【無料】Excelで使える人事管理のテンプレート5選！
人事管理では「人材の採用・育成」や「人事評価」などさまざまな業務が発生します。そこで、Excelのテンプレートを活用すれば、資料作成の手間を削減し、スムーズに業務を進められます。
しかし、「どのテンプレートが自社に適しているかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelで使える人事管理のテンプレート5選を中心にご紹介します。
- Excelで効率よく人事管理できるテンプレートが知りたい
- Excelを使って人事管理するメリットとデメリットを把握したい
- Excel以外で簡単に人材を管理できるツールがあれば知りたい
という方は本記事を参考にすると、自社に最適なExcelテンプレートが分かり、人事管理を効率化できるようになります。
目次
人事管理とは？
人事管理とは、企業が従業員の採用、配置、育成、評価、労務管理などを総合的に行う業務を指します。たとえば、新卒採用の計画立案や、研修プログラムの実施、給与や福利厚生の管理、評価制度の運用などが含まれます。
似ている単語に「人材管理」がありますが、人材管理は個々のスキルや能力を把握し、適材適所に配置することに重点を置くのに対し、人事管理は企業全体の方針に基づき、人材戦略を策定・運用する点が特徴です。
適切に人材を配置すれば、従業員の働きやすい環境を整え、組織の成長につなげることができます。 そのため、人事管理は企業の経営戦略と密接に関わる重要な業務といえます。
＜無料＞Excelで使える人事管理のテンプレート6選
ここでは、Excelで使える人事管理のテンプレート6選をご紹介します。以下のテンプレートを使えば、担当者の負担を削減して簡単に書式を整えられます。
従業員名簿のテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供する、従業員名簿のテンプレートです。「一般的な名簿」と「顔写真入りの名簿」の2種類から選択できます。
顔写真はワンクリックで記載できるほか、表の色が自由に変えられる点も特徴です。
勤怠管理表のテンプレート
こちらは、1か月分の勤怠を集計管理するテンプレートです。定時勤務とフレックスのいずれにも対応できます。
所定の勤務開始時刻と終了時刻、休憩時間を設定しておくと、残業時間や、休憩時間を控除した労働時間を自動で計算してくれます。ただし、無料で入力できる項目は10日までとなっている点に注意しましょう。
出勤表のテンプレート
こちらは、出勤表のテンプレートです。タイムカードとして勤怠情報を管理します。
カレンダー機能があり、就業時間を自動で計算できます。また、「基本終業時間」「早出・残業時間」「早朝・深夜業務の時間」「休憩時間」なども設定できるため、幅広い業界で使用可能です。
採用管理表のテンプレート
こちらは、採用管理表のテンプレートです。一次面接と最終面接に分けて採用状況を管理します。
候補者の情報に加え、面接の「日時」や「担当者」などの過去の履歴も同時に確認できます。また、通知の有無をチェックリストで記入するので、候補者への連絡が抜け漏れる事態を防げるのです。
社員管理表のテンプレート
こちらは、社員管理表のテンプレートです。部署ごとの要員を一覧で把握できるため、人事異動のときに役立ちます。
各部署の必要な社員数を理由とともに記載できるほか、「新卒」「中途採用」「異動」といった社員の内訳欄があるので、部署ごとにバランスよく人員を割り振れるのです。
従業員の人事評価を管理するテンプレート
こちらは、従業員の人事評価を管理するときに使えるテンプレートです。半期に1回分作成できます。
シンプルなテンプレートであるため、会社独自の基準を定めたり、役職によって変えたりして作成することが可能です。また、5段階で評価できるので評価対象者が目標の達成度に対する評価を認識しやすく、次の目標を立てるときの目安にできます。
Excelで人事管理する3つのメリット
ここでは、Excelで人事管理するメリットを3つ解説します。Excelでの人事管理を検討している企業は、メリットを把握したうえで利用の可否を判断しましょう。
（1）導入コストが低い
Excelで人事管理をする最大のメリットは、導入コストが低い点です。
Excelは初期費用などの料金コストが低いことから、多くの企業で導入されているため、社外とのデータ共有もしやすいです。また、扱いやすく操作に慣れている社員が多いので、教育コストを削減できるというメリットもあります。
そのため、余計な費用や手間をかけずに、人事管理のデータベースを構築できます。ただし、ITが苦手なメンバーは関数を使いこなせないため、発展的な運用には教育コストがかかる点に注意しましょう。
（2）操作を自動化できる
次に、関数やマクロによってさまざまな操作を自動化できる点もメリットです。
Excelでは、関数を使って数値データを素早く計算したり、マクロで特定の操作を自動化したりできます。そのため、人事管理に関する人数の計算や評価項目の集計を効率よく進められるのです。
ただし、複雑な関数やマクロを埋め込むと使いこなせる社員が限られ、人事管理の作業が属人化してしまいます。そのため、作成者が退職・異動すると適切な引き継ぎがなければ、ファイルがブラックボックス化するリスクがあるため注意が必要です。
（3）テンプレートが豊富である
最後に、Excelでは豊富なテンプレートが利用できる点もメリットです。
Excelは多くの人に利用されており、インターネット上ではさまざまなテンプレートが無料で公開されています。そのため、自社に合ったテンプレートを使って、すぐに運用できるのです。
