ナレッジマネジメント
お役立ちガイド

見やすい企画書や提案書を作成するには、専用のアプリが役立ちます。画像や表を挿入したり、文字の太さを変えたりできるだけでなく、複数人で分担して作業を進められるのが特徴です。 一方、資料作成ができるアプリは種類が多いので「結局どれを選べば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめの企画書作成アプリと選定ポイントをご紹介します。 アプリを使って、企画書や資料の作成にかかる手間を減らしたい 企画書の作成に便利なアプリを比較し、導入を検討したい 作成した企画書の共有や管理を簡単にできるアプリを探している という方はこの記事を参考にすると、自社に適したアプリが分かり、企画書や提案書などの資料作成を効率化できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 企画書・プレゼン資料の作成アプリを選ぶ3つのポイント1.1 （1）直感的に編集できるか1.2 （2）共有しやすいか1.3 （3）スマートフォンでも使えるか2 無料あり｜スマホで使える企画書・資料作成アプリ4選2.1 【Microsoft PowerPoint】テンプレートが搭載されたアプリ2.2 【Keynote】おしゃれな文書を作成できるアプリ2.3 【Google Slides】Googleアプリと連携できるスライド作成アプリ2.4 【Canva】AIで文章・画像を自動生成できるアプリ3 押えておきたい｜企画書・資料作成アプリの注意点4 【必見】作成した企画書を最も簡単に共有・管理できるツール4.1 【ナレカン】大規模企業の文書作成・管理のストレスをなくすアプリ4.2 【Stock】非IT・中小企業の方でも簡単に使いこなせるアプリ5 一目瞭然｜企画書・提案書・資料作成アプリ6選の比較表6 スマホで資料作りができる企画書作成アプリまとめ 企画書・プレゼン資料の作成アプリを選ぶ3つのポイント 以下では、企画書・プレゼン資料の作成アプリを選ぶ3つのポイントをご紹介します。日々の仕事に役立つアプリを選ぶために、以下の3点を押さえましょう。 （1）直感的に編集できるか 1つ目の選定ポイントは「誰でも直感的に操作できるアプリか」です。 多機能なアプリでは、デジタルに慣れていない従業員が使いこなせず、社内に浸透しません。つまり、どれほど素晴らしいアプリを導入しても、使われなければ宝の持ち腐れとなってしまうのです。 したがって、必要な機能に過不足がない、誰でもサクサク操作できるアプリの導入が重要です。 （2）共有しやすいか 2つ目の選定ポイントは「企画書や提案資料を共有しやすいアプリか」という点です。 たとえば、アプリ上でメンバーに資料を共有できれば、わざわざメールやチャットツールに添付する必要がありません。また、「誰が、どこを変更したのか」が分かるアプリを使うことで、共同作業もスムーズに進みます。 以上のように、企画書や提案資料を共有しやすいアプリを使って、余計な手間を徹底的に減らしましょう。 （3）スマートフォンでも使えるか 3つ目の選定ポイントは、「iPhoneやAndroidで簡単に使えるアプリか」です。 基本的に企画書はPCでの編集が想定されますが、スマートフォンでも簡単に確認や編集ができれば便利です。しかし、WordやExcel、PowerPointはスマートフォンで使えるものの「小さくて見づらい」「PCと同じような操作感ではない」などの問題があります。 したがって、デバイスを問わず、いつでも簡単に必要な資料を閲覧・編集できるアプリでなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜スマホで使える企画書・資料作成アプリ4選 以下では、スマホで使える企画書・資料作成アプリ4選をご紹介します。「自社に最適なアプリが分からない」という方は必見です。 【Microsoft PowerPoint】テンプレートが搭載されたアプリ ＜Microsoft PowerPointの特徴＞ テンプレートの種類が多い 多くの種類のテンプレートが収録されており、カラーやデザインにこだわった企画書を作成できます。 機能が豊富 文字の装飾や図形の種類なども豊富です。また、スライドショーの機能もあるため、そのままプレゼンができます。 ＜Microsoft PowerPointの機能・使用感＞ 企画書のデザインを考える必要がない PowerPointには「デザイナー機能」があり、入力したテキストにマッチしたスライドデザインを提案してくれます。そのため、「企画内容は良いのに、提案が分かりづらい」と言われる場合に役立ちます。 グラフや図式も自動的に作成できる PowerPointでは、図形を組み合わせて、グラフを作るという面倒な操作は不要です。「SmartArt」や「グラフ」を活用すれば、一瞬で資料作成が片付きます。 ＜Microsoft PowerPointの注意点＞ 同時編集の動作が不安定 口コミサイトには「複数人で同時編集するときの動作が不安定。共有ファイルで編集していると、反映に時間がかかり、誰がどの部分を変更したか分かりづらい。」などの声も寄せられています。（参考：ITreview） どこに機能があるか分かりづらい 口コミでは「リボンやメニューが多く、初心者にはどこに機能があるか分かりづらい。フォント・デザインの統一が難しい。異なるスライドを統一したデザインに整えるのが面倒。」という意見もあります。（引用：ITreview） ＜Microsoft PowerPointの料金体系＞ 以下の法人向けプランには、Microsoft PowerPointだけでなく、ほかのMicrosoftアプリを使える権利も含まれています。 参考：Microsoft 365の料金ページ Microsoft 365：0円（家庭向け） Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月（月払い） Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月（月払い） Microsoft 365 Business Premium：3,958円/ユーザー/月（月払い） Microsoft PowerPointの詳細はこちら 【Keynote】おしゃれな文書を作成できるアプリ ＜Keynoteの特徴＞ リモートのプレゼンテーションに役立つ リモート環境でプレゼンテーションする場合に、メンバーがどこにいても1つの資料を交代で操作できます。 アニメーション機能 スライド上のオブジェクトを端から端まで移動させるなど、自由なアニメーション化が可能です。 ＜Keynoteの機能・使用感＞ ホーム画面が直感的 Microsoft PowerPointのホーム画面には多種多様なボタンが表示されている一方、Keynoteは必要最低限の表示になるので、直感的に使えます。また、パソコンで使用しても、iPadで使用しても、使用感は大きく変わらない点も便利です。 ビデオの再生がスムーズ スライドをまたいでもビデオやムービーの再生を続けられます。また、ビデオの位置やサイズを変更してもシームレスに再生されるため、プレゼンなどで動画を再生したい場合に便利です。 ＜Keynoteの注意点＞ プレゼン資料作成に役立つ機能に乏しい 口コミには「AIによる自動生成など簡単にプレゼンテーション資料が作成できる機能が追加されれば、嬉しいです。図形などの種類が少ないので素材の数が増えてほしいです。」との声が寄せられています。（引用：ITreview） Windowsとの互換性がない 口コミには「会社内にはWindowを使用してる方もいるため、Windowsとの互換性があるとよりスムーズに共有でき、修正や加筆ができると思います。」というユーザーの声も寄せられています。（引用：ITreview） ＜Keynoteの料金体系＞ keynoteは無料で利用できます。 Keynoteの詳細はこちら 【Google Slides】Googleアプリと連携できるスライド作成アプリ ＜Google Slidesの特徴＞ 自動保存機能 編集すると即座に自動保存されるので、「変更を保存し忘れてしまった」という心配はありません。 オフラインに対応 事前に設定を済ませておけば、インターネット接続がなくてもアクセスできるため、時間や場所を問わずに使えます。 ＜Google Slidesの機能・使用感＞ シンプルなホーム画面 シンプルなホーム画面なため、直感的に操作できます。また、PowerPointほど多機能ではないものの、Keynoteよりも機能が充実しています。 質問を受け付けられる プレゼンのQ＆Aを受け付けるリンクを用意でき、リアルタイムで確認することも可能です。一度に大人数に提案をする場合には、質疑応答の時間が取れないことがあるので重宝します。 ＜Google Slidesの注意点＞ PDF形式にするとフォントが変わってしまう 口コミには「pdf形式でダウンロードした時にフォントが置き換わってしまう点を改善して欲しいです。pdfに変換したい時はパワーポイント形式でダウンロードしてパワーポイントをpdfにエクスポートするという手順でしていますが、この点だけ改善されれば完璧です。」という意見が寄せられています。（参考：ITreview） アニメーションが少ない アニメーションの種類が少なく、プレゼンのような視覚的にアピールする場面には向いていません。 ＜Google Slidesの料金体系＞ Google Slidesは無料版でも利用可能ですが、Google Workspaseに契約（有料化）することで、ほかのアプリも利用できるようになります。 参考：Google Slidesの料金ページ 無料版：0円 Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Standard：1,900円ユーザー/月（月払い） Plus：3,000円ユーザー/月（月払い） エンタープライズ：要問い合わせ Google Slidesの詳細はこちら 【Canva】AIで文章・画像を自動生成できるアプリ ＜Canvaの特徴＞ AI機能搭載 CanvaにはAI機能が搭載されており、文章作成や画像生成、写真から人やモノを消せる「マジック消しゴム」などが使えます。 豊富なテンプレート 名刺やチラシ、企画書用のおしゃれなテンプレートが豊富にそろっています。 ＜Canvaの機能・使用感＞ フリー素材が活用できる Canvaでは、写真・イラスト・アイコン・図形・グラフ、さらにはアニメーション素材を無料で活用できます。そのため、インパクトのある企画書の作成に便利です。 プレゼンテーション機能 Canvaには、プレゼンテーション機能が備わっており、編集画面からそのままプレゼンしたり、プレゼンを録画したりできます。また、自動的にスライドにアニメーションを付けられる点も特徴的です。 ＜Canvaの注意点＞ 初見だと操作が難しい 口コミには「初見だと使い方がイマイチぴんとこないところ。直感的と皆が言うほど、わかりやすくはないと思う。」という意見が寄せられています。（引用：ITreview） 適正なテンプレートを見つけにくい 口コミには「海外の企業のサイトなので、仕方ないのかもしれませんが、日本語でテンプレートを検索したときに、いまいち適正なテンプレートが見つかりにくい時があります。よりローカライズが適切になっていくことを望みます。」という意見が寄せられています。（引用：ITreview） 有料テンプレートも存在している テンプレート一覧の中には、有料テンプレートも混在しているので、どれが無料かを探す必要があります。 ＜Canvaの料金体系＞ 参考：Canvaの料金ページ Canva無料：0円 Canvaプロ：1,180円/ユーザー/月（月払い） Canvaチームス：1,500円/ユーザー/月（月払い） Canvaエンタープライズ：要問い合わせ Canvaの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 押えておきたい｜企画書・資料作成アプリの注意点 企画書・資料作成アプリの注意点は以下の通りです。 共有機能が不足している 資料作成アプリは、作成した資料を共有する機能が不足していることが多いです。共有機能がない場合、別途メールなどで送る必要があり手間がかかります。 管理が面倒 資料作成アプリで作成した資料は、適切に管理しないと資料がバラバラになり、管理が煩雑になりがちです。また、フォルダ機能がないアプリもあるため、資料が膨大になると管理しきれません。 目的の資料を見つけづらい 検索機能が不十分なアプリもあるので、過去に作成した企画書や資料を参照したいときにすぐに見つけられず、業務時間を無駄に使ってしまいます。 以上のように、資料作成アプリには、「作成した資料の共有や管理が面倒で、検索性が悪い」といった注意点があります。そのため、作成した企画書や資料をスムーズに活用するためには、「ナレカン」のようなツールを併用し、資料作成アプリで作成した企画書を適切に管理する必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】作成した企画書を最も簡単に共有・管理できるツール 以下では、作成した企画書を最も簡単に共有・管理できるツールをご紹介します。 資料作成アプリやWordなどを活用すれば、工数をかけずに企画書を作れて便利です。しかし、資料の作成に特化したツールなので、共有や管理に手間がかかり、企画書を作成しても社内ナレッジとして活用されません。 したがって、「作成した企画書を簡単に共有でき、階層管理可能なツール」を導入すれば、作成した資料の共有や管理の負担が減り、業務を円滑に進められます。ただし、検索機能が不十分では欲しい情報にたどり着けず、過去の資料を十分に活用できません。 結論、自社で導入すべきアプリは、社内のナレッジを一元管理できるうえ、超高精度の検索機能を備えたアプリ「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、作成した企画書や資料を添付し、任意のメンバーに即共有できるため、メールやチャットで送る手間を省けます。また、「ヒット率100%」の検索機能により、記事上や画像内のテキストを簡単に探し出せるので、過去の企画書や資料を瞬時に振り返れます。 【ナレカン】大規模企業の文書作成・管理のストレスをなくすアプリ 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 書類・企画書の作成・管理に役立つナレカンの便利機能3選 以下は、書類・企画書の作成・管理に役立つナレカンの3つの便利機能です。 あらゆる情報を残せる記事 ナレカンの記事には、テキストだけでなく、ファイルや画像・動画を直接残すこともできます。そのため、企画書と参考資料など、あらゆる情報をまとめて管理可能です。 一目でわかる目次機能 ナレカンの記事には、上部に目次を挿入できる機能があります。そのため、ナレカンに直接情報を書き込めば、すぐに確認したい見出しに移動することが可能です。 高度な検索機能 「ヒット率100%」の検索機能を備えており、欲しい情報が確実に見つかります。また、「記事上に貼り付けた画像」「記事に添付したファイル・画像」内の情報も検索可能なので、検索時のストレスが大きく低減されます。 【Stock】非IT・中小企業の方でも簡単に使いこなせるアプリ 「Stock」では「ノート」にテキストや画像を入力したり、ファイルを添付したりできるので、企画を提案するのに必要な情報を過不足なく残せます。また、ノートはリアルタイムで任意のメンバーへ共有されるため、メールやチャットを使う手間もありません。 また、StockはITに不慣れな方でも直感的に操作できるアプリなので、ノート形式で簡単にプレゼン資料を作成・共有したい方に適しています。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 一目瞭然｜企画書・提案書・資料作成アプリ6選の比較表 以下は、企画書・提案書・資料作成アプリ6選の比較表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Microsoft PowerPoint Keynote Google Slides Canva 特徴 大規模企業の文書作成・管理のストレスをなくすアプリ 非IT・中小企業の方でも簡単に使いこなせるアプリ テンプレートが搭載されたアプリ おしゃれな文書を作成できるアプリ Googleアプリと連携できるスライド作成アプリ AIで文章・画像を自動生成できるアプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 フォルダ機能 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【×】 【〇】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 同時編集の動作が不安定 Windowsとの互換性がない アニメーションが少ない 有料テンプレートも存在している 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも500円〜/ユーザー/月 ・無料 ・有料プランは1,079円～/ユーザー/月（月払い） ・無料 ・無料 ・有料プランは950円〜/ユーザー/月 ・無料 ・有料プランは1,180円～/ユーザー/月 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Microsoft PowerPoint」の詳細はこちら 「Keynote」の詳細はこちら 「Google Slides」の詳細はこちら 「Canva」の詳細はこちら 以上のようにそれぞれのアプリに特徴があるので、自社の利用目的と照らし合わせつつ慎重に検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ スマホで資料作りができる企画書作成アプリまとめ ここまで、おすすめの企画書・資料作成アプリや選定ポイントをご紹介しました。 企画書・資料作成アプリを選ぶときは、資料を共有しやすかったり、スマホでも簡単に操作できたりする点に注目しましょう。そして、一度作成した企画書を社内のナレッジとして残すには、情報管理に特化した”ナレッジ管理アプリ”を導入すべきです。 ただし、検索機能の不十分なツールでは、蓄積された資料の中から必要なナレッジをなかなか見つけられません。そのため、検索機能の充実したツールを導入して、欲しい情報に即アクセスできる環境を整えることで、ナレッジを調べやすくしましょう。 結論、企画書・提案書の管理には、超高精度の「検索機能」で求める情報へすぐにたどり着けるツール『ナレカン』が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、企画書や提案書の作成・共有・管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

