ナレッジマネジメント
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社内情報を一元管理できるオンラインストレージを用いれば、書類を手作業でファイリングしたり印刷したりする手間を省けます。そのため、近年では多くの企業で導入されており、業務効率化に貢献しています。 とはいえ、オンラインストレージの種類は多岐に渡ることから「自社に最適なものを見つけるのが難しい」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめの法人向けオンラインストレージ6選や比較ポイントを中心にご紹介します。 社内情報をオンラインストレージで管理し、業務の手間を省きたい オンラインストレージの選定ポイントを知りたい オンラインストレージを比較し、自社に適したツールを探したい という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社にマッチしたオンラインストレージが分かり、効率的な情報管理ができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 法人向けオンラインストレージとは1.1 個人向けオンラインストレージとの違い1.2 法人向けオンラインストレージのメリット2 おすすめの法人向けオンラインストレージ6選2.1 【ナレカン】社内の情報を一元管理、高精度で情報を検索できるツール2.2 【Stock】チームの情報を最も簡単に管理できるツール2.3 【Dropbox Business】細かな管理者設定ができるツール2.4 【セキュアSAMBA】高いセキュリティ機能を持つツール2.5 【OneDrive for Business】Microsoft製品と連携できるツール2.6 【Google Drive】Google製品と連携できるツール3 法人向けオンラインストレージの比較表4 法人向けオンラインストレージの比較ポイント5選4.1 （1）セキュリティを十分に確保できるか4.2 （2）ストレージ容量を柔軟に増やせるか4.3 （3）デバイスやOSを問わず使えるか4.4 （4）サポート体制は充実しているか4.5 （5）情報共有もできるか5 おすすめの法人向けオンラインストレージまとめ 法人向けオンラインストレージとは 以下では法人向けオンラインストレージの概要をご紹介します。個人向けとの違いや具体的な導入メリットを知りたい方は必見です。 個人向けオンラインストレージとの違い 法人向けと個人向けの違いは、保存容量の大きさとセキュリティの高さです。 法人向けは個人向けより費用がかかるものの、より多くのストレージ容量と機能が備わっています。そのため、顧客情報や社外秘のデータなどを管理する場合は、法人向けのサービスが適しているのです。 また、ストレージ容量が大きいことから端末の動作も重くなりづらいため、より円滑に業務ができるのも法人向けオンラインストレージの強みです。 法人向けオンラインストレージのメリット 法人向けオンラインストレージのメリットは以下の3つです。 ファイルを一元管理できる あらゆる社内情報が一か所に集約されるので、部署をまたいだデータ共有も円滑になります。 低コストでセキュリティを強化できる 社内にサーバーを設置するオンプレミスに比べてシステムの運用・保守にコストがかかりません。また、強固なセキュリティを備えています。 災害時のリスクヘッジになる 国際水準のセキュリティを持つデータセンターで管理されているため、万が一災害が起きた際にもデータを紛失するリスクが抑えられます。 上記のように、法人向けオンラインストレージは多くの情報を安全・適切に管理できるツールと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめの法人向けオンラインストレージ6選 ここでは、法人向けのオンラインストレージを5つご紹介します。 オンラインストレージはあらゆる社内情報を一元管理できますが、大量に情報があると目的の情報を探し出すのに時間がかかってしまい不便です。 そこで、「ファイルを見やすく管理でき、検索機能が充実したITツール」を導入しましょう。そうすると、保管するデータファイルが膨大になっても、欲しい情報が確実に見つかります。 結論、法人の情報管理には様々な社内情報を蓄積・管理、抽出できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは画像やファイルを格納したり、テキストで簡単にデータに関する補足を記録できるうえ、ピンポイントで求めている情報を検索できます。そのため、大量のデータの保管先に最適なのです。 【ナレカン】社内の情報を一元管理、高精度で情報を検索できるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】チームの情報を最も簡単に管理できるツール Stockは、チームの情報を最も簡単に管理できるツールです。 「Stock」の「ノート」にはあらゆる拡張子のファイルが残せるうえ、テキストで情報を補足することが可能です。また、ノートには「メッセージ」が紐づけられるので、ファイルに関するやりとりも一か所で完結します。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox Business】細かな管理者設定ができるツール Dropbox Businessの特徴 高いカスタマイズ性を持つ 管理者が各ユーザーの動きをすべて監視でき、閲覧権限も細かくできます。 適切なセキュリティ環境でファイルを共有できる ファイルを共有する際は閲覧時のパスワードと有効期限を設定できるほか、ファイルの受信も通知によってすぐに分かります。 Dropbox Businessの機能・使用感 フォルダ共有に便利 リンクを発行するだけで、アカウントを持っていない相手にもフォルダを共有できるので、特定の情報を共有する場合に便利です。 Dropbox Businessの注意点 デフォルトの設定が複雑 一人の社員がファイルを削除・移動すると、共有しているほかの社員がアクセスできません。そのため、デフォルトの設定は用途に応じて変更が必要です。 多機能すぎて使いにくいケースもある ITに慣れていないと使いにくい可能性があるため注意が必要です。 Dropbox Businessの料金体系 Standard：¥1,800/ユーザー/月（小規模チーム向け/3ユーザー以上） Advanced：¥2,880/ユーザー/月（大規模チーム向け/3ユーザー以上） Professional：¥2,400/ユーザー/月（個人向け/1ユーザー） Enterprise：セールス担当と相談/ユーザー/月（すべてのチーム向け/ユーザー数をカスタマイズ） Dropbox Businessの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【セキュアSAMBA】高いセキュリティ機能を持つツール セキュアSAMBAの特徴 自動ログアウト機能がある webブラウザからログインして作業したあと、一定時間操作がないと自動的にログアウトされます。 サポートが充実している 申し込みから運用までのサポートがあるため、不明点はすぐに解決できます。 セキュアSAMBAの機能・使用感 トラブル原因が明確 フォルダやファイルに対する操作ログを記録できるため、トラブルが発生した場合に、素早く原因を突き止められます。 セキュアSAMBAの注意点 最低利用期間がある セキュアSAMBAの最低利用期間は12ヶ月～となっているため、数ヶ月だけの契約などはできません。 スマホ用アプリがない スマホ用のアプリは2024年8月末に終了しており、スマホで使うにはWebブラウザからのアクセスが必要になります。（参考：セキュアSAMBAヘルプページ） セキュアSAMBAの料金体系（月間払い） フリー：無料（2ユーザーまで/1GB） スタンダード：¥25,000/月（ユーザー無制限/300GB） ビジネス：¥35,000/月（ユーザー無制限/500GB） エンタープライズ：¥48,000~/月（ユーザー無制限/1TB~） セキュアSAMBAの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【OneDrive for Business】Microsoft製品と連携できるツール OneDrive for Businessの特徴 Microsoft365と連携できる Microsoft365に入っている各種ツールと簡単に連携できます。また、ExcelやWordもストレージ内で編集できるため保存の手間も省けます。 マルチデバイスに対応している スマートフォンの専用アプリもあるため、PC以外からでもデータを閲覧できます。 OneDrive for Businessの機能・使用感 情報漏洩の防止になる 無料版のOneDriveにはないファイル共有機能が備わっていて、アクセス権やダウンロードの可不可を細かく設定できるため、情報保護に役立ちます。 OneDrive for Businessの注意点 同期エラーが発生するケースがある ファイル名が長すぎたりファイル名に使用できない文字があったりすると、同期エラーが発生するケースがあります。 ファイル形式以外は保存できない メモなどのテキスト情報を管理したい場合でも、すべてファイル形式で作成する必要があります。 OneDrive for Businessの料金体系（月間契約） OneDrive for Business (Plan 1)：¥749/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：¥899/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：¥1,874/ユーザー/月 OneDrive for Businessの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】Google製品と連携できるツール Google Driveの特徴 必要に応じてセキュリティを強化できる 2段階認証やセキュリティキーでの保護など、必要に応じてセキュリティ機能を追加できます。 Google製品と連携できる GmailやGoogleカレンダーなど、Googleが提供している各ツールと連携できます。 Google Driveの機能・使用感 ワークスペースを作成できる ワークスペースを作成すると、Googleドライブ内のファイルを一か所にまとめることができます。フォルダをまたいでファイルを選べる一方、上限は25異なっているので注意が必要です。 Google Driveの注意点 情報漏えいのリスクがある ファイルごとの共有設定が手軽できる反面、比較的簡単に組織外のアカウントまでデータが共有されるので、情報漏えいのリスクがあります。 Google Driveの料金体系 Business Starter：¥950/ユーザー/月（1ユーザーあたり30GB） Business Standard：¥1,900/ユーザー/月（1ユーザーあたり2TB） Business Plus：¥3,000/ユーザー/月（1ユーザーあたり5TB） Enterprise：問い合わせ（1ユーザーあたり5TB） Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 法人向けオンラインストレージの比較表 おすすめのオンラインストレージ6選の比較表は以下の通りです。（左右にスクロール可能） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Dropbox Business セキュアSAMBA OneDrive for Business Google Drive 特徴 社内の情報を一元管理、高精度で情報を検索できるツール チームの情報を、最も簡単に管理できるツール 細かな管理者設定ができるツール 高いセキュリティ機能を持つツール Microsoft製品と連携できるツール Google製品と連携できるツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 デフォルトの設定が複雑 最低利用期間がある ファイル形式以外は保存できない 情報漏えいのリスクがある 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランなし ・有料プランは1人あたり1,800円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは1人あたり25,000円÷ユーザー数/月〜 ・無料プランなし ・有料プランは1人あたり749円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは1人あたり950円/月〜 公式サイト　 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Dropbox Business」の詳細はこちら 「セキュアSAMBA」の詳細はこちら 「OneDrive for Business」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 法人向けオンラインストレージの比較ポイント5選 ここでは、法人向けオンラインストレージの比較ポイントを5つ解説します。自社に最適なものを選定するためにも、以下の点を必ず把握しましょう。 （1）セキュリティを十分に確保できるか 法人利用では機密文書や顧客データなどを管理する場面が多いため、セキュリティを十分に確保できることが重要です。 インターネット上にデータを管理する場合には、外部からのウイルス攻撃によるデータ紛失・改ざんといったリスクがあります。したがって、情報の暗号化機能の有無をはじめサーバーの安全性は必ず確認すべきです。 また、同じツールでも契約プランによってセキュリティ機能が異なることが多いため、事前に確かめておくことも重要です。 （2）ストレージ容量を柔軟に増やせるか 次に、ストレージ容量を柔軟に増やせる点も大切です。 法人利用では顧客情報をはじめ膨大なデータを扱います。そのため、ストレージ容量が小さいとデバイスの動作が重くなり、業務が阻害される恐れがあるのです。 したがって、契約期間内に使用するストレージの大きさを想定したうえで、適切なプランを選択しましょう。 （3）デバイスやOSを問わず使えるか デバイスやOS（デバイスを動かすために必要なシステム）を問わず使えることも重要な比較ポイントです。 オンラインストレージのなかには最新版のOSが必要だったり、特定のデバイスに対してはアプリが用意されていなかったりするものもあります。このようなツールであれば、わざわざ新たなデバイス・OSを購入しなければなりません。 したがって、PCやスマホ、タブレットといったマルチデバイスに対応しているのはもちろん、MacやWindowsのようなOSを問わずに使えるものを選定しましょう。 （4）サポート体制は充実しているか トラブルへ迅速に対処するには、サポート体制が充実している点も大切です。 とくに非IT企業であれば、ツールに詳しい担当者がおらず万が一のシステムトラブルに対応できない場合もあります。しかし、常に迅速なサポートを受けられるツールであれば、問題が起きても事態の悪化を防げるのです。 また、外資系のサービスであれば日本語でのサポートが受けられるかも確認しましょう。 （5）情報共有もできるか 情報共有もできるサービスであれば、より利便性が向上します。 オンラインストレージはファイル保存に特化したツールですが、保存した情報をチームで共有する機会も多いです。ただし、過去に共有した情報の管理を適切に行わないとデータを見つけるのが困難で十分に活用できません。 数あるツールのなかでも、「ナレカン」のような高精度な検索機能が備わったツールであれば、ファイルのデータが増えても使いやすいのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめの法人向けオンラインストレージまとめ ここまで、おすすめの法人向けオンラインストレージ6選と比較ポイントを中心にご紹介してきました。 法人向けオンラインストレージを選ぶとき「セキュリティ体制は充実しているか」や 「ストレージ容量を柔軟に増やせるか」などがポイントになります。また、トラブル対応やツール導入のときに、「十分なサポートを受けられるか」も考慮すべきです。 ただし、情報の共有機能や情報の検索機能に乏しいツールでは、オンラインストレージに保存した情報を業務に活かせません。そのため、法人利用で選ぶべきなのは「情報の共有がしやすく、目的の情報も簡単に見つかるツール」です。 結論、法人向けオンラインストレージには情報の蓄積や管理、抽出に優れたITツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」でオンラインストレージよりも効率的に法人の情報を管理・共有しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

PCやスマートフォンにおけるデータの保存場所は「ストレージ」と呼ばれます。ストレージには容量の上限があるため、データを保存するには常に十分な空き容量を確保しておく必要があるのです。 しかし、ストレージには複数の種類があるため「自社に適したサービスの選び方が分からない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ストレージの意味や種類、法人向けのおすすめツールをご紹介します。 ストレージの意味や各種類の特徴を把握したい 社内情報を適切に管理して生産性を高めたい 法人利用に適したおすすめのストレージツールが知りたい という方は、この記事を参考にすればストレージごとの特徴を理解でき、自社の環境に合ったツールを選べます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ストレージの意味とは2 ストレージの種類とその仕組み3 外部のクラウドストレージを利用するメリット3選3.1 （1）端末のスペックに影響しない3.2 （2）場所やデバイスを問わずデータにアクセスできる3.3 （3）コストを抑えられる4 【必見】スマホ・PCで使えるおすすめクラウドストレージ4.1 あらゆる情報を一元管理できるツール「ナレカン」5 「ストレージの空き容量がありません」とは6 ストレージの空き容量を増やす3つの方法6.1 （1）ストレージ内のデータを消去する6.2 （2）クラウドストレージを利用する6.3 （3）手元の端末から追加購入する7 ストレージの意味と空き容量を増やす方法まとめ ストレージの意味とは ストレージとは、PCやスマートフォンなどのデバイスにおいて、電子データを保管するための場所を指します。 具体的には、HDD（ハードディスクドライブ）やSSD（ソリッドステートドライブ）、USBメモリなどがあり、写真・動画・ファイルなどのあらゆる電子データを保存可能です。ただし、ほとんどのストレージには容量（保有できるデータ量）に上限があります。 また、ストレージによっては対応デバイスが限られてることもあるため、自社の利用目的や環境に合ったツールを選ぶことが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ストレージの種類とその仕組み ストレージにはさまざまな種類がありますが、ここでは代表的なストレージを4つご紹介します。 内部ストレージ HDDやSSD、フラッシュメモリなど、PCやスマートフォンに内蔵されているストレージです。変更には専門知識が求められるため、必要となる容量を事前に想定したうえで、適切なストレージが搭載されたデバイスを選びましょう。 外部ストレージ USBメモリや外付けHDD・SDD、microSDカードなど、デバイスの内部ストレージのデータを移行できる外付けの装置です。保存したデータを複数のデバイス間で共有できるのが利点ですが、紛失や故障のリスクが高い点に注意しましょう。 コンバージドインフラ ネットワークやサーバー、ストレージ、管理ツールなどを1つのハードウェアに統合したIT製品です。システム運用を効率化できますが、サービス開発の負担軽減に向けて使われるケースが多いので、一般的なデータ保存には向いていません。 オンラインストレージ インターネット上にデータを保管できるツールであり、クラウドストレージとも呼ばれます。低コストで導入でき、インターネット環境があれば時間や場所を問わずデータにアクセスできる点が特徴です。 以上のように、ストレージによって使い勝手や利用コストが異なります。法人利用の場合は、社内外からアクセスできて情報共有がしやすく、コストも抑えられる「オンラインストレージ」の利用がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 外部のクラウドストレージを利用するメリット3選 ここでは、法人向けに提供されているオンラインストレージを利用するメリットを3つご紹介します。インターネット上にデータを保存する特性上、ほかのストレージとは大きく異なる利点があります。 （1）端末のスペックに影響しない オンラインストレージを利用する1つ目のメリットは、PCやサーバー、スマートフォンの容量を気にせずにデータを保存できる点です。 内部ストレージの場合、容量の上限に近づくとデバイスの動きが悪くなり、使いづらくなる恐れがあります。