社員名簿の書き方とは？無料で使えるExcelテンプレートも紹介
社員名簿とは、労働者の情報をまとめた書類であり、企業の規模や職種を問わず作成が求められています。また、労働基準法では、作成した名簿を3年間保存することや、情報が変更した場合に「遅滞なく」訂正することが義務付けられています。
とはいえ、なかには「社員名簿の書き方や記載すべき項目が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社員名簿の書き方と無料で使えるテンプレートをご紹介します。
- 社員名簿に記載すべき必須項目を押さえたい
- 社員・従業員名簿の管理に役立つ、無料のテンプレートを探している
- 社員名簿がすぐに見つからず、改善したいと考えている
という方はこの記事を参考にすると、社員・労働者名簿の概要が分かるだけでなく、スムーズに作成できる方法が見つかります。
目次
社員名簿とは
社員名簿とは、社員の氏名や生年月日などの個人情報を記した書類です。「労働者名簿」や「従業員名簿」と呼ばれることもあります。
労働基準法第107条では、社員名簿の作成が義務付けられており、記入事項に変更があった場合には「遅滞なく」内容を訂正する必要があります。また、社員名簿の対象者は、原則雇っている労働者全員で、アルバイトやパートタイム労働者も含まれます。
使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者(日雇い入れられる者を除く。)について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。前項の規定により記入すべき事項に変更があった場合においては、遅滞なく訂正しなければならない。引用：厚生労働省＞労働基準法社員名簿を正確に作成・整備せずに、労働基準法第107条に違反すると、30万円以下の罰金刑に処される可能性があるため注意しましょう。社員名簿が必要な場面
以下では、社員名簿が必要となる具体的な場面を紹介します。
- 人事管理・労務管理
社員の情報を一元管理するうえで、社員名簿は重要な役割を果たします。休暇管理や給与計算などに必要となるため、最新の情報に更新し続けなければなりません。- 行政調査
社員名簿は、労働基準監督署といった行政機関から提出を求められることがあります。また、補助金や助成金の申請するときにも必要となるため、適切に作成・管理しなければなりません。どちらの場面においても、情報の更新が簡単で、欲しい情報へアクセスしやすい環境で社員名簿を管理することが求められます。【どこまで書くべき？】社員名簿の9つの必須項目
社員名簿では、以下の9つの項目の記載が義務付けられています。
- 氏名、生年月日、性別
労働者の基本情報を記載します。なお、社員名簿には戸籍上の氏名を記載する必要があるため、間違いがないよう気を付けましょう。- 住所
住民票に掲載されている住所と実際の住所が異なる場合には、連絡が取れるように実際の住所を記載します。- 履歴
記載範囲について法的な決まりはありません。移動や配置転換といった社内での履歴を原則とし、必要に応じて社外履歴や最終学歴などの情報を記載しましょう。- 業務の種類
社内で労働者が担う業務内容を記載します。ただし、労働者が30人未満の場合、記入は任意です。- 雇用年月日
労働者の雇用を開始した日を記載します。労働者の採用が決定した日ではないため、注意しましょう。- 退職の年月日及び理由
退職後のトラブルを防ぐために、退社日とその理由をきちんと書き残しておきましょう。会社側が解雇する場合は理由の記載が必須ですが、社員側の都合で退職した場合、理由の記載は必要ありません。- 死亡の年月日およびその原因
社員が事故や病気などで死亡した場合、死亡日と死亡原因を記載します。これは、労務において「死亡原因が労災に当たるか」という重要な項目です。社員名簿を作成するときは、以上の項目が記載されているか確認して、情報に漏れがないようにしましょう。社員名簿の作成にテンプレートを使うメリット
社員名簿の作成にテンプレートを使うと、時間を削減できるメリットがあります。テンプレートを使用すると、社員名簿をゼロから作成する手間が省けるので、浮いた時間を他の業務に充てられます。また、テンプレートを使って作成した社員名簿は体裁が整っているので、社員の入退社で編集が必要なときも作業しやすいのです。上記のことから、日々業務に追われて少しでも時間を作りたい方や業務効率を上げたい方は社員名簿のテンプレートを使うことを推奨します。【無料で使える】社員名簿のテンプレート4選