業務に関する文書は会社の機密情報を含んでいるため、厳重に管理しなければなりません。そのため、文書管理マニュアルを作成して、全社員が一律に安全な文書管理ができる環境を整える必要があるのです。 しかし、「文書管理マニュアルの作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、文書管理マニュアルの作り方やポイントを中心にご紹介します。 文書管理の運用ルールをマニュアル化する方法を教えてほしい 文書管理マニュアルがどこにあるか分からなくて困っている 文書管理マニュアルをはじめ、社内の文書を一元管理できるシステムを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、文書管理マニュアルの作り方が分かり、適切な文書管理ができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 文書管理マニュアルとは1.1 「マニュアル」と「規程」の違い1.2 文書管理マニュアルが必要な理由2 【ひな形・サンプルあり】文書管理マニュアルの作り方2.1 ステップ1｜文書管理ルールを洗い出す2.2 ステップ2｜文書のライフサイクルに当てはめる2.3 ステップ3｜社内へ通知する3 【すぐ使える】文書管理マニュアルの作成に役立つツール3.1 誰でも簡単にマニュアルを作成・共有できる「ナレカン」4 文書管理マニュアルの作成ポイント2選4.1 （1）紙用と電子用の2パターンを作成する4.2 （2）サンプルを参考にする5 文書管理マニュアルの作り方まとめ 文書管理マニュアルとは 文書管理マニュアルとは、企業や組織が保有する文書の扱い方を示した手順書です。以下では、文書管理マニュアルと規程の違いや作成すべき理由を解説します。 「マニュアル」と「規程」の違い 文書管理マニュアルと混同されがちな言葉として「文書管理規程」が挙げられますが、両者には以下のような違いがあります。 文書管理規程 文書管理規程には、社内の文書管理に関する基本的な方針や原則を記載します。「文書管理のルール」を定義づける規則です。 文書管理マニュアル 文書管理マニュアルには、文書管理規程に沿った具体的な管理方法が記されています。「文書管理の手順」を示した指導書です。 このように、規程は文書管理に関するルールを示したものであり、規程に基づいてより実務的な管理方法を示したものがマニュアルとなります。したがって、規程とマニュアルはそれぞれの役割が異なり、両方を作成する必要があるのです。 文書管理マニュアルが必要な理由 文書管理マニュアルが必要な理由として、以下の2点が挙げられます。文書管理マニュアルの必要性を正しく理解し、社内での運用を開始しましょう。 業務をスムーズに進めるため 文書の管理方法がばらばらだと「どこに何の情報があるのか」を把握できず、見たい文書を探すのに時間がかかります。そのため、マニュアルによって管理方法を統一して、文書の保管場所を明確にする必要があるのです。 また、文書管理規定では、廃棄に関するルールも定められているケースが一般的です。仮に、保管期限を過ぎてた文書が残り続けてしまえば、管理が煩雑化するうえに、管理場所の確保にもコストを割かなければなりません。 したがって、適切な文書の保管・廃棄をしていくためには、文書管理マニュアルが必要なのです。 企業の信用を守るため 企業が扱う文書のなかには、事業活動や経営状況に関する資料が含まれており、これらは利害関係への説明責任の根拠になります。 しかし、ずさんな管理体制によって、情報漏えいや不正改ざんなどのトラブルが生じれば、周囲からの信用を損なう事態に発展しかねないのです。そのため、重要な文書を扱う企業にとって、文書管理マニュアルは不可欠なものと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ひな形・サンプルあり】文書管理マニュアルの作り方 ここでは、文書管理マニュアルの作り方を3つのステップで解説します。以下の手順を参考に、実際の業務に役立つマニュアルを作成しましょう。 ステップ1｜文書管理ルールを洗い出す はじめに、既存の文書管理ルールを洗い出しましょう。たとえば、以下のようなルールが挙げられます。 文書の件名・ファイル名の付け方 文書の承認ルートや押印に関するルール 文書のアクセス権に関するルール 文書の保管場所 文書の保存期間 文書の廃棄方法に関するルール 以上のような文書管理ルールを、現場社員の聞き込みを通して洗い出し、ルールを見える化しましょう。 ステップ2｜文書のライフサイクルに当てはめる 洗い出した文書管理の規定をもとに、文書管理マニュアルを記載します。マニュアルを作るうえでは、文書のライフサイクルを考慮して構成を組み立てましょう。 文書のライフサイクルとは、文書が作られてから廃棄されるまでの周期を指し、以下の6つの段階に分けられます。 ＜段階＞ ＜特徴＞ 1.発生 ・紙やWordによる文書の作成 ・メールや郵便などによる文書の受領 2.伝達 ・発生した文書の社内共有や、社外への配布・発信 ・提案事項に関する承認をするための稟議処理 3.活用 ・文書が作成された目的に沿って活用すること ・検索や加工によって文書を実務に役立てること 4.保管 ・利用頻度が高い文書を管理すること （すぐに探し出せるように検索性を高めておく必要がある） 5.保存 ・利用頻度が低い文書を保有すること （法定保存文書は定められた期間を満了するまで保存する義務がある） 6.破棄 ・用途がなくなった文書や保存期間が満了になった文書を処分すること （紙文書の場合は、シュレッダーにかけるなど安全性の高い方法で処分する） 以上のライフサイクルをひな形として、そこに社内で使われている既存のルールを当てはめることで、短時間でマニュアルを作成できるのです。たとえば、各ステップでは、以下のサンプルのようなルールを設定できます。 ＜概要＞ ・社内の文書を適切に管理するために、6つの文書のライフサイクルに沿って、文書管理のルールを設ける。 ＜発生＞ ・文書の件名は「作成日・文書の概要・作成部署または作成者」で示す。 ー社外から受け取った文書は、送信元を記載する。 ・紙の文書は、画像やPDFで電子化する。 ＜伝達＞ ・文書ごとに承認プロセスに沿って、承認を進める。 ・文書の承認者は、文書の適性に基づいて承認の可否を判断する。 ー承認印などは、目的外で利用されないように厳重に保管する。 ＜活用＞ ・文書の内容に変更を加えるときは、作成日を更新する。 ・文書を共有する場合は、文書管理規定に定められた範囲内で実施する。 ・範囲外に共有したい場合は、各部署の責任者に相談する。 ＜保管＞ ・部署・業務ごとに設けられたフォルダで分類して、保管する。 ・後から検索をかけやすいように、整理して保管する。 ＜保存＞ ・文書管理規定に定められた期間を遵守して保存する。 ＜廃棄＞ ・定めた保存期間を過ぎた文書は、責任者の承認を取ったうえで廃棄する。 このように、文書のライフサイクルを大まかな項目とすれば、既存ルールを振り分けるだけで簡単にマニュアルを作れます。上のサンプルは、コピー＆ペーストでそのまま文書管理マニュアルのテンプレートとして使えるので、参考にしましょう。 ステップ3｜社内へ通知する 文書管理マニュアルが完成したら、社内へ通知します。 マニュアルを作っても、現場社員が実際の業務で活用しなくては、マニュアルを作成した意味がありません。実務の場に浸透することで、初めてマニュアルとしての機能を果たすのです。 したがって、文書管理の必要性を十分に説明したうえで、文書管理マニュアルの利用を全社に呼びかけましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【すぐ使える】文書管理マニュアルの作成に役立つツール 以下では、文書管理マニュアルをはじめとしたさまざまな文書の作成・管理に役立つツールをご紹介します。 ExcelやWordで文書を作成しても、欲しい情報にすぐにアクセスできず、読まれなくなってしまうケースも少なくありません。一方、ITツールを活用すれば「文書管理マニュアル」の作成はもちろん、ほかの文書も「文書のライフサイクル」に沿って管理できます。 そこで、「求める情報を簡単に確認できるツール」を導入しましょう。ただし、多機能なツールを導入しても、ITに不慣れな社員には使いこなせないため「誰でも簡単に使えるツールであるか」に注意して選ぶべきです。 結論、優れた検索性ですぐに欲しい情報にアクセスでき、マニュアル作成から文書管理まで完結する情報共有ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンに文書管理マニュアルや社内文書を残せば、任意のメンバーに即公開できるうえ、「多階層フォルダ」でテーマ別に整理できます。また、ファイル・画像内に対応した「キーワード検索」や生成AIによる「自然言語検索」で欲しい情報もすぐ確認可能です。 誰でも簡単にマニュアルを作成・共有できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンがなぜ文書管理に役立つのか ここでは、ナレカンがなぜ文書管理に役立つのかを解説します。 バージョン管理ができる ナレカンの「記事」は、情報を更新すると即共有されるため、ファイルが乱立することはありません。また、編集履歴から過去の編集をさかのぼれるため、旧バージョンの資料を別で残す手間も省けるのです。 承認フローがある 「記事」を公開するときに、特定のメンバーからの承認フローを設定することができます。修正が必要な場合は修正依頼を送ることもできるため、記事公開に関するコミュニケーションが完結します。 検索機能がある ナレカンの検索機能は、画像やファイル内の文字を含む「キーワード検索」や上司に質問するように聞ける「自然言語検索」があります。また、単語の揺らぎにも対応しているため、欲しい情報にノーストレスでアクセスできるのです。 上のように、ナレカンはナレッジ管理に特化したツールなので、文書管理に役立つ機能が充実しています。実際にデモを試してみたい方は、無料トライアルに申し込みましょう。 ナレカンの無料トライアル申し込みページはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理マニュアルの作成ポイント2選 ここでは、文書管理マニュアルの作成において注意すべきポイントを2つ紹介します。以下のポイントを踏まえて、効果的なマニュアルを作りましょう。 （1）紙用と電子用の2パターンを作成する 社内に「紙の書類」と「電子の書類」がある場合、マニュアルは2パターン準備する必要があります。 紙と電子では文書の管理方法が異なるため、それぞれのマニュアルを作成する必要があります。たとえば、文書のセキュリティ事項について「オフィス内で保管する紙文書」と「オンラインで保管する電子文書」とでは求められる対応が違うのです。 このように、紙と電子の文書が混在すると、文書の管理方法を区別する手間がかかるうえ、「どこに何の情報があるのか」が分かりづらいです。したがって、「ナレカン」のようなITツールで、まずは社内の文書を電子化して一元管理しましょう。 （2）サンプルを参考にする サンプルを活用すると、マニュアルを作成しやすくなります。 文書管理マニュアルのサンプルを使うと、マニュアルの完成形をイメージしながらスムーズに作成できます。Webサイト上には、さまざまな機関によって作られたマニュアルが用意されているので、参考にしてみましょう。 また、マニュアルを作成するときは「漢字3：平仮名7の割合を意識する」「文章は簡潔に書く」ことを意識すれば、”視覚的に読まれるマニュアル”をつくれます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理マニュアルの作り方まとめ ここまで、文書管理マニュアルの作り方や役立つツールを中心にご紹介しました。 文書管理マニュアルは、文書のライフサイクルを考慮すると、簡単に構成できます。また、マニュアルの作成後は、社内に共有していつでも見れるように管理しましょう。 そこで、「マニュアルを作成・管理・共有できるITツール」を活用すれば、PCやスマホからすぐにマニュアルを閲覧できます。ただし、大企業の場合は、社内のITリテラシーのばらつきを考慮して「誰でも使いこなせるツール」を導入しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、シンプルな操作性の情報管理ツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、マニュアルを実務で活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【失敗しない】文書管理規程とは？ルールの項目やポイントも解説

