ナレッジマネジメント
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さまざまな業務データを従業員個人で管理すると、紛失や漏洩のトラブルが起こりやすくなります。そこで、「クラウド（オンライン）ストレージ」を導入すれば、会社単位でデータを管理できるため、リスクを低減させられるのです。 しかし、「クラウドストレージの導入を検討しているが、どれが自社に最適か分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで本記事では、おすすめクラウドストレージ5選をご紹介します。 Excelをクラウド上で共有できるサービスを探している クラウドストレージの選び方を教えてほしい 欲しい情報に即アクセスできる検索性に優れたツールを導入したい という担当者の方は、この記事を参考にすればクラウドストレージの選び方が分かるほか、自社のデータ管理を最適化できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 クラウド（オンライン）ストレージとは1.1 クラウドストレージが役立つシーン2 クラウドストレージに欠かせない機能3 6つのポイント｜クラウドストレージの選び方3.1 （1）価格3.2 （2）容量3.3 （3）フォルダ分け3.4 （4）セキュリティ3.5 （5）サポート体制3.6 （6）スマホ対応4 面倒なファイル管理が不要になるクラウドツール4.1 【ナレカン】Excel / word / PDFのデータ管理・共有に最適なツール5 無料あり｜おすすめのクラウド（オンライン）ストレージ5選5.1 【Google Drive】Google製品と親和性の高いクラウドストレージ5.2 【OneDrive】Microsoft製品と簡単に連携できるオンラインストレージ5.3 【Box】容量が無制限の大企業向けクラウドストレージ5.4 【Dropbox】連携できる外部サービスが豊富なストレージサービス5.5 【firestorage】大容量ファイルを共有できるオンラインストレージ6 ＜比較表＞社内のExcel共有を活性化するクラウドストレージ7 クラウドストレージの3つのメリット7.1 （1）運用に手間がかからない7.2 （2）外出先でも利用できる7.3 （3）自動でバックアップをとれる8 クラウドストレージを選ぶときの3つの注意点8.1 （1）ファイル管理が面倒8.2 （2）容量や保存期間が制限される場合がある8.3 （3）カスタマイズができない9 無料から使えるおすすめクラウドストレージ5選まとめ クラウド（オンライン）ストレージとは クラウドストレージとは、インターネット上でデータの保管・共有ができるサービスで「オンラインストレージ」とも呼ばれます。 パソコンやスマホ自体に用意されてるストレージとは別の容量になるため、大量のファイルであっても管理できる点がメリットです。また、クラウドストレージは外部ストレージと異なり、USBメモリなどの物理的な機器は必要ありません。 そのため、データの紛失を防げるほか、時間や場所を問わずにデータを共有できるためストレスを感じないのです。 このように、ファイルを簡単に共有できるのがクラウドストレージであり、多くの企業が利用しています。 クラウドストレージが役立つシーン 昨今、クラウドストレージは様々なシーンで利用されています。以下は、法人でのクラウドストレージの利用例です。 会議出席メンバーへの資料の共有 過去の調書や議事録の管理・蓄積 複数企業間でのデータの受け渡し 以上のように、クラウドストレージは特定のメンバーや企業への情報共有や、過去データの管理において重宝されています。法人は常に安全かつ効率的な情報管理・共有を求められるため、クラウドストレージは必須だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドストレージに欠かせない機能 クラウドストレージに欠かせない機能は、以下の3つです。 ＜機能名＞ ＜機能説明＞ ファイルの転送機能 大容量の動画やファイルといったデータを、高セキュリティの下で送受信できる機能。 ファイルの共有機能 複数のユーザーと同じファイルを共有できる機能。編集内容もそのまま反映されるので、複数人での共同作業に役立ちます。 自動データバックアップ機能 データが更新されたとき、自動でデータ保存できる機能。保存のし忘れや手動によるバックアップの手間を省けます。 昨今では、ますます情報化社会となり、日々、仕事で取り扱う情報量は増えています。そのため、データをオンライン上にすぐに転送できる「スピード感」、社員がすぐに共有できる「アクセス性」、そして重要な情報を守る「安全性」がなくてはならないのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 6つのポイント｜クラウドストレージの選び方 クラウドストレージにはさまざまな種類があり、利用人数や外部ユーザーの招待機能、保存可能なデータ量などが異なります。以下で紹介する「6つのポイント」を参考に、必要な機能が揃ったツールを選びましょう。 （1）価格 選び方のポイント1つ目は、価格が自社の予算に合っているかを確認することです。 有料版クラウドストレージは、初期費用と月額料金がかかることから、無料で使えるかを重視して探す方も少なくありません。しかし、無料プランでは「機能不足」や「使い勝手」が悪く、ファイル保存の課題を解決できない可能性があるのです。 したがって、クラウドストレージを導入するときは、自社の業務効率化のために必要な機能が備わっていて、無理なく運用できるプランを選ぶことが重要です。 （2）容量 選び方のポイント2つ目は、利用可能なデータ容量が適切かどうかです。 保存できるデータ容量は多いほど安心ですが、容量が大きくなるほど高額になります。容量が多すぎると、無駄な利用料金が発生してしまう恐れがあるのです。 したがって、自社の利用人数や必要な容量を踏まえて、適切なプランを選びましょう。また、基本プラン以外に「必要に応じた容量追加オプション」を用意しているツールであれば、保存するファイルの数が増えた場合にも安心して使い続けられます。 （3）フォルダ分け 選び方のポイント3つ目は、種類ごとにフォルダ分けできるかです。 クラウドストレージ上に、データをアップロードしただけでは「欲しい情報がどこにあるのか」がすぐに分からなくなってしまいます。とくに、数人～数千人規模の会社では、より多くのデータが集約されるので、煩雑化するリスクが高いのです。 一方、オンライン上にアップロードしたデータを、業務内容やデータの種類ごとにフォルダ分類して管理できれば、「データを探す手間」がなくなります。 以上のように、ExcelやWord、PDFなどさまざまなデータを扱うビジネスの場では、データを適切に管理できているかが、仕事の効率化に直結するのです。 （4）セキュリティ 選び方のポイント4つ目は、セキュリティが十分に配慮されているかです。 クラウドストレージは、PCやスマホなどあらゆる端末でデータにアクセスできる点がメリットです。ただし、社内サーバーに比べて情報漏えいのリスクが高まるため、「セキュリティが強固であるか」のチェックが重要です。 たとえば、社外からのアクセスが多い場合は、通信を暗号化する「SSL」や、特定の回線からのみアクセスを許可する「IPアドレス制限」といった機能を重視すべきです。 セキュリティはツールごとに特徴があり、利用料金にも関わるため、自社の予算なども考慮しながら最適なものを選択しましょう。 （5）サポート体制 選び方のポイント5つ目は、困った時にサポートを受けられることです。 クラウドストレージを導入する場合、”どのような情報構造にするか”が肝心です。やみくもにフォルダを作成してしまうと、必要な情報がどこにあるか分からなくなり、かえって情報へのアクセス性が悪くなりかねません。 そのため、専属担当者が実データや事例に基づいて、運用方法を提案してくれるサポートが整ったツールを導入し、最適な仕組みを構築しましょう。なかでも、初期セットアップやオンラインミーティングを受けられる「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 （6）スマホ対応 選び方のポイント6つ目は、スマホに対応しているかを確認することです。 場所を問わずに活用できるメリットを最大限活かすには、「スマホに最適化されたクラウドストレージ」が必須です。具体的には「スマホアプリが提供されているか」を軸として選ぶことで、適切なツールを失敗なく見つけられます。 そのため、「必要なファイルを、どこからでも、すぐに確認できる仕組み」を整えたい方は、スマホアプリがあるツールを選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 面倒なファイル管理が不要になるクラウドツール 以下では、Excelをはじめとしたファイルの共有に最適なツールを紹介します。 ファイルの保管と共有を効率化できるクラウドストレージですが、デメリットがあることを忘れてはなりません。一般的にクラウドストレージは、ファイルの「保管」に特化していることが多いため、ファイルが増えると管理が煩雑になりがちです。 そのため、日々増加するファイルを整然と管理し、目当ての情報を即座に見つけられる体制を整える必要があります。ただし、多機能なツールは操作の難しさから社内で浸透しにくいため、「誰でも簡単にファイルの管理・共有が行えるツール」が最適です。 結論、大規模な企業で情報管理を成功させるには、Excel等のファイルをはじめとしたあらゆる情報をストックできる”記事（ノート）”があり、”フォルダ”ごとに整理できる「ナレカン」が必須だと言えます。 ナレカンの「記事」はExceなどのファイルをテキストとまとめて管理できるうえ、記載内容は任意のメンバーに瞬時に共有されます。また、検索性の優れた「ファイル内検索」やAIを活用した「ファイル要約」によって、欲しい情報もすぐに見つかります。 【ナレカン】Excel / word / PDFのデータ管理・共有に最適なツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜おすすめのクラウド（オンライン）ストレージ5選 ここでは、おすすめのクラウド（オンライン）ストレージ5選を紹介します。以下を参考に、各ストレージの特徴を理解しましょう。 【Google Drive】Google製品と親和性の高いクラウドストレージ Google DriveはAndroidスマホとの相性が良いほか、Googleスプレッドシートといった関連ツールと連携しやすいサービスです。 ＜Google Driveの特徴＞ 強固なセキュリティ対策がされてる ドライブへのアクセスは暗号化されるうえに、共有されたファイルは、マルウェアやスパム、ランサムウェアなどが検出されないかチェックされます。 Googleが提供するソフトと連携しやすい Googleアカウントを持っていれば、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメント、Googleスライドといった関連したツールと簡単に連携できます。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ レイアウトを変更できる レイアウトをグリッドにするかリストにするか選べる機能があります。そのため、「文書を探すのか」「フォルダを探すのか」などの用途に合わせてレイアウトを変化させると、目的のファイルが見つかりやすいです。 編集履歴機能 Google Driveには、編集履歴を確認できる機能があります。そのため、「誰が、どのファイルをアップロードしたか」がわかるので、チームで作業するときにトラブルを防げます。 ＜Google Driveの注意点＞ データ削除設定に注意しなければならない 同期の設定によっては、PC内のフォルダにあるファイルを消すとGoogle Driveからも削除される恐れがあります。そのため、PC内の保管データと分けて整理したい場合は設定を見直しましょう。 ファイルが文字化けする ユーザーの口コミには「互換性の問題か格納した資料、特にパワーポイントの文字組みや文字化けが起きる点を改善することが出来ればと思います」といった声があります。（引用：ITreview） アクセス権の付与操作がわかりにくい 実際に利用しているユーザーからは「もっとアクセス権っていう分かりやすいメニューにして欲しいですね」といった声があります。（引用：ITreview） ＜Google Driveの料金体系＞ 以下は、他のGoogleサービスも利用できる「Google Workplace」の料金です。 個人向け（料金なし）：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月 Business Standard：1,900円/ユーザー/月 Business Plus：3,000円/ユーザー/月 Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【OneDrive】Microsoft製品と簡単に連携できるオンラインストレージ ＜OneDriveの特徴＞ ほかのMicrosoftツールと互換性が高い OneDrive上で、WordやExcelといったMicrosoftのツールと連携しやすく、ファイルを直接編集できます。 時間や場所を問わず利用できる Microsoftアカウントにすべての情報が紐づいており、スマホアプリも提供されているので時間や場所を問わずに使えます。 ＜OneDriveの機能・使用感＞ OneDriveから他アプリを開ける OneDrive上の「新規作成」をクリックすると、WordやExcelなどに直接アクセスができます。そのため、「わざわざWordでファイルを作成してから、OneDriveを開いて移動させる」という使い方をする必要がありません。 共有リンクが便利 ファイルを共有するリンクを簡単に発行でき、容量が大きなファイルを送りたいときに便利です。ただし、公開設定を間違えると、共有リンクを知っていれば誰でもアクセスできるようになるので注意しましょう。 ＜OneDriveの注意点＞ 外部ツールとの互換性は低い Microdoftのツールとのつながりが強い分、外部ツールとは連携しづらいデメリットがあります。 使い慣れるのが難しいと感じる可能性がある ユーザーの中には「利用方法を覚えることに少し時間がかかります。マニュアルなどががあると、容易に利用することができるためより良いと思いました」といった改善の声が見られます。（引用：ITreview） ＜OneDriveの料金体系＞ 以下は、一般法人向けの料金プランです。 OneDrive for Business (Plan 1)：749円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 OneDriveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Box】容量が無制限の大企業向けクラウドストレージ ＜Boxの特徴＞ 専用アプリを使えばオフライン編集ができる 「Box Sync」という専用アプリをPCにインストールしておけば、インターネットにつながっていない環境でも作業を進められます。 さまざまな業界が導入している ユーザー数が多く、全世界のあらゆる業種で利用事例があります。そのため、自社環境に近い事例を参考に運用を進められます。 ＜Boxの機能・使用感＞ 電子サイン機能 Businessプラン以上を利用することで、署名対象のドキュメントに対し電子サインの機能を数量無制限で使えます。 管理者による制御 管理者は、コンテンツが組織内でどのようにアクセス、共有されているかを監視することができます。そのため、管理者は、現場の状況の把握や指摘をより効率的に行えます。 ＜Boxの注意点＞ 1ファイルあたりのアップロード制限がある 無料プランでは、1ファイルあたり250MB以下のファイルしかアップロードできません。その他のプランでも、プランごとに1ファイルあたりの容量上限が定められています。 デバイス横断時に引き継がれない設定がある ユーザーからは「デバイスごとに細かい設定（フォルダアイコンの変更など）が引き継がれないことがあるので、そこは引き継げるようになると良い」という改善の声があります。（引用：ITreview） 日本語表記されない箇所がある ユーザーからは「日本語に切り替えているが、アイコンや表示もほとんどが英語である。これでは英語が苦手な者にとっては十分に使いこなすことはできないだろう」という意見があります。（引用：ITreview） ＜Boxの料金体系＞ Individual(~10GB)：0円 Business Starter(~100GB)：約637円/ユーザー/月（月払い） Personal Pro(~100GB)：約1,390円/月（月払い） Business(上限なし)：約2,085円/ユーザー/月 Business Plus(上限なし)：約3,474円/ユーザー/月（月払い） Enterprise(上限なし)：約4,864円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Plus：要問合せ Boxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】連携できる外部サービスが豊富なストレージサービス ＜Dropboxの特徴＞ セキュリティが豊富に備わっている 2段階認証やワンタイムパスワードなどの機能が揃っており、データを厳重に管理できます。 連携できる外部ツールが多い ZoomやSlack、Trelloなど、さまざまなツールと連携でき、ファイルをまとめやすくなっています。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ スターをつけて分類できる 特に重要なファイルには「スターをつける」設定ができます。そのため、優先度の高いファイルが埋もれて探しづらくなる事態を防げます。 ドロップ＆ペーストで操作できる ドロップ＆ペーストで直観的に操作ができます。ただし、DropboxはPCでの利用に特化しているため、スマホで使うと使いづらいと感じる場合もあります。 ＜Dropboxの注意点＞ 無料プランは利用できる容量が少ない 無料プランには2GBの容量制限があるので、ビジネスで利用する際には有料プランでの契約が必要になります。 ファイル共有時にパスワードが付与できない ユーザーの中には「ファイル共有する際にパスワードなどのセキュリティをつけれるとまた活用シーンは増えるのかなっと思います」という声がありました。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Bacic：0円 Plus：1,500円/月 Essentials：2,400円/月 Business：1,800円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問合せ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【firestorage】大容量ファイルを共有できるオンラインストレージ ＜firestorageの特徴＞ 手軽に始められる firestorageは、未登録でも気軽に利用できます。ただし、1ファイルの最大アップロードサイズ 2GBといった制限付きなので、注意が必要です。 高度なセキュリティを有している SSL通信による暗号化やプライバシーマーク取得などのセキュリティ対策が施されているため、情報漏洩を防止するのに役立ちます。 ＜firestorageの機能・使用感＞ メッセージ機能 メンバーがファイルをダウンロードする際に、メッセージを表示できる機能が備わっています。そのため、ファイルに関する必読して欲しい情報を伝えるのに便利です。 ファイル一覧機能 保存したファイルのファイル名、サムネイル、削除予定日、ファイルサイズ、状態（アイコンの説明参照）を一覧で確認することが出来ます。 ＜firestorageの注意点＞ ファイルの中身の確認に手間がかかる ユーザーの中には「保管しているファイルの中身を確認したい場合、一度ダウンロードしてからでなければファイルの中身を確認できない」という声がありました。（引用：SaaSLOG） 容量が大きいデータの保存ができない場合がある ユーザーの中には「容量が大きすぎるデータやファイルには対応出来ない為、保存出来なかったケースもあった」という声がありました。（引用：SaaSLOG） ＜firestorageの料金体系＞ 未登録会員：0円 無料会員：0円 ライト会員：1,037円/ユーザー/月 正会員：2,085円/ユーザー/月 firestorageの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞社内のExcel共有を活性化するクラウドストレージ ここでは、クラウドストレージツールの比較表を紹介します。以下を参考に、自社に合ったツールを選択しましょう。