【簡単解説】ナレッジ化とは？意味やメリット・ノウハウとの違いを紹介
今日では「リモートワークの導入」「働き方改革の促進」「働く人の意識の変化」によって、人材の流動化が活発になっています。それに伴い、効率よく作業を進めるには、社内に蓄積された情報を”ナレッジ化”して、社員に共有することが不可欠です。
しかし、「社内の情報をナレッジ化して、効果的に運用する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ナレッジ化の概要やメリット、ノウハウとの違いを中心に解説します。
- ナレッジ化や似た言葉の意味・違いを知りたい
- ナレッジ化の成功事例や方法を参考にしたい
- ナレッジ化に役立つツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、ナレッジ化について詳しく理解できるほか、ナレッジを確実に蓄積・共有する方法も分かります。
目次
【意味解説】「ナレッジ化」とは？基本知識4選
ここでは、ナレッジの意味やノウハウとの違いなどをご紹介します。これまでナレッジの定義が曖昧だった方は必見です。
業務におけるナレッジとは
ナレッジは”Knowledge”が語源であり「知識」や「知見」を指す言葉です。一般的なナレッジの例としては、新聞や本から得られた知識などがあります。
一方、ビジネスや業務における「ナレッジ」とは、企業にとって・仕事をするうえで有益な情報を指します。たとえば、「業務を進めるときのコツ」「作業マニュアル」など、社員に活用されることで価値を発揮するものです。
したがって、ナレッジを適切に社内へ共有・管理すると、自社の発展につながるのです。
ナレッジとノウハウの違い
ナレッジと混同されやすい言葉として「ノウハウ」があります。ナレッジが”知識”など言葉で伝えられる情報を指す一方、ノウハウは”技術”など経験を通じて学んだ情報を意味します。
上図のように、ノウハウはKnow-howを日本語にしたもので「物事を進めるときに必要な技術」を意味します。そのため、ナレッジの実践で体得した技術がノウハウであり、逆に自身のノウハウをほかのメンバーにナレッジとして共有可能なのです。
したがって、全社員がノウハウを習得するためには、まずはナレッジが蓄積・共有できる環境を整える必要があるのです。
ナレッジ化とは
ナレッジ化とは、社内の情報をナレッジとして活用することを指します。
各社員が持つ「業務に関する情報」を社内で活用するには、情報の文章化（可視化）が大切です。その結果、業務のやり方が統一され、ミスの防止につながります。
したがって、社内の情報を有効活用するためにも自社のナレッジ化を積極的に進めて、必要な情報へのアクセスが簡単に可能な環境を整えましょう。
SECIモデルとは
SECIモデルとはナレッジ化のプロセスである、（※1）暗黙知から（※2）形式知への変換サイクルを表したものです。具体的には以下の4つの要素で成り立っています。
| 各プロセスの名称 | 各プロセスの特徴 |
|---|---|
|
Socialization
【共同化】 |
・複数人で同じ業務に取り組み、個人の暗黙知を社員同士で共有します。
・この段階では、知識は暗黙知のままです。 |
|
Externalization
【表出化】 |
・共同化で得た経験を言葉や図にして表現します。
・たとえば、日報の作成・マニュアル作成などが挙げられます。 |
|
Combination
【連結化】 |
・表出化で得た複数の暗黙知を組み合わせて、ひとつの「情報」として集約します。
・たとえば、部署ごとのマニュアルをひとつに統合する作業があります。 |
|
Internalization
【内面化】 |
・連結化で得られた形式知を体験によって暗黙知として落とし込みます。
・暗黙知を組織の知的財産にするうえで必須です。 |
上記4つのプロセスを踏めば社内にナレッジが蓄積・共有され、業務をスムーズに進められるようになります。
※1.経験的に使っている知識であるものの、言葉で説明するのが難しい知識
※2.言語化された客観的な知識
ナレッジ化の関連用語4選
以下では、ビジネスシーンにおけるナレッジの関連用語を解説します。いずれも頻繁に使われるため正しく理解しましょう。
（1）ナレッジベース
ナレッジベースとは、個人が得た業務に関する知識を集め、ほかの社員とシェアできるようにデータベース化したものです。
