仕事をマニュアル化するメリットは？マニュアル作成を効率化する方法を解説
仕事を効率化する方法のひとつに「マニュアル」があります。ベテラン従業員しか知らないノウハウを共有したり、業務の属人化を防ぐことができたりと、マニュアルを作成することで多くのメリットを得られるのです。
しかし、なかには「マニュアル整備には時間と手間がかかるので、なかなか作成に踏み切れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、と「マニュアルを作成するメリット」と「効率的にマニュアルを作成する方法」を中心に解説します。
- 仕事をマニュアル化するメリット・デメリットを把握したい
- マニュアルのまとめ方を、分かりやすく教えてほしい
- 業務マニュアルの作成・管理・共有を効率化できる方法を探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社の業務を簡単にマニュアル化する手順だけでなく、今後マニュアルをどのように管理すべきか分かります。
目次
業務マニュアルとは？
業務マニュアルというのは、仕事やタスクを効率的に実行するために、従うべき手順や方法を文書化したものです。
「業務マニュアル」と似たものとして「手順書」があります。これらの違いとしては、「手順書」が業務の手順を工程ごとに細かく説明しているのに対して「業務マニュアル」は手順だけでなく社内の規則や理念など、組織の全体的なガイドラインを指します。
このように、業務マニュアルは社内で統一した業務プロセスを踏むために重要な役割を果たしています。
マニュアル化に向く仕事・向かない仕事
マニュアル化に向く仕事と向かない仕事の特徴と具体的な例は以下の通りです。
- マニュアル化に向く仕事
- マニュアル化に向かない仕事
個人の能力や経験値の差による影響が少なく「誰がやっても同じ作業が発生する仕事」であればマニュアル化できます。仕事をマニュアル化することで、レクチャーの時間やコストを削減でき、作業品質の均一化や人的ミスの防止も可能です。
個人の能力に大きく影響を受ける「ケースバイケースの対応が重要な仕事」は、同じように作業ができないためマニュアル化には不向きです。しかし、マニュアル化に向かない仕事であっても、ノウハウやコツを共有できれば生産性向上には役立ちます。
マニュアル化に向く仕事の例としては、書類の作成や印刷などの業務フローが決まっている事務作業が挙げられます。対して、マニュアル化に向かない仕事は、コンサルティングや個別の営業活動など、クライアントの要望に応えていく業務を指します。
仕事をマニュアル化する4つのメリット
マニュアル化には間接的なものも含めれば多くのメリットがありますが、以下ではとくに重要な業務をマニュアル化する4つのメリットを解説します。
（1）品質の標準化と業務効率化ができる
1つ目は、業務を効率化しながら品質を一定に保つことができることです。
マニュアルがない場合には、作業品質は個人の能力や経験に依存してしまいます。そのため、部署異動や退職のタイミングで作業品質が下がり、大きな損失が発生する可能性があるのです。
しかし、業務をマニュアル化しておけば、誰でも同じ品質で作業ができるようになり、仮に担当者が変わったとしても生産力への影響はありません。
（2）教育内容の統一と時間短縮ができる
2つ目は、教育内容を統一し、教育にかかる時間コストを削減できることです。
業務をレクチャーする社員によって内容や品質基準に差があると、企業全体の生産性に影響を及ぼします。そこで、マニュアルを基準に社内教育をすれば、業務に関する品質が保証できるので、教育者の違いによる生産性の低下リスクを回避できます。
また、基本的な事項を網羅しているマニュアルを活用すれば、教育に関する時間的コストが削減でき、その分確保できた時間を別の業務に充てられます。
（3）業務改善のための課題が明確になる
3つ目に、マニュアルを作成すると、業務内容や作業手順の改善点が明確になります。
たとえば、マニュアルを作成することで「別々にしていた作業を一括にした方が効率的になるケース」や「作業手順を入れ替えることで余計な動作が省略できるケース」などに気づければ、大幅な業務改善と効率化を実現できます。
また、マニュアルには標準的な内容が網羅されているので「自身の作業にムダがないか」「さらなる効率化はできないか」を従業員一人ひとりが検討できます。
