【例文あり】社内稟議とは？稟議の種類や必要な項目、書き方のコツを紹介
「稟議（りんぎ）」とは、社内の重要な案件に関して、適切に意思決定をしていくための大切な手続きです。また、稟議書を通じて決裁を得られれば、長時間の会議を逐一開く必要もなくなります。
一方、稟議書には権限を持つ社員の承認が必要であり、「紙の稟議書を何度も提出・修正しなければならない状況が面倒だ」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内稟議の種類や必要な項目・書き方のコツを中心に解説します。
- 社内稟議を通すための、書き方のコツを知りたい
- 紙の稟議書は作成してから、申請するまでに手間がかかり困っている
- 稟議を電子化して、無駄なコストを減らしたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、社内稟議の作成から申請・承認までを効率化でき、稟議にかかる時間や手間を削減できる方法も見つかります。
目次
社内稟議とは？
「稟議」とは業務の重要事項において、複数の担当者に承認をもらう手続きのことです。以下では、稟議書の役割や決裁との違いについて説明します。
稟議書の役割
稟議書とは、稟議を行うときに必要な承認を得るための文書です。
組織内の重要な決定事項を文書化し、関係者全員がその内容に対して、共通の理解を持ったうえで合意を判断できるようになります。また、承認するにあたって「押印」があれば、誰が承認したかを記録でき、後のトラブルを防ぐための証拠としても利用されます。
つまり、社内稟議の役割とは「意思決定や提案の実効に合意したことを透明化させ、責任の所在をすること」だと言えます。
決裁との違い
混同されがちな言葉で「決裁」がありますが、稟議が提案の承認プロセスであるのに対し、決裁は最終的な承認や実行の手続きを指す違いがあります。
たとえば、稟議は新しいプロジェクトの提案を関係者全員に承認してもらう手続きで、決裁はそのプロジェクトが承認された後に具体的な行動や支出を行う手続きです。
したがって、稟議と決裁は違いはあるものの、2つとも組織内の意思決定プロセスにおいて重要な役割を果たしています。
社内稟議の種類と必要な項目
ここでは、社内稟議の種類と必要な項目をご紹介します。社内稟議にはさまざまな種類があり、各稟議はその目的に応じて異なる項目や手続きを伴うため、しっかり押さえておきましょう。
- 設備投資に関する稟議
- 採用に関する稟議
- 出張に関する稟議
【特徴】：新しい設備を購入するための予算の提案を吟味し、承認するための手続き
【記載項目】：設備投資の狙い、投資額、見込めるリターン、実施する計画など
【特徴】：新しく採用する人材の必要性やスキルを吟味し、承認を得る手続き
【記載項目】：採用する職種、必要とされるスキル、経験など
【特徴】：出張の必要性や目的・費用を吟味し、承認を得るための手続き
【記載項目】：出張の目的、期間、場所、予算、見込める成果など
以上のような稟議は、組織内での意思決定を円滑に進めるために重要です。複数の担当者が意思決定に関与することで、見落としや記載内容の誤りが軽減され、後のトラブルや問題を未然に防ぐことができます。
社内稟議を通すための書き方のコツ
以下では、稟議書を書くときの3つのコツをご紹介します。稟議書がなかなか通らないという方は必見です。
- 結論から述べる
- 具体的なメリットを述べる
- 通さないデメリットに触れる
稟議書を書くときは、まずは箇条書き形式などで結論・要点を述べます。そして、稟議書を上から順に読んだときに分かりやすく簡単に内容が理解できるように、他の項目の順番も意識しましょう。
「稟議を通すことに、どのようなメリットがあるか」を具体的に主張しましょう。さらに、データなどの数値を用いて費用対効果を説明するとより説得力が増します。
メリットだけでなく、「稟議を通さなかった場合、企業としてどのようなデメリットがあるか」も記載しましょう。特に、競合他社の状況などを記載すると、危機感をアピールできます。
稟議をかけるときには、稟議書を通すメリットだけでなく、逆に通さないことで企業が被る損失を、いかに承認者へ伝えられるかが重要です。
【必見】社内稟議に潜む一般的な2つの課題
ここでは、社内稟議に潜む一般的な2つの課題をご紹介します。社内稟議を円滑に進めるためにも、以下の内容をしっかり把握しておきましょう。
（1）稟議承認まで時間がかかる
1つ目の課題は、稟議書を作成してから承認を得るまで時間がかかってしまうことです。
稟議は、複数人から承認を得なければならないため、稟議が通るまでに時間がかかってしまいます。とくに、稟議書を紙でやり取りしている場合、稟議書の承認状況がリアルタイムで把握できないため、進捗確認のために都度承認者に連絡を取る手間が生じてしまうのです。
このように、会社としての意思決定が遅れることは重要な課題であるため、克服しなければなりません。
（2）作成と管理に手間がかかる
2つ目の課題は、稟議書の作成と管理に手間がかかってしまうことです。
稟議書を紙ベースで作成・管理している場合、作成する稟議が増えれば増えるほど保管場所を圧迫します。また、稟議書は作り直しが多いため、都度紙で作成し直すには、時間と印刷コストがかかってしまうのです。
したがって、稟議書の作成・管理は紙ではなく、電子化しましょう。たとえば、「ナレカン」のようなツールは、稟議書をはじめとする文書の作成・管理を一元化できるほか、高精度の検索機能で目的の文書を素早く見つけられるのです。
