ナレッジマネジメント
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多くの情報を扱う仕事の場において、大容量ファイルのアップロード作業や受け渡し作業は必須です。しかし、メールでは複数回に分けて送信する手間がかかるため、一度にファイルを受け渡しできる「ファイル転送サービス」を利用する企業もあります。 とはいえ、「大容量ファイルのアップロード・管理の方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、大容量ファイルの「アップロード」や「受け渡し」に役立つサービス7選を中心に紹介します。 大容量ファイルのアップロードに役立つサービスを比較検討したい Google Drive/iCloudにファイルアップロードする方法を知りたい 大容量ファイルを安全かつ簡単に一元管理したい という担当者の方は本記事を参考にすると、ファイル転送・アップロードサービスの比較ポイントが分かり、自社に合うサービスを選べます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイルアップロードとは2 ファイル転送サービスにおける無料・有料の3つの違い2.1 （1）セキュリティレベル2.2 （2）ファイル共有のスピード2.3 （3）サポートの有無3 大容量ファイルのアップロード/送信/転送に使えるサービス7選3.1 【ナレカン】大容量データを安全かつ簡単に管理・共有できるサービス3.2 【Stock】ファイル・画像・動画などを簡単に共有できるサービス3.3 【データ便】ダウンロード通知機能があるファイル送信サービス3.4 【ギガファイル便】1ファイル300GBまで送受信できるアップローダー3.5 【Google Drive】Gmailに動画を添付・送信できるアプリ3.6 【Dropbox】外部サービスとも連携しやすいファイル共有サービス3.7 【OneDrive】Microsoftアカウントでファイルを転送できるサービス4 【比較表】 大容量ファイルのアップロード・受け渡しに使えるサービス5 ファイル転送サービスの選定ポイント5選とは5.1 （1）受け渡しがスムーズか5.2 （2）安全性が高いか5.3 （3）容量が十分にあるか5.4 （4）スマホからでも使えるか5.5 （5）誰でも簡単に使えるか6 スマホでファイルアップロードするやり方6.1 Google Driveにファイルアップロードする6.2 iCloud Driveにファイルアップロードする7 ファイルのアップロード・受け渡しに役立つサービスまとめ ファイルアップロードとは 「ファイルアップロード」とは、ネットワークを介して、手元のスマホやPCからデータや情報をオンライン上に送信することを意味します。 ファイルを共有する際、メールに添付するとファイルの容量が大きくて送れないことがありますが、「ファイル転送サービス」などを利用してファイルをインターネット上にアップしておくと、画像や動画などの大容量ファイルをスピーディに共有できるのです。 ファイルの共有者は、サービスへファイルをアップロード後、発行されたURL・パスワードをメールに添付して受信者へ共有します。受信者は、添付されたURLからサービスへアクセスすればダウンロードできるので、大容量のファイルでも受け渡しが簡単です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル転送サービスにおける無料・有料の3つの違い ファイル共有サービスを選ぶときに悩むのが「無料と有料のいずれを選ぶべきか」です。そこで以下では、ファイル転送サービスを比較する際に、費用以外で重要になる3つの違いを紹介します。 （1）セキュリティレベル 無料サービスと有料サービスの一番大きな違いは、セキュリティレベルです。 有料サービスでは、アップロードしたファイルにアクセス制限をかけられることが多いですが、ほとんどの無料サービスでは制限をかけられません。また、無料サービスはファイル送信履歴を確かめられないものも多く、情報漏えいの対策が乏しいです。 したがって、「情報漏洩リスクの削減」を考慮すると、セキュリティの高い有料サービスが求められるのです。 （2）ファイル共有のスピード 無料サービスに比べ、有料サービスの方が共有時のストレスがありません。 無料サービスでは一度に転送できる容量が制限されてしまうため、大容量のデータを転送する場合には、メールのように分割しなければなりません。日々利用するツールでこのような手間が発生すれば、業務効率が低下する可能性があります。 また、多くの無料サービスには広告が頻繁に表示されるため、無駄な「ページ遷移」や「読み込み」が起こり、ストレスを感じてしまいます。一方、有料サービスは広告が表示されないことはもちろん、使いやすい設計なので、ファイル共有もスムーズです。 （3）サポートの有無 無料サービスと有料サービスでは、サポートにも違いが生じます。 基本的に、無料サービスでは運用に関するサポートを受けられません。そのため、不明点があっても自身で解決しなければならず、専門知識が豊富なメンバーが必要です。 一方、有料サービスでは、不明点があればすぐにメールや電話でカスタマーセンターに問い合わせができます。さらに、サービスによっては利用方法の講習会などが開催されており、利用時の教育コストを削減できるメリットもあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 大容量ファイルのアップロード/送信/転送に使えるサービス7選 以下では、大容量ファイルの受け渡しに役立つファイル転送サービスのおすすめ7選をご紹介します。 社内でファイルを転送して共有する場合、社外秘のデータが含まれることがあるため、強固なセキュリティが求められます。たとえば、国際セキュリティ資格を取得しているサービスであれば、大企業も安心して利用可能です。 また、大容量ファイルの受け渡しでは「簡単かつ素早くファイルを共有できるか」も重要なポイントです。しかし、共有するだけでなくファイルを正しく管理しなければ、どこに何の情報があるのかわからず、共有した情報が活用されません。 結論、自社に導入すべきなのは、国際基準の強固なセキュリティを備え、メールを使える社員なら簡単にファイルを共有・検索できるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には簡単にファイル添付できるほか、AIが中身を解析し「ファイル要約」「重要ポイント」を記事化して、ファイルの中身をナレッジとして活用できます。また、情報の暗号化やフォルダごとの閲覧・編集権限の設定で安全に情報を管理可能です。 【ナレカン】大容量データを安全かつ簡単に管理・共有できるサービス 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】ファイル・画像・動画などを簡単に共有できるサービス Stockはナレカンと同じく、ファイルや写真、動画などあらゆる情報を簡単に共有して、いつでも振り返れる情報共有ツールです。 「Stock」の「ノート」に添付した画像は直接編集できるため、編集するたびに共有しなおす手間がかかりません。また、ノートには「タスク」と「メッセージ」を紐づけられるので、共有した資料に関するタスク管理やメッセージのやり取りも可能です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【データ便】ダウンロード通知機能があるファイル送信サービス ＜データ便の特徴＞ ダウンロード期限を設定できる データの保管期間の設定が可能です。たとえば、無料プランの場合、最短「1時間」から最長「7日」までが、ダウンロード期限となります ダウンロードパスワード機能 パスワードを設定して、ファイルをダウンロードする受信者に入力させれば、情報漏えいのリスクを抑えられます。 ＜データ便の機能・使用感＞ ダウンロード完了通知を設定できる 受信者がファイルをダウンロードしたら、通知が届くように設定が可能です。そのため、相手にデータを見たか確認する手間をなくせます。 広告の表示頻度が高い 広告の表示回数が多いため、人によってストレスを感じる恐れがあります。 ＜データ便の注意点＞ データの保管期間に制限がある 無料プランでは、データの保管期間が最長7日に限定されます。そのため、期間内にダウンロードできなかった場合は再度共有しなおす必要があります。 エラーが生じる場合がある ……またデータ便の不具合…………たった8メガがいつまで経ってもアップロードされない……エラーになる……申し訳ないけど、普通にメール添付してお送りさせてもらおう…… — ごもじもじ／寺本悠子 (@gomogimogi) May 14, 2024 ＜データ便の料金体系＞ ライトプラン（会員登録不要）：0円（1回につき2GBまで） フリープラン（要会員登録）：0円（1回につき5GBまで） ビジネスプラン（送信のみ）：330円/ユーザー/月 ビジネスプラン（送受信）：550円/ユーザー/月 データ便の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ギガファイル便】1ファイル300GBまで送受信できるアップローダー ＜ギガファイル便の特徴＞ 無料プランの保存期間が長い アップロードしたファイルの保存期間を3日〜最大100日まで柔軟に設定できます。 容量に制限はない アップロードできるファイル容量は無制限です。ただし、1ファイルの容量は300GBまでとなる点に注意しましょう。 ＜ギガファイル便の機能・使用感＞ ダウンロード通知を受け取れる ファイルをアップロードした後に自身のメールアドレスを入力すると、相手がファイルをダウンロードした際にメールで通知を受け取れます。そのため、通知がない場合に催促すれば、ファイルを期限内にダウンロードしてもらえます。 ＜ギガファイル便の注意点＞ サイトから直接メール送付はできない ギガファイル便のサイトから直接相手にURLを送ることはできません。URLをコピー&ペーストして、メールアプリを使って送付する必要があります。 速度が遅い 納品するのにギガファイル便の アップロードの遅さにハラハラする( ՞⌓°⎞ — taco. @ビジネス広告系動画編集者 (@taco20029715) June 6, 2023 詐欺広告が表示されることがある ユーザーからは「詐欺広告のアナウンスがほしいです。操作ボタンみたいになっている詐欺広告は剥がせないのでしょうか？」という声があります。（参考：App Store） ＜ギガファイル便の料金体系＞ 無料で利用できます。 ギガファイル便の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】Gmailに動画を添付・送信できるアプリ ＜Google Driveの特徴＞ Googleのサービスとの連携 「Google ドキュメント」や「Google スプレッドシート」などで作成した資料をスムーズに保存、共有できます。 保存容量が大きい 15GBまで無料で利用でき、ほかのサービスに比べて容量が大きいのが特徴です。ビジネス向けの有料プランも用意されています。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ WordやExcelをダウンロードせず編集できる WordやExcelなどMicrosoftアプリで作成したファイルをアップロードすると、ダウンロードせずに直接編集できます。Google Driveをチームで利用していれば、URLを介さずにファイルの共有や共同編集ができるのです。 Gmailに動画を添付・送信できる Gmailで【ドライブを使用してファイルを挿入】のアイコンをクリックすると、Google Driveに保存した動画を添付・送信できます。そのため、文字や画像だけでは伝わらない情報まで伝えられる点がメリットです。 ＜Google Driveの注意点＞ ファイル管理に手間がかかる Google Driveでは、すべての情報をファイルで管理するため、扱う情報が多いと目的のファイルを見つけるのに手間がかかります。また、ファイルを「最終更新」「最終更新（自分）」「最終閲覧（自分）」の順番でしか並び替えられない点も不便です。 検索機能の精度が低い 利用しているユーザーからは「ドライブ内を検索する際に、PDFやデータの中の文字まで拾ってヒットさせてくれるので助かってはいますが、もう少しその精度が上がるといいなと思います。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Google Driveの料金体系＞ Google Driveは基本的にGoogle アカウントさえあれば無料で利用できますが、保存容量は1人あたり15GBまでに制限されています。それ以上の容量を利用する場合はGoogle Workspaceの契約（有料化）が必要です。 個人向け：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3.000円/ユーザー/月（月払い Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】外部サービスとも連携しやすいファイル共有サービス ＜Dropboxの特徴＞ 大容量ファイルの共有 ファイルのリンクを取得して送信するだけで、大容量のファイルを共有できるので、圧縮したり複数に分割してメールで送ったりする手間を省けます。 マルチデバイスに対応 Dropboxは、PCだけでなくiPhoneやAndroidにも対応しているので、さまざまなデバイスから操作できるのが特徴です。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ ツール内から直接メール送信できる アップロードしたファイルを共有する際に、メールアドレスや登録された氏名を入力するとリンクが記載されたメールを直接送れます。そのため、社外のメンバーとファイル共有する際に、メールアプリを開いてURLを貼る必要がありません。 ファイルリクエスト機能 ファイルリクエスト機能を使って依頼すれば、Dropboxのアカウントを所有していない相手からもファイルを受け取ることができます。Dropbox上でメッセージとファイルのやり取りが完結するため、複数の取引先をもつ企業に便利な機能です。 ＜Dropboxの注意点＞ 無料プランには容量制限がある 無料プランでは2GBまでしか利用できません。そのため、ビジネスで大容量のファイルを受け渡しするには有料プランを契約する必要があります。 動作が重い 利用しているユーザーからは「ファイル検索の動作が少し重い」という声があります。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Basic：0円 Plus：1,500円/月（月払い） Business：1,800円/ユーザー/月（月払い） Essentials：2,400円/月（月払い） Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【OneDrive】Microsoftアカウントでファイルを転送できるサービス ＜OneDriveの特徴＞ Microsoft社製のアプリ Microsoftアカウントを持っていれば、無料ですぐに利用できるため、利用者の多いツールです。 マルチデバイス対応 OneDriveにはスマートフォン版アプリがあるので、外出先などPCがない場面でもファイルを共有・確認できます。 ＜OneDriveの機能・使用感＞ 他のMicrosoftツールを使える OneDrive内からWordやExcelファイルを新規作成できます。作成したファイルは自動でOneDriveに保存されるため、アップロードの手間がかかりません。 ＜OneDriveの注意点＞ 目的のファイルを見つけづらい OneDriveでは、情報をすべてファイル形式で保存する必要があるうえ、検索機能ではタイトルのみしか検索できません。そのため、必要な情報を見つけるのに手間がかかり、管理方法を工夫する必要がある点に注意です。 同期に失敗することが多い 利用しているユーザーからは「ファイルの同期失敗が、やはり多いです。3年前から使っていますが、いまでも安定していない印象を持っています。」という声があります。（参考：ITreview） ＜OneDriveの料金体系＞ 「OneDrive for Business」以降の有料プランは、他のMicrosoftアプリも含めた、Microsoft 365の料金体系です。 無料プラン：0円 OneDrive for Business ：749円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 OneDriveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】 大容量ファイルのアップロード・受け渡しに使えるサービス 以下は、紹介したファイル転送サービスの比較表です。料金プランや注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 データ便 ギガファイル便 特徴 大容量データを安全かつ簡単に管理・共有できるサービス ファイル・画像・動画などあらゆる情報を共有できるサービス ダウンロード通知機能があるファイル送信サービス 1ファイル300GBまでの大容量データを受け渡しできるアップローダー シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） シンプル シンプル 「ISO27001」の取得の有無 【〇】 【〇】 【×】 【×】 画像・動画共有 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】※1ファイル300GBまで メッセージ機能 【〇】※投稿に対するコメントが可能 【〇】 【×】 【×】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 機能がシンプルなので、電子署名には対応していない 無料プランはデータの保管期間が最長7日 サイトから直接メール送付はできない 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは330円/ユーザー/月～ ・無料 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「データ便」の詳細はこちら 「ギガファイル便」の詳細はこちら Google Drive Dropbox OneDrive 特徴 Gmailに動画を添付・送信できるアプリ 外部サービスとも連携しやすいファイル共有サービス Microsoftアカウントでファイルをアップロードできるサービス シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 多機能 「ISO27001」取得の有無 【〇】 【〇】 【〇】 画像・動画共有 【〇】 【〇】 【〇】 メッセージ機能 【〇】※Google chatを使用した場合のみ 【〇】※ファイルへのコメント 【〇】※Teamsを使用した場合のみ 注意点 ファイル管理に手間がかかる 無料プランには容量制限がある 目的のファイルを見つけづらい 料金 ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは749円/ユーザー/月～ 公式サイト 「 Google Drive」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「OneDrive」の詳細はこちら ビジネスでアップロードしたファイルは、厳格なセキュリティ基準の下で確実に管理する必要があります。また、高精度の検索機能が備わっているサービスであれば、目的のファイルをすぐに見つけることができ、業務をスムーズに進められるのです。 そのため、ファイル転送サービスを導入するときは、“情報セキュリティに関する国際規格の「ISO27001」を取得しているうえ、簡単かつ素早くファイルを検索できるサービス”を導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル転送サービスの選定ポイント5選とは ここでは、ファイル転送サービスを選ぶときに注意すべきポイントを解説します。以下のポイントを押さえられていないままサービスを使い始めると、思わぬトラブルにつながる可能性もあるので注意しましょう。 （1）受け渡しがスムーズか 1つめのポイントは、受け渡しがスムーズにできるサービスであることです。 スピーディーな情報共有が求められる仕事の場では、アップロードのたびに保存期間を気にしたり、パスワードを設定したりする手間は省くべきです。また、アップロードしたファイルのやり取りにメール等を併用する場合、余計な工程が発生してしまいます。 以上のことから、一つのファイルのやりとりに複数の工程をかけることなく、スムーズにファイルを受け取り合えるサービスを使いましょう。 （2）安全性が高いか 2つめのポイントは、強固な安全性のサービスであるかです。 とくに、無料のサービスは費用がかからない分、セキュリティ機能が搭載されていない場合が多いので注意すべきです。また、社内のみで共有する情報だとしても、社員の誰もがアクセスできる状態は好ましくありません。 したがって、「通信が暗号化されているか」「閲覧・編集の権限を特定のメンバーのみに制限できるか」などのセキュリティを確認しましょう。 （3）容量が十分にあるか 3つめに、容量が十分にあるか確認しましょう。 サービスやプランによっては、何度もアップロードできるが、一度に利用できる容量は制限されるケースがあります。その場合、データを複数回に分けなければならず、作業が滞る原因となりかねないのです。 また、容量を超えている場合には、アップロードされるまでに時間がかかります。したがって、業務で扱うデータ容量に応じたサービスを選びましょう。 （4）スマホからでも使えるか 4つめのポイントは、スマホからでも使えるかという点です。 PC上でファイルをダウンロードした場合、PC本体にデータが保存されます。すると、スマホからでは確認できないので、再度ダウンロードする手間が発生してしまうのです。 そのため、必要なファイルをすぐに確認できず、重要な情報が漏れてしまうケースも少なくありません。一方、マルチデバイス対応の「ナレカン」のようなツールであれば、時間や場所を問わずファイルを閲覧できます。 （5）誰でも簡単に使えるか 5つめのポイントには、誰でも簡単に使えることです。 たとえば、多機能でさまざまな用途に活用できるサービスでも「機能を使いこなすのが難しい」「操作が複雑で覚えられない」と、利用される機会が減ってしまいます。その結果、社員はアップロードするのが面倒になり、管理が属人化していくのです。 そのため、ITに詳しくなくても直感的にファイルのアップロード・ダウンロードが可能なシンプルなサービスを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ スマホでファイルアップロードするやり方 以下では、スマホでファイルアップロードするやり方をご紹介します。スマホからデータを送りたいときの参考にしましょう。 Google Driveにファイルアップロードする Google Driveでは、以下の手順でファイルをアップロードできます。 まず、Google Driveのアプリを開いて、画面右下の【追加（＋）】をタップします。 次に、【ファイルをアップロード】をタップします。 最後に、アップロードしたいファイルをタップして完了です。 iCloud Driveにファイルアップロードする ここでは、iPhoneでWordファイルをアップロードする方法をご紹介します。iCloud Driveにファイルをアップロードする手順は以下の通りです。 まず、Wordファイルを開いて、画面右上の【ファイル（・・・）】をタップします。 次に、【コピーを送信】をタップします。 そして、【“ファイル”に保存】をタップします。 iCloud Driveのフォルダを選択し、画面右上の【保存】をタップして完了です。 以上の操作で、スマホからファイルアップロードできます。 ただし、Google DriveやiCloud Driveでは、ファイル数が増えると目的のデータを見つけづらくなったり、アップロードしたファイルをどこに保存したのか分からなくなったりする恐れがあるので、注意が必要です。 そのため、ファイルをストレスなく管理するには、「ナレカン」のように“スマホでも円滑にファイルアップロードできるうえ、精度の高い検索機能が備わっているサービス”を導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルのアップロード・受け渡しに役立つサービスまとめ ここまで、大容量ファイルのアップロードに役立つおすすめのファイル転送サービスや、サービスの選び方を解説しました。 多数のサービスから最適なものを選ぶには「容量が大きい」「セキュリティが高い」「操作性が良い」といったポイントを満たしているかを確認しましょう。 また、アップロードしたファイルが適切に管理されていなければ、必要な時にすぐに見つけられないため「フォルダ機能や高精度の検索機能が備わっているか」も重要です。 結論、社内外の情報共有には、国際基準のセキュリティを備え、シンプルな操作性で簡単にファイルの共有・管理・検索ができる「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を使って、自社での情報共有を効率化させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