（左右にスクロール可能） ナレカン【一番おすすめ】 Google Drive OneDrive Box Dropbox firestorage 特徴 最も簡単にファイルデータの共有・管理ができるツール Google製品と容易に連携できるツール Microsoft製品と容易に連携できるツール 容量が無制限の大企業向けツール 連携できる外部サービスが豊富なツール 大容量ファイルを共有できるオンラインストレージ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【×】※ただし、Google Chatと連携すれば可 【×】※、ただし、Teamsと連携すれば可 【〇】 【〇】 【〇】 ファイル内検索 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 注意点 機能がシンプルなので、電子署名の機能はない データ削除設定に注意しなければならない 外部ツールとの互換性は低い アップロードできる容量に制限がある 無料プランは利用できる容量が少ない やや動作が重たい 料金 ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランは1人当たり月950円～ ・無料プランあり ・有料プランは1人当たり月749円～ ・無料プランあり ・有料プランは1人当たり月637円～ ・無料プランあり ・有料プランは1人当たり月1,500円～ ・無料プランあり ・有料プランは1人当たり月1,037円～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「OneDrive」の詳細はこちら 「box」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「firestorage」の詳細はこちら ビジネスでは、共有した資料をもとに、メンバーでやりとりするケースが多くあります。そのため、単純にファイルを管理・共有できるだけでなく「メッセージ機能」や「検索機能」も兼ね備えたクラウドツールが最適なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドストレージの3つのメリット クラウドストレージには、コストや業務の面でさまざまなメリットがあります。ここでは、代表的な3つのメリットをご紹介します。 （1）運用に手間がかからない クラウドストレージには、運用する上での負担がかからないというメリットがあります。 クラウドストレージを運用していく上で必要なクラウド管理や保守といった作業は、一般的にはクラウドストレージのベンダー（販売会社）が実施します。そのため、導入先の企業はシステムの管理に人員を割く必要がありません。 このように、クラウドストレージは、PCのローカルフォルダに保存する場合よりも格段に運用コストを削減できるのです。 （2）外出先でも利用できる クラウドストレージであれば、社外からでも簡単にデータへアクセスできます。 場所を問わず利用できるため、在宅勤務のような働き方にもマッチします。また、編集内容はすぐに反映・共有されるので、誰もが最新の情報にアクセスできるのです。 このように、クラウドストレージには、移動中や外出先であっても最新の資料を閲覧できるというメリットがあります。 （3）自動でバックアップをとれる クラウドストレージにはバックアップを自動で取る機能があるため、データの紛失を防げます。 ハードウェアの故障やUSBの紛失などが起こった場合、端末内に保存したデータを失いかねません。一方、クラウドストレージであればインターネット上にバックアップが残っており、外的要因に左右されづらいので、データを確実に守れます。 また、データを誤って削除してしまうなどの人的ミスが起きてもカバーできるため、運用を進めるにあたって非常に有用です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドストレージを選ぶときの3つの注意点 便利な面が多いクラウドストレージですが、データの管理においてはデメリットを感じる場合もあります。そのため、下記の点に留意しましょう。 （1）ファイル管理が面倒 クラウドストレージを使ったとしても、ファイル管理自体は煩雑になりがちです。 ファイル形式の情報は、一つひとつを開かなければ内容を確認できないためアクセス性が悪いのが難点です。また、ファイルが多くなると、どこにどの情報があるのか分からなくなり、結果として業務効率が下がる可能性もあります。 そこで、ファイル形式ではない情報共有ツールでファイルを管理すれば、関連情報をまとめて管理できるので、必要な資料が見つかりやすくなるのです。また、高度な検索機能も備えていれば、細かい情報でもすぐに見つけることができます。 したがって、「欲しいファイルがすぐに見つかる環境を整えたい」という方は、情報共有ツールを選択しましょう。 （2）容量や保存期間が制限される場合がある ツールによっては、アップロードできる容量やファイルの保存期間が限定されているものがあります。 クラウドストレージは、一般的にプランごとに保存できるストレージ容量が決まっていて、「容量のみの追加」ができないものもあります。また、保存期間が過ぎるとファイルが自動的に削除される仕様の場合、気づかないうちに重要な資料が消失しかねません。 このように「扱う資料が増えて、容量上限に達してしまった」「重要なデータが消えてしまう」という事態を防ぐためにも、ツール選定では容量や保存期間を必ず確認しましょう。 （3）カスタマイズができない ほとんどのクラウドストレージでは、利用者による高度なカスタマイズができません。 クラウドストレージの導入は、ベンダーが提供するサービスを利用することが前提となります。したがって、自社に合わせたカスタマイズはできないサービスが多く、対応可能な場合でも高額な追加費用が必要となります。 そのため、「ナレカン」のような、”専属の担当者による導入・運用のサポート”が備わっているツールを選びましょう。自社に合った運用方法を一緒に考えるので、ストレスなく運用するのに役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料から使えるおすすめクラウドストレージ5選まとめ ここまで、おすすめのクラウドストレージや選び方、メリットなどをご紹介しました。 クラウドストレージには大容量ファイルを保管できるメリットがある一方で、管理が面倒な点に注意しなければなりません。そこで、情報共有ツールを活用すれば、ファイルと関連情報をまとめて管理できるので、必要な資料が見つかりやすくなるのです。 ただし、高機能なツールの場合、従業員が使いこなせず導入後現場に定着しない恐れがあります。そのため、情報共有ツールは「使いやすいもの」を選択しましょう。 結論、選択すべきなのは、大企業でも全社員が使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール「ナレカン」一択です。ファイル共有だけでなく”社内掲示板”や”議事録”作成の用途でも使えるので、業務のあらゆる場面で活用できます。 ぜひ「ナレカン」でファイルを管理して、必要な資料がすぐに見つかる環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

ビジネスのさまざまな場面で、売買や賃貸借、雇用などの「契約書」が交わされます。想定外の出来事が起きたときには、契約書が自社の権利の裏付けとなるため、適切に保管しなければなりません。 しかし、「従来の契約書をファイリングするやり方は非効率的だと感じる」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、契約書をファイル管理するときの注意点と解消法を中心にご紹介します。 契約書をきれいに整理したいが、何からすべきか悩んでいる 契約書をファイル管理する方法をわかりやすく教えて欲しい 契約書を取り出しやすく、一元管理できる方法を模索している という担当者の方はこの記事を参考にすると、適切な契約書の管理方法が分かるので、ファイル管理する煩わしさの解消につながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 契約書類のファイル管理が必要な理由2 契約書類のファイル整理手順2.1 ステップ1. 原本をファイリングする2.2 ステップ2. エクセルで管理台帳を作成する3 契約書類をファイリングするポイント3.1 書類をそのままの状態で保管する3.2 鍵付きの場所に保管する4 契約書類ファイルを保管するときの3つの注意点4.1 （1）時間を確保する必要がある4.2 （2）エクセルの運用が面倒4.3 （3）保管場所が必要となる5 【おすすめ】契約書のファイルをスムーズに保管する方法とは5.1 契約書の保管を効率化するツール「ナレカン」6 契約書の管理に使えるITツールの選定ポイント3選6.1 （1）欲しい情報がすぐに見つかるか6.2 （2）情報共有しやすいか6.3 （3）高セキュリティか7 契約書をファイル管理する方法まとめ 契約書類のファイル管理が必要な理由 契約書を正しく管理すべき理由は、必要なときにすぐに確認できるようにするためです。 たとえば、契約書の保管を個人や部署のやり方に任せると、他の社員は契約書の場所がわからず、探す手間がかかります。その結果、必要な契約書をすぐに確認できずに、契約更新を見逃したり解約の手続きが遅れたりする事態が起きてしまうのです。 以上のように、契約書を探し出せずに対応が遅れてしまうとトラブルに発展しかねないので、契約書類は適切に管理しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 契約書類のファイル整理手順 ここでは、契約書をファイル管理する方法を紹介します。契約書をファイル管理している企業では、以下のように「原本のファイリング」「顧客台帳の作成」の2つに作業を分担しているケースも少なくありません。 ステップ1. 原本をファイリングする まずは、契約書の原本を、種類ごとに分類してファイリングしましょう。契約書の分類には、以下の5つが挙げられます。 分類方法 詳細 名称別 契約先の名前や地区名、商品名など、名称ごとに分類する。 サービス別 自社で展開するサービスや製品ごとに分類する。 部署別 各契約書の担当部署ごとに分類する。 案件別 案件ごとに関連する契約書をまとめて分類する。 数字別 契約を結んだ日付ごと（月別、年別など）に分類する。 企業ではさまざまな契約を取り交わすので「どこに、何が保存されているか分からない」という管理では、必要なときにアクセスすることができません。そのため、契約書を必要とする担当者がすぐに見つけられるように、ルールを統一しましょう。 ステップ2. エクセルで管理台帳を作成する 契約書原本のファイリングとは別に、エクセルで管理台帳を作成しましょう。 契約書の管理台帳とは、上記のように、「契約内容」「締結先の会社名」「締結日」などの基本情報をまとめた一覧表です。管理台帳があれば、わざわざ契約書を確認せずに概要を把握できます。 また、エクセルのマクロや関数を活用すれば、分析やレポートなどを組み込むことも可能です。ただし、ファイル名などを工夫しないと検索しづらかったり、過去のファイルに埋もれたりして、探すのに時間がかかる点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 契約書類をファイリングするポイント ここからは、契約書類をファイリングするときのポイントを紹介します。以下の2つは特に意識しましょう。 書類をそのままの状態で保管する 契約書類をファイリングするときは、書類をそのままの状態で保管すべきです。 原則として、紙の契約書は原本のまま保管することが義務付けられています。しかし、パンチで穴を開けたり汚したりすると、押印箇所や文章の一部が欠落してしまう恐れがあるため注意が必要です。 したがって、契約書類は保管期限まで直射日光の当たらない、適切な環境で保存することを心がけましょう。 鍵付きの場所に保管する 契約書類をファイリングするときは、鍵付きの場所に保管しましょう。 契約書は、自社の権利の主張に必要であり、裁判においても証拠として扱われる重要な書類です。そのため、書類内容の改ざんや持ち出しが発生しないように、対策しなければなりません。 とくに、誰でも閲覧できてしまう場所に保管すると安全性に欠けるため、施錠可能な部屋か棚で管理すべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 契約書類ファイルを保管するときの3つの注意点 ここでは、契約書類ファイルを管理するときの3つの注意点をご紹介します。紙の契約書には管理における以下のようなデメリットがあります。 （1）時間を確保する必要がある 1つ目の注意点は、ファイリングする時間を確保しなければならない点です。 契約書を手作業でファイリングする作業には、手間と時間がかかります。また、分類場所を間違えたり、あとから探す際に時間がかかったりする恐れもあるのです。 以上のように、紙書類のファイリングには時間がかかり、結果としてほかの業務時間を削らなければならないのです。 （2）エクセルの運用が面倒 2つ目の注意点は、エクセルの管理台帳を運用するのが面倒なことです。 紙の契約書をファイル管理する場合は、契約書を探しやすくするための管理台帳をエクセルで作成することが多いです。しかし、エクセルで管理台帳を作成すると、ファイルが増えていくにつれて管理が煩雑化していきます。 加えて、管理台帳はは、契約が交わされるたびに更新しなければなりません。以上のように、エクセルの管理台帳を運用するのには手間がかかるため、次第に形骸化していくリスクがあるのです、 （3）保管場所が必要となる 3つ目の注意点は、保管場所が必要となる点です。 紙の書類は、保管場所が必要となり、書類の量によっては多くのスペースをとります。また、大企業であれば大量の書類を保管するために、より広いスペースを用意しなければなりません。 結果、より多くの賃料を払ったり、外部倉庫と契約したりしなければならず、コストが増加するのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【おすすめ】契約書のファイルをスムーズに保管する方法とは 以下では、契約書のファイルをスムーズに保管する方法を紹介します。 契約書を管理するにあたり、「原本のファイリング」と「エクセルでの管理台帳の作成」の2つに作業を分担して管理する企業も少なくなりません。しかし、「欲しい情報がすぐに見つからない」「情報を共有するのに手間がかかる」などの課題も挙げられます。 以上のような課題を解消するには、「契約書のデータを簡単に一元管理できるITツール」の活用が最適です。とくに、「高精度の検索機能」が備わったツールなら細かい情報にまでヒットするので、情報を探す手間と時間がかかりません。 結論、契約書の管理に最適なのは、契約書ファイルを一元管理でき、リアルタイムで社内に共有できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に添付したファイルは任意のメンバーにのみ共有できるうえ、「フォルダ」で整理すれば、大量の契約書を管理していても入り乱れる心配がありません。さらに、ナレカンは会話形式で検索できるので、デジタル管理に不慣れなメンバーでも該当の文書をすぐに見つけられます。 契約書の保管を効率化するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンでファイル整理する方法＞ 以下では、ナレカンのファイル管理に使える「タグ機能」や「ファイル内検索」をご紹介します。 上記のように、「記事」ごとに自由にタグを設定し、検索時に絞り込みもできます。具体的には、マニュアル・議事録・契約書などのタグ分けをしておくと「フォルダ」よりも手軽に種類別で分類可能です。 また、添付したファイルや画像内のテキストも検索可能な「ファイル内検索」で目的の情報を素早く見つけられます。ナレカンの検索機能は高精度なうえ、さまざまな絞り込み方ができるため、社内情報を一元管理しても情報が埋もれずヒットしやすいです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 契約書の管理に使えるITツールの選定ポイント3選 以下では、契約書のファイル管理に活用するITツールの選定ポイントをご紹介します。紙で契約書を管理することに課題を感じている場合は必見です。 （1）欲しい情報がすぐに見つかるか 1つ目のポイントは、欲しい情報がすぐに見つかるかという点です。 契約書は、取引先と契約を締結した証拠としてだけでなく、支払いや解約、契約内容の変更などのあらゆる場面で求められます。しかし、ファイルやPDFによる管理では、都度開いて確認しなければなりません。 そのため、契約書の管理に活用するITツールは「ファイル内まで検索できるサービス」を選びましょう。 （2）情報共有しやすいか 2つ目のポイントは、情報共有しやすい仕組みで管理されているかという点です。 契約締結や契約内容変更などの情報を社内に知らせるときは、情報共有のしやすさが重要です。しかし、PDFファイルをメールやチャットツールで共有すると、ほかのメッセージなどで流れてしまい、社員全員に周知させることが困難です。 一方、「ナレカン」を導入すれば「契約書をいつでも確認でき、簡単に共有できる仕組み」を構築できるので、全体への周知もスムーズになります。 （3）高セキュリティか 3つ目に、情報を安全に管理できるかも考慮すべきポイントです。 契約書は、当事者間での契約が成立した証拠として作成される文書です。そのため、万が一紛失したり、流出したりしてしまうとトラブルの原因になりかねません。 とくに、大企業の場合は機密文書を取り扱うことも多いため、ISO27001などの「国際規格認証のセキュリティを備えたツール」を導入しましょう。また、関係者のみにフォルダのアクセス権を制限できる機能もあると、むやみに情報が露出する心配がありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 契約書をファイル管理する方法まとめ ここまで、契約書をファイル管理する方法を中心にご紹介しました。 契約書をファイル管理するには、原本をファイリングするだけでなく、管理台帳をエクセルで作成する必要があります。しかし、紙やエクセルでの管理では欲しい情報をピンポイントで探し出せないうえ、共有するのに手間がかかります。 そのため、「契約書をテーマ別に分類できるツール」で視認性高く管理すべきです。また、目的の情報に素早くアクセスできるように「検索性はいいか」も確認し、必要時に活用しやすい仕組みを整えましょう。 したがって、自社が導入すべきなのは、契約書ファイルを簡単に管理・共有ができ、必要な情報をすぐに探し出せる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、契約書の管理・共有の効率化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

紙の書類を整理せずにいると「欲しい情報がどこにあるのか分からない」という問題が起こりやすくなります。そのため、書類の種類や内容ごとにファイルを管理しなければなりません。 しかし、「書類を見つけやすくする最適な整理方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、紙書類をファイル管理するやり方やデメリットを中心にご紹介します。 紙のファイルを上手く管理する方法・コツを知りたい 紙の書類やファイルを整理するアイデアを参考にしたい ファイル管理を効率的にする方法を探している という方はこの記事を参考にすると、社内の情報を分かりやすく管理する方法が分かり、情報へのアクセス性を高められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【5ステップ】上手な書類管理・ファイリングの仕方1.1 ステップ1｜不要な書類を処分する1.2 ステップ2｜書類を分別する1.3 ステップ3｜インデックスを使う1.4 ステップ4｜適切なファイル・置き場所を決める2 【おすすめ】紙ファイルの保存・書類管理の方法3選2.1 バーチカルファイリング2.2 簿冊式ファイリング2.3 レターケース3 紙で文書管理するデメリットとは3.1 （1）管理コストがかかる3.2 （2）保存に手間がかかる3.3 （3）情報がすぐに見つからない3.4 （4）情報を共有する手間がかかる3.5 （5）情報漏洩のリスクが高まる4 【これで解決】ファイリングのデメリットを解消する方法4.1 誰でも簡単に情報を管理・共有できるツール「ナレカン」5 【会社向け】書類整理のアイデア3選5.1 （1）共同管理にする5.2 （2）収納用品を活用する5.3 （3）デジタル化する【一番おすすめ】6 ファイル管理を紙からデジタルにするときのコツ7 紙書類のファイル管理のやり方やデメリットまとめ 【5ステップ】上手な書類管理・ファイリングの仕方 まずは、会社の書類整理に役立つファイリングの基本的なやり方を紹介します。手順だけでなく押さえておくべきポイントも紹介しているので、紙書類を取り扱う企業の方や事務職の方は必見です。 ステップ1｜不要な書類を処分する まずは、不要な書類を洗い出して処分し、デスク回りをきれいにしましょう。 デスク回りが整理されていると「必要なものをすぐに取り出せる」「余計なものが視界に入らないので集中できる」などの業務効率を高める効果があります。さらに、周囲から「几帳面な人」という印象を抱かれやすく、信頼へとつながることもあるのです。 一方、不要な書類がデスクに置いてある状態では、必要な書類がすぐに見つからないうえに、紛失するリスクも高くなります。そのため、不要な書類はこまめに処分しておき「必要な書類がすぐに見つからない状態」を回避しましょう。 ステップ2｜書類を分別する 次に、必要な書類を「使用頻度別・月別・案件別」などのカテゴリーで分別しましょう。 たとえば、書類を使用頻度別に分ければ、必要なものだけをデスクの近くに収納できるので、仕事がしやすいオフィスになります。また経費などの書類は、月別に分別すれば、経費計算が合わなかった月の書類をすぐに確認可能です。 以上のように、書類を適切に分別すれば、業務効率の改善につながるのです。 ステップ3｜インデックスを使う 次に、分別した書類をファイルに収納してインデックス（見出し）をつけましょう。 