ナレッジマネジメント
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ビジネスに欠かせないファイル・データを共有するのに、以前は主にメールやUSBが使われていました。しかし近年、IT化やデジタル化の進展に伴い、クラウドサービスを活用してファイル・データ共有を効率化している企業が増えています。 しかし、ファイルやデータを共有するにあたって、クラウドサービスは複数あるため「何が最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイル・データ共有におすすめのクラウドストレージやサイト9選を中心に紹介します。 ファイル共有ツールには、どのようなものがあるか知りたい 社内外で安全にファイル・データ共有できる方法を知りたい 誰でも簡単に使いこなせるファイル共有ツールを探している と感じている担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に合ったファイル・データ共有の手段を見つけることができ、効率化を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ＜どれがいい？＞ファイル・データ共有のやり方7選1.1 （1）USBメモリ1.2 （2）Windows11のファイル共有設定1.3 （3）ファイルサーバーを構築1.4 （4）NAS製品の導入1.5 （5）メールの添付ファイル1.6 （6）ファイル転送サイト1.7 （7）クラウドストレージ2 ファイル共有できるクラウドストレージの選定ポイント5選2.1 （1）セキュリティは強固か2.2 （2）検索性に優れているか2.3 （3）誰でも簡単に使いこなせるか2.4 （4）メンバーと共同作業しやすいか2.5 （5）情報更新がしやすいか3 大量のファイル・データ共有におすすめのクラウドストレージ9選3.1 【ナレカン】共有したナレッジに即アクセスできるツール3.2 【Stock】100人以下の中小企業のファイル共有に貢献するツール3.3 【Google Drive】Googleが提供するファイル管理ツール3.4 【Dropbox】大容量のファイルを共有できるサイト3.5 【Box】10万社以上の導入実績があるツール3.6 【OneDrive】Microsoftのクラウドストレージ3.7 【GigaCC】ファイルやノートの共有が安全にできるツール3.8 【firestorage】会員登録不要のクラウドストレージ3.9 【データ便】大容量データの共有におすすめのサービス4 ＜比較表＞おすすめクラウドストレージ一覧5 クラウドストレージを使用するメリット5.1 （1）作業効率が上がる5.2 （2）ファイル権限が設定できる5.3 （3）スマホから共有できる5.4 （4）データの一元化が可能になる6 ファイル・データ共有におすすめのクラウドストレージまとめ ＜どれがいい？＞ファイル・データ共有のやり方7選 ファイル・データ共有をする手段は、大きく分けて7種類に分類できます。以下ではそれぞれの注意点も解説するので、クラウドサービスへの移行を判断しきれない方は必見です。 （1）USBメモリ 従来からある方法として、USBメモリがあります。 端末にUSBメモリを挿入し、ファイルをコピーして他の端末に差し替えれば、ファイルを開いたりダウンロードしたりできます。ただし、同時に閲覧や編集ができないほか、USBメモリ自体の紛失・盗難のリスクがあるので、取り扱いに注意が必要です。 また、USBメモリの場合、物理的な手渡しになるため、テレワークなどにより遠隔地にいる社員とのファイル共有はできない点にも気をつけなければなりません。 （2）Windows11のファイル共有設定 Windows11内のフォルダを共有設定にすれば、ネットワークを経由してファイルやフォルダを共有することができます。 Windows11では「共有の詳細設定」と「フォルダの共有」を設定するだけで、社内で簡単にファイルを共有できます。しかし、共有フォルダのあるパソコンが壊れた場合ファイル共有ができなくなるため、必ずバックアップは取っておきましょう。 また、Windows10でもファイル共有はできますが、サポート期限が2025年10月14日までで終了しています。そのため、他のファイル共有方法を検討しましょう。 （3）ファイルサーバーを構築 1からファイルサーバーを構築すれば、データの共有や閲覧、編集が可能です。 ファイルサーバーでは、サーバーのオーナーによってアクセス制限をかけられるため、詳細なセキュリティ対策が可能です。また、ストレージ容量も拡張でき、広範囲でカスタマイズができる点もメリットです。 しかし、導入コストがかかる点と運用には高度な技術を持つエンジニアが必要な点から、導入のハードルは高いと言えます。 （4）NAS製品の導入 「NAS」というネットワークに接続できるハードディスクを使用する方法もあります。 NAS製品はファイルサーバーの設計や構築の手間がかからないという特徴があります。さらに、複数のデバイスから同時にアクセス可能なため、社内のどこにいても簡単にファイル共有ができるのです。 NAS製品は細かなカスタマイズはできませんが、ファイルサーバーを構築する手間を省きたい方にはおすすめです。 （5）メールの添付ファイル ほかにも、メールに共有したいファイルを添付して送信する方法があります。 面倒な設定やコストは不要なものの、メールサービスによっては添付ファイルの容量制限がある点に注意が必要です。また、メールの宛先を間違えるリスクがあるだけでなく、最終的には個人の管理に委ねられるので、情報漏えいの危険性が高いと言えます。 このように、容量によっては複数に分けて送信する手間がかかったり、リスクが伴ったりするので、ファイル共有に適した手段とは言えません。 （6）ファイル転送サイト ファイル転送サイトもファイル共有に利用できます。 ファイル転送サイトでは、メールでは送れないような大容量ファイルを送受信できます。具体的には、送信者がインターネット上にファイルをアップロードし、そのページのURLを受信者に共有すれば、両者がファイルにアクセス可能になります。 一方で、ファイル転送サイトは多くの場合ファイルの保存期間が定められているため、必要に応じて再度ファイルを転送する手間がかかってしまいます。 （7）クラウドストレージ 最もおすすめの手段は、クラウドストレージを利用する方法です。 クラウドストレージとは、インターネット上にデータを保存するサービスを指し「オンラインストレージ」とも呼ばれます。クラウドストレージへアップロードしたファイルに、任意のメンバーがアクセスすることで共有できる仕組みです。 クラウドストレージでは、ファイルに閲覧制限をかけたり、ダウンロードにパスワードを設定する機能がほとんどのサービスに備わっています。そのため、安全性が高く、機密情報を扱う企業には不可欠なサービスだと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有できるクラウドストレージの選定ポイント5選 はじめに、クラウドストレージを選ぶときに考慮すべきポイントを5つ紹介します。自社に最適なストレージサービスを選ぶために、各ポイントを確認しましょう。 （1）セキュリティは強固か 2つ目のポイントは、セキュリティの強度です。 とくにビジネスで利用する場合、情報漏えいのリスクを避けるために以下の機能が必要です。 アクセス権限を設定する機能 利用可能なIPアドレスを制限する機能 通信/情報を暗号化する機能 さらに、国際的な情報セキュリティ規格『ISO27001』の取得状況を指標にすると、セキュリティ性の高いクラウドストレージを絞り込むことができます。 （2）検索性に優れているか 3つ目のポイントは、目的のファイルを迅速に検索できるかです。 クラウド上に大量のファイルを保存している場合、必要な情報をすぐに見つけられる検索機能は欠かせません。とくに、ファイル名だけでなく、ファイルの中身まで検索可能な機能があると知りたい情報がすぐに見つけられます。 たとえば、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」では「ファイル内検索」もできるため、ファイルを開かずとも、目当ての情報を簡単に見つけることが可能になります。 （3）誰でも簡単に使いこなせるか 4つ目のポイントは、クラウドストレージの使いやすさです。 多機能すぎるとITツールに不慣れな社員が使いこなせず、機能が少なすぎると導入効果が得られないため、社内に浸透しない恐れがあります。たとえば、操作が簡単でスマホやタブレットに対応していれば、使い慣れたデバイスで使えるので、導入のハードルが下がります。 とくに、大企業は社員間でITスキルにばらつきが生じるため、簡単に操作でき、必要な機能を過不足なく備えたクラウドストレージを選びましょう。 （4）メンバーと共同作業しやすいか 5つ目のポイントは、複数ユーザーが同時に共同作業できるかどうかです。 とくにチームでファイルを共有する場合、同時編集やリアルタイムでの更新ができるかは非常に重要です。これにより、メンバー間の連携が円滑になり、効率的に業務を進めることができます。 また、作業の進行状況がリアルタイムで反映されるため、データの上書きや作業漏れが減り、手作業でバックアップを取る必要が少なくなる点もメリットです。 （5）情報更新がしやすいか 5つ目のポイントは、情報更新が簡単にできるかどうかです。 保存するファイルの数が増えると管理が困難になるため、使われなくなった古いものや内容が重複したものが発生してしまいます。情報更新が簡単なツールであれば、こまめに更新でき情報を新鮮な状態で管理できます。 情報を新鮮な状態で管理できれば、蓄積した情報をナレッジとして活用することが可能になるため、情報更新のしやすさは重要なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 大量のファイル・データ共有におすすめのクラウドストレージ9選 以下では、おすすめのクラウドストレージ9選を紹介します。 ファイルを共有するにあたっては、クラウドストレージの利用が効果的です。クラウドストレージを利用すればインターネット環境下で場所やデバイスを問わずアクセスでき、複数人でリアルタイムにファイルを閲覧・編集することが可能です。 しかしファイル共有ツールを導入しても、検索機能の精度が不十分だと必要なファイルをすぐに取り出せず、業務の効率が大幅に低下してしまいます。そのためメンバーが簡単に情報を共有・検索できる仕組みを整えることが重要です。 結論、自社が導入すべきクラウドサービスは、社内のファイルを単なる保存データではなく”使えるナレッジ”として管理できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に添付したファイルは常時プレビュー状態で管理できるうえ、ファイル内検索も可能なので、当該ファイルがすぐに見つかります。さらに、「重複判定機能」で同じような情報が複数共有されることを防げるので、社内ナレッジを正確でフレッシュに保てるのです。 【ナレカン】共有したナレッジに即アクセスできるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンの機能紹介 超高精度の検索機能 ナレカンでは、ヒット率100％の「キーワード検索」のほか、生成AIを活用した「自然言語検索」を備えています。自然言語検索では、上司に質問する感覚で検索できるため、検索スキルに自信がない方でも安心して利用できます。 権限設定機能 ナレカンでは、「オーナー・管理者・一般メンバー・準メンバー」の４種類の権限に区分され、権限によって使用できる機能も変わります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】100人以下の中小企業のファイル共有に貢献するツール ファイル共有ツールは、簡単に操作できなければ導入しても使われなくなってしまう可能性が高いです。そのため、ITを使い慣れていない中小企業には、誰でも直観的に使用できる「Stock」の利用が適しています。 Stockでは「ノート」にファイルを添付したり、情報をべた書きしたりすれば、任意のメンバーにすぐに共有できるのが特徴です。また、ノートには「メッセージ」や「タスク」を紐づけられるので、あらゆるやりとりがひとつのツールで完結します。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】Googleが提供するファイル管理ツール ＜Google Driveの特徴＞ Googleのサービスと連携できる Googleが提供するツールなので、「Google ドキュメント」や「Google スプレッドシート」と連携してファイルを共有したり共同編集したりできます。 さまざまなファイル形式に対応できる Microsoft Officeなどの外部サービスと連携可能なので、ファイル形式を変換せずに直接編集できます。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ 共有ドライブ機能 共有ドライブを使うと、チームでファイルやフォルダを管理でき、都度共有する手間がなくなります。また、ユーザーごとに権限を変更すれば、編集者を制限することも可能です。 候補リスト機能 直近で利用したファイルや重要なファイルが自動的に候補リストに表示されるので、スムーズにファイルを開けます。 ＜Google Driveの注意点＞ 共有ドライブの利用には有料化が必須 無料版ではストレージが15GBに制限されているうえ、共有ドライブを利用できません。容量の大きいファイルを管理したり、共有ドライブを利用したりする場合は有料化が必須です。 目的のファイルを見つけにくい場合がある 利用しているユーザーからは「フォルダ構造が複雑になると目的のファイルを見つけにくくなる点がある。」「特に複数の共有ドライブを利用している場合、どのフォルダに保存したかが分かりづらくなることがある。」という声があります。（参考：ITreview） ＜Google Driveの料金体系＞ Gemini AIの実装に伴い、2025年1月より値上げがされています。 Google Workspaceの料金 Business Starter：950円/ユーザー/月（月間払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月間払い） Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月間払い） Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】大容量のファイルを共有できるサイト ＜Dropboxの特徴＞ 大容量ファイルを簡単に共有できる リンクを取得して共有相手に送信するだけで、大容量のファイルも圧縮することなくやりとりができます。 複数のデバイスに対応している Dropboxは、ウェブブラウザやWindowsやMacのデスクトップアプリだけでなく、iOSやAndroidのモバイル用アプリにも対応しています。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ 共同編集機能 Dropbox Paperを使えば、複数人でファイルを共同編集でき、プロジェクト管理や進捗管理に役立ちます。 ファイル整理機能 特定のキーワードや期間、非アクティブなどに分類してファイルを見やすく整理できるので、複数のファイルを扱う場合に便利です。 ＜Dropboxの注意点＞ 無料プランでは2GBまでしか使えない 無料プランで利用できる容量は2GBなので、ビジネスで利用するには有料プランの契約が必要になる場合があります。 動作が重くなる場合がある 利用しているユーザーからは「無料プランの容量が小さいことや、有料プランのコストが割高に感じます。また、大量ファイルの同期時に動作が重くなるケースがあるため、パフォーマンス改善を望みます。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Basic：0円（2GBまで） Plus：1,500円/月（個人向け） Professional：2,400円/月（プロフェッショナル向け） Business：1,800円/ユーザー/月（チーム向け） Advanced：2,880円/ユーザー/月（企業向け） Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Box】10万社以上の導入実績があるツール ＜Boxの特徴＞ 強固なセキュリティ 最高クラスのセキュリティ体制で、重要な情報を安心して扱うことができ、業界大手を始めとする10万社以上に導入されています。 1,500以上のアプリと連携できる 1,500以上のアプリと連携可能なので、既存のツールと組み合わせた高度な運用ができます。 ＜Boxの機能・使用感＞ 共同編集機能 作成したファイルはリンクを通して簡単に共有できるほか、Box Notesを使ってファイルを共同作業できます。そのため、ファイルを都度共有する手間を省けるのです。 Box AI AIを活用して、資料の要約や翻訳をしたり、メールや議事録、ブログ記事などの下書きを自動生成したりなど、業務の自動化を促進させます。 ＜Boxの注意点＞ 目的のファイルを見つけるのに時間がかかる 「Box Driveなどの同期ソフトは、PCのスペックによっては動作が重くなることがある。細かいフォルダ構造を組んだ際に、目的のファイルを見つけるのに時間がかかる。」との意見が上がっています。（引用：ITreview） ブラウザ版が使いにくい 利用しているユーザーからは「ブラウザ版が使いにくい。具体的には保存されているExcelなどのOffice製品系の操作がアプリのように動かない。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Boxの料金体系＞ 以下は、公式サイトより小数第一位を四捨五入した料金になります。 個人またはチーム Individual：無料 Business Starter：約637円/ユーザー/月（月間払い） Personal Pro：約1,390円/月（月間払い） Business プラン Business：約2,085円/ユーザー/月（月間払い） Business Plus：約3,474円/ユーザー/月（月間払い） Enterprise：約4,864円/ユーザー/月（月間払い） Enterprise Plus：6,600円/ユーザー/月（年間払い） Enterprise Advanced：要問い合わせ Boxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【OneDrive】Microsoftのクラウドストレージ ＜OneDriveの特徴＞ Microsoft 365全体でファイルにアクセスできる TeamsやSharePointからOneDriveにファイルを追加すると、アプリやデバイスを問わず、ファイルを共有したり共同編集したりできます。 Microsoft Copilotと組み合わせて活用できる Copilot（コパイロット）というAIアシスタント機能の活用が可能です。これにより、OneDrive内のファイルを要約したり、過去の作業内容を学習して、次の作業を提案したりできます。 ＜OneDriveの機能・使用感＞ 共同編集機能 共同編集機能を備えており、オンラインホワイトボードとして利用できるので、オフィスにいないメンバーともリアルタイムで情報共有できます。 スキャン機能 スマホやタブレットのOneDriveにはスキャン機能が搭載されており、カメラでスキャンした書類を共有したりPDF化したりするのに役立ちます。 ＜OneDriveの注意点＞ Officeと統合できるプランは限られている Outlook、Word、Excel、PowerPointと統合できるのは「Standardプラン」のみとなるため注意が必要です。 