（4）業務の属人化リスクを解消できる
4つ目は、業務の属人化リスクを解消できることです。
一部の担当者しか業務の手順や方法を把握していないという状態になると、その担当者が不在のときに適切な対応がとれず、業務に支障をきたす可能性があります。そのため、業務マニュアルを作成して担当者のナレッジをまとめておく必要があるのです。
たとえば、「ナレカン」のようなITツールを導入すれば、誰でも簡単に業務マニュアルを作成できるうえに、社内のあらゆる情報をナレッジとして蓄積できます。
仕事をマニュアル化する3つのデメリット
ここでは、業務をマニュアル化することのデメリットをご紹介します。デメリットを上手くカバーする方法も解説しているので必見です。
（1）マニュアル通りに動くことが目的になる
まず、「マニュアル通りに行動することが目的になる」ことが挙げられます。
本来、マニュアルは業務効率や生産性の向上のために活用されますが、マニュアルに書いてあることだけをやれば良いと解釈されてしまう場合があります。そのため、イレギュラーなトラブルが発生したときに、適切に対応できないなどの問題が起こるのです。
そのため、社内で「業務をマニュアル化することの目的」を再確認しましょう。また、マニュアルの内容が細かすぎると、融通が利かなくなってしまうため、あくまで”全体的なガイドライン”であることを意識して作成する必要があります。
（2）自発的な行動を阻害する恐れがある
次に、マニュアルは創意工夫した業務改善や自発的な行動を阻害する一面があります。
理由としては、ミスをしてもマニュアルに責任を転嫁できることが考えられます。そのため、必要以上にマニュアルを神格化しない文化や、自発的な動きを称賛する雰囲気をつくる必要があるのです。
また、現場の意見を取り入れながらマニュアルの修正をしましょう。社内の風通しを良くするだけでなく、実務とマニュアルが乖離しないようにできるのでおすすめです。
（3）マニュアルの作成・管理・変更に手間がかかる
最後に、マニュアルの作成・管理・変更には手間がかかることが挙げられます。
短期的に考えるとマニュアル作成にかかるコストが大きく感じられ、マニュアルを始めづらいケースもあります。しかし、中長期的に考えると「関連コストが削減される」「繰り返し利用できる」などのメリットが得られるのです。
たとえば、「ナレカン」のようなITツールを活用すれば、マニュアルの作成・管理を効率化できるほか、該当のマニュアルをすぐに見つけられるので、マニュアルの更新していく作業も手間がかかりません。
仕事内容を上手くまとめるには？マニュアル化する6つのステップ
以下では、仕事のマニュアルを作成する手順を6ステップで解説します。マニュアルは業務の基本となるため正しいステップで作成しましょう。
ステップ1｜マニュアル化する作業を決める
はじめに、マニュアル化する作業はどこまでの範囲かを設定します。
業務に関わるあらゆる作業を一度にマニュアル化すると時間とコストがかかり、導入後に混乱を招いてしまう恐れがあります。そのため、作業のベース部分をマニュアル化していき、その後”ノウハウ”を肉付けしていくのがおすすめです。
マニュアル化の対象作業が決められない場合には「すぐにマニュアル化できそうな作業」から手を付け始めると、マニュアル化の要領が分かるのでおすすめです。
ステップ2｜マニュアル化する作業を整理する
次に、マニュアル化する作業を整理します。以下の3点を押さえておけば、分かりやすいマニュアルがつくれます。
- 作業の流れ
- 注意事項
- 作業のコツ
この段階で注意したいのが「重複や漏れ」です。マニュアルは作業のすべてを網羅したエッセンスなので、従業員はマニュアルに間違いがあるとは思いません。
そのため、トラブルを防止するためにもヒアリングや作業観察など、徹底した業務の洗い出しと整理が必要です。
ステップ3｜マニュアルに必要な要素を検討する
次に、社内で活用してもらうために、マニュアルに必要な要素を検討します。
たとえば、システムのメンテナンスマニュアルを作成する場合には「定期点検での見落としを防ぐためのチェックリスト」や「システムエラーが起きてもすぐに対処できるQ＆Aページ」が検討すべき要素の例です。
マニュアルの対象業務や職場環境、課題などによって要素は変わってくるので「どのようなマニュアルが従業員にとって便利か」をイメージしながら作成しましょう。
ステップ4｜マニュアルの構成を作成する
