ナレッジマネジメント
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今日では、時間や場所を問わずにファイルを共有・管理できる”オンラインストレージ”が浸透しています。そして、代表的なオンラインストレージの1つとして「セキュアSAMBA」があり、中小企業を中心に利用されているのです。 一方で、「セキュアSAMBAの導入を検討しているが、自社に最適なのか分からない」と悩む方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、セキュアSAMBAの使い方から料金、評判までを網羅的に解説します。 セキュアSAMBAの機能や使い方を理解したい セキュアSAMBAの評判や料金を把握したうえで導入を判断したい セキュアSAMBAよりも簡単にファイルを共有・管理できるツールを知りたい という方はこの記事を参考にすると、セキュアSAMBAの正しい使い方が分かり、自社に最適なツールかを検討できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 セキュアSAMBA（サンバ）とは1.1 セキュアSAMBAと「他のファイル共有ツール」の違い1.2 セキュアSAMBAの機能1.3 セキュアSAMBAのセキュリティ2 セキュアSAMBAの使い方2.1 使い方1｜ファイルのアップロード2.2 使い方2｜ファイルの共有2.3 使い方3｜ファイルのダウンロード3 【無料プランあり】セキュアSAMBAの料金プラン比較表4 セキュアSAMBA使うメリット5 セキュアSAMBAを使うデメリット5.1 （1）ファイルの共同編集ができない5.2 （2）一部の操作に手間がかかる6 セキュアSAMBAのデメリットをカバーするおすすめのツール6.1 必要な情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」7 セキュアSAMBAの口コミ・評判7.1 セキュアSAMBAの良い口コミ・評判7.2 セキュアSAMBAの改善点に関する口コミ・評判8 セキュアSAMBAの使い方や料金プラン・評判のまとめ セキュアSAMBA（サンバ）とは ここでは、セキュアSAMBAの概要をご紹介します。セキュアSAMBAの導入を検討している担当者の方は必見です。 セキュアSAMBAと「他のファイル共有ツール」の違い セキュアSAMBAは、「ユーザー数無制限で利用できる点」が他のオンラインストレージとの差別化ポイントだと言えます。 セキュアSAMBAは、スタンダードプラン以上であればユーザー数に制限がなく、利用人数が増えれば増えるほど、一人当たりの費用が安くなります。ただし、容量には制限があるため大人数で使用を考えている方はプランの選択に注意が必要です。 ・セキュアSAMBAの公式サイトはこちら セキュアSAMBAの機能 セキュアSAMBAには、主に以下の機能が備わっています。 検索機能 ファイル名やタグだけでなく、オプションで全文検索もできるので、目的のファイルをスピーディに見つけられます。 バージョン管理 各ファイルの更新回数ごとに、10世代分のバージョン管理ができるため、データを消失する心配もありません。 このように、セキュアSAMBAには、ファイルを保存する機能が充実しているのです。 セキュアSAMBAのセキュリティ ここでは、セキュアSAMBAのセキュリティ仕様について、いくつかピックアップしてご紹介します。 暗号化 アップロードされたデータは暗号化方式AES256で、端末とシステムとの間のインターネット通信はSSL/TLS通信(TLSv1.2)で暗号化されています。 サブドメイン方式 契約時に指定したログインURLでセキュアSAMBA環境を構築します。URLを知っているメンバーのみにアクセスを限定できます。 国内データセンター AWS東京リージョンを採用しています。AWSは関東に4つのデータセンター群(AZ)を配置しており、災害時などにも対応可能です。 ウイルスチェック アップロードされる全ファイルに対してウイルスチェックを実行します。万が一、ウイルスを検知するとログに残ります。 この他にもサイバー攻撃対策や脆弱性診断などがあり、万全なセキュリティ対策が整えられているのです。 参照：セキュアSAMBAの機能>セキュリティ仕様 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ セキュアSAMBAの使い方 ここでは、セキュアSAMBAの使い方を3つご紹介します。以下の手順を確認すれば、スムーズにファイルを扱えるようになります。 使い方1｜ファイルのアップロード 1．セキュアSAMBAにログインします。 2．画面左上の［マイフォルダ］＞［アップロード］をクリックします。 3. すると、下図のように［アップロードリスト］が表示されます。今回は［ファイルの選択］をクリックします。 4．アップロードするファイルを選択して、［開く］をクリックしましょう。 5．すると、選択したファイルがアップロードリストに追加されるので、［アップロード］を押せば完了です。 ※上記の画像は、すべてセキュアSAMBAの操作マニュアルから引用しています。 使い方2｜ファイルの共有 1．共有したいファイルを右クリックして、［ダウンロードリンク］を選択します。 2．リンクの作成画面が表示されるので、パスワードなどの必要項目を入力して、［作成］をクリックします。 3．すると、下図のような画面になるので、［コピー］をクリックすれば任意のメンバーへ共有できます。 ※上記の画像は、すべてセキュアSAMBAのヘルプページから引用しています。 使い方3｜ファイルのダウンロード 1．任意のファイルを選択して、［ダウンロード］をクリックします。 2．保存場所の指定画面が表示されるので、［保存］をクリックすれば完了です。 ※上記の画像は、すべてセキュアSAMBAの操作マニュアルから引用しています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料プランあり】セキュアSAMBAの料金プラン比較表 セキュアSAMBAでは、容量やユーザー数に応じて5つのプランが用意されています。それぞれの特徴は以下の通りです。 参考：セキュアSAMBAの料金ページ ※税抜き フリー スタンダード ビジネス エンタープライズ 月額料金 0円 25,000円/月 35,000円/月 48,000～298,000円/月 ユーザー数 2人 無制限 無制限 無制限 容量 1GB 300GB 500GB 1TB～30TB サポート方法 メール メール+電話 メール+電話 メール+電話 セキュアSAMBAはフリープランであっても、アクセス制限やファイルの暗号化などの有料版と同じセキュリティ対策が搭載されています。そのため、ユーザー数が2人以下であれば、十分な機能を備えたツールと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ セキュアSAMBA使うメリット セキュアSAMBAを使うメリットは以下の4つです。 ユーザーの操作ログを記録できる ユーザーのフォルダやファイルに対する操作ログを記録して、閲覧することができます。そのため、トラブルの発生時、迅速な原因究明に役立ちます。 ファイル共有が簡単になる クラウド上でファイル共有できるので、わざわざメールなどで共有する手間が省けます。また、アプリやブラウザから、簡単に使い始められるのです。 人数が増えるとコスパが良い ユーザー数無制限なので、人数が増えれば1人当たりのコストが割安になります。 スマホやタブレットからでもブラウザ利用が可能 スマホやタブレットからでもブラウザ利用が可能であるため、移動時にもファイルの閲覧が可能です。 上記4つのメリットを考慮して、自社に適したツールか判断しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ セキュアSAMBAを使うデメリット ここでは、セキュアSAMBAを利用するときの注意点をご紹介します。人によっては煩わしさを感じる恐れもあるため、導入前に確認しましょう。 （1）ファイルの共同編集ができない セキュアSAMBAは、複数のユーザーが同時にブラウザ上でファイルをリアルタイムで共同編集する機能はありません。 ファイルに変更を加えるには、一度自分のPCにダウンロードし、編集を終えてから再度アップロードするという手間がかかります。そのため、誰かが編集している間に他のメンバーが旧版をダウンロードして編集を始めると、作業の重複が生じるという問題も発生してしまいます。 したがって、チームで文書を共同で作り上げたり、リアルタイムでフィードバックし合ったりする用途においては、セキュアSAMBAは不向きであると言えます。 （2）一部の操作に手間がかかる 次に、セキュアSAMBAは、一部の操作に手間がかかることにも注意すべきです。 たとえば、ExcelやWordの中身を確認するには、逐一ダウンロードしなければなりません。また、ファイルの格納や更新についての連絡には、メールや別のチャットツールを使う必要があるのです。 このように、セキュアSAMBAには、特定のファイルをすぐに開けなかったり、スムーズな情報共有ができなかったりする課題があります。したがって、ファイルを見やすく整理し簡単に共有するには、「ナレカン」のような「ナレッジ管理ツール」の利用が適しています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ セキュアSAMBAのデメリットをカバーするおすすめのツール 以下では、セキュアSAMBAのデメリットをカバーするツールをご紹介します。 セキュアSAMBAは高いセキュリティ下でファイルを残せる一方、ファイルを共有するにはリンクを発行したりフォルダを作成したりする手間がかかります。効率的にファイル共有するには、簡単に情報を蓄積・共有できる「ナレッジ管理ツール」が欠かせません。 また、ファイルは業務で活用するものなので、蓄積されるだけでなく、あとから見つけやすいことが大前提として必要です。そのため、「必要な情報に即アクセスできるツール」を選びましょう。 結論、セキュアSAMBAのデメリットをカバーするには、簡単に情報共有ができ、必要な情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」には、ファイルや画像に加えて、テキストベースでも情報を残せるうえに、閲覧・編集権限を付与できるので社内情報を安全に管理できます。また、生成AIによる「自然言語検索」は、回答を学習しないので、情報漏えいの心配もありません。 必要な情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ セキュアSAMBAの口コミ・評判 以下では、セキュアSAMBAを利用するユーザーからの口コミ・評判を解説します。実際のユーザーの声を参考に、利用イメージを掴みましょう。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判は、全てITreviewより引用しています。 セキュアSAMBAの良い口コミ・評判 セキュアSAMBAの良い口コミ・評判は以下の通りです。 非公開ユーザー　投稿日：2025年7月02日 メールでは送れない大容量ファイルの転送に利用しています。 フリーで広告が多数表示されるファイル転送サービスにセキュリティ面のリスクを感じていましたが、セキュアSAMBAは日本国内の有名なサービスなので相手先にも不安をかけず安心して利用できています。 非公開ユーザー　投稿日：2024年10月11日 旧来の据え置きサーバーでのデータ管理から、起動性が要求されるデータを中心にクラウドでの運用を目的として選定しました。 ビジュアルもGUIもシンプルで、使い方を説明しなくてもexplorer間隔で手軽に使用できるところがいいです。 有償版を使用していますが、勝手にフォルダを作らせないように権限を設定するなどでシンプルに運用できます。 非公開ユーザー　投稿日：2024年10月08日 優れている点・好きな機能 DLの有効期限や回数指定が出来るところ DLリンクとは別にPWを自動送信してくれるところ 導入のきっかけは脱PPAP対策としてでした。 zip添付のメールを送った後のPW送付も煩わしく感じており、PWを自動送付出来るかつ無料だったら、、、とスキマ時間で探していたら出会ったのがセキュアSAMBAです。 上記の様な煩わしさを無料で解決出来るものだったので、以降は同じ部署メンバーにも導入を進め、社内で利用をしています。 非公開ユーザー　投稿日：2024年10月08日 外部とのファイル共有がセキュアな環境でできるので、外部ベンダーとのファイル共有に利用しました。 通常のExplore形式でも利用できるので、いつも通り利用できる点がよい。 このように、利用ユーザーからは操作性のシンプルさや、社外とデータをやり取りをする際の便利さへの評価の声が多く挙がっています。 セキュアSAMBAの改善点に関する口コミ・評判 セキュアSAMBAの改善点に関する口コミ・評判は以下の通りです。 非公開ユーザー　投稿日：2025年7月02日 世の中のシステム全般がクラウド中心になってきているので、今の料金体系でオンラインストレージの容量も拡張してもらえたら、セキュアSAMBAはもっともっと知名度も高くなり流行ると思います。 非公開ユーザー　投稿日：2024年10月08日 欲しい機能・分かりづらい点 アドレス帳からの呼び出しが使いづらい リンクを送るメールアドレスの送信元表示設定やオリジナルドメインを設定できると嬉しい 非公開ユーザー　投稿日：2024年10月08日 アプリをインストールする必要があり、誰でもいつでも使えるわけではないので、その点を改善してほしい。 WEB版があったかもしれないが、利用せず。 非公開ユーザー　投稿日：2022年9月27日 ちょっと中身を確認したいときに、いちいちダウンロードしないといけないのが大変不便です。（PDFやJPEGはクリックすればみれますが、エクセルやワードなどは要ダウンロード） またフォルダごとアップロードができないので、いちいちフォルダをSAMBA上で作成してからファイルをひとつひとついれていかないといけないところが大変不便です。 このように、利用ユーザーからは「アドレス帳からの呼び出しが使いづらい」「ファイルの中身を確認するのに時間がかかる」などの改善要望があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ セキュアSAMBAの使い方や料金プラン・評判のまとめ ここまで、セキュアSAMBAの使い方や料金プラン・評判を解説しました。 セキュアSAMBAは大量のファイルを安全に管理できる一方、ファイル共有に手間がかかるため、情報共有のスピード感において課題があります。また、WordやExcelを開くには、都度ダウンロードしなければならず面倒です。 一方、あらゆる情報を簡単に残せる”情報共有ツール”であれば、ファイルを開く工数がかからず、メンバーとも円滑にやりとりできます。また、必要な情報に即アクセスするために、「高性能な検索機能」が備わっているか確認しましょう。 結論、セキュアSAMBAの課題を解消するには、情報を一元管理でき、必要なタイミングで即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、効率的なファイル共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

あらゆる情報がデータ化している現代において、ファイル共有はビジネスで必須です。そのため、「インターネット上でデータを保存できるオンラインストレージ」が個人や法人問わず幅広く使われています。 なかでも、多くの利用者を抱えているのが「GigaCC（ギガシーシー）」です。しかし、「GigaCCの導入を検討しているが、自社に適しているのかわからない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、GigaCCの使い方や料金プラン、評判を中心に解説します。 GigaCCの機能や料金について詳しく知りたい 利用しているユーザーの評判を参考に、導入可否を検討したい GigaCCのデメリットを解消するツールがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、GigaCCについて詳しく分かるので、自社にとって最適なツールかを検討できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 GigaCCとは1.1 GigaCCと他のオンラインストレージとの違い1.2 GigaCCの基本機能1.3 GigaCCの利用者向けの機能1.4 GigaCCの管理者向け機能2 GigaCCの料金プラン3 GigaCCを使うときの3つの注意点とは3.1 （1）フォルダ機能はない3.2 （2）容量制限に注意が必要4 【これで解消】GigaCCのデメリットをカバーするおすすめのツール4.1 あらゆる情報を簡単に一元管理できる「ナレカン」5 GigaCCの口コミ・評判5.1 GigaCCの良い口コミ・評判5.2 GigaCCの改善点に関する口コミ・評判6 導入実績！GigaCCを導入した事例2選6.1 （1）筑邦銀行6.2 （2）東京大学大学院 新領域創成科学研究科7 GigaCCの使い方や料金プラン・評判のまとめ GigaCCとは 以下では、GigaCCの特徴や機能をご紹介します。GigaCCの導入を検討している企業は必見です。 GigaCCと他のオンラインストレージとの違い 引用：GigaCCのサイトページ GigaCCは、 GigaCCは、日本ワムネット株式会社が提供する“純国産”法人向けのオンラインストレージです。加えて、データを共有したい企業間の「ファイル受取専用のポスト」として、大容量ファイルの安全な送受信やファイル共有に貢献しています。 また、GigaCCと他のオンラインストレージの違いは、安全性が担保されている点です。具体的には、サービスの開発から提供・サポート・データの保管まですべて国内で運用しており、2要素認証・2段階認証をはじめとするセキュリティ機能が挙げられます。 以上のように、充実したセキュリティ対策を実現していることから「多数の相手とのセキュアなファイル共有が必要な企業」に向いているサービスだと言えます。 ・GigaCCの公式サイトはこちら ・App Storeからのダウンロードはこちら GigaCCの基本機能 以下では、GigaCCの基本機能を3つご紹介します。 ファイル共有機能 取引先へのファイル送信だけでなく、データを受け取ることも可能です。また、アクセス権を管理することで、むやみやたらに情報が飛び交う事態を防ぎます。 共有ノート機能 アップロードされているファイルやフォルダに対して、アクセス権限のあるIDユーザーがコメントを書き込めます。社内外の関係者同士でスムーズな意見交換をしたり、コミュニケーションをとったりすることが可能です。 モバイル機能 PCだけでなく、スマホやタブレットからも使用できます。そのため、社外でもファイルの共有や転送が可能です。 以上のような機能は、スムーズな情報共有をするうえで欠かせません。とくに、職種によっては、オフィス外から情報を確認しなければならないケースもあるので、3つ目の「モバイル対応しているか」は重要なポイントとして認識しておきましょう。 GigaCCの利用者向けの機能 以下では、GigaCCの利用者向けの機能を3つご紹介します。 連携機能 「Microsoft Office for the web」と連携し、Officeファイルの新規作成・同時編集・保存がブラウザ上でできます。Officeソフトがない方でも追加料金なしで利用できるため、プロジェクトのスムーズな進行に役立ちます。 返信・アクセスURL機能 返信URLを発行すれば、外部ユーザーもGigaCCを通してファイルを送信できます。また、URLを通知すれば、外部ユーザーにファイルをダウンロードさせることも可能です。 CC通知機能 特定のメールアドレスに自動でCC通知が届くため、送信者が故意に情報漏えいするのを防ぎます。ファイル送信時に毎度メールアドレスをCCに入れる手間を省けるため、業務の効率化にも役立ちます。 以上が利用者向けの主要な機能です。ほかにも、ひな形機能や予約送信機能、収集用URL機能など便利な機能が豊富に備わっています。 GigaCCの管理者向け機能 以下では、GigaCCの管理者向けの機能を3つご紹介します。 制限管理機能 アカウントやアクセス権の管理ができるうえ、アカウントの登録などを一括設定できるため、管理者の工数削減につながります。 履歴ログ管理機能 200項目以上の検索項目でログ検索・出力できるため、ファイル共有の詳細を確認可能です。出力情報の一例としては、「ファイル送信・共有時のすべてのアクション」「ファイル容量」「URL情報」などが挙げられます。 証跡機能（全件バックアップ） 送信・共有されたファイルを別領域のアーカイブデータで保存します。また、ファイルは全件バックアップされるため、情報漏えいが発生した際に被害の特定や影響範囲の推測がしやすく、被害を最小限に抑えられます。 このように、GigaCCは利用者だけでなく管理者に対する機能も充実しています。しかし、機能が豊富な分、使いこなせない危険があることに注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ GigaCCの料金プラン GigaCCでは、以下3つのプランが用意されていて、いずれのプランも最低利用期間は3か月で、初期費用50,000円が必要となります。基本の月額料金は以下の通りです。 Standardプラン 12,000円～/10ID/月 280,000円～/1,000ID/月 ※要件に応じた見積りあり。 Advancedプラン 12,000円～/10ID/月+25,000円 280,000円～/1,000ID/月+25,000円 ※11種類あるオプションのうち、任意の機能を3種類選択できる。 Premiumプラン 12,000円～/10ID/月 280,000円～/1,000ID/月 プランごとに提供される機能が異なるので、注意しましょう。また、「独自ドメイン」「グローバルゲートウェイ」「コマンドラインツール」などの有料オプションもあるので、詳細はHPをご確認ください。 参考：GigaCCの料金プラン 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ GigaCCを使うときの3つの注意点とは GigaCCは、社外とのファイル共有に特化している反面、社内の情報管理には不向きな傾向にあります。以下では、利用する注意点を解説するので「何に気を付けるべきか」を事前に把握し、導入して問題ないか見極めましょう。 （1）フォルダ機能はない 1つ目に、GigaCCにはフォルダ機能がないことが挙げられます。 GigaCCでは、様々な相手先と「ファイル共有」ができ、「共有ノート」ではコメント機能を使ってコミュニケーションを図れるので便利です。しかし、取引先や案件ごとにファイル・ノートを管理する「フォルダ」機能はありません。 共有したいファイルや情報が散在した状態では、すぐに必要な情報を見つけられず非効率です。そのため、共有したファイルやノートを整理しながら管理できる「フォルダ」機能を備えた「ナレカン」ツールも検討しましょう。 （2）容量制限に注意が必要 2つ目に、容量制限に注意が必要な点が挙げられます。 GigaCCでは、ID課金型と利用量課金（利用容量に応じて料金が加算される）の掛け合わせで月額料金が決まります。どの契約プランでも契約範囲を超えた場合、従量課金制となるため、データの消し忘れなどで容量が超えると費用がかさむ危険があるのです。 とはいえ、情報化社会の現代において、日々管理すべき情報が増えていく状況は避けられません。そのため、GigaCCを使用する際には各社員が容量に注意して、定期的にデータを整理していきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解消】GigaCCのデメリットをカバーするおすすめのツール ここでは、GigaCCのデメリットをカバーするおすすめのツールを紹介します。 GigaCCには情報を簡単に残せる共有ノートだけでなく、メンバーとやりとりできるコメント機能が備わっているので便利です。しかし、蓄積した情報を整理する「フォルダ」機能はないため、情報が散在しやすいです。 とくに、扱う情報が多くITスキルにばらつきのある大企業では、必要なファイルを探すのに時間がかかってしまいます。そこで、情報を適切に管理できる「フォルダ」機能と、個人の検索スキルに依存しない「検索」機能が備わったツールを導入しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、誰でも簡単に情報を残せる「記事」があり、多階層の「フォルダ」で情報を整理しながら管理できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に残した情報は、「フォルダ」で“取引先”や“内容”ごとに分類して管理できます。また、生成AIを活用した「自然語検索」や「高度なキーワード検索」も備えているため、目的のファイルにいち早くたどり着けます。 あらゆる情報を簡単に一元管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンを使った「情報管理」の例＞ 以下は、ナレカンで情報管理をした例になります。 記事にファイルを添付 ナレカンの「記事」には、テキストだけでなくWordやExcelのファイルも添付できるので、情報共有に便利です。 フォルダでの情報管理 ナレカンでは、多階層の「フォルダ」によって“取引先”や“案件”ごとに情報を分類しながら管理できます。また、フォルダ単位で「記事」の閲覧・編集権限を付与できるのも特徴です。 