【無料テンプレート】申請書の書き方や管理におすすめのツールを紹介
ビジネスで用いる申請書には様々な種類があるため、それぞれの用途に合った項目や書式で提出することが求められます。そこで、項目があらかじめ記載された申請書のテンプレートを使えば、簡単に申請書を作成できます。
しかし、「どのテンプレートが申請書作成に適しているのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、申請書の書き方や無料で使えるテンプレートを中心にご紹介します。
- 申請書の書き方を知りたい
- 用途に適した申請書のテンプレートを探している
- 申請書の作成から管理・共有まで効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、申請書のテンプレートが見つかるだけでなく、申請書をはじめとする文書を適切に管理・共有する方法も分かります。
目次
申請書の概要
以下では、申請書の概要や届出書との違いを解説します。まずは、申請書がどういう書類かを把握しましょう。
申請書とは
申請書とは、官公庁や会社に対して特定の行為を承認してもらうために提出する文書のことを指します。今日では、様々なビジネスシーンで、申請書の提出が求められます。
主に、社外向けでは「青色申告書」「不動産登記」「医療費控除申告」などがあり、社内向けでは旅費や交通費などの申請書、育児休業をしたい場合に作成される申請書などがあります。それぞれに記載すべき項目が異なるため、注意が必要です。
また、添付書類が必要になる場合もあるため、不備がないか確認した後、期日に余裕をもって提出しましょう。
申請書と届出書の違い
申請書と届出書の違いは、諾否の返答があるかどうかという点です。
申請書は、行政庁が認めるか否か応答するべきものとされています。一方、届出書は、事項を通知すれば手続きとしては完了するのです。
両者の違いを把握したうえで、場面に応じて適切なものを作成しましょう。
【社外・社内別】申請書の作り方とは
以下では、社外・社内別の申請書の書き方を解説していきます。申請書には様々な種類があるため、どの申請書が適切か明確にしてから作成に取り掛かりましょう。
社外向けの申請書の作り方
社外向けの申請書は、官公庁に対して公的制度を利用したいときに提出するものです。以下では、主な社外向け申請書の種類の例と書き方をご紹介します。
- 青色申告
- 不動産登記
- 医療費控除申告
個人事業主やフリーランスが確定申告をするときに提出します。住所、屋号、氏名、収入金額、所得金額、税額などを記載します。
不動産を相続するときなどに、法務局に提出します。登記の目的や原因、相続人、添付情報、申請日、申請する法務局などを記載します。多くの場合、司法書士に作成を依頼します。
医療費控除とは、一定額を超える医療費を所得から還付するための申請です。氏名、病院名、所在地、医療費の内訳、保険で補填される金額、所得金額などを書きます。
外部に提出する申請書の場合、記載内容に誤りがあったとしてもすぐに訂正できないため、申請書を提出する前には不備がないかの確認を徹底しましょう。
社内向けの申請書の作り方
社内向けの申請書は、会社に対して制度を利用したいときや特定の行為に対する許可を願い出るときに提出するものです。以下では、主な社内向け申請書の種類と書き方をご紹介します。
- 出張申請書
- 交通費申請書
- 育児休業給付金支給申請書
業務に関連する出張に行くとき、費用の仮払いを受ける前に提出するものです。出張目的、訪問先、出張時間、移動ルートなどを記載します。
従業員が会社に対して通勤手当を申請するときに提出します。氏名、日付、交通手段、区間、金額などを記載します。
育児休業を取得するときに提出する申請書です。氏名、雇用保険番号、支給単位期間、職場復帰年月日などを記載します。
社外向けの申請書と比較して、社内向けの申請書は作成頻度が高いため、テンプレートの活用がおすすめです。
【無料】Excel・Wordで使える申請書のテンプレート
以下では、Excel（エクセル）やWord（ワード）で使える無料の申請書のテンプレートを紹介します。申請書を簡単に作成したいという方は必見です。
［文書］テンプレートの無料ダウンロードの申請書
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する、申請書のテンプレートです。ExcelやWordからダウンロードでき、無料で使用できます。
