ナレッジマネジメント
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情報通信技術（IT）の急速な発展は、人々のワークスタイルや働き方に大きな変化をもたらしています。しかし、すべての人・企業がIT化に適応できているわけではないため、「デジタルデバイド（情報格差）」が顕著になっているのも事実です。 とくに、ビジネスの観点では「他企業がIT化に成功しているなか、自社ではデジタルデバイドの問題を一向に解消できない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、デジタルデバイド発生の原因と問題点を中心に解説します。 デジタルデバイドの概要や、情報格差の身近な例を把握したい デジタルデバイドが発生する原因や問題点を確認したい 必要な人に正しく情報が行き渡る仕組みを整えたい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、デジタルデバイドが起こる原因や、解消するために取り組むべき対策が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 デジタルデバイド（情報格差）とは1.1 デジタルデバイドの種類1.2 デジタルデバイドが注目される背景2 デジタルデバイド（情報格差）の身近な例2.1 （1）高齢者の孤立2.2 （2）収入格差3 社内でデジタルデバイド（情報格差）が発生する主な原因とは3.1 ITに対する理解不足3.2 IT人材の流出や不足3.3 質の低いIT教育4 社内のデジタルデバイド（情報格差）を放置する3つのリスク4.1 （1）業務効率の低下4.2 （2）競争力の低下4.3 （3）情報セキュリティリスクの上昇5 デジタルデバイドをなくすには？解消に貢献するツール5.1 社内のあらゆる情報を一元管理できるツール「ナレカン」6 IT化を実現しつつデジタルデバイド（情報格差）を解決する対策6.1 IT教育の質の向上6.2 IT環境を徐々に構築する6.3 複雑なITツールを使わない7 デジタルデバイド（情報格差）の原因と問題点まとめ デジタルデバイド（情報格差）とは デジタルデバイドとは、パソコンをはじめとするコンピューターを扱える人と扱えない人との間に生じる格差であり、一般的に「情報格差」を指します。 インターネットが、仕事から私生活にまで活用されるようになった反面、「経済的・地理的・教育的」な要因により、デジタル技術の恩恵を受けられない人がいるのが現状です。その結果として、将来的に「教育・就活の機会」で不平等が生じかねません。 また、ビジネスにおいても、インターネット上からいち早く情報を手に入れ、新たなプロジェクトに取り組む企業がある一方、デジタルデバイスを使いこなせず遅れをとる企業も少なくありません。 したがって、デジタルデバイドが原因で不利にならないためにも、早急な対策が求められているのです。 デジタルデバイドの種類 デジタルデバイドは、主に以下の種類に分けられます。 個人間・集団間 学歴・収入・年齢などの差によって生じる個人・集団間の格差です。たとえば、高齢者に比べて若者の方がデジタル機器に触れる機会が多く、ITリテラシーの差が生まれやすいなどの問題です。 データ引用：総務省｜令和6年通信利用動向調査の結果 上記は「令和5年」と「令和6年」の年齢層別のインターネット利用状況の推移をグラフにしたものです。高齢者に比べて、若者の方がインターネットを利用していることが分かります。 地域間 国内の都市部と地方との間で生じる格差です。過疎地域では、都市部と比較して通信インフラが整っていないために、情報格差が生まれてしまうのです。 データ引用：総務省｜令和6年通信利用動向調査の結果 実際に、インターネット利用者の地域別の割合は、南関東の割合が高く、東北地域や四国との格差が見てとれます。 国際間 主に先進国と発展途上国との間で生じる格差です。国家予算の違いや教育の違いにより、国家間でインターネットの利用状況に大きな差が生まれています。 上記のように、デジタルデバイドはさまざまな環境で生じる可能性があります。 デジタルデバイドが注目される背景 従来、デジタルデバイドは”社会問題”として認識されることが多くありました。しかし、昨今では、以下の理由から”企業”においても解決すべき課題として注目されています。 少子高齢化・DX化の推進 1つ目は、少子高齢化による人手不足が影響しています。 昨今では、デジタル技術の活用によって、業務効率や生産性を向上させ、少子高齢化による人手不足を解消しようとする取り組みがされています。しかし、ITリテラシーの低い状態ではDX化への対応が遅れてしまい、同業他社との競争に勝てなくなってしまいます。 そのため、デジタルデバイド（情報格差）を取り除くことで、DX化導入を成功させ、競争力を高める必要があるのです。 社会的責任 2つ目に、「デジタルインクルージョン」の取り組みが世界的に注目されていることが挙げられます。 デジタルインクルージョンとは「収入や人種、身体のハンデによって不利な立場にいる人々が、デジタル技術やサービスを利用できる環境にする活動」のことです。とくに、近年はAI技術の発展によって、経済生産性、教育、医療など各分野において、デジタル面での格差が広がることが懸念されています。 そのため、あらゆる側面で不利益を拡大させないためにも、企業が主体的にデジタルデバイドを解消していくことが求められているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ デジタルデバイド（情報格差）の身近な例 ここでは、デジタルデバイドの具体例をご紹介します。デジタルデバイドは身近に起こり得る事例なので、以下の内容をしっかり読み進めましょう。 （1）高齢者の孤立 1つ目は、高齢者の孤立化です。 高齢者世代は”情報通信技術”に対する苦手意識が強いだけでなく、心身の衰えから年を重ねるに連れて、デジタルを利用する機会が減っていきます。その結果、遠くに住む家族や友人とのコミュニケーション手段が断たれてしまい、孤立してしまうのです。 体への負担を考えると、自宅から多くの人とコミュニケーションを取れるデジタルデバイスは高齢者に最適であると言えます。そのため、高齢者へのデジタル普及は急務なのです。 （2）収入格差 2つ目は、収入格差です。 インターネットの普及に加え、近年では「AI」を活用したビジネスが次々に展開されるなど、”情報”の価値が高まっています。そのため、ITの知識や技術に長けた人とITに疎い方とでは、就職の機会、延いては収入格差が生じています。 以上のように、デジタルデバイドは、高齢者だけでなく若い世代にまで影響を及ぼす恐れがあります。そのため、解決する必要性が高い重要な社会問題なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内でデジタルデバイド（情報格差）が発生する主な原因とは ここでは、社内でデジタルデバイドが発生する主な原因を解説します。デジタルデバイドを埋めるには、以下の原因を把握し、あらかじめ対策しておく必要があるのです。 ITに対する理解不足 社員のITに対する理解不足はデジタルデバイドを助長する原因のひとつです。 IT企業では、ITリテラシーの高い社員がほかの社員を教育する環境があります。しかし、非IT企業の場合、社内にITの知識・関心を持つ人がいなかったり、IT教育の基盤が構築されていなかったりするケースが一般的です。 このような状況下でITツールを導入しても、社員の利用までのハードルが高く、最終的には使われなくなり浸透しません。そのため、非IT企業ではデジタルデバイスを使うシーンが少なく、IT人材の育成が進まずデジタルデバイドが発生しやすいのです。 IT人材の流出や不足 IT人材の流出や不足もデジタルデバイドに拍車をかけます。 非IT企業のインフラを整備し、IT人材の育成を図るには「ITリテラシーを持つ人を社内に確保する」必要があります。しかし、非IT企業内のIT分野では慢性的に人材が不足しているため、採用段階で人員確保が難しくなりつつあるのです。 また、ITリテラシーのある人材が退職してしまった場合、社内にITナレッジが共有される前に人材が流出し、放置されるケースもあります。仮に引き継ぎがうまくできたとしても、後任者の知見が乏しければ既存の社内システムも運用不可能になってしまいます。 質の低いIT教育 質の低いIT教育もデジタルデバイドが発生する原因のひとつです。 デジタル化は進んでいるにも関わらず、IT教育が追いついていなければ、情報格差は大きくなってしまいます。たとえば、日本では2020年からプログラミングの授業が義務化されていますが、公立学校と私立学校との間でIT教育の質に差があるのが課題です。 そのため、企業は「各社員ごとにIT教育に格差がある可能性」を踏まえて、社内教育を実践することが求められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内のデジタルデバイド（情報格差）を放置する3つのリスク 以下では、デジタルデバイドを放置すると発生する3つのリスクを解説していきます。とくに、非IT企業は以下の問題を抱えやすいため、自社に当てはまっている場合は早急に改善するべきです。 （1）業務効率の低下 デジタルデバイドが発生すると、社内の業務効率を大きく低下させます。 たとえば、IT企業が一般的にインターネット上で情報共有・顧客管理を進めているのに対し、非IT企業は口頭や紙といったアナログな手段に頼らなければならず、時間や手間を必要以上にかけなければなりません。 また、デジタルデバイドが発生する環境下では「言った言わない」問題で共有漏れや認識齟齬が起こりやすく、資料の紛失なども懸念されます。結果として、社内の情報を管理できず、的確な情報共有もできないため、業務効率を大きく低下させてしまうのです。 （2）競争力の低下 デジタルデバイドは他社との競争力を大きく低下させます。 ITリテラシーが備わっている人材や企業は社内外からより多くの情報を手に入れ、ITツールを駆使して業務を進めます。そのため、自社の課題やニーズを理解しやすくなり、業務効率が向上するのです。 一方、ITツールを使いこなせなければ、情報収集の手段も限られるうえ、入手した情報の管理にも手間がかかります。結果として、必要な情報を素早く共有できなかったり、情報を属人的に持つことで社員ごとの知識格差も発生したりするのです。 以上のように、ITリテラシーの低いチームは遅れをとってしまい、競争力の低下を招く原因となります。 （3）情報セキュリティリスクの上昇 企業がとくに注意すべきなのが、情報のセキュリティリスクです。 インターネットが普及した現代では、必要な情報を簡単に入手できるようになりました。しかし、社員間でITリテラシーの差がある場合、「情報の取り扱い」に対する認識にズレが生じ、入手した情報が漏えいするリスクが高いと言えます。 また、情報漏えいに関連して、ハッキングやウイルス感染の予防にも努めなければなりません。とはいえ、デジタルデバイドが発生している企業では、セキュリティの認識に関する教育から取り組む必要があるため、対策の即効性は期待できないのです。 そのため、企業は「社員の教育」と並行して「情報を安全に管理できる仕組み」を構築すべきです。たとえば、国際情報セキュリティ規格を取得し、管理者がメンバーのアクセス権を付与できる「ナレカン」のようなアプリであれば、機密情報を安全に守れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ デジタルデバイドをなくすには？解消に貢献するツール 以下では、企業のデジタルデバイドの解消に貢献するツールをご紹介します。 社内のデジタルデバイドを解消するには「社内の情報を一元管理し、誰でも簡単にアクセスできる仕組み」が不可欠です。ただし、情報は安全な環境で管理しておかなければ、情報漏えいを招きかねないので注意しなければなりません。 また、昨今の情報化社会に適応していくには、いかに素早く必要な情報を探し出せるかもポイントとなります。したがって、「ナレッジが共有されている」「検索性に優れている」という2つの特徴を備えたツールで、情報を適切に管理しましょう。 結論、自社のデジタルデバイドの解消には、あらゆる情報を安全な環境で一元化でき、欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が必須なのです。 ナレカンの「記事」に残した情報は即共有されるほか、上司に質問するように探せる「自然言語検索」で、”情報が見つからないこと”による情報格差をなくせます。また、”特定の人・部署”に回答をリクエストできる「質問」機能も備わっているので、新人の疑問点解消にもつながります。 社内のあらゆる情報を一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ IT化を実現しつつデジタルデバイド（情報格差）を解決する対策 ここでは、IT化を実現しつつデジタルデバイドを解決するための対策を解説します。とくに、非IT企業は以下の対策を社内で実施すると、デジタルデバイドを解消できるようになります。 IT教育の質の向上 デジタルデバイドから脱却するには、IT教育の質を向上させましょう。 社内でデジタル化を進めるには、エンジニアや上層部だけでなく、一般社員がITへの理解を十分に深める必要があります。そのため、ITリテラシーのある担当者が的確にほかの社員を教育していくことが大切です。 そこで、社内のIT化を進めるには「現場のIT知識レベルを把握」「教育計画を立てて実行」「現場の反応を見ながら、適切に指導を変える」といった、PDCAサイクルを回して教育の質を改善していきましょう。 IT環境を徐々に構築する デジタルデバイド解消のためのIT環境は、長期的な計画で徐々に構築していきましょう。 デジタルデバイドは社員のITへの関心・理解の乏しさが原因であり、社内にITを扱う環境が構築されていないことが要因となっている可能性があります。そこで、社員が感じるITへのハードルを下げるためにも、まずは身近な業務のIT化を推進すべきです。 たとえば、業務で必ず発生する「情報共有」から対策すると、特定の社員にITの知識が偏ることなく、デジタルデバイドを防止可能です。すでに「メール」を用いた情報共有が浸透していれば、気軽にメッセージを送りあえるITツールを導入すると、教育コストを抑えながら情報格差を縮小できます。 複雑なITツールを使わない 自社にツールを導入する際、複雑なツールの選定は避けましょう。 複雑なツールは、非IT企業やITリテラシーの低い方では操作が難しいため、導入しても使われない可能性があります。そして、適切に運用されなければ、「ツールは放置され社員のITに対する抵抗感だけが残ってしまった」という状況に陥りかねません。 以上のような、「社内で使われない問題」を防ぐには、手厚いサポートを受けられるツールがおすすめです。たとえば、専属担当者が”運用設計の構築”や”使い方の説明”をしてくれる「ナレカン」のようなツールが、ITリテラシーにばらつきのある企業に最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ デジタルデバイド（情報格差）の原因と問題点まとめ ここまで、デジタルデバイド発生の原因と問題点を中心に解説してきました。 企業のIT化の過程で発生するデジタルデバイドは、IT人材の不足・流出などによって引き起こされます。そして、社員間で発生するデジタルデバイドを放置していると業務効率や競争力が低下し、情報漏えいのリスクも上がってしまうのです。 そのため、企業は「ITに関する知識の教育」はもちろん、「安全かつすぐに情報へアクセスできる仕組み」をつくり、デジタルデバイドの問題を解消する必要があるのです。また、ITに関する教育マニュアルを”ナレッジ”として蓄積し活用すれば、教育コストの解消も期待できます。 結論、社内のデジタルデバイドの解消には、あらゆる情報を一元管理でき、欲しい情報を即見つけられるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内のIT化の第一歩をスムーズに実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 部署間の連携を強化するには？社内における情報共有の課題と解決策とは

企業が事業を成功させていくには、組織が一体となって、業務を遂行することが重要です。なかでも、他部署と連携できている企業では、相乗効果を生み出しています。 しかし、部署が異なる社員と顔を合わせる機会は少なく、対面での情報共有は難しいのが現状です。そのため、部署間の情報共有を促進したいが「どうすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、部署間連携のメリットと円滑に情報共有する方法を中心に解説します。 他部署との情報共有がうまくできておらず、課題を感じている 部署間の連携を強化し、業務の足並みを揃えたい すぐに実践できて、かつ全部署に浸透する方法を教えてほしい という担当者の方はこの記事を参考にすれば、部署間で情報共有するメリットや注意点が分かるので、円滑な部署間連携の実現につながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 部署間の連携を強化する目的2 社内情報共有の課題・うざいと感じる原因とは3 部署間で情報共有するメリットとは3.1 コミュニケーションが活性化する3.2 他部署の情報を活用できる3.3 業務がスムーズに進む3.4 ジョブローテーションを成功させる4 情報共有ツールを導入するときの3つの注意点とは4.1 （1）社内の環境を整える4.2 （2）相手との関係性を留意する4.3 （3）使いやすいツールを導入する5 部署間の連携におすすめの情報共有ツール5.1 社内の情報共有を仕組み化するツール「ナレカン」5.2 ナレカンを使った部署間の情報共有6 部署間の情報共有をするメリットと注意点まとめ 部署間の連携を強化する目的 部署間の連携を強化する目的は、組織内の異なる部署が協力し合い、共通の目標を達成するために効果的な情報やリソースを共有するためです。 そして、部署間連携の強化は、最終的には組織の生産性の向上につながります。部署を超えて情報共有することによって、組織の意思決定を迅速化したり、新しいアイデアやイノベーションを生み出しやすくなったりする効果が期待できるからです。 このように、円滑な部門間コミュニケーションは、組織全体の力を結集し、より良い職場環境を構築するために不可欠なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内情報共有の課題・うざいと感じる原因とは ここでは、部署間の情報共有が難しいとされる原因を4つご紹介します。 対面での情報共有が難しい 部署ごとにフロアやデスクが離れていたり、リモートワークが導入されていたりすると、対面でのやりとりが難しいです。また、対面で情報共有できたとしても、それを部署メンバーに再度伝え直さなければならず手間がかかります。 情報が属人化している 社員が多い企業の場合、進捗会議は部長クラスのみで実施されることが多いです。そのため、情報共有の仕組みが整っていない環境では、会議に参加していないメンバーへの情報共有が難しくなります。 情報共有に手間がかかる 情報共有の手段がメールの場合、詳細に知りたいことがあっても形式ばったやりとりが面倒です。一方で、チャットツールではメッセージが次々と流れてしまうので使いこなすのに苦労します。 情報共有しやすい環境が整っていない そもそも、社内全体で情報共有しやすい環境が構築されていなければ、部署間連携は取れません。たとえば、部署間で異なるツールを使っていたり、発言することに心理的ハードルがある企業風土であったりすれば、円滑な情報共有は難しいです。 以上のような状況になるのは、「情報共有ツール」を使っていないことが原因です。そこで、社内情報を一元管理し、残した情報は任意のメンバーへ即共有される「ナレカン」のような情報共有ツールを使えば、他部署の情報を確認するのに手間がかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 部署間で情報共有するメリットとは ここでは、部署間で情報共有するメリットをご紹介します。以下のメリットは、業務の生産性改善につながるので必見です。 コミュニケーションが活性化する 部署間で情報共有するメリットとして、コミュニケーションが活性化する点があります。 社内で横断的に情報共有をすれば、他部署の社員とも日常的なコミュニケーションをとる機会が増えていきます。そして、社員同士の親睦が深まれば、トラブルが発生したときに頼み事をしやすくなり、結果として業務の生産性向上にもつながるのです。 また、社員同士の仲が深まれば働くモチベーションにもつながります。さらに、数年後に部署異動となっても新しい環境に早くなじめるといった副次的メリットがあるのです。 このように、部署間の情報共有が活性化されれば、個々人の交流の機会が増えるので、業務をより円滑に進められます。 他部署の情報を活用できる 部署間で情報共有するメリットとして、他部署の情報を活用できる点があります。 たとえば、営業部門は顧客情報を、マーケティング部は競合他社のデータを持っています。そこで、他部署の社員がこれらの情報にアクセスできれば、情報を活かした新規事業の提案や製品開発などに展開することも可能になるのです。 また、情報の活用は、再度情報を収集するなどの手間を省けます。また、データを分析した部署独自の見解まで共有すれば、さまざまな角度の意見を新規事業や製品に反映できるので、さらなる良いサービスや商品の開発につながります。 以上のように、部署間共有には、他部署の情報を自部署の業務に活用して、会社全体の可能性を広げられるメリットがあるのです。 業務がスムーズに進む 部署間で情報共有するメリットとして、業務がスムーズに進む点があります。 たとえば、営業部が契約を締結した場合、それに伴って発生する支払いを、財務部が対応するケースなどが挙げられます。このとき、メールやチャットで資料を送ったり、不備があった場合には確認したりする手間がかかるので、業務が滞りやすいのです。 そこで、あらかじめ資料を格納する場所や、メールやチャットよりも素早く情報を共有できる環境があれば、他部署が絡む業務もスムーズに進められます。 ジョブローテーションを成功させる さらに、ジョブローテーションの成功にもつながります。 ジョブローテーションとは「社員の能力開発」と「柔軟で多様な経験を持つ社員の育成」を目的に実施されている戦略的人事異動のことです。一般的に、1つの部署で2～3年ほど経験を積み、他部署に移動する流れになります。 しかし、部署異動するときに、業務に関する知識が全くない状態では「異動する社員の不安」や「指導する社員の負担」が生じかねません。一方、部署間の情報が共有がされていれば、業務の大枠を掴んだうえで異動でき、上記の課題の解消が見込めるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報共有ツールを導入するときの3つの注意点とは ここでは、情報共有ツールを導入する3つの注意点をご紹介します。情報共有ツールを導入しても以下の注意点が押さえられていなければ、部署間の連携は円滑に進みません。 （1）社内の環境を整える 部署間の連携の強化を図るには、社内環境を整えることが大切です。 具体的には、誰でも簡単に情報共有できるための「ツールの導入」のほかに、積極的に情報を発信していこうとする「社員一人ひとりの心構え」が挙げられます。