ナレッジマネジメント
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昨今では、情報化社会がますます進み、あらゆる情報をインターネット上で管理するようになりました。とくに、「OneDrive（ワンドライブ）」は有名かつ王道なオンラインストレージのひとつとして、多くのユーザーに利用されています。 しかし、なかには「すでにOneDriveを利用しているが、データの移行の仕方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は初心者向けに、OneDriveのデータ移行の方法を中心にご紹介します。 OneDriveでデータを移行する方法を知りたい データ移行に伴うトラブルを解決したい OneDriveから新しい情報管理ツールに移行したい という方はこの記事を参考にすると、OneDrive内のデータ移行の手順が分かるだけでなく、より最適にデータを管理・共有する方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 OneDriveの概要1.1 主な特徴1.2 料金プラン2 OneDriveのデータを別アカウントに移行する方法2.1 （1)データ数が多い場合2.2 （2）データが少ない場合3 OneDriveのデータを新しいPC/スマホに移行する方法3.1 （1）PCに移行する方法3.2 （2）スマホに移行する方法4 OneDriveの注意点4.1 共有設定が煩雑4.2 ファイルの整理が難しい5 OneDriveの欠点を解消！乗り換えにおすすめのツール5.1 社内の情報管理・共有を一元化するツール「ナレカン」6 情報の管理・共有にITツールを使うべき3つの理由とは6.1 （1）アクセス性が良い6.2 （2）社内で簡単にやりとりできる6.3 （3）高セキュアである7 【よくある疑問を解説】OneDriveを移行するときのトラブル対処法7.1 OneDiveでファイルを転送するには？7.2 OneDriveを再インストールしたらデータは消える？8 【番外編】OneDiveでファイルを転送するには？9 OneDriveのデータ移行手順とおすすめの代替ツールまとめ OneDriveの概要 引用：Microsoft OneDriveのサイトページ Microsoftが提供する「OneDrive（ワンドライブ）」は、写真や画像、ファイルなどをオンライン上に保存・管理していくサービスです。 ファイルをチームで共有すれば、パソコンやスマートフォン・タブレットなど複数の端末から、メンバーそれぞれがデータの閲覧や編集、削除などができる点が特徴です。 主な特徴 OneDriveの主な特徴には、以下が挙げられます。 マルチデバイス対応 PCやスマートフォン、タブレットなど、あらゆるデバイスからアクセスできるので、時間や場所問わずデータの編集や共有が実現します。 データの安全性が高い ファイルや写真はオンライン上で管理されているので、デバイスを紛失した場合でも、データがなくなる心配がありません。 容量に左右されづらい ひとつのデータをオンライン上で共有できるため「サイズの大きいデータをメールで共有するには時間がかかる」など、容量に左右されづらいと言えます。 書類をスキャンできる モバイルデバイスで読み取ったデータを、OneDrive内に保存することができます。たとえば、書類やレシート、メモなどの情報が挙げられます。 データを個人で管理できる 個人用 Vaultに、個人情報などの重要なデータを保存すれば、より強固な仕組みのもと情報を保存することができます。 デバイス上の容量を節約できる ファイルへのアクセスを「オンラインでのみ」に設定することで、デバイス上の容量の節約が可能です。 以上のように、OneDriveを使えば、複数の拠点にいるメンバーともスムーズな情報共有が実現します。ただし、ファイルによる管理の場合、こまめに整理しなければ「どこに何の情報があるのかが分からない」という状況に陥りやすいので注意しましょう。 料金プラン OneDriveの法人向けの料金プランは、以下の通りです。一般法人向けの場合、すべてのプランでOneDriveを使用することができます。 料金 含まれるサービス OneDrive for Business (Plan 1) 749円/ユーザー/月 ・OneDrive Microsoft 365 Business Basic 899円/ユーザー/月 ・Word ・Excel ・PowerPoint ・Outlook ・Teams ・OneDrive ・SharePoint ・Exchange Microsoft 365 Business Standard 1,874円/ユーザー/月 ・Word ・Excel ・PowerPoint ・Outlook ・Teams ・OneDrive ・SharePoint ・Exchange ・Access（WindowsPCのみ） ・Publisher（WindowsPCのみ） 引用：Microsoft – クラウド ストレージの価格とプランの比較 なお、家庭向けのなかには、無料でオンラインストレージを利用できるプランが用意されています。ただし、保存できる容量が5GBまでかつ1ユーザーのみの利用となるので、ビジネスには不向きだと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OneDriveのデータを別アカウントに移行する方法 以下では、OneDriveのデータ移行の方法を2パターンに分けて解説します。どのような手順を踏めばいいのか分からないという方は必見です。 （1)データ数が多い場合 まず、アカウントにあるファイル全てを移行するなど、データ数が多い場合の移行方法をご紹介します。 まず、OneDriveのアカウントにログインします。 OneDriveのタスクバーから「Windowsクラウド」のアイコンをクリックします。すると、いくつか選択肢が表示されるので「設定」を押します。 次に、設定のなかから「アカウント」を選択して、さらに「アカウントを追加」を選択します。 上記の画面が表示されたら、同期したいOneDriveのアカウントを入力して「サインイン」を選択したら同期の設定は完了です。 引用：Microsoftサポート-OneDriveから職場用または学校用OneDriveにファイルを移動する （2）データが少ない場合 次に、数個のファイルやフォルダを移行したいときの方法をご紹介します。 手順は以下の通りです。 まず、OneDriveのアカウントにログインしましょう。 次に、移行したいファイルの[・・・]をクリックして、[ダウンロード]を選択します。 　　　　ファイルやフォルダがダウンロードされると、以下のように表示されます。画像はMacの操作画面です。 ダウンロードが完了したら、新しいアカウントにログインします。ログイン後にダウンロードしたファイルやフォルダを、ドラッグ&ドロップします。 移行が成功すると以下のような画面になります。 引用：Multcloud – OneDriveから別アカウントにデータを移行する方法 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OneDriveのデータを新しいPC/スマホに移行する方法 以下では、OneDriveで管理していた既存データを新たなデバイスに移行させる方法を解説します。OneDriveのデータを引き続き使用したい方は必見です。 （1）PCに移行する方法 Windowsの場合 新しいWindows10、Windows11のPCに移行する場合は、以下の手順で設定を完了してみましょう。 現在のPCでOneDriveが設定されていることを確認する OneDriveにMicrosoftアカウントでサインインします。OneDriveが設定されていない場合は、タスクバーの検索ボックスに「OneDrive」と入力し、セットアップしましょう。 OneDriveに必要なファイルや写真をアップロードする 選択したファイル・フォルダー・写真をOneDriveに同期します。 新しいPCでファイルにアクセスする 新しいWindowsPCで、他のPCで使用したのと同じMicrosoftアカウントでOneDriveにサインインします。 次に、エクスプローラーを開くか、タスクバーの[Windows通知]でOneDriveクラウドアイコンを選択して、ファイルにアクセスします。 新しいPCでフォルダを自動的にバックアップする Onedriveの「設定」を開きます。次に、[同期とバックアップ]タブに移動し、[バックアップの管理]を選択しましょう。 バックアップするフォルダを選択し、[バックアップの開始]をクリックすれば完了です。 以上の手順で、データを移行する手順は完了です。また、データの移行中は古いPCと新しいPCは同期したままの状態になっているか確認しましょう。 参照：OneDriveから新しいWindowsPCにファイルを移動する Macの場合 Macの場合でも同様に、OneDrive内のデータをPCに移行できます。 OneDriveのフォルダを開く Mac内に設定したOneDriveのフォルダを開きます。 ファイルを選択し、ドラッグ&ドロップする 次に、移行したいファイルやフォルダを選択し、[ダウンロード]など任意の場所にドラッグ&ドロップします。 以上の手順を踏めば、OneDrive内のファイルをMac内に移行できます。 （2）スマホに移行する方法 以下は、スマホにOneDriveのデータを移行してダウンロードする方法です。 OneDriveアプリで、移行したいデータを選択し、[・・・]をクリックします。 次に[ダウンロード]をクリックします。すると上図の右側の画面になります。 移行先を選択すると、スマホ内にOneDriveのデータを移行できます。OneDriveのアプリを使用する場合は、ファイルのコピーもダウンロード可能です。 参照：OneDrive から自分のデバイスにファイルをダウンロードする 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OneDriveの注意点 以下では、OneDriveの注意点をご紹介します。注意点を把握して、自社に最適なツールを導入しましょう。 共有設定が煩雑 OneDriveは、フォルダやファイルを共有する方法が煩雑といえます。 OneDriveでファイルやフォルダを共有するときには、その都度リンクを送信するなどの操作をしなければなりません。そのため情報共有に手間がかかるといえます。 また、共有リンクの扱いにも注意が必要です。リンクが流出してしまうと、セキュリティ上のリスクになってしまいます。 よって、自社で導入するときは、共有がスムーズかつ安全にできるかを確認しましょう。 ファイルの整理が難しい ファイルの整理が難しい点にも注意する必要があります。 社内で扱われるファイルやフォルダは、情報共有を円滑にするために適切に整理する必要があります。 しかし、社内にあるデータはどうしても数が膨大になりがちです。ファイルやフォルダの数が増えると、整理が追いつかず、結果的に必要な情報を見つけづらくなってしまうのです。 そのため、ツールの導入時には、「情報が整理しやすいか」も重視して選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OneDriveの欠点を解消！乗り換えにおすすめのツール 以下では、OneDriveからの移行におすすめのツールをご紹介します。 社内の情報やナレッジは管理するだけでなく、使えるナレッジとして、すぐに取り出せる状況にしておく必要があります。しかし、OneDriveはデバイス間のファイル共有や共同作業が可能であるものの、「情報へのアクセス性が低い」というデメリットがあります。 また、欲しい情報をすぐに取り出すには、優れた検索機能を利用することが有効です。検索機能を使えば、欲しい情報に関するキーワードを入力するだけで、社内にある膨大なデータから必要なものを取り出すことができます。 結論、自社が導入すべきなのは、社内に散在する情報を一か所で管理できるうえ、検索機能が充実した「ナレカン」一択です。 ナレカンは、画像やファイルも簡単に格納できる「記事機能」を使うことで、社内のナレッジを一元で管理できます。また超高精度な検索機能を備えているため、情報をすぐに見つけることができ、業務の効率化につながります。 社内の情報管理・共有を一元化するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 情報の管理・共有にITツールを使うべき3つの理由とは 以下では、情報の管理・共有にITツールを使うべき理由を3つ解説します。データの保存・管理にオンラインストレージを利用しているという方は必見です。 （1）アクセス性が良い 1つ目の理由は、アクセス性が良い点です。 OneDriveで情報を管理する場合、ファイル名もしくはファイルを開いてからでしか中身の識別ができません。そのため、「どのフォルダに、何のファイルが保存されているのか」を瞬時に見つけるのは困難だと言えます。 一方、情報共有ツールは、テキストだけでなく、画像や動画、Excelなども貼り付けて分かりやすく管理できるので、欲しい情報にすぐにアクセスできるのです。 （2）社内で簡単にやりとりできる 2つ目の理由は、社内でやりとりするのに向いている点です。 OneDriveは、データの共有には適しているものの、共有したデータに関するやりとりには別の連絡手段を使わなければなりません。しかし、メールやチャットでのやりとりは、メッセージが流れやすく、重要な情報を見落とすリスクが高いと言えます。 加えて、情報を蓄積できないので、都度過去のやりとりを遡る手間がかかるのです。そこで、情報を直接書き込めて、メッセージ付きで共有可能な「ナレカン」のようなツールなら、メンバー同士で話題の混ざらないやりとりも一元化できます。 （3）高セキュアである 3つ目の理由は、高セキュア（強固なセキュリティ）であることです。 たとえば、国際的なセキュリティ基準である「ISO27001(ISMS)」をしているツールであれば、外部からの不正アクセスの心配がありません。 加えて、データの閲覧・編集履歴を記録したり、データへのアクセス権限を設定したりもできるため、内部からの情報の持ちだしや改ざんのリスクも軽減できます。 以上のように、情報共有ツールは、外部・内部双方の面でセキュリティ対策に優れているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【よくある疑問を解説】OneDriveを移行するときのトラブル対処法 ここでは、OneDriveを移行するときによく発生するトラブルの対処法をご紹介します。トラブルが発生した場合は、以下のように対応しましょう。 OneDiveでファイルを転送するには？ OneDriveでファイルを転送するには、[共有]から名前やメールを追加する必要があります。 まず、ファイルを[右クリック]または[・・・]を選択して、[共有]をクリックします。 次に、名前やメールを追加します。組織全体でOneDriveを利用している場合は、名前を入力して、共有したい人を選べます。 組織外のユーザー等に送る場合は、メールアドレスを追加して送信しましょう。 OneDriveを再インストールしたらデータは消える？ OneDriveを再インストールしても、データに影響はありません。 OneDriveはクラウドストレージサービスであるため、データはサーバーに保存されています。そのため、アプリを消してから再インストールしても、アカウント上のデータは消えずに残ります。 アプリが再インストールされ、ログインをすれば、完全同期が行われます。完全同期が完了すると、アンインストール前と同じ状態でデータを確認できるようになります。 しかし万が一に備えて、重要なファイルはバックアップを取るよう心がけましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編】OneDiveでファイルを転送するには？ 以下では、OneDive内で管理しているファイルをメールで転送する方法を解説します。 左側メニューより「自分のファイル」をクリックし、送信したいファイルの左側にチェックをいれます。 上部メニューバーの「共有」をクリックします。 歯車アイコンの「リンクの設定」＞「すべてのユーザー」をクリックします。 閲覧権限のみを付与したい場合は、「編集可能」を「表示可能」に変更して「適用」をクリックします。 「リンクのコピー」をクリックしてメールアプリに添付し転送します。 OneDriveのアカウント間であればデータ移行に別アプリを使用する必要はありませんが、アカウントを持たない相手に転送する場合は、ファイルのリンクを別途メールに添付して送信しなければならないので注意しましょう。 引用：Microsoft OneDrive｜OneDrive のファイルとフォルダーの共有 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OneDriveのデータ移行手順とおすすめの代替ツールまとめ ここまで、OneDriveのデータ移行手順とおすすめの代替ツールを中心に紹介しました。 OneDriveは簡単に情報を管理・共有できる点が魅力的ではあるものの「情報へのアクセス性」や「メンバー同士の情報交換」という面で機能不足だと言えます。 そのため、チームでの情報共有に必要な機能が過不足なく備わっており、情報の管理・共有を一元化するツールが最適なのです。 結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を一か所で共有・管理できるうえ、優れた検索機能で欲しい情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内データのやり取りをスムーズにし、かつ安全に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 初心者向け｜OneDrive(ワンドライブ)とは？使い方や必要性、価格を紹介

AIを活用したシステムやサービスが開発・利用されるようになった昨今、AIに関するガバナンスのあり方は国内外で議論されています。また、政府だけでなく、企業もAIに関するガバナンスを公表することが増えています。 しかし、なかには「AIガバナンスとは具体的にどのようなものかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、AIガバナンスの概要や日本でのガバナンス策定事例を中心にご紹介します。 AIガバナンスの概要を把握したうえで、自社での指針を定めたい AI技術に関する世界の動きを知りたい AI社会の原則を踏まえて、自社にもAIツールを導入したい という方はこの記事を参考にすると、AIガバナンスの概要や国内外のAI技術に対する動向を把握することができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 AIガバナンスとは2 【注意】AIが持つリスクとは3 AIに関する法律整備事例3.1 世界のAIガバナンスに対する動き3.2 日本のAIガバナンスに対する動き4 AIガバナンスの検討から周知までワンストップで実施できるツール4.1 AIが自動でファイルの内容を要約するナレッジ検索ツール「ナレカン」5 AIガバナンスの概要やガイドラインの策定事例まとめ AIガバナンスとは AIガバナンスとは、AI技術を倫理的・法的に管理して、AIによってもたらされる利益を最大化し、リスクを最小限に抑えるための原則のことです。 そもそも、ガバナンスとは、「支配」や「統治」を意味する言葉で、AIガバナンスの場合は国際的に合意されたAI技術に関する指針を実践するために策定されます。 ただし、各企業が扱っているAIの用途や技術ごとに注意すべき事項が異なるため、ガバナンスの策定には十分な検討が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意】AIが持つリスクとは AIが持つリスクの種類と具体例は、以下の6つです。 安全性リスク 1つ目は、安全性のリスクです。AIツールがインターネットに接続していれば、サイバー攻撃や情報漏えいなど、セキュリティに関する危険があります。 正確性リスク 2つ目は、正確性に関するリスクです。AIが虚偽の情報やもっともらしい嘘を生成する恐れがあります。 社会的リスク 3つ目は、社会的リスクです。「AIの判断で実行された事象によって引き起こされたトラブルは、誰が責任を負うべきか」という問題やAIに業務を奪われたことによる雇用減少などの問題があります。 経済的損失のリスク 4つ目は、経済的損失が発生するリスクです。AIは統計に基づいて判断するため、レアケースを見逃したりトラブルを過剰に検知して業務量が増えたりする可能性があります。 倫理的リスク 5つ目は、倫理的リスクです。AIが学習するためのデータを取得するときにプライバシーを侵害したり、著作権を侵したりする恐れがあります。また、学習データの偏りによって、AIが差別的発言を生成するリスクもあります。 性能リスク 6つ目は、AIの性能に関するリスクです。AIがシステムエラーを出すリスクのほか、AIが回答を出すまでの判断過程が複雑かつブラックボックス化されることで、透明性が保たれない恐れがあります。 AIは、デジタル活用を促進し業務効率の向上に貢献する一方、以上のようなリスクもあるので、利用する場合には注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ AIに関する法律整備事例 日本には、AIの規制に関する法的拘束力を持つルールは存在しませんが、欧米では法規制の強化が進んでいます。以下では、AIガバナンスに対する世界の動きと日本の動きを解説しています。 