OJTを現場任せにしないためのナレッジマネジメント戦略を解説！
企業における人材教育の手法のひとつに「OJT」があります。OJTの環境が整っている職場では、実践を通して、業務の知識やスキルを身に付けられます。
しかし、「OJTの具体的な意味やどのような教育シーンで効果を発揮するのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、OJTの意味や進め方、今求められているOJTの設計図について解説します。
- OJTの意味や目的、進め方を正しく理解したい
- 自社でのOJTの取り組みがあまり上手くいっていない
- OJTを効果的に実施できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、OJTの意味や進め方が分かるだけでなく、自社で優秀な人材を育てていくための仕組みを構築できます。
目次
OJTとは
ここでは、「OJT」の意味や目的、OJTの三原則について解説します。「OJT」についての理解を深めたい方は必見です。
OJTの意味と目的
「OJT」とは、「On the Job Training」の略称で、実務を通して業務の知識・スキルを身に付ける教育手法を指します。
OJTを実施する主な目的としては、新入社員を早く育成することが挙げられます。OJTは、担当の上司のもと、マンツーマンで実際の業務を学べるため、個人のレベルに合わせた新人教育を実現できるのです。
このように、実務を通して教育するOJTは、机上での研修では身に付かない実践的なスキルを早くから教育できるため、新人に即戦力をつけさせたい場合に効果的です。
OJTの三原則
以下の三原則を守ることで、適切にOJTを実施できます。
- 意図的
- 計画的
- 継続的
OJTは、企業全体が意図的に取り組む必要があります。指導者のみに任せていると、OJTが属人化して、教育内容にばらつきが生まれてしまうため、なぜOJTに取り組むかを社内全体で明確にしましょう。
育成計画の策定が不十分だと、その場しのぎの教育になり、指導にミスや抜け漏れが発生する恐れがあります。そこで、育成計画を策定して、教育内容を整理しつつ、計画的に指導しましょう。
反復的に学習することで、対象社員は試行錯誤しながら、確実にスキルを身に付けられます。そのため、単発的な指導ではなく、業務の流れを複数回繰り返す必要があるのです。
このように、OJTは明確な目的を持って計画していき、計画に沿って反復的に実施することで、高い効果を得られます。
OJTとOFF-JTの違い
「OJT」とよく比較される手法として「OFF-JT」があります。
「OFF-JT」とは、「Off the Job Training」の略称で、業務とは別で講座やセミナーを実施する、集合研修の教育手法を指します。仕事の現場や普段の業務から離れて、学ぶ必要のある内容を集中的に教育できます。
大人数を対象とするOFF-JT（集合研修）と比べて、OJTは一対一で実施する点が特徴です。OJTは、改めて研修の場を設ける必要がないので、企画を立案したり講師に依頼したりする手間がかかりません。
【簡単4ステップ】OJTの基本的なやり方
ここでは、OJTの基本的な進め方を4つのステップに分けて解説します。それぞれの段階ごとの明確な意図を理解しましょう。
- Show（やってみせる）
- Tell（説明する）
- Do（やらせてみる）
- Check（評価・指導をする）
まず、指導者が実際に業務をやって見せます。見本をみせることで、教わる側は、業務の流れや全体像を掴みやすくなります。
つぎに、具体的な業務内容とやり方を説明します。ここでは、仕事の内容やノウハウだけでなく、自社におけるその業務の役割を伝えることで、社員の帰属意識を高められます。
1.2を踏まえて、実際に1人で業務に取り組んでもらいましょう。成長のスピードを早めるために、サポートはできるだけ最小限に抑えて、できるだけ1人で挑戦してもらうことがポイントです。
さいごに、実務の結果に対して、フィードバックをします。良かった点と良くなかった点のどちらにも言及し、成功の再現性を上げるための具体的な解決策を一緒に伝えましょう。
上記の4ステップに共通して、十分に対象社員とコミュニケーションを取りながら進めていくことが重要です。業務に関する疑問点や聞きたいことを放置せずに、気軽に聞ける関係性を築ければ、より効果的なOJTが実施できます。
OJTが「現場の負担」になる3つの理由
ここでは、OJTが「現場の負担」になる3つの理由について解説します。自社でのOJTの取り組みが上手くいっていない方は必見です。
教育担当者が通常業務で忙しい
1つ目は、教育担当者が通常業務で忙しい点です。
多くの企業では教育専任の担当者を置いていないため、社員が自分の仕事を止めて教える時間を作る必要があります。そのため、担当者の業務が増加し、残業時間や心理的プレッシャーの増大が起こります。
また、社員が忙しすぎるあまり放任に近い状態になり、結果として新人の立ち上がりが遅れるという悪循環に陥ります。
口頭で情報共有している
2つ目は、口頭で情報共有している点です。