このとき、可能な限り資料を探しやすくなるように、ファイル名だけでなく件名・部署名・年度などを記入しておくことがおすすめです。 インデックスがなければ、外から見ると「どのファイルに、何の書類を収納したか」が分からず、一つひとつ目を通していかなければなりません。したがって、一目で見分けるための工夫としてインデックスが役立つのです。 ステップ4｜適切なファイル・置き場所を決める 最後に、インデックスをつけた書類を適切なファイルに入れ、置く場所を決めましょう。 書類の収納には、書類内容に合ったファイルを使うことで、管理している情報が見やすくなります。たとえば、経費などの月別の書類を管理するときは、前月と比較しやすいように「1枚ずつめくれる簿冊式のファイル」に入れるのがおすすめです。 とはいえ、手作業で仕分けるのは時間がかかるうえ、ミスも生じやすいです。そこで、「ナレカン」のようなITツールで紙書類をデータ化して管理すれば、上記のような手順を踏まずとも簡単に整理できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【おすすめ】紙ファイルの保存・書類管理の方法3選 以下では、使用される頻度の高いファイリングの方法を3つ紹介します。それぞれのメリット・デメリットも解説しているため、比較して検討しましょう。 バーチカルファイリング バーチカルファイリングとは、フォルダに書類を挟み、垂直に立てて管理する方法です。利用するメリット・デメリットは以下の点にあります。 このように、バーチカルファイリングは「ファイリングの優先度の低い書類」や「作成頻度は高いが見直す頻度は低い書類」を管理する場合などに向いています。 簿冊式ファイリング 簿冊式ファイリングとは、バインダーなど背表紙があるファイルに書類をとじて、書棚に並べて管理する方法です。利用するメリット・デメリットは以下の点にあります。 したがって、簿冊式ファイリングは「複数ページの確認が必要な書類」や「頻繁に持ち運びする書類」を管理する場合に向いています。 レターケース レターケースによるファイリングとは、トレーや引き出しに書類を収納する方法です。利用するメリット・デメリットは以下の点にあります。 このように、レターケースは提案書や契約書といった「枚数の多く、同じことが記載されている書類」を管理する場合に向いています。 仮に、レターケースで書類を管理する場合は、種類ごとにクリアファイルで分けたり、取り出す頻度が高い順番に整理したりしておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙で文書管理するデメリットとは ここでは、紙書類をファイル管理するデメリットについて解説します。以下の課題が自社にも当てはまるかを確認して、今後の管理方法を見直しましょう。 （1）管理コストがかかる 1つ目の課題は、管理コストがかかる点です。 オフィスに書類を保管しきれなくなれば収納庫を購入したり、外部の保管収納サービスを使ったりする必要があり、余計な費用がかかります。一方で、ファイルを置くキャビネットが占有しているスペースが空けば、オフィスを有効活用できるようになるのです。 以上のように、紙の書類は整理する手間がかかるだけではありません。書類の量が増えるほど、保管スペースを確保しなければならず、余計なコストがかかってしまう点に注意しましょう。 （2）保存に手間がかかる 2つ目の課題は、保存に手間がかかる点です。 紙の書類は適切に保管しなければ、すぐに劣化してしまいます。重要な書類を劣化から守るためには、「室温18-22度、湿度55-65％の通気性が良く暗い部屋で、書類からクリップ、テープ類、ホッチキスを取りはずした状態」で保管しなければなりません。 このように、紙書類を長持ちさせるためには、細かな注意を払って管理する必要があるのです。 （3）情報がすぐに見つからない 3つ目の課題として、情報がすぐに見つからないことが挙げられます。 ファイルやインデックスに記載する情報には限りがあるため、書類の詳細を知りたい場合は、ファイルの中身を一枚一枚確認しなければなりません。とくに、大量の資料を管理している大企業では、情報を探し出すだけで時間と手間がかかってしまいます。 また、ファイル管理は属人化しやすく「どこに、どの情報があるか」の引き継ぎが十分でなければ、ファイルの行方すら分からなくなります。そのため、本来の業務を圧迫しないように、目的の情報がすぐに見つかる仕組みづくりが不可欠です。 （4）情報を共有する手間がかかる 4つ目の課題は、情報を共有するのに手間がかかる点です。 紙書類をチームで共有する場合、人数分コピーした上で一人ひとりに配らなければならず面倒です。また、データをPDF化してメールで共有する方法もありますが、メンバー全員の宛先を設定する手間がかかります。 加えて、紙やメールではスムーズな共有ができず、テレワークを導入している企業には適していません。そのため、一つのツールに直接情報を書き込んで、そのまま任意のメンバーに共有できる「ナレカン」を使えば、資料のやり取りも容易になります。 （5）情報漏洩のリスクが高まる 5つ目は、情報漏洩のリスクが高まる点です。 企業で扱う文書には顧客の個人情報や従業員のデータ、その他社外秘の情報など、機密性の高い情報が多く記載されています。これらを紙で管理していると、紛失や持ち出しが発生しやすくなり、情報漏洩につながるのです。 また一度情報漏洩が発生すると、企業全体の信頼を失ってしまいます。そのため、紙の文書の使用時には保管場所や保管方法を徹底する必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】ファイリングのデメリットを解消する方法 ここでは、ファイリングのデメリットを解決する方法を紹介します。 ファイルで紙書類を整理しても、結局は書類を探したり共有したりするのに手間がかかってしまい、業務効率は改善されません。そのため、非効率的な紙文書のファイル管理から脱却して、ITツールの導入による書類管理のデジタル化を進めましょう。 しかし、ITツールでも書類をフォルダ分けしづらいと、管理が煩雑になり意味がないため、「テーマごとに整理しやすいか」を確認しましょう。また、ファイル量が多いと目的の情報がすぐに見つからないので「高精度の検索機能」も備わっているツールを選ぶべきです。 結論、社内の情報管理には、社内情報をフォルダに分けて整理でき、充実した検索機能で欲しいファイルに即アクセスできる「ナレカン」が必須です。 ナレカンでは、「記事」に書き込んだ情報をテーマごとに「フォルダ」に分けて整理できるうえ、超高精度の検索機能によって情報に即アクセス可能です。また、紙の書類は画像にして添付すれば、生成AIが要約して抽出してくれるため、デジタル化への移行も容易にできます。 誰でも簡単に情報を管理・共有できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの画像要約機能＞ 以下は、ファイル管理ツール「ナレカン」で使える「画像要約機能」になります。 上記のように、ナレカンの「記事」に画像を添付すると、グラフも含めた情報を要約してテキスト化してくれます。そのため、都度ファイルを開かずとも、要点を把握できるようになり便利です。 また、要約した情報は任意のメンバーに即公開できるので、情報共有・内容確認がともにスピーディに完了します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【会社向け】書類整理のアイデア3選 ここでは、書類整理に役立つアイデアを3つご紹介します。書類が散在して手を付けられない方は参考にしてください。 （1）共同管理にする 1つ目のアイデアは、個人的な書類以外は共有して管理する方法です。 収納スペースには限りがあるため、同一の書類を個人がそれぞれ保有しているより、一つの書類を複数で管理にした方が書類の量の把握と調節がしやすいです。また、新しい情報や変更部分の共有が簡単になり、引継ぎをするときにも役立ちます。 そのため、「収納スペースを縮小したい」「スムーズに書類の共有をしたい」という方におすすめの方法です。 （2）収納用品を活用する 2つ目のアイデアは、収納用品を活用する方法です。 基本的によく使う資料は立てて収納するべきです。このとき、「見出し付きのクリアフォルダー」または「クリアファイルにインデックスをつけたもの」をファイルボックスに入れて収納すると、まとまりが出て整理しやすくなります。 以上のように、収納用品の活用は他のアイデアに比べて手軽に始められる点がメリットです。しかし、個人のデスクは整理されても会社全体の書類整理を実施するのは難しいため、いずれはデータ化や共有管理の方法も検討しましょう。 （3）デジタル化する【一番おすすめ】 3つ目のアイデアは、紙で保存が必要な書類以外はデジタル管理する方法です。 書類をデジタル化すれば、オフィスの保管場所を縮小できるうえ、必要なときに素早く書類の確認が可能です。また、情報のアクセス権やダウンロードの可否に制限をかけておけば、書類の紛失や情報漏洩のリスクも軽減できます。 このように、仕事の効率化やセキュリティの問題を考えると、書類は電子化して管理するのが最適です。とくに、「フォルダ」ごとにアクセス権を設定可能な「ナレカン」なら大企業でも安全に使えるセキュリティを確保できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル管理を紙からデジタルにするときのコツ ファイルをデジタル化して管理する時には、ツールを導入する必要があります。以下では、ツールの選定方法・ポイントについて説明します。 誰でも使いやすいか 機能の数が多かったり、操作性が複雑だったりすると、ITスキルが低い従業員は使いこなせません。結果、ツールの浸透に時間がかかり、ツール自体が形骸化してしまうため、「シンプルな操作性」であることが重要なのです。 セキュリティは十分保護されているか 企業では、多くの個人情報や社外秘の情報を取り扱うため、情報漏洩には十分注意が必要です。そのため、アクセス権の制限や情報セキュリティ規格「ISO27001(ISMS)」を取得しているセキュリティの高いツールを選ぶようにしましょう。 検索機能があるか 単にファイルを保管するだけのツールでは後からファイルの内容の振り返りができません。ファイルの中身や社内用語までが検索にヒットしたり、AIを用いた検索で簡単に情報が見つかったりするツールだと、ファイル管理がより効率的になります。 以上3点のポイントを意識して、導入するツールを選択するようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙書類のファイル管理のやり方やデメリットまとめ ここまで、紙書類のファイル管理のやり方やデメリットを中心にご紹介しました。紙書類の管理をスムーズにするには、ファイル内容の整理や、使用頻度・内容に合わせて適切な方法を取ることが重要です。 ただし、そもそも紙の書類ではほかの資料と混ざりやすく、欲しい情報を見つけるのに時間がかかってしまいます。そのため、書類運用を効率化するにはアナログ管理から脱却し、ITツールを利用したデジタル管理に移行するべきです。 とくに、「検索性の高いITツール」を使えば、目的のファイルがすぐに見つけられるので、情報確認のスピードが上がります。加えて、専任の担当者が導入支援をしてくれるサポートがあると、デジタル管理に不慣れな社員でも安心して導入できるのです。 したがって、自社が導入すべきなのは、デジタル化が初めてでも直感的にファイル管理できるうえ、欲しい情報がすぐに見つかるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、非効率的なファイル管理から脱却しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

日々仕事をしていると、企画書や議事録などのファイルは次々と増えていきます。そこで、ファイルを管理するために「エクセル（Excel）」を使うこともあるのです。 しかし、エクセルは使い始めるハードルが低いものの、「エクセルでファイル管理する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、エクセルでファイル管理する方法やテンプレートを中心にご紹介します。 ファイルの保存場所が分からなくなる管理方法をやめたい エクセルで上手くファイル管理する方法を知りたい 簡単かつ効率的に情報管理できるツールがあれば使いたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、ファイルを上手く管理する方法が分かり、業務効率を高められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 エクセルでファイル管理する3つの方法1.1 （1）ファイル管理のルールを決める1.2 （2）ファイル管理表を作成する1.3 （3）バージョンを管理する2 エクセル管理に使える！データ管理表のテンプレート3 エクセルをやめたい？エクセルでファイル管理するデメリット3.1 （1）管理が属人化する3.2 （2）中身を確認できない3.3 （3）階層管理できない4 【必見】最も簡単に社内の情報を管理する方法とは4.1 エクセルよりも効率的に情報管理できるツール「ナレカン」5 エクセルでファイル管理するやり方まとめ エクセルでファイル管理する3つの方法 ここでは、エクセルでファイル管理をする方法をご紹介します。以下を参考に、エクセルで実際に管理するイメージを掴みましょう。 （1）ファイル管理のルールを決める はじめに、エクセルでファイル管理をするうえでのルールを定めましょう。 ファイル名の記載方法を統一すると、ファイルの内容を把握しやすくなるうえ、後からの検索も容易です。たとえば、「番号_ファイルの中身の概要」といったように記載ルールを決めると、タイトル順（昇順・降順）で見やすい状態で並び替えができます。 したがって、エクセルでファイル管理するうえでは、あらかじめファイル名などに関するルールを明確にして、全体に共有しましょう。 （2）ファイル管理表を作成する ファイル管理表を作ると、ファイルの保存場所をすぐに確認できます。 ファイルの作成日や保管されているフォルダ名、階層をまとめた表を作ると「どこに・どのファイルがあるか」が一目で確認できます。また、「アクセス日が反映される関数」などを使うと、自動で情報が入力されて便利です。 ただし、関数を使うと、ITに詳しくない社員がうまく編集できない可能性があるので注意しましょう。 （3）バージョンを管理する ファイルを更新したら、その都度バージョン管理しましょう。 同じファイルを複数人で共有すると、元のファイルのほかに「元のファイルのコピー」「Aさんが修正したファイル」など、次々とファイルが増えていきます。そのため、常に最新のファイルがどれかが把握できるように、バージョン管理を徹底しましょう。 ただし、それでは「ファイルが増えていく」という根本的な問題は解決されません。一方、編集履歴が自動で保存され、かつ必要に応じて復元できる「ナレカン」であれば、ファイル数を増やすことなく情報を更新していけるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エクセル管理に使える！データ管理表のテンプレート こちらは、エクセルで使えるデータ管理表のテンプレートです。 ファイル名や保存場所はもちろん、部署や概要などの入力欄があるため、ファイルの内容を一目で確認できます。ただし、最終更新日などの記入欄はないため、用途に合わせてカスタマイズする必要がある点に注意しましょう。 [文書]テンプレートの無料ダウンロードのテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エクセルをやめたい？エクセルでファイル管理するデメリット ここでは、エクセルでファイル管理をするデメリットをご紹介します。以下のデメリットを踏まえたうえで、エクセルでファイル管理するか否か判断しましょう。 （1）管理が属人化する 1つ目のデメリットは、ファイルの管理が属人化することです。 エクセルで関数やマクロを使って管理すると、ITに詳しくない社員が操作できず、管理作業が属人化しやすいです。また、ファイルをデバイス本体に保存してしまい、ほかのメンバーに共有されないケースもあります。 以上のように、エクセルでファイル管理すると作業が属人化して、メンバーの退職時などに業務が滞るリスクが高いです。 （2）中身を確認できない 2つ目のデメリットは、ファイルの中身を一目で確認できないことです。 エクセルでは、ファイル名と保存先しか一覧で表示されないため、開くまで内容を把握できません。たとえば、エクセルでバージョン管理をしている場合、「このバージョンはどのような変更を加えたものか」が開くまで分からないのです。 このように、ファイルの中身を一目で確認できないと、必要な情報を見つけるのに時間がかかります。 （3）階層管理できない 3つ目のデメリットは、階層管理ができない点です。 ファイルを一カ所にまとめて管理するうえで、フォルダのような階層構造は欠かせません。「親フォルダ＞子フォルダ＞孫フォルダ…」というように階層的に管理することで、ファイル同士の関係性が明確になり、情報の検索性を高めることにつながります。 しかし、エクセルには、シートを階層化する機能は備わっていません。そのため、エクセルでファイル管理をする場合、1つのシート上に情報が密集してしまい、ファイル管理が入り乱れてしまう点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】最も簡単に社内の情報を管理する方法とは 以下では、最も簡単に社内の情報を管理する方法をご紹介します。 エクセルでファイル管理すると、ルールの徹底やバージョン管理などの手間がかかるうえ、管理作業が属人化しやすいです。また、目的の情報を見つけるためには、わざわざファイルを開いて中身を確認しなければならず時間がかかります。 したがって、社内情報を上手く管理するには「情報を簡単に整理・共有できるツール」を導入すべきです。ただし、多機能なツールは操作が複雑で社内に浸透しないので、社員のITスキルにばらつきがある大企業では「シンプルな操作性」のツールを選びましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、「記事」と「フォルダ」のシンプルな構造で情報を管理できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に1つずつファイルを添付し、部署や業務ごとに「フォルダ」を階層化していく管理方法であれば、管理表がなくても必要なファイルがすぐに見つかります。また、「添付ファイル内検索」も可能なので、欲しい情報を的確に探し出せるのです。 エクセルよりも効率的に情報管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エクセルでファイル管理するやり方まとめ ここまで、エクセルでファイルを管理する方法やデメリットを中心にご紹介しました。 エクセルでファイル管理するには、ファイル名の工夫やバージョン管理を徹底しなければならず手間がかかります。また、複雑な関数やマクロを使ったり、デバイス本体にファイルを保存したりすると、管理作業が属人化しやすいです。 それゆえ、ファイル管理にはエクセルではなく、「情報をスムーズに管理・共有できるツール」を使いましょう。ただし、多機能なツールは使いこなすのが難しく、結果的に情報管理の属人化を防げません。 結論、自社が導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、誰でも簡単に情報管理できる「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、社内の情報管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

