【フォーマットあり】社内通達とは？社内文書の書き方や例文を紹介！
社内通達は、社内の重要な変更や命令を伝えるものであり、全社へ確実に伝わるようにしなくてはなりません。
しかし、「社内通達の書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内通達の書き方や例文を中心に紹介します。
- 社内通達の種類・必要性・書き方を知りたい
- 社内通達をするときに便利なフォーマットを参考にしたい
- 社内通達の作成・共有をスムーズにする方法を探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内文書の書き方や作成ポイントだけでなく、作成した社内文書の適切な管理方法まで分かります。
目次
社内通達の概要
以下では、社内通達についてわかりやすく解説します。社内文書の目的や項目を理解し、効果的な社内文書作成に役立てましょう。
通達・社内通達とは
一般的に通達とは、会社からの業務に関する指示や命令を社員に伝えることを言います。
その中でも社内通達は、役職者が全社員または特定のメンバーに向けて、企業の方針や決定事項、手続きに関するお知らせをすることを指します。たとえば、「人事異動」や「ITシステムの採用・変更」といった重要な情報が挙げられます。
社内通達で伝えられた内容には、場合によって強制力を持つものもあります。このように社内通達は、社内ルールや規定の策定・改定を全社に伝えるために重要なのです。
通知と通達の違い
「通知」と「通達」は、それぞれの内容が大きく異なります。
通知とは、特定あるいは不特定多数の人に対して、必要な情報を知らせることを指します。たとえば「会議の変更について通知する」「面接結果を通知する」などの使われ方が一般的です。
つまり、通達は役職者から具体的な業務や行動の指示を知らせるものであるのに対し、通知は立場・社内外を問わず事実を伝えるものというように、両者は異なる意味合いをもつのです。
社内通達と内示の必要性
内示とは「公式の情報を公にする前に、従業員や関係者に対して内密に情報を伝えること」を指し、一般的に通達の前に伝達されます。
内示があることで、社内通達の内容を納得してもらったうえで、手続きや準備を進められるので、対象者や関係者の混乱を防げるのです。反対に、内示に対する要望を受け、通達内容を調整する場合もあります。
このように、社内通達と内示は密接した関係にあり、社内通達の前に内示の存在があるのは、非常に重要であると言えます。
社内通達文書の項目
社内通達文書には、厳密な書き方の決まりはありません。しかし、重大なお知らせを伝える文書なので、以下の5つの項目を漏れなく記載して「誰にでも理解できる文書」を作成しましょう。
- 文書番号
- 日付・宛先
- 通達者名
- 表題
- 通達内容
- 連絡事項
必須ではないものの、各文書に番号を記載すると、管理がしやすくなります。
書き出しには、通達発信の日付と宛先を記載します。基本的に、日付には和暦を使用し、宛先は役職とフルネームを明記します。
通達を発信する通達者名を記載します。通達者名も役職とフルネームを明記しましょう。
通達の表題を記載します。表題は中央寄せで、簡潔に内容をまとめて書きます。
通達内容を記載します。通達内容には決定に至った経緯は記載せず、決定している事項だけを簡潔に記載することを意識しましょう。
通達を受けたメンバーに実行して欲しい項目があれば、箇条書きで記載します。箇条書きの前に中央寄せで「記」、後ろに一行空けて右詰めで「以上」と加えます。
上記の社内通達文書の基本的な項目を記載したうえで、共有する前に抜け漏れがないか確認をしましょう。
【例文・サンプルあり】社内通達文書のテンプレート
以下では、目的別に使える社内通達文書のテンプレートを5つ紹介します。どのシーンで、どの通達文書が役立つか、を押さえておけば全社にお知らせを通達するまでの時間を短縮できます。
（1）社内行事に関する通達
こちらは、Microsoftのテンプレートによる「社内イベントの通知文書」です。
「社内イベント」や「株主総会」、「企業の業績発表」などの社内行事を知らせるときに役立ちます。日付や場所といった詳細な情報も伝える必要があるため、記載する情報量やレイアウトに注意しましょう。
（2）指示・指令に関する通達
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる「指示書」です。