機密情報を取り扱うビジネスにおいて「どこに何の文書があるのか分からない」という状況は、情報漏えいのリスクを高めてしまいます。そのため、文書を一括管理する「文書管理台帳」を使うのが一般的です。 一方、文書管理台帳の導入を検討しているが「自社で上手く運用できるか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、文書管理台帳の作り方や注意点を中心に解説します。 文書管理台帳を作成する目的やポイントを知りたい 文書管理台帳のテンプレートを参考にしたい 文書管理台帳を簡単に作成できるツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、安全かつ、必要な情報へすばやくアクセスできる仕組みを構築できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 文書管理台帳とは？2 文書管理における「ISO9001」とは3 なぜ文書管理台帳を作成する？3つの目的とは3.1 目的1｜情報へのアクセス性を高める3.2 目的2｜重要文書・機密文書を保管する3.3 目的3｜法定保存年限に則って保存する4 文書管理台帳の作成における注意点4.1 （1）文書管理番号の採番基準を統一する4.2 （2）情報漏えいリスクへの対策を取る4.3 （3）誰でも簡単に検索できるシステムで管理する5 【初心者必見】Excelでの文書管理台帳の作り方5.1 手順1｜文書を分類する5.2 手順2｜文書管理台帳の項目を定める5.3 手順3｜文書管理台帳へ記載する6 【すぐ自作できる】文書管理台帳のExcelフォーマット7 Excelで文書管理台帳を作成するデメリット8 【これで解決】紙やExcelより簡単に文書へアクセスできるシステム8.1 国際基準を満たしたセキュリティのシステム「ナレカン」8.2 ナレカンで文書を検索する方法9 文書管理台帳で押さえるべき4つのポイント9.1 （1）文書の取り扱い方の規定を作る9.2 （2）管理者権限を設定する9.3 定期的にメンテナンスする9.4 文書量を多くしすぎない10 文書管理台帳の作成手順や注意点のまとめ 文書管理台帳とは？ 文書管理台帳とは「企業が所有するさまざまな文書を、必要なときに活用できる適切な形で保管するための台帳」です。なかには、文書管理台帳を「ライフサイクルリスト」「ファイル基準表」と呼ぶ会社もあります。 従来、紙の文書をファイリングして管理する方法が一般的でした。しかし、近年ではデジタル化に伴い、文書を電子化し、システム上で管理する方法が取り入れられています。 また、文書管理台帳を作るときの切り口として、「5W1H」というフレームワークが活用可能です。 何の文書があるか（What） 誰が文書を管理しているか（Who） どこに該当の文書を管理しているか（Where） いつまで文書を管理しなければならないのか（When） どのような文書を管理しているか。（How） 以上の項目を明確にしながら管理することで「必要な書類をすぐに見つけられる仕組み」を整えることができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理における「ISO9001」とは 「ISO9001（品質マネジメントシステム）」とは、企業が提供する商品やサービスの品質向上を目的とした”国際的なマネジメントシステム規格”です。 ISO9001の取得は、すなわち「コンプライアンスの推進」「国際間の取引要件を達成」している企業であることの証明になり、結果として、社会的信頼の獲得につながります。 ただし、ISO9001の取得には、必要な文書をすぐに見つけだせて、かつ情報漏えいや改ざんのリスクのない文書保管が求められます。そこで、昨今では、国際基準を満たしたセキュリティの「ナレカン」のようなITシステムに、情報を書き残す企業が増えているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ なぜ文書管理台帳を作成する？3つの目的とは 以下では、文書管理台帳を作成する目的を3つご紹介します。目的を正しく理解したうえで適切な管理方法を採用しましょう。 目的1｜情報へのアクセス性を高める 1つ目の目的は、必要な情報へのアクセス性を高めることです。 台帳を見れば「必要な文書がどこに保管されているか」が分かるので、すぐに該当の文書を探し出せます。 たとえば、「ナレカン」のように高度な検索機能が備わったITシステムで管理している場合は、ファイル名などの「キーワード」を使って検索をかけると、自動で該当の文書を抽出してくれるのです。 逆に、文書管理台帳がない場合は、アナログ・デジタル問わず「記憶を頼りに文書を探す」という無駄が発生してしまいかねません。したがって、情報へのアクセス性を高めるのは、文書管理台帳の重要な目的の一つだと言えます。 目的2｜重要文書・機密文書を保管する 2つ目の目的は、重要文書や機密文書を保管することです。 営業活動で発生する文書には、企業外に流出してはならない機密情報もあります。しかし、文書管理台帳で管理していない職場では「機密文書がほかの文書と同一に扱われ、誤って紛失してしまった」というケースになりかねません。 一方、文書管理台帳で機密文書が明確に区分されていれば、従業員も取り扱いに注意できるのです。具体的には、紙で管理している場合はキャビネットの鍵は管理職が持ち、データで管理している場合は、アクセス制限をかけておく方法が挙げられます。 目的3｜法定保存年限に則って保存する 3つ目の目的は、法定保存年限に則って保存することです。 法定保存文書とは、保管しなければならない期間（1年、3年、5年、7年、10年）が法律によって定められた文書を指します。文書によって保管期間が異なるので管理が煩雑になりますが、文書管理台帳で保存しておくと、保存期間の見落としがなくなるのです。 また、管理者が都合により変わっても、文書管理台帳で適切に管理されていれば、引き継ぎに必要以上の時間がかかることを防げます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理台帳の作成における注意点 ここでは、文書管理台帳作成における3つの注意点をご紹介します。文書管理が非効率になったり情報漏えいが起こったりするリスクを減らすために、必ず押さえましょう。 （1）文書管理番号の採番基準を統一する 1つ目の注意点は、文書管理番号の採番基準を統一することです。誤廃棄を防止するためにも、以下の2点に注意して文書を区別しましょう。 基本的には英数字の通し番号を使う 部署別や契約種類別にアルファベットなどを設定する たとえば、「00001、00002、00003～」といった通し番号に加えて、営業部には「A」のアルファベットを付与すると、営業部の文書は「A00001、A00002、A00003～」と管理できます。 以上のように、部門毎にアルファベットなどの管理名を設定し、文書別にも通し番号を設定することで、すぐに目的の情報を見つけられるのです。また、扱う文書が多い会社では年月日をつけて管理する方法もあります。 （2）情報漏えいリスクへの対策を取る 2つ目の注意点は、紙やデータといった管理の種類に関わらず、情報漏えいリスクへの対策を取ることです。そもそも、情報漏えいの主な原因には以下の4点が挙げられます。 ウイルス感染・不正アクセス：55.1％ 誤表示・誤送信：26.0％ 紛失・誤廃棄：15.1％ 盗難：3.0％ 引用：「上場企業の個人情報漏えい・紛失事故」調査（2022年） 上記のデータから、ウイルス感染や不正アクセスによる被害が一番大きいことが分かります。したがって、データで管理する場合は、とくに情報漏えいリスクへの対策を適切に講じる必要があるのです。 また、誤表示や紛失、置き忘れなどの人為的なミスの多くは、紙の文書で管理していることが原因です。したがって、人的ミスによる情報漏えいを防ぐためにも、電子管理への移行が求められていると言えます。 （3）誰でも簡単に検索できるシステムで管理する 3つ目の注意点は「誰でも簡単に検索できる」システムで管理することです。 人為的なミスが起きやすい紙の文書管理台帳を使っている場合は、安全性が高いうえに管理の効率も高まる「ITシステム」への移行が求められます。 しかし、情報を検索しづらいシステムでは、社員が必要な文書をすぐに見つけられません。結果的に、ITシステムを使うことに抵抗感が生まれて「せっかく導入したのに誰も活用しない」という事態になりかねないのです。 そのため、ITの得意・不得意に関わらず誰でも簡単に検索できる「ナレカン」のようなITシステムが必要です。なかでも、ナレカンは、無料トライアルに加えて、導入・運用に向けての手厚いサポートを受けられるので、ITに不慣れな企業の導入にも適しています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【初心者必見】Excelでの文書管理台帳の作り方 以下では、Excelでの文書管理台帳の作り方を3ステップでご紹介します。「どのような手順で進めるべきか分からない」という方は必見です。 手順1｜文書を分類する はじめに、自社の現状を把握して文書を分類しましょう。 具体的には、「どのような種類の文書が保管されているのか」「部署が独自に保管している文書はないか」といった保管状況を把握し、以下のように分類し直します。 法定保存文書：法律で保存期間が定められた文書 共有文書：社内外問わず共有される情報を含んだ文書 完了文書：作成が完了した文書（更新した文書は最新バージョン） 以上のように、自社で保管する文書を洗い出して分類しましょう。 手順2｜文書管理台帳の項目を定める 次に、文書管理台帳の項目を定めましょう。項目名や数は任意ですが、具体的には以下の項目が挙げられます。 文書名 ファイル名／フォルダ名 閲覧権限 作成日 作成者名 担当部署 保存期間 保存場所 以上のように、「いつ、誰が作成した文書で、どこにあるのか」といった概要が分かるように項目を定めましょう。 手順3｜文書管理台帳へ記載する 最後に「紙」「Excelなどの電子ファイル」に、必要な項目を記載すれば完了です。 しかし、紙の台帳は手書きで手間がかかるうえに、人為的なミスで紛失する恐れがあるのです。また、Excelの場合、台帳を更新したり文書を探したりするときに”わざわざファイルを開いて確認する手間”がかかる点を押さえておかなければなりません。 したがって、これからの文書管理には「効率的な文書管理が実現するITシステム」一択なのです。たとえば、あらゆる情報を直接書き込める「ナレカン」のようなシステムを使えば、欲しい情報が簡単に見つかるので、管理台帳のデメリットを解消できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【すぐ自作できる】文書管理台帳のExcelフォーマット 以下は、無料で使える文書管理台帳のExcelフォーマットです。ひな形を利用してすぐに文書管理台帳を作成したい方は必見です。 こちらは、フリーテンプレートが提供する、文書管理台帳のExcelフォーマットです。シンプルさが特徴なので、「文書をカテゴライズしたい」「改版日をより多く記載したい」などの場合には、自社用にセルを追加しましょう。 また、日々増え続ける文書をExcelで管理していると、担当者の更新漏れやバージョン管理が煩雑になり業務効率が落ちてしまいます。したがって、文書数が多い企業はExcelでの管理は不向きだと言えます。 文書管理台帳のExcelフォーマットはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelで文書管理台帳を作成するデメリット Excelは手軽に文書管理台帳を作成できるツールですが、実際にExcelで文書を管理すると様々なデメリットが発生します。 まず、Excelの文書管理台帳は、メールやチャット等の外部ツールを使って社内共有する必要があります。この場合、メールでは冒頭の挨拶文等を考える手間がかかり、チャットではExcelファイルが他の話題に埋もれて見つからなくなる可能性があります。 また、Excelファイルは保存場所を決めて適切に管理しないと、どこのフォルダに保存したのか分からなくなったり、他のファイルに埋もれてしまいます。結果、文書管理台帳自体を見つけるのに時間がかかってしまうのです。 このように、Excelで作成した文書管理台帳は、利用のときに多くの手間がかかり非効率であると言えます。そのため、作成した文書を即座に共有でき、高精度な検索機能で目当ての情報を簡単に見つけられる「ナレカン」のようなシステムを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】紙やExcelより簡単に文書へアクセスできるシステム 以下では、文書管理台帳の作成における注意点をカバーできるおすすめのツールをご紹介します。 情報管理ツールを導入する際には、セキュリティが確保されたものかを確認しましょう。機密情報を扱うこともあるため、ISO認証を取得した信頼性の高いツールを使い、情報漏えいを防ぐことが大切です。 また、自社の情報は見たいときにすぐ確認できる状態にしておく必要があります。検索精度が高いツールを利用すれば、欲しい情報にすぐアクセスでき、効率的に業務を進められます。 結論、自社が導入すべきなのは、国際規格のセキュリティ認証を受けており、超高精度な検索機能を搭載したツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは厳格なセキュリティ基準を設けている国産ツールのため、安心して自社の情報を保管できます。また、ヒット率100%の高精度な検索機能を備えているため、情報へのアクセス性を高められます。 国際基準を満たしたセキュリティのシステム「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレカンで文書を検索する方法 ナレカンには高度な検索機能が搭載されているため、目的の文書をすばやく検索することができます。 やり方は、画面上部の検索バーに検索したいキーワードを入力するだけです。このとき、検索する対象を「タイトル」「タグ」「ファイル名」に絞ることができるほか、添付されているファイル内も検索することができます。 このように、ナレカン内に文書を作成、保管しておけば、キーワードを入力するだけで即座に目当ての文書にたどり着くことができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理台帳で押さえるべき4つのポイント 以下では、文書管理台帳を作るときのポイントを4つご紹介します。ポイントを踏まえて、効率的かつ抜け漏れなく文書管理台帳を作成しましょう。 （1）文書の取り扱い方の規定を作る 1つ目のポイントは、文書の取り扱い方の規定を作ることです。 とくに、複製、編集された文書の取り扱いを明文化していなければ「複製された文書が持ち出される」「許可なく文書が編集される」という状況になりかねません。結果として、情報漏えいのリスクが上がってしまうのです。 また、文書の廃棄に関するルールが統一されていないと、個人の裁量によって書類が廃棄され、結果として情報漏えいを招いてしまいます。そのため、「保管する文書」「廃棄する文書」を社内で明文化しておきましょう。 以上のように、情報漏えいのリスクを軽減するために、文書の複製や編集、廃棄をはじめとするルールを決めておくのがおすすめです。 （2）管理者権限を設定する 2つ目のポイントは、管理者権限（文書にアクセスする権利）を設定することです。 紙での管理であれば「キャビネットの鍵の保持者を限定する」、データでの管理であれば「アクセス制限や編集制限をかける」という手法が一般的です。このような制限を設ければ、特定の従業員以外からのアクセスを防げます。 決算書や契約書などの”会社の利益に関わる文書”や、履歴書や給与明細表など”個人情報に関わる文書”には管理者権限を設定して、不用意なアクセスを防ぎましょう。 定期的にメンテナンスする 3つ目のポイントは、定期的に文書のメンテナンスをすることです。 文書を業務に活用させていくためには、定期的に内容を更新する必要があります。ナレッジが新鮮な状態に保たれていないと、最新情報がどれかわからなくなるなどトラブルが発生する原因になってしまいます。 ツールによっては、メンテナンスに手間がかかる場合があるため、「ナレカン」のような操作がシンプルで更新のハードルが低いツールを選択しましょう。 文書量を多くしすぎない 4つ目のポイントは文書量を多くしすぎないことです。 ビジネスシーンでは、扱う文書量が膨大になりがちです。しかし、文書を管理しづらくなったり、必要な情報を見つける手間がかかったりする恐れがあるため、文書量はできるだけ少なくしましょう。 文書量が多すぎると、業務の効率低下にもつながるため、多くしすぎないように管理することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理台帳の作成手順や注意点のまとめ ここまで、文書管理台帳の作成手順や注意点を中心に解説しました。 文書管理台帳は、社内の文書を分かりやすく分類し、大量の文書やデータから必要なものを効率的に探すのに役立ちます。また、文書管理台帳で扱う文書には機密情報も含まれるため、安全に保管しなければなりません。 しかし、Excelでは更新や確認に手間がかかり、紙の台帳では人的ミスが発生しやすいデメリットがあります。したがって、「効率的かつ安全に文書を保管できるITシステム」が最適なのです。 ただし、検索しづらいシステムでは、目的の文書を見つけるのに時間がかかって面倒なので、精度の高い検索機能を備えたシステム『ナレカン』を選ぶべきです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で文書管理台帳を作成し、安全かつ効率的に社内の文書を管理する仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【失敗しない】文書管理規程とは？ルールの項目やポイントも解説