仮に、一方の条件しか満たされていなければ、やりたいことと実現できることに乖離が生じかねません。 また、前提として、社内で同じツールを使いましょう。共有するための手段をひとつに絞ると「どこでやりとりしたのか忘れてしまった」ということがなくなり、仕事をしやすくなるのです。 （2）相手との関係性を留意する 情報共有ツールを使うときは、相手との関係性に留意しなければなりません。 情報共有ツールは手軽にやりとりができることがメリットですが、目上の方に対して礼節を欠いて良いわけではありません。とくに、「指摘されたことに対してスタンプで反応する」「誤字脱字が多いままメッセージを送ってしまう」ということは起こりがちです。 反対に、メールのように堅すぎる表現では、メッセージが読みづらくなってしまいます。そのため、シンプルかつ丁寧なやりとりを心がけましょう。 （3）使いやすいツールを導入する 部署間で情報共有するポイントとして、使いやすいツールを導入する点があります。 担当者の独断で選ぶのではなく、誰でも簡単に使えるツールであるかを見極めましょう。また、多機能なツールでは使いこなすのに時間がかかってしまうため、注意が必要です。 そこで、今日では、情報共有に必須の機能を過不足なく備えている「ナレカン」のようなシンプルな情報共有ツールを導入して、部署の連携をとる企業が増えているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 部署間の連携におすすめの情報共有ツール 以下では、部署間の情報共有におすすめのツールをご紹介します。 他部署の社員とはデスクが離れているケースが多いため、直接伝えなくても良い「情報共有ツール」を導入しましょう。情報共有ツールであれば、時間や場所を問わずやりとりができ、最小限の工数で情報を共有できるようになります。 なかには、部署間の情報共有に「チャットツール」や「ファイルストレージ」を使用している企業も少なくありません。しかし、チャットでは情報が流れたり、ファイルストレージではデータの管理が煩雑化したりと、情報にアクセスするのに手間取ってしまいます。 したがって、部署間の情報共有におすすめのツールは、情報を流れることなく蓄積でき、気軽に情報を確認できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、社内wikiのように情報を残せる「記事」と、部署ごとに整理できる「フォルダ」のシンプルな情報構造のツールです。また、”特定の人・部署”に回答をリクエストできる「質問」機能も備わっているので、部署の垣根を超えて業務の疑問点を解消できます。 社内の情報共有を仕組み化するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使った部署間の情報共有 以下は、ナレカンの「質問機能」を使った部署間での情報共有の例になります。 ナレカンでは、「質問機能」によって、業務の疑問点を解消できます。以下の画像のように、質問したい内容やその詳細だけでなく、回答をリクエストする部署やメンバーを指名可能です。 以下のように、質問を公開すると、回答を受け付けることができます。回答によって、疑問点を解消できた場合には［解決済みにする］を押しましょう。 ［解決済みにする］を押すと、以下のように、回答してくれたメンバーへお礼コメントを送れます。そのため、部署の異なる社員とのコミュニケーションが活性化し、社員同士の親睦が深まります。 このように、ナレカンは、部署間での情報共有を円滑にできるため、企業の組織力を向上させられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 部署間の情報共有をするメリットと注意点まとめ ここまで、「部署間で情報共有するメリット」と「情報共有ツールの注意点」を中心にご紹介しました。 部署間での情報共有が活性化すれば、「コミュニケーションが活性化する」「円滑に業務を進められる」などのメリットがあります。しかし、部署間での情報共有を活性化するためには、大前提として社内の情報共有を円滑にできる仕組みがなければなりません。 そこで、部署ごとにフロアやデスクが離れていたり、部署や社員が多かったりしても、働く場所を問わずに複数で情報共有できるツールが必要なのです。また、「検索性に優れているツール」であれば、膨大な情報の中から必要な情報をすぐに探し出せます。 結論、部署間の情報共有を活性化するには、社内のあらゆる情報を流れることなく蓄積でき、過去の情報を瞬時に振り返られるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ストレスなく他部署に情報共有できる仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】タイプ別！ビジネスの情報共有に役立つアプリ9選 デジタルデバイドの問題点と解決策とは？情報格差の身近な例を紹介！ 【簡単】情報資産とは？具体的な分類例や情報漏えいを防ぐ管理方法を解説 情報収集能力が上手い人の特徴とは？高める方法や失敗例も紹介 企業のデータ保管の課題とは？管理方法やおすすめツールを紹介

業務をスムーズに進めるためには、社員間で情報を正確に共有して、連携を取ることが不可欠です。しかし、情報共有においては、「連絡ミス」や「伝達ミス」がたびたび発生します。 そのため、「情報共有におけるミスが頻発しており、業務に支障が出ている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、情報共有でミスが生じる原因や対策を中心に紹介します。 情報共有・伝達のミスが起こる原因を把握したい 情報共有のミスを防ぐ対策を知りたい 伝達ミスを減らせるおすすめのツールがあれば導入したい という担当者の方はこの記事を参考にすれば、情報共有で連絡ミスが起こる原因と対策方法が分かり、スムーズに業務を進められるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 情報共有における連絡・伝達ミスとは2 伝達ミスはなぜ起こる？原因3選2.1 （1）口頭で伝えている2.2 （2）連絡漏れがある2.3 （3）あとから確認しづらい3 【これで解決】情報共有のミスを防ぐ対策とは3.1 （1）口頭の伝達内容は復唱する3.2 （2）情報共有ツールを導入する4 情報伝達ミスを防ぐおすすめの情報共有ツール4.1 誰でも簡単に情報を共有できる「ナレカン」5 情報共有のミスが起こる原因と対策まとめ 情報共有における連絡・伝達ミスとは 情報共有におけるミスとは、連絡や伝達を伝える側と受け取る側との間で認識にズレが生じることで、「ミスコミュニケーション」とも呼ばれます。 情報共有のミスがあると、作業が滞ったり抜け漏れたりして、社内外の関係者に損失を与えます。たとえば、「Aさんに顧客対応を頼んだはずが伝わっていなかった」といったミスは、顧客からの信頼を失うトラブルにつながるのです。 したがって、情報共有ミスが頻発している場合は、原因を明らかにして徹底した対策を取らなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 伝達ミスはなぜ起こる？原因3選 ここでは、情報共有で伝達ミスが起こる原因を詳しく解説します。伝達ミスが起こる原因から、「どのように対応すれば良いのか」が分かるので必見です。 （1）口頭で伝えている 連絡ミスが多発する原因のひとつに、口頭による情報共有が挙げられます。 口頭での連絡は記録が残らないので、伝え損ねや聞き漏れがあっても気がつけず「言った・言わない」で揉めやすくなります。また、メモをしないと伝えた内容が頭から抜けてしまい、依頼した仕事が遂行されないケースもあります。 このように、口頭での情報共有は手間がかからないものの、伝達ミスの主要な原因なので注意が必要です。 （2）連絡漏れがある 連絡ミスが起こる2つ目の原因として、社員への連絡漏れがあります。 連絡事項に抜け漏れがあったり、連絡すべき社員に伝えるのを忘れたりして、作業が滞るケースは少なくありません。とくに、メールでは「部署全体にメールを送ったはずが、一部の社員がCcから外れていた」というトラブルが起こりがちです。 そのため、今日では、情報共有の手段として「ナレカン」のようなITツールを活用する企業が増えています。部署や業務ごとに一斉に情報伝達できるので、連絡漏れを未然に防げるのです。 （3）あとから確認しづらい 最後に、あとから情報を確認しづらいことも連絡ミスが起こる原因だと言えます。 たとえば、メールでの共有は他のメールに埋もれて見落としが起こる恐れがあり、連絡ミスにつながります。また、ファイルで管理している場合、都度中身を開いて確認しなければならず、目的の情報をすぐに見つけることができません。 したがって、社内の情報共有には、あとから簡単に過去の情報や連絡事項を確認できるツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】情報共有のミスを防ぐ対策とは ここでは、情報共有のミスを防ぐ2つの対策を紹介します。連絡・伝達ミスが頻発している企業は、以下の対策を取りましょう。 （1）口頭の伝達内容は復唱する 口頭で情報共有する場合は、伝達内容を復唱しましょう。 伝達内容を復唱すれば、連絡を伝える側と受け取る側で認識を一致させられます。また、伝える側も連絡事項を整理できるので、抜け漏れも少なくなるのです。 ただし、そもそも口頭での情報共有は記録に残らないため、「言った・言わない」で揉める可能性が高いです。それゆえ、今日では口頭ではなく、テキストで情報共有する企業が増えています。 （2）情報共有ツールを導入する 伝達ミスを防止するためには「情報共有ツール」の導入が必須です。 ツールであれば、テキストで連絡した内容が残るため、伝達事項が抜け漏れたり認識にズレが生じる心配がありません。また、部署や業務ごとにグループを作成してやりとりできるので、情報が錯綜する事態も未然に防げます。 とくに、連絡事項を蓄積し、検索性に優れた「ナレカン」のようなツールを導入すれば、口頭による連絡ミスを回避できるうえ、情報の管理や確認も簡単です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報伝達ミスを防ぐおすすめの情報共有ツール 以下では、情報伝達ミスを防ぐおすすめのツールを紹介します。 情報共有でミスが起きる大きな要因として、「口頭で伝達をしていること」が挙げられます。口頭で情報共有すると、伝達内容が残らないため、作業が予定通り実行されない恐れがあるほか、連絡をする側と受け取る側で認識のズレも起きてしまうのです。 したがって、社内の情報共有のミスを防ぐために、「テキストで情報共有できるITツール」を導入しましょう。ただし、チャットツールは他のメッセージに埋もれて情報が流れてしまい、過去の情報を探すのに手間がかかってしまいます。 結論、自社が導入すべきなのは、社内の情報をテキストベースで共有・管理しつつ、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはテキストや画像、ファイルなどあらゆる情報を残すことができるため、共有した情報を社内のナレッジとして蓄積できます。また、「キーワード検索」や「自然言語検索」などの超高精度検索機能が備わっており、過去の情報をすぐに見つけることもできるのです。 誰でも簡単に情報を共有できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報共有のミスが起こる原因と対策まとめ ここまで、情報共有でミスが起こる原因と対策方法を紹介しました。 業務において情報共有ミスが起こると、作業に抜け漏れが生じて業務が滞るだけでなく、取引先や顧客からの信頼を失う重大なトラブルにつながります。したがって、社内の情報共有は口頭ではなく、ツールを使ってミスを防ぎましょう。 ただし、チャットツールでは、大切なメッセージが次々と流れてしまうため、重要な情報を見落としやすいです。そのため、連絡事項を一元管理でき、あとから簡単に確認できるツールを選びましょう。 結論、自社が導入すべき情報共有ツールは、あらゆる社内連絡を一元管理し、目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、情報共有のミスが起こらない環境をつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ヒヤリハット情報の共有方法とは？書き方や活用するポイントも解説！

大事には至らなくとも、大きなトラブルに発展しかねなかった状況を「ヒヤリハット」と呼びます。1件の重大な事故の背後には300件の異常（ヒヤリハット）が存在するとも言われており、事故防止に向けてヒヤリハットの共有体制を築く企業が増えているのです。 一方、ヒヤリハットを全社で共有したくても「情報を蓄積していく場所がない」「どうすれば社員に読んでもらえるか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ヒヤリハットを情報共有する方法や活用ポイントを紹介します。 ヒヤリハットの情報を共有する目的・方法を知りたい ヒヤリハットの具体例・事例を参考に対策したい ヒヤリハットの情報共有がスムーズになるツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすれば、ヒヤリハットの適切な管理体制を整えて、社内の事故防止に貢献できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ヒヤリハットとは1.1 ヒヤリハットの概要1.2 ハインリッヒの法則とは1.3 ヒヤリハットの具体例・事例2 【意味ない？】ヒヤリハット情報を共有する目的とは3 活用される！ヒヤリハット報告書の書き方3.1 （1）事実の記録3.2 （2）対応の記載3.3 （3）再発防止策の立案4 ヒヤリハット情報の共有方法5 自社でヒヤリハットを活用する3つのポイント5.1 （1）ヒヤリハットの管理システムを導入する5.2 （2）報告書テンプレートを作成する5.3 （3）すぐに確認できるようにする6 【必見】ヒヤリハットの情報共有に最適なツール6.1 最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」7 ヒヤリハット報告書の例文7.1 汎用的なヒヤリハット報告書の例7.2 業種別のヒヤリハット報告書の例8 ヒヤリハットを社内で情報共有するポイントまとめ ヒヤリハットとは ここでは、ヒヤリハットの概要を解説します。以下を参考に「なぜ社内でヒヤリハットを共有するのか」の意義について理解を深めましょう。 ヒヤリハットの概要 ヒヤリハットとは、危険性が極めて高い事態が発生したものの、幸い重大な事故には至らなかった出来事を指します。「ヒヤリとする」「ハッとする」という言葉が語源であり、一歩間違えれば大きな事故となりかねなかった行動の総称となっているのです。 類義語に”インシデント”という言葉があります。ヒヤリハットは「人が危険を感じたが事故には至らなかった出来事」を指すのに対し、インシデントは「事故やトラブルが起こりかけた、または起こった出来事」のことで、危険に気づいていない場合も含まれます。 つまり、ヒヤリハットは事故・災害に繋がる原因を特定し、再発防止にむけて策を考える重要な機会といえます。したがって、ヒヤリハットが起こったら社内に共有して、事故発生のリスクを減らす必要があるのです。 ハインリッヒの法則とは 重大な事故が1件発生すると、その背景には小さな事故が29件も存在し、それらの裏にも300件の異常（ヒヤリハット）が存在する状態を「ハインリッヒの法則」または「1:29:300の法則」と言います。 すなわち、大きな事故の裏には数多くのヒヤリハットが潜んでいるのです。したがって、重大事故の発生を未然に防ぐには、ひとつひとつのヒヤリハットに対策を講じて、ヒヤリハットの発生自体を抑止していく必要があります。 ヒヤリハットに対策を講じるためにまずは「ヒヤッとした」「ハッとした」出来事を社内で共有するべきです。そこで、直感的な操作で簡単に情報を残せる「ナレカン」のようなツールを使うと、ヒヤリハットの情報の共有がスムーズになります。 ヒヤリハットの具体例・事例 ヒヤリハットの事例には、たとえば以下のような内容が挙げられます。 製造業でのヒヤリハット 製造業では「フォークリフトが工場内を通過するとき、シャッターの外脇からシャッター前を横切ろうとした作業者と衝突しそうになった」といったヒヤリハットが起こり得ます。とくに、工場では大きな機械が多いため重大な事故の原因になる恐れがあります。 建設業でのヒヤリハット 建設業などの現場作業では「高所の作業中に足元の番線につまずき、足場から転落しそうになった」といったヒヤリハットが起こり得ます。転落事故は、本人の怪我だけでなく、上司が管理不行き届きとして懲戒処分になる事態に発展しかねません。 介護業でのヒヤリハット 介護業では「食事中に飲ませるべき薬を、隣の利用者の食事に混ぜそうになった」といったヒヤリハットが挙げられます。介護業などは、少しの油断が取り返しのつかない事故を招くことがあるので要注意です。 オフィスでのヒヤリハット オフィスでは「水ふき用のモップで床拭きをしていたとき、床に置かれていた電源タップに水がかかりショートし停電する」といったヒヤリハットが起こり得ます。感電事故は、停電すれば各PCに保存されている重要なデータが消える恐れがあるのです。 情報セキュリティにおけるヒヤリハット 社外の人とメールやツールを使用してやりとりをするときに、「誤って他の顧客・社外秘の情報を送ってしまいそうになった」といったヒヤリハットが起こり得ます。情報漏えいは企業全体の信頼を失う危険性があるので、事前に防ぐことが重要です。 以上のように、ヒヤリハットは業界・業種問わず起こり得ます。ヒヤリハットが発生してしまった場合には、再発防止に向けて必ず社内共有しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【意味ない？】ヒヤリハット情報を共有する目的とは ヒヤリハット情報を共有する目的には、以下のようなものがあります。 重大な事故の発生を防ぐため ヒヤリハットの内容を共有すると、組織全体で潜在的なリスクを把握し、早期に対策を講じることが可能になります。結果として、重大な事故やトラブルの発生を未然に防止できるのです。 同じミスを繰り返さないため 一人の経験を共有知に変えることで、他の社員が同様のミスを避けられます。とくに、新人や異動者の教育時に有効です。 安全意識を高めるため 日常的にヒヤリハットを報告・共有することで、職場全体の安全意識が向上し、安全文化の定着にも寄与します。 ヒヤリハット共有の目的は、「発生した事実を記録すること」ではなく「再発を防ぐために活かすこと」にあります。記録後は、原因の分析や対策の検討を意識的に実施することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 活用される！ヒヤリハット報告書の書き方 以下では、ヒヤリハット報告書を作成するときの手順を紹介します。ヒヤリハット報告書は、事故防止のための重要なドキュメントなので、正確かつ詳細に記述しましょう。 （1）事実の記録 はじめに、ヒヤリハット報告書を書くときには発生時の状況を具体的に記載します。 複数人が同時に作業している場面では、状況が混乱しがちなので、まず状況の整理から始めるべきです。そこで、記載時のポイントとしては、5W1Hを意識して状況を分析・記載することが挙げられます。 具体的には「当事者の情報（Who）」「発生日時（When）」「発生場所（Where）」「内容（What）」「経緯（How）」「要因（Why）」を明らかにしましょう。5W1Hを活用すると、そのときの情報を過不足なく記録することができます。 （2）対応の記載 次に、ヒヤリハットに対してどのように対応したのか記載します。 記載時のポイントとしては、客観性を重視することです。報告書は必要な情報を正確に伝える役割を持つため、「〜であると思う」など主観的な表現は避けましょう。 また、誰でもわかる言葉を活用しましょう。専門用語を使ってしまうと、他部署の社員に内容が正しく伝わらず、同じようなケースを繰り返す恐れがあります。 （3）再発防止策の立案 最後に、今後同様の事象が発生しないようにするための具体的な対策を記載します。 再発防止策を検討するときは「抜本的な改善が必要なのか」「業務フローを一部改善すればいいのか」の見極めが重要です。また、実行が難しいあるいは長く続かない対策では効果が見込めないため、再現性のある対策を立てましょう。 また、発生したヒヤリハットからどのような事故が起こる可能性があるのかも記載するべきです。実際に起こり得る事故を認識すれば、より危機感を持って業務に取り組めるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ヒヤリハット情報の共有方法 ヒヤリハット情報を共有する場合、おもに3種類の方法があります。 紙 紙での報告書作成は一般的な方法であり、専用のファイルやバインダーに保管しておけば、いつでも見返せる利点があります。しかし、情報の検索や共有には時間がかかるため、管理が煩雑になる可能性もあります。 Word・Excelファイル デジタルファイルを用いた報告は、情報の整理・保存が容易であり、複数人での共有がスムーズです。ただし、ファイルのバージョン管理やアクセス制限に注意が必要なほか、ファイル共有や開封に手間がかかります。 ITツール ITツールの活用により、ヒヤリハット情報の一元管理が可能になります。リアルタイムでの更新ができ、アクセス権限の設定も容易なため、チームでの利用や社外との共有にも適しています。 以上のような各方法の特性を理解し、自社に適した方法を選ぶことが重要です。安全な環境で情報を保護するためには、アクセス権を柔軟に設定可能な「ナレカン」のようなITツールの活用がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 自社でヒヤリハットを活用する3つのポイント ここでは、自社でヒヤリハットを活用するときのポイントを紹介します。以下を参考に、社内でヒヤリハットを上手く活用して、事故防止に努めましょう。 （1）ヒヤリハットの管理システムを導入する ヒヤリハットの事例を「ナレッジ」として、社内に蓄積するために管理システムを導入しましょう。 管理システム導入により、ヒヤリハットの情報を一元的に管理できます。なかでも、「情報をナレッジとして蓄積・共有できるナレッジ管理ツール」を利用すると、ヒヤリハット報告書の作成だけでなく、その後の共有・管理までを効率よく進められるのです。 ただし、操作が複雑なツールでは、社員が使いこなせずヒヤリハット報告書は形骸化していきます。そのため、直感的な操作で簡単に情報を残せる「ナレカン」のようなツールが最適です。 （2）報告書テンプレートを作成する ヒヤリハット報告書のテンプレートを作成し、報告書作成にかかる時間を短縮しましょう。 社員がヒヤリハットを共有しない原因として「記載すべき項目が分からない」や「面倒くさい」が挙げられます。そのため、社員がヒヤリハットを簡単に共有できるよう、ヒヤリハット報告書のテンプレートを整備し、記載事項を明確にする必要があるのです。 なお、ヒヤリハット報告書に記載すべき項目には以下が挙げられます。 