「すごい」と言われる議事録の取り方は？フォーマットや作成例も紹介！
会議内容の共有には、概要が記載された「議事録」が使われます。すなわち、議事録は、欠席者に会議内容を把握させる重要な役割を担っているのです。
しかし、良い議事録を作成できていないために、社員間で認識のずれが生じて困っている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「すごい」と言われる議事録の取り方や、フォーマット例を紹介します。
- 議事録の具体例やダメな例を踏まえて取り方を改善したい
- コツをもとにわかりやすい議事録を取れるようになりたい
- 簡単に議事録を作成・共有できるツールがあれば活用したい
という方はこの記事を参考にすると、議事録が上手い人の取り方が分かるほか、すぐに使えるテンプレートも見つかります。
目次
議事録の作成目的
議事録を作成する際には、以下で紹介する3つの目的を正しく理解する必要があります。
- 決定事項やタスクを記録するため
- 正確な情報を共有するため
- 責任の所在を明確にするため
議事録は、会議で決定した事項やタスクを可視化する役割を果たしています。
議事録を使えば、会議の欠席者に正確な情報を届けられるので、認識のずれを防げます。
それぞれの発言をした社員名が記録されていれば、責任の所在が明確になるので「言った・言わない」のトラブルを防げます。
上記の目的を理解して、必要な情報が漏れなく記載された議事録を作成しましょう。
ダメな議事録の例
以下では、ダメ出しを受けてしまうような議事録の例を3つ紹介します。
- 結論が不明瞭
- 会議に参加していない社員が理解できない
- 意思決定の過程が分からない
会議中の情報をできるだけ詰め込んだ結果として、最終的な結論が分かりづらい・あいまいになってしまう議事録があります。他の作業で忙しく、「結論のみ知りたい」という社員もいるため、まず結論は明確にしましょう。
会議に参加した社員しか内容が理解できない議事録では、「情報共有」という議事録の作成目的が果たせません。会議に参加していない社員でもスムーズに理解できるか、読み手の立場に立って作成しましょう。
結論は記載されているものの、決定するまでの過程が記載されていないと、どのような議論がなされたのか・誰が発言したのか分かりません。会議の過程も残すことで、議論の経緯を正確に把握できるのです。
上記の3つを意識するだけで、議事録の読みやすさは大きく変わります。
【見本】議事録の取り方例
以下では、議事録の具体例と作成に必要な項目を紹介します。上手く議事録が取れずに悩んでいる方は必見です。
議事録の具体例
以下は、株主総会議事録です。株主総会議事録とは、株主総会を開催した際に会社法によって作成が義務付けられている資料で、会社法施行規則によって記載事項が定められています。
会社法第318条議事録株主総会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならない。
下記のサンプルを参考に、正式な様式に則った議事録を作成しましょう。
定時株主総会
1. 日時 令和○年○月○日○時○分〜○時○分
2. 場所 当社会議室
3. 出席者 議決権のある総株主数 ○名
この議決権の総数 ○個
出席株主数 ○名
この議決権の総数 ○個
4. 出席役員 代表取締役 ○○
取締役 ○○
監査役 ○○
5. 議事の結果の要領及びその結果
以上の通り株主の出席があり、定款の定めにより本定時総会は適法に成立したので、議長は開会する旨を宣し、議事に入った。
第1号議案：決算報告書の承認に関する件
…
第2号議案：取締役及び監査役の任期満了に伴う改選に関する件
…
6. 閉会
議長は以上をもって本日の議事が終了した旨を述べ、○時○分閉会した。
上記の決議を明確にするため、この議事をつくり、議長及び役員がこれに記名する。
令和○年○月○日
○○株式会社 定時株主総会
代表取締役 ○○
取締役 ○○
監査役 ○○
参考：
7つの必要項目
以下では、議事録作成時に必要な項目を7つ紹介します。項目を踏まえてよりわかりやすい議事録にしましょう。
- タイトル
- 日付
- 参加者
- 議題・目的
- 会議の発言内容
- 決定事項・保留事項
- 次回までのToDo
また、以上7つの項目を記載したテンプレートを事前に用意しておくことで、フォーマットを統一できます。そのため、書き方に悩むことなく、誰でもわかりやすい議事録を作成できるようになるので便利です。
3ステップ｜議事録の作成手順
見やすい議事録を作成するには、3つのステップを踏む必要があります。以下を参考に、分かりやすい議事録を短時間で仕上げましょう。
（1）事前に準備する
会議中に必要な情報を聞き分けるために、事前の準備が求められます。
たとえば、議題を事前に把握しておけば、会議の流れを予測したうえで議事録の構成を決められます。また、参加者を把握しておくと決裁権の所在が明確になるので、重要な発言の聞き漏らしを減らせるのです。
以上のように、事前に準備して会議の属性を把握しておけば、要旨を捉えた議事録を作成できます。
（2）メモを取る
会議が開始したら発言を聞き分けてメモを取る必要があります。
すべての発言を記録すると時間がかかってしまい聞き漏らしにもつながるので、要点を抑えながら箇条書きで記載する方法がおすすめです。
また、指示語でのやりとりは主語・述語を明確にしたうえでメモする必要があります。さらに、数値は発言の根拠として大切なため、正しく記録しなければなりません。
このように、要点を抑えながら正確にメモをして、良い議事録の作成につなげましょう。
（3）議事録を執筆する
議事録は、会議終了後すぐに執筆を開始しなければなりません。
会議内容を迅速に共有すれば、社員は最新の決定事項に沿って業務を進められるようになります。言い換えれば、社員間で認識の相違を生まないために、議事録の早急な作成が求められるのです。
