ナレッジマネジメント
お役立ちガイド

ビジネスのさまざまな場面で、売買や賃貸借、雇用などの「契約書」が交わされます。想定外の出来事が起きたときには、契約書が自社の権利の裏付けとなるため、適切に保管しなければなりません。 しかし、「従来の契約書をファイリングするやり方は非効率的だと感じる」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、契約書をファイル管理する際の注意点と解消法を中心にご紹介します。 契約書を上手く管理できない 現状のファイル管理では、どこに何の契約書があるのかわかりづらい 契約書の管理を簡単にできるツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、適切な契約書の管理方法が分かるので、ファイル管理する煩わしさの解消につながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 契約書類のファイル管理が必要な理由2 契約書類のファイル整理手順2.1 ステップ1. 原本をファイリングする2.2 ステップ2. エクセルで管理台帳を作成する3 契約書類をファイリングするポイント3.1 書類をそのままの状態で保管する3.2 鍵付きの場所に保管する4 契約書類ファイルを管理する際の3つの注意点4.1 （1）時間を確保する必要がある4.2 （2）エクセルの運用が面倒4.3 （3）保管場所が必要となる5 【必見】契約書のファイルをスムーズに保管する方法とは5.1 契約書の保管を効率化するツール「ナレカン」6 契約書のファイル管理に活用するITツールの選定ポイント6.1 （1）欲しい情報がすぐに見つかるか6.2 （2）情報共有しやすい仕組みか7 契約書をファイル管理する方法まとめ 契約書類のファイル管理が必要な理由 契約書を正しく管理すべき理由は、必要なときにすぐに確認できるようにするためです。 たとえば、契約書の保管を個人や部署のやり方に任せると、他の社員は契約書の場所がわからず、探す手間がかかります。その結果、必要な契約書をすぐに確認できずに、契約更新を見逃したり解約の手続きが遅れたりする事態が起きてしまうのです。 以上のように、契約書を探し出せずに対応が遅れてしまうとトラブルに発展しかねないので、契約書類は適切に管理しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 契約書類のファイル整理手順 ここでは、契約書をファイル管理する方法を紹介します。契約書をファイル管理している企業では、以下のように「原本のファイリング」「顧客台帳の作成」の2つに作業を分担しているケースも少なくありません。 ステップ1. 原本をファイリングする まずは、契約書の原本を、種類ごとに分類してファイリングしましょう。契約書の分類には、以下の5つが挙げられます。 名称別の分類：契約先の名前や地区名、商品名など、名称ごとの分類です。 サービス別の分類：自社で展開するサービスや製品ごとの分類です。 部署別の分類：各契約書の担当部署ごとの分類です。 案件別の分類：案件ごとに関連する契約書をまとめる分類です。 数字別の分類：契約を結んだ日付ごと（月別、年別など）の分類です。 企業ではさまざまな契約を取り交わすので「どこに、何が保存されているか分からない」という管理では、必要なときにアクセスすることができません。そのため、契約書を必要とする担当者がすぐに見つけられるように、ルールを統一しましょう。 ステップ2. エクセルで管理台帳を作成する 契約書原本のファイリングとは別に、エクセルで管理台帳を作成しましょう。 契約書の管理台帳とは、「契約内容」や「締結先の会社名」、「締結日」などの基本情報をまとめた一覧表です。管理台帳があれば、わざわざ契約書を確認せずに概要を把握できます。 また、エクセルのマクロや関数を活用すれば、分析やレポートなどを組み込むことも可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 契約書類をファイリングするポイント ここからは、契約書類をファイリングする際のポイントを紹介します。以下の2つは特に意識しましょう。 書類をそのままの状態で保管する 契約書類をファイリングするときは、書類をそのままの状態で保管しましょう。 たとえば、パンチで穴を開けたり汚したりすると、押印箇所や文章の一部が欠落する可能性があります。 そのため、契約書類はできるだけそのままの状態で保管するべきと言えます。 鍵付きの場所に保管する 契約書類をファイリングする際には、鍵付きの場所に保管しましょう。 契約書は、自社の権利の主張に必要であり、裁判においても証拠として扱われる重要な書類です。そのため、書類内容の改ざんや持ち出しが発生しないように、対策しなければなりません。 結論、トラブルを避けるためにも、契約書は施錠可能な場所で安全に保管しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 契約書類ファイルを管理する際の3つの注意点 ここでは、契約書類ファイルを管理する際の3つの注意点をご紹介します。紙の契約書には管理における以下のようなデメリットがあります。 （1）時間を確保する必要がある 1つ目の注意点は、ファイリングする時間を確保しなければならない点です。 契約書を手作業でファイリングする作業には、手間と時間がかかります。また、分類場所を間違えたり、あとから探す際に時間がかかったりする恐れもあるのです。 以上のように、紙書類のファイリングには時間がかかり、結果としてほかの業務時間を削らなければならないのです。 （2）エクセルの運用が面倒 2つ目の注意点は、エクセルの管理台帳を運用するのが面倒なことです。 エクセルの管理台帳は、契約が交わされるたびに更新する必要があります。また、エクセルは社内サーバーで管理されているケースが多いですが、フォルダが多すぎて見つからないという事態になりかねません。 以上のように、エクセルの管理台帳を運用するのには手間がかかります。しかし、紙の契約書をファイル管理する場合は、契約書を探しやすくするための管理台帳を作成することは避けられないのです。 （3）保管場所が必要となる 3つ目の注意点は、保管場所が必要となる点です。 紙の書類は、保管場所が必要となり、書類の量によっては多くのスペースをとります。また、大企業であれば大量の書類を保管するために、より広いスペースを用意しなければなりません。 結果、より多くの賃料を払ったり、外部倉庫と契約したりしなければならず、コストが増加するのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】契約書のファイルをスムーズに保管する方法とは 以下では、契約書のファイルをスムーズに保管する方法を紹介します。 契約書を管理するにあたり、「原本のファイリング」と「エクセルでの管理台帳の作成」の2つに作業を分担して管理する企業も少なくなりません。しかし、「欲しい情報がすぐに見つからない」「情報を共有するのに手間がかかる」などの課題も挙げられます。 以上のような課題を解消するには、契約書の管理・共有方法を変える必要があります。具体的には、「契約書のデータを簡単に共有・見つけられるITツール」の活用が最適です。 結論、契約書の管理に最適なのは、テキスト情報や契約書ファイルを一元管理でき、リアルタイムで社内に共有できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、添付したファイルを即任意のメンバーに共有できるうえ、多階層の「フォルダ」で分類できるので、大量の契約書を管理する必要のある大企業でも、書類が入り乱れる心配がありません。さらに、ナレカンは「検索機能」も充実しており、誰でも簡単に目的の契約書を見つけられます。 契約書の保管を効率化するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 契約書のファイル管理に活用するITツールの選定ポイント 以下では、契約書のファイル管理に活用するITツールの選定ポイントをご紹介します。紙で契約書を管理することに課題を感じている場合は必見です。 （1）欲しい情報がすぐに見つかるか 1つ目のポイントは、欲しい情報がすぐに見つかるかという点です。 契約書は、取引先と契約を締結したという証拠としてだけでなく、支払いや解約、契約内容の変更などあらゆる場面で必要となります。そのため、すぐに必要な情報を探し出せなければなりません。 しかし、紙書類をファイリングした管理の場合、欲しい情報がどこにあるのかをピンポイントで把握するのは困難です。さらに、PDFファイルも一つひとつ中身を確認しなければならず、手間がかかります。 そのため、契約書のファイル管理に活用するITツールは「ファイルも対象に、情報を検索する機能が充実したサービス」を選びましょう。 （2）情報共有しやすい仕組みか 2つ目のポイントは、情報共有しやすい仕組みで管理されているかという点です。 契約締結や契約内容変更などの情報を社内に知らせる際には、情報共有のしやすさが重要です。しかし、PDFファイルをメールやチャットツールで共有すると、ほかのメッセージなどで流れてしまい、社員全員に周知させることが困難です。 そのため、「契約書をいつでも確認でき、簡単に共有できる仕組み」が必要になります。そこで、「ナレカン」のような情報共有に役立つITツールを導入すれば、契約書の閲覧・共有が簡単になり、紙媒体での管理のように煩雑になりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 契約書をファイル管理する方法まとめ ここまで、契約書をファイル管理する方法を中心にご紹介しました。 契約書をファイル管理するには、原本をファイリングするだけでなく、管理台帳をエクセルで作成する必要があります。しかし、紙やエクセルでの管理では欲しい情報をピンポイントで探し出せないうえ、共有するのに手間がかかります。 そのため、「契約書を簡単に管理できるうえに、高度な検索機能を備えたツール」が必要です。 したがって、自社が導入すべきなのは、契約書ファイルを簡単に管理・共有ができ、必要な情報をすぐに探し出せる『ナレカン』一択です。 ぜひ「ナレカン」を使って、契約書の管理・共有の効率化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

紙の書類を整理せずにいると「欲しい情報が見つからない」というケースが起こりやすくなります。そのため、書類の種類や内容ごとにファイルを管理しなければなりません。 しかし、「書類を見つけやすくする最適な整理方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、紙書類をファイル管理するやり方やデメリットを中心にご紹介します。 仕事で使う紙の書類を正しくファイル管理する方法が分からない 書類の保存方法がバラバラなので、社内で統一したい 大量の文書から必要なものをすぐに探し出せる環境を整えたい という方はこの記事を参考にすると、社内の情報を分かりやすく管理する方法が分かり、情報へのアクセス性を高めるのに役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 会社の書類整理に役立つファイリングのやり方1.1 （1）不要な書類を処分する1.2 （2）書類を分別する1.3 （3）インデックスを使う1.4 （4）適切なファイル・置き場所を決める2 上手なファイリングに役立つ3つの方法とは2.1 バーチカルファイリング2.2 簿冊式ファイリング2.3 レターケース3 紙で文書管理するデメリットとは3.1 （1）管理コストがかかる3.2 （2）保存に手間がかかる3.3 （3）情報がすぐに見つからない3.4 （4）情報を共有する手間がかかる4 【会社向け】書類整理のアイデア3選4.1 （1）デジタル化する4.2 （2）共有管理にする4.3 （3）収納用品を活用する5 【これで解決】ファイリングのデメリットを解決する方法5.1 誰でも簡単に情報を管理・共有できるツール「ナレカン」6 紙書類のファイル管理のやり方やデメリットまとめ 会社の書類整理に役立つファイリングのやり方 まずは、会社の書類整理に役立つファイリングの基本的なやり方を紹介します。手順だけでなくコツやポイントも紹介しているので、紙書類を取り扱う企業の方や事務職の方は必見です。 （1）不要な書類を処分する まずは、不要な書類を洗い出して処分し、デスク回りをきれいにしましょう。 デスク回りが整理されていると「必要なものをすぐに取り出せる」「余計なものが視界に入らないので集中できる」などの業務効率を高める効果があります。さらに、周囲から「几帳面な人」という印象を抱かれやすく、信頼へとつながることもあるのです。 一方、不要な書類がデスクに置いてある状態では、必要な書類がすぐに見つからないうえに、紛失するリスクも高くなります。そのため、不要な書類はこまめに処分しておき「必要な書類がすぐに見つからない状態」を回避しましょう。 （2）書類を分別する 次に、必要な書類を「使用頻度別・月別・案件別」などのカテゴリーで分別しましょう。 たとえば、書類を使用頻度別に分ければ、必要なものだけをデスクの近くに収納できるので、仕事がしやすいオフィスになります。また、経費などの書類は月別に分別すれば、経費計算が合わなかった月の書類をすぐに確認できるのです。 以上のように、書類を適切に分別すれば、業務効率の改善につながるのです。 （3）インデックスを使う 次に、分別した書類をファイルに収納してインデックス（見出し）をつけましょう。 このとき、可能な限り資料を探しやすくなるように、ファイル名だけでなく件名・部署名・年度などを記入しておくことがおすすめです。 インデックスがなければ、外から見ると「どのファイルに、何の書類を収納したか」が分からず、一つひとつ中身を確認しなければなりません。したがって、一目で見分けるための工夫としてインデックスが必要なのです。 （4）適切なファイル・置き場所を決める 最後に、インデックスをつけた書類を適切なファイルに入れ、置く場所を決めましょう。 たとえば、経費などの月別の書類などは、クリアファイルではなく、1枚1枚めくれて前月と比較しやすい簿冊式のファイルの利用がおすすめです。書類の内容に合ったファイルを使うことで、管理している書類が見やすくなります。 とはいえ、結局のところアナログな管理では、手作業を挟む必要があるので、時間を要したりミスが生じたりしてしまいます。 そこで、「ナレカン」のようなITツールを導入して、紙媒体で管理している情報をデータとして管理すれば、上記のような手順を踏まずとも簡単に書類を整理できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 上手なファイリングに役立つ3つの方法とは 以下では、使用される頻度の高いファイリングの方法を3つ紹介します。それぞれのメリット・デメリットも解説しているため、比較して検討しましょう。 バーチカルファイリング バーチカルファイリングとは、フォルダに書類を挟み、垂直に立てて管理する方法です。利用するメリット・デメリットは以下の点にあります。 このように、バーチカルファイリングは「ファイリングの優先度の低い書類」や、「作成頻度は高いが見直す頻度は低い書類」を管理する場合などに向いています。 簿冊式ファイリング 簿冊式ファイリングとは、バインダーなど背表紙があるファイルに書類をとじて、書棚に並べて管理する方法です。利用するメリット・デメリットは以下の点にあります。 したがって、簿冊式ファイリングは「複数ページの確認が必要な書類」や、「持ち運びを頻繁にする書類」を管理する場合に向いています。 レターケース レターケースによるファイリングとは、トレーや引き出しに書類を収納する方法です。利用するメリット・デメリットは以下の点にあります。 このように、レターケースは提案書や契約書といった「枚数の多く、同じことが記載されている書類」を管理する場合に向いています。 仮に、レターケースで書類を管理する場合は、種類ごとにクリアファイルで分けたり、取り出す頻度が高い順番に整理したりしておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙で文書管理するデメリットとは ここでは、紙書類をファイル管理するデメリットについて解説します。以下の課題が自社にも当てはまるかを確認して、今後の管理方法を見直しましょう。 （1）管理コストがかかる 1つ目の課題は、管理コストがかかることです。 オフィスに書類を保管しきれなくなれば収納庫を購入したり、外部の保管サービスを使ったりする必要があり、余計な費用がかかります。一方で、キャビネットが占有しているスペースが空けば、オフィスを有効活用できるようになるのです。 以上のように、紙の書類は整理する手間がかかるだけではありません。保管スペースを確保しなければならず、余計な管理コストがかかるのです。 （2）保存に手間がかかる 2つ目の課題は、保存に手間がかかることです。 紙の書類は適切に保管しなければ、すぐに劣化してしまいます。重要な書類を劣化から守るためには、「室温18.22度、湿度55.65％の通気性が良く暗い部屋で、書類からクリップ、テープ類、ホッチキスを取りはずした状態」で保管しなければなりません。 このように、紙書類を長持ちさせるためには、細かな注意を払って管理する必要があるのです。 （3）情報がすぐに見つからない 3つ目の課題として、情報がすぐに見つからないことが挙げられます。 ファイルやインデックスに記載できる情報には限りがあるので、書類の詳細を知りたい場合は、該当するファイルから一枚一枚中身を確認しなければなりません。 また、ファイル管理は属人化しやすく「どこに、どの情報があるか」の引き継ぎが十分でなければ、ファイルの行方すら分からなくなります。以上のように、ファイリングした紙書類は探すのに時間がかかるため、本来の業務を圧迫しかねないのです。 （4）情報を共有する手間がかかる 4つ目の課題は、情報を共有するのに手間がかかることです。 紙書類をチームで共有する場合、人数分コピーしたあとに一人ひとりに配らなければならず面倒です。また、データをPDF化してメールで共有する方法もありますが、書類に関するやりとりがスムーズにできないなどの懸念点が挙げられます。 加えて昨今では、テレワークを導入している企業が多く、”情報共有とやりとりをスムーズにできる仕組み”が必要となっているのです。 たとえば、「ノート（記事）」に直接書き込んだりPDFを添付したりしつつ、そのまま任意にメンバーに共有できる「ナレカン」を使えば、情報共有にかかる手間を解消できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【会社向け】書類整理のアイデア3選 ここでは、書類整理に役立つアイデアを3つご紹介します。書類が散在して手を付けられない方は参考にしてください。 （1）デジタル化する 1つ目のアイデアは、紙で保存が必要な書類以外はデジタルで管理する方法です。 書類をデジタル化すれば、オフィスの保管場所を縮小できるうえ、必要な時にすぐ書類の確認や共有ができるため、非常に便利です。また、情報のアクセス制限やダウンロードの可否に制限をかけておけば、書類の紛失や情報漏えいのリスクも軽減できるのです。 