議事録の必要性とは？作成する7つの目的と読まれるためのコツを紹介
ビジネスにおいて「議事録」は、今後の方針を決めていくうえでの判断材料になったり、決定事項を共有する用途に使用したりとさまざまな目的で作成されます。また、作成した議事録は、蓄積することで社内の情報資産としても価値を発揮します。
しかし、議事録の活用体制が整っていないために恩恵を受けられず「何のために作成・管理しているのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録を作成する7つの目的と必要性、作成のポイントを紹介します。
- 議事録の必要性を社員が納得できるように説きたい
- 議事録を作成する目的を理解し、社員に読まれる議事録をつくりたい
- 社内全体で議事録が必要とされる体制を整えたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、議事録が必要とされる理由を理解できるほか、読まれる議事録を作成するためのコツも掴めます。
目次
議事録の概要
以下では、議事録の概要を紹介します。議事録の意義や記載すべき項目を把握して議事録を作成する必要性を確認しましょう。
議事録とは
議事録とは、会議や商談の内容を記録したものを指します。
議事録に近い用途で使われるものとしてメモがありますが、メモは自身のためにつくるのに対して、議事録は他者のために作成する点で異なります。
すなわち、議事録は誰が読んでも会議内容を理解できるように分かりやすく記載する必要があるのです。
議事録に記載する基本項目
議事録に記載する基本項目は、以下の通りです。
- 会議名（議題）
- 日時
- 場所
- 出席者
- 会議内容
- 決定事項
- 次回の会議予定
議事録に上記の内容をまとめることで、重要な項目の抜け漏れがない資料をつくれます。
議事録が必要な理由は？7つの目的
社内で議事録の目的が適切に共有されていなければ、社員は重要性を実感できず「議事録は必要ない」と考えるようになります。
しかし、議事録の作成には多くのメリットがあり、業務を進めるうえで欠かせない資料です。以下では、議事録を作成する7つの目的を紹介します。
目的1｜決定事項を共有する
議事録の目的として、決定事項を明確にして共有することが挙げられます。
会議内容や決定事項は業務の進め方に関わるため、欠席者を含む全社員へ共有して業務に反映させる必要があります。そこで、議事録を使えば出席者と欠席者の間で簡単に共通認識が生まれ、決定事項がスムーズに浸透する環境を整えられるのです。
このように、議事録は決定事項を明確にすることで、認識のずれをなくす役割を担っています。
目的2｜備忘録として残す
議事録は、会議の出席者にとっては備忘録として作用します。
人間の長期記憶のメカニズムを示す「エビングハウスの忘却曲線」では、人の記憶は時間が経つにつれて薄れていき、1時間後には半分以上の内容を忘れるとされています。すなわち、会議の決定事項を長期間覚えておけないため、議事録の作成が求められるのです。
このように、議事録には、決定事項を振り返る備忘録的な役割があります。
目的3｜責任の所在を明らかにする
議事録を作成することで責任の所在が明らかになります。
「決定の責任は誰にあるのか」といったことを明確にしておかなければ、問題が発生した際に対応が遅れかねません。また、「言った・言わない問題」を防止するためにも、会議における意思決定プロセスを記録しておく必要があるのです。
このように、議事録は責任の所在を明確にして、社員同士の無用な衝突を回避する役割を担っています。
目的4｜業務の優先順位を明確にする
議事録の目的のひとつとして、業務の優先順位を明確にすることが挙げられます。
会議では、今後の方針のほか、取り組むべきタスクについても話し合います。そのとき、タスクの詳細や優先順位を議事録に記載しなければ「次に何をすべきか」が不明確になり、プロジェクトの遅延につながりかねません。
そのため、議事録にはタスクの詳細や優先順位を必ず記載し、すぐに取り組める環境を整えましょう。
目的5｜会議の内容を口頭で伝達する手間を省く
議事録を活用することで、会議内容を口頭で伝達する手間を省けます。
会議の決定事項を確認するために何回も出席者とやりとりする行為は、お互いにとって手間であり非効率です。しかし、議事録があれば決定事項を簡単に把握できるので、双方の負担解消につながるのです。
このように、議事録には、社内のコミュニケーションコストを減らし社員の負担を軽減するという意義があります。
目的6｜次の会議をスムーズにする
議事録には、会議中に結論が出なかった議題を記録し、次の会議の方針を明確にする役割があります。
会議を進めるうちに、複数の検討すべきテーマが浮かび上がっていきます。それらのテーマを議事録に記録しておけば、次回のアジェンダをつくる際の参考となり、スムーズに企画できるようになるのです。
このように、議事録には次の会議に向けた準備を楽にする役割があります。
目的7｜ビジネススキルを向上させる
議事録作成の業務は、ビジネススキルの向上につながります。
議事録は他者に共有する前提でつくるため、誰が見ても理解できるように分かりやすく記載しなければなりません。そして、「読みやすい議事録」をつくる経験を積むことで、文章力や要約力といったスキルを磨けるのです。
このように、議事録の作成によって社会人に必要なスキルを身に付けられます。
誰も見ない議事録から脱却する3つのポイント
議事録の7つの目的は、読まれなければ達成されません。そのため、以下では、読まれない議事録から脱却する3つのポイントを紹介します。
（1）会議前の準備に力を入れる
はじめに、議事録の完成度を上げるには、会議前の準備に注力する必要があります。
会議前の準備ができていなければメモが追いつかなくなり、議事録にも抜け漏れが発生しかねません。一方、会議の前日までに議題や当日の流れを把握しておけばメモすべき発言が明確になり、結果として網羅性の高い議事録をつくれるのです。