アプリが操作しづらい 利用しているユーザーからは「アプリでのファイル更新の操作が少ししづらいため、アプリの操作性と、誰がファイルを更新したのかリスト表示では分からない点を改善してほしい。」という声があります。（参考：ITreview） ＜OneDriveの料金体系（一般法人向け）＞ OneDrive for Business (Plan 1)：749円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard（Teamsなし）：1,392円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 OneDriveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【GigaCC】ファイルやノートの共有が安全にできるツール ＜GigaCCの特徴＞ 安全性が高い ウイルスチェック機能やファイルの暗号化、2段階認証を利用することで安全に情報を共有できます。 Microsoft Officeと連携できる 「Microsoft Office for the web」と連携でき、Officeファイルの新規作成や同時編集も対応可能です。 ＜GigaCCの機能・使用感＞ ファイル送信機能 外部ユーザーとのやりとりでは、アカウントを発行せずともアクセスURLを通知すれば、相手はファイルのダウンロードが可能になります。メールでは送れない大容量または秘匿性の高いファイルを安全に送信できるのです。 iOSアプリがある iOSアプリが提供されているため、iPhoneユーザーであれば外出先でも簡単に情報を確認できます。 ＜GigaCC ASPの注意点＞ 送受信の履歴が残らない 「送信受信の履歴が残らないので、過去分の送受信を確認するには不便に感じることがある。」との声があります。（参考：ITreview） Android端末はブラウザのみ iOS端末では専用アプリとモバイルブラウザ共に対応している一方、Android端末はブラウザのみ対応しています。そのため、端末によって情報をすぐに確認するのが難しいです。 ＜GigaCCの料金体系＞ 下記のプランに加え、初期費用で別途50,000円かかります。 STANDARDプラン 10ID：12,000円〜/月 1,000ID：280,000円〜/月 要件に応じた見積もり可能 ADVANCEDプラン 10ID：12,000円〜/月 1,000ID：280,000円〜/月 上記の価格に＋25,000円 PREMIUMプラン 10ID：12,000円〜/月 1,000ID：280,000円〜/月 上記の価格に＋42,000円 GigaCCの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【firestorage】会員登録不要のクラウドストレージ ＜firestorageの特徴＞ 会員登録が不要 firestorageは会員登録なしで無料で使い始められるオンラインストレージです。ファイルをアップロードして、発行されたリンクをメンバーに送信するだけで簡単に共有できます。 画像ファイルに特化している 画像ファイルに特化したストレージサービスで、高画質な写真を管理するのに適しています。 ＜firestorageの機能・使用感＞ ファイルグループ機能 1つのリンクで複数のファイルを一括ダウンロードできる「ファイルグループ機能」を使えば、複数のリンクを何度も送る手間を省けます。 ストレージ保存機能 ストレージに保存すると、ファイルの長期保存が可能になります。パソコンやスマホの容量が不足している場合に便利です。 ＜firestorageの注意点＞ 無料プランでは広告が表示される 無料プランでは、ファイルのダウンロードページに広告が表示されるため、ビジネスシーンで使用する場合は広告非表示の有料プランを使う必要があります。 ファイルの共同編集ができない ファイル共同編集機能がないため、一人一人がファイルをダウンロードしてから編集し、再度アップロードする必要があります。 ＜firestorageの料金体系＞ 会員プラン 参考：firestorage会員プランの料金ページ 未登録会員：0円 無料会員：0円 ライト会員：1,320円/月 正会員：2,420円/月 法人プラン 参考：firestorage法人プランの料金ページ プラン1：初期費用100,000円＋月額費用89,800円 プラン2：初期費用100,000円＋年間費用950,000円 プラン3：年間費用925,800円 プラン4：初期費用150,000円＋年間費用1,400,000円 プラン5：初期費用50,000円＋月額費用49,800円 料金はすべて税抜き価格です。 firestorageの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【データ便】大容量データの共有におすすめのサービス ＜データ便の特徴＞ 数メガバイトから数ギガバイトの大容量データでも転送可能 メールボックスの容量圧迫などを心配することなく、数メガバイトから数ギガバイトの大容量ファイルの転送が可能です。 ファイルの受け渡しを確認できる ダウンロード通知設定をすれば、受信者がダウンロードしたことを確認できます。 ＜データ便の機能・使用感＞ フォルダアップロード フォルダ単位でのアップロードが可能なので、ファイルをひとつずつ格納していく手間がありません。 一括ダウンロード 複数のファイルをまとめてZIPファイルに圧縮し、一度にダウンロードすることができます。 ＜データ便の注意点＞ 利用できる機能や容量はプランによって異なる 契約プランによって利用できる機能や一度に転送できるファイル容量が異なるため、利用目的に合ったプランを選びましょう。 フリープランはファイルのアップロードに少し時間がかかる 利用しているユーザーからは「無料で利用出来るプランだからしょうがないと思うのですが、ファイルのアップロードに少し時間が掛かる印象があります。」という声があります。（引用：ITreview） ＜データ便の料金体系＞ ライトプラン：0円（2GBまで） フリープラン：0円/月（5GBまで） ビジネスプラン：330円〜/月（無制限） ライトプランは会員登録せずに利用できますが、フリープランは登録する必要があります。 データ便の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞おすすめクラウドストレージ一覧 以下は、クラウドストレージ9選の比較表です。この後ご紹介する各ツールの詳細な解説と併せて、しっかりと確認しておきましょう。（左右にスクロールができます。） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Google Drive Dropbox Box OneDrive GigaCC firestorage データ便 特徴 記事ごとにファイルを貼り付けて階層管理できるツール 非IT企業に勤める65歳以上の社員でも簡単に使えるツール Googleが提供するファイル管理ツール 大容量のファイルを共有できるサイト 10万社以上の導入実績があるツール Microsoftのクラウドストレージ ファイルやノートの共有が安全にできるツール 会員登録不要のクラウドストレージ 大容量データの共有におすすめのサービス シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 国際セキュリティ規格（ISO27001） 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 サポート ・専任担当者による初期導入サポート・既存データの移行支援 ・1営業日以内にメール返信 ・サポートデスク対応(全ユーザー対象) ・1営業日以内にメール返信 ・24時間365日対応のオンラインサポートとコミュニティフォーラム ・24 時間年中無休のサポートヘルプセンター ・サポートページ ・24時間年中無休の電話/オンラインサポート ・サポート窓口による電話、メール、チャットでの対応 ・ガイドライン ・メールサポート ・メールサポート マルチデバイス対応 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】※ただし、Android端末はブラウザのみ 【〇】※ただし、PCのブラウザでの利用が前提 多階層管理 【〇】※多階層にできる 【〇】※2階層までできる 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 目的のファイルを見つけにくい場合がある 動作が重くなる場合がある ブラウザ版が使いにくい Officeと統合できるプランは限られている 送受信の履歴が残らない 無料プランでは広告が表示される 利用できる機能や容量はプランによって異なる 利用料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランでも月500円〜/人 ・無料プランあり ・有料プラン：950円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プラン：1,500円/月（月間払い）～ ・無料プランあり ・有料プラン：約637円/ユーザー/月（月間払い）～ ・無料プランなし ・有料プラン：749円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プラン：12,000円/月～ ・無料プランあり ・有料プラン：1,320円/月～ ・無料プランあり ・有料プラン：330円/月～ 容量 ビジネスプラン：10GB/人 エンタープライズプラン：20GB/人 プレミアムプラン：30GB/人 フリープラン：1GB ビジネス5：50GB ビジネス10：100GB ビジネス20：200GB ビジネス30：300GB 無料版：15GB ベーシック：100GB プレミアム：2TB 無料：2GB Plus：2TB Professional：3TB Standard：チーム全体で5TB Advanced：チーム全体で15TB〜 無料版：10GB 有料版：無制限 無料版：5GB OneDrive for Business (Plan 1)：1TB Microsoft 365 Business Basic：1TB/人 Microsoft365 Business Standard：1TB/人 利用容量に応じて料金が加算 法人向け価格 プラン１：18TB プラン2：9TB プラン3：3TB プラン5：1TB ライトプラン：2GB フリープラン：5GB ビジネスプラン：無制限 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「box」の詳細はこちら 「OneDrive」の詳細はこちら 「GigaCC」の詳細はこちら 「firestorage」の詳細はこちら 「データ便」の詳細はこちら 上記を参考に、自社が必要とする機能に過不足のないツールを選定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドストレージを使用するメリット クラウドストレージを活用すると、手元の資料を共有するだけでなく、さまざまなメリットが得られます。以下では、クラウドストレージでできることを4つ紹介します。 （1）作業効率が上がる クラウドストレージの導入により、ファイルのアクセスと共有を円滑にすることで、チーム全体の作業効率を大幅に向上できます。 場所やデバイスを問わず最新のファイルにアクセスできるため、メールでの煩雑なファイル添付やバージョン管理のミスをなくせます。これにより、プロジェクトの進行がスムーズになり、生産性の向上に直結するのです。 このように、転送に手間がかかるメールや直接受け渡しが必要なUSBに比べ、クラウドストレージではストレスなく効率的に作業できます。 （2）ファイル権限が設定できる 多くのクラウドストレージでは、ファイルに「権限の設定」が可能です。 社内で扱うファイルには、機密情報も含まれるため、不特定多数が気軽に閲覧できる状態はリスクが伴います。そこで、ファイルに「閲覧可能」「編集可能」といった、細かい権限を設定することにより、安全なファイル共有の環境をつくれます。 さらに、ファイルごとに権限を設定すれば、万が一外部に情報が流出しても、外部の人間はファイルにアクセスできないため安心です。 （3）スマホから共有できる クラウドストレージのなかにはスマホやタブレットに対応しているものもあります。 PCだけでなくスマホにも対応していれば、外出先や移動中でもファイルを共有できる利点があります。そのため、外回りの多い営業担当も時間や場所を問わずすばやく情報を共有できます。 このように、マルチデバイス対応のクラウドストレージは、情報共有の選択肢を広げます。 （4）データの一元化が可能になる クラウドストレージを使うことで、社内に散在するデータを一元管理できます。 あらゆるデータが社内に散在している環境下では、欲しいデータを得るために他の社員に電話したり、他の部署を訪れたりと多くの時間を費やします。そこで、クラウドストレージを利用すると、他の社員の都合に左右されず、短時間で欲しい情報に辿り着けます。 なかでも、「ナレカン」のように、画像・ファイルを含む、あらゆる社内情報を集約できるクラウドツールであれば、メールやチャットを一切介入することなく、スムーズに情報を共有できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル・データ共有におすすめのクラウドストレージまとめ ここまで、ファイル共有におすすめのクラウドストレージ9選を中心に紹介しました。 ファイルを適切に管理できる環境があれば「ファイルを探すのに時間がかかる」「大切なデータを紛失した」といったトラブルを防げます。そのため、ファイル共有には、時間や場所を問わず必要な情報にアクセスできるクラウドストレージを使用すべきです。 一方で、単純にクラウドストレージにファイルを格納するだけであれば、大容量なものを選べば問題ありません。しかし、ファイルを格納した後も、共有したり何度も更新したりすることを踏まえておきましょう。 そこで、スムーズな「ファイル共有・管理」の実現には、社内に散在するナレッジを一元化し、超高精度検索が可能なツール『ナレカン』一択なのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内のファイル共有を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料/登録不要あり】データ・ファイル共有におすすめのサービス8選 【すぐわかる】共有とは？言葉の定義やおすすめのファイル共有ツールも解説！ 【Windows10/11】社内向け共有フォルダの作り方と注意点を解説 【簡単】Zoomのファイル・画面共有の方法とは？おすすめ機能も解説 ファイル共有ソフトとは？無料で使用するリスクや安全な共有方法を解説 ファイルサーバーをクラウド化するメリットは？法人向けのシステムも紹介！ 大容量ファイルのアップロード・転送サービス7選！選定ポイントも解説 【無料あり】おすすめの法人向けファイル転送サービス5選を比較！ 【iPhone/Android】スマホとPCでファイル共有できるアプリ5選！ 【必見】ファイル共有サーバーとは？共有フォルダ・NASとの違いも解説！ Outlookやgmailでファイル共有するには？注意点や解決策を解説！ 共有フォルダを整理するには？ファイル管理の運用ルール解説！ 【Windows11】ファイル共有ができない原因と対処法を解説 ファイル共有で発生する課題と解決方法とは？サーバーの種類も解説 社内のファイル・文書管理のコツ6選！最適なツール・アプリも紹介 ファイルやリンクの管理・共有で抱えるリスクとは？おすすめツールも紹介 ストレージの意味とは？種類や空き容量を増やす方法も解説 【すぐわかる】ファイルストレージとは？おすすめツールも紹介 クラウドストレージとは？仕組みや選定ポイントも紹介

報告書や契約書など、社内文書の多くはPDFで提供されますが、どこに何の情報が記載されているかわかりづらく、内容を確認するのに手間がかかります。そこで登場したのが、AIがPDF形式の文書を自動要約する“PDF要約AIツール”です。 しかし、「PDF要約AIツールの導入を検討しているが、どれが自社に適しているのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのPDF要約AIツール5選を中心にご紹介します。 情報量が多いPDFの要点だけを掴みたい PDF要約ツールを使って、資料を読み込む時間を短縮したい PDFを要約した情報をそのまま管理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、おすすめのPDF要約AIツールや選定ポイントがわかり、社内の業務効率化を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 PDF要約AIツールとは2 PDF要約AIツールのメリット3 PDF要約AIツールの注意点4 【無料あり】おすすめのPDF要約AIツール5選4.1 【ナレカン】AIを活用してPDFの中身をナレッジ化できるツール4.2 【ChatPDF】ChatGPTを応用したチャット形式のツール4.3 【Copilot】Microsoft社が提供する生成AIサービス4.4 【Acrobat】無料から使えて文章作成もできるAIツール4.5 【Smallpdf】多機能なブラウザベースのPDF編集ツール5 ＜比較表＞おすすめのPDF要約AIツール一覧6 PDF要約AIツールの選定ポイント6.1 （1）日本語対応しているか6.2 （2）精度やセキュリティは十分か6.3 （3）要約の中身をナレッジとして活用できるか7 ChatGPTでPDFを要約するコツ8 おすすめのPDF要約AIツールまとめ PDF要約AIツールとは PDF要約AIツールとは、PDF形式の文書や論文をアップロードすることで、AIが内容の要約を自動で生成するツールのことです。 ツ―ルの使用によって、情報の理解や整理にかかる時間を大幅に短縮できます。また、多くの場合、チャット形式で情報を探せるので、資料に関する質問を繰り返すことで、理解をより深められる点が特徴です。 ただし、社内のPDFファイルには機密情報も多く含まれているため、情報の取り扱いに注意しつつセキュリティの高いツールを選定することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PDF要約AIツールのメリット PDF要約AIツールのメリットは以下の通りです。 業務効率化につながる ツールの使用によって、膨大な文書から重要な要点をすばやく抽出でき、資料の確認や情報整理にかかる時間を大幅に短縮できます。これによって業務スピードが上がり、結果として他の作業に時間を割けるのです。 情報を網羅的に入手できる ツールの使用によって、情報を網羅的に入手できる点もメリットです。Webや過去のデータをもとに、要点をまとめた形で確認できるため、短時間で広範な情報にアクセスできます。 情報にアクセスしやすくなる 資料の情報量が多い場合は、ツールで要約すると検索にかかりやすくなり、確認したい内容だけを素早く探し出せるようになります。 以上のように、PDF要約AIツールを活用することで、日常業務における効率化や社内全体のパフォーマンス向上につながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PDF要約AIツールの注意点 PDF要約AIツールの注意点は以下の通りです。 間違った内容を生成することがある AIの性質上、間違った内容を生成することがあります。