も重要です。双方にとって適切な就業規則を作成して、労働環境を整えていきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 就業規則を作成したあとの2つの注意点 ここでは、就業規則を作成し届け出たあとに注意すべき点を紹介します。就業規則を作成・届出しても、以下の2つの注意点を見落とすと罰則対象になる場合があるので気をつけましょう。 （1）周知の義務 1つ目の注意点は、就業規則を作成したあとに従業員への「周知の義務」がある点です。 就業規則を作成して届出をしたら、従業員に「周知」することではじめて効力を持ちます。ここでの周知とは、作成や変更したタイミングで知らせるだけでなく、「従業員が確認したいときに、いつでも確認できる状態であること」とされています。 以上のように、労働基準法106条で周知が義務付けられているので、作成した就業規則をいつでも確認できる環境を整えましょう。そこで、超高精度に検索できる「ナレカン」のようなITツールを使うと、必要な時にすぐに欲しい情報が見つかります。 参照: e-gov法令検索｜労働基準法 第百六条 （2）法改正に合わせた見直し 2つ目の注意点は、就業規則を作成したあとには「法改正に合わせた見直し」が必要な点です。 近年の働き方改善を重視する動きに伴い、人事や労務に関連する法改正は毎年のように実施されています。そこで、法改正に合わせて就業規則を見直して、適切に修正することが求められるのです。 就業規則を見直さなかったことが原因で、残業代の支払いや不当解雇を理由に企業が訴えられた事例もあるため、法改正に応じて常に最新版にアップデートしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業種別に注意すべき要点とは ここでは就業規則を作成するうえで、とくに注意すべき業種と必要事項を紹介します。自社の就業規則に明記されているか確認しましょう。 人材派遣業 IT企業 IPO（株式公開） 運送業 建設業 飲食・販売業 製造業 病院など医療関係 採用・異動 ・研修時に問題があったら登録を解除する ・派遣先の指揮命令に従う ・トラブルが生じた場合の窓口を明確にする ・在職中はもちろん、退職後まで機密保持責任を明記する ・就業規則だけですべてを規定できないため、個別で細かく規定する ・拘束時間が長く、自動車事故による使用者責任の追及があるため、社員の健康管理体制に十分配慮する ・拘束時間が長く、重機や工具の取扱は事故のもとになるため、安全衛生面から厳格に管理する規定を定める ・特になし ・特になし ・深刻な人手不足であるため、福利厚生や退職金制度を見直す 服装規律 ・派遣先の就業規則に従う ・特にないが、身だしなみを保つための規定はあるべき ・特になし ・特になし ・特になし ・貴社の求めるレベルで具体的に規定する ・特になし ・特になし 賃金 労働契約書で詳細に決めておき、昇給、賞与、退職金まで明示する ・入社試験を行った上で採用を決定する ・特になし ・残業代未払いがないようにする ・賃金規程と実態は合致させる ・残業代の算出を工夫する ・どの職種にも残業代を適切に支払う規定を出す ・特殊な技術、発明、特許においては、規定で定める ・特になし 労働時間・休暇 ・派遣先の就業規則に従うと明記する ・変形労働時間制、フレックス制が適用されるときは派遣元と相談する ・労働時間が長時間になる際、変形労働時間制やみなし労働時間制などを検討する ・法定の労使協定・届け出はもれなく実施する ・労働時間を適切に管理する ・過重労働などの健康管理に配慮する ・定休日がない、24時間のシフト制の場合、変形労働時間制を導入する ・労働時間の取扱に注意する ・安全衛生教育を行う規定を明記する ・定休日がない、24時間のシフト制の場合、変形労働時間制を導入する 退職・解雇 ハラスメント ・正規社員同様に手続きなどを具体的に明記する ・詳細に規定を出す ・労使トラブルが多発しやすいため、細部まで規定する ・運航者心得、車両管理、自動車事故に関する規定を明示する ・何事も上司に報告する社内体制を就業規則で明示する ・引継ぎを含めた退職の具体的手続きを明確に定める ・再雇用制度、賃金・退職制度の見直しをする ・在職中はもちろん、退職後まで機密保持責任を明記する 参照: かとう事務所 就業規則について詳しく知りたい方 業種別に注意する 上記の表を参考に、就業規則の記載すべき項目に抜け漏れがないか繰り返しチェックしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 最も簡単に就業規則を記録・周知・修正できるツールとは 以下では、最も簡単に就業規則を記録・周知・修正できるツールをご紹介します。 就業規則は常時10人以上いる会社では作成が義務付けられていますが、一から作成するとなると膨大な手間暇がかかり、業務時間を圧迫してしまいます。また、作成・修正後に直ちに周知されなければ、社員の誤解によるトラブルに発展する恐れがあります。 そこで、就業規則の作成や項目の追加を効率的にするために、テンプレートの保存ができるITツールを導入しましょう。また、「従業員全員がリアルタイムで更新を確認できる状態」を作れるツールであれば、周知義務を果たすことが可能です。 結論、就業規則を運用するなら、就業規則の作成を円滑化し、リアルタイムの情報を得られるアプリ「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、保存したテンプレートをいつでも呼び起こせるので就業規則を短時間で作成できます。また、作成・更新した就業規則を「コメント」で任意のメンバーに知らせられるうえに、既読機能で誰が読んだかまでわかるのです。 就業規則を周知させて社内のナレッジに即アクセスできる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの機能＞ 簡単に編集できる ナレカンに書いた情報は簡単に編集できます。就業規則を変更するための煩雑な手間を省いて、スムーズに情報をメンバーに共有可能です。 コメント機能 ナレカンに書いた就業規則の情報に対して、メンバーがコメント機能で簡単に質問する機能があります。そのため、同じ質問に重複して対応せずに、疑問を即座に解消できる点がメリットです。 【簡易版】ナレカンで使える就業規則フォーマット 以下では、ナレカンで使える就業規則フォーマットを紹介します。 第1章　総則 （目的） 第1条　この規則は○○株式会社の従業員の労働条件、服務規則その他の就業に関する事項を定めたものである。 第2条　この規則の定めのない事項においては、労働基準法その他の法令で定められたものとする。 第2章　採用・異動等 （採用手続き） 第3条　会社は、就職希望者のうちから選考して、従業員を採用する。 （採用時の提出書類） 第4条　採用された従業員は、以下のものを2週間以内に提出する。 ①誓約書 ②住民票記載事項の証明書 ③年金手帳・雇用保険被保者証 ④免許証 ⑤会社が求めた書類 （試用期間） 第5条　新たに採用を受けたものは、採用日から〇カ月を試用期間とする。また、試用期間中に従業員として不適切とみなされたものは、解雇する場合がある。 （人事異動） 第6条　1.会社は、業務上必要に応じて、また、従業員の健康状態に応じて、社員に対して就業する場所・業務を変更する場合がある。2.異動を命ずるにあたっては、事前に職場・職務・時期等を連絡する。社員は、正当な理由なくしてはこれを拒むことはできない。 第3章　業務 （就業時間） 第7条　土日祝日は休業とする。平日10:00~19:00とする。 （仕事内容） 第8条　クライアントの接待全般 （給与） 第9条　月収30万　昇給あり （退職解雇） 第10条　労働者は契約当期中でも本人都合により雇用契約解除できる。会社は契約当期中でも業務都合等により雇用契約を解除できる。 ナレカンの「記事」にコピー＆ペーストした後に、文字サイズやカラーを調整することも可能なので、必要に応じて体裁を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 就業規則無料テンプレートと注意点のまとめ これまで、就業規則の注意点や、就業規則の無料テンプレート・ひな形を中心にご紹介しました。 就業規則は、10人以上の従業員を雇用している場合、作成・届出・周知が義務付けられています。また、従業員が10人未満の場合も、同じ手順で周知すれば法的効力を発揮するので、従業員との労働上のトラブルを避けられるのです。 ただし、就業規則の周知には「従業員全員がいつでも確認できる状態にあること」が必須なため、すぐに見つけられるように管理する必要があります。また、法改正に伴って定期的に見直しをするので、無駄な手間をかけずに修正・変更できることも重要です。 そこで、就業規則の運用には、就業規則をナレッジとして一元管理して社員に共有し、高精度に検索できる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、就業規則を適切に運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【フォーマットあり】社内通達とは？社内文書の書き方や例文を紹介！