世界のAIガバナンスに対する動き 世界では、AIを安全に活用するためにAI規制の法律を策定する動きがあります。 たとえば、アメリカのコロラド州では、2024年5月8日に、AIの民間使用に関する規制法案が可決されました。おもな内容は、AIの開発者に対して、利用者の安全性確保を求めるものです。 また、EU（欧州連合）では、2024年5月21日に生成AIをはじめとするAI技術を規制する法律である「欧州（EU）AI規制法」が成立しました。 以上のように、欧米では政府機関によるAI規制の法律整備が進んでいます。 日本のAIガバナンスに対する動き 欧米に対して、日本ではAIを規制する法律は未整備です。しかし、法的拘束力は持たないものの、以下のようにAIの利活用に関するガバナンスやガイドラインの策定が進んでいます。 「人間中心のAI社会原則」を策定 内閣府は、2019年3月にAIをより良い形で社会に浸透させるための「人間中心のAI社会原則」を策定しました。 人間中心のAIとは、明確な定義づけはされていないものの、「安全性」「公平性」「透明性」を備え、個人のプライバシーを侵害しないAIであるべきだという議論がなされています。 参考：内閣府＞内閣府の政策＞科学技術・イノベーション＞AI戦略＞人間中心のＡＩ社会原則会議 「我が国のAIガバナンスの在り方ver1.1」を策定 経済産業省は、2021年7月にAI 原則の実践の在り方に関する検討を実施し、「我が国のAIガバナンスの在り方ver1.1」を策定しました。 日本政府は、AIを安全に利用するための規定を定める一方でAI技術の革新を阻害しないよう、法的拘束力を持つ規制法を策定していません。 参考：経済産業省＞審議会・研究会＞ものづくり/情報/流通・サービス＞AI事業者ガイドライン検討会＞我が国のAIガバナンスの在り方 ver1.1 「AI原則実践のためのガバナンス・ガイドラインver1.1」を策定 経済産業省は、2022年1月に、「人間中心のAI社会原則」を尊重するためにAI事業者が実施するべき内容を「AI原則実践のためのガバナンス・ガイドラインver1.1」にまとめました。AI事業者がどのようにガバナンスを扱うべきかが記載されています。 参考：経済産業省＞ニュースリリース＞ニュースリリースアーカイブ＞2021年1月＞「AI原則実践のためのガバナンス・ガイドライン Ver. 1.1」を取りまとめました 以上のように、内閣府や経済産業省によってルールが示されているので、AIを扱う企業においては内容を把握したうえで政府が提示したルールに準じたガバナンス・ガイドラインを作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ AIガバナンスの検討から周知までワンストップで実施できるツール 以下では、AIガバナンスの検討から社内周知までをワンストップで実施できるツールをご紹介します。 AI技術の浸透によって、企業でもAIサービスの開発や利用に関わるガバナンスの策定が求められています。ただし、指針を決定するためには、国際的な動向にも注目しつつ検討しなくてはなりません。 そこで、国際機関や政府から公表されるガイドラインや資料を社内ですばやく共有できるツールが役立ちます。また、社内でAIガイドラインに関する情報を振り返りたいときにすぐ探し出せるように検索性に優れているかを重視しましょう。 したがって、AIガバナンスの検討・周知に活用するなら、AIが添付ファイルの内容を自動要約してくれて、高精度のAI検索が可能なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に添付したファイルは、ナレカンAIが要点を自動抽出してくれるほか、生成AIによる「自然言語検索」で情報を瞬時に見つけ出せます。また、添付ファイル内検索や画像内テキストの検索もできるので、ナレカンに保存した情報が確実に見つかります。 AIが自動でファイルの内容を要約するナレッジ検索ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ AIガバナンスの概要やガイドラインの策定事例まとめ これまで、AIガバナンスの概要やAIが持つリスク、ガイドラインの策定事例を中心にご紹介しました。 AI技術の進歩と社会への浸透により、AIの専門知識がなくてもAI技術の恩恵を受けられるようになった一方、AIの開発や利用にはリスクが伴うため、法整備やガバナンスの策定が進められています。また、政府だけでなく企業単位でのガバナンス策定も求められているのです。 そこで、国際機関や政府のAIガバナンスの動向を参考にしながら、自社でのガバナンスも整備しましょう。そのためには、政府が公表するガバナンスの内容を把握し、社内での議論を円滑に進める必要があります。 したがって、AIガバナンスの策定を検討するなら、政府のAIガバナンスの内容を瞬時に把握し、共有できる情報管理ツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、AIガバナンスに関する情報を一元管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 自然言語処理とは？4つのステップや活用事例をわかりやすく解説

クラウドストレージを使うと、さまざまなファイルをオンライン上で一元管理できるうえ、ほかのユーザーへの共有もスムーズになります。たとえば、「Box（ボックス）」は無料から使えるクラウドストレージとして、世界中で広く使われているのです。 一方で、「Boxの導入を検討しているが、自社に合っているか判断できずにいる」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Boxの使い方や料金、評判を網羅的にご紹介します。 Boxの機能や価格を参考に自社でも導入すべきか判断したい Boxの使い方を基本～応用まで幅広く知りたい Boxよりも簡単にファイル管理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Boxの概要が詳しく分かるだけでなく、最も簡単に文書管理できる方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【簡単に解説】「Box」とは1.1 Boxと「他のクラウドストレージ」の違い1.2 Boxの機能1.3 Boxの料金プラン1.4 Boxの無料プランでできること1.5 BOXの新プラン「Enterprise Advanced」でできること2 「Box」の特徴・メリット2.1 （1）強固なセキュリティ2.2 （2）ほかのアプリとの連携（API連携）2.3 （3）ストレージ容量が大きい3 要注意！「Box」を使うデメリット3.1 （1）ファイル管理が面倒3.2 （2）多機能で使いづらい3.3 （3）サポート対象が限定的4 これで安心！「Box」のデメリットを解消するおすすめのアプリ4.1 最も簡単に全社の情報を管理できるアプリ「ナレカン」5 【初級編】「Box」の基本的な使い方5.1 使い方1｜Boxの無料登録・ログイン5.2 使い方2｜フォルダの作成5.3 使い方3｜ファイルのアップロード・ダウンロード5.4 使い方4｜ファイルの共有5.5 使い方5｜ファイルの更新5.6 使い方6｜ファイルの復元6 【応用編】「Box」のさらに便利な使い方6.1 使い方1｜7種類のアクセス権限を使い分ける6.2 使い方2｜通知メールを設定する6.3 使い方3｜オフラインで編集する7 「Box」の口コミ・評判7.1 Boxの良い口コミ・評判7.2 Boxの改善点に関する口コミ・評判8 Boxに関するよくある質問8.1 質問1｜Boxの利用シーンは？8.2 質問2｜Boxは日本語対応している？8.3 質問3｜Boxは個人利用できる？8.4 質問4｜なぜ容量無制限なのか？9 「Box」の使い方や料金・評判まとめ 【簡単に解説】「Box」とは 以下では、「Box」の特徴や機能を解説します。「ほかのクラウドストレージとの違いが分からない」という方は必見です。 Boxと「他のクラウドストレージ」の違い 引用：Boxの公式サイト Boxは、世界トップレベルのシェアを誇る、アメリカ発の「クラウドストレージ」です。 Boxはセキュリティの高いツールで、「ログ管理」や「7段階の細かい管理者権限」などによって、ほかのクラウドストレージツールよりも安全性が高いのが特徴です。また、必要に応じて「AIを使った不正アクセス検知」などのオプションも追加できます。 このように、Boxは数あるクラウドストレージのなかでも安全性が高い設計で、ビジネスでも安心して使えるサービスです。 ・Boxの公式サイトはこちら ・App Storeからダウンロードはこちら ・Google Play ストアからダウンロードはこちら Boxの機能 Boxの代表的な機能は以下の通りです。（※表は左右にスクロール可） ＜機能＞ ＜内容＞ ＜対応プラン＞ ファイル管理 フォルダを作成して、そのなかにファイルを格納・共有する基本機能です。 すべてのプラン Box Drive ブラウザを経由せずに、デスクトップから直接Boxにアクセスするためのサービスです。オフラインでもファイルを閲覧・編集できます。 すべてのプラン（無料でダウンロード可能） Box Sign BoxのWebアプリから、署名依頼を組み込んだファイルを任意のメンバーに送信できる機能です。外部の営業ツールなどとの連携もできます。 すべてのプラン Box Canvas 複数人が同時にファイルを編集できる、ホワイトボード機能です。チャットや付箋紙、投票の機能を備えています。 すべてのプラン Box Relay 「ファイルに紐づいたタスクを完了する」などのワークフローを作れる機能です。業務の全体像が分かりやすくなります。 「Business」以上 このように、Boxを使うとファイル管理だけでなく、ファイルに紐づいた様々な業務を効率化できます。ただし、一部の機能は特定のプランのみで利用可能なので、用途を明確にしたうえで適切な料金プランを選びましょう。 Boxの料金プラン こちらは、Boxの料金プランの一覧表です。大きく分けて、個人利用のみの無料アカウントと、複数人向けの有料アカウントが用意されています。（※表は左右にスクロール可） 参照：Boxの料金ページ 料金プラン 料金（月額） 容量 特徴 個人・小規模組織向け Individual 無料 10GB ・ファイルアップロード上限:250MB ・ユーザー数：1名のみ Personal Pro ¥1,390.40 100GB ・ファイルアップロード上限:5GB ・ユーザー数：1名のみ Business Starter ¥636.90/ユーザー/月（月払い） 100GB/ユーザー ・ファイルアップロード上限:2GB ・ユーザー数：3名以上10名まで ・細かいアクセス制御、共有権限 ・SSLおよび保存データ暗号化 Businessプラン Business ¥2,084.50/ユーザー/月（月払い） 上限なし ・ファイルアップロード上限:5GB ・ユーザー数：3名以上 ・Active DirectoryおよびSSO(シングルサインオン)の統合 ・データ漏洩防止 Business Plus ¥3,473.80/ユーザー/月（月払い） 上限なし ・ファイルアップロード上限:15GB ・ユーザー数：3名以上 ・ユーザーアクティビティの追跡 ・管理権限の委任 Enterprise ¥4,864.20/ユーザー/月（月払い） 上限なし ・ファイルアップロード上限:50GB ・ユーザー数：3名以上 ・電子透かし ・無制限の統合(DLP、eDiscoveryを含む) Enterprise Plus ¥6,600/ユーザー/月（年払い） 上限なし ・Enterpriseプランの全機能 ・ユーザー数：3名以上 ・各種API利用可能 ・AIを含むの全機能が利用可能 以上のように、プランごとに機能やセキュリティは異なるので、表を参考にどのプランが適しているか検討しましょう。とくに、無料プランを使えるのは1ユーザーのみなので、ビジネスで導入する場合は注意が必要です。 Boxの無料プランでできること Boxの無料版でできることは、以下が挙げられます。（※表は左右にスクロール可） ＜機能＞ ＜内容＞ ストレージ容量 無料版では、10GBのストレージ容量が提供されます。 ファイルのアップロード・共有 最大250MBのファイルをアップロードでき、他のユーザーとも共有可能です。 ファイル管理と整理 フォルダを作成し、ドラッグ＆ドロップで簡単にファイルを整理できます。 モバイルアプリ Boxのモバイルアプリを使って、スマートフォンやタブレットからもファイルにアクセスしたり、アップロードしたりできます。 セキュリティ データの暗号化や二段階認証、権限設定などの機能によって、安全にデータを管理できます。 アプリ連携 Google WorkspaceやSlack、Zoomなど、ビジネスに欠かせない様々なアプリとの連携が可能です。 このように、Boxの無料版ではファイル管理をはじめとする業務の効率化を実現する機能が備わっています。ただし、1名のみの利用に限定されており、ストレージ容量などの制限もあるため、チームでの利用や大容量のデータを扱う方には向いていません。 BOXの新プラン「Enterprise Advanced」でできること Enterprise Advancedとは、2025年1月15日にリリースされたBoxの新プランです。このプランでは、企業のコンテンツ管理を強化するための、AIを活用した高度な機能を利用できます。 以下は、Enterprise Advancedプランで提供されている主な機能です。 ＜機能＞ ＜内容＞ Box Apps ノーコードでアプリケーションを作成できる機能です。カスタマイズ可能なダッシュボードやメタデータビュー、ワークフローを活用して業務手順を効率化します。 Box AI Studio 企業独自のAIエージェントを作成できる機能です。使用する言語モデルは、Azure OpenAIやAWS Bedrockなどの最新モデルからエージェント用に選択できます。 Box Doc Gen ドキュメントを自動生成できる機能です。任意のデータソースから情報を取り込み、条件付き書式や表、画像などを含むテンプレートに基づいたカスタムドキュメントを、短時間で生成できます。 Box Forms テキスト入力やチェックボックス、ドロップダウンなどのフォームフィールドをドラッグ＆ドロップで配置し、Webフォームを簡単に作成できる機能です。（2025年第1四半期にリリース予定） Box Archive コンプライアンス要件に準拠した状態で、コンテンツを長期間にわたって保管できる機能です。（2025年上半期にリリース予定） 以上の機能以外にも、業務を効率化する便利な機能が豊富に備わっています。ただし、一部の機能はまだリリースされていないため、自社に必要な機能が揃っているかを見極めながら慎重に検討しましょう。 参考：Box｜Enterprise Advanced 参考：Box｜Box Enterprise Advancedとは 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「Box」の特徴・メリット ここでは、Boxの特徴やメリットを紹介します。以下の理由から、Boxは世界中の多くのユーザーに利用されているのです。 （1）強固なセキュリティ 1つ目の特徴は、高度なセキュリティです。 Boxでは「アクセス統計」でユーザーのアクションを確認したり、「ユーザー権限設定」や「二段階認証機能」で機密情報を保護したりできます。加えて、「電子透かし埋め込み機能」によって、ファイルの不正コピーを防げるので社外とのやりとりにも安心です。 また、Boxの”強固なセキュリティ体制”は、ファイルを多く扱う企業にとって心理的な安心にもつながるなどの副次的なメリットも得られます。 （2）ほかのアプリとの連携（API連携） 2つ目の特徴は、豊富な外部アプリと連携（API連携）できることです。 Boxは、Microsoft365やSlackなどの様々なアプリと連携できます。そのため、たとえば「ファイルなどのストック情報をBoxで管理して、フロー情報はチャットツールで共有する」といった活用方法が、多くの企業で取り入れられているのです。 ただし、情報を確認するにはアプリを切り替えなければならず、スピードが求められるビジネスでは不便に感じかねません。そこで、昨今では、ストック/フロー情報を一元管理できる「ナレカン」のようなアプリを導入する企業が増えています。 （3）ストレージ容量が大きい 3つ目の特徴は、無料プランではストレージ容量が10GBまで使用でき、有料プランでは容量が無制限で使えることです。 Boxでは、無料プランでも10GB（写真約30,000枚分）までストレージを利用できます。また、1ファイルあたり250MBのアップロード上限以内であれば、ファイルの保存・管理に関する基本機能はすべて使えるのです。 さらに、有料プランは大人数で使えるうえ、ストレージ容量も無制限なので、資料が大量にあり保存方法に悩んでいる方におすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 要注意！「Box」を使うデメリット ここでは、Boxのデメリットを解説します。導入を判断するときは、メリットだけでなくデメリットも考慮しなければなりません。 （1）ファイル管理が面倒 1つ目のデメリットは、ファイル管理が面倒なことです。 Boxは文書をファイル形式で管理するので、ファイルの名前を工夫したり、バージョン管理したりする手間がかかります。また、キーワード検索で見たい情報を探すときは、都度ファイルを開いて中身を確認しなければなりません。 このように、Boxはファイル管理が面倒で、目的の文書がすぐに見つからない欠点があります。一方、超高精度の「検索機能」を搭載したノート型情報管理ツールの「ナレカン」であれば、ファイルを開く手間なしで簡単に情報を探し出せるのです。 （2）多機能で使いづらい 2つ目のデメリットは、多機能ゆえに使いづらい点です。 Boxには、AIを活用した便利な機能が多く備わっています。一方で、ITに不慣れな社員にとっては機能が複雑だと使い慣れるのに時間がかかる可能性があり、継続的な運用が困難になってしまいます。 とくに、大規模企業では、働く人のITリテラシーに差があるため、一部の人しか使いこなせないアプリではそのうち形骸化していきます。そのため、自社に浸透するかを十分に検討しましょう。 （3）サポート対象が限定的 3つ目のデメリットは、サポート対象が限定的である点です。 Boxでは、各種管理業務の代行作業やBoxが提供していないネットワークに関する問い合わせができず、多くの文書を適切に管理しなければなりません。加えて、契約前の顧客からの問い合わせも受け付けていないため、自社に合うかどうかの判断が難しいです。 したがって、重要な書類を管理するには、ツールの不具合や疑問点を素早く解決できる体制が必須です。そこで、初期導入時のセットアップから運用中の疑問解消まで、充実したサポートが受けられる「ナレカン」のようなツールを使うと安心です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ これで安心！「Box」のデメリットを解消するおすすめのアプリ 以下では、Boxのデメリットを解消するおすすめのアプリをご紹介します。 Boxを使うと、あらゆるファイルを一元管理できますが、ファイル管理が煩雑になりやすいデメリットがあります。そのため、様々な文書を扱うビジネスでは、「似た名前のファイルが乱立して、欲しいファイルが見つからない」といった事態が起きやすいです。 したがって、社内の文書管理には「情報を見やすく整理できるツール」を使うべきです。ただし、たとえAI機能があっても使いこなせなければ意味がないので「誰でも、サクサク検索できるツール」を使い、ファイルが増えても必要な情報がすぐに探せる体制を整えましょう。 結論、Boxのデメリットを解消するには、ファイル量が増えても見やすく整理できるうえ、欲しい情報に即アクセス可能なアプリ「ナレカン」一択です。 ナレカンには、テキストやファイル、画像などのあらゆる情報を簡単に残せるうえ、「ファイル内検索」や「画像検索」で欲しい情報が瞬時に見つかります。そのため、「マニュアルや資料が社内に散在してどこにあるかわからない」事態を解消できるのです。 最も簡単に全社の情報を管理できるアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの断捨離機能＞ ここでは、社内のノウハウやファイル整理に役立つナレカンの「断捨離機能」について紹介します。 社内情報が蓄積されると何年も使われていないファイルが増え、最新の情報と混在する恐れがあります。そこで、「断捨離機能」を使えば、一定期間閲覧されていない「記事」を絞り込めるので、情報をフレッシュな状態で保管できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【初級編】「Box」の基本的な使い方 ここでは、Boxをはじめて利用する方に向けて、Boxの基本的な使い方を解説します。画像付きで説明するので、導入を考えている担当者の方は必見です。 使い方1｜Boxの無料登録・ログイン Boxの公式ホームページから登録して、無料アカウント（個人利用のみ）を作る方法は以下の通りです。 （1）公式ホームページ右上にある [サインアップ] をクリックします。 （2）プラン選択ページに遷移するので、[個人または小規模組織] をクリックしましょう。 （3）料金プラン表から、無料プランの [サインアップ] をクリックします。 （4）氏名とメールアドレス、パスワードを入力し、チェックをつけたら登録完了です。 ※登録したアドレスに送信されたリンクからサインインして、以下の画面になったらログインできます。