パソコン内のデータ整理が手つかずになっていると、次第にファイルが煩雑化して必要な情報にたどり着けなくなるうえ、保存容量を埋めてしまいます。そのため、日ごろからファイルは整理して、使いやすい状態にしておかなければなりません。 しかし、「パソコンでファイルを上手く整理できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、パソコンでファイルを整理する方法やコツを中心にご紹介します。 パソコンのファイル整理が上手くできず悩んでいる ファイル・フォルダを上手く整理するコツを把握して活用したい パソコンのファイル整理が簡単にできるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、初心者の方でも簡単にファイル整理できる方法が分かり、すぐに情報が見つからないストレスを解消できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 パソコンのファイル整理をする重要性とは2 初心者必見！windowsパソコンのファイル整理方法2.1 フォルダ編2.2 デスクトップ編3 パソコンのファイルを上手く整理する4つのコツ3.1 （1）ファイル・フォルダ名のルールを決める3.2 （2）フォルダマップを作成する3.3 （3）データを整理してから移動させる3.4 （4）適切な保存場所で保管する4 【必見】仕事におけるファイル整理に最適なツール4.1 最も簡単にファイルを見やすく整理できるツール「ナレカン」4.2 【見本】ナレカンでファイル整理する方法5 ファイルが整理された状態を保つポイント6 比較表｜パソコン内のファイル整理に役立つソフト4選7 パソコンのファイル整理のやり方まとめ パソコンのファイル整理をする重要性とは パソコンのファイル整理は、業務を円滑に進めるうえで重要です。 仕事で使うパソコン内が整頓されていないと、以下のような業務リスクを引き起こす可能性が高まります。 業務で必要なファイルが見つからない 不要なファイルを削除しないまま放置すると、ファイル量が増えてしまい、必要な情報を探すのに時間がかかります。 誤ったファイルを共有する ファイルのバージョン管理が煩雑になったり、似た名前のファイルが乱立したりして、誤ったファイルを共有してしまう恐れがあります。 パソコンの動作が重くなる ファイル量が増えて、パソコン本体の容量を占めると動作が重くなります。操作性が落ちればすばやく作業を進められず、業務を効率的に進められません。 このように、ファイルの整理不足は業務が円滑に進まない要因となります。したがって、整理方法を把握して、日ごろからファイルを正しく管理することが不可欠です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 初心者必見！windowsパソコンのファイル整理方法 以下では、Windowsパソコンのファイル整理方法をご紹介します。「ファイル整理ができず、目的のファイルを探すのに時間がかかる」という方は必見です。 フォルダ編 パソコン内のフォルダでファイルを整理するときは、以下の手順を踏みましょう。 ファイル名を統一を統一する ここでは、「ファイルの内容_日付」といったようにファイル名を付けます。 フォルダを作成する フォルダは以下のように階層分けすると便利です。 ファイルを移動する 最後に、作成したフォルダのテーマに沿ってファイルを移動します。 以上のステップで、ファイルをフォルダで分類して見やすく整理できます。 デスクトップ編 パソコン内のデスクトップでファイルを整理するときは、以下の点を意識しましょう。 デスクトップにはファイルを置きすぎない デスクトップには、必要最低限のファイルのみ置くようにしましょう。 複数のファイルをデスクトップ上で管理すると、視覚的に煩雑になり目的の情報を探しづらくなります。また、デスクトップのアイコンが多いと動作が重くなる恐れもあり、業務効率が下がる原因となるのです。 そのため、デスクトップのファイルは定期的に整理しましょう。「アイコンを置くのは2列まで」などの保管ルールを定めると、不要なファイルに気づきやすくなります。 ショートカットを活用する ショートカットを活用すれば、必要な情報へすぐにアクセスできます。 ショートカットとは、設定した画面にワンクリックで飛べるように設定することです。Windows11では、該当のファイルを右クリックして、 [その他のオプションを確認] → [ショートカットの作成] でショートカットアイコンを作れます。 ただし、ショートカットを作成しすぎるとアイコンが増えて管理が煩雑になるため、ショートカットは毎日の業務で使うファイルにのみ設定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パソコンのファイルを上手く整理する4つのコツ 以下では、パソコンのファイルを上手く整理する4つのコツをご紹介します。以下を参考に、煩雑なファイル管理から脱却しましょう。 （1）ファイル・フォルダ名のルールを決める まずは、ファイルやフォルダに名前を付けるときのルールを決めます。 ファイル名が統一されていないと、「検索をかけてもヒットしない」「同じ内容のファイルが複数ある」といった事態になりかねません。そのため、事前に「20220831_ナレカン第一工業_v1」のように日付でファイル名を記載する、などのルールを決めておくと検索しやすいです。 また、Windowsパソコンのエクスプローラーを活用する場合は、ファイル名が「辞書順」で並ぶことも考慮してファイル名を決めましょう。 （2）フォルダマップを作成する ファイル・フォルダ名のルールを決めたら、フォルダマップを作成します。 フォルダマップとは、フォルダ名やフォルダ内に保管されているファイルの一覧のことです。通常、フォルダは階層化して作成するため、必要なファイルを探し出すのにいくつもフォルダを開く手間がかかります。 しかし、フォルダマップを作成しておけば、どのフォルダに何のファイルが保管されているのか一目でわかるのです。 ▼2階層でファイル管理する図 また、フォルダを作成するうえでは、階層を深くし過ぎると目的のファイルに到達するまでに時間がかかります。そのため、2～3階層ほどで作成することが重要です。 （3）データを整理してから移動させる フォルダマップを作成したら、データを整理してから移動させます。 不要なデータは削除し、ファイル名も決めたルールに合わせて変更します。その後にデータを移動させることで、目的のファイルを探しやすくなるうえ、余計なフォルダが増える心配もありません。 このように、データを整理してから移動することで、不要なデータや無駄なフォルダが残り、ファイル全体が使いづらくなるのを防ぎます。 （4）適切な保存場所で保管する 整理したファイルは適切な保存場所で保管しましょう。 たとえば、複数人の業務に必要なファイルを個人で管理していると、ほかのメンバーが必要な情報を閲覧できなくなってしまいます。その結果、業務が滞る原因となるのです。 そのため、マルチデバイスに対応したクラウド型のITツールを使って、適切な保存場所で管理しましょう。中でも、「フォルダ設計」サポートがある「ナレカン」であれば、ファイルの内容に応じた適切な保存場所に保管でき、必要な情報へすぐにアクセスできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事におけるファイル整理に最適なツール 以下では、仕事におけるファイル整理に最適なツールをご紹介します。 パソコンで上手くファイル整理するには、ファイルやフォルダ名のルールを決めたり、階層を制限したりすることが重要です。しかし、ファイルサーバーでファイルを保管していると、中身がわからず社内メンバーから放置される恐れがあります。 そこで、「ファイルの中身が見える状態で保管できるツール」を導入すれば、ファイルを開かなくても内容が把握できます。ただし、フォルダや優れた検索機能がなければ、目的のファイルをすぐに見つけられません。 結論、ファイル整理に最適なツールは、あらゆる情報を取り出しやすく整理できるうえ、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンではあらゆる形式のファイルを「多階層フォルダ」で保管できるうえ、フォルダごとにアクセス可能なメンバーを設定できます。また、添付ファイルを常時プレビュー状態にでき、超高精度の検索機能も備わっているので、欲しい情報がすぐに見つかります。 最も簡単にファイルを見やすく整理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 【見本】ナレカンでファイル整理する方法 以下は、ナレカンでファイル整理をした見本です。 ナレカンでは、事前に作成する「多階層のフォルダ」ごとに記事を蓄積できるため、情報が混ざる心配がありません。また、上記の画像のように「タグ機能」を使えば、記事をテーマ別に分類できるうえ、タグで対象を絞って検索をかけられます。 加えて、「記事」に添付したファイルは、以下のようにプレビュー状態で閲覧できるため、都度中身を開く手間がかかりません。添付したファイル内も検索がかけられるので、ナレカンで社内情報を一元管理すれば、あらゆる情報が素早く取り出せるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルが整理された状態を保つポイント ファイルが整理された状態を保つポイントは以下の通りです。 定期的にバックアップ・削除をする ファイル整理後もファイルは増えていくため、定期的にバックアップや削除をしなければファイル管理が煩雑になります。 そこで、メンテナンスの頻度を社内で決め実践すると、新しいファイルと古いファイルが混在せず、ファイルを常に最新状態に保てます。 ファイル整理のルールをマニュアル化し共有する 社内で決めたファイル整理のルールは、マニュアル化し全員に共有しましょう。また、社員が確認するときに手間がかかってはルールが浸透しないため、必要なときにすぐにアクセスできる仕組みを整えることが重要です。 以上の2つのポイントを実践し、ファイル整理後も常にファイル・フォルダが見やすく整理された状態を保てるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 比較表｜パソコン内のファイル整理に役立つソフト4選 以下は、パソコン内で煩雑化するファイル整理に役立つおすすめのソフト4選の比較表です。上手に活用して、煩雑になりがちなファイルを適切に管理しましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Notion Dropbox 特徴 最も簡単に社内情報を管理・共有できるソフト PCに不慣れな方でも簡単に使いこなせる情報共有ソフト 情報の記録方法を使い分けられるドキュメント管理ソフト ファイルを安全・簡単に共有できるクラウドストレージソフト シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 フォルダ管理 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 マルチデバイス対応 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 ExcelやWordと同様にファイル管理なので、デメリットを解消できない 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは2,000円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Notion」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら ただし、せっかくソフトを導入しても、社員に馴染まなければ意味がありません。そのため、適切にファイル管理ができるかはもちろん、「誰でも簡単に使いこなせるか」を軸に選定することがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パソコンのファイル整理のやり方まとめ これまで、パソコンのファイル整理方法を中心にご紹介しました。 ビジネスにおいて、パソコンのファイル整理は業務を円滑に進めるうえで重要です。パソコン内のファイルを常に最新に保ち、必要な情報を素早く見つけるには、日ごろから「適切なファイルの命名」「不要なデータの削除」を実践することが重要です。 しかし、パソコン本体でのファイル管理は、情報が増えるにつれ煩雑になり、次第に放置されてしまいます。そこで、「誰でも簡単に使えるクラウド型ITツール」でファイルを保管すれば、面倒な設定なしで情報管理できるうえ、パソコンの容量も重くなりません。 したがって、ファイル管理には、誰でも簡単にファイル整理でき、必要な情報に即アクセス可能なナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイル整理のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

ファイル共有を効率化するには、フォルダ管理のやり方が適切でなければなりません。そこで「共有フォルダに関する社内ルール」が決められていると、管理しやすくなります。 しかし、どのようなルールを定めれば「フォルダが煩雑にならないか」「ファイル共有が効率化するか」わからないと悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、共有フォルダ・ファイルの整理で策定すべきルールを中心に解説します。 共有フォルダがぐちゃぐちゃな状態で構成されている 共有フォルダを整理するためのルールを定義したい 社内のファイル管理に適した環境をつくりたい という担当者の方は本記事を参考にすると、効果的なフォルダ共有のルールを理解しながら、円滑なファイル管理を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 企業のフォルダ管理における課題点1.1 （1）フォルダ名がバラバラで情報を探せない1.2 （2）階層が深すぎて業務効率が低下する1.3 （3）情報が更新されず陳腐化してしまう2 共有フォルダの運用ルールをつくる3つのメリット2.1 （1）ファイルの煩雑化を防ぐ2.2 （2）容量を削減できる2.3 （3）情報の安全性を高める3 ファイル活用に直結！共有フォルダの整理に必須な5つの運用ルール3.1 （1）フォルダは2~3階層で管理する3.2 （2）フォルダ名に連番をつける3.3 （3）保有期限を定めて管理する3.4 （4）アクセス権限を設定する3.5 （5）バックアップの保存場所を決める4 Excel・Wordは不向き？ファイル形式で情報を管理するデメリット4.1 （1）確認するのに工数がかかる4.2 （2）目的の情報を見つけづらい5 【必見】共有フォルダの作成・管理に最適な方法5.1 社内のあらゆる情報を記事形式で管理・共有できる「ナレカン」5.2 画像付き｜ナレカンを使った共有フォルダの整理例6 会社でファイルサーバーを運用するときのルール6.1 （1）定期的にファイルサーバーを確認する6.2 （2）運用マニュアルを作成する6.3 （3）状況に応じてルールを変える7 ルールだけじゃだめ？適切な共有フォルダの整理の進め方とは8 共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールまとめ 企業のフォルダ管理における課題点 昨今の情報社会では、年々増えていくフォルダの管理に苦戦を強いられている企業も少なくありません。そのため、今一度自社が直面している課題を振り返っておきましょう。 （1）フォルダ名がバラバラで情報を探せない 正しい運用ルールでフォルダを構成できていない環境下では、当該ファイルをすぐに探すことができません。 たとえば、以下のように定例会議に関するフォルダの名前が統一されていない場合、検索機能を使っても定例会議のフォルダ全てを探すことができなくなってしまいます。 その結果、認識の食い違いが生じたり、迅速な対応ができなかったりして、業務に支障をきたしてしまうのです。よって、視覚的に分かりやすい情報構造で、ファイル共有できる環境を整えることが必要です。 （2）階層が深すぎて業務効率が低下する フォルダの階層が深すぎて、該当のフォルダが見つからないことは企業にとって大きな課題となります。 人間が直感的に把握できる階層は3階層程度であり、フォルダが階層化されすぎていると必要な情報がどこにあるのかがわかりません。また、ファイル名のルールも決まっていなければ検索でも情報が見つけづらくなります。 よってフォルダの階層化ルールを作成し、メンバー全員が必要な情報に即アクセスできるようにしましょう。 （3）情報が更新されず陳腐化してしまう 情報の陳腐化もフォルダ管理で抱える問題の一つです。 社内では多くのフォルダが保存されるため、情報が更新されず古い情報が残ったり、似た情報が多く保存されたりする恐れがあります。よって、どれが正しいものかわからなくなったり情報を精査するのに時間を要したりするなどのトラブルが発生しかねません。 したがって、常に正確で新しい情報が社内に共有されるような環境を作ることが重要です。たとえば、「ナレカン」ならAIは類似したり陳腐化したりする情報を自動検知できるので、メンバーが混乱せずに常に確実でフレッシュなデータを利用できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 共有フォルダの運用ルールをつくる3つのメリット 以下では、共有フォルダを構成するにあたって、運用ルールをつくるメリットを3つ紹介します。「運用ルール」が全社に浸透していれば、以下のメリットが得られるので必見です。 （1）ファイルの煩雑化を防ぐ 1つ目に、フォルダ共有のルールをつくることでファイルの煩雑化を防げます。 たとえば、ファイルの保存先（フォルダ）を個人の判断で決めてしまうと、ほかのメンバーも似たようなフォルダをつくってしまい、ファイルが分散してしまいます。また、むやみやたらにフォルダが作られて、構造がぐちゃぐちゃになるケースも少なくありません。 そこで、「カテゴリ別にフォルダを階層化する」「特定のメンバーのみフォルダを作成する」などのルールがあれば、ファイルが分散する事態を防げるのです。 （2）容量を削減できる 2つ目に、ファイル共有のルールをつくることで、不要なファイルの取り扱いが明確になるので、容量を節約できます。 使わないファイルをフォルダから削除せずに放置しておくと、容量を圧迫してしまいます。ほかにも、古いファイルがあることにより最新のファイルが分からなくなってしまったり、PC動作が重くなってしまったりする原因になるのです。 そのため、「一定期間使用していない古いファイルは削除する」「古いバージョンのファイルはアーカイブ」するなどのルールを設けて、ファイルへとアクセスしやすい環境をつくりましょう。 （3）情報の安全性を高める 3つ目に、共有フォルダのルールがあることで、情報の安全性も高められます。 たとえば、フォルダごとにアクセス権限を設定して、特定の管理者のみにアクセス権限を与えれば「誤って重要なファイルを削除してしまう」「不正にダウンロードされる」などのトラブルを防げるのです。 ただし、権限の設定に工数がかかると「権限を付与するだけ」でも負担になってしまいます。そこで、わずかな操作で「管理者」がメンバーの閲覧権を自由に設定でき、編集・削除を制限できる「ナレカン」のようなツールがあれば、全社でスムーズに運用できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル活用に直結！共有フォルダの整理に必須な5つの運用ルール 以下では、共有フォルダ・ファイルの整理に必須の4つの「運用ルール」を紹介します。すべてのルールを一度にそのまま反映させるのではなく、自社の運用に合わせてアレンジしながら運用しましょう。 （1）フォルダは2~3階層で管理する 1つ目の運用ルールは、フォルダを整理するには「どこに何の情報が保存されているか」を明確にルール化する必要があります。 社内で共有フォルダを作成する場合、部署や担当者ごとに階層で分けることで、見やすく整理できます。また、一般的には以下の図のような2～3階層までが良いとされているものの、自社の情報量に合わせて階層構造を決めていくことが大切です。 しかし、「階層を深くしすぎて、かえってアクセス性が悪くなってしまった」というケースも少なくありません。そのため、専属担当者が運用構造の提案をしてくれる「ナレカン」を導入して、適切な階層ルールを定めるのがおすすめです。 （2）フォルダ名に連番をつける 2つ目の運用ルールは、フォルダ名を付けるときは、連番をつけましょう。 たとえば、「01-プロジェクト案」「02-費用」などのようにするとフォルダが連番順に並ぶので、同種の情報にまとまりをつくれます。番号順に並べるポイントは、1桁の番号でも「0」始まりにして2桁で表すことです。 以上のように、冒頭に、半角数字を用いることで「昇順・降順」の並び替えも容易にできるので、フォルダ内が更新された場合でも、見やすい情報構造を保てるのです。 （3）保有期限を定めて管理する 3つ目の運用ルールは、保有期限を定めて管理することです。 どのツールにもストレージ容量が存在するため、ファイルを無制限に保管するのは困難です。一定数アクセスされないようなフォルダが残っていると、容量を圧迫したり、必要なファイルを埋もれさせてしまったりとデメリットがあります。 そのため、終了したプロジェクトなどの情報は、アーカイブ（目立たない場所へ移動させる機能）を利用する方法が有効です。アーカイブは、削除とは異なり保管場所を移すだけなので、あとから見返すことができるのです。 （4）アクセス権限を設定する 4つ目の運用ルールとして、ファイルやフォルダのアクセス権限の設定は欠かせません。 企業で取り扱うファイルやフォルダには機密情報も含まれるので、セキュリティが低下しないように注意して保管する必要があります。一方、セキュリティに関するルールを徹底しておけば、非関係者による情報漏えいや文書改ざんのリスク低減に寄与します。 さらに、閲覧可能なフォルダを制限しておくと、社外への情報共有でも共有するフォルダを限定公開できることから、アクセス権限の設定はビジネスにおいては必須です。 （5）バックアップの保存場所を決める 5つ目の運用ルールは、バックアップの保存場所を定めておくことです。 バックアップが取れていなければ、万が一に自然災害などが起きた場合に、すべての「情報資産」が消滅してしまいます。また、バックアップファイルの保存先はサーバー自体やクラウド上などさまざまなため、メンバー間で統一されていなければ復元に時間を要してしまいます。 そのため、どこに保存するかを含めて、あらかじめルールとして決めておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excel・Wordは不向き？ファイル形式で情報を管理するデメリット ここでは、Excel・Wordといったファイル形式で情報を管理するデメリットを解説します。情報管理にファイル形式を使用している方は要注意です。 （1）確認するのに工数がかかる ファイル形式での情報管理は、中身を確認するのに工数がかかるというデメリットがあります。 ファイルで情報を管理している場合、中身を確認するためにいちいち開く手間がかかるため、業務を進めるなかでストレスを感じやすいです。