テレワークが浸透した昨今、社内のファイルを外出先でもファイルが確認できることから「クラウド型ファイルサーバー」が注目されています。 しかし、入手した社外秘のデータをオンライン上で管理することに不安を感じて、クラウド型ファイルサーバーの利用を躊躇する方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、クラウド型のファイルサーバーを導入するメリット・デメリットと選び方を解説します。 クラウド型ファイルサーバーの導入メリットを把握したい クラウド型ファイルサーバーの選び方のポイントを知りたい ビジネスにおすすめのクラウド型ファイル管理ツールを探している という方はこの記事を参考にすると、「クラウド化」に対する不安を払拭し、社内情報を安全かつ円滑にやりとりできるファイル共有サーバーを選択できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイルサーバーとは1.1 ファイルサーバーの役割とは1.2 ファイルサーバーのクラウド化とは1.3 クラウド型とオンプレミス型(自社運用)との違いとは2 クラウド型ファイルサーバーのメリット3 【注意】ファイルサーバーをクラウド化するデメリット4 【法人向け】ファイルサーバーのデメリットを解消するツール4.1 情報漏えいや不正改ざんのリスクを回避できるツール「ナレカン」5 企業が押さえるべきクラウド型ファイルサーバーの選び方5.1 （1）導入目的に合っているか5.2 （2）該当のファイルがすぐ見つかるか5.3 （3）高セキュリティか5.4 （4）既存データを移行しやすいか6 ビジネスで無料のクラウド型ファイルサーバーを使うべきでない理由6.1 （1）セキュリティに懸念がある6.2 （2）トラブルの際のサポートに不安がある6.3 （3）業務利用するには機能が不十分7 クラウド型ファイルサーバーのメリットや選び方まとめ ファイルサーバーとは 以下では、「ファイルサーバーの持つ役割」や「ファイルサーバーのクラウド化」、「オンプレミス型との違い」について解説します。ファイルサーバーの概要を踏まえて、自社に合ったサーバーを検討しましょう。 ファイルサーバーの役割とは ファイルサーバーとは、「ネットワーク上でファイルを共有するために設置されるサーバー（コンピュータ）」を指します。 ファイルサーバーは、自社で管理しているデータの保管場所（ストレージ）をネットワーク上でほかのコンピューターとつなげることで、外部からファイルの閲覧・編集ができる点が特徴です。 また、ファイルサーバーで共有したファイルは一括で管理されてデータの信頼性が確保でき、パソコンのローカルディスク容量不足も補えます。そのため、ファイルサーバーは部署単位での資料共有や、誤削除に対するバックアップの役割を担っているのです。 ファイルサーバーのクラウド化とは ファイルサーバーのクラウド化とは、「クラウド（インターネット上のサービス）を通じて、ファイルの共有・管理ができる」状態にすることを指します。 ファイルサーバーをクラウド化すれば、従来の社内ネットワーク内に設置するファイルサーバーに比べて、運用の手間が少なくシステムの拡張が容易です。また、クラウド型ファイルサーバーは、インターネットがある場所であればファイルにアクセス可能になります。 したがって、外出先や在宅勤務中でも社内のデータファイルを確認したい場合は、ファイルサーバーのクラウド化を進めましょう。 クラウド型とオンプレミス型(自社運用)との違いとは オンプレミス型サーバーとは自社で用意した回線や通信機器を使用したサーバーを指します。クラウド型ファイルサーバーとの違いは以下の表の通りです。 オンプレミス型ファイルサーバー クラウド型ファイルサーバー 設置場所 社内または自社で管轄している施設内 各サービスのデータセンター※1 初期費用 サーバー機器や回線の料金など初期投資がかかるため、導入時にまとまった予算を確保する必要がある インターネット回線とサービス初期費用のみで、低い予算で利用を開始できる 運用コスト 使用している機器の保守と、保守に関わる人件費がコストになる サービスの維持費のみ 機能や機器のカスタマイズ 自社で用意した機器でありカスタマイズ性が高い 業者がデータセンターで管理するためカスタマイズ性が低い ファイル編集 社内ネットワーク内でのみ可能 インターネット回線があれば場所を選ばず可能 セキュリティの保護 自社の対策度合いによって安全性は異なる サービス利用者に一定のセキュリティ対策を提供している ※1：データセンターとはサーバーやネットワークの通信機器の運用・保守専用の建物で、強固なセキュリティ保護や災害でのデータ損失対策が取られている。 以上のように、オンプレミス型は自社での管理となるため運用の自由度が高いものの、導入や運用にコストがかかる傾向があります。 一方、クラウド型はデータセンターでまとめて管理しており運用方法は限られますが、利用するプランによってコストを抑えられる利点があります。オンプレミス型とクラウド型でそれぞれ特徴が異なるので事前に把握しておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型ファイルサーバーのメリット クラウド型ファイルサーバーのメリットとして、以下の4点があります。 コストを削減できる サーバーの設置場所の確保や、安定稼働のためのバックアップ用HDD、無停電装置などの設備投資が不要なことから、初心者には手を出しやすい利点があります。 管理業務を軽減できる 導入時の情報セキュリティ方針の制定やルーター設置などの事前準備をはじめ、ユーザー管理や異常を確認するモニタリングといった日常業務が不要になり、自社でサーバーを管理する負担がなくなります。 容量の拡張が簡単 多くの場合、ホームページ上やアプリ上で手続きが可能で、簡単に保存領域を拡張できます。 高度なセキュリティ データセンターでは「サーバーの設置場所は非公開にする」などの高いセキュリティ対策が取られており、企業の負担なく情報漏洩を防げます。また、万が一に地震や停電が起きたときも、影響を受けにくいです。 ただし、クラウド型でも無償版のツールはセキュリティが低かったり、使用可能なデータ量が制限されたりする場合もあるため、導入時には注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意】ファイルサーバーをクラウド化するデメリット ファイルサーバーをクラウド化するときは、以下の点に注意しなければなりません。 一定量のコストが発生する 保管するデータ量や利用人数、データ転送量によって料金が課金される場合があり、利用の概算を見積もっておかなければ想定以上にコストが嵩む可能性があります。 通信速度が社内環境に左右される 社内ネットワーク上のファイルサーバーと比較すると通信速度が遅いことがあり、インターネット環境を見直さなければ作業パフォーマンスが低下してしまいます。 機能や利用環境を自社に合わせて変更できない 企業ごとに個別対応できないケースが多く、自社において必要な要件をピックアップしてからファイルサーバーを選定する必要があります。 以上のように、コスト削減のために安価なサービスを選択すると、費用対効果が下がる恐れがあります。そのため、ビジネスでの利用には、無料導入相談を受けられて、かつ専属担当者の手厚いサポートを受けられる「ナレカン」のようなサービスを利用し、高い費用対効果を高めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【法人向け】ファイルサーバーのデメリットを解消するツール 以下では、おすすめの法人向けファイルサーバー利用時のデメリットを解消するツールを紹介します。 ファイルサーバーで情報集約すれば、誰もが格納したファイルにアクセスできる体制を整えられます。しかし、オンプレミス型では「容量のひっ迫」や「サーバーの持続的運用」などの課題があるため、”クラウド化”するのがおすすめです。 ただし、クラウド化するにあたっては、サーバーの管理が煩雑にならず、該当のファイルがすぐにアクセスできるシステムを選定する必要があります。加えて、情報漏洩の観点から、セキュリティ面の不足がないことが大前提です。 結論、自社のファイル管理には、国際レベルの安全性で、誰もが簡単に情報を一元管理できるITツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンは、情報セキュリティの国際規格認証を取得しているため、大企業でも安全に運用できます。また、生成AIによる「ファイル内要約機能」により、ファイルを開かずに中身の概要を確認できるので、ファイル数が多い自社での活用にも便利です。 情報漏えいや不正改ざんのリスクを回避できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企業が押さえるべきクラウド型ファイルサーバーの選び方 以下では、クラウド型ファイルサーバーを選ぶときのポイントを解説します。下記のポイントを押さえれば、自社に合ったクラウド型ファイルサーバーの導入が可能です。 （1）導入目的に合っているか 1つ目に、システムの機能が自社の導入目的に合っているか確認しましょう。 ファイルサーバーにはそれぞれ特徴があり、導入目的に合っていないと機能に過不足が生じ、せっかく導入しても利便性に欠けてしまいます。そこで、以下では、利用目的別のクラウド型ファイルサーバー選定ポイントを3つ紹介します。 ケース1：社内でのファイルサーバー用 今まで利用してきたファイルサーバーに似た操作性のものを選びましょう。今まで利用していたサーバーと使用感が全く異なるものを選択してしまうと使いづらく感じることが多く、作業効率の低下を招きかねません。 ケース2：社外とのファイル共有用 社外とのファイル共有には、ブラウザベースのサーバーを利用しましょう。ブラウザベースのクラウドサーバーであれば、専用ソフトやネットワークの設定なしに利用できるため、社外クライアントとのスムーズなやりとりが期待できます。 ケース3：バックアップやアーカイブ用 バックアップやアーカイブ用のファイルサーバーには、機能がシンプルなものがおすすめです。こうした目的で導入する場合、通常業務での利用よりも使用頻度が少なく、操作が難しいものや多機能なものは浸透しにくいからです。 以上のように、自社で得たいメリットを洗い出し、上記3つのどの目的に当てはまるか確認すれば、機能に過不足のないサーバー選びが可能です。 （2）該当のファイルがすぐ見つかるか 2つ目に、該当のファイルがすぐに見つかるか確認しましょう。 ファイルサーバーは、社内のあらゆるファイルを一つのサーバーで一挙に管理するため、データ量が多くなるほど管理が難しくなり、欲しい情報になかなかたどり着けないといった事態に陥りやすいです。 そのため、ファイルのタイトルはもちろん、ファイル内のテキスト文字も検索可能な「ナレカン」のようなシステムを を使えば、該当のファイルを即見つけられます。 （3）高セキュリティか 3つ目は、高セキュアに情報管理ができるか確認しましょう。 データ容量が大きく、低コストで運用できたとしても、セキュリティ面の不足があると、情報漏えいの危険が高まります。とくに、大企業のように膨大な量の情報を扱っている場合、少しでも情報が社外に漏れてしまうと、信用問題に大きく発展してしまいます。 したがって、クラウド型サーバーを導入するときは、「国際レベルのセキュリティか」「ファイルを暗号化できるか」などの観点で選ぶ必要があります。 （4）既存データを移行しやすいか 4つ目は、既存データが移行しやすいかどうかです。 社内のファイルを集約するにあたって、スムーズな蓄積ができないと、結局は属人的な管理になってしまいます。また、既存のファイルサーバーからの乗り換えを検討している場合には、スムーズにデータを移行できないと、業務が停滞しかねません。 そのため、システムを選択するときは「データを蓄積するまでにどれくらいの時間がかかるのか」や、「データーの移行支援はあるのか」などに着目して導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスで無料のクラウド型ファイルサーバーを使うべきでない理由 以下では、ビジネスにおいて無料のクラウド型ファイルサーバーを使うべきでない理由を紹介します。法人での無料版の利用はリスクが伴い、損害を生み出す危険があります。 （1）セキュリティに懸念がある クラウド型ファイルサーバーにおいてセキュリティ対策が万全かは重要です。 たとえば、アクセス制限が部署ごとに詳細に設定できる機能は、情報がむやみに露出しません。しかし、無料で利用できるクラウド型ファイルサーバーは、個人のプライベート利用を想定したものも多く、データ管理に関する機能が利用できないものがほとんどです。 また、データの保存期限に指定があるなど、あくまでも一時的な利用がメインであり、長期的なデータの保管・活用は無料利用だと対象外となります。したがって、ビジネスにおいてはセキュリティが担保された有償版を活用しましょう。 （2）トラブルの際のサポートに不安がある 無料のサービスでは、トラブルが発生した場合のサポートが不十分な可能性があります。 有料サービスの場合、電話やメール・チャットでの質問回答など手厚いベンダーサポートが受けられるのが一般的です。しかし、無料ツールではサポート体制が簡素な傾向があり、管理者が不明点を自分で調査する必要がでてしまうのです。 以上のように、無料のファイルサーバーは気軽に利用できる一方で、管理者の負担が増加する懸念があります。とくに、専門的な知識のある人材が少ない企業の場合は、人的リソースを確保するのに注意が必要です。 （3）業務利用するには機能が不十分 無料のクラウド型ファイルサーバーは、有償版と比べて使える機能に制限があります。 たとえば、多くの無料サービスではアクセス制限やログ機能を十分に設けておらず、データの扱いが多いビジネスシーンにおいては情報漏えいの危険があります。ほかにも、ファイルを探すにあたっての「検索機能の精度」に差があれば、業務スピードにも影響します。 仮に、企業ファイルストレージの一部として無料のクラウド型ファイルサーバーを利用する場合は、機密情報が含まれていないか確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型ファイルサーバーのメリットや選び方まとめ これまで、クラウド型ファイルサーバーのメリット・デメリットや法人向けの選び方をご紹介してきました。 クラウド型ファイルサーバーは、オンプレミス型よりも低コストで運用の負担も少なく利用でき、ビジネスでのファイル共有に最適です。ただし、クラウド型だからといって「無料」のものを選択するのではなく、必ず「セキュリティの高さ」を確認すべきです。 また、ファイルを管理するうえで起こりがちな「管理が煩雑化して、目的のファイルが見つからない」といった課題にも対策が必要です。したがって、安全に運用できるうえ、検索性に優れたツールを選定しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、アクセス権の制限により安全に社内のファイルを一元管理でき、欲しい情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内のファイル管理の仕組みを最適化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

写真や文書ファイルを共有する手段として、「ファイル共有ソフトを利用する」方法があります。昨今はクラウドストレージが活用されるようになりましたが、一方でファイル共有ソフトも現在まで残り続けているのです。 しかし、違法アップロードやダウンロードにファイル共有ソフトが利用されるケースが多く、ファイル共有ソフトの導入を検討しているが「安全性に不安を感じている」という方も多いのではないでしょうか。 そこで本記事では、ファイル共有ソフトの問題点やビジネスにおける安全なファイル共有方法をご紹介します。 ファイル共有ソフトを使うリスクを把握したい ファイル共有の方法とツールの種類について知りたい 共有したファイルへ簡単かつ安全にアクセスできる方法を探している という方は今回の記事を参考にすると、ファイル共有ソフトへの理解が深まり、社内情報をストレスなく安全に共有する方法が実践できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイル共有ソフト（ファイル交換ソフト）とは1.1 ファイル共有ソフトの役割1.2 ファイル共有ソフトの基本機能2 P2Pファイル共有ソフトとは2.1 P2Pファイル共有ソフトの概要2.2 P2Pファイル共有ソフト「Winny」「Share」の現在とは3 無料のファイル共有ソフトを使うリスク3選3.1 （1）違法アップロードなどの著作権法違反のリスク3.2 （2）ウイルス感染により被害を受けるリスク3.3 （3）アップロードしたデータが残り続けるリスク4 ビジネスでファイルを安全に共有するための方法とは4.1 （1）無料で展開されているファイル共有ソフトは利用しない4.2 （2） セキュリティが強固な情報共有ツールを利用する5 共有したファイルへ簡単かつ安全にアクセスできるツール5.1 ビジネスでの安全なファイル共有におすすめのツール「ナレカン」6 ＜比較表＞ビジネス利用できるファイル共有ツール一覧7 ファイル共有ソフトを無料で使うリスクや安全に共有する方法まとめ ファイル共有ソフト（ファイル交換ソフト）とは ここでは、ファイル共有ソフトとは何か、その役割について解説します。以下の内容を把握して、ファイル共有ソフトへの理解を深めましょう。 ファイル共有ソフトの役割 ファイル共有ソフトとは、任意のメンバーとオンライン上でファイルのやりとりができるソフトを指します。 以前は「ファイル交換ソフト」と呼ばれていましたが、近年はその機能から「ファイル共有ソフト」と呼ばれています。 ファイル共有ソフトはインターネット上にデータを保管しており、ネットがつながっていれば誰とでもファイルがやりとりできる点が特徴です。ファイル共有ソフトを通じて公開したデータは、そのままでは不特定多数のメンバーへ公開されるので、権限設定が必要な点に注意が必要です。 このように、外部のメンバーとファイルを共有する手法として、ファイル共有ソフトは使用されています。なお、同じくオンラインで共有できるクラウドストレージはアカウント登録のみで利用できますが、ファイル共有ソフトはPCへのダウンロードが必要です。 ファイル共有ソフトの基本機能 ファイル共有ソフトの基本機能を3つ紹介します。 ファイルの転送 大容量のファイルでも、スムーズに他のデバイスへ送ることができる機能です。時間や場所を問わずに、ファイルのやり取りができます。 ファイルの共有 多くのファイル共有ソフトは、メンバーと共同編集できる機能があるため、プロジェクト業務や議事録作成の場面で役立ちます データのバックアップ ストレージに保存したファイルを自動でバックアップする機能が備わっています。したがって、データの消失・紛失リスクに備えられる点がメリットです。 このように、ファイル共有ソフトはビジネス上のファイルデータのやり取りを円滑にするのに役立ちます。また、有料のソフトの多くは基本機能以外に「セキュリティー対策」が施されているため、機密情報を扱うビジネスにおいて必要とされているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ P2Pファイル共有ソフトとは 以下では、ファイル共有ソフトのなかでも「P2P」形式について解説します。また、代表的なP2Pファイル共有ソフトについてもご紹介しています。 P2Pファイル共有ソフトの概要 P2Pファイル共有ソフトとは、ファイル共有ソフトで利用されている形式の一つです。 通常、データをダウンロードするには、サーバーから該当のデータを提供してもらわなければなりません。そのため、データを提供する役割であるサーバーと、サーバーにアクセスし当該データを手に入れるクライアントという位置付けが生まれます。 一方で、P2PはPeer-to-Peer（対等な立場での情報交換の仕組み）を意味し、P2P形式ではユーザー同士が直接データを要求・提供します。通常、データをダウンロードするには提供側(サーバー側)と要求側(クライアント側)に立場が分かれますが、その立場の垣根がないのがP2Pファイル共有ソフトの特徴です。 P2Pファイル共有ソフト「Winny」「Share」の現在とは 代表的なP2Pファイル共有ソフトとして、「Winny」と「Share」があります。 これらのソフトは、ファイルの送信元が分からなくなる高い匿名性があり、著作権を侵害したデータの出どころが確認できず違法アップロードが続出する事態となりました。 違法アップロードが相次いだ結果、著作権法違反幇助の容疑でWinnyの開発者が逮捕されるという事件にまで発展しています。 現在は解析が進み、特定は可能となっています。しかし、P2Pファイル共有ソフトでは、いまだに違法アップロードが数多く発生しており、ファイル共有によって著作権侵害につながる恐れがあるため、ビジネスでの利用は避けるべきと言えます。 参考：代表的なファイル共有サイト-一般社団法人コンピュータソフトウェア著作権協会 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料のファイル共有ソフトを使うリスク3選 以下では、フリーのファイル共有ソフトを使うリスクを3つ解説します。無料のファイル共有ソフトを利用したデータ共有には、全社で以下の認識が統一されていなければなりません。 （1）違法アップロードなどの著作権法違反のリスク フリーのファイル共有ソフトの一番の問題点は、著作権を侵害する可能性があることです。 たとえば、個人での使用目的でアップロードしたデータが、ほかのユーザーによって複製されたせいで著作権を侵害するケースがあります。 このように、無料のファイル共有ソフトは著作権侵害につながる恐れがあるため、個人利用であってもアップロード内容には注意が必要です。 （2）ウイルス感染により被害を受けるリスク 無料のファイル共有ソフトを通じてウイルスに感染し、被害を受けるリスクがあります。 ファイル共有ソフト内のネットワークには、しばしばウイルスに感染したファイルが出回ります。ウイルスに気づかずにデータをダウンロードするとユーザーのパソコンが感染し、同じファイル共有ソフトを使っているほかのユーザーにもウイルスが一斉に広がってしまうのです。 このように、ファイル共有ソフトを通じてウイルスに感染した結果、企業の秘匿情報や個人情報がすべて流出するというケースが利用者間で発生しました。 したがって、ファイル共有ソフト利用時は「ウイルス対策としてセキュリティソフトを入れておく」「作成者のわからないファイルは開かない」といった対策が必要です。 （3）アップロードしたデータが残り続けるリスク ファイル共有ソフト内のデータが完全に削除されず、残り続ける点も注意が必要です。 フリーのファイル共有ソフトではデータの複製が可能なため、ソフト上に公開したデータをすぐに削除したとしても、ほかのユーザーにより複製される可能性があります。複製すべての特定は困難であることから、社外秘情報や個人情報が漏洩し続けてしまう事態に陥るリスクが上がってしまうのです。 情報漏洩は信用の損失や法律違反につながるので、ファイル共有ソフトの利用時は「共有して問題ないデータか」を十分に確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスでファイルを安全に共有するための方法とは 以下では、ビジネスでファイルを安全に共有する方法を説明します。安全なファイルのやりとりには、共有方法の工夫が必要です。 （1）無料で展開されているファイル共有ソフトは利用しない 結論、ビジネスにおいては、無料で展開されているファイル共有ソフト以外でのファイル共有が必須です。 ファイル共有ソフトはユーザーが相互でやりとりするものであり、アップロードされたファイルやフォルダの管理者が存在しないため、データが正しく管理されません。さらに、無料で展開されているファイル共有ソフトはセキュリティ機能が薄く、機密文書や顧客データなどの情報資産が漏洩するリスクも高まります。 したがって、ビジネスでのファイル共有には、セキュリティ対策があるデータ管理ツールの導入が最重要です。 （2） セキュリティが強固な情報共有ツールを利用する セキュリティが強固な情報共有ツールを利用すれば、秘匿性の高いファイルも安全にやりとりできます。 ビジネスで共有が必要なファイルは重要な情報資産であるため、セキュリティが担保されたツールを選ぶ必要があります。