一方、オンラインストレージはデバイス内にデータを直接保存しないので、使い勝手に悪影響を及ぼすことがありません。 さらに、多くのオンラインストレージは大容量のため、容量が不足するリスクが少ないのです。このように、外部のクラウドストレージには、ストレスなく端末を利用できるというメリットがあります。 （2）場所やデバイスを問わずデータにアクセスできる オンラインストレージを利用する2つ目のメリットは、社内外・移動中問わずデータにアクセスできる点です。 オンラインストレージはインターネット上にデータを保管するため、情報が端末に依存しません。そのため、あらゆる端末から必要なデータを閲覧・編集できるのです。 また、保存されたデータは個人ではなく組織単位で管理されるので、情報の属人化を防ぎ、社内でのスムーズな共有が可能になります。 （3）コストを抑えられる オンラインストレージを利用する3つ目のメリットは、コストを抑えられる点です。 オンラインストレージはサーバー整備が不要なため、機器投資に莫大な費用をかける必要がありません。その結果、少ない初期費用で運用を始められるのです。 また、システムの運用・保守はサービス提供会社が実施するので、社内に専任担当を置く必要がなく、人件費の削減にもつながります。さらに、複数のプランから自社のニーズに最適なものを選択すれば、無駄なコストを抑えながら効率的な運用が可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】スマホ・PCで使えるおすすめクラウドストレージ 以下では、オンラインストレージとしても利用できる、おすすめの法人向けツールをご紹介します。 ビジネスにおいては、アクセス性に優れ、低コストで運用できるオンラインストレージがおすすめです。ただし、全社的に利用する場合は、ユーザーのアクセス権限やファイルの公開範囲を適切に管理しなければ、情報漏えいのリスクが高まります。 そのため、「セキュリティ対策が万全なツール」を選ぶことが重要です。また、ストレージに保管した情報は、必要な時にすぐに探し出せなければして活用できないので、使いやすく検索性に優れたツールを導入しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、高セキュリティで社内のあらゆる情報を安全に管理でき、必要な情報にも素早くアクセス可能な「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、テキストやファイルなどあらゆる形式の情報を一元管理でき、国際基準のセキュリティや柔軟なアクセス権限設定により、安全な情報共有が可能です。また、ファイル内検索を含む高精度の検索機能を備えており、蓄積した情報を有効活用できます。 あらゆる情報を一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「ストレージの空き容量がありません」とは ストレージの容量が不足すると、「ストレージの空き容量がありません」と表示されることがあります。以下では、空き容量が不足すると起こる主な影響についてご紹介します。 PCやスマートフォンの動きが遅くなる ストレージがいっぱいになると、ファイルの読み込みやアプリの起動に時間がかかるようになります。負荷がかかりすぎると、デバイスの故障リスクも高まるため注意が必要です。 強制終了・再起動が繰り返される デバイスが正常に動作しなくなった結果、突然の強制終了や、再起動を繰り返すケースがあります。操作ができなくなるうえ、作業中のデータが消失したり、デバイスの信頼性が損なわれる恐れもあるのです。 OSをアップデートできない OSのアップデートには十分な空き容量が必要です。不足している場合、アップデートのダウンロードやインストールができず、セキュリティリスクが高まるほか、最新のアプリが動作しない原因となります。 データ共有に時間がかかる 容量不足で動作が遅くなると、ファイルのアップロードや送信にも時間がかかり、スムーズな情報共有が難しくなります。ビジネスにおいては、業務効率の低下に直結するため注意しましょう。 以上のように、ストレージの空き容量が不足すると、さまざまな不具合やリスクが生じます。そのため、自社の利用状況に合った容量のストレージを導入し、十分な容量を確保することが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ストレージの空き容量を増やす3つの方法 導入時にはストレージに十分な容量があっても、次第にデータが増え容量が不足することは珍しくありません。そこで、以下でご紹介する「空き容量を増やす3つの方法」を参考に、重要なデータを確実に保存できる環境を整えましょう。 （1）ストレージ内のデータを消去する まず、ストレージ内のデータを消去して空き容量を増やす方法があります。 あらゆるファイルを管理できるストレージですが、使い方を明確に定めないまま運用していると、重要度の低いデータで容量が埋まってしまうのです。そこで、定期的に不要なファイルを消去することで、重要なデータの保存に必要な空き容量を確保できます。 そのため、ストレージに空きがない場合は、使用頻度の低いデータや重複しているデータを消去し、ストレージをいつでも活用できるようにしましょう。 （2）クラウドストレージを利用する 次に、クラウドストレージの活用も、空き容量を確保する有効な手段です。 クラウドストレージはインターネット上にデータを保存するため、PCやスマートフォンなどの端末本体の容量を消費せずに済みます。さらに、複数のデバイスで利用できるので、「スマホの空き容量がない」といった場合にも柔軟な対応が可能です。 空き容量をすぐに確保したい方は、導入サポートがあり、直感的に操作できる「ナレカン」のような、シンプルかつサポート体制の整ったクラウドストレージを選びましょう。 （3）手元の端末から追加購入する 最後に、端末のストレージを追加購入することで、空き容量を確保できます。 たとえば、iPhoneで使われているiCloudは、5GBであれば無料で利用できるほか、月額料金を支払うことで2TBまで増やせます。その結果、ひとつのストレージにすべてのデータをまとめられるので、必要な情報を見つけやすくなるのです。 多くのクラウドストレージでは、オプションとして「容量追加」を選択できます。そのため、複数のストレージを管理したくない方は、ストレージを追加購入して容量を確保しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ストレージの意味と空き容量を増やす方法まとめ 本記事では、ストレージの意味やオンラインストレージのメリット、法人向けのおすすめツールをご紹介しました。 ストレージは複数の種類がありますが、ビジネスでは複数デバイスから時間や場所を問わずアクセスできる「オンラインストレージ」がおすすめです。ただし、保管するデータには社内の機密情報が含まれることも多く、もし流出すると深刻な問題につながります。 そのため、「セキュリティ機能が充実したツール」を選ぶことが重要です。また、蓄積したデータを有効活用するには、必要な情報をすぐに見つけられる「検索性の高さ」も欠かせません。 たとえば、今回ご紹介した「ナレカン」は、高度なセキュリティ機能を備えているうえ、高精度の検索機能で必要な情報にすばやくアクセスできます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、すべてのファイルをまとめて管理できる環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ファイルストレージはExcelやWord、PDFや動画などのファイルをクラウド上で管理できるサービスです。あらゆるファイルを一か所にまとめられるメリットがあり、法人への導入が増えています。 しかし、「ファイルストレージを上手く活用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイルストレージの概要と使い方のコツ、おすすめの無料ツールを紹介します。 社内のファイル管理に悩んでいる ファイルストレージの運用を確実に成功させたい 社内情報を安全かつ簡単に管理する方法が知りたい という担当者の方は本記事を参考にすれば、ファイルストレージを運用するコツがわかるほか、自社に最適なツールも見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイルストレージとは2 各ストレージとの違い2.1 ブロックストレージとは2.2 オブジェクトストレージとは3 ファイルストレージの運用を成功させるコツ3選3.1 コツ1｜用途ごとにファイルを整理する3.2 コツ2｜ファイルの作成・保存ルールを作る3.3 コツ3｜データの保管場所を一元化する4 ファイルストレージを選ぶ5つのポイント4.1 （1）ファイルの検索性が優れているか4.2 （2）ファイルの共有がしやすいか4.3 （3）十分なデータ容量を確保できるか4.4 （4）複数デバイスからアクセス可能か4.5 （5）セキュリティ対策は万全か5 【必見】ファイル管理の手間を解消するツール5.1 PC・スマホで簡単にファイルを管理できる「ナレカン」6 ファイルストレージの概要まとめ ファイルストレージとは ファイルストレージとは、データを「.docx」や「.xlsx」といったファイル単位で保存し、管理できるツールを指します。PCに内蔵されているローカルフォルダと同様の形式でデータを保管するため、使い方に迷うことがありません。 ただし、ファイルストレージはローカルフォルダとは異なり、インターネット上にデータが保存されるクラウドサービスです。したがって、場所や端末を問わずファイルにアクセスができる利便性を持ちます。 また、社内のファイルを一元管理することで、過去の資料やデータが見つけやすくなり、データを探し出す手間が省けます。その結果、業務効率の向上にもつながるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 各ストレージとの違い 下記の画像は、ファイルストレージとそのほかのストレージとの違いを示したものです。各ツールの違いについて、以下で詳しく説明します。 ブロックストレージとは ブロックストレージとは、「ボリューム単位」で分解した記憶領域を、さらに「ブロック単位」で分割して管理するツールを指します。 ボリュームとブロックにはそれぞれ番号が振られており、番号を指定することでブロック内のデータにアクセスできます。ファイルストレージと異なり階層構造ではないため、必要なファイルへ瞬時にアクセスできる点がメリットです。 ただし、番号を駆使して検索する手法なので、活用にあたっては高いITリテラシーが必要となる点に注意しましょう。現在では、ベンダーがファイルストレージを構築するときに使われているケースが主流です。 オブジェクトストレージとは オブジェクトストレージは、各データを「オブジェクト」として保存・管理するツールを指します。 ファイルストレージと異なり、オブジェクトストレージには階層がありません。また、豊富なメタデータを扱えるという特徴があり、写真の撮影場所やコピー回数といった情報まで残せる点がメリットです。 ただし、オブジェクトストレージは社内などの限られた環境でしか利用できず、不便な点に注意しなければなりません。そのため、場所や端末を問わず資料にアクセスしたい場合は、PCやスマホ、タブレットでも使える「ナレカン」のようなツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルストレージの運用を成功させるコツ3選 ファイルストレージは導入するだけでは恩恵を受けられず、社内で活用されてはじめて効果を発揮します。以下のコツを参考に、ルールを定めたうえで現場に展開し、運用を成功させましょう。 コツ1｜用途ごとにファイルを整理する 1つ目のコツは、用途ごとにファイルを整理して保管することです。 例として、「案件やクライアント、プロジェクトごとにフォルダを分ける」といった方法が挙げられます。テーマごとにフォルダを分けることで、関連する情報を一か所にまとめられるので、必要な資料が見つかりやすくなるのです。 案件やクライアントといった単位については、実際に使用する現場にヒアリングをしたうえで管理者が設定するのがおすすめです。整理せずに現場に一任すると、フォルダが乱立して情報が散在する原因となりかねないため、必ず事前に設定しましょう。 コツ2｜ファイルの作成・保存ルールを作る 2つ目のコツは、ファイル名や保存についてのルールを作ることです。 ファイル名の付け方が定まっていない場合、作成者以外のメンバーはファイルの中身を推測できません。その結果、都度ファイルを開いて中身を確認する工数が発生し、従業員の負担となりかねないのです。 一方、「作成日」「顧客名」「概要」などをファイル名に記載しておけば、誰でも一目でファイルの内容を理解できます。したがって、データの判別に必要な情報を組織で確認し、ルールを設定したうえで運用しましょう。 コツ3｜データの保管場所を一元化する 3つ目のコツは、社内のデータの保管場所を一元化することです。 ファイルストレージの大きな役割として、「情報の属人化を防ぎ、組織で情報資産を共有すること」が挙げられます。仮に、従業員が自身のPCにデータを保存していた場合、退職や異動のときに引き継ぎができず、業務に支障が出る可能性があるのです。 したがって、「ファイルストレージに情報を保存することの重要性」を従業員へ共有し、誰もがアクセスできる形で情報を一か所に蓄積する環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルストレージを選ぶ5つのポイント ここでは、ファイルストレージを選ぶ5つのポイントを紹介します。以下を参考に、自社に最適なツールを選定しましょう。 （1）ファイルの検索性が優れているか ファイルストレージを選ぶ1つ目のポイントは、ファイルの検索性が優れているかです。 ファイルの一括管理ができるストレージであっても、ただファイルを保存するだけでは、やがて情報が散乱してしまいます。その結果、目的のファイルを探す手間が生じるので、ストレージの活用メリットを十分に享受できません。 そのため、「キーワード検索」「ファイル内検索」「絞り込み検索」などの機能が備わったツールを選びましょう。検索性に優れたツールを導入すれば、必要な情報をすばやく見つけることができ、業務効率化や情報活用の促進にもつながります。 （2）ファイルの共有がしやすいか ファイルストレージを選ぶ2つ目のポイントは、ファイル共有がしやすいかです。 ファイルの共有方法としては、メールに添付する形が一般的です。一方、情報共有機能を備えたファイルストレージであれば、ツールを切り替えずとも共有でき、データのやり取りにかかる手間を削減できます。 情報共有機能の例としては、テキストで連絡できる「メッセージ機能」や「コメント機能」などが挙げられます。ストレスなくファイルを共有したい方は、こうした機能が搭載されたファイルストレージを選びましょう。 （3）十分なデータ容量を確保できるか ファイルストレージを選ぶ3つ目のポイントは、十分なデータ容量を確保できるかです。 >ファイルストレージは業務の基幹ツールとなるため、運用期間が長くなるほど保存するデータ量も増えていきます。そのため、契約時に保存できる容量を確認することはもちろん、必要に応じて容量を増やせるかも確認すべきです。 また、契約当初に想定しなかった事態にも対応できるように、変更に柔軟なツールを選びましょう。 （4）複数デバイスからアクセス可能か ファイルストレージを選ぶ4つ目のポイントは、複数のデバイスからアクセスできるかです。 多くのファイルストレージでは、インターネット上にデータが保管されています。そのため、PCに加えてスマホでも使えるツールを選択すれば、社外でも資料を閲覧でき、業務効率が向上するのです。 とくに、「外出先でもファイルにアクセスしたい」という方は、PCやスマホ、タブレットといった複数の端末に対応しているツールを選びましょう。 （5）セキュリティ対策は万全か ファイルストレージを選ぶ5つ目のポイントは、セキュリティ対策が万全であるかです。 ファイルストレージにはさまざまな形式のデータを保管できますが、セキュリティ対策が不十分なツールでは、データ漏えいや不正アクセスといったリスクが生じやすくなります。とくに、社内の機密情報が外部に流出した場合、信用問題にもつながりかねません。 そのため、ファイルストレージを選ぶときは、セキュリティ機能が充実しているかを必ず確認しましょう。たとえば、「アクセス制限」「データの暗号化」「二段階認証」などの機能が備わったツールを選ぶと、安全に情報を管理できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】ファイル管理の手間を解消するツール ここでは、ファイル管理の手間を解消するおすすめのツールをご紹介します。 ファイルストレージを選ぶときは、情報共有のしやすさやアクセス性が重要なポイントです。共有機能や高精度の検索機能を備えたストレージであれば、ツール内で情報共有が完結し、必要な情報にもスムーズにアクセスできます。 ただし、情報の更新がしづらいと、最新情報がわからなかったり、情報を残した目的が不明になったりします。そのため、「情報の背景と併せて、情報を継続的にアップデートできる」ナレッジ管理ツールが求められるのです。 結論、自社のファイル管理には、ナレッジを“活用される形”で残せるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、社内のあらゆる情報を「記事」として蓄積・共有でき、必要な情報にすぐアクセスして活用可能です。また、記事に誰が・なぜ・いつ投稿したかといった情報も残せば、ナレッジの活用がしやすく、意思決定の参考にされやすくなります。 PC・スマホで簡単にファイルを管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルストレージの概要まとめ 本記事では、ファイルストレージの概要と使い方のコツ、選定ポイントを中心にご紹介しました。 ファイルストレージを選ぶときは、セキュリティや共有のしやすさ、検索性などを重視しましょう。また、導入後はルールを設けて、スムーズに情報を共有・管理できるようにすることも大切です。 しかし、ファイルストレージだけでは情報が埋もれてしまったり、更新されずに古いまま放置されたりといった課題も起こりがちです。そこで、「情報を共有・保管するだけでなく、背景とともに継続的にアップデートできる」ナレッジ管理ツールを導入しましょう。 結論、社内の情報共有には社内のあらゆる情報を“活用される形”で蓄積・共有できるナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。誰が・なぜ・いつ投稿したかといった情報も合わせて残せるため、スムーズな意思決定にも役立ちます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイル共有・管理の手間を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ワードやエクセルなどの「ファイル」で情報管理している場合、社内で共有するにはファイルそのものや、ファイルのリンクをやりとりしなければなりません。 ファイルやリンクのやりとりには情報漏えいの危険性がありますが「実際にどのような場面にリスクが潜んでいるか分からない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイルやリンクの管理・共有で抱えるリスクを中心にご紹介します。 ファイル・リンクの管理・共有で抱える危険性について知りたい ファイルやリンクの管理・共有でセキュリティに不安がある 自社に最適なファイル・リンク管理ツールを教えてほしい という担当者の方はこの記事を参考にすると、ファイルやリンクのやりとりに潜むリスクとその解消に役立つツールが分かり、情報を安全に共有するのに役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイルやリンクの管理で抱えるリスク1.1 保存場所のミス1.2 私用端末への保存2 ファイルやリンクの共有で抱えるリスク2.1 公開設定のミス2.2 誤送信3 セキュリティの高い共有ツールの特徴3.1 セキュリティ認証を取得している3.2 アクセス権限を設定できる3.3 アクセスログが残る4 ファイルやリンクを共有する際の危険を減らすツール4.1 安全な情報共有に最適なツール「ナレカン」5 ファイルやリンクの管理・共有で抱えるリスクまとめ ファイルやリンクの管理で抱えるリスク 以下では、ファイルやリンクの管理で抱えるリスクについてご紹介します。共有したあと”保存”する段階でのリスクは見落としやすいので、担当者の方は必見です。 保存場所のミス ファイル自体を共有している場合、ファイルの保存場所を間違えるリスクがあります。 ファイルの保存先を間違えると、アクセスされると困る人にも共有されかねません。仮に、セキュリティ対策としてフォルダへのアクセス権限を設けていたとしても、そもそも保存するフォルダを間違えていると意味がないのです。 社内サーバー、クラウドストレージ（インターネット上でファイルを管理するサービス）のどちらにも保存先を間違えてしまうリスクがあります。 