コメント機能 ナレカンの「記事」には「コメント」を紐づけれられるので、メンバー間のコミュニケーションを図れます。記事ごとにやり取りすることで、会話の内容が混ざる心配もありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ GigaCCの口コミ・評判 以下では、GigaCCを実際に利用しているユーザーからの口コミや評判を解説します。 利用者の声を知ることで、ツールの持つメリット・デメリットが把握できます。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewより引用しております。 GigaCCの良い口コミ・評判 まずは、GigaCCの良い口コミ・評判を解説します。 実際に利用しているユーザーからは「簡単な操作で大容量データの受け渡しができる」という点が評価されています。 非公開ユーザー　投稿日時：2023年11月06日 ・大容量メールを簡単な設定で即時に発信が可能です。 ・通常のメールのように送信箱、受信箱が設置されているので管理もしやすいです。 ・自身が会社全体で決められた全容量の内、どれだけ使用しているかも一元管理できます。 ・相手が添付ファイルを開封したら、開封されましたと受信メールが来るので、的確なタイミングで先方に電話フォローが可能になります。 非公開ユーザー　投稿日時：2023年03月03日 容量の大きいファイルや機密性の高いファイルを送るときに使用しています。 なかでも、登録したメールアドレスを発信元として、通常と同じメールスタイルでCC/BCCをつけて送ることができるので、便利です。 添付ファイルを受付ないだけでなく、ストレージからのメールを受付ない大企業でも、大容量ファイルのやり取りに重宝しています。 非公開ユーザー　投稿日時：2023年01月10日 ・メールで共有できない大容量のデータ(CADデータ等)のやりとりが楽にできる。 ・ドラッグ&ドロップで送信という簡単な作業で、誰でも簡単に使いこなすことができる。 非公開ユーザー　投稿日時：2022年12月27日 ・とにかくメールと同じような操作感で抵抗感なく使用できる。 ・動画や画像やCADデータ等の大容量になりがちなデータ受け渡しを安心して活用。 ・コメント機能でスムーズな相互やりとりができる。 GigaCCの改善点に関する口コミ・評判 良い評価・口コミがある一方で、改善点に関する口コミや評判も存在します。 実際に利用しているユーザーからは、「費用が高い」「管理画面のUIが使いづらい」といった評判があり、早急な対応が求められています。 非公開ユーザー　投稿日時：2023年03月03日 もうすこし費用が安いと良いと思います。 グーグルワークスペースの機能がアップした際に、グーグルのビジネスユースと迷った時もありました。 非公開ユーザー　投稿日時：2023年02月27日 ・シンプルな機能性と表裏一体なのかもしれないが、単にファイルを共有するだけでなく、リアルタイムに共同編集できる機能が欲しい。すでにそのような機能があるとしても自分は知らず、十分に浸透していないように感じる。 ・一定期間経った後に共有した/されたファイルをサイド確認したい際に有効期限切れとなることが多々ある 非公開ユーザー　投稿日時：2022年12月13日 費用がもう少し落とせると助かります。 また、セキュリティ強化のために、多要素認証の実装を早期にお願いしたい。 非公開ユーザー　投稿日時：2022年06月15日 ユーザーのUIは直感的に使いやすいが、管理者のUIが使いづらいため、もっと直感的に操作出来るようにわかりやすいUIにして欲しい 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 導入実績！GigaCCを導入した事例2選 ここでは、GigaCCを導入した2つの事例を紹介します。事例を把握しておけば、導入したときにスムーズな運用ができるようになるので必見です。 （1）筑邦銀行 引用：筑邦銀行のトップページ 筑邦銀行は、福岡県久留米市に本店を置く地方銀行です。 当社では、2021年4月より「ちくぎんDC企業型年金規約」の受け付けを開始したことで、不特定多数の顧客からファイルが届くようになりました。そのため、「メール以外で、安全にやりとりできる仕組み」が必要になったのです。 そこで、「不特定多数の顧客が安全かつ簡単に操作できること」「社内セキュリティ規定に問題がないこと」をクリアしたGigaCCを導入しました。 その結果、従来のメールによる誤送信や送信エラー、大量のメールに埋もれて見逃してしまう事態を解消できたのです。さらに、実務レベルでデジタル化による業務改革を実体験したことで、脱アナログの意識改革につながっているという声も挙がっています。 参考：導入事例：筑邦銀行-GigaCCー （2）東京大学大学院 新領域創成科学研究科 引用：東京大学大学院のトップページ 東京大学大学院の新領域創成科学研究科は、基盤化学、生命科学、環境学の3つの研究系で構成されている大学院です。 当研究科では、教職員の公募業務や運営する委員会など、重要な書類を取り扱うシーンが多くあります。そのため、「外部とのファイルの受け取り」「機密資料の安全な保管・共有」が実現できるシステムが必要でした。 そこで、GigaCCを導入して、写真や動画などの大容量データを安全にやりとりできる仕組みを整えたのです。 その結果、紙の資料で対応していたときに比べて、手間と時間の両方のコスト削減が実現できました。また、資料を各自のPCで閲覧できるので、ペーパーレスで会議を進められるようになり、紙資料の取り扱いによる情報漏えいや紛失のリスクも低減されました。 参考：導入事例：東京大学大学院 新領域創成科学研究科-GigaCCー 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ GigaCCの使い方や料金プラン・評判のまとめ ここまで、GigaCCの使い方や料金プラン・評判を中心に解説しました。 ビジネスをするうえで「情報共有」と「コミュニケーション」は、業界・業種問わず必須の要素です。しかし、GigaCCは、外部との”データ共有”に特化している反面、「フォルダ」機能がないため”情報の管理”には不向きなのです。 しかし、業務を効率よく進めていくうえで、社内の情報は適切に管理できていなければなりません。そのため、「共有したい情報や、やり取りを一元管理できるツール」が不可欠なのです。 結論、自社で導入すべきなのは、あらゆる情報を残せる「記事」があり、“取引先”や“内容”ごとの「フォルダ」で情報を整理しながら管理できる「ナレカン」一択です。ナレカンは国際セキュリティの資格を取得しており、大手企業でも安心して利用できます。 ぜひ「ナレカン」を使って、簡単に情報共有できる仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

Microsoft社が提供するクラウドストレージのひとつに「OneDrive for Business」があります。通常のOneDriveと異なり、法人向けに特化したサービスです。 しかし、なかには「個人向けと法人向けで、何が違うのか分からない」と混乱している方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、OneDrive for Businessの使い方や料金、個人向けのOneDriveとの違いを網羅的に解説します。 OneDrive Business がどのようなツールか知りたい OneDrive Business とOneDriveの違いを把握したい OneDrive Businessから新しいツールへの移行を検討している という方はこの記事を参考にすると、OneDrive for Businessの特徴や機能が分かるほか、ファイル管理の手間も解消できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 OneDrive for Businessとは1.1 OneDrive for Businessの特徴1.2 OneDrive for Businessの機能1.3 OneDrive for businessの使い方2 「OneDrive for Business」と「OneDrive（個人利用）」の違い2.1 （1）管理機能を使える2.2 （2）無料プランがない2.3 （3）アカウントが異なる3 OneDrive for Businessのアクセス権限を設定する方法4 OneDrive for Businessを使うメリットは？5 要注意！OneDrive for Businessのデメリットとは6 【必見】OneDrive for Businessのデメリットを解消するツール6.1 誰でもストレスなくファイル管理できるツール「ナレカン」7 OneDrive for Businessの料金/容量プラン8 OneDrive for Businessの口コミ・評判8.1 OneDrive for Businessの良い口コミ・評判8.2 OneDrive for Businessの改善点に関する口コミ・評判9 OneDrive for BusinessとOneDriveの違いまとめ OneDrive for Businessとは 以下では、OneDrive for Businessの特徴をご紹介します。「有名だから」という理由で導入してしまうと、トラブルを招きかねないため、まずは詳細を押さえましょう。 OneDrive for Businessの特徴 引用：OneDrive for Businessの公式サイト OneDrive for Businessは、Microsoft社が提供するクラウドストレージです。 通常のOneDriveと同じく、ビジネスで多用されるWordやExcel、PowerPointだけでなく、モバイルアプリを用いればスマホで撮影した画像も手軽に残せます。また、TeamsやSharePointで共有したファイルを、そのままOneDriveに保存することも可能です。 加えて、「従業員のアカウントを管理する機能」によってセキュリティも強化されているため、ビジネス利用がしやすい点もメリットです。以上のように、ビジネスで利用頻度の高いMicrosoft製品とシームレスに連携でき、安全性の高い点が大きな特徴です。 ・OneDrive for Businessの公式サイトはこちら ・App Storeからダウンロードはこちら ・Google Play ストアからダウンロードはこちら OneDrive for Businessの機能 OneDrive for Businessでは、以下の機能がメインになります。 ファイル管理機能 ファイルや写真の保存、アクセス、編集、共有がどこからでも可能です。また、データはバックアップされるので、利用するデバイスに不備が生じた場合にも心配いりません。 また、Business BasicもしくはBusiness Standardプランにグレードアップすることで、以下の機能も利用できます。 メールと予定表 Exchange（業務用メール）を活用できるので、50GBまでの法人メールをサーバーで管理が可能です。また、メールを共有できるだけでなく、スケジュールを管理するための予定表もチームで使えます。 チャット機能 有料プランにはTeamsも含まれており、音声やビデオでのコミュニケーションもできます。また、重要なメッセージはピン留めして残すことも可能です。 このように、OneDrive for Businessで使える機能は加入するプランにもよりますが、「チームでファイル管理するための機能」が充実しているのです。 OneDrive for businessの使い方 以下ではOneDrive for businessの使い方をご紹介します。ビジネスシーンで想定される利用例や、サインアップの方法を確認できます。 想定される利用例 OneDrive for businessが役立つ利用例として、以下の2つが挙げられます。 外回りが必要な営業職 外回りが必要な営業職の方は、OneDrive for businessの利用に適しているといえます。 OneDrive for businessにはAndroidやiOSなどに対応したモバイルアプリがあります。そのため外出先などでも情報を簡単に確認できるのです。 また、ファイルはアプリ上でオフラインでも開けるため、アクセスが不安定な場所でも、ファイルを見ることができます。 社外の組織との情報共有が必要な職 OneDrive for businessは組織外のユーザーと情報共有が必要な場合にも便利です。 組織内だけではなく組織外のユーザーとも安全に情報共有ができるため、外部との情報共有が頻繁な方には実用的です。 アクセス権限の設定やパスワードを利用して、セキュリティの高い情報共有が可能です。また、データの転送中や保管中も常に暗号化されているため、情報を安全に管理できます。 以上のように、ビジネスシーンでの情報共有に幅広く利用できます。 サインアップ方法 OneDrive for businessにサインアップするには以下の手順を踏みましょう。 公式ページにアクセスして[購入はこちら]をクリック まず、OneDrive for businessの公式ページにアクセスしましょう。[一般法人向け]を選択すると、3つのプランが出てくるので、購入したいプランをクリックします。 サブスクリプションを設定する 次に、サブスクリプションについての設定を行います。利用するユーザー数や、期間、請求頻度を設定して、[次へ]をクリックします。 アカウントを入力し支払い情報を追加 最後にサブスクリプションを登録したいアカウントの詳細を入力します。支払い情報を入力すると、購入が完了します。 OneDrive for businessの詳細はこちら 以上の手順でサインアップが完了します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「OneDrive for Business」と「OneDrive（個人利用）」の違い ここでは、OneDrive for Businessと通常のOneDriveの違いを解説します。法人向けと個人向けでは、料金やセキュリティが大きく異なるので必見です。 （1）管理機能を使える 1つ目の違いは管理機能を使えることです。 OneDrive for Businessには、管理者の権限でアカウントを追加・削除する機能があります。そのため、退職した従業員のアカウントを簡単に削除でき、情報漏えいを未然に防げるのです。 一方、通常のOneDriveではほかのアカウントを管理できません。したがって、セキュリティを重視するならOneDrive for Businessを選びましょう。 （2）無料プランがない 2つ目の違いは無料プランがないことです。 OneDrive for Businessには、1ヶ月の試用期間があるものの、その後は有料プランへの加入が求められます。一方、通常OneDriveには無料プランがあるため、コストを抑えたい場合におすすめです。 ただし、無料版のOneDriveでは、ストレージ容量が5GBまでとなっているので注意しなければなりません。 （3）アカウントが異なる 3つ目の違いはアカウントが異なることです。 OneDrive for Businessでは「法人専用のアカウント」を使います。そのため、個人で持っているMicrosoftアカウントからは、OneDrive for Businessへのサインインができません。 したがって、OneDrive for Businessを利用する場合は「OneDrive for Business」としての有料契約が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OneDrive for Businessのアクセス権限を設定する方法 OneDrive for Businessは、アクセス権を制御できます。ただし、”何を制限するのか”によって手順は変わるので、以下で確認しましょう。 参照：Microsoft365相談センター：どこまで設定すれば安心？OneDrive for Businessの安全対策～どんな事ができる？どうやって設定する？～ OneDriveへアクセスできるデバイスを制限する OneDrive for Businessは、多人数での利用が想定されるため、なかには退職するメンバーもでてきます。そのため、退職者が出たときには、速やかに以下の対応をしましょう Microsoft365管理センターにアクセスする まず、Microsoft365の管理者のアカウントで、Microsoft365にサインインします。[Microsoft365管理センター] ＞ [すべての管理センター] ＞ [Share Point管理センター]を開きましょう。 ユーザープロファイル画面を開く 次に、[その他の機能]のなかから[ユーザープロファイル]を選択し、開きます。 アカウントやグループを追加する 最後に、[ユーザー権限の管理]をクリックし、アクセス権を制限したいアカウントを追加します。[OK]ボタンをクリックすれば完了です。 以上のステップで、情報を公開する範囲を適切に管理し、情報漏えいのリスクになくしましょう。 OneDrive自体へのアクセスを制限する 各デバイスから、インターネットにアクセスするときは「IPアドレス」が必要になります。OneDrive for Businessでは、以下の手順で「指定されたIPアドレスでのみアクセスを許可する」ことが可能です。 まず、「ShreaPoint 管理センター」を開きましょう。 次に、[ポリシー] ＞ [アクセスの制御] ＞[アクセスの制御]の順に画面を開きます。 最後に、[ネットワーク上の場所]から、”特定のIPアドレスからのアクセスのみ許可する”設定します。 以上の手順で、より厳格に外部からの不正アクセスを防げます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OneDrive for Businessを使うメリットは？ 以下では、無料版のOneDriveと比較して、OneDrive for Businessを使うメリットを紹介します。メリットを把握した上で自社に適したツールか判断しましょう。 高度なセキュリティを備えている 無料版と比較して「Microsoft 365 Business Basic」と「Microsoft 365 Business Standard」は安全性が高く、会社での利用に適しています。 ファイル共有時に役立つ 無料版にはないファイル共有の機能が備わっています。アクセス権を取り消したり、ダウンロードを禁止したりできるので、情報漏えいの防止に役立ちます。 以上のようなメリットがあるため、OneDrive for BusinessはOneDrive（個人利用）と比べて、高いセキュリティを要する企業や、小規模～大規模チームでの利用に適していると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 要注意！OneDrive for Businessのデメリットとは OneDrive for Businessには、共有に時間がかかるデメリットがあります。 結局のところ、OneDrive for Businessに添付した資料を読むには、ファイルをひとつずつ開かなければなりません。また、ファイル形式でのデータ管理する場合、「見つけやすい情報構造」「キーワード単位でヒットする検索機能」がなければ、使いづらいです。 一方、「ノート形式に直接情報を書き込めるITツール」であれば、ファイルを開く手間を省けます。なかでも、「ファイル内検索」や「ファイル要約」も可能な「ナレカン」であれば、ExcelやWord、PowerPointもそのまま管理・共有できて便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】OneDrive for Businessのデメリットを解消するツール 以下では、OneDrive for Businessのデメリットを解消するツールをご紹介します。 OneDrive for Businessはクラウド上で情報を管理するツールであるため、情報を確認するにはファイルを一つずつ開かなければならず、手間がかかります。そのため、社内の情報を一元管理して、すぐに欲しい情報を取り出せる環境を作る必要があるのです。 また社内のナレッジが膨大になると、必要なファイルをすぐに見つけ出すことができません。そこで、検索機能が優れているツールを使用すれば、簡単に情報を見つけ出せるため、業務にかかる時間を大幅に短縮できます。 結論、OneDrive for Businessのデメリットを解消するには、あらゆる情報を一元管理でき、欲しい情報をすぐに探し出せる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事機能」を使えば、テキストはもちろん、画像やファイルも直接添付してわかりやすく情報を保存できます。さらに、検索機能が優れているため多くの情報の中から必要な情報をすぐに取り出すことが可能です。 誰でもストレスなくファイル管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OneDrive for Businessの料金/容量プラン 以下は、OneDrive for Businessの料金と容量のプラン表です。 OneDrive for Business (Plan 1) Microsoft 365 Business Basic Microsoft 365 Business Standard 料金 （年払い） 749円（税抜）/ユーザー/月 899円（税抜）/ユーザー/月 1,874円（税抜）/ユーザー/月 容量 1TB 1TB 1TB 法人メール ✕ 〇 〇 標準のセキュリティ ✕ 〇 〇 チャット機能（Microsoft Teams） ✕ 〇 〇 上記のうち、OneDrive for Business (Plan 1)では、1か月の無料試用ができません。また、全てのプランで容量が定められており、無制限ではない点に注意しましょう。 参照：OneDrive for Businessの料金ページ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OneDrive for Businessの口コミ・評判 以下では、OneDrive for Businessの口コミ・評判をご紹介します。自社で導入するにあたり、具体的な運用イメージを持ちたい方は必見です。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判は、すべてITreviewより引用しています。 OneDrive for Businessの良い口コミ・評判 OneDrive for Businessの良い口コミ・評判は以下の通りです。 非公開ユーザー　投稿日：2025年07月30日 PCのデータバックアップだけでなく、PCのリプレイスの負荷軽減に役立つサービスです。 非公開ユーザー　投稿日：2025年03月03日 Microsoft 365との連携がシームレスでスムーズ。特に、Microsoft Officeアプリ間でのオンライン/オフラインアプリでの連携・作成・共有が一体化していて365組織内のユーザー間でのファイル共有管理においては非常に便利。 非公開ユーザー　投稿日：2025年02月20日 この製品の機能にはファイル共有とドキュメント格納がありますが、容量がTeamsと比べても非常に大きいのがメリットです。 上記のように、Microsoft365との連携がスムーズな点や、容量が大きいことが評価されています。 OneDrive for Businessの改善点に関する口コミ・評判 OneDrive for Businessの改善点に関する口コミ・評判は以下の通りです。 非公開ユーザー　投稿日：2025年07月30日 クラウド同期を取っても、別PCから見た時にタイムラグが長く感じる事がある。 非公開ユーザー　投稿日：2025年03月03日 ローカルアプリケーションにおいての挙動が時々不安定な時がある。 非公開ユーザー　投稿日：2025年02月20日 ファイルの容量によりますが、格納まで時間がかかる点が改善点です。SharePointと比べてファイルや画像の格納に時間がかかります。 上記のように、タイムラグが生じる点や、動作が不安定である点に改善を求める声が寄せられています。使い勝手の悪いツールは形骸化してしまうため、高度な検索機能を有し、誰でも利用できるほどシンプルな「ナレカン」のようなツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OneDrive for BusinessとOneDriveの違いまとめ これまで、OneDrive for Businessの概要や個人向けOneDriveとの違いを中心に解説しました。 OneDrive for Businessは通常のOneDriveと異なり、従業員のアカウントを追加・削除できる「管理機能」を使える点がメリットです。一方、ファイルを開くのに手間がかかったり、検索性に使いづらかったりするデメリットがあります。 そこで、ファイル内の情報にもヒットしたり、ゆらぎ表記に対応していたりする「検索性に優れたツール」を使えば、スピーディな情報共有が実現します。加えて、シンプルなUIであれば、ITに不慣れなメンバーでも迷わず情報にたどり着けるのです。 結論、上記の検索機能を備えつつ、分かりやすい構造で情報を管理できる「ナレカン」が最適です。また、ナレカンでは、既存データの移行支援も実施しているので、すでに利用するアプリがあっても乗り換えの負担がかかりません。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、OneDrive for Businessよりも円滑なファイル共有をしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 初心者向け｜OneDrive(ワンドライブ)とは？使い方や必要性、価格を紹介