事業計画書とは、経営陣が「今後、事業をどのような方向で進めていくか」を可視化して、事業の立ち上げや継続に必要となる資金を調達するために必要となる資料です。作成された事業計画書は、企業の資金調達先である金融機関や投資者に提出されます。 しかし、「事業計画書を作成したいが、どのように作れば良いのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、事業計画書の書き方や必須項目、おすすめテンプレートを中心にご紹介します。 事業計画書の作り方や入れるべき項目が分からない テンプレートを使って、評価される事業計画書を作成したい 計画書をはじめとする、煩雑な書類管理から脱却したい という方はこの記事を参考にすると、自社に合った事業計画書のテンプレートが見つかるだけでなく、基本的な書き方や項目まで理解を深められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 事業計画書とは1.1 事業計画書を作成する目的1.2 経営計画書との違い2 ＜資金調達＞資金計画に便利なテンプレート2選2.1 【Excel】項目を追加できるシンプルな資金計画書2.2 【Excel】リスト形式で整理できる資金調達計画表3 ＜記入例あり＞事業計画書の無料テンプレート4選3.1 【Word・PDF】A4用紙1枚で作れる事業計画書フォーマット3.2 【Excel】資金や事業の見通しも記載できるテンプレート3.3 【Excel・PDF】融資につながりやすいテンプレート3.4 【PowerPoint】事業計画のプレゼンで役立つ事業計画書4 【4ステップ】わかりやすい事業計画書の書き方とは5 事業計画書には何を書くべき？8つの必須項目とは6 事業計画書を作成するときの注意点3つ6.1 （1）具体的な根拠が示せるか6.2 （2）編集しやすいか6.3 （3）適切に管理できるか7 【必見】簡単に事業計画書を作成・管理できるツール7.1 文書とファイルを見やすく管理できるツール「ナレカン」8 ＜事業計画＞事業計画に便利なフレームワーク8.1 PEST分析8.2 SWOT分析9 事業計画書に関するよくある質問9.1 事業計画書を書くタイミングは？9.2 事業計画書はどこで手に入る？9.3 事業計画書は個人事業主でも必要？10 分かりやすい事業計画書のテンプレートと書き方まとめ 事業計画書とは ここでは、事業計画書を作成する目的と経営計画書との違いを解説します。事業計画書を効果的なものにするために、以下の内容を押さえましょう。 事業計画書を作成する目的 事業計画書を作成する目的として「金融機関及び融資者への資金調達のアピール」が挙げられます。 事業計画書は、資金調達先の信頼獲得や判断材料として活用できます。口頭では伝えきれない詳細を文字や数値にして書き出すことで、先方の理解が深まり、融資につながる可能性が高まるのです。 事業計画書は第三者が読む資料なので、項目を漏らさず正確に書きましょう。 経営計画書との違い 事業計画書と経営計画書は、計画の対象範囲と期間において異なります。 事業計画書は、経営計画書の目標を達成するための短期的で具体的な戦術に関する計画書で、部署や部門などを対象にしています。 一方、経営計画書は、会社の将来像を明らかにする計画書であるため、対象範囲は全社に向けており長期的な戦略を書く必要があるのです。 このように、事業計画書と経営計画書とは計画の内容が違うため、しっかりと区別するようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜資金調達＞資金計画に便利なテンプレート2選 まず、事業計画書に記載する必要がある「資金計画」のためのテンプレート2選を紹介します。詳細な事業計画書を記載する前に、テンプレートに沿って資金計画を整理しましょう。 【Excel】項目を追加できるシンプルな資金計画書 こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、資金計画書のテンプレートです。 貸借対照表のような形式で「必要な資金」と、それに対する「借入先・金額」をシンプルに整理できます。足りない項目があれば、罫線を引き直したり、セルを追加したりすることで追加可能です。 項目を追加できるシンプルな資金計画書のダウンロードはこちら 【Excel】リスト形式で整理できる資金調達計画表 こちらは「みんなの飲食店開業」が提供する、資金調達計画書のテンプレートです。 「必要資金」と「調達方法」それぞれを、項目ごとにリスト形式で整理できます。必要な項目があらかじめ埋められているので、初めて記載するときも安心です。 リスト形式で整理できる資金調達計画表のダウンロードはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜記入例あり＞事業計画書の無料テンプレート4選 以下では、事業計画書におすすめの無料テンプレート4選を、記入例と併せて紹介します。前項で整理した資金計画と併せて、事業計画に必要な情報を埋めていきましょう。 【Word・PDF】A4用紙1枚で作れる事業計画書フォーマット こちらは、ビズ研が提供する事業計画書の無料テンプレートです。記入例は以下の通りとなります。 基本的な事業概要に加えて、商品やサービスのセールスポイント、創業時と比較した売上高などを記載できます。そのため、事業が継続するか否かを判断しやすいです。 A4用紙1枚で作れる事業計画書フォーマットのダウンロードはこちら 【Excel】資金や事業の見通しも記載できるテンプレート こちらは、Microsoftの提供する事業計画書の無料テンプレートです。記入例は以下の通りとなります。 事業内容のほかに「取引先・取引関係等」「必要な資金と調達方法」「事業の見直し」まで詳細に記載できます。表紙もついているので、事業計画に関する情報をひとまとめにして保管可能です。 資金や事業の見通しも記載できるテンプレートのダウンロードはこちら 【Excel・PDF】融資につながりやすいテンプレート こちらは、「日本政策金融公庫」が提供する、創業計画書のテンプレートです。 記載する項目は詳細ですが、サイト内に「業種ごとの記入例」が充実しているので書き方を把握しやすいです。また、日本政策金融公庫に融資を申し込むケースでは、こちらのフォーマットを使えば情報不足などの不備が起こりません。 融資につながりやすいテンプレートのダウンロードはこちら 【PowerPoint】事業計画のプレゼンで役立つ事業計画書 （画像引用：DREAM GATE【無料テンプレートあり】事業計画書をパワーポイントでつくる手順） こちらは、DREAM GATEが提供する、パワーポイント形式の事業計画書です。 一から作成することが難しいパワーポイントであっても、テンプレートに沿って情報を入力していくだけでわかりやすい事業計画書が作れます。事業計画を誰かに対して説明するときに使えます。ただし、ダウンロードには会員登録が必要なため注意が必要です。 事業計画のプレゼンで役立つ事業計画書ダウンロードはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【4ステップ】わかりやすい事業計画書の書き方とは テンプレートがあっても、正しい書き方が分かっていなければ、わかりやすい事業計画は作れません。そこで以下では、事業計画の書き方を4ステップで紹介します。 ステップ1｜目標を明確にする 事業を展開するに至った背景や考えを踏まえて、目標を明確にしましょう。また、事業は立ち上げて終わりではないので、数年後の具体的なビジョンを見据えておくことが大切です。 ステップ2｜方針を明確にする 次に「どの顧客層に対して・どのようなアピールをしていくか」について、方針を明確にしましょう。ただし、何となくの予測で方針を定めるのではなく、市場調査をするなど根拠となるデータを元に決めていく必要があります。 ステップ3｜事業計画を立てる 方針が明確になったら、具体的な事業計画を立てていきます。たとえば、事業を立ち上げるには資金はいくら必要になるのか、売上高の見込みはどのくらいなのか、リスク対策として何をすべきか、などが挙げられます。 ステップ4｜事業計画を資料にまとめる 最後に、立案した事業計画を資料に落とし込みます。資金調達先の信頼を獲得して、融資の審査を有利に進めるには「具体的な数値や根拠」を記載し、先方の理解を深めることがポイントです。 以上の4ステップに沿って事業計画の構成を整えていき、分かりやすい事業計画書を作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 事業計画書には何を書くべき？8つの必須項目とは 事業計画書に記載すべき8つの必須項目は以下です。 開業動機・目的 事業を始めることになったきっかけや、経緯、理念を記載します。後に記載していく「セールスポイントや社会的背景」などとの一貫性がなければなりません。 事業名・経営者のプロフィール 社名や事業形態、所在地、従業員数というように、会社の基本データを記載します。また、経営者の職歴や担当していた業務、実績など、今後の事業に活かせるスキルがあるかをアピールします。 セールスポイント 取り扱う商品やサービスのセールスポイントを記載します。事業の強みや特徴、競合優位性を詳しく記載して、同じような業種に対して、どのように差別化を図れるかをアピールしましょう。 社会的背景 ここでは、事業を通じて、社会にどのような影響を与えるか記載します。PEST分析「Political（政治面）、Economical（経済面）、Social（社会面）、Technological（技術面）」を用いると効果的です。 市場調査 需要のある市場環境・規模であるかの調査結果や成長の見込みを書きます。グラフや適宜表などがあると、視覚的理解につながりやすいです。 マーケティング戦略 適切なマーケティング戦略がなければ、良い商品であっても売上につながりません。そのため、取り扱う商品やサービスの「価格」「広告手段」「流通チャネル」を事前に想定しておく必要があります。 資金計画 事業にどのくらい資金が必要になるのか記載します。とくに、新規で立ち上げる場合は、初期費用に加えて、開業後半年で必要となる費用、自己資金、いくら融資してもらう必要があるのかを、詳細に書きましょう。 リスクと解決策 金融機関や融資者の信用を獲得するための重要ポイントとなります。そのため、十分に検討を重ねたうえで、具体的な対策を記載しましょう。 