実際に使用を開始するには、右下の[Let’s Go]をクリックしましょう。 なお、英語表記を日本語表記に変更する場合は、右上のアイコンをクリックして、[Account Settings] を選択します。設定画面が開くので、[Language] を日本語にすれば日本語への変更完了です。 使い方2｜フォルダの作成 （1）下図は、Boxにログインしたあとのスタートページです。スタートページ右上にある [新規] をクリックして、[フォルダ] を選択します。 （2）フォルダ名や共有相手などを入力して [作成] をクリックすると、新しいフォルダが表示されます。 使い方3｜ファイルのアップロード・ダウンロード ＜アップロード＞ （1）ページ右上にある [新規] から、[ファイルアップロード] を選択します。 （2）PCのフォルダ管理画面に遷移するので、アップロードをしたいファイルを選んで [開く] をクリックしましょう。 （2）以下のように、ファイルがアップロードされていれば完了です。 ＜ダウンロード＞ （1）ダウンロードしたいファイルを右クリックして [ダウンロード] を選択します。 使い方4｜ファイルの共有 （1）共有したいファイルにカーソルを合わせて、矢印の形の [共有] アイコンをクリックします。 （2）メールで共有する場合はメールアドレスを入力し、リンクで共有をする場合はリンクをコピーして送信します。 上記のように、リンクを生成したり招待したりすることで、個別の権限を制限しながら、社外の人ともファイルを共有できます。そのため、顧客への資料送付や外注先とのファイルのやりとりをBoxだけで済ませられるのです。 使い方5｜ファイルの更新 ファイルの更新とは、同じ共有リンクでファイルを上書きできる機能です。そのため、ファイルの中身を更新したときにリンクを送り直す必要がありません。 ファイルを更新するには、更新したいファイルにカーソルを合わせて右クリックし、[新しいバージョンをアップロード] をクリックしましょう。 使い方6｜ファイルの復元 Boxでは、一度削除したファイルを復元できます。復元するには、ページ左側の [ごみ箱] をクリックして復元したいものを右クリックし、[復元] を選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【応用編】「Box」のさらに便利な使い方 以下では、Boxをさらに使いこなす3つの方法をご紹介します。セキュリティ性を高めたい方や、仕事の効率を向上させたい方は必見です。 使い方1｜7種類のアクセス権限を使い分ける ビジネス向けの有料プランを契約すると、以下7種類の権限を使い分けた、厳格なアクセス制限ができるようになります。 ＜アクセスレベル＞ ＜特徴＞ 共同所有者 共同所有者は、フォルダの所有者を変更できないものの、編集者と同じ読み取り/書き込みアクセス権限を持つ 編集者 フォルダまたはファイルに対するすべての読み取り/書き込みアクセス権限を持つ ビューアー/アップローダー フォルダに対するすべての読み取りアクセス権限と、限定的な書き込みアクセス権限を持つ プレビューアー /アップローダー プレビューアーとアップローダーを組み合わせたアクセス権限を持つ ビューアー フォルダまたはファイルに対する読み取りアクセス権限を持つ プレビューアー 限定的な読み取りアクセス権限を持つ アップローダー 限定的な書き込みアクセス権限を持つ このように、Boxではユーザーの属性に合わせて、ファイルやフォルダのアクセス権限を詳細に設定できます。そのため、「誤ってファイルが書き換えられてしまった」といったトラブルを防げるのです。 参考：Box Support｜コラボレータの権限レベルについて 使い方2｜通知メールを設定する 通知メールを設定すると、ファイルを開かずリアルタイムで操作状況を把握できます。通知を設定するには、アイコンをクリックして　[アカウント設定]　を選択しましょう。 [通知] を選択して、受け取りたい通知にチェックを入れて保存すれば完了です。 使い方3｜オフラインで編集する 引用：Box Driveの公式HP 拡張機能である「Box Drive」を使うと、Boxに保存されているデータをオンライン・オフライン問わず編集できるようになります。 「Box Sync」というBox Driveと同じ機能を持ったアプリがありますが、Box Driveの方が新しく、公式ページではBox SyncからBox Driveに移行するよう推奨されています。 ローカル環境でのファイル編集と同じ操作感なので、Boxを起動しなくてもスムーズにファイル編集ができる点がメリットです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「Box」の口コミ・評判 以下では、「Box」の口コミ・評判をご紹介します。導入前には第三者の声も参考にすることが大切です。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判は、ITreview＞Boxより引用しています。 Boxの良い口コミ・評判 はじめに、「Box」の良い口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「高セキュリティで安心」「大容量のデータを残せる」という声が寄せられています。 非公開ユーザー（投稿日：2025年07月15日） 高いセキュリティ機能と管理の柔軟性にあります。特に企業利用においては、細かいアクセス権限設定や監査ログが充実しているため、情報漏洩リスクを最小限に抑えられる点が安心です。 非公開ユーザー（投稿日：2025年07月14日） 複数のユーザーが共同作業しやすく、社内外とファイル共有が容易で、Microsoft 365などのビジネスツールとの連携ができるので業務効率を向上できる。 非公開ユーザー（投稿日：2025年07月03日） 細かな権限設定や共有リンクがファイル単位で設定可能で安心してデータを保存できます。 また、容量無制限なので容量の大小を気にする必要がなくストレスフリーで利用できます。 Boxの改善点に関する口コミ・評判 次に、「Box」の改善点に関する口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「操作性が直感的ではない」「AI機能がわかりづらい」という声が寄せられています。 非公開ユーザー（投稿日：2025年07月15日） スマホアプリの操作性です。特にファイルの移動や整理、複数ファイルの一括操作が直感的でなく、慣れるまで時間がかかるユーザーが多い印象です。 非公開ユーザー（投稿日：2025年7月10日） 問い合わせが一番権限の強い管理者からしかできず、日本語対応をしていないのはやや不便 非公開ユーザー（投稿日：2025年01月30日） AI機能が分かりづらい。現時点では活用方法が見いだせていない。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Boxに関するよくある質問 ここでは、Boxに関するよくある質問を解説します。以下を参考に、Boxにおける疑問を解消しましょう。 質問1｜Boxの利用シーンは？ Boxのビジネスでの利用シーンは以下が挙げられます。 脱ハンコリレー 定型業務の自動化 契約業務の電子化 プロジェクトフォルダ作成の自動化 QRコードを通してBox内コンテンツを活用 Boxでは承認業務をツール内で完結させられるだけではなく、タスクの振り分けなどの定型作業を自動化できます。ぜひ、Boxの基本機能を押さえ、上記の活用事例を参考にしてみましょう。 Box活用例(ユースケース)を知ろう 質問2｜Boxは日本語対応している？ Boxは日本語に対応しており、[アカウント設定]から任意の言語に変更できます。 また、日本語を含む複数の言語でのサポートも提供されています。Boxはオンラインで米国法人から直接購入できますが、日本語でのサポートを受けたい場合は、日本の代理店を通じて購入するのがおすすめです。 質問3｜Boxは個人利用できる？ Boxは個人でも利用可能で、個人・チーム向けの無料/有料プランが用意されています。 無料プランでは基本的なファイル管理機能を利用可能です。また、有料プランにアップグレードすると、より多くのストレージや高度な機能を利用できます。 個人でもビジネス向けプランを契約することは可能ですが、チームや企業向けに設計されているため、用途に応じて適切なプランを選びましょう。 質問4｜なぜ容量無制限なのか？ BoxのBusinessプラン以上では、データ容量が無制限で利用できます。理由としては、Businessプラン以上は法人向けに設置されたプランなので、多くのファイル保存が必要になるからです。 ただし、無料プランなどの個人向けプランは容量が10GB～と制限があります。そのため、個人向けプランでファイルがデータ容量を圧迫する場合は、法人向けプランへの移行を検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「Box」の使い方や料金・評判まとめ ここまで、「Box」の使い方や料金、評判を網羅的に解説しました。 Boxは大容量のデータを保存できる多機能なオンラインストレージで、世界中の企業に導入されています。しかし、「ファイル管理が面倒」というデメリットや「直感的に操作できない」といった口コミもあり、保管できても運用が難しいのが課題です。 そこで、「あらゆる情報を見やすく整理できるツール」を導入しましょう。とくに、情報を運用しやすくするには、「高精度の検索機能を備えたツール」を選んでアクセス性を高めることが重要です。 結論、Boxのよりも情報管理に最適なのは、あらゆる情報を一元管理し、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、面倒なファイル管理から脱却しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選 データをBoxに移行する方法とは？注意点やおすすめツールも解説

ビジネスで利用されるクラウドストレージのひとつに「Box」があります。Boxを導入すれば、社内のデータ管理が円滑になりますが、活用するには既存ファイルをBoxに移行する作業が必要です。 そのため、「Boxの利用を検討しているが、どのように移行作業を進めるべきかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、データをBoxに移行する方法と注意点、おすすめのツールを中心にご紹介します。 データ量が増えたのでストレージ容量が大きいBoxに移行したい Box内のファイルやフォルダを移動させる方法が知りたい Boxよりもデータ管理がしやすいツールを探している という方はこの記事を参考にすると、データをBoxへ移行する方法が理解できるほか、ファイル管理がしやすくなるツールも分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Boxとは2 外部データをBoxに移行する方法2.1 方法1｜ドラッグアンドドロップする2.2 方法2｜「アップロードボタン」をクリックする2.3 方法3｜Box Shuttleを使う2.4 方法4｜外部に委託する3 データをBoxに移行するときの注意点3.1 （1）Boxに移行できないファイルがある3.2 （2）Boxへのデータ移行量に制限がある3.3 （3）作業時間のコストが発生する3.4 （4）社内に浸透するまでに時間がかかる4 【必見】Boxよりもデータ管理がしやすいおすすめツール4.1 データ移行が簡単かつファイルを管理しやすいツール「ナレカン」4.2 比較表あり｜「ナレカン」と「Box」の違い5 【参考】Box内のデータをフォルダ間で移動させる方法5.1 （1）Box内でのファイルやフォルダを移動できるか5.2 （2）Box内でデータを移動させる手順6 データをBoxに移行する方法まとめ Boxとは 引用：Boxの公式サイト Boxは、世界トップレベルのシェアを誇るクラウドストレージサービスです。2005年にアメリカで設立以来、全世界で11万社以上の導入実績があります。 Boxの特徴はセキュリティの高さです。「7段階のアクセス権限」「不正アクセス・マルウェア検知」「アクセス統計」の機能によって、安心して使用できるのです。 また、2025年1月15日には「Enterprise Advanced」が新プランとして新設されました。本プランでは、AIを活用した高度な機能を利用でき、ドキュメント作成の手間も軽減します。 以上のように、Boxはセキュリティが高く、高度なAI技術も組み込まれているため、多くの企業が顧客情報や社内情報の蓄積のために導入しているのです。 ・Boxの公式サイトはこちら ・デスクトップアプリのダウンロードはこちら ・App Storeからのダウンロードはこちら ・Google Playからのダウンロードはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 外部データをBoxに移行する方法 ここでは、外部のデータをBoxに移行する3つの方法を紹介します。以下の情報を参考に、スムーズにデータを移行しましょう。 方法1｜ドラッグアンドドロップする ドラッグアンドドロップで、データをBoxへ移行できます。外部データにファイルを保存している場合、一度ダウンロードしてからBoxにドラッグアンドドロップしてアップロードしましょう。 上記のようにデータをドラッグアンドドロップするだけで、自動でアップロードが始まります。ただし、上記の方法は一つひとつ手動での操作になるため、大量のデータ移行が必要な場面では不向きです。 方法2｜「アップロードボタン」をクリックする アップロードボタンをクリックしても、データをBoxへ移行できます。 Boxの画面中央（または右上）にある「アップロードボタン」をクリックします。 表示されるプルダウンメニューから、該当の項目を選択します。このときに「フォルダをアップロード」を選べば複数のファイルを一括で移行できるので、ファイル数が多い方は活用しましょう。 該当のフォルダ（またはファイル）を選択します。 「アップロードボタン」をクリックします。 以上の4ステップを踏めば、データをBoxに移行できます。ただし、上記は、PC本体でデータ管理していることが前提になるため、ほかのアプリからの乗り換えるときには活用できません。 参考：box support｜コンテンツの移行 方法3｜Box Shuttleを使う 引用：Box Shuttleのトップページ 保存しているデータ量が大きいときには「Box Shuttle」を使って移行しましょう。 Box ShuttleはBox社が提供する公式のデータ移行ツールです。手作業に比べて移行速度が速いため、外部のクラウドストレージから大容量のファイルを移す場合に便利です。 たとえば、GoogleドライブやDropbox、OneDriveやSharepointなどのデータをBoxへ移行する場合は、Box Shuttleを活用しましょう。ただし、そもそものフォルダ構成や分類方法が適切でないと、データ移行後もファイル管理の煩雑さは解消されません。 そこで、「ナレカン」のように、データの移行だけでなく”自社に最適なフォルダ構造の設計”も相談できるサービスを選ぶと、移行後のファイル管理がスムーズになります。 参考：Box公式｜Box Shuttle 方法4｜外部に委託する 4つ目に外部の企業にデータ移行を委託する方法もあります。 たとえば、D.I.Systemホームページのように、Boxのデータ移行を専門的に実施している企業に依頼すれば、作業の手間が省けるだけでなく「移行中にデータが消えてしまった」といったミスも発生しません。 さらに、管理者向けの移行支援のほか、利用者向けに使い方をレクチャーしてくれる場合もあるので移行や運用に不安がある企業におすすめです。ただし、移行するのは費用が発生するため、あらかじめ予算に組み込んでおく必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ データをBoxに移行するときの注意点 ここでは、データをBoxに移行する注意点をご紹介します。「導入したBoxを上手く運用できない」という事態を防ぐために、必ず確認しましょう。 （1）Boxに移行できないファイルがある データをBoxに移行する際、Boxに移行できないファイルがあります。拡張子が以下のファイル・フォルダは移行できません。 .tmp　.bak　.dstore desktop.ini　thumbs.db　.pst　.qbw　.nd　.qbw.tlg　.des　.qba　.qba.tlg　.qbr　.qby .qdt　.pdx 移行できないファイルの場合、別の拡張子に変えてファイル・フォルダを作成し直す必要があるので注意が必要です。 参考：box support｜Box SyncとBox Driveで無視またはブロックされるファイルの種類 （2）Boxへのデータ移行量に制限がある Boxにアップロードできるファイルサイズの上限は、アカウントの種類によって異なります。詳細については、公式ホームページのBoxトップページ＞価格でも確認可能です。 無料の個人用アカウント：250MB Starter：2GB Business：5GB Business Plus：15GB Enterprise（およびDigital Suites)：50GB Enterprise Plus：150GB Enterprise Advanced：500GB 上記のような制限により、ファイル量が多いとアップロードにかなりの時間が必要です。また、一度にアップロードできず、分割する工数もかかってしまうので注意しましょう。 参考：box support｜Boxにアップロードできる最大ファイルサイズ （3）作業時間のコストが発生する データをBoxに移行すると、作業時間のコストが発生します。 データを移行している間はBoxの利用が制限されるので、ほかの仕事をスムーズに進められません。また、データ量が大きいと移行が完了するまでにかなりの時間がかかり、従業員のストレスの原因にもなりかねないのです。 したがって、従業員が仕事を進めない「深夜」にデータを移行するなど、通常業務に悪影響を及ぼさないための工夫が求められます。 （4）社内に浸透するまでに時間がかかる 運用方法を工夫しなければ、Boxは社内に浸透するまでに時間がかかります。 Boxは「アクセス性が悪い」「ファイル管理が煩雑になりやすい」という側面があります。そのため、ITに不慣れな社員にとっては運用のハードルが高くなってしまい、導入後すぐの定着が難しいのです。 そこで、「ナレカン」のように「直感的な検索ができる」「運用サポートがある」ITツールを選ぶと、運用ルールを決めなくても社内への浸透がスムーズに進みます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】Boxよりもデータ管理がしやすいおすすめツール 以下では、Boxよりもデータ管理がしやすいおすすめツールをご紹介します。 Boxはあらゆるファイルを一元管理できますが、ファイルの移行量に制限があったり時間がかかったりするデメリットがあります。そのため、既存のデータ移行を委託できるツールを使えば、すぐに使えるようにセットアップが可能です。 ただし、導入しても全社へ運用が浸透しなければ意味がないため、誰もが欲しいファイルを簡単に取り出せる状態を維持しなければなりません。そこで、「直感的な検索」が可能なツールを選定しましょう。 結論、データ管理に導入すべきは、データ移行する手間がかからず、保管後のファイルも取り出しやすいツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」ではあらゆる情報を管理でき、ヒット率100％の「検索機能」によって、記事上やファイル内の必要な情報を即見つけられます。さらに、「データ移行支援」により円滑に運用を始められるので、ツールが使われやすい仕組みもつくれるのです。 データ移行が簡単かつファイルを管理しやすいツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 比較表あり｜「ナレカン」と「Box」の違い ここでは、「ナレカン」とBoxの特徴や機能を比較します。自社の運用体制や課題点に照らし合わせて導入を検討しましょう。 ナレカンは大企業向けの情報管理ツールであるため、多くのデータを一元管理するのに役立ちます。一方、Boxも大容量でファイルを保管できますが、整理がしづらく目的の情報が取り出しにくいので共有には不向きです。 機能面では、どちらもAI搭載で「ファイル内検索」が可能です。ただし、Boxは「運用サポート」がないため、疑問点をすぐに解消できない点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【参考】Box内のデータをフォルダ間で移動させる方法 以下では、Box内のファイルまたはフォルダ間のデータ移動やコピーの方法についてご紹介します。Boxをより使いこなしたい方は必見です。 （1）Box内でのファイルやフォルダを移動できるか 結論、BoxからBoxへファイルやフォルダの移動・コピーは可能です。 ただし、大きいサイズのフォルダを移動する場合、移動が完了するまで数分程度時間がかかることがあります。フォルダの移動中は移動元・移動先両フォルダがロックされるため、操作ができない点に注意が必要です。 また、フォルダ間でコンテンツへのアクセス制限が異なる場合、「制限が厳しいフォルダから制限が緩いフォルダ」の移動にはセキュリティリスクが伴います。移動させるデータの内容と移動先フォルダのアクセス制限を確認してからデータを移行しましょう。 （2）Box内でデータを移動させる手順 Box内のファイルまたはフォルダをフォルダ間で移動するには、以下の手順を踏みます。 目的のファイルまたはフォルダを右クリックしてから、表示されるメニューで 「移動またはコピー」をクリックし、ウィンドウを開きます。 ウィンドウ内から移動先のフォルダを選択して、チェックマークが付いたことを確認します。 「移動」 または 「コピー」 をクリックします。 以上の手順で、Box内のファイルまたはフォルダのフォルダ間での移動・コピーが完了します。 参考：box support|ファイルとフォルダの移動とコピー 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ データをBoxに移行する方法まとめ これまで、データをBoxに移行する方法と注意点、おすすめのツールをご紹介しました。 Boxは高いセキュリティを誇るため、安心してデータを保存できるクラウドツールとして世界中で利用されています。一方で、「移行作業に時間がかかる」「ファイル管理が面倒」といった注意点も存在するのです。 そのため、社内で定着するまでに時間を要する恐れがあり、せっかくファイルを移行しても形骸化してしまいます。したがって、ファイル管理を円滑化するには「ファイルを簡単に整理できてアクセス性も高いツール」を導入すべきです。 結論、ファイルの保管には、社内情報を一元管理し、検索スキルを問わず目的の情報に即アクセス可能な「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、時間や場所を問わず簡単に資料へアクセスできる仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Boxとは？無料・有料の違いやアプリの使い方、デメリットを紹介