情報共有ツールを選ぶ際は、下記の3点が正しく備わっているかを確認しましょう。 ウイルスやハッキングなど、外部からの攻撃に対する対策の有無（ファイアウォールや不正侵入の検知など） 社内の人間の不正を防止する対策の有無（ダウンロード制限や閲覧制限など） 災害や過失などによるデータ消失に備える対策の有無（バックアップなど） たとえば、国際規格認証のセキュリティーを有している「ナレカン」のように、シンプルで安全性の高い情報共有ツールを活用して社内のファイルを共有しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 共有したファイルへ簡単かつ安全にアクセスできるツール ここでは、共有したファイルへ簡単かつ安全にアクセスできるツールをご紹介します。 ビジネスでは社外秘情報を扱うのでセキュリティが必要ですが、情報保護のために複雑な手順を設定すると共有に時間がかかり、業務効率が落ちてしまいます。そこで、社内での情報共有には、情報漏えいのリスクを軽減しつつ、ファイル共有に手間をかけない仕組みを構築すべきです。 しかし、環境整備に焦って実際に利用する社員のITリテラシーに沿っていないツールを選択すると、社内浸透が進みません。場合によっては「社員が隠れて、簡単に利用できるファイル共有ソフトで共有をおこなう」という事態も発生してしまうのです。 そこで、危険な方法によるファイル共有を止めるために「誰でも迷わずファイルにアクセスできるツール」を導入しましょう。結論、十分なセキュリティ機能が備わっているうえ、大企業でも全社員が直感的に検索できる「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」に添付したファイルは、ダウンロードせずともプレビューで中身を確認できるうえ、高度な「キーワード検索」で欲しい情報に即アクセスできます。また、国際セキュリティ規格「ISO 27017」も取得しているため、安全性と利便性を兼ね備えているのです。 ビジネスでの安全なファイル共有におすすめのツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの機能＞ あらゆる情報を残せる「記事」 ナレカンには、ファイルやテキストだけでなく画像・動画を残せる「記事」があります。すべての社内情報を1か所に集められるので、目的の情報がどこにあるか分からないといった問題を解決するのに便利です。 超高精度のキーワード検索 超高精度のキーワード検索によって、添付ファイルの中身まで検索できます。そのため、膨大な量のファイルを扱う大企業でも、目的のファイルをストレスなく見つけられる点がメリットです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞ビジネス利用できるファイル共有ツール一覧 ビジネス利用できるファイル共有ツール5選の比較表を紹介します。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Dropbox Mega SharePoint 特徴 ファイル共有のストレスを最も簡単に解消できるツール ITに慣れていなくてもすぐに使いこなせる情報共有ツール ファイル共有に特化したファイル管理アプリ ファイル管理以外にもチャット機能が備わった情報共有ツール Microsoftによる組織の統合化を図る生産性向上アプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】※ファイルにコメントを残すことはできるが、個人メンバーとのやり取りはできない 【〇】 【〇】 フォルダ機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 無料版の容量は2GBまでしか使えない サポートが不十分だと感じる場合がある 多機能なので、使いこなすのが難しい 料金 ・無料プランはなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは￥1,500/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは￥1,589/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは￥749/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「Mega」の詳細はこちら 「SharePoint」の詳細はこちら 料金だけでなく、機能や容量の面からも自社に合っているかを確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有ソフトを無料で使うリスクや安全に共有する方法まとめ ここまで、ファイル共有ソフトのリスクや安全な共有方法まで解説しました。 ファイル共有ソフトは簡単にデータをやりとりできるツールですが、とくに無料で展開されているサービスはセキュリティや著作権違反、ウイルス感染のリスクからビジネスシーンでの利用は適切ではありません。 ファイルを安全に共有するには、ファイル共有ソフトは使用せず、セキュリティの強固な情報共有ツールを使いましょう。しかし、セキュリティのために、検索機能が使いづらいツールを導入すると、情報にアクセスするまでに時間がかかってしまいます。 そのため、企業がファイル共有に使うツールは、簡単なアクセス性とセキュリティが両立されたものが必要です。結論、自社のファイル共有には、高度な検索機能で目的のファイルを誰でもすぐに見つけられるうえ、高セキュアなツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して安全にファイルを共有し、情報共有のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

リモートワークやオンライン会議が浸透している昨今、「Zoom」はあらゆる企業のマストツールになりつつあります。Zoomでは相手の顔を見ながら、ファイルや画面を共有しつつ会議できる点が特徴です。 しかし、なかには「Zoomでファイルを共有する方法が分からない」「メールやチャットで資料を配布するのが面倒」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Zoomでファイルや画面を共有する方法・基本設定を中心に紹介します。 Zoomで資料やファイルを共有する方法を教えてほしい Zoomでファイル共有を行うデメリットを知りたい 資料・ファイルの共有を円滑化するツールを探している という担当者の方は本記事を参考にすると、Zoomで資料や画面を共有する手順が分かるうえ、オンライン会議を円滑に進める方法を理解できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Zoomで資料・ファイルを共有する方法とは？2 【方法1】チャットでファイル共有する手順3 【方法2】画面共有で資料・ファイルを共有する手順3.1 （1）ホストが画面共有をする場合3.2 （2）ホスト以外が画面共有をする場合3.3 （3）スマートフォンから画面共有する場合4 共有時に役立つおすすめの機能と設定4.1 （1）ホワイトボード機能4.2 （2）ポインター機能4.3 （3）リモート制御4.4 （4）スマートフォンの画面をパソコンで共有する5 画面共有ができないときの対処法3選5.1 （1）最新版のZoomアプリをダウンロードする5.2 （2）共有権限を確認する5.3 （3）ネットワークを確認する6 Zoomと併用すべきおすすめの情報共有ツール6.1 最も簡単に情報共有を効率化するITツール「ナレカン」7 【注意】Zoom上で資料・ファイルを共有するデメリット7.1 （1）情報漏えいの恐れがある7.2 （2）保存し忘れるリスクがある7.3 （3）更新したあと共有し直す必要がある7.4 （4）参加者以外に共有し直す必要がある8 Zoomの画面・ファイル共有の方法まとめ Zoomで資料・ファイルを共有する方法とは？ Zoomでファイル共有をする方法は「チャット」と「画面共有」の2種類です。 メンバーにファイルをダウンロードしてほしい場合はチャットを、ダウンロードはせずに資料を見ながら説明したい場合は画面共有を利用しましょう。 ただし、チャットでのファイル共有はパソコンでのみ利用できる機能で、スマートフォン版Zoomには対応していないため注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【方法1】チャットでファイル共有する手順 Zoomにログインして設定画面を開いたあと、ファイルの送信をオンにします。 設定が変更できたらチャットタブを開きます。 上図のように、画面に表示されているファイルのアイコンをクリックしましょう。次に、共有したいファイルを選択して送信します。 以上の操作で、チャットでのファイル共有が完了します。また、設定画面より、送信できる最大ファイルサイズを200～2048MBの間で指定可能です。 ただし、チャットでのファイル共有は、スマホではできず、PCに限定されてしまう点に注意しましょう。したがって、Zoomとは別に「ナレカン」のような”デバイスを問わず簡単にファイルを共有できるツール”を併用するのがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【方法2】画面共有で資料・ファイルを共有する手順 以下は、画面共有で資料やファイルを共有する手順を紹介します。3パターンに分けて解説するので、利用状況に合わせて共有しましょう。 （1）ホストが画面共有をする場合 ミーティングの主催者であるホストが画面共有をする手順は以下の通りです。まずはZoomを起動し、画面下部のツールバーにある[画面共有]をクリックします。 一覧が表示されるので、共有したいファイルを選択し、画面右下にある[共有]ボタンをクリックします。以上の操作で、画面共有が完了です。 共有ファイルの一覧画面では「ベーシック」「詳細」「ファイル」というタブが表示されます。各タブで選択できるファイルは以下の通りです。 ベーシック：ホワイトボード、iPhone/iPadの画面、起動中のブラウザやアプリ 詳細：パワーポイントや画面の一部、コンピューター音声など ファイル：オンラインストレージ（オンライン上でファイル共有するサービス）など （2）ホスト以外が画面共有をする場合 ＜画面共有の設定方法＞ Zoomでは、ホストだけでなく参加者も画面共有ができます。操作方法はホストと同様の手順ですが、事前にホストが参加者の設定を変更しておかなければなりません。 はじめに、画面下部の[セキュリティ]をクリックします。 参加者に許可する権限が一覧で出てくるので、[画面共有]にチェックをつけます。以上の操作で、参加者も画面共有ができるようになります。 ただし、全画面共有をしている場合は参加者に起動しているアプリやブラウザのタブなどがすべて見えているため、画面の共有者は注意しなければなりません。 ＜表示する画面の切り替え方＞ 画面上部にあるツールバーから[新しい共有]をクリックすれば、共有中の資料やWebページから別の資料に切り替えられます。 ＜画面共有の停止方法＞ 画面共有を停止するには、画面上部のツールバーの[共有の停止]をクリックしましょう。 以上の手順で、ホスト以外のメンバーも画面共有・切り替え・停止の操作ができます。 （3）スマートフォンから画面共有する場合 スマートフォンから画面共有をする場合は、まず画面下部にある[共有]をタップします。 最後に、共有したい画面やアプリをタップすれば画面共有ができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 共有時に役立つおすすめの機能と設定 以下では、Zoomの画面共有をさらに使いこなすための、おすすめ機能と設定をご紹介します。オンライン会議をスムーズに進められるように、以下の機能を活用しましょう。 （1）ホワイトボード機能 Zoomのホワイトボード機能とは、共有された白紙の画面上にテキストやイラストを書き込める機能です。 ホストと参加者どちらからでも使えるうえ、ホワイトボードを画像データとして保存もできます。 ホワイトボード機能を利用するには、[画面共有]をクリックして、ベーシックタブのなかから[ホワイトボード]を選択しましょう。 以上の操作で、ホワイトボード機能が利用できるようになります。 （2）ポインター機能 Zoomのポインター機能は、共有した画面のなかで注目させたい部分があるときに活用できます。聞き手の注目を1か所に集められるので、一人ひとりの表情が見えづらいオンライン会議で役立つ機能です。 ポインター機能を利用するために、まずは[画面共有]をクリックして資料を画面共有し、[注釈]を選択しましょう。 以下のように表示されるので、画面左側の[ポインターマーク]を選択します。 上図のようにポインターが表示されていれば成功です。ポインターを削除したい場合は、[赤い✕印]をクリックしましょう。 （3）リモート制御 Zoomのリモート制御機能とは、画面共有をしているメンバーの画面を自分のパソコンから遠隔操作する機能のことです。 はじめに、Zoomの参加者に画面共有をさせます。次に、画面上部のツールバーにある[リモートコントロールのリクエスト]をクリックして、遠隔操作のリクエストを送信しましょう。 相手がリクエストを承認すれば、リモート制御ができます。 （4）スマートフォンの画面をパソコンで共有する パソコンでZoomを利用しながら、iPhoneやiPadの画面も共有できます。 まずは画面下部のツールバーから[画面共有]をクリックしましょう。 次に、[iPhone iPad]を選択して、[共有]をクリックします。 端末にプラグインをインストールして、上図の画面が表示されたら、パソコン側の設定は終了です。 次に、iPhoneまたはiPadの設定画面から[画面ミラーリング]をタップします。 一覧から「Zoom-○○○○」をタップしたらミラーリングが完了です。ミラーリングでは、iPhoneやiPadに保存されているファイルではなく、iPhoneやiPadの画面がそのまま共有されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 画面共有ができないときの対処法3選 以下では、画面共有ができないときの対処法について解説します。ミーティングの途中で慌てないように、事前に対処法を把握しておきましょう。 （1）最新版のZoomアプリをダウンロードする はじめに確認すべき点は「Zoomのバージョンは最新か」です。 ホストや参加者が古いバージョンのZoomアプリを利用している場合、画面共有の機能が使えないことがあります。 アプリの更新状況は、パソコンの場合アプリの設定画面からプロフィール写真をクリックし、「アップデートの確認」をクリックします。一方、スマートフォンやタブレットの場合は「App Store」または「Google Play」から確かめられます。 また、最新版のZoomアプリを使っていても、利用端末のOSが古いと資料共有できない場合もあるので注意しましょう。 （2）共有権限を確認する 「ホストからは画面共有できるのに、参加者からはできない」場合は、権限が付与されていない可能性があります。 参加者からは制限に関わる設定を変えられないため、ホストに権限を変更してもらうように依頼しましょう。ホストが権限を変更する手順は以下の通りです。 （1）画面下部の[セキュリティ]をクリックする。 （2）参加者に許可する権限の一覧が出てくるので、[画面共有]をクリックする。 以上の操作で、ホスト以外の参加者も画面共有ができます。 （3）ネットワークを確認する iPhoneやiPadの画面共有でファイルが出てこない場合、iPhoneやiPadとのミラーリングができていない可能性があります。 その場合、有線・無線で確認方法が以下のように異なります。 有線接続 画面の出力先やケーブルに不具合がないかを確認しましょう。 無線接続 スマートフォンとパソコンで利用しているネットワークが別々ではないかを確認しましょう。異なる回線だった場合はミラーリングができないので、同じネットワークに接続しなければなりません。 画面共有は便利な機能ですが、会議中にトラブルが発生しないように、会議開始前に確認しておくことが求められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Zoomと併用すべきおすすめの情報共有ツール ここでは、Zoomと併用すべきおすすめの情報共有ツールをご紹介します。 Zoomでのファイル共有は、チャットか画面共有を利用するケースがほとんどで、画面共有を使えば編集内容もリアルタイムで共有できます。しかし、結局のところ、ファイルは会議後も業務で活用されるため、別途「ファイルを共有する場所」が欠かせないのです。 したがって、オンライン会議を円滑に進めるには、「会議」と「資料の情報共有」それぞれの専門ツールを併用しましょう。議論はZoomなどの「オンライン会議ツール」で、資料の共有や編集・管理は「情報共有ツール」の活用が最適です。 ただし、使いづらい情報共有ツールでは、慣れないオンライン会議中にうまく活用できません。そのため、Zoomと併用すべきツールはメールを使える方ならば、迷わず使える程シンプルな「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に記載した情報は任意のメンバーにリアルタイムで共有されるほか、多階層の「フォルダ」で管理まで一元化できます。また、AIを活用した「自然言語検索（ゆらぎ検索対応）」を利用すれば、目当ての情報を後から簡単に見返せます。 最も簡単に情報共有を効率化するITツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意】Zoom上で資料・ファイルを共有するデメリット ここでは、Zoom上で資料やファイルを共有するデメリットについて解説します。共有前に以下のデメリットを知っておけば対策を講じられるため、ここで確認しましょう。 （1）情報漏えいの恐れがある 1つ目のデメリットは、情報漏えいの恐れがあることです。 米国のZoom Video Communicationsは、2024年8月13日（現地時間）に「Zoom」に複数の脆弱性があることを明らかにしました。同社は全9件の脆弱性を公表しており、最大深刻度は4段階中2番目に高い「High」としています。 今回公表された脆弱性については、Zoomを最新バージョンにアップデートすることで解決できます。しかし、今後同じようなトラブルが起こらないとも言い切れないため、Zoom上で重要な資料やファイルを共有するのはおすすめしません。 （2）保存し忘れるリスクがある 2つ目のデメリットは、メンバーが共有資料を保存し忘れるリスクがあることです。 チャットで送信したファイルを画面共有しながら会議した場合、会議終了後にメンバーが資料のダウンロードを忘れるリスクがあります。 その結果、メールやチャットで資料を再送する手間が発生してしまうのです。また「メンバーが資料をダウンロードしたか」も、送信者側から把握できません。 （3）更新したあと共有し直す必要がある 3つ目のデメリットは画面共有した資料に編集を加えた場合、改めて共有し直す必要がある点です。 たとえば、「会議で話し合った内容を、翌日資料に反映させた」「共有したエクセル資料の数値を翌週更新した」といったケースでは、後日改めてファイルを共有し直さなければなりません。 このような「資料の送り直し」が何度も重なると、頻繁にメールやチャットを送信するのが面倒になります。そのうえ、受信者側もどれが最新のファイルか分からず管理が複雑になる可能性があるのです。 （4）参加者以外に共有し直す必要がある 4つ目のデメリットは、会議の参加者以外に資料を共有しなければならないことです。 Zoom上で資料を共有できるのは、会議に参加しているメンバーに限られます。そのため、参加していないメンバーには改めて別の方法で共有し直さなければなりません。 その結果、資料の共有漏れによる認識の齟齬が起こりやすくなるうえに「共有した、していない」という水掛け論になりかねないのです。 そこで、ビジネスに必要な資料を一元管理でき、任意のメンバーに閲覧権限を与えられる「ナレカン」のようなツールをZoomと併用するのもひとつの方法です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Zoomの画面・ファイル共有の方法まとめ ここまで、Zoomを使ったファイル共有や画面共有の手順や、共有ができないときの対処法を紹介しました。 Zoomでファイルを共有するには、チャットや画面共有を使う方法があります。しかし、チャットではダウンロードを忘れるリスクがあり、画面共有では画面を切り替えたり、不参加のメンバーに共有し直したりする手間がかかって非効率です。 そこで、効率的にオンライン会議を進めるには「情報共有ツール」で事前に資料を共有しておき、使い分けるのが最適解です。ただし、多機能で操作が難しいツールは社内に浸透しづらく、会議の進捗が滞りかねません。 したがって、オンライン会議の情報共有を効率化するには、資料共有・管理に必要な機能が過不足なく搭載され、誰でも確実に使いこなせる情報共有ツール「ナレカン」一択です。共有後の資料もナレカンに残しておけば、情報が散在することもありません。 ぜひ「ナレカン」をZoomと併用して、確実に情報を共有しながらオンライン会議を進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