とくに、レイアウトが複雑な文書や専門性の高い文書は、要約が不十分な場合があるため、高精度なツールが求められます。 情報漏えいのリスクがある AIを活用するうえで最も重大なのが、情報漏えいです。AIに要約させた情報が学習データとして再利用される可能性があるため、PDF要約AIツールを導入する場合は、「誰がどの情報まで利用できるか」を明確に定める必要があります。 以上のように、PDF要約AIツールにはリスクが伴うため、導入する場合は複数のツールを慎重に評価して選定する必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】おすすめのPDF要約AIツール5選 以下では、おすすめのPDF要約AIツール5選をご紹介します。 PDF要約AIツールを活用すれば、業務効率化や円滑なコミュニケーションにつながります。しかし、AIの精度やセキュリティの低いツールを選ぶと、誤った情報が伝わり業務ミスを招いたり、社内の機密情報が漏れたりしてしまう恐れがあるのです。 そこで、「高精度で高セキュアなAI要約ツール」を導入すれば、安心してスムーズにPDFを要約できます。ただし、要約したデータを適切に管理しなければ、マニュアルや社内資料が蓄積されず、社内ナレッジとして活用できません。 結論、自社が導入すべきなのは、AIが全自動でファイルを要約してくれて、中身をナレッジとして蓄積できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、ファイル添付するだけで「ファイルの要約」と「重要ポイント」をAIが自動抽出してくれます。また、要約内容は高精度の検索機能でいつでも見返せすことができ、厳格なセキュリティで保護されているためビジネスでの利用も安心です。 【ナレカン】AIを活用してPDFの中身をナレッジ化できるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ChatPDF】ChatGPTを応用したチャット形式のツール ＜ChatPDFの特徴＞ ChatGPT搭載のチャット型ツール ChatPDFには、ChatGPTで使われている”GPT-4o”と”GPT-4o-mini”モデルが搭載されています。そのため、ファイル要約だけでなく、チャット形式でアップロードしたPDFについて質問できる点が特徴です。 多言語対応 ChatPDFは多言語対応なため、「英語で書いてあるPDFをアップロードし、日本語で要約を作成してもらう」といった使い方が可能です。 ＜ChatPDFの機能・使用感＞ シンプルな操作性 PDFファイルをドロップするだけで、すぐにAIが内容を要約しチャットに送信してくれます。また、チャットのリンクを発行できるため、コピー&ペーストで共有できて便利です。 質問例の表示 ChatPDFでPDFをアップロードすると、要約に加えて質問例を3つほど提示してくれます。質問への回答には、PDFの引用元も表示してくれるため、より内容への理解を深められるのです。 ＜ChatPDFの注意点＞ 共有リンクにパスワードがない ChatPDFの要約やチャット内容は、パスワードなしのリンクで簡単に共有できます。したがって、誤って社外のメンバーに機密情報を送信してしまった場合、深刻なトラブルにつながりかねないため注意が必要です。 ＜ChatPDFの料金体系＞ 参照：App Store＞ChatPDF Plus Plan（サブスク）：1,500円/月 Plus Plan（年契契約）：9,000円/年 ChatPDFの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Copilot】Microsoft社が提供する生成AIサービス ＜Copilotの特徴＞ Microsoft 365と連携できる CopilotはMicrosoft 365に組み込まれた形で提供されています。そのため、ビジネスで頻繁に使われるWordやExcel、PowerPointといったサービス上で使用できるのが特徴です。 豊富な機能を利用できる Copilotには、PDFファイルの要約だけでなく、スライドやメールの作成、データ分析など豊富な機能が備わっています。そのため、さまざまなシーンで活用可能です。 ＜Copilotの機能・使用感＞ Edgeでの要約が可能 Webブラウザである「Edge」にCopilotが搭載されているため、Web検索と要約が1つのブラウザ上で可能です。また、作成された回答は「Word/PDF/テキスト」のいずれかでエクスポートできます。 さまざまな形式に対応できる テキストファイル、PDF、Wordなど、いろいろな形式に対応可能です。どんな種類のファイルかをあらかじめ伝えておくことで、より的確に要約が実現します。 ＜Copilotの注意点＞ 情報をMicrosoftに使用される恐れがある 個人向けの無料版CopilotとCopilot Proでは、商用データ保護機能が含まれていません。そのため、ファイルやチャットの内容がMicrosoftによって使用される可能性がある点に注意が必要です。 画像作成ができないときがある ユーザーの口コミでは、「あと一分で指示した画像のビジュアライズ化が出来ると言われたあと30分程度待ったが何もアウトプットが出てこなかった。」といった声が見られます。（参考：Google Play） ＜Copilotの料金体系＞ 参考：Copilotの料金ページ Microsoft 365 Copilot Chat：無料 Microsoft 365 Copilot4,497円/ユーザー/月相当（年払い） Copilotの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Acrobat】無料から使えて文章作成もできるAIツール ＜Acrobatの特徴＞ 複数資料を解析できる 「生成要約」をクリックするだけで、複数あるいは長文のドキュメントを解析し、全体または章ごとの要約を生成します。異なる形式のファイルでも一度にアップロードすることが可能です。 高セキュリティ 機密文書や個人情報を扱う場合でも、データを生成AIモデルのトレーニングに利用しない方針がとられているので安心です。 ＜Acrobatの機能・使用感＞ 引用元をスムーズに確認できる 要約結果にあるリンクをクリックすると、引用されたドキュメントへアクセスでき、関連文章が表示されます。そのため、抽出元の情報が一目で確認可能です。 チャット形式でコンテンツを作成 Acrobat AIアシスタントには、チャット形式で質問する「AIアシスタント」機能が備わっています。おすすめの質問も合わせて表示してくれるので、迷わず要約方法を指示できます。 ＜Acrobatの注意点＞ 「Acrobat AIアシスタント」は別途費用がかかる PDF要約ができる「Acrobat AIアシスタント」のアドオンは、有料プランでも別途購入する必要があるため、他のツールに比べ費用がかかります。 ＜Acrobatの料金体系＞ ※各プランにAIアシスタントのアドオンを追加すると、PDF要約機能を使用できます。AIアシスタントのアドオンは、680円/ユーザー/月で購入可能です。 参考：Acrobatの料金ページ Acrobat Reader：0円 Acrobat Standard：1,518円/ユーザー/月 Acrobat Pro：1,980円/ユーザー/月 Acrobatグループ版：2,380円/ユーザー/月 Acrobatの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Smallpdf】多機能なブラウザベースのPDF編集ツール ＜Smallpdfの特徴＞ PDF関連の機能が豊富 Smallpdfは、「PDF変換」「PDF結合」「PDF圧縮」「PDF署名」など、PDFに関するさまざまな機能を使用できます。 PDFの保護 PDFファイルにパスワードを設定できる機能があるため、簡単にパスワード付きのPDFを作成できます。 ＜Smallpdfの機能・使用感＞ 外部ツールと連携できる 「Chrome拡張機能」「Google Workspace」「Dropbox」と無料で連携できるため、相互のファイル共有や保管に役立ちます。 PDF編集が直接できる ドキュメントを表示してテキスト・画像・図形・フリーハンドコメントなどを直接追加できます。 ＜Smallpdfの注意点＞ 　　　　無料版の制限が多い 無料版ではPDFのアップロードや結合に制限があり、テキスト編集もできないため、ビジネスで利用する場合は有料版の導入が必須です。 　　　　画像からスキャンしたPDFの加工が難しい 利用しているユーザーからは「再びワードやエクセルへ変換できる機能は、送られてきたPDFファイルをこちらで編集したい時はとても便利だが、画像としてスキャンされたPDFの加工は難しいと思う。」という声があります。（参考：ITreview） ＜Smallpdfの料金体系＞ 無料：0円 Pro：1.350円/ユーザー/月 チーム：1,100円/ユーザー/月 ビジネス：要問合せ Smallpdfの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞おすすめのPDF要約AIツール一覧 こちらは、おすすめのPDF要約AIツール5選の比較表です。 ナレカン【一番おすすめ】 ChatPDF Copilot Acrobat Smallpdf 特徴 AIを活用してPDFの中身をナレッジ化できるツール ChatGPTを応用したチャット形式のツール Microsoft社が提供する生成AIサービス 無料から使えて文章作成もできるAIツール 多機能なブラウザベースのPDF編集ツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプル 多機能 多機能 多機能 共有機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 フォルダ管理 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【×】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 共有リンクにパスワードがない 情報が使用される可能性がある 「Acrobat AIアシスタント」は別途費用がかかる 無料版の制限が多い 料金 ・無料トライアルあり ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは4,497円/ユーザー/月(年払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは1,518円/ユーザー/月～ ※AIアシスタントは680円/ユーザー/月で追加可能 ・無料あり ・有料プランは1,100円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「ChatPDF」の詳細はこちら 「Copilot」の詳細はこちら 「Acrobat」の詳細はこちら 「Smallpdf」の詳細はこちら 上記のように、ツールによって機能や特徴は異なります。そのため、自社に必要な機能やコストを踏まえたうえで慎重に検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PDF要約AIツールの選定ポイント 以下では、PDF要約AIツールの3つの選定ポイントを解説します。どのツールを導入すべきか分からない方は、必ず確認しておきましょう。 （1）日本語対応しているか 1つ目のポイントは、日本語に対応しているかです。 ツールによっては日本語対応しておらず、精度が低く表現が不自然なものもあります。そのため、文脈が自然な日本語になるように、都度修正する手間がかかってしまうのです。 また、トラブルが発生したとき、海外製のツールは日本語で問い合わせができないケースが多いです。結果、十分なサポートが受けられない可能性もあるので注意しましょう。 （2）精度やセキュリティは十分か 2つ目に、十分な精度やセキュリティを備えたツールを選びましょう。 PDFを要約するときは、ツールにファイルをアップロードする必要があり、AIによる解析も不可欠です。しかし、学習型のAIが搭載されていると、機密情報が読み取られてしまう恐れがあるので注意しなければなりません。 そのため、要約機能を活用するときは、社内情報を学習しないように厳重な設計・開発がされているか確認しましょう。 （3）要約の中身をナレッジとして活用できるか 3つ目に、要約内容をナレッジとして活用できるかも重要です。 資料の中身を要約できても保存や共有ができなければ、今後の業務に活かせず終わってしまいます。そのため、要約した資料を同じツール内で一元管理できる仕組みがあると、社内全体の業務効率化に役立つのです。 とくに、検索性の優れたツールであれば、ナレッジとして後から活用できるようになります。そこで、要約したファイルの中身を「記事」としてフォルダ管理でき、超高精度の検索機能が備わった「ナレカン」を使えば、いつでも内容を見返せて便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ChatGPTでPDFを要約するコツ ChatGPTでPDFを要約するコツは以下の通りです。 要約したい内容を明確に指示する PDFは情報量が多いため、ChatGPTに指示するときは、要約してほしい箇所を明確に伝えましょう。たとえば、結論だけを把握したい場合は、「このPDFの結論の部分を要約して」と指示をするとPDFの結論をスムーズに理解できます。 長さを指定する 長さを指定せずにChatGPTに要約させると、長く冗長な文章を生成する可能性があります。そこで、要約の長さを明確にすることで、必要な情報をまとめつつより精度の高い文章の生成を促せます。 ブラッシュアップを繰り返す 生成した内容に満足できない場合、改善点を具体的に指示し、ブラッシュアップを繰り返すことで納得のいく文章を作成できます。 長文テキストは分割して送る ChatGPTには、一度で処理できる文字数に制限があるため、長文のPDFを1度に送ると要約の精度が下がる可能性があります。そのため、「以下の内容を前の文章と合わせて要約してください。」などの指示を送り、長文テキストを分けて送りましょう。 以上のコツを実践し、ChatGPTを上手く活用して精度の高い要約を目指しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのPDF要約AIツールまとめ これまで、おすすめのPDF要約AIツールを中心にご紹介しました。 ツールを活用することで、業務効率化や生産性の向上が期待できます。しかし、日本語対応していなかったりAIの精度やセキュリティが低かったりすると、情報を適切に要約できず認識の齟齬が生じかねません。 そこで、AIを使ってPDFの要約をするなら、「高精度でセキュリティの高いツール」を導入しましょう。また、社内のパフォーマンスを向上させるには、「要約した内容をナレッジとして活用できるか」も重要なポイントです。 結論、自社で導入すべきなのは、AIを活用して要約した内容をナレッジとして蓄積でき、検索性に優れたツール『ナレカン』一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、要約作業の効率化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネス向け｜書類作成の基本や作り方は？作成・管理を効率化する方法を紹介

自社の商品を顧客に紹介する際に、提案書は欠かせません。また、提案書を作る場合は、画面全体に資料を映し出せるPowerPointを活用する企業が多いです。 しかし、提案書をPowerPointで作成したいが「どのように作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、PowerPointを使った提案書のコツ・事例を中心にご紹介します。 提案書の事例を把握し、PowerPointでの作成イメージを掴みたい PowerPointで提案書を作るコツを知り、自身の提案書を改善したい PowerPointの提案書を簡単にまとめておける方法を探している という方はこの記事を参考にすると、PowerPointで提案書のデザインを見やすくするコツを把握しつつ、提案書を簡単にまとめておける方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 PowerPointで提案書を作るときの3つの要素2 PowerPointを使った提案書の事例3 PowerPointで提案書のデザインを見やすくするコツ5選3.1 （1）提案内容に合わせて色を決める3.2 （2）提案内容に合わせてフォントを決める3.3 （3）余白を活用する3.4 （4）プレゼンをイメージする3.5 （5）過去の提案書を参考にする4 PowerPointの提案書を簡単にまとめておける方法4.1 作成したPowerPointを簡単にナレッジ化できる「ナレカン」5 PowerPointを使った提案書のコツ・事例まとめ PowerPointで提案書を作るときの3つの要素 PowerPointで提案書を作るときの3つの要素として、以下の内容が挙げられます。 タイトル スライドの概要を端的に表す。 リード文 スライドで伝えたいことを1メッセージで記載する。 本文 詳しい内容を説明する。 この3つの要素を配置すれば、スライドを作成できます。以下は、3つの要素のイメージ画像です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PowerPointを使った提案書の事例 ここでは、PowerPointを使った提案書の事例をご紹介します。 PowerPointでは、テキストやオブジェクト（図形・表・グラフ）を自由に配置し、視覚的に分かりやすい提案書を作成できます。また、テンプレートを活用すれば、手間をかけずに体裁を整えられて便利です。 ※以上のスライドはプレサポが提供している「プレゼン・営業資料用の無料パワポテンプレート」を利用しています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PowerPointで提案書のデザインを見やすくするコツ5選 ここでは、PowerPointで提案書のデザインを見やすくするコツ5選をご紹介します。以下の内容を実践して、“ダサい提案書”を改善しましょう。 （1）提案内容に合わせて色を決める 1つ目は、提案内容に合わせて色を決める点です。 スライドの配色によって、相手に与える印象は異なります。たとえば、提案する自社の商品・サービスのイメージカラーを使い、強く印象付けましょう。 色を変更する場合は、まず、【表示】タブ＞【スライドマスター】をクリックします。 次に、【配色】＞【色のカスタマイズ】をクリックします。 最後に、「テーマの色」を設定しましょう。「テキスト/背景：濃色 1(T)・2(D)」ではメイン・サブの文字色を、「アクセント 1・2」ではメイン・サブのオブジェクト色を設定できます。 （2）提案内容に合わせてフォントを決める 2つ目は、提案内容に合わせてフォントを決める点です。 フォントによって、資料の印象は大きく異なります。ビジネスで主に使われる和文フォントとして「ゴシック体」「明朝体」の2つがあり、PowerPointの提案書では、線の太さが均一で離れた場所からでも見やすいゴシック体を使う場合が多いです。 具体的には、「游ゴシック」「メイリオ」といったフォントがおすすめです。以下は、「游ゴシック」「メイリオ」の使用イメージです。 （3）余白を活用する 3つ目は、余白を活用する点です。 余白によって、資料の印象や見やすさが異なります。たとえば、余白の大きさによって情報の関連性を示したり、特定の要素の周囲に大きく余白を設けて強調したりできます。 