このように、仕事の効率化やセキュリティの問題を考えると、書類は紙ではなくデジタルで管理するのが最適だといえます。 （2）共有管理にする 2つ目のアイデアは、個人的な書類以外は共有して管理する方法です。 収納スペースには限りがあるため、同一の書類を個人がそれぞれ保有しているより、共有管理にした方が書類の量の把握と調節がしやすいです。また、新しい情報や変更部分の共有が簡単になり、引継ぎを行うときにも役立ちます。 そのため、収納スペースを縮小したい方や、スムーズに書類の共有をしたい方におすすめの方法です。 （3）収納用品を活用する 3つ目のアイデアは、収納用品を活用する方法です。 基本的によく使う資料は立てて収納しましょう。そのとき、「見出し付きのクリアフォルダー」または「クリアファイルにインデックスをつけたもの」をファイルボックスに入れて収納すると、まとまりが出て整理しやすくなります。 収納用品の活用は他のアイデアに比べて手軽に始められます。しかし、個人のデスクは整理されても会社全体の書類整理を行うのは難しいため、いずれはデータ化や共有管理の方法も検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】ファイリングのデメリットを解決する方法 ここでは、ファイリングのデメリットを解決する方法を紹介します。 ファイルで紙書類を整理しても、結局は書類を探したり共有したりするのに手間がかかってしまい、業務効率は改善されません。そのため、非効率的な紙文書のファイル管理から脱却して、ITツールの導入による書類管理のデジタル化を進めましょう。 しかし、ITツールでも書類をフォルダ分けしにくかったり、検索機能が優れていなかったりすると意味がありません。そのため、階層に分けてフォルダ管理ができ、なおかつ高度な検索機能で必要な情報にすぐたどり着けるツールが最適です。 結論、社内の情報管理には、情報を書き込んだ「記事」をフォルダに分けて整理でき、充実した検索機能で社内のファイルに即アクセスできる「ナレカン」が必須です。 ナレカンでは、生成AIを活用した「自然言語検索（ゆらぎ表記に対応）」や超高精度の「キーワード検索」により、書類を探し出すストレスを軽減できます。また、ファイルを添付すると「ナレカンの生成AI」が全自動で内容を解析してくれるため、社内に散在する情報を簡単にまとめられます。 誰でも簡単に情報を管理・共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙書類のファイル管理のやり方やデメリットまとめ ここまで、紙書類のファイル管理のやり方やデメリットを中心にご紹介しました。 上手なファイリングは、「不要な書類を処分・分別し、インデックスをつけて適切なファイルに収納」の手順で進めましょう。ただし、そもそも紙の書類だとほかの資料と混ざりやすく、欲しい情報を見つけるのに時間がかかってしまいます。 そこで、紙書類をファイル管理する方法から脱却して「情報を整理・検索できるツール」を使って、必要な文書をすぐに探し出せる環境を作りましょう。さらに、専属の担当者が導入支援をしてくれるサポートがあると、運用開始準備の手間を省けます。 したがって、自社が導入すべきなのは、“情報共有・ファイル管理・検索”の機能が備わっており、誰でも簡単に使える「ナレカン」一択です。また、ナレカンには、社内の既存データを移行支援するサポートがあるため、担当者の負担を軽減できます。 ぜひ「ナレカン」を導入して、非効率的なファイル管理から脱却しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

日々仕事をしていると、企画書や議事録などのファイルは次々と増えていきます。そこで、ファイルを管理するために「エクセル（Excel）」を使うこともあるのです。 しかし、エクセルは使い始めるハードルが低いものの、「エクセルでファイル管理する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、エクセルでファイル管理する方法やテンプレートを中心にご紹介します。 ファイルの保存場所が分からなくなる管理方法をやめたい エクセルで上手くファイル管理する方法を知りたい 簡単かつ効率的に情報管理できるツールがあれば使いたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、ファイルを上手く管理する方法が分かり、業務効率を高められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 エクセルでファイル管理する3つの方法1.1 （1）ファイル管理のルールを決める1.2 （2）ファイル管理表を作成する1.3 （3）バージョンを管理する2 エクセル管理に使える！データ管理表のテンプレート3 エクセルをやめたい？エクセルでファイル管理するデメリット3.1 （1）管理が属人化する3.2 （2）中身を確認できない3.3 （3）階層管理できない4 【必見】最も簡単に社内の情報を管理する方法とは4.1 エクセルよりも効率的に情報管理できるツール「ナレカン」5 エクセルでファイル管理するやり方まとめ エクセルでファイル管理する3つの方法 ここでは、エクセルでファイル管理をする方法をご紹介します。以下を参考に、エクセルで実際に管理するイメージを掴みましょう。 （1）ファイル管理のルールを決める はじめに、エクセルでファイル管理をするうえでのルールを定めましょう。 ファイル名の記載方法を統一すると、ファイルの内容を把握しやすくなるうえ、後からの検索も容易です。たとえば、「番号_ファイルの中身の概要」といったように記載ルールを決めると、タイトル順（昇順・降順）で見やすい状態で並び替えができます。 したがって、エクセルでファイル管理するうえでは、あらかじめファイル名などに関するルールを明確にして、全体に共有しましょう。 （2）ファイル管理表を作成する ファイル管理表を作ると、ファイルの保存場所をすぐに確認できます。 ファイルの作成日や保管されているフォルダ名、階層をまとめた表を作ると「どこに・どのファイルがあるか」が一目で確認できます。また、「アクセス日が反映される関数」などを使うと、自動で情報が入力されて便利です。 ただし、関数を使うと、ITに詳しくない社員がうまく編集できない可能性があるので注意しましょう。 （3）バージョンを管理する ファイルを更新したら、その都度バージョン管理しましょう。 同じファイルを複数人で共有すると、元のファイルのほかに「元のファイルのコピー」「Aさんが修正したファイル」など、次々とファイルが増えていきます。そのため、常に最新のファイルがどれかが把握できるように、バージョン管理を徹底しましょう。 ただし、それでは「ファイルが増えていく」という根本的な問題は解決されません。一方、編集履歴が自動で保存され、かつ必要に応じて復元できる「ナレカン」であれば、ファイル数を増やすことなく情報を更新していけるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エクセル管理に使える！データ管理表のテンプレート こちらは、エクセルで使えるデータ管理表のテンプレートです。 ファイル名や保存場所はもちろん、部署や概要などの入力欄があるため、ファイルの内容を一目で確認できます。ただし、最終更新日などの記入欄はないため、用途に合わせてカスタマイズする必要がある点に注意しましょう。 [文書]テンプレートの無料ダウンロードのテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エクセルをやめたい？エクセルでファイル管理するデメリット ここでは、エクセルでファイル管理をするデメリットをご紹介します。以下のデメリットを踏まえたうえで、エクセルでファイル管理するか否か判断しましょう。 （1）管理が属人化する 1つ目のデメリットは、ファイルの管理が属人化することです。 エクセルで関数やマクロを使って管理すると、ITに詳しくない社員が操作できず、管理作業が属人化しやすいです。また、ファイルをデバイス本体に保存してしまい、ほかのメンバーに共有されないケースもあります。 以上のように、エクセルでファイル管理すると作業が属人化して、メンバーの退職時などに業務が滞るリスクが高いです。 （2）中身を確認できない 2つ目のデメリットは、ファイルの中身を一目で確認できないことです。 エクセルでは、ファイル名と保存先しか一覧で表示されないため、開くまで内容を把握できません。たとえば、エクセルでバージョン管理をしている場合、「このバージョンはどのような変更を加えたものか」が開くまで分からないのです。 このように、ファイルの中身を一目で確認できないと、必要な情報を見つけるのに時間がかかります。 （3）階層管理できない 3つ目のデメリットは、階層管理ができない点です。 ファイルを一カ所にまとめて管理するうえで、フォルダのような階層構造は欠かせません。「親フォルダ＞子フォルダ＞孫フォルダ…」というように階層的に管理することで、ファイル同士の関係性が明確になり、情報の検索性を高めることにつながります。 しかし、エクセルには、シートを階層化する機能は備わっていません。そのため、エクセルでファイル管理をする場合、1つのシート上に情報が密集してしまい、ファイル管理が入り乱れてしまう点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】最も簡単に社内の情報を管理する方法とは 以下では、最も簡単に社内の情報を管理する方法をご紹介します。 エクセルでファイル管理すると、ルールの徹底やバージョン管理などの手間がかかるうえ、管理作業が属人化しやすいです。また、目的の情報を見つけるためには、わざわざファイルを開いて中身を確認しなければならず時間がかかります。 したがって、社内情報を上手く管理するには「情報を簡単に整理・共有できるツール」を導入すべきです。ただし、多機能なツールは操作が複雑で社内に浸透しないので、社員のITスキルにばらつきがある大企業では「シンプルな操作性」のツールを選びましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、「記事」と「フォルダ」のシンプルな構造で情報を管理できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に1つずつファイルを添付し、部署や業務ごとに「フォルダ」を階層化していく管理方法であれば、管理表がなくても必要なファイルがすぐに見つかります。また、「添付ファイル内検索」も可能なので、欲しい情報を的確に探し出せるのです。 エクセルよりも効率的に情報管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エクセルでファイル管理するやり方まとめ ここまで、エクセルでファイルを管理する方法やデメリットを中心にご紹介しました。 エクセルでファイル管理するには、ファイル名の工夫やバージョン管理を徹底しなければならず手間がかかります。また、複雑な関数やマクロを使ったり、デバイス本体にファイルを保存したりすると、管理作業が属人化しやすいです。 それゆえ、ファイル管理にはエクセルではなく、「情報をスムーズに管理・共有できるツール」を使いましょう。ただし、多機能なツールは使いこなすのが難しく、結果的に情報管理の属人化を防げません。 結論、自社が導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、誰でも簡単に情報管理できる「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、社内の情報管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

紙やエクセルを使って社内情報をまとめると、書類の管理が煩雑になりがちです。そこで、データ化した書類をファイルマネージャーアプリを使って管理すると、スマホやPCで情報を適切にストックできるようになります。 とはいえ、「ファイルマネージャーアプリを導入したいが、どれが自社に適しているかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのファイルマネージャーアプリ5選や選定ポイントを中心にご紹介します。 ファイルマネージャーアプリを比較して、自社に合うものを選びたい ファイルマネージャーアプリの概要や選定ポイントを把握したい 社内の情報を簡単に一元管理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、ファイルマネージャーアプリを選ぶ際の基準が分かり、自社の環境に合ったアプリを導入できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイルマネージャーとは？2 【iPhone/Android対応】おすすめのファイルマネージャーアプリ5選2.1 【ナレカン】大規模企業のファイル管理を最適化するツール2.2 【Stock】最も簡単にファイル管理できるツール2.3 【Google Drive】無料でも使える大容量のストレージツール2.4 【OneDrive】Microsoft社が提供するクラウド型ストレージサービス2.5 【Clipbox +】幅広いファイル形式に対応しているアプリ3 比較表｜人気のファイルマネージャーアプリ5選4 ファイルマネージャーアプリの5つの選定ポイント4.1 （1）クラウド型であること4.2 （2）使いやすいこと4.3 （3）セキュリティが高いこと4.4 （4）日本語対応していること4.5 （5）検索しやすいこと5 iPhone/Androidのデフォルトファイル管理アプリの使い方5.1 iPhoneのデフォルトアプリ5.2 Androidのデフォルトアプリ6 おすすめのファイルマネージャーアプリ5選まとめ ファイルマネージャーとは？ ファイルマネージャーとは、写真や書類をデータ化したファイルを閲覧・管理できるITツールです。 ファイルマネージャーを活用すると、管理が煩雑になりがちな書類や画像の整理も容易になり、社内情報を一元管理できます。たとえば、顧客情報を紙で管理すると、「紛失リスク」や「一人が持ち出すとほかの従業員が閲覧できなくなる問題」が生じてしまいます。 そこで、ファイルマネージャーを使えば従業員が各自の端末を通して時間や場所を問わず情報を閲覧できるので、情報共有の確実性・スピードが向上するうえ、紛失する心配もありません。ただし、社外秘情報が漏れないよう取り扱いには注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【iPhone/Android対応】おすすめのファイルマネージャーアプリ5選 以下では、おすすめのファイルマネージャーアプリ5選をご紹介します。 ファイルマネージャーを全社的に使い始めると、とくに大企業ではファイルの量が多いため、整頓されないまま放置されてしまいがちです。ファイルが散在している状態では、古い情報が埋もれてすぐに見つけられなくなり、業務の進行が滞ってしまいます。 したがって、「必要な情報をすぐに見つけ出して適切にファイル管理できるツール」を導入しましょう。ただし、多機能なアプリを導入してもITツールに不慣れなメンバーが使いこなせないので、「シンプルな操作性であるか」も重要なポイントです。 結論、自社で導入すべきは、超高精度の検索機能で必要な情報に即アクセスでき、大企業でも全社員が簡単にファイル管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に残した情報は、「AIによる自然言語検索」「添付ファイル内検索」などの超高精度の検索機能ですぐに探し出せます。また、AIがファイルの内容を要約して記事化してくれる機能もあるため、ファイルの中身をナレッジとして活用できるのです。 【ナレカン】大規模企業のファイル管理を最適化するツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ファイル共有＞ ここでは、ナレカンでファイルを共有する方法を紹介します。 まず、ナレカンの新規投稿画面を開きます。次に、下の[ファイル添付]をクリックして、共有ファイルを選択します。最後に、[開く]をクリックしましょう。 すると、以下のように、ファイルを記事に添付できます。この記事を公開することで、メンバーにリアルタイムで共有可能です。 公開した記事は以下のように表示され、多階層のフォルダで部署や案件ごとに整理できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】最も簡単にファイル管理できるツール Stockはナレカンと同様に、大容量のファイルを管理・共有するのに便利なツールです。 「Stock」の「ノート」には、ファイルに加えテキストや画像・動画も残せます。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」機能が備わっているため、必要な資料を参照しながらタスク管理ができるうえ、情報が混在することなくやり取りできるのが特徴です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】無料でも使える大容量のストレージツール ＜Google Driveの特徴＞ Google関連の様々なビジネスアプリを活用できる 無料で使える文書作成アプリ「Googleドキュメント」や、表計算ソフト「Googleスプレッドシート」などを使って、Google Driveの画面から直接書類を作成できます。 基本無料で利用できる Google Driveは全ての機能を無料で15GBまで利用可能です。ほかのサービスと比べて無料で使える保存容量が大きいのも特徴です。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ ファイル共有機能 アップロードしたファイルを任意のメンバーに共有できる機能が備わっています。共有したいファイルの右上にある「︙」から「共有」＞「共有」を選択して、メンバーのメールアドレスを入力するとファイルを共有できます。 ただし、共有のたびに”アクセス制限”を設定する必要があるため、手間がかかってしまう点に注意です。 検索機能 Google Driveの検索機能は充実しているので、「ファイル名」だけでなく「キーワード」や「データ情報」からも検索をかけられます。必要な情報に、すぐにたどり着きたいシーンに最適です。 ＜Google Driveの注意点＞ ファイル管理が面倒 Google Driveではファイルを階層的に管理するため、ファイルが増えるほどフォルダの階層が深くなり、古い情報が埋もれてしまいがちです。 検索の精度が低い 利用しているユーザーからは「ドライブ内を検索する際に、PDFやデータの中の文字まで拾ってヒットさせてくれるので助かっていますが、もう少しその精度が上がるといいと思います。」という声があります。（参考：ITreview） ＜Google Driveの料金体系＞ Google ドライブ無料からでも利用可能ですが、Google Workspaseを契約（有料化）することで、ほかのGoogleアプリも利用できるようになります。 