多くの企業で利用されるWindowsの基本機能のひとつに、ファイルのバックアップや共有ができる「共有フォルダ」があります。ファイルをメールなどで送受信する手間がなく、PCだけで使えるので、自社のIT化を進めるのに活用されています。 一方、存在は知っているものの「共有フォルダの作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Windows10と11で共有フォルダを作る手順を画像つきでわかりやすく紹介します。 Windows10/11で共有フォルダを作成する方法を知りたい 共有フォルダの使い方や注意点について理解したい PCで簡単にファイルの管理・共有を行いたい という担当者の方は本記事を参考にすると、Windowsで共有フォルダを作成する方法がわかり、さらに自社に最適な情報共有の手段も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Windowsの共有フォルダに関するよくある質問1.1 Q1. 共有フォルダとは？1.2 Q2. 共有フォルダはどこ？アクセス方法は？1.3 Q3. 共有フォルダのおすすめの使い方は？1.4 Q4. 共有フォルダにアクセスできない時の対処法は？2 Windows10で共有フォルダを作成する手順2.1 ステップ（1）パソコン側で共有設定をONにする2.2 ステップ（2）フォルダ側で共有設定をONにする3 Windows11で共有フォルダを作成する手順3.1 ステップ（1）パソコン側で共有設定をONにする3.2 ステップ（2）フォルダ側で共有設定をONにする4 Windows10の共有フォルダにスマホでアクセスする方法4.1 共有の準備方法4.2 スマホでのアクセス方法5 Windowsで共有フォルダを作成する3つのポイント6 自社は大丈夫？Windowsでファイル共有する3つの注意点6.1 （1）第三者に閲覧されるリスクが高い6.2 （2）権限付与の手間がかかる6.3 （3）必要な情報にすぐにアクセスできない7 Windowsよりも簡単かつ安全にファイル共有できるツール7.1 誰でも簡単にアクセス権限を設定できる「ナレカン」8 【番外編1】MacとWindowsでファイル共有する方法9 【番外編2】OneDriveで共有フォルダを作成する手順10 クラウドストレージでファイル共有する2つの注意点11 Windowsでの社内向け共有フォルダの作り方まとめ Windowsの共有フォルダに関するよくある質問 まずは、Windowsの共有フォルダに関する、よくある質問を紹介します。共有フォルダを有効活用すれば効率化が図れるものの、使い方がわからなければ浸透しないので担当者は必見です。 Q1. 共有フォルダとは？ 共有フォルダとは、「インターネットを通じて、PC内にあるファイルを任意のメンバーとやりとりできるフォルダ」を指します。 非IT企業ではUSBやメールを用いたファイルの共有が一般的ですが、いずれの方法でもスピーディなファイル共有ができないうえ、情報漏えいのリスクが高いです。 しかし、共有フォルダを活用すると、情報漏えいのリスクを削減しつつ、任意のメンバーとリアルタイムで作業できるようになります。 Q2. 共有フォルダはどこ？アクセス方法は？ Windowsにおける共有フォルダの場所は、以下の手順で確認できます。 1.「Windowsボタンを右クリック」→「コンピューターの管理」を選択します。 2.「共有フォルダー」を押して開かれた画面にて、表示された（共有された）フォルダが確認できます。共有したファイルも確認したい場合は、各フォルダ名をクリックすると中身を確認できます。 Q3. 共有フォルダのおすすめの使い方は？ 共有フォルダのおすすめの使い方として、以下のふたつが挙げられます。 任意のメンバーとの共同作業 任意のメンバーを共有フォルダに設定し、共同作業できます。したがって、プロジェクトメンバー間で共有する情報が複数あるケースなどでは、共有フォルダを使うことで、複数人で情報の管理・更新ができるようになるのです。 離れた場所にいるメンバーとの情報共有 インターネットに接続されていれば、距離が離れたメンバーともスムーズに情報共有できます。そのため、外出の多い社員であっても、帰社や電話確認をせずに情報共有ができるのです。 以上のように、共有フォルダを使いこなせれば、効率的に業務を進められます。ただし、「共有フォルダの使い方や設定」が、正しく周知されていなければならない点に注意しましょう。 Q4. 共有フォルダにアクセスできない時の対処法は？ 共有フォルダにアクセスできない時の対処法2選を紹介します。PCを再起動したり、権限の設定が該当したりしてもアクセスできない場合は以下の方法を試しましょう。 ネットワーク設定の再確認 ネットワーク設定が「プライベートネットワーク」ではなく「パブリックネットワーク」になっていると、共有フォルダにアクセスができません。そのため、「プライベートネットワーク」に設定されているか確認しましょう。 設定画面から、［ネットワークとインターネット］をクリックし、［Wi-Fi］、［（Wi-Fi名）のプロパティ］をクリックすると以下の画面が表示されます。［プライベートネットワーク］のチェックをクリックすれば設定完了です。 ファイル共有の詳細設定の再確認 ファイル共有の詳細設定画面で「ネットワーク検索」と「ファイルとプリンターの共有」の項目がオフになっている場合は、共有フォルダにアクセスできません。そのため、どちらもオンになっているか確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Windows10で共有フォルダを作成する手順 以下では、Windows10で共有フォルダを作成する手順を解説します。主にパソコン側の設定とフォルダ側の設定の2ステップに分かれています。 【注意】Windows10のサポート終了について Windows10は、2025年の10月14日にサポートが終了します。具体的には、Microsoftからの『無料ソフトウェア更新プログラム・セキュリティ修正プログラム・テクニカルサポートの提供』が無くなります。 PCは機能し続けますが、セキュリティを懸念するならWindows11への移行を検討しましょう。 Microsoft公式｜Windows10サポート終了の詳細はこちら ステップ（1）パソコン側で共有設定をONにする 1．まずは、Windowsボタンから設定画面を開いて[ネットワークとインターネット]をクリックします。 2．[ネットワークとインターネット]から[状態]を開いて[プロパティ]をクリックし、ネットワークプロファイルを[プライベート]に変更します。 3．[ネットワークとインターネット]に戻り[Wi-Fi]を開いて[共有の詳細オプションを変更する]をクリックします。 4．以下の画像のように[ネットワーク探索を有効にする]と[ファイルとプリンターの共有を有効にする]の2か所を選択して[すべてのネットワーク]を開きます。 5．以下の画像の2か所を選択し[変更の保存]をクリックすれば完了です。 ステップ（2）フォルダ側で共有設定をONにする 1．デスクトップ画面を右クリックし[新規作成]から[フォルダ]を選び、共有したいフォルダを作成します。 2．該当のフォルダを右クリックし、[アクセスを許可する]から[特定のユーザー]を選びます。 3．ネットワークアクセスが表示されるので、[追加]ボタンの左にあるボタンをクリックし、一覧から[Everyone]を選択して追加します。 4．最後に、アクセスレベルを設定します。[読み取り]はほかのパソコンからファイルの新規追加や変更ができません。 一方、[読み取り/書き込み]はファイルの作成や変更が可能です。設定が完了してから[共有]をクリックします。 このように、Windows10で共有フォルダを作成するには「パソコン側」と「フォルダ側」の双方で作業に取り組む必要があり、設定が面倒です。そのため、ITに不慣れな方は、手順が分かっていても時間がかかる恐れがあります。 したがって、スムーズにファイルを共有するには、メールを使える方であれば簡単に使いこなせる「ナレカン」のようなITツールを導入するべきです。「記事（ノート）」にファイルを添付するだけで、特別な操作は不要で、ストレスなくファイル共有ができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Windows11で共有フォルダを作成する手順 社内のネットワークを利用してフォルダを共有できる「Windows11」での共有フォルダの作り方を紹介します。Windows10の場合と異なる操作があるので注意しましょう。 ステップ（1）パソコン側で共有設定をONにする 1．設定の[ネットワークとインターネット]から[Wi-Fi]をクリックし、[プロパティ]を開きます。 2．画像のように、ネットワークプロファイルの種類を[プライベート]に変更します。 3．デスクトップに戻って[Windowsボタン]をクリックし、[すべてのアプリ]から[Windowsツール]を開きます。 4．[Windowsツール]から[コントロールパネル]をクリックします。 5．[ネットワークとインターネット]をクリックして、[ネットワークと共有センター]を開き[共有の詳細設定の変更]をクリックします。 6．以下の画像のように[ネットワーク探索を有効にする]と[ファイルとプリンターの共有を有効にする]の2か所を選択して、[すべてのネットワーク]を開きます。 そして、［パブリック フォルダーの共有］と［パスワード保護共有］の2か所もオンにします。 ステップ（2）フォルダ側で共有設定をONにする Windows11でも、Windows10と同様に共有設定ができます。 1．デスクトップ画面を右クリックし[新規作成]から[フォルダ]を選び、共有したいフォルダを作成します。 2．該当のフォルダを右クリックし、［その他のオプションを表示］をクリックすると、下のような画面になります。[アクセスを許可する]から[特定のユーザー]を選びます。 3．ネットワークアクセスが表示されるので[追加]ボタンの左にあるボタンをクリックし、一覧から[Everyone]を選択して追加します。 4．最後に、アクセスレベルを設定します。[読み取り]はほかのパソコンからファイルの新規追加や変更ができません。 一方、[読み取り/書き込み]はファイルの作成や変更が可能です。設定が完了してから[共有]をクリックします。 以上の2ステップで、Windows11にて共有フォルダを作成できます。ただし、Windows11もWindows10と同様に共有フォルダの設定が複雑なので、社員のITリテラシーにばらつきがあると、一部の社員が使いこなせない恐れもあります。 また、共有フォルダではアクセス権の設定漏れがあると、第三者に閲覧されるリスクがあります。そこで、国際レベルのセキュリティ基準で情報が守られる「ナレカン」のようなITツールを導入すると、セキュリティの心配なく、安全なファイル共有ができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Windows10の共有フォルダにスマホでアクセスする方法 ここでは、Windows10の共有フォルダにスマホでアクセスする手順についてご紹介します。スマホでファイルの読み書きができると便利なので、覚えておきましょう。 共有の準備方法 1.［エクスプローラー］を開き、共有したいファイルを右クリックして、［プロパティ］を選択します。 2．共有のタブを選択し、［共有ボタン］をクリックします。 3．共有したい相手の名前を追加するか、矢印をクリックして出てきたなかから、共有したい相手を選びましょう。 4．名前を追加したら、アクセス許可のレベル（読み取りor読み取り/書き込み）を選択して、共有をクリックします。 5．下記のような画面が表示されたら共有完了です。 スマホでのアクセス方法 スマホからファイルにアクセスする場合、端末によって導入方法が異なるので、以下で確認しましょう。 ＜iPhoneの場合＞ アプリApp Store｜Documentsを起動する。 ［コンピュータに接続］をクリックする。 パソコン側で、https://docstransfer.com/を開き、表示される4桁の数字を入力する。 パソコンから、共有したいフォルダをアップロードする。 以上の手順を踏むと、iPhoneから共有フォルダにアクセスできるようになります。 ＜Androidの場合＞ 「ES ファイルエクスプローラー」の「LAN」を起動します。 ［PC］を選択すると共有フォルダにアクセスできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Windowsで共有フォルダを作成する3つのポイント Windowsで共有フォルダを作成するときは、以下のポイントを押さえたうえで情報共有しましょう。 アクセス権を制限する 共有フォルダを作るときは、共有相手を設定してアクセス権を制限できます。すべての人に許可を与えた場合、不正アクセスのリスクが高まるため注意しましょう。 共有を常時有効にしない 常に共有していると、誰でも・いつでもアクセスできる状態なので「誰が、いつ、何をしたか」が分からなくなります。共有フォルダの有効、無効は手動で切り替えられるので、必要なときのみ共有を有効にしましょう。 共有ルールを統一する あらかじめルールを設定すれば、運用時に混乱するリスクを減らせます。たとえば、ファイル名の付け方や共有範囲を決めておけば、部署間で情報共有するケースでもスムーズに運用できるのです。 とくに、誤って共有機能をオンにしたままの状態では、情報漏えいのリスクが高まります。共有フォルダを利用した後は、必ず機能をオフにしたかをチェックしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 自社は大丈夫？Windowsでファイル共有する3つの注意点 以下では、Windowsでファイルを共有する3つの注意点について解説します。普段使い慣れている分、リスクや欠点に気が付きにくいので、ここで押さえて対策しましょう。 （1）第三者に閲覧されるリスクが高い 1つ目のデメリットは、意図しない相手に情報を共有してしまうリスクがあることです。 Windowsで共有フォルダを作成したときに、アクセス権の設定漏れがあると、第三者に閲覧されてしまう可能性があります。また、外部からの攻撃により、PC内にウィルスが感染すれば、機密情報が漏れてしまいます。 以上のことから、アクセス権の設定を徹底するだけでなく、「怪しいリンクを開かない」などのルールを定めておく必要があるのです。 （2）権限付与の手間がかかる Windowsでのファイル共有は、権限付与の手間がかかるというデメリットもあります。 Windowsでも共有フォルダのアクセス許可を設定することはできますが、10回以上の手順を踏む必要があり、面倒です。さらに、ユーザーの削除や追加にも手間がかかるため、非効率です。 そのため、効率良く権限設定をしたい方は、3ステップ以内で簡単に権限設定できるファイル共有アプリを導入しましょう。そのとき、メンバーごとの権限設定だけでなく、部署ごとにまとめて設定できる機能が搭載されていると、無駄な手間が生じません。 （3）必要な情報にすぐにアクセスできない 共有フォルダの最大のデメリットは、必要な情報にすぐにアクセスできない点です。 Windowsでフォルダを分類する場合、フォルダのなかに何層もフォルダを作成します。そのため、共有が活発になってフォルダが増えるほど、必要なファイルへすぐにアクセスできない状態になるのです。 したがって、”フォルダの階層を構成する段階から、手厚いサポートを受けられる情報共有ツール”を導入して、常にアクセスしやすい状態で情報を保管する必要があります。 たとえば、検討中～導入までのサポートで、自社に合わせて「フォルダの階層の作り方」「情報共有形式やルール」を専属の担当者が一緒に考える「ナレカン」のようなツールであれば、使い始めてから情報へのアクセスに困ることがありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Windowsよりも簡単かつ安全にファイル共有できるツール 以下では、 Windowsよりも簡単かつ安全にファイル共有できるツールを紹介します。 Windowsの共有フォルダを利用すると、多階層のフォルダから目的のファイルを探す必要があり、面倒です。そのため、ファイルの共有には「検索機能に優れたナレッジ管理ツール」を使いましょう。 検索性に優れていれば、面倒なファイル管理をすることなく、欲しいファイルにすぐにたどり着くことができます。また、機密情報の漏洩を防ぐために、「セキュリティ対策が万全か」も考慮しましょう。 結論、ファイル管理に最適なツールは、社内の情報を安全に管理し、超高精度の検索機能で欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、国際レベルのセキュリティ基準で情報が守られるうえに、「超高精度の検索機能」で欲しい情報に即座にアクセスすることができます。そのため、面倒なファイル管理をすることなく、安全にファイルを共有できるのです。 誰でも簡単にアクセス権限を設定できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンのAI検索機能＞ ナレカンでは、以下のように、生成AIを利用して、”上司に質問するように”欲しい情報を探すことができます。 投稿された質問には、AIが参考とした「ナレッジのURL」と併せて回答をしてくれます。 また、URLをクリックすると、AIが参考にしたナレッジを確認することができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編1】MacとWindowsでファイル共有する方法 以下では、番外編としてMacとWindowsでファイル共有する方法を画像とともに紹介します。 まず、Macの[システム設定]＞[一般]から[共有]を選択します。 次に、[ファイル共有]の[オプション]をクリックします。 [SMBを使用してファイルやフォルダを共有]をオンにして、ファイルを共有するアカウントの横のチェックボックスを選択した後、パスワードを入力します。 [完了]をクリックして、[ネットワーク]を選択します。 アクティブな接続をクリックした後、[詳細]をクリックします。 サイドバーでから[WINS]をクリックして、Windowsで使用されているワークグループ名を入力します。 以上の手順で、MacからWindowsにファイルが共有できます。 参考：WindowsユーザとMacファイルを共有する 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編2】OneDriveで共有フォルダを作成する手順 なかには、クラウドストレージを使って、共有フォルダを作成する方法もあります。以下では「One Drive」での共有フォルダの作成手順を紹介します。 1．OneDriveのWebサイトに移動し、Microsoft アカウントまたは職場または学校のアカウントでサインインします。 2．共有したいフォルダを選択し、[共有アイコン]をクリックします。 3．[リンクのコピー]をして、メンバーに送信するか、共有したいメンバーのメールアドレスを入力して、[送信]する2つの方法でフォルダを共有することができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドストレージでファイル共有する2つの注意点 クラウドストレージでファイル共有するときには、以下2つの点に注意が必要です。 ファイル管理が手間 クラウドストレージ上で共有しているファイルは、都度開かなければ中身を確認できません。そのため、多くのファイルを扱うとき、1度に複数のファイルを開く手段がなく、手間がかかってしまいます。 容量には限度がある たとえば、One Driveを無料で使える容量は5GBまでです。したがって、必要がなくなったファイルは都度削除する必要があるため、長期的な利用の場合、有料のプランが必須です。 このように、クラウドストレージでのファイル共有は、管理が手間であるうえ、いずれは有料化しなければならなくなる点に注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Windowsでの社内向け共有フォルダの作り方まとめ これまで、Windowsでの社内向け共有フォルダの作成手順や、注意点を中心に紹介しました。 共有フォルダは無料で作れる反面、必要な情報へたどり着くまでに時間がかかるうえ、スムーズに情報を共有する機能も不足しています。そのため、ビジネスの場では、共有フォルダのデメリットをカバーした「情報共有ツール」を活用しましょう。 ただし、検索機能の不十分なツールでは、欲しいファイルがなかなか見つからず、検索時のストレスの原因となります。そのため、高精度の検索機能を備えたツールを用いて、社内のファイルを共有・管理しましょう。 結論、フォルダ共有には、充実した検索機能が備わっており、必要なファイルへすぐにアクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ファイル共有の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

ビジネスにおいて「共有」は業務情報やノウハウなど、個人のもつ情報を共に利用することを意味します。そして、昨今では「ITツール」を導入して、情報伝達の効率化を目指す企業も増えています。 一方で、社内の情報共有に課題を感じているものの、改善方法が分からずアクションを起こせない方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「共有」の定義とビジネスシーンで「情報共有」が必須な理由、社内の情報共有を効率化するツール6選をご紹介します。 ビジネスにおける「共有」の定義やIT用語としての意味を理解したい ファイルなどさまざまな情報を、簡単に共有できるツールを探している 社内情報の共有が負担だと感じており、情報共有方法を改善したい という方は本記事を参考にすると、共有の定義や自社にマッチした情報共有ツールがわかり、社内の情報共有を活性化できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 共有の定義とは？わかりやすく説明1.1 言葉の意味1.2 【類語】分有・ 合有・総有との違い1.3 IT用語としての「共有」2 ビジネスシーンで「情報共有」が必須な理由とは3 社内の情報共有を効率化するツール6選3.1 【ナレカン】 大規模企業に適したナレッジ管理ツール3.2 【Stock】社内の情報共有を最も簡単に効率化できるツール3.3 【Dropbox】クラウド上で画像や動画を共有できる3.4 【Google Drive】Googleが提供するオンラインストレージサービス3.5 【OneDrive】Microsoft社が開発したファイル共有ツール3.6 【iCloud】Apple製品以外でも利用できるストレージ4 【比較表】スマホでも使える情報共有ツール6選5 うまく情報を共有するためのポイント6 カレンダーを使ってスケジュール共有する方法6.1 Google カレンダー｜スケジュール共有の方法6.2 Outlook ｜予定表共有の方法7 共有の定義と各種ツールの共有方法まとめ 共有の定義とは？わかりやすく説明 ここでは、「共有」の定義として言葉の意味と類語との違い、IT用語としての使い方をご説明します。言葉の定義が広いため、社内で意味の統一ができていなければ、認識齟齬による業務ミスにつながる可能性もあるので注意しましょう。 言葉の意味 「共有」の持つ言葉の意味は以下の通りです。 １ 一つの物を二人以上が共同で持つこと。「秘密を—する」「—財産」 ２ 共同所有の一形態で、二人以上の者が同一物の所有権を量的に分有する状態。最も個人的色彩の強いもの。⇔専有。→合有 →総有 引用:weblio辞書-デジタル大辞林より 上記における1と2では意味合いが異なり、1が「広義の共有」で、2は「狭義の共有」を指します。具体的な違いは下記の通りです。 ＜「共有」の意味の違い＞ 広義の「共有」 狭義の「共有」 意味 「共同所有」を意味し、多数人でひとつのものを共同で所有するため、共有持分の明確な決まりや割合がない。 「認識を合わせる」と読み替えられる場合を指す。 「個人所有」を意味し、各共有者の独立性が強いため、持分が明確化されている。 「本来ひとつのものをいくつかに分けて所有する」場合を指す。 使用例 業務情報を共有する プロジェクトの課題を共有する 不動産を共有する ※各共有者に与えられる所有権の割合を「持分」といい、持分が多いほど共有物の所有権限が強くなります。 【類語】分有・ 合有・総有との違い 共有の類義語として「分有」「合有」「総有」という言葉がありますが、それぞれ意味は異なります。 分有 ［名］(スル)一つのものをいくつかに分けて所有すること。「権利を—する」 引用:weblio辞書-デジタル大辞林より 合有 共同所有の一形態。各共同所有者はそれぞれの持ち分を有するが、共同目的のために拘束を受け、持ち分の処分や分割の請求には一定の制限がある。組合財産など。→共有 →総有 引用:weblio辞書-デジタル大辞林より 総有 共同所有の一形態で、最も団体的色彩の強いもの。財産の管理・処分などの権能は共同体に属し、その使用・収益の権能のみ各共同体員に属する。入会(いりあい)権など。→共有 →合有 引用:weblio辞書-デジタル大辞林より 「分有」は、「本来ひとつのものを複数に分けて所有する」という「狭義の共有」に近い意味を持ち、「土地を分有する」「権利を分有する」といった使い方をします。 「合有」「総有」は主に土地や所有者、権利において利用されますが、持分や権限の差が言葉によって異なり、「共有」よりも意味合いが限定されているので使用には注意しましょう。 IT用語としての「共有」 IT用語としては、ネットワーク上でコンテンツなどを複数の人が利用する場合に「共有」が用いられます。 ITでの共有物は、メンバー間で一緒に使えるものを指し、「共有ファイル・フォルダ」「共有プリンター」などが該当します。たとえば、共有フォルダに格納した資料はメンバーが同時に確認できるため、共有物に該当します。 したがって、IT用語で「共有」とつく言葉は、PCなどの媒体で一緒に利用できるように設定されている共有物だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスシーンで「情報共有」が必須な理由とは ビジネスシーンにおいて、円滑な業務進行の実現には情報共有が必須です。 仕事は個人ではなく、複数人で協力してで進めるため、社内情報やノウハウ、進行状況が把握できる環境がなければ業務が円滑に進みません。そこで、下記の点を留意して社内の情報共有の仕組みを作ると、仕事が滞らない体制が整います。 必要な情報へ素早くアクセス可能で、情報を探す手間がかからない 進捗状況や業務情報が可視化されていて、社員同士の連携が行いやすい スキルを持つメンバーのノウハウを共有でき、属人化が防げる このように、情報共有が円滑になれば、教育コストの削減や業務ミスの防止につながるのです。そこで、社内の情報共有方法を改善するために、「ナレカン」のような情報共有ツールを活用すると、簡単にノウハウやファイルを共有できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内の情報共有を効率化するツール6選 以下では、社内の情報共有を効率化するおすすめのITツールを6つご紹介します。 社内における情報共有は、社員同士のコミュニケーションや業務情報のやりとりだけではありません。ノウハウをはじめとした個人が持つ知識の共有も含めます。そして、円滑な情報共有は、教育コストの削減や業務スピードの上昇に繋がるのです。 ただし、導入するツールは、他のメンバーと素早くやりとりできるものである必要があります。また、蓄積した情報の中から、必要な情報へすぐにアクセスできる機能も求められます。 結論、情報共有の効率化には、欲しい情報に即アクセスできるうえ、迅速なコミュニケーションを可能にする「ナレカン」一択です。 ナレカンは、「平均0.2秒」の高速スピード検索が可能で、大量の社内情報の中から必要な情報をすぐに見つけられます。また、記事（ノート）に紐づく「コメント（メッセージ）」で話題が混在することなくコミュニケーションを取れるのも特徴です。 【ナレカン】 大規模企業に適したナレッジ管理ツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜ナレカンでのファイル共有方法＞ 1.ファイル添付のアイコンを選択 ノート作成画面から、クリップの形をしたファイル添付のアイコンを選択します。 2.