【必見】履歴書の保管期間と方法とは？保管におすすめのツールも紹介
新卒や中途採用、アルバイトなど、企業では毎年多くの履歴書を取り扱います。そのため、企業側は、個人情報が詰まっている履歴書を適切に管理しなければなりません。
しかし、「履歴書はいつまで保存しておく必要があるのか、不採用者の履歴書はすぐに処分しても良いのか」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、履歴書の保管期間と適切な管理方法を中心にご紹介します。
- 履歴書の保管期間や保管方法について知りたい
- 履歴書の保管にかかる手間をなくしたい
- 電子化した履歴書を保存するためのツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、安全性の高い方法で、効率よく履歴書を管理する方法を見つけられます。
目次
履歴書を保管する3つの理由とは
ここでは、履歴書を保管する理由を3つご紹介します。適切に保管できるように、保管理由はしっかりと把握しておきましょう。
（1）採用プロセスの記録のため
履歴書を保管することには、採用プロセスを記録できるというメリットがあります。
たとえば、採用後に経歴詐称などが判明しても、履歴書があれば事実確認の証拠になります。保管していないと確認ができず、責任を問えない可能性があるため、トラブル防止のためにも履歴書の保管は重要です。
また、履歴書は人事業務における貴重なナレッジの一部でもあります。選考基準や過去の判断の振り返り、採用プロセスの改善などに役立つため、組織としての採用ノウハウを蓄積するうえでも履歴書の記録は欠かせません。
（2）法律で義務付けられているため
履歴書の保管は、労働基準法第109条によって義務付けられています。
会社は以上のような規定を守る必要があるため、採用者の履歴書であれば、5年間は保管しなければなりません。ただし、法改正の経過措置として当面の間は3年間と定められています。
以上のように、労働基準法の遵守という観点からも、採用者の履歴書を保管することは重要です。
（3）個人情報を保護するため
履歴書の保管は、個人情報を保護する役割も担っています。
履歴書には氏名、住所、電話番号、学歴といった個人情報が含まれており、個人情報保護法の対象となります。個人情報を取り扱うにあたり、個人情報保護法で規定されている条文を確認しておきましょう。
以上の規定により、履歴書は採用活動以外の目的で使用してはいけません。個人情報を保護するためにも、履歴書は適切に管理する必要があります。
【ケース別】履歴書の保管期間とは
履歴書の保管期間についてケース別にご紹介します。履歴書の保管期間を把握していない方は必見です。
採用者のケース
採用者の履歴書は、在籍中は雇用関係が続いている限り保管する必要があります。また、退職や死亡などで雇用関係が終了した場合、その日から3年間は履歴書を保管しなければなりません。
この保管義務は、雇用形態や雇用期間に関わらず、すべての採用者に適用されます。雇用中に履歴書を処分した場合、労働基準法に違反する可能性があり、30万円以下の罰金が科されるおそれがあるので注意が必要です。
したがって、履歴書は在籍中は継続して保管し、退職後も3年間保管する必要があります。
不採用者のケース
不採用者の場合、履歴書の保管に法的な定めはありません。
しかし、応募者から要望があったときにすぐ返却できるよう、3ヶ月から6ヶ月程度保管している企業が多いです。また、履歴書には個人情報が記載されているため、処分するときには必ずシュレッダーにかけて確実に廃棄するようにしましょう。
応募者とのトラブルを防ぐためにも、履歴書は一定期間保管したのち正しく処分するのが望ましいです。
退職者のケース
退職者の場合、退職日または死亡日から起算して3年間の保管が労働基準法109条で義務づけられています。
退職者の履歴書は3年間の保管義務があります。保存期間の過ぎた書類を持っていても罰則はありませんが、履歴書は個人情報のため、保管期間経過後は退職者に返却するか、裁断して破棄することが望ましいです。
つまり、退職者の場合も採用者と同様、退職した日から3年間は履歴書の保管が必須なのです。
保管期間終了後に履歴書を廃棄するときの注意点
履歴書には個人情報が多く含まれているため、廃棄する場合は以下のことに注意する必要があります。
- 確実な廃棄方法を選ぶ
- 廃棄記録を残す
- 保管期間を守り速やかに廃棄する
履歴書は多くの個人情報を含んでいるため、シュレッダーや焼却など情報が漏れない方法で廃棄しましょう。電子データも専用ソフトなどを利用して、復元不可能な方法で消去することが必要です。
廃棄した履歴書については、誰がいつどの書類をどの方法で処分したかを正確に記録しましょう。これにより、トラブル防止やスムーズな監査対応につながります。
保管期間を過ぎた履歴書を放置すると法令違反や情報漏えいのリスクがあるため、速やかに処分することが重要です。
以上に十分注意して、廃棄ルールの遵守を社内全体で徹底しましょう。
履歴書の保管方法とは
