【必見】Excelで採用管理をする方法は？無料テンプレートも紹介
採用活動に関わる業務は募集から選考まで多岐にわたり、業務負担は大きいものです。また、採用基準は社内で統一しておく必要があるため、採用プロセスや面接内容などは適切に管理しておく必要があります。
一方、「使い慣れたExcelで採用管理したいが、やり方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
今回は、Excelで採用管理する方法と、Excelを使用するメリット・デメリットを中心にご紹介します。
- Excelで採用管理する基本のやり方を知りたい
- テンプレートを使って採用管理シート作成の手間を軽減したい
- 簡単に採用表の作成・共有できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、業務負担を減らして、効率良く採用活動を進められるようになります。
目次
採用管理とは
採用管理とは、企業が新たに人材を雇用するときに立てる計画や採用情報を管理することを指します。担当者は以下の採用管理の基本を押さえておきましょう。
採用管理の必要性
採用管理が必要な要因として、企業の「採用活動の効率化」と「採用基準の統一」が挙げられます。
たとえば、応募者の多い企業では、採用情報の一元管理で応募者の情報を社内で共有しやすくなったり、選考状況をすぐに確認できたりするメリットがあります。
また、応募者への対応漏れや企業とのミスマッチを防止する役割もあるため、常に採用情報は最新の状態しておくように注意しなければなりません。
採用管理に必要な項目
以下は、採用管理に使うシートや表に記載すべき項目になります。
| 用途 | |
|---|---|
| 応募者氏名 |
応募者の名前を記入しましょう。 |
| 応募者連絡先 |
応募者の電話番号、メールアドレスなどは緊急時に連絡をとらなければならない場面に必要です。 |
| 希望職種 |
応募者の希望職種や配属先は、面接や選考の参考になります。 |
| 応募経路 |
応募者がエントリーした経路を聞いておけば、今後の採用活動にも役立ちます。 |
| エントリー日 | 応募者のエントリー日をもとに、選考日を調整できます。 |
| 面接日時 |
面接日は対応漏れを防止するためにすぐに確認できるようにしておきましょう。 |
| 面接担当者 |
担当者に面接日を連絡するのに必要な項目です。 |
| 選考ステータス |
「1次選考中」「2次選考中」「最終選考中」などの採用状況を都度更新する必要があります。 |
| 結果通知日 |
結果通知日の項目があれば、応募者への連絡漏れを防止できます。 |
採用管理表を自社で作成する場合は、以上の項目を記入しておけば、担当者も必要情報の抜け漏れを防止できます。
Excelで採用管理する方法
Excelで採用管理を始める方法は2つあるので、より良い方を選択しましょう。
採用管理Excelを自作する
以下では、Excelを使って採用管理シートを作成する方法を解説します。
まずは、タイトルと見出しを作りましょう。横列に採用管理に必要な項目を記入します。
色や枠組みを変えて見やすく整理します。
ステータスを変更したいときは「ドロップダウン」を使うと便利です。まず、エクセル上部の「データ」タブの「入力規則」をクリックします。
入力値の種類を「リスト」にして、「元の値」に表示したい文言を「,」で区切って入力します。
ステータスを変えたいセルの右上にあるプルタブから入力した項目を選べます。
以上の手順を踏めば、シンプルな採用管理シートを作成できます。とくに、自社に合わせてカスタムできる点がメリットです。
採用管理Excelの無料テンプレートを使う
こちらは応募者の情報を管理できる無料の面接受付表テンプレートになります。
「履歴書が提出されているか」「結果を通知しているか」はチェックするだけでステータスを変更可能です。
Excelで採用管理するメリット2選
Excelやスプレッドシートで採用管理するメリットには以下の2つがあります。導入を考えている採用担当者の方は確認しておきましょう。
（1）コストを抑えられる
1つ目のメリットは、コストを抑えられることです。
Excelの採用管理にかかるコストは、Microsoftのライセンス料だけです。Excelのテンプレートは無料で手に入るものが多いので、低コストで採用管理ができます。
このように、他の有料ツールを使用するよりも、コストを抑えられることがExcel利用のメリットです。
（2）カスタマイズ性が高い
2つ目のメリットは、カスタマイズ性が高いことです。
Excelやスプレッドシートを使えば、管理に必要な項目を自由に設定できます。使ってみて不都合があれば、都度フォーマットを改善しながら使用できるのも利点です。
以上のように、Excelを使った進捗管理は、運用状況に合わせてカスタマイズできるのが強みなのです。
Excelで採用管理するデメリット3選
一方で、Excelでの採用管理にはデメリットもあります。以下に3つのデメリットを紹介するので、導入を検討する際には必ず確認しましょう。
（1）関数を組む手間がかかる
1つ目のデメリットは、Excelでは関数を組む手間がかかることです。
採用管理シートは数値の集計だけでなく、条件によって結果を絞り込む関数なども設定しなければなりません。作成者が関数を熟知していないと、設定に時間がかかります。
