【無料フォーマットあり】見やすい議事録の書き方とは？

更新日：2025年10月29日

ナレッジ管理

会議やミーティングを実施するときに、議事録を作成しておけば、不参加だったメンバーに共有できるうえ、備忘録として後から振り返るのにも役立ちます。そのため、ビジネスにおいて、議事録の作成を求められるシーンは多いです。

一方で、「議事録の書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、議事録の書き方のコツやWord/Excelフォーマットを紹介します。

議事録の作成に便利なおすすめのフォーマットを知りたい
会議の議事録を上手に活用するポイントを学びたい
議事録の作成・運用がスムーズにできるツールを探している

という方はこの記事を参考にすると、見やすい議事録のフォーマットが見つかるだけでなく、作成後の共有・管理を効率化する方法も分かります。

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1 議事録を作成する目的とは
2 【基本フォーマット付き】議事録に記載するべき項目
3 即実践！見やすい議事録の書き方のコツとは
4 無料｜見やすいWord/Excelのフォーマット・テンプレート7選
5 Word・Excelで議事録を作成する問題点とは
6 最も簡単に議事録を作成・運用する方法
- 6.1 Excelより簡単！見やすい議事録の作成・管理に最適な「ナレカン」
7 ChatGPTで議事録を作るコツ
8 会議後に役立つ！議事録を上手に活用するポイント
9 【徹底比較】議事録のダメな例/良い例
10 見やすい議事録を作れるフォーマットやコツまとめ

議事録を作成する目的とは

議事録を作成するおもな目的として、以下の3点が挙げられます。

会議の内容を共有するため

議事録を作成すると、会議に参加していないメンバーへ「議論の内容」や「決定事項」を共有できます。議事録には会議の概要が簡潔にまとめられているので、口頭よりも正確に会議の内容を伝えられるのです。

認識を統一するため

議事録があれば、「会議でどのような課題が挙がったか」「次回までのタスクは何か」が明確になり、参加者間の認識を統一できます。また、口頭の情報共有で起きがちな、「言った・言わない」のトラブル防止にもつながるのです。

備忘録として残すため

議事録を作成すれば、備忘録として後から振り返りやすくなります。また、議事録に記載された社員の知識やノウハウは、今後の業務に活用できる情報資産となるので、適切に管理する必要があるのです。

このように、議事録を作成すると、口頭よりも正確に会議の内容を共有できるうえ、今後の業務にも役立たられます。したがって、会議や打ち合わせを実施するときは、議事録を忘れずに作成しましょう。

【基本フォーマット付き】議事録に記載するべき項目

議事録に記載するべき項目は以下の通りです。

項目	概要
会議の基本情報	日時、開催場所、参加者、欠席者、議長、書記
議題	会議で話す項目、アジェンダ
議論の内容	会議内容の要約、決定に至るまでの経緯、賛成意見や反対意見
決定事項	会議で決まったこと
アクションプラン	誰が何をいつまでに実行するのか
次回の会議	次会議の日時、議題
その他	添付資料、参考資料、注意事項

以上の項目を入れると、必要な情報がそろった議事録を作成することができます。また、以下は会議議事録の作成に慣れていない方向けの基本フォーマットです。

作成日：〇月〇日（〇）
会議名：〇〇〇〇会議
場所：〇〇会議室
出席者：〇〇、〇〇、〇〇、〇〇（議事録作成者）
欠席者：〇〇、〇〇
議題：〇〇〇〇
議論内容：（決定に至るまでの経緯、賛成意見や反対意見）
決定事項を受けてやるべきこと：
保留事項：（今回は保留した議題）
次回会議の日時：〇月〇日（〇）
次回会議の議題：〇〇〇〇
その他連絡事項：

以上はコピペしてそのまま使えるフォーマットです。しかし、あくまで最低限の項目を示したフォーマットなため、会議の内容に応じて、必要な項目は適宜追加するようにしましょう。

即実践！見やすい議事録の書き方のコツとは

以下では、見やすい議事録を作成するコツを3つご紹介します。読み手に正確に情報を伝えるためにも、以下の項目を意識しましょう。

コツ1｜5W2Hを意識する

1つ目のコツは、「5W2H」を意識することです。5W2Hとは、以下の7項目を指します。

When（いつ）
Where（どこで）
Who（誰が）
What（何を）
Why（なぜ）
How（どのように）
How much（どのくらい）

上記を意識することで、冗長な文章を避けられるため、要点を正確に読み手に伝えられます。また、議事録に記載すべき内容が明確になり、作成者側もスムーズに議事録を書けるようになるのです。

さらに、文章だけでは表現が難しい場合は、記号や図を活用することで視覚的に分かりやすい議事録になります。

コツ2｜事実と所感を区別する

2つ目のコツは、事実と所感を区別して書くことです。

客観的な事実と主観的な所感が混在すると、内容が分かりづらくなるうえ、読み手に誤解を与えてしまう恐れがあります。たとえば、「～と思われる」「～くらい」といった曖昧な表現は避けましょう。