基本的な項目が記載されているので、様々な用途の申請書に対応できます。
ビズ研の申請書
こちらは、ビズ研が提供するシンプルな出張申請書のテンプレートです。出張する目的やスケジュールを記載する欄と、所属長から承認をもらう欄があります。
また、承認欄は必要に応じて追加・削除できます。
テンプレートボックスの申請書
こちらは、テンプレートボックスが提供する、シンプルな交通費申請書です。月額定期代の申請書として利用できます。
用途に合わせてアレンジでき、Excel、Word、PDFから保存可能です。ただし、ダウンロードするには無料でできる簡単な会員登録が必要になります。
Excel・Wordで申請書を作成するデメリットとは
以下では、ExcelやWordで申請書を作成するデメリットを紹介します。
- 目当てのファイルを検索しづらい
- 共有に手間がかかる
- ファイル管理が煩雑になる
ファイルが大量にある場合や容量が大きい場合は検索に時間を要し、タイムロスになってしまいます。そのため、高精度の検索機能を備えたツールへの乗り換えも選択肢の一つです。
ExcelやWordのファイルを共有するためには、メールやチャット等を使う必要があります。とくに、申請書の場合、上司の承認が必要になるケースもあるため、都度メールやチャットにコメントを添えて共有しなければならず、負担が大きいです。
保管場所を統一しないとファイルが散在し、目当てのファイルがどこにあるのか分からなくなってしまいます。煩雑なファイル管理では、必要な情報へ即座にアクセスできないのです。
以上がExcelやWordで申請書を作成するデメリットです。ExcelやWordは誰でも気軽に利用できる反面、共有や管理がしづらいという側面があります。
そのため、作成した申請書をワンクリックで申請でき、誤った内容で承諾されないように承認フローも設定可能な「ナレカン」のようなツールを使いましょう。また、ナレカンは「検索機能」や「フォルダ機能」もついているので、情報へのアクセス性も抜群です。
【必見】申請書の作成・管理に最適なツールとは
以下では、申請書の作成・管理に最適なツールを紹介します。
申請書をはじめとする社内文書は、共通のテンプレートを使ってナレッジ化すれば、文書作成の工数を削減できます。ただし、ExcelやWordで作成した申請書は、ファイル管理が煩雑になりやすいうえ、リアルタイムで共有できない点が不便です。
そこで、Excel・Wordよりも簡単に作成・管理できるツールを導入して、申請書に関わる業務の負担を軽減しましょう。ただし、申請書であるからして担当者の「承認」が必須となることを忘れてはいけません。
したがって、自社が導入すべきは、わずかな工数で申請書を作成でき、[申請・承認]のフローもシームレスに完了できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、用途別に申請書のテンプレートを登録できるので、作成時間を短縮しつつ記入漏れも防げます。また、申請書は任意のメンバーにワンクリックで共有でき、かつ「承認フロー」を設けることで、適切な判断のもと円滑に申請手続きを進められます。
申請書の作成～承認までをシームレスに完結できる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
申請書の書き方や無料テンプレートまとめ
これまで、「申請書の書き方や無料で使えるテンプレート」を中心にご紹介しました。
テンプレートを活用すれば、申請書の作成にかかる時間や負担を省けるようになります。しかし、Excelやwordで作成した申請書は、ファイル管理が煩雑になりがちなうえに、共有が面倒なため承認まで時間がかかってしまうというデメリットがあります。
そこで、自作のテンプレートを呼び起すだけで簡単に申請書を作成でき、承認までを一元化できるツールを導入すれば、申請・承認の時間を短縮することができるのです。また、検索機能やフォルダ機能が充実していれば、簡単に必要な申請書を見つけだせます。
結論、自社が導入すべきなのは、わずかな工数で申請書を作成でき、申請～承認までのフローをスムーズに完了できるツール『ナレカン』一択です。また、ナレカンでは申請書以外にも、マニュアル作成や議事録など幅広く利用可能です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、非効率的な申請書の運用を改善していきましょう。