昨今では、情報化社会がますます進み、あらゆる情報をインターネット上で管理するようになりました。とくに、「OneDrive（ワンドライブ）」は有名かつ王道なオンラインストレージのひとつとして、多くのユーザーに利用されています。 しかし、なかには「すでにOneDriveを利用しているが、データの移行の仕方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は初心者向けに、OneDriveのデータ移行の方法を中心にご紹介します。 OneDriveでデータを移行する方法を知りたい データ移行に伴うトラブルを解決したい OneDriveから新しい情報管理ツールに移行したい という方はこの記事を参考にすると、OneDrive内のデータ移行の手順が分かるだけでなく、より最適にデータを管理・共有する方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 OneDriveの概要1.1 主な特徴1.2 料金プラン2 OneDriveのデータを別アカウントに移行する方法2.1 （1)データ数が多い場合2.2 （2）データが少ない場合3 OneDriveのデータを新しいPC/スマホに移行する方法3.1 （1）PCに移行する方法3.2 （2）スマホに移行する方法4 OneDriveの注意点4.1 共有設定が煩雑4.2 ファイルの整理が難しい5 OneDriveの欠点を解消！乗り換えにおすすめのツール5.1 社内の情報管理・共有を一元化するツール「ナレカン」6 情報の管理・共有にITツールを使うべき3つの理由とは6.1 （1）アクセス性が良い6.2 （2）社内で簡単にやりとりできる6.3 （3）高セキュアである7 【よくある疑問を解説】OneDriveを移行するときのトラブル対処法7.1 OneDiveでファイルを転送するには？7.2 OneDriveを再インストールしたらデータは消える？8 【番外編】OneDiveでファイルを転送するには？9 OneDriveのデータ移行手順とおすすめの代替ツールまとめ OneDriveの概要 引用：Microsoft OneDriveのサイトページ Microsoftが提供する「OneDrive（ワンドライブ）」は、写真や画像、ファイルなどをオンライン上に保存・管理していくサービスです。 ファイルをチームで共有すれば、パソコンやスマートフォン・タブレットなど複数の端末から、メンバーそれぞれがデータの閲覧や編集、削除などができる点が特徴です。 主な特徴 OneDriveの主な特徴には、以下が挙げられます。 マルチデバイス対応 PCやスマートフォン、タブレットなど、あらゆるデバイスからアクセスできるので、時間や場所問わずデータの編集や共有が実現します。 データの安全性が高い ファイルや写真はオンライン上で管理されているので、デバイスを紛失した場合でも、データがなくなる心配がありません。 容量に左右されづらい ひとつのデータをオンライン上で共有できるため「サイズの大きいデータをメールで共有するには時間がかかる」など、容量に左右されづらいと言えます。 書類をスキャンできる モバイルデバイスで読み取ったデータを、OneDrive内に保存することができます。たとえば、書類やレシート、メモなどの情報が挙げられます。 データを個人で管理できる 個人用 Vaultに、個人情報などの重要なデータを保存すれば、より強固な仕組みのもと情報を保存することができます。 デバイス上の容量を節約できる ファイルへのアクセスを「オンラインでのみ」に設定することで、デバイス上の容量の節約が可能です。 以上のように、OneDriveを使えば、複数の拠点にいるメンバーともスムーズな情報共有が実現します。ただし、ファイルによる管理の場合、こまめに整理しなければ「どこに何の情報があるのかが分からない」という状況に陥りやすいので注意しましょう。 料金プラン OneDriveの法人向けの料金プランは、以下の通りです。一般法人向けの場合、すべてのプランでOneDriveを使用することができます。 料金 含まれるサービス OneDrive for Business (Plan 1) 749円/ユーザー/月 ・OneDrive Microsoft 365 Business Basic 899円/ユーザー/月 ・Word ・Excel ・PowerPoint ・Outlook ・Teams ・OneDrive ・SharePoint ・Exchange Microsoft 365 Business Standard 1,874円/ユーザー/月 ・Word ・Excel ・PowerPoint ・Outlook ・Teams ・OneDrive ・SharePoint ・Exchange ・Access（WindowsPCのみ） ・Publisher（WindowsPCのみ） 引用：Microsoft – クラウド ストレージの価格とプランの比較 なお、家庭向けのなかには、無料でオンラインストレージを利用できるプランが用意されています。ただし、保存できる容量が5GBまでかつ1ユーザーのみの利用となるので、ビジネスには不向きだと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OneDriveのデータを別アカウントに移行する方法 以下では、OneDriveのデータ移行の方法を2パターンに分けて解説します。どのような手順を踏めばいいのか分からないという方は必見です。 （1)データ数が多い場合 まず、アカウントにあるファイル全てを移行するなど、データ数が多い場合の移行方法をご紹介します。 まず、OneDriveのアカウントにログインします。 OneDriveのタスクバーから「Windowsクラウド」のアイコンをクリックします。すると、いくつか選択肢が表示されるので「設定」を押します。 次に、設定のなかから「アカウント」を選択して、さらに「アカウントを追加」を選択します。 上記の画面が表示されたら、同期したいOneDriveのアカウントを入力して「サインイン」を選択したら同期の設定は完了です。 引用：Microsoftサポート-OneDriveから職場用または学校用OneDriveにファイルを移動する （2）データが少ない場合 次に、数個のファイルやフォルダを移行したいときの方法をご紹介します。 手順は以下の通りです。 まず、OneDriveのアカウントにログインしましょう。 次に、移行したいファイルの[・・・]をクリックして、[ダウンロード]を選択します。 　　　　ファイルやフォルダがダウンロードされると、以下のように表示されます。画像はMacの操作画面です。 ダウンロードが完了したら、新しいアカウントにログインします。ログイン後にダウンロードしたファイルやフォルダを、ドラッグ&ドロップします。 移行が成功すると以下のような画面になります。 引用：Multcloud – OneDriveから別アカウントにデータを移行する方法 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OneDriveのデータを新しいPC/スマホに移行する方法 以下では、OneDriveで管理していた既存データを新たなデバイスに移行させる方法を解説します。OneDriveのデータを引き続き使用したい方は必見です。 （1）PCに移行する方法 Windowsの場合 新しいWindows10、Windows11のPCに移行する場合は、以下の手順で設定を完了してみましょう。 現在のPCでOneDriveが設定されていることを確認する OneDriveにMicrosoftアカウントでサインインします。OneDriveが設定されていない場合は、タスクバーの検索ボックスに「OneDrive」と入力し、セットアップしましょう。 OneDriveに必要なファイルや写真をアップロードする 選択したファイル・フォルダー・写真をOneDriveに同期します。 新しいPCでファイルにアクセスする 新しいWindowsPCで、他のPCで使用したのと同じMicrosoftアカウントでOneDriveにサインインします。 次に、エクスプローラーを開くか、タスクバーの[Windows通知]でOneDriveクラウドアイコンを選択して、ファイルにアクセスします。 新しいPCでフォルダを自動的にバックアップする Onedriveの「設定」を開きます。次に、[同期とバックアップ]タブに移動し、[バックアップの管理]を選択しましょう。 バックアップするフォルダを選択し、[バックアップの開始]をクリックすれば完了です。 以上の手順で、データを移行する手順は完了です。また、データの移行中は古いPCと新しいPCは同期したままの状態になっているか確認しましょう。 参照：OneDriveから新しいWindowsPCにファイルを移動する Macの場合 Macの場合でも同様に、OneDrive内のデータをPCに移行できます。 OneDriveのフォルダを開く Mac内に設定したOneDriveのフォルダを開きます。 ファイルを選択し、ドラッグ&ドロップする 次に、移行したいファイルやフォルダを選択し、[ダウンロード]など任意の場所にドラッグ&ドロップします。 以上の手順を踏めば、OneDrive内のファイルをMac内に移行できます。 （2）スマホに移行する方法 以下は、スマホにOneDriveのデータを移行してダウンロードする方法です。 OneDriveアプリで、移行したいデータを選択し、[・・・]をクリックします。 次に[ダウンロード]をクリックします。すると上図の右側の画面になります。 移行先を選択すると、スマホ内にOneDriveのデータを移行できます。OneDriveのアプリを使用する場合は、ファイルのコピーもダウンロード可能です。 参照：OneDrive から自分のデバイスにファイルをダウンロードする 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OneDriveの注意点 以下では、OneDriveの注意点をご紹介します。注意点を把握して、自社に最適なツールを導入しましょう。 共有設定が煩雑 OneDriveは、フォルダやファイルを共有する方法が煩雑といえます。 OneDriveでファイルやフォルダを共有するときには、その都度リンクを送信するなどの操作をしなければなりません。そのため情報共有に手間がかかるといえます。 また、共有リンクの扱いにも注意が必要です。リンクが流出してしまうと、セキュリティ上のリスクになってしまいます。 よって、自社で導入するときは、共有がスムーズかつ安全にできるかを確認しましょう。 ファイルの整理が難しい ファイルの整理が難しい点にも注意する必要があります。 社内で扱われるファイルやフォルダは、情報共有を円滑にするために適切に整理する必要があります。 しかし、社内にあるデータはどうしても数が膨大になりがちです。ファイルやフォルダの数が増えると、整理が追いつかず、結果的に必要な情報を見つけづらくなってしまうのです。 そのため、ツールの導入時には、「情報が整理しやすいか」も重視して選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OneDriveの欠点を解消！乗り換えにおすすめのツール 以下では、OneDriveからの移行におすすめのツールをご紹介します。 社内の情報やナレッジは管理するだけでなく、使えるナレッジとして、すぐに取り出せる状況にしておく必要があります。しかし、OneDriveはデバイス間のファイル共有や共同作業が可能であるものの、「情報へのアクセス性が低い」というデメリットがあります。 また、欲しい情報をすぐに取り出すには、優れた検索機能を利用することが有効です。検索機能を使えば、欲しい情報に関するキーワードを入力するだけで、社内にある膨大なデータから必要なものを取り出すことができます。 結論、自社が導入すべきなのは、社内に散在する情報を一か所で管理できるうえ、検索機能が充実した「ナレカン」一択です。 ナレカンは、画像やファイルも簡単に格納できる「記事機能」を使うことで、社内のナレッジを一元で管理できます。また超高精度な検索機能を備えているため、情報をすぐに見つけることができ、業務の効率化につながります。 社内の情報管理・共有を一元化するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報の管理・共有にITツールを使うべき3つの理由とは 以下では、情報の管理・共有にITツールを使うべき理由を3つ解説します。データの保存・管理にオンラインストレージを利用しているという方は必見です。 （1）アクセス性が良い 1つ目の理由は、アクセス性が良い点です。 OneDriveで情報を管理する場合、ファイル名もしくはファイルを開いてからでしか中身の識別ができません。そのため、「どのフォルダに、何のファイルが保存されているのか」を瞬時に見つけるのは困難だと言えます。 一方、情報共有ツールは、テキストだけでなく、画像や動画、Excelなども貼り付けて分かりやすく管理できるので、欲しい情報にすぐにアクセスできるのです。 （2）社内で簡単にやりとりできる 2つ目の理由は、社内でやりとりするのに向いている点です。 OneDriveは、データの共有には適しているものの、共有したデータに関するやりとりには別の連絡手段を使わなければなりません。しかし、メールやチャットでのやりとりは、メッセージが流れやすく、重要な情報を見落とすリスクが高いと言えます。 加えて、情報を蓄積できないので、都度過去のやりとりを遡る手間がかかるのです。そこで、情報を直接書き込めて、メッセージ付きで共有可能な「ナレカン」のようなツールなら、メンバー同士で話題の混ざらないやりとりも一元化できます。 （3）高セキュアである 3つ目の理由は、高セキュア（強固なセキュリティ）であることです。 たとえば、国際的なセキュリティ基準である「ISO27001(ISMS)」をしているツールであれば、外部からの不正アクセスの心配がありません。 加えて、データの閲覧・編集履歴を記録したり、データへのアクセス権限を設定したりもできるため、内部からの情報の持ちだしや改ざんのリスクも軽減できます。 以上のように、情報共有ツールは、外部・内部双方の面でセキュリティ対策に優れているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【よくある疑問を解説】OneDriveを移行するときのトラブル対処法 ここでは、OneDriveを移行するときによく発生するトラブルの対処法をご紹介します。トラブルが発生した場合は、以下のように対応しましょう。 OneDiveでファイルを転送するには？ OneDriveでファイルを転送するには、[共有]から名前やメールを追加する必要があります。 まず、ファイルを[右クリック]または[・・・]を選択して、[共有]をクリックします。 次に、名前やメールを追加します。組織全体でOneDriveを利用している場合は、名前を入力して、共有したい人を選べます。 組織外のユーザー等に送る場合は、メールアドレスを追加して送信しましょう。 OneDriveを再インストールしたらデータは消える？ OneDriveを再インストールしても、データに影響はありません。 OneDriveはクラウドストレージサービスであるため、データはサーバーに保存されています。そのため、アプリを消してから再インストールしても、アカウント上のデータは消えずに残ります。 アプリが再インストールされ、ログインをすれば、完全同期が行われます。完全同期が完了すると、アンインストール前と同じ状態でデータを確認できるようになります。 しかし万が一に備えて、重要なファイルはバックアップを取るよう心がけましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編】OneDiveでファイルを転送するには？ 以下では、OneDive内で管理しているファイルをメールで転送する方法を解説します。 左側メニューより「自分のファイル」をクリックし、送信したいファイルの左側にチェックをいれます。 上部メニューバーの「共有」をクリックします。 歯車アイコンの「リンクの設定」＞「すべてのユーザー」をクリックします。 閲覧権限のみを付与したい場合は、「編集可能」を「表示可能」に変更して「適用」をクリックします。 「リンクのコピー」をクリックしてメールアプリに添付し転送します。 OneDriveのアカウント間であればデータ移行に別アプリを使用する必要はありませんが、アカウントを持たない相手に転送する場合は、ファイルのリンクを別途メールに添付して送信しなければならないので注意しましょう。 引用：Microsoft OneDrive｜OneDrive のファイルとフォルダーの共有 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OneDriveのデータ移行手順とおすすめの代替ツールまとめ ここまで、OneDriveのデータ移行手順とおすすめの代替ツールを中心に紹介しました。 OneDriveは簡単に情報を管理・共有できる点が魅力的ではあるものの「情報へのアクセス性」や「メンバー同士の情報交換」という面で機能不足だと言えます。 そのため、チームでの情報共有に必要な機能が過不足なく備わっており、情報の管理・共有を一元化するツールが最適なのです。 結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を一か所で共有・管理できるうえ、優れた検索機能で欲しい情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内データのやり取りをスムーズにし、かつ安全に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 初心者向け｜OneDrive(ワンドライブ)とは？使い方や必要性、価格を紹介

クラウドストレージを使うと、さまざまなファイルをオンライン上で一元管理できるうえ、ほかのユーザーへの共有もスムーズになります。たとえば、「Box（ボックス）」は無料から使えるクラウドストレージとして、世界中で広く使われているのです。 一方で、「Boxの導入を検討しているが、自社に合っているか判断できずにいる」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Boxの使い方や料金、評判を網羅的にご紹介します。 Boxの機能や価格を参考に自社でも導入すべきか判断したい Boxの使い方を基本～応用まで幅広く知りたい Boxよりも簡単にファイル管理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Boxの概要が詳しく分かるだけでなく、最も簡単に文書管理できる方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【簡単に解説】「Box」とは1.1 Boxと「他のクラウドストレージ」の違い1.2 Boxの機能1.3 Boxの料金プラン1.4 Boxの無料プランでできること1.5 BOXの新プラン「Enterprise Advanced」でできること2 「Box」の特徴・メリット2.1 （1）強固なセキュリティ2.2 （2）ほかのアプリとの連携（API連携）2.3 （3）ストレージ容量が大きい3 要注意！「Box」を使うデメリット3.1 （1）ファイル管理が面倒3.2 （2）多機能で使いづらい3.3 （3）サポート対象が限定的4 これで安心！「Box」のデメリットを解消するおすすめのアプリ4.1 最も簡単に全社の情報を管理できるアプリ「ナレカン」5 【初級編】「Box」の基本的な使い方5.1 使い方1｜Boxの無料登録・ログイン5.2 使い方2｜フォルダの作成5.3 使い方3｜ファイルのアップロード・ダウンロード5.4 使い方4｜ファイルの共有5.5 使い方5｜ファイルの更新5.6 使い方6｜ファイルの復元6 【応用編】「Box」のさらに便利な使い方6.1 使い方1｜7種類のアクセス権限を使い分ける6.2 使い方2｜通知メールを設定する6.3 使い方3｜オフラインで編集する7 「Box」の口コミ・評判7.1 Boxの良い口コミ・評判7.2 Boxの改善点に関する口コミ・評判8 Boxに関するよくある質問8.1 質問1｜Boxの利用シーンは？8.2 質問2｜Boxは日本語対応している？8.3 質問3｜Boxは個人利用できる？8.4 質問4｜なぜ容量無制限なのか？9 「Box」の使い方や料金・評判まとめ 【簡単に解説】「Box」とは 以下では、「Box」の特徴や機能を解説します。「ほかのクラウドストレージとの違いが分からない」という方は必見です。 Boxと「他のクラウドストレージ」の違い 引用：Boxの公式サイト Boxは、世界トップレベルのシェアを誇る、アメリカ発の「クラウドストレージ」です。 Boxはセキュリティの高いツールで、「ログ管理」や「7段階の細かい管理者権限」などによって、ほかのクラウドストレージツールよりも安全性が高いのが特徴です。また、必要に応じて「AIを使った不正アクセス検知」などのオプションも追加できます。 このように、Boxは数あるクラウドストレージのなかでも安全性が高い設計で、ビジネスでも安心して使えるサービスです。 ・Boxの公式サイトはこちら ・App Storeからダウンロードはこちら ・Google Play ストアからダウンロードはこちら Boxの機能 Boxの代表的な機能は以下の通りです。（※表は左右にスクロール可） ＜機能＞ ＜内容＞ ＜対応プラン＞ ファイル管理 フォルダを作成して、そのなかにファイルを格納・共有する基本機能です。 すべてのプラン Box Drive ブラウザを経由せずに、デスクトップから直接Boxにアクセスするためのサービスです。オフラインでもファイルを閲覧・編集できます。 すべてのプラン（無料でダウンロード可能） Box Sign BoxのWebアプリから、署名依頼を組み込んだファイルを任意のメンバーに送信できる機能です。外部の営業ツールなどとの連携もできます。 すべてのプラン Box Canvas 複数人が同時にファイルを編集できる、ホワイトボード機能です。チャットや付箋紙、投票の機能を備えています。 すべてのプラン Box Relay 「ファイルに紐づいたタスクを完了する」などのワークフローを作れる機能です。業務の全体像が分かりやすくなります。 「Business」以上 このように、Boxを使うとファイル管理だけでなく、ファイルに紐づいた様々な業務を効率化できます。ただし、一部の機能は特定のプランのみで利用可能なので、用途を明確にしたうえで適切な料金プランを選びましょう。 Boxの料金プラン こちらは、Boxの料金プランの一覧表です。大きく分けて、個人利用のみの無料アカウントと、複数人向けの有料アカウントが用意されています。（※表は左右にスクロール可） 参照：Boxの料金ページ 料金プラン 料金（月額） 容量 特徴 個人・小規模組織向け Individual 無料 10GB ・ファイルアップロード上限:250MB ・ユーザー数：1名のみ Personal Pro ¥1,390.40 100GB ・ファイルアップロード上限:5GB ・ユーザー数：1名のみ Business Starter ¥636.90/ユーザー/月（月払い） 100GB/ユーザー ・ファイルアップロード上限:2GB ・ユーザー数：3名以上10名まで ・細かいアクセス制御、共有権限 ・SSLおよび保存データ暗号化 Businessプラン Business ¥2,084.50/ユーザー/月（月払い） 上限なし ・ファイルアップロード上限:5GB ・ユーザー数：3名以上 ・Active DirectoryおよびSSO(シングルサインオン)の統合 ・データ漏洩防止 Business Plus ¥3,473.80/ユーザー/月（月払い） 上限なし ・ファイルアップロード上限:15GB ・ユーザー数：3名以上 ・ユーザーアクティビティの追跡 ・管理権限の委任 Enterprise ¥4,864.20/ユーザー/月（月払い） 上限なし ・ファイルアップロード上限:50GB ・ユーザー数：3名以上 ・電子透かし ・無制限の統合(DLP、eDiscoveryを含む) Enterprise Plus ¥6,600/ユーザー/月（年払い） 上限なし ・Enterpriseプランの全機能 ・ユーザー数：3名以上 ・各種API利用可能 ・AIを含むの全機能が利用可能 以上のように、プランごとに機能やセキュリティは異なるので、表を参考にどのプランが適しているか検討しましょう。とくに、無料プランを使えるのは1ユーザーのみなので、ビジネスで導入する場合は注意が必要です。 Boxの無料プランでできること Boxの無料版でできることは、以下が挙げられます。（※表は左右にスクロール可） ＜機能＞ ＜内容＞ ストレージ容量 無料版では、10GBのストレージ容量が提供されます。 ファイルのアップロード・共有 最大250MBのファイルをアップロードでき、他のユーザーとも共有可能です。 ファイル管理と整理 フォルダを作成し、ドラッグ＆ドロップで簡単にファイルを整理できます。 モバイルアプリ Boxのモバイルアプリを使って、スマートフォンやタブレットからもファイルにアクセスしたり、アップロードしたりできます。 セキュリティ データの暗号化や二段階認証、権限設定などの機能によって、安全にデータを管理できます。 アプリ連携 Google WorkspaceやSlack、Zoomなど、ビジネスに欠かせない様々なアプリとの連携が可能です。 このように、Boxの無料版ではファイル管理をはじめとする業務の効率化を実現する機能が備わっています。ただし、1名のみの利用に限定されており、ストレージ容量などの制限もあるため、チームでの利用や大容量のデータを扱う方には向いていません。 