当事者の情報（氏名・所属部署） ヒヤリハットが発生した状況（日時・場所・経緯） ヒヤリハットが発生した原因 発生時の対応 再発防止策（対策・計画） 上記の項目を設けた「ヒヤリハット報告書」のテンプレートを活用すると、報告書作成時にかかる手間を省けます。 （3）すぐに確認できるようにする 最後に、ヒヤリハットの情報が必要なときにすぐに確認できるように運用を工夫しましょう。 ヒヤリハットを共有しても、現場の社員が確認せずに注意を怠れば、ヒヤリハットの再発や事故の発生につながります。そのため、共有したヒヤリハット報告書をいつでも確認可能な状態にするべきなのです。 したがって、ヒヤリハットは確認しやすいように内容をまとめたり、データベースを整理したりしましょう。そこで、優れた検索機能のあるITツールを導入しておけば、目的の情報を絞り込みやすいので、運用を工夫せずともヒヤリハットを瞬時に見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】ヒヤリハットの情報共有に最適なツール 以下では、ヒヤリハットの情報共有に最適なツールを紹介します。 ヒヤリハットの情報は、重大事故の予防に役立つうえ、業務改善のきっかけにもなります。そのため「誰でも簡単にヒヤリハット報告書を作成・共有できるツール」を利用すると社内の事例を効率的に集めることが可能です。 しかし、業務手順の見直しを実施するときに、蓄積されたヒヤリハット事例の中から、適切な事例を探し出すのには手間と時間がかかります。そのため「情報へのアクセス性が高いか」も重視してツールを選定しましょう。 結論、ヒヤリハットの情報共有・管理に最適なのは、直感的な操作で報告書を作成・共有・管理でき、超高精度な検索機能を備えたツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、直感的な操作で作成した報告書は任意のメンバーに瞬時に共有されるうえ「平均0.2秒」の高速スピード検索で目的の事例に即座にアクセスできます。そのため、誰でも簡単にヒヤリハットの情報を共有し、活用できる体制が整えられるのです。 最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ヒヤリハット報告書の例文 ヒヤリハット報告書を書くときは、相手に重要性を理解してもらえることが大前提です。そこで、以下の例文を参考に、分かりやすい報告書を作成しましょう。 汎用的なヒヤリハット報告書の例 汎用的なヒヤリハット報告書の例文は以下の通りです。 以上のように、必要な情報を漏れなく記載する必要がありますが、端的に書くように心がけましょう。また、報告書のフォーマットなどを作成しておくと、作成時間が大幅に短縮できます。 業種別のヒヤリハット報告書の例 業界別のヒヤリハット報告書の例文は以下です。基本的な記載事項は汎用的な例と同じく、文章が冗長にならないよう意識して作成しましょう。 ＜医療現場でのヒヤリハット報告書の例＞ ＜建設現場でのヒヤリハット報告書の例＞ 以上のようにヒヤリハット報告書は、何が起きたかだけでなく、今後の再発防止策を立案することが大切です。重要度や緊急度を考慮して効果的な対策を記載しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ヒヤリハットを社内で情報共有するポイントまとめ ここまで、ヒヤリハット情報を共有する目的や、ヒヤリハット報告書の書き方を紹介しました。 ヒヤリハットが発生したら、社内に共有して「重大事故の発生防止」につなげる必要があります。そのため、誰でも簡単にヒヤリハット報告書の作成・共有・管理ができる体制を整えましょう。 また、紙やExcelによる報告書の管理では、報告書の作成や必要な情報を探すのに時間がかかってしまいます。したがって「誰でも簡単に、報告書の作成・共有・管理・検索ができるITツール」を導入しましょう。 結論、導入すべきなのは、直感的な操作で報告書を簡単に作成し、「添付ファイル内検索」「画像内検索」といった超高精度な検索機能を備えたツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ヒヤリハットを事故防止のために上手く活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】タイプ別！ビジネスの情報共有に役立つアプリ9選 【必見】情報共有における連絡・伝達ミスを防ぐ対策とは？ 【重要】情報漏洩のリスクを回避するには？有効な情報管理の方法を解説 【事例4選】情報管理のヒヤリハットとは？有効なセキュリティ対策を紹介 ヘルプデスクに最適な情報共有ツールとは？選定ポイントも紹介

昨今では、業務負担を省くために「社内情報共有ツール」を使う企業が増えています。そして、無料から使えるツールであれば、コストを抑えながら運用できます。 しかし、「さまざまな無料ツールから、自社に合った情報共有ツールの選び方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめの社内情報共有ツール8選を中心に解説します。 情報共有ツールを導入して、業務の工数を減らしたい 情報共有ツールは種類が多く、どれを導入するべきなのか分からない 選定ポイントをもとに自社に最適なツールを見つけたい という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な社内情報共有ツールが分かり、業務を効率化できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内情報共有ツールとは1.1 社内情報共有ツールのメリット1.2 社内情報共有ツールの種類2 社内情報共有ツールの選び方4選2.1 （1）誰でも簡単に使いこなせるか2.2 （2）自社の導入目的に合っているか2.3 （3）無料トライアルがあるか2.4 （4）導入しやすいか3 無料で試せる！おすすめの社内情報共有ツールランキングTOP83.1 1位：【ナレカン】社員の知識やノウハウを蓄積できるツール3.2 2位：【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール3.3 3位：【Slack】円滑なコミュニケーションができるツール3.4 4位：【Chatwork】チャットとタスク管理ができるツール3.5 5位：【Microsoft Teams】さまざまなチャット機能を備えたツール3.6 6位：【LINE WORKS】LINEと同じ使い勝手の情報共有ツール3.7 7位：【GRIDYグループウェア】完全無料で使える情報共有ツール3.8 8位：【iQube】ノウハウの蓄積に特化した情報共有ツール4 ＜比較表＞おすすめの社内情報共有ツール一覧5 無料の社内情報共有ツールにおける3つの注意点5.1 （1）機能に制限がある5.2 （2）サポートに制限がある5.3 （3）セキュリティが劣る可能性がある6 無料から使えるおすすめの社内情報共有ツールのまとめ 社内情報共有ツールとは ここでは、社内情報共有ツールのメリットや種類をご紹介します。社内情報共有ツールの効果や、自社に適したツールのタイプを知りたい方は必見です。 社内情報共有ツールのメリット 社内情報共有ツールには、主に以下3つのメリットがあります。 コミュニケーションが円滑になる 社内情報共有ツールであれば、メッセージを送るときにBccやCcをつけたり、逐一あいさつ文を記載したりする必要はありません。そのため、メールよりも気軽にコミュニケーションができます。 業務が効率化する 多くの社内情報共有ツールには、チャット機能だけでなく、情報を残す「ノート機能」やToDoを管理する「タスク機能」も備わっています。そのため、複数のツールを使い分ける必要がなくなり、業務効率化につながるのです。 ノウハウを蓄積できる 社内情報共有ツールでは、あらゆるチームやプロジェクトのデータを一か所にまとめられます。そのため、情報が属人化せず、ノウハウも蓄積しやすくなります。 このように、社内情報共有ツールを利用すれば、やりとりの工数が省けて業務をスムーズに進められるのです。 社内情報共有ツールの種類 社内情報共有ツールは、大きく以下の3種類に分かれます。 ファイル共有タイプ 主にファイル形式でやりとりをするため、一度に大量の情報共有ができます。ただし、中身を確認するには、ファイルをひとつずつ開かなければなりません。 ビジネスチャットタイプ テキストや音声、ビデオなど、円滑なコミュニケーションを促進するツールです。一方、チャット形式ゆえに、大切なメッセージが流れてしまう点がデメリットです。 情報蓄積タイプ 文字や画像、ファイルなどあらゆる情報を残せるほか、メッセージ機能によるリアルタイムのやりとりもできます。ただし、多機能すぎるツールでは、社員が使いこなせない恐れもあるので注意です。 上記のうち、情報を効率よく残して共有したい場合は「シンプルに使える情報蓄積タイプのツール」が有効です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内情報共有ツールの選び方4選 以下では、自社に最適な情報共有ツールの選び方について解説します。ポイントを押さえたツールを選べば、自社に合ったツールが選べてすぐに業務へと活用できます。 （1）誰でも簡単に使いこなせるか 前提として、社内メンバーのITリテラシーに合ったツールであるか確認しましょう。 機能が優れていても、実際に使う社内メンバーに合わないとツールが形骸化し、費用対効果が悪くなります。そこで、機能面だけでなく、年齢や職務経歴に関係なくだれもが使いこなせるツールなのか、トライアルなどで実際に仮運用して判断しましょう。 現場からの意見も踏まえて選定すれば、自社に合うツールが見極められるのです。 （2）自社の導入目的に合っているか ツールが目的を達成するサービスであるかも重要な選定ポイントです。 「ノウハウ共有」や「コミュニケーションの活性化」など、目的によって選ぶツールは異なります。一般的に「コミュニケーションの活性化」のようなフロー情報はチャットツール、「ノウハウ共有」のようなストック情報は情報共有ツールの導入が最適です。 ただし、企業においてはフロー情報とストック情報の両方を業務で取り扱う場面が多いです。そのため、チャット機能と情報管理機能の両方を兼ね備えた情報共有ツールを活用すると、社内情報が一括管理できます。 ＊フロー情報＝一時的なやりとりの情報 ＊ストック情報＝保存されるべき情報 （3）無料トライアルがあるか 検討しているツールで、無料トライアルの期間があるかも重要なポイントです。 無料トライアル期間がないツールではいきなり本導入から始めることとなり、実際の業務利用で発生したデメリットが分かりにくく、ツールの操作性の確認ができません。合わないツールを選ぶと、再選定に時間的・金銭的コストが無駄にかかってしまうのです。 したがって、企業でのツール利用には、無料トライアルが用意されているサービスを使いましょう。仮運用からスモールスタートでき、自社に合ったツールかが判断できます。 （4）導入しやすいか 最後に、導入のしやすさも考慮してツールを選択しましょう。 新たなツールを導入した直後は、社員も使い方が分からず、なかなか社内に浸透しません。そのため、社員への説明会など、導入時のサポート体制が整ったツールを選択するべきです。 「ナレカン」であれば、追加料金なしで使い方の説明会を実施しているうえ、アカウントの登録代行などの「初期セットアップ」の支援もあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料で試せる！おすすめの社内情報共有ツールランキングTOP8 以下では、おすすめの社内情報共有ツールをランキング形式でご紹介します。 ビジネスにおいて社内情報の共有は、意思決定や新たな着想を得るうえで必須であり、適切な環境を整える必要があります。とりわけ、社員のノウハウや知識などを”ナレッジ”として共有できるツールを活用すれば、社内の生産性を高めることが期待できるのです。 しかし、検索機能の不十分なツールでは、欲しい情報がなかなか見つからず、蓄積したナレッジを業務に活用できません。そのため、高精度の検索機能を備えたツールを選択して、情報へのアクセス性を高めるとともに、ノウハウ・知識をより業務に活かせる環境を整えましょう。 したがって、社内情報の共有は、超高精度の検索が可能で、必要なナレッジがすぐに見つかる「ナレカン」一択です。 ナレカンはあらゆる情報を「記事」に蓄積できるほか、記事ごとには「コメント」が紐づけられるため、情報共有の際に話題が入り乱れません。さらに、「ヒット率100%」の高精度検索が可能なので、個人の検索スキルに依存せず、欲しいノウハウ・知識が確実に見つかります。 1位：【ナレカン】社員の知識やノウハウを蓄積できるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 2位：【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール 「Stock」は、あらゆる情報を簡単にストックできるノート型の情報共有アプリです。 Stockの「ノート」には文章や表の記載はもちろん、ファイル添付にも対応しておりさまざまな情報をリアルタイムで共有できます。また、ノートに紐づいた「タスク」「メッセージ」を使えば、タスク管理やメンバーとのやりとりも一元化できるのです。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3位：【Slack】円滑なコミュニケーションができるツール ＜Slackの特徴＞ メールよりも気軽なコミュニケーションができる メールと異なりCcやBccを付けずにやりとりできるほか、メッセージにリアクションを付ければ返信の手間も省けます。 カテゴリごとにチャンネルを作れる プロジェクトやチームごとにチャンネルを作れば、やりとりをしても話題が混ざりません。 ＜Slackの機能・使用感＞ チャンネルが一覧表示される チームのチャンネルがすべて一覧表示されるほか、管理画面からチャンネルの参加・退出もできます。 メンバー招待がスムーズにできる 招待リンクをコピーしてメールなどに送信するだけで、Slack上にメンバーを招待できます。 ＜Slackの注意点＞ フリープランでは90日以降の過去メッセージが見られない Slackのフリープランでは、90日以降のメッセージやファイルは閲覧できません。そのため、長期プロジェクトで活用する場合は、有料プランへの移行が必須です。 ハドルの音質が悪い 一部のユーザーからは「ネットワーク環境の問題もあるのかもしれないが、ハドル（WEB電話のようなもの）の音声品質が悪い気がする」との声があり、チャンネルの数が多くなると管理に苦労する可能性があります。（参考：ITreview） ＜Slackの料金体系＞ 参考：Slackの料金ページ フリー：0円 プロ：1,050円/ユーザー月（月払い） ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Grid：要問い合わせ Slackの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4位：【Chatwork】チャットとタスク管理ができるツール ＜Chatworkの特徴＞ さまざまな形式でチャットができる テキストはもちろん、音声やビデオ形式でのチャットができるため、リモートワークでも使いやすいです。 メッセージとタスク管理が同時にできる メッセージに紐づけてタスクを設定できるため、抜け漏れ防止につながります。 ＜Chatworkの機能・使用感＞ タスクの一覧表示 ステータスや期限に応じてタスクが一覧表示されるので、早急に対応すべきタスクも一目で分かります。 チャットのピン留め機能 頻繁に使用するチャットグループがあれば、ピン留めして上部に固定できます。 ＜Chatworkの注意点＞ 無料プランではメッセージの閲覧に制限がある 無料プランでは「直近40日以内に投稿されたメッセージ」しか閲覧できません。そのため、長期的なプロジェクトで利用する場合は、メッセージを別途残しておく必要があります。 話題が埋もれてしまう 一部のユーザーからは「スレッド機能が無いので、チャットを複数流すと話題が埋もれてしまう」という声があります。（引用：ITreview） ＜Chatworkの料金体系＞ 参考：Chatworkの料金ページ フリー：0円 ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い） エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い） Chatworkの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 5位：【Microsoft Teams】さまざまなチャット機能を備えたツール ＜Microsoft Teamsの特徴＞ オンライン会議に役立つ ビデオチャット機能では、画面共有やファイルの共同編集ができるため、オンライン会議もスムーズに進められます。 無料でもさまざまなチャットができる 無料プランでも、テキスト・通話・ビデオすべてのチャットを利用できます。 ＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞ カレンダー 「カレンダー」では、具体的な日時や場所を決めたり、予定の繰り返し設定をしたりできるため、チームのスケジュール管理に役立ちます。 さまざまな情報を共有できる チャットでは、テキストに加えてファイルや画像も共有できます。 ＜Microsoft Teamsの注意点＞ チャットが使いづらい 一部のユーザーからは「チャットが直感的に使いづらく感じることがある。あの時のあのコメントを見返そうと思っても、どうやって検索したらよいのか、そこにずいぶん時間を取られることがある」という声もあります。（引用：ITreview） 無料プランでは、クラウドストレージの容量が少ない 無料プランの場合、写真・ファイルのバックアップ用のクラウドストレージの容量が5GBになってしまいます。 ＜Microsoft Teamsの料金体系＞ 参考：Microsoft Teamsの料金ページ Microsoft Teams （無料）：0円 Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月 Microsoft Teamsの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 6位：【LINE WORKS】LINEと同じ使い勝手の情報共有ツール ＜LINE WORKSの特徴＞ 円滑なコミュニケーションができる テキストだけでなく、スタンプやリアクション機能も使えるため、メールよりもスムーズなコミュニケーションができます。 チャット以外の機能も豊富 チャットだけでなく、お知らせを掲載できる「掲示板」や、チームの予定が分かる「カレンダー」なども備わっています。 ＜LINE WORKSの機能・使用感＞ ビジネス版LINE LINEと同様の画面でチャットやスタンプを送信できるため、使いはじめるハードルは低いと言えます。 タスク管理もできる LINE WORKSではタスクの期限や担当者を決められる一方、具体的な時間は設定できません。 ＜LINE WORKSの注意点＞ 無関係の通知も来てしまう 同じトークルーム内であれば、特定のユーザーだけ通知オフにすることはできません。そのため、必要以上に通知が来てしまい、煩わしさを感じるユーザーもいます。（参考：ITreview） 他アプリと連携できないことが多い ユーザーからは「他のアプリとの連帯があまり多くない」といった声があがっています。（参考：ITreview） ＜LINE WORKSの料金体系＞ 参考：LINE WORKSの料金ページ フリー：0円 スタンダード：540円/ユーザー/月（月払い） アドバンスト：960円/ユーザー/月（月払い） LINE WORKSの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 7位：【GRIDYグループウェア】完全無料で使える情報共有ツール ＜GRIDYグループウェアの特徴＞ 無料でも豊富な機能を使える 「タイムカード」「メッセージ」「スケジュール」などをはじめ、完全無料のまま23の機能を利用できます。 強固なセキュリティ アクセス権限やデータの暗号化機能など、強固なセキュリティを備えています。 ＜GRIDYグループウェアの機能＞ スケジュール 「スケジュール」では、個人やメンバーの予定を日・週・月で一覧表示できます。 タイムカード 「タイムカード」では、出勤・退社をクリックするだけで打刻ができるほか、月ごとに一覧で確かめられます。 ＜GRIDYグループウェアの注意点＞ 無料ではサポートを受けられない 無料版ではお問い合わせ対応のサポートが受けられないため、操作ガイドを参照するしかありません。 スマホではデータをダウンロードできない 「早くアプリが使えるようになり、携帯電話でもGRIDYでデータをダウンロードできるようになってほしいです」というユーザーもいます。（引用：ITトレンド） ＜GRIDYグループウェアの料金体系＞ すべての機能を無料で利用できます。 GRIDYグループウェアの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 8位：【iQube】ノウハウの蓄積に特化した情報共有ツール ＜iQubeの特徴＞ ノウハウを蓄積しやすい iQubeではメンバーのレポートやスケジュール、ToDoを一か所で管理できます。そのため、情報が分散せず、ノウハウを蓄積しやすくなるのです。 マルチデバイス対応 PCだけでなくモバイル端末にも対応しており、外回りの多い営業部でも重宝します。 ＜iQubeの機能＞ 社内Wiki 「社内Wiki」では、蓄積したノウハウや記事をフォルダ単位で管理したり、リスト形式で一覧表示したりできます。 メンバー 「メンバー」では、ユーザーの電話番号やメールアドレスなどの個人情報を管理できます。また、グループから検索をかけることも可能です。 ＜iQubeの注意点＞ 無料プランの利用が最大1か月間 年間契約・月間契約ともに、無料プランは最大1か月までしか利用できません。 他ツールと連携できない場合もある 一部のユーザーからは「他のツールとも全く連携できない」との声もあります。