業務フロー図の作成手順とは？フローチャートの無料テンプレートも紹介
「業務フロー図」とは、記号や矢印線を使って、業務の流れを図で表したものを指します。また、業務フロー図を作成するときは、テンプレートを使うと、手間をかけずに体裁を整えられます。
しかし、なかには「テンプレートを活用して業務フロー図を作成したいが、どれを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務フロー図の作成手順や無料のテンプレートを中心にご紹介します。
- 業務フロー図の作成手順を知りたい
- 業務フロー図のテンプレートを比較したい
- 作成した業務フロー図やテンプレートを適切に管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、業務フロー図を活用した効率的な業務管理が可能となります。
目次
業務フロー図とは
業務フロー図とは、業務全体の流れを可視化するために、業務の流れを図を用いて表現したものです。以下では、業務フロー図を作成するメリットや業務フロー図に書くべきことをご紹介します。
業務フロー図を作成するメリットとは
業務フロー図を作成するメリットして以下の3点が挙げられます。
- 業務の問題点や無駄な点を発見しやすくなる
- 業務内容の共有がスムーズになる
- 新人教育に役立てられる
業務フロー図により、業務全体が可視化されると、今まで気づかなかった問題点を洗い出せるのです。
業務フロー図で業務内容が説明されているため、口頭で説明する手間が省け、共有がスムーズになります。
業務フロー図を作成により、新入社員や新たなメンバーの業務への理解も得られやすくなります。
以上のように、業務フロー図を作成することで、業務上の問題点の解決や情報の円滑な共有が実現できます。
業務フロー図に書くべきこと
業務フロー図を作成する際に書くべき項目として、「業務内容と対応順序」、「担当者」、「開始と終了の条件」、「作業時間」、「成果物」が挙げられます。
業務フロー図は図を用いて業務の可視化をすることが目的のため、上記の書くべき内容は簡潔にまとめて記載しましょう。
また業務をよりスムーズに行うためにも、内容や流れに変更が起きたら、実態に合わせた業務フロー図の更新が大切です。
【3ステップ】業務フロー図の作成手順
ここでは、業務フロー図の作成手順について解説します。以下の内容を把握すれば、今すぐ業務フロー図の作成に取り組めます。
（1）関係者を設定する
まず、業務の関係者を設定します。
業務フロー図では、スイムレーン（部門）を使って関係者を設定します。
このように、部署ごとの「業務フローに関係する人物」を洗い出して記載しましょう。
（2）作業を配置する
次に、作業を配置します。作業を配置するときは、以下の内容を明確化しましょう。
- 誰が
- いつ、何をきっかけに
- どのような作業を実行するのか
- どのような場合に分岐するのか
以上の内容を記号に記載して、業務フローに必要な作業を整理します。
（3）作業を矢印線でつなぐ
最後に、作業を矢印線でつないで、業務の流れを示します。
すべての作業を矢印線でつないだら「作業に漏れがないか」「記号を過不足なく正確に使っているか」などを確認し、必要に応じて修正しましょう。
【無料】わかりやすい業務フロー図のテンプレート・サンプル2選
業務フロー図を作成するときは、テンプレートを活用すると、一から図を作成する工数を削減できます。ここでは、エクセル・パワーポイントで使えるテンプレート2選をご紹介します。
エクセルで使える業務フローチャートテンプレート
こちらは、Excel姫からダウンロードできる受発注業務フローのテンプレートです。
顧客や担当者、責任者を横断して業務フロー図を作成することで、取引全体の流れを把握可能です。また、業務の担当者が明確なため、不明点の確認にも役立ちます。
パワーポイントで使える業務フローチャートテンプレート
こちらは、経費削減実行委員会からダウンロードできる業務フローのテンプレートです。
業務のプロセスをステップ分けして表示可能なので、複雑な業務フローでも段階分けしながら可視化できます。
ExcelやPowerPoint以外でも、LucidchartやCanva、Cacooなどのオンラインツールを使用して作成する方法もあります。
わかりやすい業務フロー図を書くための5つのルールとは
ここでは、わかりやすい業務フロー図を書くための4つのルールについて解説します。業務フロー図を継続して運用するには、以下のルールを徹底して、誰でも直感的に理解できる図を作る点が重要です。
（1）業務フローを正確に把握する
大前提として、業務フローを正確に把握することが大切です。そこで、「誰が・どの作業を担当するのか」を明確するために、以下のフレームワークを利用しましょう。
| 5W3H | 着眼点 | 確認する要件 |
|---|---|---|
| When |
いつ |
時間／日次／順番／サイクル |
| Where |
どこで |
場所／部門／会社 |
| Who |
誰が |
人物／役職 |
| What |
なにを |
商品／サービス／システム／画面 |
| Why |
なぜ |
理由／根拠／意味 |
| How |
どうする |
方法／手順／条件 |
| How mach |
いくらで |
価格／予算／費用 |
| How many |
どれだけで |
規模／数量／件数 |
簡潔に情報を整理するにあたり、しばしば「5W1H」のフレームワークが用いられますが、より具体的に業務プロセスを図に落とし込みたいときは「5W3H」に当てはめていくのがおすすめです。メンバー間での業務理解を深めるためにも具体的に記載しましょう。
（2）作業は時系列に配置する
わかりやすい業務フロー図を書くために、作業は時系列に配置しましょう。