BOXの新プラン「Enterprise Advanced」でできること Enterprise Advancedとは、2025年1月15日にリリースされたBoxの新プランです。このプランでは、企業のコンテンツ管理を強化するための、AIを活用した高度な機能を利用できます。 以下は、Enterprise Advancedプランで提供されている主な機能です。 ＜機能＞ ＜内容＞ Box Apps ノーコードでアプリケーションを作成できる機能です。カスタマイズ可能なダッシュボードやメタデータビュー、ワークフローを活用して業務手順を効率化します。 Box AI Studio 企業独自のAIエージェントを作成できる機能です。使用する言語モデルは、Azure OpenAIやAWS Bedrockなどの最新モデルからエージェント用に選択できます。 Box Doc Gen ドキュメントを自動生成できる機能です。任意のデータソースから情報を取り込み、条件付き書式や表、画像などを含むテンプレートに基づいたカスタムドキュメントを、短時間で生成できます。 Box Forms テキスト入力やチェックボックス、ドロップダウンなどのフォームフィールドをドラッグ＆ドロップで配置し、Webフォームを簡単に作成できる機能です。（2025年第1四半期にリリース予定） Box Archive コンプライアンス要件に準拠した状態で、コンテンツを長期間にわたって保管できる機能です。（2025年上半期にリリース予定） 以上の機能以外にも、業務を効率化する便利な機能が豊富に備わっています。ただし、一部の機能はまだリリースされていないため、自社に必要な機能が揃っているかを見極めながら慎重に検討しましょう。 参考：Box｜Enterprise Advanced 参考：Box｜Box Enterprise Advancedとは 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「Box」の特徴・メリット ここでは、Boxの特徴やメリットを紹介します。以下の理由から、Boxは世界中の多くのユーザーに利用されているのです。 （1）強固なセキュリティ 1つ目の特徴は、高度なセキュリティです。 Boxでは「アクセス統計」でユーザーのアクションを確認したり、「ユーザー権限設定」や「二段階認証機能」で機密情報を保護したりできます。加えて、「電子透かし埋め込み機能」によって、ファイルの不正コピーを防げるので社外とのやりとりにも安心です。 また、Boxの”強固なセキュリティ体制”は、ファイルを多く扱う企業にとって心理的な安心にもつながるなどの副次的なメリットも得られます。 （2）ほかのアプリとの連携（API連携） 2つ目の特徴は、豊富な外部アプリと連携（API連携）できることです。 Boxは、Microsoft365やSlackなどの様々なアプリと連携できます。そのため、たとえば「ファイルなどのストック情報をBoxで管理して、フロー情報はチャットツールで共有する」といった活用方法が、多くの企業で取り入れられているのです。 ただし、情報を確認するにはアプリを切り替えなければならず、スピードが求められるビジネスでは不便に感じかねません。そこで、昨今では、ストック/フロー情報を一元管理できる「ナレカン」のようなアプリを導入する企業が増えています。 （3）ストレージ容量が大きい 3つ目の特徴は、無料プランではストレージ容量が10GBまで使用でき、有料プランでは容量が無制限で使えることです。 Boxでは、無料プランでも10GB（写真約30,000枚分）までストレージを利用できます。また、1ファイルあたり250MBのアップロード上限以内であれば、ファイルの保存・管理に関する基本機能はすべて使えるのです。 さらに、有料プランは大人数で使えるうえ、ストレージ容量も無制限なので、資料が大量にあり保存方法に悩んでいる方におすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 要注意！「Box」を使うデメリット ここでは、Boxのデメリットを解説します。導入を判断するときは、メリットだけでなくデメリットも考慮しなければなりません。 （1）ファイル管理が面倒 1つ目のデメリットは、ファイル管理が面倒なことです。 Boxは文書をファイル形式で管理するので、ファイルの名前を工夫したり、バージョン管理したりする手間がかかります。また、キーワード検索で見たい情報を探すときは、都度ファイルを開いて中身を確認しなければなりません。 このように、Boxはファイル管理が面倒で、目的の文書がすぐに見つからない欠点があります。一方、超高精度の「検索機能」を搭載したノート型情報管理ツールの「ナレカン」であれば、ファイルを開く手間なしで簡単に情報を探し出せるのです。 （2）多機能で使いづらい 2つ目のデメリットは、多機能ゆえに使いづらい点です。 Boxには、AIを活用した便利な機能が多く備わっています。一方で、ITに不慣れな社員にとっては機能が複雑だと使い慣れるのに時間がかかる可能性があり、継続的な運用が困難になってしまいます。 とくに、大規模企業では、働く人のITリテラシーに差があるため、一部の人しか使いこなせないアプリではそのうち形骸化していきます。そのため、自社に浸透するかを十分に検討しましょう。 （3）サポート対象が限定的 3つ目のデメリットは、サポート対象が限定的である点です。 Boxでは、各種管理業務の代行作業やBoxが提供していないネットワークに関する問い合わせができず、多くの文書を適切に管理しなければなりません。加えて、契約前の顧客からの問い合わせも受け付けていないため、自社に合うかどうかの判断が難しいです。 したがって、重要な書類を管理するには、ツールの不具合や疑問点を素早く解決できる体制が必須です。そこで、初期導入時のセットアップから運用中の疑問解消まで、充実したサポートが受けられる「ナレカン」のようなツールを使うと安心です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ これで安心！「Box」のデメリットを解消するおすすめのアプリ 以下では、Boxのデメリットを解消するおすすめのアプリをご紹介します。 Boxを使うと、あらゆるファイルを一元管理できますが、ファイル管理が煩雑になりやすいデメリットがあります。そのため、様々な文書を扱うビジネスでは、「似た名前のファイルが乱立して、欲しいファイルが見つからない」といった事態が起きやすいです。 したがって、社内の文書管理には「情報を見やすく整理できるツール」を使うべきです。ただし、たとえAI機能があっても使いこなせなければ意味がないので「誰でも、サクサク検索できるツール」を使い、ファイルが増えても必要な情報がすぐに探せる体制を整えましょう。 結論、Boxのデメリットを解消するには、ファイル量が増えても見やすく整理できるうえ、欲しい情報に即アクセス可能なアプリ「ナレカン」一択です。 ナレカンには、テキストやファイル、画像などのあらゆる情報を簡単に残せるうえ、「ファイル内検索」や「画像検索」で欲しい情報が瞬時に見つかります。そのため、「マニュアルや資料が社内に散在してどこにあるかわからない」事態を解消できるのです。 最も簡単に全社の情報を管理できるアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの断捨離機能＞ ここでは、社内のノウハウやファイル整理に役立つナレカンの「断捨離機能」について紹介します。 社内情報が蓄積されると何年も使われていないファイルが増え、最新の情報と混在する恐れがあります。そこで、「断捨離機能」を使えば、一定期間閲覧されていない「記事」を絞り込めるので、情報をフレッシュな状態で保管できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【初級編】「Box」の基本的な使い方 ここでは、Boxをはじめて利用する方に向けて、Boxの基本的な使い方を解説します。画像付きで説明するので、導入を考えている担当者の方は必見です。 使い方1｜Boxの無料登録・ログイン Boxの公式ホームページから登録して、無料アカウント（個人利用のみ）を作る方法は以下の通りです。 （1）公式ホームページ右上にある [サインアップ] をクリックします。 （2）プラン選択ページに遷移するので、[個人または小規模組織] をクリックしましょう。 （3）料金プラン表から、無料プランの [サインアップ] をクリックします。 （4）氏名とメールアドレス、パスワードを入力し、チェックをつけたら登録完了です。 ※登録したアドレスに送信されたリンクからサインインして、以下の画面になったらログインできます。実際に使用を開始するには、右下の[Let’s Go]をクリックしましょう。 なお、英語表記を日本語表記に変更する場合は、右上のアイコンをクリックして、[Account Settings] を選択します。設定画面が開くので、[Language] を日本語にすれば日本語への変更完了です。 使い方2｜フォルダの作成 （1）下図は、Boxにログインしたあとのスタートページです。スタートページ右上にある [新規] をクリックして、[フォルダ] を選択します。 （2）フォルダ名や共有相手などを入力して [作成] をクリックすると、新しいフォルダが表示されます。 使い方3｜ファイルのアップロード・ダウンロード ＜アップロード＞ （1）ページ右上にある [新規] から、[ファイルアップロード] を選択します。 （2）PCのフォルダ管理画面に遷移するので、アップロードをしたいファイルを選んで [開く] をクリックしましょう。 （2）以下のように、ファイルがアップロードされていれば完了です。 ＜ダウンロード＞ （1）ダウンロードしたいファイルを右クリックして [ダウンロード] を選択します。 使い方4｜ファイルの共有 （1）共有したいファイルにカーソルを合わせて、矢印の形の [共有] アイコンをクリックします。 （2）メールで共有する場合はメールアドレスを入力し、リンクで共有をする場合はリンクをコピーして送信します。 上記のように、リンクを生成したり招待したりすることで、個別の権限を制限しながら、社外の人ともファイルを共有できます。そのため、顧客への資料送付や外注先とのファイルのやりとりをBoxだけで済ませられるのです。 使い方5｜ファイルの更新 ファイルの更新とは、同じ共有リンクでファイルを上書きできる機能です。そのため、ファイルの中身を更新したときにリンクを送り直す必要がありません。 ファイルを更新するには、更新したいファイルにカーソルを合わせて右クリックし、[新しいバージョンをアップロード] をクリックしましょう。 使い方6｜ファイルの復元 Boxでは、一度削除したファイルを復元できます。復元するには、ページ左側の [ごみ箱] をクリックして復元したいものを右クリックし、[復元] を選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【応用編】「Box」のさらに便利な使い方 以下では、Boxをさらに使いこなす3つの方法をご紹介します。セキュリティ性を高めたい方や、仕事の効率を向上させたい方は必見です。 使い方1｜7種類のアクセス権限を使い分ける ビジネス向けの有料プランを契約すると、以下7種類の権限を使い分けた、厳格なアクセス制限ができるようになります。 ＜アクセスレベル＞ ＜特徴＞ 共同所有者 共同所有者は、フォルダの所有者を変更できないものの、編集者と同じ読み取り/書き込みアクセス権限を持つ 編集者 フォルダまたはファイルに対するすべての読み取り/書き込みアクセス権限を持つ ビューアー/アップローダー フォルダに対するすべての読み取りアクセス権限と、限定的な書き込みアクセス権限を持つ プレビューアー /アップローダー プレビューアーとアップローダーを組み合わせたアクセス権限を持つ ビューアー フォルダまたはファイルに対する読み取りアクセス権限を持つ プレビューアー 限定的な読み取りアクセス権限を持つ アップローダー 限定的な書き込みアクセス権限を持つ このように、Boxではユーザーの属性に合わせて、ファイルやフォルダのアクセス権限を詳細に設定できます。そのため、「誤ってファイルが書き換えられてしまった」といったトラブルを防げるのです。 参考：Box Support｜コラボレータの権限レベルについて 使い方2｜通知メールを設定する 通知メールを設定すると、ファイルを開かずリアルタイムで操作状況を把握できます。通知を設定するには、アイコンをクリックして　[アカウント設定]　を選択しましょう。 [通知] を選択して、受け取りたい通知にチェックを入れて保存すれば完了です。 使い方3｜オフラインで編集する 引用：Box Driveの公式HP 拡張機能である「Box Drive」を使うと、Boxに保存されているデータをオンライン・オフライン問わず編集できるようになります。 「Box Sync」というBox Driveと同じ機能を持ったアプリがありますが、Box Driveの方が新しく、公式ページではBox SyncからBox Driveに移行するよう推奨されています。 ローカル環境でのファイル編集と同じ操作感なので、Boxを起動しなくてもスムーズにファイル編集ができる点がメリットです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「Box」の口コミ・評判 以下では、「Box」の口コミ・評判をご紹介します。導入前には第三者の声も参考にすることが大切です。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判は、ITreview＞Boxより引用しています。 Boxの良い口コミ・評判 はじめに、「Box」の良い口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「高セキュリティで安心」「大容量のデータを残せる」という声が寄せられています。 非公開ユーザー（投稿日：2025年07月15日） 高いセキュリティ機能と管理の柔軟性にあります。特に企業利用においては、細かいアクセス権限設定や監査ログが充実しているため、情報漏洩リスクを最小限に抑えられる点が安心です。 非公開ユーザー（投稿日：2025年07月14日） 複数のユーザーが共同作業しやすく、社内外とファイル共有が容易で、Microsoft 365などのビジネスツールとの連携ができるので業務効率を向上できる。 非公開ユーザー（投稿日：2025年07月03日） 細かな権限設定や共有リンクがファイル単位で設定可能で安心してデータを保存できます。 また、容量無制限なので容量の大小を気にする必要がなくストレスフリーで利用できます。 Boxの改善点に関する口コミ・評判 次に、「Box」の改善点に関する口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「操作性が直感的ではない」「AI機能がわかりづらい」という声が寄せられています。 非公開ユーザー（投稿日：2025年07月15日） スマホアプリの操作性です。特にファイルの移動や整理、複数ファイルの一括操作が直感的でなく、慣れるまで時間がかかるユーザーが多い印象です。 非公開ユーザー（投稿日：2025年7月10日） 問い合わせが一番権限の強い管理者からしかできず、日本語対応をしていないのはやや不便 非公開ユーザー（投稿日：2025年01月30日） AI機能が分かりづらい。現時点では活用方法が見いだせていない。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Boxに関するよくある質問 ここでは、Boxに関するよくある質問を解説します。以下を参考に、Boxにおける疑問を解消しましょう。 質問1｜Boxの利用シーンは？ Boxのビジネスでの利用シーンは以下が挙げられます。 脱ハンコリレー 定型業務の自動化 契約業務の電子化 プロジェクトフォルダ作成の自動化 QRコードを通してBox内コンテンツを活用 Boxでは承認業務をツール内で完結させられるだけではなく、タスクの振り分けなどの定型作業を自動化できます。ぜひ、Boxの基本機能を押さえ、上記の活用事例を参考にしてみましょう。 Box活用例(ユースケース)を知ろう 質問2｜Boxは日本語対応している？ Boxは日本語に対応しており、[アカウント設定]から任意の言語に変更できます。 また、日本語を含む複数の言語でのサポートも提供されています。Boxはオンラインで米国法人から直接購入できますが、日本語でのサポートを受けたい場合は、日本の代理店を通じて購入するのがおすすめです。 質問3｜Boxは個人利用できる？ Boxは個人でも利用可能で、個人・チーム向けの無料/有料プランが用意されています。 無料プランでは基本的なファイル管理機能を利用可能です。また、有料プランにアップグレードすると、より多くのストレージや高度な機能を利用できます。 個人でもビジネス向けプランを契約することは可能ですが、チームや企業向けに設計されているため、用途に応じて適切なプランを選びましょう。 質問4｜なぜ容量無制限なのか？ BoxのBusinessプラン以上では、データ容量が無制限で利用できます。理由としては、Businessプラン以上は法人向けに設置されたプランなので、多くのファイル保存が必要になるからです。 ただし、無料プランなどの個人向けプランは容量が10GB～と制限があります。そのため、個人向けプランでファイルがデータ容量を圧迫する場合は、法人向けプランへの移行を検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「Box」の使い方や料金・評判まとめ ここまで、「Box」の使い方や料金、評判を網羅的に解説しました。 Boxは大容量のデータを保存できる多機能なオンラインストレージで、世界中の企業に導入されています。しかし、「ファイル管理が面倒」というデメリットや「直感的に操作できない」といった口コミもあり、保管できても運用が難しいのが課題です。 そこで、「あらゆる情報を見やすく整理できるツール」を導入しましょう。とくに、情報を運用しやすくするには、「高精度の検索機能を備えたツール」を選んでアクセス性を高めることが重要です。 結論、Boxのよりも情報管理に最適なのは、あらゆる情報を一元管理し、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、面倒なファイル管理から脱却しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選 データをBoxに移行する方法とは？注意点やおすすめツールも解説

ビジネスで利用されるクラウドストレージのひとつに「Box」があります。Boxを導入すれば、社内のデータ管理が円滑になりますが、活用するには既存ファイルをBoxに移行する作業が必要です。 そのため、「Boxの利用を検討しているが、どのように移行作業を進めるべきかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、データをBoxに移行する方法と注意点、おすすめのツールを中心にご紹介します。 データ量が増えたのでストレージ容量が大きいBoxに移行したい Box内のファイルやフォルダを移動させる方法が知りたい Boxよりもデータ管理がしやすいツールを探している という方はこの記事を参考にすると、データをBoxへ移行する方法が理解できるほか、ファイル管理がしやすくなるツールも分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Boxとは2 外部データをBoxに移行する方法2.1 方法1｜ドラッグアンドドロップする2.2 方法2｜「アップロードボタン」をクリックする2.3 方法3｜Box Shuttleを使う2.4 方法4｜外部に委託する3 データをBoxに移行するときの注意点3.1 （1）Boxに移行できないファイルがある3.2 （2）Boxへのデータ移行量に制限がある3.3 （3）作業時間のコストが発生する3.4 （4）社内に浸透するまでに時間がかかる4 【必見】Boxよりもデータ管理がしやすいおすすめツール4.1 データ移行が簡単かつファイルを管理しやすいツール「ナレカン」4.2 比較表あり｜「ナレカン」と「Box」の違い5 【参考】Box内のデータをフォルダ間で移動させる方法5.1 （1）Box内でのファイルやフォルダを移動できるか5.2 （2）Box内でデータを移動させる手順6 データをBoxに移行する方法まとめ Boxとは 引用：Boxの公式サイト Boxは、世界トップレベルのシェアを誇るクラウドストレージサービスです。2005年にアメリカで設立以来、全世界で11万社以上の導入実績があります。 Boxの特徴はセキュリティの高さです。「7段階のアクセス権限」「不正アクセス・マルウェア検知」「アクセス統計」の機能によって、安心して使用できるのです。 また、2025年1月15日には「Enterprise Advanced」が新プランとして新設されました。本プランでは、AIを活用した高度な機能を利用でき、ドキュメント作成の手間も軽減します。 以上のように、Boxはセキュリティが高く、高度なAI技術も組み込まれているため、多くの企業が顧客情報や社内情報の蓄積のために導入しているのです。 ・Boxの公式サイトはこちら ・デスクトップアプリのダウンロードはこちら ・App Storeからのダウンロードはこちら ・Google Playからのダウンロードはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 外部データをBoxに移行する方法 ここでは、外部のデータをBoxに移行する3つの方法を紹介します。以下の情報を参考に、スムーズにデータを移行しましょう。 方法1｜ドラッグアンドドロップする ドラッグアンドドロップで、データをBoxへ移行できます。外部データにファイルを保存している場合、一度ダウンロードしてからBoxにドラッグアンドドロップしてアップロードしましょう。 上記のようにデータをドラッグアンドドロップするだけで、自動でアップロードが始まります。ただし、上記の方法は一つひとつ手動での操作になるため、大量のデータ移行が必要な場面では不向きです。 方法2｜「アップロードボタン」をクリックする アップロードボタンをクリックしても、データをBoxへ移行できます。 Boxの画面中央（または右上）にある「アップロードボタン」をクリックします。 表示されるプルダウンメニューから、該当の項目を選択します。このときに「フォルダをアップロード」を選べば複数のファイルを一括で移行できるので、ファイル数が多い方は活用しましょう。 該当のフォルダ（またはファイル）を選択します。 「アップロードボタン」をクリックします。 以上の4ステップを踏めば、データをBoxに移行できます。ただし、上記は、PC本体でデータ管理していることが前提になるため、ほかのアプリからの乗り換えるときには活用できません。 参考：box support｜コンテンツの移行 方法3｜Box Shuttleを使う 引用：Box Shuttleのトップページ 保存しているデータ量が大きいときには「Box Shuttle」を使って移行しましょう。 Box ShuttleはBox社が提供する公式のデータ移行ツールです。手作業に比べて移行速度が速いため、外部のクラウドストレージから大容量のファイルを移す場合に便利です。 たとえば、GoogleドライブやDropbox、OneDriveやSharepointなどのデータをBoxへ移行する場合は、Box Shuttleを活用しましょう。ただし、そもそものフォルダ構成や分類方法が適切でないと、データ移行後もファイル管理の煩雑さは解消されません。 そこで、「ナレカン」のように、データの移行だけでなく”自社に最適なフォルダ構造の設計”も相談できるサービスを選ぶと、移行後のファイル管理がスムーズになります。 参考：Box公式｜Box Shuttle 方法4｜外部に委託する 最後に、外部の企業にデータ移行を委託する方法もあります。 たとえば、D.I.Systemホームページのように、Boxのデータ移行を専門的に実施している企業に依頼すれば、作業の手間が省けるだけでなく「移行中にデータが消えてしまった」といったミスも発生しません。 さらに、管理者向けの移行支援のほか、利用者向けに使い方をレクチャーしてくれる場合もあるので移行や運用に不安がある企業におすすめです。ただし、移行するのは費用が発生するため、あらかじめ予算に組み込んでおく必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ データをBoxに移行するときの注意点 ここでは、データをBoxに移行する注意点をご紹介します。「導入したBoxを上手く運用できない」という事態を防ぐために、必ず確認しましょう。 （1）Boxに移行できないファイルがある データをBoxに移行するときに、Boxに移行できないファイルがあります。拡張子が以下のファイル・フォルダは移行できません。 .tmp　.bak　.dstore desktop.ini　thumbs.db　.pst　.qbw　.nd　.qbw.tlg　.des　.qba　.qba.tlg　.qbr　.qby .qdt　.pdx 移行できないファイルの場合、別の拡張子に変えてファイル・フォルダを作成し直す必要があるので注意が必要です。 参考：box support｜Box SyncとBox Driveで無視またはブロックされるファイルの種類 （2）Boxへのデータ移行量に制限がある Boxにアップロードできるファイルサイズの上限は、アカウントの種類によって異なります。以下の表はプランとアップロード上限をまとめたもので、詳細については、公式ホームページのBoxトップページ＞価格でも確認可能です。 