【2025版】業務効率化・生産性向上に役立つツール8選を徹底比較！
企業にとって生産性向上は、利益拡大につながる大きな要因であり重要な課題です。昨今では、業務の無駄を削減し、生産性向上を実現するために、ITツールを利用した取り組みがトレンドになっています。
しかし、「ITツールを活用して生産性向上を実現したいが、どのツールを導入すれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで、今回は生産性を向上するのに役立つおすすめツールを中心にご紹介します。
- 全社単位で業務や情報を管理し、生産性を向上させたい
- 複数のITツールを比較検討して自社に最適化判断したい
- 社内の情報を効率よく共有・管理できるツールを探している
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、生産性向上のために押さえるべきポイントが分かり、最適なツールを選定できるようになります。
目次
生産性向上のためにITツールを導入するメリット
生産性向上のためにITツールを導入により得られるメリットは、以下の通りです。
- 多様な働き方ができる
- 従業員の負担を減らせる
- コスト削減につながる
ITツールを活用することができれば、時間や場所を選ばずにできる業務が増えるため、出社・テレワーク関係なくスムーズに働けるようになります。
今まで従業員が担当していた作業をITツールが代わることで、従業員の業務負担が軽減されます。また、手作業や人の目による確認が求められる業務にさらに注力できるため、生産性の向上につながります。
たとえば、資料の共有をITツール上で実施すれば、用紙代や印刷代といった”直説的な経費の削減”だけでなく、業務効率化による人的・時間的コストの削減も実現します。
つまり、ITツールによる生産性の向上は、会社の利益になるだけでなく従業員のワークライフバランスの向上にもつながるのです。
生産性向上のために企業がすべきこと3選
以下では、生産性向上のために企業がすべき3つのことをご紹介します。
ITツール導入は生産性向上に役立つ一方で、ただ導入するだけでは十分な効果が発揮できません。以下のポイントを押さえて、自社の生産性向上を実現させましょう。
（1）目的を明確化する
まずは、なぜ生産性向上が必要なのか目的を明確にしましょう。
たとえば「作業への投入リソースを減らしたい」といった目的があれば「時間の無駄になっている作業を洗い出し、それを自動化・簡略化する」といった対策が立てられます。
したがって、次にすべき行動が理解でき、自社の生産性向上に向けた取り組みが進みやすくなるのです。以上から、何をすべきかを判断するために、目的を明らかにしておきましょう。
（2）問題点を洗い出す
次に、自社で改善すべき問題点の洗い出しをすべきです。
目的が立てられると改善すべき業務も自然と明らかになります。業務の問題点をすべて洗い出すことで、業務内容の見直しやプロセスの変更を実行できるのです。
業務内容によっては「その業務自体をなくす」「または自動化し、社員にはさせない」といった決定をすることもあります。どのようにすれば課題が解決できるのかを考え、対策を立てていきましょう。
（3）ノウハウを共有する
最後に、生産性を向上させるには、ノウハウの共有を活性化するのもひとつの手です。
とくに、社員それぞれの生産性が大きく異なる場合は、ノウハウが個人だけのものとなっておりチームで共有できていない可能性があります。属人的になっているテクニックなどを共有すれば、チーム全体の生産性向上にもつながるのです。
しかし、ノウハウは、一度共有しただけで終わらせないように注意しなくてはなりません。一度共有しただけで終わると、あとから活用しづらくなってしまうため、ノウハウは必要なときに誰もが確認できる状態にしましょう。
＜必見＞生産性向上に役立つITツール9選
以下では、社内の生産性向上に役立つITツール9選をご紹介します。
生産性を向上させるには、作業の無駄をなくしつつ、作業の質を高めていくことが重要です。そのため、ベテラン社員をはじめとする、各社員の持つノウハウを”ナレッジ”として、社内全体で共有できる環境を整えましょう。
しかし、ノウハウが蓄積されても、すぐに振り返れなかったり陳腐化したりしてしまえば、そのうち放置されてしまいます。つまり、単純にナレッジを蓄積できるだけでなく「常に最新の情報にアクセスできること」が必須となるのです。
結論、導入すべきツールは、誰でも簡単にノウハウを共有・蓄積でき、必要な情報がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。
ナレカンには、テキストや画像、ファイルを添付してナレッジをまとめられるだけでなく、「断捨離機能」によってナレッジの陳腐化を防げます。また、「ファイル内検索」を含む超高精度な検索機能によって、欲しい情報を探すのに無駄な時間がかかりません。
【ナレカン】社内のノウハウを作成・共有・蓄積できるツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.narekan.info/document-request
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせるツール
「Stock」は、ノート形式で社内の情報やノウハウをストックできるツールです。
