【徹底解説】ナレッジ共有とは？成功につなげる方法やコツを紹介！
業務を通して個人が得たナレッジは、社内に共有することで貴重な「情報資産」となります。また、ナレッジが社内に浸透すれば業務の効率化につながり、社員一人ひとりの”業務パフォーマンス”や”組織全体の生産性の向上”が期待できるのです。
しかし、「ナレッジを効果的に共有する方法が分からない」「すでに取り組んでいるが効果がない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ナレッジの共有がうまくいかない原因から効果的な共有方法、メリットを中心にご紹介します。
- 簡単にナレッジを共有して業務を効率化したい
- 社内のナレッジを蓄積したいが、場所がなくて困っている
- ナレッジを共有するのに、最適なツールを教えてほしい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、適切な共有方法が分かり、業務スキルの底上げに役立てられます。
目次
ナレッジ共有（ナレッジシェア）とは
ナレッジ共有（ナレッジシェア）とは、ビジネスで必要な知識・経験から得た情報を社内で共有することです。
業務を通して得た知識をチーム間で共有することで、効率的に個々人の能力向上につながるため、企業にとって共有は欠かせません。
また、このようなナレッジ共有を行う文化は「ナレッジシェアリング」とも呼ばれています。従業員のエンゲージメント（企業へ貢献しようとする思い）を高め、チームとして協働する企業文化を築くのに役立つのです。
ナレッジ共有が注目される背景
ナレッジ共有が注目される背景には、働き方の変化があります。
近年の雇用情勢の変化によって、豊富な知識や経験を持つ社員の流動性が高まっています。そのため、知識を社内に蓄積し情報資産として管理する必要性がでてきたのです。
また、コロナ禍をきっかけにテレワークが推奨されたことで、社員同士による情報共有の場が減少したことも、ナレッジ共有の仕組みを整えなければならない要因であると言えます。
ナレッジ共有が難しいと言われる4つの原因
以下では、ナレッジ共有が難しいと言われている4つの原因について解説します。失敗には複数のパターンがあるため、自社の失敗原因を把握することが重要です。
（1）情報が分散して見つからない
1つ目の原因は、情報が分散して見つからないことです。
共有した知識の格納場所が分散していると「情報があちこちに散らばっている」「必要な情報を探し出せない」という状態が起こりやすくなるのです。
とくに、知識やスキルをチャットツール、掲示板、ドキュメントファイルなど複数の場所で管理していると失敗しやすくなります。場所の混乱を防ぎ、知識が共有・活用されるようにするためには、情報を格納する場所は1か所に絞りましょう。
（2）情報が更新されない
2つ目の原因は、情報が更新されないことです。
知識を共有するプロセスまでは上手くいっても、古くなった情報が更新されず誰にも使われなくなっている状況では意味がありません。とくに、情報の修正・補足に手間がかかる紙やExcelでの管理において起こりやすい代表的な失敗です。
情報を気軽に更新でき、かつ変更箇所が自動で保存されるツールを利用すればストレスがないので、積極的に情報更新する習慣が身に付きます。
（3）モチベーションの維持が難しい
3つ目の原因は、モチベーションの維持が困難なことです。
ナレッジ共有のためのツールや制度を導入しても、社員が自発的に情報を蓄積しなければ活用できません。そこで、気軽にナレッジを書き込める仕組みを整えたり、情報を提供した社員を適切に評価したりして、社員のモチベーションを維持する必要があります。
また、ナレッジに対するリアクションやコメント機能で社員同士のコミュニケーションを増やし、ナレッジを共有しやすい環境をつくりましょう。
（4）Excelで管理している
4つ目の原因は、Excelで管理・蓄積していることです。
Excelは、計算向けのソフトなので、文章の多いナレッジの管理には不向きかつスマホでは確認しづらいです。また、メールやチャットで共有しなければならなかったり、権限を細かく設定できないので大人数で使用すると混乱してしまいます。
そこで、昨今では、ナレッジ管理にはExcelではなく、社内のナレッジを一元管理でき、必要な情報に即アクセスできる、「ナレカン」のようなツールを利用する企業が増えているのです。
社内のナレッジ共有に最適な方法とは
社内のナレッジ共有には、「ナレッジ管理専用ツール」の導入が最適です。
さまざまな機能を利用できるITツールは便利である一方で、ナレッジ共有に特化していないため、「運用のしづらさ」が問題となる恐れがあるからです。
たとえば、「情報共有機能」や「タスク管理機能」など、さまざまな機能が搭載されたITツールでは、機能を工夫しながら運用しなければなりません。つまり、社内に浸透させるのに時間がかかったり、利用の難しさから活用されなくなったりする可能性が高まります。
一方で、「ナレッジ管理専用ツール」であれば、ナレッジ管理に必要な機能だけが過不足なく揃っているため、「運用のしづらさ」に困ることなく、簡単に活用できるのです。
【必見】最も簡単にナレッジの共有・蓄積ができるツール
以下では、簡単にナレッジの共有・蓄積ができるツールをご紹介します。
社内でナレッジ共有を成功させるには「情報が分散している」「情報が更新されない」といった問題を解消する必要があります。そこで、ITツールを導入すれば、利用する従業員数や、管理する情報量が多くても、Excelよりも簡単にナレッジを蓄積できます。
また、さまざまな機能が搭載されたITツールは、必要な機能を組み合わせて運用する必要があるため、社内に浸透させるのに時間がかかる恐れがあります。したがって「必要な機能に過不足のないナレッジ管理専用のツール」を選ぶべきです。