ほかにも、適度な行間によって、文章を読みやすくする使い方も可能です。 （4）プレゼンをイメージする 4つ目は、プレゼンをイメージする点です。 提案書を作るときは、実際のプレゼンを想定する点が重要です。「情報を整理して過不足なく記載しているか」「スライドの構成がプレゼン内容と合致しているか」などを確認しましょう。 また、PowerPointには、画面下部に表示されるノート機能が備わっているので、スライドの概要や補足情報、時間配分などをメモしておくと便利です。以下は、ノート機能の使用例です。 （5）過去の提案書を参考にする 5つ目は、過去の提案書を参考にする点です。 提案書を作るときに都度一から作成していては、手間がかかって面倒です。そこで、過去の提案書のデザインや内容を参考にすれば、見やすい提案書の作成をよりスピーディーに進められます。 したがって、作成した提案書を、社内で共有・蓄積し、あとから簡単に振り返れる仕組みを作ることがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PowerPointの提案書を簡単にまとめておける方法 以下では、PowerPointの提案書を簡単にまとめておける方法をご紹介します。 PowerPointで提案書を作る場合、過去に作成したものを確認できれば、よりスムーズに効果的な提案書を作成できます。そのため、社内に散在する過去の提案書を、“ナレッジ”として一か所にまとめておく点が重要です。 そこで、「ナレッジ管理ツール」を導入して提案書を管理しましょう。提案書やプレゼン資料といった情報を、ナレッジとして蓄積・共有でき、ほかの社員も業務に役立てられるようになります。 結論、提案書の管理には、提案書をはじめとするあらゆる情報を、誰でも簡単にナレッジ化できる「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、PowerPointで作成した提案書を直接貼り付けて管理できるうえ、生成AIを活用してファイルの内容を自動要約できます。また、超高精度の「キーワード検索」によって、過去に作成した提案書から目的の情報をすぐに探し出して、資料作りに役立てられるのです。 作成したPowerPointを簡単にナレッジ化できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PowerPointを使った提案書のコツ・事例まとめ これまで、PowerPointを使った提案書のコツ・事例を中心にご紹介しました。 PowerPointは、自由度が高いツールなので、テキストやオブジェクトを柔軟に配置して、視覚に訴える提案書作りが可能です。とくに、提案内容に合わせて色やフォントを決めたり、余白を活用したりすると、デザインを見やすくできます。 また、PowerPointでスムーズに提案書を作成するには、過去に作成したものを確認できる仕組みづくりが重要です。そこで、「検索しやすいナレッジ管理ツール」を導入すると、作成した提案書をナレッジとして管理しつつ、目的の情報をすぐに振り返れます。 したがって、自社が導入すべきは、あらゆる情報をまとめておけるうえ、欲しい情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、円滑に提案書を管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社外向け】わかりやすい提案書の書き方とは？テンプレートも紹介

見積書や提案書は、ビジネスの場においてプロジェクトの発足時や情報共有時などさまざまな場面で作成される大切な書類です。 一方で、これらの書類は区分が曖昧になりやすく、「見積書と提案書の違いがわからないので適切な管理ができない」という担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、見積書と提案書の違いや書き方を中心に解説します。 見積書と提案書の違いがわからない 見積書を効率的に書くコツを知りたい 自社の見積書や提案書を適切に書き分けて管理したい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、見積書と提案書の違いを明確に理解しつつ、効果的な書類の管理手法まで確立できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 見積書とは2 見積書と提案書の違いとは3 見積書と提案書における共通点とは4 見積書における3つの目的とは4.1 (1)情報を共有するため4.2 (2)トラブルを回避するため4.3 (3)与信調査のため5 見積書における書き方のコツ5.1 テンプレートを活用する5.2 金銭情報を詳細に明記する5.3 有効期限を設定する6 見積書・提案書におすすめのテンプレート2選6.1 【Excel】シンプルな見積書テンプレート6.2 【Excel】基本の提案書テンプレート7 あらゆる書類の作成・管理を効率化するITツール7.1 最も簡単に見積書や提案書を管理できるITツール「ナレカン」8 見積書と提案書の違いと書き方まとめ 見積書とは 見積書とは、ある商品やサービスを契約した際にかかる費用や条件について記載された文書です。 基本的に、顧客に対し事業者が提出します。顧客は見積書の内容をもとに契約するかを検討するため、契約前に発行する点が特徴です。 このように、見積書は商品・サービスの契約に関わる重要な書類であると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見積書と提案書の違いとは 見積書と提案書の違いは以下の通りです。 見積書 受注者が金額・数量・工程・期間などの取引内容を発注者に対してあらかじめ提示する書類 提案書 自社や顧客の抱える課題に対して解決策の提示や、問題に対しての具体的なアプローチをまとめた書類 このように、提出する目的に大きな違いがあります。また、顧客によっては、見積書と提案書で提出する順番も異なります。 とくに、新規顧客に対しては、提案書を提出した後に、具体的なプランや金銭情報を見積書で共有するフローが一般的です。一方、既存顧客に対しては、提案書の前に見積書を提出することが多いという違いもあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見積書と提案書における共通点とは 以下では、見積書と提案書の共通点を3つ紹介します。 顧客の信用に繋がる 見積書も提案書も顧客の信用を得るために作成します。自社企業に対して懸念点を抱かせないよう、顧客目線で書類を作成する必要があります。 プロジェクト進行前に作成する いずれの書類も、企画やプロジェクトの契約を実現させるために作成されます。そのため、プロジェクトが進行する前に作成することが一般的です。 顧客の了承を得た後も必要になる 2つの書類は、顧客から了承を得たあとも、実際に企画を進める際の指標になるため必要です。そのため、社内で書類が正しく管理されていなければ、業務を円滑に進めることができない点に注意が必要です。 以上のように、見積書と提案書はプロジェクトを進めるうえで欠かせない重要な書類です。したがって、見積書や提案書を社内で共有・管理できる環境づくりが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見積書における3つの目的とは 以下では、見積書を作成する3つの目的について解説します。「見積書がなぜ必要なのか」を社内全体で把握しておくと、抜け漏れやミスの削減にもつながります。 (1)情報を共有するため 見積書を作成する1つ目の目的は、検討に必要な情報を顧客に共有するためです。 見積書には、会社情報や納期・支払い条件に加え、商品情報など依頼内容に関する詳細な情報が記載されています。商品やプロジェクトに関わる詳細なデータが定量的に明記されている見積書を発行することで、相手企業は契約するのか、条件に関して交渉するのかなどの検討が行えるのです。 また、事前に見積書で情報を共有しておくと、両社が金額に関する事前知識を備えたうえで打ち合わせができ、交渉や検討がスムーズにもなります。 (2)トラブルを回避するため 2つめの目的は、支払いや認識齟齬によるトラブルを回避するためです。 見積書には、取引に関わる詳細な情報が定量的に明示されています。そのため、契約を結ぶ前に見積書で両社の認識齟齬を無くすことで、トラブルの原因となる契約条件の認識違いが起こりにくくなります。 また、見積書は情報を文字で残せるので、言った言わないという水掛け論の事態も防げるのです。 (3)与信調査のため 見積書を発行する3つ目の理由は、顧客から与信情報として判断されるためです。 見積書に発行の義務はないものの、多くの企業は信用情報の提示という意味も含め見積書を作成しています。見積書の発行は経費計算を企業が正確に行っている証明であり、取引先の安心感につながるのです。 信用の低下を防ぐため、記載した内容を正確に記載しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見積書における書き方のコツ ここでは、相手に伝わる見積書作成のコツを解説します。以下のポイントが押さえられていない見積書は、顧客の望むニーズに応えられない可能性があるので注意しましょう。 テンプレートを活用する 見積書の作成には、テンプレートを活用しましょう。 見積書は企画ごとに社内で数多く作成するので、体裁が整っていなければ確認作業が増加し振り返りがしづらくなります。そこで、テンプレートを用いると体裁の整った書類が短時間で作成でき、作成の簡略化とともに振り返りやすさに繋がるのです。 また、テンプレートは記載ミスの予防やクオリティの均一化にも貢献するので、顧客にとっても見やすい書類になります。企業や業界によっても求める情報は異なるので、テンプレートを軸に顧客ごとで柔軟に修正できる点もポイントです。 一方、「ナレカン」のようにシンプルなITツールで、テンプレートで作成した見積書を効率的に管理したり、ツール内でテンプレートを作成してあらゆる業務へ横展開させたりする企業も増加傾向にあります。 金銭情報を詳細に明記する 見積書では、金銭情報を明瞭に記載する必要があります。 合計金額や消費税、内訳なども詳細に記載しましょう。内訳の記入は、顧客が金銭の流れを意識しやすく信用に繋がるとともに、追加・変更が必要になってもわかりやすいメリットがあります。 また、小計と消費税の記載や、最終的に必要な合計金額は太字で記載するなどの工夫をすると、見やすく金額感がイメージしやすい見積書になります。 有効期限を設定する 見積書には有効期限を忘れずに記載しましょう。 見積書における有効期限の記載は法律では定められていないものの、商品やサービスの価格変更に対応できるようにしたり購買意欲を促進させたりする目的で記載をします。 ただし、民法によると、有効期限を設定して交わされた契約は撤回できないので、期限間違いの無いように確認しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見積書・提案書におすすめのテンプレート2選 以下では、見積書や提案書におすすめのテンプレート2選をご紹介します。資料作成の負担を減らしたい方は必見です。 【Excel】シンプルな見積書テンプレート こちらは、ビズ研が提供するシンプルな見積書のテンプレートです。 シンプルなデザインで基本的な項目がそろっているので、様々な業界・企業で利用できます。また、ロゴや配色のカスタマイズも可能な点がポイントです。 ビズ研の「シンプルな見積書テンプレート」はこちら 【Excel】基本の提案書テンプレート こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する基本の提案書テンプレートです。 現状分析や問題点、解決策などの記載スペースがあり、このテンプレートに沿って記載することで、提案の構成が完成します。項目の修正もできるので、自社に最適な提案書を簡単に作成できます。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロードの「基本の提案書テンプレート」はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ あらゆる書類の作成・管理を効率化するITツール 以下では、見積書や提案書を含むあらゆる書類の作成・管理を効率化するITツールをご紹介します。 見積書や提案書を適切に管理するにはITツールの導入がおすすめです。WordやExcelのテンプレートを使った場合、書類の作成は簡単にできる一方で、その後の共有や管理では別のツールを使わなければならず面倒です。 そこで、見積書・提案書の共有、管理ができる「ITツール」を使えば、共有から管理まで、面倒な手間をかけずにスムーズに進められます。ただし、チャットツールのように情報が流れるツールでは、作成された見積書や提案書へのアクセス性が悪く、スムーズな業務進行を阻害してしまいます。 結論、最も簡単に書類管理を効率化させるには、見積書や提案書の共有、管理までを誰でも簡単に進められるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、見積書・提案書のファイル添付やテキストで関連情報を記載して任意のメンバーに共有可能です。さらに、「フォルダ機能」もあるので煩雑になりがちなファイル管理もスムーズにできます。 最も簡単に見積書や提案書を管理できるITツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見積書と提案書の違いと書き方まとめ ここまで、見積書と提案書の違いや書き方について解説しました。 見積書や提案書は、WordやExcelのテンプレートを利用して効率的に作成できます。しかし、作成だけでなく、その後の管理や関係する社員への情報共有も重要な業務と言えます。 情報共有を怠ると、社員間で契約についての認識齟齬が発生してしまったり、納期に間に合わなかったりする事態を招きかねないのです。そこで、「共有や管理が簡単にできるITツール」が求められるのです。 ただし、メールやチャットツールでは、重要な書類、情報も流れてしまいます。そのため、見積書や提案書の共有・管理を効率化するツール「ナレカン」がおすすめです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、見積書や提案書をはじめとした情報共有・管理のストレスを取り除きましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社外向け】わかりやすい提案書の書き方とは？テンプレートも紹介

業務の担当者が変わるときは、前任者がいなくなっても業務をスムーズに進めるために、後任者へ引継書を共有しなければなりません。引継書があれば、後任者が未経験でも問題なく業務を任せられます。 しかし、「引継書が後任者に読まれない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、後任が引継書を読まない原因と解決策を中心にご紹介します。 後任者が引継書を読まずに繰り返し質問してくる わかりやすい引継マニュアルを作成したい 仕事の引き継ぎを簡単にできる方法が知りたい という方はこの記事を参考にすると、後任に読んでもらえる引継書の書き方が分かり、引き継ぎを円滑に進められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 後任が引継書を読まない原因1.1 内容が難しい1.2 読むべき箇所が分かりにくい2 【3ステップ】読まれる引継書の作り方2.1 （1）引継ぎのスケジュールを作成する2.2 （2）引継書に書く内容を洗い出す2.3 （3）具体的な内容を記載する3 引継書の質を上げる4つのコツ3.1 （1）結論から述べる3.2 （2）一目見て分かるように記載する3.3 （3）ほかの社員にも確認してもらう3.4 （4）ITツールを活用する4 失敗しない引継ぎに必須のツール4.1 簡単に「読まれる」引継書を作成できるツール「ナレカン」5 仕事の引き継ぎに関するよくある質問5.1 業務引き継ぎの注意事項は？5.2 仕事の引き継ぎ漏れを対策するには？6 引継書が読まれない原因まとめ 後任が引継書を読まない原因 ここからは、後任が引継書を読まない原因を解説します。以下を把握すれば、原因に合わせた解決策を講じることができるので、後任者が引継書を読まないと悩む方は必見です。 内容が難しい 引継書が読まれない原因の1つは、引継書の内容が難しいことです。 引継書の内容が難しければ「読んでも分からない」と判断され、引継書が読まれずに放置されてしまいます。たとえば、専門用語を多用している引継書は、ある程度業務に慣れた社員でなければ理解できません。 したがって、「初めて業務に従事する人でも分かる表現」を心がけましょう。 読むべき箇所が分かりにくい 引継書が読まれないもう1つの原因は、欲しい情報があった時に「どこを読めば良いか」が分かりにくいことです。 引き継ぎでは業務を一度に引き継ぐので、書類の分量が増えます。そのため、業務の全体像を把握できていない後任者にとっては、引継書から必要な情報を探す作業に時間がかかってしまうのです。 以上のように、引継書のどこを読めば良いか分からず「聞いたほうが早い」と判断されてしまい、読まれなくなります。したがって、「必要な情報をすぐに得られる引継書」を作成しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【3ステップ】読まれる引継書の作り方 ここからは、読まれる引継書の作り方をご紹介します。以下の手順に従って作業を進めれば、ほかの業務を圧迫することなく効率的に引継書を作れます。 （1）引継ぎのスケジュールを作成する まずは、引継書作成に向けてスケジュールを立てましょう。 具体的には、後任者への引き継ぎをする1週間前を目処に引継書を完成させておかなければなりません。引き継ぎ業務はチーム全体の生産性を下げないための重要な仕事なので「差し込みの仕事で対応できなかった」などの事態は避けるべきです。 また、関係者への挨拶の日程も決めておく必要があります。以上のように、引き継ぎはほかの業務と並行して実施するので、適切なスケジュールを立てて計画的に進めましょう。 （2）引継書に書く内容を洗い出す 次に、引継書に書く内容を洗い出します。具体的には、引継書に記載すべき以下の項目について詳細を調査しましょう。 業務の概要 後任者が業務の全体像をつかめるように、業務の必要性や業務で達成したい目的などを記載しましょう。 具体的なスケジュール 後任者が今後の見通しを立てたり、周囲とペースを合わせて取り組んだりできるように、年間、月間の業務スケジュールを示しましょう。 業務の手順 担当変更後も滞りなく仕事が進むように、業務の具体的な流れや手順を示します。また、前任者がもつ知識や経験などのノウハウもあわせて記載しましょう。 例外への対応方法 「引継書やマニュアルを見なければ仕事ができない」という状況を防ぐために、業務上のルールや原則だけでなく、過去のトラブル事例なども共有しておきましょう。 以上のように、業務の全体像からイレギュラーへの対応方法までを洗い出すことが「後任者にとって過不足がなく分かりやすい引継書」の作成につながります。 （3）具体的な内容を記載する 最後に、洗い出した項目について具体的な内容を記載しましょう。 ここでは、“データや書類の保管場所”、”業務で扱うツールやシステムの操作方法”などを明示します。引継書を見た後任者がどのように業務を進めるかをイメージし、分かりやすく記載しなければなりません。 また、完成した引継書は一度上司や同僚へ共有し、不備がないか確認してもらうのがおすすめです。