ベテラン社員のノウハウの継承が進まない？方法やメリットを解説
会社に長年勤めてきたベテラン社員は、豊富な経験から自身の業務に対して多くのノウハウを持っています。そのため、ノウハウを個人で留めずに他の社員と共有できれば、会社全体に良い影響を与えます。
一方で「ノウハウの継承がなかなか進まない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ノウハウの継承が進まない理由と成功させる方法を中心にご紹介します。
- ベテラン社員の知の継承がうまくいっていない
- ノウハウの共有を成功させる方法を把握したい
- ノウハウの継承を円滑化するITツールを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、ベテラン社員のノウハウをうまく継承する方法が明確にわかり、社内全体でノウハウを活用できます。
目次
ベテラン社員の持つノウハウとは
ベテラン社員の持つノウハウとは、長年の実務経験から得た専門的な技術や知識を指します。
具体的には、開発や製造に関わる方法や技術、マーケティングの知見、営業テクニックなどが挙げられます。たとえば、製薬会社の場合、長年の研究を重ねてきた薬の材料抽出手技や製造技術などがノウハウにあたります。
このように、ノウハウは企業が膨大な資金や人的リソースを割いて得た“知的財産（ナレッジ）”であり、企業が成長し続けるためには必要不可欠なものです。そのため、企業はノウハウを継承するための仕組みづくりをすべきなのです。
ベテラン社員のノウハウの継承が進まない理由
ここでは、ベテラン社員のノウハウの継承が進まない理由をご説明します。ノウハウの継承が進まないと感じる方は以下の理由に当てはまっていないか確認しましょう。
（1）ベテラン社員は自身の業務で忙しい
1つ目の理由として、ベテラン社員は自身の業務で忙しいことが挙げられます。
そもそもベテラン社員は経験値の高さからさまざまな業務を任されるため、自身の業務に追われてしまい、人材の教育やノウハウの共有に割ける時間がありません。結果として、ノウハウが継承されず十分に後輩が育たないまま、定年退職を迎えてしまう場合も多いです。
そのため、ベテラン社員の業務内容を見直し、ノウハウが自然に継承されるように形式化していくことが大切です。たとえば、手厚いサポート体制で多忙でも負担なくノウハウの蓄積を進められる「ナレカン」のようなツールを使うのも一つの手です。
（2）暗黙知なため言語化が難しい
2つ目の理由に、ノウハウは暗黙知であるため言語化が難しいということがあります。
暗黙知とは、個人の経験や勘に基づいた言葉には表せない知識を意味します。たとえば、成績優秀な営業マンが仕事上で契約を獲得するための直感的な行動や言い回しなどが暗黙知的なノウハウにあたります。
こうしたノウハウは無意識のうちに身についたもので、言語化して他人に教えるのは困難です。しかし、ノウハウ共有の仕組みが明文化されると、徐々に暗黙知の共有も進んでくると考えられます。
（3）ノウハウを共有する統一した仕組みがない
3つ目の理由は、ノウハウを共有する統一した仕組みができていないことです。
ノウハウは、口頭での共有やファイルストレージでのマニュアル共有、専用ITツールの利用などがさまざまな方法があるため、社内で統一した仕組みがないと情報が散在します。結果、社員間での情報量に差が生じ、ノウハウの継承が限定的になります。
そこで、ノウハウを確実に社内全体へ共有するためには、ノウハウを蓄積する場所と仕組みを確立する必要があるのです。
ノウハウを継承するメリット
ここでは、ノウハウを継承するメリットを2つご紹介します。ノウハウを引き継いでいくことの重要性を押さえたうえで、取り組むと効果が出やすいです。
（1）業務の属人化を防止できる
まず、業務の属人化を防止できることがメリットとして挙げられます。
業務が属人化してしまうと、担当者の異動や退職、欠勤の時に業務が停滞してしまう恐れがあります。また、担当者が変わるたびに一から業務を考える手間がかかり効率が落ちたり、品質が低下したりするリスクもあります。
そのため、会社が順調に成績を伸ばしていくには、業務の属人化が進まないようにノウハウの共有を進めなければなりません。
