【必見】業務配分が偏る原因とは？リスクや改善策も紹介！
プロジェクトを進めるときには、各業務を円滑に進める必要があります。そのため、適切な人員配置や作業配分ができるかがプロジェクトの成功を左右するのです。
しかし、「社員の業務を調整しているものの配分が偏ってしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務配分が偏ってしまう原因やリスク・改善策を中心にご紹介します。
- 業務配分が偏ってしまう原因が知りたい
- 業務配分を見直す方法が分からない
- チームの業務をスムーズに進める方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、業務配分の偏りが起きる原因やリスク・対策方法が分かるだけでなく、業務配分の見直しにおすすめのツールまで見つかります。
目次
業務配分・負担が偏る原因とは
業務配分が偏る原因とは、業務手順やノウハウが特定の人にしか分からないことにあります。
会社には、さまざま経験や職務経歴をもった社員がおり、専門的な知識やノウハウを全ての社員が持っているわけではありません。そのため、業務理解の深いベテラン社員や知識を持った社員のみ対応できる業務は限られた人に偏ってしまいがちなのです。
ほかにも、業務量が適切に把握できていないことや、メンバー同士のコミュニケーションが活発でないことが原因として挙げられます。したがって、均等に業務を配分するには、情報を組織全体で共有する体制を整えることが必要です。
業務配分が偏る3つのリスク
ここでは、業務配分が偏る3つのリスクについて解説しています。業務配分が一部に集中すると、以下のデメリットが発生してしまうので対策が必要です。
（1）生産性が下がる
まずは、生産性が低下してしまいます。
業務配分に偏りがでると、負担の大きい社員が発生します。とくに、プロジェクトを進めている場合、多くの負担を抱えた社員の業務が遅れてしまうと、それが障害となり、関係者全員の業務が滞る可能性があるのです。
このように、業務の偏りは組織全体の生産性の低下に直結するため、適切な調整が必要です。
（2）離職率が高まる
次に、業務配分が偏っていると離職率が高まる原因になります。
業務が多い社員は多くの負担があるため、業務量に比例して抱えるストレスも多くなります。当人のキャパシティに見合わない業務量が続けば、職場環境の悪さから離職に繋がってしまうのです。
したがって、優秀な人材の流出を防ぐためにも、業務配分の改善が必要なのです。
（3）成長機会の格差が生まれる
最後に、成長機会の格差が生まれてしまいます。
ベテランやスキルのある”できる人”にだけ業務が集中してしまうと、一部の社員ばかりが経験を積むことになってしまいます。その結果、他の社員が成長機会を失ってしまうこととなるのです。
また、特定の社員が抜けた際に業務を引き継げる社員がおらず、業務が停滞する可能性もあります。
業務配分の偏りを改善する方法とは
以下では、業務配分の偏りを改善する方法について解説していきます。自社メンバーの業務の偏りを防ぎたい方は必見です。
マニュアルを整備する
業務を標準化するためには、マニュアルを整備しましょう。
マニュアルを作成すれば、誰でも業務手順がわかるようになるため、業務の属人化を防ぐことができます。また、手順を踏めば全員が正しく業務を進められるので、副次的に業務品質の均一化も実現可能になるのです。
ただし、マニュアルを作成しても、古いものを運用していると、日々変化する業務に対応できません。そのため、更新した情報が任意のメンバーに自動で共有される「ナレカン」のようなITツールを活用し、マニュアルを更新をするのがおすすめです。
OJTを強化する
業務配分の偏りを改善するために、OJTを強化しましょう。
OJTを強化することで新入社員のスキルアップを促せば、業務を分散しやすくなるので、業務配分の偏りが改善されます。また、OJTを通して、先輩社員の持つ知識・ノウハウを共有すれば、業務の属人化防止にも繋がります。
業務を公平に割り振りやすくするために、OJTを強化しましょう。
業務配分の偏りを解消するのにおすすめの方法
以下では、業務配分の偏りを解消する方法をご紹介します。