私用端末への保存 ファイルの共有に潜む危険性としてもう１つ挙げられるのは、私用端末に社内情報を保存することです。 たとえば、個人のスマホやタブレットを業務利用している企業はとくに注意しなければなりません。また、企業として業務利用を推奨していなくても、個人の判断で社内のPCからストレージツールを通じて、私用端末にデータを保存しているケースもあります。 セキュリティ対策がされてない私用端末は、ウイルスに感染したり端末を紛失したりする可能性が高いです。その結果、保存した社内情報が流出する危険にさらされることになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルやリンクの共有で抱えるリスク 以下では、ファイルのリンクを共有する危険性についてご紹介します。ビジネスシーンでは、容量の大きいファイルのリンクを取得してメールやチャットツールで送る場面があるため、ここで危険性を確認しましょう。 公開設定のミス ファイルのリンクを共有する場合には、リンクの公開設定をミスするリスクがあります。 たとえば、公開設範囲を誤って「リンクを知っている全員」として設定すると、本来はアクセス権がない第三者のアクセスを簡単に許してしまうのです。リンクの送信先が正しかったとしても、情報が漏えいする可能性は十分にあります。 多くのストレージサービスはリンクを取得する、もしくは送信するときに、その都度公開範囲やアクセス権限を設定しなければなりません。したがって、とくに複数人へのリンク共有はミスしやすいと言えます。 誤送信 ファイルの共有リンクを誤送信してしまうリスクもあります。 たとえば、メールでリンクを共有した場合、送信してしまった情報は送信者側からは基本的にコントロールできません。そのため、リンクを共有する前に公開範囲やアクセス権限に間違いがないかを、何度も確認する必要があるので手間です。 なかにはリンクを無効化できるストレージサービスもありますが、受信者がファイルを保存してしまうと取り返しがつきません。以上のように、リンクの共有には誤送信による情報漏えいの危険性があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ セキュリティの高い共有ツールの特徴 ここからは、セキュリティの高い共有ツールの特徴をご紹介します。ファイルやリンクの共有に潜む危険性を排除するには、以下の特徴を持つツールを導入しましょう。 セキュリティ認証を取得している まず、セキュリティの高いツールは、情報セキュリティに関する認証を取得してます。 国際的な基準に準拠した情報セキュリティ・管理体制を有することが、第三者機関により客観的に認定されている場合、自社のみならず、取引先企業にとっても安心してビジネスを行うことができます。 具体的には、大企業でも導入できるほど高度な情報管理体制の「ナレカン」 のようなサービスであれば、すべてのチームの方が安心してビジネス上の情報を管理することができます。 アクセス権限を設定できる 次に、セキュリティの高いツールは、情報が格納されたフォルダ単位でアクセス権限を設定できます。 たとえば、「関係者以外にファイルを共有してしまった」といった操作ミスがあった場合、アクセス権限がなければそのまま社外へ情報が拡散しやすいためです。 ただし、「ファイル単位でアクセス権を与える」「ファイルを共有するたびにアクセス権を設定する」などのツールは工数が多いのでミスする可能性が高いと言えます。したがって、フォルダ単位で事前にアクセス権限を設定できるツールを選ばなければなりません。 アクセスログが残る 最後に、セキュリティが高いツールは、アクセスログが残る仕様になっています。 アクセスログとは「いつ、誰が、どのファイルにアクセスしたか」という履歴を示したデータを指します。アクセスログが残るツールを導入すれば、たとえば情報漏えいや不正なアクセスがあった場合に原因を究明するのに役立つのです。 また、アクセスログは日常的に情報共有のトラブルを防止する抑止力として働くという意味でも、ツールに必須の機能と言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルやリンクを共有する際の危険を減らすツール 以下では、ファイルやリンクでデータを共有する危険を減らすツールをご紹介します。 社内のファイルやリンク管理でセキュリティや安全性に不安を感じている場合、「法人向けのファイル共有サービス」を選びましょう。たとえば、「情報セキュリティの国際規格認証」を取得しているツールを選ぶと、機密性の高いファイルの共有も安心です。 また、情報の公開範囲や編集権限を細かく設定できるツールを選べば、公開設定のミスや関係のないメンバーへの誤送信予防にもつながります。 結論、導入すべきなのはアクセス権限を細かく管理が可能で、関係者のみに情報共有ができるため、共有ミスを減らせるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは情報セキュリティの国際規格である「ISO27001」も取得しており、またログ管理機能やアクセス権限設定など、強固なセキュリティ対策が施されています。加えて、アクセス権が許可されたメンバー以外はフォルダ内の情報を閲覧や編集ができないため、情報共有のミスを防げるのです。 安全な情報共有に最適なツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルやリンクの管理・共有で抱えるリスクまとめ ここまで、ファイルやリンクを共有する危険性などを中心にご紹介しました。 ファイルやリンクを共有する場合「アクセス権限/公開範囲の設定→送信→保存」と工数が多く、それぞれの過程でミスが発生しやすいです。 そもそも、共有ミスはヒューマンエラーが原因なこともあるので、情報漏えいのリスクは常に存在します。そこで、アクセス権限を細かく絞れるツールであると、関係者のみに情報共有ができるので、人為的な共有ミスを減らすことができるのです。 結論、ファイルやリンクの管理・共有で抱える不安を解消するためには多階層のフォルダでアクセス権を細かく設定できるので、人数の多い大規模企業でも安心して使える「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ファイルやリンクの管理・共有で抱える不安を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

業務でやりとりするファイルや文書は企業にとって重要な情報資産のひとつであり、紛失や漏洩を防ぐために適切に管理する必要があります。 しかし、社内のファイル・文書管理の方法が定まっておらず、フォルダ内が散乱していることに悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイル・文書管理で押さえるべき6つのコツとファイル管理ができない3つの原因を紹介します。 ファイル管理をスムーズに行う方法が分からない ファイル管理が上手な人のコツを教えてほしい 自社に最適なファイル管理ツールを知りたい という担当者の方はファイル・文書管理の効率的な方法を具体的に理解し、自社に合った管理方法をスムーズに定着させることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイル・文書管理の目的とは2 ファイル・文書管理をスムーズに行うコツ6選2.1 コツ1｜ファイル整理のルールを決める2.2 コツ2｜タグを使う2.3 コツ3｜よく使うフォルダをアクセスしやすい場所に移動させる2.4 コツ4｜フォルダの階層を深くしすぎない2.5 コツ5｜不要なファイルは定期的に削除・移動する2.6 コツ6｜適切なファイル管理ツールを利用する3 【ビジネスパーソン必見】ファイル管理・文書管理で抱える悩みを解消するツール3.1 社内の最適なファイル管理を実現できるツール「ナレカン」4 ファイル管理が適切にできない3つの原因とは4.1 （1）ファイルを無造作にデスクトップに保管している4.2 （2）一目で分からないファイル名をつけている4.3 （3）ダウンロードファイルが散在している5 ファイル・文章管理のコツとおすすめのツールまとめ ファイル・文書管理の目的とは ファイル管理の目的は、ファイルをいつでも探し出せる状態に整理し、業務を円滑化させることです。 業務で取り扱うファイルは企業にとって重要な情報資産のひとつであり、紛失や情報漏洩に至れば信用低下や損害賠償の発生リスクがあります。また、日ごろからファイルを整理せずに放置すれば、必要な情報を見つけられず業務の遅れにもつながってしまうのです。 したがって、企業の活動を円滑に進めるには、ファイルを適切に管理する方法を定めて全社的に実行しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル・文書管理をスムーズに行うコツ6選 以下では、ファイル管理によって生産性を上げるためのポイント6つを解説します。ポイントを押さえて管理をすれば、より実用的な運用体制が確立できます。 コツ1｜ファイル整理のルールを決める 最初に、ファイル整理のルールを決めておきましょう。 ファイル管理の基本はファイルを分類し、適切なフォルダに保存することです。そのため、自社で管理しやすいフォルダの分け方や命名ルールを定めておくと、データの検索性が向上して情報が探しやすくなります。 たとえば、ファイル名は「いつ」「誰（どのクライアント）に対して」「何のために作成したファイル」かわかるように表記を統一するとファイルに関する情報が整理されます。ほかにも、以下のような命名ルールを設定すると判別しやすくなります。 英数字は半角に統一する 英数字の表記を半角で統一することで各項目の先頭が揃い、フォルダ内のデータが見やすくなります。 バージョン管理は数字で管理する ファイル名には【最終】や【修正済み】ではなく、「v1.1」「v1.2」のように数字でバージョン管理をするとどれが最新かわかりやすくなるうえ、ファイルの重複が防げます。 日付+種類で統一する ファイル名を「日付+種類」の形式で記載すると、ファイル名順を変更した際に更新順に並び、最新のファイルを見つけやすくなります。 ハイフンとアンダーバーのどちらを使うか決める 文字を区切る際に、ハイフンとアンダーバーのどちらを使うかは人によって分かれる記号なため、事前にファイル名に使う記号を統一すると検索性が向上します。 また、フォルダもファイルと同様にルールを設定しましょう。 たとえば、フォルダ名の先頭に「01_」「02_」などの通し番号を振ると、通し番号の数字に基づいてフォルダが表示されて順番が整理されます。ただし、この際「11_」「12_」のように1の位を0以外にしてしまうと、後から作成したフォルダの間に新規フォルダを差し込みにくくなるため、フォルダ間の番号にはゆとりを持たせましょう。 このように、ファイル整理の基準を事前に定めておけば、利用ルールを従業員が理解しやすくなり、ファイルの散乱を防止できるのです。 コツ2｜タグを使う ファイルの種別に合わせてタグを設定すれば、タグごとに検索がかけられます。 たとえば、Windowsに搭載された機能で「商談メモ」とタグ付けすれば、タグ付けしたフォルダを一目で分かるほか、「商談メモ」タグに限定してファイルを表示することも可能です。 ただし、すべてのファイル形式には対応していないため、自由度はあまり高くはありません。したがって、タグですべてのファイルを管理したい場合は別途ソフトを利用するか、データに対してタグの設定ができるITツールの利用がおすすめです。 コツ3｜よく使うフォルダをアクセスしやすい場所に移動させる よく使うフォルダはアクセスしやすい場所にあらかじめ移動させると、必要なときにすぐに探し出せます。 たとえば、よく使うフォルダのショートカットをデスクトップ上に作成すれば目的のフォルダをすぐに開けるので、プレゼン中などの社外にパソコンフォルダ内を見せたくないときに便利です。このほかにも、ブックマークにフォルダやファイルを登録する方法もあります。 ただし、無制限にショートカットやブックマークを登録するとファイルが雑然とし、再整理が必要になります。とくに、共有フォルダを使用するなどのチーム単位で作業している場合は登録ルールを検討しましょう。 コツ4｜フォルダの階層を深くしすぎない フォルダの階層を深く作らないことで、必要なファイルが探しやすくなります。 フォルダの階層とはフォルダのなかにさらにフォルダを作成して、ひとつのフォルダに存在するデータを絞るようなシステムを指します。フォルダでの分類は気軽な整理手法ですが、階層を深くしすぎると必要なファイルに辿りつきづらくなり、作業効率が低下してしまうのです。 「作成したファイルをどこに格納していいのかわからなくなる」事態を防ぐためにも、フォルダは2階層ほどにとどめておきましょう。 コツ5｜不要なファイルは定期的に削除・移動する パソコン内のデータは定期的に断捨離を行い、不要なデータを処分しましょう。 たとえば、作業で使っていた古いファイルを残しておくと、同じデータの重複により容量を圧迫してしまいます。さらに、新しいファイルと古いファイルの違いが分からない状態で残っていれば、誤って古いファイルを更新して二重保存になるリスクもあるのです。 したがって、不要なデータは定期的に削除し整理しましょう。過去データを残す必要があれば、oldフォルダを作成して退避させたり、クラウド上に移管させる方法も有効です。 コツ6｜適切なファイル管理ツールを利用する 社内のファイル管理にはITツールを活用しましょう。 業務の重要な情報が記載されたファイルデータは、適切な取り扱いが必要ですが、管理の仕組みが整っていなければ、共有遅れや共有漏れによりチームメンバーの業務が停滞してしまいます。しかし、ITツールであればスムーズに共有ができ、また外出先や端末を問わずファイル管理が可能になります。 したがって、ビジネスでのファイル管理は、場所や時間を問わず素早くファイルを共有できる「ナレカン」のようなITツールを活用すべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ビジネスパーソン必見】ファイル管理・文書管理で抱える悩みを解消するツール 以下では、ファイル管理・文書管理で抱える悩みを解消するツールを紹介します。 社内のファイル管理が円滑に進まず、不満を感じている場合、「利用中のサービスを見直す」ことが肝心です。たとえば、検索性の悪さが課題の場合は「必要な情報を正確に特定できるツール」に乗り換えましょう。 ただし、サービスを移行する際には、初期設定に時間を要することが少なくありません。そこで、「導入から運用まで手厚いサポート体制が整っているツール」を選択することで、スムーズに利用を開始できます。 結論、社内のファイル管理には検索性・セキュリティが高いうえ、サポートも充実したツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、社内に点在するファイルや文書などの情報資産を一元的に管理し、誰でも簡単に検索できる機能を備えています。また社内の既存データも、全て代わりに移行する「初期導入支援」も整備されているので安心です。 社内の最適なファイル管理を実現できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル管理が適切にできない3つの原因とは 以下では、ファイル管理において適切な管理ができなくなってしまう3つの原因について解説します。自社に該当する点は是正し、管理方法を見直しましょう。 （1）ファイルを無造作にデスクトップに保管している ファイルがデスクトップ上に無造作に保管されている状況は、データが増えて管理が煩雑になる原因となります。 デスクトップ上のファイルが多いとアイコンで画面が埋まり、ファイルの判別がつかなくなるからです。たとえば、「一時的に保管したデータがデスクトップに残り続けている」「ファイルを探すのが面倒でデスクトップ上にファイルを保存する習慣がある」などが挙げられます。 そのため、一時的なファイルの保管は「一時保存フォルダ」内へ保存し、利用頻度の高いファイルはショートカットの設置などでデスクトップ上にファイルがない状態を維持しましょう。 （2）一目で分からないファイル名をつけている ファイル内容が一目で分からない名前をつけると、ファイル管理が煩雑になります。 たとえば、ファイル名が「報告書（最新）_01」「報告書(最新)_01_〇〇修正」などになっている場合、ファイル名が似通っていて目的とは違うファイルを編集してしまうリスクがあります。そのため、「日付＋種類＋（必要に応じて）バージョン管理」のようにファイルを開かずとも内容が確認できる名前を付けましょう。 ファイルの命名ルールを決めておけば自身はもちろん、はじめて見た人の混乱を防ぎながらファイルを判別する負担が軽減されます。 （3）ダウンロードファイルが散在している ダウンロードファイルが散在していると、保存場所を都度探すことになってしまいます。 初期設定では、ファイルはドキュメントフォルダやダウンロードフォルダに保存されるようになっています。しかし、設定を変えずに運用していると、保存先を探す時間がかかるうえに紛失のリスクも伴うため、情報資産であるファイルの管理方法として不適切です。 ファイルを見つけやすい環境を整えるには、ダウンロード先を定めて適切なフォルダに保管することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル・文章管理のコツとおすすめのツールまとめ ここまで、ファイル・文書管理のコツやファイル・文書管理のストレス解消に最適なツールを中心にご紹介しました。 業務効率を高めるためのファイル管理のコツは、整理のルールを定め、誰もが必要な情報にスムーズにアクセスできる状態にしておくことです。そのためには、検索機能が優れたツールへの乗り換えが有効であるといえます。 ただし、ツールの導入や乗り換えには、最初のセットアップに時間を要することが少なくありません。そこで、「導入・運用支援が充実しているツール」を選ぶと、ストレスなく利用を始められます。 結論、導入すべきなのは社内に散在するナレッジを一元管理し、超高精度の検索機能を備えたうえ、サポートも充実したツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」 で社内のファイル管理を効率化し、情報が見つからないストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ファイルデータは重要な情報であり、企業活動のさまざまな場面で頻繁に共有・活用されています。しかし、「必要なファイルがどこにあるか分からない」「共有する際にセキュリティが心配」「外出先からアクセスできない」といった、ファイル管理・共有における課題に直面している企業も少なくありません。 効率的なファイル管理体制を構築するためには、ファイルを保管するサーバーの適切な運用が不可欠です。サーバーには種類がありますが、「違いがよく分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイル共有の現場で発生しがちな課題と解決策、サーバーの種類を中心に解説します。 ファイル共有で発生する課題を解消したい ファイル共有を行うサーバーの種類を教えてほしい 自社に最適なファイル共有のツールを知りたい という担当者の方はこの記事を参考にすれると、ファイル共有で発生する課題とその解決方法が理解でき、社内のファイル共有に最適なツールを見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイル共有で発生する課題と解決方法1.1 検索性が悪い1.2 機密情報を送信する際のセキュリティが不安1.3 外出先で上手くファイル共有できない2 クラウド型サーバーとオンプレミス型サーバーの違いとは3 クラウド型サーバーのメリット3.1 機器の手配や場所の考慮が不要3.2 容量の拡張が行いやすい3.3 自動バックアップの機能がある4 クラウド型サーバーのデメリット4.1 容量の拡張に追加コストがかかる4.2 ネット環境が必須4.3 カスタマイズ性が低い5 クラウドファイル共有サービスを選ぶときのポイント3選5.1 ポイント1｜機能に過不足がないか5.2 ポイント2｜セキュリティは万全か5.3 ポイント3｜初期の導入・運用に手厚い支援が得られるか6 ファイル共有の課題を解決するおすすめツール6.1 ファイル共有の課題を解決するクラウド型サーバー「ナレカン」7 オンプレミス型サーバーのメリット7.1 カスタマイズ性が高い7.2 セキュリティ対策を事前に行える8 オンプレミス型サーバーのデメリット8.1 機器の手配、管理が行いづらい8.2 容量や機能の拡張が行いづらい8.3 トラブルが起きた際の対処が難しい9 ファイル共有で発生する課題と解決方法まとめ ファイル共有で発生する課題と解決方法 以下では、ファイル共有で発生する課題とそれぞれの解決方法についてご紹介します。ファイル共有がスムーズにいかず悩んでいる方は必見です。 検索性が悪い ファイル名だけでは内容が分からず、必要な情報を見つけるまでに時間がかかってしまうことはありませんか。 このような検索性の悪さを解消するためには、フォルダの構成を根本的に見直すことが重要です。ファイルの種類やプロジェクト、作成日など、一定のルールに基づいて整理することで、探しやすさが向上します。 さらに、検索機能が優れたツールへの乗り換えも有効な手段です。