業務マニュアルがないと、毎回ゼロから説明しなければならなかったり、指導者によって教える内容や手順が異なってきます。そうなると、新人は混乱してしまい業務の習得に時間がかかってしまいます。
また、口頭での情報共有だと記録に残らないため、聞き漏らしや勘違いが起きやすく、修正に時間が取られます。
OJTの進捗が見えづらい
3つ目は、OJTの進捗が見えづらい点です。
「誰が、何を、どこまで教えたか」が分からないと、別の社員が同じことを教えたり、重要な内容を誰も教えなかったりするリスクが生じます。
また、管理職が状況を把握できないため、適切なタイミングでアドバイスすることができません。
なぜ「教え上手な指導員」がいるだけではOJTが上手くいかないのか
以下では、「教え上手な指導員」がいるだけではOJTが上手くいかない理由を解説します。
指導員がどんなに優秀でも、そのノウハウが個人のものになっていると、その指導員だけに人材教育の業務が回ってきます。OJT自体が属人化すると、指導員自身の業務が増加し、教育の質が低下してしまうのです。
また、新人を育てる前に、ナレッジが整備されているか確認する必要があります。誰が読んでも分かるマニュアルがあれば、指導員は応用的な内容の指導に集中できるのです。
【新基準】今求められているOJTの設計図
以下では、今求められているOJTの設計図について解説します。
OJTを進めるときは、対面で教えるべき「暗黙知」と、ITツールに任せるべき「形式知」を分けて考えましょう。全体の流れを把握させるために、「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールにマニュアルを入れておけば、新人はある程度自習で進めることができます。
マニュアルを整備することで、指導員は、交渉のコツや文章のニュアンスといった言葉で説明しにくいノウハウの指導に集中できます。
OJTで失敗しないためのツールの選び方
以下では、OJTで失敗しないためのツールの選び方を解説します。
OJTが属人化されていると、教育の質やコストがばらついてしまいます。そのため、教育に使う情報を均一化させるためにも、マニュアルを作成して誰でも振り返りができるような形にすべきです。
ただし、ExcelやWordでは、管理が煩雑化しやすかったり、目的のマニュアルを探したりする手間がかかるため、社内にスムーズに浸透しません。そこで、「作成したマニュアルを瞬時に共有できて、検索性に優れたツール」が必要です。
結論として、OJTを成功させるには、マニュアルの作成・共有・管理が完結するツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンでは、テキストや画像・動画などを用いて、自社に合った形でマニュアルをまとめられるほか、任意のメンバーに即共有できます。また、「ヒット率100%」の超高精度な検索機能で目的のマニュアルをすぐに見つけられるため、OJTにすぐに活用可能です。
マニュアルの作成・管理・共有を一元的にできるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンの活用例＞
以下では、ナレカンでマニュアルを管理するようすと、AI検索機能について紹介します。
ナレカンでは、以上のように、フォルダごとにマニュアルを格納できます。フォルダは多階層化できるだけでなく、それぞれにアクセスできるユーザーを細かく設定できます。
また、以上の画像のように、「AI検索」機能を利用して知りたい情報を検索すれば、マニュアルから文章を引用して回答してくれます。
【成功事例】古河電気工業／新人教育にかかる時間を削減！
以下では、「ナレカン」を導入した企業の事例を紹介します。導入後、実際にどのように活用されているかを確認して、参考にしましょう。
古河電気工業では、属人的な情報管理やナレッジの散在を解決するために「ナレカン」を導入しました。
人事労務の知識は専門的かつ複雑で、新人が業務の中で疑問を抱く場面が多かったのですが、忙しい上司に声をかけづらく、必要な情報にすぐアクセスできていませんでした。
導入後は、新人教育にかかる時間の削減に成功し、本来の人事業務により多くの時間を割けるようになりました。また、新入社員であっても「AI検索」機能を活用して自ら情報を探し、問い合わせ対応ができるようになったのです。
OJTの意味や進め方、設計図まとめ
これまで、OJTの意味や進め方、設計図を解説しました。
「OJT」は、実務を通して業務の知識・スキルを身に付ける教育手法です。OJTを実施することで、新人の社員のタイプに合わせて、教育内容をカスタマイズしながら、即戦力を育成できます。
一方で、OJTを効果的に実施するには、マニュアルを整備して、OJTの質を均一にする必要があります。そこで、「作成したマニュアルを簡単に作成・共有できて、検索性に優れたツール」を使って、社内にOJTの仕組みを浸透させましょう。
したがって、OJTを効果的に実施するには、マニュアルの作成・管理・共有を一元的にできるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、優秀な人材を育てる仕組みをつくりましょう。