加えて、ファイルに情報を残しても、すぐに振り返ったり更新したりできないため、情報が陳腐化してしまうのです。 このように、ファイル形式で情報を管理するやり方は、業務効率を大幅に下げてしまう可能性があるため注意しましょう。 （2）目的の情報を見つけづらい 目的の情報を見つけづらい点もデメリットです。 ExcelやWordなどのファイル形式は、タイトルで検索できても、中身まではわかりません。そのため、名前・ナンバリングのつけ方のルールを策定しても「目的の情報がどこに書かれているのか見つからない」という課題は解消できないのです。 ただし、検索性の優れたITツールを活用することで、情報が見つからない課題は解決できます。たとえば、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」では、ファイル内はもちろん、画像内のテキストにまでキーワードを絞って探すことが可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】共有フォルダの作成・管理に最適な方法 以下では、共有フォルダの作成・管理に最適な方法を解説します。 社内でファイルを共有するルールがないと、情報を探すのに時間がかかってしまい効率的に業務をこなすのが困難になります。そのため、情報の保管場所と保管方法を統一し、ナレッジをまとめることができるツールが必要です。 しかし、ファイルの数が多くなってしまうビジネスシーンでは、高精度な検索機能があるツールでないと、膨大な情報の中から必要な情報を取り出せません。よって、ファイルを含むあらゆる情報を一元管理でき、すばやく情報を検索できるツールを導入すべきです。 結論、自社が導入すべきは、瞬時に情報を探し出し、気軽に確認できる情報管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「記事」形式で情報を管理できるうえ、多階層に整理できる「フォルダ」ごとにアクセス権をコントロールして情報を管理可能です。また、超高精度の検索機能では「ファイル名」で絞り込みも可能なので、必要な情報にサクサクたどり着けます。 社内のあらゆる情報を記事形式で管理・共有できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 画像付き｜ナレカンを使った共有フォルダの整理例 親フォルダを作成するときに、冒頭に番号を振ると整理しやすいです。 親フォルダの配下には、子・孫フォルダというように自由に階層を設計できます。 各フォルダ内には「記事形式」で情報を蓄積できるので、ファイルを開く手間がありません。 このように、「ナレカン」は多階層でのフォルダ管理が可能なため、ファイルを簡単に整理できるほか、目的の情報へスムーズにアクセスが可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 会社でファイルサーバーを運用するときのルール フォルダを整理するためには、ルールの策定だけでなく、ファイルサーバーが正しく運用できるところまで考える必要があります。したがって、以下で説明するファイルサーバーの運用ルールも併せて押さえましょう。 （1）定期的にファイルサーバーを確認する まずは、定期的にファイルサーバーを確認しましょう。 具体的には、フォルダ構成や容量、アクセス権の付与状況などを確認します。たとえば、実際に運用しているとアクセス権が必要な社員に付与されていなかったり、退職した社員にアクセス権が残っていたりすることもあるのです。 したがって、定期的にチェックしてその項目も洗い出しておくと、運用がスムーズになります。 （2）運用マニュアルを作成する 次に、策定したルールをまとめた運用マニュアルを作成しましょう。 あらゆるファイルが社内に点在している場合、社員一人ひとりがファイル管理のルールを徹底しなければ、最終的に誰かが整理することになりかねません。さらに、完璧なルールを設けても守られなければ意味がないので、社内に浸透する形で残しておくべきです。 そこで、ファイル管理のルールは口頭ではなく、いつでも確認できるようにマニュアル化しましょう。たとえば、マニュアルの作成・管理・共有を一元化できる「ナレカン」であれば、策定したルールを社内に周知させられます。 （3）状況に応じてルールを変える 最後に、ファイル管理のルールは実際の業務に合わせて適宜更新しましょう。 策定した管理ルールに従って運用すると「ファイル管理が面倒になった」など、逆に業務効率が下がるということもあります。その場合は、「どのような点に不便さを感じるのか」などを現場でヒアリングして、すぐに管理ルールを更新するのがおすすめです。 一方で、更新前の管理ルールも残しておく必要があるため、ファイルをコピーして古い管理ルールを別途保存しましょう。ファイルが増えて管理が煩雑になるのを回避したい場合は、編集履歴から過去のバージョンをすべて確認できるITツールの導入がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ルールだけじゃだめ？適切な共有フォルダの整理の進め方とは 散乱しているファイルを共有フォルダに分類し整理していくには以下の手順が必要です。これからファイル整理を進めようとしている方は下記の流れに従って実行しましょう。 現状を把握する どのようなファイルやフォルダが存在するかを確認します。また、関係者にヒアリングをして重要なファイルと不要なファイルも把握しておきます。 ファイルの分類ルールを策定する 「プロジェクト別」や「部署別」といったようにどのようなカテゴリーで分類するかを決定します。ファイルの命名ルールや保存期間、アクセス権限等についても話し合いましょう。 ファイルをフォルダ別に分類する 決められたルールに沿ってファイルをフォルダに移動してきます。重複しているファイルは削除したり、古いファイルはアーカイブに移したりなどします。 従業員へ周知させる 整理後のフォルダの構成やファイルに関するルールを社内で共有します。ここで周知を徹底しなければ、再び整理する手間がかかってしまうので注意しましょう。 定期的な見直しを実施する 定期的にフォルダを見直し、適切に運用されているかチェックしましょう。もし課題や問題点が見つかった場合は適宜改善を重ねていきましょう。 以上のように、ルールを策定しても、ルールが社内で浸透しなかったり、ツールの使い勝手が悪かったりなどの問題が生じることがあります。そのため、「ナレカン」　のような作成から共有まで完結する誰でも使いやすいツールかを重視しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールまとめ ここまで、共有フォルダを使ったファイル管理におけるルールを中心に説明しました。 共有フォルダやファイル管理のルールを策定すれば「目的の情報を見つけやすくなる」「無駄な容量を削減できる」「セキュリティの問題を抑えられる」といったメリットがあります。したがって、名称ルールや保管ルールを設ける必要があるのです。 しかし、ルールが決められていたとしても、WordやExcelでは、管理が煩雑化してしまう可能性もあるのです。そこで、「専属担当者によるフォルダの設計支援があり、検索性が高いツール」を使えば、ストレスのないフォルダ管理が実現します。 結論、ファイル管理には、多階層の「フォルダ」と超高精度の「検索機能」で目的の情報に即アクセスできるナレッジ管理ツール『ナレカン』が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、効率的なフォルダ管理・ファイル共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 大容量のファイル・データ共有におすすめの手段は？クラウドサービス9選を紹介

ファイル共有に使えるメールソフトとして「Gmail」や「Outlook」があります。ただし、メールでファイル共有すると、誤送信が生じたり、どれが最新のファイルなのか分からなくなったりする恐れがあるので注意が必要です。 なかには、メールでのファイル共有をはじめとした「情報共有の非効率さ」に疑問を感じ、社内で解決したいと考える担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「メールを使ったファイル共有の方法」と「メールよりも効率的な情報共有の方法」を中心に紹介します。 OutlookやGmailでファイルを共有したい メールでファイルを共有するデメリットを知りたい メール以外のファイル共有ツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすれば、メールよりも効率よくファイル共有する方法が分かり、全社における情報共有の仕組みを見直せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Gmail/Googleドライブを使ったファイル共有の3つの方法1.1 （1）Gmail｜メールにファイルを添付する1.2 （2）Gmail｜Googleドライブへアップロードして共有する1.3 （3）Googleドライブ｜リンクをメールに添付する（url化）2 Outlook/OneDriveを使ったファイル共有の3つの方法2.1 （1）Outlook｜メールにファイルを添付する2.2 （2）Outlook｜OneDriveへアップロードして共有する2.3 （3）OneDrive｜リンクをメールに添付する（url化）3 【問題あり】メールでのファイル共有が非効率な5つの理由3.1 （1）社内のサーバーが圧迫される3.2 （2）情報漏えいのリスクが高まる3.3 （3）最新の情報へアクセスしづらい3.4 （4）共有に時間がかかる3.5 （5）セキュリティ上のリスクがある4 【これで解決】複数ファイルを共有するのにおすすめの方法4.1 社内のファイル共有のストレスを解消するツール「ナレカン」5 【よくある疑問を解消】ファイルのメール共有で起こるトラブルの対処法5.1 「添付ファイルのサイズがサーバーで許容されている最大サイズを超えています。」と表示される5.2 共有リンクが開けない5.3 写真/動画ファイルをメールで共有する方法がわからない6 【比較表あり】メール以外のファイル共有の方法おすすめ3選7 メールでのファイル共有方法や非効率な理由まとめ Gmail/Googleドライブを使ったファイル共有の3つの方法 以下では、GmailとGoogleドライブを使ったファイルの共有方法を紹介します。「基本的な方法」から「Googleドライブを活用した共有方法」までを解説しているので、ファイル共有の目的に合わせて、適切な方法を選択しましょう。 （1）Gmail｜メールにファイルを添付する まず、メールの作成画面にて、クリップマークの［ファイルを添付］をクリックします。 ファイル選択画面に移るので、添付したいファイルを選択しましょう。［開く］をクリックすれば、ファイルがメールに添付されます。 上記の操作で、ファイルを直接添付できます。ただし、Gmailで共有できるファイルのサイズは、最大25MBと限られています。そのため、ファイルが25MBを超えていると、メールには添付されず、アラートが表示されるので注意しましょう。 （2）Gmail｜Googleドライブへアップロードして共有する はじめに、メールの作成画面にて、Googleドライブマークの［ドライブを使用してファイルを挿入］をクリックします。 Googleドライブに移るので、［アップロード］＞［デバイスのファイルを選択］をクリックし、添付したいファイルを選択します。［アップロード］をクリックすれば、自動的にファイルのリンクをメールに挿入できます。 このように、Googleドライブへファイルをアップロードして共有する場合は、GoogleドライブとGmailにまたがって操作しなければなりません。ITに不慣れな方は作業に時間がかかる恐れもあるので、ほかのツールの導入を検討しましょう。 （3）Googleドライブ｜リンクをメールに添付する（url化） まず、Googleドライブの作成画面にて、共有したいファイルの右側にある「⁝」をクリックします。 そして、［共有］＞［リンクを取得］をクリックして、Gmailにペーストすれば、ファイルのリンクを添付できます。ただし、結局のところメールによる共有は、ほかのメールに埋もれて見落とすリスクがある点に注意しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Outlook/OneDriveを使ったファイル共有の3つの方法 以下では、Outlook・OneDriveを使ったファイルの共有方法を3つ紹介します。「基本的な方法」から「OneDriveを活用した共有方法」までを解説しているので、社内でどの方法を確立すべきかの判断も可能です。 （1）Outlook｜メールにファイルを添付する まず、メールの作成画面にて、［挿入］＞［添付ファイル］をクリックします。 すると、ダイアログボックスが表示されるので、共有したいファイルを選択すれば、ファイルがメールに添付されます。 上記の操作で、ファイルを直接添付できます。ただし、Outlookで共有できるファイルのサイズは、最大20MBと限られています。そのため、ファイルが20MBを超えていると、メールには添付されず、アラートが表示されるので注意しましょう。 （2）Outlook｜OneDriveへアップロードして共有する まず、先ほどの「メールにファイルを添付する」方法と同様に、挿入で共有したいファイルを添付します。 次に、［∨］＞［アップロード］＞［OneDrive］を順にクリックします。 すると、OneDriveにファイルがアップロードされて共有完了です。アップロードしたファイルは、OneDriveの［電子メールの添付ファイル］に保存されています。 （3）OneDrive｜リンクをメールに添付する（url化） まずは、共有したいファイルを選択して［共有］を選択します。 ［リンクのコピー］をクリックすると、共有リンクがコピーされます。そして、Outlookにペーストすることで、リンクを添付可能です。 また、メールアドレスとメッセージを入力して［送信］をクリックすれば、OneDriveから直接メールを送ることもできます。ただし、ビジネスメールとしては無機質であるため、身内以外の宛先にこの方法で送信しないように注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【問題あり】メールでのファイル共有が非効率な5つの理由 ここでは、メールでのファイル共有が非効率な理由を5つ解説します。以下の内容に当てはまっているなかで、実際の運用に支障が出ているのであればすぐにでも運用を見直すべきです。 （1）社内のサーバーが圧迫される まず、社内のサーバーが圧迫されてしまうという点です。 仕事において多数の人とファイル共有をする際、メールに添付したファイルは宛先のぶんだけ複製されるため、社内に同じファイルが複数存在してしまいます。 これによって、ファイルサーバーやメールサーバーの容量が圧迫され、操作が重くなる原因にもなります。さらに、メールサーバーの上限が超えてしまうと、メールを受け取れなくなってしまう可能性があるので注意が必要です。 そのため、昨今では多くの企業がクラウドサービスを導入しています。クラウドサービスのサーバーは、サービスを提供している事業者が管理してくれるため、メールのように社内のサーバーを圧迫する事態は起こりません。 （2）情報漏えいのリスクが高まる 多くの人にメールでファイルを送ることで、情報漏えいのリスクが高まってしまいます。 たとえば、メールにおけるトラブルでは「社内と社外を誤って送信してしまった」という情報漏えいのケースが挙げられます。そして、「ファイルの数」「メールの宛先」が多いほど、誤送信を起こすリスクは高まってしまうのです。 メールは確実に送信したという証拠を残せる一方で、一度送信したメールは取り消しができません。そのため、情報共有の手段について「社内は別のツール、社外はメールを使う」というように、棲み分けをしておくのが対処法です。 （3）最新の情報へアクセスしづらい メールでのファイル共有を重ねると、ファイルの新旧が分かりづらくなり、情報の管理が難しくなってしまいます。 たとえば、メールで共有されたExcel・Wordのデータを元にチームで編集したファイルを別途保存すると、同じ名前のファイルがふたつ生成されます。仮に「最新版」のように名前を変更していても、編集の頻度が高い場合は都度名前を変更しなければなりません。 また、ファイルの新旧がタイトルで分からない場合は、中身を逐一開いて最新のものかを確認する手間も発生してしまいます。したがって、不必要なファイルの更新や共有をなくしたり、作成した「日付」をタイトルに必ず含めたりするなどの対策が必要です。 （4）共有に時間がかかる メールでのファイル共有には時間がかかってしまう点も無視できません。 メールに大容量のファイルを添付して送ると、ネットワークへの負荷が増加しファイル共有がスムーズにできないうえ、正しく送信完了されないケースもあります。また、共有された大容量のファイルをダウンロードするのにも時間がかかってしまうのです。 このように、ファイルの容量によって共有スピードに差異がある「メールでの情報共有」は、ビジネススピードが阻害されます。したがって、「ナレカン」のようなストレスなくファイル共有できるシンプルなツールで、情報共有を効率化すべきです。 （5）セキュリティ上のリスクがある ファイルをメールで送信するときのセキュリティ対策として利用されるPPAPには、リスクがあります。 PPAPとはパスワード付きのファイルを送信してから、別のメールでパスワードを送信する方法のことを指します。 しかしパスワードがあるZIPファイルはウイルスチェックができなかったり、アカウントが乗っ取り等の被害に遭うとファイルもパスワードも漏えいしてしまったりする恐れがあります。 PPAPを使ったメールでのファイル共有は、情報漏えいのリスクがあるため高セキュアなツールを利用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】複数ファイルを共有するのにおすすめの方法 以下では、複数ファイルを共有するのにおすすめのツールを紹介します。 メールでファイル共有するには、「ファイルをメールに添付する」「ファイルのリンクを共有する」などの方法があります。しかし、メールで共有すると情報が埋もれたり、見落としたりする恐れがあります。 そのため、確実に情報共有するには、あとから振り返りやすい方法を選ぶことが重要です。とくに、いちいちファイルを開かなくても内容を閲覧できるツールなら、確認漏れを減らせます。 結論、ファイルの共有には、、ファイルを直接添付してプレビューを確認でき、AIによるファイルの内容要約も可能な「ナレカン」一択です。 ナレカンで共有したファイルは、プレビュー機能によってファイルを開くことなく中身を確認できるため、メールよりもスムーズに情報共有できます。また、AIがファイルの内容を自動要約する機能があるので「欲しい情報が記載されたファイルがどれか」すぐに見つけられます。 社内のファイル共有のストレスを解消するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【よくある疑問を解消】ファイルのメール共有で起こるトラブルの対処法 「添付ファイルのサイズがサーバーで許容されている最大サイズを超えています。」と表示される 「添付ファイルのサイズがサーバーで許容されている最大サイズを超えています。」というメッセージが表示された場合、ファイルを圧縮して容量を小さくしたり、クラウドストレージを利用したりすることで解決できます。 ファイルサイズはZIP形式で圧縮することで小さくできます。右クリック→[圧縮]を選択した上で添付しましょう。 クラウドストレージの場合はクラウドにファイルをアップロードし、リンクをメールで送信すると共有できます。 以上の要領でファイルサイズを調整するか、リンクを送信すればファイルを共有できるようになります。 共有リンクが開けない クラウドストレージを利用してリンクでファイルが共有されたリンクが開けない場合、リンクの有効期限切れや閲覧の権限設定を誤っている可能性が考えられます。 たとえば、GoogleDriveやOneDriveではリンクの有効期限を送信者が設定できるため、期限を過ぎるとアクセスができなくなります。また、共有者に閲覧の権限を付与していないとリンクをクリックしても開くことができません。 よって、ファイルを送信するときは期限や権限の設定に注意し、開けない場合は送信者の設定を確認してみましょう。 写真/動画ファイルをメールで共有する方法がわからない 写真や動画ファイルをメールで共有する方法はファイルの添付と異なるため注意が必要です。 Gmailの場合 Gmailの場合はまず以下のようにメニューから写真のアイコンをクリックします。 次に写真や動画をアップロードする方法を選択します。 最後にファイルを選択し、アップロードすれば以下のように写真や画像を添付してメールで共有できます。 Outlookの場合 Outlookの場合、まずメール作成画面から[ピクチャ]をクリックします。 選択するとファイルを選択する画面になるため、任意の画像や動画ファイルを選択しアップロードします。 アップロードに成功すると以下のように本文に画像や動画が添付されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表あり】メール以外のファイル共有の方法おすすめ3選 情報共有ツール【最もおすすめ】 チャットツール ファイル転送サービス 特徴 社内の情報管理から共有までを一元化できるツール メールよりも気軽に情報共有できるツール メールに添付できない大容量のファイルを転送可能なツール メリット ・必要な情報を見つけやすく共有もスムーズ 　　 ・セキュリティ面でのリスクが小さい ・リアルタイムに情報共有が可能 ・一度に多くの情報を共有し、保存できる デメリット ・ツールによっては有料 ・必要な情報が流れてしまい見つけられない ・セキュリティ面でのリスクが大きい   情報共有ツールは社内の情報管理から共有までを一元化できるツールです。チャットツールに比べ必要な情報を見つけやすく、ファイル転送サービスに比べて高度なセキュリティが備わっています。 ビジネスでは「情報へのアクセス性」や「高度なセキュリティ」を満たしたツールが求められます。たとえば、必要な情報へアクセスしやすく、国際的なセキュリティ基準を満たしたノート型ツールの「ナレカン」であれば、ビジネスでの情報共有もスムーズです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールでのファイル共有方法や非効率な理由まとめ ここまで、メールを使ったファイルの共有方法や、非効率な理由4選を中心に紹介しました。メールでのファイル共有が非効率な理由は以下の4つです。 社内のサーバーが圧迫される 誤送信によって情報漏洩する恐れがある ファイル名が類似するので、目当てのファイルを判別しづらい 共有するのに時間がかかる このように、誤送信やファイルの新旧が分かりづらくなる事態を避けるため、社内で明確なルールを決めておきましょう。ただし、ファイルによる管理そのものがビジネススピードを阻害しているので、解決には「情報共有ツール」が必須です。 ただし、導入するツールが複雑では社内に浸透しません。したがって、ストレスなくファイル共有するには、メールを使える方であれば迷わず使いこなせる「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で、メールにおけるファイル共有のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 大容量のファイル・データ共有におすすめの手段は？クラウドサービス9選を紹介

