複数のクラウドストレージを一括管理するには？おすすめのアプリ3選を紹介
業務では、大量のファイルや資料を扱うため、使用できる容量などによって、複数のクラウドストレージを併用しているケースも少なくありません。しかし、複数のクラウドストレージを使い分けてデータを管理すると「煩雑化する」という問題が生じます。
しかし、複数のクラウドストレージを使った管理から脱却するのにあたって「何から取り組んだらいいのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、複数のクラウドストレージを一括管理できるアプリ・ソフト3選とメリット・デメリットを中心にご紹介します。
- 複数のクラウドストレージに情報が分散している現状を改善したい
- クラウドストレージ内のデータを一括管理できるおすすめのソフトを知りたい
- 保存したデータに最も早くアクセスできるツールを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なソフトで複数のクラウドストレージを一括管理できるようになります。
目次
複数のクラウドストレージを一括管理する2つのメリット
以下では、クラウドストレージを一括管理するメリットを2つ解説します。「複数のクラウドストレージを一括管理するのに、ほかの社員を説得したい」という方は必見です。
（1）クラウドを切り替える手間が省ける
1つ目のメリットは、クラウドを切り替える手間を省けることです。
複数のクラウドストレージを使っていると、業務に応じてツールを行き来する手間がかかります。以上のように、必要なデータに即アクセスできない状況は、非効率的であるうえに、社員のストレスとなっていきます。
しかし、クラウドストレージを一括管理すれば1ヵ所からクラウドへアクセスできるため、わざわざツールを切り替える必要がありません。
（2）必要な情報のみ適切に残せる
2つ目のメリットは、必要な情報のみ適切に残せることです。
クラウドストレージを適切に運用するためには、改訂されていない古い情報や重複データを削除するなどして、ストレージ内を定期的に整理する必要があります。しかし、クラウドストレージが複数あると整理が行き届かず、情報管理が煩雑化する恐れがあります。
クラウドストレージが一括管理されていれば、必要ない情報をまとめて削除できるほか、ストレージ間で重複して保管していたデータも洗い出せます。結果、適切な情報のみを残せるので、従来の「最新の情報が見当たらない」悩みを改善できるのです。
複数のクラウドストレージを一括管理する2つのデメリット
以下では、クラウドストレージを一括管理する2つのデメリットを解説します。一括管理をすれば業務効率化が図れる一方、以下の点に注意が必要です。
（1）対応するファイル形式が限られている
1つ目のデメリットは、対応するファイルが限られていることです。
クラウドストレージによっては、ファイル形式によっては対応していないものも多いです。そのため、場合によっては「自社の既存データを移行できなかった」となる恐れもあります。
したがって、「既存データをそのまま移行できるのか」「データを書き直す必要があるのか」を必ず確認しましょう。
（2）情報のアクセス性が低下する恐れがある
2つ目のデメリットは、情報のアクセス性が低下する恐れがある点です。
複数のクラウドストレージ内の情報が一カ所に集約されるため、一括管理ソフトでは膨大な量のデータを扱うことになります。そのため、ファイル管理が煩雑になり「他のファイルに埋もれて目当ての情報が見つけられない」という事態になりかねません。
また、データ量が増加するとソフトの挙動が遅くなるほか、検索機能でも情報がヒットしにくくなるため、結果として情報のアクセス性が低下してしまうのです。
したがって、高いアクセス性を保ちながら情報を管理するためには、膨大な情報を扱う大企業でもストレスなく情報管理・検索ができる「ナレカン」がおすすめです。
【これで解決】情報の一括管理に最適なソフト
以下では、情報の一括管理に最適なソフトをご紹介します。
複数のクラウドストレージを一元化すれば「ツールを行き来するのに手間がかかる」や「不要な情報が点在している」などの問題を解消できます。
しかし、結局のところ、ファイル特有の「ファイルを開かないと中身が判別できない」という状態は、多くのファイルを扱う企業にとって大きなストレスだと言えます。そのため、単純にデータを一元化できるだけでなく、該当の情報を瞬時に見つけられる仕組みが不可欠なのです。
結論、社内の情報を一括管理するには、ファイルの作成から共有まで一元管理でき、目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」が最適です。