次に、これまでに整理した情報をカテゴリー別に分け、順序を入れ替えながら構成を考えます。
マニュアルの構成は「目次」に反映されます。何か分からないことがあったタイミングでマニュアルは使われるので、目的のページをすぐに見つけられる目次は重要です。
そのため、構成案で詰まった場合には「どのような目次なら必要なページにたどり着けるか」という視点からアプローチしてみましょう。「マニュアルの良し悪しは目次で決まる」とまで言われているので、時間をかけて丁寧に構成を検討すべきです。
ステップ5｜マニュアルの中身を作成する
次に、「手順設計」「支援設計」の2段階でマニュアルを作成します。
- 「手順設計」の段階
- 「支援設計」の段階
作業内容や流れ、確認事項などを明確にします。
採番したりインデント（冒頭の文字を下げて、文章のレイアウトを強調すること）を付けたりして工夫すると、手順を一つひとつ終えたことが分かるため「正しい手順で進められているか」「次の作業は何か」などが簡単に判断できるのです。
手順だけでは補いきれない人的ミス（ヒューマンエラー）を防止します。
たとえば、「チェックリストを追加する」「ミスしやすい箇所を強調する」などが代表的な例です。支援設計は作業ミスや見落としの防止に役立ち、中長期的なコスト削減につながるため積極的に組み込みましょう。
また、分かりやすいマニュアルを作成するために、曖昧な表現や抽象的な表現は避けましょう。また、マニュアル作成に、”インデント機能”や”チェックリスト機能”を備えた「ナレカン」のようなツールを使えば、手間なく最適に設計していけます。
ステップ6｜マニュアルを運用・修正する
次に、マニュアルを運用し始めます。
マニュアルを実際に利用することで「マニュアルと実務のズレ」や「使い勝手」から改善点を探し出すのが目的です。最初から完璧なマニュアルを目標にすると途中で挫折してしまうことや、フィードバックを素直に受け入れられないことが多くなります。
そのため、「未完成でもひとまず形にして運用してみる」というように、修正を前提にマニュアルを作成しましょう。以上のように、チームや社内全体で共有する前に仮運用することで、企業にとって有益なマニュアルへ近づきます。
【効果最大化】マニュアルの作成・管理におすすめのITツール
ここでは、業務のマニュアル作成・管理を効率化するツールをご紹介します。
仕事内容をマニュアルにまとめることで、「品質の標準化と業務効率化の実現」や「業務の属人化リスクの解消」などのメリットが得られます。その一方で、紙のマニュアルでは作成・管理・変更に手間がかかるため、ツールを導入することが前提です。
ただし、検索機能が不十分なツールでは、目的の情報にたどりつけず、社内でマニュアルを有効活用できません。そのため、検索機能の充実したツールを導入して、欲しい情報がすぐに見つかる環境で業務マニュアルを管理するべきなのです。
結論、マニュアル管理のために導入すべきなのは、社内のあらゆる情報を一元管理し、目的のマニュアルに即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、テキストや画像・動画を用いて、自社にあった効果的なマニュアルを簡単に作成できます。また、「ヒット率100％」の検索機能により、目的のマニュアルに即アクセス可能なので、マニュアル作成～管理までをすべて効率化できるのです。
マニュアル作成を効率化でき即アクセス可能なツール「ナレカン」
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仕事マニュアルの作り方まとめ
ここまで、業務マニュアルを作成する方法やメリット・デメリット、おすすめのツールをご紹介しました。
マニュアル作成において重要なポイントは「利用する従業員をイメージすること」です。業務への理解度や経験値、利用環境を考慮すれば、内容やレイアウト、管理方法なども最適なものを選択できます。
そして、マニュアルを作成していくには「効率よくマニュアルを作成でき、更新するのに負担のかからないツール」が最適です。つまり、紙のマニュアルはわざわざ探し出すのが面倒で、Wordのマニュアルは煩雑化しやすいので避けましょう。
したがって、自社のマニュアル作成には、効率よくマニュアルを作成でき、管理・共有も手間なく実現できるツール「ナレカン」一択です。
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