（参考：ITreview） ＜iQubeの料金体系＞ 参考：iQubeの料金ページ 1か月無料プラン：0円 スタンダードプラン：440円/ユーザー/月（月払い） プレミアムプラン：770円/ユーザー/月（月払い） iQubeの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞おすすめの社内情報共有ツール一覧 こちらは、おすすめの社内情報共有ツール8選の比較表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Slack Chatwork Microsoft Teams LINE WORKS GRIDYグループウェア iQube 特徴 社内のナレッジ管理を最適化できる チームの情報を最も簡単に残せる 円滑なコミュニケーションができる チャットとタスク管理ができる さまざまなチャット機能を備えている LINEと同じ使い勝手 完全無料で使える ノウハウの蓄積に特化 シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 フォルダ管理 【〇】 【〇】 【〇】※Slack上で”チャンネル”と呼ばれるもの 【×】 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 フリープランで見られるメッセージは過去90日分 グループのカテゴリ分けができない チャットが使いづらいと感じる可能性がある 通知が煩わしく感じる恐れもある スマホでは添付データを開けない 無料で利用できるのは1か月まで 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも500円～/ユーザー/月 ・無料プランあり ・有料プランは1,050円～/ユーザー月（月払い） ・無料プランあり ・有料プランは840円～/ユーザー/月（月払い） ・無料プランあり ・有料プランは599円～/ユーザー/月 ・無料プランあり ・有料プランは540円～/ユーザー/月（月払い） ・無料 ・無料プランあり ・有料プランは440円～/ユーザー/月（月払い） 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Slack」の詳細はこちら 「Chatwork」の詳細はこちら 「Microsoft Teams」の詳細はこちら 「LINE WORKS」の詳細はこちら 「GRIDYグループウェア」の詳細はこちら 「iQube」の詳細はこちら 上記のように、無料の社内情報共有ツールには、利用できる機能が制限されているケースもあります。そのため、自社に必要な機能が備わっているのかを見極めてツールを選ぶようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料の社内情報共有ツールにおける3つの注意点 ここでは、無料の社内情報共有ツールにおける注意点を3つご紹介します。ツール選びで失敗しないように、以下の内容を押さえましょう。 （1）機能に制限がある 無料版のツールには、機能に制限が設けられているケースが多いです。 たとえば、「利用人数」や「作成できるチャットスペース数」などの制限が代表的な例です。2～3名であれば利用に問題がない場合もある一方、ユーザー数が多い企業で無料ツールを導入すると、メンバーを管理しきれなくなってしまうのです。 また、無料の場合、残せる情報量が少ない傾向があるので、早い段階で有料化を検討しなければなりません。したがって、「無料で使えないから」という理由でツールを足切りするのではなく、十分に機能を使用できるか見定めましょう。 （2）サポートに制限がある 無料版のツールでは、有料版と比較してサポートも制限される傾向があります。 サポート体制が整っていればツールの利用方法がすぐに分かるほか、自社で不明点を解決するために試行錯誤する工数も減らせます。とくに、ITが苦手な社員はツールに慣れるまでに時間がかかるので、迅速なサポートは必須です。 したがって、不明点をいつでも解消できるように「無料でも充実したサポートを受けられるツール」を選びましょう。とくに、「ナレカン」のような初期の導入支援までサポートしてくれるツールであれば、担当者の手間を最大限省けるため導入しやすいです。 （3）セキュリティが劣る可能性がある 無料版のツールでは、有料版と比べてセキュリティ対策が低い可能性があります。 情報共有ツールには社内の機密事項が集約するため、情報漏えいを防ぐためにもセキュリティの高いツールを選ぶ必要があります。しかし、無料のツールではセキュリティ対策に力を入れていない場合もあるのです。 そのため、情報共有ツールを選定するときには「ISO27001」といった国際セキュリティ資格を取得しているツールにしましょう。また、アクセス制限をかけられるツールであれば、社員が誤って操作したり、社外に情報が漏れたりするリスクを軽減できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料から使えるおすすめの社内情報共有ツールのまとめ ここまで、おすすめの情報共有ツールの選び方や注意点を中心に解説しました。 情報共有ツールを活用すると社員間で密に連絡がとれて円滑に業務が進められます。また、情報共有ツールで各社員の持つナレッジを社内で共有すれば、業務効率が上がります。 しかし、検索精度の低いツールでは、欲しい情報がなかなか見つからず、かえって業務の効率が低下します。そのため、検索機能の充実したツールを選択して、蓄積したナレッジを業務に活用できる環境を構築しましょう。 したがって、情報共有ツールとして導入すべきなのは、高精度の検索機能で必要なナレッジがすぐに見つかる「ナレカン」 一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、社内の情報共有を活性化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】脱Excel！社内の情報共有におすすめのツールを紹介

社内情報を適切に管理していると、いつでも簡単にアクセスできるうえ、共有したり見返したりしやすくなり便利です。とくに、情報管理ツールを活用すれば、紙媒体と比べて、簡単に情報を管理・共有する仕組みを整えられます。 しかし、情報管理ツールを導入したいが「どれが自社に合っているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、無料も含めたおすすめの情報管理ツール7選を中心にご紹介します。 社内情報・データを効率的に管理したい おすすめの情報管理ツールの機能・口コミを比較検討したい 大量の情報を簡単に管理・整理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、複数のツールを比較したうえで自社に最適なツールを見つけられ、業務効率化を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ITツールで情報/データ管理すべき3つの理由1.1 （1）情報を一元管理できる1.2 （2）情報の不透明さを防止できる1.3 （3）社外でもすぐに情報にアクセスできる2 どれが自社に必要？情報/データ管理ツールの7つの種類とは2.1 （1）【ナレッジ管理ツール】社内に散在する情報の一元化2.2 （2）【情報共有ツール】流れていく情報を管理2.3 （3）【ファイル・文書資料管理ツール】ファイル情報の管理2.4 （4）【チャットツール】会話形式でのやりとり2.5 （5）【タスク管理ツール】進捗状況の管理2.6 （6）【社内wikiツール】ノウハウの管理2.7 （7）【IT資産管理ツール】強固なセキュリティでIT資産を監視3 ＜無料あり＞目的別おすすめの情報/データ管理ツール7選3.1 【ナレッジ管理】大規模企業の情報整理に役立つツール「ナレカン」3.2 【情報共有】中小企業の情報を簡単にまとめられるツール「Stock」3.3 【ファイル・資料管理】個人から使えるツール「Googeドライブ」3.4 【チャット】チームでコミュニケーションが取れるツール「Slack」3.5 【タスク管理】仕事を管理・共有できるツール「Trello」3.6 【社内Wiki】属人化したナレッジを一元管理できるツール「Notion」3.7 【IT資産管理】情報の収集や管理ができるツール「AssetView」4 ＜比較表＞無料から使えるおすすめの情報/データ管理ツール5 自社に合った情報/データ管理ツールを選ぶ3つの比較ポイント5.1 （1）必要な機能に過不足がないか5.2 （2）誰でも簡単に使いこなせるか5.3 （3）サポート体制は整っているか6 情報共有ツールの種類と選定ポイントまとめ ITツールで情報/データ管理すべき3つの理由 ここでは、ITツールで情報管理すべき理由をご紹介します。以下の理由を理解すれば、ツールに必要な機能が明確になるので確実に押さえましょう。 （1）情報を一元管理できる 1つ目の理由は、社内外の情報を一か所で管理できるためです。 情報管理の手法が曖昧だと、社員ごとにやり方が異なるので、結果として情報があらゆる場所に分散してしまいます。その結果、「情報漏れのリスクが高い状態」や「欲しい情報がどこにあるか分からない状態」が起きてしまうのです。 一方、ITの情報共有ツールを上手く活用すれば、社内外の情報を一元管理でき、”安全に”かつ”スピーディー”に情報を活用できます。 （2）情報の不透明さを防止できる 2つ目の理由は、情報の不透明さを防止するためです。 エクセルでは「誰がいつ更新したのか」や「最新のファイルなのか」が分かりづらいという問題があります。最新の情報が共有されていないと、認識の齟齬によるトラブルが起きかねません。 一方、ツールによっては、編集履歴から、誰がどの情報を追加・削除したかもわかるので、気になる点があった場合にすぐに担当者に確認できます。 （3）社外でもすぐに情報にアクセスできる 3つ目の理由は、社外からも情報へアクセスするためです。 たとえば、クラウド上で情報を管理するツールを導入すると、インターネット環境さえあれば時間や場所を問わず使えます。また、スマホやタブレットに対応しているツールであれば、PCが使えない移動中でもアクセスできるのです。 つまり、資料を確認したり、上司に報告したりするためだけに会社へ戻る、といった非効率な時間が削減されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ どれが自社に必要？情報/データ管理ツールの7つの種類とは 情報管理ツールはいくつもありますが、主に以下の7種類に分類されています。それぞれの注意点も解説しているので担当者の方は必見です。 （1）【ナレッジ管理ツール】社内に散在する情報の一元化 1つ目は、社内に散在する情報を“ナレッジ”としてまとめておける「ナレッジ管理ツール」です。 業務マニュアルや過去事例など、あらゆる情報を一元化して共有するため、どのような業界でも活用できます。また、蓄積したナレッジは常に最新の状態にしておく必要があるため、情報の陳腐化や重複を検知できる機能があれば、ナレッジ運用が促進します。 ただし、蓄積したナレッジを業務へ役立てるには、「検索機能」が重要です。たとえば、複数キーワードで検索したり、表記ゆれを気にせず検索したりできるなど、高度な検索機能で欲しい情報をすぐに見つけられるものを選ぶことがポイントです。 （2）【情報共有ツール】流れていく情報を管理 2つ目は、フロー情報・ストック情報のいずれにも対応した「情報共有ツール」です。 仕事をするうえでは、一時的な情報を指す”フロー情報”と後から繰り返し参照される”ストック情報”の2つがでてきます。そこで、「情報共有」に特化したツールを活用すれば、双方の情報を流れることなく蓄積できるようになります。 ただし、情報管理ツールを使う場合は、テーマごとに整理できる「フォルダ」や、メンバーごとに「閲覧・編集権限」を付与できる機能、そして「検索機能」が充実しているものを選びましょう。 （3）【ファイル・文書資料管理ツール】ファイル情報の管理 3つ目は、社内のファイル情報を一括管理する「ファイル管理ツール」です。 ファイル管理ツールはオンラインストレージやクラウドストレージとも呼ばれており、PDFやエクセル、ワード、動画ファイルなど、ビジネスシーンで多く使用される情報をまとめて管理できます。 ただし、データの保存には向いている一方で、ファイル形式以外の情報の保存には適さなかったり、ファイルが入り乱れやすかったりする点に注意が必要です。 （4）【チャットツール】会話形式でのやりとり 4つ目は、会話形式で気軽に情報をやりとりする「チャットツール」です。 チャットツールは1対1だけでなく、部署やチームごとのグループチャットも利用できます。また、リモートワークや外回りが多いメンバーがいる場合など、対面でのコミュニケーションが難しい場面でも有効です。 しかし、チャット上でのやりとりは流れやすいので、必要な情報へアクセスするために遡って探す手間がかかるのがデメリットです。 （5）【タスク管理ツール】進捗状況の管理 5つ目は、業務の進捗状況を管理できる「タスク管理ツール」です。 ツール上でチームメンバーにタスクを割り当てることで、一目で進捗確認できるようになります。また、資料と紐付けてタスク管理できるツールであれば、資料を探す手間を省けるのです。 ただし、タスク管理ツールのなかには「個人向け」のものも多くあるので、導入するときは「チーム向けであるか」を確認しましょう。 （6）【社内wikiツール】ノウハウの管理 6つ目は、社員のノウハウを全社に共有できる「社内wikiツール」です。 仕事のノウハウが社内に共有されなければ、チーム単位での業務効率化は実現されません。そこで、仕事の担当者が変わっても生産性が落ちないように、ベテラン社員のノウハウを社内wikiに蓄積しておくべきです。 ただし、「検索機能」が充実していなければ情報を探すのに手間がかかり、次第に誰にも使われなくなる可能性があります。したがって、社内wikiツールの選定時には目的の情報をすぐに見つけられる仕様になっているか注意しましょう。 （7）【IT資産管理ツール】強固なセキュリティでIT資産を監視 7つ目は、社内のIT資産に関連する情報を収集・管理する「IT資産管理ツール」です。 資産管理ツールは、セキュリティ対策とコンプライアンス強化を目的に、企業や組織のITに関する資産の情報を管理します。たとえば、社内ITツールの保有状況や利用状況を可視化し、メンテナンスに役立てることが可能です。 ただし、IT資産は、管理対象が多くなるにつれて、情報漏えいのリスクが高くなる点に注意しなければなりません。とくに規模の大きい企業は、ツール本体のセキュリティ性が高いツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜無料あり＞目的別おすすめの情報/データ管理ツール7選 以下では、無料も含めたおすすめの情報/データ管理ツールを7つご紹介します。 社内にはマニュアルや過去事例、議事録など、さまざまな情報があります。しかし、情報が点在している環境では、ツールをまたいで情報を検索する手間がかかったり、どこに何の情報があるかわからなくなったりして、情報を活用できません。 そこで、「社内のあらゆる情報をナレッジ化してまとめておけるツール」を導入しましょう。ただし、欲しい情報へすぐにアクセスできるよう、優れた検索機能が必須です。 したがって、自社の情報管理には、社内に散在する大量の情報を集約しつつ、誰でも直感的に検索できる「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」には、テキスト・画像・ファイルなどのあらゆる情報をまとめられ、任意のメンバーに共有できるので、情報共有も簡単です。また超高精度の「検索機能」によって、記事上のテキストだけでなく画像・ファイル内まで検索可能なので、情報を探す手間がありません。 【ナレッジ管理】大規模企業の情報整理に役立つツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【情報共有】中小企業の情報を簡単にまとめられるツール「Stock」 Stockは、チームの情報を最も簡単に残せる情報共有ツールです。 「Stock」の「ノート」にはテキストはもちろん、ワードやエクセルなどのファイルも簡単に添付できます。また、ノートには「メッセージ」「タスク」も紐づいているため、案件ごとのやりとりや、タスク管理も一元化できます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ファイル・資料管理】個人から使えるツール「Googeドライブ」 ＜Googeドライブの特徴＞ 簡単に始められる Googleアカウントを作成するだけで、個人から簡単に始めることができます。 AIを活用した検索機能 AIを活用した検索機能で、必要な書類をすばやく見つけられます。 ＜Googeドライブの機能・使用感＞ メンバーへの共有 Googeドライブに保存しているファイルは、URLを共有することで社外の方にも共有可能です。ファイルをメール添付で送る必要がないため、スムーズな情報共有に役立ちます。 マルチデバイス対応 スマートフォンやタブレットなど、全デバイスに更新したファイルが同期されるため、外出先や休暇中でも常に最新の情報を手に入れることが可能です。 ＜Googeドライブの注意点＞ ファイルの整理が面倒 情報が増えるほどファイルの整理が複雑になります。そのため、「フォルダの階層を深くしすぎて、情報へのアクセス性が悪くなった」という事態になりかねません。 ファイル共有がうまくできない場合もある 利用しているユーザーからは「セキュリティの関係上、相手側のPC環境によっては、うまくファイルを受信することができないといったケースがあり、別の手法をとるなどの手間がかかってしまう」という声があります。（参考：ITreview） ＜Googeドライブの料金体系＞ 以下は、他のGoogleサービスも利用できる「Google Workplace」の料金です。 個人向け（料金なし）：無料 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：4,760円/ユーザー/月（要問い合わせ） Googeドライブの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【チャット】チームでコミュニケーションが取れるツール「Slack」 ＜Slackの特徴＞ 無料で始められる フリープランでも、個人やグループチャットによって情報共有ができます。 AI機能 チャンネル・スレッドの要約やチャット内の検索、議事録作成などの様々な業務をAIを活用して効率化できます。 ＜Slackの機能・使用感＞ 関連ページやフォルダを追加できる チャンネルには関連ページを追加したり、フォルダを作成したりできるため、チャンネルに関連情報をまとめて管理できて便利です。また、議事録などの簡単なファイルはSlack内で作成し、チャンネルごとに保存することができます。 チャット機能で簡単にコミュニケーションがとれる チャット機能を使えば、個人でもチームでも情報共有を円滑に進められます。さらに、メッセージには送信日時を設定できるため、連絡ミスの防止に役立ちます。 ＜Slackの注意点＞ フリープランに制限がある フリープランで閲覧できるメッセージ数は「直近90日間分」です。加えて、「1年以上経過した情報は自動で削除」されるため、重要なやりとりはあらかじめ別のツールに移しておく手間がかかり非効率です。 通知が多くて重要なメッセージを見逃してしまう 利用しているユーザーからは「通知が多いと大切なメッセージを見逃すことがあり、工事の進捗や緊急連絡を優先して自動で振り分ける仕組みが欲しいです。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Slackの料金体系＞ フリー：無料 プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い） ビジネスプラス：2,160円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Grid：要問い合わせ なお、Slack AIはフリープランで使えないため注意しましょう。 Slackの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【タスク管理】仕事を管理・共有できるツール「Trello」 ＜Trelloの特徴＞ タスクを付箋のように管理・共有できる タスクを付箋の形で管理できるため、貼り付けたり剥がしたりといった直感的な操作が可能です。 テンプレートの種類が豊富 設計からマーケティングまであらゆるテンプレートが用意されているため、自社に適したテンプレートを見つけやすく、作業時間の短縮や効率化につながります。 ＜Trelloの機能・使用感＞ 進捗確認がしやすい タスクが進行状況ごとに管理でき、ステータス状態を一目で把握できるので、進捗管理の手間を省けます。 タスク期限を設定できる リマインダーを使用して期限を設定することで、スケジュール管理がしやすくなり、タスク漏れの防止につながります。 ＜Trelloの注意点＞ 詳細を残すのに手間がかかる 利用しているユーザーのなかには「カードを追加するときに詳細を残せないので少々手間に感じる。」という声があります。（参照：ITreview） タスクの負荷状況が把握しづらい 利用しているユーザーからは「各カードに設定した締切日をカレンダー形式で見ることはできますが、より視覚的に、週や月単位でのタスクの負荷状況が把握しやすくなると、個人のスケジュール管理ツールとしてさらに強力になると思います。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Trelloの料金体系＞ FREE：無料 Standard：$6/ユーザー/月（月払い） Premium：$12.50/ユーザー/月（月払い） Enterprise：～$17.50/ユーザー/月 Trelloの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社内Wiki】属人化したナレッジを一元管理できるツール「Notion」 ＜Notionの特徴＞ 社内の情報をwikiに残せる 社内に蓄積したナレッジをwikiの形でストックできるので、ノウハウ共有がしやすくなります。 AI機能 NotionのAI機能を使うと、文章の作成や編集、ワークスペース内の情報の検索が可能です。 ＜Notionの機能・使用感＞ 簡単にマニュアルを作成できる 豊富なテンプレートが搭載されているため、フォーマットをそろえて誰が見てもわかりやすい社内wikiを作成できます。また、動画の共有も可能なため、より内容を理解しやすくなります。 チーム、個人それぞれのタスク管理ができる 「ToDo」のテンプレートを使用して、タスクの管理をすることも可能です。優先度の管理やカレンダー形式での表記もできるため、資料とタスクをまとめて管理することでやることの見落としを防げます。 ＜Notionの注意点＞ 無料のフリープランではチーム利用に不向き フリープランでは、データの共有ができる「ゲスト人数」が10人まで、アップロード容量が最大５MBまでと制限がかかっているため、チーム利用は難しいです。 自由度が高い反面、使いこなすのが難しい 利用しているユーザーからは「自由度が高い反面、年齢層が高い協力会社にはやや難しく感じられるため、直感的に入力できる簡易ビューや導入用テンプレートがもっと充実すると助かります。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Notionの料金体系＞ フリー：無料 プラス：2,000円/メンバー/月（月払い） ビジネス：3,800円/メンバー/月（月払い） エンタープライズ：要問い合わせ Notionの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【IT資産管理】情報の収集や管理ができるツール「AssetView」 ＜AssetViewの特徴＞ インベントリ情報を自動収集できる 70種類以上ものインベントリ情報（資産台帳や目録）を自動で収集し、閲覧できるため、IT資産の管理状況を簡単に把握できます。 充実した内部不正対策 「PC操作のログ」や「メール送信ログ」などを取得できるほか、『AssetView I』と連携することで、ファイル操作時にリアルタイムで個人情報を検出することが可能です。そのため、内部による情報漏えい、情報改ざんへの対策を徹底できます。 ＜AssetViewの機能・使用感＞ アンケート機能で情報を集められる パソコンから取得できない情報は、「アンケート機能」を使ってユーザーから情報を集められる点が便利です。