以上8つの項目それぞれに、情報の過不足がないように記載しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 事業計画書を作成するときの注意点3つ 以下では、事業計画書を作成するときの注意点を3つ解説します。以下の注意点を押さえて、事業計画書の作成に取り組みましょう。 （1）具体的な根拠が示せるか 1つ目の注意点は、具体的な根拠が示せるかという点です。 事業計画書において、売上や経費を数値で設定するときに実現可能であることを具体的な根拠で示せないと、計画が途中で頓挫してしまう恐れがあります。一度計画が失敗してしまうとコストや資源の面で会社にとって大きな損失になります。 そのため、根拠の伴った実現性のある計画を立てることが大切なのです。計画を立てるのが難しい場合は、専門家などに相談するようにしましょう。 （2）編集しやすいか 2つ目の注意点は、編集や更新がしやすいかという点です。 事業計画書の作成に使用されてきたWordやExcelでは、いちいちファイルを開いたり、こまめに保存しなければならず面倒だと言えます。さらに、修正前と後を比較するには、印刷するか、ファイルを複製する必要があるなど手間がかかるのです。 以上のように、編集や更新がしづらいと担当者のストレスやミスにつながる可能性があるため注意しましょう。 （3）適切に管理できるか 3つ目の注意点は、データを適切に管理できるかという点です。 事業計画書には、今後の事業に関する社外秘情報が掲載されているので、情報が流出する事態は避けなければなりません。また、どこに管理されているかが分からない状態では、必要なときにすぐに内容を確認することができないのです。 以上のことから、事業計画書は作成して終わりではなく、適切に管理する必要があります。しかし、ファイルの中身やバージョンが分かりづらいWordやExcelファイルは管理に適していません。 そのため、事業計画書は必要な情報を検索機能ですぐに見つけ出せる「ナレカン」のようなツールを使って管理しましょう。また、ナレカンは多階層の「フォルダ」を備えているので、社内の情報を構造化して、見つけやすい状態で保管できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】簡単に事業計画書を作成・管理できるツール 以下では、簡単に事業計画書を作成・管理できるツールを紹介します。 WordやExcelを使って事業計画書を作成すると、ファイル数が多くなるにつれて管理が煩雑になりがちです。たとえばクラウドストレージだとフォルダの階層が深くなり、ファイルが埋もれて探すのに時間がかかります。 しかし、事業計画書は融資を申し込む際に提出しなければならないので、最終的にはExcelなどのファイル形式にまとめる必要があります。つまり、作成したファイルは、クラウドストレージ以外のツールで、見つけやすく整理しておく必要があるのです。 結論、Excel・Wordのようなファイル形式の管理には、ノートを使って計画書内容を簡単に管理し、必要な情報をすぐに見つけ出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、事業計画の詳細をテキストで残しつつ、ファイル形式の事業計画や資料も添付して管理できるので、情報が埋もれません。また、超高精度の「キーワード検索」や「ファイル内検索」によって必要な情報がすぐに見つかります。 文書とファイルを見やすく管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜事業計画＞事業計画に便利なフレームワーク ここでは、事業計画を立てるときに便利なフレームワークを紹介します。事業計画書に書く内容に悩んだ際は、こちらを参考に整理しましょう。 PEST分析 こちらは「テンプレートBANK」が提供する、PEST分析をする際に便利なテンプレートです。 PEST分析とは、「自社を取り巻く外部環境」を分析するのに使われるフレームワークです。具体的には、外部環境を以下の4つの項目に分解して、それぞれが自社にどのような影響を及ぼすかを書き出していきます。 政治（Politics） 経済（Economy） 社会（Society） 技術（Technology） 上記の切り口から分析することで、自社を取り巻く「社会的背景」と「自社がもたらす影響（セールスポイント）」を明確にすることができます。 テンプレートBANKのダウンロードはこちら SWOT分析 こちらは「テンプレートBANK」が提供する、SWOT分析をする際に便利なテンプレートです。 SWOT分析を使うと、自社や製品・サービスに対する、内部環境/外部環境それぞれからの「好影響」「悪影響」を分析できます。SWOT分析で分類する項目は以下の通りです。 ＜好影響＞ ＜悪影響＞ 内部環境 強み（Strength） 弱み（Weakness） 外部環境 機会（Opportunity） 脅威（Threat） 以上のフレームワークで分析すると、自社の製品・サービスのセールスポイントと課題点を把握でき、ブラッシュアップにもつながります。分析結果をもとにアイデアを磨くことで、「成長の見込み」に説得力がある事業計画を作成可能です。 テンプレートBANKのダウンロードはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 事業計画書に関するよくある質問 以下では、事業計画書に関するよくある質問と、その答えをまとめています。事業計画書の作成をスムーズに進めるためにも、できるだけ疑問は解消しておきましょう。 事業計画書を書くタイミングは？ 事業計画書を書くタイミングは大きく分けて3つあります。 それは、「起業（開業）を決めたとき」「融資を申し込むとき」「会社経営において、軌道修正が必要になったとき」です。資金調達に加えて、自社分析や市場・競合などの外部環境の分析をもとに、客観的に事業内容を整理するときにも活用できます。 事業計画書の作成は義務ではありませんが、融資を募るときはもちろん、事業内容を客観的に確認したい場合など、必要に応じて作成することをおすすめします。 事業計画書はどこで手に入る？ 事業計画書を手に入れる方法は、主に2つあります。 1つ目はネット上で検索して、本記事のようにテンプレートを紹介しているサイトからダウンロードする方法です。この方法では、記載しやすいフォーマットを選べますが、提出先の金融機関に正しく受理されるかを確認する必要があります。 2つ目は、各種公的機関や認定支援機関などの専門機関に問い合わせる方法です。より正式なフォーマットを手に入れたい方は、以下のようなサイトからも事業計画書のフォーマットを入手できます。 日本政策金融公庫 日本政策金融公庫は、融資もおこなっている政府系の金融機関です。こちらのサイトには、創業に必要な様々な書式が用意されています。 参考：日本政策金融公庫｜各種書式ダウンロード 各自治体のホームページ 創業を計画している自治体のホームページからも、事業計画書のフォーマットを入手できます。たとえば、以下は名古屋市のサイトに記載されている例です。 参考：名古屋市｜名古屋市創業支援ガイドブック 以上の情報を参考にして、申請に適したテンプレートを入手しましょう。 事業計画書は個人事業主でも必要？ 個人事業主は開業届があれば事業を始められるため、必ずしも事業計画書が必要な訳ではありません。 しかし、事業計画書は資金調達を行うときや事業内容を客観的に見つめ直すときなど、さまざまな場面で役立ちます。そのため、個人事業主でも作成しておいて損はありません。 このように、経営から収支の管理まで個人で行う必要がある個人事業主こそ、事業計画書を作成して、事業を客観的に見つめる必要があると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 分かりやすい事業計画書のテンプレートと書き方まとめ ここまで、分かりやすい事業計画書の作成手順を中心に紹介しました。 事業計画書は「事業の目的や方針を明確にしたうえで、計画を立てる」というステップでスムーズに作成できます。ただし、金融機関や投資者に書類を提出するため、WordやExcelを使う必要があるものの、データへのアクセス性が悪いことが懸念点です。 そこで、「ノート型ツール」に事業計画書を添付し、詳細情報を直接記載して保管すれば、ストレスなく関連情報にアクセスできます。また、事業は計画書に記載した内容に沿って進めていくため、作成した書類をいつでも簡単に見つけ出せるツールであることが大前提です。 結論、自社が使うべきなのは、事業に関する情報を”記事（ノート）”にまとめるだけで、簡単に情報管理・検索ができるツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、事業計画書の作成をスムーズに進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【フォーマットあり】社内通達とは？社内文書の書き方や例文を紹介！

