【人事向け】面談記録シートとは？無料で使えるテンプレートを紹介！
昨今では、上司と部下で信頼関係を構築するために、面談を実施する企業が増えてきています。面談を通じて引き出した社員の悩みや考えをキャリアや業務に反映させることで、結果的に社員一人ひとりのパフォーマンスの向上につながるのです。
しかし、面談記録シートを作成したいが「どのように作ればよいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、面談記録シートの作成・活用方法やおすすめテンプレートを中心にご紹介します。
- 面談記録シートに盛り込むべき項目を把握したい
- テンプレートを活用して手間をかけずに面談記録シートを作成したい
- Excelより簡単に面談記録シートを管理できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、面談記録シートの無料テンプレートが見つかり、有効な作成・活用方法まで分かります。
目次
社員・人事面談とは
ここからは、社員・人事面談の目的や概要をご紹介します。面談が活発に行われていない会社の担当者の方は必見です。
人事面談をする目的
人事面談を実施する目的には、主に以下の3つが挙げられます。
- 上司と部下の信頼関係を築く
- 部下の成長を促す
- モチベーションを高める
部下が抱えている悩みや意見を上司に相談することで、互いの信頼関係が深まります。結果、普段の業務上のコミュニケーションが取りやすくなり、円滑に仕事を進められます。
部下から相談を受けた上司は、解決に向けたアドバイスができます。業務上の改善点をフィードバックすることで、部下の成長を促せるのです。
部下は面談を通して、自分の働きぶりに対する上司の評価を知ることができます。それにより、今後の業務に対するモチベーションを高められるのです。
上記の3つの目的を意識して、社員一人ひとりと向き合うことで、結果的に風通しの良い職場づくりにつながります。そのため、早急に面談記録シートを作成して、効果的な面談を実施していきましょう。
人事面談の4つの種類
人事面談には、主に以下の4つの種類があるため、シーンに応じて適切な面談を実施しましょう。
- 目標設定面談
- 中間面談
- フィードバック面談
- 1on1ミーティング
目標設定面談は、部下の個人的な目標を設定していくための面談です。具体的には、部下がいつまでに・何を・どこまで達成するかという目標を提示し、上司が必要に応じて修正しつつ承認するという形になります。
中間面談は、上司と部下との間で、目標達成までの中間地点で実施されます。具体的には、目標までの進捗や達成度・課題の確認が目的であり、状況に応じた目標の変更や課題解決に向けたアドバイスが可能です。
フィードバック面談は、一定期間の部下の業績や成果を上司から部下にフィードバックする面談です。部下の「課題の解決方法」や「長所をどうやって伸ばすか」などを検討することで、部下の成長を促せます。
1on1ミーティングは、上司と部下が定期的に1対1で行う面談です。業務内容のみならず、日常的な悩みを話す機会を設けることで、部下のモチベーション向上や上司との信頼関係の構築が見込めます。
以上のように、人事面談は部下の成長を促すための重要な機会であると言えます。そのため、定期的に面談を実施する場を設けることが、良い人間関係や職場を構築していくうえで大切です。
社員・人事面談記録シートを活用するメリット
面談記録シートとは、面談で上司が伝えたいことや部下からの質問内容などを記録したものです。以下では、面談記録シートを活用するメリットを具体的に解説しているので、面談記録シートを活用したいと考えている方は必見です。
（1）伝えたいことを事前に整理できる
1つ目は、面接で伝えたいことを事前に整理できる点です。
面談記録シートが手元にあれば、上司は面談で”どのような質問をするか”をシミュレーションしてから臨めます。事前に流れを理解しておけば、集中して部下の話に耳を傾けられるのです。
限られた面談時間で、お互いが伝えたいことを確実に伝えられるように、あらかじめ面談記録シートを作成しましょう。
（2）社員を適切に評価できる
2つ目は、面談記録シートが、社員を適切に評価できる貴重な材料になる点です。
面談記録シートを作成・管理することで、部下の成長や課題を数年単位で把握できます。たとえば、過去に挙げられた課題が現在でも指摘されている場合、異なるアプローチで解決策を模索できるのです。