近年、AIをビジネスに活用する企業が増加しています。AIは、顧客対応や商品開発といった多様なビジネスシーンで活用されており、無駄な作業の削減に貢献しています。 しかし、AIをビジネスに活用したいが「具体的なイメージが掴めない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、AIをビジネスに活用した成功事例3選を中心にご紹介します。 AIのビジネス活用の事例を把握して、自社の取り組みに役立てたい AI活用を成功させるポイントを知りたい AIを活用して社内情報に即アクセスできるようにする方法を探している という方はこの記事を参考にすると、ほかの企業のAI活用事例を把握しつつ、自社の取り組みを成功させるヒントも分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 AIビジネスとは2 成功事例3選！AIをビジネスに活用した企業2.1 製造業｜富士フイルムビジネスイノベーション株式会社2.2 金融業｜株式会社りそなホールディングス2.3 建設業｜清水建設株式会社3 ビジネスでのAI導入を成功させるポイント3.1 （1）導入目的を明確にする3.2 （2）運用イメージを持つ3.3 （3）社員のAIリテラシーを向上させる4 AIをビジネス活用するためにすべきこと4.1 生成AIを活用して情報管理できる「ナレカン」5 AIを使ったビジネスの事例まとめ AIビジネスとは 「AIビジネス」とは、AIをビジネスに活用することを指します。 AIをビジネスに活用する方法としては、以下の内容が挙げられます。 自然言語処理 文脈を考慮して文章の意図を理解するので、要約したり、質問から回答を生成したりできます。 音声認識 音声を認識してテキストに変換するので、音声入力や音声アシスタントとして活用可能です。 画像認識 画像に映っているものを認識するため、顔認識や商品の画像検索、画像検品などに役立ちます。 数値予測 過去や現在のデータから、生産量や需要といった未来の数値を予測します。 また、野村総合研究所の調査によると、今後「生成AI」が活用できる業務として、4割以上の回答者が「マニュアル作成」や「議事録の作成」を挙げており、今後はより高度な編集にAIを活用するケースが増加していくと考えられます。 参考：NRI＞アンケート調査にみる「生成AI」のビジネス利用の実態と意向 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 成功事例3選！AIをビジネスに活用した企業 ここでは、AIをビジネスに活用した企業の成功事例3選をご紹介します。他社の事例を参考にして、自社の取り組みに役立てましょう。 製造業｜富士フイルムビジネスイノベーション株式会社 引用：富士フイルムビジネスイノベーション株式会社のトップページ 富士フイルムビジネスイノベーション株式会社では、月120万件に及ぶ請求書を扱っており、入金消込業務が膨大な負担になる課題がありました。繫忙期には、ほかのチームにも業務を割り振っていたうえ、ベテランの経験と勘に頼っていたのです。 そこで、独自AIを開発し、入金消込AIシステムを構築しました。そして、現場とヒアリングする中で、ベテランの暗黙知となっている特徴量（AIが学習するデータの特徴）を見出し、AIを改善していきました。 その結果、これまで熟練者の経験に頼るしかなかった作業をAIが実行するようになり、手動作業の約20%が自動化されました。 参考：Microsoft＞お客様事例＞入金消込 AI システムをAzureで構築し手動作業の約20%を自動化! 富士フイルムビジネスイノベーションが取り組む業務 DX の目指す先 金融業｜株式会社りそなホールディングス 引用：株式会社りそなホールディングスのトップページ 株式会社りそなホールディングスの法務部では、案件についてメールで連携していましたが、案件数が増えるなかで、進捗を把握できなくなる課題がありました。また、担当者によって相談への回答が異なっており、対応履歴を共有する仕組みが求められていました。 そこで、メールと自動連携できるナレッジ管理ツールを導入しました。案件情報を1つのツールにまとめて、案件管理の属人化を解消したのです。 その結果、外部弁護士とのやりとりが自動保存され、「法務部内での横展開」や「各部との議論」に役立てられるようになりました。また、ほかの担当者の案件も簡単に閲覧できる環境が整えられました。 参考：MNTSQ＞導入事例＞金融業界におけるデジタル変革の先駆者が、MNTSQを導入した理由 建設業｜清水建設株式会社 引用：清水建設株式会社のトップページ 土木工事の現場では、「労働災害をいかに防ぐか」という課題がありました。そこで、清水建設株式会社は、AIを使って危険予知につなげたいと考えていました。 そこで、画像解析AIを活用した、AI安全管理システムを開発したのです。 その結果、重機の周辺にいる人が、重機を視認しているかを確認し、状況に応じてオペレーターにアラートを通知する仕組みが整えられました。 参考：Lightblue＞ご支援事例＞「現場の危険を未然に防ぐ」。AIを活用した清水建設の安全管理システム。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスでのAI導入を成功させるポイント ここでは、ビジネスでのAI導入を成功させるポイントをご紹介します。以下の内容を押さえて、AI導入の失敗を回避しましょう。 （1）導入目的を明確にする 1つ目は、導入目的を明確にする点です。 目的を明確にしておくと、自社に最適なシステムを選定できます。そのため、自社の抱える課題を洗い出し、どのように解決したいのかを検討しましょう。 また、導入目的が決まったら、AIを活用する業務範囲を定めましょう。とくに、はじめから大規模にシステム全体を変えるのではなく、まずは小さい範囲から活用し、段階的に範囲を広げていくことがポイントです。 （2）運用イメージを持つ 2つ目は、運用イメージを持つ点です。 AIのビジネス活用は、導入して終了ではありません。導入後の運用やメンテナンスまで念頭において、システムを選定しましょう。 また、AIを適切に活用するには、運用ルールを策定しておく点も重要です。情報の取り扱いや利用部門を限定することで、情報漏洩などのリスクを抑えられます。 （3）社員のAIリテラシーを向上させる 3つ目は、社員のAIリテラシーを向上させる点です。 システムによっては、AI活用の成果が、使い手のAIリテラシーに左右される点に注意が必要です。そのため、研修やトレーニングを実施して、社員のAIに対する知識やスキルを高めましょう。 このように、AI導入を成功するには、AIを活用できる人材を育成する必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ AIをビジネス活用するためにすべきこと 以下では、AIをビジネス活用するために、まずすべきことをご紹介します。 AIをビジネス活用する場合、システムによっては、成果が使い手のAIリテラシーに左右されるので、AIを活用できる人材を育成しなければなりません。また、初めからAIを活用した社内システムを作ると、膨大な導入コストがかかってしまいます。 そこで、まずは「ITに詳しくない方でも迷わず使えるAIツール」を導入して、社内情報を管理しましょう。必要な情報を超高精度に検索したり、ファイルの内容を要約したりして、円滑に業務へ役立てられます。 結論、自社が導入すべきは、社内情報をナレッジとしてまとめておけるうえ、目的の情報をすぐに探し出せる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に保存した情報は、生成AIを活用した超高精度の「自然言語検索」によって簡単に検索できるほか、添付したファイルの自動要約も可能です。また、ナレカンのAIは、社内情報を学習しないように設計されており、情報漏洩のリスクもありません。 生成AIを活用して情報管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ AIを使ったビジネスの事例まとめ これまで、AIを使ったビジネスの事例を中心にご紹介しました。 AIをビジネスに活用すると、業務の手間を削減したり、データを活用して新しい事業を展開したりできます。AIをビジネスに活用する方法としては、自然言語処理や画像認識などがあります。 しかし、初めからAIを活用した社内システムを構築するのは困難です。そのため、まずは情報管理に「機能がシンプルで使いやすいAIツール」を使って、欲しい情報に即アクセスできる仕組みをつくりましょう。 したがって、AIをビジネス活用するには、テキストを書き込むだけで情報をまとめておけるうえ、誰でも思い通りに検索できる「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ストレスなくAIをビジネス活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 自然言語処理とは？4つのステップや活用事例をわかりやすく解説

Googleスプレッドシートは、無料で使える表計算ツールのひとつで、ビジネスでも多く活用されています。とくに、関数を使えば、データが自動で計算されるので、手入力によるミスを防ぎつつ日々の情報管理を効率化できるのです。 しかし、なかには「Googleスプレッドシートを導入したいが、使い方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Googleスプレッドシートの特徴や使い方を網羅的に解説します。 GoogleスプレッドシートとExcelの違いを理解したい Googleスプレッドシートの具体的な使い方を知り、業務に活かしたい スプレッドシートよりも、情報の管理・共有に最適なツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Googleスプレッドシートの使い方が詳しく分かるほか、自社に最適な情報管理の方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Googleスプレッドシート（Spread Sheets）とは1.1 「Googleスプレッドシート」と「Excel」の違い1.2 Googleスプレッドシートの機能1.3 Googleスプレッドシートのよくある質問2 Googleスプレッドシートでできること7選2.1 （1）複数人で同時編集できる2.2 （2）シート上でコメントが残せる2.3 （3）Webブラウザで閲覧・編集できる2.4 （4）データが自動保存される2.5 （5）Excelに対応している2.6 （6）データを復元できる2.7 （7）CSVやPDFに変換できる3 ＜生成AI＞Google Geminとは4 Googleスプレッドシートでできないこと4選4.1 （1）オフラインで効果的に利用できない4.2 （2）簡単にリンクを共有できない4.3 （3）すぐに起動できない4.4 （4）大量の情報を管理できない5 目的のスプレッドシートに即アクセスできるツール5.1 スプレッドシートとの併用に最適な情報管理ツール「ナレカン」6 ＜基本編＞Googleスプレッドシートの使い方6.1 使い方1｜シートを新規作成する6.2 使い方2｜表を作成する6.3 使い方3｜コメントを残す6.4 使い方4｜シートを共有/共同編集する6.5 使い方5｜関数を使う7 ＜スマホ編＞Googleスプレッドシートの使い方7.1 使い方1｜シートを新規作成する7.2 使い方2｜セルに文字を入力する7.3 使い方3｜シートを共有する8 ＜応用編＞作業の効率化に役立つGoogleスプレッドシートの使い方8.1 使い方1｜改行などのショートカットキーを使う8.2 使い方2｜GASを使う8.3 使い方3｜プルダウンリストを作成する8.4 使い方4｜Excelに変換して保存する8.5 使い方5｜変更履歴を確認する8.6 使い方6｜拡張機能を追加する8.7 使い方7｜シートやセルを保護する8.8 使い方8｜絶対参照と相対参照を使う8.9 使い方9｜データを参照する8.10 使い方10｜重複データを確認する9 無料版と有料版（Google Workspace）の違いとは9.1 （1）料金9.2 （2）セキュリティ9.3 （3）データ容量10 Googleスプレッドシートの口コミ・評判10.1 Googleスプレッドシートの良い口コミ・評判10.2 Googleスプレッドシートの改善点に関する口コミ・評判11 Googleスプレッドシートの使い方・料金・口コミまとめ Googleスプレッドシート（Spread Sheets）とは 以下では、Googleスプレッドシートの特徴や機能を解説します。類似するExcelとの違いを確認して、自社に合うツールかを見極めましょう。 「Googleスプレッドシート」と「Excel」の違い 引用：Googleスプレッドシートの公式サイト GoogleスプレッドシートがExcel（エクセル）と違う点は、同時編集が可能なことです。また、同時編集の権限を付与するメンバーを指定できるうえ、権限の有効期限も設定できます。 これに対し、Excelでは、クラウドにファイルをアップしない限り、同時編集はできません。ネットワーク経由で社内の共有フォルダから誰かが開いているファイルを編集しようとすると「読み取り専用」モードになってしまうのです。 したがって、Googleスプレッドシートは、複数人で作業を進めるのに適したツールだと言えます。 ・Googleスプレッドシートの公式サイトはこちら ・App Storeのダウンロードページはこちら ・Google Playのダウンロードページはこちら Googleスプレッドシートの機能 以下はGoogleスプレッドシートの7つの基本機能です。 ＜機能＞ ＜内容＞ 同時編集 複数人で同時に編集ができる コメント シート上でコミュニケーションができる Webブラウザでの閲覧・編集 アプリだけでなく、Webブラウザからも閲覧・編集ができる 自動保存 データが常に自動保存される Excelに対応 エクセルをGoogleドライブにアップロードすれば、スプレッドシートとして編集できる（なお、スプレットシートをExcelとしてダウンロードすることも可能） データの復元 過去のバージョンを簡単に復元できる CSVやPDFでの書き出し ファイルをCSVやPDF形式で書き出せる Googleスプレッドシートは、以上7つの機能のほかにもデータの管理・分析に役立つ機能を多く備えています。 Googleスプレッドシートのよくある質問 ここでは、スプレッドシートに関するよくある質問と回答をご紹介します。 質問1｜スプレッドシートとExcelの違いは？ スプレッドシートはブラウザを使う一方、Excelは基本的にソフト上で操作します。また、スプレッドシートはExcelに比べて同時編集しやすく「誰が、どこを変更したのか」がすぐに分かるのです。 質問2｜スプレッドシートとExcelはどっちが良い？ 結論、用途によって使い分けるのがおすすめです。 たとえば、Excelは文字やグラフの装飾のように、表計算以外の機能も豊富に搭載されています。そのため、「幅広い用途に使いたいときにはExcel、表計算のみの場合はスプレッドシート」などと使い分けましょう。 質問3｜スプレッドシートは何に使う？ スプレッドシートは、表計算や簡単な図表の作成に使います。また、ツール上での直接のやりとりはできないものの、リンクを作成すればシートの共有が可能です。 質問4｜スプシとは何の略か？ スプシとは、「Googleスプレッドシート」の略です。他にも、Google Spreadsheetsの頭文字を取った「GS」という略称もあります。 上記から、スプレッドシートは表計算に特化していることが分かります。一方、ファイルの共有等のコミュニケーションには別のツールが必要なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleスプレッドシートでできること7選 以下では、Googleスプレッドシートでできることを7つご紹介します。具体的な使い方を知る前に、どのようなシーンで利用できるのか確認しましょう。 （1）複数人で同時編集できる ネットワーク環境に接続していれば、複数人で同時編集ができます。 編集中のセルにメンバーの名前が表示されるので「誰が、どこを編集しているか」が一目で分かります。そのため、同じセルを重複して編集するミスを防げるのです。 （2）シート上でコメントが残せる Googleスプレッドシートはシート上でコメントを残すこともできます。使い方としては、任意のセルを右クリックして［コメント］をクリックし、内容を入力するだけです。 コメント機能を使えば、共同編集したときに「どの箇所をどのように編集したか」が分かりやすくなります。ただし、コメントの通知はメールに届くため、チャットのようなリアルタイムでのやりとりには適さない点に注意が必要です。 一方、社内情報を「記事」単位で残すことができ、記事単位で「コメント」が紐づく「ナレカン」では、リアルタイムでメッセージを受信できるので、スピーディーなやりとりが実現します。 （3）Webブラウザで閲覧・編集できる Googleスプレッドシートは「Google Chrome」や「Safari」などのWebブラウザから閲覧・編集できます。そのため、アプリのインストールなしでスムーズに使い始められるのです。 また、下図のように、スプレッドシートの共有URL（リンク）を発行すると、リンクを送信するだけで簡単にファイルを共有できます。 ただし、URLをチャットツールで共有すると他のメッセージに埋もれてしまい、必要なときにURLをすぐに見つけられない点に注意しましょう。 （4）データが自動保存される Googleスプレッドシート上のデータは、常に自動保存されます。そのため、「保存し忘れてデータが消えてしまった」という事態を回避できるのです。 また、過去に保存されたデータは、編集履歴として「いつ、誰が、どのような変更を加えたのか」まで記録されます。編集履歴をチェックするときは、画面上部の［時計マーク］から任意のバージョンを確認しましょう。 ただし、自動保存されるのはインターネットに接続している場合だけなので、接続環境に注意が必要です。 （5）Excelに対応している GoogleスプレッドシートとExcelは相互に変換できます。 たとえば、Excelをスプレッドシートに変換する場合、画面左上の［ファイル］＞［インポート］＞［アップロード］を選択して、任意のExcelファイルをドラッグ＆ドロップすれば完了です。 （6）データを復元できる Googleスプレッドシートには過去のバージョンが編集履歴として保存されており、簡単に復元ができます。 データを復元するときは、画面上部の［最終編集］または［ファイル］＞［変更履歴］から履歴一覧を表示しましょう。復元したいバージョンが見つかったら、画面左上の［この版を復元］をクリックします。 しかし、変更履歴の確認画面では「検索機能」が活用できないうえに、前後で情報の違いが分からないため、情報の復元に手間取る恐れがあります。一方、情報の”追加”・”削除”の差分を比較できる「ナレカン」であれば、情報の編集作業が捗ります。 （7）CSVやPDFに変換できる Googleスプレッドシートで作成したファイルは、CSVやPDF形式で書き出せます。 たとえば、PDF形式で書き出す場合、画面左上の［ファイル］＞［ダウンロード］から［PDF(.pdf)］を選択します。 このように、異なるファイル形式で書きだせるので、印刷やデータのインポートに役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜生成AI＞Google Geminとは 「Google Gemin」とは、Googleが開発した会話型の人工知能モデルのことです。テキスト、画像など、さまざまな情報を理解し、処理できるのが特徴です。 そして、Geminの仕組みをGoogleスプレッドシートに取り入れたものを「Gemini in Googleスプレッドシート」と言い、テキストによる指示で、表の作成やデータの分析、ドキュメントやメールの要約が可能です。 