ナレッジベースは、働き方が多様化し人材の流動性が高まったことを背景として、知識が社内に蓄積されずに流出してしまうのを防ぐ手段として取り組まれています。
また、IT化により、ナレッジのデータベース化が簡単に行えるシステムが広く普及したため、現在では多くの企業がナレッジベースを所有しています。
（2）ナレッジシェア
ナレッジシェアは、ほかの社員が活用できるようにナレッジを共有することであり、「ナレッジ共有」とも呼ばれます。
ナレッジが共有されず業務が属人化してると、業務負担が特定の社員に偏ってしまいます。ナレッジシェアが適切に行われると、業務の効率化だけでなく教育コストの削減や個人のスキル向上も見込めるのです。
したがって、ナレッジを社内で確実に蓄積し続けるためにも、ナレッジ共有が簡単に可能な仕組みを整えるべきです。
（3）ナレッジワーカー
ナレッジワーカーとは、専門的な知識とスキルを活用して、企業価値の向上に貢献する人材のことです。
ナレッジワーカーが注目される背景には、近年のテクノロジーの発展に伴い、ブランドや機能などの「可視化できない商品の価値」が重視されるようになった点が挙げられます。
企業が競争を勝ち抜くには、競合他社との商品の差別化が重要です。そのため、知識や経験から価値のある商品を提供するナレッジワーカーへの需要が高まっているのです。
（4）ナレッジマネジメント
ナレッジマネジメントは、企業や個人が持つ知識や経験などの情報を収集・整理し、業務で効果的に活用できるようにする経営手法です。
ナレッジマネジメントをすれば、個人に蓄積されていた「暗黙知」が「形式知」として可視化され、より多くの人と共有可能になります。その結果、業務の質がばらつくこともなくなるのです。
すなわち、ナレッジマネジメントによって、個人の内部にある情報を社内で一元管理できるのです。ただし、ナレッジマネジメントを取り入れるにあたっては、ナレッジを有効活用していくための仕組みが不可欠です。
たとえば、昨今では、個人が持つノウハウのナレッジ化が簡単で、必要なナレッジにすぐにアクセス可能な「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールが注目されています。
ナレッジ化する3つのメリット
以下では、社内情報をナレッジ化するメリットを3つ紹介します。ナレッジ化に踏み切れておらず、業務が非効率になっていると感じる担当者の方は必見です。
（1）属人化を防げる
1つ目のメリットは作業の属人化を防げることです。
作業が特定の個人に集中し、ノウハウが共有されずにいると、担当社員の異動や退社があった場合に引継ぎに時間がかかってしまいます。
そのため、作業を事前にナレッジ化して社内に蓄積しておけば、不明点を解消するために都度担当者と連絡をとる必要がありません。また、新人社員にもノウハウが浸透しやすくなるため全体の業務の質も向上するのです。
（2）社内の情報が統一される
2つ目のメリットは社内の情報が統一されることです。
社内の情報が統一されていないと、情報の齟齬が生じて作業ミスにつながる恐れがあります。たとえば、失敗事例が社内で共有されていないと、同じミスを繰り返してしまう可能性があり、作業効率も下がってしまいます。
そのため、社内で作業手順や過去の事例を共有すると、社内情報が統一されミスが防げます。とくに、ノウハウをナレッジとして簡単に管理できる「ナレカン」のようなツールを使えばナレッジを一か所に集約可能です。
（3）コストが削減される
3つ目のメリットは時間や教育コストが削減されることです。
たとえば、ナレッジがないと業務に関して不明点があった場合は、都度やり方を担当者に確認する必要があります。しかし、担当者が忙しかったり、その場にいなかったりするとすぐに疑問を解消できずに無駄な時間がかかってしまいます。
また、先輩社員が新入社員に一から業務を教えなければならず、教育する側の負担もかかってしまいます。そのため、事前に業務をナレッジ化し、スムーズな自己解決につながる環境を整えましょう。
ビジネスシーンにおけるナレッジの使い方
ここでは、ビジネスにおけるナレッジの使い方を紹介します。ナレッジを社内で使う例として、以下のシーンが挙げられます。
- 新入社員へ業務のやり方をレクチャーするとき
- 退職する社員から業務を引き継ぐとき
「業務を進めるコツ」や「作業マニュアル」をナレッジとして蓄積し、新入社員に伝達します。その結果、指導者側の教育コストを削減しつつ、初めての業務でもスムーズに進められるようになるのです。