個人向け：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3.000円/ユーザー/月（月払い Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【OneDrive】Microsoft社が提供するクラウド型ストレージサービス ＜OneDriveの特徴＞ 共同作業に最適 Microsoft社が提供する「Word」「Excel」「PowerPoint」などを使った、リアルタイムでの共同作業が簡単にできます。 オフラインでも作業可能 オフラインでも編集可能で、編集箇所はインターネットに接続した際に自動的に同期されます。そのため、移動中や移動先での編集に便利です。 ＜OneDriveの機能・使用感＞ バックアップ機能 アップロードしたデータはクラウド上に保存され、バックアップができます。そのため、PCの買い換え後にデータ移行する手間がかからない点がメリットです。 共同編集機能 社内外のメンバーを招待すれば、共有相手もファイルの閲覧・操作・ダウンロードができます。複数人で情報の更新をしたい場合に役立つのです。 ＜OneDriveの注意点＞ 年間サブスクリプション制 ほとんどのプランが「年払い」のみなので、短期間での解約がしづらいです。そのため、機能や金銭・教育コストなどをよく検討したうえで導入する必要があります。 同期の失敗が多い 利用しているユーザーからは「ファイルの同期失敗が、やはり多いです。3年前から使っていますが、いまでも安定していない印象を持っています。」という声があります。（参考：ITreview） ＜OneDriveの料金体系＞ 有料プランには、Microsoftの他のアプリも含まれた「Microsoft 365（旧Offie 365）」の料金も含まれます。 Microsoft 365：0円（家庭向け） OneDrive for Business：749円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 OneDriveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Clipbox +】幅広いファイル形式に対応しているアプリ ＜Clipbox +の特徴＞ スマホでのファイル管理に特化している iPhoneやAndroidなどのスマートフォンや、iPadからファイル管理しやすいようなデザインになっています。 動画や音楽を保存するのに適している テキストやPDFの閲覧のほか、動画や音楽ファイルを簡単に再生・保存できるファイル管理アプリです。 ＜Clipbox +の機能・使用感＞ 保存できる容量の制限がない Clipbox +は「ファイルをダウンロードして保管するツール」なので、保存できるファイルの容量に上限がありません。ただし、保存先が端末自体になるので、端末の空き容量には左右されます。 ファイルにパスワードを設定できる 「パスロック」をクリックすることで、ダウンロードしたファイルにパスワードを付けることができます。他の人に見られたくないファイルを非表示にしたいときに適しています。 ＜Clipbox +の注意点＞ PCに非対応 iPhone/iPad/Android以外の端末では利用できません。 広告が表示される 利用しているユーザーからは「アプリを起動する度に動画広告が表示される」という声があります。（参考：App Store） ＜Clipbox +の料金体系＞ 無料で使用できます。 Clipbox +の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 比較表｜人気のファイルマネージャーアプリ5選 以下は、紹介したツールの比較表です。料金や特徴を見比べて、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます） ナレカン Stock Google Drive OneDrive Clipbox + 特徴 大規模企業のファイル管理を最適化するツール もっとも簡単にファイル管理できるツール 無料でも使える大容量のストレージツール Microsoft社が提供するクラウド型ストレージサービス 幅広いファイル形式に対応しているアプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】※ただし、Google Chatと連携すれば可 【×】※ただし、Teamsと連携すれば可 【×】 リアルタイム共有 【〇】 【〇】 【×】※同時編集は可 【×】※同時編集は可 【×】※共有機能がない 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 機能がシンプルなので、電子署名の機能はない ファイル管理が面倒 年間サブスクリプション制である PCに非対応 料金 ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プラン：950円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プラン：749円/月～ ・無料 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「OneDrive」の詳細はこちら 「Clipbox +」の詳細はこちら ファイルマネージャーアプリを選定するときは、自社に必要な機能が過不足なく備わっているものを選びましょう。 ビジネスでは、共有した資料をもとに、メンバーと話し合う場面が多く存在します。そのため、単純にファイルを管理できるだけでなく「スムーズに共有できる機能」や「メッセージ機能」も兼ね備えた情報共有ツールが最適なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルマネージャーアプリの5つの選定ポイント ここでは、ファイルマネージャーアプリの5つの選定ポイントをご紹介します。自社に適したアプリを活用できている企業は、以下のポイントを押さえているのです。 （1）クラウド型であること 1つ目に、ビジネスにおいて、ファイルマネージャーアプリは「クラウド型」の活用が大前提です。 取り込んだファイルを特定のデバイスでしか閲覧できないアプリを使うと、管理が属人化してしまい、スムーズに情報共有できません。そのため、自社の情報を一元管理するには、ほかのデバイスからも管理できる「クラウド型のアプリ」を使うことが必須です。 このように、クラウド型のファイルマネージャーアプリを活用すると、社内外のどこからでも情報を閲覧・編集できるうえに、社内で簡単に共有できます。 （2）使いやすいこと 2つ目に、使いやすいファイルマネージャーアプリを選ぶことも重要です。 社内情報を一元管理するには、メンバー全員が使いこなせるファイルマネージャーアプリを導入しなければなりません。多機能で操作が複雑なアプリでは、ITに不慣れなメンバーが使いこなせず情報共有に手間がかかるうえ、次第に使われなくなる恐れがあるのです。 そのため、誰でも簡単に使えるシンプルな操作性のアプリを活用しましょう。様々なメンバーが使うことを意識して、「全社での情報共有のために、過不足のない機能を備えたアプリ」を選ぶべきです。 （3）セキュリティが高いこと 3つ目に、セキュリティの高さも重要なポイントです。 社内の機密情報が確実に守られなければ、情報漏えいのリスクが高まります。また、情報を社外で閲覧していると第三者に盗み見られたり、フリーWi-Fiを通してハッキングされたりする恐れもあるのです。 そのため、「十分なセキュリティ対策がされているか」や「アクセス権限を設定できるか」を必ず確認しましょう。加えて、アプリのみに頼るのではなく、従業員へ”情報漏えいのリスク”や”注意の必要性”を周知する取り組みも重要です。 （4）日本語対応していること 4つ目に、日本語対応しているかを確認しましょう。 ファイルマネージャーアプリの中には、全体の表記が英語のみの場合もあります。シンプルで直感的にわかりやすい仕様であれば問題ありませんが、ある程度文字を読む必要があるため、日本語対応しているほうが便利なのです。 また、万が一トラブルが発生した際、日本語に対応していないと十分なサポートが受けられない可能性があります。そのため、英語に不慣れな場合や日本語での充実したサポートを受けたい場合は、日本語対応しているアプリを選びましょう。 （5）検索しやすいこと 5つ目に、業務をスムーズに進めるためには検索のしやすさも重要です。 管理するファイルの数が増えるにつれて、情報が整理されないまま散在してしまい、必要な情報を見つけるのに手間がかかってしまいます。そこで、検索機能があるアプリを使えば、大量の情報の中からスムーズに必要な情報へたどり着けるのです。 とくに、「平均0.2秒」の高速スピードと「ヒット率100%」の超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」のようなアプリであれば、目的の情報に即アクセス可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ iPhone/Androidのデフォルトファイル管理アプリの使い方 以下では、iPhone/Androidに搭載されている「デフォルトのファイル管理アプリ」の使い方を解説します。「ほかのアプリを選ぶ前に、まずは本体でファイルを保存したい場合」には以下を参考にしましょう。 iPhoneのデフォルトアプリ iPhoneにダウンロードしたファイルは、「ファイル」アプリに保存されます。「ファイル」アプリが見つからない場合は、画面を下方向にスワイプ（指でなぞる）して、本体の検索機能で探しましょう。 次に、ダウンロードしたファイルが「ファイル」アプリのどこに保存されているのかを解説します。まずは、ファイルアプリを開いて、下部の[ブラウズ]を押します。 以下のような画面になるので、[iCloud Drive]か[このiPhone内]のうち、ファイルの保存先に指定しているほうを選択しましょう。保存先が分からない場合は、上部の検索窓からファイル名を直接検索できます。 また、ダウンロードしたファイルは、ファイル一覧画面の[ダウンロード]フォルダから探すことも可能です。 さらに、この「ファイル」アプリの管理画面では、自由にフォルダを作ってファイルを整理できるのです。 また、ファイルが[iCloud Drive]と[このiPhone内]どちらにダウンロードされるかは、iPhone本体の[設定]→[Safari]→[ダウンロード]から確認できます。 以上の手順で、iPhoneにデフォルトでインストールされている「ファイル」アプリを使って、ファイルを管理できます。ただし、画像をダウンロードした場合に限り、保存先が「写真」アプリになる点に注意が必要です。 Androidのデフォルトアプリ 一部機種によって異なりますが、Androidの多くの機種では、ダウンロードしたファイルは「Files」アプリに保存されます。「Files」アプリを開くと、ダウンロードしたファイルを確認可能です。 このように、iPhoneやAndroidのデフォルトアプリでもダウンロードしたファイルを管理できます。ただし、「異なるデバイス間で同期できない」「複数人でのファイル共有に不向き」「文書ファイルと画像を一か所に管理しづらい」などのデメリットがあるのです。 そのため、ビジネスのファイル管理には、あらゆる形式のファイルを一元管理でき、社内外のメンバーにリアルタイムで共有可能な「ナレカン」のようなアプリを使いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのファイルマネージャーアプリ5選まとめ これまで、おすすめのファイルマネージャーアプリ5選や選定ポイントを中心にご紹介しました。 ファイルマネージャーアプリを使うと、管理が煩雑になりがちな「マニュアル」や「資料」を効率よくまとめられます。そこで、ファイルマネージャーアプリを導入する際は、セキュリティが高く、全社で利用可能なクラウド型のアプリを選ぶべきです。 一方で、アプリに取り込むファイルの量が増えると管理しきれず、必要な情報をすぐに見つけられなくなってしまいます。そのため、情報の整理や検索がしやすい「シンプルな情報共有ツール」を活用して、社内の情報を簡単に一元管理しましょう。 結論として、スマホからでも簡単に情報を共有・管理でき、超高精度の検索機能で社内のあらゆる情報に即アクセス可能な『ナレカン』が必須です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、仕事で使うファイルをスムーズに管理・共有しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

パソコン内のファイルを放置すると、次第に管理が煩雑化して必要な情報にたどり着けなくなるうえ、保存容量を埋めてしまいます。そのため、日ごろからデータファイルは整理して、使いやすい状態にしなければなりません。 しかし、「パソコンでファイルを上手く整理できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、パソコンでファイルを整理する方法やコツを中心にご紹介します。 パソコンのファイルが乱立しており困っている ファイルを上手く整理する方法やコツを知りたい ファイルを簡単に整理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、初心者の方でも簡単にファイル整理できる方法が分かり、すぐに情報が見つからないストレスを解消できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 パソコンのファイル整理をする重要性とは2 初心者必見！windowsパソコンのファイル整理方法2.1 フォルダ編2.2 デスクトップ編3 パソコンのファイルを上手く整理する5つのコツ3.1 （1）ファイル・フォルダ名のルールを決める3.2 （2）フォルダマップを作成する3.3 （3）データを整理してから移動させる3.4 （4）適切な保存場所で保管する3.5 （5）バックアップ・削除ルールを決めてメンテナンスする4 【必見】仕事におけるファイル整理に最適な方法とは4.1 最も簡単に社内情報を管理・検索できるツール「ナレカン」5 【比較表】パソコン内のファイル整理に役立つソフト4選6 パソコンのファイル整理のやり方まとめ パソコンのファイル整理をする重要性とは パソコンのファイル整理は、業務を円滑に進めるうえで重要です。 仕事で使うパソコン内が整頓されていないと、以下のような業務リスクを引き起こす可能性が高まります。 業務で必要なファイルが見つからない 不要なファイルを削除しないまま放置すると、必要な情報を探すのに時間がかかります。 誤ったファイルを共有する ファイルのバージョン管理が煩雑になったり、似た名前のファイルが乱立したりして、誤ったファイルを共有してしまう恐れがあります。 パソコンの動作が重くなる ファイルがパソコン本体に溜まると、データ量が増えて動作が重くなります。操作性が落ちれば素早く作業を進められず、業務を効率的に進められません。 このように、ファイルの整理不足は業務が円滑に進まない要因となります。したがって、整理方法を把握して、日ごろからファイルを正しく管理することが不可欠です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 初心者必見！windowsパソコンのファイル整理方法 以下では、Windowsパソコンのファイル整理方法を、保存場所別に紹介します。現在の利用状況に合わせて、適切にファイルを管理しましょう。 フォルダ編 パソコン内のフォルダでファイルを整理するときは、以下の手順を踏みましょう。 はじめに、ファイルの名称を統一します。ここでは、「ファイルの内容_日付」といったようにファイル名を付けます。 次に、フォルダを作成します。フォルダは以下のように階層分けすると便利です。 最後に、フォルダのテーマに沿ってファイルを移動します。 以上の操作で、フォルダで分類してファイルを見やすく整理できます。 デスクトップ編 パソコン内のデスクトップでファイルを整理するときは、以下の点を意識しましょう。 デスクトップにはファイルを置きすぎない デスクトップには、必要最低限のファイルのみ置くようにしましょう。 複数のファイルをデスクトップ上で管理すると、視覚的に煩雑になり目的の情報を探しづらくなります。また、デスクトップのアイコンが多いと動作が重くなる恐れもあり、業務効率が下がる原因となるのです。 そのため、デスクトップのファイルは定期的に整理しましょう。整理の基準がない場合は「アイコンを置くのは2列まで」などの保管ルールを定めると、不要なファイルがないか確かめるきっかけとなります。 ショートカットを活用する ショートカットを活用すれば、必要な情報へすぐにアクセスできます。 ショートカットとは、設定した画面にワンクリックで飛べるように設定することです。Windows11では、該当のファイルを右クリックして、 [その他のオプションを確認] → [ショートカットの作成] でショートカットアイコンを作れます。 デスクトップにショートカットを設置すると利便性が高まりますが、ショートカットを作成しすぎるとアイコンが増えて管理が煩雑になります。したがって、ショートカットは毎日の業務で使うファイルにのみ設定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パソコンのファイルを上手く整理する5つのコツ ここでは、パソコンでファイルを整理する5つのコツを紹介します。以下を参考に、煩雑なファイル管理から脱却しましょう。 （1）ファイル・フォルダ名のルールを決める まずは、ファイルやフォルダに名前を付けるときのルールを定めましょう。 ファイル名が統一されていると、検索をかけやすくなるうえファイルの内容を把握しやすくなり、情報を探す手間を省けます。なお、ルールを決めるうえでは、内容に関する情報だけでなく「日付やバージョン」も正しく記載するように徹底しましょう。 たとえば、「20240310_営業会議議事録_V2」といった具体的な表記にすれば、「いつ・何の記録か」がすぐに判別できるのです。 （2）フォルダマップを作成する ファイル・フォルダ名のルールを決めたら、フォルダマップを作成しましょう。 フォルダマップとは、フォルダ名やフォルダに保管されているファイルの一覧のことです。通常、フォルダは階層化して作成するため、必要なファイルを探し出すのにいくつもフォルダを開く手間がかかります。 しかし、フォルダマップを作成しておけば、どのフォルダに何のファイルが保管されているのか一目でわかるのです。 ▼2階層でファイル管理する図 また、フォルダを作成するうえでは、階層を深くし過ぎると目的のファイルに到達するまでに時間がかかります。そのため、2～3階層ほどで作成することが重要です。 （3）データを整理してから移動させる フォルダマップを作成できたら、データを整理して移動させましょう。 不要なデータは削除し、ファイル名も決めたルールに合わせて変更します。その後にデータを移動させることで、目的のファイルを探しやすくなるうえ、余計なフォルダが増える心配もありません。 