プラン ファイルサイズ上限 無料の個人用アカウント 250MB Starter 2GB Business 5GB Business Plus 15GB Enterprise（およびDigital Suites） 50GB Enterprise Plus 150GB Enterprise Advanced 500GB 上記のような制限により、ファイル量が多いとアップロードにかなりの時間が必要です。また、一度にアップロードできず、分割する工数もかかってしまうので注意しましょう。 参考：box support｜Boxにアップロードできる最大ファイルサイズ （3）作業時間のコストが発生する データをBoxに移行すると、作業時間のコストが発生します。 データを移行している間はBoxの利用が制限されるので、ほかの仕事をスムーズに進められません。また、データ量が大きいと移行が完了するまでにかなりの時間がかかり、従業員のストレスの原因にもなりかねないのです。 したがって、従業員が仕事を進めない「深夜」にデータを移行するなど、通常業務に悪影響を及ぼさないための工夫が求められます。 （4）社内に浸透するまでに時間がかかる 運用方法を工夫しなければ、Boxは社内に浸透するまでに時間がかかります。 Boxは「アクセス性が悪い」「ファイル管理が煩雑になりやすい」という側面があります。そのため、ITに不慣れな社員にとっては運用のハードルが高くなってしまい、導入後すぐの定着が難しいのです。 そこで、「ナレカン」のように「直感的な検索ができる」「運用サポートがある」ITツールを選ぶと、運用ルールを決めなくても社内への浸透がスムーズに進みます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】Boxよりもデータ管理がしやすいおすすめツール 以下では、Boxよりもデータ管理がしやすいおすすめツールをご紹介します。 Boxはあらゆるファイルを一元管理できますが、ファイルの移行量に制限があったり、時間がかかったりするうえ、フォルダ構成や権限設定が崩れるリスクもあります。そのため「既存のデータ移行を委託できるツール」を使えば、すぐに利用開始できるのです。 ただし、社内にはITに詳しくない人がいる場合は、使いづらさからツールを導入しても浸透しない恐れがあるため、誰もが簡単に使える仕組みを整えることが大切です。そこで「直感的に操作・検索できる」ツールを選定しましょう。 結論、データ管理に導入すべきは、データ移行する手間がかからず、保管後のファイルも取り出しやすいツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」ではあらゆる情報を管理でき、ヒット率100％の「検索機能」によって、記事上やファイル内の必要な情報を即座に見つけられます。さらに「データ移行支援」により円滑に運用を始められるので、ツールが使われやすい仕組みも作れるのです。 データ移行が簡単かつファイルを管理しやすいツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 比較表あり｜「ナレカン」と「Box」の違い ここでは、「ナレカン」とBoxの特徴や機能を比較します。自社の運用体制や課題点に照らし合わせて導入を検討しましょう。 ナレカンは大企業向けの情報管理ツールであるため、多くのデータを一元管理するのに役立ちます。一方、Boxも大容量でファイルを保管できますが、整理がしづらく目的の情報が取り出しにくいので共有には不向きです。 機能面では、どちらもAI搭載で「ファイル内検索」が可能です。ただし、Boxは「運用サポート」がないため、疑問点をすぐに解消できない点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【参考】Box内のデータをフォルダ間で移動させる方法 以下では、Box内のファイルまたはフォルダ間のデータ移動やコピーの方法についてご紹介します。Boxをより使いこなしたい方は必見です。 （1）Box内でのファイルやフォルダを移動できるか 結論、BoxからBoxへファイルやフォルダの移動・コピーは可能です。 ただし、大きいサイズのフォルダを移動する場合、移動が完了するまで数分程度時間がかかることがあります。フォルダの移動中は移動元・移動先両フォルダがロックされるため、操作ができない点に注意が必要です。 また、フォルダ間でコンテンツへのアクセス制限が異なる場合、「制限が厳しいフォルダから制限が緩いフォルダ」の移動にはセキュリティリスクが伴います。移動させるデータの内容と移動先フォルダのアクセス制限を確認してからデータを移行しましょう。 （2）Box内でデータを移動させる手順 Box内のファイルまたはフォルダをフォルダ間で移動するには、以下の手順を踏みます。 目的のファイルまたはフォルダを右クリックしてから、表示されるメニューで、「移動またはコピー」をクリックし、ウィンドウを開きます。 ウィンドウ内から移動先のフォルダを選択して、チェックマークが付いたことを確認します。 最後に、画面右下の「移動」または「コピー」 をクリックします。 以上の手順で、Box内のファイルまたはフォルダのフォルダ間での移動・コピーが完了します。 参考：box support|ファイルとフォルダの移動とコピー 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ データをBoxに移行する方法まとめ これまで、データをBoxに移行する方法と注意点、おすすめのツールをご紹介しました。 Boxは高いセキュリティを誇るため、安心してデータを保存できるクラウドツールとして世界中で利用されています。一方で、「移行作業に時間がかかる」「ファイル管理が面倒」といった注意点も存在するのです。 そのため、社内で定着するまでに時間を要する恐れがあり、せっかくファイルを移行しても形骸化してしまいます。したがって、ファイル管理を円滑化するには「ファイルを簡単に整理できてアクセス性も高いツール」を導入すべきです。 結論、ファイルの保管には、社内情報を一元管理し、検索スキルを問わず目的の情報に即アクセス可能な「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、時間や場所を問わず簡単に資料へアクセスできる仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Boxとは？無料・有料の違いやアプリの使い方、デメリットを紹介

Googleスプレッドシートは、無料で使える表計算ツールのひとつで、ビジネスで多く活用されています。とくに、関数を使えば、データが自動で計算されるので、手入力によるミスを防ぎつつ日々の情報管理を効率化できるのです。 しかし、なかには「Googleスプレッドシートを導入したいが、使い方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Googleスプレッドシートの特徴や使い方を網羅的に解説します。 スプレッドシートの特徴や機能を知りたい スプレッドシートの機能の使い方を参考にしたい スプレットシートよりも簡単に情報を管理・共有できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Googleスプレッドシートの使い方が詳しく分かるほか、自社に最適な情報管理の方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Googleスプレッドシート（Spread Sheets）とは1.1 「Googleスプレッドシート」と「Excel」の違い1.2 Googleスプレッドシートの機能1.3 Googleスプレッドシートのよくある質問2 Googleスプレッドシートでできること8選2.1 （1）複数人で同時編集できる2.2 （2）シート上でコメントが残せる2.3 （3）Webブラウザで閲覧・編集できる2.4 （4）データが自動保存される2.5 （5）Excelから変換できる2.6 （6）データを復元できる2.7 （7）拡張子を変換してPCにダウンロードできる2.8 （8）テンプレートを利用できる3 ＜生成AI＞Google Geminとは4 Googleスプレッドシートでできないこと4選4.1 （1）オフラインで効果的に利用できない4.2 （2）簡単にリンクを共有できない4.3 （3）すぐに起動できない4.4 （4）大量の情報を管理できない5 目的のスプレッドシートに即アクセスできるツール5.1 スプレッドシートとの併用に最適な情報管理ツール「ナレカン」6 ＜基本編＞Googleスプレッドシートの使い方6.1 使い方1｜シートを新規作成する6.2 使い方2｜表を作成する6.3 使い方3｜コメントを残す6.4 使い方4｜シートを共有/共同編集する6.5 使い方5｜関数を使う7 ＜スマホ編＞Googleスプレッドシートの使い方7.1 使い方1｜シートを新規作成する7.2 使い方2｜セルに文字を入力する7.3 使い方3｜シートを共有する8 ＜応用編＞作業の効率化に役立つGoogleスプレッドシートの使い方8.1 使い方1｜改行などのショートカットキーを使う8.2 使い方2｜GASを使う8.3 使い方3｜プルダウンリストを作成する8.4 使い方4｜Excelに変換して保存する8.5 使い方5｜変更履歴を確認する8.6 使い方6｜拡張機能を追加する8.7 使い方7｜シートやセルを保護する8.8 使い方8｜絶対参照と相対参照を使う8.9 使い方9｜データを参照する8.10 使い方10｜重複データを確認する9 無料版と有料版（Google Workspace）の違いとは9.1 （1）料金9.2 （2）セキュリティ9.3 （3）データ容量10 Googleスプレッドシートの口コミ・評判10.1 Googleスプレッドシートの良い口コミ・評判10.2 Googleスプレッドシートの改善点に関する口コミ・評判11 Googleスプレッドシートの使い方・料金・口コミまとめ Googleスプレッドシート（Spread Sheets）とは 以下では、Googleスプレッドシートの特徴や機能を解説します。類似するExcelとの違いを確認して、自社に合うツールか見極めましょう。 「Googleスプレッドシート」と「Excel」の違い 引用：Googleスプレッドシートの公式サイト GoogleスプレッドシートがExcel（エクセル）と違う点は、同時編集するときの負担の少なさです。また、同時編集の権限を付与するメンバーの指定や、権限の有効期限を設定できます。 Excelは基本的には同時編集はできず、誰かが開いているファイルを編集しようとすると「読み取り専用」モードになってしまいます。そこで、複数人が同時編集する場合は、ブックの共有機能を利用するか、OneDriveやSharePoint上で共有する必要があります。 したがって、Googleスプレッドシートは、複数人で作業を進めるのに最も便利なツールだと言えます。 ・Googleスプレッドシートの公式サイトはこちら ・App Storeのダウンロードページはこちら ・Google Playのダウンロードページはこちら Googleスプレッドシートの機能 以下はGoogleスプレッドシートの7つの基本機能です。 ＜機能＞ ＜内容＞ 同時編集 複数人で同時に編集ができる コメント シート上でコミュニケーションができる Webブラウザでの閲覧・編集 アプリだけでなく、Webブラウザからも閲覧・編集ができる 自動保存 データが常に自動保存される Excelに対応 エクセルをGoogleドライブにアップロードすれば、スプレッドシートとして編集できる（なお、スプレットシートをExcelとしてダウンロードすることも可能） データの復元 過去のバージョンを簡単に復元できる CSVやPDFでの書き出し ファイルをCSVやPDF形式で書き出せる Googleスプレッドシートは、以上7つの機能のほかにもデータの管理・分析に役立つ機能を多く備えています。 Googleスプレッドシートのよくある質問 ここでは、スプレッドシートに関するよくある質問と回答をご紹介します。 質問1｜スプレッドシートとExcelの違いは？ スプレッドシートはブラウザを使う一方、Excelは基本的にソフト上で操作します。また、スプレッドシートはExcelに比べて同時編集しやすく「誰が、どこを変更したのか」がすぐに分かるのです。 質問3｜スプレッドシートとExcelはどっちが良い？ 結論、用途によって使い分けるのがおすすめです。 たとえば、Excelは文字やグラフの装飾のように、表計算以外の機能も豊富に搭載されています。そのため、「幅広い用途に使いたいときにはExcel、表計算のみの場合はスプレッドシート」などと使い分けましょう。 質問4｜スプシとは何の略か？ スプシとは、「Googleスプレッドシート」の略です。他にも、Google Spreadsheetsの頭文字を取った「GS」という略称もあります。 上記から、スプレッドシートは表計算に特化していることが分かります。一方、ファイルの共有等のコミュニケーションには別のツールが必要なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleスプレッドシートでできること8選 以下では、Googleスプレッドシートでできることを8つご紹介します。具体的な使い方を知る前に、どのようなシーンで利用できるのか確認しましょう。 （1）複数人で同時編集できる ネットワーク環境に接続していれば、複数人で同時編集ができます。 編集中のセルにメンバーの名前が表示されるので「誰が、どこを編集しているか」が一目で分かります。そのため、同じセルを重複して編集するミスを防げるのです。 （2）シート上でコメントが残せる Googleスプレッドシートはシート上でコメントを残すこともできます。使い方としては、任意のセルを右クリックして［コメント］をクリックし、内容を入力するだけです。 コメント機能を使えば、共同編集したときに「どの箇所をどのように編集したか」が分かりやすくなります。ただし、コメントの通知はメールに届くため、チャットのようなリアルタイムでのやりとりには適さない点に注意が必要です。 一方、社内情報をテキスト・画像・ファイルを用いて「記事」に簡単にまとめられ、記事単位で「コメント」が紐づく「ナレカン」では、リアルタイムでメッセージを受信できるので、スピーディーなやりとりが実現します。 （3）Webブラウザで閲覧・編集できる Googleスプレッドシートは「Google Chrome」や「Safari」などのWebブラウザから閲覧・編集できます。そのため、アプリのインストールなしでスムーズに使い始められるのです。 また、下図のように、スプレッドシートの共有URL（リンク）を発行すると、リンクを送信するだけで簡単にファイルを共有できます。 ただし、URLをチャットツールで共有すると他のメッセージに埋もれてしまい、必要なときにURLをすぐに見つけられない点に注意しましょう。 （4）データが自動保存される Googleスプレッドシート上のデータは、常に自動保存されます。そのため、「保存し忘れてデータが消えてしまった」という事態を回避できるのです。 また、過去に保存されたデータは、編集履歴として「いつ、誰が、どのような変更を加えたのか」まで記録されます。編集履歴をチェックするときは、画面上部の［時計マーク］から任意のバージョンを確認しましょう。 ただし、自動保存されるのはインターネットに接続している場合だけなので、接続環境に注意が必要です。 （5）Excelから変換できる GoogleスプレッドシートとExcelは相互に変換できます。 たとえば、Excelをスプレッドシートに変換する場合、画面左上の［ファイル］＞［インポート］＞［アップロード］を選択して、任意のExcelファイルをドラッグ＆ドロップすれば完了です。 （6）データを復元できる Googleスプレッドシートには過去のバージョンが編集履歴として保存されており、簡単に復元ができます。 データを復元するときは、画面上部の［最終編集］または［ファイル］＞［変更履歴］から履歴一覧を表示しましょう。復元したいバージョンが見つかったら、画面左上の［この版を復元］をクリックします。 しかし、変更履歴の確認画面では「検索機能」が活用できないうえに、前後で情報の違いが分からないため、情報の復元に手間取る恐れがあります。一方、情報の”追加”・”削除”の差分を比較できる「ナレカン」であれば、情報の編集作業が捗ります。 （7）拡張子を変換してPCにダウンロードできる Googleスプレッドシートで作成したファイルは、CSVやPDF形式で書き出せます。 たとえば、PDF形式で書き出す場合、画面左上の［ファイル］＞［ダウンロード］から［PDF(.pdf)］を選択します。 このように、異なるファイル形式で書きだせるので、印刷やデータのインポートに役立ちます。 （8）テンプレートを利用できる Googleスプレッドシートでは、テンプレートを用いて表を作成することができます。 具体的には、プロジェクトやシフト表、事業予算など、幅広い用途のテンプレートが用意されています。また、チームではなくToDoリストなど個人向けのテンプレートもあるため、チーム・個人どちらでも利用可能なのです。 テンプレートの項目・内容を変更し書類を作成すると、完成まで時間がかかりません。また、一度自社に合わせて作成した資料のテンプレート化ができる「ナレカン」のようなツールを使うと、項目から変更し直す必要がなく資料作成に役立ち便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜生成AI＞Google Geminとは 「Google Gemin」とは、Googleが開発した会話型の人工知能モデルのことです。テキスト、画像など、さまざまな情報を理解し、処理できるのが特徴です。 そして、Geminの仕組みをGoogleスプレッドシートに取り入れたものを「Gemini in Googleスプレッドシート」と言い、テキストによる指示で、表の作成やデータの分析、ドキュメントやメールの要約が可能です。 ただし、スプレッドシート内でGeminiを利用するには、Google Workspaceの有料プランへの加入が必要です。また、AIが作成する情報が必ずしも正確とは限らないため、最終的な確認は人間の目視でおこなうことが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleスプレッドシートでできないこと4選 ここでは、Googleスプレッドシートでできないこと4選をご紹介します。Googleスプレッドシートの利用を開始する前に必ず以下の項目を確認しましょう。 （1）オフラインで効果的に利用できない 1つ目は「オフラインで効果的に利用できない」点です。 Googleスプレッドシートは、オフラインでも編集・閲覧できます。しかし、オフラインアクセスを有効にするには、事前にオンライン上で「GoogleオフラインドキュメントのChrome拡張機能」をインストールし、有効にしなければなりません。 また、オフライン状態でGoogleスプレッドシートに加えた変更は、同時編集をしている他のメンバーの画面にリアルタイムでは反映されません。したがって、複数人での同時編集するためには、ネット環境が必須となるのです。 参考：オフライン時に Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドで作業する （2）簡単にリンクを共有できない 2つ目は「簡単にリンクを共有できない」点です。 Googleスプレッドシートを共有する場合、共有用のURLを任意のメンバーに送信する必要があります。しかし、URLの送信はメールやチャットといった外部ツールを介する手間がかかるのです。 また、メールやチャットは日々多くのメッセージが往来しているため、送信したURLが埋もれて見つけられない事態になりかねません。したがって、Googleスプレッドシートを共有するときは、情報を流さず管理できるツールでURLを共有する必要があります。 （3）すぐに起動できない 3つ目は「すぐに起動できない」点です。 Googleスプレッドシートにはテキストや数式といったさまざまな情報を残すことができます。しかし、データ容量が大きくなりすぎると読み込みに時間がかかり、起動や動作の遅れに繋がってしまうのです。 そのため、情報を分散して管理するようにしましょう。たとえば、数式等はスプレッドシート上に記載し、テキストベースの情報はスプレッドシートとともに「ナレカン」上で管理すると、データの軽量化と一元管理を両立できます。 （4）大量の情報を管理できない 4つ目は「大量の情報を管理できない」点です。 Googleスプレッドシートは、数値データの管理に優れています。しかし、Googleスプレッドシートには、10万行または1,000列を超えてはいけないという制約があるため、大量のデータを扱うことができないのです。 また、上記の上限に達する前からスプレッドシートのパフォーマンスが低下します。具体的には、同期時間が長くなる、動作が重くなるなどの問題が発生するため、大規模のデータ管理には向いていません。 参考：データサイズの制約 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目的のスプレッドシートに即アクセスできるツール 以下では、目的のGoogleスプレッドシートに即アクセスできるツールをご紹介します。 Googleスプレッドシートは、多機能でさまざまな使い方ができるためデータの作成・編集には便利です。しかし、情報量が多くなると必要な情報をすぐに探せず、情報を確認するのに手間がかかります。 そこで、「スプレッドシートを一元管理し、必要な情報に即アクセスできるツール」を導入しましょう。また似た内容のファイルが増えて管理がしづらくならないように、情報のメンテナンスまで自動で可能なツールにすると、より便利になります。 結論、スプレッドシートの管理に最適なのは、超高精度な検索機能や自動で情報が整理される機能により、あらゆる情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンは「記事」上のテキストはもちろん、添付ファイル内の情報も検索にヒットするため、情報量が多くても必要な情報がすぐに見つかります。また、生成AIを活用した「重複判定機能」「断捨離機能」により、常に必要な情報だけを残せるので、情報を要領よく整理可能です。 スプレッドシートとの併用に最適な情報管理ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜基本編＞Googleスプレッドシートの使い方 ここでは、Googleスプレッドシートの登録方法や基本的な使用方法を解説します。操作方法はExcelとほとんど同じなので、はじめて操作するメンバーでも安心です。 使い方1｜シートを新規作成する 新規のスプレッドシートの作り方は以下の通りです。 ログインするとGoogleスプレッドシートのホーム画面に移行するので、下図のように［+］をクリックして新規のシートを作成します。 スプレッドシートにタイトルをつけるときは、画面左上の［無題のスプレッドシート」に入力しましょう。 使い方2｜表を作成する ここでは、Googleスプレッドシートで簡単な売上表を作成する方法を解説します。 はじめに、任意のセルをクリックして、商品名を入力します。 次に、「商品単価」「点数」「合計金額」の項目も用意して、商品単価と点数にそれぞれ数値（半角）を入力しましょう。そして、合計金額のセルに”=商品単価のセル*点数のセル”を入力すれば、自動で合計金額が計算されます。 すべての項目を埋めたら、表の全体を選択し、画面上部から任意の［枠線］をクリックすると売上表は完成です。 また、セルや文字の色を変更すると、視覚的に分かりやすい表にできます。下図のように、画面上部のアイコンから適宜変更しましょう。 使い方3｜コメントを残す Googleスプレッドシートでは、特定のセルにコメントを残せます。 コメントの残し方は、［コメントを挿入］を選択して文字を入力するだけです。 以上の操作で、誰がコメントを残したのか分かるほか、コメントへの返信もできます。そのため、シート内で情報共有をしたり、進捗を確かめたりするのに便利です。 使い方4｜シートを共有/共同編集する Googleスプレッドシートを共有するときは、画面右上の［共有］ をクリックします。 次に、スプレッドシートにアクセス可能な範囲を設定します。たとえば、「リンクを知っている全員」を選択すると、リンクを知っている人は誰でもアクセス可能になるのです。 範囲を設定したら、アクセス権限を設定します。権限は、以下の3つから選択できます。 【閲覧者】シートの閲覧のみできる 【閲覧者（コメント可）】シートの編集はできないが、コメントは残せる 【編集者】シートの編集ができる たとえば、メンバーと共同編集したい場合は、【編集者】を選択しましょう。 最後に、画面上部の欄にメールアドレスを入力するか、画面下部の［リンクをコピー］でURLをコピーしてメールやチャットで送信すれば、共有完了です。 使い方5｜関数を使う スプレッドシートの作成では、以下の関数を使うと便利です。 ＜関数＞ ＜効果＞ =SUM(開始のセル：終了のセル) 指定した範囲の数値を合計する関数です。 =AVERAGE(開始のセル：終了のセル) 指定した範囲の数値を平均する関数です。 =COUNT(開始のセル：終了のセル) 指定した範囲のセル数を算出する関数です。 =MAX(開始のセル：終了のセル) 指定した範囲で、最大の数値を弾き出す関数です。 =MIN(開始のセル：終了のセル) 指定した範囲で、最小の数値を弾き出す関数です。 上記の関数を活用して、効率よくシートを作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜スマホ編＞Googleスプレッドシートの使い方 以下では、スマホでGoogleスプレッドシートを利用する方法をご紹介します。スプレッドシートは、PCだけでなくスマホでも使えるので、外出時でも便利です。 使い方1｜シートを新規作成する Googleスプレッドシートアプリを起動すると、下図の画面が表示されます。