【徹底比較】クラウド型文書管理システム5選と選び方を紹介
業務に関する書類は、機密情報を保護しつつすぐに確認できるように適切な管理が求められます。とくに、近年ではテレワークの普及やペーパーレス化の推進に伴って「クラウド型の文書管理」に注目が集まっています。
しかし、「そもそもクラウド型システムがよくわからない」「ITツールは難しい印象があり、導入に踏み切れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのクラウド型文書管理システム5選や選定ポイントを中心にご紹介します。
- 文書管理システムの選び方のポイントを知りたい
- 各文書管理システムの価格や機能を比較検討したい
- 社内文書を一元管理できる簡単なツールを探している
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、文書を簡単に整理できる、自社に合ったクラウドサービスが分かります。
目次
文書管理システムの種類
以下では、文書管理システムの種類について解説します。文書管理システムはクラウド型とオンプレミス型の2つに分けられます。
クラウド型
クラウド型とは、オンライン上でサービスが利用できる形態のことです。
インターネットを介してサービスを利用するので、マルチデバイス対応であればスマホやタブレットで外出先からでもアクセスできます。また、一部のツールにはアクセス制限や２段階認証など、セキュリティを考慮した機能が搭載されているので安心です。
このように自社でサーバーを用意する必要がないため、文書管理のコストを抑えたい企業向けだと言えます。
オンプレミス型
オンプレミス型とは、社内にサーバーを構築して自社だけで運用する形態のことです。
クラウド型よりもセキュリティが強固なものが多く、自社独自のシステムを構築できるというメリットがあります。
自由にカスタマイズができるので多様な用途で運用する大規模な組織や、頻繁に機能の追加・変更をしたい組織向けだと言えます。
＜無料あり＞おすすめのクラウド型文書管理システム5選
以下では、クラウド型文書管理システム5選をご紹介します。
クラウド型文書管理システムは、社内の文書を一元管理できるものの、機能が複雑ではスムーズに使いこなせなかったり、文書のワークフローがわかりづらかったりする恐れがあります。そのため、ツール選定には「誰でも簡単に運用できること」が大切です。
しかし、管理ができてもすぐに目的の情報が探せなければ、作成した文書が無駄になってしまいます。したがって、文書の作成から管理、共有までを一元化でき「検索性にも優れたツール」が必要です。
結論、自社が導入すべきクラウド型文書管理システムは、社内の文書を一元管理できるうえ、必要な文書に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、画像やテキストを使った文書を簡単に作成できるほか、「承認フロー」を設定すれば、文書の申請～承認までの流れもすべて把握できます。また、「ヒット率100％」の高精度検索で欲しい情報をすぐに取り出せるため、保存すべき文書が多くても探す手間がかかりません。
【ナレカン】簡単に膨大な文書を一元管理できる文書管理システム
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】非IT企業でも簡単に使いこなせる無料のクラウドシステム
「Stock」は、非IT企業の65歳の方でも直感的に使いこなせる文書管理システムです。
Stockは「ノート」に直接書き込んで文書を作成できるうえ、変更した内容はリアルタイムで共有可能です。また、カテゴリごとに「フォルダ」で整理でき、古い文書は「アーカイブ機能」によって容量を抑えて保存できるので、情報を整理するのに最適です。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【楽々Document Plus】検索性が高い文書管理システム
＜楽々Document Plusの特徴＞
- ワークフロー機能
- ISO文書管理のための機能
文書の「登録・申請→承認→決済」のワークフローを設定できます。
ISO文書管理に適した機能が多く搭載されています。
＜楽々Document Plusの機能・使用感＞
- 文書登録
- ワークフロー
複数の書類データをひとつの文書としてまとめて管理することが可能です。文書はWord・Excel・PowerPoint・PDFと異なる種別であってもまとめられるので、さまざまな電子データファイルを扱う場合に便利です。
文書を登録し、楽々Document Plus上で承認状況を確認できます。
＜楽々Document Plusの注意点＞
- 高いITリテラシーが求められる
- 文書検索に改善が必要
高度な機能が搭載されており、さらに自由度も高いので使いこなすには高いITリテラシーが必要です。
利用しているユーザーからは「文書検索に社内文書の全文検索だけでなく、キーワードによるBigdataとの連携も考慮してほしい。」という声が挙がっています。（参考：ITトレンド）
＜楽々Document Plusの料金体系＞
楽々Document Plusには、オンプレミス型とクラウド型があります。自社のITリテラシーや規模感にあったプランを選びましょう。
- オンプレミス型：150万円(税抜)～（詳細は問い合わせが必要です）
- クラウド型：初期費用300,000円(税抜)＋90,000円(税抜)/100ユーザー/月
【Documal SaaS】文書を一元管理できる富士通の文書管理クラウド
＜Documal SaaSの特徴＞
- 履歴が記録される
- 社外とのやりとりも可能
閲覧、承認などすべての履歴がシステム上に記録されます。
取引先やサプライヤと文書の共有ができるので、連携がスムーズになります。