不要なデータや無駄なフォルダが増えると、ファイル全体が使いづらくなってしまいます。そのため、面倒でもデータを整理してから移動させましょう。 （4）適切な保存場所で保管する 整理したファイルは適切な保存場所へ格納しましょう。 たとえば、複数人の業務に必要なファイルを個人のデバイス上で管理すると、ほかのメンバーが仕事を進められなくなります。多くのメンバーが閲覧するファイルをパソコンのデバイス上で管理すると、他の端末から情報を閲覧できず、業務が滞る原因となるのです。 そこで、マルチデバイスに対応したクラウド型のITツールを使って、適切な保存場所で管理しましょう。中でも、「フォルダ設計」サポートがある「ナレカン」であれば、ファイルの内容に応じた適切な保存場所に保管でき、必要な情報へすぐにアクセスできます。 （5）バックアップ・削除ルールを決めてメンテナンスする ファイルを保管できたら、バックアップ・削除のルールを決めて定期的にメンテナンスを実施しましょう。 ファイルを整理して一時的にパソコン内が整理整頓されても、業務を続けていれば続々と新しいファイルが増えていきます。そのため、古いファイルと新しいファイルが混在して、ファイル管理が煩雑になるリスクが高まるのです。 したがって、「週に1回」「月に1回」のように、バックアップやフォルダ内をチェックするスケジュールを決めて、定期的なメンテナンスを行いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事におけるファイル整理に最適な方法とは 以下では、仕事におけるファイル整理に最適な方法を紹介します。 パソコンで上手くファイル整理するには、ファイルやフォルダ名のルールを決めたり、階層を制限したりすることが重要です。しかし、ファイルサーバーでファイルを保管していると、中身がわからず社内メンバーから放置される恐れがあります。 そこで、「検索性に優れたクラウド型の情報管理ツール」を使えば、手間なく上手にファイルを整理できるうえ、内容の共有までスムーズです。ただし、多機能なツールは社員のITスキルにばらつきがある大企業に浸透しづらいので、「初心者でも簡単に使えるツール」を選びましょう。 結論、ファイル整理に最適なツールは、メールを使える方ならば誰でも簡単にファイル整理でき、超高精度な検索機能で必要な情報がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「ファイル要約機能」では、AIが全自動で内容を要約して「記事」に書き起こしてくれるため、ファイルの中身が見える状態で保管可能です。また、記事化した情報は、超高精度な「キーワード検索」やAIによる「自然言語検索」によって誰もが簡単に欲しい情報へアクセスできます。 最も簡単に社内情報を管理・検索できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 【見本】ナレカンでのファイル整理 以下は、ナレカンでファイル整理をした見本です。 ナレカンでは、AIが全自動でファイルの内容を要約して「記事」に書き起こしてくれる「ファイル要約機能」があります。上記の画像のように、ファイルの中身が見える状態で保管できるのが特徴です。 また、多階層の「フォルダ」で記事を分類して管理できるため、ファイルが増えるにつれ管理が煩雑になる心配もありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】パソコン内のファイル整理に役立つソフト4選 以下は、パソコン内で煩雑化するファイル整理に役立つおすすめのソフト4選の比較表です。上手に活用して、煩雑になりがちなファイルを適切に管理しましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Notion Dropbox 特徴 最も簡単に社内情報を管理・共有できるソフト PCに不慣れな方でも簡単に使いこなせる情報共有ソフト 情報の記録方法を使い分けられるドキュメント管理ソフト ファイルを安全・簡単に共有できるクラウドストレージソフト シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 フォルダ管理 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 マルチデバイス対応 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 情報共有に特化しているため、グラフの作成や校閲機能はついていない 多機能で便利な反面、操作が複雑で使いこなすのが難しい ExcelやWordと同様にファイル管理なので、デメリットを解消できない 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは＄10（約1,500円）/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは¥1,500/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Notion」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら ただし、せっかくソフトを導入しても、社員に馴染まなければ意味がありません。そのため、適切にファイル管理ができるかはもちろん、「誰でも簡単に使いこなせるか」を軸に選定することがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パソコンのファイル整理のやり方まとめ これまで、Windowsパソコンのファイル整理方法を中心にご紹介しました。 ビジネスにおいて、パソコンのファイル整理は業務を円滑に進めるうえで重要です。必要な情報を素早く見つけたり、パソコンが重くなったりする事態を防ぐには、日ごろから「ファイルの命名」「不要なデータの削除」などの対策を実施しましょう。 しかし、パソコン本体でのファイル管理は、情報が増えるにつれ煩雑になり、次第に放置されてしまいます。そこで、「誰でも簡単に使えるクラウド型ITツール」でファイルを保管すれば、面倒な設定なしで情報管理できるうえ、パソコンの容量も重くなりません。 したがって、ファイル管理には、誰でも簡単にファイル整理でき、必要な情報に即アクセス可能なナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイル整理のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

ファイル共有を効率化するには、フォルダ管理のやり方が適切でなければなりません。そこで「共有フォルダやファイルに関する社内ルール」が決められていると、管理しやすくなります。 しかし、どのようなルールを定めれば「共有フォルダが煩雑にならないか」「ファイル共有が効率化するか」わからないと悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、共有フォルダ・ファイルの整理で策定すべきルールを中心に解説します。 共有フォルダを整理するための運用ルールを定めたい 社内でファイルを共有するにあたって必要な決まり事を知りたい ExcelやWordよりも簡単に共有フォルダの作成や管理ができる方法を知りたい という担当者の方は本記事を参考にすると、効果的なフォルダ共有のルールを理解しながら、円滑なファイル管理を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 共有フォルダの運用ルールをつくる3つのメリット1.1 （1）ファイルの煩雑化を防ぐ1.2 （2）容量を削減できる1.3 （3）情報の安全性を高める2 【具体例あり】共有フォルダ・ファイルを整理するのに必須な4つの運用ルール2.1 （1）共有フォルダの階層ルール2.2 （2）名前・ナンバリングの付け方ルール2.3 （3）保管ルール2.4 （4）セキュリティに関するルール3 Excel・Wordは不向き？ファイル形式で情報を管理するデメリット3.1 （1）確認するのに工数がかかる3.2 （2）目的の情報を見つけづらい4 【必見】共有フォルダの作成・管理に最適な方法4.1 「記事」形式で簡単にファイル共有できるツール「ナレカン」4.2 画像付き｜ナレカンを使った共有フォルダの整理例5 会社でファイルサーバーを運用するときのルール5.1 （1）定期的にファイルサーバーを確認する5.2 （2）運用マニュアルを作成する5.3 （3）状況に応じてルールを変える6 【ルールだけじゃだめ？】適切な共有フォルダの整理の進め方とは7 共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールまとめ 共有フォルダの運用ルールをつくる3つのメリット 以下では、共有フォルダを作成するにあたって、運用ルールをつくるメリットを3つご紹介します。「運用ルール」が全社に浸透していれば、以下のメリットが得られるので必見です。 （1）ファイルの煩雑化を防ぐ 1つ目に、フォルダ共有のルールをつくることでファイルの煩雑化を防げます。 たとえば、ファイルの保存先（フォルダ）を個人の判断で決めてしまうと、ほかのメンバーも似たようなフォルダをつくってしまい、ファイルが分散してしまいます。また、むやみやたらにフォルダが作られて、構造がぐちゃぐちゃになるケースも少なくありません。 そこで、「カテゴリ別にフォルダを階層化する」「特定のメンバーのみフォルダを作成する」などのルールがあれば、ファイルが分散する事態を防げるのです。 （2）容量を削減できる 2つ目に、ファイル共有のルールをつくることで、不要なファイルの取り扱いが明確になるので、容量を節約できます。 使わないファイルをフォルダから削除せずに放置しておくと、容量を圧迫してしまいます。ほかにも、古いファイルがあることにより最新のファイルが分からなくなってしまったり、PC動作が重くなってしまったりする原因になるのです。 そのため、「一定期間使用していない古いファイルは削除する」「古いバージョンのファイルはアーカイブ」するなどのルールを設けて、ファイルへとアクセスしやすい環境をつくりましょう。 （3）情報の安全性を高める 3つ目に、共有フォルダのルールがあることで、情報の安全性も高められます。 たとえば、フォルダごとにアクセス権限を設定して、特定の管理者のみにアクセス権限を与えれば「誤って重要なファイルを削除してしまう」「不正にダウンロードされる」などのトラブルを防げるのです。 ただし、権限の設定に工数がかかると「権限を付与するだけ」でも負担になってしまいます。そこで、わずかな操作で「管理者」がメンバーの閲覧権を自由に設定でき、編集・削除を制限できる「ナレカン」のようなツールがあれば、全社でスムーズに運用できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【具体例あり】共有フォルダ・ファイルを整理するのに必須な4つの運用ルール 以下では、共有フォルダ・ファイルの整理に必須の4つの「運用ルール」を紹介します。すべてのルールを一度にそのまま反映させるのではなく、自社の運用に合わせてアレンジしながら運用しましょう。 （1）共有フォルダの階層ルール フォルダを整理するには「どこに何の情報が保存されているか」を明確にルール化する必要があります。 社内で共有フォルダを作成する場合、部署や担当者ごとに階層で分けることで、見やすく整理できます。また、一般的には以下の図のような2～3階層までが良いとされているものの、自社の情報量に合わせて階層構造を決めていくことが大切です。 しかし、「階層を深くしすぎて、かえってアクセス性が悪くなってしまった」というケースも少なくありません。そのため、専属担当者が運用構造の提案をしてくれる「ナレカン」を導入して、適切な階層ルールを定めるのがおすすめです。 （2）名前・ナンバリングの付け方ルール ファイル・フォルダの作成者が好きなように名付けていると、ほかのメンバーにとってどこに何の情報があるのか分かりづらくなります。そこで、以下のような名前の付け方をルール化しましょう。 ＜ファイル名の付け方を統一する＞ ファイル名の付け方を統一しましょう。 命名ルールが曖昧だと「最新」「更新済み」のように、いつ更新されたのかが分からない名前を付けてしまいがちで、適切なバージョン管理につながりません。そのため、ファイル名に記載すべき情報をルール化し、名付けを統一する必要があるのです。 たとえば、「2024/04/10_新商品のコンセプト案」のように「日付の記載」や「半角全角表記の統一」をルール化するのがおすすめです。冒頭に、半角数字を用いることで「昇順・降順」などの並び替えも容易にできるので、該当のファイルを見つけやすいです。 ＜フォルダ名の付け方を統一する＞ ファイルと同様に、フォルダ名の付け方も一貫性を持たせましょう。フォルダの場合は、名前の頭に「連番」を付ける方法があります。 たとえば、「01-プロジェクト案」「02-費用」などのようにするとフォルダが連番順に並ぶので、同種の情報にまとまりをつくれます。番号順に並べるポイントは、1桁の番号でも「0」始まりにして2桁で表すことです。 フォルダが増えると、目的の情報が見つけにくくなるため、フォルダ名は重要な役割を果たします。したがって、フォルダ名のテンプレートや例を用意し、新人でもスムーズに命名ルールがわかるものを用意しておくようにしましょう。 （3）保管ルール どのツールにもストレージ容量が存在するため、ファイルを無制限に保管するのは困難です。そこで以下では、ファイル・フォルダを適切に保管するルールを紹介します。 ＜保有期限を定める＞ ファイルの保有期限を定めることは必須です。 使わないファイルが残っていると、容量を圧迫したり、必要なファイルを埋もれさせてしまったりとデメリットが大きくなります。そこで、「議事録は2年」「案件に関するファイルは3年」などのように、種類ごとに保有期限を設定すべきです。 また、業務を円滑に進めるには、保有期限に合わせて一定の期間でファイルを整理するようにスケジュールを組むことが重要です。 ＜不要なファイルの取り扱いを決める＞ 不要なファイルの取り扱い方法も定めましょう。 「今後アクセスすることがない」「一定期間以上更新がない」などのファイルは、アーカイブ（目立たない場所へ移動させる機能）を利用する方法も有効です。アーカイブは、削除とは異なり保管場所を移すだけなので、あとから見返すことができます。 このように、不要なファイルの取り扱いを決めておくことで、常に最新情報を入手できる環境が整えられるのです。 （4）セキュリティに関するルール 以下では、ファイル・フォルダのセキュリティに関するルールをご紹介します。企業で取り扱うファイルやフォルダには機密情報も含まれるので、セキュリティが低下しないように注意して保管する必要があります。 ＜アクセス権限を設定する＞ 前提として、ファイルやフォルダのアクセス権限の設定は欠かせません。 機密事項を扱うファイルにアクセス権限を設定しておけば、役員などの上層部だけが閲覧できる状態になります。そのため、非関係者のアクセスによる情報漏えいや文書改ざんのリスク低減に寄与します。 さらに、閲覧可能なフォルダを制限しておくと、社外への情報共有でも共有するフォルダを限定公開できることから、アクセス権限の設定はビジネスにおいては必須です。 ＜バージョン管理を徹底する＞ ファイルやフォルダのバージョンを正しく管理することも重要です。 WordやExcelのファイルは「二重更新」や「複数のファイルがあることで最新版が分からなくなる」リスクを伴います。そのため、とくに複数人で業務に取り組む場合は、ファイルの誤送信や更新漏れを防ぐため、バージョン管理を徹底すべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excel・Wordは不向き？ファイル形式で情報を管理するデメリット ここでは、Excel・Wordといったファイル形式で情報を管理するデメリットを解説します。情報管理にファイル形式を使用している方は要注意です。 （1）確認するのに工数がかかる ファイル形式での情報管理は、中身を確認するのに工数がかかるというデメリットがあります。 ファイルで情報を管理している場合、中身を確認するためにいちいち開く手間がかかるため、業務を進めるなかでストレスを感じやすいです。加えて、ファイルに情報を残しても、すぐに振り返ったり更新したりできないため、情報が陳腐化してしまうのです。 このように、ファイル形式で情報を管理するやり方は、業務効率を大幅に下げてしまう可能性があるため注意しましょう。 （2）目的の情報を見つけづらい また、目的の情報を見つけづらい点もデメリットです。 ExcelやWordなどのファイル形式は、タイトルで検索できても、中身まではわかりません。そのため、名前・ナンバリングのつけ方のルールを策定しても「目的の情報がどこに書かれているのか見つからない」という課題は解消できないのです。 ただし、検索性の優れたITツールを活用することで、情報が見つからない課題は解決できます。たとえば、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」では、ファイル内はもちろん、画像内のテキストにまでキーワードを絞って探すことが可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】共有フォルダの作成・管理に最適な方法 以下では、共有フォルダの作成・管理に最適な方法を解説します。 社内に散在するファイルをExcelやWordで管理すると、ファイル名からの識別が難しく、逐一ファイルを開いて確認する手間がかかります。また、ファイル検索で目的の情報が見つからず、ストレスを感じてしまいがちです。 そこで、「ノート形式で内容の視認性が高い情報管理ツール」の導入が欠かせません。また、あらゆる形式のファイルであってもすぐにヒットする検索性のあるものであれば、共有ファイルのスムーズな運用につながります。 結論、自社が導入すべきは、瞬時に情報を探し出し、気軽に確認できる情報管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「記事」に書き込まれた情報を簡単に確認できるだけでなく、任意のメンバーにファイルやフォルダが素早く共有されます。また、「ファイル内検索」で、必要な情報に即アクセスが可能なので、情報を探す時間が削減されるのです。 「記事」形式で簡単にファイル共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 画像付き｜ナレカンを使った共有フォルダの整理例 たとえば、部署ごとにフォルダを設置します。画像のように、頭に番号を振ると整理しやすいです。 また、ナレカンでは画像のように、部署ごとのフォルダの中にも、カテゴリ別に多数の情報（記事）を蓄積していくことができます。 ナレカンのように「記事形式」で情報を管理する場合も、タイトルには日付を記載する。画像のように書くことで、昇順・降順での確認が容易になります。 