以上のように、業務に慣れている前任者だけではなく、後任者や関係者などの目線をとりいれながら詳細を示す必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引継書の質を上げる4つのコツ 以下では、引継書の質を上げる4つのコツをご紹介します。既存の引継書を改善して「読まれる引継書・役立つ引継書」にしたい担当者の方は必見です。 （1）結論から述べる 1つ目のコツは、引継書に記載する内容を「結論から述べること」です。 冗長な文章は、読むだけでなく理解するのにも時間がかかって、後任者の読む意欲を無くしてしまいます。したがって、短時間で分かりやすく伝えるために結論から述べる必要があるのです。 また、後任者にとって分かりやすいだけでなく、前任者も引継書の文章作成で迷わなくなるメリットがあるので、結論から述べる方が良いと言えます。 （2）一目見て分かるように記載する 2つ目のコツは「一目見て伝えたい内容が分かるように記載すること」です。 たとえば、業務手順を文章だけで記載した場合と、図や矢印などを使って「フローチャート」で表した場合では、業務のイメージのしやすさが大きく異なるのです。 文字だけでは業務への具体的なイメージがすぐに伝わらない可能性があります。したがって、図形や画像を貼付したり、デザインやレイアウトを工夫したりして、視覚的に見やすい引継書にしましょう。 （3）ほかの社員にも確認してもらう 3つ目のコツは「ほかの社員にも確認してもらうこと」です。 前任者が理解できる引継書が、未経験者にとって分かりやすいものとは限らないので、ほかの社員に確認してもらったうえで改善する必要があります。 たとえば、後任者の立場に近い新入社員や経験の浅い社員などへ事前に引継書を共有し、改善すべき点が何か調査して、引継書に反映させましょう。 （4）ITツールを活用する 4つ目のコツは「ITツールを活用すること」です。 一部のITツールには、引継書の作成を効率化する「テンプレート機能」が搭載されています。テンプレート機能を使うと、あらかじめ作成したフォーマットに沿って情報を入力するだけで簡単に「見やすい」引継書を作れます。 また、ITツールの検索機能を使えば、必要な情報を瞬時に探し出せるので「読みたい情報がどこにあるか分からない」状態になりません。とくに、「ナレカン」のようにシンプルな情報共有ツールを使って、引継書の作成から管理までをスムーズにする企業も多いです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 失敗しない引継ぎに必須のツール 以下では、失敗しない引継ぎに必須のツールをご紹介します。 引継書が読まれない状況を解消するには、「高精度の検索機能が備わっているツール」を導入し、資料を管理しましょう。検索機能が搭載されているツールを使えば、後任者が知りたい情報を簡単に探し出せます。 ただし、操作が複雑なツールは使うのが面倒になり、前任者の資料作成や高2運者のチェックが滞りがちです。したがって、「ITスキルに関係なく簡単に操作できる」点も重視しましょう。 結論、引継書の運用には誰でも簡単にわかりやすい引継書を作成でき、必要な情報をすぐに見つけ出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、画像・ファイル添付をはじめ、目次や文字の装飾が簡単なので、誰でも見やすい引継書を作成できます。また、ヒット率100%の「キーワード検索」で、必要な情報をすぐに見つけ出せるため、引継書の管理もスムーズになるのです。 簡単に「読まれる」引継書を作成できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレカンで引継書を作成するイメージ ナレカンの「記事」には、以下のように図やファイル添付で、簡単に引継書を作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の引き継ぎに関するよくある質問 以下では、仕事の引き継ぎに関するよくある質問についてご紹介します。引き継ぎにおいて疑問があるという方は必見です。 業務引き継ぎの注意事項は？ 業務引き継ぎにおける注意事項のひとつに、「余裕をもった引き継ぎ期間を確保すること」が挙げられます。 業務の引き継ぎは、情報を共有して終わりではなく、後任者が業務をスムーズに行えるまでサポートする必要があります。そのため、引き継ぎにかかる期間は余裕をもって設定する必要があります。 また、事前に引き継ぎのスケジュールを計画しておくことも有効です。 仕事の引き継ぎ漏れを対策するには？ 仕事の引き継ぎ漏れを対策するには「質問の機会を設けること」が重要です。 後任者に一方的に説明をして終わりにするのではなく、説明の合間で質問できる機会を設けることで、引き継ぎ漏れを防げます。また、後任者が実際に業務を開始し、その中で疑問に思ったことを解消する場を設けることも有効です。 以上のように、疑問点を解消できる環境づくりによって、仕事の引き継ぎ漏れを防止できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引継書が読まれない原因まとめ ここまで、後任が引継書を読まない原因と解決策を中心にご紹介しました。 後任者が引継書を読まない原因は「内容が難しいこと」と「どこを読むべきか分かりにくいこと」の2点です。内容の難しさは「初めて業務に従事する人でも分かる表現」を心がけることで解決します。 また、読むべき箇所が分かりにくい問題に対しては、検索機能が搭載されたITツールを導入して、情報へのアクセス性を高めなければなりません。 したがって、タグやタイトルから引継書を横断的に検索でき、後任者が必要な情報へたどり着きやすいツール「ナレカン」を使うべきなのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、「後任者に引継書が読まれない」問題を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【テンプレート】業務引き継ぎ書とは？作り方や書くべき項目を紹介！

提案書は社内外を問わず、ビジネスにおけるさまざまな場面で作成されます。提案書の完成度は、採用可否を左右するため、ポイントを押さえながら作成する必要があるのです。 しかし、「社内向け提案書を作成したいが、書き方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内・社外向け提案書の違いや書き方、作成に役立つテンプレートをご紹介します。 わかりやすい社内向け提案書の書き方や例文を把握したい テンプレートを活用して手間をかけずに提案書を作成したい 過去の提案書から欲しい情報をすぐに見つけられず困っている という方はこの記事を参考にすると、要点を押さえた分かりやすい社内向け提案書を作成できるうえ、提案書をストレスなく管理する方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 提案書と企画書の違いとは2 提案書における社内・社外向けの違いとは3 ＜構成＞社内向け提案書に記載すべき項目4 【例文あり】わかりやすい社内向け提案書の書き方4.1 （1）現状の説明と課題分析をする4.2 （2）解決策を立案する4.3 （3）得られるメリットを伝える4.4 （4）予算・リソース・期間を明記する5 社内向け提案書に役立つ無料テンプレート・フォーマット4選5.1 Word｜業務改善に向けた提案書テンプレート5.2 Excel｜用途を問わず使える提案書テンプレート5.3 Excel｜提案内容をまとめられる企画書テンプレート5.4 Power Point｜社内提案資料の作成に役立つテンプレート6 作成した提案書から欲しい情報をすぐに探し出せるツール6.1 最も簡単に社内文書を管理できるツール「ナレカン」6.2 ナレカンでの提案書管理例7 社内向け提案書の書き方やテンプレート・例文まとめ 提案書と企画書の違いとは 提案書と企画書は混同されがちですが、具体性に違いがあります。 提案書 プロジェクトの方向性や大まかなプラン、スケジュール感を示すもので、主にアイデアや解決策を提示するための文書。 企画書 提案書をさらに具体化したもので、実行に向けて必要なステップや詳細な情報が盛り込まれている文書。 以上のように、提案書は大まかな方向性を示すもの、企画書は詳細な情報を盛り込んだものという違いがあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 提案書における社内・社外向けの違いとは 提案書は、提出先によって用途や書き方が異なります。 社内向け提案書 業務改善など、社内で抱える問題に対して解決策を立案するときに使われ、社内の関係者や上層部に提出します。 社外向け提案書 「自社製品やサービスが顧客の抱える問題に対して、どのようにアプローチできるか」を提案するときに使われ、取引先や潜在顧客に提出します。 このように、提出先によって提案書を作る目的が異なるので、作成するときには必要な情報を過不足なく記載するように注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜構成＞社内向け提案書に記載すべき項目 以下は、社内向け提案書に記載すべき項目の一覧です。提案書を作成するときには、以下の項目が含まれているかを確認しましょう。 ＜項目名＞ ＜説明＞ タイトル タイトルは、提案書の顔となる項目なので、提案内容が一目で分かるように記載しましょう。 課題 社内で抱える問題の背景や原因を、明確に記載しましょう。 提案内容 提案書の核となる項目なので、「概要→詳細」といった相手に伝わりやすい順番で記載しましょう。 メリット 定量的な指標を用いて、具体性を持たせることを心がけましょう。 費用 完遂までに複数のフェーズがある場合は、総額だけではなくその内訳も記載するようにしましょう。 スケジュール 現実的な提案だと感じてもらえるよう、無理のない完遂日の設定を心がけましょう。 以上6つの項目を含めることで、相手に採用されやすい提案書を作成できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】わかりやすい社内向け提案書の書き方 ここからは、わかりやすい社内向け提案書の書き方を例文付きで解説します。以下の手順に沿って作成すれば、情報に抜け漏れのない提案書をすぐに作成できます。 （1）現状の説明と課題分析をする はじめに、「業務の現状説明」と「発生している課題や問題点の分析」をします。 業務の現状を詳細に説明するだけでなく、分析結果は定量的に表して、内容を客観的に記載しましょう。例文は以下の通りです。 現状 弊社はこれまで、お客様から受注した案件の管理をExcelで行ってきた。顧客数の増加に伴い、Excelシートに記載される案件数は10,000件を超え、今後も増え続ける見込みである。 問題点 Excelは部内で共有する場合、チャットツールやメール等の外部ツールを経由する必要があり、非効率。 管理する案件数の増加に伴い、シート内の検索性が低下。 このように、課題解決の必要性を理解してもらうためにも、業務の現状説明と課題分析は必ず記載しなければなりません。 （2）解決策を立案する 次に、課題に対しての具体的な解決策を記載します。 書き方として、解決策の全体像を明記して、次に具体的なプランを時系列で記載すると流れが容易にイメージできます。例文は以下の通りです。 提案の趣旨 Excelを用いた案件管理は、共有や管理の面で不便が生じる。また、案件の増加に対応できていないため、案件管理に適したITツールの導入を提案する。 提案の具体的内容 株式会社Stockが提供する「ナレカン」を導入する。本ツールは「記事」に案件情報を記録することで、任意のメンバーにすぐ共有できるほか、多階層のフォルダで案件を整理することができる。ナレカンを導入し、Excel内に蓄積された全案件の移行を行う。 一方、優れた提案でも現実的に実現が難しいと判断されては採用には至らないので、解決策が自社の予算やスケジュールの面から見て現実的であるかも検討しましょう。 （3）得られるメリットを伝える メリットの内容は、提案書の採択を決断するうえで最も重要な項目になるため、正確に記載しなければなりません。 メリットを説明するときも、定量的なデータは重要になるので必ず意識し、相手が一目で分かるように提案書に落とし込みます。例文は以下の通りです。 期待できる効果 業務効率の○%の向上が見込まれる。 一人当たりの業務コストが○％削減される。 ほかにも、「ナレカン」のような表や写真・画像付きの提案書を作成できるツールを活用して、メリットを視覚的に分かりやすくするのも効果的です。 （4）予算・リソース・期間を明記する 最後に、予算や必要なリソース、期間について明記します。 提案を実施する場合、物品の購入などにかかる予算（金銭的コスト）に加え、人件費も明記する必要があります。例文は以下の通りです。 必要経費・時間 必要経費は月〇〇円。（〇〇円×〇〇人） 導入されるまで〇ヶ月、実際に運用が開始されるまで〇ヶ月を見込んでいる。 提案書の内容に抜け漏れがあると、情報が不十分となり適切に提案を進められません。したがって、提案書に記載すべき内容はフォーマット化して、いつでも反映できる体制を整えておく必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内向け提案書に役立つ無料テンプレート・フォーマット4選 ここからは、社内向けの提案書におすすめのテンプレートとその記入例をご紹介します。テンプレートを活用すれば効率よく体裁の整った提案書を作成できるので、レイアウトから作成するのに不安がある方は必見です。 Word｜業務改善に向けた提案書テンプレート こちらは、[文書]テンプレートが公開しているWord向けのテンプレートです。 使いやすいシンプルなデザインで、業務改善提案書の作成に役立ちます。また、「現状→問題点→解決策→得られる効果」の流れに沿った構成なので、スムーズに内容を書けるのもポイントです。 また、実際の利用を想定した記入例は以下の通りです。 [文書]テンプレート｜業務改善提案書テンプレートのダウンロードはこちら Excel｜用途を問わず使える提案書テンプレート こちらは、経費削減委員会が公開している提案書のテンプレートです。 シンプルで用途を問わず使えるため、自社のテンプレートとして任意の項目を設けて運用する方法もおすすめです。ただし、ダウンロードには会員登録が必要となります。 また、実際の利用を想定した記入例は以下の通りです。 経費削減委員会｜企画商品提案書テンプレートのダウンロードはこちら Excel｜提案内容をまとめられる企画書テンプレート こちらは、[文書]テンプレートが公開しているExcelの企画書テンプレートです。 シンプルなデザインで、情報を整理するのに役立ちます。提案内容を簡潔にまとめられる点が便利です。 また、実際の利用を想定した記入例は以下の通りです。 [文書]テンプレート｜企画提案書テンプレートのダウンロードはこちら Power Point｜社内提案資料の作成に役立つテンプレート こちらは、Microsoftが公開している提案書の作成に役立つPowerPointテンプレートです。 企画書ベースで作られていますが、社内向け提案書に必要な「概要・背景・内容・効果」などのスライドが備わっており、情報の整理に便利です。また、スライド内に分かりやすく記載するコツが載っているので、資料作成が苦手な方でも使いやすくなっています。 こちらは、実際の利用を想定した記入例です。 Microsoft｜社内企画書テンプレートのダウンロードはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作成した提案書から欲しい情報をすぐに探し出せるツール 以下では、作成した提案書から欲しい情報をすぐに探し出せるツールをご紹介します。 ExcelやWordで提案書を作成すると、「ファイルが増えてどこに保存したか分からない」「ファイル内の情報が埋もれてしまう」などの問題が生じます。そこで、「ナレッジ管理ツール」を導入し、提案書をはじめとする社内情報を1か所にまとめて管理しましょう。 とくに、提案書は過去の実績や成功事例として蓄積しておくことで、似た業界への提案をするときに役立ちます。ただし、検索機能が不十分なツールでは、参考になる提案書の有無を検索するのに時間がかかり、蓄積している情報を十分活用できません。 結論、社内文書の管理には、作成した提案書を一元管理できるうえ、高精度の検索機能で欲しい情報がすぐに見つかる「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」には、作成した提案書のファイルをメモと一緒に記録でき、情報を整理しながら管理できます。さらに、「添付ファイル内検索」を含む高精度の検索機能により、ファイルの中身を一つずつ確認する手間なく必要な情報をすぐに探し出せるのです。 最も簡単に社内文書を管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンでの提案書管理例 ナレカンは、提案書を管理するのに便利なツールです。そこで、ナレカンでの提案書管理例をご紹介します。 ナレカンでは、作成した提案書を画像のように保管できます。ファイルを添付するだけでなく、説明や補足情報を記載して必要な情報を1か所にまとめられるうえ、添付ファイルは「プレビュー表示」できるため、素早く内容を把握できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内向け提案書の書き方やテンプレート・例文まとめ ここまで、社内・社外向け提案書の違いや書き方、提案書作成に役立つテンプレートをご紹介しました。 テンプレートを活用すれば、提案書の体裁を簡単に整えられて便利です。しかし、WordやPowerPointのテンプレートで作成した提案書は、ほかのファイルと混ざって管理が煩雑になりやすく、必要な情報を探すのに時間がかかります。 そこで、「ナレッジ管理ツール」を導入し、提案書をはじめとする社内情報を一元管理しましょう。とくに、「検索性に優れたツール」を導入すれば、提案書の作成に必要な社内情報や、参考にできる過去の提案書をスムーズに見つけることができます。 結論、自社が導入すべきなのは、社内情報をまとめて管理でき、誰でも思い通りに検索して必要な情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ストレスフリーの提案書管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社外向け】わかりやすい提案書の書き方とは？テンプレートも紹介

