仕事がなかなか覚えられない？すぐ忘れる部下への対処法とは
就職や転職してから日が浅い社員では、仕事を覚えるのに時間がかかってしまいます。しかし、言われたことをすぐに忘れたり、いつまでも経っても仕事を覚えられなかったりする場合には、原因を特定し、改善策を講じなければなりません。
とはいえ、なかには「なかなか仕事が覚えられない部下の教育に悩んでいる」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事が覚えられない原因と、すぐに忘れる部下への対処法を中心にご紹介します。
- 新人社員・中途社員の「仕事の覚え」が悪くて困っている
- 仕事の覚えられない原因を明確にして、対策を講じたい
- ”仕事が定着する”環境をつくり、生産性を高めたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、仕事を覚えられない社員の対処法を理解し、適切な指導と教育が可能になります。
目次
仕事が覚えられない人に共通する3つの特徴
はじめに、仕事が覚えられない人に共通する3つの特徴を解説します。以下にあてはまる場合は、仕事を覚えるための「心がけ」ができていないので、すぐに改善する必要があります。
（1）メモを取らない
仕事を覚えられない人の共通点として、メモを取らないことが挙げられます。
業務内容や進行するにあたってのポイント、上司からのアドバイスなどは業務上欠かせない情報なので、確実に押さえなければなりません。しかし、メモを取る習慣がなければ、記憶力のみで覚えなければならないので、抜け漏れや同じミスの繰り返しが頻発します。
また、メモの振り返りができず、情報のアウトプットやブラッシュアップもできません。上司からの指導も時間が経つにつれて忘れてしまい、同じ注意を何度もされる状況に陥ってしまうのです。
そのため、教育時点でメモを取る重要性を認識させたり、メモを取る習慣づけをさせたりする必要があります。
（2）疑問をそのままにしてしまう
分からないところをそのままにしてしまうのも仕事を覚えられない人の特徴です。
分からないところをそのままにしておくと、該当の課題はいつまでも本質的な解決がされません。結果として、仕事を覚えられず、小さな「つまづき」が重なることで大きなミスを招きます。
ただし、新人社員・中途社員が疑問を放置してしまう理由として「質問しづらい」という意見も少なくありません。そのため、「メンバーが適切なタイミングで質問できる雰囲気か」「自発的に課題解決できる仕組み」をつくれているか見直す必要があります。
（3）仕事に興味を持てていない
仕事を覚えられない人は、仕事内容に興味を持てていないことも影響しています。
そもそも、自身の仕事に興味を持てていない場合、社員は「仕事を覚えようとするモチベーション」を保てません。また、仕事内容に興味がないため集中できず、結果として、言われた内容が”右から左に流れてしまう”のです。
上記のように、社員の「関心ある仕事内容」と「実際に受け持つ仕事内容」がズレていると、なかなか仕事を覚えられない事態が起こり得ます。そのため、ミスマッチが生じないように採用フローを改善していくことが大切です。
【外部要因あり】仕事を覚えられない原因とは
次に、仕事を覚えられない外的要因を3つ紹介します。本人の「心がけ」も重要ですが、仕事を覚えるための環境が整備されていなければ、仕事を覚えるのは難しいため悩んでいる方は必見です。
（1）人よって言うことが違う
1つ目に、人によって言うことに違いがある場合です。
人によって、”作業手順”や”確認する粒度”など指導者によって違いがある場合、教わる側は何が正しいのか判断できず混乱してしまいます。その結果、言われた手順に沿って作業していても、相手からは「仕事を覚えられていない」と認識されてしまうのです。
そのため、まずは”指導する側”の認識を統一し、「誰に質問しても同じ答えが返ってくる状況」をつくりましょう。
（2）経験値と業務量が合っていない
2つ目に、教えている社員の経験値と業務量が見合っていないケースです。
たとえば、入社してから日が浅い社員に、一度に多くを教えても、すべてを覚えるのには当然時間がかかります。とくに、人手が足りていない職場では、理解が追い付いていなくても次々と新しい業務が任されるので、結果「覚えが悪い」となってしまうのです。
そのため、まずは目の前の業務を覚えることに専念させ、徐々に仕事量を増やしていくようにしましょう。
（3）1日の業務を振り返る時間がない
3つ目に、1日の業務を振り返る時間を確保できていない点が挙げられます。
仕事を覚えていくには「どこで躓いているのか」をしっかりと認識し、学習していくことが大切です。しかし、1日の最後に反省点や改善点を振り返る時間がなければ、何が問題なのかを理解できず、同じミスを繰り返してしまうのです。
また、誤った手順で覚えてしまった場合、後から直していくのは時間がかかるので注意しなければなりません。そのため、仕事内容を正しくインプットするための時間を設けることが大切です。