ファイル名だけでなく、ファイルの中身まで検索できるツールや、高度な絞り込み機能を持つツールを導入することで、必要なファイルに素早くアクセスできるようになります。 機密情報を送信する際のセキュリティが不安 機密性の高いファイルを共有する際に無料のファイル転送サービスや、セキュリティ対策が甘いプライベート向けのツールを安易に利用すると、情報漏洩のリスクが高まります。 機密情報を安全に共有するためには、無料のツールやプライベート向けのツールの利用はやめるべきです。情報共有のルールを明確化し、従業員全体にセキュリティ意識を徹底させることが重要です。 また、強固なセキュリティ対策が施された法人向けのファイル共有サービスの導入も効果的です。暗号化機能やアクセス権限設定が装備された、高度な情報管理体制やデータセキュリティ水準をクリアしているツールを選択しましょう。 外出先で上手くファイル共有できない リモートで作業する際や外出先からスマホで操作したい場合、必要なファイルにアクセスできなかったり共有がスムーズに行えなかったりすると、業務効率が大幅に低下します。 オフィス外からスムーズにファイル共有を行うためには、マルチデバイスに対応したサービスへの切り替えが有効です。PCだけでなく、様々なデバイスから容易にアクセスできるクラウド型のファイル共有サービスであれば、場所や時間にとらわれずに業務を進めることができます。 また、オフラインでの作業に対応しているツールを選ぶことで、インターネット環境がない場所でもファイルにアクセスしたり、編集作業を行ったりすることが可能になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型サーバーとオンプレミス型サーバーの違いとは クラウド型サーバーとオンプレミス型サーバーの違いは以下の通りです。 クラウド型 サーバーをインターネット上に設置し、情報システムを自社に保有せずに運用するサーバーです。サーバーにかかる回線や機器を自社で準備せずとも、インターネットに接続していれば使えるので初期費用は割安です。 　　　　オンプレミス型 サーバー機器を自社に設置し、自社内で情報システムを保有するサーバーです。自社向けにカスタマイズしやすいものの、システム構築にかかる回線や機器などを自社で準備しなければならないので初期費用は割高です。 大きな違いとしてはサーバーがインターネット上にあるか、自社にあるかが大きな違いになります。以前はオンプレミス型が普及していましたが、現在ではクラウド型の利用が主流となっています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型サーバーのメリット 以下では、クラウド型サーバーのメリットを紹介します。オンプレミス型と異なりベンダーがシステム管理などを行うので、サーバーの機器に精通した従業員がいない場合は、クラウド型サーバーを利用すべきです。 機器の手配や場所の考慮が不要 クラウド型の場合、サーバーがインターネット上にあるので、自社に機器を手配するコストや配置する場所を考慮する必要がありません。 オンプレミス型にとっては必要であったサーバールームをはじめとした場所を取らないのもメリットです。また、使用機器がインターネットに接続されていれば場所や時間を問わずに利用できるのもポイントです。 このように、「サーバーの設置場所」「利用者の場所」の両者を問わない、専門の機器を使わない点は今日のテレワークをはじめとした柔軟な働き方にも貢献します。 容量の拡張が行いやすい 容量を追加したいときはプランの変更やオプションサービスを追加するだけで、手軽に容量の拡張が可能です。 料金体系はツールによって異なるうえ支払い金額は増える一方、オンプレミス型の拡張費用と比較すると、圧倒的に安い金額での拡張が可能です。逆に、容量を縮小したい場合もプランを変更すればすぐに変更できます。 チームの規模や人数に合わせて柔軟に利用できる点は、オンプレミス型にはないメリットと言えます。 自動バックアップの機能がある クラウド型サーバーでは、保存したファイルは自動的にバックアップされます。災害・トラブルでファイルをなくしたり、誤削除してしまっても、バックアップからの復元が可能です。 一方、オンプレミス型の場合は、追加でバックアップができるソフトウェアパッケージ製品を購入して、付随する専用のツールで設定やカスタマイズを行う必要があります。 また、クラウド型を提供するベンダーによってサポートが異なるので、操作性のシンプルさで定評な「ナレカン」 のように「1営業日以内」で迅速にサポートしてくれるクラウド型サーバーを選定するのもおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型サーバーのデメリット クラウド型サーバーを選ぶ際には、以下のデメリットを考慮したうえで、自社に合ったサーバーを選ぶ必要があります。ただし、運用でカバーできる内容もあるので、運用には自社で定めたルールの策定が必要です。 容量の拡張に追加コストがかかる クラウド型サーバーもオンプレミス型同様、、容量の拡張をする際に追加のコストがかかります。 とはいえ、クラウド型サーバーでの容量の拡張は、オンプレミス型サーバーのように追加のソフトやハードディスクが必要なわけではないので、ベンダーに問い合わせをすれば低コストで行うことができ、費用対効果が高いと言えます。 また、Webサイトのバックアップデータや動画ファイルなどを数多く取り扱わない業界・業種であれば、容量制限がかかって使えなくなることは稀なので安心です。 ネット環境が必須 クラウド型サーバーは、インターネットに接続されていれば場所を問わずアクセスが可能である反面、ネット環境が整っていなければ使えないサービスが多いです。 インターネット環境がなければデータへアクセスできないため、業務に支障をきたす可能性があるのです。また、停電や災害、機器の経年劣化でインターネットが使えなくなることもあります。 一方、オフラインで使えるアプリを提供している「ナレカン」 のようなサービスもあるので、自社の社員がオフライン環境下でも使う可能性が高い場合は「オフライン対応可能か」にも注目しましょう。 カスタマイズ性が低い オンプレミス型サーバーと異なり、システムのカスタマイズがしづらいという点もデメリットです。 クラウド型は仕様があらかじめ決まっているので、機能・容量追加はできても自社に合わせて柔軟に対応させることができません。そのため、自社が「どのような課題を解決すべきか」「必要な機能は何か」が明確に定まっていなければ、導入に失敗してしまうので注意しましょう。 逆に、利用するクラウド型サーバーが自社に合ったものであれば、運用上の問題は生じません。また、カスタマイズができない分、必要以上の機能が備わったサービスを導入すると、教育コストもかかるうえ抵抗感も発生するので「過不足がない機能を持つサービス」を選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドファイル共有サービスを選ぶときのポイント3選 ここでは、クラウドファイル共有サービスを選ぶときのポイント3つご紹介します。「導入したものの自社に合わなかった」とならないよう、以下の点は必ず押さえましょう。 ポイント1｜機能に過不足がないか まずは、自社に必要な機能が過不足なく揃っているかを確認しましょう。 ツールを導入しても、機能が多すぎると十分に使いこなせず、逆に機能が不足していると業務に支障をきたしかねません。また多機能なツールは導入コストや月額費用が高額になったりする可能性があります。 部署や役職単位で参加するフォルダを設定できる「グループ機能」や目的の情報をすぐに見つけられる「検索機能」など、自社に必要な機能を明確にしたうえで「機能に過不足のないツール」を選びましょう。 ポイント2｜セキュリティは万全か 次に、セキュリティ強度が高いかは非常に重要なポイントです。 ファイル共有サービスには、様々なセキュリティ対策が施されていますが、特に注目すべきはアクセス権限の設定機能です。管理者が、閲覧、編集などの権限をユーザーごとの設定できると、機密性の高い情報へのアクセスを必要最低限のユーザーに限定できます。 また、暗号化通信や二段階認証、アクセスログの記録などの機能も、情報漏洩のリスクを抑えるために重要な要素です。社内システムとしての導入の際には、これらのセキュリティ機能が十分に備わっているかを確認しましょう。 ポイント3｜初期の導入・運用に手厚い支援が得られるか 最後に、初期の導入・運用に手厚い支援が得られるかも確認しましょう。 新しいファイル共有サービスを導入する際には、初期設定やデータ移行など、様々な作業が発生します。たとえば、疑問や質問に対して1営業日以内にメールで返信が来るようなサポートがあると、乗り換えによる影響を最小限に抑えられます。 初期導入支援サポートや、導入後の操作説明会、メールでのサポート体制が充実しているサービスを選ぶことで、導入時の不安を解消し、スムーズな運用開始を期待できます。特に、新しいサービスへの乗り換えの負担が心配な場合や、初めてクラウドサービスを導入する場合、サポート体制の充実度を重視しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有の課題を解決するおすすめツール 以下では、ファイル共有で抱える悩みを解消するツールを紹介します。 社内のファイル共有がうまくいかず不満を抱えている場合、「使っているサービスを見直す」ことが重要です。たとえば、検索性の悪さが課題の場合は「情報が確実に絞り込めるツール」、セキュリティに課題がある場合は「セキュリティ認証を取得したツール」が最適です。 ただし、ツールを乗り換えるときには、初期セットアップに時間がかかりがちです。そこで、「導入・運用支援が充実しているツール」を選ぶと、ストレスなく利用を始められます。 結論、社内のファイル共有には検索性・セキュリティが高いうえ、サポートも充実したツール「ナレカン」 一択です。 ナレカンは社内に散在するマニュアルなどの情報資産を一元管理し、誰でも簡単に検索できる機能が備わっています。また企業ごとに運用方法を提案してくれるような「サポート体制」も整備されているので安心です。 ファイル共有の課題を解決するクラウド型サーバー「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オンプレミス型サーバーのメリット 以下では、オンプレミス型サーバーのメリットを紹介します。とくに、サーバーが物理的にユーザーに近いので、自社オリジナルのシステム構築ができたり、運用に合わせて柔軟にシステムを変更できたりするのが特徴です。 カスタマイズ性が高い オンプレミス型サーバーはカスタマイズ性が高く柔軟性に長けているのがメリットのひとつです。 ハードウェアからソフトウェアまで自社で保有できるため、OSなど自社に合った自由なシステムの設定が可能です。既存システムがある場合は同一システムの構築・連携もできます。 ただし、自社に合わせたカスタマイズを行うには運用にかかる費用はもちろん、専門知識を備えた人材が必要な点に注意しましょう。 セキュリティ対策を事前に行える オンプレミス型は自社で機器の構築や操作ができるので、問題が起こる前に以下のセキュリティ対策を施行できます。 サーバーの設置場所の決定 どのようなソフト・システムを利用するかの決定 アクセス権の設定や不正アクセスの監視 また、オリジナルのアドオン開発（個別で機能拡張すること開発）ができるため、自社のセキュリティポリシーに沿った要件でセキュリティの強度を決められるのも特徴です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オンプレミス型サーバーのデメリット ここでは、オンプレミス型サーバーのデメリットを紹介します。以下のデメリットの対策をあらかじめ検討すべきですが、対処できない場合は、オンプレミス型が適しているかどうかを再検討する必要があります。 機器の手配、管理が行いづらい オンプレミス型の場合は、IT機器を設置しなければならないので手配や管理が難しい点がデメリットのひとつです。 また、ネットワーク機器やソフトウェアの購入をはじめとした初期費用、そして人件費もかかるのでランニングコストが高くなってしまいます。そのため、十分な資金がなければ途中で利用が頓挫してしまう可能性も高いのです。 また、導入前にはハードウェアの導入・運用計画の策定、導入後は定期的に点検やセキュリティ対策を行わなければなりません。このように、自由度が高い反面、初期から運用にかかる機器の手配のほかにも、管理の多くにコストがかかる点に注意しましょう。 容量や機能の拡張が行いづらい 容量や機能を拡張する場合もクラウド型と比較すると難しいです。 オンプレミス型では、事業拡大や従業員増加などでサーバーの容量が足りなくなれば、ハードディスクの追加、サーバーの増設が必須になります。「ヒト・モノ・カネ」のすべての追加コストがかかるのに加え、拡張度合いに応じて再稼働までの時間も必要です。 そのため、自社のビジネス環境が変化しやすい、もしくは幅広い種類のプロジェクトに対応しなければならない場合はクラウド型サーバーを選択するのがおすすめです。 トラブルが起きた際の対処が難しい トラブルが起きた際には専門知識を持つメンバーが対応しなければならないので、対処が難しい点もデメリットです。 たとえば、機器が壊れてしまうなどの大きな問題が発生すると、機器の修理だけではなく、格納していたデータの復旧作業も必要になります。そして、「機器自体の修理」と「データの復旧」のふたつのタスクが発生しますが、専門知識がなければ復旧に必要以上の時間がかかってしまうのです。 そのため、トラブルが起きるリスクを常に考慮し、システムに精通した人員を配置することが求められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有で発生する課題と解決方法まとめ ここまでファイル共有の現場で発生しがちな課題とその解決策や、オンプレミス型サーバーとクラウド型サーバーの違い、そしてそれぞれのメリット・デメリットについて紹介しました。 ファイル共有を円滑に進め、業務効率を向上させるためには、「必要な情報に誰でも簡単にアクセスできるファイル共有ツール」を導入することが重要です。またツールを選ぶ際には、「導入・運用支援が充実しているか」、「手配や管理の手間がかからないクラウド型であるか」を重要視することが大切です。 また、社内でのファイル共有に必要な「アクセス権限の管理」や「超高精度のキーワード検索」といった機能がついているものであれば、ファイル共有に感じているストレスが大幅に解消されます。 結論、自社のファイル共有の課題解決には、高度な検索機能と充実したサポート体制を備えたツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ファイル共有の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

昨今では、社内サーバーに保管していたデータを「クラウドストレージ」に移行する企業が増えています。クラウドストレージを使えば、より大容量のデータを扱えるうえ、時間や場所を問わずにアクセスできるのです。 しかし、クラウドストレージを使った経験がなく「どれが自社に最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのクラウドストレージ8選や注意点を中心にご紹介します。 大量のデータを扱うのでクラウドストレージを導入したい クラウドストレージの選定にあたり意識すべきポイントを知りたい はじめてでも簡単に使えるクラウドストレージを探している という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なクラウドストレージが見つかり、情報を正しく管理できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 クラウドストレージとは2 クラウドストレージの活用事例3 クラウドストレージの5つのメリット3.1 （1）データの共有が効率的になる3.2 （2）管理業務の時間を削減できる3.3 （3）低コストでデータを保管できる3.4 （4）時間や場所を問わずデータにアクセスできる3.5 （5）データへの不正アクセスリスクを軽減できる4 無料あり！おすすめのクラウドストレージ8選4.1 【ナレカン】ファイル内検索にも対応した法人向けツール4.2 【iCloud Drive】個人でも大容量のファイルを扱えるツール4.3 【Google Drive】Google製品と豊富に連携できるツール4.4 【Box】高いセキュリティを持つ法人向けツール4.5 【KDDIファイルストレージ】PPAP対策に役立つツール4.6 【セキュアSAMBA】充実したサポートを得られるツール4.7 【OneDrive for Business】Microsoft製品と連携できるツール4.8 【Dropbox】権限を細かく設定できるツール5 ＜比較表＞おすすめのクラウドストレージ一覧6 クラウドストレージの選び方5選6.1 （1）機能に過不足がないか6.2 （2）簡単に操作できるか6.3 （3）料金は適切か6.4 （4）データ容量は適切か6.5 （5）あらゆるデバイスに対応するか7 クラウドストレージのよくある質問7.1 クラウドストレージのデータが消えることはある？7.2 クラウドストレージとオンラインストレージの違いは？7.3 クラウドストレージのデータはどこに保管される？8 おすすめのクラウドストレージまとめ クラウドストレージとは クラウドストレージとは、データをインターネット上で一元管理できるサービスです。 クラウドストレージでは、サービスのアカウントを持っていれば簡単にデータへアクセスできます。また、自社サーバーやシステムの構築が不要なので、メンテナンスコストがかかりません。 さらに、PCやスマホといったデバイスを問わずに使えるツールも多いので、今日では幅広い企業で利用されているのです。 また、クラウドストレージと似た言葉に「オンラインストレージ」がありますが、いずれもインターネットを介してデータを保管・共有するサービスです。両社は同じような意味合いで使われることもあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドストレージの活用事例 クラウドストレージの活用事例として、以下の使い方が挙げられます。 社内の情報共有 社内で使うマニュアルや規程類をクラウドストレージに保管すれば、内容の改訂があっても常に社員が最新の情報にアクセスできるようになります。 顧客情報の管理 顧客に提案した企画書や、やりとりした見積書・発注書のファイルデータ管理にも役立ちます。データを格納したフォルダごとに権限を設ければ、社内メンバーの中でも閲覧できる人が絞られるので安心です。 社外とのファイルや情報の共有 社外と直接ファイルを共有したり、データを外部公開したりする使い方もできます。 このように、クラウドストレージはあらゆる用途のファイルの格納・共有に使えると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドストレージの5つのメリット ここでは、クラウドストレージのメリットを5つご紹介します。現時点でクラウドストレージへの移行を考えている担当者の方は必見です。 （1）データの共有が効率的になる はじめに、クラウドストレージのメリットとして、データを効率的に共有できることがあります。 クラウドストレージには、ファイルごとに共有リンクを発行できたり、チャット機能が搭載されていたりするツールがあります。そのため、メールでファイルを送る手間が省けるのです。 さらに、メンバーにアクセス権限を付けられるツールであれば、外部から不正にファイルを閲覧されるリスクも軽減されます。 （2）管理業務の時間を削減できる 次に、管理業務の時間を削減できるのもメリットです。 クラウドストレージであれば、業務に関するあらゆるデータが一か所に集約されます。また、ファイルごとに閲覧権限を設けられるツールもあるので、機密情報も安全に管理できるのです。 このように、情報へのアクセス性やセキュリティを高められるため、管理業務の負担軽減につながります。 （3）低コストでデータを保管できる 次に、低コストでデータを保管できるメリットもあります。 クラウドストレージは自社にサーバーを設置する必要がないので、運用コストがかかりません。たとえば、社内サーバーでデータを管理する場合、システムに不具合が起きたときにも対処しなければならず、担当者に膨大な負担がかかってしまいます。 しかし、クラウドストレージを使えば、システムの管理業務はすべてベンダー（サービス提供者）が担当します。そのため、運用にかかる金銭的・時間的・人的コストを大幅に削減できるのです。 （4）時間や場所を問わずデータにアクセスできる 次に、時間や場所を問わず活用できるのもメリットです。 クラウドストレージはインターネット環境があればすぐに使えます。また、異なる端末でも同じファイルにアクセスできるので、社外にいる場合でも簡単に情報を確認可能です。 このように、デバイスを問わずあらゆる状況下で使えることが、クラウドストレージのメリットです。 （5）データへの不正アクセスリスクを軽減できる 最後に、クラウドストレージは強固なセキュリティを持つツールが多いので、データへの不正アクセスリスクを軽減できます。 クラウドストレージには、アカウント情報を会社で管理できる「シングルサインオン」や「パスワードの2段階認証」などを備えているツールも多いです。