異動や退職にともなって業務の担当者を変更するときは、社内・社外それぞれに引継ぎの旨を連絡し、業務に必要な情報を共有しなければなりません。 しかし、引継ぎメールは送る相手によって書き方が変わるため「引継ぎメールの書き方やポイントが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、引継ぎ・担当変更メールの書き方や例文、引継ぎ業務をスムーズに進める方法を中心にご紹介します。 例文を参考にしながら引継ぎメールの書き方を学びたい 業務の引継ぎをスムーズにするコツを知りたい 社内の情報を日頃から蓄積し、簡単に引継げるようにしたい という方はこの記事を参考にすると、引継ぎ・担当変更に伴うメッセージや資料のやりとりをスムーズに進める方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【例文あり】引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方1.1 社外向けの引継ぎお願いメール1.2 社内向けの引継ぎお願いメール2 【例文あり】引継ぎ・担当者変更の挨拶メールへの返信の書き方3 引継ぎ・担当変更メールのポイント3.1 丁寧かつ分かりやすく伝える3.2 変更が分かったらすぐに伝える3.3 前任者からメールを送信する4 業務・案件の引継ぎをスムーズにするコツ4選4.1 （1）日頃から情報共有をしておく4.2 （2）業務の情報を蓄積しておく4.3 （3）引継ぎ資料を埋もれさせない4.4 （4）資料と紐づけてやりとりする5 業務の引継ぎにメールではなくITツールを使うべき理由5.1 引継ぎに必要な資料を簡単に共有・管理できるツール「ナレカン」6 引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方まとめ 【例文あり】引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方 以下では、引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方をご紹介します。引継ぎメールに記載すべき項目は、メールを送信する相手によって異なるため必見です。 社外向けの引継ぎお願いメール 以下では、社外向けの引継ぎ・担当変更メールの書き方を、前任者・後任者それぞれの立場から例文でご紹介します。 ＜前任者から社外へ＞ 前任者から社外へ向けた引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の5項目です。 項目名 ポイント （1）件名 件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】会社名・名前」といった形式で記入します。 （2）担当変更の背景と日付 担当変更に至った理由を明確にかつ簡潔に記載しましょう。引継ぎの日程は、「〇月〇日（〇）付けで」と記入します。 （3）感謝の言葉 担当を外れるという事務的な連絡だけでなく、これまでの感謝の気持ちを込めたお礼の言葉を述べましょう。個人との具体的なエピソードも添えるとより丁寧な印象を残せます。 （4）後任者の紹介 後任者のキャリアや人柄が分かる紹介を添えることで、後任者が馴染めるようサポートできます。 （5）挨拶について 直接挨拶できないことへのお詫びをします。引き継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メール連絡の場合はそのことをお詫びする一文を添えましょう。 また、「業務ごとの担当者」や「誰が誰に挨拶メールを送ったのか」といった人事異動に伴うタスクや変更点はリスト化して管理しましょう。たとえば「ナレカン」のように、情報を更新したら即共有されるツールであれば、リアルタイムの状況を把握でき便利です。 引き継ぎメールを書くときには、以下4つの例文を参考に文面を作成しましょう。 ・（例文1）人事異動による担当者変更 【担当者変更のご挨拶】株式会社△△　大道道大 ××株式会社 伊藤様 平素よりお世話になっております。株式会社△△の大道でございます。 このたび人事異動に伴い、4月1日付けで○○部へ異動することとなりました。 在任中、伊藤様には大変お世話になり、心から感謝申し上げます。 後任として、弊社佐藤が貴社を担当させていただくことになりました。 佐藤は長らく営業業務に携わっており、信頼のおける人物でございます。 後日改めまして、後任の佐藤と共にご挨拶に伺います。 今後も変わらぬお引き立てのほどを何卒よろしくお願いいたします。 ・（例文2）有給休暇による引継ぎ連絡 【一時的な担当変更のご連絡】株式会社△△　大道道大 ××株式会社 伊藤様 平素より大変お世話になっております。株式会社△△の大道でございます。 私事で誠に申し訳ございませんが、この度下記日程で休暇をいただくこととなりました。 ・休暇期間：〇月〇日（月）～〇月〇日（水） ・不在時の担当：◇◇部　◇◇ ・メール：〇〇＠△△ ・電話：000-0000-0000 期間中、ご不明な点やご相談等がございましたら、上記の連絡先までお伝えいただけますと幸いです。 不在中、ご迷惑をおかけいたしますが、ご理解ご協力のほど、何卒よろしくお願い申しあげます。 株式会社△△　大道 ・（例文3）育休・産休などの長期休暇による担当者変更 【産休に伴う担当者変更のご連絡】株式会社△△　髙橋花子 ××株式会社 伊藤様 平素より大変お世話になっております。株式会社△△の髙橋でございます。 私事で大変恐縮ではございますが、〇月〇日（火）より出産のため、産休に入らせていただくこととなりました。 なお、職場復帰は20××年の夏頃を予定しております。 長期の休暇となるため、その間の業務につきましては、弊社の◇◇が後任として担当させていただきます。 今後ご不明な点などございましたら、◇◇にご連絡いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。 以下が◇◇の連絡先になります。 氏名：◇◇部　◇◇ メール：〇〇＠△△ 電話：000-0000-0000 直接ご挨拶にお伺いすべきところ、メールでのご報告となり大変申し訳ございません。 復職の際には改めてご挨拶させていただけますと幸いです。 今後とも変わらぬお付き合いを賜りますよう、お願い申し上げます。 株式会社△△　髙橋 ＜後任者の挨拶＞ 後任者から社外の前任者に向けた挨拶メールで記載すべき基本項目は、以下の3項目です。 項目名 ポイント （1）件名 件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】会社名・名前」といった形式で記入します。 （2）担当変更の背景と日付 担当変更に至った理由を明確にかつ簡潔に記載しましょう。引継ぎの日程を明確に記入します。 （3）挨拶について 担当を外れるという事務的な連絡だけでなく、これまでの感謝の気持ちを込めたお礼の言葉を述べましょう。個人との具体的なエピソードも添えるとより丁寧な印象を残せます。 ・（例文）人事異動による担当者変更 【着任のご挨拶】株式会社△△　佐藤一郎 株式会社×× 伊藤様 平素よりお世話になっております。株式会社△△の佐藤でございます。 このたび人事異動に伴い、4月1日より山田の後任として 貴社を担当させていただくことになりました。 後日改めまして、前任の大道と共にご挨拶に伺う所存でございます。 今後も変わらぬお引き立てのほどを何卒よろしくお願いいたします。 株式会社△△　佐藤 社内向けの引継ぎお願いメール 以下では、社内向けの引継ぎ・担当変更メールの書き方を、前任者・後任者それぞれの立場から例文でご紹介します。 ＜前任者から社内へ＞ 前任者から社内へ向けた引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の5項目です。 項目名 ポイント （1）件名 件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】部署名・名前」といった形式で記入します。 （2）担当者変更の日付・理由 担当者変更の理由を明確にかつ簡潔に記載しましょう。また、「〇月〇日（〇）付けで」と日程を明確に記入します。 （3）感謝の言葉 宛先の社員への感謝の言葉を書きましょう。具体的なエピソードを添えると、より気持ちのこもった丁寧な印象になります。 （4）後任者の紹介 後任者のキャリアや人柄が分かる紹介を添えることで、後任者が馴染めるようサポートできます。 （5）お詫び 直接挨拶できないことへのお詫びをします。引き継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メール連絡の場合はそのことをお詫びする一文を添えましょう。 また、引き継ぎメールを書くときには、以下4つの例文を参考に文面を作成しましょう。 ・（例文1）人事異動による引継ぎ連絡 【異動のご挨拶】営業部　大道道大 総務部 田中さん お疲れさまです。営業部の大道道大です。 このたび4月1日をもちまして、B支店 営業部に異動することになりました。 在籍中は大変お世話になりました。営業部の一員として田中さんとプロジェクトを推進した経験から、多くのことを学ばせていただきました。心より感謝申し上げます。 これまで担当していた案件につきましては、佐藤さんに引き継いでおりますので、引き続きご協力いただけますようよろしくお願いいたします。 本来ならご挨拶に伺うべきところ、 メールでのご連絡となり申し訳ございません。 最後になりますが、さらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。 営業部 大道 ・（例文2）有給休暇による引継ぎ連絡 【一時的な担当者変更のご連絡】営業部　大道道大 総務部 田中さん お疲れさまです。営業部の大道道大です。 私事で誠に申し訳ございませんが、この度下記日程で休暇をいただくこととなりました。 何かございましたら、以下までご連絡いただけないでしょうか。 ・休暇期間：〇月〇日（月）～〇月〇日（水） ・不在時の担当：営業部　佐藤 ・メール：〇〇＠△△ ・電話：000-0000-0000 日頃よりサポートいただいている中、ご不便をおかけしてしまい申し訳ありません。 いつも丁寧にご対応いただき、心より感謝申し上げます。 何卒よろしくお願いいたします。 営業部　大道 ・（例文3）育休・産休などの長期休暇による引継ぎ 【産休のご連絡】営業部　髙橋花子 各位 お疲れさまです。営業部の髙橋花子です。 私事で大変恐縮ではございますが、〇月〇日（火）より出産のため、産休に入らせていただくこととなりました。 なお、職場復帰は20××年の夏頃を予定しております。 長期の不在となるため、その間の業務につきましては、営業部メンバーに引き継ぎますので、 今後ご不明な点などございましたら、以下までご連絡いただきますようよろしくお願い申し上げます。 ◇◇部 メール：〇〇＠△△（営業部共通） 電話：000-0000-0000（営業部内線） 日頃より多くのご協力をいただいている中、長期にわたり不在となってしまい申し訳ございません。 復職の際には改めてご挨拶させていただきますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 営業部　髙橋 このように、異動や社員の事情で突然引継ぎが必要になる場面は多くあります。そのため、いつメンバーが変わっても対応できるよう、「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールを導入し、社内情報や業務内容を文書化して管理しましょう。 ＜後任者の挨拶＞ 後任者から社内の前任者への挨拶メールで記載すべき基本項目は、以下の4項目です。 項目名 ポイント （1）件名 件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】部署名・名前」といった形式で記入します。 （2）異動の日付、異動前の部署名 「〇月〇日付けの異動により、〇〇さんの業務を引き継ぐことになりました（名前）です」という形式で書きましょう。 （3）抱負 今後に向けた抱負を述べましょう。 （4）お詫び 直接挨拶できないことへのお詫びをします。引き継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メール連絡の場合はそのことをお詫びする一文を添えましょう。 ・（例文）人事異動による引継ぎ連絡 【担当者変更のご挨拶】営業部　佐藤一郎 株式会社○○ △△様 このたび、4月1日付けの異動により、大道さんの業務を 引き継ぐことになりました佐藤一郎と申します。 異動前は、B支店の営業部で〇〇業務を担当しておりました。 不慣れな部分もあるため、何かとご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、 いち早くチームに貢献できるよう努めますので、何卒よろしくお願いいたします。 本来ならご挨拶に伺うべきところ、 メールでのご連絡となり申し訳ございません。 営業部 佐藤 このように、異動や社員の事情で突然引継ぎが必要になる場面は多くあります。そのため、いつメンバーが変わっても対応できるよう、「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールを導入し、社内情報や業務内容を文書化して管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】引継ぎ・担当者変更の挨拶メールへの返信の書き方 ここでは、引継ぎ・担当者変更の挨拶メールへの返信の書き方を解説します。例文も紹介しているため、どのように返信すべきか悩んでいる方は必見です。 項目名 ポイント （1）件名 件名は、変更せずに返信するようにしましょう。 （2）メールをいただいたことに対するお礼 担当者変更に対する挨拶メールへの返信には、前もって知らせてくれたことに関するお礼を記載しましょう。 （3）在任中にお世話になったことに対するお礼 担当者変更に関するお礼といった事務的な連絡だけでなく、これまでの感謝の気持ちを込めたお礼の言葉を述べましょう。個人との具体的なエピソードも添えるとより丁寧な印象を残せます。 （4）新天地での活躍への祈念 最後に、新天地での活躍を祈念する言葉をかけましょう。 ・（例文）人事異動による引継ぎ連絡への返信 Re:【担当者変更のご挨拶】株式会社△△　大道道大様 株式会社△△ 大道道大様 日頃は、お世話になっております。株式会社××の伊藤でございます。 大道様の転勤とご担当者様の変更のご連絡をいただき誠にありがとうございます。 大道様には着任以降、今まで大変お世話になり、 感謝の気持ちでいっぱいでございます。 大道様が担当していただきまして、こちらも大変スムーズにお仕事をさせていただきました。改めて感謝申し上げます。 転勤先では大道様の持前の力をより発揮していただき、ご活躍されますことを心よりお祈り申し上げます。 株式会社××　伊藤 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引継ぎ・担当変更メールのポイント 以下では、引継ぎや担当変更メールで気を付けるべきポイントをご紹介します。マナーやタイミングを考慮して、相手に失礼のない挨拶を心がけましょう。 丁寧かつ分かりやすく伝える 丁寧かつ分かりやすく伝えることが、気を付けるべきポイントのひとつです。 具体的には、「直接挨拶できないことをお詫びする」「簡潔に記載する」の2点に気を付ける必要があります。本来、引継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メールで報告するときはお詫びの一文を付け加えましょう。 また、担当変更の理由や日付は、相手がすぐに理解できるように簡潔に記載します。このように、引継ぎ・担当変更の挨拶メールでは、内容を丁寧かつ分かりやすく伝えることが重要です。 変更が分かったらすぐに伝える 変更が分かったらすぐに伝えることも、引継ぎメールのポイントです。 引継ぎメールは、担当の変更が分かってからすぐ送るのが好ましいとされています。早めの挨拶が必要な理由は、担当変更の報告が遅れてしまうと、関係者が引継ぎの準備に十分な時間をとれないからです。 また、引継ぎメールだけでなく、引継ぎに必要な資料も早めに準備することが重要です。そのため、社内の情報をノート型で簡単に蓄積でき、検索機能で欲しい情報に即アクセスできる「ナレカン」のようなツールを使って、資料を適切に管理しておきましょう。 前任者からメールを送信する 最後に、前任者からメールを送信することもポイントです。 基本的に、引き継ぎメールは前任者から送るのがビジネスマナーとされています。まず、前任者が引継ぎの旨やその理由を関係者に送り、次に、後任者から自己紹介や業務への姿勢などを書いた引き継ぎメールを送ります。 また、スムーズに引継ぎをするために、前任者と後任者で引き継ぎメールの送信日時についての段取りを決めておくことも重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務・案件の引継ぎをスムーズにするコツ4選 ここでは、業務・案件の引継ぎをスムーズにするコツを4つ紹介します。以下を実践すれば、引継ぎ業務の負担を減らし、円滑にメッセージや資料のやりとりを進められます。 （1）日頃から情報共有をしておく 1つ目のコツは、日頃から情報共有をしておくことです。 日頃からチーム内で業務内容や顧客情報を共有しておけば、担当外の仕事についてもある程度把握できるため、急な引継ぎが発生してもスムーズに対応できます。 そのため、定期的にミーティングを開くなど、情報共有の習慣をつけておくことが大切です。 （2）業務の情報を蓄積しておく 2つ目のコツは、業務の情報を蓄積しておくことです。 業務の情報を蓄積しておけば、後任者が業務の詳細を知りたいときに必要な情報を参照できるためスムーズに理解できます。また、前任者と顧客の過去のやり取りの内容も蓄積しておくと、前任者から詳しい説明がなくても先方への対応を把握できるため便利です。 しかし、紙やWordファイルでの管理は煩雑になりやすく、蓄積する情報が膨大になると必要な情報をすぐに見つけられません。そこで、「ナレカン」のようなITツールを使えば、社内の情報を一元管理し欲しい情報に即アクセスできます。 （3）引継ぎ資料を埋もれさせない 3つ目のコツは、引継ぎ資料を埋もれさせないことです。 資料の引継ぎが不十分では、取引先とのやりとりでミスをするなど後任の業務に支障をきたします。そのため、確認漏れが生じないように共有する必要があるのです。 たとえば、前任者から後任者へメールで引継ぎ資料を添付すると、ほかのメッセージに埋もれたり流されたりして気づかない可能性があります。したがって、引継ぎ資料はメールでやりとりするのではなく、保管場所を用意してまとめて共有するのが最適です。 （4）資料と紐づけてやりとりする 4つ目のコツは、資料と紐づけてやりとりすることです。 資料と紐づけてやりとりを管理しておけば、過去の細かな連絡事項も確認しやすくなります。さらに、メールと比べて気軽にコミュニケーションがとれるうえ、資料に関する細かなやりとりも補足できるので、認識齟齬が起きるリスクも回避できます。 このように、資料とメッセージを紐づけられるツールを使えば、認識のすり合わせがスムーズになるため、引継ぎ業務を円滑に進められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務の引継ぎにメールではなくITツールを使うべき理由 以下では、業務の引継ぎにメールではなくITツールを使うべき理由をご紹介します。 引継ぎ業務では「資料の受け渡し」と「引継ぎに関するメッセージのやりとり」のために頻繁にメールを送受信します。しかし、メールでは気軽にコミュニケーションをとれないうえに、やりとりの中から引継ぎに必要な情報を振り返るのは困難です。 また、チャットツールを利用する方法もありますが、チャットはメッセージが流れてしまうのに加え、情報が錯綜しやすい点がデメリットだと言えます。したがって、「簡単に引継ぎのやりとりができ、かつ情報を流さず蓄積できるツール」が必須なのです。 結論、引継ぎ業務をスムーズに進めるには、メールやチャットのデメリットを解消しつつ、引継ぎに関する情報を簡単に蓄積・共有できる「ナレカン」を使うべきです。 ナレカンの「記事」では、資料を添付して引継ぎに関する情報を残し、すぐに任意の後任者へ共有できるのが特徴です。また、記事に紐づく「コメント」で内容に関するやりとりができるうえ「多階層のフォルダ機能」で”部署”や”業務”ごとに資料の管理が可能です。 引継ぎに必要な資料を簡単に共有・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンを使った引き継ぎ資料の管理＞ 以下は、ナレカンで引き継ぎ資料を管理する例になります。 フォルダでの資料管理 ナレカンの多階層フォルダによって引き継ぎに必要な資料を内容ごとに管理できるため、目的の資料を見つけやすく、スムーズに業務を進めることができます。 コメント(メッセージ)機能 各ノートにはコメント機能があるため、気軽にコミュニケーションを取れるうえ、他の情報と混ざることなく資料ごとにやり取りを管理しておけます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方まとめ ここまで、引継ぎ・担当変更メールの書き方やポイント、引継ぎ業務全般をスムーズに進める方法についてご紹介しました。 社外に向けた引継ぎ・担当変更メールは「直接挨拶できないことをお詫びする」「簡潔に記載する」の2点に注意して作成しましょう。一方、社内における前任者・後任者間のやりとりは、簡単かつ見返しやすい形で実施する必要があります。 また、引継ぎ資料はメールで送ると流れてしまうため、すぐに参照できるように蓄積して共有しなければなりません。そこで、「引継ぎに関するやりとりと資料を手間なく共有できるツール」が求められます。 したがって、業務の引き継ぎを円滑にするには資料ごとにやり取りを残せるうえ、多階層のフォルダで引き継ぎ資料を適切に管理できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、資料の管理・共有に活用し、引継ぎ業務をスムーズに進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【テンプレート】業務引き継ぎ書とは？作り方や書くべき項目を紹介！