社内通達は、社内の重要な変更や命令を伝えるものであり、全社へ確実に伝わるようにしなくてはなりません。 しかし、「社内通達の書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内通達の書き方や例文を中心に紹介します。 社内文書を書く上でのルールを確認したい 例文やテンプレートをもとに効果的な社内通達文書を作りたい 社内文書を簡単に作成・管理できるツールがあれば知りたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内文書の書き方や作成ポイントだけでなく、作成した社内文書の適切な管理方法まで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内通達の概要1.1 社内通達とは1.2 社内通達文書の項目2 【例文あり】社内通達文書の種類2.1 （1）通知・案内に関する通達2.2 （2）稟議・提案に関する通達2.3 （3）届出・報告に関する通達2.4 （4）指示・指令に関する通達2.5 （5）記録に関する通達3 メールでの社内通達文書の書き出し4 社内通達を簡単に作成・共有できるツール4.1 【必見】社内通達に効果的な情報共有ツール「ナレカン」5 社内通達の書き方や例文まとめ 社内通達の概要 以下では、社内通達についてわかりやすく解説します。社内文書の目的や項目を理解し、効果的な社内文書作成に役立てましょう。 社内通達とは 社内通達とは、役職者が全社員または特定のメンバーに向けて、企業の方針や決定事項、手続きに関するお知らせをすることです。 たとえば、「人事異動」や「ITシステムの採用・変更」といった重要な情報を通達します。 社内通達は、社内ルールや規定の策定・改定を全社に伝えるために重要なのです。 社内通達文書の項目 社内通達文書には、厳密な書き方の決まりはありません。しかし、重大なお知らせを伝える文書なので、以下の5つの項目を漏れなく記載して「誰にでも理解できる文書」を作成しましょう。 日付・宛先 書き出しには、通達発信の日付と宛先を記載します。基本的に、日付には和暦を使用し、宛先は役職とフルネームを明記します。 通達者名 通達を発信する通達者名を記載します。通達者名も役職とフルネームを明記しましょう。 表題 通達の表題を記載します。表題は中央寄せで、簡潔に内容をまとめて書きます。 通達内容 通達内容を記載します。通達内容には決定に至った経緯は記載せず、決定している事項だけを簡潔に記載することを意識しましょう。 連絡事項 通達を受けたメンバーに実行して欲しい項目があれば、箇条書きで記載します。箇条書きの前に中央寄せで「記」、後ろに一行空けて右詰めで「以上」と加えます。 上記の社内通達文書の基本的な項目を記載したうえで、共有する前に抜け漏れがないか確認をしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】社内通達文書の種類 以下では、社内通達文書の種類を5つ紹介します。目的に合った通達文書の作成に役立ちます。 （1）通知・案内に関する通達 1つ目は、通知・案内に関する通達です。上図は、Microsoftのテンプレートによる「社内イベントの通知文書」です。 「社内イベント」や「企業の業績発表や株主総会」といった重要な情報や決定事項を社内全体に知らせるための文書です。日付や場所といった必要な情報を正確に、過不足なく伝えましょう。 Microsoftのテンプレート｜社内イベントの通知文書 （2）稟議・提案に関する通達 2つ目は、稟議・提案に関する通達です。上図は、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる「新規取引の稟議文書」です。 「社内制度」や「新規システムの導入」の決定を行う前に、意見や提案をメンバーから集めるための文書です。いつまでに承認して欲しいかを明確にします。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロード｜新規取引の稟議文書 （3）届出・報告に関する通達 3つ目は、届出・報告に関する通達です。上図は、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる「有給休暇届の文書」です。 「有給休暇届、退職届」や「事故やトラブルの発生」といった特定の出来事や状況を会社に報告するための文書です。事故やトラブルの発生原因や解決方法を残すことで、社内ナレッジを蓄積することにつながります。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロード｜有給休暇届の文書 （4）指示・指令に関する通達 4つ目は、指示・指令に関する通達です。上図は、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる「指示書」です。 「新しい業務フロー」や「緊急時の対応手順」といった特定の業務の実施を命令するための文書です。業務を円滑に進められるように指示内容や手順を分かりやすく伝えることが重要です。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロード｜指示書 （5）記録に関する通達 5つ目は、記録に関する通達です。上図は、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる「会議の議事録」です。 「打ち合わせの議事録」や「月次や四半期の業務実績」のように、社内情報を共有するために記録する文書です。後から見返しても理解ができるように、過不足なく情報を記入しましょう。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロード｜会議の議事録 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールでの社内通達文書の書き出し ここでは、メールでの会議のご案内の書き出しについて説明します。メールで社内通達をするときの挨拶文に悩んでいる方は必見です。 件名：「【11月10日】販売会議のご案内」 営業部　各位（社内各位） お疲れ様です。 ○○部　△△です。 標題の件につきまして、11月度の営業会議を下記の通り開催いたします。 なお、営業部門の方につきましては必ずご出席賜りますようお願い申し上げます。 どうぞよろしくお願いいたします。 記 ①日時：11月7日（木）10:00~16:00 ②場所：東京本社theブックタワー3F会議室 ③アジェンダ： 10:00~10:30 A事業部 販売状況の報告（○○部長） 10:30~11:00 B事業部 販売状況の報告（○○課長） 11:00~12:00 担当報告（各担当15分×4名） 12:00~13:00 ・・・ 以上 ○○部　△△ メールアドレス：～～ 電話番号：～～ このように、メールで社内文書を通達するときは書き出しに「お疲れ様です」などの軽い挨拶を加え、伝えるべき項目を抜け漏れなく記載しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内通達を簡単に作成・共有できるツール 以下では、社内通達に役立つ情報共有ツールを紹介します。 社内通達は、重要事項を確実に周知するため、全員にわかりやすく抜け漏れのない文書作成が求められます。しかし、社内通達を作成するたびに一から文面を作成していては時間がかかります。 そこで、テンプレートを活用したり過去に作成した社内通達書を参考にできると、社内通達書の作成の手間が省けるのです。ただし、テンプレートをWordやExcelなどのファイルで管理していると、必要なときにすぐに探し出せません。 そのため、テンプレートを部署内にすばやく共有し、過去の作成例も簡単に検索できる情報共有ツールを導入しましょう。結論、社内通達に最適なのは、文書の作成から共有までを一元化でき、情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンは”ヒット率100％”の超高精度検索を備えているため、目的の情報をすぐに見つけられます。また、ナレカンの「記事」には、テンプレート機能が備わっており、よく利用する文書の型を素早く呼び起こせるため、フォーマットを統一できます。 【必見】社内通達に効果的な情報共有ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内通達の書き方や例文まとめ ここまで、社内通達文書の書き方や例文をご紹介しました。 社内通達文書には届出や指示書など、さまざまな種類があります。どの種類でも、情報を過不足なく、かつ簡潔に記載する必要があります。 また、メールやWordで社内通達を作成すると「テンプレートを探す手間がかかる」「過去の作成例を参考にしづらい」といったデメリットがあり非効率です。したがって、社内通達文書を簡単に作成・共有できるツールを活用しましょう。 結論、自社が導入するべきツールは文書の作成から共有・管理まで一元化し、情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。また、ナレカンはテンプレート機能を備えているため一から文書を作成する必要もありません。 ぜひ「ナレカン」を導入して、社内通達の作成・共有にかかる時間を短縮させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【テンプレートあり】事業計画書の書き方や項目、記入例まで紹介！ 【10人未満～大企業に対応】就業規則の無料テンプレート・ひな形を紹介 社内規程の作り方とは？コツや無料で使えるテンプレートも紹介！　 業務フロー図の作り方とは？フローチャートの無料テンプレートも紹介 【無料】Excel・PowerPoint・Wordで使える組織図のテンプレート 稟議書テンプレート4選！通りやすい稟議書の書き方を例文付きで紹介！ 【無料テンプレート】申請書の書き方や管理におすすめのツールを紹介 社員名簿の書き方とは？無料で使えるExcelテンプレートも紹介 始末書とは？作り方のコツやおすすめのテンプレートを紹介