共有したいファイルを選択 共有するファイルを選択し、開くをクリックします。複数のファイルの同時選択も可能です。 3.ノートにファイルが共有される 自動でファイルが読み込まれて、ノート上で共有されます。 以上の操作で、ナレカンの記事にファイルを挿入できます。”テキストベースで記載した議事録”と”ExcelやPDFなどの資料”をまとめて管理しておきたい場合などに便利な機能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】社内の情報共有を最も簡単に効率化できるツール Stockは、ナレカンと同じようにノート形式で社内の情報共有ができるツールです。 「Stock」では、「ノート」に記載した情報が、任意の相手にリアルタイムで共有されるため、情報の編集・追加の度に共有し直す手間がかかりません。また、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」でコミュニケーションを活性化させ、タスク管理も「共有」しながら業務を進められます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】クラウド上で画像や動画を共有できる ＜Dropboxの特徴＞ Dropboxは、PDFや写真、ExcelやWordファイルなどを、クラウド上の1か所にまとめて作業や共有を円滑にする「ファイル共有ツール」です。 Dropboxではファイルやフォルダを複数人で共有できます。以下では、ファイル・フォルダ共有に関するどのような機能があるのかを説明します。 ファイル・フォルダを複数人で容易に共有できる Dropbox内のファイル・フォルダを共有するとき、共有相手がDropboxアカウントを所有していなくても簡単に共有可能です。各ファイルやフォルダにはそれぞれwebページのリンクが割り当てられており、そのリンクを共有するだけで、動画やPDFファイルなどのデータの閲覧・編集などができます。 従来のチャットやメールでのデータ送信と違い、共有するファイルのデータサイズにおける制限がないため、ストレスフリーなファイル共有を実現しています。 共有ファイルの更新を即座に確認できる Dropboxでは、共有フォルダやファイルに対して、「誰が、いつ、何を変更したのか」といった履歴を正確に確認できます。仮に、ファイルの書き換えなどでトラブルがあったとき、責任の所在を把握可能になるのです。また、共有ファイルやフォルダを更新した際は、共有相手にもリアルタイムでその更新が反映され通知もされます。 共有フォルダの分類ができる 多くのファイルを使うプロジェクトの場合、チームメンバーでのプロジェクト用の共有フォルダを作成し、ファイルを分類できます。 また、Dropboxには「グループ機能」があり、チームメンバーをグループごとに分けられます。グループ機能を使えば、ファイルとフォルダを共有した際に、自動的にグループメンバーへファイルのアクセス許可が可能になるのです。 共有範囲の決定 チームメンバーとDropbox内で共有しているフォルダの共有範囲を設定できます。 たとえば、各メンバーに「読み取り専用権限」や「編集権限」を付与できます。また、フォルダ全体に共有権限を付けるのではなく、特定のサブフォルダへの共有権限も与えられるのです。 また、URLを送信してDropbox内のデータを共有する場合、リンクを閲覧するための有効期限やパスワードの設定にも対応しているので、社外にデータを共有する時も安心です。 共有フォルダの一元化 Dropboxでは、フォルダやファイルの全てを一元的かつ安全に保存するストレージがあります。検索機能も付いているので、どこにどのファイルやフォルダがあるのかを把握できデータの整理を簡単に行えます。 ＜Dropboxのファイルの共有方法＞ ファイルの共有 1．共有したいファイル右上の「共有」ボタンをクリックします。 2．「メールでの共有/リンクでの共有」から共有方法を選択します。このページで、共有者への閲覧・編集権限も設定可能です。 共有を停止する 共有の停止方法はフォルダ共有の解除とリンク削除の2つです。 1．「フォルダ共有を解除」をする場合、共有したいフォルダ・ファイルを右クリックして、「共有」ボタンを押します。その後、「設定」ボタンから、「フォルダ共有を解除」をクリックすると共有が停止されます。 2．「リンクを削除」をする場合、共有したいフォルダ・ファイルを右クリックして「共有」ボタンを押します。その後、「閲覧用リンク」を選択し、「リンクを削除」をクリックすると共有が停止します。 ＜Dropboxの料金体系＞ 参考：Dropboxの料金ページ Basic：無料 Plus：1,500円/ユーザー/月 Essentials：2,400円/ユーザー/月 Business：1,800円/ユーザー/月 Business Plus：2,880円/ユーザー/月 Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】Googleが提供するオンラインストレージサービス ＜Google Driveの特徴＞ Googleが提供するオンラインストレージサービス Google Driveは、Googleが提供するオンラインストレージサービスです。データの保存や共有はもちろん、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントの利用など、ビジネスのための様々なサービスを使用できます。 最大100人までの同時閲覧・編集が可能 Googleドキュメント、スプレッドシートなどでは、最大100人までの同時閲覧・編集が可能です。同時に100人を超えるユーザーがファイルの閲覧などをする場合、ファイルのオーナーと編集権限のある一部のユーザーのみがファイルを編集できます。 ＜Google Driveでのファイルの共有方法＞ 以下では、Google Driveでのデータの共有方法についてご紹介します。 共有ファイルを選ぶ 1．単一のファイルを共有する場合、まずGoogleDriveを起動して、共有したいフォルダやファイルの右側にある「︙」をクリックします。「共有」という項目が表示されるのでボタンを押します。 2．「共有」ボタンを押した後、共有設定画面が表示されます。共有方法には、「共有相手のメールアドレスを入力」「リンクの送信」の2種類があります。 どちらの共有方法においても、ファイルのアクセス権限の設定のほか、メンバーごとに「閲覧者」「編集者」を設定できます。 ただし、企業や大学で取得したGoogleアカウントでは、組織外の人との共有ができない場合もあるので注意しましょう。 100人以上とファイル共有 100人以上のユーザーがファイルを閲覧する場合、そのファイルをWebページ上に公開し、リンクを作成して共有相手に送ります。Webページ上に共有できるのは、Googleが提供しているサービス「スプレッドシート」「ドキュメント」「スライド」の3つで、「ファイル」項目からWebページでの公開が可能です。 この時、Web上の全ての人がファイルを閲覧できるようになるので、個人情報などの扱いには注意が必要です。また、企業や大学で取得したアカウントでは、公開が制限されている場合もあります。 ファイル共有の問題が発生した場合 多くの人とファイルを共有する場合、更新時間が長くなったり、クラッシュしたりする可能性もあります。その時は、以下の解決方法を実行してみましょう。 古い情報を削除して、新しいファイルに移動する。 共有ファイルを使用していない時は、タブを閉じるようにする。 ファイルのデータ量を減らす。写真をGoogleフォトに入れたりして、データを分散させて共有するようにする。 ファイルの編集権限を持つ人数を少なくする。 複数ファイルから情報を集める時、新たに読み取り専用ファイルを作り、多数のユーザーと共有をする。 共有相手のファイルのダウンロード・コピーなどを制限する 共有ファイルの編集権限を所有している場合、「ファイルの共有相手の選択権限」、「特定の共有相手の追加と削除」、「共有ファイルのコピー・ダウンロード」が可能です。 ファイルの編集権限を持たない「閲覧者」や「コメント投稿者」が、ファイルをコピーまたはダウンロードするのを禁止する手順は以下になります。 1．Googleスプレッドシートやドキュメントなどの、制限する「ファイル」をひとつ以上選択し、「共有」ボタンをクリックします。 2．上部の設定アイコンをクリックし、「閲覧者と閲覧者（コメント可）に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する」をオフにします。 3．保存ボタンを押すと、制限設定は終了です。 自身の共有ファイルの共有設定を他のユーザーに変更させない方法 自身のファイルを共有する際、編集権限を付与されている共有相手は、ファイルの共有設定を自由に変更可能です。 もし、他のユーザーにファイルの共有設定を変更されたくない場合は、以下の手順で共有設定を変更できないように設定しましょう。 1．Google Driveやドキュメントを開き、「共有」をクリックします。 2．設定アイコンをクリックし、「編集者は権限を変更して共有できます」をオフにします。 3．そして、「完了」をクリックすると、共有設定は完了です。 ファイル共有を停止する 編集権限を付与されているユーザーはもちろん、ファイルにアクセス可能です。そこで、共有相手に対してファイルへのアクセスを不可能にするためには、ファイル公開の停止を行います。ファイル共有を止める手順は以下になります。 1．Google Driveやドキュメントを開き、「共有」をクリック。共有を止めるユーザーを探します。 2．名前の右下にある「削除」をクリックし、「保存」を押せば変更は終了です。 共有ファイルの削除 自分がオーナー権を所有している「共有ファイル」を削除すると、一度ゴミ箱にファイルが移動します。その状態では、編集権限を所有している共有相手は、ファイルのコピーができてしまいます。 そのため、共有相手の閲覧とコピーを不可能にするには、ゴミ箱にある共有ファイルの完全な削除が必要になります。 また、自分がオーナーではない「共有ファイル」を削除する場合、自分の「Google Drive」上からは削除されますが、他の共有相手は引き続きファイルの閲覧などが可能な点に注意しましょう。 ＜Google Driveの料金体系＞ Google Driveは無料でも利用可能ですが、有料化（Google Workspaceの契約）することで、保存できる容量やAI機能を利用できるようになります。 参考：Google Workspaceの料金ページ 無料版：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3.000円/ユーザー/月（月払い Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【OneDrive】Microsoft社が開発したファイル共有ツール ＜OneDriveの特徴＞ Microsoft社が開発したファイル共有ツール OneDriveとは、ExcelやWordを提供しているMicrosoft社が開発したファイル共有ツールです。Microsoftアカウントがあれば、すぐに利用できます。個人のファイル管理としてだけでなく、ビジネスでもファイル共有の場所として利用されています。 ローカル環境で編集できる 共有ファイルを自分のPCにダウンロードすれば、OneDriveを開かずに編集を行えます。また、ローカル環境で編集した内容とOneDrive内のファイルの同期も可能です。 ＜Onedriveでのファイルやフォルダの共有方法＞ リンクをコピーしてテキストメッセージやWebサイトに貼り付ける方法 1．共有したいファイルの「共有」ボタンをクリックします。 2．オプションで下記の設定ができるため、必要に応じて設定します。 編集の許可設定 編集を許可すると、共有された人は「ファイルの編集」「共有フォルダへのファイル追加」ができるようになります。 有効期限の設定 有効期限を設定すると、設定した日時以降にアクセスされた場合には、ファイルの共有ができなくなります。 パスワードの設定 パスワードを設定しておけば、ファイルを開く前にパスワードの入力が求められるため、万が一第三者にリンクが漏れたとしても安全です。 3．生成されたリンクをコピーします。 4．テキストメッセージやWebサイトに貼り付けて共有します。 メールでリンクを送信する方法 「名前またはメールアドレスを入力」の項目に、共有したい人のメールアドレスを入力し、必要があれば共有者へのメッセージを入力します。オプションで「リンクでの共有時」と同じように、編集権限や閲覧の有効期限、パスワードの設定が可能です。 オプションの設定後、「適用」をクリックして設定を保存し、「送信」をクリックします。 ＜OneDriveの料金体系＞ 参考：OneDriveの料金ページ Microsoft 365：無料 OneDrive for Business (Plan 1)：749円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 OneDriveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【iCloud】Apple製品以外でも利用できるストレージ ＜iCloudの特徴＞ Apple社が提供しているオンラインストレージサービス iCloudは、Apple社が提供しているオンラインストレージサービスです。MacやiPhone利用者が主に利用していますが、Windowsパソコンでも利用できます。また、Apple製品を使っている人であれば、端末間の共有が非常にスムーズになります。 さまざまなデバイスからアクセス可能 最新の音楽、連絡先、カレンダー、写真、動画、パスワード、書類などを使用しているデバイス間で共有できます。 ＜iCloudでのフォルダの共有方法＞ iPhoneやiPadの場合 1．端末の「ファイルApp」を開きます。 2．「ブラウズ」タブから、「場所」＞「iCloud Drive」をタップします。 3．共有したいフォルダまたはファイルをタッチして押さえたままにします。 4．「共有」共有ボタンをタップしてから、「iCloudでフォルダを共有」または「iCloudでファイルを共有」を押します。 5．「共有オプション」をタップし、共有する人とアクセス権を設定します。 6． リンクの送信方法を選択したら、「送信」をタップします。 Macの場合 1．「Finder」を開き、「iCloud Drive」をクリックします。 2．共有したいフォルダをクリックします。 3．「共有」をクリックし、ポップアップメニューから「共同作業」を選択します。 4．「共同作業」の下で「参加依頼された人のみが編集できます」をクリックして、共同作業をするときのアクセス権を設定します。 5．「ほかの人による参加依頼を許可」の横にあるチェックボックスを選択します。 6．「メール」または「メッセージ」で参加依頼を送信するか、リンクを作成してコピーします。 WindowsPCの場合 1．エクスプローラーから「iCloud」を開きます。 2．共有したいフォルダを右クリックし、「共有」をクリックします。 3．「他のユーザーと共有」から共有に使うツールを選択し、共有したい人のメールアドレスを入力します。 4．すると、共有相手にフォルダのリンクが送信され、共有できます。 ＜iCloudの料金体系＞ 参考：iCloudの料金ページ 50GB：130円 200GB：400円/月 2TB：1,300円/月 iCloudの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】スマホでも使える情報共有ツール6選 これまでに紹介した、スマホでも使える情報共有ツール6選の比較表を紹介します。それぞれの特徴や金額をまとめてあるので、以下の比較表を参考に自社に最適なツールを選びましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock Dropbox Google Drive OneDrive iCloud 特徴 大規模企業に適したナレッジ管理ツール 社内の情報共有を最も簡単に効率化できるツール クラウド上で画像や動画を共有できる Googleが提供するオンラインストレージサービス Microsoft社が開発したファイル共有ツール Apple製品以外でも利用できるストレージ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】※ただし、ファイルへのコメントは可 【×】※ただし、Google Chatと連携すれば可 【×】※、ただし、Teamsと連携すれば可 【×】 ファイル内検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 ガントチャートでのタスク管理はできない 無料版の容量は2GBまでしか使えない データ削除設定に注意しなければならない 外部ツールとの互換性が低い 使いこなすのが難しい可能性がある 料金 ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは1,500/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは749円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは130円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「OneDrive」の詳細はこちら 「iCloud」の詳細はこちら 情報共有ツールとして、「メッセージ機能」「ファイル内検索機能」は特に必要となる機能なので、この2つは重視してツールを選定するべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ うまく情報を共有するためのポイント ここからは、うまく情報を共有するためのポイントを2つ紹介します。 共通のルールを設定する 情報の伝え方やまとめ方などをルールとして定め、社内で統一しましょう。社員ごとに情報の伝え方が異なることで、「内容が伝わりづらい」「スムーズに情報が伝達されない」といった問題が生じる可能性が高まります。 情報共有ツールを使う 情報の共有に特化したツールを使うことで、社員同士のやりとりが円滑になります。「ナレカン」のようなツールであれば、情報の共有に役立つ機能はもちろん、あらゆる社内情報を一元管理するうえで役立つ機能も豊富に備わっています。 上記2つのポイントを確実におさえたうえで、情報を共有しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ カレンダーを使ってスケジュール共有する方法 以下では、カレンダーを使ってスケジュール共有する方法を2つ紹介します。面談をしたりメンバーの状況を確認したりするのに、カレンダーを使ってスケジュールを共有しましょう。 Google カレンダー｜スケジュール共有の方法 Googleカレンダーでのスケジュール共有方法を紹介します。 まずGoogleカレンダーを開き、画面左側の「マイカレンダー」セクションの「︙」＜「設定と共有」をクリックします。 すると、カレンダーの設定画面が表示されます。「特定のユーザーまたはグループと共有する」から「ユーザーやグループを追加」のボタンを押し、共有相手のメールアドレスを入力します。 最後に、メールで送信された確認用リンクを相手がクリックすると、自分のカレンダーが相手にも表示されるようになります。 Outlook ｜予定表共有の方法 Outlookでの予定表共有の方法を紹介します。 まずOutlookを開き、ホームタブ内の「共有」をクリックして、共有相手のメールアドレスを入力します。 すると、カレンダーの設定画面が表示されます。「特定のユーザーまたはグループと共有する」から「ユーザーやグループを追加」のボタンを押し、共有相手のメールアドレスを入力します。 最後に、共有相手に送られたメールに相手が承諾すると、自分のカレンダーが相手にも表示されるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 共有の定義と各種ツールの共有方法まとめ ここまで、共有の定義とビジネスシーンで「情報共有」が必須な理由、社内の情報共有を効率化するツール6選をご紹介しました。 業務を円滑に進行するには、関連する情報が確実に共有される仕組みを作ることが最重要です。そこで、ITツールを活用すると社内の情報が共有・蓄積されて「知的財産」となり、教育コストの削減と業務ミスの防止につながります。 また、アナログな共有から脱却し効率的な情報共有を実現するには、リモートワークなどの働き方にも対応できる「情報共有ツール」の利用が必須です。情報共有ツールを使って、業務情報やノウハウ・ナレッジを共有すれば、教育コストの削減や業務スピードの上昇が期待できます。 そのため、他のメンバーと素早くやりとりできるツールを導入して、スムーズに情報を共有しましょう。結論、あらゆる社内情報を一元管理しながら、ストレスなく簡単に情報を共有し合える「ナレカン」であれば、社内の情報共有を効率化できます。 ぜひ「ナレカン」で社内の情報共有を活発化し、業務効率を向上させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

ファイル共有する方法はさまざまありますが、オンラインでやりとりが完結するクラウドファイル共有サービスを利用するのが、最も安全かつ簡単なやり方だと言えます。 しかし、クラウドファイル共有サービスの導入を検討しているが「どれを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、データ・ファイル共有におすすめのサービス7選を中心に紹介します。 無料でファイル共有できるツールを知りたい 誰でも簡単かつ安全に使えるファイル共有ソフトを導入したい 社内の情報共有を活性化したい という方はこの記事を参考にすると、選定のポイントをもとに「おすすめのクラウドファイル共有サービス」を比較でき、自社に最適なツールを見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 無料でファイル共有する3つの方法1.1 （1）USBやSDカードを使う1.2 （2）メールを使う1.3 （3）クラウドファイル共有サービスを使う2 クラウドファイル共有サービスが普及した背景3 無料あり｜安全に利用できるクラウドファイル共有サービス7選3.1 【ナレカン】共有したファイルに即アクセスできるサービス3.2 【Stock】個人から使えてデータ/ファイル共有できるサービス3.3 【Dropbox】無料で2GBまでファイル共有できるサービス3.4 【firestorage】登録不要で容量無制限のファイル/画像共有サイト3.5 【Box】外部サービスとの連携に強いストレージサービス3.6 【Google Drive】無料でスマホからも使えるファイル共有サービス3.7 【OneDrive】Microsoftアカウントがあれば使えるクラウドサービス4 無料あり｜データ/ファイル共有に役立つクラウドサービスの比較表5 クラウドファイル共有サービスの3つの選び方5.1 （1）データ容量で選ぶ5.2 （2）アクセス性で選ぶ5.3 （3）セキュリティで選ぶ6 無料版のクラウドファイル共有サービスを利用するときの4つの注意点6.1 （1）容量制限がある6.2 （2）データの保存期間が決まっている6.3 （3）セキュリティに制限がある6.4 （4）迅速なサポートを受けられない場合がある7 クラウドファイル共有サービス7選まとめ 無料でファイル共有する3つの方法 まずは、無料でファイル共有する3つの方法を解説します。自社の営業活動にマッチする手法で共有すべきですが、情報漏えいには注意しなければなりません。 （1）USBやSDカードを使う 1つ目の方法は、USBやSDカードを使ってファイルを共有する方法です。 USBやSDカードを使ったやり方は、非IT企業にとって一般的だと言えます。手順としては、PCに接続し、USBやSDカード内に共有したいファイルを移動させたあと、任意のPCへ再度接続するだけでファイル共有ができます。 しかし、USBやSDカードは容量制限がある場合やファイルを振り分けて運用する場合、「複数持ち歩かなければならない」「紛失しやすい」などのデメリットがあります。また、1対1でしかファイル共有できないので、複数人に共有する場合には不向きです。 （2）メールを使う 2つ目は、GmailやOutlookを使い、メールにファイルを添付して共有する方法です。 メールはUSBやSDカードでのファイル共有と異なり、一回で複数人に情報共有できます。しかし、メールに添付するファイルが大きい場合は分割して送らなければならず、誤操作による情報漏えいのリスクは軽減できません。 また、メールの特性上「ファイル共有をしてもほかのメールに埋もれやすい」「該当のメールを探すのに時間がかかる」などのデメリットが伴います。 （3）クラウドファイル共有サービスを使う 3つ目は、最もおすすめな「クラウドファイル共有サービス」でファイルを共有する方法です。 