ただし、テンプレートの項目を編集すると、レイアウトが崩れることがあります。また、使用するテンプレートや作成手順を統一していなければ、とくに大企業では「書式が人によって異なるので見づらい」といった事態が生じやすいです。
Excelで人事管理する4つのデメリット
ここでは、Excelで人事管理するデメリットを4つ解説します。Excelを人事管理に利用するうえでは、メリットだけでなくデメリットも把握する必要があります。
（1）セキュリティのリスクが発生する
人事管理にExcelを使うと、セキュリティのリスクが発生します。
人事管理では、社員の属性やスキルなどの個人情報を扱うので、情報を確実に保護しなければなりません。しかし、Excelはデータファイル形式のため、誤送信による情報漏えいを招く恐れがあるのです。
また、Excelではユーザーごとのアクセス権限を設定できないため、社内の共有フォルダで管理している場合、機密性の高いデータが他の社員に閲覧される恐れもあります。したがって、”ファイルにパスワードを設定する”といった対策を実施しなくてはなりません。
（2）関係者にリアルタイムで共有できない
Excelでは、関係者にリアルタイムでファイル共有できません。
Excelファイルを共有するには、メールなどのツールで送付する必要があります。そのため、人事管理を部署単位で実施する場合は、共有に手間がかかり、社員の勤務状況をはじめとした情報の把握が遅れてしまいます。
したがって、人事管理では「情報をリアルタイムで共有できる仕組み」をつくることがポイントです。とくに、人事管理が円滑な企業は、情報共有の機能が過不足なく備わった「シンプルなITツール」を使って社内の情報共有を効率化しているのです。
（3）情報がすぐに見つからない
Excelで人事管理をすると、必要な情報をすぐに見つけられないというデメリットがあります。
人事管理に使用するExcelファイルが増えると、類似ファイルが乱立し「最新のデータがどれかわからない」といった問題が発生します。また、Excelの検索機能は1つのシート内でしか検索できないため、複数のファイルを横断して情報を探せません。
必要な情報を見つけるのに時間がかかれば、業務の効率が低下する恐れがあります。そこで、ファイル内検索にも対応した「ナレカン」のような情報管理ツールを使えば、最新情報をすぐに探し出せます。
（4）使いこなせない
Excelはカスタマイズ性が高い一方、使いこなせないケースがある点がデメリットです。
Excelでは関数やマクロを活用すれば、業務に合わせたカスタマイズが可能です。しかし、高度な関数やマクロを組み込むと、ITが苦手な社員には扱いづらくなり、結果として一部の人しか使えなくなることがあります。
そのため、人事管理の仕組み自体が形骸化し、データが更新されずに放置されるリスクがあるのです。人事管理をスムーズに行うには、誰でも簡単に使えるシンプルなツールを導入し、属人化を防ぐことが重要です。
【担当者必見】Excelよりも効率的に人事管理できるツール
以下では、Excelよりも効率的かつ安全に人事管理できるツールをご紹介します。
人事管理では、Excelテンプレートを使うと便利な一方、更新や共有に手間がかかり、情報が分散しやすい問題があります。これを解決するには「人事データを一元管理し、リアルタイムで情報共有できるITツール」が必要です。
ただし、人事情報には個人情報が含まれるため、共有のしやすさだけでなく、セキュリティの強化も重要です。そのため、安全性と利便性を兼ね備えた、人事情報を適切に管理できるツールを選ぶべきです。
したがって、自社の人事管理には、高度なセキュリティを備え、人事情報を含む社内データを一元管理できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には人事情報が簡単にまとめられるうえ、ファイル添付にも対応しています。また、記事が更新されるとすぐにメンバーに共有されるため、常に最新のデータにアクセスでき、スムーズに業務が進みます。
人事情報を簡単に一元管理できるナレッジ管理ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
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Excelで使える人事管理のテンプレートまとめ
これまで、Excelで使える人事管理のテンプレートを中心にご紹介しました。
人事管理にExcelテンプレートを使うと、資料を作成する手間を削減して書式を整えられます。しかし、Excelではセキュリティリスクをはじめ、「ファイル管理が煩雑になる」「情報へのアクセス性が悪い」といったデメリットがあるのです。
したがって、「セキュリティ体制が万全で情報の検索性の高いITツール」で人事情報を管理しましょう。とくに、情報の蓄積に特化した「ナレッジ管理ツール」を使うと、過去の人事情報も見やすく記録を残せます。
結論、自社で導入すべきは、高度なセキュアな体制のもと、人事情報を残せるできるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。また、ナレカンは、管理者が「フォルダ」単位で、閲覧・編集できるメンバーを設定できるので、大企業でも安心して使えます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、人事管理を効率化させましょう。