このように、「ナレカン」は多階層でのフォルダ管理が可能なため、ファイルを簡単に整理できるほか、目的の情報へスムーズにアクセスが可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会社でファイルサーバーを運用するときのルール フォルダを整理するためには、ルールの策定だけでなく、ファイルサーバーが正しく運用できるところまで考える必要があります。したがって、以下で説明するファイルサーバーの運用ルールも併せて押さえましょう。 （1）定期的にファイルサーバーを確認する まずは、定期的にファイルサーバーを確認しましょう。 具体的には、フォルダ構成や容量、アクセス権の付与状況などを確認します。たとえば、実際に運用しているとアクセス権が必要な社員に付与されていなかったり、退職した社員にアクセス権が残っていたりすることもあるのです。 したがって、定期的にチェックしてその項目も洗い出しておくと、運用がスムーズになります。 （2）運用マニュアルを作成する 次に、策定したルールをまとめた運用マニュアルを作成しましょう。 あらゆるファイルが社内に点在している場合、社員一人ひとりがファイル管理のルールを徹底しなければ、最終的に誰かが整理することになりかねません。さらに、完璧なルールを設けても守られなければ意味がないので、社内に浸透する形で残しておくべきです。 そこで、ファイル管理のルールは口頭ではなく、いつでも確認できるようにマニュアル化しましょう。たとえば、マニュアルの作成・管理・共有を一元化できる「ナレカン」であれば、策定したルールを社内に周知させられます。 （3）状況に応じてルールを変える 最後に、ファイル管理のルールは実際の業務に合わせて適宜更新しましょう。 策定した管理ルールに従って運用すると「ファイル管理が面倒になった」など、逆に業務効率が下がるということもあります。その場合は、「どのような点に不便さを感じるのか」などを現場でヒアリングして、すぐに管理ルールを更新するのがおすすめです。 一方で、更新前の管理ルールも残しておく必要があるため、ファイルをコピーして古い管理ルールを別途保存しましょう。ファイルが増えて管理が煩雑になるのを回避したい場合は、編集履歴から過去のバージョンをすべて確認できるITツールの導入がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ルールだけじゃだめ？】適切な共有フォルダの整理の進め方とは 散乱しているファイルを共有フォルダに分類し整理していくには以下の手順が必要です。これからファイル整理を進めようと考えている方は下記の流れに従って実行していきましょう。 現状を把握する どのようなファイルやフォルダが存在するかを確認します。また、関係者にヒアリングをして重要なファイルと不要なファイルも把握しておきます。 ファイルの分類ルールを策定する 「プロジェクト別」や「部署別」といったようにどのようなカテゴリーで分類するかを決定します。ファイルの命名ルールや保存期間、アクセス権限等についても話し合いましょう。 ファイルをフォルダ別に分類する 決められたルールに沿ってファイルをフォルダに移動してきます。重複しているファイルは削除したり、古いファイルはアーカイブに移したりなどします。 従業員へ周知させる 整理後のフォルダの構成やファイルに関するルールを社内で共有します。ここで周知を徹底しなければ、再び整理する手間がかかってしまうので注意しましょう。 定期的な見直しを実施する 定期的にフォルダを見直し、適切に運用されているかチェックしましょう。もし課題や問題点が見つかった場合は適宜改善を重ねていきましょう。 以上のように、ルールを策定しても、ルールが社内で浸透しなかったり、ツールの使い勝手が悪かったりなどの問題が生じることがあります。そのため、「ナレカン」　のような作成から共有まで完結する誰でも使いやすいツールを選ぶことも重視しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールまとめ ここまで、共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールを中心に説明しました。 共有フォルダやファイル管理のルールを策定すれば「目的の情報を見つけやすくなる」「無駄な容量を削減できる」「セキュリティの問題を抑えられる」といったメリットがあります。したがって、名称ルールや保管ルールを設ける必要があるのです。 しかし、ルールが決められていたとしても、WordやExcelでは、管理が煩雑化してしまう可能性もあるのです。そこで、「専属担当者によるフォルダの設計支援があり、検索性が高いツール」を使えば、ストレスのないフォルダ管理が実現します。 結論、ファイル管理には、多階層の「フォルダ」と超高精度の「検索機能」で目的の情報に即アクセスできるナレッジ管理ツール『ナレカン』が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、効率的なフォルダ管理・ファイル共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

ファイル共有に使えるメールソフトとして「Gmail」や「Outlook」があります。ただし、メールでファイル共有すると、誤送信が生じたり、どれが最新のファイルなのか分からなくなったりする恐れがあるので注意が必要です。 なかには、メールでのファイル共有をはじめとした「情報共有の非効率さ」に疑問を感じ、社内で解決したいと考える担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「メールを使ったファイル共有の方法」と「メールよりも効率的な情報共有の方法」を中心に紹介します。 各メール・オンラインストレージのファイル共有方法を知りたい メールでファイル共有するのは手間なので改善したい メールよりもファイルの共有に最適な方法を教えてほしい という担当者の方はこの記事を参考にすれば、メールよりも効率よくファイル共有する方法が分かり、全社における情報共有の仕組みを見直せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Gmail/Googleドライブを使ったファイル共有の3つの方法1.1 （1）Gmail｜メールにファイルを添付する1.2 （2）Gmail｜Googleドライブへアップロードして共有する1.3 （3）Googleドライブ｜リンクをメールに添付する（url化）2 Outlook/OneDriveを使ったファイル共有の3つの方法2.1 （1）Outlook｜メールにファイルを添付する2.2 （2）Outlook｜OneDriveへアップロードして共有する2.3 （3）OneDrive｜リンクをメールに添付する（url化）3 【問題あり】メールでのファイル共有が非効率な4つの理由3.1 （1）社内のサーバーが圧迫される3.2 （2）情報漏えいのリスクが高まる3.3 （3）最新の情報へアクセスしづらい3.4 （4）共有に時間がかかる4 メール以外のファイル共有の方法おすすめ3選5 【これで解決】複数ファイルを共有するのにおすすめの方法5.1 社内のファイル共有のストレスを解消するツール「ナレカン」6 メールでのファイル共有方法や非効率な理由まとめ Gmail/Googleドライブを使ったファイル共有の3つの方法 以下では、GmailとGoogleドライブを使ったファイルの共有方法を紹介します。「基本的な方法」から「Googleドライブを活用した共有方法」までを解説しているので、ファイル共有の目的に合わせて、適切な方法を選択しましょう。 （1）Gmail｜メールにファイルを添付する まず、メールの作成画面にて、クリップマークの［ファイルを添付］をクリックします。 ファイル選択画面に移るので、添付したいファイルを選択しましょう。［開く］をクリックすれば、ファイルがメールに添付されます。 上記の操作で、ファイルを直接添付できます。ただし、Gmailで共有できるファイルのサイズは、最大25MBと限られています。そのため、ファイルが25MBを超えていると、メールには添付されず、アラートが表示されるので注意しましょう。 （2）Gmail｜Googleドライブへアップロードして共有する はじめに、メールの作成画面にて、Googleドライブマークの［ドライブを使用してファイルを挿入］をクリックします。 Googleドライブに移るので、［アップロード］＞［デバイスのファイルを選択］をクリックし、添付したいファイルを選択します。［アップロード］をクリックすれば、自動的にファイルのリンクをメールに挿入できます。 このように、Googleドライブへファイルをアップロードして共有する場合は、GoogleドライブとGmailにまたがって操作しなければなりません。ITに不慣れな方は作業に時間がかかる恐れもあるので、ほかのツールの導入を検討しましょう。 （3）Googleドライブ｜リンクをメールに添付する（url化） まず、Googleドライブの作成画面にて、共有したいファイルの右側にある「⁝」をクリックします。 そして、［共有］＞［リンクをコピー］をクリックして、Gmailにペーストすれば、ファイルのリンクを添付できます。ただし、結局のところメールによる共有は、ほかのメールに埋もれて見落とすリスクがある点に注意しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Outlook/OneDriveを使ったファイル共有の3つの方法 以下では、Outlook・OneDriveを使ったファイルの共有方法を3つ紹介します。「基本的な方法」から「OneDriveを活用した共有方法」までを解説しているので、社内でどの方法を確立すべきかの判断も可能です。 （1）Outlook｜メールにファイルを添付する まず、メールの作成画面にて、［挿入］＞［ファイルの添付］をクリックします。 すると、ダイアログボックスが表示されるので、共有したいファイルを選択すれば、ファイルがメールに添付されます。 上記の操作で、ファイルを直接添付できます。ただし、Outlookで共有できるファイルのサイズは、最大20MBと限られています。そのため、ファイルが20MBを超えていると、メールには添付されず、アラートが表示されるので注意しましょう。 （2）Outlook｜OneDriveへアップロードして共有する まず、先ほどの「メールにファイルを添付する」方法と同様に、挿入で共有したいファイルを添付します。 次に、［∨］＞［アップロード］＞［OneDrive］を順にクリックします。 すると、OneDriveにファイルがアップロードされて共有完了です。アップロードしたファイルは、OneDriveの［電子メールの添付ファイル］に保存されています。 （3）OneDrive｜リンクをメールに添付する（url化） まずは、共有したいファイルを選択して［共有］を選択します。 ［リンクのコピー］をクリックすると、共有リンクがコピーされます。そして、Outlookにペーストすることで、リンクを添付可能です。 また、メールアドレスとメッセージを入力して［送信］をクリックすれば、OneDriveから直接メールを送ることもできます。ただし、ビジネスメールとしては無機質であるため、身内以外の宛先にこの方法で送信しないように注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【問題あり】メールでのファイル共有が非効率な4つの理由 ここでは、メールでのファイル共有が非効率な理由を４つ解説します。以下の内容に当てはまっているなかで、実際の運用に支障が出ているのであればすぐにでも運用を見直すべきです。 （1）社内のサーバーが圧迫される まず、社内のサーバーが圧迫されてしまうという点です。 仕事において多数の人とファイル共有をする際、メールに添付したファイルは宛先のぶんだけ複製されるため、社内に同じファイルが複数存在してしまいます。 これによって、ファイルサーバーやメールサーバーの容量が圧迫され、操作が重くなる原因にもなります。さらに、メールサーバーの上限が超えてしまうと、メールを受け取れなくなってしまう可能性があるので注意が必要です。 そのため、昨今では多くの企業がクラウドサービスを導入しています。クラウドサービスのサーバーは、サービスを提供している事業者が管理してくれるため、メールのように社内のサーバーを圧迫する事態は起こりません。 （2）情報漏えいのリスクが高まる 多くの人にメールでファイルを送ることで、情報漏えいのリスクが高まってしまいます。 たとえば、メールにおけるトラブルでは「社内と社外を誤って送信してしまった」という情報漏えいのケースが挙げられます。そして、「ファイルの数」「メールの宛先」が多いほど、誤送信を起こすリスクは高まってしまうのです。 メールは確実に送信したという証拠を残せる一方で、一度送信したメールは取り消しができません。そのため、情報共有の手段について「社内は別のツール、社外はメールを使う」というように、棲み分けをしておくのが対処法です。 （3）最新の情報へアクセスしづらい メールでのファイル共有を重ねると、ファイルの新旧が分かりづらくなり、情報の管理が難しくなってしまいます。 たとえば、メールで共有されたExcel・Wordのデータを元にチームで編集したファイルを別途保存すると、同じ名前のファイルがふたつ生成されます。仮に「最新版」のように名前を変更していても、編集の頻度が高い場合は都度名前を変更しなければなりません。 また、ファイルの新旧がタイトルで分からない場合は、中身を逐一開いて最新のものかを確認する手間も発生してしまいます。したがって、不必要なファイルの更新や共有をなくしたり、作成した「日付」をタイトルに必ず含めたりするなどの対策が必要です。 （4）共有に時間がかかる メールでのファイル共有には時間がかかってしまう点も無視できません。 メールに大容量のファイルを添付して送ると、ネットワークへの負荷が増加しファイル共有がスムーズにできないうえ、正しく送信完了されないケースもあります。また、共有された大容量のファイルをダウンロードするのにも時間がかかってしまうのです。 このように、ファイルの容量によって共有スピードに差異がある「メールでの情報共有」は、ビジネススピードの阻害に直結します。したがって、「ナレカン」のようなストレスなくファイル共有できるシンプルなツールで、情報共有を効率化すべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メール以外のファイル共有の方法おすすめ3選 ここでは、メール以外のファイル共有の方法を3つ紹介します。メールよりも気軽に送れるものが多いですが、セキュリティが甘いケースもあるため注意して、自社の業務フローに適切なツールを見つけましょう。 ファイル転送サービス ファイル転送サービスは、メールに添付できない大容量のファイルを転送可能なツールです。無料から使えるツールが多い一方で、適切なセキュリティが備わっていない場合がある点に注意しなければなりません。 チャットツール チャットツールはメールよりも気軽に情報共有できるツールです。ただし、さまざまな話題が同じチャット内でやりとりされるため、必要な情報が流れてすぐに見つけられないというデメリットがあります。 情報共有ツール【最もおすすめ】 情報共有ツールは社内の情報管理から共有までを一元化できるツールです。チャットツールに比べ必要な情報を見つけやすく、ファイル転送サービスに比べて高度なセキュリティが備わっています。 ビジネスでは「情報へのアクセス性」や「高度なセキュリティ」を満たしたツールが求められます。たとえば、必要な情報へアクセスしやすく、国際的なセキュリティ基準を満たしたノート型ツールの「ナレカン」であれば、ビジネスでの情報共有もスムーズです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】複数ファイルを共有するのにおすすめの方法 以下では、複数ファイルを共有するのにおすすめのツールを紹介します。 メールを共有する手段として「ファイル本体を添付する」「リンクを共有する」方法が挙げられます。しかし、結局のところ、メールではやりとりが埋もれたり、見落としたりしてしまいます。 そのため、メールのように送信・受信の手間がかかるものではなく、リアルタイムで情報を共有できる方法が望ましいです。ただし、目当てのファイルが見つからなければ意味がないので、検索性に優れているかを軸に選びましょう。 結論、ファイルをはじめとした情報の共有には、データの容量に左右されることなく共有でき、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事（ノート）」に記載したテキストとファイルは、任意のメンバーへすぐに共有可能です。また、超高精度の「検索機能」でファイル内までキーワード検索できるほか、生成AIを活用した「ファイル要約機能」で要点整理もスムーズに行えます。 社内のファイル共有のストレスを解消するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールでのファイル共有方法や非効率な理由まとめ ここまで、メールを使ったファイルの共有方法や、非効率な理由4選を中心に紹介しました。メールでのファイル共有が非効率な理由は以下の4つです。 社内のサーバーが圧迫される 誤送信によって情報漏洩する恐れがある ファイル名が類似するので、目当てのファイルを判別しづらい 共有するのに時間がかかる このように、誤送信やファイルの新旧が分かりづらくなる事態を避けるため、社内で明確なルールを決めておきましょう。ただし、ファイルによる管理そのものがビジネススピードを阻害しているので、解決には「情報共有ツール」が必須です。 ただし、導入するツールが複雑では社内に浸透しません。したがって、ストレスなくファイル共有するには、メールを使える方であれば迷わず使いこなせる「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」で、メールにおけるファイル共有のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