業務配分の偏りを解消するためには、マニュアルの整備や知識・ナレッジの共有が重要です。なぜなら、業務の属人化が改善され、特定の社員のみに業務が割り振られる事態を防げるためです。
そこで、社内情報の共有・管理に役立つITツールを使って、マニュアルを含む社内情報を共有しやすい環境を整えましょう。ただし、多機能すぎるITツールでは、現場社員が使いこなせず業務配分の偏りは解消されません。
したがって、あらゆる社内情報を簡単に共有・管理できるうえに、誰にとっても使いやすいツール「ナレカン」を導入するべきです。
ナレカンの「記事」に情報をまとめることで、業務中の不明点をメンバーが自力で調べて解消できるようになります。また、社内にベテランの持つノウハウを残せるので、退職や異動があってもナレッジが無駄にならないのです。
業務量の偏りを改善するツール『ナレカン』
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
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業務配分を改善する3つのメリット
以下では、業務配分を改善する3つのメリットについて解説していきます。業務配分を改善して生産性を上げたい方は必見です。
（1）メンバー同士でフォローができる
業務配分を可視化し、改善すれば、メンバー同士でフォローができます。
業務配分が偏る要因として、業務量をメンバー同士が把握しておらず、巻き取れない体制であることが挙げられます。そこで、担当する業務量を可視化すれば、担当者が不在の場合には他のメンバーが代わりにその業務を進められるのです。
近年ではリモートワークや在宅勤務など、多様な働き方が取り入れられています。そのため、どんな働き方でもメンバー同士で情報共有してフォローしあえるような状態を整えましょう。
（2）業務の漏れが防げる
次に、業務配分を改善すると業務の漏れが防げます。
業務配分が明確でない場合、配分に偏りが起きやすいだけでなく、業務の抜け漏れが発生しやすくなります。そこで、業務配分を可視化すれば、対応・未対応のタスクが明らかになるので、対応漏れに他のメンバーが気が付けます。
このように、複数人で進める業務は組織全体で管理して、業務配分の抜け漏れを防ぎましょう。
（3）業務に責任感が持てる
最後に、業務配分を改善すると、業務に責任感が持てます。
プロジェクト内の役割分担が明確になれば、各メンバーが自身の対応すべき業務を明確に意識できます。メンバーそれぞれの業務内容がお互いに分かるので、責任の所在も明らかになります。
そのため、不要なミスや無責任なタスクの遅れが減るのです。
使いやすい業務マニュアルのポイント
業務マニュアルを作成・管理する場合は、以下のポイントを意識すべきです。
- シンプルに書く
- 分かりやすい見た目にする
- 修正を繰り返す
冗長な文章では、何が言いたいのか分かりづらく、読まれなくなる可能性があります。そのため、伝えたいことを絞り、できるだけシンプルな表現を使いましょう。
文章の分かりやすさも重要ですが、見た目の分かりやすさもマニュアルにおいては重要です。文章のみで構成するのではなく、図や表を追加することで、視覚的に大切な情報を伝えられます。
マニュアルは一度作成して終わりではなく、継続的に見直して修正する必要があります。業務や組織の変化に対応していないマニュアルは形骸化するので、定期的に内容は更新しましょう。
上記3つのポイントは確実に押さえたうえで、マニュアルは作りましょう。
業務配分が偏る原因まとめ
これまで、業務配分が偏る原因やリスク、改善策を中心にご紹介しました。
業務配分が一部に集中すれば、チーム全体の生産性の低下や離職を招いてしまいます。また、業務が偏ってしまう原因のひとつである「属人化」を防ぐためには、マニュアルを運用して業務を標準化することが重要です。
ただし、メンバー同士のコミュニケーションが活発でなければ、業務が偏ってしまったときに巻き取ることができません。そこで、マニュアルの共有とともにコミュニケーションが取れるツールを選択しましょう。
結論、自社に導入すべきなのは、シンプルな操作性で簡単に社内情報を共有・管理できるツール『ナレカン』一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、業務配分の偏りを解消しましょう。
