クラウド型文書管理システムの選び方と失敗しない3つの判断軸
業務に関する書類は、機密情報を保護しつつすぐに確認できるように適切な管理が求められます。とくに、近年ではテレワークの普及やペーパーレス化の推進に伴って「クラウド型の文書管理」に注目が集まっています。
しかし、「そもそもクラウド型システムがよくわからない」「ITツールは難しい印象があり、導入に踏み切れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、主要タイプ別のクラウド型文書管理システムの強み・弱み、システムの選び方を中心に解説します。
- 文書管理システムの選び方のポイントを知りたい
- 各文書管理システムの価格や機能を比較検討したい
- 社内文書を一元管理できる簡単なツールを探している
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、文書を簡単に整理できる、自社に合ったクラウドサービスが分かります。
目次
なぜ文書管理システム選びに失敗するのか？
以下では、企業が文書管理システム選びに失敗する理由を4つ解説します。自社に合う文書管理システムを見極めたい方は必見です。
「多機能＝便利」という幻想がある
1つ目は、多機能なシステム・ツールを便利なものだと考えて導入してしまっていることです。
実際は、機能が多いほど画面上のボタンや入力項目が増え、操作が複雑になるため、資料をすぐに見つけられません。また、現場の社員のITリテラシーにはばらつきがあり、操作が複雑なツールは社内全体で使うには不向きです。
システム・ツールを選ぶときは、「機能が過不足なく備わっているか」「操作がシンプルで使いやすいか」を重視するべきです。
管理工数の見積もりが甘い
2つ目は、システム導入後の管理工数の見積もりが甘いことです。
既存の数万件のファイルを新しいルールに従って整理し、システムへ登録する作業には膨大な時間がかかります。この作業を楽観視すると、移行が終わらず新旧システムが並行稼働することにもなりかねません。
システムを選ぶだけでなく、システムを「生きた状態」に保つための工数まで考慮すべきなのです。
既存のワークフローを変更しない
3つ目は、既存のワークフローを変更しないことです。
アナログとデジタルでは適性のあるフローが異なるため、システムの導入にあたってワークフローも変えなければなりません。しかし、システムに合わせてフローを簡略化する工程を避けた結果、システムのポテンシャルを発揮できなくなっているのです。
既存のフローを変更しょうとしなければ、システムはただの「高価なファイル置き場」に成り下がります。
オンプレミス型のシステムを導入する
4つ目は、オンプレミス型のシステムを導入することです。
オンプレミスは初期費用だけでなく、サーバーの電気代、バックアップ機器、OSのアップデートなど、維持管理に多大な労力がかかります。また、社外からアクセスするにはVPNが必要になり、「VPNが重くてファイルが開けない」「スマホから確認できない」といった問題が発生します。
オンプレミスは、維持管理のハードルが高いだけでなく、リモートワーク・外部連携との相性も悪いのです。
主要タイプ別の「システムの強みと弱み」を徹底解剖
以下では、主要タイプ別のクラウド型文書管理システムの強みと弱みを紹介します。
個人のPC内や最低限の共有フォルダで文書管理すると、資料の管理場所を忘れたり、似た名前のファイルが増えて最新版がどれか分からなくなったりします。
一方で、文書を一元管理するためにクラウド型文書管理システムを導入しても、機能が複雑で社内に定着しないおそれがあります。
そこで重要なのが、誰でも簡単に運用でき、検索性にも優れたクラウド型ツールを導入することです。ツールを使えば、検索機能により目的の情報にすぐにアクセスできます。
こうした条件に最も当てはまるのが、社内の文書を一元管理できるうえ、高精度の検索機能を備えたツール「ナレカン」です。ナレカンなら、画像やテキストを使った文書を簡単に作成できるほか、「承認フロー」を設定することで文書の申請～承認までの流れもすべて把握できます。
【ナレカン】簡単に膨大な文書を一元管理できる文書管理システム
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】非IT企業でも簡単に使いこなせる無料のクラウドシステム
「Stock」は、非IT企業の65歳の方でも直感的に使いこなせる文書管理システムです。
Stockは「ノート」に直接書き込んで文書を作成できるうえ、変更した内容はリアルタイムで共有可能です。また、カテゴリごとにノートを「フォルダ」に分けて整理でき、古い文書は「アーカイブ機能」によって容量を抑えて保存できるので、情報を整理するのに最適です。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【楽々Document Plus】検索性が高い文書管理システム
＜楽々Document Plusの特徴＞
- ワークフロー機能
- ISO文書管理のための機能
文書の「登録・申請→承認→決済」のワークフローを設定できます。
ISO文書管理に適した機能が多く搭載されています。
＜楽々Document Plusの機能・使用感＞
- 文書登録
- ワークフロー
複数の書類データをひとつの文書としてまとめて管理することが可能です。文書はWord・Excel・PowerPoint・PDFと異なる種別であってもまとめられるので、さまざまな電子データファイルを扱う場合に便利です。
文書を登録し、楽々Document Plus上で承認状況を確認できます。
＜楽々Document Plusの注意点＞