社内の文書を適切に保管しなければ、重要な資料が埋もれてしまったり、古い情報が混ざってしまったりするリスクが高まります。そこで、文書管理台帳に記録を残せば、社内で保管する書類を一覧化できるので整理しやすくなります。 しかし、なかには「文書管理台帳を作りたいが、記載すべき項目が分からない」と悩む方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選やおすすめのツールを中心にご紹介します。 目的ごとに文書管理台帳のテンプレートがほしい 効果的な文書管理台帳の作り方が知りたい 現状の管理方法に限界を感じるため、解決できるツールや方法を知りたい という方はこの記事を参考にすると、文書管理台帳を簡単に作成・管理する方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 文書管理台帳とは2 【Excel】文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選2.1 記載項目が充実しているテンプレート2.2 改版日が5枠あるテンプレート2.3 保存期間が分かりやすい縦型のテンプレート3 文書管理台帳に記載すべき項目4 文書管理を上手に行う5つの方法4.1 (1)文書に管理番号を付ける4.2 (2)マニュアルを作成する4.3 (3)関係者へ適切に共有する4.4 (4)適切に情報を更新する4.5 (5)保存期間に合わせて書類を整理する5 【注意】Excelで文書を管理するデメリット6 【必見】文書管理台帳を簡単に管理できるおすすめのツールとは6.1 高セキュリティで情報に即アクセスできる「ナレカン」7 文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選まとめ 文書管理台帳とは 文書管理台帳とは、社内文書の「文書名や作成・更新日、保存場所や保管期間」を記載した一覧表を指します。 台帳で文書を管理することで、「目的の文書の保管場所が分かりやすい」「期限を守って保存できる」メリットがあります。とくに、保存すべき期間が法律で決まっている法定保存文書は適切な管理と、慎重な取り扱いが求められるのです。 そこで、文書管理台帳で文書の情報を一元管理すれば、書類の整理がしやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Excel】文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選 ここでは、文書管理台帳の作成に役立つExcelテンプレートを3つご紹介します。短い時間で効率的に文書管理台帳をつくりたい方は必見です。 記載項目が充実しているテンプレート こちらは、文書に関する記載項目が充実しているExcelテンプレートです。 ファイル名や保管場所だけでなく、作成部署や公開レベル（編集・閲覧の可否）まで記載可能です。また、各項目には絞り込み検索機能も備わっており、[▼]をクリックすると検索条件を設定できます。 文書に関する記載項目が充実しているExcelテンプレートの詳細はこちら 改版日が5枠あるテンプレート こちらは、文書の改版日が5枠設けられているExcelテンプレートです。 文書管理において、改版日の記録は「最新の情報と古い情報を混同しない」点で重要です。このテンプレートは改版日も一覧で残せるので、該当の文書を開いて確認せずとも、文書管理台帳上で最新の改版日が分かります。 改版日が5枠あるテンプレートの詳細はこちら 保存期間が分かりやすい縦型のテンプレート こちらは、保存期間が分かりやすい縦型のExcelテンプレートです。 保存期間や具体的な廃棄年月日を記載する項目が含まれており、該当の文書をいつまで保管すべきかがひと目で分かる仕様になっています。そのため、このテンプレートを使用して文書管理を実施すると、不要な文書を残し続ける事態を防げるのです。 保存期間が分かりやすい縦型のExcelテンプレート 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理台帳に記載すべき項目 文書管理台帳に記載すべき項目は以下の5つです。 作成日 文書の種類・タイトル 作成部署 保存期間 備考欄 文書管理台帳を作成するときは、いつ・だれがどのように書いた文書か一目でわかるように項目を定める必要があります。項目数は任意ですが、他にも文書の概要、閲覧権限、保存場所などが項目としてあると、わかりやすい文書管理台帳が作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理を上手に行う5つの方法 社内の文書を正しく保管するには、管理上で気を付けるべき点がいくつかあります。そこで以下では、文書管理のポイントを5つ紹介します。 (1)文書に管理番号を付ける 文書管理における1つ目のポイントは、文書に管理番号を付けることです。 文書に番号を付けると情報が番号に紐づくので、ITツールで管理する場合はとくに検索性が上がります。ただし、混乱を防ぐために採番基準を統一するようにしましょう。 たとえば、文書を作成した順番に通し番号を1から「00001、00002、00003…」とつけます。さらに部門ごとにアルファベットを付けて分類すると文書は「A00001、B00001、C00001…」と整理され、すぐに目的の情報を入手することができるのです。 (2)マニュアルを作成する 文書管理における2つ目のポイントは、マニュアルの作成です。 文書管理に関わるマニュアルを作成し、共有しましょう。管理のルールを統一し、ナレッジとして蓄積すれば、社員は繰り返し参照できます。 また、新入社員は、マニュアルを読めば文書管理のルールが分かるので、わざわざ他の社員に聞く手間が省けるのです。 (3)関係者へ適切に共有する 文書管理における3つ目のポイントは、関係者へ適切に共有することです。 社内文書のなかでも、顧客の情報や機密情報が含まれる重要な文書は、情報漏えい防止のため必要なメンバーにのみ共有するべきです。たとえば、「重要な書類は関係者のみが入室できる場所に厳重に保管する」「電子データの書類は閲覧・編集権限を設定する」などの対策が必要になります。 このように、関係者が文書を正しく取り扱える体制を整えましょう。 (4)適切に情報を更新する 文書管理における4つ目のポイントは、適切に情報を更新することです。 マニュアルや社内規定などのルールを定めた文書は、企業の現状に合わせた定期的な見直しが欠かせません。また、改定を実施した場合は改定の日付や変更内容を正しく残す必要があります。 そこで、文書管理台帳を活用して社内文書を管理すると、文書が一覧化されるので、どの資料の情報を更新すべきか一目でわかります。 (5)保存期間に合わせて書類を整理する 文書管理における5つ目のポイントは、保存期間に合わせて書類を整理することです。 文書によっては国税庁標準文書保存期間基準で保存期間が定められており、保存期間が満了になる前に廃棄すると税務調査で指摘が入ったり、控除の対象外になったりするリスクがあります。そのため、文書管理において保存期間の遵守は必須です。 そこで、「ナレカン」のようなITツール上で文書の保管場所や保存期間をまとめておくと、パソコン・スマートフォンからいつでも簡単に確認できるため、誤って書類を破棄するリスクを減らせます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意】Excelで文書を管理するデメリット Excelで文書を管理すると、文書管理台帳自体を探す手間がかかってしまう点がデメリットです。 前提として、文書管理の目的は「必要な文書へすぐにアクセスできるようにすること」にあります。文書の保管場所を記載しておくことで、目的の情報に素早くたどり着けるようになるのです。 しかし、Excelで管理すると、保管しているファイルデータが増えるにつれ他のファイルに埋もれてしまい、必要な情報を素早く見つけられなくなってしまいます。 そこで、「ナレカン」のようなITツールを導入すれば、「文書管理台帳が見つからず、必要な情報にアクセスできない」といった悩みを解消できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】文書管理台帳を簡単に管理できるおすすめのツールとは 以下では、簡単に社内文書を管理できるおすすめのツールをご紹介します。 社内文書を簡単に管理するには、「情報の蓄積が確実にできるITツール」を導入しましょう。なぜなら、文書管理台帳をExcelなどのファイルで作成すると、「他のファイルに埋もれやすい」「必要な情報にすぐにアクセスできない」恐れがあるからです。 文書管理台帳の情報をITツールの表機能を用いてまとめれば、ファイル管理の煩雑さがなくなります。また、ITツールを導入するなら、社内文書の情報を即座に取り出せるように、「検索性に優れているか」も重視しましょう。 結論、社内の文書管理には、検索機能に優れ、確実に情報を蓄積できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、表やテキストで簡単に社内文書の情報をまとめられるうえ、「超高度な検索機能」で欲しい情報に即座にアクセスできます。そのため、ファイル管理の煩雑さから解放され、効率的な文書管理が実現されるのです。 高セキュリティで情報に即アクセスできる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンを使った文書管理台帳の作成例＞ ナレカンの表機能を使えば、誰でも簡単に文書管理台帳を作成できます。また、ノート形式なので都度ファイルを開いて中身を確認する必要がなく、情報の更新も簡単です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選まとめ これまで、文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選や、おすすめのツールを中心にご紹介しました。 文書管理台帳は、社内文書に関する情報をまとめた台帳であり「書類を探しやすくする」「適切な期間保存する」点で必要です。ただし、Excelで文書管理台帳を作成すると、ほかのファイルに埋もれてしまう恐れがあるので注意しましょう。 文書管理台帳をすぐに確認できないと、必要な文書の保管場所が分からず、業務が進まなくなってしまいます。そこで、文書管理台帳の代わりに、検索機能の備わったITツールで書類を管理すれば、短時間で目的の文書を見つけられます。 結論、簡単に操作可能かつ、検索機能が充実している情報共有ツール「ナレカン」が最適です。文書管理台帳だけではなく、ほかの社内文書管理ツールとして横展開すれば、社内の情報をメンバー内で共有しやすい体制が整います。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、文書管理の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネス向け｜書類作成の基本や作り方は？作成・管理を効率化する方法を紹介