重要な業務のひとつである「ファイル管理」について、検索性の向上を目的に紙媒体での管理からデータでの管理に取り組む企業が増えています。ただし、ファイルをデータとして管理するには、ネットワーク上で管理システムを構築しなければなりません。 とくに、ファイル共有サーバーの導入を検討しているが「具体的な運用イメージが掴めない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイル共有サーバーの役割と共有フォルダ・NASとの違いについて解説します。 ファイル共有サーバーのメリット・デメリットを把握したい レンタルするファイル共有サーバーの選定ポイントを知りたい ファイル共有サーバーより安全なファイル管理の方法を探している という方は今回の記事を参考にすると、ファイル共有サーバーの役割が分かり、自社に最適なファイル共有システムを導入できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイル共有サーバーとは1.1 ファイル共有サーバーの基礎知識1.2 クラウドと社内ネットワークのどちらに設置すべきか1.3 ファイル共有フォルダとの違い1.4 FTPサーバーとの違い1.5 NASとの違い1.6 ファイル共有サーバーとファイル共有フォルダの比較表2 ファイル共有サーバーを構築するメリットとは2.1 （1）ファイルへのアクセス性の向上2.2 （2）容量を気にせずに利用できる3 ファイル共有サーバーを構築するデメリットとは3.1 （1）コストがかかる3.2 （2）セキュリティ面にリスクが生じる4 ファイル共有サーバーの選定ポイント5 ファイル共有サーバーより安全にファイルへアクセスする方法5.1 最も簡単に社内のファイルを共有できるITツール「ナレカン」6 ファイル共有サーバーの概要まとめ ファイル共有サーバーとは 以下ではファイル共有サーバーの基礎知識や、共有フォルダ・NASとの違いについて説明します。違いを理解して、適切なファイル共有方法を決定しましょう。 ファイル共有サーバーの基礎知識 ファイル共有サーバーとは、ネットワーク上での「画像やファイルの管理・共有」に利用するサーバーのことです。 具体的には、LAN（Local Area Network）や共有ネットワーク上で認識されているパソコンで、サーバー上のデータを利用できる仕組みを指します。たとえば、ファイル共有サーバー上にデータが保管されていれば、アクセスするだけでデータが見られるので、データの所持者から共有を受ける手間が不要になります。 したがって、複数人で仕事を進める際に、ファイル共有サーバーを通じてデータをやりとりすれば業務が滞ることなく進められます。 クラウドと社内ネットワークのどちらに設置すべきか もしファイル共有サーバーの設置場所をクラウドにするか社内ネットワークにするか迷ったときは、以下の比較表を参考に、設置コスト（金銭的・人的開発コスト）を軸にして検討しましょう。 このように、クラウドと社内ネットワークのそれぞれにメリットとデメリットがあります。しかし、今日では「運用・保守・教育に係る合計のコストを抑えられるクラウドサービス」が、多忙なビジネスにおいて適していると言えます。 ファイル共有フォルダとの違い 次に、「ファイル共有フォルダ」とファイル共有サーバーの違いを説明します。 ファイル共有フォルダとは、「同じネットワーク上のパソコン同士で特定のフォルダを利用できる仕組み」を指し、ファイル共有のための機器やサービスを追加購入なしで運用できる点が特徴です。共有するデータが少ない企業では、共有フォルダを利用すると低コストでファイル管理が可能になります。 しかし、ファイル共有フォルダでの管理は、「共有フォルダがあるすべてのパソコンに影響がある」デメリットがあります。たとえば、共有フォルダの入ったパソコンがオフラインになっていればアクセスできなくなり、必要なときにファイルを確認できないリスクがあるのです。 したがって、常に安定した環境でファイルを管理するためには、特定のパソコンに依存しないファイル共有サーバーの導入がおすすめです。 FTPサーバーとの違い ファイル共有サーバーとFTPサーバーの違いは、セキュリティや目的にあります。 FTPサーバーとは、FTPというプロトコル（送受信の手順）によりファイルの送受信をするサーバーです。FTPサーバーとクライアントとの通信では、パスワードが暗号化されないため、セキュリティに不安が残ります。 また、FTPサーバーを利用する目的としては、主に「ファイルの転送」が挙げられます。 NASとの違い NASとは、ネットワークハードディスクと呼ばれ、ネットワーク（LAN）上に接続できるハードディスクを指します。 NASはWi-Fiなどのネットワーク経由で複数の機器に接続でき、複数人でのファイル共有に適しています。無線LANを通じて通信するため、接続する機器はパソコン・スマートフォンを問わず外出先からでも確認が可能です。 一方、NASを利用する注意点として、以下の4点が挙げられます。 データ破損の可能性 ハードディスクが物理的に壊れると、データも破損してしまう BCP対策（災害時も事業が継続できる対策）が必要 オフィス内にデータの保管場所を持ち、会社のBCP対策が弱ければ業務停止の可能性がある 管理者工数が発生 RAIDと呼ばれる「複数の保存場所を組み合わせひとつに見せるような設定や表示方法」が必要で、RAIDを独自で理解するかサポートが手厚いNASを選ぶ必要がある ユーザー管理が困難 「特定のフォルダに権限を付与すると、自動的にその下層フォルダにも権限が付与されてしまう」といった仕様があり、細かな設定が難しい このように、NASはファイル共有サーバーと比べて、業務上起こりうるリスクへの対策を取りづらいという違いがあります。 ファイル共有サーバーとファイル共有フォルダの比較表 以下は、ファイル共有サーバーとファイル共有フォルダの比較表です。 ファイル共有の方法 特徴 注意点 ファイル共有サーバー クラウドに設置する 契約後すぐにファイルサーバーが利用できる セキュリティ対策の見極めが必要になる 社内ネットワークに設置する セキュリティ対策が自社で立てられる 保守費用や人的リソースが必要になる ファイル共有フォルダ ファイル共有のための機器やサービスを追加購入なしで運用できる 共有フォルダがあるすべてのパソコンに影響がある FTPサーバー ファイルの転送を目的に利用される セキュリティに不安が残る NAS Wi-Fiなどのネットワーク経由で複数の機器に接続できる 業務上起こりうるリスクへの対策を取りづらい このように、ファイル共有には数多くの方法があるので、自社に合ったサービスを見極めるのは困難です。そこで、ファイル共有サーバーの代わりに、簡単で安全にファイル共有できる「ナレカン」のようなITツールを使うことも手段のひとつです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有サーバーを構築するメリットとは 以下では、ファイル共有サーバーを構築するメリットについて解説します。導入時に稟議が求められるケースでは、担当者やチームメンバーが得られるメリットを正しく認識し説明できる必要があります。 （1）ファイルへのアクセス性の向上 ファイル共有サーバーを構築する最大のメリットは、ファイルへのアクセス性向上です。 個人のパソコン内にあるデータは、メールやUSBを利用して相手に共有する必要がありますが、手間がかかり日々の負担になってしまいます。しかし、ファイル共有サーバーを利用すると、サーバー内に保存されたデータが随時更新されれば、メンバーがすぐに最新情報へアクセスできるようになるのです。 したがって、ファイル共有サーバーを利用すれば、ファイルを都度共有する手間や二重更新のリスクが解消されます。 （2）容量を気にせずに利用できる パソコンの容量を気にせずファイル共有できる点も大きなメリットです。 日常業務で発生するファイルは膨大な量になるので、パソコンのハードディスク内で全てを管理すれば容量不足になり、1台のパソコンでは保存しきれなくなってしまいます。一方、ファイル共有サーバーでは、ハードディスク保管時のような容量不足が発生しづらくなります。 また、ファイル共有サーバーは容量を簡単に拡張でき、ほかのパソコンにデータを移し替える必要もありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有サーバーを構築するデメリットとは メリットがある一方で、ファイルサーバーの構築にはデメリットもあります。以下では、デメリットの原因と改善法も合わせて解説しているので、導入時にあらかじめ把握しておくことが重要です。 （1）コストがかかる ファイル共有サーバーの1番のデメリットは、コストがかかる点です。 とくに、自社でゼロから立ち上げる場合、開発には多額の金銭コストと人件費が発生します。さらに、サーバーの完了後もサーバーが安定して稼働しているかの確認や、アップデートなどの保守業務も発生します。 したがって、コスト削減の観点からも、オンラインストレージなどのクラウドサービスの導入を前向きに検討すべきです。 （2）セキュリティ面にリスクが生じる ファイル共有サーバーを利用すると、ファイルを1台のパソコン上に保管する場合に比べて、セキュリティ面でのリスクが生じる可能性があります。 たとえば、ファイル共有サーバーをレンタルサーバーで構築すると、インターネット経由でデータのアップロード・ダウンロードが行われることからサイバー攻撃のリスクがあります。また、従業員の不正なデータ持ち出しによる情報漏洩や、保管されていたデータに潜むマルウェアによる全社的なウイルス感染の恐れもあるのです。 このようなセキュリティ面での問題を未然に防ぐためにも、ファイル共有サーバー導入時には、どのようなセキュリティ対策があるのかをあらかじめ把握しておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有サーバーの選定ポイント ここからは、ファイル共有サーバーを選定するときのポイントを紹介します。以下の3つは特に意識してサーバーを選択しましょう。 サポート体制 サーバーを利用する中で生じた疑問に対して、迅速なサポートがなければ、業務が一時的に止まってしまいます。また、初期セットアップや既存データの移行などのサポート体制が充実しているツールであれば、導入時の手間を省けるのです。 セキュリティ 大量の顧客・社員の個人情報を扱うため、十分なセキュリティ体制が整ったものでなければなりません。具体的には、「ナレカン」のような国際規格認証を取得しているツールであれば安心です。 操作のしやすさ 全社員にとって使いやすいサーバーにしましょう。シンプルな操作性でなければ、使いこなせない社員が出てきて、社内に浸透しません。 上記のポイントをおさえたうえで、自社に適したファイル共有サーバーを選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有サーバーより安全にファイルへアクセスする方法 以下では、ファイル共有サーバーより安全にファイルへアクセスする方法を紹介します。 ファイル共有サーバーを利用するとファイルへのアクセス性の向上や容量の問題を解決できる利点があります。一方、ビジネス利用のファイル共有サーバーは仕組みや利用方法が多様なので、選び方を間違えると運用の過剰な料金コストやセキュリティのリスクが発生します。 そこで、ファイル共有サーバーの代わりにITツールを利用すると、セキュリティリスクを抑えながら低コストで運用できます。ただし、ツールに情報を保管しても検索しづらいと、目的のファイルを探すのに手間がかかり、ファイル管理の負担解消にはなりません。 したがって、ITに詳しくない社員でも思い通りに検索できるサービスを選びましょう。結論、ストレスのないファイル管理を実現するには、社内のファイルを安全にまとめておけるうえ、使いやすい検索機能が備わった「ナレカン」が必須です。 ナレカンの「記事」では、国際基準のセキュリティで保護しながら、テキスト・画像・ファイルなどのあらゆる情報を保存・共有できます。 また、高度な「キーワード検索」によって、添付ファイルの中身まで検索でき、欲しい情報に即アクセスできるのです。 最も簡単に社内のファイルを共有できるITツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有サーバーの概要まとめ これまで、ファイル共有サーバーの概要やメリット・デメリットをご紹介しました。 ファイル共有サーバーを使うと安定した環境でファイル共有が可能になり、LAN経由で接続してオフィス外からも利用できます。ただし、コスト面やセキュリティリスクの懸念があるため、ファイル共有サーバーの選び方には注意が必要です。 また、ストレスなくファイル共有をするには、ファイル共有サーバーの代わりにITツールを利用すると、低コストかつセキュリティを満たした状態で運用できます。しかし、目的のファイルにアクセスしづらいツールでは、うまく運用できず社内に定着しません。 そこで、大容量のファイルをだれでも簡単に共有・閲覧できるシンプルな情報共有ツール「ナレカン」を利用すれば、専門的な知識を持たない現場社員でも簡単にファイル共有できるのです。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ストレスのないファイル共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 大容量のファイル・データ共有におすすめの手段は？クラウドサービス9選を紹介

PCには大容量のデータを保存できますが、外出先では確認しづらいため、不便に感じる方も少なくありません。そのため、PCに保存したファイルを「アプリ」内で共有して、時間や場所を問わずにスマホからも見られる状態にする必要があります。 しかし、「ファイル共有アプリは種類が多く、どれを選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、スマホとPCで簡単にファイル共有できるアプリを中心にご紹介します。 iPhone/Android/PC間でファイルを共有する方法を知りたい スマホ・PC間でファイル共有できるツールを比較したい ファイル共有だけでなく管理までできるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、「スマホ」と「PC」の両方から簡単に情報を共有する方法が分かり、時間や場所を問わず資料へアクセスできるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 スマホからスマホでファイル共有する機能1.1 iPhone同士でのファイル転送方法1.2 Android同士でのファイル転送方法2 スマホ/パソコン間、種別の異なるスマホへのファイル転送方法3 スマホ同士/スマホとPCでファイル共有するときの注意点4 【知らなきゃ損】ファイル共有にはアプリがおすすめな理由5 ＜無料あり＞スマホ・PC間のファイル共有におすすめのアプリ5選5.1 【ナレカン】マルチデバイス対応でファイルをすぐに確認できるアプリ5.2 【Stock】誰でも簡単・安全にファイル共有できるアプリ5.3 【Google Drive】ファイルの共同編集ができるソフト5.4 【Dropbox】ファイルを一か所にまとめられるソフト5.5 【OneDrive】オフラインでもファイルにアクセスできるソフト6 デバイス間のファイル共有に活躍するアプリの比較表7 ファイル共有アプリの選定ポイント8 ファイル・画像共有にマルチデバイスを活用する2つのメリット8.1 （1）外出先で資料を閲覧する8.2 （2）スマホで撮った写真を共有する9 スマホとPCでファイル共有するアプリ5選まとめ スマホからスマホでファイル共有する機能 以下では、同じ機種のスマホ同士でのファイル共有機能を解説します。iPhoneとAndroidバージョンをそれぞれご紹介するので、ファイル共有機能が分からない方は必見です。 iPhone同士でのファイル転送方法 ファイル共有する端末がiPhone同士の場合、以下の方法が挙げられます。 AirDropで共有 1. 共有する端末どちらも「Wi-FiとBluetoothを有効」に設定されていることを確認し、「AirDropの受信設定を『連絡先のみ』または『すべての人』」に設定します。 2. iPhoneの「ファイル」から共有したいデータを長押しして、共有マークをタップします。 3. 共有の中から「AirDrop」を選択します。 4. 送信したいユーザーが登録しているデバイス名が表示されるので、タップすれば共有が完了です。ただし、『すべての人』のデバイス名が表示されるので、送り間違いのないように注意しましょう。 iCloud Driveで共有 1. iCloud.comからiCloud Driveを開き、共有したいファイルの[…]を選びます。 2. 「コピーを送信する」を選択すると、iCloudメールが開かれるので宛先のアドレスを入力して送付しましょう。 iPhoneの「メモ」で共有 1. iPhoneのメモを開き、メモの画面下にある添付マークのアイコンをタップ→「ファイルを添付」を選びます。 2. 共有したいものを選び、メモ上に添付します。 3. 画面右上の共有アイコンをタップし、共有するアプリを選んで送信しましょう。 Android同士でのファイル転送方法 ファイル共有する端末がAndroid同士の場合、Quick Share（旧Nearby Share）というデータ共有アプリを利用します。 Quick Shareを利用するためには、送信者・受信者ともに共有範囲を設定する必要があります。設定を変更する手段は以下の通りです。 画面を上から下にスワイプしてクイック設定を呼び出します。 もう一度下にスワイプしてすべてのクイック設定を表示し、Quick Shareをタップします。 「共有を許可するユーザー」をタップして、共有する範囲を選択できたら完了です。 Quick Shareの共有範囲の設定が完了したら、”Googleフォト”や”Files by Google”といったアプリ内のファイルを任意のメンバーに共有できるようになります。下記では、「Files by Google」からのファイル転送方法をご紹介します。 1.Files by Googleのアプリストアからアプリをダウンロードします。 2.アプリからファイルを選択し、右のその他アイコン[︙] をタップします。 3.[共有 ＞ Quick Share]をクリックします。 4.【送信側】は、送信先の候補から、ファイルを送りたいデバイスをタップします。【受信側】は、デバイスの画面ロックを解除しておきます（画面ロックがかかっていると相手のデバイスに付近のデバイスとして表示されません） 5.【受信側】は、送信元のデバイス名と受信するファイルが表示されるので、内容を確認して[承認する]をタップしたら完了です。 参考・画像引用：Android Magazine｜Quick Share（旧ニアバイシェア）の使い方 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ スマホ/パソコン間、種別の異なるスマホへのファイル転送方法 「スマホ/パソコン間」や「iPhone/Android間」などの、異なるデバイスでのファイル共有の方法には、以下のやり方があります。（表は左右にスクロールできます） 手段 ＜概要＞ ＜メリット＞ ＜デメリット＞ クラウドサービス (ファイル形式) 「Google Drive」や「Dropbox」などのクラウドストレージに、ExcelやWordのファイルをアップロードして共有します。 ・データのバックアップとしても使える。 ・クラウドストレージ内でメッセージを送る機能がないと、アップロード先のURLを別途メールやチャットで共有する手間がかかる。 クラウドサービス (記事形式) 「ナレカン」や「Stock」のように、ノートにファイルを添付する形式で社内情報を共有します。 ・添付したファイルに関する補足情報をノートに追記できるので、ファイルを都度開かずとも内容が分かる。 ・「Markdown記法」などの特殊な記法が必要なツールを選ぶと、使いづらい可能性がある。 USBケーブルで転送 USBケーブルでパソコンとスマホと接続して、直接ファイルを転送する方法です。 ・数百枚、数千枚レベルのデータでも素早く送信できる。 ・USB端子の規格が正しいケーブルでなければ接続できない。 URL 「Send Anywhere」などのデータ転送アプリを使って、URLやQRコードを読み取ることでファイルを共有する方法です。 ・社外のメンバーともファイルを共有しやすい。 ・ファイルを共有するために、都度URLやQRコードを発行する必要がある。 メールで転送 メールにファイルを添付して送信します。 ・メールアドレスを入力してファイルを添付するだけなので、とても簡単。 ・フリーメールの添付ファイルの制限容量は最大25MB程度なので、容量オーバーとなる場合は数回に分けて送らなければならない。 Bluetooth スマホとパソコンの両デバイスのBluetoothをオンにしてペアリングします。その後ファイルを選択・送信することで共有できます。 ・手軽で簡単にファイル共有できる。 ・iPhoneとAndroid間ではBluetooth接続ではファイル共有ができない。 ファイルを使うデメリットには「ファイルを開かないとどんな内容か分からない」ことが挙げられます。したがって、ファイルと詳細情報を一緒に記録できる、「ノート（記事）形式で共有する方法」が最もファイル管理しやすい方法と言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ スマホ同士/スマホとPCでファイル共有するときの注意点 異なるデバイス間のファイル共有には注意しなければならない点があります。とくに、無料で使えるアプリでファイルを共有する場合は、以下の2つに注意して利用しましょう。 セキュリティリスクがある デバイスがウイルスを持っていたり、有害アプリをダウンロードしたりしていないかを事前に確認すべきです。 データのバックアップが必要 ファイルデータを誤って削除してしまったときに備えて、バックアップを取っておく必要があります。 このように、「ビジネス」「個人」利用を問わず、デバイスのセキュリティ対策とファイルのバックアップは必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【知らなきゃ損】ファイル共有にはアプリがおすすめな理由 ビジネスにおいて、ファイルを共有するケースは頻繁にあるので、効率的でなければなりません。また、ファイルは共有して終わりではなく、その後も活用していくことが大前提となるため、以下の理由からアプリの利用がおすすめです。 ファイルを共有しやすい アプリを活用すれば、特定の場所にファイルをアップロードするだけで、任意の相手がいつでも該当ファイルにアクセスできる体制をつくれます。そのため、メールやチャットのように、ほかのメッセージで埋もれたり、メンバーが増えるたびに再送したりする手間を解消できるのです。 ファイルを見つけやすい WordやExcelのようなファイル形式のデータは、増えていくに連れて管理が煩雑になりがちです。一方、アプリにはファイルをタグ付けして分類したり、ファイル内まで絞り込める検索機能が備わっていたりするので、欲しい情報がすぐに見つかります。 上記に加えて、たとえば「AIにより、ファイルの概要を自動で要約する機能」が備わった「ナレカン」のようなファイル共有アプリを選ぶと、ファイルのデメリットである「開かないと内容が分からない」事態も解消できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜無料あり＞スマホ・PC間のファイル共有におすすめのアプリ5選 以下では、スマホ・PC間でファイルを共有するためのアプリを5つご紹介します。 ファイルを共有するためのアプリは、共有機能だけでなく管理まで一括しておこなえるものを選択するべきです。異なるデバイス間での共有が可能であっても、管理体制が不十分だと必要なファイルをすぐに見つけられず、業務に支障をきたしてしまいます。 そこで、「ファイルの共有だけでなく、ファイル検索も充実しているツール」を導入しましょう。また、情報漏洩を防ぐために、高いセキュリティ基準で保護されていることも重要です。 結論、ファイル共有に最適なのは、超高精度な検索機能があり、国際レベルのセキュリティ基準で情報が守られるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、平均0.2秒かつヒット率100%の「検索機能」が備わっており、添付したファイルの中身まで検索可能なため、目的のファイルへ即アクセスできます。また、すべての通信・情報は暗号化されているため、セキュリティ面も安心して利用できるのです。 【ナレカン】マルチデバイス対応でファイルをすぐに確認できるアプリ 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】誰でも簡単・安全にファイル共有できるアプリ Stockは、ノート形式で社内の情報をストックできるツールです。 「Stock」の「ノート」には、直感的にテキストやファイルを残せるほか、ノートに紐づく「メッセージ」によって、メンバーとのやりとりまで一元化できます。加えて、1フォルダ内であれば人数制限なしで招待できる「1フォルダゲスト」機能を使えば、社外とのファイル共有も円滑になります。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } [articlelink button] 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】ファイルの共同編集ができるソフト ＜Google Driveの特徴＞ あらゆるデバイスから利用できる Googleアカウントを作成すれば、iPhoneやAndroidなどのスマホや、パソコン、タブレット端末から利用できます。 共同編集ができる 編集の権限を与えれば、リアルタイムでファイルの共同編集が可能になります。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ アプリと連携してファイルを作成できる Googleドライブ上では、「ドキュメント」や「スプレッドシート」などのアプリと連携しファイルを作成すれば、そのまま保存できます。 充実した検索機能でファイルを探し出せる Googleドライブはファイル検索の機能が充実しています。ファイル名だけではなく、ファイルの種類や最終更新日、ユーザーから検索することが可能です。 ＜Google Driveの注意点＞ 情報が見つけにくい ユーザーの口コミでは「容量は十分あるものの、フォルダ階層が深くなると目的のファイルを探すのに少し手間取ることがあります。」という意見があります。（参考：ITreview） アクセス権限に注意する 共有リンクを知っているだけでアクセスできるのは便利ですが、適切に管理しないと情報漏えいにつながるリスクがあります。 有料プランはほかのツールも含めたプランの契約が前提になる Google Driveは、Googleのあらゆるサービスが集約された「Google Workspace」に含まれます。容量を増やすために有料プランを契約するときには「Google Workspace」として契約が必要なので、ファイル共有機能だけを求めている場合は注意が必要です。 ＜Google Driveの料金体系＞ 以下は「Google Workspace」の料金体系です。 個人向け：無料 Business Starter：950円/ユーザー/月 Business Standard：1,900円/ユーザー/月 Business Plus：3,000円/ユーザー/月 Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】ファイルを一か所にまとめられるソフト ＜Dropboxの特徴＞ グループで共有する スマホとPCでファイルを共有するだけでなく、グループを作成すれば複数人でのファイル共有もできます。また共有したファイルを後日変更した場合も、全員のデバイスに反映されます。 大容量ファイルを送信できる 共有リンクを作成すれば、メールに添付する必要もなく簡単にファイルを送信できます。また共有リンクにパスワードや有効期限を設定することで、セキュリティも保護されるのです。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ 便利な「ファイルリクエスト」機能 「ファイルリクエスト」機能を使えば、Dropboxのアカウントを所有していないユーザーからもファイルを集められます。共有設定をしていない社外メンバーとのやりとりに役立つ機能です。 ファイルのバージョン履歴を確認できる ファイルをいつ・誰が・どのように変更したのか確認できます。そのため、変更前と後で何が変化したのか把握するのに便利です。 ＜Dropboxの注意点＞ ファイル形式以外残せない Dropboxに保存できるのは、ExcelやWordなどのファイル形式のデータのみです。そのため、ファイル形式特有の「ファイルが入り乱れやすい」「ファイルを開くのに時間がかかる」というデメリットを解消できません。 使いこなすのが難しい フォルダ構造や整理のルールを設けなければ、「メンバーが勝手に階層を増やしてしまう」といった、管理上のトラブルになる恐れもあります。 ファイルの同期時に動作が重い ユーザーの口コミでは、「大量ファイルの同期時に動作が重くなるケースがあるため、パフォーマンス改善を望みます。」といった声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Basic：無料 Plus（個人向け）：1,500円/月 Professional（プロフェッショナル向け）：2,400円/月 Standard（チーム向け）：1,800円/ユーザー/月 Advanced（企業向け）：2,880円/ユーザー/月 Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【OneDrive】オフラインでもファイルにアクセスできるソフト ＜OneDriveの特徴＞ どこからでもファイルにアクセス可能 OneDriveでは個人用・仕事用どちらのファイルも、どのデバイスからでも保存・アクセス・検出できます。またオフラインで編集した内容も自動で同期されます。 ファイルのバックアップ・保護が充実している OneDriveでは誤って削除したり、外部からウイルスなどで攻撃を受けたりしたファイルの回復を簡単におこなえます。またセキュリティポリシーにより情報が適切に管理されているのです。 ＜OneDriveの機能・使用感＞ 他のツールと連携して保存できる OneDriveは、WordやExcel、PowerPointなど、他のツールからもファイルとして保存・編集できます。 ファイルごとにアクセス権が管理される ファイルの所有者はファイルごとにアクセス権を設定・管理できます。リンクを作成し、共有することで、リンクを受け取った人は誰でも編集可能となります。 ＜OneDriveの注意点＞ 検索性が悪い 一部のユーザーの口コミでは、「フォルダ名で検索結果が出てこない気がします。また作成日や更新者等、細かいフィルタも出来ないように思います。」という声が上がっています。（参考：ITreview） 有料プランでも使えない他サービスがある 「OneDrive for Business」は有料プランですが、他の有料プランと違い、TeamsやWord、Excel・PowerPointなどの他サービスと併用できません。 リンクがわかると誰でも編集できてしまう リンク作成により簡単にファイル共有ができる一方で、リンクの誤送信が発生すると社内の情報が外部に漏洩するリスクが高まります。 ＜OneDriveの料金体系＞ Microsoft 365（個人向け）：無料 Microsoft 365 Business Basic 1,079円/ユーザー/月 Microsoft 365 Apps for business：1,483円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Premium：3,958円/ユーザー/月 ※個人向けの料金プランは別途 OneDriveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ デバイス間のファイル共有に活躍するアプリの比較表 以下は、本記事でご紹介したアプリ5選の比較表です。以下の表を活用して、自社での運用に最も適したアプリを選定しましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Google Drive Dropbox OneDrive 特徴 マルチデバイス対応のシンプルな情報管理アプリ 誰でも簡単・安全にファイル共有できるアプリ ファイルの共同編集ができるソフト ファイルを一か所にまとめられるソフト オフラインでもファイルにアクセスできるソフト シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 セキュリティレベル 国際規格認証のセキュリティ 国際セキュリティ資格の取得 リンク共有のときの情報漏洩に注意 共有リンクにパスワードや有効期限を設定可能 リンク共有のときの情報漏洩に注意 社内情報のストック 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 スマホアプリがある 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 情報が見つけにくい ファイル形式以外残せない 有料プランでも使えない他サービスがある 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランは500円/ユーザー/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは1,079円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「OneDrive」の詳細はこちら 以上のように、PC・スマホ間でファイル共有する方法はさまざまです。ただし、アプリを導入するときは、機能性や注意点はもちろん、どのデバイスからでもストレスなくファイルを閲覧できるかを注意して確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有アプリの選定ポイント 社内でファイル共有アプリを導入するなら、以下のポイントを踏まえて選定しましょう。 誰でも簡単に使えるか 多機能なツールは便利な反面、操作が複雑で使いこなせない社員が出てくる可能性があります。そのため、社員全員が使いやすいツールかを必ず確認しましょう。 検索機能が充実しているか ExcelやWordのファイル形式の場合、ファイルを開かなければ、どのような情報が書き込まれているのか把握できません。一方、ファイル内にまで検索をかけられる高度な「検索機能」を備えたアプリであれば、情報を探す手間を解消できるのです。 セキュリティ対策が万全か セキュリティが万全でないツールでは社内情報が外部に漏洩してしまう恐れがあります。たとえば、国際規格のセキュリティ認証のなかでも「ISO27001」を取得している、高セキュアなツールを選びましょう。 以上のことから、ツールの導入を検討するのであれば、上記のポイントを網羅している「ナレカン」のようなアプリを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル・画像共有にマルチデバイスを活用する2つのメリット 以下では、マルチデバイスを活用する具体的なメリットをご紹介します。単にデータを保存するだけではなく、具体的な活用方法を把握しておくことで、導入後の運用イメージが湧きます。 （1）外出先で資料を閲覧する スマホとPCでファイル共有をすると、外出先でも簡単に資料をチェックできます。 たとえば、PCで作成した商談に関する資料を、事前にスマホやタブレットに共有しておけば、PCが開けない移動中でも見直しや編集が可能です。以下は、「ナレカン」で作成された資料を、PCとスマホそれぞれで表示した画面になります。 ＜PCで表示した場合＞ ＜スマホで表示した場合＞ 以上のように、シンプルなUIのアプリを使って情報を共有すれば、外出先からでもストレスなく情報を確認できます。結果、移動時間や業務のすきま時間を有効活用できるのです。 （2）スマホで撮った写真を共有する PDFやドキュメントファイルだけでなく、スマホで撮影した写真も共有できます。 アプリを使った写真の共有は、リアルタイムで情報を共有をするときにメリットを得られます。たとえば、現場の写真を事務所と共有したいときに、わざわざメールに添付して送る必要がなくなるのです。 このように、社内でスムーズに写真を共有できる点は「言語化しづらい情報を、視覚的に報告したい」という場面で重宝されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ スマホとPCでファイル共有するアプリ5選まとめ ここまで、スマホ・PC間のファイル共有におすすめのアプリ5選を中心にご紹介しました。 ファイルを共有するときには、共有だけでなく管理まで一括しておこなえるものを利用するべきです。また、膨大なファイル数であっても、必要な情報をすぐに見つけられるように充実した検索機能も必須です。 そこで、「ファイルの共有・管理ができ、充実した検索機能があるツール」を導入しましょう。また社内情報が漏洩することを防ぐために、高いセキュリティで保護されているかも重視すべきです。 結論、スマホとPCでファイル共有するには、添付したファイルの中身まで検索可能で、国際レベルのセキュリティ基準が施されているツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で、快適にファイル共有・管理ができる仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 大容量のファイル・データ共有におすすめの手段は？クラウドサービス9選を紹介