クラウドファイル共有サービスとは、「インターネット環境があれば、時間や場所を問わずにファイル共有・管理ができるサービス」のことです。 サービス内で検索したり、共有されたURLから素早くアクセスできたりするため「情報が見つからないストレス」が生まれません。また、データのバックアップや情報の暗号化など、高いセキュリティ対策によってデータの安全性を守ることができる点も特徴です。 ただし、「有名だから」「無料だから」という理由だけで、クラウドファイル共有サービスを導入すると、ITに不慣れな方が使いこなせない恐れがあるので注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドファイル共有サービスが普及した背景 昨今では、クラウドファイル共有サービスが普及しつつあります。普及した背景には、以下のように「安全性」や「利便性」が関係しているのです。 パスワード付きzipファイルの脆弱性 多くの日本企業でファイル共有時に利用されていた「パスワード付きzipファイル」の脆弱性が問題視され、2020年11月に内閣府で導入の廃止が発表されました。これを機に、メールを介したファイル共有からクラウド上での共有に移行する企業が増加しました。 リモートワークの普及 リモートワークが普及したことにより、遠隔地でもスムーズかつ安全に情報共有できる仕組みを整える必要性が出てきました。そのため、高セキュアな環境で情報のリアルタイム共有が可能なクラウドファイル共有サービスに注目が集まったのです。 以上の理由から、クラウドファイル共有サービスが普及しました。 参考：平井内閣府特命担当大臣記者会見要旨 令和2年11月24日 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜安全に利用できるクラウドファイル共有サービス7選 以下では、安心してデータをやりとりできるクラウドファイル共有サービス7選を紹介します。 簡単にファイルの共有をするには、「ファイルの作成から共有までができる、クラウド型のサービス」を利用しましょう。なぜなら、USBやメールを用いてファイルを共有すると、作成・共有・管理をそれぞれ別のツールで行うことになり手間がかかるからです。 また、クラウドファイル共有サービスでの情報管理も、ただ情報を蓄積するだけでは探す際に時間がかかってしまいます。そのため、精度の高い検索機能を備えたツールを利用し、目的の情報にすぐにアクセスできるようにするべきです。 結論、ファイル共有に最適なのは、ファイルの作成・共有・管理ができ、平均0.2秒のスピード検索で欲しい情報をすぐに探し出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、テキストだけでなく、画像やファイルを格納したファイルを作成し、共有から管理まで可能です。また、「ファイル内検索」でファイルの中身まで検索できるため、探したい情報にすぐにたどりつけます。 【ナレカン】共有したファイルに即アクセスできるサービス 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンを使ったファイル共有・管理の作成例＞ 以下は、ナレカンを使って「記事（ノート）」を作成・管理した例になります。 記事の作成 ナレカンでは、ノート型の「記事」にテキストを書き込んだり、ファイル・画像を添付したりできます。そして、記事に書き込んだ情報はリアルタイムで任意のメンバーに共有されるので、メールなどを使って共有する手間がかかりません。 フォルダ機能 ナレカンで作成した「記事」は、“部署”や“案件”ごとにフォルダで分類できます。そのため、とくに扱う情報量の多い大企業でも、情報が混在する心配はありません。 高精度の検索機能 ナレカンには検索機能が備わっているため、欲しい情報をすぐに見つけられます。タイトルやファイル名での絞り込み検索のほか、ファイル内の検索も可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】個人から使えてデータ/ファイル共有できるサービス Stockは、ノート形式で社内の情報をストックできるツールです。 シンプルな操作性であるため、ITリテラシーに不安のある方でもすぐに使いこなせるのが特徴です。「Stock」の「ノート」には「タスク」「メッセージ」が紐付いているので、議事録に記載したToDoを管理したり、マニュアルに関するやりとりをしたりできます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】無料で2GBまでファイル共有できるサービス ＜Dropboxの特徴＞ 連携できる外部ツールが多い ZoomやSlackなど、多くの外部ツールとの連携に対応しており、さまざまな使い方ができます。例えばZoomと連携すれば、会議の録画ファイルのコピーをDropboxに自動保存できるのです。 Dropbox Replayで画像・動画ファイルを管理できる Dropbox Replayは、Dropboxアカウントがあれば無料で使える、動画プロジェクト管理ツールです。 Dropboxにおける動画の保存・共有のワークフローと簡単に連携し、フィードバックや確認作業をまとめて管理できます。また、「動画に共有相手のメールアドレスを透かしとして自動挿入する」「OneDriveと連携する」といった使い方も可能です。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ フォルダを細かく分けられる Dropboxでは、フォルダの中にフォルダを何層にも作ることができます。ただし、フォルダを細かく分類できる一方、ルールを決めなければ保存場所が分からなくなり、データを探す手間がかかるため注意が必要です。 ファイルの内容の表示方法を変えられる 画像ファイルは、プレビュー画面にファイルのサムネイルとして表示されます。また、表示する大きさは4段階で設定できるので、ファイルを開かずに中身を見られます。 ＜Dropboxの注意点＞ 無料プランの容量が少ない Dropboxの無料版（Basic）で使える容量は2GBです。 しかし、ユーザーの投稿には「無料プランの容量が2GBと少なく、より多くのストレージを必要とするユーザーには物足りない。」という意見もありました。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Basic：無料 Plus：1,500円/月（月払い） Essentials：2,400円/月（月払い） Business：1,800円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【firestorage】登録不要で容量無制限のファイル/画像共有サイト ＜firestorageの特徴＞ 会員登録が不要 会員登録せずに無料で使い始められます。ただし、「アップロードしたファイルの削除」をはじめとしたファイル管理には、会員登録が必要です。 ファイルの保存期間を設定できる 最短で3時間、最長で14日間の保存期間を設定できます。 ＜firestorageの機能・使用感＞ パスワードを設定できる ファイル閲覧に必要なパスワードを、英数10桁で設定することができます。そのため、万が一他の人にリンクを送ってしまっても安心です。 モバイルでも利用しやすい アップロードしたファイルは、ダウンロードリンクだけでなくQRコードも発行できます。そのため、PCからモバイルへの共有もQRコードを読み込むだけでスムーズに行えます。 ＜firestorageの注意点＞ 広告が表示される 利用するユーザーの口コミでは、「どうしても広告が目立つので、初めて送る相手にはファイヤーストレージで送る旨を伝えて使用しています」という意見もありました。（引用：BOXIL SaaS） 機能が多くて分かりづらい ファイルアップロードやストレージ保存のほかに、「画像のみを保管するストレージ」「スクリーンショットの切り出し」などの機能を使えますが、機能が多く説明が少ないため、直感的に操作できない可能性があります。 ＜firestorageの料金体系＞ こちらは、一般向けの料金プランとなります。 未登録会員：無料 無料会員：無料 ライト会員：1,037円/月 正会員：2,085円/月 以下は、法人向けプランとなります。 プラン1：初期費用110,000円＋通常費用98,780円/月 プラン3：初期費用なし＋通常費用999,350円/年 プラン5：初期費用55,000円＋通常費用54,780円/月 その他、英語表記対応や、1ファイルの最大容量を増やすための有料オプションがあります。 firestorageの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Box】外部サービスとの連携に強いストレージサービス ＜Boxの特徴＞ モバイルアプリがある PCだけではなくモバイルアプリにも対応しているので、場所を選ばずファイル共有できるのが特徴です。 さまざまなアプリと連携できる 1,500以上のアプリと連携可能なので、既存のツールと併せて利用できます。例えばSlackと連携すれば、Slackのチャンネルにアップロードされたファイルを自動でBoxにも保存できます。 ＜Boxの機能・使用感＞ Box上でノートを作成できる 「Box Note」という機能を使って、Boxから直接文書ファイルを作れます。「Box Note」には数種類のテンプレートが用意されており便利です。また、他にもWordドキュメントやGoogleドキュメントのファイルを作成することが可能です。 Box Hubsでコンテンツを安全に整理・公開できる Box Hubsは、Hub（データを管理するシステム）やコンテンツポータル（コンテンツを公開するサイト）を作成できる機能です。また、Box AIと連携すると「ファイルに関する質問をしたい」「ファイルの内容を要約したい」場合に役立ちます。 ＜Boxの注意点＞ 検索がしにくい 利用するユーザーの口コミでは、「検索が何とも不自由。フォルダの指定や広範囲にわたって自由に検索できるのは良いのですが、似通ったものや関連性の在りそうなものを勝手に検索結果に入れてくるので、欲しい物だけに絞り込めない。」という意見もありました。（引用：ITreview） 無料プランは個人利用のみ Boxには無料プランがありますが、利用人数は1人までとなっています。そのため、ビジネスで利用するには有料プランの契約が前提となる点に注意が必要です。 ＜Boxの料金体系＞ 個人またはチーム Individual：無料 Personal Pro：1,390.40円/月（月払い） Business starter：636.90円/ユーザー/月（月払い） Business プラン Business：2,084.50円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,473.80円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：4,864.20円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Plus：6,600円/ユーザー/月（年払い） Enterprise Advanced：要問い合わせ Boxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】無料でスマホからも使えるファイル共有サービス ＜Google Driveの特徴＞ Googleのほかのサービスと連携可能 Googleのサービスである「ドキュメント」や「スプレッドシート」と連携しており、ファイルの共有や作成がスムーズに進みます。 ホームで最新の活動を確認できる ホームでは「最近閲覧・共有・編集したファイル」や「Googleカレンダー上で今後のイベントに添付されたドキュメント」などが優先的に表示されるので、重要なファイルをすぐに見つけられます。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ データの表示形式を選べる データの表示形式を、「グリッド」にするか「リスト」にするか選べます。そのため、文書や画像といったデータの内容により表示を切り替えると、目的のデータを見つけやすくなります。 編集履歴が残る Google Driveでは、編集すると履歴が残ります。そのため、誰がどのファイルを更新したかなどの情報を振り返ることができ、チームで作業する場合にトラブルを防止する効果があります。 ＜Google Driveの注意点＞ スマホでの共有がしにくい 利用するユーザーの口コミでは、「共有の詳細設定がスマホからだとうまくできない。ブラウザでは出てくる設定がスマホアプリでは出てこない。」という意見もありました。（参考：ITreview） 必要な情報へすぐにたどり着けない フォルダで無制限に階層をつくれるので、階層が深くなりすぎて必要な情報へたどり着くのに手間がかかる可能性があります。 ＜Google Driveの料金体系＞ GoogleDriveは、保存容量15GBまでであればGoogleアカウントがあれば利用できます。ビジネス用により多くの容量で利用したい場合や、他のGoogleのツールも併せて有料版を使いたい場合は、以下Google Workspaceの契約が必要です。 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【OneDrive】Microsoftアカウントがあれば使えるクラウドサービス ＜OneDriveの特徴＞ スキャン機能 Onedriveのモバイルアプリにはスキャン機能が組み込まれており、紙の書類をPDFに変換して保存するのに役立ちます。 Copilot in OneDrive Copilot in OneDriveは、OneDrive内のファイルから、欲しい情報をすぐに見つけられる機能です。AIによって「自然検索でファイルを検索する」「ファイルの要約を作成する」使い方が可能です。 ＜OneDriveの機能・使用感＞ ファイルの表示方法を選べる ファイルの表示方法は「リスト」「圧縮モード」「タイル」から選べます。たとえば、画像ファイルを探す場合は「タイル」に設定すると、ファイルを開かなくても中身を確認できるといった利点があります。 履歴情報を確認できる ファイルの中には作成履歴として、日付や作成者の情報が残ります。そのため、ファイルについての履歴を簡単にさかのぼれます。 ＜OneDriveの注意点＞ ファイルが見つからない混乱が起きる ユーザーからは「デスクトップやローカルファイルが各個人のネットワークドライブに自動バックアップされるので、閲覧画面がローカルの画面かonedrive上のバックアップかわからなくなり、混乱する」という声もあります。（参考：ITreview） 同期がしにくい ーザーからは「同期の仕組みが分かりづらいです。同期エラーが出る場合があり、ファイルが更新されない場合があります。」という声もあります。（参考：ITreview） ＜OneDriveの料金体系＞ OneDriveは、保存容量5GBまでであればMicrosoftアカウントがあれば利用できます。ビジネスでより多くの容量を利用する場合はMicrosoft 365やOneDrive for Businessの契約が必要です。 OneDrive for Business (Plan 1)：749円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 OneDriveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜データ/ファイル共有に役立つクラウドサービスの比較表 以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を見比べて、自社に合ったツールを選びましょう。（左右にスクロールできます） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Dropbox firestorage Box Google Drive OneDrive 特徴 共有したファイルに即アクセスできるサービス 個人から使えてデータ/ファイル共有できるサービス 無料で2GBまでファイル共有できるサービス 登録不要で容量無制限のファイル/画像共有サイト 外部サービスとの連携に強いストレージサービス 無料でスマホからも使えるファイル共有サービス Microsoftアカウントがあれば使えるクラウドサービス シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 データの保存期限がある 【×】 【×】 【×】 【〇】※会員登録なしの場合 【×】 【×】 【×】 スマホアプリがある 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 無料プランの容量が少ない 広告が表示される 無料プランは個人利用のみ 必要な情報へすぐにたどり着けない ファイルが見つからない混乱が起きる 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プラン：1,500円/月（月払い）〜 ・無料プランあり ・有料プラン：1,037円/月～ ・無料プランあり ・有料プラン：636.90円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プラン：950円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プラン：749円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「firestorage」の詳細はこちら 「Box」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「OneDrive」の詳細はこちら 以上のようにツールによって特徴が異なるため、ツール導入の目的を明確にしておくことが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドファイル共有サービスの3つの選び方 企業にとってあってはならない「情報漏えい」のリスクを避けるには、USBやメールでのファイル共有は控え「クラウドファイル共有サービス」を使うことが適切です。 そこで以下では、安全なクラウドファイル共有サービスを選ぶポイントを解説します。比較ポイントを押さえて、自社に最適なサービスを選びましょう。 （1）データ容量で選ぶ 1つ目は、「データ容量」です。 容量の少ないプランを選ぶと、容量制限で業務に支障をきたしてしまう恐れがあります。利用開始時は問題がなかったとしても、利用を続けるにつれて資料や議事録などのファイルが増えていくことに注意が必要です。 したがって、自社で扱うデータを確実に保存できるよう、あらかじめ余裕を持ったデータ容量のサービスを選びましょう。また、普段使うサイズのファイルを問題なくやりとりできるかも確認する必要があります。 （2）アクセス性で選ぶ 2つ目は、「アクセス性」です。 たとえば、ファイルを開かなければ中身が分からないツールだと確認が面倒です。また、ファイルの保存場所が分かりにくいと混乱してしまいます。 その結果、保管したファイルに社員がたどり着けず情報が正しく共有されません。したがって、情報を階層分けして整然と管理でき、検索機能で目当ての情報を即座に見つけられるようなツールを導入しましょう。 （3）セキュリティで選ぶ 3つ目は、「セキュリティ」です。 業務上のデータは基本的に社外秘であり、情報漏えいしたときの損害は非常に大きくなってしまいます。そのため、クラウドファイル共有サービスのセキュリティ体制を把握するとともに、自社のセキュリティポリシーと合致しているかも確認しましょう。 ただし、無料版のツールの中には十分なセキュリティ対策が備わっていないものもあるため、有料でも安心して使えるツールを選択しましょう。たとえば、「情報セキュリティの国際規格」を取得している「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料版のクラウドファイル共有サービスを利用するときの4つの注意点 ここでは、無料版のクラウドファイル共有サービスを利用するときの4つの注意点を解説します。とくに、無料のサービスには料金コストがかからない一方、注意点もあるため以下で押さえましょう。 （1）容量制限がある 無料のクラウドファイル共有サービスでは、利用できる容量に制限がある場合がほとんどです。 そのため、比較的容量の小さな文書ファイルなどの一時的な保存・共有には適していますが、大容量の画像や動画データのやりとりや、社内文書の恒久的なバックアップには適していません。 以上のように、サービスに容量制限があると、ファイルの容量によっては管理ができなくなるので注意が必要です。 （2）データの保存期間が決まっている クラウドファイル共有サービスには、データの保存期間が決まっているものもあります。 保存期限を過ぎると自動でデータが削除されてしまうサービスでは、「気づかないうちに重要な資料や過去の顧客情報が消えてしまっていた」という事態になりかねません。そのため、ビジネス利用では必ず、データを無期限に保存できるサービスを選びましょう。 このように、会社で保管すべき「資料」や「マニュアル」、「顧客情報」は後から見返す可能性が高いので、無料でも長期保存できるかは必ず確認しましょう。 （3）セキュリティに制限がある 有料のサービスでは、アクセス制限をはじめとした高度なセキュリティ機能が利用できますが、無料サービスの多くはセキュリティ機能に制限があります。 無料のサービスで料金コストを抑えても、社内の機密情報が流出してしまった場合、抑えた費用以上の損害を負うことになりかねません。また、社外とのやりとりに無料のサービスを利用すると、セキュリティ面で相手に不信感を与える可能性があります。 とくに、「パスワード」や「ファイル閲覧期限」の設定はファイルのやりとりにおいて重要なセキュリティ機能です。そのため、無料サービスを利用する場合は該当の機能があるか確認する必要があります。 （4）迅速なサポートを受けられない場合がある クラウドファイル共有サービスによっては、迅速なサポートを受けられない場合があります。 サービスの提供会社から受けられるサポートの種類は、料金プランによって異なるケースがほとんどです。たとえば、「電話サポートが一定以上のプランしか使えない」サービスもあります。 トラブルが起きたとき、迅速なサポートが受けられなければ業務が停滞してしまいます。そのため、「ナレカン」のように「1営業日以内の回答」「専属担当者のサポート」などの充実したサポートを受けられるサービスを選択すべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドファイル共有サービス7選まとめ ここまで、安全に使えるクラウドファイル共有サービスと選定ポイントを中心に解説しました。 USBやSDカードでファイル管理する方法は、管理に時間がかかり情報漏えいのリスクもあるので控えるべきです。また、メールでは送信する度にファイルが流れてしまうので、やりとり後の情報の確認がしにくいです。 したがって、「ファイルの共有がスムーズにできるクラウド型のファイル共有サービス」が必須です。加えて、精度の高い検索機能の付いたツールを使うことで、目的の情報をすぐに見つけられます。 そこで、ファイルの作成・共有・管理ができ、平均0.2秒の高速スピード検索で欲しい情報をすぐに探し出せるツール「ナレカン」であれば、情報を簡単に共有できるだけでなく、欲しい情報に即アクセス可能です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、情報共有をスムーズに行いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

