【管理職必見】スキル管理しないリスクと重要性とは？おすすめのツールも紹介
管理職が正しいスキル管理をすれば、最適な人材配置・人材育成が可能になり、生産性は向上します。一方、スキル管理の体制が整備されていなければ、社員のスキルアップや適切な評価に繋がらず、業務効率が停滞する原因になってしまうのです。
しかし、「社員一人ひとりのスキルを管理・把握するのは難しい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、スキル管理のリスクと重要性について解説します。
- 社員のスキルを正確に管理し、適切な人材配置に活かしたい
- スキル管理しないリスクや重要性を把握し、スキル管理の目的を明確化したい
- スキル管理に役立つツールがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、社員のスキル管理の方法や重要性などがわかり、社内のスキル管理推進のための足がかりを得ることができます。
目次
スキル管理の概要
ここでは、スキル管理の意味や目的、管理職の3大スキルについて説明します。スキル管理の概要を押さえた上で取り組みを進めたいという方は、以下を参考にしましょう。
スキル管理とは
スキル管理とは、社員のスキルや能力を評価し人材配置することで、社員のパフォーマンスを最大限に活用するプロセスを指します。
スキル管理によって適切な人材配置が実現されれば、生産性の向上に繋がります。同時に、社員は日々タスクをこなすことでスキルアップを図れるので、モチベーション維持にも結びつきます。
また、スキル管理で蓄積された情報が適切に管理されていると、組織に足りない人材も明確になります。そのため、自社やチームに必要なメンバーの採用活動にも横展開できるのです。
管理職の3大スキルとは
管理職に必要な3大スキルとは、「テクニカルスキル」「ヒューマンスキル」「コンセプチュアルスキル」です。
ハーバード大学のロバート・カッツ教授によって提唱されました。以下の表はそれぞれのスキルについて詳しくまとめたものです。
| 概要 | |
|---|---|
| テクニカルスキル | 業務を遂行するために必要となる知識や技術に関する知識を指します。たとえば、自社製品やサービスの技術や業務プロセスに関わる知識から、プレゼンテーションスキルやWordやExcelのスキルまで広くテクニカルスキルに含まれます。 |
| ヒューマンスキル | 対人関係におけるスキルを意味します。仕事において、部下や取引先、経営層など多くの人と関わるうえで、他者との意見対立を調整し、良い結果に導くためには必須の能力といえます。 |
| コンセプチュアルスキル |
以上の3つのスキルが管理職には求められます。現時点では上記3つのスキルが備わっていなくても、スキルは訓練や学習を通して後天的に身につけられるため、意識的にスキルの体得を目指すことが重要です。
スキル管理がされていないリスクとは
ここでは、十分なスキル管理がされていない場合に起こり得るリスクを解説します。スキル管理がされていなければ、社員のスキルを最大限に活用できないどころか、企業は社員や世間から信用を失う事態を招くリスクがあるのです。
（1）メンバーが本来の力を発揮できない
リスクとして、メンバーが本来の力を発揮できないことが挙げられます。
スキル管理がされていないと、人材配置の基準が曖昧となり、仕事内容とスキルとでミスマッチが起こりやすくなります。ミスマッチした環境下では、十分な能力を発揮できなかったり、評価に繋がらなかったりするので、社員はストレスを抱えてしまいます。
その結果、周囲の人と良好な関係性が築けない事態や、離職へと発展する可能性が高くなります。したがって、人材配置のミスマッチはスキル管理で回避しなければなりません。
（2）適切なリソース配置ができない
適切なリソース配置ができないこともリスクとして挙げられます。
社内メンバーの人材配置が適切でなければ、業務に対してスキルを最大限に活かせないので、結果として業務効率は低下します。また、社員がいくら業務をこなしても成長につながりにくいため、社内の人材育成が進まなくなります。
このように、リソース配置が不適切であると、業務の非効率性や無駄が生まれ、会社全体の生産性を大きく落としてしまいます。そこで、正しいスキル管理によって、それぞれの能力が最大化される場所に人材を配置することが大切なのです。
（3）コンプライアンス違反になってしまう
正しいスキル管理ができていなければ、コンプライアンス違反になるリスクもあります。
労務問題や情報漏えい以外にも、会社の管理が行き届いていないがゆえに、社員の独断がコンプライアンス違反になるケースもあります。たとえば、運転免許が切れた状態で営業回りに車を利用する、資格必須の業務を無免許で引き受けるといった例があります。
社員に十分なスキルが備わっていないのにもかかわらず、会社が放置してしまえば、ケガや事故を招くだけでなく社員や世間からの信用を失います。最悪な事態を防ぐためにも、社員のスキル管理は必ず実施しましょう。
【管理職必見】スキル管理の重要性とは
ここでは、スキル管理の重要性について解説します。以下の重要性を押さえたスキル管理ができている企業は、従業員のスキルを最大限に活かせているといえます。（1）メンバーのスキルの強み弱みの把握
スキル管理によって、メンバーのスキルの強み弱みの把握が可能になります。
新規プロジェクトの立ち上げにおいて、メンバーの人選はプロジェクトの成功を左右するほど重要といえます。そこで、スキル管理をしていれば、プロジェクトの方向性や難易度に合わせたメンバーを選抜できます。
