始末書とは？作り方のコツやおすすめのテンプレートを紹介
始末書とは従業員が仕事上でミスや不祥事を起こした場合に提出する書類のことです。誰しもミスをして始末書を書かなければいけない状況に陥る可能性があります。
しかし、「どのように始末書を作成すればいいのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、始末書の目的やコツ、おすすめのテンプレート4選を中心にご紹介します。
- 始末書を作成する目的や意味などを再確認したい
- 書き方が分からないので、始末書のテンプレートを探している
- 始末書を効率的に管理する方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、始末書を作成する方法から管理の仕方までわかります。
始末書とは
以下では始末書を書く目的や類義語との違い、活用シーンをご説明します。始末書を作成する前に、作成目的や意味を再確認しましょう。
始末書を書く目的
始末書を書く目的は、従業員が起こした仕事上のミスやトラブルの事実関係や詳細を明白にし、当事者に謝罪の意を表明させたうえで再発防止に努めさせることです。
始末書を作成することで、ミスを犯した従業員はことの重大さを認識し、反省の意識を持つようになります。また、事実を詳細に書き出すことで、「どうすれば次に同じようなミスを防ぐことができるのか」といった解決策を考えるきっかけを作れるのです。
また、企業側は従業員が起こしたトラブル内容を正確に把握し、適切な対応策を講じることが可能になります。さらに、処分に対して従業員から異議申し立てをされたときの証拠の役割も果たします。
このように、始末書を書くことはトラブルを起こした従業員と企業側の両方にとって必要なのです。
始末書と顛末書や反省文の違い
以下の表は「始末書」と類義語である「顛末書」「反省文」との意味の違いについてまとめたものです。どれもミスやトラブルのときに作成される文書ですが、目的や内容が異なります。
| 意味 | |
|---|---|
| 始末書 |
ミスやトラブルの経緯報告に加えて謝罪や反省の意を表明する文書 |
| 顛末書 |
ミスやトラブルの経緯報告とともに再発防止策や解決策を提示する文書 |
| 反省文 |
自らの過ちを振り返り反省と改善の意思を示すために作成される文書 |
以上のように、それぞれ作成する目的が違うため、ミスやトラブルのレベルに応じて上記の文書を使い分けましょう。
活用シーン
以下は始末書が活用される3つの代表的な場面です。
- 繰り返し遅刻する場合
- 業務中に事故を起こした場合
- 社内の機密情報を外部に外部に漏えいした場合
１回目の遅刻で始末書を作成することはほとんどありませんが、遅刻が複数回にわたり、改善の様子が見られないときに始末書の作成を求められることがあります。
たとえば、取引先に向かう道中で社用の自動車を壁に擦ってしまったり、追突事故を起こしてしまったりしたときに始末書の作成が必要となるケースが多いです。
たとえば、社内情報が入っているパソコンを社外で紛失してしまったり、意図せず未公開の情報を人に話してしまったりしたことが原因で会社として大きな損失を被ったときなどに始末書を書くよう指示されます。
以上の場合以外でも、会社や組織全体に迷惑をかけたときに始末書が活用されます。
始末書の作り方のコツ
以下では、始末書の作り方のコツをご紹介します。これから始末書を作成しようとしている方は以下の2点を留意しましょう。
（1）具体的に書く
コツの1つ目は、ミスやトラブルの内容を始末書に具体的に書くことです。
始末書はミスを犯した従業員が冷静に自身の行いを振り返り反省するために作成されるため、しっかりと自身の過ちに向き合うべく具体的に書き出すことは大切です。また、企業側も管理者として状況を詳細に把握したいため、詳細に記述しましょう。
このように、始末書を作成する目的を考えると、具体的に書くことは重要なのです。
（2）テンプレートを利用する
コツの2つ目は、テンプレートを利用することです。
始末書に書かなくてはいけない項目がありますが、始末書を初めて書く場合には項目に漏れが生じてしまう可能性があります。しかし、始末書は自身の行いを反省して謝罪する意味を持つため、内容に不備があるとさらに印象を下げてしまいかねません。
そのため、テンプレートがあれば、必要な項目をすべて始末書に盛り込めるのです。