業務では、大量のファイルや資料を扱うため、使用できる容量などによって、複数のクラウドストレージを併用しているケースも少なくありません。しかし、複数のクラウドストレージを使い分けてデータを管理すると「煩雑化する」という問題が生じます。 しかし、複数のクラウドストレージを使った管理から脱却するのにあたって「何から取り組んだらいいのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、複数のクラウドストレージを一括管理できるアプリ・ソフト3選とメリット・デメリットを中心にご紹介します。 複数のクラウドストレージに情報が分散している現状を改善したい クラウドストレージ内のデータを一括管理できるおすすめのソフトを知りたい 保存したデータに最も早くアクセスできるツールを導入したい という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なソフトで複数のクラウドストレージを一括管理できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 複数のクラウドストレージを一括管理する2つのメリット1.1 （1）クラウドを切り替える手間が省ける1.2 （2）必要な情報のみ適切に残せる2 複数のクラウドストレージを一括管理する2つのデメリット2.1 （1）対応するファイル形式が限られている2.2 （2）情報のアクセス性が低下する恐れがある3 【これで解決】情報の一括管理に最適なソフト3.1 ファイルを作成せずに情報をまとめられるアプリ「ナレカン」4 複数のクラウドストレージを一括管理できるソフト・アプリ3選4.1 データ転送に特化した安全性の高いアプリ「MultCloud」4.2 仮想ファイルシステム（VDFS）を搭載したソフト「Spacedrive」4.3 無料でも使えるオンラインストレージ管理ソフト「odrive」5 【比較表】クラウド統合管理に便利なソフト6 クラウドストレージを一元化できるソフト・アプリの選定ポイント7 複数のクラウドストレージを同期できるソフトまとめ 複数のクラウドストレージを一括管理する2つのメリット 以下では、クラウドストレージを一括管理するメリットを2つ解説します。「複数のクラウドストレージを一括管理するのに、ほかの社員を説得したい」という方は必見です。 （1）クラウドを切り替える手間が省ける 1つ目のメリットは、クラウドを切り替える手間を省けることです。 複数のクラウドストレージを使っていると、業務に応じてツールを行き来する手間がかかります。以上のように、必要なデータに即アクセスできない状況は、非効率的であるうえに、社員のストレスとなっていきます。 しかし、クラウドストレージを一括管理すれば1ヵ所からクラウドへアクセスできるため、わざわざツールを切り替える必要がありません。 （2）必要な情報のみ適切に残せる 2つ目のメリットは、必要な情報のみ適切に残せることです。 クラウドストレージを適切に運用するためには、改訂されていない古い情報や重複データを削除するなどして、ストレージ内を定期的に整理する必要があります。しかし、クラウドストレージが複数あると整理が行き届かず、情報管理が煩雑化する恐れがあります。 クラウドストレージが一括管理されていれば、必要ない情報をまとめて削除できるほか、ストレージ間で重複して保管していたデータも洗い出せます。結果、適切な情報のみを残せるので、従来の「最新の情報が見当たらない」悩みを改善できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 複数のクラウドストレージを一括管理する2つのデメリット 以下では、クラウドストレージを一括管理する2つのデメリットを解説します。一括管理をすれば業務効率化が図れる一方、以下の点に注意が必要です。 （1）対応するファイル形式が限られている 1つ目のデメリットは、対応するファイルが限られていることです。 クラウドストレージによっては、ファイル形式によっては対応していないものも多いです。そのため、場合によっては「自社の既存データを移行できなかった」となる恐れもあります。 したがって、「既存データをそのまま移行できるのか」「データを書き直す必要があるのか」を必ず確認しましょう。 （2）情報のアクセス性が低下する恐れがある 2つ目のデメリットは、情報のアクセス性が低下する恐れがある点です。 複数のクラウドストレージ内の情報が一カ所に集約されるため、一括管理ソフトでは膨大な量のデータを扱うことになります。そのため、ファイル管理が煩雑になり「他のファイルに埋もれて目当ての情報が見つけられない」という事態になりかねません。 また、データ量が増加するとソフトの挙動が遅くなるほか、検索機能でも情報がヒットしにくくなるため、結果として情報のアクセス性が低下してしまうのです。 したがって、高いアクセス性を保ちながら情報を管理するためには、膨大な情報を扱う大企業でもストレスなく情報管理・検索ができる「ナレカン」がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】情報の一括管理に最適なソフト 以下では、情報の一括管理に最適なソフトをご紹介します。 複数のクラウドストレージを一元化すれば「ツールを行き来するのに手間がかかる」や「不要な情報が点在している」などの問題を解消できます。 しかし、結局のところ、ファイル特有の「ファイルを開かないと中身が判別できない」という状態は、多くのファイルを扱う企業にとって大きなストレスだと言えます。そのため、単純にデータを一元化できるだけでなく、該当の情報を瞬時に見つけられる仕組みが不可欠なのです。 結論、社内の情報を一括管理するには、ファイルの作成から共有まで一元管理でき、目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」が最適です。 ナレカンには、添付したファイルの中身まで探せる「ファイル内検索」が搭載されているので、知りたい情報をすぐに見つけられます。また、ファイル添付で概要を抽出できる「要約機能」も備わっているので、ファイルを開かずとも中身の判別が可能になるのです。 ファイルを作成せずに情報をまとめられるアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 複数のクラウドストレージを一括管理できるソフト・アプリ3選 以下では、複数のクラウドストレージを一括管理するにあたって、役立つソフト・アプリ3選をご紹介します。注意点や料金も解説しているため、担当者の方は必見です。 データ転送に特化した安全性の高いアプリ「MultCloud」 ＜MultCloudの特徴＞ データを安全に転送できる 「256ビットAES」という高レベルな暗号化手法を使っているので、データを保護しながら安全に転送できます。 ファイルの同期機能 2つのクラウド間でデータを同期できます。「双方向同期」や「一方向同期」などのカスタムオプションがあるのも特徴です。 ＜MultCloudの機能・使用感＞ Chrome拡張機能がある 強力な補助機能により、MultCloudをより効率的に使うことが可能です。クラウド転送用のChrome拡張機能も用意されています。 権限を設定できる アカウントごとに、「読み取り可能/書き込み可能/すべて可能」などの権限を設定できるので、社外とのやりとりや、誤操作の防止に役立ちます。 ＜MultCloudの注意点＞ 無料版では2ツール間の同期のみ クラウド追加や同期のときに、各ツールのアイコンが大きく表示されるため操作が分かりやすいです。ただし、無料版では2ツール間の同期しかできないため、3ツール以上を一括で同期したい場合には不向きです。 ＜MultCloudの料金体系＞ 制限付きデータのプランは、以下の通りです。 制限付きデータ（5GB）：無料 制限付きデータ（100GB）：1,180円/月（月間払い） 制限付きデータ（200GB）：2,125円/月（月間払い） 無制限のデータのプランは、以下の通りです。 無制限のデータ：無料 年間無制限のデータ：14,051円/年 無期限無制限のデータ：29,402円（一回払い） MultCloudの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仮想ファイルシステム（VDFS）を搭載したソフト「Spacedrive」 ＜Spacedriveの特徴＞ 仮想分散ファイルシステム（VDFS）が搭載されている Spacedriveには、さまざまなストレージ層で機能するように設計されたファイルシステム（仮想分散ファイルシステム）を搭載しており、多くのデバイスのファイルを一括管理できます。 まだ開発段階のソフト Spacedriveはまだ開発途中のソフトです。そのため、今後新たな機能の追加や変更が予想されます。 ＜Spacedriveの機能・使用感＞ ファイルを見つけやすく整理できる ファイルを見やすくタグ付けしたり、統合したりして整理できます。また、通常の検索機能もあるため、管理が簡単です。 機能がシンプル Spacedriveの主な機能は、ファイルを一括管理することなので、その他の機能を使用したい場合は注意しましょう。 ＜Spacedriveの注意点＞ 間違った表記がされる場合がある 上記の画像のように総容量や空き容量が確認できますが、α版なので誤った数値が表記されている場合があります。 データベースの暗号化がされない 現在、データベースは保存時に暗号化されていません。暗号化は今後実装する予定なので、セキュリティ面で注意が必要です。 ＜Spacedriveの料金体系＞ 無料 Spacedriveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料でも使えるオンラインストレージ管理ソフト「odrive」 ＜odriveの特徴＞ 共有パスワードを設定できる Webリンクにパスワードを設定できるため、情報を安全に共有できます。 同期のステータスが一目で分かる ファイルの同期ステータスがバッチで表示されるため、一目で分かります。 ＜odriveの機能・使用感＞ 簡単に暗号化フォルダを作れる 連携したストレージに空のフォルダを作っておくと、そのフォルダをodrive上で暗号化フォルダとして使えます。ファイル管理の安全性が高まるため、ビジネス使用に便利な機能です。 同じツールの複数アカウントを同期できる たとえば、「私用とビジネス用のOne Driveのアカウント」など、同じクラウドストレージの複数アカウントを同期できます。 ＜odriveの注意点＞ 使い方が難しく感じる恐れがある odriveは英語のツールで、UI（デザイン）においても説明がほとんどないので、ITに詳しくなければ「クラウドストレージを追加する操作」が複雑に感じる恐れもあります。 無料プランはビジネス向けではない 無料版では、「通信の暗号化」「バックアップ機能」などを使えないので、ビジネスで使う場合は、有料のビジネスプランを購入する必要があります。 不明点を解消するには英語版のフォーラムを使う必要がある odriveにはよくある質問をまとめたフォーラムが用意されています。一方で、フォーラムは英語のため、不明点があったときにうまく問題が解消できない恐れがあります。 ＜odriveの料金体系＞ ※詳しくは問い合わせが必要です。 無料プラン：無料 プレミアムプラン：$8.25/月 ビジネスプラン：$15/月～（最低ユーザー数5人） odriveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】クラウド統合管理に便利なソフト 以下は、紹介した3ソフトの比較表です。特徴や具体的な機能を比較して、自社に最適なソフトを導入しましょう。 MultCloud Spacedrive odrive 特徴 データ転送に特化したアプリ 仮想ファイルシステム（VDFS）を搭載したソフト 無料でも使えるオンラインストレージ管理ソフト シンプルで簡単or多機能 多機能 シンプルで簡単 多機能 スマホアプリ 〇 × 〇 256ビットSSL（高度な暗号化技術） 〇 × 〇 注意点 無料版は2つのストレージ間でしか、同時に同期できない α版なのでデータベースの暗号化がされない ITに詳しくないと、使い方がやや難しく感じる恐れがある 料金 ・無料あり ・有料プランは1,180円/月（月払い）～ ・無料あり ・有料プランは$4/月～ ・無料あり ・有料プランは$8.25/月～ 公式サイト 「MultCloud」の詳細はこちら 「Spacedrive」の詳細はこちら 「odrive」の詳細はこちら 多機能で操作方法が複雑なソフトを導入すると、一部の社員が使いこなせず、ソフトの利用が浸透しません。そのため、社内のクラウド管理を徹底するには、「どのデバイスからも簡単に操作できるソフト」を導入することがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドストレージを一元化できるソフト・アプリの選定ポイント クラウドストレージを一元化できるソフト・アプリを選定するときは、以下のポイントを確認しましょう。 スムースに移行できるか 複数のクラウドストレージから、データを一括管理するにあたって、最も重要なのは「スムーズに移行できるかどうか」です。データ移行するのに手間や時間がかかると、ほかの業務を圧迫しかねないので「移行支援」がついたソフトを選ぶべきです。 セキュリティ対策は万全か クラウドストレージの一括管理ソフトには、社内のあらゆる情報が集約されます。そのため、社外秘の情報が外部に漏れないよう、セキュリティ対策が万全なソフトを選びましょう。 上記の確認を怠ってしまうと、導入しても利用できなかったり、情報漏えいによってトラブルに巻き込まれてしまう可能性もあるため注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 複数のクラウドストレージを同期できるソフトまとめ ここまで、複数のクラウドストレージを一括管理するメリット・デメリットのほか、おすすめのソフトをご紹介しました。 複数のクラウドストレージを一括管理すれば、クラウドを切り替える手間やファイルの転送にかかる時間を省けます。しかし、情報をファイル形式で保存すると、逐一「ファイルを開く」という煩わしさは解決できません。 そのため、根本的なファイル共有の改善には「超高精度の検索機能が備わった体制」を導入しましょう。たとえば、Google検索のように情報を検索できたり、上司に質問するように情報を探し出せたりする仕組みであれば、誰でも簡単に情報にアクセスできます。 結論、ストレスなく業務情報を一括管理するには社内のあらゆる情報を一元管理し、目的の情報がすぐに見つかるツール「ナレカン」の利用が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイル管理のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

「ストレージ」とは、iPhone・AndroidなどのスマホやPCにて、デジタルデータを保管する場所を指します。業務で写真・書類などの膨大なデータを扱っていると、ストレージがいっぱいになり、デバイスの動作が重くなってしまう可能性があります。 しかし、「ストレージがいっぱいになったらどうすればよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ストレージがいっぱいになったときの対処法を中心にご紹介します。 ストレージがいっぱいになった時の対処法を把握したい オンラインストレージの注意点を押さえて導入可否を検討したい オンラインストレージよりも安全で簡単に使えるツールがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、ストレージがいっぱいになったときの対処法が分かるので、業務を円滑に進められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ストレージがいっぱいになるとどうなるのか2 【iPhone/iCloud】ストレージの確認方法2.1 iPhoneのストレージ容量の確認方法2.2 iCloudのストレージ容量の確認方法3 ストレージがいっぱいになったらどうする？対処法6選3.1 （1）キャッシュを削除する3.2 （2）不要な写真・動画を削除する3.3 （3）不要なアプリを取り除く3.4 （4）容量を増やす（プラン変更）3.5 （5）データを外部ストレージに移行する3.6 （6）データをオンラインストレージに移行する4 オンラインストレージの注意点3選4.1 （1）情報漏洩のリスクがある4.2 （2）容量や保存期間に制限がある4.3 （3）情報へのアクセス性が悪い5 【これで解決】最も簡単に情報へアクセスできるツール5.1 社内の情報管理を円滑化できるツール「ナレカン」6 ストレージがいっぱいになったときの対処法まとめ ストレージがいっぱいになるとどうなるのか ストレージがいっぱいになると、デバイスの画面に「ストレージの空き容量がありません」と表示される場合があります。また、ストレージがいっぱいになると発生するトラブルとして、以下の6つが挙げられます。 アプリの動きが重くなる・強制終了される ファイルを開けなくなる 写真・動画を撮影できなくなる データを保存できなくなる ソフトウェアのインストールができなくなる OSが正常に動かなくなる したがって、ストレージがいっぱいになると、デバイスをスムーズに操作できなくなり、業務が滞ってしまいます。そのため、ストレージの上限に達した状態で放置せず、適切に対処しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【iPhone/iCloud】ストレージの確認方法 ここでは、iPhoneとiCloudのストレージの確認方法をご紹介します。 iPhoneのストレージは、iPhone本体で使える容量のことを指します。一方、iCloudのストレージは、Apple社が提供しているクラウドストレージサービスで、インターネット上に用意された、データを保存する領域のことです。 iPhoneのストレージ容量の確認方法 まずは、iPhoneのストレージ容量の確認方法をご紹介します。 iPhoneのストレージ容量を確認するときは、まず「設定」アプリを開き、[一般]をタップします。 次に、「一般」の項目にある、[iPhoneストレージ]をタップします。 すると、画面の上部に、iPhone本体のストレージ容量と使用済みの容量が表示されます。 また、画面を下にスクロールすると、アプリ別のデータ容量を確認できます。 iCloudのストレージ容量の確認方法 続いて、iCloudのストレージ容量の確認方法をご紹介します。 iCloudのストレージ容量も、「設定」アプリから確認できます。 まず「設定」アプリを開き、一番上にある[名前]をタップします。 Apple ID画面に進んだら、[iCloud]をタップします。 すると、画面の上部に、iCloudのストレージ容量と使用済み容量が表示されます。 さらに詳しく使用状況を確認したい場合は、[アカウントのストレージを管理]をタップしましょう。 すると、iCloudストレージ全体の使用状況と、アプリ別のデータ容量を確認できます。 上記の方法で、こまめにストレージを確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ストレージがいっぱいになったらどうする？対処法6選 ここでは、ストレージがいっぱいになったときの6つの対処法について解説します。以下の内容を押さえて、スマホ・PCのストレージ不足を解消するにはどうすれば良いか把握しましょう。 （1）キャッシュを削除する ストレージがいっぱいになったときは、キャッシュを削除しましょう。 「キャッシュ」とは、アプリの設定や状況など、一度読み込んだ情報を一時的に保存しておくデータを指します。例として、デバイスに蓄積されているキャッシュは、以下の通りです。 ブラウザキャッシュ 「Safari」や「Google Chrome」などのWebブラウザでは、閲覧したWebサイトのデータがキャッシュとして蓄積されています。 コンテンツキャッシュ 動画・電子書籍などをダウンロードして利用していると、コンテンツのデータがキャッシュとして蓄積されています。 LINEのキャッシュ コミュニケーションアプリの「LINE」では、アプリの表示・読み込みを高速化するために、データがキャッシュとして蓄積されています。キャッシュを削除しても、トーク履歴・写真・ファイルなどが消えることはありません。 Google マップのキャッシュ Googleが提供している地図アプリの「Google マップ」では、閲覧した地図のデータがキャッシュとして蓄積されています。 Safariのキャッシュ方法 ここでは、Safariのキャッシュ方法を画像付きで解説します。 1. Safariを開き、下にある[ブックマーク]をタップします。 2. [履歴]を選択し[消去]をクリックします。 3. 消去したい期間を選択し[履歴を消去]をクリックします。 とくに、ビジネスシーンでは、あらゆる事象を調査するため、ブラウザを多く活用します。その結果、キャッシュがどんどん蓄積されていくので、定期的に削除しておくことが重要です。 （2）不要な写真・動画を削除する 写真や動画の削除によっても、ストレージ容量を減らすことができます。写真や動画の必要とする容量の目安は以下の通りです。 ストレージ容量 写真（3MB/1枚） 動画（200MB/1分） 16GB 約5,400枚 約80分 32GB 約10,800枚 約160分 64GB 約21,600枚 約320分 128GB 約43,200枚 約640分 特に動画は容量が大きいため、不要な動画をたくさん保存している場合は、削除することでストレージの使用容量を大幅に減らせます。 不要な写真や動画は、iPhoneの「写真」アプリから簡単に削除できるため、すぐに実行できる点がメリットです。 （3）不要なアプリを取り除く 不要なアプリを取り除くことで、ストレージの容量を増やすことができます。 iPhoneの場合、設定アプリから、[一般]＜[iPhoneストレージ]を選択し、「非使用のアプリを取り除く」を[有効にする]とすることで、空き容量を増やせます。 このように、ストレージがいっぱいになったときは、不要なアプリを取り除く設定をすることで、容量を増やすことが可能です。 （4）容量を増やす（プラン変更） 容量を増やすプランに変更することで、空き容量を増やせます。ここでは、iCloudのプランをご紹介します。 ・iCloud（参考:iCloudのストレージ料金） プラン・容量 料金 50GB 130円/月 200GB 400円/月 2TB 1,300円/月 6TB 3,900円/月 12TB 7,900円/月 容量を必要に応じて追加することで、容量がいっぱいになり、業務が滞る事態を防げます。 （5）データを外部ストレージに移行する データを外部ストレージに移行することも、ストレージがいっぱいになったときの対処法のひとつです。 スマホ・PCなどのデバイスに搭載されたストレージを「内部ストレージ」と言う一方で、デバイスに接続して使うストレージを「外部ストレージ」と言います。具体的な外部ストレージは、以下の通りです。 SDカード USBメモリ 外付けハードディスク（HDD） DVD・Blu-rayなどのディスク このように、ストレージがいっぱいになったときは、外部ストレージを活用すると、内部ストレージの容量不足を解消できます。 （6）データをオンラインストレージに移行する ストレージがいっぱいになったら、データをオンラインストレージに移行しましょう。 「オンラインストレージ」とは、インターネット上にデジタルデータを保管できるサービスを指します。たとえば、Googleが提供する「Googleドライブ」では、15GBまで無料で利用できます。 オンラインストレージには、自動でバックアップをとれる機能があり、データを保護しながら管理できます。また、自社でサーバーを用意する必要がないので、低コストできる点がメリットです。 以下は、iPhone内の写真・動画を「iCloud」に保存する操作手順です。 1.「設定」アプリを開き、下にスクロールして[写真]をタップします。 2.[iCloud写真]にチェックを入れると、撮影した写真や動画がiCloudに自動保存されます。 上記の操作で簡単にデータを保存し、容量を節約できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オンラインストレージの注意点3選 ここでは、対処法のひとつである「オンラインストレージ」の3つの注意点を解説します。オンラインストレージを導入するときは、以下の3点に注意して、自社に最適なツールを検討しましょう。 （1）情報漏洩のリスクがある オンラインストレージの注意点として、情報漏洩のリスクがある点が挙げられます。 オンラインストレージでは、不正アクセスを受けて、情報漏洩が発生する恐れがあります。そのため、「アクセス制限を細かく設定できる」「国際規格である「ISO27001」を取得している」などを選定基準にして、高セキュリティなツールを導入しましょう。 たとえば、強固なセキュリティ対策を重視している企業では、「ISO27001」認証を取得している「ナレカン」のような情報管理ツールを使って、高いセキュリティレベルを確保しています。 （2）容量や保存期間に制限がある オンラインストレージでは、容量や保存期間に制限がある場合もあります。 保存できるデータの容量はツールによって異なるため、すぐに上限に達してしまい使用できなくなることが起こり得ます。また、保存期間が過ぎたり、無料プランで一定の期間以上アクセスしなかったりすると、データが削除されることもあるのです。 したがって、オンラインストレージを導入する際は、容量・保存期間を確認して、自社に合ったツールを選ぶ点に注意しましょう。 （3）情報へのアクセス性が悪い ツールによっては、情報へのアクセス性が悪いこともオンラインストレージの注意点のひとつです。 ファイルが多くなったり階層が深すぎたりすると、情報がどこにあるのか分からなくなってしまいます。このように、ファイル管理が面倒だと、オンラインストレージの利用がストレスになりかねないのです。 そのため、欲しい情報をすぐに見つけられる使いやすいツールを選ぶようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】最も簡単に情報へアクセスできるツール 以下では、最も簡単に情報へアクセスできるツールをご紹介します。 個人のスマホで情報管理しているとストレージがすぐにいっぱいになるうえ、情報が属人化するリスクが伴います。そのため、業務に関する情報は、そもそも個人のスマホで保管するのではなく、チーム全員がアクセスできる仕組みで保管すべきです。 なかでも、オンラインストレージであれば、自動でバックアップをとれるため保管先としておすすめです。ただし、社内情報が散在して情報を探す手間がないように「情報へのアクセス性が良く、社内情報を安全に一元管理できるツール」を選びましょう。 結論、自社が導入すべきは、社内のあらゆる情報をナレッジとして蓄積でき、欲しい情報に迷わずたどり着ける「ナレカン」一択です。 「ナレカンの「記事」には、画像やファイルはもちろん、メールやチャット上のやりとりなどあらゆる情報の蓄積が可能です。また、ナレカンでは「10GB～/1人あたり」で利用でき、画像約10,000枚もしくは、一般的なファイルを約10,000個の集約が実現します。 社内の情報管理を円滑化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ストレージがいっぱいになったときの対処法まとめ これまで、ストレージがいっぱいになったときの対処法を中心にご紹介しました。 ストレージの空き容量が不足したときには、「不必要なデータを削除する」「データを外部ストレージやオンラインストレージに移行する」などの対処法があります。 ただし、オンラインストレージによっては、不正アクセスによる情報漏洩のリスクがあったり、必要な情報を探すのに時間がかかったりする恐れがあります。そこで、「高セキュリティなうえ、簡単に目的の情報を見つけられるツール」があると便利です。 したがって、ストレージがいっぱいになったときには、厳格なセキュリティで情報を保護できるうえ、大量の情報からすぐに目的の情報へアクセスできる情報管理ツール「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入し、ビジネスに必要な情報を隈なく残せる仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