業務に必要な知識や技術を新人が身につけるには、具体的な業務の手順を示した「マニュアル」や「手順書」が必須です。 しかし、「研修で使えるマニュアル・手順書のつくり方が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、研修で役立つ手順書の作り方やおすすめのアプリを中心にご紹介します。 研修用マニュアルの作り方を知りたい マニュアルや手順書を上手く運用できない マニュアルを簡単に作成できるツールがあれば知りたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、研修で求められる手順書・マニュアル作成の基本が分かり、社員教育に役立てられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【4ステップ】研修マニュアル・手順書の作り方1.1 （1）概要を決める1.2 （2）作業を洗い出す1.3 （3）業務の流れを決める1.4 （4）アプリで管理する2 マニュアルと手順書の違いとは3 研修で求められるマニュアル・手順書とは3.1 （1）業務の全体像が分かる3.2 （2）最も効率的な手順が分かる3.3 （3）すぐに必要なページが見つかる4 【これが必須】研修マニュアルの作成・管理が簡単にできるアプリ4.1 マニュアルの作成から管理まで簡単にできるアプリ「ナレカン」5 研修マニュアルに使えるテンプレート2選5.1 【Excel】管理がしやすいマニュアルテンプレート5.2 【Word】図も記入できる手順書テンプレート6 研修で役立つマニュアル・手順書の作り方まとめ 【4ステップ】研修マニュアル・手順書の作り方 以下では、研修マニュアルや手順書の作り方を4ステップでご紹介します。順序立てて作成すれば、飲食や看護、建築など業種を問わずに適切なマニュアルが完成するのです。 （1）概要を決める まずは、マニュアルや手順書の大枠を定めます。 手当たり次第にマニュアルを作成すると混乱する可能性があるため、業務に優先順位を付けましょう。そして、それぞれのマニュアルについて「いつまでに、誰が作成するのか」を決定します。 優先順位を明確にしてスケジュールや体制を決定すれば、作成もスムーズに進められるのです。 （2）作業を洗い出す 次に、業務の作業を洗い出しましょう。 具体的には、社員にヒアリングする方法があります。ヒアリングは「業務を構成する大まかな仕事→それを構成する作業→さらに細かい単位の動作」の順序で実施するのが最適です。 業務を細かく分解しなければ、手順が抜け漏れる可能性があります。したがって、作業を細分化することを意識しながら洗い出しをしましょう。 （3）業務の流れを決める 次に、誰でも円滑に業務を進められる形に整理します。 ここでは、従来の手順について「手順に無駄がないか」「作業スピードに無理はないか」を検討して、最善の手順を決めましょう。また、仕事で使う設備や備品の位置も合わせて考慮しておくと、より無駄のないマニュアルになります。 誰もがスムーズに仕事ができるように、以上の視点から業務を整理しましょう。 （4）アプリで管理する 最後に、研修マニュアルや手順書はアプリで管理しましょう。 紙資料では目的のページを見つけるのに苦労するので、次第に誰も使わなくなる恐れがあります。また、マニュアルに変更があればわざわざ回収して、配り直す必要があるので面倒です。 それゆえに、余計な手間を減らすためにも、研修マニュアルや手順書はアプリで管理しましょう。たとえば、マルチデバイスに対応した「ナレカン」であれば、スマホでも簡単に編集ができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルと手順書の違いとは マニュアルと手順書では、利用する「目的」に大きな違いがあります。 マニュアルは、業務のノウハウや全体の進行方法などをまとめたもので、「業務全体を網羅的に理解する」目的があります。一方で、手順書は、業務の具体的な内容や手順をまとめたもので「業務内の作業を限定的に理解する」目的があります。 これらの目的を理解したうえで、自社に適切なマニュアル・手順書を作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 研修で求められるマニュアル・手順書とは 以下では、研修で求められるマニュアル・手順書の特徴を解説します。研修マニュアルや手順書は、新入社員が頻繁に使うので必見です。 （1）業務の全体像が分かる はじめに、研修マニュアルは、業務の全体像が分かるようにしましょう。 業務の全体像を示すには、仕事の流れ（業務フロー）を図形と矢印を使って可視化したフローチャートが有効です。フローチャートは、業務の（1）開始・終了、（2）作業・処理、（3）条件の3項目で図形を使い分けると分かりやすくなります。 業務の全体像を示すことで新入社員は個人作業だけでなく、ほかの作業との関連性も分かるようになるのです。その結果、周りの状況や先のことを考えながら仕事ができます。 （2）最も効率的な手順が分かる 次に、手順が最も効率的であるかを確認しましょう。 具体的には、研修マニュアルを作成する前に、複数の社員に業務のヒアリングをすることが重要です。仮に、ヒアリングをせずに作成した場合、必要な手順やコツを拾えません。 また、ベテラン社員のノウハウをマニュアルに落とし込めば、チーム全体の生産性も改善にも役立ちます。 （3）すぐに必要なページが見つかる 最後に、時間や場所を問わずに、研修マニュアルを確認できる仕組みも必要です。 新入社員には作業手順を早く覚えてもらう必要があるので、いつでも必要な情報を確認できるようにしなければなりません。しかし、紙のマニュアルでは、目的のページがどこにあるのかすぐに分からないため、現場で使われなくなる可能性が高いのです。 したがって、高精度の検索機能を備えている「ナレカン」のように、すぐに目的のページを探し出せるアプリを使いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これが必須】研修マニュアルの作成・管理が簡単にできるアプリ 以下では、研修マニュアルや手順書の作成・管理に最適なアプリをご紹介します。 研修で使うマニュアル・手順書を作るハードルを下げるには、「誰でも簡単にマニュアルを作成できるツール」を導入しましょう。テキストや画像、ファイル添付であらゆる情報を簡単にマニュアル化できるので、紙での作成に比べて時間も短縮できるのです。 また、膨大な量の情報をマニュアル化しても、欲しい情報をすぐに見つけられなければ探す時間が無駄にかかってしまします。したがって、「確認したい情報を簡単に探し出せるアプリ」を使うべきです。 結論、研修マニュアル・手順書の作成には、誰でも簡単にマニュアルを作成でき、検索機能で欲しい情報をすぐに見つけられるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはテキストや画像、ファイル添付でわかりやすいマニュアルを簡単に作成できます。また、上司に質問するように情報を探せる「自然言語検索」で、研修中の社員でも簡単に欲しい情報を見つけ出せます。 マニュアルの作成から管理まで簡単にできるアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 研修マニュアルに使えるテンプレート2選 以下では研修マニュアルに使えるテンプレートを2選ご紹介します。テンプレートを使って簡単にマニュアルを作成したい方は必見です。 【Excel】管理がしやすいマニュアルテンプレート こちらは、文書の管理がしやすいマニュアルテンプレートです。Excel形式のため、ボタンひとつでシート全部の目次用のシートを作成できます。 ［文書］テンプレートの「管理がしやすいマニュアルテンプレート」はこちら 【Word】図も記入できる手順書テンプレート こちらは、図や作業手順を自由に記載できる手順書のテンプレートです。作業における注意点やポイントなども記載できるので、研修中の社員であっても、均一な質の作業が可能になります。 フリーテンプレートの「図も記入できる手順書テンプレート」はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 研修で役立つマニュアル・手順書の作り方まとめ これまで、「研修マニュアルや手順書の作り方」や「おすすめの管理アプリ」を中心に紹介しました。 紙のマニュアルは、目的のページを探すのが面倒なので次第に誰も使わなくなります。したがって、マニュアルや手順書の中から必要な情報を簡単に見つけ出せるアプリが必要です。 たとえば、「ヒット率100%」の超高精度検索で目的の情報をすぐに見つけられるうえに、直感的な操作で簡単にマニュアルを作成できる「ナレカン」であれば、導入してすぐに運用に乗せられます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、研修マニュアルや手順書の管理を改善しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【作成例あり】わかりやすい作業手順書の作り方やテンプレートを紹介

昨今では、法律の整備やテレワークの普及などをきっかけに、書類の電子化が進んでいます。書類を電子化すれば、簡単に情報を探し出せるようになるのでマニュアルだけでなく、文量の多い「取扱説明書」や「重要事項説明書」の管理にも効果的です。 しかし、「何を使って電子化すれば良いのか分からない」「デジタルに弱いので管理できるか不安」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、説明書を電子化する方法やコツ、おすすめのアプリを中心に紹介します。 説明書を電子化するべき背景・方法を知りたい 電子化するためのコツを自社で参考・導入したい 説明書の電子化が簡単にできるツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、説明書を電子化する方法が分かり、自社のペーパーレスな文書管理体制を整えることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 説明書の電子化 / データ化が進む背景1.1 （1）リモートワークの増加1.2 （2）SDGsの普及1.3 （3）法改正2 説明書を電子化する4つの方法2.1 （1）外部制作会社に委託する2.2 （2）複合機やプリンターでスキャンする2.3 （3）ExcelやWordを利用する2.4 （4）説明書作成アプリを利用する3 【知らなきゃ損】最も簡単に説明書を電子化できるアプリ3.1 シンプルな操作性で誰でも簡単に使いこなせる「ナレカン」4 説明書を電子化する2つのコツ4.1 （1）改訂・修正しやすい方法で管理する4.2 （2）必要な情報にたどりつきやすくする5 作成したマニュアルをPDF化する方法6 説明書を電子化するメリット・デメリット7 説明書を電子化するコツや方法まとめ 説明書の電子化 / データ化が進む背景 説明書の電子化 / データ化が進む背景として以下の3つが挙げられます。電子化するにあたり、どのような状況変化があったのか押さえておきましょう。 （1）リモートワークの増加 まず、コロナウイルスの感染拡大により、多くの企業がリモートワークの導入を始めたことが背景にあります。 説明書が紙媒体で管理されていると、リモートワークの際に必要な資料が確認できず、他の社員とのスムーズな情報交換が難しくなります。そのため、少しでも生産性を上げるためには場所に囚われずに情報を閲覧できる体制を整えるべきなのです。 そこで、説明書等を電子化すると、場所を問わずに必要な資料を確認できます。結果、効率的に業務を行えるようになるのです。 （2）SDGsの普及 国際的なSDGsへの関心の高まりは、ペーパーレス化をさらに推し進めています。 近年では、環境問題を意識した取り組みが広がっています。そのなかのひとつに、紙の使用を減らすと、原料の木材を獲得するための森林伐採量が削減され、自然破壊の抑制に大きく貢献することが挙げられています。 そのため、ペーパーレス化はSDGsにおいて重要な役割を担っていると言えます。また、このような取り組みで※ステークホルダーからの信頼を獲得するために「サステナビリティ経営」を実施する企業も増えているのです。 ※株主・社員・顧客・地域社会など、企業に対して利害関係を持つ人の総称 （3）法改正 2022年5月18日に、宅地取引業法が改正され、書面の電子化の流れに拍車をかけました。 具体的な改正内容としては、不動産取引において、相手の承諾があれば「重要事項説明書」「契約締結時書面」「媒介契約締結時書面」などを電子化して公布できるというものです。この法改正によってよりスピーディーに契約な契約が可能となりました。 以上のように、企業を取り巻く環境は刻々と変化しており、その変化に対応する形で様々な書類の電子化 / データ化が進められているのです。 参考：不動産取引時の書面が電子書面で提供できるようになります。～宅地建物取引業法施行規則の一部改正等を行いました～｜国土交通省の宅地建物取引業法改正について 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 説明書を電子化する4つの方法 以下では、説明書を電子化する4つの方法をご紹介します。それぞれの注意点も紹介しているので、担当者の方は必見です。 （1）外部制作会社に委託する 1つ目は、外部制作会社に委託する方法です。 説明書の制作や電子化などを専門的に行なっている外部の会社に依頼すると、短期間での完了が見込めます。また、従業員の手間がかからないので、他の業務に支障をきたすこともありません。 しかし、自社で電子化するよりもコストがかかってしまうため、大量の説明書を電子化する必要があるときのみの利用が望ましいです。 （2）複合機やプリンターでスキャンする 2つ目は、複合機やプリンターでスキャンする方法です。 複合機やスキャン機能を搭載したプリンターを使って、紙の説明書をスキャンしてPDF化します。すでに自社で複合機を利用していれば、追加の導入コストをかけずに電子データを作成できるのです。 ただし、一枚ずつスキャンするためページ数が多いと膨大な時間がかかるほか、スキャンした説明書は基本的に修正不可能な点に注意しましょう。 （3）ExcelやWordを利用する 3つ目は、ExcelやWordを利用する方法です。 ExcelやWordを使って説明書を電子化する場合、書き替えの手間がかかりますが、長期的に運用していくうえで欠かせません。ExcelやWordは多くの企業で導入されているため、操作を覚えるための教育コストや、追加の料金コストも抑えられるのです。 また、アプリなどを利用して説明書をQRコードで管理すると、ページ数が多い説明書を省スペースで管理可能になります。QRコードを読み込めば、自分に必要な説明書のみを確認できるほか、スマホからの閲覧も簡単です。 （4）説明書作成アプリを利用する 4つ目は、説明書作成アプリを利用する方法です。 アプリを使って説明書を電子化する場合、Excel同様に工数がかかるものの、業務を効率化するうえで避けられない取り組みです。ただし、共有機能を備えていれば、メールやチャットにファイルを添付して送信する手間が省けるなど、副次的メリットを得られます。 また、既存データの移行支援を実施している「ナレカン」であれば、いちから説明書を書き直す面倒がないので、最小限の工数で電子化を進めたい方におすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【知らなきゃ損】最も簡単に説明書を電子化できるアプリ 以下では、最も簡単に説明書を電子化できるアプリをご紹介します。 WordやExcel・PowerPointといったツールを使って説明書を作成すると、スマホでの編集・確認がしづらいデメリットがあります。 したがって、「誰でも簡単に説明書を作成・共有できるツール」を導入しましょう。また、作成した説明書の中の情報を必要な際にすぐに見つけられるように、充実した検索機能も必須です。 結論、説明書の電子化に最適なのは、直感的な操作で誰でも簡単に説明書の作成ができ、超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、シンプルな操作性でファイル・画像の格納やテキスト編集ができるほか、一度作成したもののテンプレート化も可能なため、説明書作成に時間がかかりません。また、「添付ファイル内検索」「画像内検索」により、説明書に添付したファイル・画像の中の情報もすぐに見つけられます。 シンプルな操作性で誰でも簡単に使いこなせる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 説明書を電子化する2つのコツ ここでは、紙の説明書を電子化する2つのコツを紹介します。以下のコツは、説明書だけでなく、あらゆる文書の電子化に活用できるので必見です。 （1）改訂・修正しやすい方法で管理する 1つ目のコツは、改訂・修正しやすい方法で管理することです。 