重要な業務のひとつである「ファイル管理」について、検索性の向上を目的に紙媒体での管理からデータでの管理に取り組む企業が増えています。ただし、ファイルをデータとして管理するには、ネットワーク上で管理システムを構築しなければなりません。 とくに、ファイル共有サーバーの導入を検討しているが「具体的な運用イメージが掴めない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイル共有サーバーの役割と共有フォルダ・NASとの違いについて解説します。 ファイル共有サーバーのメリット・デメリットを把握したい レンタルするファイル共有サーバーの選定ポイントを知りたい ファイル共有サーバーより安全なファイル管理の方法を探している という方は今回の記事を参考にすると、ファイル共有サーバーの役割が分かり、自社に最適なファイル共有システムを導入できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイル共有サーバーとは1.1 ファイル共有サーバーの基礎知識1.2 クラウドと社内ネットワークのどちらに設置すべきか1.3 ファイル共有フォルダとの違い1.4 FTPサーバーとの違い1.5 NASとの違い1.6 ファイル共有サーバーとファイル共有フォルダの比較表2 ファイル共有サーバーを構築するメリットとは2.1 （1）ファイルへのアクセス性の向上2.2 （2）容量を気にせずに利用できる3 ファイル共有サーバーを構築するデメリットとは3.1 （1）コストがかかる3.2 （2）セキュリティ面にリスクが生じる4 ファイル共有サーバーの選定ポイント5 ファイル共有サーバーより安全にファイルへアクセスする方法5.1 最も簡単に社内のファイルを共有できるITツール「ナレカン」6 ファイル共有サーバーの概要まとめ ファイル共有サーバーとは 以下ではファイル共有サーバーの基礎知識や、共有フォルダ・NASとの違いについて説明します。違いを理解して、適切なファイル共有方法を決定しましょう。 ファイル共有サーバーの基礎知識 ファイル共有サーバーとは、ネットワーク上での「画像やファイルの管理・共有」に利用するサーバーのことです。 具体的には、LAN（Local Area Network）や共有ネットワーク上で認識されているパソコンで、サーバー上のデータを利用できる仕組みを指します。たとえば、ファイル共有サーバー上にデータが保管されていれば、アクセスするだけでデータが見られるので、データの所持者から共有を受ける手間が不要になります。 したがって、複数人で仕事を進める際に、ファイル共有サーバーを通じてデータをやりとりすれば業務が滞ることなく進められます。 クラウドと社内ネットワークのどちらに設置すべきか もしファイル共有サーバーの設置場所をクラウドにするか社内ネットワークにするか迷ったときは、以下の比較表を参考に、設置コスト（金銭的・人的開発コスト）を軸にして検討しましょう。 このように、クラウドと社内ネットワークのそれぞれにメリットとデメリットがあります。しかし、今日では「運用・保守・教育に係る合計のコストを抑えられるクラウドサービス」が、多忙なビジネスにおいて適していると言えます。 ファイル共有フォルダとの違い 次に、「ファイル共有フォルダ」とファイル共有サーバーの違いを説明します。 ファイル共有フォルダとは、「同じネットワーク上のパソコン同士で特定のフォルダを利用できる仕組み」を指し、ファイル共有のための機器やサービスを追加購入なしで運用できる点が特徴です。共有するデータが少ない企業では、共有フォルダを利用すると低コストでファイル管理が可能になります。 しかし、ファイル共有フォルダでの管理は、「共有フォルダがあるすべてのパソコンに影響がある」デメリットがあります。たとえば、共有フォルダの入ったパソコンがオフラインになっていればアクセスできなくなり、必要なときにファイルを確認できないリスクがあるのです。 したがって、常に安定した環境でファイルを管理するためには、特定のパソコンに依存しないファイル共有サーバーの導入がおすすめです。 FTPサーバーとの違い ファイル共有サーバーとFTPサーバーの違いは、セキュリティや目的にあります。 FTPサーバーとは、FTPというプロトコル（送受信の手順）によりファイルの送受信をするサーバーです。FTPサーバーとクライアントとの通信では、パスワードが暗号化されないため、セキュリティに不安が残ります。 また、FTPサーバーを利用する目的としては、主に「ファイルの転送」が挙げられます。 NASとの違い NASとは、ネットワークハードディスクと呼ばれ、ネットワーク（LAN）上に接続できるハードディスクを指します。 NASはWi-Fiなどのネットワーク経由で複数の機器に接続でき、複数人でのファイル共有に適しています。無線LANを通じて通信するため、接続する機器はパソコン・スマートフォンを問わず外出先からでも確認が可能です。 一方、NASを利用する注意点として、以下の4点が挙げられます。 データ破損の可能性 ハードディスクが物理的に壊れると、データも破損してしまう BCP対策（災害時も事業が継続できる対策）が必要 オフィス内にデータの保管場所を持ち、会社のBCP対策が弱ければ業務停止の可能性がある 管理者工数が発生 RAIDと呼ばれる「複数の保存場所を組み合わせひとつに見せるような設定や表示方法」が必要で、RAIDを独自で理解するかサポートが手厚いNASを選ぶ必要がある ユーザー管理が困難 「特定のフォルダに権限を付与すると、自動的にその下層フォルダにも権限が付与されてしまう」といった仕様があり、細かな設定が難しい このように、NASはファイル共有サーバーと比べて、業務上起こりうるリスクへの対策を取りづらいという違いがあります。 ファイル共有サーバーとファイル共有フォルダの比較表 以下は、ファイル共有サーバーとファイル共有フォルダの比較表です。 ファイル共有の方法 特徴 注意点 ファイル共有サーバー クラウドに設置する 契約後すぐにファイルサーバーが利用できる セキュリティ対策の見極めが必要になる 社内ネットワークに設置する セキュリティ対策が自社で立てられる 保守費用や人的リソースが必要になる ファイル共有フォルダ ファイル共有のための機器やサービスを追加購入なしで運用できる 共有フォルダがあるすべてのパソコンに影響がある FTPサーバー ファイルの転送を目的に利用される セキュリティに不安が残る NAS Wi-Fiなどのネットワーク経由で複数の機器に接続できる 業務上起こりうるリスクへの対策を取りづらい このように、ファイル共有には数多くの方法があるので、自社に合ったサービスを見極めるのは困難です。そこで、ファイル共有サーバーの代わりに、簡単で安全にファイル共有できる「ナレカン」のようなITツールを使うことも手段のひとつです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有サーバーを構築するメリットとは 以下では、ファイル共有サーバーを構築するメリットについて解説します。導入時に稟議が求められるケースでは、担当者やチームメンバーが得られるメリットを正しく認識し説明できる必要があります。 （1）ファイルへのアクセス性の向上 ファイル共有サーバーを構築する最大のメリットは、ファイルへのアクセス性向上です。 個人のパソコン内にあるデータは、メールやUSBを利用して相手に共有する必要がありますが、手間がかかり日々の負担になってしまいます。しかし、ファイル共有サーバーを利用すると、サーバー内に保存されたデータが随時更新されれば、メンバーがすぐに最新情報へアクセスできるようになるのです。 したがって、ファイル共有サーバーを利用すれば、ファイルを都度共有する手間や二重更新のリスクが解消されます。 （2）容量を気にせずに利用できる パソコンの容量を気にせずファイル共有できる点も大きなメリットです。 日常業務で発生するファイルは膨大な量になるので、パソコンのハードディスク内で全てを管理すれば容量不足になり、1台のパソコンでは保存しきれなくなってしまいます。一方、ファイル共有サーバーでは、ハードディスク保管時のような容量不足が発生しづらくなります。 また、ファイル共有サーバーは容量を簡単に拡張でき、ほかのパソコンにデータを移し替える必要もありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有サーバーを構築するデメリットとは メリットがある一方で、ファイルサーバーの構築にはデメリットもあります。以下では、デメリットの原因と改善法も合わせて解説しているので、導入時にあらかじめ把握しておくことが重要です。 （1）コストがかかる ファイル共有サーバーの1番のデメリットは、コストがかかる点です。 とくに、自社でゼロから立ち上げる場合、開発には多額の金銭コストと人件費が発生します。さらに、サーバーの完了後もサーバーが安定して稼働しているかの確認や、アップデートなどの保守業務も発生します。 したがって、コスト削減の観点からも、オンラインストレージなどのクラウドサービスの導入を前向きに検討すべきです。 （2）セキュリティ面にリスクが生じる ファイル共有サーバーを利用すると、ファイルを1台のパソコン上に保管する場合に比べて、セキュリティ面でのリスクが生じる可能性があります。 たとえば、ファイル共有サーバーをレンタルサーバーで構築すると、インターネット経由でデータのアップロード・ダウンロードが行われることからサイバー攻撃のリスクがあります。また、従業員の不正なデータ持ち出しによる情報漏洩や、保管されていたデータに潜むマルウェアによる全社的なウイルス感染の恐れもあるのです。 このようなセキュリティ面での問題を未然に防ぐためにも、ファイル共有サーバー導入時には、どのようなセキュリティ対策があるのかをあらかじめ把握しておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有サーバーの選定ポイント ここからは、ファイル共有サーバーを選定するときのポイントを紹介します。以下の3つは特に意識してサーバーを選択しましょう。 サポート体制 サーバーを利用する中で生じた疑問に対して、迅速なサポートがなければ、業務が一時的に止まってしまいます。また、初期セットアップや既存データの移行などのサポート体制が充実しているツールであれば、導入時の手間を省けるのです。 セキュリティ 大量の顧客・社員の個人情報を扱うため、十分なセキュリティ体制が整ったものでなければなりません。具体的には、「ナレカン」のような国際規格認証を取得しているツールであれば安心です。 操作のしやすさ 全社員にとって使いやすいサーバーにしましょう。シンプルな操作性でなければ、使いこなせない社員が出てきて、社内に浸透しません。 上記のポイントをおさえたうえで、自社に適したファイル共有サーバーを選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有サーバーより安全にファイルへアクセスする方法 以下では、ファイル共有サーバーより安全にファイルへアクセスする方法を紹介します。 ファイル共有サーバーを利用するとファイルへのアクセス性の向上や容量の問題を解決できる利点があります。一方、ビジネス利用のファイル共有サーバーは仕組みや利用方法が多様なので、選び方を間違えると運用の過剰な料金コストやセキュリティのリスクが発生します。 そこで、ファイル共有サーバーの代わりにITツールを利用すると、セキュリティリスクを抑えながら低コストで運用できます。ただし、ツールに情報を保管しても検索しづらいと、目的のファイルを探すのに手間がかかり、ファイル管理の負担解消にはなりません。 したがって、ITに詳しくない社員でも思い通りに検索できるサービスを選びましょう。結論、ストレスのないファイル管理を実現するには、社内のファイルを安全にまとめておけるうえ、使いやすい検索機能が備わった「ナレカン」が必須です。 ナレカンの「記事」では、国際基準のセキュリティで保護しながら、テキスト・画像・ファイルなどのあらゆる情報を保存・共有できます。 また、高度な「キーワード検索」によって、添付ファイルの中身まで検索でき、欲しい情報に即アクセスできるのです。 最も簡単に社内のファイルを共有できるITツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有サーバーの概要まとめ これまで、ファイル共有サーバーの概要やメリット・デメリットをご紹介しました。 ファイル共有サーバーを使うと安定した環境でファイル共有が可能になり、LAN経由で接続してオフィス外からも利用できます。ただし、コスト面やセキュリティリスクの懸念があるため、ファイル共有サーバーの選び方には注意が必要です。 また、ストレスなくファイル共有をするには、ファイル共有サーバーの代わりにITツールを利用すると、低コストかつセキュリティを満たした状態で運用できます。しかし、目的のファイルにアクセスしづらいツールでは、うまく運用できず社内に定着しません。 そこで、大容量のファイルをだれでも簡単に共有・閲覧できるシンプルな情報共有ツール「ナレカン」を利用すれば、専門的な知識を持たない現場社員でも簡単にファイル共有できるのです。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ストレスのないファイル共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

PCには大容量のデータを保存できますが、外出先では確認しづらいため、不便に感じる方も少なくありません。そのため、PCに保存したファイルを「アプリ」内で共有して、時間や場所を問わずにスマホからも見られる状態にする必要があります。 しかし、「ファイル共有アプリは種類が多く、どれを選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、スマホとPCで簡単にファイル共有できるアプリを中心にご紹介します。 スマホやPCでファイルを共有する方法を知りたい ファイル共有におすすめのアプリを比較検討したい 共有したファイルを後からすぐに探し出せるアプリを探している という方はこの記事を参考にすると、「スマホ」と「PC」の両方から簡単に情報を共有する方法が分かり、時間や場所を問わず資料へアクセスできるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 スマホからスマホでファイル共有する方法1.1 iPhone同士でのファイル転送方法1.2 Android同士でのファイル転送方法2 スマホからパソコン・種別の異なるスマホへのファイル転送方法3 スマホ同士/スマホとPCでファイル共有するときの注意点4 【知らなきゃ損】ファイル共有にはアプリがおすすめな理由5 ＜無料あり＞スマホ・PC間のファイル共有におすすめのアプリ5選5.1 【ナレカン】マルチデバイス対応でファイルをすぐに確認できるアプリ5.2 【Stock】誰でも簡単・安全にファイル共有できるアプリ5.3 【Google Drive】ファイルの共同編集ができるソフト5.4 【Dropbox】ファイルを一か所にまとめられるソフト5.5 【Send Anywhere】リンクで無制限に共有できるデータ転送アプリ6 デバイス間のファイル共有に活躍するアプリの比較表7 ファイル共有アプリの選定ポイント8 スマホとPCでファイル共有をする2つの活用例8.1 （1）外出先で資料を閲覧する8.2 （2）スマホで撮った写真を共有する9 スマホとPCでファイル共有するアプリ5選まとめ スマホからスマホでファイル共有する方法 以下では、同じ機種のスマホ同士でのファイル共有方法を解説します。iPhoneとAndroidバージョンをそれぞれご紹介するので、ファイル共有方法が分からない方は必見です。 iPhone同士でのファイル転送方法 ファイル共有する端末がiPhone同士の場合、以下の方法が挙げられます。 AirDropで共有 1. 共有する端末どちらも「Wi-FiとBluetoothを有効」に設定されていることを確認し、「AirDropの受信設定を『連絡先のみ』または『すべての人』」に設定します。 2. iPhoneの「ファイル」から共有したいデータを長押しして、共有マークをタップします。 3. 共有の中から「AirDrop」を選択します。 4. 送信したいユーザーが登録しているデバイス名が表示されるので、タップすれば共有が完了です。ただし、『すべての人』のデバイス名が表示されるので、送り間違いのないように注意しましょう。 iCloud Driveで共有 1. iCloud.comからiCloud Driveを開き、共有したいファイルの[…]を選びます。 2. 「コピーを送信する」を選択すると、iCloudメールが開かれるので宛先のアドレスを入力して送付しましょう。 iPhoneの「メモ」で共有 1. iPhoneのメモを開き、メモの画面下にある添付マークのアイコンをタップ→「ファイルを添付」を選びます。 2. 共有したいものを選び、メモ上に添付します。 3. 画面右上の共有アイコンをタップし、共有するアプリを選んで送信しましょう。 Android同士でのファイル転送方法 ファイル共有する端末がAndroid同士の場合、Quick Share（旧Nearby Share）というデータ共有アプリを利用します。 参考・画像引用：Android Magazine｜Quick Share（旧ニアバイシェア）の使い方 Quick Shareを利用するためには、送信者・受信者ともに共有範囲を設定する必要があります。設定を変更する手段は以下の通りです。 画面を上から下にスワイプしてクイック設定を呼び出します。 もう一度下にスワイプしてすべてのクイック設定を表示し、Quick Shareをタップします。 「共有を許可するユーザー」をタップして、共有する範囲を選択できたら完了です。 Quick Shareの共有範囲の設定が完了したら、”Googleフォト”や”Files by Google”といったアプリ内のファイルを任意のメンバーに共有できるようになります。ここでは、「Files by Google」からのファイル転送方法をご紹介します。 1.Files by Googleのアプリストアからアプリをダウンロードします。 2.アプリからファイルを選択し、右のその他アイコン[︙] をタップします。 3.[共有 ＞ Quick Share]をクリックします。 4.【送信側】送信先の候補から、ファイルを送りたいデバイスをタップします。 【受信側】デバイスの画面ロックを解除しておきます（画面ロックがかかっていると相手のデバイスに付近のデバイスとして表示されません） 5.【受信側】送信元のデバイス名と受信するファイルが表示されるので、内容を確認して[承認する]をタップしたら完了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ スマホからパソコン・種別の異なるスマホへのファイル転送方法 ここでは、「スマホからパソコン」や「iPhone Android間」などの、異なるデバイスでのファイル共有をご紹介します。それぞれのメリット・デメリットも記載しているので、参考にしてください。（表は左右にスクロールできます） ＜概要＞ ＜メリット＞ ＜デメリット＞ クラウドストレージで共有 「Google Drive」や「Dropbox」などのクラウドストレージに、ExcelやWordのファイルをアップロードして共有します。 ・データのバックアップとしても使える。 ・クラウドストレージ内でメッセージを送る機能がないと、アップロード先のURLを別途メールやチャットで共有する手間がかかる。 URLで共有 「Send Anywhere」などのデータ転送アプリを使って、URLやQRコードを読み取ることでファイルを共有する方法です。 ・社外のメンバーともファイルを共有しやすい。 ・ファイルを共有するために、都度URLやQRコードを発行する必要がある。 ノート（記事）形式で共有 「ナレカン」や「Stock」のように、ノートにファイルを添付する形式で社内情報を共有します。 ・添付したファイルに関する補足情報をノートに追記できるので、ファイルを都度開かずとも内容が分かる。 ・「Markdown記法」などの特殊な記法が必要なツールを選ぶと、使いづらい可能性がある。 ファイルを使うデメリットには「ファイルを開かないとどんな内容か分からない」ことが挙げられます。