そのため、個人情報や会社の機密情報も安心して管理できるのです。 とくに、国際セキュリティ資格のISO27001を取得している「ナレカン」であれば、第三者から不正に情報を盗み見られるリスクをより確実に防げます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり！おすすめのクラウドストレージ8選 ここでは、おすすめのクラウドストレージ8選をご紹介します。 クラウドストレージを使えば大容量のファイルを管理できますが、ファイル数が膨大になると「目的のファイルが見つからない」事態になりがちです。ファイルが見つからなければ管理もしづらく、マニュアルなどのファイル内の情報も形骸化してしまいます。 そこで、「検索機能の充実したツール」を導入すると、ファイルの情報が絞り込みやすく便利です。具体的には、「ファイル内検索」や「AIによる検索」機能があるかを基準に選びましょう。 結論、自社に最適なのは、、目的のファイルに即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンにはあらゆる拡張子のファイルが保存できるうえ、ファイルや画像内のテキストを検索する「ファイル内検索」が備わっています。さらに、会話形式で質問できる「AI検索機能」があるので、どこにファイルを保存したか分からない悩みも解消されます。 【ナレカン】ファイル内検索にも対応した法人向けツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【iCloud Drive】個人でも大容量のファイルを扱えるツール ＜iCloud Driveの特徴＞ さまざまな情報を残せる テキストや画像、ファイルといった情報を残せます。 ファイルを復元できる 過去30日間に削除したファイルであれば復元できます。 ＜iCloud Driveの注意点＞ 個人や家族向けのプランになっている 各プランは、個人や家族での利用を想定されており、ビジネスや法人では使いにくい恐れがあります。 ＜iCloud Driveの料金体系＞ 参考：iCloud+の料金ページ 5GB：無料 50GB：150円/月 200GB：450円/月 2TB：1,500円/月 iCloud Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】Google製品と豊富に連携できるツール ＜Google Driveの特徴＞ 無料で15GBの容量を使える 15GBの容量を無料で使えるため、チームだけでなく個人利用にもおすすめです。 データごとに閲覧権限を細かく設定できる ファイルごとに、公開範囲を「URLを知っている人のみ」「URLを知っていて、同じ組織に属している場合のみ」などに設定できます。 ＜Google Driveの注意点＞ 自動保存ができているか確認が必要 自動保存をするときは「保存完了」のマークがあるのを必ず確認しましょう。 人的ミスによるデータ漏えいリスクがある データを共有するとき、設定を「全体共有」にしてしまうと外部に情報が洩れる恐れがあります。 ＜Google Driveの料金体系＞ Google Driveは基本的に無料ですが、機能制限がない状態で利用する場合には、ほかのGoogleサービスも使えるGoogle Workspaceの契約が必要です。 個人向け：無料 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Box】高いセキュリティを持つ法人向けツール ＜Boxの特徴＞ 作業を自動化できる 契約書類の管理など、重要な作業を自動化できるのでミスの防止に役立ちます。 オフラインでの編集もできる 「Box Sync」という専用アプリをPCにインストールすれば、オフライン環境でも作業できます。 ＜Boxの注意点＞ プランによっては最大5GBのファイルまでしか保存できない アップロードできるファイルの大きさに制限があるため、サイズの大きいファイルを扱う場合は複合プランの選択に注意です。 サービス提供者からのサポートは英語対応のみ 英語でのサポートのみとなっており、日本語でのサポートを希望する場合は、代理店から購入する必要があります。 ＜Boxの料金体系＞ Box Individual：0円 Business：2,084円/ユーザー/月 Business Plus：3,473円/ユーザー/月 Enterprise：4,864円/ユーザー/月 Enterprise Plus：要問い合わせ Enterprise Advanced：要問い合わせ Boxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【KDDIファイルストレージ】PPAP対策に役立つツール ＜KDDIファイルストレージの特徴＞ ファイルのワンタイム共有機能がある ファイルのワンタイム共有機能（ランダムな公開URLによるファイル共有）が可能となっています。そのため、パスワード付ファイルをやり取りしやすくなるので、PPAP対策に役立ちます。 1IDから契約可 ID単位でアカウント購入ができ、1IDから購入することが可能です。 ＜KDDIファイルストレージの注意点＞ Webサイト経由での新規申し込みはできない Webサイト経由での申し込み受け付けはないため、問い合わせページから直接連絡する必要があります。 ＜KDDIファイルストレージの料金体系＞ ID単位コース：330円/ユーザー/月 容量単位コース：76,780円/300ユーザー/月～ KDDIファイルストレージの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【セキュアSAMBA】充実したサポートを得られるツール ＜セキュアSAMBAの特徴＞ 初期導入サポートが手厚い 専任の担当者によって初期導入のサポートを受けられます。 セキュリティ機能が豊富 自動ログアウト機能をはじめ、豊富なセキュリティ機能が搭載されています。 ＜セキュアSAMBAの注意点＞ ユーザー無制限でのファイル共有は有料プランのみ 無料プランは利用できるユーザーは2名までとなっています。ユーザー無制限で社内外問わずユーザーIDを発行し、ファイル共有するには、有料プランの契約が必要です。 ＜セキュアSAMBAの料金体系＞ フリー：無料 スタンダード：25,000円/月 ビジネス：35,000円/月 エンタープライズ：48,000円/月～ セキュアSAMBAの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【OneDrive for Business】Microsoft製品と連携できるツール ＜OneDrive for Businessの特徴＞ マルチデバイスに対応 PCだけでなく、タブレットやスマホにも対応しているので外出先でも使えます。 Microsoft製品と連携しやすい TeamsやOneNoteなど、ほかのMicrosoft製品と連携しやすいです。 ＜OneDrive for Businessの注意点＞ プランによって使える機能が異なる どのプランでもOneDrive for Businessの基本機能は利用できますが、フォルダの保護やファイルの監査といった機能は、OneDrive単独のプランでは適用されません。 すべての機能を使うには、TeamsやOutlookなども含まれたプランの契約が必要になります。すでにほかのチャットツールやメールツールを使っている場合、ツールが増えて持て余す恐れがあるので注意が必要です。 ファイルを探すのが大変 フォルダは自由に増やすことができるため、目的のファイルをどこに保存したのか分からなくなる可能性があります。 ＜OneDrive for Businessの利用料金＞ OneDrive for Business (Plan 1)：749円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 OneDrive for Businessの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】権限を細かく設定できるツール ＜Dropboxの特徴＞ 高いカスタマイズ性がある 管理者からは各ユーザーの動きをすべて監視でき、閲覧権限も細かく設定可能です。 高いセキュリティでファイルを共有できる ファイルを共有するときには、パスワードと有効期限を設定できます。 ＜Dropboxの注意点＞ 高度なセキュリティ機能を使うには上位プランの契約が必要 「ネットワーク制御」といった高度なセキュリティ機能を求める場合、最上位プランのEnterpriseプランを選ぶ必要があります。 ＜Dropboxの料金体系＞ 2GBまで：無料 Professional：2,400円/月（月払い） Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い） Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞おすすめのクラウドストレージ一覧 以下では、おすすめのクラウドストレージ8選を一覧でご紹介します。（左右にスクロール可能） ナレカン【一番おすすめ】 iCloud Drive Google Drive Box KDDIファイルストレージ セキュアSAMBA OneDrive for Business Dropbox Business 特徴 最も簡単に情報管理を効率化できるツール 個人でも大容量のファイルを扱えるツール Google製品と豊富に連携できるツール 高いセキュリティを持つ法人向けツール PPAP対策に役立つツール 充実したサポートが得られるツール Microsoft製品と連携できるツール 権限を細かく設定できるツール 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 個人や家族向けのプランになっている 人的ミスによるデータ漏えいリスクがある サービス提供者からのサポートは英語対応のみ プランによって使える機能が異なる (ツールの注意点を記載) (ツールの注意点を記載) (ツールの注意点を記載) 料金 ・無料プランあり ・有料プランでも1ユーザーあたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは150円/月～ ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは2,084円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは330円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは25,000円/月～ ・無料プランなし（OneDriveではあり） ・有料プランは630円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは1,800円/ユーザー/月（月払い）～ 公式サイト　 「ナレカン」の詳細はこちら 「iCloud Drive」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「Box」の詳細はこちら 「KDDIファイルストレージ」の詳細はこちら 「セキュアSAMBA」の詳細はこちら 「OneDrive for Business」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 上記の特徴や料金を踏まえて、自社の規模に合ったツールを選定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドストレージの選び方5選 ここでは、クラウドストレージの選び方を5つご紹介します。導入後のトラブルを回避するためにも必見です。 （1）機能に過不足がないか まずは、必要な機能に過不足がないかがポイントです。 たとえば、複数の部署で横断的な情報管理をする場合、情報が入り乱れないようにフォルダ単位で分けられる機能が必要です。また、複数人が同じファイルを編集するときに「誰が、いつ、どのような変更を加えたか」を記録する機能もあれば便利です。 このような機能があれば、複数の部署間でもスムーズな情報管理が実現します。ただし、機能が多すぎると料金コストが無駄にかかる恐れもあるので、目的の機能に過不足がないツールを選びましょう。 （2）簡単に操作できるか 次に、簡単に操作できるかも大切です。 社内のメンバー全員がITに詳しいとは限りません。そのため、「便利そうだから」と多機能なクラウドストレージを導入してしまうと、適切に情報管理されない恐れがあります。 したがって、「ITが苦手でもすぐに使えるほど簡単か」を判断すべきなのです。たとえば、直感的に操作できる「ナレカン」のようなツールであれば、使い方を覚える手間がかかりません。 （3）料金は適切か 次に、料金が適切かも確認しましょう。 クラウドストレージごとに料金は大きく異なります。たとえば、大容量のデータを保存できるツールは料金が高額なケースが多く、自社の予算をオーバーする恐れがあるのです。 ただし、無料プランではセキュリティが不十分だったり、機能の制限が多かったりするので注意しましょう。 （4）データ容量は適切か 次に、アップロードできるファイル容量の制限も確かめましょう。 たとえば、動画ファイルは5分まで、資料は2GBまでの制限があるサービスがあります。このような制限がある場合、チームが拡大して大容量のファイルを扱うときに対応できません。 したがって、アップロードできる容量に制限がなかったり、あらかじめデータ容量に余裕があったりするツールを選ぶのが得策です。 （5）あらゆるデバイスに対応するか 最後に、PCやスマホ、タブレットといったあらゆるデバイスに対応しているサービスを選びましょう。 スマホやタブレットで使えれば、外出先から手軽に書類やデータを確認できます。ただし、スマホの画面では操作しづらいツールもあるので、デバイスを問わず使いやすいかも重要です。 このようなツールであれば、社外にいる場合でも業務をストップさせる心配がなく、時間を有効活用できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドストレージのよくある質問 ここからは、クラウドストレージのよくある質問を紹介します。以下を確認しておけば、導入後のトラブルを未然に防げます。 クラウドストレージのデータが消えることはある？ クラウドストレージのデータは、サービスに障害が起きたときなどに消失する可能性があります。 クラウドストレージのデータはベンダー（サービス提供者）により管理されているので、基本的にデータが消えることはありません。しかし、サービスに不具合が起きたり、誤操作などの人的ミスがあった場合、データが消える可能性があります。 このように、クラウドストレージのデータは、サービスの不具合などで消える恐れがあるのです。そのため、選定時にはデータを自動でバックアップする機能があるかを確認しましょう。 クラウドストレージとオンラインストレージの違いは？ クラウドストレージとオンラインストレージは同じサービスを指す言葉であり、明確な違いはありません。 クラウドストレージとオンラインストレージは、いずれも「インターネット上のストレージ（保管場所）にデータを保存するサービス」を指します。名称は異なるものの、ファイル保存・共有などの基本機能には違いがなく、同じ意味で使われることが多いです。 このように、クラウドストレージとオンラインストレージでは、名称以外の違いはないと言えます。 クラウドストレージのデータはどこに保管される？ クラウドストレージのデータは、インターネット上のストレージ（保管場所）に保管されます。 パソコンやスマホの本体にデータを保存している場合、本体が故障するとデータが取り出せなくなるリスクがあります。一方、クラウドストレージであれば、パソコンやスマホの本体が故障したときでも、すぐにデータを取り出せるのです。 このように、クラウドストレージで情報を管理していれば、端末が故障したときのリスクを避けられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのクラウドストレージまとめ ここまで、おすすめのクラウドストレージ8選や選定ポイントを中心に解説しました。 クラウドストレージを活用すれば、運用面で発生するコストを抑えつつ、効率的にデータを管理・共有できるようになります。また、導入後のトラブルを防ぐために、ツールを選ぶときには「簡単に使いこなせるか」や「料金・容量は適切か」などを考慮すべきです。 しかし、ファイル数が増えると欲しい情報がどこにあるのか分からなくなりがちです。したがって、情報を簡単に絞り込めるツールでファイルを管理するのが最適です。 結論、ファイル管理には検索機能でほしい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、ファイル管理のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

Windows10のファイル共有機能は、外付けHDDやUSBメモリを使用せず、データへのアクセスや共有ができる便利な機能です。 しかし、突然エラーメッセージが出て、ファイル共有ができなくなってしまう場合があります。そのため、「Windows10でファイル共有が上手くできない」と困っている方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Windows10でファイル共有ができないときの原因と対処法を中心にご紹介します。 Windows10の共有フォルダにアクセスできない原因と対処法を知りたい Windows10の共有フォルダの運用にストレスを感じている 簡単かつスムーズにファイル共有できる方法が知りたい といった方は本記事を参考にすると、Windows10のファイル共有機能が使えない原因と対処法がわかるだけでなく、代替手段として使えるツールまで見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Windows10でファイル共有ができない原因2 Windows10の共有フォルダにアクセスできないときの対処法9選2.1 対処法1｜ツールでファイル共有をする2.2 対処法2｜再起動する2.3 対処法3｜ネットワーク共有を有効にする2.4 対処法4｜同時接続しているパソコンの台数を減らす2.5 対処法5｜ファイル共有の詳細設定を見直す2.6 対処法6｜共有フォルダのアクセスを許可する2.7 対処法7｜パスワード設定を見直す2.8 対処法8｜Windows資格情報を再設定する2.9 対処法9｜共有先のメールアドレスを確認する3 【必見】Windows10で最も簡単にファイル共有できる方法とは3.1 どの機種からでも簡単にファイル共有できるツール「ナレカン」3.2 ＜ナレカン＞ファイル共有・管理機能4 【よくある質問】Windows10のサポート期限はいつまで？5 Windows10でファイル共有ができない原因と対処法まとめ Windows10でファイル共有ができない原因 Windows10でファイル共有に失敗する主な原因は、共有フォルダへのアクセスができないことにあり、具体的には以下の7つが挙げられます。 ネットワーク設定に問題がある ファイル共有やネットワーク探索の設定・機能が無効になっている Windowsの資格情報に問題がある 共有設定内のパスワードを設定していない ファイルやフォルダの権限に問題がある 共有先のコンピューターが同一ネットワークに接続されていない アクセスできる同時接続台数を超えている 原因によってそれぞれ異なるエラーメッセージが表示されるので、何のエラーが発生しているかを確認してから対処する必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Windows10の共有フォルダにアクセスできないときの対処法9選 以下では、Windows10の共有フォルダにアクセスできないときの対処法を9つ解説します。対処する前に共有フォルダが使えない原因を特定して、正しいアプローチを実践しましょう。 対処法1｜ツールでファイル共有をする 最も効果的な対処法として、ファイル共有できるツールを使う方法があります。 Windowsがアップデートするたびに、共有フォルダのアクセスエラーに対応するのは面倒です。そこで、ファイル共有できるツールを導入すれば、エラーを心配する必要がなくなり、ストレスなく情報共有できるようになります。 しかし、「多機能で便利そうだから」という理由だけで導入すると、ITに詳しくないメンバーが使いこなせません。そのため、シンプルな操作で使える「ナレカン」のようなツールを選びましょう。 対処法2｜再起動する 共有側のパソコンの動作が不安定だと、上手く共有できない可能性があります。 また、共有側のパソコンがアップデート中の場合や、ネットワークに接続されていない場合も共有ができません。 そこで、一度再起動してみると共有フォルダへのアクセスが改善され、共有できる場合があります。ただし、何度も繰り返し再起動すると、状態が悪化する可能性があるため注意しましょう。 対処法3｜ネットワーク共有を有効にする ネットワーク設定が「パブリックネットワーク」になっていると共有ができないため、「プライベートネットワーク」に変更する必要があります。ネットワーク設定の変更方法は以下の通りです。 