ただし、スプレッドシート内でGeminiを利用するには、Google Workspaceの有料プランへの加入が必要です。また、AIが作成する情報が必ずしも正確とは限らないため、最終的な確認は人間の目視でおこなうことが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleスプレッドシートでできないこと4選 ここでは、Googleスプレッドシートでできないこと4選をご紹介します。Googleスプレッドシートの利用を開始する前に必ず以下の項目を確認しましょう。 （1）オフラインで効果的に利用できない 1つ目は「オフラインで効果的に利用できない」点です。 Googleスプレッドシートは、オフラインでも編集・閲覧できます。しかし、オフラインアクセスを有効にするには、事前にオンライン上で「GoogleオフラインドキュメントのChrome拡張機能」をインストールし、有効にしなければなりません。 また、オフライン状態でGoogleスプレッドシートに加えた変更は、同時編集をしている他のメンバーの画面にリアルタイムでは反映されません。したがって、複数人での同時編集するためには、ネット環境が必須となるのです。 参考：オフライン時に Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドで作業する （2）簡単にリンクを共有できない 2つ目は「簡単にリンクを共有できない」点です。 Googleスプレッドシートを共有する場合、共有用のURLを任意のメンバーに送信する必要があります。しかし、URLの送信はメールやチャットといった外部ツールを介する手間がかかるのです。 また、メールやチャットは日々多くのメッセージが往来しているため、送信したURLが埋もれて見つけられない事態になりかねません。したがって、Googleスプレッドシートを共有するときは、情報を流さず管理できるツールでURLを共有する必要があります。 （3）すぐに起動できない 3つ目は「すぐに起動できない」点です。 Googleスプレッドシートにはテキストや数式といったさまざまな情報を残すことができます。しかし、データ容量が大きくなりすぎると読み込みに時間がかかり、起動や動作の遅れに繋がってしまうのです。 そのため、情報を分散して管理するようにしましょう。たとえば、数式等はスプレッドシート上に記載し、テキストベースの情報はスプレッドシートとともに「ナレカン」上で管理することで、データの軽量化と一元管理を両立できます。 （4）大量の情報を管理できない 4つ目は「大量の情報を管理できない」点です。 Googleスプレッドシートは、数値データの管理に優れています。しかし、Googleスプレッドシートには、10万行または1,000列を超えてはいけないという制約があるため、大量のデータを扱うことができないのです。 また、上記の上限に達する前からスプレッドシートのパフォーマンスが低下します。具体的には、同期時間が長くなる、動作が重くなるなどの問題が発生するため、大規模のデータ管理には向いていません。 参考：データサイズの制約 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目的のスプレッドシートに即アクセスできるツール 以下では、目的のGoogleスプレッドシートに即アクセスできるツールをご紹介します。 Googleスプレッドシートは、数値データの管理・共有に優れている一方、情報量の多いテキストデータや画像ファイルの共有には不向きです。そのため、スプレットシートだけでは情報を一元管理できず、結局は複数のツールを併用しなければなりません。 そこで、「あらゆる情報を一元管理できるナレッジ管理ツール」を活用すれば、“必要な情報が見つからないストレス”を解消できます。ただし、単純に情報が増えていくだけでは「本当に必要な情報はどれか」が不明になっていくので、常に最新の状態を維持できるかが重要です。 結論、社内に散在する情報の管理には、テキストや画像・ファイルを一元化でき、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンには、社内情報を自由にまとめられる「記事機能」があるうえ、AIとの会話形式で情報を探せる機能を備えています。また、生成AIを活用した「重複判定機能」「断捨離機能」により、常に必要な情報だけを残せるので、情報を要領よく整理できます。 スプレッドシートとの併用に最適な情報管理ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜基本編＞Googleスプレッドシートの使い方 ここでは、Googleスプレッドシートの登録方法や基本的な使用方法を解説します。操作方法はExcelとほとんど同じなので、はじめて操作するメンバーでも安心です。 使い方1｜シートを新規作成する 新規のスプレッドシートの作り方は以下の通りです。 ログインするとGoogleスプレッドシートのホーム画面に移行するので、下図のように［+］をクリックして新規のシートを作成します。 スプレッドシートにタイトルをつけるときは、画面左上の［無題のスプレッドシート」に入力しましょう。 使い方2｜表を作成する ここでは、Googleスプレッドシートで簡単な売上表を作成する方法を解説します。 はじめに、任意のセルをクリックして、商品名を入力します。 次に、「商品単価」「点数」「合計金額」の項目も用意して、商品単価と点数にそれぞれ数値（半角）を入力しましょう。そして、合計金額のセルに”=商品単価のセル*点数のセル”を入力すれば、自動で合計金額が計算されます。 すべての項目を埋めたら、表の全体を選択し、画面上部から任意の［枠線］をクリックすると売上表は完成です。 また、セルや文字の色を変更すると、視覚的に分かりやすい表にできます。下図のように、画面上部のアイコンから適宜変更しましょう。 使い方3｜コメントを残す Googleスプレッドシートでは、特定のセルにコメントを残せます。 コメントの残し方は、［コメントを挿入］を選択して文字を入力するだけです。 以上の操作で、誰がコメントを残したのか分かるほか、コメントへの返信もできます。そのため、シート内で情報共有をしたり、進捗を確かめたりするのに便利です。 使い方4｜シートを共有/共同編集する Googleスプレッドシートを共有するときは、画面右上の［共有］ をクリックします。 次に、スプレッドシートにアクセス可能な範囲を設定します。たとえば、「リンクを知っている全員」を選択すると、リンクを知っている人は誰でもアクセス可能になるのです。 範囲を設定したら、アクセス権限を設定します。権限は、以下の3つから選択できます。 【閲覧者】シートの閲覧のみできる 【閲覧者（コメント可）】シートの編集はできないが、コメントは残せる 【編集者】シートの編集ができる たとえば、メンバーと共同編集したい場合は、【編集者】を選択しましょう。 最後に、画面上部の欄にメールアドレスを入力するか、画面下部の［リンクをコピー］でURLをコピーしてメールやチャットで送信すれば、共有完了です。 使い方5｜関数を使う スプレッドシートの作成では、以下の関数を使うと便利です。 ＜関数＞ ＜効果＞ =SUM(開始のセル：終了のセル) 指定した範囲の数値を合計する関数です。 =AVERAGE(開始のセル：終了のセル) 指定した範囲の数値を平均する関数です。 =COUNT(開始のセル：終了のセル) 指定した範囲のセル数を算出する関数です。 =MAX(開始のセル：終了のセル) 指定した範囲で、最大の数値を弾き出す関数です。 =MIN(開始のセル：終了のセル) 指定した範囲で、最小の数値を弾き出す関数です。 上記の関数を活用して、効率よくシートを作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜スマホ編＞Googleスプレッドシートの使い方 以下では、スマホでGoogleスプレッドシートを利用する方法をご紹介します。スプレッドシートは、PCだけでなくスマホでも使えるので、外出時でも便利です。 使い方1｜シートを新規作成する Googleスプレッドシートアプリを起動すると、下図の画面が表示されます。画面右下の［＋］から［新しいスプレッドシート］ を選択しましょう。 シート名を入力すれば、Webブラウザ版と同様に使用できます。 使い方2｜セルに文字を入力する 編集したいシートを開き、文字を入力したいセルを選択します。そして、画面下の［テキストか数式を入力］か、画面右下の［鉛筆のアイコン］をタップして、文字を入力しましょう。 文字を入力したら、入力欄の右にある［✔︎］をタップすると完了です。 すでに文字が入力されたセルを編集するには、セルをダブルタップするか、もしくはセルを選択して画面右下の［鉛筆のアイコン］をタップすると入力できます。 セル内で文字を折り返すには、セルを選択して画面上部の［A_］をタップします。そして、［セル］タブをタップし［テキストを折り返す］をチェックしましょう。 使い方3｜シートを共有する スマホから共有する場合は、共有したいファイルを開き、画面右上の [・・・] から［共有とエクスポート］を選択します。 メニューバーから［アクセス管理］をクリックして、権限を設定しましょう。 最後に、メニューバーから［共有］をクリックしてメールアドレスを入力、または、［リンクをコピー］をクリックしてURLを送信すれば、共有完了です。 ▼ メールアドレスで共有する場合 ▼ URLをコピーして共有する場合 ただし、メールやチャットで共有すると、他のメッセージに埋もれてしまい伝達漏れにつながります。そこで、「ナレカン」のような、スマホからでもストレスなく使える情報共有ツールで共有すれば、手元で簡単にリンクを見つけられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜応用編＞作業の効率化に役立つGoogleスプレッドシートの使い方 ここでは、Googleスプレッドシートの応用的な使い方を8つ解説します。以下の使い方を押さえれば、業務をよりスムーズに進められるようになります。 使い方1｜改行などのショートカットキーを使う Googleスプレッドシートの作業を効率化するには、ショートカットキーを使うと便利です。 ショートカット（Windows） ショートカット（Mac） 効果 Ctrl+Enter ⌘+enter セル内で改行する Ctrl+Home ⌘+fn+← シートの先頭に移動する Ctrl+End ⌘+fn+→ シートの末尾に移動する Alt+↓ option+↓ / option+→ 次のシートに移動する Alt+↑ option+↑ / option+← 前のシートに移動する Ctrl+Alt+Shift+H ⌘+option+shift+H 変更履歴を開く shift+F2 shift+F2 メモを作成・編集する Ctrl+Alt+9 ⌘+option+9 行を非表示する Ctrl+Shift+9 ⌘+shift+9 行を再表示する Ctrl+Alt+0 ⌘+option+0 列を非表示する Ctrl+Shift+0 ⌘+shift+0 列を再表示する Ctrl+~ Ctrl+~ すべての数式を表示する 参照：Google ドキュメント エディタ ヘルプ｜Google スプレッドシートのキーボード ショートカット 上記のショートカットキーを覚えるのは大変ですが、業務効率を高めるために少しずつマスターしましょう。 使い方2｜GASを使う GASとは「Google Apps Script」の略で、Googleが提供している、アプリを開発するサービスを指します。Googleアカウントがあれば、誰でも無料で使えます。 GoogleスプレッドシートとGASを連携すると、以下のような使い方が可能です。 Webサイトから情報を収集してスプレッドシートに記録する Gmailの内容をスプレッドシートに自動転記する スプレッドシートの内容を元にGmailから自動メールを送信する スプレッドシートに登録したデータを会計システムに送信する GASの使い方は以下の通りです。 はじめに、 [ 拡張機能 ] タブを開き [ Apps Script ] を選択します。 GASが開くのでコードを入力しましょう。 [ 実行 ] をクリックすれば、コードが実行されます。 使い方3｜プルダウンリストを作成する プルダウンリストを作成すると、入力する内容をリストから選べるようになります。 はじめに、 [ 挿入 ] タブを開き [ プルダウン ] を選択しましょう。 次に、画面右の「データの入力規則」で、リストを作成したいセルの範囲とリストの項目を設定します。 設定後、右下の [ 完了 ] をクリックすると、プルダウンリストが作成されます。 使い方4｜Excelに変換して保存する スプレッドシートをExcelに変換するには、画面左上の［ファイル］＞［ダウンロード］＞［Microsoft Excel（.xlsx）］ をクリックします。 この操作で、スプレッドシートで編集した内容をExcelとして保存できます。 使い方5｜変更履歴を確認する 変更履歴を確認するには、下図のように、画面上部の［時計のマーク］ をクリックします。 クリックすると、画面右側に履歴が表示されます。 使い方6｜拡張機能を追加する Googleスプレッドシートには、機能を拡張する「アドオン」があります。 利用方法としては、画面上部の［拡張機能］＞［アドオン］＞［アドオンを取得］ を選択して、任意のアドオンをインストールすれば完了です。 アドオンを活用すれば、ガントチャートのテンプレートを自動追加したり、Google Analytics（Webサイトへのアクセス解析ツール）の分析結果を自動でスプレッドシートに貼り付けたりできるのです。 使い方7｜シートやセルを保護する シートやセルを保護すると、保護した箇所を他のユーザーが変更できないようにでき、誤編集を防げます。 シートを保護するには、 [ データ ] タブを開き、 [ シートと範囲を保護 ] を選択しましょう。 画面右の「保護されているシートと範囲」から、保護したいセルを選択します。また、シート全体を保護する場合は [ シート ] をクリックして、該当のシートを選択しましょう。 ▼ 特定の範囲を保護する場合 ▼ シート全体を保護する場合 保護したい範囲を入力したら、設定画面右下の [ 権限を設定 ] をクリックし、最後に編集権限を設定したら完了です。 使い方8｜絶対参照と相対参照を使う Googleスプレッドシートで関数を利用するときは「絶対参照」と「相対参照」を使い分けると便利です。具体的には、以下の「商品単体における合計金額の割合を求める例」で解説します。 下図のように関数を入力して、ほかのセルにも反映しようとするとエラーで計算ができません。原因は、適宜範囲が変わる「相対参照」をしているためであり、参照するセル（以下では1500のセル）がずれてしまうのです。 そこで、上図のようなエラーを解決するのが「絶対参照」です。 絶対参照を設定するには、常に範囲に含めておきたいセルへ［$］を付ければ完了します。その結果、ほかのセルに関数を反映してもエラーが出なくなるのです。 使い方9｜データを参照する Googleスプレッドシートの機能に「データの参照」があります。具体的には、参照場所のセルに以下の数式を入力します。 =’シート名’!セルの場所 上記の数式により、シート間を移動して手動でコピー＆ペーストする手間が省けます。下図は、シート2のA1セルに「サンプル」の文字が入った状態で、シート1でセルを反映している例です。 使い方10｜重複データを確認する Googleスプレッドシートでは、重複したデータを確認することができます。 利用方法としては、対象のセルを選択した後、［表示形式］＞［条件付き書式］＞［セルの書式設定の条件］＞［カスタム数式］を選択して、A列のセルについて調べる場合は、［=COUNTIF(A:A,A:A)>1］と入力すれば、完了です。 上記の手順を実行することで、重複しているセルに色を付けて確認することができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料版と有料版（Google Workspace）の違いとは Googleスプレッドシートは無料でも利用できますが、有料版のGoogle Workspaceを利用することで使い方が広がります。プランによって異なる特徴や機能があるので、以下では無料版と有料版の違いを解説します。 （1）料金 Googleスプレッドシートは、無料版でも利用できます。一方、有料版（Google Workspace）では、データを可視化し分析情報を取り入れられる「Gemini(AI)」を利用できるので、より業務効率化を図りたい場合におすすめです。 プラン名 利用料金 Business Starter 950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard 1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus 3,000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise 4,760円/ユーザー/月（月払い） 参照：Google Workspaceの料金プラン ただし、上記の機能を利用できるのは、Business Standardプラン以上になるので注意しましょう。 （2）セキュリティ Googleスプレッドシートの無料版には、高度なセキュリティ機能がありません。 一方、有料プランではアカウントに「2段階認証」など制限をかけるなどして、セキュリティレベルを高められます。また、サポート体制も充実しているのです。 そのため、顧客情報や研究結果などの機密データを取り扱う場合は、有料プランへの加入が必要だと言えます。 （3）データ容量 各プランのデータ容量は以下の通りです。 プラン名 データ容量（1ユーザーあたり） 無料プラン 15GB Business Starter 30GB Business Standard 2TB Business Plus 5TB Enterprise 5TB（必要に応じて拡張可能） 上記に加えて、Web会議ツール「Google Meet」の同時利用人数も、無料版は100人までなのに対し、有料版ではプランごとに違いがあるものの「最大1,000人まで」となっています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleスプレッドシートの口コミ・評判 ここでは、Googleスプレッドシートの口コミ・評判をご紹介します。実際のユーザーの声をもとに、具体的な利用イメージを掴みましょう。 ※こちらで紹介する口コミ・評判は、すべてITreviewより引用しています。 Googleスプレッドシートの良い口コミ・評判 Googleスプレッドシートの良い口コミ・評判は以下の通りです。ユーザーからは、「複数人で同時編集ができる」「編集に履歴が残り便利」といった声が挙がっています。 非公開ユーザー、投稿日：2025年08月01日 ・複数人で同時編集できるため、進行中の作業でもリアルタイムで反映される。 ・自動保存機能があるので、データ消失のリスクがほぼゼロ。 ・コメントや提案モードでのやりとりがスムーズで、校正・レビューに強い。 ・関数やフィルター、条件付き書式など、表計算としての機能も充実。 非公開ユーザー、投稿日：2025年07月24日 ・関数やフィルタ、条件付き書式、さらにはGoogle Apps Scriptまで使えるので、アイデア次第で業務の自動化も可能。 ・Excelと違いバージョン管理も不要で、履歴が残るのでいつ誰がどこを修正したか追える点も安心。 非公開ユーザー、投稿日：2025年07月21日 ・Excel資料の共有、編集が複数人で同時行える。 ・リモート会議ツールを使って画面投影をしなくても、複数人での作業がリアルタイムで行えるのでとても便利。 Googleスプレッドシートの改善点に関する口コミ・評判 次に、Googleスプレッドシートの改善点に関する口コミ・評判をご紹介します。ユーザーからは「Excelとの互換性が完全ではない」「機能が限定的である」といった声が挙がっています。 非公開ユーザー、投稿日：2025年08月01日 ・Excelと完全に互換というわけではないので、複雑なマクロや関数は再調整が必要。 ・シートが増えてくると、見通しが悪くなり整理が手間に感じる。 ・グラフやチャートのカスタマイズ性がやや限定的。 ・アクセス権限の管理を誤ると、意図せず外部に公開されてしまう可能性がある。 非公開ユーザー、投稿日：2025年07月18日 ・シート数や関数が増えると動作が重くなる点が気になる。 ・複雑な処理を多用する業務（シフト自動作成やマスタ連携など）では、スピードの遅さやエラーが出る。 非公開ユーザー、投稿日：2025年07月02日 ・エクセルに変換した際には型崩れが起きやすいため、クライアントにexcelを指定された場合手直しが必要になるのが煩わしい。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleスプレッドシートの使い方・料金・口コミまとめ ここまで、Googleスプレッドシートの特徴や使い方から、料金プランごとの違いまでを中心に解説しました。 Googleスプレッドシートは数値データの管理に優れていますが、テキストデータや画像ファイルの共有には不向きです。また、Googleスプレッドシートは情報が一方的に増え続けてしまうため、古い情報や重複した情報を自動検知してくれるツールがあると便利です。 そこで、「データを一か所で管理できて、欲しい情報に即アクセスできるツール」を使いましょう。目的のリンクがすぐに見つかり、シートの共有がスムーズになります。 結論、Googleスプレッドシートとの併用には、あらゆるデータを蓄積でき、添付ファイルの中身まで検索できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、Googleスプレッドシートの悩みを解消し、社内の情報管理を最適化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選 Googleスプレッドシートの簡単な共有方法とは？トラブルの対処法も解説