したがって、事実ベースで必要事項を書いてから、最後に「所感」の項目を別で設けておくと情報が混在しません。ただし、議事録の目的によっては所感が必要ない場合もあるため、項目は適宜追加していく方法をとるべきです。

コツ3｜社内で共通のフォーマットを使う

3つ目のコツは、社内で共有のフォーマットを使うことです。

議事録の作成者によって項目が違ったり、情報量にばらつきがあったりすると、読み手の混乱を招く恐れがあります。そこで、社内で共通のフォーマットを用意しておけば、議事録の書式を統一でき、後から振り返るときも見やすいです。

たとえば、テンプレートを自作できる「ナレカン」を使えば、自社に合ったテンプレートを作成して、数クリックで呼び起こせます。

無料｜見やすいWord/Excelのフォーマット・テンプレート7選

以下は、見やすいWord・Excelの議事録フォーマットを7つご紹介します。以下のフォーマットを活用すると、基本項目を押さえた議事録をすぐに作成できます。

【Word】シンプルな議事録フォーマット

ビジネス文書形式のシンプルな議事録です。

議事の経過や結果を示す欄があるので、内容を過不足なく伝えられます。

[文書]テンプレート｜シンプルな議事録フォーマットの詳細はこちら

【Word】表形式の議事録フォーマット

議題ごとに内容や決定事項をまとめられる表形式のフォーマットです。

表の幅は字数によって広げられるので、情報量が多かったり複数の議題があったりする場合に便利です。

ビズ研｜表形式の議事録フォーマットの詳細はこちら

【Word】社外向け議事録に使えるフォーマット

会議の概要を大まかに記載できるフォーマットです。

社外向けとしても使えるうえ、自由にカスタマイズ可能なので、用途に合わせて適宜項目を追加できます。

[文書]テンプレート｜社外向け議事録に使えるフォーマットの詳細はこちら

【Word】打ち合わせメモに便利な議事録フォーマット

打ち合わせ中にメモもできるフォーマットです。

本フォーマットを印刷しておけば、手書きでメモができます。また、打ち合わせ内容を記録する表の「行の高さ」「罫線の種類」は、自由にカスタマイズ可能です。

[文書]テンプレート｜打ち合わせメモに便利な議事録フォーマットの詳細はこちら

【Word】定時・臨時で使える株主総会議事録

定時・臨時いずれの株主総会にも使えるフォーマットです。

「出席者」「議長」「議事録作成者」といった『会社法施行規則第72条』で法定されている株主総会議事録の記載事項を、抜け漏れなく記入できます。

参考：会社法施行規則＞e-GOV法令検索

[文書]テンプレート｜定時・臨時で使える株主総会議事録の詳細はこちら

【Excel】自由に書き込める議事録フォーマット

情報量や書き方の自由度が高いフォーマットです。

枠が広く確保されているうえ、「日時」「議題」などの基本項目のほかに「次回予定」も漏れなく記載できます。

[文書]テンプレート｜自由に書き込める議事録フォーマットの詳細はこちら

【Excel】議事と宿題を記入できる議事録フォーマット

宿題の欄があるため、次回までのタスクを記載できるフォーマットです。

そのため、「誰が何をいつまでにやるか」が明確になります。加えて、会議で配布した参考資料を添付すれば、分かりやすい議事録を作成できます。

業務用テンプレート｜議事と宿題を記入できる議事録フォーマットの詳細はこちら

Word・Excelで議事録を作成する問題点とは

Word・Excelで議事録を作成する問題点は以下の通りです。

共有しづらい

ExcelやWordで作成した議事録を共有するには、メールやチャットなどの別のツールを使う必要があります。議事録は会議に参加していないメンバーに共有することで効果を発揮するため、共有しづらいことは大きなストレスになる可能性があります。

過去の議事録をすぐに見返せない

WordやExcelで作成した議事録のファイルは、開くまで内容や詳細が分からないため過去の議事録を見返すときに時間がかかってしまいます。

管理が面倒

作成した議事録を適切に管理しておかなければ、情報が散在してしまいます。しかし、WordやExcelのファイルでは管理が煩雑になりがちで、とくにファイルが膨大な量になるとまとめて管理するのが難しいです。

WordやExcelのテンプレートを活用すれば簡単に議事録を作成できますが、上記のような問題点もあるため、導入を検討している方は注意が必要です。

最も簡単に議事録を作成・運用する方法

以下では、最も簡単に議事録を作成・運用する方法をご紹介します。

見やすい議事録を手軽に作成したい人は「テンプレート機能を備えたツール」を導入しましょう。テンプレート機能を使えば、あらかじめ設定した議事録のフォーマットをWordやExcelよりも素早く呼び出せて、体裁の整った議事録を作成できます。