仕事でファイルを共有する場面は多いものの、複数のファイルをメールに添付すると容量が不足して送れないことがあります。何度もメールを送るのは面倒なうえに、関連するファイルがばらばらになり不便です。 そこで注目されているのが、大容量のファイルをスムーズに送れる「ファイル転送サービス」です。しかし、ファイル転送サービスは種類が多すぎて、どれが良いか分からず悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、法人向けファイル転送サービス5選とおすすめの情報共有ツールを中心に解説します。 おすすめの法人向けファイル転送サービスを比較したい ファイル転送サービスのメリット・デメリットを把握したい ファイル転送サービスよりも簡単に情報共有できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なファイル転送サービスが分かり、ファイルを含む情報共有を効率化できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイル転送サービスとは1.1 ファイル転送サービスにおける有料版と無料版の違い1.2 ファイル共有サービスとファイル転送サービスの違い1.3 ファイル転送サービスのメリット2 無料あり！おすすめの法人向けファイル転送サービス5選2.1 【GigaFile便】無料で使えるファイル受け渡しサービス2.2 【データ便】高セキュリティなデータ転送ができるサービス2.3 【Filemail】メールとしてもファイル転送ができるサービス2.4 【GigaCC】法人間のファイル共有に最適なサービス2.5 【Smooth File】海外利用もできるファイル転送サービス3 ＜比較表＞ファイル転送サービスの料金/容量/セキュリティ4 ファイル転送サービスのデメリット4.1 （1）データを外部に送信することになる4.2 （2）セキュリティレベルがサービスに依存する4.3 （3）運用体制の整備が必要になる4.4 （4）受信者側のセキュリティによっては使えない5 ファイルを簡単かつ安全に送れる情報共有ツール5.1 【ナレカン】最も簡単に使いこなせるファイル転送サービス5.2 【Stock】中小企業向けのファイル転送サービス6 ファイル転送サービスの比較ポイント5選6.1 （1）安全性は高いか6.2 （2）容量の制限があるか6.3 （3）転送速度が速いか6.4 （4）誰でも簡単に使いこなせるか6.5 （5）スマホに対応しているか7 おすすめの法人向けファイル転送サービスまとめ ファイル転送サービスとは ファイル転送サービスとは、メールよりも大容量のファイルを送れるサービスです。クラウド上に転送したいファイルをアップロードすることで、受け手は共有URLからアクセスしてファイルをダウンロードできます。 そこで以下では、ファイル転送サービスにおける有料版・無料版の違いやメリットをご紹介します。はじめてサービスを導入する方は必見です。 ファイル転送サービスにおける有料版と無料版の違い ファイル転送サービスの有料版と無料版では、おもに以下の違いがあります。 有料版 コストがかかるが一定基準のセキュリティが備わっている。 電話やチャットなどを通じて、充実したサポートが受けられる。 無料版 すぐに利用できるが情報漏えいのリスクや広告による操作性の悪さがある。 サポートは基本的なものに限定されている場合が多い。 ビジネスシーンでは、一定基準のセキュリティが備わっているサービスを使わなければ情報漏えいのリスクが伴います。そのため、自社のセキュリティポリシーを確認して、適切なサービスを導入することが求められるのです。 ファイル共有サービスとファイル転送サービスの違い ファイル共有サービスとファイル転送サービスには、以下のような違いがあります。 ファイル共有サービス 複数人でデータを共有することが目的で、中容量のファイルの共有に向いている。 有効期限がなく、ユーザーにアクセス権を付与できる。 ファイル転送サービス ファイルを送ることに特化しており、限定のユーザーに大容量のファイルを送るのに向いている。 有効期限があり、データにパスワードを設定できる。 ファイル共有サービスとファイル転送サービスでは、扱うファイルの容量や利用ユーザー数、セキュリティ対策に違いがあります。利用用途に合わせて、導入するべきサービスを比較・検討しましょう。 ファイル転送サービスのメリット ファイル転送サービスのメリットには、おもに以下の3つが挙げられます。 ＜大容量ファイルを簡単に送受信できる＞ メールで複数ファイルや容量の多いファイルを送る場合には、小分けにする手間がかかり、USBの場合は相手に直接渡す必要があるため非効率です。 一方、ファイル転送サービスを使うと一度に大量のファイルを受け渡しできるうえに、オンライン上ですべて完結するので、直接やりとりする手間が省けます。 ＜導入・運用コストを減らせる＞ ファイル共有サービスを自社で開発したり外注したりすると、多額の費用がかかるうえに、サービスをすぐに使いはじめられるとは限りません。さらに、定期的なアップデートが必要なため、常に運用コストが発生します。 しかし、クラウド型のファイル転送サービスは、月額料金を払えばすぐに使いはじめられるものがほとんどです。さらに、サーバーのメンテナンスもサービスの提供会社が実施するため、導入・運用コストともに最小限に抑えられるのです。 ＜十分なセキュリティ体制のもとでファイルをやりとりできる＞ ビジネスシーンでは、顧客の個人情報や機密事項を扱うため、高い安全性が必須です。有料の法人向けのファイル転送サービスには、安心して利用するためのセキュリティ機能が備わっているケースが多くあります。 たとえば、「SSL暗号化」「送信先の制限機能」などの機能です。また、「ナレカン」のように国際規格の厳重なセキュリティが備わっているものが適しています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり！おすすめの法人向けファイル転送サービス5選 以下では、おすすめの法人向けファイル転送サービス5選をご紹介します。法人向けファイル転送サービスの特徴や注意点を知りたい方は必見です。 【GigaFile便】無料で使えるファイル受け渡しサービス ＜GigaFile便の特徴＞ 無料で使える 1ファイル300GBまでのファイルを、無料で転送できます。 スマホアプリがある iOSアプリがリリースされているので、スマホからも操作できるのが特徴です。 ＜GigaFile便の機能・使用感＞ ファイルを簡単に送受信できる ホーム画面からファイルを選択してアップロードしたあと、表示されたURLを任意のメールアドレスへ添付すればファイルを送信できます。受け手側はURLにアクセスしてダウンロードするだけなので、ファイルのやりとりが簡単です。 受け取り確認機能 「受け取り確認機能」によって、先方がファイルをダウンロードすると送り手に通知が届きます。そのため、受け手は逐一連絡をする必要がありません。 ＜GigaFile便の注意点＞ 広告が多い アップロード画面やダウンロード画面に広告が多く、実際に操作するボタンなどが分かりづらい恐れがあります。 ＜GigaFile便の料金体系＞ 無料で利用できます。 GigaFile便の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【データ便】高セキュリティなデータ転送ができるサービス ＜データ便の特徴＞ 会員登録せずに使いはじめられる 会員登録せずにファイルのやりとりができます。ただし、会員登録なしの場合、アップロードできる容量は1回あたり2GBまでに制限されています。 ドラッグ＆ドロップで操作できる ドラッグ＆ドロップの操作だけで、送信するファイルを選択できます。 ＜データ便の機能・使用感＞ セキュリティ便 「セキュリティ便」は、受信者が「ダウンロード申請」をして、送信者が許可すればファイルをダウンロードできる仕組みです。そのため、セキュリティ便を利用すれば、ファイルのやりとりの安全性向上につながります。 通知機能 ダウンロードやアップロードの完了通知を設定できるので、連絡の手間を省きたい場合に効果的です。 ＜データ便の注意点＞ 「受け取り機能」は有料プランのみ 受け取るデータを一箇所にまとめられる「受け取り機能」は無料プランでは利用できないため、注意が必要です。 ＜データ便の料金体系＞ 参考：データ便の料金ページ ライトプラン：0円 フリープラン：0円 ビジネスプラン（受け取り機能なし）※通常のダウンロードは可能：330円/ユーザー/月 ビジネスプラン（受け取り機能あり）：550円/ユーザー/月 データ便の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Filemail】メールとしてもファイル転送ができるサービス ＜Filemailの特徴＞ ファイルを複数の方法で転送できる ファイルはメールに添付するだけでなく、リンクを作成して共有することもできます。そのため、場合によって使い分けられるのが特徴です。 モバイルアプリがある モバイルアプリがリリースされているので、スマホからも大容量のファイルをやりとりできます。 ＜Filemailの機能・使用感＞ 共有ファイルを追跡できる 送受信されたファイルを記録できるので「誰が、いつ、どこでファイルをダウンロードしたか」がすぐに分かります。 フォルダも共有できる ファイル単体はもちろんフォルダでも共有できるため、一度に多くの関連資料を送れるメリットがあります。 ＜Filemailの注意点＞ 日本語化されていない箇所がある 日本語化されているのはページの一部のみなので「英語で使い方がよくわからない」と感じるユーザーもいます。（参考：App Storeプレビュー） ＜Filemailの料金体系＞ 無料プラン：$0 Personal：$5/月 Pro：$12/月 Business：$18/ユーザー/月 Enterprise MFT：カスタム可能 Filemailの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【GigaCC】法人間のファイル共有に最適なサービス ＜GigaCCの特徴＞ グローバルに対応している 「GigaCC ASP」には、海外の拠点や取引先ともファイルをやりとりできる”グローバルゲートウェイ機能”をオプションで付けられます。 多言語対応 利用者の画面は日本語、英語、中国語に対応しており、グローバルな現場で活用できます。 ＜GigaCCの機能・使用感＞ アカウント・アクセス権管理 CSVによって、一括でアカウントを登録したりアクセス権を設定したりできます。そのため、管理者の作業工数を大きく減らせるのです。 高度なセキュリティ機能 一度の認証で複数のサービスを利用できる「シングルサインオン（SSL）」や、IPアドレスによる制限などの高度なセキュリティが備わっています。したがって、法人間で重要データをやりとりする場合も安心です。 ＜GigaCCの注意点＞ 初期費用がかかる いずれのプランでも初期費用が5万円以上かかるため注意が必要です。一部のユーザーからも「もう少し安いと良い」との声があります。（参考：ITreview） ＜GigaCCの料金体系＞ ※GigaCCは「GigaCC ASP」「OKURN」「SHARERN」の3プランがあり、すべてのプランで初期費用50,000円が発生します。各プランの詳細は以下の通りです。 ＜参考＞ ・GigaCC ASPの料金ページ ・OKURNの料金ページ ・SHARERNの料金ページ GigaCC ASP（スモールスタートが可能） STANDARDプラン：12,000円/10ユーザー/月～ ADVANCEDプラン：12,000円/10ユーザー/月～+25,000円 PREMIUMプラン：12,000円/10ユーザー/月～+42,000円 OKURN PLAN1：24,500円/10ユーザー/月 PLAN2：48,800円/50ユーザー/月 PLAN3：69,800円/100ユーザー/月 SHARERN PLAN1：85,000円/100ユーザー/月 PLAN2：120,000円/150ユーザー/月 PLAN3：170,000円/300ユーザー/月 GigaCCの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Smooth File】海外利用もできるファイル転送サービス ＜Smooth Fileの特徴＞ ユーザー数無制限プランがある ユーザー数による課金制のほかに、ユーザー数が無制限の容量に応じた料金プランも設定されているため、規模の大きい企業でも導入しやすいです。 多言語に対応している 日本語、英語、中国語、韓国語、ベトナム語と多言語に対応しています。 ＜Smooth Fileの機能・使用感＞ ダッシュボード機能 最新ファイルや転送したファイルの受信数などが、ダッシュボード形式で一覧表示されます。ユーザーの利用状況を把握したい場合に便利です。 上長承認機能 ファイルを共有・転送するにあたり、上長の承認を得る機能です。部下が誤ったファイルを転送してしまうリスクを防げます。 ＜Smooth Fileの注意点＞ 設定が複雑 一部のユーザーからは「機能がたくさんあるため、機能設定がシンプルではないというところが1から設定する場合には困るかもしれません。また、企業、プロジェクト、ユーザとそれぞれ設定がありますが、共通する項目が多く、どこを設定したら優先的に設定されるのかが直感的に分かりません。」との声もあがっています。（参考：ITreview） ＜Smooth Fileの料金体系＞ 料金は以下の表の通りです。（左右にスクロール可） 参考：Smooth Fileの料金ページ 100GBプラン 500GBプラン 1TBプラン 2TBプラン 3TBプラン 5TBプラン 10TBプラン 30TBプラン 初期費用 0円 55,000円 110,000円 110,000円 110,000円 110,000円 110,000円 110,000円 月額費用 1,100円/1ユーザー/月 33,000円/月 55,000円/月 82,500円/月 99,000円/月 137,500円/月 198,000円/月 280,500円/月 Smooth Fileの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞ファイル転送サービスの料金/容量/セキュリティ 以下は、おすすめの法人向けファイル転送サービス5選の比較表です。（左右にスクロール可） GigaFile便 データ便 Filemail GigaCC Smooth File 特徴 登録不要で大容量のデータ転送ができる 高セキュリティなデータ転送ができる メールとしてもファイル転送ができる 企業間のファイル共有に最適 海外利用もできるファイル転送サービス 安全性 【〇】※ダウンロードパスワードの設定が可能 【〇】※情報セキュリティ認証を取得 【〇】※ファイルメールで送信されるファイルは暗号化される 【〇】※「DR対応」や「証跡管理」などのセキュリティあり 【〇】※情報開示認定制度にて認定を取得 使いやすさ 【〇】※シンプルで簡単 【〇】※シンプルで簡単 【×】※多機能 【〇】※シンプルで簡単 【〇】※多機能 広告の表示 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【×】 スマホアプリ 【〇】 【×】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 広告が多い 「受け取り機能」は有料プランのみ 日本語化されていない部分がある 利用コストが比較的高額 設定が複雑 料金 ・無料 ・無料プランあり ・有料プランは330円～/ユーザー/月 ・無料プランあり ・有料プランは$5～/月 ・無料プランなし ・12,000円～/10ユーザー/月 ・無料プランなし ・27,500円～/月 容量 1ファイル300GBまで ライトプラン：2GB フリープラン：5GB ビジネスプラン：無制限 Personal：5GB Pro：250GB Business/Enterprise：無制限 Plan1：5GB Plan2：25GB Plan3：50GB ※OKURNの場合 100GB〜30TBまで ※容量によって料金が変動 公式サイト 「GigaFile便」の詳細はこちら 「データ便」の詳細はこちら 「Filemail」の詳細はこちら 「GigaCC」の詳細はこちら 「Smooth File」の詳細はこちら このように、ファイル転送サービスはそれぞれ特徴が異なるうえ、なかには高額だったり操作が複雑だったりするものもあります。したがって、導入した費用対効果やITリテラシーを考慮したうえで選定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル転送サービスのデメリット 以下では、ファイル転送サービスのデメリットを解説します。以下の点を把握しないままサービスを導入すると、トラブルを招く恐れもあるので必ず押さえましょう。 （1）データを外部に送信することになる デメリットの1つ目は、データを外部に送信することです。 ファイル転送サービスを利用するということは、データが外部のサーバーを経由することになるため、機密の情報を転送する場合は注意が必要です。社内の重要な情報が外部に漏れてしまっては、会社の利益に大きく影響します。 そのため、ファイル転送サービスを利用する場合は、セキュリティや信頼性を慎重に検討することが重要です。 （2）セキュリティレベルがサービスに依存する ファイル転送サービスのセキュリティレベルは、サービスの開発元に依存します。 開発元が設定したセキュリティレベルで運営されるため、必ずしも自社のセキュリティレベルにマッチするとは限りません。したがって、導入候補のサービスが、自社のセキュリティポリシーに沿っているかを確認することが重要です。 また、プランによってセキュリティ機能の充実度が変わるサービスもあるので、同じサービスでもプラン内容を比較して検討しましょう。 （3）運用体制の整備が必要になる 現場の理解を得て社内にサービスを浸透させるには、運用体制の整備が必須です。 これまでファイルの転送方法がばらついていたチームでは、サービスの導入そのものが現場の混乱を招きかねません。したがって、「ファイル共有手順のマニュアルを作成する」「サービスの利用目的を周知する」など、社員の理解を深める対策をすべきなのです。 また、そもそも”誰にとっても使いやすいサービス”を導入すれば、操作面での混乱を防げます。そこで、非IT企業の社員でも直感的に使いこなせる、「ナレカン」のようなサービスを活用しましょう。 （4）受信者側のセキュリティによっては使えない ファイル転送サービスを導入しても、受信者側のセキュリティレベルによって利用できない場合があります。 サイバー攻撃が多様化している昨今、セキュリティ対策として「外部からのメールに記載されたリンクへのアクセス」や「外部サービスで共有されたファイルの開封」を禁止している企業もあります。 ファイルの共有先でアクセスに制限が設けられている場合、アップロードしたファイルを相手がダウンロードできないのです。したがって、社外とファイルを共有したい場合は、共有相手がデータを受け取れる環境か確かめましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイルを簡単かつ安全に送れる情報共有ツール 以下では、ファイル転送サービスよりも、情報を簡単かつ安全に共有できるツールをご紹介します。 ファイル転送サービスは大容量のファイルを送信でき、運用コストを減らせるというメリットがある一方で、サービスによってセキュリティの充実度にバラつきがあるというデメリットがあります。 そこで、セキュリティが高い情報共有ツールを導入すれば、安全にファイルを共有できます。ただし、共有されたファイルを必要な時にすぐに見つけられなければ、業務をスムーズに進められません。 結論、自社で導入すべきサービスは、国際基準のセキュリティを備えており、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは国際セキュリティ認証を取得しており、社内の情報を安全に共有できます。またファイル内まで検索できるヒット率100%の高精度な検索機能を備えているため、情報を探す時間と手間を大幅に削減できます。 【ナレカン】最も簡単に使いこなせるファイル転送サービス 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンでファイルを共有した例 ナレカンの記事では、作成した資料のファイルを添付して、メンバーに共有することができます。以下は、実際にナレカンの記事にファイルを添付した例です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】中小企業向けのファイル転送サービス Stockはナレカンと同じく、安全にファイルを共有できるツールです。 「Stock」は、個人・グループ間のDM機能やタスク機能も備えており、中小企業であれば、ファイル共有以外にも様々な場面で役立つツールです。そのため、目的ごとにいくつもツールを導入する必要がなく、業務上のやり取りがStockひとつで完結するのです。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル転送サービスの比較ポイント5選 以下では、ファイル転送サービスの比較ポイントを5つご紹介します。以下のポイントを踏まえ、自社にとって費用対効果の高いサービスを選びましょう。 （1）安全性は高いか はじめに、安全性の高さが重要です。 ファイル転送サービスはURLを使ってファイルを共有するので、不特定多数の人からアクセスされるリスクがあります。そこで、「通信内容が暗号化されているか」「アクセスを特定の人だけに制限できるか」などを比較すると、安全性の高さが分かります。 したがって、ファイルを安全な状態で転送するためにも、強固なセキュリティ機能があることを確かめましょう。 （2）容量の制限があるか 次に、「送受信できる容量に制限があるか」も比較すべきポイントです。 とくに、無料のサービスは一度に送信できる容量が小さく「結果的にメールのようにファイルを分割して送る状況」になりかねないので、注意して比較しましょう。 したがって、自社でやりとりしたいファイルが問題なく送受信できる容量が備わっているかを確かめると、プランと料金を絞り込みやすくなります。 （3）転送速度が速いか 転送速度の速さも、ファイル転送サービスを選ぶうえで重視するべきポイントです。 ファイルの転送速度は、業務のスピードに直結します。ファイルのアップロードのたびに時間がかかっていては、業務の遅延に繋がってしまうのです。 そのため、導入前にアップロード速度などの性能を評価して、自社の求める基準を満たしているか必ず確認しましょう。 （4）誰でも簡単に使いこなせるか 誰でも簡単に使いこなせるか、検討することも重要です。 ITに詳しくないメンバーが多い場合は、多機能なファイル共有サービスでは使いこなせなかったり、社内に浸透しなかったりする可能性があります。 したがって、直感的な操作で簡単に使える「ナレカン」のように、必要な機能が過不足なく備わったサービスが最適です。 （5）スマホに対応しているか 最後に、スマホに対応しているかを確認しましょう。 パソコンでファイルを転送できても、スマホでスムーズにファイルを転送できなければ、出張先や移動中に情報を共有できません。また、転送されたファイルを、スマホでも簡単に管理できるような仕組みを整えておくと便利です。 そのため、スマホでもファイルの転送・管理がスムーズにできるツールを選ぶと、社内の情報共有が活発に進みます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめの法人向けファイル転送サービスまとめ これまで、おすすめの法人向けファイル転送サービス5選や、比較ポイントを中心にご紹介しました。 ファイル転送サービスは、自社の目的に合わせて適切な機能を備えたツールを選ぶことが大切です。また、転送されたデータは個人のパソコンに保管するだけでなく、社内で共有する体制を整えておきましょう。 ただし、社内でのファイル共有は、操作が簡単で、誰でも必要なときに目的の情報を探し出せるサービスでなければ定着しません。 したがって、自社に最適なサービスは、直感的にファイルの共有・管理ができ、誰でも簡単に必要な情報を探せる「ナレカン」一択です。さらに、ナレカンは国際水準のセキュリティを備えており、あらゆる情報を確実に守れます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、安全でスムーズなファイル転送を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 大容量のファイル・データ共有におすすめの手段は？クラウドサービス9選を紹介