【すぐ使える】提案プレゼンで押さえるべき流れやポイントとは？
プロジェクトの遂行を実現するためには、まず聞き手に提案プレゼンを行い、承認を受ける必要があります。
しかし、採用されるような提案プレゼンができないと感じている担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、採用されやすい提案プレゼンの流れや作成ポイントを中心に解説します。
- 提案プレゼンに慣れていないので、流れを確認したい
- 採用されやすい提案・企画プレゼンのポイントを知りたい
- 聞き手を引き込むプレゼン資料を作成したい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、聞き手が魅力的と感じる提案プレゼンの要点が押さえられるうえ、プレゼンにかかる時間も短縮できるようになります。
目次
提案プレゼンの流れとは
以下では、提案プレゼンの流れを解説します。流れに沿ったプレゼンができれば、聞き手にとって分かりやすい構成となり、提案が通りやすくなります。
導入
導入では、「つかみ」を意識しましょう。
最初の導入で、聞き手が興味関心を寄せる内容にしなければ、最後まで話を聞いてもらえません。聞き手に合致した悩みや課題を提示し、興味を持ってもらうことを意識しましょう。
たとえば、聞き手が実際に抱えている課題やストレスに対して、「こうした悩みを抱えていませんか?」と的確に伝えれば「確かに困っている」と共感し、参加者としての意識を高めてくれます。
そのため、導入部分で上手く聞き手の「つかみ」がとれれば、プレゼンに耳を傾けてもらいやすくなるのです。
提案
次の提案では「ベネフィットの説明」「データドリブンな詳細説明」を心掛けましょう。
提案部分には、聞き手がプロジェクトから得られるベネフィットを提示します。実際にプロジェクトが始動した後に、聞き手側にどれほどの価値を提供でき、それを詳細かつ論理的に伝えられるかで、提案を受け入れてもらえるかが変わってくるのです。
したがって、提案部分では聞き手側のベネフィットを中心とした機能・特徴の紹介や、信憑性の高い一次情報の統計データで根拠を示すと説得力のあるプレゼンにできます。
行動喚起
最後に行動喚起です。
プレゼンの最後には、聞き手に「今後どのような行動をとってほしいか」を明示する必要があります。具体的には、サービスの導入や無料トライアルの申し込みなど、次のアクションを提案しましょう。
最後に提案プレゼンの最も伝えたい部分である行動喚起を示せば、聞き手の脳裏に深く印象づけられ、要望に応えてもらいやすくなります。
提案・企画プレゼン資料作りのコツ3選
ここでは、提案・企画プレゼン資料作りのコツ3選をご紹介します。3つのコツを抑えて、採用されやすいプレゼンを作成しましょう。
視覚的情報を活用する
1つ目のコツは、視覚的情報を活用することです。
グラフや画像、色などの視覚情報を活用して、「聞き手が資料を見た瞬間すぐに理解できる状態」を目指しましょう。テキストだらけの資料では、聞き手が理解するのに時間がかかり、最終的に読まれなくなる恐れもあります。
一方で、やみくもに画像や色を多用すると、情報量が増えて聞き手が理解しづらくなってしまいます。そのため、本当に伝えたい情報だけを記載しましょう。
データや数字を取り入れる
2つ目のコツは、データや数字を取り入れることです。
データや数字などの客観的な情報を取り入れることで、プレゼンの説得力や信憑性が増します。例えば、提案の妥当性を裏付けるような顧客データやアンケート結果をが提示されていれば、提案採用のメリットをイメージしやすくなるのです。
ただし、データや数字を取り入れる際には、「誤った情報でないか」を必ず確認し、正しい根拠を提示できるようにしましょう。
1スライド1メッセージ
3つ目のコツは、1スライド1メッセージです。
1スライド1メッセージとは、「1つのスライドには、伝えたいメッセージ1つだけを盛り込む」という意味です。伝えることを1つに絞ることで、メッセージが明確になり、聞き手が理解しやすくなるメリットがあります。
以上のように、伝えたいことを絞って、誰でも理解できるプレゼンに仕上げましょう。
提案や企画書のプレゼンテーションで使えるポイント5選
以下では、提案や企画書のプレゼンで使えるポイント5選を解説します。聞き手にとって分かりやすいプレゼンを実施するには、以下の内容を押さえる必要があります。
PREP法を用いる
PREP法を活用すれば、聞き手との円滑なコミュニケーションが可能です。PREP法とは、以下の4つの頭文字から成るフレームワークです。
- Point（結論）
- Reason（理由）
- Example（具体例）
- Point（結論）