画面左下のWindowsマークを右クリックして、[Windowsの設定]を開く [ネットワークとインターネット]を開く 画面左側にある[イーサネット（有線LANの場合）]または[Wi-Fi（無線LANの場合）]をクリックし、中央にある[利用しているネットワーク]をクリックする ネットワークプロファイルの[プライベート]にチェックする また、元々プライベートネットワーク設定になっていた場合は、別の原因が考えられるので、ほかの対処法を試してみるべきです。 対処法4｜同時接続しているパソコンの台数を減らす 「部署のメンバーが多い」もしくは「社内全体で一つの共有フォルダを利用している」場合、エラーが発生して共有フォルダへアクセスできなくなるケースがあります。 アクセスできない原因は、「共有フォルダへ同時接続できる台数は最大20台まで」という制限があるためです。そのため、共有フォルダを利用するパソコンの台数が20台以下になるようにしましょう。（参考：Microsoft License Terms＞d. 複数使用のシナリオ＞(iii) デバイスの接続） しかし、業務に支障がでる場合もあるため、人数問わずファイル共有が可能な代替サービスを検討するのも有効です。たとえば、Windows上でも使える「ナレカン」は、100人以上の規模の企業でも、メンバー全員へ同時にファイルを共有できます。 対処法5｜ファイル共有の詳細設定を見直す 以下の画面が出てきたときは、ファイル共有の詳細設定を確認してみましょう。 共有の詳細設定の画面で「ネットワーク探索を有効にする」と「ファイルとプリンタの共有を有効にする」がオフになっている場合は、共有フォルダにアクセスできません。 ネットワーク探索と、ファイル共有を有効にする方法は以下の通りです。 画面左下のWindowsマークを右クリックして、[ネットワーク接続]を選択する [ネットワークと共有センター]を選択して、[共有の詳細設定]をクリックする 「プライベート」「ゲストまたはパブリック」「すべてのネットワーク」から、現在のプロファイル設定に該当するものを開く [ネットワーク探索を有効にする]と[ファイルとプリンタの共有を有効にする]をオンにする また、共有フォルダにアクセスするパソコンも、「ネットワーク探索を有効にする」をオンにする必要があるので注意しましょう。 対処法6｜共有フォルダのアクセスを許可する 共有フォルダのアクセス権限が設定されていない場合も、共有フォルダにアクセスできません。そのため、以下の流れで設定しましょう。 共有フォルダを右クリックして、[プロパティ]を選択する 共有のタブから[共有]を選択すると、アクセス権限の設定画面が表示される 「Everyone」が表示されている場合には、[Everyone]を選択して削除する [共有を許可するユーザー]を選択して、[追加]をクリックする 新しく共有アカウントを追加するときは、[新しいユーザーの作成]からWindowsアカウントを作成します。 [ユーザーの追加の完了]から[アクセス許可の設定]を選び、[OK]を選ぶ アクセス許可の設定では、[読み取りのみ]または[読み取り/書き取り]を選べます。 ユーザー設定が完了すると、許可したユーザー名とパスワードを入力することで共有フォルダへアクセスできます。 対処法7｜パスワード設定を見直す ファイル共有をするパソコンの設定で、「パスワード保護共有を有効にする」にチェックがついている場合、共有フォルダにアクセスするのにパスワードの入力が必須です。万が一、パスワードを忘れてしまった場合には、再度パスワードを設定する必要があります。 パスワード設定の変更手順は以下の通りです。 画面左下のWindowsマークを右クリックして、[設定]を開く 設定画面から[アカウント]を選択する 画面左側に表示される[サインイン オプション]を選択する 画面中央に表示される[パスワード]をクリックして、変更を選択する パスワードを設定する パスワードは推測されにくいものを設定しましょう。社内で共有フォルダを利用する場合にも、共有するつもりのない相手に送ってしまう可能性がある点に注意すべきです。 パスワード保護共有を無効にすると、パスワードを入力せずに共有フォルダにアクセスできるようになりますが、セキュリティの問題もあります。そのため、必ずパスワードを設定して、共有フォルダを安全に利用しましょう。 とはいえ、都度パスワードを設定しなおすのは面倒なうえ、セキュリティの観点からも望ましくありません。一方、情報セキュリティに関する国際規格「ISO27001」を取得した「ナレカン」では、共有フォルダへのアクセス・編集・削除権限を簡単に設定できます。 対処法8｜Windows資格情報を再設定する セキュリティに関するアップデートが実施されると、共有フォルダにアクセスできなくなることがあります。そのため、以下の手順で解消しましょう。 ※「資格情報が登録されていない」ことも、共有フォルダを利用できない原因のひとつです。その場合は、以下の手順を1→2→3→6→7の順番で実施し、資格情報を登録する必要があります。 [スタート]から[Windowsシステムツール]を選択し[コントロールパネル]を開く [ユーザーアカウント]を開く [資格情報マネージャー]から[Windows管理情報の管理]をクリックする [Windows資格情報]から共有フォルダのIPアドレスorホスト名をクリックし、削除する（画像引用：NEC LAVIE公式サイト） 「このWindows資格情報を完全に削除しますか？」と表示されたら、[はい]をクリックする（画像引用：NEC LAVIE公式サイト） [Windows資格情報の追加]を選択する 「共有フォルダのIPアドレス」もしくは「ホスト名」と「共有フォルダにアクセスできるユーザー名・パスワード」を入力して、OKを選択する 以上で、Windows資格情報の再設定は完了です。 対処法9｜共有先のメールアドレスを確認する 以下のような画面が表示されている時は、共有先のメールアドレスがWindowsのアカウントを持っているのか確認しましょう。 Windowsのファイル共有機能で共有できるのは、Windowsのアカウントを持っているアドレスのみとなるため、注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】Windows10で最も簡単にファイル共有できる方法とは 以下では、Windows10で最も簡単にファイル共有できる方法についてご紹介します。 Windowsの共有フォルダは便利な反面、「アクセスできない」という事態が起こりやすく、その都度対処するのは面倒です。そのため、ビジネスにおいては「簡単にファイル共有できるクラウド型ツール」を使うのが最適です。 ただし、ファイルが増えるにつれ管理が煩雑になるため、「探したい情報をすぐに見つけられるツール」を選ぶことが重要です。とくに、高精度の検索機能を備えたツールなら、目的の情報を素早く見つけられ、業務の効率化につながります。 結論、自社が導入すべきなのは、誰でも簡単にファイルを共有でき、「ヒット率100%」の超高精度検索で目的の情報がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、ファイルをはじめとする社内情報を簡単に記録・共有できるうえ、ファイル内検索を含む高精度の「キーワード検索」が備わっています。そのため、社内の情報共有がスムーズになるだけでなく、管理の手間も大幅に削減できるのです。 どの機種からでも簡単にファイル共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜ナレカン＞ファイル共有・管理機能 ナレカンは、ファイルを共有・管理するのに便利なツールです。ここでは、ナレカンのファイル共有・管理機能について解説します。 ＜ファイル共有機能＞ あらゆる情報を残せる「記事」 ナレカンには、ファイルだけでなくテキストも残せる「記事」があり、ファイルに関する詳細情報をまとめられます。また、記事はリアルタイムでメンバーに共有されるため、ファイルの共有設定の手間を省ける点がメリットです。 コメント機能 ナレカンには、記事に紐づいたコメント機能が備わっています。記事と同じ画面で記事に関する会話が完結するため、情報がまとまるうえに複数のツールを利用する必要がありません。 ＜ファイル管理機能＞ 多階層のフォルダ機能 ナレカンでは、社内情報を残した「記事」を「多階層のフォルダ」で整理できます。また、「専属の担当者が貴社に合ったフォルダを設計するサポート」もあるので、スムーズにツールを導入できるのです。 検索機能 ナレカンでは、記事に残したテキストやファイルの情報をスピーディーに検索できます。質問するようにAI検索できる「自然言語検索」もあるので、欲しい情報を確実に見つけられる点が特徴です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【よくある質問】Windows10のサポート期限はいつまで？ Windows10は、2025年10月13日でサポートが終了します。 Microsoft公式から「2025年10月14日以降、無料ソフトウェア更新やテクニカルサポートが提供されなくなる」と発表されています。サポート終了後も使い続けることはできますが、セキュリティ更新がなくなるうえ問い合わせもできなくなるため注意が必要です。 一方で、システム要件が合えば、Windows10から11にアップグレードすることが可能です。パソコンの設定画面から[Windows Upgrade]を開くと、アップグレード可能な場合は画面にアップグレードに関する内容が表示されます。 参考：Microsoft公式｜Windows 10、Windows 8.1、Windows 7 のサポート終了について 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Windows10でファイル共有ができない原因と対処法まとめ ここまで、Windows10でファイル共有ができない原因と対処法を解説しました。 ファイル共有ができない原因として、共有フォルダへアクセスが拒否されているケースがほとんどです。エラーによって対処法が変わるので、まずはパソコンに表示されるエラーメッセージを確認しましょう。 一方で、Windows10は2025年10月でサポートが終了するうえ、そもそもパソコンでのファイル共有は管理が煩雑になりがちです。そこで、「誰でも簡単に使え、情報を見やすく管理できるクラウドツール」へ移行し、面倒なファイル管理から脱却しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、ITに不慣れな社員でも簡単にファイルを共有・管理でき、必要な情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を使い、誰でも簡単にファイル共有ができる環境を構築しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

インターネット上にデータを保存できる「オンラインストレージ」を導入すれば、データ容量が大きなファイルでも問題なく残せます。とくに、容量無制限のツールであれば、会社の規模が拡大しても柔軟に対応できるのです。 しかし、容量無制限のオンラインストレージを導入したいが「どれが自社に合っているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、容量無制限で使えるオンラインストレージ7選を中心にご紹介します。 オンラインストレージのメリットや活用場面、選び方を把握したい 容量無制限で使えるオンラインストレージを比較検討したい 目的の画像・動画をすぐに見つけられるストレージを探している という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なオンラインストレージツールを見つけられ、画像や動画、ファイルデータをストレスなく管理・共有できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 オンラインストレージとは1.1 オンラインストレージを導入するメリットとは1.2 オンラインストレージを活用する場面とは1.3 容量無制限のオンラインストレージは必要か2 容量無制限のオンラインストレージを選ぶときの注意点3 無料あり｜容量無制限で使えるクラウド型オンラインストレージ7選3.1 【ナレカン】大企業向け！目的の画像・動画をすぐ見つけられるツール3.2 【Stock】中小企業向け！最もシンプルにデータを保存できるツール3.3 【Dropbox】写真や動画の大容量保存に適したツール3.4 【Google Drive】Googleアカウントがあればすぐに使えるツール3.5 【box】外部ツールとも連携できるクラウド型ツール3.6 【One Drive】Microsoftによる容量無制限の個人ツール3.7 【firestorage】機能を自由に拡張できるツール4 ＜比較表＞容量無制限のオンラインストレージ一覧5 ＜要確認＞オンラインストレージの選定ポイント5選5.1 （1）料金プランは適切か5.2 （2）容量を柔軟に増やせるか5.3 （3）ITが苦手でも使いこなせるか5.4 （4）セキュリティ対策は万全か5.5 （5）マルチデバイス対応か6 容量無制限で使えるオンラインストレージまとめ オンラインストレージとは オンラインストレージとは、インターネット上でデータ管理できるシステムです。 類義語として「クラウドストレージ」や「ストレージサービス」がありますが「クラウド＝ネット上のサービス」「ストレージ＝容量」なので、基本的にはオンラインストレージと同義です。（そのため、以下ではオンラインストレージと表記します。） オンラインストレージは、無料で利用できるものから、検索性に優れたものまでさまざまな種類があります。そのため、自社の用途にあった機能を持つツールを厳選しましょう。 オンラインストレージを導入するメリットとは オンラインストレージを導入するメリットとは「デバイスや場所を問わずに目的の情報にアクセスでき、データ共有が簡単なこと」です。 オンラインストレージではあらゆる情報がネット上に集約されるため、メールやチャットでデータを共有する必要がありません。つまり、業務で資料が必要になった場合でも、オンラインストレージで管理されていれば、各々がワンクリックで閲覧できるのです。 このように、オンラインストレージにはインターネット環境さえあればアクセスできるので、出張先や移動中でも業務を進められます。 オンラインストレージを活用する場面とは オンラインストレージは、単純にデータの保管場所となるだけでなく、ほかにもさまざまな場面で活用できます。 外出中に社内情報を確認したい場面 営業先までの移動時や営業先でも、社内情報にアクセスすることが可能なので、外出中に、資料を見返したり他の必要な情報を収集したりできる点が使いやすいです。 社内情報を一元化したい場面 社内情報を一元化したいケースであれば、資料を一つのフォルダに集められるので、必要な資料がどこにあるか分からないといった問題の解消につながります。 誤って削除した情報を復元したい場面 多くのオンラインストレージには、バックアップ機能が備わっており、”作成中の資料の保存し忘れ”や”誤った更新”に対して簡単に対処したい場合に役立ちます。 共同作業を効率化したい場面 リアルタイムで相手と情報のやり取りができるので、”プロジェクト関連のやりとり”や”議事録作成”を複数人で同時に実施したい場面で便利です。 たとえば、「ナレカン」のようなオンラインストレージを導入すると、社外からでも社内情報にアクセスでき、リアルタイムで社内メンバーとの情報共有が可能になります。 容量無制限のオンラインストレージは必要か オンラインストレージを導入するにあたって「容量無制限」のものを選択すべきかは、大量のデータを扱うかどうかで判断しましょう。以下は、写真・動画データのそれぞれの目安になります。（引用：Rentio ヘルプセンター|SDカード1枚でどのくらい撮影できますか？） 静止画（写真） 64GB 128GB 256GB 800万画素 約16,400枚 約32,800枚 約65,550枚 1,600万画素 約8,400枚 約16,800枚 約33,600枚 2,400万画素 約5,890枚 約11,790枚 約23,590枚 ※基本的に1,000万画素以上あれば問題なく表示できます。 動画 64GB 128GB 256GB HD(1280×720) 約5時間20分 約10時間40分 約21時間20分 FHD(1920×1080) 約2時間40分 約5時間20分/td> 約10時間40分 4K(3840×2160) 約1時間52分 約3時間44分/td> 約7時間28分 ※HDで10分の動画を撮影したときの容量は、120MB前後（1GBの1/10程度）です。 以上のことから、100GBあるだけでも、十分な量の画像や動画を保存できることが分かります。ただし、保存するデータが多ければその分、情報へのアクセス性は下がるので、検索性に優れているかが重要になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 容量無制限のオンラインストレージを選ぶときの注意点 容量無制限のオンラインストレージを選ぶときの注意点は、以下の3点です。 プランが自社の規模に合っていない場合がある 「いつかは使う」という理由で、自社の規模に合わない容量無制限のツールを選んでしまうと、料金コストがかかり長期的に利用できない恐れがあります。そのため、上限に達するタイミングで、容量を増やしていけば金銭的コストを抑えられます。 社内メンバーが簡単に使えない場合がある 容量無制限のオンラインストレージは、機能が複雑でITに詳しくないと使いづらいケースも多いので、「簡単に操作できるか」に注目しましょう。 情報のアクセス性が低下する恐れがある 大量のデータが蓄積される分、どこに・どの情報（画像・動画）があるのかが分からず、情報を探し出すのに時間を要する恐れがあります。そのため、適宜データを整理して、不要なデータは削除していくことが大切です。 したがって、オンラインストレージを選ぶときは「容量をどれくらい必要とするか」「機能の過不足がなく、簡単に使えるか」を検討して、自社に合ったオンラインストレージを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜容量無制限で使えるクラウド型オンラインストレージ7選 以下では、容量無制限で使えるクラウド型オンラインストレージ7選を紹介します。 容量無制限のオンラインストレージは多くの企業で重宝されますが、料金コストが高い反面、用途が限定されるので費用対効果が低い傾向にあります。加えて、データがあり過ぎて「デバイスの挙動が遅い」「検索に引っかからない」などの課題も生じやすいのです。 そのため、「容量を無制限で使える」という理由だけではなく、必要に応じて容量を追加でき、かつ検索性に優れたツールを導入することがビジネスにおいて最適だと言えます。 結論、選定すべきオンラインストレージは、大容量で利用できて、目的の画像や動画をすぐに探し出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、画像・動画・ファイル・テキストといったあらゆる社内情報を保存でき、 100人以上の大企業でもストレスなく利用が可能です。また、画像やファイル内の文字にも対応した「超高精度の検索機能」によって、大量のデータから必要な情報を素早く探し出せます。 【ナレカン】大企業向け！目的の画像・動画をすぐ見つけられるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】中小企業向け！最もシンプルにデータを保存できるツール Stockは、ノート形式で社内情報をストックできるツールです。 「Stock」の「ノート」にはテキストだけでなく、”ファイルや画像”を添付してメンバーに共有できます。また、”添付した画像を直接編集する機能”や”招待した社外メンバーとも情報共有できる機能”も備わっているので、Stockだけで資料作成・共有ができます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 【Dropbox】写真や動画の大容量保存に適したツール ＜Dropboxの特徴＞ ビジネスプランでは最大1,000TBを利用できる チーム向けプランでは、ユーザー1人あたり9TB（3,000GB）から利用可能です。また、ビジネス向けプランで購入できるトレージ容量は 最大1,000TBにもなるので、実質容量無制限だと言えます。 画像やPDFに書き込める 画像やPDFに直接フィードバックを書き込めるので、メッセージでのやりとりを軽減できます。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ フォルダの共有機能 アカウントを持っていない相手にも、リンクを発行するだけでフォルダを共有できるので、社外の人と資料を共有したい場合に役立ちます。 パスワード保護機能 リンクの共有相手が、”パスワードを入力しなければファイルを開けない”ように設定できます。そのため、セキュリティ対策も万全です。 ＜Dropboxの注意点＞ 無料版の容量が少ない 無料版は容量が2GBのみなので、ビジネスでは基本的には有料プランでの利用となります。 高機能で複雑 高機能なので、ITに不慣れであれば利用が難しい可能性もあります。 