また、スケジュール機能を使えば定期的な情報収集が可能です。 必要な機能のみ導入できる 目的に応じて必要な機能、ライセンス数のみ購入可能なため、小規模から導入し、メンバーが使いこなせるのかを見極めてから全体に展開することができます。 ＜AssetViewの注意点＞ 多機能で使いこなせない可能性がある IT資産管理から情報漏えい対策までさまざまな機能が搭載されているため、ITに慣れていない方は操作が複雑で、使いこなせない場合があります。 UIが見づらい部分がある 利用しているユーザーからは「機能が多いため仕方ない部分ではあるともいますが、設定がどこにあるかすぐにはわからなかったり、その設定を変えるとどうなるのかわかりにくい表現があったりするので、慣れが必要な部分もあると思います。」という声があります。（引用：ITreview） ＜AssetViewの料金体系＞ 詳細な料金は問い合わせる必要があります。 AssetViewの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞無料から使えるおすすめの情報/データ管理ツール こちらは、無料から使えるおすすめの情報/データ管理ツールを比較した一覧表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Googeドライブ Slack Trello Notion AssetView 特徴 大規模企業の情報整理に役立つツール 中小企業の情報を簡単にまとめられるツール 個人から使えるツール チームでコミュニケーションが取れるツール 仕事を管理・共有できるツール 属人化したナレッジを一元管理できるツール 情報の収集や管理ができるツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） シンプルで簡単 多機能 多機能（タスク管理に特化） 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】 ※ただし、Google Chatと連携すれば可 【〇】 【〇】 ※カードにコメント可能 【〇】 【〇】 ※端末へのメッセージ送信のみ可能 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 情報が増えるほどファイルの整理が面倒になる フリープランに制限がある 日本語対応していない部分もあり、英語表記のまま使う必要がある 無料のフリープランではチーム利用に不向き 多機能で使いこなせない可能性がある 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月～（月間払い） ・無料プランあり ・有料プラン1,050円/ユーザー/月～（月間払い） ・無料プランあり ・有料プランは$6/ユーザー/月～（月間払い） ・無料プランあり ・有料プランは2,000円/ユーザー/月（月間払い）～ 詳細な料金は問い合わせる必要があります 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Googeドライブ」の詳細はこちら 「Slack」の詳細はこちら 「Trello」の詳細はこちら 「Notion」の詳細はこちら 「AssetView」の詳細はこちら アプリによって機能や料金が異なるので、導入目的を軸に比較・検討して、自社に適した安全なメモアプリを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 自社に合った情報/データ管理ツールを選ぶ3つの比較ポイント 以下では、自社に合った情報/データ管理ツールを選ぶ3つのコツをご紹介します。知名度や料金の安さではなく、以下のポイントに注目して最適なツールを選びましょう。 （1）必要な機能に過不足がないか はじめに、「必要な機能に過不足がないか」という点に注目します。 たとえば、Excelでの情報管理は、「複数人での同時編集ができない」「データの一元管理が難しい」などの点から不向きだと言えます。いくら使いやすかったり、性能が良かったりしても、自社が求めている機能が搭載されていなければ意味がありません。 そのため、まずはどのような機能を求めているのか明確にして、それに合わせて必要な機能が不足なく備わっているツールを選びましょう。 （2）誰でも簡単に使いこなせるか 次に、機能やコストだけでなく、ツールの操作が簡単なことも重要です。 全員が使いこなせないツールではスムーズに情報共有ができなかったり、そもそも社内に浸透せず終わったりする可能性があるためです。とくに企業規模が大きい場合、ITリテラシーに差が生じやすいため、慎重にならなければなりません。 したがって、メールを使える方であれば迷わず使える「ナレカン」のような、シンプルなツールを選びましょう。 （3）サポート体制は整っているか 最後に、サポート体制が整ったツールであるかを忘れずに確認しましょう。 社内には膨大な情報があるため、データをツールに移管するのに時間がかかると、導入を断念してしまう場合もあります。また、正しい情報構造を整備できなければ、情報は活用されずに形骸化していきます。 したがって、導入前後のサポート体制が手厚いツールを選ぶのがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報共有ツールの種類と選定ポイントまとめ ここまで、目的別おすすめの情報/データ管理ツール7選を中心にご紹介しました。 情報管理ツールには「ナレッジ管理ツール」「情報共有ツール」「ファイル管理ツール」などの種類があります。とはいえ、有名という理由だけで導入を決めてしまうと、導入後に運用が頓挫してしまうリスクが伴います。 したがって、自社に必要な機能を過不足なく備えたツールが求められるのです。また、個人のITリテラシーに関わらず検索できるものであれば、必要な情報がすぐに見つかり使いやすいので、ツールの社内浸透を促進できます。 結論、自社が導入すべきなのは、社内のあらゆる情報を一元化しつつ、それらの情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。ナレカンであれば導入時はもちろん、社内に定着するためのサポート体制も充実しており、担当者の負担を最小限に抑えられます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して社内の情報を残し、業務効率化へ役立てましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】脱Excel！社内の情報共有におすすめのツールを紹介

昨今の企業では、扱う情報量の多さや鮮度の観点から、社内で情報を共有するのに「情報共有アプリ」が欠かせません。一部の情報共有アプリには、共有機能以外にも役立つ機能が搭載されているため、上手く運用すれば業務効率を大幅に改善できるのです。 しかし、情報共有アプリは種類が多く、「導入したいが、どれが自社に合っているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ビジネス向きのおすすめ情報共有アプリと選定ポイントを中心にご紹介します。 自社に合った情報共有アプリを見つけたい 機能や料金を比較して導入するアプリを検討したい 欲しい情報にすぐアクセスできるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な情報共有アプリを見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 情報共有アプリとは1.1 社内での情報共有の課題1.2 情報共有アプリの3つの種類とは1.3 情報共有アプリのメリットとは1.4 ビジネスシーンで情報管理が必要な場面2 ＜無料あり＞タイプ別｜仕事におすすめの情報共有アプリ9選2.1 【ナレッジ管理】AIで欲しい情報に即アクセスできるアプリ「ナレカン」2.2 【情報ストック】最も簡単に社内の情報を共有できるアプリ「Stock」2.3 【ファイル共有】2GBまで無料で共有できるアプリ「Dropbox」2.4 【ファイル共有】Googleのファイル共有アプリ「Google Drive」2.5 【チャット】中小企業向けのビジネスチャットアプリ「Chatwork」2.6 【チャット】エンジニア向けビジネスチャットアプリ「Slack」2.7 【プロジェクト管理】カンバン方式のタスク管理アプリ「Trello」2.8 【社内SNS】LINEのように使える社内SNSアプリ「LINE WORKS」2.9 【名刺管理】デジタルで名刺を管理できるアプリ「Eight」3 ＜比較表＞スマホ・PCで使えるビジネス向け情報共有アプリ9選4 失敗しない！情報共有アプリの選定ポイント5選4.1 （1）パソコンとスマホの両方で使えるか4.2 （2）セキュリティは万全か4.3 （3）情報へのアクセス性はいいか4.4 （4）あらゆる情報を管理できるか4.5 （5）サポート体制は充実しているか5 【要注意】円滑な情報共有をするためのポイント3選5.1 （1）導入目的を社内に周知させる5.2 （2）情報共有のルールを決める5.3 （3）情報をナレッジとして管理する6 おすすめの情報共有アプリまとめ 情報共有アプリとは ここでは、情報共有アプリの種類やメリットをご紹介します。以下の内容を把握し、情報共有アプリの運用イメージを明確に持ちましょう。 社内での情報共有の課題 社内で情報を共有するときには、メンバー間での運用スキルの差やタイムラグなどによって課題が発生します。 たとえば、ツールを運用するスキルや持っている知識やノウハウの差、上部への確認に伴う共有のタイムラグが生じると、スムーズに情報が共有されません。また共有ツールを利用しても、社員に十分に活用されない場合があります。 よって、社内で情報を共有するときには、「ナレカン」のような、共有が簡単で、社内にツールが定着するような運用支援も受けられるツールを導入しましょう。 情報共有アプリの3つの種類とは 従来のメールや紙を使った情報共有では、必要な情報が埋もれ、すぐに見つけるのが難しく、複数人での共有も不便です。そこで、情報共有アプリを活用すれば、情報の蓄積と共有が簡単になり、結果として業務がスムーズに進みます。 ナレッジ管理・情報ストックアプリ 業務マニュアルや顧客情報を社内で共有し、知識の偏りを防ぐナレッジ管理アプリです。ファイル管理機能やメッセージ機能も備えており、社内の情報を整理しやすく、一元管理が可能です。 ファイル管理アプリ WordやExcelなどのファイルを共有・蓄積できるファイル管理アプリです。ただし、情報の更新が手間で、更新時に通知がないため、誰がいつ更新したのかがわかりづらく、最新版が不明になることがあります。 チャット・社内SNSアプリ 社内のメンバー同士のやりとりに特化したチャットや社内SNSアプリは、コミュニケーションを活発にします。ただし、情報が流れてしまいやすく、あとで振り返りづらいという欠点もあります。 以上のように、ただ情報を共有するだけでなく、情報を適切に整理するための「フォルダ機能」や、欲しい情報をすぐに探せる「検索機能」、メンバー間でより円滑に情報共有をするための「コメント機能」など、目的に合わせた様々な機能が備わっています。 情報共有アプリのメリットとは 情報共有アプリを導入すると、以下のようなメリットを得ることができます。 情報共有がスムーズになる 手軽に情報を共有できるようになるため、情報共有に対する心理的なハードルが下がります。さらに、誰でも簡単にアクセスできるため、必要な情報がすぐに見つかり、情報のやり取りが迅速に進行します。 コミュニケーションが活性化される 一部の情報共有アプリには「メッセージ機能」や「コメント機能」が搭載されており、メンバー同士で手軽に連絡を取り合えます。その結果、業務に関する意思決定を迅速に判断できるようになります。 社内の情報をまとめられる 情報共有アプリを使えば、プロジェクトの進捗状況やファイル、メモなど、社内のあらゆる情報を一元的に管理できます。必要なデータを一箇所に集約することで、属人化の防止にもつながります。 メールや無料アプリを使うことも一つの手段ですが、セキュリティ面で懸念が残ります。そのため、企業で使用する場合は、国際セキュリティ規格「ISO27017」を取得している「ナレカン」のようなを導入しましょう。 ビジネスシーンで情報管理が必要な場面 ビジネスでは、あらゆる場面で情報管理が必要になります。以下は、情報管理が必要になるシーンの例です。 在庫管理 在庫管理をする場合、入出庫のときや棚卸しのときに情報の共有と管理が必要になります。在庫情報を一元で管理すれば、いつも正確なデータを参照できるため、ミスの防止につながります。 顧客の情報管理 顧客情報は社内で共有・管理される必要があります。担当者以外でも情報を参照できるような状態にすれば、担当者が不在の場合でも対応できます。 アイディアの共有 新しい事業や商品のアイディアを社内で共有すれば、チームでの協力が深まり、互いの成長にもつながります。組織全体の意識向上にもつながるため、共有ツールを使って積極的にアイディアをシェアしましょう。 社内で情報を管理するときには、一元で管理することが重要です。「ナレカン」のように情報を簡単に一元管理できるツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜無料あり＞タイプ別｜仕事におすすめの情報共有アプリ9選 以下では、おすすめの情報共有アプリ9選をご紹介します。 ビジネスにおける情報共有アプリを選ぶときに、最も重視すべきは「社内情報を”ナレッジ”として蓄積できるか」です。ナレッジとは、顧客情報や業務マニュアルなどの社内情報資産のことであり、適切に管理・共有することで業務の属人化を防げます。 情報共有の中でもとりわけ、「社内のナレッジが無駄になっている点」に課題感がある場合は、ナレッジ管理に特化したアプリを選ぶと、スムーズに運用できるのです。ただし、ナレッジは「更新・検索しやすい状況で管理」されていなければ、目的の情報が見つかりません。 結論、社内の情報共有をスムーズかつ効果的に実施するには、画像・ファイルを含む情報を蓄積でき、その情報を”Google検索”するように探せる「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、直接情報を書き込んだり、メールやチャット上のやりとりを転送したりできるので、社内情報の一元管理に最適です。また、AIを活用した「自然言語検索」では、上司に質問するように検索が可能なので、共有した情報の中から、必要な情報を簡単に探せます。 【ナレッジ管理】AIで欲しい情報に即アクセスできるアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜情報共有に役立つナレカンの検索機能＞ 以下は、ナレカンで「自然言語検索」を使用した画面です。 「ナレカン」では、上司に質問するような感覚で質問できる「自然言語検索」が使えます。生成AIが質問に応じて回答と引用元のファイルを提示してくれるので、欲しい情報に即アクセス可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【情報ストック】最も簡単に社内の情報を共有できるアプリ「Stock」 Stockは、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせる情報管理・共有アプリです。 「Stock」の「ノート」に書き込んだ情報は、リアルタイムで共有でき、「メッセージ」や「タスク」を紐づけられるので、チャットツールやタスク管理ツールとしても使えます。また、無料プランもあるため、使い方や予算に合わせた利用が可能です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ファイル共有】2GBまで無料で共有できるアプリ「Dropbox」 ＜Dropboxの特徴＞ オフライン利用ができる オフライン利用に対応しているので、インターネット環境のない場所でも利用できるのが特徴の一つです。 セキュリティが充実している Dropboxは、「暗号化」や「2段階認証」などビジネス利用に必要なセキュリティ管理機能が充実しているので、安心して利用できます。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ ファイル権限 ファイルを共有するメンバーの制限が可能なので、情報漏えいの防止に役立つと言えます。 フォルダの共有機能 アカウントを持っていないメンバーに対しても、リンクの発行だけでフォルダの共有が可能です。そのため、社外の人ともやり取りしやすいです。 ＜Dropboxの注意点＞ 保存容量が少ない 無料プランでは2GBまでしかファイルを保存できないため、画像や動画を扱う場合、有料プランへの移行を考える必要があります。 同期のときにエラーが起きる 実際に使用するユーザーからは「同期において、同時にファイルを開いているなどの事象が発生すると、エラーが生じたり、どれが最新版かわからなくなるため、こちらの点は何かしら工夫ができるとありがたいと感じています。 」との声が複数あがっています。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Basic：0円 Plus：1,500円/月（月払い） Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い） Professional：2,400円/月（月払い） Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ファイル共有】Googleのファイル共有アプリ「Google Drive」 ＜Google Driveの特徴＞ Google製品との親和性が高い Google DriveはGoogleアカウントがあればすぐに利用開始できます。また、スプレッドシートやGmailなど、各種Googleサービスとの連携も可能です。 同時編集ができる 共有相手とリアルタイムでファイルを同時編集することができます。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ 検索機能が優れている Google Driveでは、「検索オプション」で、項目ごとにフィルタリングをかけて検索したり、PDFや画像ファイル内の文字まで含めてファイルを絞り込んで検索したりすることが可能です。 スキャン機能 書類をスマホのカメラで撮影して、PDF化できます。そのため、紙の資料もデータで保管できるのです。 ＜Google Driveの注意点＞ ファイルを整理しづらい フォルダ内のデータは、タイトル名で昇順/降順に並び替えたり、ピン留め（データを画面上部に固定する機能）したりできないため、見やすく整理しづらいと言えます。 目的のファイルにたどり着けない ユーザーからは「フォルダ構成が複雑になりやすい：共有が進むにつれて、どこに何のファイルがあるのか分かりにくくなることがあります。」などの声が寄せられています。（引用：ITreview） ＜Google Driveの料金体系＞ 以下の有料プランは、他のアプリも使えるGoogle WorkSpaceの料金となります。 個人向け：0円 Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Plus：4,760円/ユーザー/月（月払い） Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【チャット】中小企業向けのビジネスチャットアプリ「Chatwork」 ＜Chatworkの特徴＞ 気軽にコミュニケーションできる Chatworkは、メールに比べて気軽にコミュニケーションをとれるので、社内の情報共有が活発になります。また、メッセージを予約送信することも可能なので、効率的にコミュニケーションを図れます。 既読機能がない 既読機能がないため、チャットアプリにありがちなコミュニケーションストレスを軽減できるのが特徴の一つです。 ＜Chatworkの機能・使用感＞ タスク管理 タスクの作成・編集ができ、自身のタスクの把握やメンバーへのタスクの依頼が可能です。タスクには期限を設定できますが、リマインダー機能はないため、対応漏れに注意が必要です。 ビデオ通話 チャットに参加しているメンバーと顔を見ながら会話できます。リモートワークや現場での業務が多い職種の方に便利な機能です。 ＜Chatworkの注意点＞ 無料プランでは過去のメッセージが削除される 無料プランでは、直近40日以内のメッセージしか閲覧できません。そのため、案件の情報をやりとりする場合は注意が必要です。 スレッド機能がない Chatwork利用者からは「スレッド機能がないため、複数の会話が入り混じってしまい、チャットしづらいし、どの投稿に対する返信なのかわかりづらく、読みづらい。スレッド機能が欲しい。」といった声もあるようです。（引用：ITreview） ＜Chatworkの料金体系＞ フリー：0円 ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い） エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い） Chatworkの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【チャット】エンジニア向けビジネスチャットアプリ「Slack」 ＜Slackの特徴＞ 知名度が高い 2013年にアメリカでサービスがスタートしてから、日本でもIT業界を中心に利用者が増え、現在では有名なアプリのひとつになっています。開発ツールとも連携できるため、リモート業務が多いエンジニアからの人気が高いツールです。 カスタマイズ性が高い Slackはカスタマイズ性が高く、botなどのさまざまな機能を利用できます。 ＜Slackの機能・使用感＞ Canvas機能 Canvas機能を使えば上図のように、メッセージ上とは別に情報を書き残しておけます。ただし、フリープランでは、過去90日が経過したファイルは非表示になってしまうので、長期プロジェクトの情報共有には不向きな傾向になります。 AI機能の実装 SlackではAI機能の実装により、チャンネルやメッセージを要約したり、重要な情報をピックアップしたりできるようになります。ただし、別途料金が発生する点に注意しましょう。 ＜Slackの注意点＞ 多機能で使いこなすのが難しい Slackは多機能で便利な反面、出来ることが多すぎて使いこなすのが難しいです。そのため、誰でも簡単に使えるシンプルな情報共有アプリを求める企業には、ミスマッチだと言えます。 検索機能が乏しい 利用者からは「メッセージ検索時に古いスレッドの履歴をさかのぼる際、ロード時間が長くなることがあるため、検索パフォーマンスの改善を期待します。関連度順をもう少し新着のメッセージを優先して欲しいです。」という口コミもあります。（引用：ITreview） ＜Slackの料金体系＞ フリー：0円 プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い） ビジネスプラス：2,160円/ユーザー/月（月払い） Enterprise+：要問い合わせ Slackの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【プロジェクト管理】カンバン方式のタスク管理アプリ「Trello」 ＜Trelloの特徴＞ タスクをふせんのように管理できる Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、直感的にタスクが管理できます。 