PREP法であれば、聞き手が必要な情報を過不足なく伝えられるので、無駄な時間を発生させません。たとえば、最初の「結論」で瞬時に聞き手へ主張を伝えられるので、話が冗長になったり、伝えたいことが分からなくなったりする事態を防げるのです。
加えて、「理由」と「具体例」、最後にもう一度「結論」を伝えれば、話が具体的で理解しやすいプレゼンになります。また、PREP法は、プレゼン以外のビジネスの場でも論理的に考えを伝えられるおすすめのフレームワークです。
専門用語は控える
専門用語を控えることも大切です。
話し手にとっては常識の用語であったとしても、聞き手にとっては初めて耳にする単語である可能性もあります。専門用語の羅列が続けば、聞き手の理解が追いつかず関心が薄れてしまいます。
したがって、聞き手の立場を理解したうえで「専門用語は避けて説明する」「専門用語を身近な言葉に言い換える」などの柔軟な対応を心掛けましょう。
また、プレゼンの資料に関しても、一般的に馴染みのない専門用語を使う場合は「注釈」を入れるなどの工夫が必要です。
重要なポイントは強調する
重要なポイントを強調することもポイントの1つです。
強弱のない単調なプレゼンは、聞き手の集中力を削ぎ、印象が残りにくくなります。そこで、提案プレゼンのなかで重要なポイントは、「声量を上げる・ジェスチャーをつける・ゆっくり話す」を意識して発言するべきです。
また、重要なポイントの前に「こちらは今回お伝えしたい内容の主要部分である～」のように前置きを置くのも良いでしょう。
具体的な内容を示す
具体的な内容を示すのも、提案プレゼンには欠かせません。
プレゼン内容の信頼性を高めるには、具体的な根拠やデータを提示する必要があります。たとえば、政府から発表されている統計データや論文を参考・引用してみましょう。
さらに、オリジナルのエピソードを盛り込むと相手の共感を得やすくなります。抽象的な内容よりも、「弊社の商品を購入したA社は〇％業績がアップしました」や「B社はこのプロジェクトを実行に移したところ業務改善に成功しました」といった具体的エピソードの方が、聞き手の理解度を高められます。
聞き手が得られるベネフィットを理解してプレゼンをする
聞き手が得られるベネフィットを理解してプレゼンをする点も忘れてはなりません。
提案が採用されるためには「この提案を採用するとどのようなベネフィットがあるのか」を明示する必要があります。一方で、何をベネフィットと感じるかは、各企業や聞き手によって異なります。
そのため、「聞き手にとっての最大のベネフィットは何か」「提案を採用してもらうにはどの情報を伝えるべきか」を理解し、聞き手に合わせたアピールをする必要があるのです。
提案プレゼンの資料・情報管理におすすめのツール
以下では、提案プレゼン資料や情報の管理におすすめのツールをご紹介します。
採用されるような提案プレゼンができずに困っている場合には、聞き手を意識した内容や情報が取り入れられたプレゼンへと改善していく必要があります。一方で、聞き手にとって有益な情報を提示するためには、プロジェクトに関する膨大な資料、データの把握が必須です。
そこで、「プレゼンに関連する情報やデータをまとめて管理できるツール」を導入すれば、プレゼンに必要な情報を一か所に集約でき、プレゼンがまとめやすくなるのです。ただし、提案書を修正する度にファイルが増えていくため、「最新のファイルを正しく管理できるか」も重要なポイントです。
結論、提案プレゼンの資料や情報管理には採用されるプレゼンに必要な情報やデータをまとめて管理できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」へ各提案書のファイルやデータを残せば、採用されたプレゼンを後から振り返って、次の提案へ活かせます。さらに、「フォルダ機能」で提案ごとに情報を整理すれば、膨大なファイルや情報も簡単に整理できます。
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提案プレゼンにおける流れや押さえるべきポイントまとめ
ここまで、提案プレゼンの流れや採用されるポイントを中心に解説してきました。
採用されるプレゼンを作成するには、フレームワークを活用したり具体性を持たせたりして、聞き手にとって有益な情報を提示することが重要です。
一方で、聞き手に有益な情報を提示するには、プレゼンに関する情報の管理が必須です。そこで、プレゼンに関するファイルやデータを「ITツール」を使って一元管理しておけば、探す手間・時間を削減しながら、提案が承認された後の「プロジェクト」や「ノウハウ」も管理できるのです。
結論、採用されるプレゼンの情報管理には誰でも簡単にプレゼン業務に関わるあらゆる情報を蓄積・共有できる情報共有ツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、提案プレゼンの悩みを解消しましょう。