ここでは、社員名簿の作成に便利な無料テンプレートをご紹介します。テンプレートを使えば、一から名簿を作成する手間を省けるのでおすすめです。PDF｜法律に即したフォーマルなテンプレート
こちらは、厚生労働省が提供する労働者名簿の無料テンプレートです。厚生労働省の公式ホームページで配布されている政府推奨の労働者名簿なので、法律で規定された項目を漏らさずに記載できます。Excel｜写真付きで管理する分かりやすさ重視のテンプレート
こちらは、Microsoftが提供する従業員名簿の無料テンプレートです。ワンクリックで顔写真を入れられるので、従業員の顔と情報を一致させやすいです。また、表の色を自由に変更できるので、視覚的に見やすい名簿を作れます。Excel｜横書きでシンプル！汎用性の高いテンプレート
こちらは、フリーテンプレートが提供する社員名簿の無料テンプレートです。シンプルで汎用性が高いテンプレートです。ただし、社員名簿として使う場合は、性別や雇用年月日などの項目を追加する必要があります。Word・Excel・PDF｜一目で分かりやすい情報量を記載できるテンプレート
こちらは、テンプレルンが提供する従業員名簿の無料テンプレートです。従業員4人分のデータを用紙1枚で記録します。また、Word・Excel・PDFから形式を選べるので、使いやすい書式で従業員名簿の作成ができます。個人情報！？社員名簿を管理するときの注意点
社員名簿は個人情報であるため、管理するときは法律に則り、以下の3点に留意しましょう。
- 保存期間は3年間
社員名簿は労働基準法第109条により、3年間の保存義務が規定されています。保存期間は、入社日ではなく退職日を起算日としていることに注意が必要です。- 保存場所は事務所単位
労働基準法第107条において、事務所単位で保管することが定められています。本社以外に支社や支店がある場合は、各々の事務所で管理します。- 随時情報の更新
情報の変更があれば速やかに情報を更新することも法律で義務付けられています。社員の人事異動や退職、住所の変更に対して滞りなく情報を随時更新していくことが求められます。このように、社員名簿は個人情報保護の観点から厳重に扱わなくてはなりません。そのため、高度なセキュリティを備え、情報を適切に管理できる「ナレカン」のようなアプリを導入しましょう。社員名簿をExcelで管理する5つのデメリットとは
ここでは、社員名簿をExcelで作成・管理するデメリットについて解説します。手軽に使えるExcelですが、以下のようなデメリットもあるので注意しましょう。（1）管理が属人化する
Excelを使うと、社員名簿の管理が属人化しやすいです。Excelなどの計算ソフトは、関数やマクロを組み込むことで作業を効率化できる反面、使いこなせる社員が限られてしまい管理が属人化します。そのため、担当者が異動や退職した場合に、従来通りに名簿を運用できなくなる事態につながるのです。とくに、ITに慣れていない社員が多い場合は、Excelよりも簡単かつ効率的に名簿を管理できるツールを使いましょう。（2）セキュリティ面に不安がある
セキュリティ面に不安があることもExcelのデメリットです。Excelは本来、表計算を目的としているため、情報管理において大切であるセキュリティ面は万全ではありません。具体的には、ファイルの誤送信による情報漏洩や、外部からの不正アクセスといったリスクが伴うのです。社員名簿は住所や生年月日などの個人情報を扱うので、セキュリティに不安が残るExcelでの管理は控えましょう。（3）権限の設定がしづらい
Excelでは閲覧者や編集者の範囲が大きく、細かい権限の設定がしづらいです。Excelでは、パスワードを設定して閲覧や編集を制限できますが「シート内の一部の情報は管理者のみ閲覧可能」といった細かな権限設定はできません。そのため、特定の情報のみを共有したい場合は別のファイルを作る必要があり、管理が複雑になりやすいのです。とくに、社員名簿には個人情報が含まれるので、必要に応じて閲覧権限を設定する必要があります。そのため、フォルダごとにメンバーもしくは部署単位で、閲覧・権限を簡単に設定できる「ナレカン」のようなITツールを使うと便利です。（4）情報がすぐに見つからない
Excelでの管理では、情報がすぐに見つかりづらく不便です。たとえば、探したい情報があるときに、いちいちファイルを開いて検索しなければなりません。また、部署ごとに分けるなどして複数のファイルで情報を管理していると、なおさら手間や時間がかかってしまいます。以上のように、Excelは検索性に乏しく、業務がスムーズに進まない恐れがあるので、検索性の優れた管理方法を検討するのがおすすめです。（5）更新が滞りやすい