権限管理が煩雑 利用しているユーザーからは「フォルダーごとの権限管理が煩雑で、UIの改善が期待される」という声が挙げられています。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Basic：0円 Plus（個人用）：1,500円/月（月払い） Essentials（個人用）：2,400円/月（月払い） Business（3人以上）：1,800円/ユーザー/月（月払い） Business Plus（3人以上）：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】Googleアカウントがあればすぐに使えるツール ＜Google Driveの特徴＞ ユーザー1人あたり5TB利用できる 最上位プランでは、ユーザー1人あたり5TB（5,000GB）も利用できるうえ、追加リクエストも可能です。 Googleが提供するツールと連携できる Googleアカウントを持っていれば、”Googleドキュメント”や”Googleスライド”といったツールと連携できます。つまり、Google Driveからファイルを直接開いて編集できるのです。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ 共同編集機能 アイテムを共有した相手とリアルタイムで共同編集できるので、メールを送信したり相手からの返信を待つ手間と時間を減らすことが出来て便利です。 AIを活かした検索機能 人工知能のAIを活用した高度な「検索機能」により、関連性や閲覧頻度の高いアイテムが自動で表示されるため、作業効率の向上に役立ちます。 ＜Google Driveの注意点＞ 無制限では利用できない 無料で使える容量は15GBまでなので、ビジネスのような長期的な利用の場合、有料化は避けられません。 共有場所としては不十分 利用しているユーザーからは「共有をするための場所としては不適任かと思われる。ファイルの場所が探しにくいし奥深くのファイルを取ろうとすると重たい」という声があります。（参考：ITreview） ＜Google Driveの料金体系＞ 以下は、法人向けの有料プランです。 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【box】外部ツールとも連携できるクラウド型ツール ＜boxの特徴＞ 容量無制限で利用できる 有料プランであれば、容量無制限で利用可能です。ただし、ユーザー1人あたりの単価が高い傾向にあるので、よく検討しましょう。 外部ツールと連携できる Microsoft 365やSlack、Zoomといった様々なアプリと連携でき、ファイルをbox内で操作することが可能です。 ＜boxの機能・使用感＞ 「Box Drive」機能 「Box Drive」の機能でbox上に保存している全てのファイルを、デスクトップから直接アクセスできます。そのため、オフラインでもファイルの閲覧・編集が可能です。 「Box AI Studio」機能 「Box AI Studio」の機能によって、AIエージェントを簡単に構成できます。たとえば、過去の顧客データから、求めている質問への回答を生成したいケースであれば、Box AI営業エージェントが適しています。 ＜boxの注意点＞ 無料プランは1人しか使えない 無料の「Individual」プランでは、10GBまでのストレージを使用できますが、利用できるユーザーは1人のみです。よって、複数人や法人で利用するには有料プランへの加入が必要です。 欲しい情報を絞り込めない 利用しているユーザーからは「検索が何とも不自由。似通ったものや関連性の在りそうなものを勝手に検索結果に入れてくるので、欲しい物だけに絞り込めない」という声があります。（参考：ITreview） ＜boxの料金体系＞ 以下は、法人向けの有料プランです。 Business：2,084.50円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,473.80円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：4,864.20円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Plus：要問合せ boxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【One Drive】Microsoftによる容量無制限の個人ツール ＜One Driveの特徴＞ ユーザー1人あたり1TB利用できる ユーザー1人あたり1TB（1,000GB）の利用が可能です。ただし、最大300人のユーザーIDおよびアクセス管理ができないため、自社の規模感に合っているか確認しましょう。 組織内外の相手との共同作業 組織内外でファイルを共有して、Word、Excelといったファイルをリアルタイムで共同編集できます。 ＜One Driveの機能・使用感＞ フォルダの共有機能 リンクを発行するだけでフォルダを共有できるので、社外の人と資料を共有したい場合に役立ちます。そのため、社外の人ともスムーズに連携できます。 自動バックアップ機能 OneDriveに保存されているファイルは、過去の履歴 (最大30日前まで) を復元できるので、ファイルの破損に対処できます。 ＜One Driveの注意点＞ ビジネス利用では有料化が避けられない 無料プランは個人利用が想定されており「ファイルの復元」「パスワード付き共有リンク」のようなセキュリティーや共同作業機能が不足しています。そのため、ビジネスで利用するには、有料プランに変更する必要があります。 操作性が不十分 ユーザーの中には、「グーグルドライブと比べて全体的に操作性が悪い。またファイルアップロードの遅さを改善してほしい」と感じている人もいます。（参考：ITreview） ＜One Driveの料金体系＞ 以下は、一般法人向けの有料プランです。 OneDrive for Business(Plan 1)：749円/ユーザー/月 Microsoft365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 One Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【firestorage】機能を自由に拡張できるツール ＜firestorageの特徴＞ QRコードで情報共有できる 相手がfirestorageのアカウントを持っていなくても、QRコードで簡単に情報共有できます。 法人プランの機能が充実している 法人向けプランでは、最大18TB分のデータを保存できます。また、専用回線で高速アップロードができ、ユーザー数無制限で大容量送信・保存が可能です。 ＜firestorageの機能・使用感＞ カスタマイズ機能 ダウンロードページは画像やテキストの追加や配色の変更が可能なので、好みのデザインに変更したい方に適しています。 メールグループ機能 メールアドレスを登録しておけば、ファイルのアップロードが完了した時に一括でメール通知を送れるので、チームに周知したい場合に役立ちます。 ＜firestorageの注意点＞ 無料プランでは1ファイルのアップロード容量に制限がかかる 個人向けの無料プランでは、アップロードできる1ファイルのデータ容量は2GBまでに制限されます。 リアルタイムでのバックアップ機能は別料金 リアルタイムでのバックアップには10,000円/月（税込）のオプション機能の購入が必須です。 ＜firestorageの料金体系＞ 以下は法人プランの金額で、ファイルの受け取りに特化した”受け取るプラン”も利用できます。（受け取るプランの利用は問い合わせが必要です。） プラン5：初期費用55,000円 ＋ 月額費用54,780円 プラン1：初期費用110,000円 ＋ 月額費用98,780円 プラン3：初期費用0円 ＋ 年額費用999,350円 firestorageの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞容量無制限のオンラインストレージ一覧 ここからは、容量無制限のオンラインストレージを一覧でご紹介します。ツールの特徴やプランは以下の通りです。（表は左右にスクロール可能） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Dropbox Google Drive box One Drive firestorage 特徴 目的の画像・動画をすぐ見つけられるツール 最もシンプルにデータを保存できるツール 写真や動画の大容量保存に適したツール Googleアカウントがあればすぐに使えるツール 外部ツールとも連携できるクラウド型ツール Microsoftによる容量無制限の個人ツール 機能を自由に拡張できるツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 セキュリティ認証 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【〇】※メンションしてファイルにコメントを残せる 【〇】※ファイルにコメントを残せる 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 無料版の容量が少ない 共有場所としては不十分 無料プランは1人しか使えない 操作性が不十分 リアルタイムでのバックアップ機能は別料金 料金 ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/月（月払い）～ ・無料プランあり（法人プランはなし） ・法人プランは950円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり（法人プランはなし） ・法人プランは2,084.50円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり（法人プランはなし） ・法人プランは749円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり（法人プランはなし） ・法人プランは54,780円/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「box」の詳細はこちら 「One Drive」の詳細はこちら 「firestorage」の詳細はこちら 上記を参考に、自社の組織規模に合わせて最適なオンラインストレージを選定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜要確認＞オンラインストレージの選定ポイント5選 ここからは、オンラインストレージの選定ポイントを5つご紹介します。以下を満たしていないツールでは、導入しても長期的な運用は見込めないので注意しましょう。 （1）料金プランは適切か 1つ目のポイントは、料金プランが適切かです。 ストレージの容量が多ければ、その分、料金コストは高くなります。また、容量だけ多く使えても、ユーザーの管理機能や検索機能が制限されているプランでは、業務の質を下げることになりかねません。 そのため、容量に加えて、自社に必要な機能が備わった料金プランであるかを吟味しましょう。 （2）容量を柔軟に増やせるか 2つ目のポイントは、容量を柔軟に増やせるかです。 容量を柔軟に増やせるツールであれば、会社の規模が拡大しても簡単に対応できます。また、必要な容量を想定するときは「普段使っているハードディスク」や「扱うデータの大きさ」を参考にするのが有効です。 このように、はじめから大きな容量が用意されていなくても、あとから追加できるプランがあれば問題なく使えます。「必要なタイミングに合わせて柔軟に容量を増やせるか」を確認しましょう。 （3）ITが苦手でも使いこなせるか 3つ目のポイントは、ITが苦手な人でも使いこなせるかです。 多機能なツールは、便利な反面、操作が複雑なので、ITに不慣れなメンバーが使いこなせなかったり、そもそも使い始めるのに抵抗感を抱いたりしてしまいます。そのため、「必要な機能に過不足がなく、シンプルか」を必ず確認すべきです。 したがって、ITリテラシーにばらつきのある大企業でも全社員が使いこなせるほどシンプルな「ナレカン」を使いましょう。また、ナレカンは、専属担当者によるサポートが手厚いので、導入担当者の強い味方になります。 （4）セキュリティ対策は万全か 4つ目のポイントは、セキュリティ対策が万全かどうかです。 クラウド上にアップロードされたデータは、サービスを提供する企業により安全に管理されるのが基本ですが、障害によるデータの消失や情報漏えいが発生する場合があります。 オンラインストレージには自社の機密情報も保存します。そのため、セキュリティに不備があれば、重要なデータが外部に流出しかねません。 したがって、「データの暗号化」や「IPアドレス設定によるアクセス制限」、「パスワードの2段階認証」などの強固なセキュリティが備わったツールを選ぶべきです。 （5）マルチデバイス対応か 5つ目のポイントは、マルチデバイスに対応しているかです。 PCでしか使えないオンラインストレージでは、移動中や出張先でファイルを閲覧できず不便です。また、スマホやタブレットに対応していても、”Word”や”Excel”のファイルの中身は見づらくストレスが溜まります。 このような事態にしないためには、マルチデバイス対応かつ、ファイル以外の方法で情報を一元化できる「ナレカン」のようなツールが役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 容量無制限で使えるオンラインストレージまとめ ここまで、容量無制限で使えるオンラインストレージ7選を中心にご紹介しました。 容量無制限のオンラインストレージを導入しても、料金コストがかかれば長期的な運用は難しいです。また、一部のオンラインストレージでは、ファイル形式での情報管理となるので、検索しづらいなどのデメリットもあります。 したがって、業務をよりスムーズにするには「あらゆる形式のデータを蓄積でき、検索性に優れたツール」が必須です。ただし、ITが苦手な方でも使えるように「シンプルであるか」も注視しなければなりません。 結論、自社で導入すべきは、100人以上の大企業でもストレスなく情報を蓄積でき、超高精度な検索機能を備えたツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内の情報を一元管理できる場所をつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

さまざまな業務データを従業員個人で管理すると、紛失や漏洩のトラブルが起こりやすくなります。そこで、「クラウド（オンライン）ストレージ」を導入すれば、会社単位でデータを管理できるため、リスクを低減させられるのです。 しかし、「クラウドストレージの導入を検討しているが、どれが自社に最適か分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで本記事では、おすすめクラウドストレージ5選をご紹介します。 Excelをクラウド上で共有できるサービスを探している クラウドストレージの選び方を教えてほしい 欲しい情報に即アクセスできる検索性に優れたツールを導入したい という担当者の方は、この記事を参考にすればクラウドストレージの選び方が分かるほか、自社のデータ管理を最適化できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 クラウド（オンライン）ストレージとは1.1 クラウドストレージが役立つシーン2 クラウドストレージに欠かせない機能3 6つのポイント｜クラウドストレージの選び方3.1 （1）価格3.2 （2）容量3.3 （3）フォルダ分け3.4 （4）セキュリティ3.5 （5）サポート体制3.6 （6）スマホ対応4 面倒なファイル管理が不要になるクラウドツール4.1 【ナレカン】Excel / word / PDFのデータ管理・共有に最適なツール5 無料あり｜おすすめのクラウド（オンライン）ストレージ5選5.1 【Google Drive】Google製品と親和性の高いクラウドストレージ5.2 【OneDrive】Microsoft製品と簡単に連携できるオンラインストレージ5.3 【Box】容量が無制限の大企業向けクラウドストレージ5.4 【Dropbox】連携できる外部サービスが豊富なストレージサービス5.5 【firestorage】大容量ファイルを共有できるオンラインストレージ6 ＜比較表＞社内のExcel共有を活性化するクラウドストレージ7 クラウドストレージの3つのメリット7.1 （1）運用に手間がかからない7.2 （2）外出先でも利用できる7.3 （3）自動でバックアップをとれる8 クラウドストレージを選ぶときの3つの注意点8.1 （1）ファイル管理が面倒8.2 （2）容量や保存期間が制限される場合がある8.3 （3）カスタマイズができない9 無料から使えるおすすめクラウドストレージ5選まとめ クラウド（オンライン）ストレージとは クラウドストレージとは、インターネット上でデータの保管・共有ができるサービスで「オンラインストレージ」とも呼ばれます。 パソコンやスマホ自体に用意されてるストレージとは別の容量になるため、大量のファイルであっても管理できる点がメリットです。また、クラウドストレージは外部ストレージと異なり、USBメモリなどの物理的な機器は必要ありません。 そのため、データの紛失を防げるほか、時間や場所を問わずにデータを共有できるためストレスを感じないのです。 このように、ファイルを簡単に共有できるのがクラウドストレージであり、多くの企業が利用しています。 クラウドストレージが役立つシーン 昨今、クラウドストレージは様々なシーンで利用されています。以下は、法人でのクラウドストレージの利用例です。 会議出席メンバーへの資料の共有 過去の調書や議事録の管理・蓄積 複数企業間でのデータの受け渡し 以上のように、クラウドストレージは特定のメンバーや企業への情報共有や、過去データの管理において重宝されています。法人は常に安全かつ効率的な情報管理・共有を求められるため、クラウドストレージは必須だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドストレージに欠かせない機能 クラウドストレージに欠かせない機能は、以下の3つです。 ＜機能名＞ ＜機能説明＞ ファイルの転送機能 大容量の動画やファイルといったデータを、高セキュリティの下で送受信できる機能。 ファイルの共有機能 複数のユーザーと同じファイルを共有できる機能。編集内容もそのまま反映されるので、複数人での共同作業に役立ちます。 自動データバックアップ機能 データが更新されたとき、自動でデータ保存できる機能。保存のし忘れや手動によるバックアップの手間を省けます。 昨今では、ますます情報化社会となり、日々、仕事で取り扱う情報量は増えています。そのため、データをオンライン上にすぐに転送できる「スピード感」、社員がすぐに共有できる「アクセス性」、そして重要な情報を守る「安全性」がなくてはならないのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 6つのポイント｜クラウドストレージの選び方 クラウドストレージにはさまざまな種類があり、利用人数や外部ユーザーの招待機能、保存可能なデータ量などが異なります。以下で紹介する「6つのポイント」を参考に、必要な機能が揃ったツールを選びましょう。 （1）価格 選び方のポイント1つ目は、価格が自社の予算に合っているかを確認することです。 有料版クラウドストレージは、初期費用と月額料金がかかることから、無料で使えるかを重視して探す方も少なくありません。しかし、無料プランでは「機能不足」や「使い勝手」が悪く、ファイル保存の課題を解決できない可能性があるのです。 したがって、クラウドストレージを導入するときは、自社の業務効率化のために必要な機能が備わっていて、無理なく運用できるプランを選ぶことが重要です。 （2）容量 選び方のポイント2つ目は、利用可能なデータ容量が適切かどうかです。 保存できるデータ容量は多いほど安心ですが、容量が大きくなるほど高額になります。容量が多すぎると、無駄な利用料金が発生してしまう恐れがあるのです。 したがって、自社の利用人数や必要な容量を踏まえて、適切なプランを選びましょう。また、基本プラン以外に「必要に応じた容量追加オプション」を用意しているツールであれば、保存するファイルの数が増えた場合にも安心して使い続けられます。 （3）フォルダ分け 選び方のポイント3つ目は、種類ごとにフォルダ分けできるかです。 クラウドストレージ上に、データをアップロードしただけでは「欲しい情報がどこにあるのか」がすぐに分からなくなってしまいます。とくに、数人～数千人規模の会社では、より多くのデータが集約されるので、煩雑化するリスクが高いのです。 一方、オンライン上にアップロードしたデータを、業務内容やデータの種類ごとにフォルダ分類して管理できれば、「データを探す手間」がなくなります。 以上のように、ExcelやWord、PDFなどさまざまなデータを扱うビジネスの場では、データを適切に管理できているかが、仕事の効率化に直結するのです。 （4）セキュリティ 選び方のポイント4つ目は、セキュリティが十分に配慮されているかです。 