業界・職種問わず、業務ではドキュメントや画像、動画などあらゆるデータを扱う機会が多くあります。そこで、今日では効率よくデータを保存・管理するために、サーバーの運用にコストがかからない「ファイルストレージ」を使うのがトレンドです。 しかし、ファイルストレージは豊富にあるので「自社に最適なツールが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、オンラインで使えるおすすめの無料ファイルストレージ9選を中心に解説します。 ファイルをはじめとする情報の置き場がなくて困っている 無料から使えるオンラインストレージを比較検討したい 自社に最適なファイルストレージの選定ポイントを知りたい という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なファイルストレージが分かり、情報管理を効率化できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイルストレージを導入するメリットとは2 無料ファイルストレージの選定ポイント4選2.1 （1）過不足のないデータ容量であるか2.2 （2）デバイスを問わずアクセスできるか2.3 （3）必要な情報をすぐに探し出せるか2.4 （4）セキュリティが強いか3 【無料あり】おすすめのファイルストレージ9選3.1 【ナレカン】目的のファイルに即アクセスできるツール3.2 【Stock】最も簡単にファイル管理できるツール3.3 【Google Drive】無料で大容量を使用できるツール3.4 【iCloud Drive】iPhoneやMacですぐに使えるツール3.5 【Evernote】個人向けのメモ記録がしやすいツール3.6 【4shared】ファイルを快適にアップロードできるツール3.7 【InfiniCLOUD】容量を柔軟に増やせるツール3.8 【Firestorage】登録不要で利用できるツール3.9 【ギガファイル便】大容量のファイルを転送できるサービス4 【比較表】オンラインで使えるファイルストレージ一覧5 おすすめの無料ファイルストレージと選定ポイントまとめ ファイルストレージを導入するメリットとは ファイルストレージには、主に以下のメリットがあります。 コストがかかりにくい 社内にサーバーを設置することなくインターネット上にファイルを保存するので、導入や運用にかかるコストを安く抑えられます。 すぐに使いはじめられる 申し込み後すぐに利用をはじめられるほか、契約プランを変更するだけで簡単に容量を拡張できます。 簡単に社内で共有できる インターネット環境があればデバイス問わずどこでも使用できるものが多く、メールやチャットツールを使うことなく社内で簡単に情報共有できます。 データのバックアップができる PC本体にデータを保存しないので、容量を圧迫することがなく、PCの故障などを気にする必要がありません。 以上のように、インターネット上でファイル管理をすれば、金銭的コスト・時間的コストの両方を抑えられるのです。したがって、あらゆる業務の無駄を削減したい企業の方は、オンラインで使える「ファイルストレージ」を導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料ファイルストレージの選定ポイント4選 ここでは、無料ファイルストレージの選定ポイントを4つご紹介します。以下の点を押さえて選ばなければ、導入しても社員が使わなくなる可能性があるので注意しましょう。 （1）過不足のないデータ容量であるか はじめに、保存できるデータ容量に過不足がないかを確認しましょう。 データ容量に過不足があれば、動作が重くなったりコストが無駄になったりするトラブルを招きます。また、社内の人数が拡大することを考慮すると、容量を柔軟に増やせるかも重要です。 加えて、無料プランは有料プランに比べて搭載されている容量も小さいので、プラン変更も視野に入れておくのがおすすめです。 （2）デバイスを問わずアクセスできるか 次に、PCやスマホのデバイスを問わずにアクセスできることも重要です。 対応するデバイスが限られていれば、移動中や外出先で情報を閲覧・編集できません。また、スマホでは操作しづらいツールもあるので注意が必要です。 したがって、時間や場所を問わずにアクセスできるのはもちろん、あらゆるデバイスで使いやすいかも確かめましょう。 （3）必要な情報をすぐに探し出せるか 3つ目に、必要な情報をすぐに探し出せることをチェックしましょう。 ファイルストレージには、膨大な量の社内情報が蓄積されています。ただし、その大量の情報の中から、必要な情報をすぐに探し出せるツールでなければ、「情報を見つける」という作業に手間がかかってしまい、非効率です。 そこで、「ヒット率100%」の超高精度な検索機能で目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」を使うと、素早く欲しい情報にたどり着けるため、効率的に業務を遂行できます。 （4）セキュリティが強いか 最後に、セキュリティが強いこともポイントです。 ファイルストレージには、IDとパスワードがあればアクセスできてしまうツールもあります。そのため、「不正利用を防止する2段階認証があるか」や「ファイル情報が暗号化されているか」を確認しましょう。 また、アクセスログを確認できるツールであれば「どの端末からアクセスしたのか」が一目で分かるので、管理者の負担を軽減します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】おすすめのファイルストレージ9選 以下では、無料から使えるおすすめのオンラインファイルストレージ9選をご紹介します。 ファイルストレージを選ぶときには、価格やデータ容量だけでなく情報へのアクセス性が高いかも重視すべきです。なかには、フォルダが増えると目的のファイルを探し出すのに時間がかかるツールもあるので、注意しなければなりません。 そこで、膨大な数のファイルの中からでも、必要な情報へすぐにアクセスできる高度な検索機能を備えているツールを選びましょう。また、社内の重要な情報の漏えいを防ぐために、セキュリティ性が高いことも考慮すべきです。 結論、自社で導入すべきツールは社内情報を安全に一元管理し、目的のファイルに即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、画像・ファイルを含む、あらゆる社内情報を管理・共有できるほか、画像やファイル内の文字も検索可能なので、必要な情報がすぐに見つかります。また、情報セキュリティの国際規格「ISO27001」を取得しているので、大手企業でも安心して使えます。 【ナレカン】目的のファイルに即アクセスできるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】最も簡単にファイル管理できるツール Stockは、最も簡単にファイル管理できるツールです。 「Stock」の「ノート」にはファイルを添付できるのはもちろん、補足情報もテキストで簡単に付け加えられます。また、1フォルダ内であれば、無料で何名でも招待できる「1フォルダゲスト」権限も付与可能なので、外部とのファイルのやりとりにも役立ちます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】無料で大容量を使用できるツール Google Driveの特徴 無料で使えるストレージ容量が多い Google Driveは無料プランでも15GBのストレージ容量が使えます。 Gmailに添付されたファイルを簡単に保管できる Gmailに添付されているファイルをワンクリックでGoogleドライブに保管できます。 Google Driveの機能・使用感 精度の高い検索機能 検索項目でフィルタリングをかけたり、PDFや画像ファイルの中身の文字まで認識したりできるため、目的のファイルをすぐに探し出したい方は便利です。 Googleアプリとの連携機能 GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどで作成した書類は、Googleドライブ上で簡単に共有されるので、共同編集したい場合に適しています。 Google Driveの注意点 無料版は個人利用のみ Google Driveの無料版は個人のみでしか利用できず、複数人で使う場合は有料プランへの加入が必須となります。 直感的に操作できない 利用しているユーザーからは「他のGoogle関連ツールと比べると、直感的な操作はやや難しい印象。特に共有権限の設定やファイルの仕分けが、慣れるまでに時間がかかった。」という声があります。（参考：ITreview） Google Driveの料金体系 Google Driveは無料でも使えますが、機能制限が解除された法人向けのGoogle Workspaceには、以下の料金プランがあります。 参考：Google Driveの料金ページ 個人向け：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月 Business Standard：1,900円/ユーザー/月 Business Plus：3,000円/ユーザー/月 Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【iCloud Drive】iPhoneやMacですぐに使えるツール iCloud Driveの特徴 あらゆるファイルを直接共有できる メンバーを招待すれば直接ファイルを共有できます。 Apple製品を活用すればリアルタイムで共同編集できる Apple製品共同制作機能が組み込まれているため、場所や端末に関係なく同時に作業できます。 iCloud Driveの機能・使用感 同期機能 Cloud DriveのアプリをダウンロードしたAppleデバイス間であれば、写真や書類、ブックマークまで自動で同期されるため、メールやチャットを介する手間が省けます。 コメント機能 ファイルに関するコメントを書き込めるので、アプリ上でコミュニケーションを取りたい場合は便利です。 iCloud Driveの注意点 詳細なアクセス権限は設定できない 詳細なアクセス権限は設定できないので、ほかのメンバーに見られたくないファイルがある場合は注意しましょう。 Windowsでの利用は機能が制限される 基本的にはApple製品に適応しているため、Windowsでは使い勝手が悪くなる恐れもあります。 iCloud Driveの料金体系 5GB：0円 50GB：150円/月 200GB：450円/月 2TB：1,500円/月 6TB：4,500円/月 12TB：9,000円/月 iCloud Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Evernote】個人向けのメモ記録がしやすいツール Evernoteの特徴 ファイルと同じ場所にテキストを残せる 画像や音声などのファイルと同じ場所にテキストでメモを記録できます。 Webページのテキストやリンク、画像を簡単に保存できる 「Webクリッパー機能」により、Web上の記事やページ、スクリーンショットを直接保存できます。 Evernoteの機能・使用感 ホーム画面のカスタマイズ機能 スクラッチパッドや固定表示ノートのウィジェットを複数表示できるので、自分だけのビューを作成したい場合に役立ちます。 スケジュール機能 Googleカレンダーと連携すれば、予定にノートをリンクして、あとから簡単にアクセスできます。そのため、アプリ間を移動する手間が省けて便利です。 Evernoteの注意点 複数人での共有には不向き 個人利用を想定しているため、複数人で円滑な情報共有をするには不向きです。 広告が多い 利用しているユーザーからは「Evernoteの画面を開くたびにキャンペーン情報が表示され使いにくくなりました。」という声があります。（参考：ITreview） Evernoteの料金体系 参考：Evernoteの料金ページ FREE：0円 PERSONAL：1,100円/月（月払い） PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い） EVERNOTE TEAMS：2,100円/ユーザー/月 Evernoteの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【4shared】ファイルを快適にアップロードできるツール 4sharedの特徴 1日あたり最大3GBまでファイル転送できる 1日あたり3GB、30日あたり30GBまで自由にファイル転送できます。 転送速度が速い ファイルの容量が大きくてもスムーズに転送できます。 4sharedの機能・使用感 検索機能 アカウント、ファイルタイプ、タグ、日付、サイズなどの項目から探したいファイルを検索できるため、必要なファイルを素早く見つけ出せて便利です。 ファイルの復元機能 4sharedのアカウントで削除されたファイルやフォルダは、必要なときに[ゴミ箱]フォルダから復元できるので、誤操作で消してしまっても安心です。ただし、有料プランのみの機能となるため注意しましょう。 4sharedの注意点 データをダウンロードしづらい ファイルをダウンロードするときには、B1というマイナーな圧縮形式が必要なので、ITに詳しくなければ面倒に感じる恐れもあります。 アプリが落ちてしまうことがある 利用しているユーザーからは「最初は問題なしで使えましたが、最近新しいファイルをダウンロードすると前の方が開けなくなり、落ちてしまいます。新しいフォルダ作らないといけないです。」という声があります。（参考：App Store） 4sharedの料金体系 参考：4sharedの料金ページ 無料プラン：0円 プレミアムプラン（1カ月）：9.95 USD プレミアムプラン（3カ月）：7.98 USD/月 プレミアムプラン（6カ月）：7.16 USD/月 プレミアムプラン（1年）：6.50 USD/月 4sharedの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【InfiniCLOUD】容量を柔軟に増やせるツール InfiniCLOUDの特徴 大容量のファイルストレージ 無料でも20GBの容量が使えるうえに、最大10TBまで容量を追加購入できるので、容量不足になる心配がありません。 新規ユーザーを紹介すると最大1TBの容量が追加される ツールを外部ユーザーに紹介すれば、1ユーザーの登録につき2GB追加され、最大1TBまで増えます。 InfiniCLOUDの機能・使用感 ファイル共有機能 書類や画像、動画など、あらゆるファイル形式に対応しています。また、Webから気軽にアップロード・ダウンロードができるので、アプリをインストールする手間を省きたい場合は便利です。 ゲスト招待機能 組織外のユーザーを招待して、ファイルやフォルダを共有できます。そのため、「社外のクライアントや取引先ともファイルをやりとりしたい場合」に役立ちます。 InfiniCLOUDの注意点 無料プランはデータ保管期間に制限あり 無料アカウントで2年以上ログインがない場合、保存したデータやアカウントは自動的に削除されるケースがあります。（参考：InfiniCLOUD｜一定期間サイトにログインのないアカウントの削除について） 活用方法が分かりづらい 利用しているユーザーからは「活用方法の記載をもっとわかりやすい場所にあったら良いと思います。便利な使い方をもっと多く掲載していただけたら嬉しいです。」という声があり、使い方を覚えるのが難しい可能性もあります。（参考：ITreview） InfiniCLOUDの料金体系 20GB：0円 300GB：880円/ユーザー/月 3TB：1,320円/ユーザー/月 10TB：4,400円/ユーザー/月 InfiniCLOUDの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Firestorage】登録不要で利用できるツール Firestorageの特徴 会員登録不要で利用できる 会員登録は不要なので、Webページを開いてすぐにファイルの共有や送信、アップロードができます。 法人向けプランもある 無料の個人プランだけでなく、有料の法人向けプランも用意されています。個人プランよりも強固なセキュリティのため、ビジネスで利用する場合も安心です。 Firestorageの機能・使用感 詳細な設定機能 無料のままでも、ファイルの保存期間やパスワード、コメントなどを設定できます。そのため、低コストで安全にファイル共有したい方に便利です。 ファイルのアップロードスペースを作成できる ホーム画面から[アップロードスペースを作成]にチェックを入れれば、ファイルのアップロード画面に遷移するURLが発行されます。一度に大量のファイルを残したい場合はおすすめの機能です。 Firestorageの注意点 有料会員でなければ広告が表示される 未登録会員および無料会員の状態では、画面上に広告が表示されるので、人によって煩わしく感じる恐れがあります。 一度削除したファイルは復元できない 一度削除したファイルは復元できないため、誤削除に注意しましょう。（参考：Firestorage＞FAQ＞ファイルが削除されてしまいました、復活できますか） Firestorageの料金体系 ・参考：Firestorage（会員プラン）の料金ページ ・参考：Firestorage（法人プラン）の料金ページ 会員プラン ・未登録会員：0円 ・無料会員：0円 ・ライト会員：1,037円/月 ・正会員：2,085円/月 法人プラン ・要問い合わせ Firestorageの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ギガファイル便】大容量のファイルを転送できるサービス ギガファイル便の特徴 ユーザー登録不要で利用できる ユーザー登録は不要なので、Webページを開いてすぐにファイルの転送ができます。 無料で大容量のファイルを転送できる 無料で容量無制限（1ファイル300Ｇまで）のファイル転送が可能です。また、ファイルはアップロード後最大100日間保持されます。 ギガファイル便の機能・使用感 ダウンロードパスワードを設定できる ダウンロードするためのパスワードを設定できるため、セキュリティ面での安全性を高めることができます。 保持期限を柔軟に設定可能 ギガファイル便では、ファイルの保持期限を「3日、5日、7日、14日、30日、60日、100日」から選択できるため、それぞれの状況に合わせてダウンロード期限を決められることが便利です。 ギガファイル便の注意点 情報漏えいの危険性がある ギガファイル便でアップロードされたファイルは、特定のURLを知っていれば誰でもアクセスできます。そのため、パスワード保護を設定せずに重要なデータを共有すると、第三者に不正にアクセスされるリスクがあります。 保持期限が切れたファイルは削除されてしまう 設定した保持期限が切れたファイルは、自動的に削除されてしまうため、必ず期限内にダウンロードしましょう。 ギガファイル便の料金体系 無料ですべての機能を利用できます。 ギガファイル便の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】オンラインで使えるファイルストレージ一覧 以下は、オンラインで使えるファイルストレージ9選の比較表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Google Drive iCloud Drive Evernote 4shared InfiniCLOUD Firestorage ギガファイル便 特徴 目的のファイルに即アクセスできるツール 最も簡単にファイル管理できるツール 無料で大容量を使用できるツール iPhoneやMacですぐに使えるツール 個人向けのメモ記録がしやすいツール ファイルを快適にアップロードできるツール 容量を柔軟に増やせるツール 登録不要で利用できるツール 大容量のファイルを転送できるサービス シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 シンプル 多機能 多機能 多機能 シンプル シンプル フォルダ管理 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【×】 マルチデバイス対応 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 直感的に操作ができない 詳細なアクセス権限は設定できない 複数人での共有には不向き データをダウンロードしづらい 活用方法が分かりづらい 削除したファイルは復元できない 情報漏えいの危険性がある 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは950円～/ユーザー/月（月払い） ・無料プランあり ・有料プランは150円～/月 ・無料プランあり ・有料プランは1,100円～/月（月払い） ・無料プランあり ・有料プランは9.95 USD～/月 ・無料プランあり ・有料プランは880円～/ユーザー/月 ・無料プランあり ・有料プランは1,037円～/月 ・無料 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「iCloud Drive」の詳細はこちら 「Evernote」の詳細はこちら 「4shared」の詳細はこちら 「InfiniCLOUD」の詳細はこちら 「Firestorage」の詳細はこちら 「ギガファイル便」の詳細はこちら 多機能で複雑なツールでは、社内にスムーズに浸透しない可能性があるため、操作がシンプルで簡単なツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめの無料ファイルストレージと選定ポイントまとめ ここまで、おすすめの無料ファイルストレージ9選や、選定ポイントを中心にご紹介しました。 ファイルストレージを選定するときは、過不足のないデータ容量であることはもちろん、デバイスを問わずにアクセスできたり、必要な情報をすぐに探し出せたりする点を基準にすべきです。 ただし、ファイルによる管理は、ファイルが増えたときに目的の資料が見つからなかったり、データを開くまでに時間がかかったりと不便な点も多くあります。そのため、必要な情報へすぐにアクセスできる「高度な検索機能を備えているツール」を導入しましょう。 結論、自社が導入すべきファイルストレージは、社内情報を安全に一元管理し、目的のファイルに即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内のあらゆるデータを一元管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説