異動や退職時に引継ぎ書を作成すると、後任のメンバーに業務をスムーズに引き継ぐことができます。しかし、一から引継ぎ書を作るのは工数がかかるため、テンプレートやひな形を活用して、作業の負担を減らすことが推奨されます。 一方で、「引継ぎ書のテンプレートが見つからない」「見やすい引継ぎ書の構成が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、引継ぎ書の作成ポイントやテンプレートを中心にご紹介します。 引継ぎ書のサンプルやフォーマットを探している 書き方のポイントを押さえて、スムーズに引継ぎ書を作成したい 引継ぎ書を適切に管理・共有し、業務効率化を実現したい という方はこの記事を参考にすると、短時間で簡単に引継ぎ書を作成し、スピーディーに情報共有する方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 引継ぎ書とは1.1 引継ぎ書とマニュアルの違い1.2 引継ぎ書を作成する目的2 【例文あり】引継ぎ書に記載すべき6つの項目3 【無料】おすすめの引継ぎ書テンプレート・フォーマット5選3.1 【Word】作業や業務の流れが掴める引継ぎ資料のテンプレート3.2 【Word】自由度の高い引継ぎ書のサンプル3.3 【Excel】異動・退職時の業務引継ぎの報告書類のひな形3.4 【Excel】経理や会計、事務などの様々な引継ぎで使えるフォーマット3.5 【Word・Excel】シンプルで見やすい引継書の見本4 WordやExcel資料で引継ぎ書を共有するデメリット3つ4.1 （1）管理が煩雑化する4.2 （2）画像や動画を添付しにくい4.3 （3）情報の追加・更新が面倒5 【必見】引継ぎ書を最も簡単に作成・管理・共有できるツール5.1 ナレッジを即作成・即アクセスできる「ナレカン」5.2 【見本】ナレカンを使った引継ぎ書のテンプレートの作成例6 わかりやすい引継ぎ書を作成する3つのポイント6.1 （1）頻度別にまとめる6.2 （2）要点を押さえる6.3 （3）関係者を記載する7 【番外編】スムーズに業務を引き継ぐコツとは？8 引継ぎ書の作成ポイントやテンプレートまとめ 引継ぎ書とは ここでは、引継ぎ書の概要をご説明します。引継ぎ書を作成する前に、以下で引継ぎ書の概要や目的を押さえましょう。 引継ぎ書とマニュアルの違い 引継ぎ書とマニュアルは、網羅する情報の範囲が異なります。 引継ぎ書には業務の具体的な手順や進行中の案件が記載され、業務そのものに加えて関連する情報も含まれます。一方で、マニュアルは全体の流れや手順に特化した内容で、前任者の進捗状況までは把握できません。 このように、引継ぎ書はマニュアルを補完する役割を担います。後任者がスムーズに業務を進められるよう、両方を併せて共有することが重要です。 引継ぎ書を作成する目的 引継ぎ書は、退職や異動、新人教育などのシーンで必要となり、主に以下のような目的で作成されます。 属人化を防ぐため 特定の人に依存せず、業務を誰でも引き継げる状態にすることで、トラブルや業務停滞を回避できます。 業務の質と効率の低下を防ぐため 引継ぎ書を活用することで、業務の質や進行状況が前任者と同じ水準で維持されます。これにより、後任者も効率よく業務を進められます。 ナレッジを蓄積するため 引継ぎ書は業務のナレッジを蓄積するためにも必要です。業務のノウハウや成功・失敗事例があれば、前任者が不在になっても仕事の質を保てます。 これらのメリットを得るためにも、退職や異動、新人教育などの場面では、必ず引継ぎ書を作成し、後任者にスムーズに業務を引き継ぐ準備をしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】引継ぎ書に記載すべき6つの項目 ここでは、引継ぎ書に必要な6つの項目について例文を用いて解説します。誰にでも分かりやすい引継ぎ書を作成するために、以下の6つの項目を漏らすことなく記載しましょう。 項目 詳細 業務の概要 はじめに、業務の全体像を明記しましょう。これにより、後任者の業務への理解が深まります。業務の位置づけを明確にするために、関連部署や取引先の情報も記載すると良いです。 スケジュール 年間・月間・週間のスケジュールに基づいてタスクを整理します。これにより、時期による優先順位や締め切りを明確にし、後任者への伝達漏れを防ぎます。 業務内容と流れ 業務内容や手順を具体的に記載します。前任者が知っている「コツ」や「ノウハウ」も追加しておくと、品質維持や作業効率の向上が期待できます。 進捗状況 前任者が完了できなかった業務について、進捗や注意点を記載します。また進捗状況の確認方法や関連資料を共有しておくと、スムーズに業務を引き継げます。 トラブル発生時の対処法 過去のトラブルやその対処法、イレギュラーな対応例を記載しましょう。これにより、後任者はトラブルを事前に回避し、迅速な対応が可能になります。 関係者の連絡先 関連部署や担当者、取引先の連絡先を一覧にまとめておきます。連絡先がすぐに確認できるため、後任者が不明点を迅速に解決できます。 以上を参考に、前任者と後任者で認識のずれがでないよう、必要な情報を詳細に記載することが大切です。また、引き継ぐべき情報量が多い場合には、”ノート形式”で情報を整理して書き込める「ナレカン」のようなツールを活用するのも一つの手です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】おすすめの引継ぎ書テンプレート・フォーマット5選 引継ぎ書は、日常業務の合間を縫いながら作るため、短時間で完成させることが求められます。そこで、以下で紹介する5つのテンプレートを活用して、簡単に引継ぎ書を完成させましょう。 【Word】作業や業務の流れが掴める引継ぎ資料のテンプレート こちらは、Microsoftが提供するWordで使える引継ぎ書テンプレートです。 フォーマットに沿って必要な情報を入力するだけで、簡単に引継ぎ書を作成できます。画像を添付できる欄もあるため、作業手順や資料の内容を視覚的に分かりやすく伝えられる点もメリットです。 作業や業務の流れが掴める引継ぎ資料のテンプレートの詳細はこちら 【Word】自由度の高い引継ぎ書のサンプル こちらは、SILAND.JPが提供するWord形式の引継ぎ書テンプレートです。 表紙や見出し用の素材があらかじめ用意されており、自分好みにカスタマイズして資料を作成できます。ただし、自由度が高い分、ITに不慣れな方には操作が難しく感じられる可能性があるため注意が必要です。 自由度の高い引継ぎ書のサンプルの詳細はこちら 【Excel】異動・退職時の業務引継ぎの報告書類のひな形 こちらは、経費削減実行委員会が提供するExcel形式の業務引継ぎ書テンプレートです。ダウンロードするには、会員登録が必須になっています。 表があらかじめ用意されているため、項目に情報を入力するだけで引継ぎ書を作成できます。異動や転勤などで担当者が不在になる前の引継ぎ報告に便利ですが、業務の詳細な手順を記載する欄がないため、マニュアルとの併用が必要です。 異動・退職時の業務引継ぎの報告書類のテンプレートの詳細はこちら 【Excel】経理や会計、事務などの様々な引継ぎで使えるフォーマット こちらは、テンプレートの無料ダウンロードが提供する、Excelで使える業務引継ぎ書のテンプレートです。 シンプルな形式の引継ぎ書なので汎用性が高く、経理や営業、事務など幅広い業務の引継ぎに利用できます。ただし、画像を挿入する欄がないため、テキストだけではやや読みづらくなる可能性があります。 経理や会計、営業などの様々な引継ぎで使えるフォーマットの詳細はこちら 【Word・Excel】シンプルで見やすい引継書の見本 こちらは、テンプレルンが提供するA4サイズの業務引継ぎ書のテンプレートです。ダウンロードするにはLINE登録が必要です。 ExcelやWordのほか、PDF形式でも配布されているため、社内共有や印刷しての配布など、さまざまな用途で活用できます。ただし、画像を挿入する欄がないため、テキストのみの資料となる点に注意が必要です。 シンプルで見やすい引継書の見本の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ WordやExcel資料で引継ぎ書を共有するデメリット3つ ここでは、WordやExcel資料で引継ぎ書を共有するデメリットを3つ紹介します。WordやExcelで引継ぎ書を作成・管理している場合は、以下のデメリットを理解し、引継ぎ書の管理方法を見直しましょう。 （1）管理が煩雑化する 1つ目に、管理が煩雑化するというデメリットがあげられます。 WordやExcelのファイルは、開かないと中身を確認できないため、資料が増えるにつれて管理が複雑になります。複数の担当者が作成した資料が同じフォルダに混在すると、必要な情報がどこにあるのか分からなくなることも少なくありません。 また、メールやチャットでファイルをやり取りすると、補足情報や関連資料が分散してしまいます。その結果、「どのファイルが最新版なのか」「どのメールに情報が書いてあったのか」を探すのに無駄な時間がかかります。 （2）画像や動画を添付しにくい 2つ目に、画像や動画を添付しにくいというデメリットがあげられます。 WordやExcelでも画像・動画を添付することは可能ですが、直感的な操作ではないため、画像や動画を使って見やすく情報をまとめるのはITに不慣れなメンバーにとっては難しく感じられます。 とくに、視覚的に分かりやすい資料を作りたい場合、ExcelやWordでは画像や動画の配置やサイズ調整が複雑になりやすく、作業に時間がかかります。したがって、見やすい資料を直感的に作るには不向きなのです。 （3）情報の追加・更新が面倒 3つ目に、情報の追加・更新が面倒だというデメリットがあげられます。 WordやExcelで作業手順や連絡先を更新すると、関係者全員に最新版をメールやチャットで送り直す必要があります。もし送付漏れや混同が起こると、古い情報をもとに作業が進められ、ミスや手戻りが発生しかねません。 そこで、「ナレカン」のような情報の更新とともに即共有されるツールを導入すれば、わざわざ共有する手間を省けるうえ、一つのツールで引継ぎ書の作成・共有・管理が完結するのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】引継ぎ書を最も簡単に作成・管理・共有できるツール 以下では、引継ぎ書を最も簡単に作成・管理・共有できるツールをご紹介します。 引継ぎ書をWordやExcelで作成すると、一から作成する手間が省けて便利です。しかし、「どこにファイルがあるかわからない」「追記・更新した後の共有が面倒」となることが多いため、引継ぎ書が有効活用されない恐れがあります。 そこで「テンプレート機能を備えた文書管理ツール」を導入すると、引継ぎ書の作成時間が短縮されるうえ、引継ぎ書の運用もしやすくなります。とくに「検索機能に優れたツール」であれば過去の引継ぎ書を最大限活用できるのです。 したがって、自社が引継ぎ書の制作・管理で導入すべきは、引継ぎ書などのあらゆる社内文書に即アクセスでき、作成・管理・共有が簡単にできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「テンプレート」で作成した引継ぎ書は、即座に任意のメンバーに共有されるうえ「ヒット率100%の検索機能」で目的の情報に即アクセスできます。そのため、引継ぎ書の作成から共有・運用までを一貫して効率化できるのです。 ナレッジを即作成・即アクセスできる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 【見本】ナレカンを使った引継ぎ書のテンプレートの作成例 ここでは、ナレカンを使った引継ぎ書の作り方を解説します。以下の手順を追えば、見やすい引継ぎ書を簡単に作成できます。 はじめに、記載する項目を決めて、引継ぎ書のテンプレートを作成します。[＋新規作成]をクリックして、作成を始めましょう。 テンプレートが完成したら、[保存]をクリックして作成完了です。 画面右下の [＋テンプレートから作成] をクリックし、引継ぎ書のテンプレートを選択します。 テンプレートに沿って記載すれば、引継ぎ書の完成です。画面右上の[公開する]をクリックして共有しましょう。 このように、ナレカンを使えば、必須項目を押さえた自作のテンプレートで見やすい引継ぎ書を簡単に作れます。 また、複雑な記法は必要なく、記事の下部にある[機能ボタン]をクリックすれば、表やチェックリストも簡単に「引継ぎ書テンプレート」として登録可能です。そのため、すべての社員が簡単に分かりやすい引継ぎ書を作成できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ わかりやすい引継ぎ書を作成する3つのポイント ここでは、引継ぎ書を作成するときに押さえておくべき3つのポイントを解説します。以下のポイントを守れば、後任者に滞りなく業務の引継ぎができます。 （1）頻度別にまとめる まず、引継ぎ書には、業務を「日次」「月次」「年次」といった頻度別にまとめて記載しましょう。 たとえば、「日報」と「週次ミーティング」を混在して書くと、後任者がどの作業を優先すべきか判断しづらく、重要な作業の抜け漏れが起こる可能性があります。また、作業順序や期限も分かりにくくなるため、業務効率の低下にもつながりかねません。 そこで、頻度ごとに整理して記載すれば、後任者は重要な作業をすぐに把握できるので、抜け漏れの防止やスムーズな引き継ぎが可能になります。 （2）要点を押さえる 次に、引継ぎ書は要点を押さえて簡潔に書きましょう。 引継ぎ書で業務を詳しく説明すれば、後任のメンバーがすぐに仕事を進められますが、情報量が多すぎると、かえって資料が読みづらくなってしまうので注意が必要です。そのため、要点を押さえて業務を簡潔に説明することを意識しましょう。 そこで、必須項目を押さえた自作のテンプレートをいつでも呼び起こせて、必要に応じて項目の追記や画像添付ができる「ナレカン」などのITツールを活用すれば、誰から見ても分かりやすい引継ぎ書を作れるのです。 （3）関係者を記載する 最後に、業務に関連するメンバーの情報を記載しましょう。 業務には、社内外の担当者と連携して進めるものもあります。そのため、関係者の名前や所属先、連絡先を含めておくことで、業務に関する質問や不明点がすぐに解決できるようになります。 また、担当が変わる場合は、事前に関係者に対面でその旨を伝えることが大切です。これにより、誤解やトラブルを防ぐことができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編】スムーズに業務を引き継ぐコツとは？ スムーズに業務を引き継ぐには以下2つのコツがあります。 わかりやすい引継ぎ書を作る まず誰が読んでも理解できるほど、視覚的にも内容的にもわかりやすい引継ぎ書を作成することが大切です。そのためには、一人で引継ぎ書類を完成させるのではなく、複数人で内容の確認や補填をするようにしましょう。 日頃から情報共有を徹底する どんなにわかりやすい引継ぎ書であっても、業務を進めていく上で必ず不明点が生じます。そこで、普段から業務の概要を共有する仕組みを作り、業務の属人化を解消しておきましょう。 以上のように、引継ぎをスムーズに進めるには情報共有の制度を整えるといった普段からの積み重ねが重要です。そのため、正しく業務情報が共有されていない場合は、今から「ナレカン」のような情報共有ツールで今後の業務の引継ぎを円滑に進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引継ぎ書の作成ポイントやテンプレートまとめ ここまで、引継ぎ書の作成ポイントやテンプレートを解説しました。 引継ぎ書はテンプレートを使えば短時間で作れるものの、WordやExcelで作成するとファイルが増えて管理に手間がかかります。また、様々な業務に関する引継ぎ書やマニュアルが混在して、なかなか必要な書類に辿り着けないこともあります。 そこで、引継ぎ書の作成から管理や共有まで効率よく実行できるツールを導入しましょう。加えて、高度な検索機能を備えたものであれば、必要なファイルがストレスなく見つかります。 結論、自社で導入すべきITツールは、AIによる検索機能を備え、作成・共有・管理を一元化できるアプリ「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、スムーズな引継ぎを実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【テンプレート】業務引き継ぎ書とは？作り方や書くべき項目を紹介！