＜Documal SaaSの機能・使用感＞
- ドキュメント管理
- アクセス設定
ドキュメントの改定・閲覧・承認の履歴がすべて残る仕様になっています。また、電子帳簿保存法にも対応している点もメリットです。
文書やフォルダへのアクセス権を柔軟に設定できます。
＜Documal SaaSの注意点＞
- 導入費用が必須
- ファイルを開かないと内容が分からない
導入の初期費用として少なくとも330,000円が必要となるため、導入費用を抑えたい場合には合わないと言えます。
口コミでは「一覧から目的の資料を見つけるには、ファイルを開いて確認しなくてはならない」点に対する改善要望が寄せられています。（参考：ITトレンド）
＜Documal SaaSの料金体系＞
料金の詳細は問い合わせが必要です。
【Box】個人でも使えるフリーの文書管理システム
＜Boxの特徴＞
- 安全性が高い
- ストレージ容量が大きい
Boxには「ユーザー権限設定」や「二段階認証機能」などが備わっているためビジネスの現場でも安全に利用可能です。
無料プランでは10GBまで、有料プランでは容量無制限で利用することができます。
＜Boxの機能・使用感＞
- ファイル管理
- Box AI機能
フォルダを作成して、そのなかにファイルを格納・共有する基本機能です。
AI機能を活用すれば、Boxで管理しているファイルの要約や翻訳ができるほか、「議題のテンプレート」「メールによるお知らせ」など、コンテンツのアイデアを作成も可能です。ただし、「Enterprise」プランのみでの利用になるので注意しましょう。
＜Boxの注意点＞
- スマホだと使いづらい
- 検索性が乏しい
ユーザーからは、「スマホ版の仕様をもう少しアップさせて欲しいです。」という意見もあります。（参考：ITreview）
利用しているユーザーからは「検索が何とも不自由。フォルダの指定や広範囲にわたって自由に検索できるのは良いのですが、似通ったものや関連性の在りそうなものを勝手に検索結果に入れてくるので、欲しい物だけに絞り込めない。」という声が挙がっています。（参考：ITreview）
＜Boxの料金体系＞
以下は、個人・チーム向けプランになります。
- Individual：無料（個人向け）
- Personal Pro：1,390.40円/ユーザー/月（個人向け）
- Business Starter：636.9円/ユーザー/月（ビジネスチーム向け）
以下は、法人向けプランになります。
- Business：2,084.50円/ユーザー/月
- Business Plus：3,473.80円/ユーザー/月
- Enterprise：4,864.20円/ユーザー/月
- Enterprise Plus：要問合せ
＜比較表＞おすすめのクラウド型文書管理システム5選
こちらは、クラウド型文書管理システムの比較表です。ご紹介したツールのなかから、自社に最適なツールを選定しましょう。（右スクロールできます）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | 楽々Document Plus | Documal SaaS | Box | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
簡単に膨大な文書を一元管理できる文書管理システム |
非IT企業でも簡単に使いこなせる無料のクラウドシステム |
検索性が高い文書管理システム |
文書を一元管理できる富士通の文書管理クラウド |
個人でも使えるフリーの文書管理システム |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
| 承認フロー |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】＊Businessプランから |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
5名以上での利用が前提 |
高いITリテラシーが求められる |
初期費用が高い |
検索性が乏しい |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
要問合せ |
要問合せ |
・無料プランあり
・有料プランは636.9円/月～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「楽々Document Plus」の詳細はこちら |
「Documal SaaS」の詳細はこちら |
「Box」の詳細はこちら |
クラウドで文書管理をする3つのメリット
以下では、クラウドで文書管理をする3つのメリットをご紹介します。以下のメリットより、クラウド型はオンプレミス型に比べ、中小企業の文書管理に適していると言えます。
（1）時間や場所を問わずに利用できる
1つ目のメリットは、時間や場所を問わずに利用できる点です。
クラウド型は、インターネット環境下であればいつでも利用できます。そのため、オフィス内のファイルから文書を探したり、社内サーバーを経由してアクセスしたりする必要はありません。
さらに、マルチデバイス対応のツールであれば、スマホやタブレットからも利用できます。そのため、外回りが多い営業担当者でも効率的に文書にアクセスできるうえ、テレワークにも最適です。
（2）低コストで導入できる
2つ目のメリットは、オンプレミス型よりも安価に運用できる点です。
オンプレミス型の場合はサーバー・ソフトウェアの購入費用やシステムを構築する手間がかかります。また、自社にシステム構築ができる担当者がいない場合、そもそも運用を始められずに費用だけがかさむ結果になるのです。