近年、AI技術の発展によって企業でもAI技術を取り入れたシステムやツールの活用が広がっています。AIにはさまざまな種類があり、多様な業務をこなします。 たとえば、「強いAIと弱いAI」という言葉を耳にしたことがあるかもしれません。しかし、「強いAIと弱いAIが具体的に何か分からない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、強いAIと弱いAIの定義や具体例を中心に紹介します。 強いAIと弱いAIの定義や特徴を理解したい 強いAIや弱いAIが活用されているシステムを具体的に知りたい AIの分類を把握して自社に最適なツールを導入したい という担当者の方はこの記事を参考にすると、強いAIや弱いAIについての理解だけでなく、自社の業務効率化に役立つツールまで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 AIの分類1.1 「強いAI」と「弱いAI」とは1.2 「汎用型AI」と「特化型AI」とは2 【2045年問題】強いAIとシンギュラリティ3 弱いAIが活用されている具体例6選4 弱いAIが活用されているITツール4.1 AIによる検索機能が備わった情報共有ツール「ナレカン」4.2 ナレカンで社内資料を共有・検索した例5 強いAIと弱いAIの定義や具体例まとめ AIの分類 以下では、AIの分類についてわかりやすく解説します。AIの種類について理解した上で、AIが活用されたツールを導入しましょう。 「強いAI」と「弱いAI」とは 強いAIと弱いAIの違いは、人間と同じ心や意識を持つか否かです。 強いAIとは、総合的な判断や意識を持ち、柔軟な思考によって自律的に問題を解決できるAIを指します。現時点では実用化されていませんが、フィクションで登場する「ドラえもん」が強いAIに相当します。 一方、弱いAIとは、人間のような柔軟な思考力と判断力を持たず、あるルールに従って機械的に問題を解決するAIです。たとえば、画像生成やChatGPTといった技術に活用されています。 つまり、強いAIは現時点ではフィクションであり、企業で業務の自動化に利用されているのはすべて弱いAIに分類されます。 「汎用型AI」と「特化型AI」とは 汎用型AIと特化型AIの違いは、複数の種類のタスクに対応できるか否かです。 汎用型AIとは、知性をもって、さまざまなタスクに柔軟に対応できるAIを指します。現時点では、実用化されていませんが、汎用型AIが一般化すると、多くの仕事がAIに取って代わられるとされています。 特化型AIとは、特定のタスクを処理するのに適したAIです。たとえば、”データ分析による市場予測”や”ユーザーとの自然な対話””テキストの自動生成”といった専門分野に特化している点が特徴です。 汎用型AIの研究も進んでいますが、現時点で実用化しているAIはすべて特化型AIです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【2045年問題】強いAIとシンギュラリティ 人間と同じような知性を持ったふるまいをする「強いAI」はまだ実現していません。しかし、2045年には、AIの能力が人間の能力を超える「シンギュラリティ」が到来すると言われています。 そして、シンギュラリティの到来により生じる予測不可能な影響を、2045年問題と言います。たとえば、一部の仕事がAIに代替されて特定の職業が消滅するなどの雇用の変化が挙げられます。 2045年問題に備え、AIの正しい知識を身につけたり、AIが苦手とするコミュニケーション力を上げたりすることが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 弱いAIが活用されている具体例6選 ここでは、弱いAIが活用されている具体例についてご紹介します。 囲碁や将棋のAI 囲碁や将棋に特化したAIは、世界的プレイヤーに次々と勝利してAI技術の進歩を証明しました。 自動運転技術 AIセンサーが歩行者や障害物を認識して安全な自動車走行をサポートする技術です。 Siriなどの音声認識技術 AIを活用した音声認識技術は、人の話し言葉を認識する自然言語処理によって音声でアプリの起動や処理の実行ができます。 画像や文章の生成AI技術 生成して欲しい文字を打ち込むだけで、画像が生成できたり、文字やファイル情報を要約したりするAI技術です。 チャット形式での検索技術 自然言語の処理能力が高く、チャット形式で検索がかけられます。検索スキルに依存せず、情報に簡単にアクセスできます。 このように、弱いAIはさまざまな分野で活用されています。生活だけでなくビジネスにおいても、業務効率化に役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 弱いAIが活用されているITツール 以下では、弱いAIが活用されているITツールを紹介します。 強いAIは実現するか不明ですが、弱いAIは企業で幅広く活用されており、業務を効率化しています。とくに、社内で「情報が簡単に見つからない」という課題を抱えている場合は、口語形式での検索ができるAIが搭載された検索ツールが役立ちます。 また、社内資料をファイルやテキストデータ、画像などさまざまな形式で管理している場合、すべてを横断検索して必要な情報を提示してくれる高精度の検索機能が求められます。そのため、添付ファイル内検索や画像内検索にも対応しているツールを導入しましょう。 結論、社内の業務効率化に適しているのは、AIによる高精度の検索機能で必要な資料に迅速にアクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に添付した資料は、AIによる「自然言語検索」によってチャット形式で検索可能です。さらに、資料の内容は「ファイル要約機能」によってAIが自動で記事に書き起こすのでファイルを開かずに中身を把握できます。 AIによる検索機能が備わった情報共有ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンで社内資料を共有・検索した例 ここでは、ナレカンで社内資料を共有・検索した例をご説明します。 自動要約による資料作成の簡略化 ナレカンの「ファイル要約機能」を活用することで、ファイル内容を文字で残せます。そのため、ファイルの内容を都度開いて確認する手間を省けます。 検索性の向上 ナレカンの「自然言語検索機能」を活用することで、検索スキルに依存せず、誰もが目的の情報に簡単にアクセスできます。 このように、ナレカンには弱いAIを活用した機能が備わっており、より業務を効率化するのに役立つのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 強いAIと弱いAIの定義や具体例まとめ ここまで、強いAIと弱いAIの定義や具体例をご紹介しました。 強いAIは人間のような知性を備えたAIで、実現するかは不明です。一方、弱いAIは、自然言語での検索に活用されており、情報の検索性向上に役立っています。 そのため、目的の社内情報に簡単にアクセスできないという課題を抱えている場合は、自然言語で検索をかけられるAIが搭載されたツールを導入しましょう。また、ファイルの要約機能が備わったツールであれば、ファイルの中身を開いて確認する手間を省けます。 結論、自社が導入するべきツールは高精度の検索機能で必要な資料に迅速にアクセスできるうえ、ファイル資料の内容をAIが自動でまとめてくれる「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、自社の業務効率化を実現させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 自然言語処理とは？4つのステップや活用事例をわかりやすく解説

表計算ツールの「Googleスプレッドシート」には共有機能があります。メールやリンクで共有すれば、ほかのメンバーと共同編集できるようになり、作業効率が上がるのです。 しかし、「Googleスプレッドシートの共有方法が分からない」「もっと簡単に情報を共有できる仕組みをつくりたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Googleスプレッドシートの簡単な共有方法やトラブルの解消法を中心にご紹介します。 Googleスプレッドシートの共有がスムーズにできない Googleスプレッドシートで不具合が生じたときの対処法を知りたい Googleスプレッドシートの弱点をカバーできるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Googleスプレッドシートの共有方法が分かるほか、共有時に起こりがちなトラブルにも対処できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Googleスプレッドシートの概要と使い方2 【画像付き】PCでGoogleスプレッドシートを共有する方法2.1 （1）メールで共有する2.2 （2）リンク化してLINEで共有する2.3 （3）共有を解除する3 【画像付き】スマホでGoogleスプレッドシートを共有する方法3.1 （1）メールで共有する3.2 （2）リンク化してLINEで共有する3.3 （3）共有を解除する4 【必見】最も簡単にスプレッドシートを共有する方法4.1 社内情報をワンクリックで共有し適切に管理できるツール「ナレカン」5 Googleスプレッドシートでよくある3つのトラブルと対処法5.1 トラブル1｜共有されたシートを編集できない5.2 トラブル2｜シートを共有できない5.3 トラブル3｜共有されたファイルが見つからない6 Googleスプレッドシートでよくある質問6.1 Q1.スプレッドシートは無料で共有できますか？6.2 Q2.アカウントが無い人でも見れるようにするには？6.3 Q3.Excelファイルをスプレッドシートで編集するには？7 Googleスプレッドシートの共有方法まとめ Googleスプレッドシートの概要と使い方 Googleスプレッドシートとは、Googleが提供する表計算ソフトです。Googleアカウントがあれば誰でも無料で利用でき、以下の使い方が可能です。 複数人で同時に編集 表計算ソフトを利用する場合、逐一メールにファイルを添付して送信し合いながら編集するのが通例ですが、スプレッドシートは複数人で同時編集が可能です。そのため、ファイルが分散するのも防ぎつつ、効率的に業務を進められます。 ファイルのアップロード 新規でシートを作成できるだけでなく、既存データも取り込めます。たとえば、Excelなど別のソフトウェアで編集したデータをアップロードすると、その内容がスプレッドシート上に反映されます。 ここで説明したGoogleスプレッドシートの使い方は、ほんの一例に過ぎません。社内の業務状況に合わせ、有効に活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【画像付き】PCでGoogleスプレッドシートを共有する方法 ここでは、PCでGoogleスプレッドシートの共有方法を解説します。以下を参考に、メールやLINEで手間なく各シートを共有しましょう。 （1）メールで共有する 以下は、メールでGoogleスプレッドシートを共有する手順です。 はじめに、共有したいファイルを開き、画面右上の［共有］をクリックします。 ［ユーザー、グループ、カレンダーの予定を追加］の項目に、共有したいメンバーのメールアドレスを入力します。プルダウンメニューに候補が表示されたら、該当のアドレスをクリックします。 「編集者・閲覧者（コメント可）・閲覧者」の3つから、当該メンバーの権限を選びます。共同編集したいときは［編集者］を、意図せず編集されることを防ぎたいときは［閲覧者］を選びましょう。 伝えることがあればメッセージ欄に載せましょう。なお、［通知］のチェックを外すと当該メンバーにはメールが届かなくなります。 ［送信］をクリックすれば、共有完了です。 以上の手順で、スプレッドシートをメールで共有できます。ただし、都度、権限設定をしなければならず、工数がかかる点に注意しましょう。 （2）リンク化してLINEで共有する LINEなどのチャットツールでスプレッドシートを共有したい場合は、以下のようにリンクを使って共有しましょう。 共有したいファイルを開き、画面右上の［共有］をクリックします。 ［制限付き］をクリックして、プルダウンメニューを開きます。 プルダウンメニューにある［リンクを知っている全員］を選択します。このステップを踏まないと、リンクを共有してもほかのメンバーがスプレッドシートを閲覧できないので注意しましょう。 ［閲覧者］をクリックして、プルダウンメニューを開きます。 「編集者・閲覧者（コメント可）・閲覧者」から権限を選びます。デフォルトは「閲覧者」になっているので、編集権限を与えたいときは必ず変更しましょう。 ［リンクをコピー］をクリックして、共有リンクを取得します。本リンクをチャットなどで送信すれば、ほかのメンバーがスプレッドシートにアクセスできるようになります。 ただし、LINEなどのチャットでリンクを共有すると、他のメッセージで流れてしまい、確認漏れが起こりやすいです。したがって、スプレッドシートは、情報が流れずに蓄積される「ナレカン」のような情報管理ツールで共有しましょう。 （3）共有を解除する 一度共有したスプレッドシートでも、アクセス権限を設定すれば共有を解除できます。Googleスプレッドシートの共有の解除方法は「メール共有」と「リンク共有」で異なり、それぞれ以下の手順の通りです。 ＜メールで共有したとき＞ 画面右上の［共有］をクリックします。 「共有を解除したいユーザー」の右側に表示されているプルダウンメニューを開きます。 プルダウンメニューの一番下にある［アクセス権を解除］をクリックします。 最後に［保存］をクリックします。この手順を踏まないと、変更が反映されないので注意しましょう。 ＜リンクで共有したとき＞ 画面右上の［共有］をクリックします。 ［リンクを知っている全員］＞［制限付き］をクリックします。 右下の［保存］をクリックして、変更を反映します。 Googleスプレッドシートでは、上記の手順を踏まないとリンク共有を解除できないので注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【画像付き】スマホでGoogleスプレッドシートを共有する方法 ここでは、スマホでGoogleスプレッドシートを共有する方法を解説します。PC版と操作が異なるので、以下を参考にしてスマホでもスムーズに共有できるようにしましょう。 （1）メールで共有する はじめに、共有したいファイルを開き、画面右上の [・・・] アイコンをクリックし、 [共有とエクスポート] を選択します。 メニューバーから [共有] をクリックし、 [ユーザーまたはグループを追加] に共有先のメールアドレスを入力しましょう。 共有先を入力したら、アクセス権限を設定します。 何か伝言があれば [メッセージを追加] に書き込み、右下の [送信アイコン] をクリックすれば共有完了です。 以上の操作で、スマホからメール経由でGoogleスプレッドシートを共有できます。 （2）リンク化してLINEで共有する 共有したいファイルを開き、画面右上の [・・・] アイコンをクリックして、 [共有とエクスポート] を選択します。 メニューバーから [アクセス管理] をクリックし、［一般的なアクセス］＞ [リンクを知っている全員] を選択しましょう。 「共有とエクスポート」の画面に戻り、 [リンクをコピー] をクリックしてLINEやチャットで送信すれば共有完了です。 以上の操作で、スマホからGoogleスプレッドシートのURLを共有できます。ただし、そもそもスマホではスプレッドシートを閲覧しづらいため「必要な情報をすぐに見つけられない」という根本的な部分に、課題を感じている方は少なくありません。 そこで、スマホからでもストレスなく情報を書き込めて、閲覧できる「ナレカン」のようなナレッジ（情報）管理ツールを利用するのもおすすめです。 （3）共有を解除する スマホのGoogleスプレッドシートの共有の解除方法も、「メール共有」と「リンク共有」で異なります。それぞれの手順は以下の通りです。 ＜メールで共有したとき＞ 画面右上の［・・・］から［共有とエクスポート］を開きます。 メニューバー上の［共有］を開き、［アクセス管理］をクリックしましょう。 共有を解除したいユーザーのプルダウンメニューを開き、［削除］をクリックしましょう。 このように、アクセス権があるユーザーから削除すれば、共有は解除されます。 ＜リンクで共有したとき＞ 画面右上の［・・・］から［共有とエクスポート］を開きます。 メニューバーから［アクセス管理］を開き、［一般的なアクセス］をクリックしましょう。 ［制限付き］をクリックすれば、共有の解除は完了です。 このように、アクセスを制限付きにすることで、共有は解除されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】最も簡単にスプレッドシートを共有する方法 以下では、スプレッドシートを社内で簡単に共有できるツールをご紹介します。 スプレッドシートは関数や数値の管理に特化しており、さらに社内メンバーと共同編集できる点が便利です。しかし、なかには「共有するのに手間がかかる」「共有しても、リンクが流れてしまう」などのストレスがあります。 また、共有するファイルの数が増えると、どのファイルに何の情報が書かれているのかが一目でわからず、欲しい情報に即アクセスできません。そのため、常に中身を可視化した状態で保管できて、超高精度の検索機能を備えたツールを使いましょう。 結論、社内のあらゆる情報を共有するには、あらゆる情報を一元管理でき、必要な情報へすぐにたどり着けるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」にテキストや画像、スプレッドシートを添付するだけで、社内情報を見える化でき、任意のメンバーはそのまま閲覧できるため共有の手間を省けます。また、「ファイル内検索」により、ファイルを開かずに該当の情報をすぐに見つけ出せます。 社内情報をワンクリックで共有し適切に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleスプレッドシートでよくある3つのトラブルと対処法 ここでは、Googleスプレッドシートで起こりがちな3つのトラブルと対処法をご紹介します。以下を参考に、Googleスプレッドシート共有時のストレスを解消しましょう。 トラブル1｜共有されたシートを編集できない Googleスプレッドシートで起こりがちな問題のひとつに「共有されたシートを編集できないこと」があります。 リンクで共有するケースでは、共有相手の権限はデフォルトで「閲覧者」になっています。そのため、権限を変更しないまま共有すると、所有者以外はシートを編集できず、混乱が生まれてしまうのです。 したがって、シートを共同編集したいときは、下の画像のようにアクセス権限を必ず「編集者」に変更しましょう。 トラブル2｜シートを共有できない Googleスプレッドシートを共有できない場合、ブラウザに問題がある場合があります。 ブラウザに問題があるかチェックするときは、Chromeからシークレットモードでログインできるか確認しましょう。ブラウザの画面右上の [︙] アイコンから [新しいシークレットウインドウ] を開くか、 [Ctrl+Shift+n] のショートカットキーを使います。 シークレットモードでログインできれば、ブラウザに原因がある可能性が高いです。別のブラウザで試したり、拡張機能を一時停止したりしましょう。 トラブル3｜共有されたファイルが見つからない Googleスプレッドシートの共有でありがちなトラブルに「共有されたファイルが見つからない」事態も挙げられます。 GoogleスプレッドシートをメールやLINEで共有する場合、他の話題で流れてしまい、共有されたファイルが見つからないトラブルにつながります。また、ファイル管理が煩雑になりやすく、目的のスプレッドシートの保管場所が分からなくなるのです。 上記のようなトラブルを避けるためにも、Googleスプレッドシートの共有には「ナレカン」のような「情報を散在させずに一元化し、高精度で検索できるツール」を使いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleスプレッドシートでよくある質問 ここでは、Googleスプレッドシートの共有でよくある質問を3つご紹介します。以下を参考に、Googleスプレッドシートの使い方をマスターしましょう。 Q1.スプレッドシートは無料で共有できますか？ スプレッドシートは無料で共有できます。 また、Gmailアドレスだけでなく、リンクからも共有できるので、共有相手はGoogleアカウントを持っていなくてもファイルを無料で閲覧可能です。このように、スプレッドシートはほかのツールと比べてコストをかけずに情報共有できる点が便利です。 Q2.アカウントが無い人でも見れるようにするには？ スプレッドシートをアカウントが無い人でも見れるようにする場合、以下の設定が必要です。 シート右上の「共有」をクリックします。 「一般的なアクセス」を「リンクを知っている全員」に変更します。 「リンクをコピー」からURLをコピーし、該当メンバーに共有しましょう。 この手順を踏まなければ「アクセス権が必要です」と表示され、編集者以外は閲覧できません。 Q3.Excelファイルをスプレッドシートで編集するには？ Googleスプレッドシートを活用すると、Excelファイルをそのまま編集できます。手順は以下の通りです。 GoogleドライブにExcelファイルを保存し、Googleドライブの画面から開きたいExcelファイルをダブルクリックします。 Excelファイルを開ければ、そのままスプレッドシート上で編集できます。 以上の手順で、Excelファイルをスプレッドシート上で編集しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Googleスプレッドシートの共有方法まとめ これまで、Googleスプレッドシートの共有方法やトラブルへの対処法を中心にご紹介しました。 Googleスプレッドシートは簡単に共有できるうえ、共同編集も可能です。しかし、スプレッドシートは、数値の管理に特化したツールなので、テキスト情報の管理には向いていません。 加えて、ファイルの内容を一目で把握できないので、ファイル数が増加すれば必要な情報にすぐたどり着けなくなります。そのため、わずかな操作でファイルの内容を把握できて、高性能の検索機能を備えたツールを導入しましょう。 結論、スプレッドシートを手間なく共有するには、あらゆる社内情報を一元管理し、超高精度検索で求める情報がすぐに見つかるツール「ナレカン」が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、スプレッドシートのスムーズな共有を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【初心者必見】Googleスプレッドシートとは？使い方やExcelとの違いも解説