しかし、議事録にはその後のTodoも記載するので、会議後にも見返す点も考慮しなくてはいけません。そこで、あとから振り返るときにも必要な情報にすぐにアクセスできるように、「検索機能が充実しているツール」を選ぶことが大切です。

結論、議事録の作成・管理に最適なのは、テンプレート機能を備えているうえ、超高精度の検索が可能なノート型情報共有ツール「ナレカン」一択です。

ナレカンは、あらかじめ作成したフォーマットを瞬時に呼び出せるうえ、ヒット率100％の「超高精度検索」によって欲しい情報を即座に取り出すことができます。そのため、議事録の作成・管理がひとつのツールで完結するのです。

Excelより簡単！見やすい議事録の作成・管理に最適な「ナレカン」

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ChatGPTで議事録を作るコツ

以下では、ChatGPTで議事録を作るコツを3つご紹介します。ChatGPTを活用して、会議内容のメモや文字起こしから簡単に議事録を作成したい方は必見です。

コツ1｜具体的かつ明確な指示をする

1つ目のコツは具体的かつ明確な指示をすることです。

正確な議事録を作成するには、生成AIによる推測力を減らす必要があるため、曖昧で抽象的な表現は避けましょう。たとえば、「どんな目的で誰に対する議事録なのか」を指定すると、目的や対象者に合った議事録を作成できます。

しかし、AIは事実と異なる内容を生成することがあるため、生成された議事録は必ず人間の目で確認する必要があります。

コツ2｜フォーマットや項目を指定する

2つ目のコツは、フォーマットや項目を指定することです。

内容が正確であることだけでなく、見やすく整理された形式で出力させることも重要です。フォーマットや、記載してほしい項目をあらかじめ指定しておけば、読者が素早く内容を把握できる議事録を作成できます。

また、文体や表現ルールも指定しておくと、後から手作業で修正する手間を省けるため便利です。

コツ3｜回答をブラッシュアップする

3つ目のコツは、回答をブラッシュアップすることです。

1回の指示だけでは理想の議事録を作成できない場合があるため、出力された議事録に対して指示を追加し、議事録をブラッシュアップしていく方法が効果的です。

たとえば、出力された議事録が客観的でなかった場合、主観を排除し、事実に基づいた出力を促すことで客観的な議事録を作成することができます。

会議後に役立つ！議事録を上手に活用するポイント

議事録を上手に活用するポイントは以下の通りです。

なるべく早く共有する

議事録を作成したら、なるべく早く共有することが重要です。決定事項やアクションプランを素早く共有することで、スピード感をもって業務を進められます。

定期的に振り返りをする

定期的に前回議事録を振り返り、「前回の決定事項は守られたか？」「決定した期日までにアクションプランを完了できたか？」などを確認しましょう。こうすることで、会議での決定事項が口先だけになるのを防げます。

ナレッジ化する

議事録をナレッジ化し、社内の情報として蓄積することで、新入社員が過去の意思決定や検討の経緯などを学び、会社に対しての理解度を高めるのに役立ちます。

以上のポイントを踏まえ、議事録を上手に活用し業務に役立てましょう。

【徹底比較】議事録のダメな例/良い例

ここでは、議事録のダメな例とよい例をご紹介します。適切な情報共有のためにも事前に確認しておきましょう。

＜ダメな議事録の例＞

上記の議事録には「敬語が混ざっている」「打合せ内容の各発信者が明記されていない」「数字などの客観性に欠ける」などの改善点があります。そこで、改善点をもとに議事録を作成すると以下のようになります。

＜良い議事録の例＞

議事録は、あとから読み返すことを前提に作成すべき文書です。したがって、フォーマットや文末を整えたり、誰の発言かがわかる書き方を心がけましょう。

見やすい議事録を作れるフォーマットやコツまとめ

ここまで、見やすい議事録を作れるフォーマットやコツを中心に紹介しました。

事前に項目をフォーマット化しておけば、議事録の書式を統一できるうえ、「認識のズレ」や「情報の抜け漏れ」を防げます。また、見やすい議事録にするためには、5W2Hを意識したり、箇条書きで簡潔にまとめたりすることも重要です。

ただし、WordやExcelのフォーマットで議事録を作成すると、「メールで共有する手間がかかる」「増えた議事録ファイルの管理が面倒になる」などのデメリットがあります。そのため、”議事録の作成から管理までの負担を解消するツール”が必須なのです。

結論、議事録の作成に最適なのは、議事録の作成・共有・管理を一元化するノート型ツール「ナレカン」一択です。ナレカンでは、独自の社内用語を「辞書登録」すること、議事録を作成するときに起こりがちな”表記揺れ”も考慮して、情報を振り返れます。

無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、議事録の悩みを解消しましょう。