年度末や人事異動のときは仕事の引き継ぎが多くなりがちですが、重要な情報を伝え忘れてしまうとトラブルになりかねません。そのため、前任者から後任者へ漏れなく情報伝達することが大切です。 しかし、「引継ぎがスムーズにいかず、ストレスを感じてしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事の引き継ぎでイライラ・ストレスを感じる原因や、引き継ぎ業務のストレスをなくす方法を中心に紹介します。 仕事の引継ぎにストレスを感じており、解消したい 仕事の引継ぎでイライラする原因を知りたい 引継ぎ業務をスムーズにできるITツールを探している という方は本記事を参考にすると、引き継ぎ業務の手間を減らす方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 仕事の引き継ぎで前任者がイライラする原因2 仕事の引き継ぎで後任者がイライラする原因3 退職や異動のときの引き継ぎあるある4選3.1 精神的にストレスを感じる3.2 十分な時間を設けられない3.3 引き継ぎ用のマニュアルがない3.4 必要な資料が見つからない4 ストレスやイライラを発生させない上手な引き継ぎのコツとは4.1 （1）引き継ぐ時間を確保する4.2 （2）情報を過不足なく伝える4.3 （3）ITツールを活用する5 【必見】引き継ぎ業務のイライラ・ストレスをなくす方法とは5.1 最も簡単に引き継ぎマニュアルをつくれるツール「ナレカン」5.2 ナレカンを使った引継ぎ資料の作成例6 よくある質問｜引き継ぎを受ける新人がやるべきこと7 仕事の引き継ぎのストレスをなくす方法まとめ 仕事の引き継ぎで前任者がイライラする原因 以下では、仕事の引継ぎで前任者がイライラする原因を解説します。 仕事の引き継ぎのときに前任者が業務の説明をしても、後任者が業務内容をなかなか覚えてくれなかったり、同じことを何度も聞いたりすると、前任者は「仕事を覚える気がない」と感じ、イライラします。 そのため、後任者は自分で必要なことをメモしたり、わからないことを聞く前に自分でマニュアルを確認したりする習慣をつけましょう。また、前任者は後任者にとって使いやすいマニュアルを準備することが大切です。 しかし、前任者が毎回一から引き継ぎマニュアルを作成していると負担が大きいので、普段から「ナレカン」などのITツールに業務の進め方を記録しておくと便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の引き継ぎで後任者がイライラする原因 仕事の引き継ぎで前任者の説明が曖昧だったり説明に抜け漏れがあったりすると、後任者はスムーズに業務に取り組めず、ストレスを感じます。 そのため、前任者はマニュアルを渡して終わりではなく、口頭で直近の状況や課題点などを適切に補足して説明しましょう。 引き継ぎは一方通行の情報伝達にならないように、互いにコミュニケーションを取りながら進める必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 退職や異動のときの引き継ぎあるある4選 ここでは、退職や移動のときの引き継ぎあるある4選をご紹介します。以下を参考に、引き継ぎで起こりがちなトラブルや解消法について理解を深めましょう。 精神的にストレスを感じる 引き継ぎのときには精神的なストレスを感じやすいことがあるあるとして挙げられます。 退職・部署移動などで環境が変わったり、自身の心身の健康が万全でないと、引き継ぎ業務に対して精神的なストレスを感じがちです。また、後任に仕事を引き継ぐこと自体が「めんどくさい」とハードルが高く感じやすいのです。 引き継ぎにかかる時間や作業量が見えないことがストレスを生む原因なので、まずは業務を洗い出し引き継ぎ完了日までにどこまで対応できるのかを明らかにしましょう。スケジュールが決まれば後任者やほかのメンバーにも相談しやすくなり、先が見えます。 十分な時間を設けられない 引き継ぎあるあるとして、十分な時間を設けられないことも挙げられます。 異動のときは、引き継ぎに加えて関係者への挨拶や荷物の整理といった業務が必要になります。結果として、引き継ぎの準備に十分な時間を割けず、伝え忘れが発生してしまうのです。 重要な情報を伝え忘れると、異動後に後任者が問い合わせる手間が発生したり、業務が遅滞したりする恐れがあります。そのため、引き継ぎをするときは、スケジュールに余裕を持たせるのがおすすめです。 引き継ぎ用のマニュアルがない 引き継ぎ用のマニュアルがないことも、引き継ぎあるあるのひとつです。 引き継ぎは日常的に実施する業務ではないので、マニュアルが用意されていないケースが多々あります。また、マニュアルがある企業でも、更新する社員がいないため使われずに放置されているのです。 また、マニュアルがなければ引き継ぎの手順を一から調べなければならないので、手間と時間がかかります。したがって、引き継ぎ業務をスムーズにするために、早急にマニュアルを整備しましょう。 必要な資料が見つからない 必要な資料が見つからないことも、引き継ぎでのあるあるのひとつです。 手書きで引き継ぎノートをつくると、確認したいことをすぐに見つけられないので面倒です。Wordで代替する方法もありますが、印刷やメールで共有する手間がかかるうえ、ファイルが社内のどこに保管されているかわからなくなる恐れがあるのです。 このように、紙やWordは引き継ぎ書の共有・管理に難があります。そこで、必要な情報をすぐに見つけられる検索機能が充実したITツールを使えば、必要な書類を探し出すストレスがなくなるのです。 したがって、引き継ぎ書を活用しやすい仕組みをつくりたい方は、たとえば「ナレカン」などの業務マニュアルや仕事で使うデータファイルの共有・管理ができるITツールを活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ストレスやイライラを発生させない上手な引き継ぎのコツとは ここでは、ストレスやイライラを発生させない上手な引き継ぎのコツをご紹介します。以下のポイントを押さえて、スムーズに業務を引き継ぎましょう。 （1）引き継ぐ時間を確保する 引き継ぎには十分な時間を確保する必要があります。 引き継ぎでは、口頭で補足したり質問を受け付けたりする時間が必要です。そのため、直接コミュニケーションをとる時間は、必ず確保しなければなりません。 しかし、互いに担当業務をいくつも抱えているため、なかなか引き継ぎができないケースもあります。したがって、1週間以上前からスケジュールを相談するなど、余裕を持って引き継ぎを進めましょう。 （2）情報を過不足なく伝える 引き継ぎでは、必要な情報を過不足なく伝えなければなりません。 「これは分かるだろう」と主観的に判断して説明を省略しすぎると、後任者が誤った認識をもつ可能性が高まります。したがって、必要な情報は漏れなく伝えましょう。 また、業務内容に加えて、各クライアントの特徴や過去のトラブルと対処法など経験を交えて仕事のノウハウも伝えれば、次の担当者がスムーズに仕事をはじめられます。 （3）ITツールを活用する スムーズに引き継ぎするには、ITツールを活用しましょう。 引き継ぎ資料を都度前任者が作成していると、時間と手間がかかるうえ、伝える内容にばらつきが生じます。また、引き継ぎ資料を渡しても、ファイルの保管場所がわからなくなっては意味がありません。 そこで、ITツールを活用するとテンプレート機能や情報を整理する機能で、引き継ぎ資料の作成・管理が円滑化するのです。とくに、「ナレカン」のような簡単に使いこなせるツールだと前任者・後任者ともに操作に迷わず引き継ぎが実施できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】引き継ぎ業務のイライラ・ストレスをなくす方法とは 以下では、引継ぎ業務のイライラやストレスをなくす方法をご紹介します。 仕事の引継ぎ業務は、限られた時間でスムーズに進めることが重要ですが、口頭での説明だけでは後任者が業務をなかなか覚えられずストレスになりがちです。そのため、マニュアルや資料の活用が必須ですが、普段から業務の情報を蓄積しておかなければ作成に時間がかかってしまいます。 そこで、「業務の情報を残せるナレッジ管理専用ツール」を導入し、日頃から業務の進め方やノウハウを蓄積しておけば、マニュアルや資料の作成が簡単になり引継ぎ業務がスムーズになります。ただし、蓄積した業務の情報や作成したマニュアルに即アクセスできなければ、引継ぎのイライラを解消できません。 結論、引継ぎのイライラを解消するために導入すべきなのは、社内のあらゆる情報を蓄積し、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「キーワード検索」は、平均0.2秒でヒット率100％の超高度検索なので、引継ぎの前任者・後任者が欲しい情報に即アクセスできるため引継ぎ業務をスムーズに進められます。また、テキストだけでなく画像やファイルの添付が可能なので、社内のあらゆる情報を多様な形式で蓄積できるのです。 最も簡単に引き継ぎマニュアルをつくれるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使った引継ぎ資料の作成例 ナレカンの記事では、テキストや画像のほか、目次や表を作成できるので後任者が理解しやすい引継ぎ資料の作成が可能です。以下は、実際にナレカンを使って作成した引継ぎ資料です。 また、引継ぎ資料をテンプレートに登録しておけば、社内のフォーマットを整えられるだけでなく、急に引継ぎが必要になった場合でもスムーズに引継ぎ資料を作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ よくある質問｜引き継ぎを受ける新人がやるべきこと 引き継ぎを受ける新人がやるべきことは、以下の3つが挙げられます。 引き継ぎ書があってもメモを取る 業務の進め方が引き継ぎ書にまとまっていても、知識を深めたりミスを未然に防いだりするためには、メモを取りながら引き継ぎを受けることが重要です。メモを取ればマニュアルに書かれていない仕事のポイントも忘れずに残しておけます。 引き継ぎ後の不明点は誰に質問すべきか確かめる 異動・退職による引き継ぎが発生したときには、後任者は前任者に質問ができなくなってしまいます。そのため、とくに新人の場合は「引き継いだ業務に関する不明点があった場合、誰に質問すべきか」確認し、業務が滞らないようにしておきましょう。 前任者のノウハウを聞く 引き継ぎで渡される書類がない場合やマニュアルのみの場合、前任者がもつノウハウも確認しましょう。たとえば、過去の成功事例・失敗事例を質問しておけば、自身が業務を進めるときに最適な対応ができます。 このように、引き継いた業務をスムーズに対応できるようにするには、積極的に前任者に質問し、内容を漏れなく記録しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の引き継ぎのストレスをなくす方法まとめ ここまで、引き継ぎのストレスの原因と対処法や引き継ぎあるある3選を中心に解説しました。 引き継ぎが上手くいかなければ、前任者と後任者の双方に負担がかかり、お互いの業務が滞ります。そのため、日ごろから作業マニュアルを作成したりノウハウを共有したりして、退職や部署移動があっても引き継ぎが短時間で終わる仕組みづくりが必要です。 そこで、情報共有ツールを使えば、簡単に資料の作成・共有・管理が可能なため、前任者・後任者の両者にとって負担の少ないスムーズな引継ぎができます。ただし、シンプルなITツールでなければ従業員が使いこなせないので注意しましょう。 したがって、自社が導入すべきなのは、マニュアルをはじめとした情報を誰でも簡単に記録・共有できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、引き継ぎのストレスをなくしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【テンプレート】業務引き継ぎ書とは？作り方や書くべき項目を紹介！

企業活動において「帳票」は重要な資料であり、適切な管理が求められます。また、業界や利用シーンによって異なる意味合いで使われるため、帳票とは何か正しく理解する必要があるのです。 しかし、「帳票とはどのような書類を指すのか、認識が曖昧になっている」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、帳票の種類や保管期間に加え、電子化する方法まで網羅的にご紹介します。 帳票の役割や、伝票や帳簿との違いを分かりやすく教えてほしい 社内の帳票が煩雑化しており、保管期間を守れておらず困っている 帳票をはじめとする重要な書類の管理体制を整えたい という方はこの記事を参考にすると、帳票の意味や種類が分かるうえ、帳票が管理しやすくなる方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 帳票のとは1.1 帳票とは1.2 帳票の役割とは1.3 伝票、帳簿との違い2 帳票管理の保管期間3 各業界における「帳票」の種類3.1 製造業における「帳票」3.2 銀行における「帳票」3.3 医療における「帳票」4 帳票を紙で管理するデメリットとは？5 【要注意】帳票を電子化するにあたっての法的要件とは6 【必見】帳票管理の電子化におすすめの方法6.1 社内の経理書類を最も適切に管理できるツール「ナレカン」7 帳票の種類や保存期間、電子化する方法のまとめ 帳票のとは ここでは、帳票の一般的な意味や、伝票・帳簿との違いを紹介します。まずは以下の内容を踏まえて、帳票の概要を把握しましょう。 帳票とは 帳票とは、企業の経営活動において作成された”帳簿”や”伝票”を総称したものです。 帳票は、取引や会計に関する直接的な「経理書類」だけでなく「経営に関わる書類全般」が該当します。そのため、具体例としては「年次有給休暇の管理簿」「備品購入のレシート」なども帳票に当てはまるのです。 ＜一般的な帳票の具体例（一部）＞ 見積書・発注書・請求書 自社製品の配送に関する記録 備品購入のレシート・領収書 有給休暇の管理表 このように、企業の経営において費用を伴う活動に関連する書類はすべて帳票に含まれると言えます。 帳票の役割とは 帳票の主な役割には、以下の2つが挙げられます。 1つ目は、取引の内容やそれに伴うお金の流れを確認し、経営状況を客観的に捉えるためです。過去の取引内容やそれに伴うお金の動きを明確にすることで、経営課題を洗い出すと同時に、今後の経営方針を決めるにあたっての判断材料にできます。 2つ目は、一定以上の事業所得がある場合に必要となる「確定申告」の書類を作成するためです。万が一、作成した書類に不備や仮装隠蔽があれば、追徴課税※1や重加算税※2が発生する可能性があるため、適切な管理が求められます。 ※1：正しく納税されていなかった場合に、差額の徴収を受けること。 ※2：申告内容が悪質だった場合に、罰金・利息的な意味合いで課税される税のこと。 伝票、帳簿との違い 帳票は、伝票や帳簿とは意味が異なります。具体的には以下の位置関係にあります。 以上のように、”伝票”と”帳簿”は、それぞれ役割が異なるものの、”帳票”を作成するうえではどちらも重要な書類となるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 帳票管理の保管期間 帳票は、経営をしていくうえで重要な書類であるのはもちろん、法令でも保存期間が定められています。 たとえば、帳票に含まれる帳簿書類は、国税庁のHP「No.5930 帳簿書類等の保存期間」で記載されているように、事業年度の確定申告の提出期限の次の日から7年間保管しなければなりません。 したがって、帳票は適切に社内保管し、必要なときにすぐに内容を確認可能な状態を整えることが不可欠です。また、「ナレカン」のように情報の記録・管理が完結するITツールを導入すれば、目的の書類が見つけやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 各業界における「帳票」の種類 帳票は経営に関する書類を幅広く差すため、業界によってどのような書類が帳票にあたるかが異なります。そこで以下では、各業界における帳票の種類を紹介します。 製造業における「帳票」 製造業においては、たとえば以下のような書類が帳票に該当します。 工場の作業指示書 業務日報 製品製造に利用する設備の点検表 このように、製造工程に関する幅広い書類が「帳票」に当たります。 銀行における「帳票」 銀行では、一般的に以下のような書類が帳票に該当します。 入金申込書 払戻請求書 振込依頼書 税金・公共料金等納付依頼書 上記のような銀行における「帳票」は、各銀行のHPでも該当書類の確認が可能です。 医療における「帳票」 医療においては、たとえば以下のような書類が帳票に該当します。 問診票 健康診断票 介護記録 臨床検査記録 診療報酬の明細書 したがって、患者と病院側の双方に関係する記録が「帳票」と定義されていると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 帳票を紙で管理するデメリットとは？ 帳票を紙で管理するデメリットには、主な理由には以下3つが挙げられます。 帳票管理の負担が大きい 帳票は一定期間保存しておくことが大前提となります。そのため、紙による管理では、取引先や期間ごとに仕分けたり、ファイルリングしたりしなければならず”管理の負担が大きい”のです。 帳票を探し出すのに時間がかかる 場合によっては、監査調査で帳票の提出を求められるケースがあります。しかし、膨大な量な資料のなかから、指定された帳票を目視で探し出すのは時間がかかるため、ほかの業務を圧迫しかません。 セキュリティ面で懸念が残る 紙媒体で帳票を管理する場合、保管場所を確保しなければならないため、古いデータは別の倉庫に移すことがあります。しかし、移動する過程で帳票が紛失してしまったり、雨漏りなどの災害により破損してしまったりする危険性が伴うのです。 また、昨今ではテレワークを導入する企業が増えている一方、「紙媒体による管理」から脱却できていない企業ではテレワークを定着させるのは困難です。そのため、DX化によって業務の効率化を高めている企業に、競争率で負けてしまうのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【要注意】帳票を電子化するにあたっての法的要件とは 帳票を紙媒体で管理し続けるのは、デメリットが大きいため、電子化するのがおすすめです。ただし、2021年の電子帳簿保存法改正によって、帳票の電子化が認められるのは、以下の法的要件を満たす場合のみです。 つまり、以下の法的要件を満たしていない場合は「紙媒体による保管」をしなければならない点に注意しましょう。 真実性の確保：保管したデータが改ざんされないこと。 可視性の確保：取引年月日・取引金額・取引先で検索できること。 以上のことから、帳票を電子化するときは「セキュリティ性」と「検索性」の高いシステムを選ばなければなりません。たとえば、生成AIを活用した検索機能に加え、国際情報セキュリティ規格「ISO27001」を取得している「ナレカン」であれば、いずれの要件も満たせています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】帳票管理の電子化におすすめの方法 以下では、帳票管理を電子化するのにおすすめの方法をご紹介します。 帳票は重要な社内情報であり、適切な管理が求められます。仮に帳票管理が煩雑になれば、管理者の負担が増えることはもちろん、必要な情報が見つからず経営状況の把握が困難になるリスクが高まるので注意が必要です。 ただし、帳票を電子化するにあたっては、電子帳簿保存法改正の規定に伴い「真実性の確保」と「可視性の確保」ができることが大前提です。したがって、強固なセキュリティ体制のもと、必要な情報に即アクセスできるシステムを選びましょう。 結論、帳票をはじめとする書類の電子化には、生成AIを活用した超高精度の検索性と、大企業でも安心して導入できる安全性を備えたツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、「フォルダ」ごとにアクセス権を設定したり、アクセスログを確認したりできるため”真実性の確保”について心配ありません。また、「ファイル内検索」や「タグ検索」によって必要な情報をすぐに見つけられるので、”可視性の確保”も実現可能です。 社内の経理書類を最も適切に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 帳票の種類や保存期間、電子化する方法のまとめ これまで、票の種類や保存期間、電子化する方法を中心にご紹介しました。 帳票は、企業の経営活動に関する書類全般を指します。業界によって具体的に該当する文書は異なるものの、経営状況の把握と法令順守の観点から、帳票は正しく管理することが重要です。 そこで、帳票に関する情報を「ITツール」上に集約すれば、データベース化されて目的の内容を探しやすくなります。ただし、帳票を電子化するにあたっては「改ざんリスクがないこと」「取引先や金額などで検索できること」が法的要件となる点に注意が必要です。 結論、自社の帳票管理を電子化するのであれば、ヒット率100%の検索機能に加えて、大企業でも安心して利用できるほどのセキュリティを備えたツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、帳票をはじめとする社内の書類管理を電子化しましょう。 参考：帳票の記入ミスはなぜ起こる？どう防ぐ？|株式会社コデックス 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネス向け｜書類作成の基本や作り方は？作成・管理を効率化する方法を紹介