近年、働き方改革の影響により、AIを利用して仕事の能率を上げたいと考える企業が増えています。AIの導入にあたり、AIを直接端末機器に搭載するか、クラウド上で扱うかという問題もでてきます。 一方で「そもそもクラウドAIが何かわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、クラウドAIのメリットやデメリット、エッジAIとの違いを中心にご紹介します。 クラウドAIと何か、エッジAIと比較して説明してほしい クラウドAIのメリットやデメリットを見て導入を検討したい 社内情報の管理に使えるクラウドAIが搭載されたツールを知りたい という方はこの記事を参考にすると、クラウドAIの概要だけでなく、クラウドAIが搭載された自社に最適なツールまでわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 クラウドAIとは1.1 「クラウドAI」と「エッジAI」の違い1.2 クラウドAIの活用例2 クラウドAI活用のメリット2.1 （1）大規模で高度な処理にも対応できる2.2 （2）コスト面の負担が少ない2.3 （3）クラウド上の既存データを利用できる3 クラウドAI活用のデメリット3.1 （1）クラウドと端末間でタイムラグが生じる3.2 （2）エッジAIに比べて安全性が低い4 【比較】クラウドAIサービス3選5 【必見】クラウドAIを利用して顧客情報や業務マニュアルを管理する方法5.1 大企業が導入可能な厳格なセキュリティ基準で保護されているアプリ「ナレカン」6 クラウドAIの概要やメリット、デメリットまとめ クラウドAIとは ここでは、「クラウドAI」の意味やクラウドAIの活用例をご紹介します。クラウドAIの導入を検討する前に意味を正確に押さえましょう。 「クラウドAI」と「エッジAI」の違い クラウドAIとエッジAIの違いは、AIがデータを分析する場所です。 クラウドAIは、クラウド上でデータの学習から分析まで完結するAI処理のことです。一方で、エッジAIでは、それぞれの端末機器（エッジデバイス）で集められたデータを分析し、分析したデータを一部クラウド上に保存することがあります。 また、クラウドAIはエッジAIと異なり、クラウド上の膨大なデータを利用できるため処理能力の面では優れています。しかし、クラウドへの通信コストやリアルタイム性が重視される場合ではエッジAIの方が適しています。 以上のように、クラウドAIとエッジAIはデータを処理する場所で違っており、それぞれメリットとデメリットがあります。そのため、両方を組み合わせて利用されることも多いです。 クラウドAIの活用例 以下は、クラウドAIの3つの活用例です。 不良品の検知 製造業の現場で、AIに商品の正しい形や色を学習させることで、不良品や異物混入に素早く気づくことができます。そのため、集中力の低下によって見落としが生じてしまいやすい人間の目視での判断よりもスピードと正確性ともに信頼できます。 農作物の栽培管理 クラウドAIに農作物の栽培に適している温度や湿度、日照条件などを学習させることで、農作物に最適な条件を導き出すことが可能です。結果として、農業の知識を持たない人でも農作物の栽培ができるようになり人手不足解消にもつながります。 広告の最適化 ユーザーの閲覧履歴や行動をクラウドAIが学習して分析することで、ユーザーに最適化された広告を表示できます。ターゲット層を絞った広告の表示により、広告の効果が最大限発揮されます。 このように、クラウドAIは日常のさまざまな分野に取り入れられています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドAI活用のメリット 以下では、クラウドAIを活用するメリットをご紹介します。メリットを把握して、自社のニーズに合っているか確認しましょう。 （1）大規模で高度な処理にも対応できる 1つ目のメリットは、大規模で高度な処理にも対応できることです。 クラウドAIは、インターネット上にある大容量のサーバーにデータを蓄積し分析するため、大規模で高度な情報の処理にも対応することができます。一方で、端末内に搭載されたAIだとサーバーの容量も小さく、情報量の大きい複雑なデータの分析が困難です。 以上のように、高度な処理能力が必要な作業ではクラウドAIが適していると言えます。 （2）コスト面の負担が少ない 2つ目のメリットは、コスト面の負担が少ないことです。 クラウドAIは、自社サーバーや端末を必要とせず、クラウド上だけでデータの学習から分析まで実行できます。そのため、高性能なサーバーや端末を購入する費用や保守費用などのコストがほとんどかかりません。 このように、コスト面でのハードルの低さはクラウドAIの特徴です。 （3）クラウド上の既存データを利用できる 3つ目のメリットは、クラウド上の既存データを利用できることです。 クラウド上には、すでに情報の学習が済んでいるAIが多く存在します。そのため、新しくAIを使用する場合であっても、一からデータを準備して学習するといった労力を割く必要がありません。 したがって、クラウドAIの導入から運用まで比較的短期間で実施できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドAI活用のデメリット ここでは、クラウドAIを活用するデメリットをご紹介します。以下のデメリットがあることも踏まえた上で、クラウドAIを導入するかの決断を下すことが大切です。 （1）クラウドと端末間でタイムラグが生じる 1つ目のデメリットとして、クラウドと端末間でタイムラグが生じることがあります。 クラウドAIはクラウドと端末間でインターネットを介してデータを送受信しているため、処理に遅延が生じることがあります。そのため、リアルタイムで瞬時に判断が必要な場合においてはクラウドAIの使用を避けるべきです。 しかし、近年ではクラウドAIに5G回線を活用する動きがあり、今後タイムラグが解消されていくことが見込まれます。 （2）エッジAIに比べて安全性が低い 2つ目のデメリットに、エッジAIに比べて安全性が低いということが挙げられます。 エッジAIの場合、データは自社端末に保管され、導き出された結果のみがクラウド上に送られます。対してクラウドAIはデータから結果まで全てがインターネットを介してクラウドに送られるため、エッジAIに比べて情報漏洩のリスクが高まります。 そのため、社内の機密情報を取り扱うときは、クラウドAIのセキュリティレベルを必ず確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較】クラウドAIサービス3選 以下の表は代表的なクラウドAIサービスであるAWS、Google Cloud、Microsoft Azureの3つをまとめたものです。 AWS（Amazon Web Services） Google Cloud Microsoft Azure 特徴 Amazonが提供する自社の在庫管理システムを発展させたクラウドAIサービス Google社が収集した膨大なデータが活用できるクラウドAIサービス Microsoft社が提供するOffice製品との互換性が強いクラウドAIサービス 利用に向いている人 自社に合ったサービスを自由に構築したい人 膨大なデータの分析やAIの機械学習を活用したい人 普段からMicrosoft製品を利用している人 セキュリティ対策 【○】 【○】 【○】 公式サイト 「AWS」の詳細はこちら 「Google Cloud」の詳細はこちら 「Microsoft Azure」の詳細はこちら 以上のように、クラウドAIサービスの中でもそれぞれの特徴は異なるので、自社で必要な要素を持つクラウドAIを吟味しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】クラウドAIを利用して顧客情報や業務マニュアルを管理する方法 以下ではクラウドAIを利用して顧客情報や業務マニュアルを管理する方法についてご紹介します。 クラウドAIはインターネット上でサービスを提供するため、複雑なデータの処理や膨大な既存データの活用ができるなどのメリットがあります。そのため、顧客情報や業務マニュアルの管理にクラウドAIを利用すると業務効率の上昇につながります。 とくに、ChatGPTのように自然な言葉で質問しても、顧客情報や業務マニュアルが見つかるクラウドAIが搭載されているツールなら検索がしやすいです。また、情報セキュリティの観点から高い安全性が保障されているか確認しましょう。 結論、自社が導入すべきは、情報セキュリティの国際認証規格を取得するほどの高い安全性を持ち、高精度なAI検索ができるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、超高性能なAI検索で上司に質問するように顧客情報や業務マニュアルを探せます。また、ナレカンに保存された情報は世界最高レベルの国内データセンターで管理するため、大企業でも安全して利用できます。 大企業が導入可能な厳格なセキュリティ基準で保護されているアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドAIの概要やメリット、デメリットまとめ これまで、クラウドAIの概要やメリット、デメリットを中心にご紹介しました。 クラウドAIは、クラウド上でAIがデータの学習から分析までを実行するため、膨大な蓄積データによって高い情報処理能力を持ちます。また、AWSを代表とする世界的なクラウドAIサービスは非常に強固なセキュリティ対策を実施しており安全性も高いです。 そのため、クラウドAIは顧客情報や業務マニュアルの管理に活用することにも適していると言えます。こうした社内情報の管理にクラウドAIが搭載されたツールを選ぶときは、セキュリティの観点から情報の安全性が保たれるかを軸にするべきです。 結論、自社が導入すべきはAWSを利用して構築した安全性の高いAI検索を備えているツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、安全な社内情報の管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 自然言語処理とは？4つのステップや活用事例をわかりやすく解説

今日では、多くの情報をオンライン上で管理する「クラウドストレージ」を使う企業が増えています。また、代表的なサービスとして「Dropbox（ドロップボックス）」があり、ファイルの安全な管理に役立ちます。 しかし、「Dropboxの利用を検討しているが、どのような使い方ができるかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、初心者向けとしてDropboxの使い方や注意点、口コミ・評判まで網羅的にご紹介します。 Dropboxで何ができるのか知りたい Dropboxの評判や危険性を確認したい 簡単にファイルを共有・管理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Dropboxの正しい使い方が分かり、ファイルを効率的に管理できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Dropbox（ドロップボックス）とは1.1 「Dropbox」と「他のクラウドストレージ」の違い1.2 「Dropbox」と「Dropbox Paper」の違い1.3 Dropboxの特徴1.4 Dropboxの危険性とは2 【準備編】Dropbox(ドロップボックス)の登録方法2.1 登録1｜アカウントを作成する2.2 登録2｜ダウンロードする2.3 登録3｜起動する3 【導入編】Dropbox(ドロップボックス)のログイン方法4 【基本編】Dropbox(ドロップボックス)の使い方4.1 使い方1｜ファイルをアップロードする4.2 使い方2｜ファイルを復元する4.3 使い方3｜ファイルを共有する5 【応用編】Dropbox(ドロップボックス)の使い方5.1 使い方1｜Dropboxにファイルを同期する5.2 使い方2｜Microsoftツールを操作する5.3 使い方3｜2段階認証を有効にする5.4 使い方4｜容量を増やす5.5 使い方5｜スマホと同期アプリを活用する6 【何が出来る？】Dropboxの機能6.1 Dropboxの基本機能6.2 Dropboxの便利機能7 【2024年秋アプデ】Dropboxの新機能7.1 AIによる横断検索ツール7.2 安全なファイル共有8 Dropbox(ドロップボックス)の欠点8.1 （1）ファイルの更新が面倒8.2 （2）ファイルへのアクセス性が悪い8.3 （3）ファイル以外の情報を管理できない9 【必見】Dropboxの欠点を解消する情報管理ツール9.1 大手企業でも安心して導入・運用できるツール「ナレカン」10 Dropboxを導入する際に注意するべき点11 Dropboxを安全に使うためのポイント12 Dropbox(ドロップボックス)の料金プラン12.1 Dropboxの無料版の制限12.2 Dropboxの有料プランの料金・機能を比較13 Dropbox(ドロップボックス)の口コミ・評判13.1 Dropboxの良い口コミ・評判13.2 Dropboxの改善点に関する口コミ・評判14 Dropbox(ドロップボックス)の使い方や注意点まとめ Dropbox（ドロップボックス）とは 以下では、Dropbox(ドロップボックス)の概要を解説します。まずは、他のツールとの違いなどを確認しましょう。 「Dropbox」と「他のクラウドストレージ」の違い 引用：Dropboxの公式サイト Dropbox（ドロップボックス）は、ファイルを安全・簡単に共有できるクラウドストレージです。 Dropbox（ドロップボックス）の特筆すべき点は、複数デバイスでのファイルの共有に便利な点です。データの同期が速いため、PCやスマートフォンなど個人のデバイス間でファイルをストレスなく共有できます。 「ASCII」の調査結果では、他のクラウドストレージと異なり、Dropboxの利用目的の1位は「複数のデバイスでフォルダを同期して、どこからでも作業できるようにするため」となっています。 ＜Q：現在お仕事に利用されているクラウドストレージについて、おもな利用目的を教えてください。（複数回答可）＞ ※Dropbox以外のユーザー向け設問 ＜Q：仕事上でのDropboxの主な利用目的を教えてください。（複数回答可）＞ 引用：Dropbox×ASCII｜調査でわかった、Dropboxユーザーと他のクラウドストレージユーザーの違い ・Dropboxの公式サイトはこちら ・Apple Storeからダウンロードはこちら ・Google Playからダウンロードはこちら 「Dropbox」と「Dropbox Paper」の違い Dropboxはファイルを保存や共有のためのツールであるのに対し、Dropbox Paperとはドキュメントを作成したり、チームでドキュメントを共同編集したりすることができるツールです。 「Dropbox Paper」とは、Dropbox社が提供するサービスの一部です。 Dropbox Paperで作成したドキュメントはDropboxのアカウントに保存されるため情報を一元管理することができ便利です。Dropboxのアカウントを持っていれば誰でも無料で使えます。 ・Dropbox Paperの詳細はこちら Dropboxの特徴 Dropboxの特徴には以下の3点が挙げられます。 ファイルの共有や共同編集が簡単 リンクを送信することでファイルやフォルダを簡単に共有したり、共同で編集したりできます。また、写真や動画の共有にも対応しています。 パソコン・スマホで使える パソコンはもちろんモバイルアプリをダウンロードすることでスマホでの利用ができます。場所を問わず情報を確認できるためビジネスシーンでの利用に便利です。 アクセス権限を設定できる Dropboxでは細かくアクセス権限を設定することでチーム内で安全に情報を共有できます。 Dropboxの危険性とは Dropboxは、データの暗号化や2段階認証などの厳重なセキュリティ機能を備えていますが、過去に情報流出の事故が発生しています。 2012年にDropboxのアカウント情報が流出し、6,800万件超のアカウント情報が盗まれる事件が起きました。本件に対して同社はユーザーへのパスワード変更を求め、「既にパスワードのリセットを徹底しており、不正アクセスの形跡はない」と主張しています。 また、ユーザー個人が心がけるだけでは、情報漏えいを完全に防ぐのは難しいのが実情です。そのため、データ漏洩の可能性を1％でも減らすために、サービス自体のセキュリティ性が高く、操作ミスが起こりづらいツールを選択することが重要なのです。 たとえば、クラウドストレージのなかでも国際セキュリティ規定の「ISO27001・ISO27017」を取得しており、誰でも簡単に使えるシンプルな「ナレカン」のようなツールであれば安心して使えるのでおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【準備編】Dropbox(ドロップボックス)の登録方法 ここでは、Dropboxを使い始める事前準備として「アカウント作成」「ダウンロード」「起動」の3段階に分けて解説します。Dropboxを使い始める前に、必ず必要な操作です。 登録1｜アカウントを作成する はじめに、Dropboxの無料アカウントを作成しましょう。 公式サイトの［登録］をクリックするとアカウント作成画面が表示されます。登録にはGoogleアカウントかAppleID、任意のメールアドレスが必要です。 すると、下図のようにプランを選択する画面になります。無料プランを利用する場合は［2GB Dropbox Basicプランを継続する］を選びましょう。 案内の通りにメールでの認証をおこなうと、Dropbox無料プランへの登録は完了です。続いてデスクトップアプリのダウンロード画面になります。 登録2｜ダウンロードする プランを選択してメールアドレスの認証を済ませると、下図のようにアプリのダウンロードを促されます。そこで、［Dropbox アプリをダウンロード］をクリックしましょう。 以上の操作で、アプリのダウンロードが始まります。 登録3｜起動する アプリをダウンロードしたら、以下のような画面になるので［次へ］をクリックします。 完了画面が出たのち、ファイルの同期方法を選択する画面になります。今回は無料プランを選んでいるので、［ローカル］を選択して［Basicで続行］をクリックしましょう。 以上の操作で、起動と設定が完了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【導入編】Dropbox(ドロップボックス)のログイン方法 はじめに、Dropboxのログイン画面にアクセスします。Google・Apple・メールアドレスから登録した内容を選択して入力します。 次に、［パスワード］を入力します。このとき、二段階の認証が必要な場合があるため、その際はメールアドレスに送られてくるコードを確認しましょう。 上記のような画面になったら［ログイン完了］です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【基本編】Dropbox(ドロップボックス)の使い方 ここでは、Dropboxをはじめて導入する方向けに、基本的な使い方である以下の3点をご紹介します。 ファイルのアップロード ファイルの復元 ファイルの共有 Dropboxの使い方が分からない方はもちろん、具体的にどのような機能があるのか知りたい方も必見です。 使い方1｜ファイルをアップロードする ファイルをアップロードするには、ファイルをドラッグ＆ドロップでDropbox内に追加するか、青色の［アップロード］をクリックします。 上図のようにファイルが追加されれば完了です。 