Stockの「ノート」には直感的に情報を残せるだけでなく、任意のメンバーにリアルタイムで共有できるので、情報を共有するのに手間がかかりません。また、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」によって、メンバー間の連携がスムーズになります。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Evernote】情報を一元化できるノートツール
＜Evernoteの特徴＞
- ノートにあらゆる情報が保存できる
- ノートごとにToDoを作成できる
Evernoteは情報を収集、蓄積するクラウド型ノートアプリです。テキストだけではなく、画像・音声など、複数の情報を一つのノートにまとめて管理できます。
ノートごとにToDoを作成できるほか、期限やリマインダーも設定可能です。
＜Evernoteの機能・使用感＞
- メモ内の画像やファイル内の文字も含めた検索ができる
ノートに直接入力した文字だけでなく、画像やファイルといったそのノート内の情報も含めて検索ができるため、探しているノートをスムーズに見つけ出すことができます。
＜Evernoteの注意点＞
- Webクリッパーはブラウザによって利用制限がある
- ノート数が多いと処理速度が遅くなる
- 無料版で使える機能に制限がある
Firefoxの場合、PDF保存が出来なかったりクリッパーが起動しなかったりするというユーザーの声があります。
ノート数が多くなると起動に時間がかかり、利用する際にストレスを感じる可能性があります。
利用しているユーザーからは「有料化されてからは、無料で使用できる量に制限ができたのが残念です。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Evernoteの料金体系＞
- FREE：0円
- PERSONAL：1,100円/月
- PROFESSIONAL：1,550円/月
- TEAMS：2,100円/ユーザー/月
- Enterprise：要問合せ
【Dropbox】ファイル共有が簡単なクラウドストレージツール
＜Dropboxの特徴＞
- あらゆる情報をストレージ内に保存できる
- 簡単にデータ共有ができる
これまで端末に保存していた情報をストレージ内に保存できるので、データ紛失のリスクを抑えられます。
共有フォルダやリンクを作成すれば、データの共有も手間なくできます。
＜Dropboxの機能・使用感＞
- 削除しても安心
- 内容を確認できない
ホーム画面に「削除したファイル」という項目があるので、誤ってファイルを削除してしまっても、すぐに復元できる点が便利です。
情報を確認するときには、いちいちファイルを開く必要があり、すぐ情報にアクセスできない点は不便です。
＜Dropboxの注意点＞
- 単独利用には向かない
- 読み込みに時間がかかることがある
ファイル管理・共有ツールであるため、コミュニケーションやタスク管理をするためには別ツールとの併用が必須です。
利用しているユーザーからは「複数のファイルを同時に格納した際の読み込み時間が長い点」という声があります。（参考：ITトレンド）
＜Dropboxの料金体系＞
- Basicプラン：0円/月（月間払い）
- Plusプラン：1,500円/ユーザー/月（月間払い）
- Essentialsプラン：2,400円/ユーザー/月（月間払い）
- Businessプラン：1,800円/ユーザー/月（月間払い）
- Business Plusプラン：2,880円/ユーザー/月（月間払い）
- Enterpriseプラン：要問い合わせ
【Trello】ふせん感覚で利用できるタスク管理ツール
＜Trelloの特徴＞
- タスクを見える化できる
- タスクの進捗状況を一目で確認できる
Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚でタスクが管理できるツールです。作成したタスクはカードのように並べられるので進捗を視覚的に把握しやすいです。
タスクの処理状況のステータス登録ができるので、作業がどこまで進んでいるのかが可視化されます。
＜Trelloの機能・使用感＞
- 進捗状況が分かりやすい
- すべての詳細と期限をカレンダーで把握できる
進捗状況別にカードを管理できるため、どのタスクから取り掛かれば良いのか一目で判断できるのが便利です。
カレンダー機能が搭載されており、会議の日程や毎週のタスクを把握しやすいです。
＜Trelloの注意点＞
- スマホでは操作しづらい
- 転送したメールの反映が遅い
スマホアプリも提供されていますが、スマホのような小さな画面ではカンバン方式でのタスク管理がしづらい可能性があります。
利用しているユーザーからは「問合せメールの転送設定をしていますが、転送したメールが表示されるまでややタイムラグがあるように感じます。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Trelloの料金体系＞
- Freeプラン：$0
- Standardプラン：$5/ユーザー/月（月払い）
- Premiumプラン：$10/ユーザー/月（月払い）
- Enterpriseプラン：～$17.50/ユーザー/月（月払い）
【Backlog】エンジニア向けプロジェクト管理ツール
＜Backlogの特徴＞
- タスクの進捗状況が可視化される
- ツール内でやりとりできる
ガントチャートやマイルストーンを利用すれば、タスクの進捗状況を可視化することができます。
作成タスクにはコメントができるので、タスクに関連したコミュニケーションもツール内で完結します。
＜Backlogの機能・使用感＞
- アクセス権を細かく設定できる