クラウドストレージは、PCやスマホなどあらゆる端末でデータにアクセスできる点がメリットです。ただし、社内サーバーに比べて情報漏えいのリスクが高まるため、「セキュリティが強固であるか」のチェックが重要です。 たとえば、社外からのアクセスが多い場合は、通信を暗号化する「SSL」や、特定の回線からのみアクセスを許可する「IPアドレス制限」といった機能を重視すべきです。 セキュリティはツールごとに特徴があり、利用料金にも関わるため、自社の予算なども考慮しながら最適なものを選択しましょう。 （5）サポート体制 選び方のポイント5つ目は、困った時にサポートを受けられることです。 クラウドストレージを導入する場合、”どのような情報構造にするか”が肝心です。やみくもにフォルダを作成してしまうと、必要な情報がどこにあるか分からなくなり、かえって情報へのアクセス性が悪くなりかねません。 そのため、専属担当者が実データや事例に基づいて、運用方法を提案してくれるサポートが整ったツールを導入し、最適な仕組みを構築しましょう。なかでも、初期セットアップやオンラインミーティングを受けられる「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 （6）スマホ対応 選び方のポイント6つ目は、スマホに対応しているかを確認することです。 場所を問わずに活用できるメリットを最大限活かすには、「スマホに最適化されたクラウドストレージ」が必須です。具体的には「スマホアプリが提供されているか」を軸として選ぶことで、適切なツールを失敗なく見つけられます。 そのため、「必要なファイルを、どこからでも、すぐに確認できる仕組み」を整えたい方は、スマホアプリがあるツールを選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 面倒なファイル管理が不要になるクラウドツール 以下では、Excelをはじめとしたファイルの共有に最適なツールを紹介します。 ファイルの保管と共有を効率化できるクラウドストレージですが、デメリットがあることを忘れてはなりません。一般的にクラウドストレージは、ファイルの「保管」に特化していることが多いため、ファイルが増えると管理が煩雑になりがちです。 そのため、日々増加するファイルを整然と管理し、目当ての情報を即座に見つけられる体制を整える必要があります。ただし、多機能なツールは操作の難しさから社内で浸透しにくいため、「誰でも簡単にファイルの管理・共有が行えるツール」が最適です。 結論、大規模な企業で情報管理を成功させるには、Excel等のファイルをはじめとしたあらゆる情報をストックできる”記事（ノート）”があり、”フォルダ”ごとに整理できる「ナレカン」が必須だと言えます。 ナレカンの「記事」はExceなどのファイルをテキストとまとめて管理できるうえ、記載内容は任意のメンバーに瞬時に共有されます。また、検索性の優れた「ファイル内検索」やAIを活用した「ファイル要約」によって、欲しい情報もすぐに見つかります。 【ナレカン】Excel / word / PDFのデータ管理・共有に最適なツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜おすすめのクラウド（オンライン）ストレージ5選 ここでは、おすすめのクラウド（オンライン）ストレージ5選を紹介します。以下を参考に、各ストレージの特徴を理解しましょう。 【Google Drive】Google製品と親和性の高いクラウドストレージ Google DriveはAndroidスマホとの相性が良いほか、Googleスプレッドシートといった関連ツールと連携しやすいサービスです。 ＜Google Driveの特徴＞ 強固なセキュリティ対策がされてる ドライブへのアクセスは暗号化されるうえに、共有されたファイルは、マルウェアやスパム、ランサムウェアなどが検出されないかチェックされます。 Googleが提供するソフトと連携しやすい Googleアカウントを持っていれば、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメント、Googleスライドといった関連したツールと簡単に連携できます。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ レイアウトを変更できる レイアウトをグリッドにするかリストにするか選べる機能があります。そのため、「文書を探すのか」「フォルダを探すのか」などの用途に合わせてレイアウトを変化させると、目的のファイルが見つかりやすいです。 編集履歴機能 Google Driveには、編集履歴を確認できる機能があります。そのため、「誰が、どのファイルをアップロードしたか」がわかるので、チームで作業するときにトラブルを防げます。 ＜Google Driveの注意点＞ データ削除設定に注意しなければならない 同期の設定によっては、PC内のフォルダにあるファイルを消すとGoogle Driveからも削除される恐れがあります。そのため、PC内の保管データと分けて整理したい場合は設定を見直しましょう。 ファイルが文字化けする ユーザーの口コミには「互換性の問題か格納した資料、特にパワーポイントの文字組みや文字化けが起きる点を改善することが出来ればと思います」といった声があります。（引用：ITreview） アクセス権の付与操作がわかりにくい 実際に利用しているユーザーからは「もっとアクセス権っていう分かりやすいメニューにして欲しいですね」といった声があります。（引用：ITreview） ＜Google Driveの料金体系＞ 以下は、他のGoogleサービスも利用できる「Google Workplace」の料金です。 個人向け（料金なし）：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月 Business Standard：1,900円/ユーザー/月 Business Plus：3,000円/ユーザー/月 Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【OneDrive】Microsoft製品と簡単に連携できるオンラインストレージ ＜OneDriveの特徴＞ ほかのMicrosoftツールと互換性が高い OneDrive上で、WordやExcelといったMicrosoftのツールと連携しやすく、ファイルを直接編集できます。 時間や場所を問わず利用できる Microsoftアカウントにすべての情報が紐づいており、スマホアプリも提供されているので時間や場所を問わずに使えます。 ＜OneDriveの機能・使用感＞ OneDriveから他アプリを開ける OneDrive上の「新規作成」をクリックすると、WordやExcelなどに直接アクセスができます。そのため、「わざわざWordでファイルを作成してから、OneDriveを開いて移動させる」という使い方をする必要がありません。 共有リンクが便利 ファイルを共有するリンクを簡単に発行でき、容量が大きなファイルを送りたいときに便利です。ただし、公開設定を間違えると、共有リンクを知っていれば誰でもアクセスできるようになるので注意しましょう。 ＜OneDriveの注意点＞ 外部ツールとの互換性は低い Microdoftのツールとのつながりが強い分、外部ツールとは連携しづらいデメリットがあります。 使い慣れるのが難しいと感じる可能性がある ユーザーの中には「利用方法を覚えることに少し時間がかかります。マニュアルなどががあると、容易に利用することができるためより良いと思いました」といった改善の声が見られます。（引用：ITreview） ＜OneDriveの料金体系＞ 以下は、一般法人向けの料金プランです。 OneDrive for Business (Plan 1)：749円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 OneDriveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Box】容量が無制限の大企業向けクラウドストレージ ＜Boxの特徴＞ 専用アプリを使えばオフライン編集ができる 「Box Sync」という専用アプリをPCにインストールしておけば、インターネットにつながっていない環境でも作業を進められます。 さまざまな業界が導入している ユーザー数が多く、全世界のあらゆる業種で利用事例があります。そのため、自社環境に近い事例を参考に運用を進められます。 ＜Boxの機能・使用感＞ 電子サイン機能 Businessプラン以上を利用することで、署名対象のドキュメントに対し電子サインの機能を数量無制限で使えます。 管理者による制御 管理者は、コンテンツが組織内でどのようにアクセス、共有されているかを監視することができます。そのため、管理者は、現場の状況の把握や指摘をより効率的に行えます。 ＜Boxの注意点＞ 1ファイルあたりのアップロード制限がある 無料プランでは、1ファイルあたり250MB以下のファイルしかアップロードできません。その他のプランでも、プランごとに1ファイルあたりの容量上限が定められています。 デバイス横断時に引き継がれない設定がある ユーザーからは「デバイスごとに細かい設定（フォルダアイコンの変更など）が引き継がれないことがあるので、そこは引き継げるようになると良い」という改善の声があります。（引用：ITreview） 日本語表記されない箇所がある ユーザーからは「日本語に切り替えているが、アイコンや表示もほとんどが英語である。これでは英語が苦手な者にとっては十分に使いこなすことはできないだろう」という意見があります。（引用：ITreview） ＜Boxの料金体系＞ Individual(~10GB)：0円 Business Starter(~100GB)：約637円/ユーザー/月（月払い） Personal Pro(~100GB)：約1,390円/月（月払い） Business(上限なし)：約2,085円/ユーザー/月 Business Plus(上限なし)：約3,474円/ユーザー/月（月払い） Enterprise(上限なし)：約4,864円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Plus：要問合せ Boxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】連携できる外部サービスが豊富なストレージサービス ＜Dropboxの特徴＞ セキュリティが豊富に備わっている 2段階認証やワンタイムパスワードなどの機能が揃っており、データを厳重に管理できます。 連携できる外部ツールが多い ZoomやSlack、Trelloなど、さまざまなツールと連携でき、ファイルをまとめやすくなっています。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ スターをつけて分類できる 特に重要なファイルには「スターをつける」設定ができます。そのため、優先度の高いファイルが埋もれて探しづらくなる事態を防げます。 ドロップ＆ペーストで操作できる ドロップ＆ペーストで直観的に操作ができます。ただし、DropboxはPCでの利用に特化しているため、スマホで使うと使いづらいと感じる場合もあります。 ＜Dropboxの注意点＞ 無料プランは利用できる容量が少ない 無料プランには2GBの容量制限があるので、ビジネスで利用する際には有料プランでの契約が必要になります。 ファイル共有時にパスワードが付与できない ユーザーの中には「ファイル共有する際にパスワードなどのセキュリティをつけれるとまた活用シーンは増えるのかなっと思います」という声がありました。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Bacic：0円 Plus：1,500円/月 Essentials：2,400円/月 Business：1,800円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問合せ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【firestorage】大容量ファイルを共有できるオンラインストレージ ＜firestorageの特徴＞ 手軽に始められる firestorageは、未登録でも気軽に利用できます。ただし、1ファイルの最大アップロードサイズ 2GBといった制限付きなので、注意が必要です。 高度なセキュリティを有している SSL通信による暗号化やプライバシーマーク取得などのセキュリティ対策が施されているため、情報漏洩を防止するのに役立ちます。 ＜firestorageの機能・使用感＞ メッセージ機能 メンバーがファイルをダウンロードする際に、メッセージを表示できる機能が備わっています。そのため、ファイルに関する必読して欲しい情報を伝えるのに便利です。 ファイル一覧機能 保存したファイルのファイル名、サムネイル、削除予定日、ファイルサイズ、状態（アイコンの説明参照）を一覧で確認することが出来ます。 ＜firestorageの注意点＞ ファイルの中身の確認に手間がかかる ユーザーの中には「保管しているファイルの中身を確認したい場合、一度ダウンロードしてからでなければファイルの中身を確認できない」という声がありました。（引用：SaaSLOG） 容量が大きいデータの保存ができない場合がある ユーザーの中には「容量が大きすぎるデータやファイルには対応出来ない為、保存出来なかったケースもあった」という声がありました。（引用：SaaSLOG） ＜firestorageの料金体系＞ 未登録会員：0円 無料会員：0円 ライト会員：1,037円/ユーザー/月 正会員：2,085円/ユーザー/月 firestorageの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞社内のExcel共有を活性化するクラウドストレージ ここでは、クラウドストレージツールの比較表を紹介します。以下を参考に、自社に合ったツールを選択しましょう。（左右にスクロール可能） ナレカン【一番おすすめ】 Google Drive OneDrive Box Dropbox firestorage 特徴 最も簡単にファイルデータの共有・管理ができるツール Google製品と容易に連携できるツール Microsoft製品と容易に連携できるツール 容量が無制限の大企業向けツール 連携できる外部サービスが豊富なツール 大容量ファイルを共有できるオンラインストレージ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【×】※ただし、Google Chatと連携すれば可 【×】※、ただし、Teamsと連携すれば可 【〇】 【〇】 【〇】 ファイル内検索 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 注意点 機能がシンプルなので、電子署名の機能はない データ削除設定に注意しなければならない 外部ツールとの互換性は低い アップロードできる容量に制限がある 無料プランは利用できる容量が少ない やや動作が重たい 料金 ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランは1人当たり月950円～ ・無料プランあり ・有料プランは1人当たり月749円～ ・無料プランあり ・有料プランは1人当たり月637円～ ・無料プランあり ・有料プランは1人当たり月1,500円～ ・無料プランあり ・有料プランは1人当たり月1,037円～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「OneDrive」の詳細はこちら 「box」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「firestorage」の詳細はこちら ビジネスでは、共有した資料をもとに、メンバーでやりとりするケースが多くあります。そのため、単純にファイルを管理・共有できるだけでなく「メッセージ機能」や「検索機能」も兼ね備えたクラウドツールが最適なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドストレージの3つのメリット クラウドストレージには、コストや業務の面でさまざまなメリットがあります。ここでは、代表的な3つのメリットをご紹介します。 （1）運用に手間がかからない クラウドストレージには、運用する上での負担がかからないというメリットがあります。 クラウドストレージを運用していく上で必要なクラウド管理や保守といった作業は、一般的にはクラウドストレージのベンダー（販売会社）が実施します。そのため、導入先の企業はシステムの管理に人員を割く必要がありません。 このように、クラウドストレージは、PCのローカルフォルダに保存する場合よりも格段に運用コストを削減できるのです。 （2）外出先でも利用できる クラウドストレージであれば、社外からでも簡単にデータへアクセスできます。 場所を問わず利用できるため、在宅勤務のような働き方にもマッチします。また、編集内容はすぐに反映・共有されるので、誰もが最新の情報にアクセスできるのです。 このように、クラウドストレージには、移動中や外出先であっても最新の資料を閲覧できるというメリットがあります。 （3）自動でバックアップをとれる クラウドストレージにはバックアップを自動で取る機能があるため、データの紛失を防げます。 ハードウェアの故障やUSBの紛失などが起こった場合、端末内に保存したデータを失いかねません。一方、クラウドストレージであればインターネット上にバックアップが残っており、外的要因に左右されづらいので、データを確実に守れます。 また、データを誤って削除してしまうなどの人的ミスが起きてもカバーできるため、運用を進めるにあたって非常に有用です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドストレージを選ぶときの3つの注意点 便利な面が多いクラウドストレージですが、データの管理においてはデメリットを感じる場合もあります。そのため、下記の点に留意しましょう。 （1）ファイル管理が面倒 クラウドストレージを使ったとしても、ファイル管理自体は煩雑になりがちです。 ファイル形式の情報は、一つひとつを開かなければ内容を確認できないためアクセス性が悪いのが難点です。また、ファイルが多くなると、どこにどの情報があるのか分からなくなり、結果として業務効率が下がる可能性もあります。 そこで、ファイル形式ではない情報共有ツールでファイルを管理すれば、関連情報をまとめて管理できるので、必要な資料が見つかりやすくなるのです。また、高度な検索機能も備えていれば、細かい情報でもすぐに見つけることができます。 したがって、「欲しいファイルがすぐに見つかる環境を整えたい」という方は、情報共有ツールを選択しましょう。 （2）容量や保存期間が制限される場合がある ツールによっては、アップロードできる容量やファイルの保存期間が限定されているものがあります。 クラウドストレージは、一般的にプランごとに保存できるストレージ容量が決まっていて、「容量のみの追加」ができないものもあります。また、保存期間が過ぎるとファイルが自動的に削除される仕様の場合、気づかないうちに重要な資料が消失しかねません。 このように「扱う資料が増えて、容量上限に達してしまった」「重要なデータが消えてしまう」という事態を防ぐためにも、ツール選定では容量や保存期間を必ず確認しましょう。 （3）カスタマイズができない ほとんどのクラウドストレージでは、利用者による高度なカスタマイズができません。 クラウドストレージの導入は、ベンダーが提供するサービスを利用することが前提となります。したがって、自社に合わせたカスタマイズはできないサービスが多く、対応可能な場合でも高額な追加費用が必要となります。 そのため、「ナレカン」のような、”専属の担当者による導入・運用のサポート”が備わっているツールを選びましょう。自社に合った運用方法を一緒に考えるので、ストレスなく運用するのに役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料から使えるおすすめクラウドストレージ5選まとめ ここまで、おすすめのクラウドストレージや選び方、メリットなどをご紹介しました。 クラウドストレージには大容量ファイルを保管できるメリットがある一方で、管理が面倒な点に注意しなければなりません。そこで、情報共有ツールを活用すれば、ファイルと関連情報をまとめて管理できるので、必要な資料が見つかりやすくなるのです。 ただし、高機能なツールの場合、従業員が使いこなせず導入後現場に定着しない恐れがあります。そのため、情報共有ツールは「使いやすいもの」を選択しましょう。 結論、選択すべきなのは、大企業でも全社員が使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール「ナレカン」一択です。ファイル共有だけでなく”社内掲示板”や”議事録”作成の用途でも使えるので、業務のあらゆる場面で活用できます。 ぜひ「ナレカン」でファイルを管理して、必要な資料がすぐに見つかる環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説