また、議事録は、会議中のメモを清書するのではなく「どのようにまとめれば読みやすくなるか」を意識しながら執筆しましょう。会議の要旨が一目で理解できるように、5W1Hに即して結論ファーストで記載するのがポイントです。
議事録を上手くとる方法は？コツ5選
以下では、議事録を上手くとる方法を紹介します。議事録の作成時間が短くなればほかの業務に集中できるので、以下の方法を試して業務効率を上げましょう。
（1）テンプレートを利用する
テンプレートを使えば社内で議事録の様式を統一できるので、項目の漏れを防げます。
形式を統一することで、書き手は重要な項目を確実に残すことができます。また、フォーマットが決まっていれば「欲しい情報がどこに載っているか」が分かるので、あとから見返したときに素早く目的の箇所を見つけられるのです。
したがって、テンプレートは、作り手と読み手の双方にメリットがあるので積極的に活用しましょう。ただし、自社で一から作るのが難しい場合は、ExcelやWordのテンプレートをダウンロードして使うのがおすすめです。
（2）FOCEPを使いこなす
議事録を作成する際に大切なのは、FOCEPを使って重要な発言を聞き分けることです。FOCEPは、以下の5単語の頭文字を取ったものであり、発言を分析する際の切り口として活用できます。
- Fact：事実
- Opinion：意見
- Cause：原因
- Evaluation：評価
- Plan：計画
会議中の発言を上記に当てはめれば、すぐに分類できます。注意点として、Fact（事実）とPlan（計画）に分類されたものは会議のなかでもとくに重要な発言なので、聞き漏らし/書き漏らしが起こらないようにしましょう。
（3）主語述語を明記する
主語述語の明記も議事録の取り方・コツのひとつです。
会議中は会話が交わされているため、そのまま文字起こししても、読み手はスムーズに理解できません。たとえば、「いいですね」や「あの時はどうしたの？」といった言葉をそのまま書いても、主語述語が分からないため、振り返りづらいです。
発言者・内容が変わることはあってはなりませんが、適切に主語や述語を補って読みやすい文章にすることを心がけましょう。
（4）定量的な情報を記載する
議事録を取るときは、定量的な情報を記載しましょう。
定性的な情報では、人によって解釈が変わってくるため、定量的な情報の記載を心がけるべきです。また、人数や日時が発言に含まれていた際は、確実に書き入れましょう。
このように、具体的な数字が示されていると、読みやすい議事録になります。
（5）ツールを活用する
議事録を振り返りやすくしたい場合は、情報共有ツールを活用しましょう。
手書きによる議事録は、発言を聞き逃さないように素早く書き留めなければならないので雑になりがちです。そのため、あとから振り返るときに、他の人が読みづらいと感じてしまいます。
そこで、情報共有ツールを導入すると、議事録を見やすく整理できるうえ、紙と違ってかさばることもありません。また、検索機能のあるツールであれば、簡単に目的の資料を見つけることができるので、重要な情報をすぐに振り返れるのです。
【必見】非IT企業の社員でもすぐに使えるツール
以下では、非IT企業の社員でもすぐに使えるツールを紹介します。
ExcelやWordで議事録を作成は、始めやすい反面、共有にメールやチャットを使う必要があります。そこで、簡単に議事録を作成・共有できる「情報共有ツール」を使えば、わざわざメールで共有する必要がないため便利です。
また、ExcelやWordはファイルの管理が煩雑になりやすく、必要な情報をさがすために都度ファイルを開かなければなりません。そこで、いちいちファイルを開かなくても欲しい情報がヒットする検索性に優れたツールの導入がおすすめです。
結論、議事録の作成・管理には、社内の情報を一元化し、目的の議事録に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは「ヒット率100％」の超高精度検索ができるため、欲しい情報をすぐに取り出せます。また、生成AIによる「自然言語検索」機能も備わっているため、検索スキルを問わず、最適な回答を導き出せるのです。
必要な機能に過不足がないシンプルなツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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ナレカンを使った議事録の作成例
ここからは、ナレカンを使った議事録の作成手順を紹介します。
- 自社の議事録に合わせてあらかじめ登録しておいた「テンプレート」を呼び出します。
- テンプレートに沿って、議事録を作成します。議事録は、紙のノートに書くように直感的に記載でき、画像・ファイルの添付も可能です。
- コメント機能を活用すれば、簡単に会議内容を共有できます。
上記のように「ナレカン」を利用すれば、誰でも簡単に議事録の作成・共有ができます。
すごい議事録の取り方・コツ・フォーマットまとめ
これまで、すごい議事録の取り方やコツ、フォーマット例を紹介しました。分かりやすい議事録を完成させるには、以下の3点に取り組む必要があります。
- 議事録の様式を統一して項目の漏れを防ぐために、テンプレートを活用する
- 論点と重要事項を正確に理解するためにFOCEP（分類のフレームワーク）を用いる
- 読み手のスムーズな理解のために、主語述語を補う
- 誰にとっても分かりやすくするために、定量的な情報を記載する
- 議事録の作成時間を短縮するために、情報共有ツールを活用する
とくに、5点目の「情報共有ツールを活用する」は重要です。手書きの議事録は他の人が読みづらく、目的の箇所を探すのに時間がかかってしまいます。そこで、わかりやすい議事録を作成し、振り返りやすくするためにもツールの導入は不可欠です。
したがって、議事録の作成・管理には、社内の文書を一元管理し、検索性に優れたツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を活用して議事録の運用にかかる負担を減らし、業務効率を改善しましょう。