使い方2｜ファイルを復元する Dropboxの無料プランでは、過去30日に削除したファイルを復元できます。 復元するときは、下図のように画面左側の［削除したファイル］をクリックして該当のファイルを選択します。 上図のように確認画面が表示されるため、［復元］をクリックすれば完了です。 使い方3｜ファイルを共有する ファイルは、リンクまたはメールアドレスで共有できます。 共有したいファイルにカーソルを合わせると下図のようになるので、オレンジの［リンクをコピー］か青の[共有マーク]をクリックすれば完了です。 共有マークをクリックすると上図のように表示されるので、相手のメールアドレスや権限を入力・選択して［フォルダを共有］をクリックすれば完了です。 以上の操作でファイル共有が完了し、上図のようにアクセスできるユーザー数の表示が増えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【応用編】Dropbox(ドロップボックス)の使い方 ここでは、Dropboxの応用的な使い方である以下の5つをご紹介します。 PCに同期するファイルを選択する Microsoftツールを操作する 2段階認証を有効にする 容量を増やす スマホと同期アプリを活用する より快適に操作したい方、情報漏洩の危険性を減らしたい方は必見です。 使い方1｜Dropboxにファイルを同期する Dropboxをダウンロードして任意のファイルを移動させると、Dropboxと使用端末の双方にファイルが保管されます。ファイルが自動で同期されることで、片方でおこなった編集が双方に反映されるのです。 具体的な方法としては、下図のように端末に保存されたファイルを、左側の［Dropbox］にドラッグ＆ドロップします。 ＜Windows版＞ ＜Mac版＞ ［Dropbox］内にファイルが移動されていれば同期完了です。「緑のチェックマーク」と「更新日（日付時刻）」から、最新の状態に自動更新されているか確認できます。 ＜Windows版＞ ＜Mac版＞ 使い方2｜Microsoftツールを操作する Webブラウザーを使った場合のみですが、「Office 365のライセンス」を持っていなくてもオンライン上でMicrosoftツールを編集できます。 ※企業向けプランのBusinessでは「企業向けMicrosoftアカウント」が必要です。 方法としては、下図のように［＋作成］を押し、［ドキュメント］にカーソルを合わせるとWordファイルを編集できます。（「プレゼンテーション」ではPowerPoint、「スプレッドシート」ではExcelを編集できます。） 編集したWordファイルは、Dropboxに自動保存されます。 使い方3｜2段階認証を有効にする セキュリティを強化するために、2段階認証を有効にできます。 はじめに、各自のアイコンをタップして［設定］を開きましょう。 次に、［セキュリティ］を選択して2段階認証をオンにすれば完了です。 使い方4｜容量を増やす Dropboxの容量を増やす方法には、有料プランへのアップグレードのほかにも「友達の紹介」があります。 以下のように設定画面から紹介画面に移行すると、紹介リンクをコピーできます。 以上の操作で、紹介した相手がアプリをインストールするごとに、紹介者は500MBを受け取れます（最大16GBまで）。また、登録者にも500MB付与されます。 使い方5｜スマホと同期アプリを活用する DropboxではモバイルアプリをダウンロードすることでPCで作成した資料をスマホで確認できます。 まずiPhoneの方はAppStore,Androidの方はGooglePlayで「Dropbox」と検索します。 アプリをダウンロードし、アプリを開くとログインを求められるのでPCと同じアカウントでログインしましょう。(下図はiPhoneの場合) 同期が完了すると以下のようにPCで作成した書類をスマホで確認できます。外出先でも簡単に情報を確認/編集できるため有益な使い方です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【何が出来る？】Dropboxの機能 以下では、Dropboxの機能を解説します。自社の求める機能を備えているか事前に確認しましょう。 Dropboxの基本機能 Dropboxには、おもに以下の機能が備わっています。 機能 内容 フォルダの共有機能 リンクを発行するだけで、アカウントを持っていない相手にもフォルダを共有できます。 パスワード保護 リンクを共有した相手が、パスワードがなければファイルを開けないように設定できます。 ファイル権限 ファイルを共有するメンバーを制限でき、情報漏洩の防止に役立ちます。 通知機能 新しくフォルダが作成されたりタスクが更新されたりしたときに通知を受け取れます。 オフライン同期機能 インターネットに接続していなくてもファイルにアクセスできます。 以上の機能により、ファイルを効率よく安全に閲覧・共有できるのです。 Dropboxの便利機能 Dropboxは「外部ツールとの連携」や「拡張機能の利用」によって、幅広い業務に役立ちます。 たとえば、連携できるツールにはMicrosoft 365、Slack、HubSpotなどがあり、Dropboxを介してのファイルの同時編集や、Dropboxからのファイルの取り込みができるようになります。 また、以下のような公式の拡張機能を使うことも可能です。（表は左右にスクロールできます） 拡張機能 内容 Dropbox Backup 自動でファイルのバックアップを取る機能です。PC故障などの不測の事態や、新PCへのデータ移行に役立ちます。 Dropbox Sign 法的拘束力のある署名をファイル内に組み込んで、送信や依頼、追跡ができます。 Dropbox DocSend ファイルを安全に共有したり、ファイルの閲覧状況を分析したりできる機能です。共有済みファイルの内容の自動修正や、送付したファイルの「どこが一番読まれたのか」をデータにして分析することで、商談などに活かせます。 Dropbox Capture 画面録画の内容やGIFをファイルに挿入する機能です。手順書を文字情報だけでなく画面録画や動画付きの資料を共有することで無駄な会議を減らすことができます。 Dropbox Replay 外部ツールと連携して、動画編集などのクリエイティブな作業をワークフロー化できます。共同作業者からのフィードバックを見やすく表示するなど、複数人で作業をする際に便利な機能です。 以上のように、「Dropboxの拡張機能」を使えば、さまざまな場面で業務効率化を図れます。ただし、Dropboxは非常に多機能なので、ITに詳しくない社員が使いこなすのが難しい点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【2024年秋アプデ】Dropboxの新機能 以下では、2024年にDropboxのアップデートで追加された機能の一部をご紹介します。新たに追加された機能をしっかりと把握しておきましょう。 参考：【2024年秋のリリース】Dropbox の新機能 AIによる横断検索ツール AIによって複数のアプリを横断的に検索できるツール「Dropbox Dash for Business」の提供が開始されました。 このツールはチームで利用しているさまざまなアプリやツールをシームレスに繋げ、全ての情報を１か所にまとめてくれます。また、権限がある人のみに情報が表示されるように、強力なコンテンツアクセス制御機能が搭載されています。 ※現在、ウェブおよびデスクトップの英語版が米国で利用可能です。2025年初頭に他の市場でも提供が開始される見込みです。 安全なファイル共有 エンドツーエンドの暗号化によって、機密情報を安全に管理できます。 フォルダメンバーのみが暗号化キーにアクセス可能で、Dropboxを含むそれ以外の人はアクセスできません。また、暗号化されたフォルダへのアクセスが有効になっている社外のチームとも、対象のフォルダを容易かつ安全に共有できます。 そのため、機密データが全面的に保護され、意図したユーザーのみがアクセスできる状況となるため、チームの安心につながります。 ※Dropbox Business Plus、Advanced、Enterprise プランを利用するチーム向けの機能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Dropbox(ドロップボックス)の欠点 以下では、Dropboxの欠点を3つご紹介します。場合によっては使い勝手が悪いと感じる恐れもあるので、あらかじめ確認しておきましょう。 （1）ファイルの更新が面倒 まずは、ファイルの更新が面倒な点に注意すべきです。 Dropboxに格納するデータは、すべてファイル形式でなければなりません。たとえば、10人以上で共有しているファイルがあった場合、頻繁に更新や再アップロードがされて「誰がどこを更新したか分からない」となる恐れがあります。 そのため、情報を更新するたびにファイル化する手間がかかってしまうのです。 （2）ファイルへのアクセス性が悪い 次に、ファイルへのアクセス性が悪いこともDropboxの課題です。 Dropboxは多くのファイルを格納できますが、ファイルが増えれば必要なファイルを探し出すのに時間がかかります。とくに、Dropboxはファイル内の全文検索が可能ですが、指定した1つのファイル内のみしか検索対象にしないため、大量のファイルから情報を見つけるのは困難です。 したがって、Dropboxから欲しいファイルを見つけるのに手間がかかり、ストレスになる恐れがあります。 （3）ファイル以外の情報を管理できない 最後に、ファイル以外の情報を管理できない点にも注意が必要です。 ExcelやWordのファイルを格納する場合、数が増えるとファイル名から中身を把握するのが難しくなります。また、ExcelやWordのファイルはスマホで開きにくいため、ファイルの編集はPCでおこなう必要があるのです。 以下は、Dropboxと、情報共有によく使われる「ノート型ツール」との比較です。ファイルを開いて内容を確認する必要がなく、スマホからでも編集できる「ノート型ツール」と比べて、Dropboxはファイルの更新や管理に難があることがわかります。 このように、ファイルへスムーズにアクセスできなければ、効率的に仕事が進まない原因にもなります。しかし、あらゆる情報をノート形式で簡単に残せる「ナレカン」のようなツールであれば、逐一ファイルを開かずに簡単に内容の確認・管理が可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】Dropboxの欠点を解消する情報管理ツール 以下では、Dropboxの欠点を解消する方法をご紹介します。 Dropboxは大容量のファイルも簡単に共有できる一方、フォルダ整理やファイルの検索に手間がかかるデメリットもあります。また、社内で共有するファイルには、業務に関するノウハウやナレッジが多く含まれているため、即アクセスできないと業務に生かせません。 そのため、「フォルダ整理の手間を削減できる」かつ「必要な情報をすぐに探し出せる」ツールを導入しましょう。また、フォルダごとにアクセス権限を細かく設定できると、社内の機密ファイルの管理も安心です。 したがって、自社のファイル管理・共有には自社に最適なフォルダ設計の支援が受けられるうえ、高度な検索機能で必要な情報がすぐに見つかるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンに添付したファイルは、高精度の検索機能によってファイル内検索できるほか、「要約機能」でファイルを開かずに内容の概要が掴めます。また、フォルダ設計やセットアップなどの支援も充実しているので、自社のフォルダ整理の課題が解消されます。 大手企業でも安心して導入・運用できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを利用したファイル管理方法 ファイル要約機能 ファイルを添付するだけで、AIが自動で要約を作成します。ファイルを開かなくても、内容や重要なポイントが分かるようになります。 ファイル内検索 ファイル内の情報まで検索することが可能です。そのため、必要な情報がどのファイルに書かれているのかすぐに知ることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Dropboxを導入する際に注意するべき点 Dropboxを導入する際に注意するべき点は、データ移行に時間がかかることです。 すでにクラウドストレージを利用している状況から、すべてのデータをDropboxに移行しようとすると時間と手間がかかります。大企業であれば、クラウドストレージに蓄積されている情報量も膨大なので、多くの時間が必要となります。 しかし、「ナレカン」のように、「既存データの移行作業」をサポートする体制が整っているツールであれば、導入時の担当者の負担が軽減されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Dropboxを安全に使うためのポイント Dropboxはクラウド上にデータを保存するサービスであるため、サイバー攻撃のリスクも考慮する必要があります。以下のセキュリティ対策を実施して、情報漏えいを防ぎましょう。 二段階認証 パスワードだけでなく、認証コードによる追加の保護を設けると、不正アクセスを防げます。 パスワードの変更 使いまわしを避け、定期的に変更すれば、パスワード流出のリスクを低減できます。 共有範囲の制限 ファイルの共有リンクをパスワード保護や有効期限付きにするなど、アクセスを必要最低限に抑えます。 これらの対策を実践すれば、Dropboxを安心して利用できます。また、国際規格認定のセキュリティを備えた「ナレカン」のようなツールを活用すると、さらに安全なファイル管理が可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Dropbox(ドロップボックス)の料金プラン ここでは、Dropboxの料金やプランについて解説します。個人利用とビジネス利用ともに複数のプランがあるので、自社に合ったプランを選定しましょう。 Dropboxの無料版の制限 Dropboxには「Dropbox Basic」と呼ばれる無料プランが用意されています。無料プランの制限は以下の通りです。 ストレージ容量は2GBまで ユーザー数は1人まで 共有リンクや共有フォルダのアクセス権限管理は不可 最大3台までのデバイスをリンクできる 以上の特徴から、無料プランは個人向けのプランだと言えます。そのため、ビジネス利用をするには有料プランの契約が必須です。 Dropboxの有料プランの料金・機能を比較 Dropboxには、無料プランのほかに「個人向けの有料プラン」「チーム向けの有料プラン」「企業向けの有料プラン」があります。 比較をしやすいように、プランごとの特徴を下記の表にまとめています。 ＜Dropboxの個人向けプラン表＞ ※左右にスクロールできます。 プラン Plus Essentials 料金 （月払い） ¥1,500/月 ¥2,400/月 データ容量 2TB（2,000GB） 3TB（3,000GB） 特徴 ・50GBまでの大容量ファイルが転送可能 ・30日以内に削除されたファイルの復元 ・100GBまでの大容量ファイルが転送可能 ・180日以内に削除されたファイルの復元 ・無制限の署名依頼 ・送信とトラッキング 上記プラン以外にProfessionalプランが存在します。しかし、同価格であるEssentialsプランに比べて機能が少なく、電子署名リクエスト、ビデオツール、送信/追跡機能などの機能が備わっていないため注意しましょう。 参照：Dropbox｜豊富な料金プランから選択しよう 参照：Dropbox｜Essentials について ＜Dropboxのチーム・企業向けプラン表＞ プラン Business Advanced Enterprise 料金 （月払い） ¥1,800/ユーザー/月 ¥2,880/ユーザー/月 要問い合わせ データ容量 チーム全体で9TB（9,000GB）※必要に応じて容量の追加可能 チーム全体で15TB（15,000GB）※必要に応じて容量の追加可能 要問い合わせ 特徴 ・ユーザー数3人以上 ・100GBまでの大容量ファイルが転送可能 ・180 日以内に削除されたファイルの復元が可能 ・ファイルエンゲージメントの追跡 ・署名依頼の件数が無制限 ・PDF 編集 ・動画の録画、レビュー、編集 ・管理者の設定 ・共有されたコンテンツの把握 ・ユーザー数3人以上 ・250GBまでの大容量ファイルが転送可能 ・1年以内に削除されたファイルの復元が可能 ・ファイルエンゲージメントの追跡 ・署名の取得が可能 ・PDF編集 ・チーム フォルダを利用して整理 ・管理者役割の階層化の設定 ・ファイルをパスワードで保護 ・コンプライアンスのトラッキング ・クラス最高のセキュリティ ・ソリューションとの連携 ・専任のエキスパートによるサポート ・ビジネスに合わせてカスタマイズ可能 上記以外にはDropbox Standardプランが存在します。Standardプランは同価格のBusinessプランに比べてストレージが少なく5TBまでです。 参照1：Dropbox｜Business について 参照2：Dropbox｜Advanced について 参照3：Dropbox｜Enterprise とは？ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Dropbox(ドロップボックス)の口コミ・評判 以下では、Dropboxを利用しているユーザーの口コミ・評判をご紹介します。導入検討時は生の声も参考にしましょう。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewより引用しております。 Dropboxの良い口コミ・評判 以下はDropboxの良い口コミ・評判です。「複数端末で共有できるのが便利」といった口コミ・評判が見られます。 非公開ユーザー、投稿日：2025年06月26日 チーム内での共有フォルダ的な利用や、NASのクラウドバックアップ等、オールマイティーに利用できる 非公開ユーザー、投稿日：2025年06月23日 データ転送はもちろん、バックアップとしても利用してます。複数人にリンク共有すればデータ共有もできます。常時同期設定しておけば、うっかり削除してしまってもバックアップ機能として安心です。 非公開ユーザー、投稿日：2025年6月23日 dropboxはスピードがとても速く、安定性に優れています。 公開ユーザー、投稿日：2025年06月23日 世界中で使用されている点やセキュリティがしっかりしている点は非常にメリットとして高く評価されます Dropboxの改善点に関する口コミ・評判 次に、Dropboxの改善点に関する口コミ・評判をご紹介します。「無料版だと容量が少ない」「セキュリティ面でもう少し」と回答する口コミ・評判が見られます。 非公開ユーザー、投稿日：2025年06月26日 以前はAdvanceプランだと容量無制限で利用できたが、現在は5TB✕ユーザー数が領域の上限になっている。Advanceの上位でも良いので、容量無制限プランも作ってほしい。 非公開ユーザー、投稿日：2025年06月23日 スマホからのアップロードに少し時間がかかります。 公開ユーザー、投稿日：2025年06月19日 作成やダウンロードした画像やファイル以外にも、キャッシュファイルや画像までバックアップしてしまう為、ドロップボックス自体の容量を圧迫するので、逐一、いらないファイルや画像を捨てる必要があります。 非公開ユーザー、投稿日：2025年06月19日 フォルダ階層が深くなった場合のUIナビゲーションがやや煩雑に感じることがあります 非公開ユーザー、投稿日：2025年06月19日 無料版はストレージ容量が2Gバイトなので、もう少し増やしてもらえるとありがたい。 以上の口コミから、Dropboxは「容量の大きさ」や「ファイル整理の難しさ」に改善点が多いことが分かります。 ツールはあらゆる状況で快適に使えなければ定着しません。そこで、直感的な操作で情報を残せる「ナレカン」のようなツールであれば、面倒なファイル管理からすぐに脱却できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Dropbox(ドロップボックス)の使い方や注意点まとめ ここまで、初心者の方向けにDropboxの使い方や注意点、料金を中心にご紹介しました。 Dropboxは、ファイルを一元管理できるクラウドストレージで、リンクでファイルを共有したり、ほかのツールと同期したりする使い方もできます。しかし、あくまでも”ファイルでの情報管理”なので、目的の情報へすぐにアクセスしづらいデメリットがあります。 そこで、ファイルの中身を可視化して保管できるITツールを導入しましょう。また、検索機能の充実しているツールであれば、欲しい情報へよりすばやくアクセスできます。 結論、自社のファイル管理・共有には、超高精度の検索機能を備え、社内に散在するファイルを一元管理できるツール『ナレカン』一択です。ナレカンでは、すぐに使い始められるようにセットアップ支援をしているので、乗り換えを検討している企業にも最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、Dropboxよりも効率的な情報管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選 Dropboxでファイル共有できない？共同編集の方法まで徹底解説！ 【初心者向け】Dropbox Paperは使いづらい？使い方や料金を徹底解説 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