以下では、履歴書の保管方法について説明します。履歴書は適切に保管しないと情報漏えいにつながる可能性があるため、注意しましょう。
紙で保管する
1つ目は、履歴書を紙で保管する方法です。
履歴書を紙で管理するときは、情報漏えいを防ぐためにも管理者以外が簡単にアクセスできないような場所で保管しましょう。とはいえ、年度別や部署別で整理した場合、結局は書類の量が多くてすぐに情報を取り出すことができません。
しかし、書類は個人単位でファイリングして、50音順に並べて整理しておくと、少ない情報量のなかから瞬時に書類を見つけられるのです。そのため、履歴書を紙で管理するときには、個別でファイリングしましょう。
電子化して保存する
2つ目は、履歴書を電子化して保管する方法です。
電子化する場合、紙の履歴書をPDFなどに変換してから、フォルダに分けてデータを管理をします。しかし、電子化してもフォルダ管理では、膨大な情報量のなかから必要なデータを探し出したり、ひとつずつファイルを開いたりする手間がかかります。
そのため、履歴書を電子化して保管するときは、フォルダ管理よりも情報にすばやくアクセスできるITツールがおすすめです。
履歴書の保管にITツールを活用する2つのメリットとは
履歴書の保管にITツールを取り入れるメリットをご紹介します。ITツールの導入を検討している方は参考にしてください。
（1）手間を軽減できる
履歴書をITツールで管理するメリットは、手間を削減できる点です。
紙での保管では、手作業でファイリングしなければならず、セキュリティの観点から厳重な管理場所で保管しなければなりません。そのため、履歴書を取り出したり保管したりするのに多くの場所と手間がかかってしまいます。
しかし、ITツールを利用することで、手作業でのファイリングや保管場所から探し出す手間を削減できるのです。
（2）メンバーに共有できる
また、履歴書をメンバー間で簡単に共有できる点もITツールのメリットです。
採用者を決める場合、個人の意見だけでなく、組織の意見も尊重することが大切です。そこで、履歴書を電子化すれば、組織内に応募者の情報をすばやく共有できるため、採用をスムーズに進めることが可能です。
たとえば、社内のナレッジ共有に優れたのようなツールであれば、共有も簡単で、欲しい情報に即座にアクセスできるため便利です。
履歴書保管でのよくある課題
履歴書を保管する場合、以下のような課題が生じることがあります。
- 部署ごとに管理ルールが異なる
- 保管状況の把握が難しい
- 検索や取り出しに時間がかかる
履歴書の保管方法が部署ごとにバラバラで、情報共有や確認作業に手間がかかります。結果として、業務の効率の低下につながってしまいます。
履歴書の管理担当者や保管場所が明確でないと、どこに何があるのか把握できず、全体の管理が難しくなります。結果として、必要な情報が埋もれてしまい、活用されないまま放置されることもあります。
履歴書の分類や整理が統一されていないと、特定の書類を探すだけで多くの時間を要します。採用履歴の確認や再利用が必要な場面で、業務効率が大きく低下します。
以上を踏まえて、履歴書を保管する場合は、トラブルが起こらないようにあらかじめ対策することが重要です。
【必見】履歴書の保管・共有に役立つツール
以下では、履歴書の保管・共有に役立つツールをご紹介します。
履歴書をアナログで管理すると、膨大な書類の中から手作業で目当ての履歴書を探さなければならないため、効率が悪いです。そこで、ITツールを導入して、欲しい情報にすぐたどり着ける仕組みを構築しましょう。
とくに、「検索性に優れたツール」を導入すると、欲しい履歴書にすぐにアクセスすることが可能です。また、履歴書には個人情報が含まれているため、「高セキュアなツール」を選びましょう。
結論、履歴書の保管・共有に役立つツールは、大企業でも導入可能なセキュリティ基準で情報が守られるうえ、超高精度の検索機能を備えたツール一択です。
ナレカンは、大企業でも安心して導入可能なほど高セキュアに情報共有が可能なうえ、「AI検索機能」で欲しい情報に即座にアクセスできます。そのため、膨大な数の履歴書も安全に共有・管理でき、手間なく必要な履歴書を取り出せるのです。
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履歴書の保管期間まとめ
これまで、履歴書の保管理由や期間、保管方法を中心にご紹介しました。
採用者や退職者の履歴書は、3年間の保管が法律で義務付けられています。個人情報である履歴書は厳密な保管が求められますが、紙での保管はファイリングといった面倒がある上、探すのに非常に手間がかかるのが難点です。
そのため、ITツールを活用して、欲しい情報がすぐに見つかる仕組みを整えましょう。とくに、「情報共有の簡単さ」と「情報へのアクセス性の良さ」を重視すると、履歴書管理を効率化できます。
結論、履歴書を適切に保管するためには、社内のナレッジを一元管理でき、超高精度の検索機能で欲しい情報に即座にアクセスできるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひを使って、履歴書管理を効率化しましょう。