業務に潜む「非効率な作業」を改善して生産性を高めることは、業界業種を問わず求められます。そこで、現場で働く社員が「実体験の気づき」から改善点を見つけ出し、改善を訴えかける手段として、「業務改善提案書」の作成が挙げられます。 しかし、「早急に課題解決すべきだ」と経営陣に認識させるような業務改善提案書を、うまく作成できずに悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、採用される業務改善提案書の書き方を中心に解説します。 基本的な業務改善提案書の作成手順がわからない 業務改善提案書の例文や参考に出来るネタを知りたい 自社で業務改善を円滑に進める体制を整えたい という方は今回の記事を参考にすると、採用される業務改善提案書の書き方が理解でき、職場環境の改善につなげられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 業務改善提案書とは2 業務改善提案書に必要な項目3 【4ステップ】業務善提案書の基本的な作成手順3.1 ステップ1. 課題を可視化する3.2 ステップ2. 原因から現実的な解決策を立案する3.3 ステップ3. コストや期間を検討する3.4 ステップ4. 提案書にする4 採用される業務改善提案書の書き方のコツ4.1 （1）FPSEに当てはめる4.2 （2）客観的に分かりやすく記載する4.3 （3）目的と期限を定量的に記載する4.4 （4）テンプレートを活用する5 【無料】業務改善提案書のテンプレート5.1 シンプルな業務改善提案書のテンプレート5.2 Excelで使える業務改善提案書のテンプレート6 業務改善提案書の共有・管理に役立つツール6.1 全社で業務改善提案書を運用するITツール「ナレカン」7 業務改善提案シートの例文8 どんな内容を書けば良い？改善提案のネタの例9 業務改善提案書の作り方とポイントまとめ 業務改善提案書とは 業務改善提案書とは、社内の特定の業務における改善点に対して、具体的な改善提案をおこなうための文書です。 業務改善提案書は、職種や業界問わずさまざまな場面で活用されます。また、現場の状況を把握している社員から、管理職向けに「ボトムアップ」の形式で発案されるケースが多くみられます。 したがって、業務改善提案書の作成は「業務改善の必要性を経営陣や上層部に共有して、課題解決に向けての意思決定を取り付けること」が最終目標となるのです。 そのため、提案書を作成するときは、現場から離れている管理職が読んでもすぐに理解できるように、ポイントを押さえて作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善提案書に必要な項目 実際に業務改善提案書を書く際に、必要な項目は以下になります。 全体概要 提案書の概要と要点を短くまとめます。 現状の問題点・原因 「分析した現状の課題」を定量的に記載します。 業務改善のアプローチ・解決策 課題に対しての具体的なアプローチ方法をまとめます。 予想されるメリット・効果 「課題解決すると企業にどのようなメリットがあるか」という視点で記載します。 必要な経費・時間・実施スケジュール どのようなリソースが必要なのかを数値を使って明確にしましょう。 リスク 想定されるリスクも記入することで、提案に対する解像度が向上します。 提案書を作る際は、以上の項目に沿って情報を整理しましょう。「必要に応じて箇条書きを使う」「結論から書く」ことを意識すると、さらに読みやすい提案書を作れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【4ステップ】業務善提案書の基本的な作成手順 以下では、業務改善提案書の作成フローを「4ステップ」で解説します。「採用される提案書の作り方」をステップごとに解説しているので、手順通りに作成しましょう。 ステップ1. 課題を可視化する まずは、業務に潜む課題を明確にすることから始めましょう。 改善点発見の指標として「3M」が挙げられます。3Mとは「ムリ・ムダ・ムラ」の頭文字の総称であり、業務に潜む3Mを改善することで業務効率の向上が見込めます。そこで、3Mを見つけ出すために業務内容を洗い出して課題を可視化しましょう。 とくに、3Mは「属人化・リソース不足・形骸化」している業務に潜みやすいので、このような業務から中心に業務を見直すと、課題点を明確にできます。 ステップ2. 原因から現実的な解決策を立案する 次に「現場からのヒアリング」や「業務の見直し」で発見した課題の原因を特定して、具体的な解決策を作成します。 原因を正しく特定しなければ、解決策を実施しても課題解決につながりません。たとえば、「残業が多い」という課題の原因を掘り下げると「タスク管理ができていない」「適材適所に仕事を割り振れていない」など様々な可能性が考えられます。 また、解決策は現実的で実行可能なものであることが必須条件です。たとえば、「残業が多い」という課題に対して、いきなり「週三日ノー残業デーにする」といった施策を提案しても実現は難しいと言えます。 以上のように、解決策を考える前に、課題を細分化して正しい原因を特定することが、有効で現実的な解決策を考案するためのポイントとなるのです。 ステップ3. コストや期間を検討する 解決策を考案したら「コストや期間」など定量的な要素から解決策の実現可否を検討しましょう。 提出された業務改善提案を実現するために、企業は人材や費用のリソースを割かなければなりません。そのため、「コスト」や「期間」の項目は厳しく確認されるので、提案前の十分な検討が必須です。 また、検討したスケジュールには「期間ごとの中間目標」を記載するのもポイントとなります。「いつまでに、なにができる」という具体的なイメージが持てるので説得力が増すのです。 ステップ4. 提案書にする 最後に3ステップで確認した要素を踏まえながら、項目を整理して提案書にまとめます。 提案書にまとめるときは、可能なかぎり簡潔に記載して、1～2ページに収めることを意識しましょう。冗長な文章では、内容が頭にインプットされづらかったり、何が言いたいのか伝わらなかったりするからです。 そこで、文章を書くときは「一段落2文まで」「ひら仮名3割・漢字7割」を意識して書くと、読みやすい文章になります。以上のように、段階を踏んで検討した内容を整理して、簡潔かつ説得力のある提案書にまとめることが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 採用される業務改善提案書の書き方のコツ 以下では、採用される業務改善提案書の書き方を紹介します。以下のコツを押さえると誰が見てもわかる提案書になるだけではなく、ほかの資料作成にも応用できます。 （1）FPSEに当てはめる 1つ目のコツとして、「FPSE」の構成に当てはめて作成するのが効果的です。 「FPSE」とは、 Fact（事実） Problem（課題） Solution（解決策） Effect（効果） の4つの要素を取り入れた構成です。 とくに、Factを起点に問題を提起していくため「客観的な見方」が求められる、業務改善提案書を作成するのに最適だと言えます。 以上のような論理的な構造を起用すれば、提案書を作成する手間を省きつつ、要点を押さえた提案書の作成が見込めるのです。 （2）客観的に分かりやすく記載する 2つ目のコツは、客観的で分かりやすい記載がしてあることです。 採用されやすい提案書の多くは、課題と改善点が明確で分かりやすく、第三者視点で客観的に記載されています。つまり、採用される提案とは、早急な業務改善の必要性が伝わる提案なのです。 また、提案内容が正確に伝わるよう、「結論ファースト」「箇条書きを使って情報を構造化する」など、文章の書き方のテクニックを取り入れることもポイントです。 （3）目的と期限を定量的に記載する 3つ目のコツは、上司に作成者の意図を正しく伝えるために、「目的と期限を定量的に記載すること」です。 業務改善提案書を確認する上司にとって、改善を行う「目的と期限」は重要な項目です。なぜなら、目的や期限が不明瞭な業務改善提案書では、改善策が途中で頓挫したり、完了目処の立たないプロジェクトになったりするからです。 そのため、記載した提案内容に「5W1H」「数字」の漏れがないか確認してみましょう。5W1Hで文章に具体性を持たせ、期限やスケジュールをもれなく記載すれば、説得力のある提案書が作成できます。 （4）テンプレートを活用する 4つ目のコツは、質の高い業務改善提案書を短時間で作成するために「テンプレートを活用すること」です。 提案書の作成は日々の通常業務と並行して行われるため、多くのリソースは割けません。さらに、書類の構成から考えさせようとすると社員が面倒に感じるうえ、体裁にバラツキがでて管理しづらくなってしまいます。 そこで、一度提案書の型が定まったら、社内で書式を統一するためにテンプレートとして活用し、作成する負担を軽減しましょう。ただし、ExcelやWordなどで提案書を作成すると、提案書が増えるに連れて管理が煩雑になってしまうので、避けるべきです。 一方、ExcelやWordよりも直感的に提案書を書き残すことができ、階層を分けてフォルダ管理できる「ナレカン」 のようなITツールであれば、提案書の作成・管理も一元化できるのでおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】業務改善提案書のテンプレート 以下では、無料で使える業務改善提案書のテンプレートをご紹介します。