ナレッジを蓄積・共有する仕組みがあれば、引き継ぎのたびにわざわざ口頭で伝える手間が省けます。また、後任者はナレッジを確認するだけで業務に対応できるため、業務が滞る心配もありません。
以上のように、ナレッジを社内で活用すれば業務のスピードが大幅に上がるほか、社員の急な異動や退職にも対応可能です。そのため、社内にナレッジを蓄積・共有する仕組みを作り、社員がナレッジを活用しやすい環境を整えましょう。
【必見】社内のナレッジ化の促進に最適なツール
以下では、ナレッジ化を促進するのに最適なツールをご紹介します。
社内のナレッジ化を促進するには、「気軽にナレッジ共有ができるツール」の導入が欠かせません。紙やExcel・PowerPointでは、ナレッジをまとめる雛形がなく、担当者が1から作成しなければいけないため、手間がかかります。
そこで、「テンプレートで簡単にナレッジの記録が可能なツール」を導入すると、ナレッジを残すハードルが下がります。また、ナレッジは確認したいときにすぐに見つからないと、利用しづらく浸透しないため、充実した検索機能も必須です。
結論、社内のナレッジ化に最適なのは、一度作成したものをテンプレート化でき、超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、テンプレート機能によりナレッジの雛形が作成可能なほか、ファイルを添付すればAIが内容を自動要約するので、ナレッジ蓄積が簡単に進みます。また、検索機能が超高精度なため、欲しい情報も素早く見つかるのです。
誰でも簡単にノウハウをナレッジ化できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレッジ化する方法
以下では、ナレッジ化する方法を説明します。実際にナレッジ化を進めている担当者の方は必見です。
業務ルールやノウハウを明確にする
まず、業務ルールやノウハウを明確にしましょう。
具体的な手法として、ベテラン社員や経験者に業務に必要な知識やノウハウを調査し、わかりやすくまとめることが挙げられます。また、業務についての調査は、非効率な部分や改善点の洗い出しにも効果的です。
業務ルールやノウハウを明確にする際には、ナレッジ化を前提にしていることをメンバーに伝えると、調査の意図も伝わりスムーズに進めやすくなります。
ナレッジ化に使用するツールを選定する
次に、ナレッジ化した業務ルールやノウハウをまとめるツールを選定しましょう。
ツールを選定する上で重要なのは、「自社にあったものを選択すること」です。たとえば、ファイル管理に特化したツールを導入しても、検索機能が不足していると、必要な情報をすぐに探せず、ナレッジ化した情報をまとめるのには適しません。
ナレッジ化した情報を確認しやすい状態で残しておくには、「ナレカン」のようなナレッジ管理専門のツールを活用するのがおすすめです。
ナレッジ化に成功した事例
引用：クオーレ労務経営
社会保険労務士事務所を運営しているクオーレ労務経営では、ファイルサーバーを使って情報共有していました。しかしファイルを探して閲覧するまでに時間や手間がかかっていたのです。
そこで、情報共有ツール「Stock」を導入したところ、業務マニュアルから顧客情報までのすべての情報を管理すると、必要な情報に素早くアクセスできるようになりました。
また、Stockはシンプルな操作性で誰でも簡単に使用可能で、65歳のメンバーも使いこなせたため、社労士事務所で管理すべき情報のナレッジ化に成功したのです。
ナレッジ化の概要や使い方まとめ
ここまで、ナレッジ化の概要や使い方を中心に解説しました。
業務の属人化の防止や効率化に役立つナレッジ化は、情報共有をスムーズにするツールの導入が必須です。しかし、社員のITスキルを考えずにツールを導入しても、ナレッジの作成・共有に手間を要し、ナレッジ化が進みません。
そのため、「誰でも気軽にナレッジ作成・共有が可能なツール」を導入しましょう。また、ナレッジの中の必要な情報をすぐに見つけられるようにするための検索機能も必須です。
結論、社内のナレッジ化には、シンプルな操作性やテンプレート機能でナレッジの記録・共有が簡単で、超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。ナレカンは見られていないナレッジを断捨離する機能もあるため、ナレッジ管理にも最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、社内のナレッジをスムーズに蓄積・共有しましょう。