このように、進捗管理シートの自作や変更をする際に、自身で関数を設定する手間がかかるのがデメリットだと言えます。
（2）複数職種の採用管理が煩雑になりやすい
2つ目のデメリットは、複数職種の採用を並行している場合、Excelの管理が煩雑になることです。
採用活動では複数職種の採用を同時に進めることがあり、採用の進度にもバラつきがでます。その際に、複数のシートを行き来したり、絞り込みの項目が増えたりすると、進捗が管理しづらくなるのです。
このように、Excelでシートを用意しても、実務が複雑になるほど管理しきれなくなくなるのでデメリットです。
（3）ファイルを探すのが面倒
3つ目の「Excelで採用管理をするデメリット」は、ファイル管理そのものが面倒ということが挙げられます。
Excelはファイル作成後に保存場所を決めますが、社内サーバーが整理されていなければ、保存場所が分からなくなります。また、逐一「ファイルを開く手間」が生じるため、更新を後回しにしてしまい、結果更新が漏れてしまうケースもあるのです。
以上のように、Excelで採用管理をするとファイルの保管や編集にも手間がかかるため、「ナレカン」のような検索性に優れたツールの導入を検討しましょう。
採用管理システムとは
Excelで採用管理するデメリットを解消する手段として、採用管理システムがあります。採用管理システムとは、採用に関わる業務を一元管理できるツールです。
採用管理システムを導入するメリット
以下は、採用管理システムを導入する2つのメリットです。
- 採用に関するあらゆる機能がある
- 進捗管理が簡単にできる
企業説明会の予約管理や採用ページ作成など、採用業務全般に便利な機能があります。リマインド機能があるシステムもあり、応募者への連絡漏れも防げます。
複数職種の採用を並行している場合でも、進捗管理が簡単です。フォーマットを作成する手間がなくなるので、効率よく進捗管理ができます。
このように、これまで手間のかかっていた採用業務が効率化する機能があり、進捗も管理できるのが採用管理システムのメリットです。
採用管理システムを導入するデメリット
以下は、採用管理システムの2つのデメリットです
- 選考方法を変更しなければならない場合がある
- 多機能で使いこなせない場合がある
導入するシステムに合わせるために、既存の選考方法を変更しなければならないケースがあります。システムの導入により、別の負荷が生まれてしまうのです。
一般的な採用管理ツールは多機能なので、使いこなすのに時間がかかります。採用の規模によっては、使わない機能が多い可能性もあります。
以上のように、「選考方法をシステムに合わせる必要性がある」「多機能なので使いこなすのが難しい」という2つのデメリットは、導入するときの課題になります。
【簡単】採用の進捗管理を効率化する情報共有ツール
以下では、採用の進捗管理を簡単にできるノート型システムをご紹介します。
Excelによる採用情報の管理は、表で見やすく整理できたり、導入しやすかったりするメリットがあります。しかし、定期的に採用を実施する企業の場合は、Excel管理だと過去のファイルが埋もれやすく、欲しい情報をすぐに見つけ出せないという点で不便です。
つまり、欲しい情報がすぐに取り出せる「検索機能が充実したシステム」の導入が不可欠です。ただし、採用管理に特化したシステムでは、運用の仕方などのマニュアルを保管できないこともあるため、マニュアル作成も同じツール上で完結できるものが便利です。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる採用情報を作成・共有・蓄積できるうえ、目的の情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、表機能を使って見やすい採用管理シートを簡単に作成できるうえ、テンプレートとして登録しておけば、必要なときにすぐに呼び起せます。また、「超高精度の検索機能」を使えば、過去の採用状況やマニュアルをすぐに参照できるので、スムーズな採用活用が実現します。
あらゆるファイルや表管理ができるツール「ナレカン」
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
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Excelで採用管理する方法まとめ
これまで、Excelで採用管理をする方法やデメリット、おすすめの採用管理ツールを中心にご紹介しました。
採用活動では採用進捗をはじめとした、さまざまな情報を管理しなければなりません。しかし、採用進捗をExcelやスプレッドシートで管理すると、必要なファイルを探すのに苦労します。
そこで、欲しい情報がすぐにみつかる「検索性に優れたツール」を選定すべきです。また、自社に合わせたオリジナルのテンプレートを登録できると都度体裁を考える必要もありません。
結論、採用管理で導入すべきなのは、採用ノウハウを蓄積できるうえ、充実した検索機能で目的の情報に素早くヒットする「ナレカン」一択です。また、ナレカンにはあらゆる情報を蓄積できるので、面接内容もまとめて管理できるのです。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、採用管理を効率化させましょう。