テンプレートを使用すれば、提案書を作成する時間を大幅に短縮できるため必見です。 シンプルな業務改善提案書のテンプレート こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する業務改善提案書のテンプレートです。 不要なデザインが加えられてない、シンプルで実用本位のフォーマットです。第三者が見た場合でも、一見して分かるようなデザインが特徴です。 [文書]テンプレートの無料ダウンロードの「業務改善提案書のテンプレート」はこちら Excelで使える業務改善提案書のテンプレート こちらのテンプレートは、業務用テンプレートが提供する業務改善提案書のテンプレートです。 Excel形式で使用できる点が大きな特徴です。また、10項目のシンプルなフォーマットとなっており、誰でも簡単に業務改善提案書を作成できます。 業務用テンプレートの「業務改善提案書テンプレート」はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善提案書の共有・管理に役立つツール 以下では、業務改善に役立ち、提案書管理のストレスも取り除くITツールを紹介します。 業務改善提案書は、書き方のコツさえ押さえれば、時間をかけることなく作成できます。しかし、提案書をExcelやWordを使って作成すると、上司に提出するのに手間がかかったり、ファイルが入り乱れたりして管理が面倒です。 業務改善提案書を作っても、確認しづらい体制では、社内全体の業務改善がはかどらない事態になりかねません。そこで、以上のような事象を回避するためにも、まずは「提案書の作成・管理・共有を一元化できる仕組み」を整えることが重要なのです。 結論、自社が導入すべきなのは、提案書の作成から共有まで、簡単に一元化できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、テキストやファイル添付で簡単に業務改善提案書を作成できます。さらに、ファイル内の情報まで探し出せる「検索機能」で必要な情報をすぐに見つけられるので、ほかのファイルを管理していても簡単に業務改善提案書を探し出せます。 全社で業務改善提案書を運用するITツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善提案シートの例文 以下は、業務改善提案書の例文です。各項目のまとめ方を確認しましょう。 業務改善提案書 1）全体概要 ○○部で週に1回おこなっている、在庫調査についての改善提案です。こちらの業務を以下の通り改善することで、○○部全体で2時間/週の残業時間削減を見込めます。 2）現状の問題点・原因 A.　問題点 毎週金曜夜におこなっている在庫調査が業務時間内に終了せず、2時間/週の残業を生んでいる。 B.　原因 a.　1週間分の調査をまとめておこなっているので、在庫が合わなかった際の調査に時間を要している。 b.　手書きの台帳に記入しているため、記載や修正に時間がかかっている。 3）業務改善のアプローチ・解決策 A.　毎日、17時～17時30分に在庫調査をおこなう。 →現在、毎日17時～17時30分におこなっている△△業務には3人必要だが、今後は他部署から応援を1人要請して、浮いた1人が上記の対応をする。 B.　Stockの「ノート」に台帳のテンプレートを作ったので、今後はそちらに記載する。 4）予想されるメリット·効果 ○○部全体で2時間/週の残業時間削減を削減できる。 在庫調査を勤務時間内に収められるようになるため、以下の人件費を削減できる。 時間外手当○○円×2h/週 5）実施スケジュール 11/1(水) 部長へ応援依頼提出 11/6(月) マニュアル完成 11/7(火)~11/10(金) 說明 · 教育 11/13 (月) 運用開始 6）リスク 繁忙期は在庫数が1.5倍になるため、1人/日では足りなくなる可能性がある。 以上の例文をコピペして使うと、ExcelやWord、PowerPointで簡単に業務改善提案書を作れます。 ただし、ファイル形式で提案書を作成すると「どこに保存したか分からなくなる」などの問題が起こります。そのため、「ナレカン」のように、「提案内容を記載したファイルを、フォルダごとに分かりやすく整理できるツール」を使いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ どんな内容を書けば良い？改善提案のネタの例 個人目標などで「半期に1つ以上の改善提案をしなければならないが、改善点を見つけられない」と悩む場合、たとえば以下4つの「ネタの例」が役立ちます。 無駄の削減 「慣例としておこなっているだけの業務」「無駄な会議」などを削減するための提案です。 手順の簡略化 「メールでの確認をやめる」「申請を自動化する」など、業務の手順を簡略化するための提案です。 マニュアル整備 俗人化しているノウハウを社内や部署内で横展開するための、マニュアル整備の提案です。 活性化・奨励 「形骸化している業務効率化ツールの使用を活発化させる」「有給消化率を増やす」などが挙げられます。 このような切り口から、改善提案のネタを見つけることができます。「業務をしていて無駄だと感じたこと」や、「人を巻き込んでもっと活発化したいと思ったこと」は提案のために書き留めておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善提案書の作り方とポイントまとめ ここまで業務改善提案書の作り方とポイントを中心に紹介しました。 業務改善提案書を作成しやすい環境が整備されると、社員各々が日々の業務で得た「気づき」が「業務改善」につながり、業務効率が向上していきます。また、質の高い業務改善提案書を短時間で作るには、「テンプレート」の利用が欠かせません。 また、共有された多くの業務改善提案書の中から、必要な情報を探しだすのには時間と手間がかかります。そこで、検索機能を使って、業務改善提案書の中から目的の情報をすぐに見つけられるツールを選びましょう。 結論、自社が選ぶべきなのは、テンプレート機能で簡単に業務提案書の作成ができ、検索機能で目的の情報を即座に見つけ出せる『ナレカン』一択です。 無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、質の高い業務改善提案書を作成・管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社外向け】わかりやすい提案書の書き方とは？テンプレートも紹介

システム開発の場面では、関係者間の認識をすり合わせるのに「仕様書」の作成が求められます。そして、仕様書をすぐに書き始めたり、項目の抜け漏れを無くしたりするには「テンプレート」が役立つのです。 一方、「どのようなテンプレートを使うべきか分からない」「無料のテンプレートを探す暇がない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Excel・Wordの仕様書テンプレート5選を中心にご紹介します。 テンプレートを使用して仕様書の作成を効率化したい Excel・Wordのデメリットを解消するツールを探している 必要な時にすぐに仕様書を見つけられるようにしたい という方はこの記事を参考にすると、自社に合う仕様書テンプレートを見つけられるほか、関係者間でスムーズに共有する方法まで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 仕様書とは1.1 仕様書の目的1.2 仕様書の種類1.3 仕様書に書くべき必須項目2 ＜Word＞仕様書の無料テンプレート2.1 【要件】要件定義書のテンプレート2.2 【機能】機能仕様書のテンプレート3 ＜Excel＞仕様書の無料テンプレート3.1 【機能】基本設計書のExcelテンプレート3.2 【技術】詳細設計書のExcelテンプレート3.3 【技術】システム構築マニュアルのExcelテンプレート4 ExcelやWordで仕様書を作るデメリットとは5 【これで解決】最も簡単に仕様書の作成・管理ができるツール5.1 社内情報を一元管理できる仕様書管理ツール「ナレカン」6 仕様書の書き方のポイントとは7 Excel・Wordの仕様書テンプレートまとめ 仕様書とは 以下では、仕様書の目的と3つの種類、必須項目について解説します。「そもそも、仕様書の役割がよく分からない」という方は必見です。 仕様書の目的 仕様書を作成する目的は、開発において「関係者の間で認識の齟齬をなくし、開発を円滑に進めること」です。そのため、「製品やサービスが満たすべき条件や機能」を明示することで、開発の方向性を共有します。 例えば、仕様書がないまま開発を進めると「開発者間での機能確認が不十分なため、仕様の再調整が頻発する」などの問題が生じかねません。仕様変更には想像以上にコストがかかるため、事前に明確なゴールを示しておくべきなのです。 このように、トラブルやコストの増加を防ぎ、スムーズな開発を実現するためにも、仕様書の作成は不可欠です。 仕様書の種類 仕様書には、以下の3つの種類があり、それぞれ異なる観点から開発内容を定義します。 要件仕様書 開発する製品やサービスに関して、満たすべき要件や条件を示します。プロジェクトの全体像を把握するうえで基盤となる資料です。 機能仕様書 製品やサービスが持つべき具体的な機能について記述します。画面や操作の説明を通じて、ユーザーの視点での機能内容を確認できるようにします。 技術仕様書 開発における技術的な詳細を記載する仕様書です。システムの設計方針や技術スタック、接続方式などを技術者の視点でまとめています。 また、上記3種類の仕様書は、作成者や使用する段階が異なります。具体的な作成者、作成のタイミングは下図の通りです。 以上のように、仕様書には3つの種類があります。