（2）一人一人の業務の質を向上できる
次に、一人一人の業務の質を向上できることがメリットです。
ノウハウが共有されると、ベテラン社員の知識を新入社員も得られるため、経験の有無を問わず一人一人のパフォーマンスの上昇につながります。そのため、会社全体としても大幅に生産性を上げることができます。
このように、ノウハウによる社員一人一人のスキルの底上げが、会社としての大きな利益に結びつくのです。
ノウハウの継承を成功させる2つの方法
ここでは、ノウハウの継承を成功させる2つの方法をご紹介します。これからノウハウの継承を進めていきたいと考えている担当者の方は必見です。
（1）ノウハウの継承を後押しする仕組みを作る
ノウハウの継承を成功させる1つ目の方法は、ノウハウの継承を後押しする仕組みを作ることです。
会社がノウハウを継承する仕組みを整えていくと、ベテラン社員のノウハウ継承に対する意識を作り出すことができます。具体的には、ノウハウの継承をベテラン社員の業務の一環とし、給与が発生する評価対象とすることが挙げられます。
そのためには、社内のノウハウがどこに蓄積され、どれくらい活用されているかを可視化することが求められます。このように、ベテラン社員が経験や知識などを積極的に共有するように促していくことが重要です。
（2）ITツールを利用する
ノウハウの継承を成功させる2つ目の方法は、ITツールを利用することです。
ベテラン従業員のノウハウを蓄積しても、ファイルストレージで管理していると複数人での共有や内容に関する質問がしづらいです。また、管理が行き届かず、知りたいノウハウが見つからなかったり、内容の更新が遅れてしまったりするリスクもあります。
そのため、「ナレカン」のようにノウハウをリアルタイムで編集・共有し、蓄積したノウハウの利用状況を把握できるITツールを使って、ノウハウ継承の仕組みを構築していくべきなのです。
【必見】ノウハウの継承を円滑化するITツール
以下ではノウハウの継承を円滑化するITツールをご紹介します。
ノウハウの継承が進めば、社員全体のスキルが底上げされ、生産性の大幅な向上が期待できます。しかし、実際はノウハウを持つベテラン社員が忙しかったり、ノウハウを社内に共有する仕組みがなかったりするためノウハウ継承に難航する企業も多くあります。
そこで、忙しい社員でも短時間でノウハウの作成から共有までできるナレッジ管理専用のITツールを導入しましょう。ただし、ノウハウ作成後に、社員が必要な情報に即アクセスできる高精度な検索機能を備えたツールでなければ、蓄積したノウハウは活用されません。
結論、自社が導入すべきは、高度なAI検索を備えてノウハウの作成・共有・管理の全てが完結するナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、ChatGPTのようなAIによる超高精度な「自然言語検索」が実装されているので、必要なノウハウを瞬時に探せます。また、初期セットアップ支援や社内の既存ファイルのデータ移行支援も実施しているため、ツール運用の負担を最小限に抑えられます。
ノウハウの作成・共有・管理を一元化できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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ノウハウの継承が進まない理由と方法まとめ
これまで、ノウハウの継承が進まない理由やメリット、方法を中心にご紹介しました。
ノウハウの継承が進まない大きな理由は、社内でノウハウを蓄積し共有する仕組みが整っていないことです。また、仕組みを整える方法として、手軽にノウハウを管理できるITツールの利用がおすすめです。
とくに、ノウハウを管理するITツールを選ぶときは、精度の高い検索機能を備えているか必ず確認しましょう。なぜなら、せっかくノウハウが蓄積されても知りたい情報が見つからずノウハウが活用されなければ意味がないからです。
結論、“平均0.2秒”“ヒット率100%”の超高精度なAIによる検索機能を備えたツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、ノウハウを確実に継承していきましょう。