結論、社内のナレッジ共有には、社内に散らばった情報を一元管理でき、ナレッジ管理に特化した「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に個人の持つ知識やスキルに関する情報を記入すると、任意のメンバーへすぐに共有されます。また、多階層な「フォルダ」で適切に分類しつつ、ヒット率100%の「超高性能検索」を利用すれば、目当てのナレッジが見つからない心配もありません。
シェアしたナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
社内でのナレッジ共有を成功につなげるコツ3選
ここからは、社内でナレッジを共有する方法について解説します。以下の3ステップを実践すれば効果的にナレッジの共有ができるため、確実に把握しておきましょう。
（1）共有環境を整える
ナレッジ共有を成功させるためには、まず共有環境を整えることが重要です。
適切な共有環境でないとナレッジが散在してしまい、必要な情報をすぐに見つけることができなくなります。たとえばExcelなどのファイルで管理すると、個人が情報を保有することになり、更新や共有に手間がかかります。
そのため、社内のナレッジを一元管理でき、必要なタイミングでアクセスできる「ナレカン」のようなツールを導入し、共有環境を整えましょう。
（2）暗黙知を形式知に変換する
次に、暗黙知を形式知に変換する必要があります。
個人の知識やノウハウである「暗黙知」は言語化されていないので共有が難しく、「形式知」という文章化・図式化された要素に変換する必要があります。
たとえば、紙やExcelに暗黙知を書き出したり、メモに残したりする方法があります。ただし、形式知化を個人に任せると、スキル共有のサイクルが滞る可能性があるため「誰が、どれほどの頻度で実施するのか」についてルールを定めましょう。
（3）ナレッジ共有の意義を伝える
最後に、ナレッジ共有の意義を社内の全員に伝えることが重要です。
メンバーがナレッジ共有の重要性を理解していないと、ナレッジは更新されず使われない情報が蓄積されていきます。したがって、たとえばナレッジ共有が業務効率を向上させることを具体的なデータや成功事例を使って説明し、共有を促しましょう。
また、定期的なミーティングでナレッジ共有の効果を振り返り、共有のメリットを再確認することも効果的です。
ナレッジ共有にツールを導入した事例
ここでは、実際にナレッジ共有にITツールを導入した事例を紹介します。他社の成功事例を把握して、自社のナレッジ共有を成功させるためのヒントを得ましょう。
株式会社フルスピードでは、情報の蓄積・共有が出来ていないという課題がありました。「メールでの情報共有」や「ナレッジサイトの制作」など様々な方法でナレッジの共有・蓄積を試したものの、うまく運営できずナレッジ管理が浸透していなかったのです。
そこで、情報共有ツールを導入して、メモや質問を共有できる仕組みをつくりました。また、共有会や勉強会を実施して、共有した内容を振り返るようにしました。
その結果、他部署の業務状況を把握できるようになり、事業間・部署間のナレッジ共有が実現しました。
ナレッジを共有するメリットとは
以下では、ナレッジを共有するメリットをご紹介します。ナレッジの共有が上手くいっていない場合は、以下のメリットを社員が正しく理解できているか確認しましょう。
（1）成功事例が蓄積できる
1つ目のメリットは、成功事例が蓄積できることです。
ナレッジの共有を行えば、社内のさまざまなプロジェクトでの経験を事例として蓄積できます。また、ナレッジを共有すると経験豊富な社員やスキルの高い社員の暗黙知となっていた「勝ちパターン」に近い状況を、全員が再現できるようになります。
このように、業務に関する知識を蓄積し共有することで、プロジェクトにおける失敗を減らせたり、業務スピードを向上させられたりする効果があります。
（2）教育コストを削減できる
2つ目のメリットは、教育コストを削減できることです。
ナレッジ共有のシステムを確立させておくと、業務を進めるうえでのコツや効率化の方法などがマニュアルとして一か所に集まるため、ベテラン社員が不在でも業務が滞る心配がありません。結果的に、教育にかかる負担や時間を削減できるのです。
また、部下が上司に質問する頻度も減り、上司が自身の業務に時間を割けるようになるメリットもあります。
（3）知識・ノウハウの属人化を防ぐ
3つ目のメリットは、知識の属人化を防げることです。
たとえば、ベテラン社員の知識が部下に共有されなければ、業務負荷や業務クオリティが均一になりません。また、高いスキルを持つ社員の退職は、人材だけでなく情報資産である知識やスキルも失ってしまうことを意味しています。
そこで、ITツールを用いて「暗黙知を形式知へ変換してスムーズに共有する仕組み」を構築しておけば、ノウハウが社員に浸透し、結果として業務品質の質が均一化できます。
（4）業務スキルを底上げできる
4つ目のメリットは、業務スキルを底上げできることです。
知識を適切に共有することで能力の高い社員の取り組み方を再現できるため、社内の業務スキルの平均値が高まります。ただし、社会情勢の変化などで「勝ちパターン」は変化していくため、必要に応じて更新していかなければなりません。
たとえば、「記事」に書き込んだ内容を下書き保存しつつ、手動で公開するタイミングをコントロールできる「ナレカン」であれば、スムーズに情報を更新していけます。
ナレッジ共有の方法まとめ
ここまで、ナレッジ共有の方法やメリットを中心にご紹介しました。
個人が持つナレッジを適切に共有すると、過去の情報を参照するだけで業務を効率よく進められるようになります。結果として、教育コストが削減されたり、業務負担の偏りが解消されたりして、社内の業務が円滑に進むのです。
しかし、情報が分散している場合には、どこに情報が保存されているか分からず、情報を有効活用できません。したがって、ナレッジ共有による効果を最大限に発揮するためには「情報を適切に分類して管理できるツール」が求められるのです。
結論、誰でも簡単に知識を共有でき、必要なタイミングで情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、ナレッジ共有や社員の業務スキル向上を実現しましょう。