【即実践】仕事を覚えられない人への4つの対策とは
ここでは、会社側が実施すべき仕事を覚えられない人への対策を解説します。マネジメント担当者は以下の内容を確認し、対策が不十分な場合は即実践しましょう。
対策1｜教育制度を整備する
メンバーが仕事を覚えるには、企業側が教育制度を整備する必要があります。
たとえば、「教わったことはすぐにメモを取る」というのは、仕事を覚えるにあたって欠かせない取り組みだと言えます。そのため、新卒社員が入社したときは研修などを組み、基本的なマナーとして、身に着けさせておく必要があるのです。
また、レクチャー後のフィードバックで適切に評価しアドバイスをすると、社員の士気向上にもつながるので、モチベーション管理にも効果的です。
対策2｜マニュアルを作成する
仕事を覚えられないときの対処法として、マニュアルの策定が挙げられます。
業務を進めるにあたっての具体的なプロセスやポイントをまとめておけば、メンバーはそのマニュアルに沿って業務を進められるようになります。結果、「人によって言うことが違う」という問題を解消でき、仕事の質を一定レベルに保てます。
また、マニュアルがあれば不明点があったときに、自身で調べて解決できるようになるので、仕事を覚えることにつながります。ただし、マニュアルなどを作成しても、検索性の悪さから放置されてしまうケースも少なくありません。
そのため、ヒット率100％の「キーワード検索」やチャット形式で情報を探せる「AI検索」が備わった「ナレカン」のようなツールを使って、マニュアルを作成しましょう。
対策3｜日報を導入する
仕事を覚えるためには、日報の導入も効果的です。
1日の仕事内容を振り返る時間を確保すれば、その日「注意されたこと」や「上手く進められたこと」を自身のなかに落とし込んでいけます。また、日報に「改善点に対して何をするか」までセットで記載させれば、同じミスが繰り返される事態を改善できるのです。
ただし、日報は”作成して終わり”になってしまいがちなので、上司は部下にしっかりFBをし、有意義なものにしていきましょう。
対策4｜1on1ミーティングを実施する
リーダーとメンバー間の1on1ミーティングも有効な対策の一つです。
部下のなかには、同期と比較して自身の覚えが悪いことに悩みを抱えているケースも少なくありません。そこで、1on1ミーティングによって、部下の個性や適性を理解できれば、改善に向けて的確なアドバイスが可能になります。
また、各メンバーの得意分野に応じて、担当業務を変更する対策も、効率的に業務を進めていくうえで有効なので押さえておきましょう。
【これで解決】”仕事が定着する”環境づくりに効果的なツール
以下では、”仕事が定着する”環境づくりに効果的なツールを紹介します。
新しい職場で働くにあたって「なかなか仕事を覚えられない」という悩みは、業界や職種、年代を問わず発生します。仕事を覚えるためには、個人の心がけも大事ですが、企業側としてもマニュアルや日報などを取り入れ、”仕事が定着する環境”をつくりましょう。
ただし、マニュアルや日報が「作成して終わり」になっては効果がないので、”ナレッジ”として必ず読み返せる状態で管理しておかなければなりません。したがって、「情報へのアクセス性に優れたツール」が必要となるのです。
結論、自社が導入すべきは、マニュアルや日報を”ナレッジ”として蓄積でき、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」にはテキストや画像を自社に合った形式で残せるので、マニュアルや日報の作成に最適です。また、超高精度な「キーワード検索」によって、必要な情報をすぐに見返せるので、疑問を解消しながら仕事を覚えていける環境をつくれます。
あらゆる情報を管理でき即アクセスできるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
仕事が覚えられない原因と会社が実施すべき対策まとめ
ここまで、仕事が覚えられない原因と、即実践できる対処法について解説してきました。
メンバーが仕事を覚えるためには、個人が積極的にメモを活用したり、企業側がマニュアルや日報などを整備したりしていくことが重要です。また、メンバーが仕事を早く覚えられている職場では、ナレッジ管理ツールが活用されているのです。
ただし、導入するツールは「有名だから」「導入者数が多いから」のような理由で選ぶのは控えましょう。たとえば、検索性に優れたツールであれば、必要な情報にサクサクたどり着けるので、仕事を覚えられていないために生じるタイムロスもなくせます。
したがって、仕事を覚えられない悩みの解消には、仕事の情報を”ナレッジ”として蓄積でき、必要な情報をすぐにアクセスできるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、仕事を覚えられない問題を解決しましょう。