画面右下の［＋］から［新しいスプレッドシート］ を選択しましょう。 シート名を入力すれば、Webブラウザ版と同様に使用できます。 使い方2｜セルに文字を入力する 編集したいシートを開き、文字を入力したいセルを選択します。そして、画面下の［テキストか数式を入力］か、画面右下の［鉛筆のアイコン］をタップして、文字を入力しましょう。 文字を入力したら、入力欄の右にある［✔︎］をタップすると完了です。 すでに文字が入力されたセルを編集するには、セルをダブルタップするか、もしくはセルを選択して画面右下の［鉛筆のアイコン］をタップすると入力できます。 セル内で文字を折り返すには、セルを選択して画面上部の［A_］をタップします。そして、［セル］タブをタップし［テキストを折り返す］をチェックしましょう。 使い方3｜シートを共有する スマホから共有する場合は、共有したいファイルを開き、画面右上の [・・・] から［共有とエクスポート］を選択します。 メニューバーから［アクセス管理］をクリックして、権限を設定しましょう。 最後に、メニューバーから［共有］をクリックしてメールアドレスを入力、または、［リンクをコピー］をクリックしてURLを送信すれば、共有完了です。 ▼ メールアドレスで共有する場合 ▼ URLをコピーして共有する場合 ただし、メールやチャットで共有すると、他のメッセージに埋もれてしまい伝達漏れにつながります。そこで、「ナレカン」のような、スマホからでもストレスなく使える情報共有ツールで共有すれば、手元で簡単にリンクを見つけられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜応用編＞作業の効率化に役立つGoogleスプレッドシートの使い方 ここでは、Googleスプレッドシートの応用的な使い方を8つ解説します。以下の使い方を押さえれば、業務をよりスムーズに進められるようになります。 使い方1｜改行などのショートカットキーを使う Googleスプレッドシートの作業を効率化するには、ショートカットキーを使うと便利です。 ショートカット（Windows） ショートカット（Mac） 効果 Ctrl+Enter ⌘+enter セル内で改行する Ctrl+Home ⌘+fn+← シートの先頭に移動する Ctrl+End ⌘+fn+→ シートの末尾に移動する Alt+↓ option+↓ / option+→ 次のシートに移動する Alt+↑ option+↑ / option+← 前のシートに移動する Ctrl+Alt+Shift+H ⌘+option+shift+H 変更履歴を開く shift+F2 shift+F2 メモを作成・編集する Ctrl+Alt+9 ⌘+option+9 行を非表示する Ctrl+Shift+9 ⌘+shift+9 行を再表示する Ctrl+Alt+0 ⌘+option+0 列を非表示する Ctrl+Shift+0 ⌘+shift+0 列を再表示する Ctrl+~ Ctrl+~ すべての数式を表示する 参照：Google ドキュメント エディタ ヘルプ｜Google スプレッドシートのキーボード ショートカット 上記のショートカットキーを覚えるのは大変ですが、業務効率を高めるために少しずつマスターしましょう。 使い方2｜GASを使う GASとは「Google Apps Script」の略で、Googleが提供している、アプリを開発するサービスを指します。Googleアカウントがあれば、誰でも無料で使えます。 GoogleスプレッドシートとGASを連携すると、以下のような使い方が可能です。 Webサイトから情報を収集してスプレッドシートに記録する Gmailの内容をスプレッドシートに自動転記する スプレッドシートの内容を元にGmailから自動メールを送信する スプレッドシートに登録したデータを会計システムに送信する GASの使い方は以下の通りです。 はじめに、 [ 拡張機能 ] タブを開き [ Apps Script ] を選択します。 GASが開くのでコードを入力しましょう。 [ 実行 ] をクリックすれば、コードが実行されます。 使い方3｜プルダウンリストを作成する プルダウンリストを作成すると、入力する内容をリストから選べるようになります。 はじめに、 [ 挿入 ] タブを開き [ プルダウン ] を選択しましょう。 次に、画面右の「データの入力規則」で、リストを作成したいセルの範囲とリストの項目を設定します。 設定後、右下の [ 完了 ] をクリックすると、プルダウンリストが作成されます。 使い方4｜Excelに変換して保存する スプレッドシートをExcelに変換するには、画面左上の［ファイル］＞［ダウンロード］＞［Microsoft Excel（.xlsx）］ をクリックします。 この操作で、スプレッドシートで編集した内容をExcelとして保存できます。 使い方5｜変更履歴を確認する 変更履歴を確認するには、下図のように、画面上部の［時計のマーク］ をクリックします。 クリックすると、画面右側に履歴が表示されます。 使い方6｜拡張機能を追加する Googleスプレッドシートには、機能を拡張する「アドオン」があります。 利用方法としては、画面上部の［拡張機能］＞［アドオン］＞［アドオンを取得］ を選択して、任意のアドオンをインストールすれば完了です。 アドオンを活用すれば、ガントチャートのテンプレートを自動追加したり、Google Analytics（Webサイトへのアクセス解析ツール）の分析結果を自動でスプレッドシートに貼り付けたりできるのです。 使い方7｜シートやセルを保護する シートやセルを保護すると、保護した箇所を他のユーザーが変更できないため、誤編集を防げます。 シートを保護するには、 [ データ ] タブを開き、 [ シートと範囲を保護 ] を選択しましょう。 画面右の「保護されているシートと範囲」から、保護したいセルを選択します。また、シート全体を保護する場合は [ シート ] をクリックして、該当のシートを選択しましょう。 ▼ 特定の範囲を保護する場合 ▼ シート全体を保護する場合 保護したい範囲を入力したら、設定画面右下の [ 権限を設定 ] をクリックし、最後に編集権限を設定したら完了です。 使い方8｜絶対参照と相対参照を使う Googleスプレッドシートで関数を利用するときは「絶対参照」と「相対参照」を使い分けると便利です。以下では、絶対参照・相対参照の概要や、使い分け方法について説明します。 絶対参照・相対参照とは 絶対参照・相対参照は「セル参照」に含まれる動作です。具体的な意味は以下の通りとなります。 内容 セル参照 特定のセルを指定すること。複数セルの合計値などを計算する場合、数式内にセルを入れる。 絶対参照 数式をコピーした時に参照先（指定したセル）が変わらない 相対参照 数式をコピーすると参照先が自動で調整される 上記のように、絶対参照と相対参照には違いがあるため、用途に応じて使い分けることが重要なのです。 絶対参照と相対参照の使い分け方法 絶対参照と相対参照の使い分け方法について、以下では絶対参照と相対参照を比較しながら説明します。 相対参照による表示 上記のように、関数を入力して、ほかのセルにも反映しようとするとエラーで計算ができません。原因は、適宜範囲が変わる「相対参照」をしているためであり、参照するセル（以下では1500のセル）がずれてしまうのです。 絶対参照による表示 相対参照でのエラーを解決するのが、以下の相対参照になります。 絶対参照を設定するには、常に範囲に含めておきたいセルへ［$］を付ければ完了します。その結果、ほかのセルに関数を反映してもエラーが出なくなるのです。 使い方9｜データを参照する Googleスプレッドシートの機能に「データの参照」があります。具体的には、参照場所のセルに以下の数式を入力します。 =’シート名’!セルの場所 上記の数式により、シート間を移動して手動でコピー＆ペーストする手間が省けます。下図は、シート2のA1セルに「サンプル」の文字が入った状態で、シート1でセルを反映している例です。 使い方10｜重複データを確認する Googleスプレッドシートでは、重複したデータを確認することができます。 利用方法としては、対象のセルを選択した後、［表示形式］＞［条件付き書式］＞［セルの書式設定の条件］＞［カスタム数式］を選択して、A列のセルについて調べる場合は、［=COUNTIF(A:A,A:A)>1］と入力すれば、完了です。 上記の手順を実行すると、重複しているセルに色を付けて確認することができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料版と有料版（Google Workspace）の違いとは Googleスプレッドシートは無料でも利用できますが、有料版のGoogle Workspaceを利用することで使い方が広がります。プランによって異なる特徴や機能があるので、以下では無料版と有料版の違いを解説します。 （1）料金 Googleスプレッドシートは、無料版でも利用できます。一方、有料版（Google Workspace）では、データを可視化し分析情報を取り入れられる「Gemini(AI)」を利用可能なため、より業務効率化を図りたい場合におすすめです。 プラン名 利用料金 Business Starter 950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard 1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus 3,000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise 問い合わせ 参照：Google Workspaceの料金プラン ただし、上記の機能を利用できるのは、Business Standardプラン以上になるので注意しましょう。 （2）セキュリティ Googleスプレッドシートの無料版には、高度なセキュリティ機能がありません。 一方、有料プランではアカウントに「2段階認証」など制限をかけるなどして、セキュリティレベルを高められます。また、サポート体制も充実しているのです。 そのため、顧客情報や研究結果などの機密データを取り扱う場合は、有料プランへの加入が必要だと言えます。 （3）データ容量 各プランのデータ容量は以下の通りです。 プラン名 データ容量（1ユーザーあたり） 無料プラン 15GB Business Starter 30GB Business Standard 2TB Business Plus 5TB Enterprise 5TB（必要に応じて拡張可能） 上記に加えて、Web会議ツール「Google Meet」の同時利用人数も、無料版は100人までなのに対し、有料版ではプランごとに違いがあるものの「最大1,000人まで」となっています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleスプレッドシートの口コミ・評判 ここでは、Googleスプレッドシートの口コミ・評判をご紹介します。実際のユーザーの声をもとに、具体的な利用イメージを掴みましょう。 ※こちらで紹介する口コミ・評判は、すべてITreviewより引用しています。 Googleスプレッドシートの良い口コミ・評判 Googleスプレッドシートの良い口コミ・評判は以下の通りです。ユーザーからは、「複数人で同時編集ができる」「編集に履歴が残り便利」といった声が挙がっています。 非公開ユーザー、投稿日：2025年11月04日 ・複数人が同時に作業でき、誰がどこを編集しているかが一目でわかる ・作業内容が自動で保存され、過去のバージョンにも戻れるため、誤って上書きしても安心 非公開ユーザー、投稿日：2025年11月04日 リアルタイムに同時で編集できるシートです。誰が編集したか？いつ消したか？などがわかり戻れるのでトラブルなどはなく使いやすいです。権限も振り分けやすく管理しやすいです。 保存という概念がないのでリアルタイムに書いたものが保存されるのも保存忘れなどがなくて良い。 リアルタイミングで更新するものなどにもぴったり。 ・Excelと違いバージョン管理も不要で、履歴が残るのでいつ誰がどこを修正したか追える点も安心。 非公開ユーザー、投稿日：2025年10月14日 ・複数人で同時編集できるリアルタイム性が圧倒的に便利 ・履歴管理機能が優秀で、いつ誰がどの部分を編集したかすぐに確認・復元できる ・関数・フィルタ・条件付き書式などExcel互換の機能をクラウド上で軽快に使える ・共有リンクだけで社内外のメンバーと即時にデータ共有・共同作業が可能 ・GoogleフォームやGAS（スクリプト）との連携により、データ入力から集計・通知まで自動化できる Googleスプレッドシートの改善点に関する口コミ・評判 次に、Googleスプレッドシートの改善点に関する口コミ・評判をご紹介します。ユーザーからは「Excelとの互換性が完全ではない」「動作の速度が遅い」といった声が挙がっています。 非公開ユーザー、投稿日：2025年11月04日 オンライン上でないと編集できないのは難点。更新していて、電波が悪く編集できてなかった。みたいのなことがあるので。 また同時のセルを編集できないなど絶妙に使いづらい部分はある。 非公開ユーザー、投稿日：2025年10月14日 大規模データを扱う際の動作速度に課題を感じます。数万行を超えるデータや複雑な関数を多用したシートでは、表示や計算が遅くなることがあり、作業効率に影響することがあります。 非公開ユーザー、投稿日：2025年10月14日 Excelをスプシにかえる（その逆も）と、文字列が変わる・データが崩れる等、微妙に互換性が低い点は難点だと思います。 Microsoftを使うかGoogleを使うかは企業によって様々なので、外部とのやりとり等で不便になることが多々あります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleスプレッドシートの使い方・料金・口コミまとめ ここまで、Googleスプレッドシートの特徴や使い方から、料金プランごとの違いまでを中心に解説しました。 Googleスプレッドシートは数値データの管理に優れていますが、テキストデータや画像ファイルの共有には不向きです。また、Googleスプレッドシートは情報が一方的に増え続けてしまうため、古い情報や重複した情報を自動検知できるツールがあると便利です。 さらに、高精度な検索機能があると、必要な情報をすぐに見つけるのに役立ちます。したがって、「あらゆる情報の一元管理や情報を整理する機能があり、欲しい情報に即アクセスできるツール」を使いましょう。 結論、Googleスプレッドシートとの併用には、あらゆるデータをフレッシュな状態で維持でき、超高精度の検索機能が備わったツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、Googleスプレッドシートの悩みを解消し、社内の情報管理を最適化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選 Googleスプレッドシートの簡単な共有方法とは？トラブルの対処法も解説

表計算ツールの「Googleスプレッドシート」には共有機能があります。メールやリンクで共有すれば、ほかのメンバーと共同編集できるようになり、作業効率が上がるのです。 しかし、「Googleスプレッドシートの共有方法が分からない」「もっと簡単に情報を共有できる仕組みをつくりたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Googleスプレッドシートの簡単な共有方法やトラブルの解消法を中心にご紹介します。 スプレッドシートの共有方法を知りたい スプレッドシート共有時のトラブルを対処したい スプレッドシートを一元管理しスムーズに共有できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Googleスプレッドシートの共有方法が分かるほか、共有時に起こりがちなトラブルにも対処できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Googleスプレッドシートの概要と使い方2 【画像付き】PCでGoogleスプレッドシートを共有する方法2.1 （1）メールで共有する2.2 （2）リンク化して共有する2.3 （3）共有を解除する3 【画像付き】スマホでGoogleスプレッドシートを共有する方法3.1 （1）メールで共有する3.2 （2）リンク化して共有する3.3 （3）共有を解除する4 【必見】最も簡単にスプレッドシートを共有する方法4.1 社内情報をワンクリックで共有し適切に管理できるツール「ナレカン」5 Googleスプレッドシートでよくある3つのトラブルと対処法5.1 トラブル1｜共有されたシートを編集できない5.2 トラブル2｜シートを共有できない5.3 トラブル3｜共有されたファイルが見つからない6 Googleスプレッドシートでよくある質問6.1 Q1.スプレッドシートは無料で共有できますか？6.2 Q2.Gmail以外でスプレッドシートを共有する方法は？6.3 Q3.Excelファイルをスプレッドシートで編集するには？6.4 Q4.共有後、匿名でスプレッドシートを編集するには？7 Googleスプレッドシートの共有方法まとめ Googleスプレッドシートの概要と使い方 Googleスプレッドシートとは、Googleが提供する表計算ソフトです。Googleアカウントがあれば誰でも無料で利用でき、以下の使い方が可能です。 複数人で同時に編集 表計算ソフトを利用する場合、逐一メールにファイルを添付して送信し合いながら編集するのが通例ですが、スプレッドシートは複数人で同時編集が可能です。そのため、ファイルが分散するのも防ぎつつ、効率的に業務を進められます。 ファイルのアップロード 新規でシートを作成できるだけでなく、既存データも取り込めます。たとえば、Excelなど別のソフトウェアで編集したデータをアップロードすると、その内容がスプレッドシート上に反映されます。 ここで説明したGoogleスプレッドシートの使い方は、ほんの一例に過ぎません。社内の業務状況に合わせ、有効に活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【画像付き】PCでGoogleスプレッドシートを共有する方法 ここでは、PCでGoogleスプレッドシートの共有方法を解説します。以下を参考に、メールやチャットツールで手間なく各シートを共有しましょう。 （1）メールで共有する 以下は、メールでGoogleスプレッドシートを共有する手順です。 はじめに、共有したいファイルを開き、画面右上の［共有］をクリックします。 ［ユーザー、グループ、カレンダーの予定を追加］の項目に、共有したいメンバーのメールアドレスを入力します。プルダウンメニューに候補が表示されたら、該当のアドレスをクリックします。 「編集者・閲覧者（コメント可）・閲覧者」の3つから、当該メンバーの権限を選びます。共同編集したいときは［編集者］を、意図せず編集されることを防ぎたいときは［閲覧者］を選びましょう。 伝えることがあればメッセージ欄に載せましょう。なお、［通知］のチェックを外すと当該メンバーにはメールが届かなくなります。 ［送信］をクリックすれば、共有完了です。 メールでの共有時には、その都度相手を指定するため、送り先を間違えないように注意しましょう。また、共有が正しくできれば、共有相手には、以下のように表示され、ファイルをクリックすると閲覧できるようになります。 （2）リンク化して共有する チャットツールなどでスプレッドシートを共有したい場合は、以下のようにリンクを使って共有しましょう。 共有したいファイルを開き、画面右上の［共有］をクリックします。 ［制限付き］をクリックして、プルダウンメニューを開きます。 プルダウンメニューにある［リンクを知っている全員］を選択します。このステップを踏まないと、リンクを共有してもほかのメンバーがスプレッドシートを閲覧できないので注意しましょう。 ［閲覧者］をクリックして、プルダウンメニューを開きます。 「編集者・閲覧者（コメント可）・閲覧者」から権限を選びます。デフォルトは「閲覧者」になっているので、編集権限を与えたいときは必ず変更しましょう。 ［リンクをコピー］をクリックして、共有リンクを取得します。本リンクをチャットなどで送信すれば、ほかのメンバーがスプレッドシートにアクセスできるようになります。 ただし、チャットでリンクを共有すると他のメッセージで流れてしまい、確認漏れが起こりやすいです。したがって、スプレッドシートは、情報が流れずに蓄積される「ナレカン」のような情報管理ツールで共有しましょう。 （3）共有を解除する 一度共有したスプレッドシートでも、アクセス権限を設定すれば共有を解除できます。Googleスプレッドシートの共有の解除方法は「メール共有」と「リンク共有」で異なり、それぞれ以下の手順の通りです。 ＜メールで共有したとき＞ 画面右上の［共有］をクリックします。 「共有を解除したいユーザー」の右側に表示されているプルダウンメニューを開きます。 プルダウンメニューの一番下にある［アクセス権を解除］をクリックします。 最後に［保存］をクリックします。この手順を踏まないと、変更が反映されないので注意しましょう。 ＜リンクで共有したとき＞ 画面右上の［共有］をクリックします。 ［リンクを知っている全員］＞［制限付き］をクリックします。 右下の［保存］をクリックして、変更を反映します。 Googleスプレッドシートでは、上記の手順を踏まないとリンク共有を解除できないので注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【画像付き】スマホでGoogleスプレッドシートを共有する方法 ここでは、スマホでGoogleスプレッドシートを共有する方法を解説します。PC版と操作が異なるので、以下を参考にしてスマホでもスムーズに共有できるようにしましょう。 （1）メールで共有する はじめに、共有したいファイルを開き、画面右上の [・・・] アイコンをクリックし、 [共有とエクスポート] を選択します。 メニューバーから [共有] をクリックし、 [ユーザーまたはグループを追加] に共有先のメールアドレスを入力しましょう。 共有先を入力したら、アクセス権限を設定します。 何か伝言があれば [メッセージを追加] に書き込み、右下の [送信アイコン] をクリックすれば共有完了です。 ミスやトラブルを防ぐためにも、共有前に編集・閲覧の権限設定や宛先などを確認するようにしましょう。また共有相手には以下のように表示され、メール下記の添付された資料をクリックすると、ファイルの情報を確認できます。 （2）リンク化して共有する 共有したいファイルを開き、画面右上の [・・・] アイコンをクリックして、 [共有とエクスポート] を選択します。 メニューバーから [アクセス管理] をクリックし、［一般的なアクセス］＞ [リンクを知っている全員] を選択しましょう。 「共有とエクスポート」の画面に戻り、 [リンクをコピー] をクリックしてチャットで送信すれば共有完了です。 以上の操作で、スマホからGoogleスプレッドシートのURLを共有できます。ただし、そもそもスマホではスプレッドシートを閲覧しづらいため「必要な情報をすぐに見つけられない」という根本的な部分に、課題を感じている方は少なくありません。 そこで、スマホからでもストレスなく情報を書き込めて、閲覧できる「ナレカン」のようなナレッジ（情報）管理ツールを利用するのもおすすめです。 （3）共有を解除する スマホのGoogleスプレッドシートの共有の解除方法も、「メール共有」と「リンク共有」で異なります。それぞれの手順は以下の通りです。 ＜メールで共有したとき＞ 画面右上の［・・・］から［共有とエクスポート］を開きます。 メニューバー上の［共有］を開き、［アクセス管理］をクリックしましょう。 共有を解除したいユーザーのプルダウンメニューを開き、［削除］をクリックしましょう。 このように、アクセス権があるユーザーから削除すれば、共有は解除されます。 ＜リンクで共有したとき＞ 画面右上の［・・・］から［共有とエクスポート］を開きます。 メニューバーから［アクセス管理］を開き、［一般的なアクセス］をクリックしましょう。 ［制限付き］をクリックすれば、共有の解除は完了です。 このように、アクセスを制限付きにすることで、共有は解除されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】最も簡単にスプレッドシートを共有する方法 以下では、スプレッドシートを社内で簡単に共有できるツールをご紹介します。 スプレッドシートは関数や数値の管理に特化しており、さらに社内メンバーと共同編集できる点が便利です。しかし、メールやチャットによる共有だと、ファイルが流れやすいほか、「誰とどのスプシを共有しているのか」を把握しきれず管理が乱雑になります。 そのため、「膨大なファイル数でも埋もれることなく管理でき、任意のメンバーに安全に共有できるツール」を導入しましょう。とくに、ファイルの中身まで検索にヒットするような検索機能があるツールがファイル管理に役立ちます。 結論、スプレッドシートの共有・管理に最適なのは、あらゆる情報の共有・管理が簡単で超高精度な検索機能で必要な情報をすぐ見つけられるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にスプシを添付すると、全体・部署ごと・個人など、詳細な共有相手の設定も簡単なほか、国際基準レベルのセキュリティで情報が保護されるため安全です。また、重要な情報は記事に書き出しておけば、超高精度の検索によってすぐに振り返れます。 社内情報をワンクリックで共有し適切に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleスプレッドシートでよくある3つのトラブルと対処法 ここでは、Googleスプレッドシートで起こりがちな3つのトラブルと対処法をご紹介します。