仕事の確認不足やうっかりミスの対策は？原因やおすすめツールも紹介
仕事では、しばしば確認不足によるミスが起こり得ます。とくに些細な確認不足が、重大なミスにつながるケースも少なくないため、早急に原因を特定して防止しなければいけません。
しかし、個人ではしっかりしているつもりでも、実際には「確認漏れが何度も繰り返してしまう」というケースも多いのではないでしょうか。
そこで今回は、確認不足の原因と対策を中心にご紹介します。
- 仕事で確認不足が起こる原因を知りたい
- 確認不足やミスを防ぐための対策を自社でも取り入れたい
- 確認不足やミスをなくし、効率的に仕事を進められる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、確認不足の原因や適切な対策法がわかるほか、最終的には作業の質を高められるようになります。
目次
ビジネスシーンにおける確認不足とは
確認不足とは、情報の確認が不十分であったり、うっかり情報を見落としてしまい思い違いやミスが起こることを言います。職場によっては「検証不足」「調査不足」「チェック不足」「見落とし」と言い換えられることもあります。
また、確認不足が引き起こす”ミス”やトラブル”の例には、以下が挙げられます。
これらの確認不足から生じたことは、単に業務に支障をきたすだけでなく、取引先や他の社員との信頼関係を損なう事態になりかねません。そのため、確認不足を防ぐのに最善を尽くす必要があるのです。
【なぜ起こる？】仕事で確認不足・ケアレスミスが多い人の特徴4選
ここでは、仕事で確認不足やミスが多い人の特徴を解説します。特徴を理解し、致命的なミスにつながる前に対策しましょう。
（1）細かい作業に不慣れ
確認不足やミスが多い人の1つ目の特徴は、細かい作業に不慣れな方です。
ミスが発生しやすい業務として、同じ作業の繰り返しや単調な業務が挙げられます。このような業務では、細かい作業が苦手な方はストレスを感じやすく「文章の誤字脱字」「金額や個数の数字の入力ミス」などが目立つのです。
そのため、確認が大雑把になってしまうという方は、校閲機能を利用して誤字脱字を防いだり、関数を使って自動計算したりして、やり方を工夫しましょう。
（2）気持ちの切り替えが苦手
確認不足やミスが多い人の2つ目の特徴は、気持ちの切り替えが苦手な方です。
どれだけ対策をしていでも、予期せぬ原因によりミスが発生しすることがあります。そのとき、ミスをいつまでも引きずってしまう人は、余計なことを考えてしまい、ほかの部分でもミスを起こしてしまうのです。
同じミスを起こさないようにするためにも、反省した後はすぐに気持ちを切り替えて改善策を講じることが大切です。
（3）日常の整理整頓ができない
確認不足やミスが多い人の3つ目の特徴は、日常の整理整頓ができない方です。
身の回りの整理整頓ができていないと注意が散漫になりがちです。また、散らばった書類の中から必要な書類を探し出すのに時間がかかり、気持ちの焦りから業務の質も下がってしまいます。
このように、普段から整理整頓ができていない人は集中力が低下しがちなため「期日を間違えていて、納期に間に合わなかった」「頼まれていた資料作りを忘れていた」などのミスが起こりやすいのです。
（4）思い込みが激しい
確認不足やミスが多い人の4つ目の特徴は、思い込みが激しい方です。
たとえば、“「いつもと同じ」と住所変更に気づかずに資料を送付した”、”マニュアルの変更を確認しておらず、古い方法で作業をした”など思い込みにより、確認不足を怠るケースがあります。
そのため、普段の「心がけ」から改善していく必要があると言えます。
【原因解説】仕事の確認不足・ヒューマンエラーはなぜ起こるのか？
ヒューマンエラーとは、人の不注意やミスで意図せず引き起こされるミスのことです。確認不足・ヒューマンエラーによるミスが多いチームは、以下の5点の原因に当てはまっていないか確認しましょう。
（1）確認するための時間が不足している
確認不足の原因のひとつが、確認作業に費やす十分な時間が取れていないことです。
確認時間が不足していると、作業が不十分であっても気付きにくく、見落としてしまいがちです。一方、現場では、ほかの業務が忙しく確認作業のための時間が十分にとれないので、手短に確認作業を終わらせるケースが実際に発生します。