「新しい業務フロー」や「緊急時の対応手順」といった特定の業務の実施を命令するための文書です。業務を円滑に進められるように、指示内容や手順を分かりやすく伝えることが重要です。
（3）懲戒処分に関する通達
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する懲戒処分に関する通達文書です。
懲戒処分通知書とは、職務上の不正や問題行為があった場合に、企業が従業員に対して懲戒処分をおこなう理由や内容を通知するための文書です。懲戒処分通知書をだすことで、ほかの従業員への警告や教育的な指導のほか、再発防止の効果が期待できます。
メールでの社内通達文書の書き出し
ここでは、メールでの会議のご案内の書き出しについて説明します。メールで社内通達をするときの挨拶文に悩んでいる方は必見です。
件名：「【11月10日】販売会議のご案内」
営業部 各位（社内各位）
お疲れ様です。
○○部 △△です。
標題の件につきまして、11月度の営業会議を下記の通り開催いたします。
なお、営業部門の方につきましては必ずご出席賜りますようお願い申し上げます。
どうぞよろしくお願いいたします。
記
①日時：11月7日（木）10:00~16:00
②場所：東京本社theブックタワー3F会議室
③アジェンダ：
10:00~10:30 A事業部 販売状況の報告（○○部長）
10:30~11:00 B事業部 販売状況の報告（○○課長）
11:00~12:00 担当報告（各担当15分×4名）
12:00~13:00 ・・・
以上
○○部 △△
メールアドレス：～～
電話番号：～～
このように、メールで社内文書を通達するときは書き出しに「お疲れ様です」などの軽い挨拶を加え、伝えるべき項目を抜け漏れなく記載しましょう。
一方でメールでの通達は、共有相手全員のアドレス入力が必要であるうえ、他のメールに埋もれて見落としも発生しがちです。ホーム画面上のお知らせ機能で全社的に周知できる「ナレカン」のようなツールを使うと、共有の手間が省けます。
【必見】社内通達に役立つ情報共有ツールとは
以下では、社内通達に役立つ情報共有ツールを紹介します。
社内通達作成時に時間をかけずわかりやすい文書にするための方法として、テンプレートの使用が挙げられます。しかしメールによる共有だと、わかりやすい文書を作成しても、見落としが発生する可能性が高くなってしまうのです。
したがって、「テンプレートを利用して社内通達を簡単に作成でき、共有もスムーズなツール」を導入しましょう。また通知したい内容によって、あらかじめ公開範囲を制限できれば、都度メールアドレスを入力する手間もかかりません。
結論、社内通達に最適なのは、シンプルな操作性で作成・共有が簡単で、超高精度な検索機能で重要情報もすぐに振り返れるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは一度作成した社内通知書をテンプレート化できるほか、共有相手の詳細設定も簡単なため作成・共有に時間がかかりません。また、全社向けのアナウンス可能な「お知らせ機能」を活用すれば、お知らせが行き届くまでの時間と手間も省けます。
社内通達に効果的な情報共有ツール「ナレカン」
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社内通達の書き方や例文まとめ
ここまで、社内通達文書の書き方や例文をご紹介しました。
社内通達文書はテンプレートを用いて作成すると、情報を過不足なく簡潔に記載できます。しかし、作成した社内通達文書をメールで共有すると、共有相手全員のアドレス入力やメールの見落としなどが発生しやすいため、注意が必要です。
そこで、「社内通達文書をテンプレートの利用により、簡単かつ分かりやすく作成でき、共有の手間や見落としを防げるツール」を導入しましょう。また、充実した検索機能があると、重要な情報に即アクセスできます。
結論、自社が導入するべきツールは一度作成したものをテンプレート化でき、公開範囲の制限・共有相手の詳細設定が簡単なツール「ナレカン」一択です。またナレカンは、添付ファイル内の情報も検索にヒットするため、管理にも最適なのです。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内通達の作成・共有にかかる時間を短縮させましょう。