以下を参考に、Googleスプレッドシート共有時のストレスを解消しましょう。 トラブル1｜共有されたシートを編集できない Googleスプレッドシートで起こりがちな問題のひとつに「共有されたシートを編集できないこと」があります。 リンクで共有するケースでは、共有相手の権限はデフォルトで「閲覧者」になっています。そのため、権限を変更しないまま共有すると、所有者以外はシートを編集できず、混乱が生まれてしまうのです。 したがって、シートを共同編集したいときは、下の画像のようにアクセス権限を必ず「編集者」に変更しましょう。 トラブル2｜シートを共有できない Googleスプレッドシートを共有できない場合、ブラウザに問題がある場合があります。 ブラウザに問題があるかチェックするときは、Chromeからシークレットモードでログインできるか確認しましょう。ブラウザの画面右上の [︙] アイコンから [新しいシークレットウインドウ] を開くか、 [Ctrl+Shift+n] のショートカットキーを使います。 シークレットモードでログインできれば、ブラウザに原因がある可能性が高いです。別のブラウザで試したり、拡張機能を一時停止したりしましょう。 トラブル3｜共有されたファイルが見つからない Googleスプレッドシートの共有でありがちなトラブルに「共有されたファイルが見つからない」事態も挙げられます。 GoogleスプレッドシートをメールやLINEで共有する場合、他の話題で流れてしまい、共有されたファイルが見つからないトラブルにつながります。また、ファイル管理が煩雑になりやすく、目的のスプレッドシートの保管場所が分からなくなるのです。 上記のようなトラブルを避けるためにも、Googleスプレッドシートの共有には「ナレカン」のような「情報を散在させずに一元化し、高精度で検索できるツール」を使いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleスプレッドシートでよくある質問 ここでは、Googleスプレッドシートの共有でよくある質問を4つご紹介します。以下を参考に、Googleスプレッドシートの使い方をマスターしましょう。 Q1.スプレッドシートは無料で共有できますか？ スプレッドシートは無料で共有できます。 また、Gmailアドレスだけでなく、リンクからも共有できるので、共有相手はGoogleアカウントを持っていなくてもファイルを無料で閲覧可能です。このように、スプレッドシートはほかのツールと比べてコストをかけずに情報共有できる点が便利です。 しかし、リンクを知っていれば誰でも閲覧できてしまう点に注意しましょう。たとえば国際レベルのセキュリティ基準で情報が保護される「ナレカン」のようなツールを使うと、安全な環境下で共有できます。 Q2.Gmail以外でスプレッドシートを共有する方法は？ スプレッドシートをアカウントが無い人でも見れるようにする場合、以下の設定が必要です。 シート右上の「共有」をクリックします。 「一般的なアクセス」を「リンクを知っている全員」に変更します。 「リンクをコピー」からURLをコピーし、該当メンバーに共有しましょう。 この手順を踏まなければ「アクセス権が必要です」と表示され、編集者以外は閲覧できません。 Q3.Excelファイルをスプレッドシートで編集するには？ Googleスプレッドシートを活用すると、Excelファイルをそのまま編集できます。手順は以下の通りです。 左上の「ファイル」から「インポート」を選択します。 スプレッドシート内で編集したいファイルを選択し、データをインポートします。 「いますぐ開く」をクリックしたら完了です。 以上の手順で、Excelファイルをスプレッドシート上で編集しましょう。 Q4.共有後、匿名でスプレッドシートを編集するには？ スプレッドシートは、編集者を匿名で表示にすることもできます。匿名で表示したい場合、以下の手順で共有する必要があります。 右上の「共有」をクリックし、一般的なアクセスを「リンクを知っている全員」に変更します。 「役割」を「編集者」に変更し、「リンクをコピー」して共有します。 以上の手順を経て共有すると、共有相手が編集する時に、以下のように匿名で表示されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleスプレッドシートの共有方法まとめ これまで、Googleスプレッドシートの共有方法やトラブルへの対処法を中心にご紹介しました。 Googleスプレッドシートは簡単に共有できるうえ、共同編集も可能です。しかしスプレッドシートはファイル形式で共有するため、メールやチャットでは情報が流れやすく、管理も乱雑になってしまいます。 そのため、「共有相手の指定に手間がかからず、膨大なファイル数でも管理がしやすいツール」を導入しましょう。また充実した検索機能があると、必要な情報がすぐ見つけられるため、ファイル管理がより便利になります。 結論、スプレッドシートを手間なく共有するには、シンプルな操作性でファイル添付や共有が簡単で、添付したファイル内の情報も検索にヒットするため、情報の蓄積・共有がまとめてできるツール「ナレカン」が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、スプレッドシートのスムーズな共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【初心者必見】Googleスプレッドシートとは？使い方やExcelとの違いも解説

今日では、多くの情報をオンライン上で管理する「クラウドストレージ」を使う企業が増えています。また、代表的なサービスとして「Dropbox（ドロップボックス）」があり、ファイルの安全な管理に役立ちます。 しかし、「Dropboxの利用を検討しているが、どのような使い方ができるかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、初心者向けとしてDropboxの使い方や注意点、口コミ・評判まで網羅的にご紹介します。 Dropbox(ドロップボックス)の機能や使い方を知りたい Dropboxの料金や口コミを見て、導入を検討したい Dropboxよりも簡単にファイルの管理・共有ができるツールを知りたい という方はこの記事を参考にすると、Dropboxの正しい使い方が分かり、ファイルを効率的に管理できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Dropbox（ドロップボックス）とは1.1 「Dropbox」と「他のクラウドストレージ」の違い1.2 「Dropbox」と「Dropbox Paper」の違い1.3 Dropboxの特徴1.4 Dropboxの危険性とは2 【準備編】Dropbox(ドロップボックス)の登録方法2.1 登録1｜アカウントを作成する2.2 登録2｜ダウンロードする2.3 登録3｜起動する3 【導入編】Dropbox(ドロップボックス)のログイン方法4 【基本編】Dropbox(ドロップボックス)の使い方4.1 使い方1｜ファイルをアップロードする4.2 使い方2｜ファイルを復元する4.3 使い方3｜ファイルを共有する5 【応用編】Dropbox(ドロップボックス)の使い方5.1 使い方1｜Dropboxにファイルを同期する5.2 使い方2｜Microsoftツールを操作する5.3 使い方3｜2段階認証を有効にする5.4 使い方4｜容量を増やす5.5 使い方5｜スマホと同期アプリを活用する6 【何が出来る？】Dropboxの機能6.1 Dropboxの基本機能6.2 Dropboxの便利機能7 【2025年春アプデ】Dropboxの新機能7.1 Dropbox Dash の新機能7.2 セキュリティ管理8 Dropbox(ドロップボックス)の欠点8.1 （1）ファイルの更新が面倒8.2 （2）ファイルへのアクセス性が悪い8.3 （3）ファイル以外の情報を管理できない9 【必見】Dropboxの欠点を解消する情報管理ツール9.1 大手企業でも安心して導入・運用できるツール「ナレカン」10 Dropboxを導入する時に注意するべき点11 Dropboxを安全に使うためのポイント12 Dropbox(ドロップボックス)の料金プラン12.1 Dropboxの無料版の制限12.2 Dropboxの有料プランの料金・機能を比較13 Dropbox(ドロップボックス)の口コミ・評判13.1 Dropboxの良い口コミ・評判13.2 Dropboxの改善点に関する口コミ・評判14 Dropbox(ドロップボックス)の使い方や注意点まとめ Dropbox（ドロップボックス）とは 以下では、Dropbox(ドロップボックス)の概要を解説します。まずは、他のツールとの違いなどを確認しましょう。 「Dropbox」と「他のクラウドストレージ」の違い 引用：Dropboxの公式サイト Dropbox（ドロップボックス）は、ファイルを安全・簡単に共有できるクラウドストレージです。 Dropbox（ドロップボックス）の特筆すべき点は、複数デバイスでのファイルの共有に便利な点です。データの同期が速いため、PCやスマートフォンなど個人のデバイス間でファイルをストレスなく共有できます。 「ASCII」の調査結果によると、他のクラウドストレージの利用目的は「データやファイルのバックアップ」であるのに対し、Dropboxの利用目的の1位は「複数のデバイスでフォルダを同期して、どこからでも作業できるようにするため」となっています。 ＜Q：現在お仕事に利用されているクラウドストレージについて、おもな利用目的を教えてください。（複数回答可）＞ ※Dropbox以外のユーザー向け設問 ＜Q：仕事上でのDropboxの主な利用目的を教えてください。（複数回答可）＞ 引用：Dropbox×ASCII｜調査でわかった、Dropboxユーザーと他のクラウドストレージユーザーの違い ・Dropboxの公式サイトはこちら ・Apple Storeからダウンロードはこちら ・Google Playからダウンロードはこちら 「Dropbox」と「Dropbox Paper」の違い Dropboxはファイルを保存や共有のためのツールであるのに対し、Dropbox Paperとはドキュメントを作成したり、チームでドキュメントを共同編集したりすることができるツールです。 「Dropbox Paper」とは、Dropbox社が提供するサービスの一部で、Dropboxのアカウントを持っていれば誰でも無料で使えます。Dropbox Paperで作成したドキュメントは、Dropboxのアカウントに保存されるため情報を一元管理できるのです。 ただし、2025年10月9日をもって、「Dropbox Paperアプリ」のサービスは終了しています。ウェブ版では引き続きドキュメントの作成や編集ができますが、アクセスするまでに工数がかかる点に注意しましょう。 ・Dropbox Paperの詳細はこちら Dropboxの特徴 Dropboxの特徴には以下の3点が挙げられます。 ファイルの共有や共同編集が簡単 リンクを送信することでファイルやフォルダを簡単に共有したり、共同で編集したりできます。また、写真や動画の共有にも対応しています。 パソコン・スマホで使える パソコンはもちろん、モバイルアプリをダウンロードすることでスマホでの利用ができます。場所を問わず情報を確認できるためビジネスシーンでの利用に便利です。 アクセス権限を設定できる Dropboxでは細かくアクセス権限を設定することでチーム内で安全に情報を共有できます。 Dropboxの危険性とは Dropboxは、データの暗号化や2段階認証などの厳重なセキュリティ機能を備えていますが、過去に情報流出の事故が発生しています。 2012年にDropboxのアカウント情報が流出し、6,800万件超のアカウント情報が盗まれる事件が起きました。本件に対して同社はユーザーへパスワード変更を求め、「既にパスワードのリセットを徹底しており、不正アクセスの形跡はない」と主張しています。 また、ユーザー個人が心がけるだけでは、情報漏えいを完全に防ぐのは難しいのが実情です。そのため、データ漏洩の可能性を1％でも減らすために、サービス自体のセキュリティ性が高く、操作ミスが起こりづらいツールを選択することが重要なのです。 たとえば、クラウドストレージのなかでも国際セキュリティ規定の「ISO27001・ISO27017」を取得しており、誰でも簡単に使えるシンプルな「ナレカン」のようなツールであれば安心して使えるのでおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【準備編】Dropbox(ドロップボックス)の登録方法 ここでは、Dropboxを使い始める前に必ず必要となる操作を「アカウント作成」「ダウンロード」「起動」の3段階に分けて解説します。 登録1｜アカウントを作成する はじめに、Dropboxの無料アカウントを作成しましょう。 公式サイトの［登録］をクリックするとアカウント作成画面が表示されます。登録にはGoogleアカウントかAppleID、任意のメールアドレスが必要です。 すると、下図のようにプランを選択する画面になります。無料プランを利用する場合は［2GB Dropbox Basicプランを継続する］を選びましょう。 案内の通りにメールでの認証をおこなうと、Dropbox無料プランへの登録は完了です。続いてデスクトップアプリのダウンロード画面になります。 登録2｜ダウンロードする プランを選択してメールアドレスの認証を済ませると、下図のようにアプリのダウンロードを促されます。そこで、［Dropbox アプリをダウンロード］をクリックしましょう。 以上の操作で、アプリのダウンロードが始まります。 登録3｜起動する アプリをダウンロードしたら、以下のような画面になるので［次へ］をクリックします。 完了画面が出たのち、ファイルの同期方法を選択する画面になります。今回は無料プランを選んでいるので［ローカル］を選択して［Basicで続行］をクリックしましょう。 以上の操作で、起動と設定が完了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【導入編】Dropbox(ドロップボックス)のログイン方法 はじめに、Dropboxのログイン画面にアクセスします。Google・Apple・メールアドレスから登録した内容を選択して入力します。 次に、［パスワード］を入力します。このとき、二段階の認証が必要な場合があるため、メールアドレスに送られてくるコードを確認しましょう。 上記のような画面になったら［ログイン完了］です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【基本編】Dropbox(ドロップボックス)の使い方 ここでは、Dropboxをはじめて導入する方向けに、基本的な使い方である以下の3点をご紹介します。 ファイルのアップロード ファイルの復元 ファイルの共有 Dropboxの使い方が分からない方はもちろん、具体的にどのような機能があるのか知りたい方も必見です。 使い方1｜ファイルをアップロードする ファイルをアップロードするには、ファイルをドラッグ＆ドロップでDropbox内に追加するか、青色の［アップロード］をクリックします。 上図のようにファイルが追加されれば完了です。 使い方2｜ファイルを復元する Dropboxの無料プランでは、過去30日に削除したファイルを復元できます。 復元するときは、下図のように画面左側の［削除したファイル］をクリックして該当のファイルを選択します。 上図のように確認画面が表示されるため、［復元］をクリックすれば完了です。 使い方3｜ファイルを共有する ファイルは、リンクまたはメールアドレスで共有できます。 共有したいファイルにカーソルを合わせると下図のようになるので、オレンジの［リンクをコピー］か青の[共有マーク]をクリックすれば完了です。 共有マークをクリックすると上図のように表示されるので、相手のメールアドレスや権限を入力・選択して［フォルダを共有］をクリックすれば完了です。 以上の操作でファイル共有が完了し、上図のようにアクセスできるユーザー数の表示が増えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【応用編】Dropbox(ドロップボックス)の使い方 ここでは、Dropboxの応用的な使い方である以下の5つをご紹介します。 PCに同期するファイルを選択する Microsoftツールを操作する 2段階認証を有効にする 容量を増やす スマホと同期アプリを活用する より快適に操作したい方、情報漏洩の危険性を減らしたい方は必見です。 使い方1｜Dropboxにファイルを同期する Dropboxをダウンロードして任意のファイルを移動させると、Dropboxと使用端末の双方にファイルが保管されます。ファイルが自動で同期されることで、編集内容が双方に反映されるのです。 具体的な方法としては、下図のように端末に保存されたファイルを、左側の［Dropbox］にドラッグ＆ドロップします。 ＜Windows版＞ ＜Mac版＞ ［Dropbox］内にファイルが移動されていれば同期完了です。「緑のチェックマーク」と「更新日（日付時刻）」から、最新の状態に自動更新されているか確認できます。 ＜Windows版＞ ＜Mac版＞ 使い方2｜Microsoftツールを操作する Webブラウザーを使った場合のみですが、「Office 365のライセンス」を持っていなくてもオンライン上でMicrosoftツールを編集できます。 ※企業向けプランのBusinessでは「企業向けMicrosoftアカウント」が必要です。 方法としては、下図のように［＋作成］を押し、［ドキュメント］にカーソルを合わせるとWordファイルを編集できます。（「プレゼンテーション」ではPowerPoint、「スプレッドシート」ではExcelを編集できます。） 編集したWordファイルは、Dropboxに自動保存されます。 使い方3｜2段階認証を有効にする セキュリティを強化するために、2段階認証を有効にできます。 はじめに、各自のアイコンをタップして［設定］を開きましょう。 次に、［セキュリティ］を選択して2段階認証をオンにすれば完了です。 使い方4｜容量を増やす Dropboxの容量を増やす方法には、有料プランへのアップグレードのほかにも「友達の紹介」があります。 以下のように設定画面から紹介画面に移行すると、紹介リンクをコピーできます。 以上の操作で、紹介した相手がアプリをインストールするごとに、紹介者は500MBを受け取れます（最大16GBまで）。また、登録者にも500MB付与されます。 使い方5｜スマホと同期アプリを活用する DropboxではモバイルアプリをダウンロードすることでPCで作成した資料をスマホで確認できます。 まずiPhoneの方はAppStore、Androidの方はGooglePlayで「Dropbox」と検索します。 アプリをダウンロードし、アプリを開くとログインを求められるのでPCと同じアカウントでログインしましょう。(下図はiPhoneの場合) 同期が完了すると以下のようにPCで作成した書類をスマホで確認できます。外出先でも簡単に情報を確認/編集できるため有益な使い方です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【何が出来る？】Dropboxの機能 以下では、Dropboxの機能を解説します。自社の求める機能を備えているか事前に確認しましょう。 Dropboxの基本機能 Dropboxには、おもに以下の機能が備わっています。 機能 内容 フォルダの共有機能 リンクを発行するだけで、アカウントを持っていない相手にもフォルダを共有できます。 パスワード保護 リンクを共有した相手が、パスワードがなければファイルを開けないように設定できます。 ファイル権限 ファイルを共有するメンバーを制限でき、情報漏洩の防止に役立ちます。 通知機能 新しくフォルダが作成されたりタスクが更新されたりしたときに通知を受け取れます。 オフライン同期機能 インターネットに接続していなくてもファイルにアクセスできます。 以上の機能により、ファイルを効率よく安全に閲覧・共有できるのです。 Dropboxの便利機能 Dropboxは「外部ツールとの連携」や「拡張機能の利用」によって、幅広い業務に役立ちます。 たとえば、連携できるツールにはMicrosoft 365、Slack、HubSpotなどがあり、Dropboxを介してのファイルの同時編集や、Dropboxからのファイルの取り込みができるようになります。 また、以下のような公式の拡張機能を使うことも可能です。 拡張機能 内容 Dropbox Backup 自動でファイルのバックアップを取る機能です。PC故障などの不測の事態や、新PCへのデータ移行に役立ちます。 Dropbox Sign 法的拘束力のある署名をファイル内に組み込んで、送信や依頼、追跡ができます。 Dropbox DocSend ファイルを安全に共有したり、ファイルの閲覧状況を分析したりできる機能です。共有済みファイルの内容の自動修正や、送付したファイルの「どこが一番読まれたのか」をデータにして分析することで、商談などに活かせます。 Dropbox Capture 画面録画の内容やGIFをファイルに挿入する機能です。手順書を文字情報だけでなく画面録画や動画付きの資料を共有することで無駄な会議を減らすことができます。 Dropbox Replay 外部ツールと連携して、動画編集などのクリエイティブな作業をワークフロー化できます。共同作業者からのフィードバックを見やすく表示するなど、複数人で作業をする場合に便利な機能です。 以上のように、「Dropboxの拡張機能」を使えば、さまざまな場面で業務効率化を図れます。ただし、Dropboxは非常に多機能なので、ITに詳しくない社員が使いこなすのが難しい点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【2025年春アプデ】Dropboxの新機能 以下では、2025年にDropboxのアップデートで追加された機能の一部をご紹介します。新たに追加された機能をしっかりと把握しておきましょう。 参考：【2025年春のリリース】Dropbox の新機能 Dropbox Dash の新機能 今回のアップデートでは、Dropboxアカウントを使った、ブラウザ拡張機能として使える検索ツールである「Dropbox Dash」に新機能が追加されました。 AIによる横断検索範囲の拡大 これまでテキストだけであったAI横断検索の範囲が、画像、動画、音声なども対象となり、ユーザーのプロジェクトや働き方に基づいてパーソナライズされた結果を提供できるようになりました。 連携できるアプリの拡大 Slack、Google Drive、Microsoft 365、Notion、Jiraなど、チームが日常的に利用する主要なアプリとより多く連携できるようになり、Dropbox Dashの検索対象が大幅に拡大しました。 このように、Dropboxの中だけでなく連携アプリを横断して検索できるDrop Dashの検索性がさらに向上しています。 セキュリティ管理 また、今回のアップデートにより、より信頼性の高いセキュリティ管理が実現しました。 具体的には、Dropboxのチーム管理者は、チームメンバー全員または特定のメンバーに対して二要素認証（2FA）の使用を必須と設定できるようになりました。これにより、パスワードが知られても不正アクセスが困難になり、チームアカウント全体のセキュリティレベルを管理者が一元的に強化できるようになったのです。 このように、任意のメンバーのみが機密コンテンツを閲覧するように設定できるため、より安全に情報を管理できるようになったと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Dropbox(ドロップボックス)の欠点 以下では、Dropboxの欠点を3つご紹介します。場合によっては使い勝手が悪いと感じる恐れもあるので、あらかじめ確認しておきましょう。 （1）ファイルの更新が面倒 まずは、ファイルの更新が面倒な点に注意すべきです。 Dropboxに格納するデータは、すべてファイル形式でなければなりません。たとえば、10人以上で共有しているファイルがあった場合、頻繁に更新や再アップロードがされて「誰がどこを更新したか分からない」となる恐れがあります。 そのため、情報を更新するたびにファイル化する手間がかかってしまうのです。 （2）ファイルへのアクセス性が悪い 次に、ファイルへのアクセス性が悪いこともDropboxの課題です。 Dropboxは多くのファイルを格納できますが、ファイルが増えれば必要なファイルを探し出すのに時間がかかります。とくに、Dropboxはファイル内の全文検索が可能ですが、指定した1つのファイル内のみしか検索対象にしないため、大量のファイルから情報を見つけるのは困難です。 したがって、Dropboxから欲しいファイルを見つけるのに手間がかかり、ストレスになる恐れがあります。 （3）ファイル以外の情報を管理できない 最後に、ファイル以外の情報を管理できない点にも注意が必要です。 ExcelやWordのファイルを格納する場合、数が増えるとファイル名から中身を把握するのが難しくなります。また、ExcelやWordのファイルはスマホで開きにくいため、ファイルの編集はPCでおこなう必要があるのです。 以下は、Dropboxと、情報共有によく使われる「ノート型ツール」との比較です。ファイルを開いて内容を確認する必要がなく、スマホからでも編集できる「ノート型ツール」と比べて、Dropboxはファイルの更新や管理に難があることがわかります。 このように、ファイルへスムーズにアクセスできなければ、効率的に仕事が進まない原因にもなります。