それぞれの仕様書を分かりやすく作成するためには、画像や図を使ったり、5W1Hに沿って過不足なく情報を記載したりしなければなりません。 仕様書に書くべき必須項目 仕様書には必ず記載が必要な項目があります。何を書いたらいいか分からない人は、下記の表を参考に仕様書を作成しましょう。 項目 ＜概要＞ 目的・背景 仕様書作成の目的と、その製品やサービスの開発に至る背景を簡潔に記述します。開発の意図やプロジェクトのゴールを明確にすることで、関係者が方向性を共有しやすくなります。 対象範囲 仕様書の適用範囲や対象を明示し、仕様がどの部分に関わるかを定義します。仕様が関わるシステム、機能、対象ユーザーなどの範囲が明確になれば、担当外の内容との混同を防げます。 機能一覧 製品やサービスに含まれる主要な機能をリストアップし、概要を説明します。各機能の要点や目的を簡潔に記載することで、プロジェクト関係者が全体の機能を把握しやすくなります。 要件・条件 開発が満たすべき具体的な要件や条件を示し、求められる性能や仕様を明文化します。たとえば動作速度や安全基準、ユーザーインターフェースの要件など、クオリティを確保するうえでの必須事項を網羅します。 技術的な詳細 システム構成や使用する技術、プラットフォーム、ネットワーク構成など、技術面での詳細情報を記載します。技術者同士が具体的な実装方法を共有でき、開発の一貫性を保ちやすくするために必要です。 以上の項目をもとに仕様書を作成すれば、情報が網羅され、開発の進行を円滑に保つことができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜Word＞仕様書の無料テンプレート 以下では、Wordを使った仕様書のテンプレートを2つご紹介します。テキストベースで仕様書を作成するときに便利なテンプレートです。 【要件】要件定義書のテンプレート こちらは、仕様書（要件定義書）テンプレートです。 あらかじめ「目次」に記載すべき項目が書き並べられているため、すぐに書き始められるのが特徴です。また、各項目を編集すると内容が自動的に目次に反映され、「機能要求」の数はコピー＆ペーストで自由に増やせます。 [文書]テンプレート｜仕様書（要件定義書）のテンプレートの詳細はこちら 【機能】機能仕様書のテンプレート こちらは、ソフトウェアの機能仕様書テンプレートです。 10ページほどの目次付きテンプレートで、システムの概要を簡単にまとめたあとに、インターフェースなどの「必要条件」や「機能要件」の詳細を記載できます。ただし、Word形式なので画像の挿入や調整にはやや手間がかかります。 Smartsheet｜ソフトウェアの機能仕様書テンプレートの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜Excel＞仕様書の無料テンプレート 以下では、Excelを使った仕様書のテンプレートを3つご紹介します。「自社に合ったテンプレートを探し出す時間がない」という方は必見です。 【機能】基本設計書のExcelテンプレート こちらは基本設計書（機能仕様書）のなかでも「画面レイアウト」に特化したExcelテンプレートです。 設計する画面の画像や図を添付して、文字情報を付け足すかたちで機能を整理できます。また、上部には「画面名、システム名、作成日、更新日」といった基本的な項目があらかじめ設けられているため、情報を抜け漏れなく記載できるのです。 [文書]テンプレート｜基本設計書の詳細はこちら 【技術】詳細設計書のExcelテンプレート こちらは、詳細設計書のExcelテンプレートです。 左側にフローチャートを描き、右側に図についての説明を言葉で補足することで、処理の流れと方法を分かりやすく伝えられます。また、テンプレート上部にあるヘッダーの部分は、自分好みにカスタマイズ可能です。 [文書]テンプレート｜詳細設計書の詳細はこちら 【技術】システム構築マニュアルのExcelテンプレート こちらは、システム構築マニュアルのExcelテンプレートです。 OSの設定や各種アプリケーションのインストール方法、登録の手順をメモしておけば、システム構築をスムーズに進められます。詳細な項目は適宜プルダウンして表示できるので、システムの全体像を把握しやすいのも特徴です。 [文書]テンプレート｜システム構築マニュアルの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ExcelやWordで仕様書を作るデメリットとは ExcelやWordは、無料で使えるテンプレートも多く使用するハードルが低いものの、以下のデメリットに注意が必要です。 アクセス性が悪い 「ファイルが社内サーバー上に散在していると、必要な情報がどこにあるか分からず、アクセスが難しくなります。さらに、「どのファイルが最新か不明」といった状況が発生しやすい点もデメリットです。 共有に手間がかかる ExcelやWordのファイルを共有するには、メールやチャットアプリに添付する必要があり、送信に手間がかかります。また、人によって共有されている情報にばらつきが生じ、業務が滞る恐れもあるのです。 検索しづらい 多くのフォルダの中から情報を探すときにファイル名検索しかできない点もデメリットです。つまり、あとから仕様書を振り返るには不向きだと言えます。 このようにExcelやWordでは、仕様書を作ってもどこに管理してあるか分からなかったり、最新の情報が更新されていなかったりして、活用されなくなる懸念があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】最も簡単に仕様書の作成・管理ができるツール 以下では、最も簡単に仕様書の作成・管理ができるツールを紹介します。 ExcelやWordで作成した仕様書は、「目的のファイルがすぐに見つからない」「共有が面倒」といったデメリットがあります。さらに、閲覧する度にファイルを一覧から探して開く手間もかかるのです。 そこで、ExcelやWordのようなデメリットを感じることなく、仕様書を作成・共有するためにも「高精度な検索機能が備わったクラウドツール」を導入しましょう。仮に、ファイルサーバーのように検索性が低いツールでは、該当の仕様書がすぐに見つからず、運用にストレスを感じます。 結論、自社の仕様書の作成・管理には、仕様書をナレッジとして一元管理でき、高精度な検索機能で欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 生成AIを活用した「自然言語検索」では、上司に質問するように検索できるため、社員の検索スキルによらず、欲しい情報にすぐに辿り着けます。また、ナレカンでは、テンプレートを活用して仕様書を直接書き込めるので、Excelのように都度ファイルを開く手間もないのです。 社内情報を一元管理できる仕様書管理ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの機能＞ 超高精度な検索機能 「ファイル内の文字も対象にした検索」や「複数キーワード」にも対応しており、目的の情報に即アクセスできます。 多階層のフォルダ機能 多階層のフォルダで管理でき、フォルダごとに細かくアクセス権限設定ができるため、ファイルの管理が煩雑になることがありません。 コメント機能 仕様書（記事）に紐づけて、メッセージを送れます。そのため、他の情報と混じることなく、仕様書に関するやりとりも残せる点がメリットです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕様書の書き方のポイントとは 以下は、相手に伝わりやすい仕様書を書くためのポイントです。ツールを導入しても、「関係者の間で認識の齟齬が起きてしまう」という場合には、以下のポイントを守れているか確認しましょう。 ＜仕様書の種類＞ ＜書き方のポイント＞ 要件仕様書 ・目的と範囲を明確にする ・要件を具体的かつ定量的に記述する ・要求事項に優先順位をつけて記載する 機能仕様書 ・ユーザーの操作手順に基づいた構成にする ・機能ごと具体的に説明する ・図や画像、フローチャートを使ってイメージを伝える。 技術仕様書 ・各技術要素の依存関係を明示する ・障害発生時の対応方法やエラーハンドリングを記述する ・専門用語や固有名詞の定義を明確にする 各仕様書の種類によって気を付けるべき点が異なりますが、すべての仕様書に共通するポイントは、説明が冗長にならないようできる限り簡潔に記載することです。 また、より優れた仕様書を作成するには、ベテラン社員の持つノウハウを、ITツールを用いてテンプレートと同時にナレッジとして社内に蓄積することが有効です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excel・Wordの仕様書テンプレートまとめ これまで、Excel・Wordの仕様書テンプレートやデメリットを中心にご紹介しました。 ExcelやWordで仕様書を作ると、ファイル名だけでは内容が分からず管理が煩雑になります。その結果、「必要な仕様書を探して何度もクリックする」という手間がかかり、ストレスになります。 また、仕様書は複数人で受け渡しをするので、共有する際にメールや他のツールを利用しなければならないのも面倒です。そこで、WordやExcelファイルの管理から脱却するためには、「仕様書の作成から閲覧、共有までをすべてできるツール」を利用しましょう。 結論、自社が仕様書の作成・管理のために導入すべきなのは、仕様書をナレッジとして一元管理でき、高精度な検索によって振り返りやすいツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、仕様書のやりとりや管理のストレスを取り除きましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネス向け｜書類作成の基本や作り方は？作成・管理を効率化する方法を紹介