拡張機能が用意されている 「Power-Up」と呼ばれる拡張機能があり、様々なツールと連携できます。定期的なタスクを自動作成できる「カードの繰り返し」や「カレンダー」など豊富な機能が用意されているため、自由なカスタマイズが可能です。 ＜Trelloの機能・使用感＞ 進捗確認が簡単にできる タスクカードを動かしてステータスを変えられるので、進捗が視覚的に把握できるのが特徴です。 プロジェクト管理に役立つ 有料プランのみ利用可能な機能になりますが、タイムラインやテーブル、カレンダーなどプロジェクトを進める上で便利な機能が多く備わっています。 ＜Trelloの注意点＞ 無料プランでの利用には人数制限がある 無料プランでは、参加できる人数が10人までという制限があるので、社内メンバーの人数によっては有料化が必要です。 UIが分かりづらい 利用ユーザーからは「特に不便は感じておりませんが、少しUIが分かりづらいように思います。」との声があります。（参考：ITreview） ＜Trelloの料金体系＞ FREE：$0 STANDARD：$6 USD/ユーザー/月（月払い） PREMIUM：$12.50 USD/ユーザー/月（月払い） ENTERPRISE：$17.50 USD/ユーザー/月 5,000ユーザー以上で利用する場合には問い合わせが必要です。 Trelloの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社内SNS】LINEのように使える社内SNSアプリ「LINE WORKS」 ＜LINE WORKSの特徴＞ 機能が多い LINE WORKSには、チャットやカレンダー、フォルダ管理など業務効率化に必要な機能がそろっています。 プライベート向けのLINEと同じように使える プライベート向けのLINEと同じ操作性で、比較的すぐに利用できるのが特徴です。 ＜LINE WORKSの機能・使用感＞ 引用：LINE WORKSの掲示板機能 掲示板機能 掲示板機能を使って全体へ向けた情報共有が可能です。また、特定部署のメンバーだけに共有することもできるので、用途に合わせた使い分けができます。 カレンダー機能 予定を登録しておけば、所属部署に限らず社内の全メンバーがいつ・どこで仕事をしているか可視化できます。PCやスマホからでも確認できる点も便利です。 アンケート機能 既存テンプレートの中から、アンケートを作成できるほか、回答結果は自動集計されます。例として、社内での意見調査や行事の日程調整、災害時の安否確認などに役立ちます。 ＜LINE WORKSの注意点＞ 情報が流れてしまう チャットの特性上、複数人が意見を発信すると情報が流れてしまいます。また、グループチャットの数が増えれば、それに比例してタイムラインの量が多くなり、チャットと同様に過去の情報を遡るのに苦労します。 音声認識機能に不具合がある 利用者からは「たまに声の認識が上手く出来ていない時があるので、2人しか話してないのに5人になっていたりする。そこの改善をして欲しい。あと誤字が多いのも気になる。また声が小さいとそれらの現象が起こりやすいので、小さい声でもきちんと文字起こし出来るようにして欲しい。」などの声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜LINE WORKSの料金体系＞ 基本プランに加えて、トークのアーカイブやストレージの追加などのオプション商品もあります。 フリー：0円 スタンダード：540円/ユーザー/月（月払い） アドバンスト：960円/ユーザー/月（月払い） LINE WORKSの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【名刺管理】デジタルで名刺を管理できるアプリ「Eight」 ＜Eightの特徴＞ デジタルで名刺交換ができる QRコードを使って簡単にデジタル名刺を渡せるうえ、Eightのユーザー同士ならタッチ名刺交換も可能です。 名刺管理が簡単 名前や会社で検索すれば、必要な情報にすぐアクセスできます。 ＜Eightの機能・使用感＞ 名刺のデータ化機能 紙で名刺を交換しても、名刺を撮影すれば、すぐにデータ化できます。名刺を無くしてしまう心配がないため、便利です。 相手の近況情報が届く 名刺を交換した相手が、昇進したり異動したりしたときに、通知が届きます。メッセージでのやり取りにも対応しているため、相手との交流が深まります。 ＜Eightの注意点＞ 撮影環境によっては上手く読み取りできない 利用者からは「名刺の撮影環境（暗い場所など）によっては、読み取り精度が低下することがあります。」などの声が寄せられています。（参考：ITreview） ソート機能が少ない 利用者からは「満足していますが、あえていうなればもう少し拘った検索機能やソート機能があるとより嬉しいです。」などの声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜Eightの料金体系＞ 無料での利用に加えて、より多くの機能を備えた、プレミアムプランがあります。 無料版：0円 Eightプレミアム：600円/ユーザー/月（月払い） Eightの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞スマホ・PCで使えるビジネス向け情報共有アプリ9選 以下は、スマホ・PCで使える、ビジネス向け情報共有アプリの比較表です。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Dropbox Google Drive Chatwork Slack Trello LINE WORKS Eight 特徴 AIで欲しいナレッジに即アクセスできるアプリ 非IT企業でも簡単に情報管理できるツール 無料で2GBまで使えるファイル共有アプリ Googleのファイル共有アプリ 中小企業向けのビジネスチャットアプリ エンジニア向けビジネスチャットアプリ カンバン方式で管理できるタスク管理アプリ LINEのように使える社内SNSアプリ デジタルで名刺を管理できるアプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） シンプルで簡単 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】※ファイルへのコメントは可能 【×】※ファイルへのコメントは可能 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 【〇】 ノート機能 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【×】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 注意点 法人での利用が前提のため、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 無料プランでは保存容量が少ない ファイルの場所を探しづらい 無料プランでは過去のメッセージが削除される 検索機能が乏しい UIが分かりづらい 情報が流れてしまう 撮影環境によっては上手く読み取りできない 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり　※保存容量は2GBまで ・有料プランは1,500円/ユーザー/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月〜 ・無料プランあり　※メッセージの閲覧可能期間、件数に制限がある ・有料プランは840円/ユーザー/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは1,050円/ユーザー/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは$6 USD/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは540円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは600円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「Chatwork」の詳細はこちら 「Slack」の詳細はこちら 「Trello」の詳細はこちら 「LINE WORKS」の詳細はこちら 「Eight」の詳細はこちら 特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 失敗しない！情報共有アプリの選定ポイント5選 ここからは、情報共有アプリを選ぶときのポイントを5つご紹介します。これらのポイントを押さえていないと、アプリを導入しても社内に定着しない可能性があるので、注意しましょう。 （1）パソコンとスマホの両方で使えるか 1つ目に、パソコンとスマホの両方に対応しているかを確認しましょう。 たとえば、パソコンのみ対応しているアプリでは、外出が多い営業職や現場で働くスタッフが情報を共有するためにわざわざ帰社する必要が出てきます。そのため、オフィスにいる社員とのスムーズな連携が難しくなってしまうのです。 以上のように、特定のデバイスにしか対応していないアプリは、情報へのアクセスを制限してしまいます。そのため、複数のデバイスに対応したアプリを選ぶことが重要です。 （2）セキュリティは万全か 2つ目に、セキュリティ体制がしっかりしているかを確認しましょう。 外部からの不正アクセスを防ぐため、ISO27001など第三者機関による認証を取得しているアプリを選ぶと安心です。また、社内メンバーの閲覧や編集に制限をかける機能があれば、情報漏えいのリスクを低減できます。 情報共有アプリを選ぶときは、企業の重要な情報をしっかり保護できることが非常に大切です。 （3）情報へのアクセス性はいいか 3つ目に、管理している情報へのアクセス性がいいかが重要です。 多くの情報を管理していると、過去の情報が埋もれたり重要なメッセージが流れたりしてしまい、あとから見つけるのが困難です。そこで、「検索性に優れたアプリ」を導入すれば、欲しい情報がいつでも取り出せるので、情報共有もスムーズになります。 とくに、「高精度のキーワード検索」や「ファイル内検索」ができる「ナレカン」のようなアプリなら、添付したファイル・画像内の情報も探せるため、目的の情報が確実に見つかります。 （4）あらゆる情報を管理できるか 4つ目に、あらゆる情報を一元管理できるかを確認しましょう。 情報には「蓄積すべきもの（議事録やマニュアルなど）」と「リアルタイムでのやり取り（チャットなど）」の2種類があります。以前までは、情報の種類に応じて異なるアプリを使い分けるのが一般的でした。 しかし、複数のアプリを使うと情報が分散し、「どこに保存されているか分からない」「メッセージが見つからない」といった問題が発生しがちです。そのため、すべての情報を一元管理し、アプリを横断する手間を削減しましょう。 （5）サポート体制は充実しているか 5つ目に、情報共有アプリを提供している企業のサポート体制が充実しているかを確認しましょう。 たとえば、「不明点があれば1営業日以内に回答がもらえるサポートデスク」や、「企業ごとの最適な運用方法を提案してくれる無料の導入相談」があれば、ITに不慣れな方でも安心して利用できます。 さらに、サポート体制があれば、導入後にトラブルがあっても迅速な対応が可能になります。そのため、ツールが形骸化せずに運用を浸透させられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【要注意】円滑な情報共有をするためのポイント3選 ここからは、情報共有アプリを導入する際に注意すべきポイントを3つご紹介します。スムーズな情報共有を実現している企業は、以下のポイントを押さえて運用しています。 （1）導入目的を社内に周知させる まずは、導入の目的を社内全体にしっかりと伝えるべきです。 たとえば、「業務中のコミュニケーションを円滑にするため」というアプリの導入目的を社員が理解していないと、業務以外のやり取りにアプリが使われたり、運用が個々に任されてしまったりする恐れがあります。 したがって、情報共有アプリの運用を成功させるには、経営層から現場まで全員が共通の認識を持つことが大切です。具体的な周知方法としては、ミーティング・社内報・メールなどを活用して認識をすり合わせましょう。 （2）情報共有のルールを決める つぎに、目的の共有と同様に大切なのが「情報共有に関するルール作り」です。 導入目的が明確でも、情報をいつ・どのように共有すべきかが定められていないと、社員ごとに使い方がバラバラになり、統一感がなくなります。その結果、メッセージが散在したり、相手に上手く伝わらなかったりしてしまうのです。 したがって、すべての社員が同じ基準で情報共有アプリを使えるように、あらかじめルールを設定して定着させましょう。 （3）情報をナレッジとして管理する 最後に、情報を「ナレッジ」として適切に管理できるアプリを選ぶこともポイントです。 情報共有の目的は「共有された情報を業務に活かすため」です。そのため、共有した情報は必要なときにすぐアクセスできなければ意味がありません。 情報を見つけるのに時間がかかると、徐々にアプリが使われなくなり形骸化してしまいます。そこで、管理している情報を「フォルダ」などで取り出しやすく整理できるアプリが有用です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめの情報共有アプリまとめ ここまで、おすすめの情報共有アプリや選定ポイント、メリットをご紹介しました。 ビジネスの基本である情報共有ですが、誤ったアプリを導入すると「大切な情報が流れて見つからない」事態になります。そのため、共有した情報が、確実に蓄積・管理されるような仕組みが必要です。 また、情報共有アプリを選ぶときには「直感的に操作でき、必要なタイミングで即アクセスできるか」も必ずチェックしましょう。検索に手間や時間がかかってしまうと、使われなくなってしまう可能性があるからです。 以上のことからも、自社が導入すべきは、あらゆる情報を一元管理でき、必要なタイミングで即アクセス可能なアプリ「ナレカン」一択です。ナレカンには、AIを活用した「重複判定機能」も備わっているので、常にフレッシュかつ正確な情報共有が実現します。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、スムーズに情報共有ができる環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】脱Excel！社内の情報共有におすすめのツールを紹介 ヒヤリハット情報の共有方法とは？書き方や活用するポイントも解説！ 部署間の連携を強化するには？社内における情報共有の課題と解決策とは 【無料あり】社内情報・ナレッジの共有に役立つツール7選！タイプ別に紹介 【完全無料あり】ビジネスに最適なおすすめの掲示板アプリ9選を紹介！

日々さまざまタスクを抱えるビジネスマンにとって、仕事の効率化は必須です。そのため、昨今では、ビジネス向けのアプリを組織単位で導入し、根本的な業務改善を図る企業が増えています。 しかし、ビジネスアプリの導入を検討しているものの「どれを選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ビジネスマンに欠かせないおすすめのビジネスアプリ9選を中心にご紹介します。 ビジネスアプリの種類を把握し、アプリの選定に役立てたい おすすめのビジネスアプリの特徴や注意点を参考にしたい ビジネスで使う情報を簡単に共有・管理できるアプリを探している という方はこの記事を参考にすることで、自社に合うビジネスアプリがすぐに分かり、業務のスムーズな進行が実現します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ビジネスアプリとは2 人気のビジネスアプリの種類を解説！2.1 （1）ナレッジマネジメントアプリ2.2 （2）ビジネスチャットアプリ2.3 （3）オンラインストレージアプリ2.4 （4）タスク管理アプリ2.5 （5）名刺管理アプリ2.6 （6）スケジュール管理アプリ3 ＜無料あり＞仕事効率化に役立つおすすめビジネスアプリ9選3.1 【ナレカン】社内や顧客情報を一元管理＆AI検索できるアプリ3.2 【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に情報共有できるアプリ3.3 【LINE WORKS】ビジネス向け社内連絡アプリ3.4 【Chatwork】やり取りやタスクを管理できるアプリ3.5 【elgana】働き方をサポートをするビジネスチャットアプリ3.6 【Google ドライブ】無料で使えるオンラインストレージアプリ3.7 【Microsoft365 apps for business】定番Officeアプリ3.8 【eight team】社内メンバーの名刺管理から共有まで可能なアプリ3.9 【Google カレンダー】メンバーのスケジュールを可視化できるアプリ4 ＜比較表＞おすすめのビジネスアプリ9選5 【必見】ビジネスアプリの選定ポイント5.1 （1）iPhone/Androidでも使えるか5.2 （2）強固なセキュリティがあるか5.3 （3）費用対効果が高いか5.4 （4）情報にアクセスしやすいか6 ビジネスアプリを使うときの注意点7 有料・無料のビジネスアプリ9選まとめ ビジネスアプリとは ビジネスアプリとは、煩雑な手作業をデジタル化し、仕事を効率化するアプリ全般のことです。 ビジネスアプリは、作業の自動化により業務効率化を図るだけでなく、オンライン上でのやりとりがスムーズになることから、外回りの多い業種やリモートワークのある企業ではとくに欠かせないツールとなっています。 また、販売データなどの社内の情報を一元管理しナレッジ化すれば、社内の意思決定の材料として活用できます。このように、ビジネスアプリには多様な用途があるため、自社に適したアプリの選定が重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 人気のビジネスアプリの種類を解説！ 以下では、人気のビジネスアプリの種類を解説します。「自社に必要なビジネスアプリの種類が分からない」という方は必見です。 （1）ナレッジマネジメントアプリ ナレッジマネジメントアプリとは、組織に蓄積されている情報をノウハウとして管理・共有するアプリです。 とくに、ビジネスにおいて、議事録・マニュアル・問い合わせ管理といった”ナレッジ（情報）”を蓄積・共有する場は不可欠です。ナレッジを適切に管理することで、業務効率化、ノウハウの属人化防止、教育コスト削減などの多くのメリットを得られます。 しかし、「ノウハウはあるが、それが共有できていない」という悩みを抱えている企業も多くあります。そこで、ナレッジマネジメントアプリを活用することで、個人の頭のなかにある暗黙知を、客観視できる形式知に変換可能になるのです。 （2）ビジネスチャットアプリ ビジネスチャットアプリは、メールよりも簡単で気軽にやりとりできるアプリです。 メールとの大きな違いは、チャット形式で会話が進むため、形式的な文章で送る必要がない点です。また、CcやBccの設定も不要なのでアドレス間違いによる送付エラーを防止できます。 さらに、「送信した内容を編集・削除する機能」や「相手が読んだか分かる既読機能」のように、メールにはない便利な機能が多数搭載されているため、コミュニケーションの基盤として利用する企業もあります。 （3）オンラインストレージアプリ オンラインストレージは、ファイルやフォルダの保管場所となるアプリです。 ファイルを社内サーバーやハードディスクに保管すると「容量を圧迫して操作が遅くなる」「必要なファイルがどこにあるのか分からない」といった事態が起こります。 しかし、オンラインストレージを使うと、大容量のデータもインターネット上でストレスなく管理できます。さらに、自社サーバーに比べて初期費用やメンテナンス費用を抑えられるため、コスト削減になります。 （4）タスク管理アプリ タスク管理アプリは、案件管理に役立ちます。 たとえば、複数の案件を個別のメモで管理すると、情報が分散してプロジェクトの進捗が一目で分かりません。その結果、抜け漏れやスケジュールの重複が発生します。 一方、アプリで管理すれば、タスクの進捗がすべて集約されるので抜け漏れを防げます。また、多くのアプリはタスクを共有する機能が搭載されているため、個人だけでなくチーム単位での管理も可能です。 （5）名刺管理アプリ 名刺管理アプリは、名刺をデジタルデータ化して管理するアプリです。 通常、名刺をアプリで管理することで、連絡先や相手の役職がアプリ上ですぐに確認できるようになります。そのため、利用すれば営業活動における連絡が取りやすくなる効果が期待できるのです。 また、名刺管理アプリのなかには、社内メンバーが受け取った名刺を一元管理できるものがあります。社内で名刺を展開することで、ビジネスチャンスが拡大し、結果として企業成長を加速できるのです。 （6）スケジュール管理アプリ スケジュール管理アプリは、スムーズな会議準備に役立ちます。 スケジュールアプリを使えば「誰が、いつ、どの予定がはいっているのか」を把握できるため、お互いの業務を考慮して会議を設定できるようになります。また、会議の予定ごとに必要な資料をまとめて共有できる機能を使えば、スムーズに会議を始められます。 このように、スケジュール管理アプリには、予定を管理する以外にも、予定に関する情報のやりとりをする機能が備わっています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜無料あり＞仕事効率化に役立つおすすめビジネスアプリ9選 以下では、仕事効率化に役立つおすすめビジネスアプリ9選をご紹介します。 仕事効率化を実現するには、全社単位で社内情報を活用しやすい仕組みを整えることが重要です。そのため、社内のあらゆる情報を一か所に集約し、蓄積する必要があります。 しかし、ファイルでは中身をすぐに確認できなかったり、チャットでは情報が流れてしまったりしてアクセス性が悪いです。そこで、欲しい情報がすぐに見つけられる「高精度の検索機能」を備えたツールを導入しましょう。 結論、仕事効率化に最適なビジネスアプリは、社内情報を誰でも簡単に蓄積し、すぐにアクセスできる検索が備わったナレッジマネジメントアプリ「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「記事」にナレッジを残すだけで、任意のメンバーに即公開できます。また、会話形式で質問できる「自然言語検索（AI検索）」によって、蓄積された情報の中から最適な回答が提示されるので、ナレッジが活用される仕組みが整うのです。 【ナレカン】社内や顧客情報を一元管理＆AI検索できるアプリ 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの自然言語検索機能＞ 以下は、「ナレカン」に蓄積した情報を会話形式で検索できる「自然言語検索」です。 画像のように、生成AIに質問すると、回答とともに引用元の記事リンクを添付してくれます。