作業を時系列に配置しないと、業務プロセスを一連の流れとして把握できません。そのため、作業は「左から右へ」「上から下へ」のように正しい時系列で配置する必要があります。
また、業務フロー図では、作業を担う部門ごとに、業務フローを仕切り線で区切ります。したがって、レーンごとに時系列がずれないように注意しましょう。
（3）業務フローを交差させない
業務フロー図を書くときは、業務フローを交差させてはいけません。部門ごとの業務フローが交差していると業務プロセスの流れが分かりづらくなるからです。
そのため、作業の配置を慎重に検討して、業務フローが交差しないように注意しましょう。また、図形をつなげる線が多すぎると、業務フローが見づらい原因になるため、過不足ない線で分かりやすくつなぐことがポイントです。
分かりやすくするための対策として、業務フロー図の作成方法を社内でマニュアル化し統一する方法があリます。マニュアル作成をする際にのようなツールを使用すると、マニュアルを自社にあった形で簡単に作成・共有できます。
（4）1ページに収める
業務フロー図を書くときは、1つの業務フローを1ページに収めましょう。
業務フロー図が複数のページにまたがっていると、「業務の全体像」や「業務同士のつながり」が把握しづらくなってしまいます。業務全体の流れを簡単に追えるように、業務フロー図は1ページにまとめるようにしましょう。
また、どうしても1ページに収まらない場合は、複数の業務フローに分割して作図するのも有効です。
（5）記号を過不足なく正確に使う
わかりやすい業務フロー図を書くために、記号を過不足なく正確に使いましょう。
業務フロー図では、主に3種類の記号が使われます。具体的な内容は以下の通りです。
- 開始/終了記号
- 処理記号
- 判断記号
「開始/終了記号」は角丸四角形であり、業務フローの開始と終了を示します。
「処理記号」は四角形であり、業務プロセスにおける個々の作業を示します。
「判断記号」（条件分岐）はひし形であり「はい/いいえ」という判断を示しています。
たとえば、「判断記号」では判断によって業務の流れが分岐するので、分岐の条件を明確に記載する点が重要です。
エクセルよりも簡単に業務フロー図を管理・検索できるツール
以下では、エクセルよりも簡単に業務フロー図を管理・検索できるツールを紹介します。
業務フロー図は作成後、活用しやすくなるように適切に管理するべきです。たとえばExcelではテンプレートを使用して簡単に業務フロー図を作成できますが、ファイル数が増えると管理が乱雑になったり、ファイルを開くのに時間がかかったりと手間を要します。
そこで、作成した業務フロー図を簡単に管理・活用するツールを利用しましょう。また、必要な業務フロー図をすぐに見つけられるように、充実した検索機能も必須です。
結論、業務フロー図の管理・共有に最適なのは、自社にあった形で業務フロー図をまとめられ、超高精度な検索機能があるツール一択です。
ナレカンには、作成した業務フロー図やフロー図作成に使ったテンプレートファイルを簡単に管理できます。また、「添付ファイル内検索」や「画像内検索」により、社員が業務フロー図をすぐに見つけられるのです。
業務フロー図の作成・管理・共有に最適なツール「ナレカン」
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＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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＜ナレカンの料金＞
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンを使った業務フロー図の作成例
ナレカンでは、業務フロー図のファイルを添付するだけでなく、直接業務フロー図を書き込むことも可能です。以下は、ナレカンを使った業務フロー図の作成例です
＜業務フロー図を作成する方法＞
ナレカンの「記事」では【表アイコン】をクリックして、列と行の数を指定するだけで、簡単に表を作成できます。
関係者を記載しつつ、作業を配置して矢印線でつなげば、過不足のない情報で業務フロー図を作れます。また、セルに背景色をつけられるので、見やすく分かりやすい図を作成できるのです。
＜作成した業務フロー図をテンプレートとして活用する方法＞
テンプレートの登録もしくは呼び起しは、記事の編集画面の【テンプレート】から、簡単にできます。
たとえば、テンプレートを登録するときは、【テンプレート】＞【新規作成】を選択し、下図のように書きこめば完了です。
また、テンプレートとして登録できたら、次回以降は該当のフォーマットを選択すれば使い回せます。
業務フロー図の作り方・テンプレートまとめ
これまで、業務フロー図の作り方・テンプレートを中心にご紹介しました。
業務フロー図は無料のテンプレートを使用すると、簡単に作成できます。しかしExcelやPowerPointでは、ファイル数が増えると管理が乱雑になり、業務フロー図を作成しても活用されなくなってしまいます。
そこで、作成した業務フロー図を簡単に管理・活用するツールを利用しましょう。またファイル数が膨大になっても必要な情報がすぐに見つかるよう、充実した検索機能も必須です。
結論、業務フロー図の管理に最適なのは、作成した業務フロー図やテンプレートを簡単に管理し、添付したファイル・画像の中身まで検索可能なツール「ナレカン」一択です。ナレカンは社員の閲覧状況が分かるため、業務フロー図の運用状況も確かめやすいのです。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひを導入し、テンプレートを活用しながら業務フロー図を作りましょう。