ナレカンには、添付したファイルの中身まで探せる「ファイル内検索」が搭載されているので、知りたい情報をすぐに見つけられます。また、ファイル添付で概要を抽出できる「要約機能」も備わっているので、ファイルを開かずとも中身の判別が可能になるのです。
ファイルを作成せずに情報をまとめられるアプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
複数のクラウドストレージを一括管理できるソフト・アプリ3選
以下では、複数のクラウドストレージを一括管理するにあたって、役立つソフト・アプリ3選をご紹介します。注意点や料金も解説しているため、担当者の方は必見です。
データ転送に特化した安全性の高いアプリ「MultCloud」
＜MultCloudの特徴＞
- データを安全に転送できる
- ファイルの同期機能
「256ビットAES」という高レベルな暗号化手法を使っているので、データを保護しながら安全に転送できます。
2つのクラウド間でデータを同期できます。「双方向同期」や「一方向同期」などのカスタムオプションがあるのも特徴です。
＜MultCloudの機能・使用感＞
- Chrome拡張機能がある
- 権限を設定できる
強力な補助機能により、MultCloudをより効率的に使うことが可能です。クラウド転送用のChrome拡張機能も用意されています。
アカウントごとに、「読み取り可能/書き込み可能/すべて可能」などの権限を設定できるので、社外とのやりとりや、誤操作の防止に役立ちます。
＜MultCloudの注意点＞
- 無料版では2ツール間の同期のみ
- バックアップに時間がかかる
- サポートが日本語に対応していない
クラウド追加や同期のときに、各ツールのアイコンが大きく表示されるため操作が分かりやすいです。ただし、無料版では2ツール間の同期しかできないため、3ツール以上を一括で同期したい場合には不向きです。
ユーザーの口コミでは「エラーが無暗に多く、数日とか数週間掛けても中々バックアップが進捗しない」という声も挙がっています。（参考：Capterra）
「提示されているサポートのメールアドレスは日本語が使えない（ややこしい症状を伝えるのは厄介）」という口コミも見られます。（参考：Capterra）
＜MultCloudの料金体系＞
制限付きデータのプランは、以下の通りです。
- 制限付きデータ（5GB）：無料
- 制限付きデータ（100GB）：1,180円/月（月間払い）
- 制限付きデータ（200GB）：2,125円/月（月間払い）
無制限のデータのプランは、以下の通りです。
- 無制限のデータ：無料
- 年間無制限のデータ：14,051円/年
- 無期限無制限のデータ：29,402円（一回払い）
仮想ファイルシステム（VDFS）を搭載したソフト「Spacedrive」
＜Spacedriveの特徴＞
- 仮想分散ファイルシステム（VDFS）が搭載されている
- まだ開発段階のソフト
Spacedriveには、さまざまなストレージ層で機能するように設計されたファイルシステム（仮想分散ファイルシステム）を搭載しており、多くのデバイスのファイルを一括管理できます。
Spacedriveはまだ開発途中のソフトです。そのため、今後新たな機能の追加や変更が予想されます。
＜Spacedriveの機能・使用感＞
- ファイルを見つけやすく整理できる
- 機能がシンプル
ファイルを見やすくタグ付けしたり、統合したりして整理できます。また、通常の検索機能もあるため、管理が簡単です。
Spacedriveの主な機能は、ファイルを一括管理することなので、その他の機能を使用したい場合は注意しましょう。
＜Spacedriveの注意点＞
- 間違った表記がされる場合がある
- データベースの暗号化がされない
上記の画像のように総容量や空き容量が確認できますが、α版なので誤った数値が表記されている場合があります。
現在、データベースは保存時に暗号化されていません。暗号化は今後実装する予定なので、セキュリティ面で注意が必要です。
＜Spacedriveの料金体系＞
- 無料
無料でも使えるオンラインストレージ管理ソフト「odrive」
＜odriveの特徴＞
- 共有パスワードを設定できる
- 同期のステータスが一目で分かる
Webリンクにパスワードを設定できるため、情報を安全に共有できます。
ファイルの同期ステータスがバッチで表示されるため、一目で分かります。
＜odriveの機能・使用感＞
- 簡単に暗号化フォルダを作れる
- 同じツールの複数アカウントを同期できる