また、スキル不足であっても「どのようなスキルが不足しており、いつまでに習得させるべきなのか」が、管理職にとって定量的にわかることもポイントです。
（2）スキルに基づいた評価・人材配置
スキルに基づいた評価・人材配置をするために、スキル管理は重要といえます。
正しく情報管理ができていれば、スキルに基づいた公正な評価ができます。また、従業員の満足度にもつなげられたり、社員が部署異動するときの判断基準にもなったりするのです。
このように、従業員の評価や部署異動・転勤時の判断を誤らないためには、スキル管理は必要不可欠なのです。
（3）効果的な人材育成
効果的な人材育成を実行するために、スキル管理は重要です。
スキル管理によって、各メンバーごとの不足スキルがわかるので「どのタイミングで」「どのような手段で教育するか」といった人材育成の計画を立てやすくなります。さらに、特定の人が持つスキルをノウハウとして共有すれば、社内の教育にも活用できるのです。
そのため、スキルは「情報」として管理し、必要なときにすぐに振り返れる状態にしておきましょう。とくに、「ナレカン」のような優れた検索性を備えるツールであれば、すぐに特定の人のスキル情報が見つかり、人材育成に役立ちます。
【必見】社員のスキルを正しく把握・活用するために有効なツール
ここでは、社員のスキルを正しく把握・活用するために有効なツールをご紹介します。
社員数が増えるほど、誰がどんなスキルを持っているのか、日常的な業務だけでは把握しきれません。履歴書やスキルシートだけに頼っていると、情報が古くなったり、実際の業務と乖離してしまうこともあります。
そこで、「社員が日々のノウハウや成果を蓄積・共有できるナレッジ管理ツール」を活用すれば、「各々が何を得意としているか」がアウトプットを通じて見える化されます。また、質問機能があるツールなら、特定の知識を持つ人材からナレッジを引き出すことが可能です。
したがって、スキル管理の円滑化に必要なのは、社員が持つナレッジを形式知化して共有できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に個人の頭の中やPCに保管されている属人化したナレッジをアウトプットすることで、社内にノウハウが共有されます。また、「質問機能」によって、“誰がどの分野に詳しいか”も把握でき、人材配置に活かせるのです。
簡単に社員のスキルをナレッジ化できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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＜ナレカンの料金＞
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【番外編】「スキルマップ」を使ったスキル管理の方法
ここでは、「スキルマップ」を使ったスキル管理の方法をご紹介します。スキルマップを活用することで、スキルを可視化できることです。
スキルマップとは
スキルマップとは、従業員のスキルを見える化するためのツールで、別名「力量管理表」や「技能マップ」とも呼ばれています。
社員の業務に関する知識や技術、経験を洗い出し、それぞれの到達レベルも一覧でまとめられます。そのため、社員一人ひとりの強みや弱みを一目で把握することができます。
また、同時に全体として不足している能力もわかります。したがって、スキルマップは、効果的な人材配置や採用戦略にも有効だといえます。
スキルマップのテンプレート
こちらは、厚生労働省が提供するスキルマップの例です。
さまざまな能力項目と詳細な基準が記載されているため、従業員のスキルを多角的かつ公平に判断することができます。このスキルマップのテンプレートの他にも数多くの業種や職務別のテンプレートが用意されているため、最適なテンプレートを見つけられます。
スキルマップを用いたスキル管理の手順
スキルマップの用いたスキル管理の手順は以下の通りです。
- スキルマップの作成者の決定
- スキルマップの項目とレベルを設定
- スキルマップの評価者決め
- スキルマップの管理
基本的にスキルマップは、部下や従業員を評価する管理職の方が作成します。
部署の業務内容などに応じて項目を決め、評価段階を明確にするためのレベルを設定します。
一部に偏らないように評価者を決めることで、複数人の視点から従業員のスキルを評価できます。
スキルのレベルは日々変化していくので、適宜評価者が更新しなければなりません。
以上の手順で、スキル管理を実施することができます。スキルマップは作成して終わりではなく、継続的に更新することが重要なため、スキルマップの適切な管理が企業に求められます。
スキル管理の重要性とリスクまとめ
ここでは、スキル管理の重要性とリスクについて紹介しました。
スキル管理がされていなければ、社員は本来の力を発揮できず、業務効率の低下を招きます。一方、正しいスキル管理が実施されると、各メンバーの強みや弱みを把握できるので、最適な「人材配置」「人材育成」が可能となります。
しかし、社員のスキルは日々成長していくため、社員一人ひとりのスキルを完全に把握するのは困難です。そこで、社員のスキルを的確に図るために、ノウハウや業務内容を常に共有できる「ナレッジ管理ツール」を用いてスキルを可視化する必要があるのです。
結論、社員の正確なスキルを知るためには、日々社員の持つスキルをナレッジとして蓄積・共有できるツール「ナレカン」が必須です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使い、社員のスキルを正しく把握していきましょう。