そこで、資料ファイルの要約や質問内容のナレッジ化などを自動でできる「ナレカン」のようなツールを使うと、業務が効率化するため、確認作業にあてる時間を十分に確保できるようになるのです。
（2）確認作業の慣れによる緊張感の低下
確認作業の慣れにより緊張感が低下し、確認が甘くなることも確認不足の一因です。
とくに、ベテラン社員がミスする場合、慣れによる気の緩みが原因であることが多いです。加えて、ミスが起こりにくい業務では「ミスの可能性は低い」と先入観が入り、ミスがあっても気づかないという確認不足が起こりがちです。
そのため、確認フローを明確化する、チェックリストを作成するなど、確認作業を確実に実施する仕組みが求められます。
（3）ダブルチェックをしていない
確認作業でダブルチェックを実施しなければ、確認不足となりミスを引き起こしやすくなります。
確認作業が1回ではミスを発見しきれない可能性もあるので、契約書や金額の確認などミスが許されない書類などのチェックは、複数人による確認が有効です。
また、ダブルチェックは一人で複数回確認作業をするパターンと、二者もしくはそれ以上の複数人によって確認作業をするパターンに分かれます。ただし、前者はミスの防止に限界があるため、複数人で実施することが一般的です。
（4）コミュニケーションが不足している
社内におけるコミュニケーション不足も、確認不足の大きな原因となります。
業務に関する情報共有が十分でなければ、注意すべき点や変更点の共通認識が持てず、確認不足によるミスが発生します。また、コミュニケーションが不足していると、不明点があっても質問しづらく、不安要素があるまま進めてしまいミスに発展してしまうのです。
したがって、確認不足が起こってしまう背景には、社員間のコミュニケーションが十分に図れない「社内環境そのもの」が原因の可能性があるのです。
（5）業務に関する情報が確認しづらい
業務に関する情報が確認しづらいこともミスの原因の一つです。
社内の情報がまとまっていない、もしくはまとまっていても探したい情報がすぐに見つかる状態になっていないと、不明点を確認する作業を怠ってしまいます。
そこで、たとえば「ナレカン」のような検索機能の付いたITツールに情報をまとめておけば、組織のメンバー全員が簡単に知りたい情報にアクセスできるので、確認作業が面倒ではなくなります。
【対策可能】仕事の確認不足を防ぐためには
以下では、確認不足を防ぐための具体的な対策をご紹介します。確認漏れが頻発している職場では、取り返しのつかないミスが起きる前に必ず対策をしましょう。
（1）確認用のチェックリストを用意する
まず、確認用のチェックリストを用意しましょう。
何に注意するべきかを明確にしないまま漠然と確認していても、確認漏れはなくなりません。そこで、確認する項目をリストにまとめて共有することで、メンバー全員が同じように確認作業を実施できます。
したがって、確認作業が必要な業務にはチェックリストを作成し、注意して見るべきポイントの共通認識を持てるようにすると、確認不足によるミスを減らせるのです。
（2）他者によるダブルチェックをする
経験やスキルに富んだメンバーによる「ダブルチェック」も確認不足を予防する有効な対策法となります。
他者に確認してもらうことで、個人では気づけなかった思い込みによるミスを発見できるからです。また、経験やスキルのあるメンバーが担当すれば、ミスかどうかの判断もスピーディになります。
なお、定期的に確認の担当者を変えることで「慣れによる確認不足」も予防もできます。ただし、担当者が変わっても確認作業の品質を保てるようにマニュアルを整備し、体制づくりをしておきましょう。
（3）業務に関する情報をすぐに共有する
確認不足を防ぐためには、業務に関する情報をすぐに共有することも重要です。
業務に関する情報共有が不十分だと、変更点があっても全体に伝わらないため、確認不足によるミスにつながります。また、ダブルチェックを実施する場合も「正確な情報」を把握できていないので、意味がなくなってしまいす。
そこで、情報共有を正しく実施できる仕組みがあると、確認不足が起こりやすい部分の共有がスムーズになるので、効率よく正確に確認作業を進められます。
たとえば、今日では、「ナレカン」のようなツールを活用し、確認不足を防ぐための土台として、情報共有が正しく行える仕組みを構築する企業も多いのです。