説明書の内容に変更があれば、すぐに修正をしなければなりません。たとえば、業務マニュアルや作業手順書の場合、変更内容の改訂・修正が遅れると古い情報に沿って社員が作業を進めてしまい、重大なミスやトラブルにつながるのです。 したがって、説明書を電子化するときは、スムーズに改訂や修正ができる仕組みで管理しましょう。 （2）必要な情報にたどりつきやすくする 2つ目のコツは、必要な情報にたどり着きやすくすることです。 説明書を電子化するうえでは「必要な情報をすぐに見つけられるか」を重視する必要があります。しかし、ExcelやWordで説明書を扱うと、書類が混ざりやすく、情報へのアクセス性が下がってしまいます。 一方、文書のテーマごとに「フォルダ」の階層を変えて見やすく整理でき、超高度な検索機能も備えた「ナレカン」で説明書を保管すれば、目的の情報を即座に見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作成したマニュアルをPDF化する方法 以下ではWordやPowerPointで作成したマニュアルをPDF化する方法を説明します。社員にPDFで共有したい方は必見です。 1.「名前をつけて保存」をクリックする wordの最上に表示されている「名前をつけて保存」をクリックします。 2.「ファイル形式」から「PDF」を選択する 「エクスポート形式」にある「PDF」を選択します。 3.保存場所を選択する 保存場所を選択し、「エクスポート」を選択したら完了です。 PowerPointやExcelにおいても同じ手順でPDF化が可能です。また別の方法として印刷機能からPDF化することもできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 説明書を電子化するメリット・デメリット 説明書を電子化するメリット・デメリットには、それぞれ以下の点が挙げられます。 メリット デメリット 説明書の内容の更新が簡単 場所を問わずスムーズに共有できる 検索機能を使って、目的の情報をすぐに見つけられる 保管スペースを確保する必要がなく、管理の手間を省ける アプリを利用する場合、導入コストがかかる場合がある 電子化が完了するまでに時間を要する 閲覧するための端末が必要になる 　　　　　気づかないうちに情報漏洩が起こるリスクがある 以上のように、説明書の電子化にはメリット・デメリットの両方があります。とくに、導入コストがかかると電子化するのを躊躇してしまいがちですが、料金の高さではなく「費用対効果が高いか」に注目すべきです。 たとえば、プランの中に、ITに不慣れな現場でもすぐに使えるような「手厚いサポート」が含まれているのであれば、費用対効果は高いと言えます。したがって、「導入後すぐに使えるか」や「費用対効果は高いか」を慎重に検討したうえで、電子化を進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 説明書を電子化するコツや方法まとめ ここまで、説明書を電子化する方法やコツ、おすすめアプリを中心にご紹介しました。 説明書の電子化は外部委託やスキャンして読み込む方法のほかに、既存のWordやExcel・PowerPointを利用する方法があります。しかしこれらは、スマホでの編集がしづらく、レイアウトの乱れが生じるといったデメリットがあるのです。 したがって、「デバイスを問わず誰でも簡単に説明書を作成・共有できるツール」を導入しましょう。また、作成した説明書の中から必要な情報をすぐに見つけられるような検索機能もあると便利です。 結論、説明書の電子化に最適なのは、直感的な操作で一度作成した説明書のテンプレート化まででき、説明書に添付した画像やファイルの中の情報もすぐに見つけられるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、説明書をはじめとした、あらゆる文書を効果的に電子化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【作成例あり】わかりやすい作業手順書の作り方やテンプレートを紹介

作業指示書を作成することで、作業の必要事項を伝えたり、ノウハウやコツを蓄積したりできるため、口頭で指示を出す必要がなくなります。また、作業の理解度のばらつきを防ぐことも可能です。 しかし、「作業指示書を見ない社員がいて困っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、作業指示書を見ない人がいる理由や対策を中心にご紹介します。 作業指示書を見ない社員がいるが原因がわからない 作業指示書を見てもらうための対策が知りたい 社内の作業に関する情報共有を円滑化したい という方はこの記事を参考にすると、作業指示書を見ない人がいる理由だけでなく、具体的な対策まで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 作業指示書を見ない人がいる3つの理由1.1 （1）指示書の内容が分かりづらい1.2 （2）手順書通りにできない1.3 （3）社内で指示書が共有されていない2 【必見】作業指示書の作成・共有を効率化できるツール2.1 ”書いてあるのに読まない”人でも仕事で活用しやすいツール「ナレカン」3 作業指示書を見ないデメリットとは3.1 作業の全貌が把握できない3.2 手順が人によって異なる3.3 後任への引き継ぎに時間がかかる4 作業指示書を見てもらうための対策とは4.1 見る人の立場に立つ4.2 目的を明記する4.3 簡単に指示書を確認できるようにする5 作業指示書を見ない人がいる理由と対策まとめ 作業指示書を見ない人がいる3つの理由 以下では、作業指示書を見ない人がいる理由をご紹介します。原因を把握することにより、伝わりやすい指示書を作成するヒントが見つかります。 （1）指示書の内容が分かりづらい はじめに、作業指示書の内容が分かりづらいという理由が挙げられます。 たとえば、曖昧な言い回しや専門用語ばかりを使っていると、人によって捉え方が変わったり、すぐに理解できなかったりします。そのため、最終的には個人の経験値だけで仕事が回るようになってしまい、誰も指示書を見なくなるのです。 したがって、指示書通りにすれば問題なく作業ができるように、誰が見てもすぐに動けるほど分かりすい文章になっているかを満たしていることが重要になります。 （2）手順書通りにできない 次に、手順書通りにできないことも指示書を見なくなる原因です。 手順書の内容が不十分だったり、更新されずに古いままの情報になっていたりすると、記載内容通りに進めても業務が上手くできず見られなくなってしまいます。 したがって、「内容に過不足がないか」「最新の情報に更新されているか」を定期的に確認しましょう。 （3）社内で指示書が共有されていない 最後に、社内で指示書が共有されていないと見なくなる人が増えてしまいます。 たとえば、紙の指示書を1部だけ印刷して複数人で見るようにしても、確認が面倒で次第に見られなくなるのです。 上記のように、確認が面倒だと指示書を見なくなるため、時間や場所を問わずに内容をチェックできるツールを活用するのが最善です。たとえば、スマホやタブレットでも簡単に使える「ナレカン」であれば、確認するのに手間はかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】作業指示書の作成・共有を効率化できるツール 以下では、作業指示書の作成・共有を効率化できるツールについてご紹介します。 作業指示書を見ない社員がいて困っている場合には、「情報共有ツール」を導入しましょう。作業指示書を見てもらうには、まず、誰が見ても分かりやすく仕事に活用できるように作成する必要があります。 ただし、いくら作業しやすい指示書を作成しても、メンバーが簡単にアクセスできなければ、次第に指示書が見られなくなります。そのため、シンプルで簡単にアクセスできるツールで、社員がいつでも指示書を確認できる環境を整えましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、簡単に指示書の作成ができるうえ、シンプルなアクセス性で社内に指示書が浸透するツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、画像や表などを使って、わかりやすく指示書を作成できます。また、「既読機能」で、誰が指示書を読んだか確認できるので、指示書を見ない人への対策も簡単です。 ”書いてあるのに読まない”人でも仕事で活用しやすいツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンで作成した作業指示書のイメージ 以下は、ナレカンで作成した作業指示書のイメージ画像です。テキストや表を使って、簡単にわかりやすい指示書を作成できるうえ、テンプレートとして登録すれば繰り返し使えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作業指示書を見ないデメリットとは 以下では、作業指示書を見ないことによるデメリットをご紹介します。社内全体への悪影響を防ぐためにも、必ず確認しておきましょう。 作業の全貌が把握できない 1つ目のデメリットは、作業の全貌が把握できないことです。 作業指示書を見ない場合、業務フローがつかめず、効率的に作業ができません。また、間違った作業方法が伝わってしまうと、あとからリカバリーしなければならないのです。 このように、作業の全貌を把握できないと、限られた業務時間を無駄にしてしまう可能性があります。 手順が人によって異なる 2つ目のデメリットは、作業手順が人によって変わってしまうことです。 指示書が見られないと、それぞれ独自のやり方で業務を進めてしまいます。それにより、作業の質が人によって変わったり、属人化したりして、仕事が上手く回らなくなるのです。 以上のように、指示書を見ない社員が増えてしまうと、社内全体の業務が上手く進まなくなるため注意しましょう。 後任への引き継ぎに時間がかかる 3つ目のデメリットは、後任への引き継ぎに時間がかかることです。 作業指示書を普段から確認していないと、正しい作業手順がわからず、担当業務の引き継ぎをするときに、スムーズな説明ができません。 したがって、スムーズに後任へ引き継ぎをするためにも、作業指示書は必ず確認するように指導しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作業指示書を見てもらうための対策とは 以下では、作業指示書を見てもらうための対策をご紹介します。指示書のメリットを生かすためにも、確実に押さえましょう。 見る人の立場に立つ 1つ目の対策は、作業指示書を見る人の立場に立つことです。 作業指示書は、見た人全員が正しく手順を理解できる必要があります。そのため、専門用語などの難しい表現を使う際は、解説を設けるなどの工夫をして、誰でも理解できる指示書をつくりましょう。 このように、指示書を作成するときは「誰が見ても分かりやすい文章になっているか」に注意すべきです。 目的を明記する 2つ目の対策は、指示書に目的を明記することです。 仕事ではあらゆる作業がつながり合っており、目的を把握することで先の工程を意識できるようになります。そのため、作業の目的を明記し、現場の社員が作業目的を理解したうえでスムーズに業務を進められるようにしましょう。 社員に効率よく作業をしてもらうためにも、作業目的の明記は重要と言えます。 簡単に指示書を確認できるようにする 3つ目の対策は、簡単に指示書を確認できるように管理することです。 作業指示書はWord、Excelで作成されることが多いですが、内容を確認するためにファイルを都度開かなければならず面倒です。さらに、スマホやタブレットを使った閲覧・編集にも手間がかかります。 また、メールやチャットツールで共有する場合も、ほかのメッセージで流れたり埋もれたりして、確認が面倒です。以上のことからも、作業指示書を見てもらうには、簡単に確認できる環境をつくることが重要だと言えます。 したがって、作業指示書は「誰でも簡単に確認することができるツール」で管理しましょう。たとえば、ファイルを開かずにプレビューで確認できる「ナレカン」のように、簡単に閲覧可能なツールが最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作業指示書を見ない人がいる理由と対策まとめ これまで、作業指示書を見ない人がいる理由と対策を中心にご紹介しました。 作業指示書を見てもらうためには、誰でも簡単に理解できる内容にすることが大切です。しかし、分かりやすい指示書を作成しても、アクセスしやすい場所で管理していなければ意味がありません。 たとえば、WordやExcelはわざわざ開くのが面倒なうえに、スマホやタブレットからは使いづらいです。したがって、ファイルを簡単に確認出来たり、ファイルに情報を蓄積する必要のないツールを導入しましょう。 結論、指示書を見てもらうには、作業指示書を簡単に作成できるうえ、確認作業もスムーズなツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、作業指示書を見ない問題を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】指示書とは？フォーマットや書き方、無料テンプレートも紹介

業務の進め方や質を均一にするには、説明書/マニュアルの作成が欠かせません。説明書/マニュアルを作るときには、操作が比較的簡単で、導入コストも低い「Word」が広く利用されています。 しかし、「Wordでマニュアルを作成したいけれど、具体的な手順が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Wordを使った説明書/マニュアルの作成方法や、作成に役立つ無料テンプレートを紹介します。 Wordでの説明書/マニュアルの作り方やコツを知りたい 無料テンプレートを活用して短時間で効率的に説明書を作りたい 説明書/マニュアルを適切に管理・運用して業務効率化に活用したい という方はこの記事を参考にすると、Wordを使って説明書/マニュアルを作る方法だけでなく、作成後の最適な管理方法まで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 3ステップ｜Wordによる説明書/マニュアルの作り方1.1 （1）記載すべき内容を整理する1.2 （2）構成を考える1.3 （3）内容を記入して共有する2 【画像付き】Wordで見やすい説明書/マニュアルを作成する3つのコツ2.1 （1）見出しや目次を設定する2.2 （2）画像/写真や図を挿入する2.3 （3）テンプレートを用意する3 【番外編】Wordのアウトライン機能でマニュアルを作るには4 【無料】説明書/マニュアル作成に役立つテンプレート4.1 デザインを選べる業務マニュアルの無料テンプレート（Word）4.2 図を記入できる作業手順書のフォーマット（Word,Excel）5 Wordで説明書/マニュアルを作成するデメリット5.1 （1）更新・共有に手間がかかる5.2 （2）作成しても使われないリスクがある5.3 （3）スマホから確認しづらい5.4 （4）すぐに情報へアクセスできない6 Wordよりも簡単に説明書/マニュアルを作成・運用できるツール6.1 最も簡単で効果的にマニュアルを作成・共有・管理できる「ナレカン」6.2 ナレカンを使った説明書/マニュアルの作成例7 説明書/マニュアル作成に関するよくある質問7.1 質問1｜説明書/マニュアルはなぜ必要？7.2 質問2｜マニュアル作成にはワードとパワポのどっちがいい？7.3 質問3｜マニュアル作成にはワードとエクセルのどっちがいい？8 Wordによる説明書/マニュアルの作り方やコツまとめ 3ステップ｜Wordによる説明書/マニュアルの作り方 以下では、Wordを使った説明書/マニュアル作成を3ステップで紹介します。内容の抜け漏れや読みづらさを防ぐためにも、以下の手順を押さえましょう。 （1）記載すべき内容を整理する まずは、業務を洗い出したうえで、マニュアルに記載すべき内容を整理し、読み手の視点から知りたい情報や注意点を明確にしましょう。 具体的には、以下の4点を従業員にヒアリングし、業務に不慣れな社員でも理解できるように記載します。 業務の目的 業務をスムーズに進める手順 業務に必要なもの 業務ノウハウ（専門的な知識、経験に基づく情報） とくに、4つ目の業務ノウハウを明記すると、経験の差にかかわらず業務の質を一定に保てます。そのため、記載すべき内容を整理するときには、属人化しがちなノウハウやポイントも詳細に洗い出し、より業務に役立つマニュアルを作成しましょう。 （2）構成を考える 次に、記載する内容を、時系列や読みやすさを意識して並べます。 たとえば、営業マニュアルの場合、「商品の知識→営業フロー→トラブル対応策」といった順序で記載すると、全体像が把握しやすくなります。このように、説明書/マニュアルの作成時には、必要な情報が適切な順序で配置される構成を心がけましょう。 また、マニュアルの構成を「目次」や「見出し」として記載しておくと、読み手が情報を見つけやすくなります。 （3）内容を記入して共有する 最後に、内容を記入したら速やかにメンバーと共有します。 説明書やマニュアルは、作成するだけでは効果を発揮せず、従業員が実際の業務手順を理解し、正しく行動できるようになって初めて意味を持ちます。したがって、完成後は必要なメンバー全員に迅速に共有し、現場で活用される体制を整えることが重要です。 しかし、紙やWordファイルでの共有は手間がかかり、情報が埋もれやすいという課題があります。そこで、社内情報を一元管理できる「ナレカン」のようなITツールを活用すれば、リアルタイムで共有された情報を見落とさず、業務へスムーズに反映できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【画像付き】Wordで見やすい説明書/マニュアルを作成する3つのコツ ここでは、Wordで見やすい説明書/マニュアルをつくるコツを3つご紹介します。以下を参考にして、読み手にとって分かりやすいマニュアルを作成しましょう。 （1）見出しや目次を設定する 見出しや目次を設定すると、説明書やマニュアルの全体像が明確になり、読み手が「どこに何の情報があるのか」を簡単に把握できます。 見出しや目次を設定するには、以下の手順に従って操作します。 ＜見出しの設定方法＞ はじめに、見出しにするテキストを選択します。 次に、[ホーム] タブの [見出し1] をクリックします。 選択したテキストが見出しとして変更されれば完了です。 ＜目次の設定方法＞ まず、見出しを設定します。 目次を入れたい部分にカーソルを合わせ、[参考資料] > [目次] を選びます。 表示されたタブから、[自動作成の目次2] をクリックします。 以上の操作で、目次が作成されます。 （2）画像/写真や図を挿入する 画像や図を使うと、読み手が内容を具体的にイメージしやすくなります。画像・図の挿入方法は以下の通りです。 ＜画像/写真付きマニュアルの作り方＞ [挿入] タブから [画像] を選び、[このデバイス] をクリックします。 ファイルから好きな画像を選び、[挿入] をクリックしたら完了です。 ＜図の挿入方法＞ はじめに、[挿入] タブから [図形] を選択します。ここでは、マニュアル作成に便利な「フローチャート」を挿入します。 ファイル上をクリックして図形を挿入します。同じ手順を繰り返して、フローチャートに使いたい図形を挿入していきます。 次に、線や矢印を挿入します。下図のように [挿入] タブから [図形] を選択して、[線] のなかから利用したい記号をクリックして選びます。 最後に、図形にテキストを入れます。図形を選択した後に、[テキストボックス] をクリックして、記載したい文字を入力しましょう。 以上の操作で、上図のようなフローチャートを作成できます。 （3）テンプレートを用意する 見やすい説明書を効率よく作るためには、テンプレートを活用するのも効果的です。 テンプレートには目次や見出しの項目が設定されているため、文書構成を一から考えたり、デザインを整えたりする手間を省けます。社内で共通のテンプレートを利用すれば、作成者による体裁のムラを防ぎ、統一感のある文書を作成できるのです。 ただし、Wordのテンプレートは項目の追加や削除によってレイアウトが崩れやすい点に注意が必要です。そのため、自社仕様のテンプレートを安定して使いたい場合は、オリジナルのテンプレートを保存して共有できる「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編】Wordのアウトライン機能でマニュアルを作るには ここでは、Wordのアウトライン機能をマニュアル作成に活かす方法をご紹介します。以下の画像は全てMac版のWordを使ったものです。 まず、画面の上部の[表示]タブを開き、[アウトライン]を押します。 アウトライン表示画面では、各段落の「見出し」と「本文」を分けて9段階でレベルを設定することができます。以下の画像の赤枠はそれぞれレベル1、レベル2の段落を示しており、右にいくほどレベルの番号は大きくなっていきます。 また、レベルを確認したい段落の [＋]を押すと、上部にレベルが表示されます。 次に、[＋]を押しながら右にドラッグすると、選択されている範囲の文章を右に動かせます。以下の画像では、元々レベル1にあった段落をレベル2に移しています。 このようにして、レベルを移動させながら、それぞれの段落の高さを揃えます。 段落の体裁を整え終わったら、右上にある[アウトライン表示を閉じる]ボタンから、通常のWordの編集画面に戻ることができます。 以上のアウトライン表示を使えば、より視覚的に見やすいマニュアルを作れるのです。Wordでマニュアルを作成しようと考えている方は、ぜひアウトライン機能を活用してみましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】説明書/マニュアル作成に役立つテンプレート 以下では、マニュアル/説明書に使える無料テンプレートを2つ紹介します。いずれのテンプレートも、カスタマイズ性に優れているので必見です。 デザインを選べる業務マニュアルの無料テンプレート（Word） こちらは、SILAND.JPが提供する業務マニュアルのテンプレートです。 「グリーン・ブルー・モノクロ」の3色からデザインを選び、見やすいマニュアルを作れます。また、「ナビゲーションウインドウ」を使うと、ドラッグ＆ドロップで見出しを移動でき、マニュアルの構成を簡単に変更することが可能です。 業務マニュアルのテンプレートの詳細はこちら 図を記入できる作業手順書のフォーマット（Word,Excel） こちらは、フリーテンプレートが提供する図を記入できる作業手順書のテンプレートです。 図や画像を使いながら、自由なレイアウトでマニュアルを作成できます。カスタマイズ性が高い分、どの程度まで作業を細分化するかは企業によって異なるので、自社の用途に合わせて、記載する作業の粒度を決めることがポイントです。 図を記入できる作業手順書のテンプレートの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Wordで説明書/マニュアルを作成するデメリット ここでは、Wordで説明書/マニュアルをつくるデメリットを4つ解説します。Wordは導入ハードルが比較的低い一方で、以下のようなデメリットもあります。 （1）更新・共有に手間がかかる 1つ目のデメリットは、更新・共有に手間がかかる点です。 Wordで作った説明書/マニュアルを更新するにはバージョン管理が不可欠なうえ、最新版のファイルを共有するために他のツールで送信する必要があります。加えて、説明書/マニュアルは、作業や制度の変更に合わせて定期的に改良しなければなりません。 そのため、社内ナレッジの共有に特化したツールを導入して、手軽に情報を更新・共有できる環境でマニュアルを運用しましょう。 （2）作成しても使われないリスクがある 2つ目のデメリットは、作成しても使われないリスクがある点です。 チャットやメールを使ってWordの説明書/マニュアルを共有する場合、社員一人ひとりがファイルをダウンロードして、個人で管理することになります。そのため、「マニュアルが実際に活用されているか」の確認が難しく、利用状況を把握できません。 そこで、「ナレカン」のように「各マニュアルの利用状況をレポート形式で確かめられるうえ、データをもとにマニュアル運用改善についてサポートがあるツール」を選べば、マニュアルを効果的に活用して業務効率化を進めることができます。 （3）スマホから確認しづらい 3つ目のデメリットは、スマホからの閲覧や編集が難しい点です。 Wordはパソコンでの利用に最適化されているので、スマホやタブレットではレイアウトが崩れたり、動作が重くなったりします。そのため、パソコンでの作成・確認に限定されるケースは少なくありません。 とくに、現場仕事や営業など、オフィス外での作業が多い職種にとって、Wordのマニュアルは不向きと言えます。したがって、社内全体に説明書/マニュアルが浸透するために、「スマホからでもスムーズに使えるツール」を使うべきなのです。 （4）すぐに情報へアクセスできない 4つ目のデメリットは、見たい情報へすぐにアクセスできない点です。 Wordで説明書/マニュアルをつくる場合「1マニュアルにつき1ファイル」になるため、膨大な数のデータを管理しなければなりません。しかし、ファイル名だけでは中身を確認できないため、都度ファイルを開いて確認する手間がかかります。 このように、膨大な量のマニュアルを管理するうえで、”欲しい情報がすぐに見つからない状態”は社員にとってストレスです。そこで、「検索機能の優れたITツール」を使ってWordよりもすばやく目的の情報を探し出せるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Wordよりも簡単に説明書/マニュアルを作成・運用できるツール 以下では、Wordよりも簡単に説明書/マニュアルを作成・共有できるツールを紹介します。 Wordで文章を作成すると「作成後にメールやチャットで共有する必要がある」「ファイルが増えて管理が煩雑になる」といった問題が生じます。そのため「文書の作成から共有までを一元管理できるツール」を利用しましょう。 また「重複しているマニュアルがないか判別できるツール」や「ファイル量が増えても目的のファイルを見つけられるツール」を利用すると、煩雑なファイル管理から解放されるほか、情報をフレッシュなまま保てます。 結論、説明書/マニュアルの作成に最適なのは、社内のあらゆる文書を一元管理し、いつでも使いやすい状態で管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「テンプレート」で作成した文書は、即座に任意のメンバーに共有され「超高精度の検索機能」で目的の文書に即アクセスできます。また「重複判定機能」で類似した文書が増えるのも防げるため、社内の文書を活用しやすい状態で管理できるのです。 最も簡単で効果的にマニュアルを作成・共有・管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使った説明書/マニュアルの作成例 以下は、ナレカンを使った説明書/マニュアルの作成例です。 ナレカンの「テンプレート機能」を使うと、自社に合ったオリジナルのテンプレートを作成して、わずかな操作で呼び出せます。また、画像や表、ファイルの添付が可能なので、視覚的に分かりやすい説明書を作成できるのです。 さらに、作成したマニュアルは、画像やファイル内を含めて検索できるため、添付したファイル内にある情報であっても即アクセス可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 説明書/マニュアル作成に関するよくある質問 ここでは、説明書/マニュアルの作成に関するよくある質問を解説します。以下を参考に、説明書/マニュアルにおける疑問を解消しましょう。 質問1｜説明書/マニュアルはなぜ必要？ 説明書/マニュアルが必要な理由として、「業務の標準化」が挙げられます。 説明書/マニュアルを作成すると、作業の進め方やルールが統一され、社員間で業務の質を均一に保つことが可能です。また、経験のある社員のナレッジやノウハウが共有されるので、属人化の防止にもつながるのです。 このように、説明書/マニュアルを作成することで、業務の標準化が実現し、効率的に作業を進められるのです。 質問2｜マニュアル作成にはワードとパワポのどっちがいい？ マニュアル作成において、WordとPowerPointのどちらを選ぶべきかは、用途によって異なります。 Wordは、文章による書類作成に特化しているので、文章中心でマニュアルを作成したい場面に適しています。一方で、PowerPointは、画像やイラスト、グラフなどの視覚的な要素中心で作成したい場合に最適です。 したがって、マニュアルの作成時には、活用されるシーンを具体的に想定し、読み手に最適なツールを選択しましょう。 質問3｜マニュアル作成にはワードとエクセルのどっちがいい？ WordとExcelにはそれぞれ異なるメリットがあり、使用すべきツールは場面ごとに変わります。 Wordは、文章のレイアウトや文字装飾などのカスタマイズが多彩であり、誤字脱字の自動チェック機能も搭載しています。一方、Excelは表計算ツールなので、データ集計や表計算をマニュアルに組み込みたいときに便利です。 ただし、Excelは印刷範囲の設定が必要であり、印刷時に手間がかかるというデメリットがあります。したがって、文章中心で作成したい方や、紙に印刷して利用したい方は、ExcelよりもWordが適切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Wordによる説明書/マニュアルの作り方やコツまとめ ここまで、Wordによる説明書/マニュアルの作り方やコツ、おすすめのテンプレートを紹介しました。 説明書/マニュアルは、手軽に開けて簡単に確認できるように管理しなければ、実際の業務で活用することは困難です。しかし、WordやExcelではスマホやタブレットからの確認がしづらく、社員にストレスがかかります。 そこで、「スマホでもPCと同じ使い心地で、”検索機能”で即アクセスできるツール」を使えば、説明書/マニュアルの運用にかかる手間の大幅な削減が可能です。また、「重複した内容のマニュアルを通知する機能」があると、必要な情報のみを適切に管理できます。 結論、自社の説明書/マニュアルの運用には、社内のあらゆる情報を適切に蓄積し、どこでも簡単に確認できるナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、説明書/マニュアルを効果的に運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【作成例あり】わかりやすい作業手順書の作り方やテンプレートを紹介