しかし、あらゆる情報をノート形式で簡単に残せる「ナレカン」のようなツールであれば、逐一ファイルを開かずに簡単に内容の確認・管理が可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】Dropboxの欠点を解消する情報管理ツール 以下では、Dropboxの欠点を解消する方法をご紹介します。 Dropboxは大容量のファイルも簡単に共有できる一方、フォルダ整理やファイルの検索に手間がかかってしまいます。社内で共有するファイルには、業務に関するノウハウやナレッジが多く含まれているため、効果的に活用するにはすぐにアクセスできる体制が重要です。 そのため、「フォルダ整理の手間を削減できる」かつ「必要な情報をすぐに探し出せる」ツールを導入しましょう。さらに、フォルダごとにアクセス権限を細かく設定できるものであれば、社内の機密ファイルの管理も安心です。 したがって、自社のファイル管理・共有には情報の鮮度管理が簡単にできるうえに、高度な検索機能で必要な情報がすぐに見つかるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンに添付したファイルは、超高精度の検索機能によってファイル内検索できるほか、「断捨離機能」で古いファイルを自動検出するため、情報を正確でフレッシュな状態に保てます。さらに、管理者が公開範囲やアクセス権限を設定できるため、機密情報の管理も可能なのです。 大手企業でも安心して導入・運用できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを利用したファイル管理方法 ファイル内検索 ファイル内の情報まで検索することが可能です。そのため、必要な情報がどのファイルに書かれているのかすぐに知ることができます。 ファイル要約機能 ファイルを添付するだけで、AIが自動で要約を作成します。ファイルを開かなくても、内容や重要なポイントが分かるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Dropboxを導入する時に注意するべき点 Dropboxを導入時に注意するべき点は、データ移行に時間がかかることです。 すでにクラウドストレージを利用している状況から、すべてのデータをDropboxに移行しようとすると時間と手間がかかります。大企業であれば、クラウドストレージに蓄積されている情報量も膨大なので、多くの時間が必要となります。 そこで、「ナレカン」のように「既存データの移行作業」をサポートする体制が整っているツールであれば、導入時の担当者の負担が軽減されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Dropboxを安全に使うためのポイント Dropboxはクラウド上にデータを保存するサービスであるため、サイバー攻撃のリスクも考慮する必要があります。以下のセキュリティ対策を実施し、情報漏えいを防ぎましょう。 二段階認証 パスワードだけでなく、認証コードによる追加の保護を設けると、不正アクセスを防げます。 パスワードの変更 使いまわしを避け、定期的に変更すれば、パスワード流出のリスクを低減できます。 共有範囲の制限 ファイルの共有リンクをパスワード保護や有効期限付きにするなど、アクセスを必要最低限に抑えます。 これらの対策を実践すれば、Dropboxを安心して利用できます。また、「ツール自体のセキュリティ面」を重視するのはもちろん、「シンプルなツール」を選択すれば、誤操作による情報漏えいのリスクを軽減できるのでおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Dropbox(ドロップボックス)の料金プラン ここでは、Dropboxの料金やプランについて解説します。個人利用とビジネス利用ともに複数のプランがあるので、自社に合ったプランを選定しましょう。 Dropboxの無料版の制限 Dropboxには「Dropbox Basic」と呼ばれる無料プランが用意されています。無料プランの制限は以下の通りです。 ストレージ容量は2GBまで ユーザー数は1人まで 共有リンクや共有フォルダのアクセス権限管理は不可 最大3台までのデバイスをリンクできる 以上の特徴から、無料プランは個人向けのプランだと言えます。そのため、ビジネス利用をするには有料プランの契約が必須です。 Dropboxの有料プランの料金・機能を比較 Dropboxには、無料プランのほかに「個人向けの有料プラン」「チーム向けの有料プラン」「企業向けの有料プラン」があります。 比較をしやすいように、プランごとの特徴を下記の表にまとめています。 ＜Dropboxの個人向けプラン表＞ ※左右にスクロールできます。 プラン Plus Professional 料金 （月払い） ¥1,500/月 ¥2,400/月 データ容量 2TB（2,000GB） 3TB（3,000GB） 特徴 ・50GBまでの大容量ファイルが転送可能 ・30日以内に削除されたファイルの復元 ・100GBまでの大容量ファイルが転送可能 ・180日以内に削除されたファイルの復元 ・PDFの高度な編集 ・共有ファイルへのブランディング、パスワード保護 このようにPlusプランとProfessionalプランでは、容量や機能に差があるため、自社に合った方を選びましょう。 参照：Dropbox｜豊富な料金プランから選択しよう ＜Dropboxのチーム・企業向けプラン表＞ プラン Standard Advanced Enterprise 料金 （月払い） ¥1,800/ユーザー/月 ¥2,880/ユーザー/月 要問い合わせ データ容量 チーム全体で5TB（5,000GB）※必要に応じて容量の追加可能 チーム全体で15TB（15,000GB）※必要に応じて容量の追加可能 要問い合わせ 特徴 ・ユーザー数3人以上 ・100GBまでの大容量ファイルが転送可能 ・180 日以内に削除されたファイルの復元が可能 ・チームフォルダ ・管理者の設定 ・ユーザー数3人以上 ・250GBまでの大容量ファイルが転送可能 ・1年以内に削除されたファイルの復元が可能 ・管理者役割の階層化の設定 ・エンドツーエンドの暗号化 ・コンプライアンスの追跡 ・シングルサインオン ・クラス最高のセキュリティ ・ソリューションとの連携 ・専任のエキスパートによるサポート ・ビジネスに合わせてカスタマイズ可能 プランごとの容量や機能を比較し、自社の規模に合わせたものを選びましょう。 参照：Dropbox｜豊富な料金プランから選択しよう 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Dropbox(ドロップボックス)の口コミ・評判 以下では、Dropboxを利用しているユーザーの口コミ・評判をご紹介します。導入検討時は生の声も参考にしましょう。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewより引用しております。 Dropboxの良い口コミ・評判 以下はDropboxの良い口コミ・評判です。「直感的に使える」「リアルタイムで共有できる」といった口コミ・評判が見られます。 非公開ユーザー、投稿日：2025年11月12日 初めてクラウドストレージを導入しましたが直感的に使えてとても良いと思います。会社で支給された携帯電話のストレージに空きを作るためにも便利です。 非公開ユーザー、投稿日：2025年10月22日 リアルタイムに共有できること。社内だけでなく他社ともドライブを共有できるところがポイントです。無料のストレージ内でも十分な使い勝手であることが良いです。 非公開ユーザー、投稿日：2025年10月03日 ファイルをフォルダに入れるだけで自動同期され、複数端末から全社員が即アクセス可能。共有リンク発行や共同編集、豊富なアプリ連携で利便性が高い点も業務に役立っています。 公開ユーザー、投稿日：2025年09月30日 ドロップボックスをインストールすると、パソコンのフォルダー内にドロップボックスフォルダーが作られ、そこに入れるだけで（普通のフォルダーに入れる感覚）オンラインストレージに格納されるのがとても便利です。 わざわざＷｅｂを立ち上げなくても自動的に同期されているので、ほとんど意識せずにアップロードされているイメージです。 Dropboxの改善点に関する口コミ・評判 次に、Dropboxの改善点に関する口コミ・評判をご紹介します。「無料版だと連携できるデバイスが少ない」「動作が重くなることがある」と回答する口コミ・評判が見られます。 非公開ユーザー、投稿日：2025年11月12日 無料プランの場合、ひとつのdropboxのアカウントに対して連携できるデバイスが３つまでとなっています。 スマホやPC、タブレットなども連携したいとなると、5台くらいまで連携できたら有難いなと思います。 非公開ユーザー、投稿日：2025年11月12日 特に感じるのは、どのファイルが誰によって、いつ更新されたかを一覧で把握しにくいことです。 共同作業中に複数人が同時に編集する場面では、「誰がどのタイミングで上書きしたのか」を一目で確認できる仕組みがあると、作業の重複や誤更新を防げると思います。 公開ユーザー、投稿日：2025年10月03日 無料プランの容量が小さいことや、有料プランのコストが割高に感じます。 また、大量ファイルの同期時に動作が重くなるケースがあるため、パフォーマンス改善を望みます。 非公開ユーザー、投稿日：2025年09月30日 アプリからアップロードする時に、アプリを閉じるとアップロードが止まってしまっている場合があるので、閉じた場合でもバックグラウンドで処理してもらえると助かるなーと感じています。 また、たまに処理が重たい時があるので改善されると嬉しいですね。 非公開ユーザー、投稿日：2025年09月17日 権限設定の仕方が少し分かりづらい点です。「誰でも編集できるリンク」として共有したはずが、編集ができないとメンバーから報告を受けるケースが何回かありました。 結局、そのメンバー個人宛に権限を付与することで解決しましたが、他のオンラインストレージサービスと比べると、分かりづらい点が難点です。 以上の口コミから、Dropboxは「ファイルの更新状況の見づらさ」や「権限設定のわかりにくさ」に改善点が多いことが分かります。 ツールはあらゆる状況で快適に使えなければ定着しません。そこで、直感的な操作で情報を残せる「ナレカン」のようなツールであれば、面倒なファイル管理からすぐに脱却できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Dropbox(ドロップボックス)の使い方や注意点まとめ ここまで、初心者の方向けにDropboxの使い方や注意点、料金を中心にご紹介しました。 Dropboxは、ファイルを一元管理できるクラウドストレージで、リンクでファイルを共有したり、ほかのツールと同期したりする使い方もできます。しかし、あくまでも”ファイルでの情報管理”なので、目的の情報へすぐにアクセスしづらいデメリットがあります。 そこで、ファイルの中身を可視化して保管できるITツールを導入しましょう。また、検索機能の充実しているツールであれば、欲しい情報へよりすばやくアクセスできます。 結論、自社のファイル管理・共有には、超高精度の検索機能を備え、社内に散在するファイルを一元管理できるツール『ナレカン』一択です。ナレカンでは、すぐに使い始められるようにセットアップ支援をしているので、乗り換えを検討している企業にも最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、Dropboxよりも効率的な情報管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選 Dropboxでファイル共有できない？共同編集の方法まで徹底解説！ 【初心者向け】Dropbox Paperは使いづらい？使い方や料金を徹底解説 Dropboxの代替はこれ！デメリットを解消する類似サービス4選を紹介 【初心者向け】Dropbox（ドロップボックス）のデータ移行方法とは？

近年はDX化にともなって、オンライン上で情報共有する企業が増えています。とくに、WordやPDF、画像、音声といったあらゆる情報を保存、共有できる「Dropbox（ドロップボックス）」に注目が集まっているのです。 一方、「Dropboxの用途が個人のファイル管理に留まっており、組織での円滑な情報共有に活用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「Dropboxの共有方法、共同編集の方法」を中心にご紹介します。 ブラウザやアプリ別でDropboxの共有方法を知りたい Dropboxで共有フォルダに参加・解除する方法がわからない 簡単にデータを共有・管理できるアプリがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、Dropboxでの共有方法から注意点まで網羅的に理解でき、情報共有の効率化に役立てられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Dropboxでは何を共有できる？2 ＜共有向け＞Dropboxのファイルを共有する方法2.1 操作方法➀｜ブラウザ版2.2 操作方法➁｜デスクトップアプリ版2.3 操作方法➂｜モバイルアプリ版3 ＜共同編集向け＞Dropboxで共有フォルダを作る方法4 【参加方法】Dropboxで共有フォルダに参加するには5 【解除方法】Dropboxで共有を解除するには5.1 特定のメンバーを削除する方法5.2 各メンバーとの共有を解除する方法6 【注意点】Dropboxでファイル共有するデメリット7 【担当者必見】Dropboxのデメリットを解消するには？7.1 あらゆる情報を簡単に共有できるナレッジ管理ツール「ナレカン」8 ＜解決＞Dropboxの共有に関するよくある質問9 Dropboxの共有方法や共同編集の方法まとめ Dropboxでは何を共有できる？ 引用：Dropboxのホームページ Dropboxでは、 WordやPDFのようなファイルはもちろん、画像や音声、動画といったあらゆる情報を共有できます。 共有方法は複数あり、ブラウザやアプリなどの利用環境によって手順が異なります。また、Dropboxで共有したデータは「フォルダ」で整理可能です。 また、有料プランだけでなく、「Dropbox Basic」という無料プランもあります。Dropbox Basicでは、パソコン、スマートフォン、タブレットなど複数のデバイスから自身のファイルにアクセスできる一方、容量は2GBまでしか使えない点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜共有向け＞Dropboxのファイルを共有する方法 以下では、Dropboxのファイルを共有する方法を画像付きで解説します。メールやリンクを使った共有方法について、ブラウザ版 / デスクトップアプリ版 / モバイルアプリ版に分けて解説しているので必見です。 操作方法➀｜ブラウザ版 （1）はじめに、Dropboxのログイン画面を開いてログインします。 （2）次に、共有したいファイルにカーソルを合わせましょう。今回は「議事録」というファイルを共有します。 （3）その後、カーソルを合わせると現れる [ 共有 ] をクリックしましょう。 （4）下のような画面になるので、リンクをコピーして転送したり、閲覧専用のQRコードを作成してチャットで送信したりすれば共有完了です。また、アクセスできるユーザーを増やしたいときは、[メンバーを追加]からメールアドレスを入力して共有しましょう。 操作方法➁｜デスクトップアプリ版 デスクトップアプリを持っていない場合は、Dropbox（デスクトップアプリ）のダウンロード画面からダウンロードします。 （1）はじめに、Dropboxのアプリを開くと下のような画面になります。 （2）次に、共有したいファイルやフォルダを右クリックして [ Dropboxリンクをコピー ] を選択しましょう。 （3）コピーしたリンクをメールやチャットで相手に送信すれば共有完了です。 操作方法➂｜モバイルアプリ版 モバイルアプリを持っていない場合は、Dropbox（モバイルアプリ）のダウンロード画面からダウンロードします。 （1）はじめに、Dropboxのアプリの画面下から [ ファイル ] を選択し、共有したいファイルやフォルダの [ … ] をクリックしましょう。 （2）次に、上のような画面になるので [ 共有 ] を選択します。 （3）下の画面のようにユーザーを招待したり、共有リンクをコピーして転送したりすれば完了です。また、共有リンクをコピーするときは、「編集用」「閲覧用」どちらも設定できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜共同編集向け＞Dropboxで共有フォルダを作る方法 以下では、ブラウザ版Dropboxで共有フォルダを作成する方法を画像付きで解説します。 （1）はじめに、 Dropboxへログインして [ すべてのファイル ] を開きます。 （2）次に、 [ 作成 ] ＞ [ フォルダ ] ＞ [ 共有フォルダ ] をクリックしましょう。 （3）その後、 フォルダ名を入力して[ 作成 ] をクリックします。 （4）最後に、メールやリンクでメンバーへ共有すれば完了です。共有する前に、リンクへのアクセス権限が正しいものになっているか確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【参加方法】Dropboxで共有フォルダに参加するには 以下では、Dropboxでメールから招待された共有フォルダに参加する方法を解説します。 はじめに、[ すべてのファイル ]を開いた状態で、サイドバーの [ 共有済み ] をクリックして開きます。 次に、招待されているが参加していないフォルダである、[ このフォルダに参加していません ]という表示のあるフォルダにカーソルを合わせます。その後、[フォルダに参加]をクリックします。 招待されたフォルダへの参加完了です。以下のように、2アカウントでフォルダを共有できていることがわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【解除方法】Dropboxで共有を解除するには 以下では、Dropboxで共有を解除する方法をご紹介します。 「特定のメンバーのみを削除する方法」と「各メンバー（全員）との共有を解除する方法」のどちらも画像付きで解説しているので必見です。 特定のメンバーを削除する方法 （1）はじめに、共有を解除したいファイルやフォルダにカーソルを合わせます。その後、カーソルを合わせると現れる [ 共有 ] をクリックしましょう。 （2）次に、下のような画面になるので [ メンバーを追加] を選択します。 （3）該当のファイル・フォルダにアクセス可能なメンバーのアイコンをクリックします。 　　　 （4）共有を解除したいメンバーを選択して、 [ 編集可能 ] ＞ [ 削除 ] を選択します。 （5）下の画面で [ 削除 ] をクリックすれば完了です。 各メンバーとの共有を解除する方法 （1）はじめに、共有を解除したいファイルやフォルダにカーソルを合わせます。その後、カーソルを合わせると現れる [ 共有 ] をクリックしましょう。 （2）次に、下のような画面になるので [ 歯車アイコン ] をクリックします。 （3）続いて、 [ フォルダ共有を解除 ] をクリックします。 （4）下の画面で [ 共有を解除 ] をクリックすれば完了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意点】Dropboxでファイル共有するデメリット 以下では、Dropboxでファイル共有するデメリットについて解説します。Dropboxでファイル共有している方は必見です。 ファイルを作って共有するのが面倒 Dropboxは、ファイル共有の工数が多いことがデメリットです。たとえば、Wordなどの書類をメンバーへ共有するには「Wordにテキストを打ち込む→保存する→Dropboxにアップロードする→リンクやメールで共有する」と手間がかかります。 ファイルが重複しやすい ファイルが増加するにつれて、似た内容のファイルが複数作られる恐れがあります。たとえば、検索機能を活用した場合、複数のファイルがヒットしてしまい、「どのファイルを参考すべきか判断できない」などのデメリットが考えられます。 以上のように、Dropboxは「ファイルを共有するのが面倒」「ファイルが重複する」といったデメリットがある点に注意しましょう。 そこで、残した情報をリアルタイムで共有できるうえに、同じような情報が重複することを防げる「ナレカン」のようなツールでファイル共有すべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者必見】Dropboxのデメリットを解消するには？ 以下では、Dropboxで情報共有するデメリットを解説します。 Dropboxのデメリットは、「ファイルを作って共有するのが面倒な点」と「ファイルが重複しやすい点」です。たとえば、Dropbox内で作成したファイルをメンバーへ共有するためには、共有リンクを発行し、メールやチャットで転送する必要があります。 また、ファイルが増加するにつれて、類似する情報が蓄積され、正確な情報がどれなのかがわからない事態になりかねません。そのため、「同じようなファイルや情報が複数共有されることを防げるツール」を導入し、社内情報を正確かつフレッシュに保ちましょう。 結論、Dropboxのデメリットを解消するツールは、あらゆる書類の作成から共有までを一元管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは「記事」に情報を直接書き込めば、社員にリアルタイムで共有可能なほか、生成AIが記事やファイル内の情報を横断して、必要な情報を提示します。また、「重複判定機能」によって、ファイルの重複を防げるため、自社の情報を”正確”で”フレッシュ”に保てるのです。 あらゆる情報を簡単に共有できるナレッジ管理ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの「重複判定機能」を紹介！＞ ナレカンでは、同じような内容の「記事」が作成されたり、「ファイル」がアップロードされたりした場合には、生成AIが重複していることを検知してアラートする『重複判定機能』が備わっています。以下は、ナレカンで、重複判定されたときの画面です。 ▼「記事」が重複判定された場合 記事にテキストを書き込んだとき、すでに既存の「記事」の内容と類似している場合には、上図のようなアラートが表示されます。ここで、[確認する]をクリックすると、類似していると判断された「記事」の候補が表示されます。 ▼「ファイル」が重複判定された場合 「記事」に、ファイルを添付したり、ファイルを要約したりしたときに、既存のファイルの内容と重複していると判断された場合には、ファイルに上図のような[「既にナレカンに添付済のファイル」と重複している可能性があります]と表示されます。 これにより、ナレカン内の情報が常に整理され、必要な情報をすぐに見つけられるようになるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜解決＞Dropboxの共有に関するよくある質問 以下では、Dropboxの共有に関するよくある質問と回答をご紹介します。とくに、Dropboxによるファイル共有の安全性に不安や疑問がある担当者の方は必見です。 質問1｜Dropboxの共有リンクは誰でも送れる？ Dropboxの共有リンクは、相手のDropboxアカウントの有無にかかわらず誰にでも送れます。リンクはメール以外にもTwitterなどのSNSでも送信できます。 質問2｜Dropboxのファイルは誰かに見られる？ Dropboxに保存しているファイルはすべて非公開なので、基本的には誰かに見られることはありません。ただし、ファイルのリンクを共有したり、共有フォルダを作成したりすると、共有されたユーザーもファイルを閲覧できるようになります。 質問3｜Dropboxのフォルダと共有フォルダの違いは？ Dropboxのチームフォルダでは、管理者がチーム内のすべてのフォルダを管理、閲覧できます。一方、共有フォルダには共有されたメンバーのみがアクセス可能という特徴があります。 以上のように、Dropboxは基本的には非公開な一方で、リンクを知っていれば誰でもアクセスできるため、情報漏洩につながるリスクがあります。 また、チームフォルダや共有フォルダなど、独自の概念が多いため、ITに慣れていなければ使いこなせない可能性がある点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Dropboxの共有方法や共同編集の方法まとめ これまで、Dropboxの共有方法や共同編集の方法を中心に解説しました。 Dropboxの基本的な使い方には「ファイルやフォルダを保存して、リンクやメールで共有する」「共有フォルダを作ってメンバーと共同編集する」などが挙げられます。ただし、ファイルを共有するのに手間がかかる点に注意しましょう。 加えて、ファイル数が増えると、似た内容のファイルが複数作られ、正しい情報がどれなのか把握できなくなる事態になりかねません。そのため、「正確かつフレッシュな情報に即アクセスできるツール」を導入するべきなのです。 したがって、ファイル共有・管理を効率化するには、あらゆる書類の作成～共有までを一元管理できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内のファイル共有を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【2025年最新】Dropboxとは？使い方や危険性・評判も解説！