したがって、ファイルと詳細情報を一緒に記録できる、「ノート（記事）形式で共有する方法」が最もファイル管理しやすい方法と言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ スマホ同士/スマホとPCでファイル共有するときの注意点 異なるデバイス間のファイル共有には注意しなければならない点があります。とくに、無料で使えるアプリでファイルを共有する場合は、以下の2つに注意して利用しましょう。 セキュリティリスクがある デバイスがウイルスを持っていたり、有害アプリをダウンロードしたりしていないかを事前に確認すべきです。 データのバックアップが必要 ファイルデータを誤って削除してしまったときに備えて、バックアップを取っておく必要があります。 このように、「ビジネス」「個人」利用を問わず、デバイスのセキュリティ対策とファイルのバックアップは必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【知らなきゃ損】ファイル共有にはアプリがおすすめな理由 ビジネスにおいて、ファイルを共有するケースは頻繁にあるので、効率的でなければなりません。また、ファイルは共有して終わりではなく、その後も活用していくことが大前提となるため、以下の理由からアプリの利用がおすすめです。 ファイルを共有しやすい アプリを活用すれば、特定の場所にファイルをアップロードするだけで、任意の相手がいつでも該当ファイルにアクセスできる体制をつくれます。そのため、メールやチャットのように、ほかのメッセージで埋もれたり、メンバーが増えるたびに再送する手間を解消できるのです。 ファイルを見つけやすい WordやExcelのようなファイル形式のデータは、増えていくに連れて管理が煩雑になりがちです。一方、アプリにはファイルをタグ付けして分類したり、ファイル内まで絞り込める検索機能が備わっていたりするので、欲しい情報がすぐに見つかります。 上記に加えて、たとえば「AIにより、ファイルの概要を自動で要約する機能」が備わった「ナレカン」のようなファイル共有アプリを選ぶと、ファイルのデメリットである「開かないと内容が分からない」事態も解消できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜無料あり＞スマホ・PC間のファイル共有におすすめのアプリ5選 以下では、スマホ・PC間でファイルを共有するためのアプリを5つご紹介します。 アプリを使って異なるデバイス間でファイルが共有できても、目的のファイルが見つかりにくいと業務のスピードを落とす原因になります。そのため、ファイル共有アプリを導入する場合、「共有だけでなく情報の管理・検索が簡単なサービス」を選びましょう。 また、機密情報を守る観点から高セキュリティであることも重視すべきです。外部への情報漏えい対策があることに加え、社内向けに情報へのアクセス権を設定できるアプリを選べば安心して導入できます。 結論、ストレスなくファイルを共有するには、複数の異なるデバイスから同時にアクセスでき、国際基準のセキュリティを満たしたツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンには「平均0.2秒」「ヒット率100%」の超高精度な検索機能が備わっているので、見たいファイルを簡単に探せます。また、大企業が導入可能な厳格なセキュリティ基準で保護されているため、安心して社内情報の共有ができます。 【ナレカン】マルチデバイス対応でファイルをすぐに確認できるアプリ 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】誰でも簡単・安全にファイル共有できるアプリ Stockは、ノート形式で社内の情報をストックできるツールです。 「Stock」の「ノート」には、直感的にテキストやファイルを残せるほか、ノートに紐づく「メッセージ」によって、メンバーとのやりとりまで一元化できます。加えて、1フォルダ内であれば人数制限なしで招待できる「1フォルダゲスト」機能を使えば、社外とのファイル共有も円滑になります。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】ファイルの共同編集ができるソフト ＜Google Driveの特徴＞ あらゆるデバイスから利用できる Googleアカウントを作成すれば、iPhoneやAndroidなどのスマホや、パソコン、タブレット端末から利用できます。 共同編集ができる 編集の権限を与えれば、リアルタイムでファイルの共同編集が可能になります。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ アプリと連携してファイルを作成できる Googleドライブ上では、「ドキュメント」や「スプレッドシート」などのアプリと連携してファイルを作成して、そのまま保存できます。 検索機能でファイルを探し出せる ファイルの題名やファイル内の文章から、ファイルを検索できます。また、「検索チップ」機能を使えば、ファイル形式やフォルダ、最終更新日から絞り込み検索も可能です。 ＜Google Driveの注意点＞ 情報が見つけにくい ユーザーの口コミでは「ファイルの格納で、ホームとマイドライブがありますが、すっきりしたツリー構造になっていないので、よく検索をしなくてはいけない状況になる」という意見があります。（参考：ITreview） アクセス権限に注意する 共有リンクを知っているだけでアクセスできるのは便利ですが、適切に管理しないと情報漏えいにつながるリスクがあります。 有料プランはほかのツールも含めたプランの契約が前提になる Google Driveは、Googleのあらゆるサービスが集約された「Google Workspace」に含まれます。容量を増やすために有料プランを契約するときには「Google Workspace」として契約が必要なので、ファイル共有機能だけを求めている場合は注意が必要です。 ＜Google Driveの料金体系＞ 以下は「Google Workspace」の料金体系です。 個人向け：無料 Business Starter：950円/ユーザー/月 Business Standard：1,900円/ユーザー/月 Business Plus：3,000円/ユーザー/月 Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】ファイルを一か所にまとめられるソフト ＜Dropboxの特徴＞ グループで共有する スマホとPCでファイルを共有するだけでなく、グループを作成すれば複数人でのファイル共有もできます。 メンバー全員に変更が反映される 複数人で共有したファイルの「編集・名称変更・移動」があった場合、全員のデバイスに同期されます。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ 便利な「ファイルリクエスト」機能 「ファイルリクエスト」機能を使えば、Dropboxのアカウントを所有していないユーザーからもファイルを収集できます。共有設定をしていない社外メンバーとのやりとりに便利な機能です。 ファイルの種類によっては使いづらい Dropboxはスマホからも操作可能ですが、ExcelやWordファイルはスマホで編集がしづらい可能性があります。 ＜Dropboxの注意点＞ ファイル形式以外残せない Dropboxに保存できるのは、ExcelやWordなどのファイル形式のデータのみです。そのため、ファイル形式特有の「ファイルが入り乱れやすい」「ファイルを開くのに5秒かかる」というデメリットを解消できません。 使いこなすのが難しい フォルダ構造や整理のルールを設けなければ、「メンバーが勝手に階層を増やしてしまう」といった、管理上のトラブルになる恐れもあります。 無料プランでは保存容量が少ない 無料プランでは2GBまでしか保存できません。ユーザーの口コミでは、「不要なものは削除しなければ容量オーバーしてしまうためもう少し容量が多いといいなと思います。」といった声が寄せられています。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Basic：無料 Plus（個人向け）：1,500円/月 Essentials（個人向け）：2,400円/月 Business：1,800円/ユーザー/月 Business Plus：2,880円/ユーザー/月 Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Send Anywhere】リンクで無制限に共有できるデータ転送アプリ ＜Send Anywhereの特徴＞ 簡単にデバイス間のファイル交換ができる 送信デバイスから発行された6桁のキーを入力するか、QRコードを読み取ることで、スマホ・PC間のファイル交換が可能になります。 会員登録不要で利用できる スマホではアプリのインストールだけで利用でき、パソコンはインストール不要でブラウザから利用できます。 ＜Send Anywhereの機能・使用感＞ 無制限のファイル転送 無料プランの場合、一度に転送できる最大容量は10GBまでですが、分けてファイルを転送すれば無制限となります。 パスワードを設定できる 送信するファイルにパスワードを設定できます。QRコードの管理には細心の注意を払う必要がありますが、パスワードによって情報漏れのリスクを軽減できるのです。 ＜Send Anywhereの注意点＞ ストレージ機能はない Send Anywhereは「ファイルの送受信」ができるツールですが、クラウドストレージの機能は備えていません。マニュアルなどの社内情報を1か所に蓄積するのには不向きと言えます。 無料プランはダウンロード期間が48時間 無料プランの場合、ファイルのダウンロード期限は48時間に設定されています。あとからファイルをダウンロードする可能性がある場合には注意が必要です。 転送に失敗する可能性がある ユーザーの口コミでは、「近頃、転送失敗率が異常に多い」といった声が寄せられています。（参考：Google Play） ＜Send Anywhereの料金体系＞ Free：無料 Lite：$5.99/ユーザー/月 Standard：$9.99/ユーザー/月 Send Anywhereの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ デバイス間のファイル共有に活躍するアプリの比較表 以下は、本記事でご紹介したアプリ5選の比較表です。以下の表を活用して、自社での運用に最も適したアプリを選定しましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Google Drive Dropbox Send Anywhere 特徴 マルチデバイス対応のシンプルな情報管理アプリ 誰でも簡単・安全にファイル共有できるアプリ ファイルの共同編集ができるソフト ファイルを一か所にまとめられるソフト リンクで無制限に共有できるアプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 国際規格認証のセキュリティ 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 社内情報のストック 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 アクセス権限に注意する必要がある 無料プランでは保存容量が少ない ストレージ機能はない 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランは500円/ユーザー/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは$5.99/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「Send Anywhere」の詳細はこちら 以上のように、PC・スマホ間でファイル共有する方法はさまざまです。ただし、アプリを導入するときは、機能性や注意点はもちろん、どのデバイスからでもストレスなくファイルを閲覧できるか注意して確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有アプリの選定ポイント 社内でファイル共有アプリを導入するなら、以下のポイントを踏まえて選定しましょう。 誰でも簡単に使えるか 多機能なツールは便利な反面、操作が複雑で使いこなせない社員が出てくる可能性があります。そのため、社員全員が使いやすいツールかを必ず確認しましょう。 検索機能が充実しているか ExcelやWordのファイル形式の場合、ファイルを開かなければ、どのような情報が書き込まれているのか把握できません。一方、ファイル内にまで検索をかけられる高度な「検索機能」を備えたアプリであれば、情報を探す手間を解消できるのです。 セキュリティ対策が万全か セキュリティが万全でないツールでは社内情報が外部に漏洩してしまう恐れがあります。たとえば、国際規格のセキュリティ認証のなかでも「ISO27001」を取得している、高セキュアなツールを選びましょう。 以上のことから、ツールの導入を検討するのであれば、上記のポイントを網羅している「ナレカン」のようなアプリを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ スマホとPCでファイル共有をする2つの活用例 以下では、スマホ・PC間でファイル共有をする活用例をご紹介します。単にデータを保存するだけではなく、具体的な活用方法を把握しておくことで、導入後の運用イメージが湧きます。 （1）外出先で資料を閲覧する スマホとPCでファイル共有をすると、外出先でも簡単に資料をチェックできます。 たとえば、PCで作成した商談に関する資料を、事前にスマホやタブレットに共有しておけば、PCが開けない移動中でも見直しや編集が可能です。以下は、「ナレカン」で作成された資料を、PCとスマホそれぞれで表示した画面になります。 ＜PCで表示した場合＞ ＜スマホで表示した場合＞ 以上のように、シンプルなUIのアプリを使って情報を共有すれば、外出先からでもストレスなく情報を確認できます。結果、移動時間や業務のすきま時間を有効活用できるのです。 （2）スマホで撮った写真を共有する PDFやドキュメントファイルだけでなく、スマホで撮影した写真も共有できます。 アプリを使った写真の共有は、リアルタイムで情報を共有をするときにメリットを得られます。たとえば、現場の写真を事務所と共有したいときに、わざわざメールに添付して送る必要がなくなるのです。 このように、社内でスムーズに写真を共有できる点は「言語化しづらい情報を、視覚的に報告したい」という場面で重宝されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ スマホとPCでファイル共有するアプリ5選まとめ ここまで、スマホとPCでファイル共有するアプリ5選を中心にご紹介しました。 前提として、ファイルは「内容を確かめるために都度開く手間がかかる」デメリットがあります。そこで、ファイルの中身についての概要を書き留められるアプリを活用すれば、ファイルを開かずに内容を把握できて便利です。 ただし、社内情報を扱う以上、アプリを選定するときにはセキュリティが十分かを必ず確認しましょう。とくに、国際基準を満たした高セキュアなアプリであれば、大企業でも安心です。 結論、スマホとPCでファイル共有するには、国際基準のセキュリティでデータが保護されるうえ、ファイルを含むあらゆる情報を共有できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で、快適にファイル管理ができる仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

仕事でファイルを共有する場面は多いものの、複数のファイルをメールに添付すると容量が不足して送れないことがあります。何度もメールを送るのは面倒なうえに、関連するファイルがばらばらになり不便です。 そこで注目されているのが、大容量のファイルをスムーズに送れる「ファイル転送サービス」です。しかし、ファイル転送サービスは種類が多すぎて、どれが良いか分からず悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめの法人向けファイル転送サービス7選を中心に解説します。 安全に使える法人向けファイル転送サービスを比較検討したい ファイル転送サービスをランキング形式で検討したい 簡単にファイル転送できるツールを知りたい という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なファイル転送サービスが分かり、ファイルを含む情報共有を効率化できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイル転送サービスとは1.1 ファイル転送サービスにおける有料版と無料版の違い1.2 ファイル転送サービスのメリット2 ファイル転送サービスの比較ポイント4選2.1 （1）安全性は高いか2.2 （2）容量の制限があるか2.3 （3）転送速度が速いか2.4 （4）誰でも簡単に使いこなせるか3 無料あり！おすすめの法人向けファイル転送サービスTOP73.1 1位【ナレカン】最も簡単に使いこなせるファイル転送サービス3.2 2位【Stock】中小企業向けのファイル転送サービス3.3 3位【GigaFile便】無料で使えるファイル受け渡しサービス3.4 4位【データ便】高セキュリティなデータ転送ができるサービス3.5 5位【Filemail】メールとしてもファイル転送ができるサービス3.6 6位【GigaCC】法人間のファイル共有に最適なサービス3.7 7位【Smooth File】海外利用もできるファイル転送サービス4 ＜比較表＞おすすめの法人向けファイル転送サービス一覧5 ファイル転送サービスの3つの注意点5.1 （1）セキュリティレベルがサービスに依存する5.2 （2）運用体制の整備が必要になる5.3 （3）受け手のセキュリティによっては使えない6 おすすめの法人向けファイル転送サービスまとめ ファイル転送サービスとは ファイル転送サービスとは、メールよりも大容量のファイルを送れるサービスです。クラウド上に転送したいファイルをアップロードすることで、受け手は共有URLからアクセスしてファイルをダウンロードできます。 そこで以下では、ファイル転送サービスにおける有料版・無料版の違いやメリットをご紹介します。はじめてサービスを導入する方は必見です。 ファイル転送サービスにおける有料版と無料版の違い ファイル転送サービスの有料版と無料版では、主に以下の違いがあります。 有料版 コストがかかるが一定基準のセキュリティが備わっている。 電話やチャットなどを通じて、充実したサポートが受けられる。 無料版 すぐに利用できるが情報漏えいのリスクや広告による操作性の悪さがある。 サポートは基本的なものに限定されている場合が多い。 ビジネスシーンでは、一定基準のセキュリティが備わっているサービスを使わなければ情報漏えいのリスクが伴います。そのため、自社のセキュリティポリシーを確認して、適切なサービスを導入することが求められるのです。 