【無料】場面別に使える始末書におすすめのテンプレート4選
以下では、従業員のミスやトラブルの場面別に使える始末書におすすめのテンプレート4選をご紹介します。以下のテンプレートを参考にして、始末書に記載すべき項目や内容を把握しましょう。
【Excel】始末書の基本的なサンプル
こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、基本的な始末書のテンプレートです。
始末書で書くべき項目が簡潔にまとまっています。表題、概略、原因、対策のそれぞれを書く欄があり、視覚的にもわかりやすい始末書の作成が可能です。
【Word】遅刻に対する始末書のフォーマット
こちらは「ビズ研」が提供する、遅刻に対する始末書の例が書かれたテンプレートです。
遅刻のときにビジネス文書として書くべき具体的な文例が記されているので、内容を軽く変更するだけできちんとした始末書が作成できます。そのため、始末書をどのように書けばいいのかわからないと困っている方におすすめです。
【Word】事故といった不祥事で使われる始末書のテンプレート
こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、交通事故を起こした時の始末書テンプレートです。
交通事故の始末書には、「事故が発生した日時や場所」「内容」「相手への損害」「原因」「現在の状況」などを詳細に記載し、不祥事を二度と起こさない旨を記すことが重要です。上記のテンプレートを参考に項目を漏らさず記入しましょう。
【Word】社内規定違反への始末書の雛形
こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、就業規則などの社内規定違反の始末書テンプレートです。
社内規定違反に対する始末書において、自身の不始末を説明し、それがもたらした結果と反省の意を明示しなくてはなりません。自身の不始末の原因に言及するときは言い訳がましくならないように注意しましょう。
何か起こった場合、企業は従業員に上記4つのテンプレートのような始末書の提出を求めます。一方で企業側でも提出された始末書を「ナレカン」のようなITツールを用いて安全に管理しなくてはいけません。
【担当者必見】始末書を効率的に管理する方法
以下では始末書を効率的に管理する方法をご紹介します。
始末書は仕事上でのミスやトラブルが起こったときに作成され、個人情報が多く含まれるため厳重に管理する必要があります。しかし、ExcelやWordでの管理だと、中身の識別のしづらさや煩雑化しやすさが原因で誤送信による情報漏えいのリスクが高まります。
そこで、ファイルの整理が簡単にできて、高いセキュリティが担保されているITツールで始末書の管理をしましょう。また、今までのファイルをスムーズに移行できるツールであれば、すぐに運用に乗せられます。
結論、始末書を効率的に管理するには、既存のファイルをAIが全自動でナレッジ化してくれて情報の安全性が高い「ナレカン」一択です。
ナレカンは、情報セキュリティの国際規格認証を取得しており、情報は安全に保たれます。また、AIによるファイルのナレッジ化や既存データの移行支援があるので、導入直後からスムーズな運用ができます。
既存のファイルをAIが全自動でナレッジ化してくれるツール「ナレカン」
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
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始末書の概要やおすすめのテンプレートまとめ
これまで、始末書の概要やコツ、おすすめのテンプレートを中心にご紹介しました。
始末書はトラブルを起こした従業員自身が再発防止のために作成する以外に、過去のトラブルと対応記録を残すためにも利用されます。そのため、企業側としても提出された始末書を適切に管理する必要があるのです。
しかし、紙媒体やExcelだと管理が煩雑になってしまい、過去のトラブル事例や始末書から企業としての対策を講じられません。そこで、高性能な検索機能を備え、すぐに必要な情報へアクセスできるツールを導入しましょう。
結論、始末書の管理に最適なのは、“平均0.2秒”のスピードで”ヒット率100％”を誇る検索機能を備えた「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、効率的な始末書管理を実現しましょう。