ただし、面談の結果だけを評価に結びつけてしまうと、上司の主観に左右される可能性があるため対策が必要です。具体的には、ほかの社員からどのように評価されているか、普段の業務への取り組み方はどうか、なども考慮しましょう。
（3）今後の育成に役立てられる
3つ目は、社員の今後の育成に役立つ点です。
面談記録シートを書いたり見返したりすることで、普段は気づかない部下の課題や問題の発見につながります。また、面談の中で発見した社員の適正や能力を記載しておけば、昇格や部署異動のときの判断要素としても役立ちます。
このように、面談記録シートはその後のキャリアや業務内容に反映するべき要素です。そのため、面談記録シートは「ナレカン」のような検索性に優れたツールで、必要なときにすぐ確認できるよう管理しましょう。
社員・人事面談記録シートに盛り込むべき5つの項目
面談記録シートには、以下の5つの項目を記載しましょう。
- 目標と進捗
- 成果を上げたこと
- 困っていること
- アドバイス
- 次の目標
業務の目標と進捗を記載します。具体的に把握できるように定量的な内容を記入しましょう。
これまでの業務の中で成果を上げた内容を記載します。例えば、「商品Aの売上げ〇円」など分かりやすく数値化します。
業務を進める中で困っていることや悩んでいることを記載します。成果が上がらない原因が分かっている場合は、詳細に書きましょう。
上司からのアドバイスを記載しましょう。振り返ったときでも分かるように、具体的に書くことが重要です。
面談を通じて決定した、今後の目標を記載しましょう。数字を用いるなどして、達成すべきことが明確な目標を記載するのがポイントです。
以上の項目は面談シートに取り入れたい最低限の内容なので、必要に応じて項目を追加すれば自社に合うシートを作れます。また、面談シートの内容は個人情報であるため、閲覧制限を細かく設定できる環境で管理しましょう。
分かりやすい面談記録シートを書くためのポイント3選
ここでは、分かりやすい面談記録シートを書くためのポイントを3つご紹介します。以下の3点を意識し、誰が見ても内容が分かる面談記録を目指しましょう。
（1）時系列に沿って記録する
1つ目は、時系列に沿って記録することです。
面談内の発言内容を時系列順に記載することで、会話の前後からその発言に至った経緯を把握できます。相手の発言のバックグランドを知ることで、悩みの全体像を把握しやすくなるのです。
反対に、発言内容を入れ替えて読みやすくする書き方もありますが、入れ替えに失敗して因果関係が崩れてしまう可能性があるため、基本的には時系列に沿って書きましょう。
（2）表現を統一する
2つ目は、表現を統一することです。
面談記録内で表現や言い回しに表記ゆれがあると、読み手が困惑し、誤った解釈をしてしまう可能性があります。たとえば、同じ人物のことを「先方」「○○さん」と二通りの書き方をしている場合、読み手はそれぞれ違う人物であると誤解しかねません。
事前に表現方法や言い回しを統一し、読み返したときに誤解を招かないように工夫をしましょう。
（3）テンプレートを使用する
3つ目は、テンプレートを使用することです。
面談記録を一から作成するのは多くの時間がかかります。また、面談中は発言内容を素早く記録する必要があるため、以下のようにコピーして使えるフォーマットを活用して、記録シートの体裁を整えることをおすすめします。
＜目標と進捗＞
・（例：上半期の目標・販売額〇〇万円に対し、〇月時点での進捗は〇〇万円で約〇%であるが〇月に〇〇万円の契約が入る見込みなので〇〇万円で到着する見込み。）
＜成果をあげたこと＞
・（例：〇月は〇〇の業務フローを見直し、〇h/月の業務時間短縮に貢献した。）
＜困っていること＞
・（例：結果的には目標を達成する見込みだが、月によるばらつきが大きく、再現性がない。）
＜アドバイス＞
・（例：うまくいった場合もそうでなかった場合も、その結果になった原因を書き出して整理しておくと良い。）
＜次の目標＞
（例：〇〇/月。半期ごとではなく、月ごとの目標のみを定めて業務に取り組む。）
ただし、WordやExcelなどのテンプレートは他のファイルに埋もれがちなので、管理に注意が必要です。そこで、素早くテンプレートを呼び出し面談記録を残したい方は、「ナレカン」のようなITツールの導入を検討しましょう。
＜記入例あり＞無料で使える面談記録シートのテンプレート3選
以下では、面談記録シートの作成におすすめのテンプレートを3つご紹介します。記入例の画像つきなので、面談記録シートを書く具体的なイメージを持ちたい方は必見です。
【Excel】フィードバック面談で使える面談シートのテンプレート