文書管理は社内の情報を正しく管理するために不可欠な業務です。しかし、紙媒体を中心としたアナログな管理では紛失や劣化の懸念があるため、近年は文書を電子化して管理するのが一般的となりました。 とはいえ、「導入に時間やコストがかかる」「導入後の運用が難しい」といった印象が先行しており、文書管理の電子化に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、文書を電子化するメリットやデメリット、管理する方法を中心に解説します。 文書を電子化するメリット・デメリットが知りたい 書類の管理方法が属人化しており、どこに何があるのか分からない 電子化した文書をストレスなく管理したい という方はこの記事を参考にすると、文書管理の電子化に対するハードルが下がるだけでなく、役立つツールも見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 文書の「電子化（ペーパーレス化）」の目的とは？2 文書・紙媒体を電子化・ペーパーレス化する6つのメリット2.1 （1）情報共有が効率化する2.2 （2）必要な情報をすぐに見つけられる2.3 （3）作業効率が改善する2.4 （4）印刷コストが減る2.5 （5）環境に優しい2.6 （6）セキュリティリスクが減る3 4ステップ｜紙媒体の文書を電子化して管理する方法3.1 ステップ1｜電子化すべき文書を検討する3.2 ステップ2｜文書データの保存方法を決める3.3 ステップ3｜フォルダの階層を決める3.4 ステップ4｜スキャンしてフォルダに振り分ける4 【必見】文書の電子化・ペーパーレス化に最適なツール4.1 最も簡単に文書の電子化を実現できるツール「ナレカン」5 ＜ルール＞電子化した文書の管理における注意点6 文書の電子化における2つのデメリット6.1 （1）業務フローが変更される6.2 （2）社内に浸透しない可能性がある7 文書の電子化におけるメリット・デメリットまとめ 文書の「電子化（ペーパーレス化）」の目的とは？ 「文書の電子化」とは、今まで紙で管理していた文章をデータとして起こし、ツールを使って管理することを指します。紙の書類だと、以下のデメリットが発生します。 目的の情報を探すのにキャビネットまで取りにいき、探す手間がかかる 紛失による情報漏洩のリスクがある 文書の保管における物理的な場所が必要となる しかし、文書を電子化すれば、安全性の高いITツールに大量の文書を保存でき、必要なタイミングですぐに探し出せるのです。また、ペーパーレス化が促進されると、備品や管理におけるコスト削減にもつながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書・紙媒体を電子化・ペーパーレス化する6つのメリット 以下では、文書を電子化によって得られるメリットを解説します。メリットが社内に浸透すると電子化を推進しやすくなるので、担当者の方はここで押さえましょう。 （1）情報共有が効率化する 一つ目のメリットは、社内の情報共有が効率化する点です。 紙で文書管理していると、全員に共有したいときはコピーしたり、回し読みしたりする必要があります。その結果、リアルタイムな情報共有に支障をきたしかねません。 一方、文書を電子化してITツール上で管理すれば、誰でも時間や場所を問わずオンライン上で閲覧できます。そのため、紙媒体の情報共有に比べて社内の情報共有のスピードが格段に向上します。 （2）必要な情報をすぐに見つけられる 二つ目のメリットは、必要な情報をすぐに見つけられる点です。 紙で文書管理をしている企業では、キャビネットやファイルに書類を保管しているケースが大半です。そのため、資料が必要になったときには保存場所まで出向き、タイトルや番号を見て探さなければなりません。 一方、文書管理を電子化すれば「フォルダ」で文書を分類できるため、誰でも「何の書類が、どこにあるのか」がすぐに分かります。さらに、検索機能があるツールを使うことで、わずかな操作で必要な情報へたどり着けるのもメリットです。 （3）作業効率が改善する 三つ目のメリットは、作業効率が改善する点です。 抱えているタスクに紐づく文書が多い場合、必要な情報を探し出すのに時間がかかるため、結果的にタスクを効率よく進められません。しかし、電子化すれば文書へすぐにアクセスできるので、作業効率が向上します。 以上のように、文書の電子化は社内情報を管理するだけではなく「多くの書類を使う日常業務」でも効果を発揮するのです。 （4）印刷コストが減る 四つ目のメリットは、印刷コストが減ることです。 従来の管理方法では毎回書類を印刷するため、その分インクやコピー用紙などの備品にかかるコストがかさみます。消耗品にかかる費用はオフィスの「4大コスト」の一つとも言われており、利用頻度が高いゆえに削減しづらいのが現状です。 一方、電子化してITツールで管理すれば、誰でもツール上で書類を閲覧できるのでコピーする必要がなくなります。その結果、印刷コストの大幅な削減につながるのです。 （5）環境に優しい 五つ目のメリットは、紙に比べて環境にやさしい点です。 オフィスで使う紙を減らすことは二酸化炭素の排出量の削減につながります。そのため、今日話題となっているSDGsの活動へ貢献できることからも「環境問題に配慮をしている企業」というイメージの定着にも役立つのです。 以上のように、文書管理を電子化すると、業務効率化だけでなく「企業ブランドの向上」という副次的効果も見込めると言えます。 （6）セキュリティリスクが減る 六つ目のメリットは、セキュリティリスクを減らせる点です。 紙で文書管理をしていると、社外へ文書を持ち出すときに紛失する可能性があります。しかし、電子化すれば「セキュリティの高いITツール」を活用して管理できるので、情報漏えいのリスクを抑えられるのです。 ただし、ITツールによってセキュリティの強固さは異なるため、導入前に確認しなければなりません。たとえば、大手セキュリティ会社等も登録している国際セキュリティ資格のISO27001（ISMS）を取得している「ナレカン」のようなツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4ステップ｜紙媒体の文書を電子化して管理する方法 以下では、紙媒体の文書を電子化する方法をご紹介します。「電子化を検討しているが、何から手を付ければ良いか分からない」という方は必見です。 ステップ1｜電子化すべき文書を検討する はじめに、社内文書で「何を電子化すべきか」を検討しましょう。 電子化すべき文書は企業によって異なりますが、一般的には契約書やマニュアル、就業規則、カタログ、申請書類などが当てはまります。それぞれの書類の担当者にヒアリングし、利用頻度が高いものや利用が多いものを中心に絞り込みましょう。 ステップ2｜文書データの保存方法を決める 次に、文書データをどのように保存するのか決定しましょう。 たとえば、書類のサイズや手書き文書の解像度、ファイル形式などのルールを決めておきます。事前に統一しておくことで、運用へスムーズに移れるのです。 また、「どのようなITツールで保管するのか」も検討します。ITツールは現場に定着しなければ意味がないため、シンプルで誰にとっても使いやすい「ナレカン」のようなツールを選びましょう。 ステップ3｜フォルダの階層を決める 続いて、文書を保管するときのファイル名やフォルダの階層を決めます。 たとえば、ファイル名は文書の作成日や内容、バージョンが分かるようにルールを定めておくと、あとから見返しやすくなるのでおすすめです。 フォルダ階層の分け方には「目的別、年度別、種類別」などがあるため、自社の業務フローに合わせて最適なものを選びましょう。また、階層が多すぎると文書へのアクセス性が悪くなるため、最大で二階層までにするのがコツです。 ステップ4｜スキャンしてフォルダに振り分ける 最後に、文書をスキャンしてツール上のフォルダに振り分けます。 社内に十分なリソースがあれば内製しますが、難しい場合は代行業者や電子化サービスを使うのも一つの方法です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】文書の電子化・ペーパーレス化に最適なツール ここでは、文書の電子化・ペーパーレス化に最適なツールをご紹介します。 文書を電子化すると、情報共有の効率化やセキュリティリスクの低減など、さまざまなメリットがあります。しかし、ただ電子化するだけでは文書の管理が煩雑になり、必要な文書がすぐに見つからないといった問題が生じるのです。 そのため、「文書の作成・共有・管理に必要な機能を備えたITツール」を用いて、文書の電子化は進めるべきなのです。ただし、多機能すぎるITツールでは、現場社員が使いこなせず社内に浸透しません。 結論、自社のペーパーレス化に最適なツールは、文書の作成・運用に必要な機能を過不足なく備えながら、シンプルな操作性で使いやすいツール「ナレカン」一択です。 ナレカンには、高精度の「検索機能」に加えて、「テンプレート機能」「メッセージ機能」が備わっています。そのため、ナレカンひとつで文書の作成・共有・管理が完結するのです。 最も簡単に文書の電子化を実現できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜ルール＞電子化した文書の管理における注意点 文書管理を電子化するときに注意すべき点は、1988年に施行された電子帳簿保存法、2005年に施行されたe-文書法を考慮することです。 電子帳簿保存法とe-文書法との違いを簡単にまとめると、以下のようになります。 扱う書類の種類 電子帳簿保存法 財務省や国税局が管轄する法律に関わる文書（請求書や仕訳帳など） e-文書法 商法や税法で保管が義務づけられている文書（報告書や記録文書など） また、それぞれ以下の通り「担保されるべき要件」が異なるため注意しましょう。 電子帳簿保存法 ・真実性の確保：電磁的記録の訂正履歴や事実が確認できること、システム関係書類が備わっていること、など ・可視性の確保：取引年月日、勘定科目、取引金額はもちろん、ふたつ以上の任意の項目を合わせて情報を検索できること、など e-文書法 ・見読性の確保：デバイスを問わず該当の文書が見やすく確認できること ・検索性の確保：必要なときやに必要な情報へとすぐにアクセスできること ・完全性の確保：電子署名やタイムスタンプによってデータが証明され、消滅しないよう措置がされていること ・機密性の確保：第三者からの不正アクセスに関する対策がされていること 参考：国税庁｜電子帳簿保存時の要件 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書の電子化における2つのデメリット 以下では、文書管理の電子化における2つのデメリットをご紹介します。紙媒体から電子媒体へスムーズに移行するためにも、あらかじめデメリットを押さえておきましょう。 （1）業務フローが変更される 一つ目のデメリットは、電子化によって業務フローが変更されることです。 具体的には、これまで紙で共有していた資料をITツール上で共有したり、申請書類をオンライン上でやりとりしたりするという変更が生じます。そのため、慣れるまでに時間がかかるのです。 したがって、「新しい業務フローを明確にする／ITツールを使うときのルールを従業員に周知したりする」といった取り組みを実施しましょう。 （2）社内に浸透しない可能性がある 二つ目のデメリットは、電子化にともなって導入したITツールが、社内へ浸透しない可能性があることです。 たとえば、ITに慣れていない従業員がいると「どのように操作すべきか分からない」「書類を見たいだけなのに、機能が多すぎて使いづらい」といった事態になりかねません。 以上のように、アナログな管理からデジタルな管理に移行すると従業員の抵抗感を生みかねないのです。したがって、非IT企業の方でも使いこなせるほど簡単な「ナレカン」のように、機能の過不足がなくシンプルなものを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書の電子化におけるメリット・デメリットまとめ ここまで文書管理の電子化のメリットやデメリット、手順を中心にご紹介しました。 ITツール上で文書を管理すれば「必要な書類へすぐにたどり着ける」「コピーせずともリアルタイムで情報共有ができる」といったメリットがあります。 ただし、これらのメリットはツールを使いこなせていることが前提です。ITに慣れていない従業員にとっては「操作が難しく、どこに何の書類があるのか分からない」といった状況になりやすいので、結果的にツールが浸透しない可能性があります。 したがって、誰でも簡単に使いこなせるツールを選びましょう。結論、非IT企業の方でも簡単に文書管理できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で文書管理を電子化して、業務効率化やセキュリティ性の向上に役立てましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【2025年版】おすすめのドキュメント・文書管理ツールTOP8

業務を社外へ外注するときには、指示書や依頼書を作成します。ただし、外注指示書は依頼内容によって項目が異なることも多く、毎回作成するのが面倒な書類でもあるのです。 そのため、「外注指示書・作業依頼書の書き方がよく分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、外注指示書・作業依頼書の書き方やコツ、テンプレートを中心にご紹介します。 外注指示書や作業依頼書の書き方やコツを押さえたい テンプレートを使って効率よく外注指示書・作業依頼書を作成したい 作成した書類を簡単に管理できるツールを知りたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、外注指示書・作業依頼書をスムーズに作れるようになるうえ、簡単に書類を管理する方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 外注指示書・作業依頼書とは2 外注指示書・作業依頼書で必要な項目3 【4ステップ】外注指示書・作業依頼書の書き方3.1 ステップ1｜業務目的を記載する3.2 ステップ2｜指示内容を記載する3.3 ステップ3｜開始日・納期を記載する3.4 ステップ4｜見積りを記載する4 外注指示書・作業依頼書の無料テンプレート・フォーマット4.1 社外向けにも使える業務依頼書テンプレート4.2 製造業向けの作業指示書テンプレート5 外注指示書・作業依頼書作成で押さえるべき3つのコツ5.1 （1）指示要件を明確に記載する5.2 （2）スケジュールを詳細に記載する5.3 （3）外注指示書のテンプレートを活用する6 【必見】外注指示書・作業依頼書を管理しやすくする方法とは6.1 あらゆる情報を見やすく簡単に管理できるツール「ナレカン」7 外注指示書・作業依頼書の書き方とコツまとめ 外注指示書・作業依頼書とは 外注指示書・作業依頼書は、指示内容や納期などを詳細にまとめた書類のことで、外注先の業者は書類の内容に沿って仕事をします。 要点が分かりやすい指示書であれば、外注先との認識のズレを防げるので、何度も訂正や確認の連絡をする手間はかかりません。 さらに、外注依頼書を提出するにあたり、依頼内容を確認する「要件定義書」が送られてくる場合があります。要件定義書があれば、依頼会社と外注先の会社との認識を確実にすり合わせることができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 外注指示書・作業依頼書で必要な項目 外注指示書・作業依頼書は、以下の項目を含めて記載しましょう。 ＜項目＞ ＜内容＞ 件名・契約者名 外注を依頼する件名や、契約者の情報を記録します。 依頼内容 具体的な作業内容や期間、契約区分などを記載します。とくに、期間は「開始日」「完了日」のいずれも細かく記載しましょう。 作業場所・人数 依頼内容を実際に作業する場所や、作業に必要な人数を記載します。 使用するもの 作業を進めるにあたり、必要な備品・機械があれば記載します。 発注金額・支払い条件 外注する金額や、支払い条件を記載しましょう。 特記事項 補足事項がある場合は、特記事項の欄を作成します。 外注先と受注先で認識の齟齬によるトラブルを防ぐには、作業内容を具体的に述べることが重要です。また、とくに建設工事では安全な作業を実現するために、作業中の注意事項（安全衛生指示事項）」も記載しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【4ステップ】外注指示書・作業依頼書の書き方 ここでは、外注指示書・作業依頼書の書き方をご紹介します。以下の内容を社内で共有しておけば、情報に抜け漏れのない外注指示書が誰でも簡単に作成できます。 ステップ1｜業務目的を記載する まずは、業務の目的を記載しましょう。 何を目的としている依頼なのかを外注先が把握できていなければ、認識の齟齬によるトラブルに発展する恐れがあります。そこで、目的を明示すればどのような背景で外注したのかを受注先が把握でき、認識の統一が取れるのです。 目的を記載するときには、自社の事情を細かく知らない他社が見ても内容が分かるように、具体的に説明しましょう。 ステップ2｜指示内容を記載する 次に、指示内容を記載しましょう。 たとえば、自社ホームページの作成を依頼する場合は「問い合わせページにワンクリックで遷移させたい」「読み上げ機能を備え付けたい」など、外注先の会社がイメージできるように記載します。 また、参考とするホームページのURLを添付したり、画像を載せたりすればよりイメージしやすくなるのです。このように、指示が分かりやすくなるように細部まで詳細に記載する必要があります。 ステップ3｜開始日・納期を記載する 続いて、納期も忘れずに伝えましょう。 契約期間によって料金の変動が発生するため、開始日と納期を明確にすることが重要なのです。 また、納期までに希望したものが100%の出来で仕上がるとは限りません。したがって、余裕をもった納期を伝えて、イレギュラーな事態にも対応できるようにしましょう。 ステップ4｜見積りを記載する 最後に、正確な見積もりも記載しましょう。 見積書には、発行日や宛先、見積内容、有効期限といった項目を漏れがないように注意しながら記載します。 また、「源泉徴収税額や消費税額を含むのか」についても記載すれば、金銭面でのトラブルを回避できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 外注指示書・作業依頼書の無料テンプレート・フォーマット 以下では、外注指示書・作業依頼書を効率よく作成できる3つのテンプレートを紹介します。テンプレートはそのままでも使えますが、独自の項目を追記したい場合は自社に適したフォーマットに修正しましょう。 社外向けにも使える業務依頼書テンプレート こちらは、社外向けにも使える業務依頼書の雛形です。 依頼関係や依頼内容を項目ごとに記載できる仕様になっているため、作業依頼書としても利用することができます。