また、「記事」に添付した画像やファイル内の情報もキーワードで検索できるため、検索スキルを問わず欲しい情報を見つけ出せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に情報共有できるアプリ 「Stock」は、ITに不慣れな中小企業の方でもすぐに使いこなせる情報共通アプリです。 Stockの「ノート」にはあらゆる情報をストックできるうえ、任意のメンバーにリアルタイムで共有できるのが特徴です。また、ノートごとに「メッセージ」や「タスク」を紐づけられるので、チャットアプリやタスク管理アプリとしても使うことができます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【LINE WORKS】ビジネス向け社内連絡アプリ ＜LINE WORKSの特徴＞ LINEのような使い心地 使い慣れたLINEと同じように操作し、やりとりできるのが特徴です。 既読・未読メンバーが分かる プライベート向けのLINEにはない「既読・未読メンバーが誰か」が表示される仕様になっています。 ＜LINE WORKSの機能・使用感＞ メンバーの予定を共有できるカレンダー機能がある メンバー全員の予定がわかるカレンダーがあるので、複数人での日程調整をする場合に便利です。 メールも確認できる トーク機能のほかに、受信メールの内容に応じた自動分類やリマインダーを備えたメール機能があるので、メールが主流な企業でもスムーズに使えます。 ＜LINE WORKSの注意点＞ プランのアップグレードはできるが、ダウングレードはできない プランは管理者画面から変更できますが、下位プランへのダウングレードはできないので注意が必要です。 共有ファイルが一定期間で見られなくなる 利用しているユーザーからは、「共有ファイルが一定期間で見られなくなるため、後から確認したいときに不便さを感じます。また、チャットで改行しようとしてEnterを押すとそのまま送信されてしまい、誤送信が起きやすい点も気になります。」という声があります。（引用：ITreview） ＜LINE WORKSの料金体系＞ フリー：0円 ユーザー数は30人まで、容量は5GBまで利用できます。 スタンダード：540円/ユーザー/月（月間払い） ユーザー数は無制限で、容量は1TBまで利用できます。 アドバンスト：960円/ユーザー/月（月間払い） ユーザー数は無制限で、容量は100TBまで利用できます。 LINE WORKSの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Chatwork】やり取りやタスクを管理できるアプリ ＜Chatworkの特徴＞ すばやいやりとりが可能 チャット形式のやりとりのため、発言者・発言内容が一目で分かります。 便利な機能が集約されている メインの「チャット機能」のほかにも、「タスク管理」「ファイル管理」「ビデオ通話」もできるので、複数ツールを併用したくないという企業に向いています。 ＜Chatworkの機能・使用感＞ タスクの設定が可能 トーク画面にタスクの設定ができるので、メッセージのやりとりとタスク管理が同時にできて便利です。 メッセージにリアクションできる メッセージに絵文字機能があるので、「読んだらリアクションボタンを押す」などとルール化すれば誰が読んだかを把握するのに役立ちます。 ＜Chatworkの注意点＞ タスク機能にリマインド通知がない タスクに、リマインド通知設定ができないので期日に気づかない恐れがあります。 検索機能が弱い 利用しているユーザーからは、「検索機能が弱い気がします。チャット量が多いと、過去のメッセージやファイルが探しづらい点や部分一致でフィルタをかけても、なかなかお目当てのメッセージやファイルにたどり着かないことがあるので高度なフィルタリングで、履歴検索をもっと効率化してもらいたいです。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Chatworkの料金体系＞ フリー：0円 ユーザー数は100人まで、容量は全体で10GBまで利用できます。 ビジネス：840円/ユーザー/月（月間払い） ユーザー数は無制限で、容量はユーザーあたり10GBまで利用できます。 エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月間払い） ユーザー数は無制限で、容量はユーザーあたり10GBまで利用できます。「社外ユーザー制限」などのセキュリティ強化機能が追加されます。 Chatworkの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【elgana】働き方をサポートをするビジネスチャットアプリ ＜elgana (エルガナ)の特徴＞ セキュリティ機能が充実している メッセージログや利用端末の制限など、セキュリティ機能が豊富なため、ビジネス利用に適しています。 クリップ機能でメッセージをピン留めできる あとから振り返りたいメッセージをクリップ機能で固定できます。 ＜elgana (エルガナ)の機能・使用感＞ アンケート機能がある アンケート機能があるので、複数人で日程調整する場合に役立ちます。 連絡先機能がある 連絡先機能で、電話番号を知らなくても部署や名前から検索してコンタクトが取れるので、プライベートと仕事を分けたい方に適しています。 ＜elgana (エルガナ)の注意点＞ 複数端末からのログインはできない 複数のデバイスから一つのアカウントにログインすると、先にログインしていた端末は強制的にログアウトします。 通知がスムーズに表示されないことがある 利用しているユーザーからは、「通信状況が悪い時には表示されるのに時間はかかりますので、スムーズに表示されるようになれば尚良いと思います。」との声があります。（引用：ITreview） ＜elgana (エルガナ)の料金体系＞ おためし：無料 ベース：330円/ユーザー/月（月払い） アドバンスト：880円/ユーザー/月（月払い） elgana (エルガナ)の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google ドライブ】無料で使えるオンラインストレージアプリ ＜Google ドライブの特徴＞ 無料でも利用できる Googleアカウントを持っていれば、無料で利用できます。ただし、無料プランで利用できるのは、15GBまでです。 ファイルに関するやり取りが実現できる ファイルの共同編集から管理において、必要な機能が備わっている。 ＜Google ドライブの機能・使用感＞ 検索機能 ファイルのタイトル以外に、ファイル内の文字列を検索できます。欲しい情報へのアクセス性を高められる点がメリットです。 共同編集機能 ツール内に保存しているファイルに対して、任意のメンバーで共同編集できる機能が備わっています。そのため、複数人での共同作業やプロジェクトに役立ちます。 ＜Google ドライブの注意点＞ ファイル管理が面倒 Google Driveではファイルを階層的に管理する必要があります。そのため、ファイルが増えるほどフォルダの階層が深くなり、欲しい情報が埋もれてしまう恐れがあります。 閲覧履歴を表示できない 利用しているユーザーからは、「共有ファイルの閲覧履歴を表示できないので、共有ファイルが共有者に閲覧されたかどうかを確かめることができない。」との声があります。（参考：ITreview） ＜Google ドライブの料金体系＞ Google ドライブは無料からでも利用可能ですが、Google Workplaceを契約（有料化）することで、容量を増やしたりほかのGoogleサービスを利用したりできるようになります。以下は、Google Workspaseの料金プランです。 Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Plus：要問合せ Google ドライブの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Microsoft365 apps for business】定番Officeアプリ ＜Microsoft365 apps for businessの特徴＞ ビジネスで役立つアプリが揃っている ビジネスに必須の「Word・Excel・PowerPoint・Outlook・OneDrive」が含まれているため、さまざまなビジネスシーンで活躍します。 リアルタイム共同編集機能で複数人での作業ができる 共同編集機能を使用すれば、複数人で同時に同じファイルを編集できます。 ＜Microsoft365 apps for businessの機能・使用感＞ パソコンからでもスマホからでも同じファイルにアクセスできる パソコンで作業していた続きをスマホやタブレットからも確認できるので、職場以外で仕事のファイルを閲覧・編集したい場合に便利です。 社内情報へのアクセス権を制限できる 各ツールで情報へのアクセス権を設定できるので、社外秘の情報を扱う場合にも適しています。 ＜Microsoft365 apps for businessの注意点＞ 使えるツールが限られている Microsoft 365 Apps for businessにはカスタム法人メールやTeamsが含まれていません。 チャットでやり取りできるツールがない Microsoft 365 Apps for businessには、社員同士がチャットでやり取りできるツールがないため、オンライン上でのコミュニケーションが円滑に進まない可能性があります。 ＜Microsoft365 apps for businessの料金体系＞ Microsoft 365 Apps for business:1,483円/ユーザー/月（月払い） Microsoft365 apps for businessの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【eight team】社内メンバーの名刺管理から共有まで可能なアプリ ＜eight teamの特徴＞ 名刺管理に役立つ 社内外の人の名刺情報を一元管理できます。部署ごとにタグをつけられます。 名刺データをリスト化できる 名刺データをリスト形式にして、CSVで一括ダウンロードできるため、年賀状の作成時に便利です。 ＜eight teamの機能・使用感＞ 名刺ごとにメモを残せる 登録した名刺に、やり取りをメモとして残せる機能が備わっています。そのため、引継ぎのときに、必要な情報を簡単に共有することが可能です。 外部サービスとの連携が可能 「HubSpot」や「kintone」といった外部サービスとの連携が可能で、名刺情報をマーケティングや案件管理に活用すれば、業務をスムーズに進められます。 ＜eight teamの注意点＞ 年間プランしかない Eight Teamは年間契約のプランしかないため、途中解約をしたくてもできない可能性があります。 個人でメモしたことは共有できない 利用しているユーザーからは、「共有タグや共有メモに書かれていないことは共有できないので、不便。」との声があります。（参考：ITreview） ＜eight teamの料金体系＞ 料金は、以下の「基本使用料」「アカウント料」「オプション料」を足し合わせた価格となります。なお、アカウント料は10名まで無料です。 基本使用料：19,800円/契約/月（税抜） アカウント料：500円/ユーザー/月（税抜） オプション：要問合せ eight teamの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google カレンダー】メンバーのスケジュールを可視化できるアプリ ＜Google カレンダーの特徴＞ スムーズなスケジュール調整 メンバーのスケジュールを確認しながら、会議の予定をスムーズに調整することができます。 外出中でもアクセス可能 PC以外にもスマホやタブレットから、カレンダーを確認することが可能です。 ＜Google カレンダーの機能・使用感＞ 予定に必要な情報も残せる 上図のように、商談の予定ごとに必要な資料をまとめて管理できます。また、ゲストとして、商談相手を追加することで、簡単に予定や資料の共有がおこなえます。 グループカレンダーの作成 管理者は、任意のメンバーがアクセスできるカレンダーを作成できます。また、各メンバーのスケジュールは色別に表示されるので、直感的に分かりやすいです。 ＜Google カレンダーの注意点＞ 複数カレンダーの重複予定の確認が面倒 利用しているユーザーからは「 個人・チーム・プロジェクト用の複数カレンダーを同時に見る場合、空き時間や重複予定の確認がやや面倒。」との声があります。（引用：ITreview） 通知設定が細かすぎて操作が難しい 利用しているユーザーからは、「通知設定が細かすぎて、最初はどこを触ればいいのかわかりづらい。」との声があります。（引用：ITreview） ＜Google カレンダーの料金体系＞ Google カレンダーは無料からでも使えますが、Google Workplaceを契約（有料化）することで、ほかのGoogleサービスも利用できるようになります。以下は、Google Workspaseの料金プランです。 Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Plus：要問い合わせ Google カレンダーの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞おすすめのビジネスアプリ9選 以下は、おすすめのビジネスアプリ9選の比較表です。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 LINE WORKS Chatwork elgana Google ドライブ Microsoft365 apps for business eight team Google カレンダー 特徴 社内や顧客情報を一元管理＆AI検索できるアプリ 非IT企業の65歳の方でも簡単に情報共有できるアプリ ビジネス向け社内連絡アプリ やりとりやタスクを管理できるアプリ 働き方をサポートをするビジネスチャットアプリ 無料で使えるオンラインストレージアプリ 定番Officeアプリ 社内メンバーの名刺管理から共有まで可能なアプリ メンバーのスケジュールを一元管理できるアプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 シンプルで簡単 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【×】 【×】 セキュリティ対策 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 プランのアップグレードはできるが、ダウングレードはできない タスク機能にリマインド通知がない 複数端末からのログインはできない ファイル管理が面倒 使えるツールが限られている 年間プランしかない 複数カレンダーの重複予定の確認が面倒 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは540円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは840円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは330円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは1,483 円/ユーザー/月～ ・料金プランは要問い合わせ ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「LINE WORKS」の詳細はこちら 「Chatwork」の詳細はこちら 「elgana (エルガナ)」の詳細はこちら 「Google ドライブ」の詳細はこちら 「Microsoft365 apps for business」の詳細はこちら 「eight team」の詳細はこちら 「Google カレンダー」の詳細はこちら このように、アプリによって用途や注意点が異なるため、導入前に確認し、自社の課題に合ったツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】ビジネスアプリの選定ポイント 以下では、ビジネスアプリの選定ポイントをご紹介します。以下のポイントを把握すれば、自社に合ったビジネスアプリを導入できるため必見です。 （1）iPhone/Androidでも使えるか 1つ目のポイントは、PCだけでなくiPhoneやAndroidにも対応しているかです。 スマホ対応のアプリなら、オフィス外でも簡単に使えるため、営業職や現場作業のメンバーの業務効率に貢献します。たとえば、「PCで保存した資料をアップロードして、移動中にスマホから確認する」という使い方ができます。 逆に、PCでしか使えないアプリの場合、送られてきたメッセージに気づかず、対応が遅れてしまう可能性があるのです。したがって、外出するメンバーが多い企業はスマホに対応しているか必ず確認しましょう。 （2）強固なセキュリティがあるか 2つ目のポイントは、強固なセキュリティがあるかです。 たとえば、「信頼性の高いデータセンターを使用している」「すべての通信が暗号化されている」アプリであれば、重要なデータを厳しく管理できます。また、国際的なセキュリティ資格であるISO27001（ISMS）を取得しているかを指標にするのもおすすめです。 とくに、無料のアプリや低価格のプランはセキュリティ機能が不足している場合があるので注意が必要です。 （3）費用対効果が高いか 3つ目のポイントは、費用対効果が高く利用できるかです。 高度な機能が豊富に搭載されていても、使いこなせない機能があると使わない機能に費用が発生します。そのため、必要な機能を過不足なく備えているアプリを選び、無駄な料金コストの発生は抑えるべきです。 また、プランによっては利用人数やデータ容量が制限されている場合もあります。したがって、自社の課題や運用スタイルを整理したうえで、必要な機能を備えたアプリを導入しましょう。 （4）情報にアクセスしやすいか ビジネスアプリの選定で最も重要なポイントは、情報にアクセスしやすいかです。 契約書などの重要な書類は保管するだけでなく、あとからすばやく取り出せなければ、迅速に作業が進められません。そこで、どこに何のファイルがあるかわかるように「フォルダ管理」や「タグ管理」で整理するべきです。 また、「高精度な検索機能」があれば、データが膨大になっても目的の情報にすぐにアクセスできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスアプリを使うときの注意点 組織単位でビジネスアプリを使うときは、社内での運用方法に注意が必要です。 組織単位でアプリを導入する場合、「適切な運用ルールの設計」「メンバーへの使い方の説明」が不可欠です。仮に、導入時点で挫いてしまっては、その後の運用もスムーズに進まず、かえって業務効率を低下させる事態に陥りかねません。 とくに、大規模企業の場合は、これらを導入担当者のみで実施しようとするのは困難です。そのため、適切なノウハウを持つ人材と共に、企業に最適な「運用ルール」を設計していく必要があります。 たとえば、情報共有ツールの「ナレカン」は、導入時の「初期セットアップ」「使用メンバーへの説明会」の実施はもちろん、「既存データの移行作業」もサポートしています。そのため、導入担当者の負担を最小限に抑えられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 有料・無料のビジネスアプリ9選まとめ ここまで、ビジネスアプリの種類やおすすめのアプリ9選、選定ポイントをご紹介しました。 ビジネスアプリにはさまざまな種類がありますが、機能だけでなく、操作性やセキュリティ面なども考慮して自社に最適なアプリを選ぶべきです。 とくに、多機能で操作が難しいものは、社員が使いこなせず浸透しない可能性があります。したがって、ITリテラシーが低い社員でも使えるほど、シンプルな操作性のアプリを導入しましょう。 結論、自社の業務効率化に最適なビジネスアプリは、社内情報をナレッジ化して共有・蓄積できるうえ、過去のやり取りにも即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内の情報を一か所にまとめることで効率的に業務を進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】脱Excel！社内の情報共有におすすめのツールを紹介