- 高いITリテラシーが求められる
- 視認性に改善が必要
高度な機能が搭載されており、さらに自由度も高いので使いこなすには高いITリテラシーが必要です。
利用しているユーザーからは「サイトの視認性は改善の余地ありと感じる。サイト構成自体はよく練られており実際便利と感じているが、デザイン性に欠けており旧来的な印象を受けてしまう。」という声が上がっています。（参考：ITreview）
＜楽々Document Plusの料金体系＞
- オンプレミス型：150万円(税抜)～（詳細は問い合わせが必要です）
- クラウド型：初期費用300,000円(税抜)＋90,000円(税抜)/100ユーザー/月
【Documal SaaS】文書を一元管理できる富士通の文書管理クラウド
＜Documal SaaSの特徴＞
- 履歴が記録される
- 社外とのやりとりも可能
閲覧、承認などすべての履歴がシステム上に記録されます。
取引先やサプライヤと文書の共有ができるので、連携がスムーズになります。
＜Documal SaaSの機能・使用感＞
- ドキュメント管理
- アクセス設定
ドキュメントの改定・閲覧・承認の履歴がすべて残る仕様になっています。また、電子帳簿保存法にも対応している点もメリットです。
文書やフォルダへのアクセス権を柔軟に設定できます。
＜Documal SaaSの注意点＞
- 導入費用が必須
- エラーメッセージが困惑を招く
導入の初期費用として少なくとも330,000円が必要となるため、導入費用を抑えたい場合には合わないと言えます。
口コミでは「エンドユーザー側がフローの承認者を個別に選択する場合、表示されるエラーメッセージで困惑して問合せが来る場合がある。」との声が上がっています。（参考：ITreview）
＜Documal SaaSの料金体系＞
料金の詳細は問い合わせが必要です。
【バクラク電子帳簿保存】あらゆる書類を直感的に電子管理できるシステム
＜バクラク電子帳簿保存の特徴＞
- 直感的に書類を管理・検索できる
- 有償の導入支援サービスがある
書類のアップロード・入力・検索が同じ画面で完結するため、マニュアル無しでもスムーズに法令対応を進められます。
全社展開前のテスト運用、社内周知から運用開始までに必要な設定を専任の担当者がサポートする有償のサービスがあります。
＜バクラク電子帳簿保存の機能・使用感＞
- 書類をAIが自動入力・保管
- 詳細な権限管理
書類をアップロードするだけでAIが情報を読み取り、数秒でデータ化します。最大100枚まで同時に処理できます。
書類のアップロード・編集・閲覧の権限を、チームごと／役職ごとに設定できます。
＜バクラク電子帳簿保存の注意点＞
- 有料プランはコストがかかる
- 検索に手間がかかる
有料版は固定費（月額12,000円〜）がかかるため、利用件数が少ないと割高になります。
ユーザーからは、「検索したい種類を選択する箇所がウィンドウの大きさに応じてあっちこっち移動するので、さっきまで会社名の選択箇所はここにあったのに、どこだっけ…といった事があります。」という意見もあります。（参考：ITreview）
＜バクラク電子帳簿保存の料金体系＞
- 無料プラン：0円~
- 有料プラン：12,000円~/月
【マネーフォワード クラウドBox】紙と電子両方の書類に対応したシステム
マネーフォワード クラウドBoxの特徴
- 紙と電子の両方に対応
- デジタルインボイスに対応
スキャナ保存と電子取引データ保存の両方に対応しているため、紙で発行・受領した書類も、メール等の電子データで授受した書類も一元管理できます。
デジタルインボイスの受信・保存が可能であり、仕訳作成、請求書保管などの経理担当者の作業の手間が省けます。
マネーフォワード クラウドBoxの機能・使用感
- 他サービスとの連携
- 検索機能
マネーフォワードが提供する他サービスとの連携機能が充実しています。たとえば、「マネーフォワード クラウド会計」とあわせて使えば、保存された証憑と仕訳を同じ画面で確認できます。
検索機能が充実しており、取引年月日・金額・取引先での検索や、日付・金額の範囲を指定した検索ができます。
マネーフォワード クラウドBoxの注意点
- プランによってファイル数に上限がある
- OCRに限界がある
「パーソナルミニプラン」「ひとり法人プラン」「スモールビジネスプラン」は、保存できるファイル数が1,000件までとなっています。
書類をアップロードすると日付や金額を読み取ってくれますが、1ページ目しか読み取れなかったり、手書きの文字を誤読したりすることが多いです。
マネーフォワード クラウドBoxの料金体系
個人向けプラン
- パーソナルミニプラン：1,280円/ユーザー/月（月払い）
- パーソナルプラン：1,680円/ユーザー/月（月払い）
- パーソナルプラスプラン：2,980円/ユーザー/月（年払い）
新設法人〜中小企業向け（従業員数～50名）
- ひとり法人プラン：3,980円/ユーザー/月（月払い）
- スモールビジネスプラン：5,980円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラン：7,980円/ユーザー/月（月払い）
IPO準備・中堅〜上場企業向け（従業員数51名～）
- 価格の詳細は問い合わせが必要です。
＜比較表＞主要タイプ別のクラウド型文書管理システム
以下では、主要タイプ別のクラウド型文書管理システムの比較表を紹介します。自社に最適なツールを選定しましょう。
社内のナレッジ共有を活性化し、属人化を防ぎたい場合
以下は、社内のナレッジ共有を活性化し、属人化を防ぎたい場合に最適な「ナレカン」と「Stock」の比較表です。（右スクロールできます）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | |
|---|---|---|
| 特徴 |
簡単に膨大な文書を一元管理できる文書管理システム |
非IT企業でも簡単に使いこなせる無料のクラウドシステム |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
| 承認フロー |
【〇】 |
【×】 |
| 導入後の運用負担 |
軽い |
軽い |
| 学習コスト |
低い |
低い |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
5名以上での利用が前提 |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
数万点以上の図面や契約書を高速で検索・整理したい場合
以下は、数万点以上の図面や契約書を高速で検索・整理したい場合に最適な「楽々Document Plus」と「Documal SaaS」の比較表です。（右スクロールできます）
| 楽々Document Plus | Documal SaaS | |
|---|---|---|
| 特徴 |
検索性が高い文書管理システム |
文書を一元管理できる富士通の文書管理クラウド |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【×】 |
【×】 |
| 承認フロー |
【〇】 |
【〇】 |
| 導入後の運用負担 |
重い |
重い |
| 学習コスト |
高い |
高い |
| 注意点 |
視認性に改善が必要 |
導入費用が必須 |
| 料金 |
・無料プランなし
・クラウド型：初期費用300,000円(税抜)＋90,000円(税抜)/100ユーザー/月 |
要問合せ
|
| 公式サイト |
「楽々Document Plus」の詳細はこちら |
「Documal SaaS)」の詳細はこちら |
インボイスを最小工数でクリアしたい場合
以下は、インボイスを最小工数でクリアしたい場合に最適な「バクラク電子帳簿保存」と「マネーフォワード クラウドBox」の比較表です。（右スクロールできます）
| バクラク電子帳簿保存 | マネーフォワード クラウドBox | |
|---|---|---|
| 特徴 |
あらゆる書類を直感的に電子管理できるシステム |
紙と電子両方の書類に対応したシステム |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【×】 |
【×】 |
| 承認フロー |
【〇】 |
【〇】 |
| 導入後の運用負担 |
重い |
重い |
| 学習コスト |
低い |
低い |
| 注意点 |
検索に手間がかかる |
プランによってファイル数に上限がある |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プラン：12,000円~/月 |
・無料プランなし
・パーソナルプラン：1,680円/ユーザー/月（月払い）
・ビジネスプラン：7,980円/ユーザー/月（月払い） |
| 公式サイト |
「バクラク電子帳簿保存」の詳細はこちら |
「マネーフォワード クラウドBox」の詳細はこちら |
導入後に失敗しないシステム選びの3つの判断軸
以下では、導入後に失敗しないシステム選びの3つの判断軸を紹介します。システムの選定基準が分からない人は必見です。
（1）「多機能」ではなく「使いやすさ」で選ぶ
1つ目の判断軸は、「使いやすいシステムか」で選ぶことです。
機能が多いほど画面が複雑になり、どこに何があるか直感的に理解しづらくなります。また、操作が複雑だとシステムを使うのに嫌気が差し、社内に定着しません。
そのため、「マニュアルを読まなくてもファイルのアップロード・検索・閲覧がスムーズにできるか」「スマホやタブレットからもストレスなく操作できるか」を確認しましょう。
（2）「権限設定の自由度」より「運用のシンプルさ」で選ぶ
2つ目の判断軸は、権限設定の柔軟性よりも「運用のシンプルさ」を重視して選ぶことです。
役職や部署ごとに複雑な閲覧制限をかけると、人事異動や組織変更のたびに設定変更の手間がかかります。また、必要な資料なのに権限がなくて見られないという事態が発生し、業務スピードを停滞させてしまいます。
そのため、システムを選ぶときは「権限の付与や変更が数クリックでできるか」「組織構造の変化に柔軟に対応できるか」を確認しましょう。
（3）ツールは「検索精度」で選ぶ
3つ目の判断軸は、検索精度で選ぶことです。
大量のデータがシステムに蓄積された後では、いかに早く目的の資料にアクセスできるかが重要になります。ファイルの中のテキストまで検索できる機能を備えたシステムでないと、資料がシステム内に埋もれてしまいます。
過去の資料を活用できる環境を構築するために、画像内のテキストまで検索できる「ナレカン」のような高精度の検索機能を備えたシステムを導入しましょう。
クラウド型文書管理システムの選び方まとめ
ここまで、おすすめのクラウド型文書管理システムを紹介してきました。
文書管理システムを選ぶときに、自社の状況に合わせた選定軸がなければ、導入しても社内に定着せず、情報の属人化は解消されません。また、検索時間の短縮ができず、業務が逼迫します。
そこで、作成した文書を素早く共有し、精度の高い検索機能で簡単にアクセスできる状態にしなくてはなりません。
したがって、自社の文書管理には、社内の文書を一元管理できるうえ、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、文書管理の仕組みを整えましょう。