そのため、会議の前日までに必ず準備して、項目に過不足のない議事録をつくれる環境を整えましょう。
（2）5W2Hを意識する
次に、議事録の作成時に5W2Hを意識すると、項目の抜け漏れを防げます。5W2Hは、以下の7項目を指します。
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（どうして）
- When（いつ）
- Where（どこで）
- How（どうやって）
- How much（いくらで）
フレームワークを用いれば重要な事項の抜け漏れを防げるので、議事録の質を高められます。そのため、社内の議事録活用率を上げたい方は、5W2Hを意識してすべての要点が盛り込まれた議事録を作成しましょう。
（3）議事録を適切に管理する
最後に、誰も見ない議事録から抜け出すには、議事録を適切に管理する必要があります。
「限られた場所・時間しか議事録を閲覧できない」という課題がある場合、社員による活用は見込めません。したがって、必要な資料を見つけやすい環境をつくるために、議事録へ簡単にアクセスできるITツールでの管理が求められるのです。
たとえば、PCに加えてスマホ・タブレットにも対応しているITツール「ナレカン」を導入すれば、時間や場所を問わず議事録を読めるようになります。結果として、社員が議事録を活用しやすくなるのです。
【必見】最も簡単に議事録を作成・共有・管理できるツール
以下では、議事録の作成・共有・管理ができるおすすめのITツールを紹介します。
議事録を作成する必要性は、会議に参加できなかったメンバーに決定事項を共有したり、要点を整理して次の業務をスムーズに進めたりすることにあります。そのため、社内全体で議事録を振り返れる仕組みが欠かせません。
したがって、議事録の作成には「議事録の作成・共有・管理を一元化できるツール」を導入すべきです。ただし、過去の議事録をすぐに確認できなければ、”迅速な意思決定”や”次の会議に向けてのスムーズな準備”ができないので、欲しい情報がすぐに見つかる機能も必須です。
結論、選択すべきツールは、誰でも簡単に議事録の作成～管理まで可能なうえ、高精度の検索機能で目的の情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に記録した会議の内容は任意のメンバーに即共有できるので、口頭やメールなどで伝える手間を省けます。また、テキスト・画像・ファイルを直接添付できるので、欠席者も理解できるような分かりやすい議事録が簡単につくれるのです。
議事録の作成を全社単位で浸透できる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
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【画像あり】ナレカンで作成した議事録の例
以下は、ITツール”ナレカン”で作成した議事録の見本になります。ぜひ、項目や書き方を参考に会議内容に合わせて見やすく整理しましょう。
ナレカンは、自社オリジナルでテンプレートを登録できるため、一からフォーマットを考える手間がかかりません。また、共有するメンバーも自由に設定できるのでセキュリティ面でも安心です。
議事録を効率的に作成するコツ
議事録作成が早い人になると、ほかの業務に時間を割けるといったメリットを得られます。ここでは、若手でも議事録をスムーズに作成できる3つのコツを紹介します。
（1）箇条書きで記載する
1つ目のコツは、箇条書きで簡潔に記載することです。
メールに載せるような前書きは不要なほか、文章を長くする原因の「です・ます調」は避けるのが望ましいです。したがって、会議の要旨のみを「だ・である」調で短く記載しましょう。
以上のように、議事録は読み手に短時間で内容を理解させる必要があります。そのため、後から自分以外の人が読むことを考え、重要な点を端的に記すことを意識しましょう。
（2）結論ファーストで書く
2つ目は、メンバーへ分かりやすく要点を伝えるために、結論ファーストで執筆することです。
会議の内容を時系列順に記載するのではなく、決定事項や今後のタスクを中心に結論から書くのがポイントです。決定するまでの経緯については、重要な発言だけをピックアップし発言者名とともに書き残します。
このように、すぐに内容を把握させるために、結論から書くことを心がけましょう。
（3）過去の議事録を参考にする
3つ目に、過去の議事録を参考にするのがおすすめです。
過去の議事録を参考にすれば記載すべき内容を把握できるので、項目の抜け漏れをなくせます。また、過去の資料とフォーマットを統一すれば、読み手は必要な項目をすぐに見つけられるため、結果として議事録が活用されやすくなるのです。
以上のように、過去の議事録を手本にすると抜け漏れがなくなり、読み手が活用しやすい議事録をつくれます。また、「ナレカン」では、過去に作成した議事録のリンクを貼れるので、ワンクリックで過去の議事録を読み返せます。
議事録の必要性や目的、読まれるための作り方まとめ
これまで、議事録を作成する目的や誰も見ない議事録から脱却するポイントを中心に紹介しました。
議事録は決定事項の共有のほか、責任の所在を明らかにするなどさまざまな役割を担っています。したがって、議事録はどのような場合でも必ず作成すべき資料なのです。
しかし、紙やオンラインストレージによる議事録の管理は、煩雑になると必要な資料を見つけづらいので活用が難しくなります。そのため、後からいつでも確認できるように、ツールで議事録を管理し、資料を活用しやすい環境にする必要があるのです。
結論、自社が導入すべきは、社内の文書を見やすく管理し、誰もが簡単に目的の議事録にアクセスできるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、「議事録が必要だ」とされる環境を整えましょう。