Excelで社員名簿を管理している場合、内容の更新に手間がかかります。具体的には、Excelのようなファイル形式のものは、ファイルが開くまでにタイムラグが生じるため、社員にとってストレスとなりやすいです。そのため、更新作業が後回しになってしまい、最新情報に更新できていないことがしばしば起こり得るのです。また、Excelでは適切に管理できる情報量に限界があるので、とくに社員数が多い大企業においては、どこに・どの社員情報があるかが把握しづらいです。したがって、人事異動などで変更があったときにスムーズ更新できるような、ITツールを活用するのがおすすめだと言えます。【必見】社員名簿を簡単に管理・共有できるツールとは
以下では、社員名簿を簡単に管理・共有できるツールをご紹介します。社員名簿を作成するときは、Excel・Wordなどのテンプレートを使用すると効率よく作成できるうえ、必須項目が抜け漏れる心配もありません。しかし、ファイル管理が煩雑になりやすく、情報の更新が面倒な点がデメリットです。そこで、社員名簿の共有や更新が簡単なITツールを導入して、社員名簿の管理・共有の負担を軽減しましょう。ただし、社員に関する情報は社内ナレッジとしてセキュリティの万全なツールで、かつ社内からアクセスしやすいように管理しなくてはなりません。したがって、自社が社員名簿の管理に導入するべきは、超高精度の検索機能で求める情報へ即座にアクセスできるツール「ナレカン」一択です。ナレカンの「記事」に作成した社員名簿は、編集・更新の操作が簡単なので誰でも管理でき、常に最新の状態に保てます。また、「ヒット率100%」の超高精度検索で、欲しい情報を確実に見つけられるので、大企業の社員情報の管理にも最適です。メールを使える方なら即使えるシンプルなツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
社員名簿の記入例とポイント
以下は、ナレカンで社員名簿を作成したイメージ図です。ナレカンの「記事」には、テキストや画像を残せるほか、表を作成することも可能です社員名簿は法令を遵守し、必要な項目を正確に記載するのが重要です。また、情報が最新の状態でないと、情報を実際に利用するときに不都合が生じてしまうため、一定の期間を経たら社員全員の情報を確認するなどの対策が必要です。そのとき、社員の情報を複数の端末で管理していたり、情報へのアクセスが悪いと何かと手間がかかり社員の負担になります。したがって、社員情報を一括管理でき、キーワード検索やAI検索でツール内の情報を隈なく探索してくれる「ナレカン」のようなツールを導入し、情報の利便性を高めるのが最適だと言えます。社員名簿の書き方やテンプレートまとめ
これまで、社員名簿の書き方やテンプレート、Excelで管理するデメリットを中心にご紹介しました。法律で作成が義務付けられている社員名簿は、テンプレートを使うと効率よく作成業務を進められます。しかし、Excelで管理すると、作成のたびにテンプレートを探す手間がかかるだけでなく、セキュリティの観点からも不安が残るのです。そこで、社員名簿の管理には「テンプレート機能が搭載されており、編集制限やアクセス制限をかけられるツール」を使いましょう。ただし、検索機能が充実していて、必要な社員情報へすぐにアクセスできるツールでなければ、業務の遅延に繋がります。結論、社員名簿の作成と管理に最適なツールは、高精度の検索機能で欲しい情報へすぐにたどり着ける「ナレカン」一択です。また、ナレカンの「記事」にはオリジナルのテンプレートを登録できるので、毎回社員名簿の表を作成する手間もかかりません。ぜひ「ナレカン」を導入して、正しく社員名簿を運用しましょう。この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所（NRI）に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX Ventures、East Ventures、マネーフォワード等のベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名～数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。
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