稟議書をデジタル化するメリット3選
ここでは、稟議書のデジタル化による3つのメリットをご紹介します。稟議書のデジタル化にあたっては、社内メンバーの理解を得るために以下のメリットを伝えましょう。
（1）作成コストを抑えられる
まず、稟議書をデジタル化するメリットとして、作成時のコスト削減があります。
デジタル稟議書は紙や印刷コストが不要で、修正や再提出もデジタルで簡単にできます。さらに、オンライン配布も可能なため、配送や物理的な配布にかかる時間と費用も削減されます。
したがって、稟議書をデジタル化することで物理的なコストを削減でき、迅速な作成と共有が可能になります。
（2）承認までの時間を短縮できる
次に、承認までの時間の削減もデジタル化のメリットです。
たとえば、紙の稟議書では、承認者の都合によって、稟議にかかる時間は大きく左右されてしまいます。一方で、デジタル稟議書はリアルタイムで共有でき、リモートでも承認が可能なので、即座に承認プロセスを開始できます。
そのため、承認時間の短縮には「稟議書を電子化して、タイミングを気にせず即座に承認者へ共有できるようにする」ことが重要です。そこで、「承認フロー機能」が備わっている「ナレカン」のようなツールであれば、すぐに申請でき、円滑に稟議を通せます。
（3）稟議書の管理が簡単
最後に、稟議書の管理が簡単になることもデジタル化のメリットとして挙げられます。
紙ベースの稟議書の場合、都度ファイリングして管理しておかなければ、紛失しかねません。一方、デジタル稟議書は検索や管理が容易で、過去の稟議書も年月ごとに「フォルダ」で整理できるので、必要に応じてすぐに参照できます。
したがって、稟議書をデジタル化することで管理に関する手間と時間が削減され、物理的な保管スペースも必要なくなります。
【知らなきゃ損】社内稟議の効率化に役立つツール
以下では、社内稟議を効率化するツールをご紹介します。
紙の稟議書は用紙や印刷などのコストがかかるだけでなく、承認されるまでに時間を要します。また、情報漏洩のリスクもあるため、稟議書を紙で作成・保管するのではなく「ITツール」で電子化しましょう。
ただし、稟議書を電子化しても、管理が煩雑化しやすかったり、スムーズに共有できなかったりするツールでは意味がありません。そのため、「社内の稟議書を一元管理して、円滑に稟議フローを進められるツール」を選びましょう。
結論、稟議書を電子化するには、社内の稟議書の作成から申請・承認フローまで1か所で完結できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、作成した稟議を任意のメンバーに即共有でき、閲覧・編集者を設定すれば、不正改ざんや情報漏洩のリスクをなくせます。また、「承認フロー機能」も備わっているので、わずかな操作で申請でき、承認者も適切な判断のもと円滑に稟議を通せます。
稟議書の作成から申請・承認まで完結できるツール「ナレカン」
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【例文あり】社内稟議の書き方
稟議書は、承認者がひと目で内容を理解できるように、簡潔に要点を伝えましょう。
また、稟議書を承認してもらうためには、メリットをわかりやすく伝えることも重要です。客観的なデータを使って説得力を持たせることを意識しましょう。
以下は、稟議書作成時の簡単な例文です。
【サービス導入の例文】
稟議書
| 件名 |
〇〇サービス導入について |
|---|---|
| （1）目的 |
当社が抱える△△問題について早急な課題解決が必須。ついては××社の〇〇サービスを導入し、問題解決と業務の効率化を目指すために承認をお願いいたします。 |
| （2）金額 |
××社 ビジネスプラン 月額◆◆円 |
| （3）導入効果 |
かねてより、弊社の大きな課題であった△△を、本サービスによって〇〇（定量的なデータなど）な理由で根本的な解決が期待できます。また、弊社のサービスとの相乗効果によって、さらなる業務効率向上が実現可能です。 |
| （4）懸念材料 |
弊社の情報監査システムによって万全なセキュリティであることを確認済みです。 |
上記の例文のように、経費がかかる稟議書では、目的や費用、想定される効果などを明確に記載しましょう。また、導入に際しての懸念点やデメリットにも触れ、どのように対応していくかも伝えるのがポイントです。
社内稟議の課題と書き方のコツまとめ
ここまで、社内稟議の種類と必要な項目や課題、書くときのコツを中心に解説しました。
社内稟議がアナログでは承認フローが長くなり、業務効率を低下させるだけでなく、作成・管理にかかるコストも増えます。そのため、社内で書類の共有ができて、紙に印刷しなくてもPCやスマホから使える「ITツール」を使いましょう。
ただし、ITに詳しくない社員でも簡単に使えるツールでなければ、社内全体には浸透しません。そのため、稟議書の電子化には、「誰でも簡単に稟議書の作成から申請・承認までを行えるツール」を選ぶべきです。
したがって、社内の稟議をスムーズに進めるなら、稟議書の作成から申請・承認まで1か所で完結できるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内稟議をスムーズに通しましょう。