各グループで、誰がどのような操作をするのか、管理者が細かく設定できます。そのため、多くの人がかかわるプロジェクトであっても情報が錯綜することを防げます。
＜Backlogの注意点＞
- 非エンジニアには馴染みづらい
- UIが使いにくい
Backlogの記法は一般的なマークダウンとも異なる点があるので、ITに詳しくない場合には使いこなすのが難しい可能性があります。
利用しているユーザーからは「スペースによっては使いにくいUIになっていたりするため、基本的なUIは統一していただけると助かります。」という声があります。（参考：ITトレンド）
＜Backlogの料金体系＞
- スタータープラン：2,970円/月（月払い）
- スタンダードプラン：17,600円/月（月払い）
- プレミアムプラン：29,700円/月（月払い）
- プラチナプラン：82,500/円/月（月払い）
【Jooto】かんばん方式のタスク管理ツール
＜Jootoの特徴＞
- 幅広い使い方ができる
- タスク内でコミュニケーションがとれる
Jootoは簡単な操作でタスク管理できるので、仕事のメモ書きからプロジェクト管理まで幅広く対応しています。
タスクに関するやり取りや追加の情報についての会話を、タスクに付属のコメント欄で行うことができます。特定のメンバーへのメンションや、ファイルの添付も可能です。
＜Jootoの機能・使用感＞
- ほかのツールと連携して使える
GoogleカレンダーやSlack、chatworkと連携させることが可能です。他のツールと合わせて使うことで、情報を見落とすことなくチームで円滑に業務を行うことができます。
＜Jootoの注意点＞
- 使い方が分かりにくい
- 文字が見づらく操作性に欠ける
ヘルプページや使い方のデモ動画が用意されているものの、動作が分かりにくく使いこなすまでに時間がかかったというユーザーの声があります。
利用しているユーザーからは「看板方式で管理できるのは良いのですがアイコンや文字が小さくなりがちで見にくく、やや操作性が落ちるように感じるのでUIの改善が必要だと感じます。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Jootoの料金体系＞
- 無料プラン：0円
- スタンダードプラン：500円/ユーザー/月（月額契約）
- エンタープライズプラン：1,300円/ユーザー/月（月額契約）+初期費用
- タスクDXプラン：要問い合わせ
【Zoom】高音質・高画質で利用できるweb会議ツール
＜Zoomの特徴＞
- 安定してWeb会議が開催できる
- 招待される側はユーザー登録不要
データ通信料が少ないため、通信環境の影響を受けにくく安定した利用が可能です。
また、会員登録は主催者のみが必要なため、会議参加者に会員登録をさせる手間がかかりません。
＜Zoomの機能・使用感＞
- ミーティングの予約が可能
事前に日時や参加者を設定し、スケジューリングしておけるため、参加者が大人数でもスムーズに進められます。
Zoomの注意点
- 無料プランでは時間制限がある
- 音声トラブルが多い
無料プランでは40分の時間制限があります。そのため、40分以上Web会議を続ける場合には、有料プランの契約が必要です。
利用しているユーザーからは「参加者が多いミーティングでの音声や映像の遅延が気になる場合があります」という声があります。（参考：ITトレンド）
＜Zoomの料金体系＞
以下は、Zoom Oneプランの料金体系です。
- ベーシック（最大100人まで同時接続可能）：0円
- プロ（最大100人まで同時接続可能）：2,399円/ユーザー/月(月払い）
- ビジネス（最大300人まで同時接続可能）：3,299円/ユーザー/月
【Webex】多機能なWeb会議ツール
＜Webexの特徴＞
- 通話以外でもコミュニケーションできる
- 翻訳機能がある
絵文字やジェスチャーなど、会議中のやりとりに使える方法が豊富です。
リアルタイムに会話の内容を翻訳する機能があるので、他言語話者とのコミュニケーションもしやすくなります。
＜Webexの機能・使用感＞
- 会議に招待される側はアカウント不要
会議に招待された人はアカウントを作らなくても会議に参加することが可能です。そのため、相手を選ばずに使用することが可能です。
＜Webexの注意点＞
- 会議を開催するまでに手間がかかる
- 画面共有の操作が分かりにくい
会議を開催するためには会議予約システムを利用する必要があり、参加者にメールを送る手間がかかります。
利用しているユーザーからは「画面共有の時の操作がわかりにくい、特にPCのスクリーンを拡張した時にその画面が有効になっているのかが非常にわかりにくい」という声があります。（参考：ITreview）
＜Webexの料金体系＞
- Webex Free：0円
- Webex Starter：1,700円/ライセンス/月（月間契約）
- Webex Business：2,700円/ライセンス/月（月間契約）
- Webex Enterprise：要問い合わせ
＜比較表＞社内の生産性向上に役立つツール一覧
以下は、社内の生産性向上に役立つツール9選をまとめたものです。「ツールをひとつ一つ調べていく暇がない」という方も、一目でツールの特徴が分かります。
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | Evernote | Dropbox | Trello | Backlog | Jooto | Zoom | Webex | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