業務のデジタル化が進むなか、ITツールを用いた情報共有は一般的になりつつあります。なかでも、Excelは使い始めのハードルが低いので、今日でも多くの企業で利用されているのです。 しかし、Excelは情報の共有がしづらく、「Excelでの情報共有に限界を感じている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Excelで情報共有するデメリットや、おすすめの情報共有ツールを中心にご紹介します。 複数のツールを比較検討したい 選定ポイントや注意点を押さえて自社に最適なツールを選びたい おすすめの情報共有ツールがあれば活用したい という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に必要な情報共有ツールが見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Excel/情報共有ツールのメリット＆デメリット1.1 Excelのメリット&デメリット1.2 情報共有ツールのメリット&デメリット2 ＜種類別＞情報共有ツールの機能3 【社内ポータル】社内ナレッジ共有におすすめのツール・アプリ3.1 （1）【ナレカン】ノウハウの一元管理に最適なツール3.2 （2）【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール3.3 （3）【Evernote】アイデアの収集や蓄積に役立つアプリ4 【チャット】フロー情報のやり取りにおすすめのツール・アプリ4.1 （1）【Slack】チームの連絡に適したチャットアプリ4.2 （2）【Webex】あらゆる端末でWeb会議できるツール4.3 （3）【Microsoft Teams】ビデオ会議ができるコラボレーションツール5 【ファイル共有】ファイル管理におすすめの情報共有ツール・アプリ5.1 （1）【Dropbox】大容量ファイルを一元管理できるツール5.2 （2）【Google Drive】Googleによるファイル・動画・画像の共有アプリ6 ＜比較表＞社内の情報共有におすすめのツール・アプリ7 脱Excel！情報共有ツールの選定ポイント2選7.1 （1）誰でも簡単に使いこなせるか7.2 （2）必要な情報がすぐに見つかるか8 【必見】Excel管理から脱却した企業事例9 脱Excelができる情報共有ツールまとめ Excel/情報共有ツールのメリット＆デメリット 以下では、「Excel」と「情報共有ツール」のメリット・デメリットをそれぞれ紹介します。メリット・デメリットを把握したうえで、どちらが自社に適しているか検討しましょう。 Excelのメリット&デメリット Excelでの情報共有には、以下のようなメリットとデメリットがあります。 ＜メリット＞ コストの削減 Excelを利用するメリットは、幅広く浸透しているツールな点にあります。そのため、「使い方を教える教育コスト」や「新たにツールを導入するコスト」がかからないのです。 ＜デメリット＞ 確認・更新に手間がかかる 一方で、Excelで情報共有をすると、確認・更新に手間がかかる点がデメリットです。「ファイルを作成⇒メールで共有⇒ファイルを開いて確認・更新」する必要があるうえ、ファイルのバージョン管理をしないと、最新版がどこにあるのか分からなくなります。 したがって、スピーディーな情報共有が求められるビジネスにおいては、Excel以外のITツールを使う必要があるのです。 情報共有ツールのメリット&デメリット 情報共有ツールにも、メリットとデメリットがそれぞれあります。 ＜メリット＞ 業務の属人化防止 情報共有ツールのメリットは、社内の業務ノウハウを一元管理できる点にあります。上司が不在でも、ツールを見れば業務の疑問点を解消できるので、業務の属人化を防止可能です。 業務効率化 情報共有ツールには、業務効率化につながるメリットもあります。”フォルダ機能”や”検索機能”により、目的の情報にすぐアクセスできるため、資料を探すムダな時間を短縮できるのです。 ＜デメリット＞ 複雑なツールだと使い方を教える時間がかかる デメリットとして、複雑なツールだと使い方を教える時間がかかる点が挙げられます。そのため、”全従業員が使いこなせるようなシンプルなツール”を導入する必要があります。 安全性に不安がある また、安全性に不安が残る可能性もあります。したがって、重要な顧客や取引先を扱うビジネスにおいては、「ナレカン」のような国際セキュリティ資格を取得しているツールを選ぶ必要があるのです。 このように、「使いやすさ」「安全性」に注目してツールを選定することで、デメリットをカバーしながら、効率よく業務を進められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜種類別＞情報共有ツールの機能 以下では、種類別に代表的な情報共有ツールの搭載されている機能の例を紹介します。ツールを選ぶ前に、まずは情報共有ツールの全体像を掴んでおきましょう。（左右にスクロールできます） ＜ツールの種類＞ ＜内容＞ ＜代表的な機能＞ 社内ポータル（社内Wiki） 社内の情報やマニュアルをまとめておいて、社員が必要な情報にたどり着けるようにするためのツールです。主に、社員個人が持つ「ナレッジ」や「ノウハウ」の共有に使われます。 ・マニュアル管理 ・ナレッジ管理 ・社内掲示板 チャット 社内外のメンバーと、業務に関する連絡をするためのツールです。メールよりも気軽に、スピーディーなやり取りができます。 ・グループチャット ・タスク管理 ・Web会議 ファイル共有 WordやExcelなど、ファイルにまとめた情報を管理・共有するためのツールです。 ・ファイルの同期 ・ファイル共有 ・共同編集 このように、ビジネス用の情報共有ツールには多くの種類がありますが、「チャット」では記載した内容が全て流れてしまい、「ファイル」の管理は面倒なので次第に共有が形骸化します。そのため、まずは「社内ポータル」で社内の情報をナレッジとして蓄積することが、ITツールによる情報共有の効率化の近道です。 そこで、多くの情報を扱う中堅～大企業では、「ナレカン」のような、あらゆる社内情報を残せる”記事（ノート）”を備えた「社内ポータル」ツールを選びましょう。記事はフォルダごとに整理できるので、内容や種類で分類しながら資料や連絡事項を残せるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社内ポータル】社内ナレッジ共有におすすめのツール・アプリ 以下では、脱Excelが叶うおすすめの社内ナレッジ共有ツール3点をご紹介します。 Excelでの情報共有は「使い慣れており導入コストがかからない」というメリットがあります。一方で、運用面においては「メールで共有するのが面倒」「都度ファイルを開いて確認する手間がかかる」というデメリットがあるのです。 したがって、Excelのデメリットを解消するには、「簡単にナレッジ共有でき、管理まで完結するツール」が必要です。とくに、管理する情報に即アクセスできるツールを選べば必要な情報を素早く共有できます。 結論、導入すべきナレッジ共有ツールは、社内のあらゆる情報を一元管理し、全社員が欲しい情報へ簡単に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンには「ヒット率100％」の超高精度検索があるため、Excelのように都度ファイルを開かなくてもすぐに目的の情報にアクセスできます。また、「記事」に社内の情報を書き込むことで、簡単に社員間でノウハウを共有可能です。 （1）【ナレカン】ノウハウの一元管理に最適なツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ （2）【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール Stockは、ノート形式で社内情報をストックできるツールです。 「Stock」を使うことで、「ノート」にファイルをはじめ社内のあらゆる情報を残しながら、メンバーとの情報ごとのやり取りや、タスク管理ができます。たとえば、ノートに残した議事録に紐づけて、「メンバーのタスク作成」や「議事録の内容に対するやり取り」が可能です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ （3）【Evernote】アイデアの収集や蓄積に役立つアプリ ＜Evernoteの特徴＞ タスク管理ができる 個々のノートに紐づいたToDoを作成できるので、ツール上でタスクを確かめられるのが特徴です。 外部ツールと連携できる たとえば、Googleカレンダーと連携すればスケジュール管理ができます。ただし、外部ツールとの連携には有料プランへの加入が必要です。 ＜Evernoteの機能・使用感＞ テンプレートを使える あらかじめ用意されているテンプレートや、自作のテンプレートを使ってノートを書き始められます。そのため、議事録など「定期的に作成するノート」を1から作成する手間がかかりません。 ＜Evernoteの注意点＞ 高機能なため使いこなすのが難しい 高機能なツールのため、使いこなせるまでに時間がかかる傾向があります。 機能が削除された 2023年10月に「ワークチャット機能」が削除されるなど、今まで使えていた機能が削除されるケースが見られます。 アプリ版は動作が重くなる 利用しているユーザーからは「アプリ版の動作がデスクトップ版に比べて重く、編集に時間が掛かる」という声があります。（引用：ITトレンド） ＜Evernoteの料金体系＞ FREE：0円 PERSONAL：1,100円/月（月払い） PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い） EVERNOTE TEAMS：2,100円/ユーザー/月（月払い） Evernoteの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【チャット】フロー情報のやり取りにおすすめのツール・アプリ 以下では、脱Excelが叶うおすすめのチャットツール3点をご紹介します。チャット形式のツールを検討している方は必見です。 （1）【Slack】チームの連絡に適したチャットアプリ ＜Slackの特徴＞ 知名度が高い 世界中に利用ユーザーがおり、知名度が高いビジネスチャットツールです。 チャンネルごとにメッセージを送れる 部署やプロジェクトごとにチャンネルをつくり、チャンネルごとにメッセージを送れます。複数のチャンネルを一つのアプリで管理できるので、情報共有の場が分散しないのが特徴です。 ＜Slackの機能・使用感＞ Slack Canvas チャンネル内に、「Slack Canvas」というメモを貼ることができます。個人のやることリスト、メンバーとのメモの共有、プロジェクトの状況整理を行うのに便利です。 Slack AI Slack AIがSlack内を検索して、自然言語での質問に回答してくれます。また、チャンネルやスレッドの要約機能があるので、情報収集がスムーズです。 ＜Slackの注意点＞ フリープランに制限がある フリープランで閲覧できるメッセージ数は直近90日間分に制限されています。そのため、半年以上前のやりとりやプロジェクトの振り返りなどが難しいです。 重要なメッセージを見逃しかねない チャットが更新されるたびに古いメッセージが流れてしまうので、重要なメッセージを見逃しかねません。 検索機能が使いづらい 利用しているユーザーからは「検索機能が少し使いづらくファイルがすぐに取り出せない等あるため、各チャネルごとにシェアしたファイルはファイルタブを作るなどして過去のファイルが管理しやすいインターフェースがあると助かる。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Slackの料金体系＞ フリー：0円 プロ：1,050 円/ユーザー/月（月払い） ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Grid：要問い合わせ Slackの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ （2）【Webex】あらゆる端末でWeb会議できるツール ＜Webexの特徴＞ 社外の人ともやりとりできる メールアドレスを追加するだけで社外の人とやりとりできます。 メッセージ機能 Web会議ツールですが、個別やグループ別に使えるメッセージ機能が搭載されているので、気軽に情報共有できるのが特徴です。 ＜Webexの機能・使用感＞ 「チーム」の登録ができる Web会議をおこなう「スペース」を、プロジェクトや部署ごとに「チーム」で括って整理できます。そのため、「スペース」が増えても見やすく整理できるのです。 ＜Webexの注意点＞ チームによっては費用対効果が小さくなる 有料版の料金は1ライセンスにつき1,700円～なので、高度な機能が必要ないチームでは費用対効果が小さくなる可能性があります。 会議主催権限が制限される 利用しているユーザーからは「Webexの会議主催権限が限定される点はネガとなっています。誰でも即座に会議主催が出来るシステムが安価に契約出来ると良い」という声があります。（引用：ITreview） ＜Webexの料金体系＞ Webex Free：0円 Webex Starter：1,700円/ユーザー/月（月払い） Webex Business：2,700円/ユーザー/月（月払い） Webex Enterprise：要問い合わせ webexの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ （3）【Microsoft Teams】ビデオ会議ができるコラボレーションツール ＜Microsoft Teamsの特徴＞ 会議のチャットや共有ファイルを一元化できる Web会議中のチャットや共有した資料を一か所に集約できるため、情報が分散しないという特徴があります。 無料で始められる 無料プランがあり、5GB/ユーザーのストレージを利用できます。 ＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞ Web会議をスケジューリングできる カレンダーから、先の日程のWeb会議をスケジューリングして、参加者に予定を共有できます。一方で、「共有リンクから参加」「カレンダーから参加」など、会議への参加方法が複数あり、使い方はやや複雑に感じます。 ＜Microsoft Teamsの注意点＞ 機能を使いこなせない可能性がある Microsoft Teamsには、Web会議機能をはじめとした多くの機能が搭載されています。したがって、とくにITツールに慣れていない社員にとっては使いこなすのが難しいです。 初期設定が難しい 利用しているユーザーからは「ログインして本格的に使用するためにはマイクロソフトアカウントと紐付けが必要であったり、初期設定が分かりにくいことがある。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Microsoft Teamsの料金体系＞ 以下は、Microsoft Teamsの一般法人向けプランの料金体系です。Teams以外のMicrosoft製品も利用したい場合は、Microsoft 365 Businessのいずれかのプランを選びましょう。 Microsoft Teams (無料)：0円 Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月 Microsoft Teamsの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ファイル共有】ファイル管理におすすめの情報共有ツール・アプリ 以下では、脱Excelが叶うおすすめのファイル共有ツール2点をご紹介します。ファイル共有形式のツールを検討している方は必見です。 （1）【Dropbox】大容量ファイルを一元管理できるツール ＜Dropboxの特徴＞ ファイル管理に特化したツール Dropboxは、ファイル管理に特化したツールであり、大容量ファイル共有や共同編集機能を備えています。 無料から始められる 無料のプランからでも、2GBのストレージにファイルを保存して共有できます。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ ドラッグ&ドロップの使用 ドラッグ&ドロップで、Dropboxにファイルを保存したり、ファイルの移動をしたりできます。直観的に操作可能なため、ITに慣れていない方でも使いやすいです。 ＜Dropboxの注意点＞ 無料プランの制限がある Dropboxの無料プランでは、2GBのストレージしか利用できないので、長期的に利用するためには有料化が必要です。 動作が重くなる 利用しているユーザーからは「データ容量が重くなるとパソコンが重たくなる」という声があります。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Bacic：0円 Plus：1,500円/月 Essentials：2,400円/月 Business：1,800円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問合せ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ （2）【Google Drive】Googleによるファイル・動画・画像の共有アプリ ＜Google Driveの特徴＞ 簡単に始められる Googleアカウントを持っていれば、簡単に始められます。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ 共有機能 共有したいファイルの右側の「⋮」の共有から、アクセス権限を設定しながら、共有リンクを発行できます。Google Driveで管理している会議資料を、社外のメンバーにも共有可能なのです。 PC以外のデバイス対応 スマホやタブレットからでも操作可能です。そのため、会議の移動中でも、資料を確認できるといったメリットがあります。 ＜Google Driveの注意点＞ アクセス権限の付与がやりづらい 利用しているユーザーからは「アクセス権の付与のやり方が分かりにくいので、アクセス権というメニューがあるといい」という声があります。（参考：ITreview） 費用が必要以上にかさむ恐れがある 利用しているユーザーからは「同期が簡単にできる反面、休日や外出先から自身のスマートデバイスで確認・作業した際、意図しないデータまで同期され動作が遅くなったり、パケット代が嵩んでしまうケースがあった」という声があります。（引用：ITreview） ＜Google Driveの料金体系＞ 以下は、他のGoogleサービスも利用できる「Google Workplace」の料金です。 個人向け（料金なし）：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3.000円/ユーザー/月（月払い Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞社内の情報共有におすすめのツール・アプリ 以下は、今回ご紹介したおすすめツールの比較表です。特徴や注意点を見比べて、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます） ＜社内ポータル＞ ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Evernote 特徴 ノウハウの一元管理に最適なツール 非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール アイデアの収集や蓄積に役立つアプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 機能がシンプルなので、Markdown記法には対応していない 高機能なため使いこなすのが難しい 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは1,100円/月（月払い）～ 公式サイト 「Stock」の詳細はこちら 「ナレカン」の詳細はこちら 「Evernote」の詳細はこちら ＜チャット＞ Slack Webex Microsoft Teams 特徴 チームの連絡に適したチャットアプリ あらゆる端末でWeb会議できるツール ビデオ会議ができるコラボレーションツール シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 フリープランでは、メッセージの履歴が過去90日間分しか残らない チームによっては費用対効果が小さくなる 機能を使いこなせない可能性がある 料金 ・無料プランあり ・有料プランは1,050円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは1,700円/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは599円/ユーザー/月～ 公式サイト 「Slack」の詳細はこちら 「webex」の詳細はこちら 「Microsoft Teams」の詳細はこちら ＜ファイル共有＞ Dropbox Google Drive 特徴 大容量ファイルを一元管理できるツール Googleによるファイル・動画・画像の共有アプリ シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】※ファイルにコメントを残す 【×】※ただし、Google Chatと連携すれば可 検索機能 【〇】 【〇】 注意点 無料プランはストレージの制限がある 費用が必要以上にかさむ恐れがある 料金 ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは950円/月（月払い）～ 公式サイト 「Dropbox」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 以上のように、どの機能を重視するかによって注意すべき点も異なるので、自社に適したツール選びが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 脱Excel！情報共有ツールの選定ポイント2選 以下では、情報共有ツールの2つの選定ポイントを解説します。ポイントを押さえたツールを導入して、自社での円滑な情報共有を実現しましょう。 （1）誰でも簡単に使いこなせるか 大前提として、誰でも使いこなせるツールである必要があります。 高機能な情報共有ツールでも、メンバーが使いこなせなければ形骸化してしまいます。たとえば、エンジニアレベルの知識が必要なツールは、開発メンバー以外の利用が困難です。 したがって、全社で利用する場合は、「必要な機能に過不足がなく、誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。 （2）必要な情報がすぐに見つかるか 情報共有ツールを選ぶときは、目的の情報にすぐにアクセスできるか確認しましょう。 アクセス性の悪いツールで情報共有をすると、あとから見直したいときに「どこにあるのかわからない」という状況に陥ります。そのため、必要な情報がすぐに見つからず、無駄な手間がかかってしまうのです。 このように、情報へのアクセス性の悪さは、作業効率の低下に直結します。したがって、情報を分かりやすく整理できるうえ、検索性に優れたツールが必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】Excel管理から脱却した企業事例 以下では、情報共有ツールを使って業務効率化に成功した会計事務所の事例をご紹介します。 Stock導入以前、こちらの会計事務所は「社員のタスク」と「クライアント（150～200社）との打ち合わせ議事録」の管理方法に課題を抱えていました。 たとえば、タスクはExcelで管理していたものの、複数人で競合編集してトラブルになりかけていたのです。また、打ち合わせ議事録はワードで作成していましたが、ファイルを探し、開き、確認するという手間によって情報へすぐアクセスできない状況でした。 そこで情報共有ツールのStockを導入したところ、議事録などの「ノート」にタスクを紐づけられるうえに、わずかな操作で情報へアクセスできるため問題が解消されました。 以上のように、「Stock」を導入することで、情報共有やタスク管理の手間が省けて業務効率が改善したのです。 会計事務所の業務効率化事例はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 脱Excelができる情報共有ツールまとめ ここまで、おすすめの情報共有ツールや選び方を中心に解説しました。 Excelによる情報共有では手間がかかったり、ファイル管理が煩雑化してしまったりするリスクがあります。そのため、企業の情報共有においてはITツールが必須です。 ただし、多くの情報を管理する場合、新しくツールを導入しても必要な情報をすぐに見つけられなければ、共有がスムーズにできません。そのため、確実に情報を管理でき、検索性に優れたツールを選ぶことが大切です。 結論、自社が導入すべきなのは、社内の情報を一元管理しつつ、全社員が欲しい情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、自社の円滑な情報共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】タイプ別！ビジネスの情報共有に役立つアプリ9選 【無料あり】仕事効率化に役立つおすすめのビジネスアプリ9選 【無料あり】目的別！おすすめの情報/データ管理ツール7選を比較 【最新版】無料あり！おすすめ社内情報共有ツールランキングTOP8 【おすすめ5選】クラウド在庫管理システムとは？選び方も解説 【比較表あり】オンプレミス型とは？クラウド型との違いも解説 情報管理とは？徹底させるポイントや最適なツールを紹介！ 【必見】ビジネスにおける情報収集で押さえるべき3つのやり方！ 一元管理とは？効率化のコツやメリット・デメリットを紹介 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