連携したストレージに空のフォルダを作っておくと、そのフォルダをodrive上で暗号化フォルダとして使えます。ファイル管理の安全性が高まるため、ビジネス使用に便利な機能です。
たとえば、「私用とビジネス用のOne Driveのアカウント」など、同じクラウドストレージの複数アカウントを同期できます。
＜odriveの注意点＞
- 使い方が難しく感じる恐れがある
- 無料プランはビジネス向けではない
- 不明点を解消するには英語版のフォーラムを使う必要がある
odriveは英語のツールで、UI（デザイン）においても説明がほとんどないので、ITに詳しくなければ「クラウドストレージを追加する操作」が複雑に感じる恐れもあります。
無料版では、「通信の暗号化」「バックアップ機能」などを使えないので、ビジネスで使う場合は、有料のビジネスプランを購入する必要があります。
odriveにはよくある質問をまとめたフォーラムが用意されています。一方で、フォーラムは英語のため、不明点があったときにうまく問題が解消できない恐れがあります。
＜odriveの料金体系＞
※詳しくは問い合わせが必要です。
- 無料プラン：無料
- プレミアムプラン：$8.25/月
- ビジネスプラン：$15/月～（最低ユーザー数5人）
【比較表】クラウド統合管理に便利なソフト
以下は、紹介した3ソフトの比較表です。特徴や具体的な機能を比較して、自社に最適なソフトを導入しましょう。
| MultCloud | Spacedrive | odrive | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
データ転送に特化したアプリ |
仮想ファイルシステム（VDFS）を搭載したソフト |
無料でも使えるオンラインストレージ管理ソフト |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
| スマホアプリ |
〇 |
× |
〇 |
| 256ビットSSL（高度な暗号化技術） |
〇 |
× |
〇 |
| 注意点 |
無料版は2つのストレージ間でしか、同時に同期できない |
α版なのでデータベースの暗号化がされない |
ITに詳しくないと、使い方がやや難しく感じる恐れがある |
| 料金 |
・無料あり
・有料プランは1,180円/月（月払い）～ |
・無料あり
・有料プランは$4/月～ |
・無料あり
・有料プランは$8.25/月～ |
| 公式サイト |
「MultCloud」の詳細はこちら |
「Spacedrive」の詳細はこちら |
「odrive」の詳細はこちら |
多機能で操作方法が複雑なソフトを導入すると、一部の社員が使いこなせず、ソフトの利用が浸透しません。そのため、社内のクラウド管理を徹底するには、「どのデバイスからも簡単に操作できるソフト」を導入することがポイントです。
クラウドストレージを一元化できるソフト・アプリの選定ポイント
クラウドストレージを一元化できるソフト・アプリを選定するときは、以下のポイントを確認しましょう。
- スムースに移行できるか
- セキュリティ対策は万全か
複数のクラウドストレージから、データを一括管理するにあたって、最も重要なのは「スムーズに移行できるかどうか」です。データ移行するのに手間や時間がかかると、ほかの業務を圧迫しかねないので「移行支援」がついたソフトを選ぶべきです。
クラウドストレージの一括管理ソフトには、社内のあらゆる情報が集約されます。そのため、社外秘の情報が外部に漏れないよう、セキュリティ対策が万全なソフトを選びましょう。
上記の確認を怠ってしまうと、導入しても利用できなかったり、情報漏えいによってトラブルに巻き込まれてしまう可能性もあるため注意しましょう。
複数のクラウドストレージを同期できるソフトまとめ
ここまで、複数のクラウドストレージを一括管理するメリット・デメリットのほか、おすすめのソフトをご紹介しました。
複数のクラウドストレージを一括管理すれば、クラウドを切り替える手間やファイルの転送にかかる時間を省けます。しかし、情報をファイル形式で保存すると、逐一「ファイルを開く」という煩わしさは解決できません。
そのため、根本的なファイル共有の改善には「超高精度の検索機能が備わった体制」を導入しましょう。たとえば、Google検索のように情報を検索できたり、上司に質問するように情報を探し出せたりする仕組みであれば、誰でも簡単に情報にアクセスできます。
結論、ストレスなく業務情報を一括管理するには社内のあらゆる情報を一元管理し、目的の情報がすぐに見つかるツール「ナレカン」の利用が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイル管理のストレスを解消しましょう。