社内のノウハウを作成・共有・蓄積するツール |
非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせるツール |
情報を一元化できるノートツール |
ファイル共有が簡単なクラウドストレージツール |
ふせん感覚で利用できるタスク管理ツール |
エンジニア向けプロジェクト管理ツール |
かんばん方式のタスク管理ツール |
高音質・高画質で利用できるweb会議ツール |
多機能なWeb会議ツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】※ファイルにコメントすることは可能 |
【×】※カードにコメントすることは可能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
5名以上の利用が前提 |
ノート数が多いと処理速度が遅くなる |
単独利用には向かない |
スマホでは操作しづらい |
非エンジニアには馴染みづらい |
使い方が分かりにくい |
無料プランでは時間制限がある |
会議を開催するまでに手間がかかる |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プラン：1,100円/月～ |
・無料プランあり
・有料プラン：1,500円/ユーザー/月（月間払い）～ |
・無料プランあり
・有料プラン：$5/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランなし
・有料プラン：2,970円/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プラン：500円/ユーザー/月（月額契約）～ |
・無料プランあり
・有料プラン：2,399円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プラン：1,700円/ライセンス/月（月間契約）～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Evernote」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
「Trello」の詳細はこちら |
「Backlog」の詳細はこちら |
「Jooto」の詳細はこちら |
「Zoom」の詳細はこちら |
「Webex」の詳細はこちら |
以上のように、ツールによって特徴や注意点は異なるので、選定ポイントを押えたうえで導入ツールを決めましょう。
生産性向上に役立つツールの選定ポイント3選
ここでは、生産性向上に役立つツールの選定ポイントをご紹介します。以下の要素を過不足なく満たしたツールを導入すれば、自社の生産性向上を簡単に実現できます。
（1）自社の運用にマッチしているか
はじめに、ツールが自社の運用体制にマッチしているか確認しましょう。
ツールによって解決できる課題や備わっている機能は様々です。そのため、自社が抱えている課題とツールの運用目的が一致していないと、導入しても課題解決に役立たないという結果になりかねません。
そのため、事前に機能や使い方を無料で相談できたり、導入支援として初回の設計提案を受けられたりするツールを選べば、自社のスタイルに合った効果が得られるのです。
（2）機能が過不足ないか
次に、自社の業務に必要な機能が過不足なく備わっているかを確認しましょう。
事前に必要な機能を洗い出し、導入予定のツールに該当の機能が搭載されているかをチェックする必要があります。機能を確認しておけば「ツールを導入したが必要な機能がないので乗り換えたい」となることを未然に防げるのです。
また、多機能なツールは担当者にとっては便利に見えても、実際に利用する現場の社員にとっては使いづらいというケースがあります。該当のケースでは、ツールが社内に浸透せず形骸化してしまうのです。
（3）情報へのアクセス性はいいか
最後に、情報へのアクセス性がいいかも確認すべきです。
たとえば、業務フローでわからない点があった場合にマニュアルを参照しようとしても、検索性に乏しいとすぐに内容を確認できず、業務スピードの遅れにつながります。
そのため、欲しい情報に100％ヒットする「ナレカン」のようなツールを使えば、埋もれがちな過去の情報にも即アクセス可能です。
生産性向上に役立つITツール9選まとめ
ここまで、チームの生産性向上に役立つITツール9選と、生産力向上に必要なことを中心に解説しました。
生産性を向上させるには、社内のノウハウを共有し、ナレッジの属人化を防ぐことが重要です。そこで、各業務フローごとにマニュアルを作成し、社内の情報資産として蓄積できるツールの導入が効果的です。
ただし、「作成したマニュアルがすぐに見つからない」といった状態では、後から見返す習慣がつかず、過去の情報が埋もれたり陳腐化したりしてしまいます。そのため、情報の反映が早く、優れた検索性を備えたツールを選定すべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、社内のノウハウを一元管理できるうえ、必要な情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。ナレカンを使って、マニュアルを作成・運用すれば、教育コストの削減も見込めます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、業務効率化を実現しましょう。
