企画書作成が苦手な方必見！効率的な作り方・管理方法まで紹介
ビジネスにおいて自らのアイデアを実現するには、説得力のある企画書を作成し、周りの賛同を得て採択される必要があります。
しかし、「作成した企画書が採用されない」「通る企画書を作る方法が分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、企画書が「即ボツ」になる理由、企画書の黄金フォーマットについて解説します。
- 企画書が通らない理由を知りたい
- 企画書の採用率を上げたい
- 企画書に用いるデータや完成資料を簡単に管理できる方法が知りたい
という方はこの記事を参考にすると、通る企画書の作り方が分かるだけでなく、企画書の作成から管理まで簡単に効率化させるツールも見つかります。
企画書が「即ボツ」になる3つの共通点
以下では、企画書が「即ボツ」になる3つの共通点を解説します。企画書が通らない理由が分かると、どのように改善すれば良いか考えやすくなるので必見です。
（1）クライアントの「決裁ハードル」を無視している
1つ目は、クライアントの決裁ハードルを無視している点です。
どんなに素晴らしいアイデアでも、上司はリスクや投資対効果を気にします。「役員会議を通す必要がある」と思われた瞬間に、企画書が通る可能性は下がってしまうのです。
通る企画書を作るためには、「誰がどの基準で判を捺すのか」という点まで考慮するべきです。
（2）論理だけで相手の「感情」を動かせていない
2つ目は、相手の「感情」を動かせていない点です。
グラフや数字が並べることで相手を納得させることはできますが、それだけでは相手の関心を引くことはできません。その企画が実現した後の明るい未来が見えないと、決断には至らないのです。
企画書を作るときは、「なぜ今やるべきなのか」という熱量を盛り込むべきです。
（3）計画とリソースの分配が現実的でない
3つ目は、計画とリソースの分配が現実的でない点です。
急激な売上増や、人手不足の中での大量タスクなど、現場のキャパシティを無視したスケジュールは信頼を失います。また、少ない予算で最大の効果を謳いすぎると、隠れたコストがあるのではと疑念を抱かせます。
企画書には、「明日から誰が何をすればよいか」がイメージできる具体性が必要です。
採用率を劇的に上げる！企画書の黄金フォーマット
以下では、企画書の採用率が上がる黄金フォーマットを紹介します。通る企画書を作りたい方は必見です。
（1）3秒で相手を納得させる「PREP法」
PREP法を用いると、説得力のある企画書を作れます。以下で、それぞれの段階でどのような点を意識して作成すればよいか解説します。
- Point
- Reason
- Example
- Point
まず、企画書では結論から入るのではなく、先に「ベネフィット」を提示します。プロジェクトを始めることでどのようなメリットがあるか提示すれば、企画書を読んでもらいやすくなります。
次に、市場動向や社内課題など客観的なデータと紐づけて理由を記します。単に自分の想いを記しても、相手は現状をイメージできません。
次に、数字と図解を使って例を紹介します。たとえば、「A作業が10時間から2時間に減る」というように記すことで、相手は成功事例やプロトタイプを具体的にイメージできます。
最後に、始めに提示したベネフィットに改めて触れ、プロジェクトを進めるために相手が次にするべき行動を述べます。
以上のように、全体の道筋を立てて企画書を作ると、説得力のある分かりやすい企画書を作成できます。
（2）【図解】1枚で伝わるビジュアル・レイアウト
企画書を作るときは、重要なポイントを分かりやすく伝えることを意識しましょう。
以上の画像のように、ワントーン・ワンカラーで作成し、重要なポイントや相手にとくに伝えたい内容にだけ色を入れてアクセントをつけるのがコツです。
色を複数使いすぎると読みづらい企画書となり、どこが重要なのか分からなくなるどころか、そもそも読んでもらえなくなります。文字に色をつけることで、自然と重要な内容が目に入るのです。
（3）ベネフィットとリスクをセット提示
良い面だけでなく、想定されるリスクも自分から提示するべきです。
人は、損をしないことを優先する傾向があります。リスクを隠すと相手は警戒しますが、リスクを提示したうえで解決策まで記せば、決裁ハードルは大きく下がります。
ベネフィットを紹介して相手の心を動かし、リスク対策案を示して現実的な安心感を与えることで、企画書は通りやすくなるのです。
（4）説得力を10倍にする「客観的データ」の引用
客観的データの引用により、企画書の説得力は大幅に上がります。
どんなに熱い想いがあっても、主観だけではビジネスは動きません。自分のアイデアを市場規模やアンケート調査で裏付けると、相手は企画書の内容を信頼します。「ターゲット層の70%が〇〇に不満を感じているという調査結果があります」と数値化することが重要です。
とくに、官公庁の統計や自ら実施したユーザーインタビューの結果など精度の高いデータを引用すれば、相手は反論の余地をなくします。
企画の情報収集と作成を効率化する仕組み
以下では企画の情報収集と作成を効率化する仕組みを紹介します。
企画書は、構成や読みやすさなどを意識して作る必要がありますが、過去のデータや作成ノウハウを適切に保管・活用することも重要です。しかし、資料の管理をおろそかにすると、ノウハウを活用して企画書をブラッシュアップすることができません。
PowerPoint等で作成したファイルを個人フォルダで管理しようとしても、情報が散在し必要な資料を探すのに時間がかかります。個人単位での企画書や関連資料の管理には限界があるのです。
そこで重要なのが、ツールを活用すれば、企画書作成に必要なデータや完成資料などを一元的に管理できるツールを導入することです。ツールを使えば、企画書の作成から管理・共有まで誰でも簡単にできます。
こうした条件に最も当てはまるのが、あらゆる情報を簡単に一元管理でき、高精度の検索機能で必要な情報にすぐにアクセス可能な「ナレカン」です。ナレカンなら、集計データや完成した資料、作成ノウハウなどを「記事」形式で管理・共有できます。
あらゆる情報を効率的に管理・活用できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
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企画書が「即ボツ」になる共通点まとめ
ここまで、企画書が通らない理由や対処法を中心に解説しました。
企画書が「即ボツ」になるのは、クライアントの決裁ハードルを無視していることや、相手の感情を動かせていないこと、計画とリソースの分配が現実的でないことが挙げられます。そのため、PREP法や図解、客観的データなどを用いて説得力のある企画書を作りましょう。
また、過去のデータや作成ノウハウを活かして読みやすい企画書を作るには、「情報管理ツール」が必要です。ただし、情報へのアクセス性が低いツールでは、膨大なデータの中から必要な情報を探すのに時間がかかり、かえって非効率です。
結論、企画書の作成・管理には、誰でも簡単に社内情報を管理でき、優れた検索性で必要な情報がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、企画書の作成や資料の管理を効率化しましょう。