仕事の確認不足への対策に最もおすすめのツール
以下では、仕事の確認不足への対策に最もおすすめのツールをご紹介します。
確認方法が各社員によって異なると、確認の仕方に差ができてしまい、ミスの原因となります。 そのため、確認不足やケアレスミスを減らすには、業務ごとの確認方法や業務手順をまとめて統一し、後から振り返れる状態で管理すべきです。
そこで、「確認方法をまとめて管理し、誰でも後から振り返りやすいツール」を導入しましょう。また、確認方法を更新した時に、誰が閲覧したかが分かると、全社的に周知しやすくなります。
したがって、確認不足によるミスをなくすには、シンプルな操作と超高精度な検索機能で必要な情報に即アクセスでき、既読機能により全体周知を促進できるツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンは、「記事」に直接書き込んで情報をまとめられるほか、社内用語も検索にヒットするため、誰でも必要な情報をすぐに振り返れます。また各記事ごとに閲覧した社員が分かるので、確認していない社員に対して確認を促すことができるのです。
社内情報を一元管理しミスの防止に役立つ情報共有ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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確認不足によるミスを記載する報告書のテンプレート
こちらは、[文書]テンプレートからWord形式でダウンロードできる、事故報告書のテンプレートです。
事故の様子や概要だけでなく、原因や今後の対策など再発防止のための項目が含まれています。また、添付資料をつけるスペースも設けられているため、より具体的な報告書を短時間で作成可能なのです。
【番外編】仕事でのキャパオーバーのサイン
仕事がキャパオーバーになっているサインとして、以下の3点が挙げられます。キャパオーバーになると、重大なミスを引き起こしやすくなるため、キャパオーバーのサインを見逃さないようにしましょう。
- 集中力が続かない
- 自分の業務量を把握できていない
- 体調不良になる
普段と比べて集中力が続かなかったり、普段しないようなミスをしたりする場合、キャパオーバーとなっている可能性があります。また、集中力が続かないと業務効率も下がるため、残業時間も増えていく悪循環につながるので注意が必要です。
業務量が不明確だと、進め方や優先順位が正しくつけられません。また、自分の能力に見合っていない業務が多いとスムーズに業務を進められず、キャパオーバーやミスを引き起こす原因となります。
頭痛や胃痛といった身体的な体調不良や、疲労感や情緒不安定になるなど精神的な体調不良が多く見られる場合もキャパオーバーのサインです。体調不良だと集中力が低下するため、ミスの増加につながります。
キャパオーバーに事前に気づけると、確認不足やミスを減らせます。上記の様子が見られたら、業務量を上司に相談して調整したり、業務から離れて一度休息を取ったりするようにしましょう。
また、業務の属人化や業務量の偏りも、キャパオーバーの原因となります。社内FAQで業務の疑問点を自己解決できたり、質問がそのままナレッジ化される「ナレカン」のようなツールを使ってマニュアルをまとめると、属人化が解消されるのです。
仕事における確認不足の原因と対策まとめ
これまで、確認不足の原因や対策を中心にご紹介しました。
確認不足は、見直しにかける時間の不足や作業の慣れから生じる確認の甘さ、ダブルチェックやコミュニケーションの欠如が原因となりがちです。ミスを減らすためにも確認方法を統一して誰でも後から振り返れるようにする必要があります。
そこで、「確認方法や業務手順をまとめて、必要な時に即アクセスできるツール」を導入しましょう。また方法や手順を変更・更新した時に、閲覧者がわかるような機能があると閲覧を促しやすくなり、共有がスムーズになります。
したがって、超高精度な検索機能で確認方法の管理や振り返りができて、既読機能により前者的に周知しやすくなるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、確認不足を防止し、重篤な事態へにつながる前にミスを予防しましょう。