こちらは、フィードバック面談で使用できる面談記録シートのテンプレートです。既に記載されている項目の流れに沿って、スムーズに面談を進めることができます。
【Excel・Word】簡単に書ける面談記録のテンプレート
こちらは、簡単に書ける面談記録シートのテンプレートです。シンプルなデザインのため、面談内容を誰でも簡単に記載できます。
以下は、実際に面談内容を入力した記入例です。
【Excel・Word】汎用的に使用できる面談記録のテンプレート
こちらは、汎用的に使用できる面談記録シートのテンプレートです。ヒアリングする項目を社員ごとに設定して、自由に記載できます。
以下は、実際に面談内容を入力した記入例です。
社員・人事面談記録シートをExcelで管理するデメリット
ここでは、Excelで面談記録シートを作成・管理するデメリットを2つご紹介します。Excelは簡単に使える一方で、難点もあるため注意しましょう。
（1）ファイル管理が煩雑になる
1つ目のデメリットは、ファイルを整理するのが大変な点です。
Excelはファイル数が膨大になりがちで、さらにファイル名だけでは中身を識別しにくいため、検索性が悪いです。社内にある膨大なファイルの中から、各ファイルの格納場所を覚えておき、必要なときに見つけ出すという作業は骨が折れます。
このように、Excelのようなファイル形式での管理は情報が入り乱れやすいため、目的の情報にアクセスするのに手間と時間がかかるのです。そこで、超高精度の「検索機能」を備えた「ナレカン」のようなツールを導入して、面談記録シートを管理しましょう。
（2）細かな権限設定がしづらい
2つ目のデメリットは、「一部の社員にのみ公開する」といった細かい権限設定が面倒な点です。
Excelには、パスワードをかけられるものの、開くのに都度パスワードを入力したり、共有したい社員に教えたりしなければならず面倒です。また、フォルダ単位でアクセス権の設定も可能ですが、工数が複雑なためITに不慣れな現場にはおすすめしません。
さらに、細かな権限設定が簡単にできないと、ほかの社員が誤って操作しかねないので、情報改ざんのリスクが高まります。とくに、面談記録シートは社員のプライベートな情報でもあるため、Excelでの管理には不向きなのです。
Excelよりストレスなく面談記録シートを管理できる方法
以下では、Excelよりストレスなく面談記録シートを管理できる方法をご紹介します。
Excelの面談記録シートは、共有時に都度ファイルを送信する手間がかかるうえ、面談ごとに新たなファイルを作成するので管理が煩雑になりがちです。 また、管理が属人化しやすく、関係者が閲覧したいときにすぐ探せません。
そこで、面談記録シートを簡単に一元管理できるITツールがあれば、管理や共有の手間が省けます。しかし、まとめて管理しても、検索機能が不足していれば、情報を探すのに手間と時間がかかってしまいます。
したがって、「面談記録をまとめて管理でき、必要な情報をすぐに見つけ出せるツール」を導入しましょう。結論、面談記録シートの作成・管理には、あらゆる情報を簡単に一元管理でき、検索機能で必要な情報にすぐアクセスできるツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンでは、作成した面談シートの閲覧・編集権限を細かく設定して管理が可能です。また、ヒット率100％の超高精度な「キーワード検索」によって、従業員数が多くても必要な情報を即座に見つけ出せるため、“欲しい情報が見つからない”悩みを解決できます。
必要な情報をすぐに探し出せるツール「ナレカン」
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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面談記録シートに書くべき項目・テンプレートまとめ
これまで、面談記録シートに書くべき項目・テンプレートについてご紹介しました。
面談記録シートは、社員の人事評価や今後の育成に活用できます。そこで、テンプレートを用いるとシートの体裁を素早く整えられるのです。
しかし、ExcelやWordに面談記録をまとめると、ほかのファイルに埋もれて探しにくくなってしまいます。したがって、「簡単に欲しい情報を見つけ出せるツール」で面談記録を管理するのが最適です。
結論、自社が導入すべきなのは、情報をまとめて管理でき、検索機能で必要な情報をすぐに見つけられるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、面談記録シートをストレスなく管理できる体制を整えましょう。