ファイル転送サービスのメリット ファイル転送サービスのメリットには、主に以下の2つが挙げられます。 ＜大容量ファイルを簡単に送受信できる＞ メールで複数ファイルや容量の多いファイルを送る場合には、小分けにする手間がかかり、USBの場合は相手に直接渡す必要があるため非効率です。 一方、ファイル転送サービスを使うと一度に大量のファイルを受け渡しできるうえに、オンライン上ですべて完結するので、直接やりとりする手間が省けます。 ＜導入・運用コストを減らせる＞ ファイル共有サービスを自社で開発したり外注したりすると、多額の費用がかかるうえに、サービスをすぐに使いはじめられるとは限りません。さらに、定期的なアップデートが必要なため、常に運用コストが発生します。 しかし、クラウド型のファイル転送サービスは、月額料金を払えばすぐに使いはじめられるものがほとんどです。さらに、サーバーのメンテナンスもサービスの提供会社が実施するため、導入・運用コストともに最小限に抑えられるのです。 ＜十分なセキュリティ体制のもとでファイルをやりとりできる＞ ビジネスシーンでは、顧客の個人情報や機密事項を扱うため、高い安全性が必須です。有料の法人向けのファイル転送サービスには、安心して利用するためのセキュリティ機能が備わっているケースが多くあります。 たとえば、「SSL暗号化」「送信先の制限機能」などの機能です。また、「ナレカン」のように国際規格の厳重なセキュリティが備わっているものが適しています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル転送サービスの比較ポイント4選 以下では、ファイル転送サービスの比較ポイントを4つご紹介します。以下のポイントを踏まえ、自社にとって費用対効果の高いサービスを選びましょう。 （1）安全性は高いか はじめに、安全性の高さが重要です。 ファイル転送サービスはURLを使ってファイルを共有するので、不特定多数の人からアクセスされるリスクがあります。そこで、「通信内容が暗号化されているか」「アクセスを特定の人だけに制限できるか」などを比較すると、安全性の高さが分かります。 したがって、ファイルを安全な状態で転送するためにも、強固なセキュリティ機能があることを確かめましょう。 （2）容量の制限があるか 次に、「送受信できる容量に制限があるか」も比較すべきポイントです。 とくに、無料のサービスは一度に送信できる容量が小さく「結果的にメールのようにファイルを分割して送る状況」になりかねないので、注意して比較しましょう。 したがって、自社でやりとりしたいファイルが問題なく送受信できる容量が備わっているかを確かめると、プランと料金を絞り込みやすくなります。 （3）転送速度が速いか 転送速度の速さも、ファイル転送サービスを選ぶうえで重視するべきポイントです。 ファイルの転送速度は、業務のスピードに直結します。ファイルのアップロードのたびに時間がかかっていては、業務の遅延に繋がってしまうのです。 そのため、導入前にアップロード速度などの性能を評価して、自社の求める基準を満たしているか必ず確認しましょう。 （4）誰でも簡単に使いこなせるか 最後に、誰でも簡単に使えるほどシンプルかを確認しましょう。 ITに詳しくないメンバーが多い場合は、多機能なファイル共有サービスでは使いこなせなかったり、社内に浸透しなかったりする可能性あります。 したがって、直感的な操作で簡単に使える「ナレカン」のように、必要な機能が過不足なく備わったサービスが最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり！おすすめの法人向けファイル転送サービスTOP7 以下では、おすすめの法人向けファイル転送サービス7選を、「安全性」「使いやすさ」の2つを基準にランキング形式で紹介します。 ファイル転送サービスを選ぶ際は、「安全性」「使いやすさ」の2つを重視しましょう。とくに、社内の機密情報を扱うことを考慮すると、安全に情報共有できるかは最も重視すべきポイントです。 ただし、どれだけ安全なツールを選んでも、「共有したファイルが見つからない」「保管に手間がかかる」と正しくファイルを管理できません。したがって、「ファイル共有と管理いずれも簡単かつ安全にできるツール」を選ぶべきです。 結論、自社で導入すべきサービスは、国際セキュリティ認証を取得しており、任意のメンバーに簡単に情報共有できる「ナレカン」一択です。 ナレカンはファイル添付で簡単にファイル共有できるうえ、多階層の「フォルダ」で見やすく整理可能です。また、ファイル内の文言まで対象にした、ヒット率100%の「検索機能」も備わっているので、目的のファイルや情報を確実に探し出せます。 1位【ナレカン】最も簡単に使いこなせるファイル転送サービス 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 2位【Stock】中小企業向けのファイル転送サービス Stockはナレカンと同じく、安全にファイルを共有できるツールです。 「Stock」は、個人・グループ間のDM機能やタスク機能も備えており、中小企業であれば、ファイル共有以外にも様々な場面で役立つツールです。そのため、目的ごとにいくつもツールを導入する必要がなく、業務上のやり取りがStockひとつで完結するのです。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3位【GigaFile便】無料で使えるファイル受け渡しサービス ＜GigaFile便の特徴＞ 無料で使える 1ファイル300GBまでのファイルを、無料で転送できます。 スマホアプリがある iOSアプリがリリースされているので、スマホからも操作できるのが特徴です。 ＜GigaFile便の機能・使用感＞ ファイルを簡単に送受信できる ホーム画面からファイルを選択してアップロードしたあと、表示されたURLを任意のメールアドレスへ添付すればファイルを送信できます。受け手側はURLにアクセスしてダウンロードするだけなので、ファイルのやりとりが簡単です。 受け取り確認機能 「受け取り確認機能」によって、先方がファイルをダウンロードすると送り手に通知が届きます。そのため、受け手は逐一連絡をする必要がありません。 ＜GigaFile便の注意点＞ 広告が多い アップロード画面やダウンロード画面に広告が多く、実際に操作するボタンなどが分かりづらい恐れがあります。 ＜GigaFile便の料金体系＞ 無料で利用できます。 GigaFile便の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4位【データ便】高セキュリティなデータ転送ができるサービス ＜データ便の特徴＞ 会員登録せずに使いはじめられる 会員登録せずにファイルのやりとりができます。ただし、会員登録なしの場合、アップロードできる容量は1回あたり2GBまでに制限されています。 ドラッグ＆ドロップで操作できる ドラッグ＆ドロップの操作だけで、送信するファイルを選択できます。 ＜データ便の機能・使用感＞ セキュリティ便 「セキュリティ便」は、受信者が「ダウンロード申請」をして、送信者が許可すればファイルをダウンロードできる仕組みです。そのため、セキュリティ便を利用すれば、ファイルのやりとりの安全性向上につながります。 通知機能 ダウンロードやアップロードの完了通知を設定できるので、連絡の手間を省きたい場合に効果的です。 ＜データ便の注意点＞ データの受け取りに制限がある データの受信機能があるのはビジネスプランのみとなっており、無料プランではデータの送信しかできません。 ＜データ便の料金体系＞ 参考：データ便の料金ページ ライトプラン：0円 フリープラン：0円 ビジネスプラン（送信のみ）：330円/ユーザー/月 ビジネスプラン（送受信）：550円/ユーザー/月 データ便の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 5位【Filemail】メールとしてもファイル転送ができるサービス ＜Filemailの特徴＞ ファイルを複数の方法で転送できる ファイルはメールに添付するだけでなく、リンクを作成して共有することもできます。そのため、場合によって使い分けられるのが特徴です。 モバイルアプリがある モバイルアプリがリリースされているので、スマホからも大容量のファイルをやりとりできます。 ＜Filemailの機能・使用感＞ 共有ファイルを追跡できる 送受信されたファイルを記録できるので「誰が、いつ、どこでファイルをダウンロードしたか」がすぐに分かります。 フォルダも共有できる ファイル単体はもちろんフォルダでも共有できるため、一度に多くの関連資料を送れるメリットがあります。 ＜Filemailの注意点＞ 日本語化されていない箇所がある 日本語化されているのはページの一部のみなので「英語で使い方がよくわからない」と感じるユーザーもいます。（参考：App Storeプレビュー） ＜Filemailの料金体系＞ 無料プラン：$0 PRO：$12/月（月払い） BUSINESS：$18/ユーザー/月（月払い） ENTERPRISE：$48/ユーザー/月（月払い） Filemailの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 6位【GigaCC】法人間のファイル共有に最適なサービス ＜GigaCCの特徴＞ グローバルに対応している 「GigaCC ASP」には、海外の拠点や取引先ともファイルをやりとりできる”グローバルゲートウェイ機能”をオプションで付けられます。 多言語対応 管理者の画面は日本語、英語、中国語に対応しており、グローバルな現場で活用できます。 ＜GigaCCの機能・使用感＞ アカウント・アクセス権管理 CSVによって、一括でアカウントを登録したりアクセス権を設定したりできます。そのため、管理者の作業工数を大きく減らせるのです。 高度なセキュリティ機能 一度の認証で複数のサービスを利用できる「シングルサインオン（SSL）」や、パスワードの2段階認証などの高度なセキュリティが備わっています。したがって、法人間で重要データをやりとりする場合も安心です。 ＜GigaCCの注意点＞ 初期費用がかかる いずれのプランでも初期費用が5万円以上かかるため注意が必要です。一部のユーザーからも「もう少し安いと良い」との声があります。（参考：ITreview） ＜GigaCCの料金体系＞ ※GigaCCは「GigaCC ASP」「OKURN」「SHARERN」の3プランがあり、すべてのプランで初期費用50,000円が発生します。各プランの詳細は以下の通りです。 ＜参考＞ ・GigaCC ASPの料金ページ ・OKURNの料金ページ ・SHARERNの料金ページ GigaCC ASP（スモールスタートが可能） STANDARDプラン：12,000円/10ユーザー/月～ ADVANCEDプラン：12,000円/10ユーザー/月～+機能追加費25,000円 PREMIUMプラン：12,000円/10ユーザー/月～ OKURN PLAN1：24,500円/10ユーザー/月 PLAN2：48,800円/50ユーザー/月 PLAN3：69,800円/100ユーザー/月 SHARERN PLAN1：85,000円/100ユーザー/月 PLAN2：120,000円/150ユーザー/月 PLAN3：170,000円/300ユーザー/月 GigaCCの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 7位【Smooth File】海外利用もできるファイル転送サービス ＜Smooth Fileの特徴＞ ユーザー数無制限 アカウント数による課金制ではなく、容量に応じて料金プランが設定されているため、規模の大きい企業でも導入しやすいです。 多言語に対応している 日本語、英語、中国語、韓国語、ベトナム語と多言語に対応しているのが特徴です。 ＜Smooth Fileの機能・使用感＞ ダッシュボード機能 最新ファイルや転送したファイルの受信数などが、ダッシュボード形式で一覧表示されます。ユーザーの利用状況を把握したい場合に便利です。 上長承認機能 ファイルを共有・転送するにあたり、上長の承認を得る機能です。部下が誤ったファイルを転送してしまうリスクを防げます。 ＜Smooth Fileの注意点＞ ファイルが専用のメールアドレスで送信されてしまう 一部のユーザーからは「ファイル送信メールの送信元アドレスが専用のアドレスとなってしまうため、受け手の状況によっては迷惑メール扱いになり受け取れないというケースが何度かありました。」との声もあがっています。（参考：ITreview） ＜Smooth Fileの料金体系＞ 料金は以下の表の通りです。（左右にスクロール可） 参考：Smooth Fileの料金ページ 100GBプラン 500GBプラン 1TBプラン 2TBプラン 3TBプラン 5TBプラン 10TBプラン 30TBプラン 初期費用 55,000円 55,000円 110,000円 110,000円 110,000円 110,000円 110,000円 110,000円 月額費用 27,500円/月 33,000円/月 55,000円/月 82,500円/月 99,000円/月 137,500円/月 198,000円/月 280,500円/月 Smooth Fileの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞おすすめの法人向けファイル転送サービス一覧 以下は、おすすめの法人向けファイル転送サービス7選の比較表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 GigaFile便 データ便 Filemail GigaCC Smooth File 特徴 最も簡単に使いこなせる 中小企業向けでシンプル 登録不要で大容量のデータ転送ができる 高セキュリティなデータ転送ができる メールとしてもファイル転送ができる 企業間のファイル共有に最適 海外利用もできるファイル転送サービス 安全性 【〇】※国際セキュリティ資格を取得 【〇】※国際セキュリティ資格を取得 【〇】※ダウンロードパスワードの設定が可能 【〇】※情報セキュリティ認証を取得 【〇】※ファイルメールで送信されるファイルは暗号化される 【〇】※「DR対応」や「証跡管理」などのセキュリティあり 【〇】※情報開示認定制度にて認定を取得 使いやすさ 【〇】※シンプルで簡単 【〇】※シンプルで簡単 【〇】※シンプルで簡単 【〇】※シンプルで簡単 【×】※多機能 【〇】※シンプルで簡単 【〇】※多機能 広告の表示 【×】 【×】 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【×】 スマホアプリ 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 シンプルさに特化しているので、ファイルのアップロード/ダウンロード通知機能はない 広告が多い データの送受信ができるのは有料プランのみ 日本語化されていない部分がある 利用コストが比較的高額 画面設計が分かりづらい 料金 ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも500円～/ユーザー/月 ・無料 ・無料プランあり ・有料プランは330円～/ユーザー/月 ・無料プランあり ・有料プランは$12～/月（月払い） ・無料プランなし ・12,000円～/10ユーザー/月 ・無料プランなし ・27,500円～/月 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「GigaFile便」の詳細はこちら 「データ便」の詳細はこちら 「Filemail」の詳細はこちら 「GigaCC」の詳細はこちら 「Smooth File」の詳細はこちら このように、ファイル転送サービスはそれぞれ特徴が異なるうえ、なかには高額だったり操作が複雑だったりするケースもあります。したがって、導入した費用対効果やITリテラシーを考慮したうえで選定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル転送サービスの3つの注意点 ここでは、ファイル転送サービスの注意点を3つ解説します。以下の点を把握しないままサービスを導入すると、トラブルを招く恐れもあるので必ず押さえましょう。 （1）セキュリティレベルがサービスに依存する ファイル転送サービスのセキュリティレベルは、サービスの開発元に依存します。 開発元が設定したセキュリティレベルで運営されるため、必ずしも自社のセキュリティレベルにマッチするとは限りません。したがって、導入候補のサービスが、自社のセキュリティポリシーに沿っているかを確認することが重要です。 また、プランによってセキュリティ機能の充実度が変わるサービスもあるので、同じサービスでもプラン内容を比較して検討しましょう。 （2）運用体制の整備が必要になる 現場の理解を得て社内にサービスを浸透させるには、運用体制の整備が必須です。 これまでファイルの転送方法がばらついていたチームでは、サービスの導入そのものが現場の混乱を招きかねません。したがって、「ファイル共有手順のマニュアルを作成する」「サービスの利用目的を周知する」など、社員の理解を深める対策をすべきなのです。 また、そもそも”誰にとっても使いやすいサービス”を導入すれば、操作面での混乱を防げます。そこで、非IT企業の社員でも直感的に使いこなせる、「ナレカン」のようなサービスを活用しましょう。 （3）受け手のセキュリティによっては使えない ファイル転送サービスを導入しても、受け手のセキュリティレベルによって利用できない場合があります。 サイバー攻撃が多様化している昨今、セキュリティ対策として「外部からのメールに記載されたリンクへのアクセス」や「外部サービスで共有されたファイルの開封」を禁止している企業もあります。 ファイルの共有先でアクセスに制限が設けられている場合、アップロードしたファイルを相手がダウンロードできなくなってしまうのです。したがって、社外とファイルを共有したい場合は、共有相手がデータを受け取れる環境か確かめましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめの法人向けファイル転送サービスまとめ これまで、おすすめの法人向けファイル転送サービスTOP7や、比較ポイントを中心にご紹介しました。 ファイル転送サービスは「セキュリティ」「操作性」「容量」を比較することが大切です。この3点を押さえたサービスであれば、情報漏えいのリスクを防ぎつつ、メールよりも効率的にファイルのやりとりができます。 なかでも、「操作性」は社内への浸透しやすさに直結するポイントです。簡単に情報を共有でき、誰でも必要なときに目的の情報を探し出せるサービスでなければ定着しません。 したがって、自社に最適なサービスは、直感的にファイルの共有・管理ができ、誰でも簡単に必要な情報を探せる「ナレカン」一択です。さらに、ナレカンは国際水準のセキュリティを備えており、あらゆる情報を確実に守れます。 ぜひ「ナレカン」を導入して、安全でスムーズなファイル転送を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介