一方、クラウド型は、システムの構築に時間がかからないほか、「ナレカン」のように専属担当者による手厚いサポートを受けながら導入を進めることができます。そのため、オンプレミス型に比べて、金銭的・時間的コストを押さえられるのです。
（3）容量不足をすぐに補える
3つ目のメリットは、容量不足をすぐに補える点です。
オンプレミス型で容量を増やすにはシステムを拡張し直したり、サーバーを新しくしたりする必要があるので、多くの時間と費用がかかります。
一方、クラウド型であれば、容量の追加購入やプランのアップデートだけで容量不足を補えます。そのため、プラン変更を見据えて最初は安いプランを契約するという選択肢もあるのです。
クラウドで文書管理する3つのデメリット
以下では、クラウドで文書管理する3つのデメリットを解説します。これらのデメリットを解消しやすいシステムを選択することで、運用に失敗するリスクを軽減できます。
（1）導入に時間がかかる可能性がある
1つ目のデメリットは、紙で文書管理していた場合、導入に時間がかかる可能性があることです。
たとえば、紙で管理している文書が多い企業では、既存の文書を電子化する工数がかかります。そのため、文書管理の電子化を円滑に進めるためにも、あらかじめ優先して電子化すべき文書を明確にしましょう。
とくに、可視性の求められる契約書や何度も利用する可能性がある資料などは、ほかの文書よりも優先して電子化すると、スムーズに文書管理システムの運用を開始できます。
（2）多機能なシステムは使いこなせない可能性がある
2つ目のデメリットは、多機能なシステムの場合、社員が上手く操作できない可能性がある点です。
多機能なシステムは一見便利そうですが、使いこなすためには高度なITリテラシーが要求されます。そのため、デジタルに詳しくない社員はシステムを上手く使いこなせず、社内で運用が浸透しない可能性があります。
したがって、必ずしも多機能なシステムを選ぶのではなく、自社に必要な機能を洗い出したうえで、過不足のないシステムを導入するようにしましょう。
（3）運用ルールの作成が必要
3つ目のデメリットは、事前に運用ルールを作成しなければならない点です。
たとえば、ルールを設けていない場合「文書を更新する場合に古い文書はどうするのか」や「ファイル名やフォーマットはどのようにすべきか」などの問題が発生します。
したがって、「半年ペースで文書を更新する」「勝手に文書が増えないように権限を設定する」などの運用ルールを設けましょう。また、「ナレカン」のように文書の種類に応じて、テンプレートを登録しておけるツールであれば、形式のばらつきもなくせます。
クラウド型文書管理システムの選定ポイント4選
以下では、自社に合うクラウド型文書管理システムの選び方を解説します。導入が成功につながるように、ポイントを押さえて選定しましょう。
（1）必要な機能が過不足なく搭載されているか
1つ目のポイントは、必要な機能が過不足なく搭載されているかです。
文書管理システムは多機能であればあるほど、料金も高くなります。そのため、使わない機能が多いサービスを導入すると、無駄な料金コストがかかってしまうのです。
たとえば、「ワークフロー」や「外部ツールとの連携」などの高度な機能を多数搭載するサービスがありますが、明確な理由がなく導入すると、導入目的と合わずに結局使わない事態になりかねません。
したがって、自社で必要な機能を絞り込み、該当の機能を過不足なく備えた文書管理システムを導入しましょう。
（2）自社のセキュリティ基準を満たしているか
2つ目のポイントは、導入する文書管理システムが、自社のセキュリティ基準を満たしているかです。
文書のなかには顧客情報や機密情報も含まれているため、セキュリティの高いものを選ばなければなりません。セキュリティに関する機能が適切でなければ、情報漏えいのリスクが高まってしまうからです。
たとえば、セキュリティに関する機能として「文書へのアクセス権限は設定できるか」「多要素認証が搭載されているか」「情報は暗号化されるか」などが備わっているかを確認する必要があります。
また、国際基準のセキュリティ資格を有した文書管理システムであれば、安心して運用できます。そのため、セキュリティ資格の有無についても事前にチェックすべきです。
（3）シンプルな操作性か
3つ目のポイントは、文書管理システムを簡単に操作できるかどうかです。
たとえば、画面の切り替え操作が多かったり、機能が複雑だったりすると、個人のITリテラシーにばらつきがある場合に使い方が浸透せず、教育コストがかかってしまいます。
そこで、「ナレカン」のようにシンプルな操作でストレスなく利用できるシステムを導入すれば、誰でも簡単に使いこなせます。
（4）あらゆるデバイスに対応しているか
最後に、あらゆるデバイスに対応しているかも必ず確認しておきましょう。
スマホやタブレットにも対応しているシステムを導入すれば、在宅勤務時や移動時間にも簡単に社内の資料にアクセスできます。
たとえば、外出先で急遽資料を編集しなければならない場合、PCを持ち歩いていないと一度帰社しなければならず、業務効率が悪いです。したがって、マルチデバイス対応で、どの端末でもストレスなく使えるサービスを選択しましょう。
クラウド型文書管理システムの選び方まとめ
ここまで、おすすめのクラウド型文書管理システムを紹介してきました。
オンライン上のサービスを利用するクラウド型の文書管理システムは、自社でシステムを構築するオンプレミス型に比べて低コストで導入したり、時間や場所を問わずに利用したりできるメリットがあります。
しかし、誰でも簡単に作成した文書を素早く共有し、共有した文書を適切に管理できるツールでなければ、社内全体で運用できる体制をつくれません。
したがって、自社の文書管理には、社内の文書を一元管理できるうえ、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、文書管理の仕組みを整えましょう。