また、Excel・Word・PDF形式に対応しており、自社に合ったファイル形式を選べる点もポイントです。 社外向けにも使える業務依頼書テンプレートの詳細はこちら 製造業向けの作業指示書テンプレート こちらは、製造業向け作業指示書の雛形です。 シンプルなデザインですが、製造業向けのテンプレートとなっており、「使用する治具・計器」や「型番」といった項目があるのが特徴です。 製造業向けの作業指示書テンプレート詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 外注指示書・作業依頼書作成で押さえるべき3つのコツ ここでは、外注指示書・作業依頼書で押さえるべきコツを紹介します。以下の内容を踏まえて、正しく書類を作成しましょう。 （1）指示要件を明確に記載する はじめに、指示要件を明確に記載することが挙げられます。 指示要件が明確でない場合、誤った認識で委託業務が進められてしまいトラブルになりかねません。また、作業をやり直してもらうにしても、時間的コストや金銭的コストが想定よりも多くかかるので、双方にとって負担となってしまうのです。 したがって、無事に依頼を完遂してもらうために指示要件は必ず明確にしましょう。 （2）スケジュールを詳細に記載する 次に、スケジュールを詳細に記載することもコツのひとつです。 たとえば、「提出日は〇月〇日」だけでは納期を指すのか、一次的な締切を指すのかが分かりません。ただし、依頼してから期日まで一切連絡がとれていない状況では、進捗やクオリティに懸念が残るので、少なくとも1度は確認作業を挟むのが望ましいです。 そのため、「〇月〇日を一次納期とする。また、達成率は60％以上であること」というように詳細に明示して、互いの認識がズレないようにしましょう。 （3）外注指示書のテンプレートを活用する 最後に、外注指示書・作業依頼書はテンプレートを使って作成しましょう。 テンプレートを使えば、重要な項目が抜け漏れる心配はありません。また、「どのようなレイアウトにするか」や「どの項目が必要か」などを検討する時間も不要です。 以上のように、テンプレートは抜け漏れのリスクを抑えたり、作成時間を短縮したりできるメリットがあります。一方で、テンプレートとしてファイルを使う場合、すぐに必要なものを探せるように、「ナレカン」のような検索機能の充実したツールを使うと便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】外注指示書・作業依頼書を管理しやすくする方法とは 以下では、外注指示書・作業依頼書を管理しやすくする方法を紹介します。 外注指示書や作業依頼書は、WordやExcelのテンプレートを使えばすぐに作成することができます。しかし、業務の依頼・委託に関する書類データは重要な記録になるので、正しく管理すべきです。 具体的には、「書類データを見やすく整理して、すぐに見つけられる」ようにツールを導入すべきです。ただし、単にオンラインストレージを導入しても、検索性に乏しいものは目的の情報を絞り込めないので、検索機能も重視しましょう。 したがって、自社で導入すべきは、外注指示書・作業依頼書をはじめとするあらゆる情報を書き残せて、多階層のフォルダで適切に管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはExcelやWordなどの書類データも簡単に添付でき、ファイルに関連する情報を書くことも可能です。また、ファイル内検索にも対応した超高精度の「検索機能」があるので、目的の情報を確実に探し出せます。 あらゆる情報を見やすく簡単に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンを使った「外注指示書」の管理＞ 以下は、ナレカンで外注指示書を管理した例になります。 ナレカンの「記事」には、テキストだけでなくExcelやWordのファイル、画像も添付できます。そのため、Excelのテンプレートで作成した外注指示書を、メモと一緒に記事に残しておけるのです。 また、作成した「記事」は「フォルダ」で“取引先”や“案件”ごとに管理できるため、情報が散在する心配がありません。さらに、検索機能では「記事」上の文字だけでなく、ファイル内も検索できるため、目的の情報をすぐに探し出せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 外注指示書・作業依頼書の書き方とコツまとめ これまで、外注指示書・作業依頼書の書き方とコツを中心にご紹介しました。 外注指示書・作業依頼書は、指示内容やスケジュールを具体的に記載することが重要です。ただし、作成した外注指示書を適切に管理していなければ「どこに保存されているのか分からない」状態になってしまいます。 そこで、情報管理ツールを導入して「確実に情報を見つけられる仕組み」を整えましょう。ただし、多機能なツールを導入するとITに詳しくないメンバーは使いこなせないので、必要な機能に過不足がないシンプルなツールを選ぶべきです。 結論、すぐに導入すべきなのは、誰でも簡単に外注指示書を記録・確認できるツール「ナレカン」一択です。ナレカンは情報量が増えても絞り込めるので、外注指示書をはじめとした書類データをナレッジとして残すツールとしても役立ちます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、外注指示書をはじめとしたあらゆる書類管理の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】指示書とは？フォーマットや書き方、無料テンプレートも紹介

多くの企業で使われているWordやExcelで手順書をつくれば、紙で作成するよりも教育・作成コストを抑えながら業務の効率化を図れます。そのため、今日では「テンプレート」を使って、体裁が整った手順書を作ることが一般的です。 とはいえ、手順書を作成したいが「どう作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、WordやExcelそれぞれのメリット・デメリットを中心に紹介します。 手順書作成のポイントを知りたい WordとExcelどちらが適しているか判断したい 手順書の作成・共有が簡単にできるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Word・Excelのメリット・デメリットを押さえられるだけでなく、手順書を作成・管理するのに最適な方法まで見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【Word・Excel】手順書/マニュアルの作り方の注意ポイント2 どっちがいい？WordとExcelで作業手順書を作成するメリット2.1 Word(ワード)で手順書を作成するメリット2.2 Excel(エクセル)で手順書を作成するメリット3 要注意！Word・Excelで作業手順書を作成するデメリット3.1 Word(ワード)で手順書を作成するデメリット3.2 Excel(エクセル)で手順書を作成するデメリット4 Word・Excel以外の手順書を簡単に管理・共有できるツール4.1 高度な検索機能が備わったツール「ナレカン」5 Word・Excel｜見やすい手順書の無料テンプレート・フォーマット5.1 Word｜デザイン済みの手順書テンプレート5.2 Excel｜アウトラインを書きやすい作業手順マニュアルテンプレート5.3 Excel｜改訂履歴まで残せる作業標準書テンプレート6 Word・Excelの業務手順書テンプレート・ひな形まとめ 【Word・Excel】手順書/マニュアルの作り方の注意ポイント 手順書を作るときには以下の3点に注意しましょう。 5W1Hを記載する When（いつ）・Where（どこで）・Who（だれが）・What（何を）・Why（なぜ）・How（どのように）の6つの要素を明確にしましょう。たとえば、「〇〇サービス」「15時まで」といった「何を」「いつ」を省略しないようにしましょう。 読み手を意識する 手順書の作成者と読み手との間には、業務に対する理解度に大きな差があります。そのため、「専門的な用語には注釈を加える」といった基本的なことを含め、誰にとっても分かりやすい手順書を目指しましょう。 　　　　　デザインを統一する 手順書の書式やデザインが統一されていないと、どこに自分が必要な情報があるのか把握しづらくなり業務の非効率化を招いてしまいます、よって社内の情報管理・共有を円滑にするためにデザインを統一し、誰が見てもわかりやすい手順書を作成するよう心がけましょう。テンプレートを利用することも効果的です。 上記の3つを意識して作成すれば、読み手の誤った解釈・理解を減らすことができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ どっちがいい？WordとExcelで作業手順書を作成するメリット 以下では、WordもしくはExcelで作業手順書を作成するメリットをそれぞれ解説します。「どっちを使ったら良いのか迷っている」という担当者の方は必見です。 Word(ワード)で手順書を作成するメリット Wordは、長文で資料を作成するのに特化したソフトだと言えます。具体的なWordのメリットは、以下の通りです。 誤字脱字を検知する機能が搭載されている ページ番号を採番できる 印刷しやすい ディクテーション機能（音声入力）が搭載されている 以上のことから、文字での説明が多い手順書や冊子形式にしたい場合は、Wordで作成することをおすすめします。 Excel(エクセル)で手順書を作成するメリット Excelは、関数機能が備わっていることから、データ集計やグラフ作成に適したソフトだと言えます。具体的なExcelのメリットは、以下の通りです。 図やグラフを作成できる 関数を使ったり、データ集計のプロセスを表示したりできる タブを使って、手順書を細分化できる セル形式のため、一覧表を作成しやすい とくに、売上管理や在庫管理など数値を扱う作業や「計算プロセス」の手順書を作成する場合には、Excelでの作成をお勧めします。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 要注意！Word・Excelで作業手順書を作成するデメリット 以下では、Word・Excelで作業手順書を作成するデメリットを紹介します。テンプレートを使えば簡単に手順書を作れますが、Word・Excelには注意点があることも考慮しなければなりません。 Word(ワード)で手順書を作成するデメリット Wordは文書作成に向いているというメリットはあるものの以下のようなデメリットがあるということに注意しなければなりません。 ファイル管理が難しい 共有するのが煩雑 書式が人によってバラバラ 画像や表を挿入しづらい 手順書は適切に管理し、情報を社内に共有かつ蓄積していく必要があるため、これらのデメリットは業務に大きな影響を及ぼすと言えます。 Excel(エクセル)で手順書を作成するデメリット Excelは計算ができたりグラフや図の挿入が簡単にできますが、以下のようなデメリットも併せ持っています。 関数を使いこなすのに時間がかかる 印刷しづらい 大量の情報の管理には不向き スマホからの閲覧・編集がしづらい Wordと同様ファイル管理・共有が難しい点やスマホでの閲覧・編集が困難な点がデメリットとして挙げられます。 以上のようにWordやExcelにはそれぞれデメリットが存在するため、導入するツールをよく選定し、手順書作成専用ツールの導入も検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Word・Excel以外の手順書を簡単に管理・共有できるツール 以下ではWord・Excel以外で簡単に手順書を作成・管理できるツールをご紹介します。 WordとExcelではファイル管理が面倒であったり共有に時間がかかったりするなどのデメリットが伴います。そのため社内の手順書の管理・共有がスムーズなツールの導入が必要です。 しかし検索機能の不十分なツールでは、必要な情報をすぐに見つけられないため非効率的です。そこで「高度な検索機能を備えたツール」で管理して、手順書をすぐに確認できる体制を整えましょう。 結論、自社が導入すべきツールは、誰でもわかりやすい手順書を作成でき、検索機能にも優れている「ナレカン」一択です。 ナレカンの記事機能では画像やファイルも格納して簡単にわかりやすい手順書を作成可能です。また、精度の高い検索機能によって、画像内検索やファイル内検索も可能なため、欲しい情報をすぐ手に入れることができます。 高度な検索機能が備わったツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンで手順書を作成・管理する例＞ テンプレートの登録 自社の手順書作成に適したテンプレートを登録しておけば、わずかな操作で呼び出せます。新たな手順書を作成するたびに、一から作り始める必要がありません。 編集履歴 ナレカンには編集履歴が残るため、「誰が、どこを、どのように編集したのか」をひと目で確認できます。 キーワード検索 画像のように、記事のタイトルやタグ、添付したファイル名で絞り込んで検索可能です。そのため、とくに扱う情報量の多い大企業でも、欲しい情報をすぐに見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Word・Excel｜見やすい手順書の無料テンプレート・フォーマット ここでは、Word・Excelで使える無料の作業手順書テンプレートを紹介します。以下のフォーマットを使って、短時間で手順書をつくりましょう。 Word｜デザイン済みの手順書テンプレート こちらは、すでにデザインされたWordの作業手順書テンプレートです。 表紙と見出しがついているので、デザインを一から考える必要がありません。また、デザインはグリーン、ブルー、モノクロの3色があり、用途に合わせて選べます。 しかし、「見出し」「要点」「引用」などの構成があらかじめ用意されている一方で、カスタマイズ性が低く業務によっては使いづらい恐れがあります。 すでにデザインされているWord手順書テンプレートの詳細はこちら Excel｜アウトラインを書きやすい作業手順マニュアルテンプレート こちらは、アウトライン（概要）を書きやすいExcelの作業手順書テンプレートです。 目次のレイアウトが決まっているので、アウトラインから書きはじめられます。また、小見出しを決めたうえで作成できるため、統一感が出やすい点もメリットです。 しかし、スマホでは見づらく、内容を更新したときに該当箇所を探しにくい点に注意が必要です。 見出しが整理された手順書テンプレートの詳細はこちら Excel｜改訂履歴まで残せる作業標準書テンプレート こちらは、改訂履歴まで残せる作業標準書テンプレートです。 業務内容の変更とともに、作業標準書も改訂し続ける必要があります。改訂履歴を残しておけば、いつ・どのように変えたのか簡単に分かります。 作業内容の記載欄が広く取られている点もこのテンプレートの特徴です。 改訂履歴まで残せる作業標準書テンプレートの詳細はこちら WordやExcelのテンプレートを利用すれば、工数を削減できるメリットがある一方、ファイル管理が煩雑になりやすいといったデメリットもあります。 そのため、「ナレカン」のような”情報管理ツール”を使って、Word・Excelで作った手順書を管理するのも選択肢のひとつです。情報管理ツールで管理すれば、Word・Excelを使った管理の抱える課題を解消できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Word・Excelの業務手順書テンプレート・ひな形まとめ これまで、Word・Excelの手順書テンプレートを中心に解説しました。 Word・Excelは多くの企業で使われており、テンプレートを使えば手順書をつくる時間を大幅に減らせます。しかし、必要な情報にすぐにたどり着けないほか、共有に手間がかるデメリットは無視できません。 そこで、「ITツール」を使って、Word・Excelの手順書を管理しましょう。しかし、検索機能の不十分なITツールでは、Wordのファイル管理のように欲しい手順書がなかなか見つかりません。 したがって、手順書の管理には、高精度の検索機能で必要な情報へ即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、手順書の管理・共有を改善しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【作成例あり】わかりやすい作業手順書の作り方やテンプレートを紹介