ナレッジ管理を成功したい！「ナレカン」の機能とは？できることも解説
「ナレカン」は、社内のノウハウを集約し、即アクセス可能にするナレッジ管理ツールです。社内に散在するマニュアルなどの情報資産を一元管理し、誰でも簡単に検索できる機能が備わっているので「ナレカン」ひとつでナレッジに関するお悩みを解消できます。
一方で、「具体的にナレカンにはどんな機能があるのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ナレッジ管理の悩みを解決するナレカンの機能と使い方について徹底解説します。
- ナレカンに備わっている機能を詳しく知りたい
- ナレカン機能を使って、どんな悩みを解消できるのか教えてほしい
- ナレカンが「ナレッジ管理に最適なツール」と言われる理由を教えてほしい
という方はこの記事を参考にすると、ナレカンでできることや使用イメージがわかるほか、自社の抱える悩みを解決できるツールかどうかを判断できます。
ナレカンの主な機能
ナレカンの主な機能は「記事」「質問」「検索」の3つです。以下を参考にして、それぞれの機能を使いこなしましょう。
（1）「記事」を作成する
記事の作成は、パソコン版でもスマホ版でも公開まで3ステップで完了します。
＜パソコン版の場合＞
まず、フォルダ一覧から、記事を作りたいフォルダをクリックし、画面上部の[+新規投稿]をクリックします。
次に[記事を作成する]をクリックします。
「タイトル」や「本文」を入力し、記事が完成したら[公開する]をクリックします。
記事に書き込んだ情報は、任意のタイミングでメンバーに共有可能です。
＜スマホアプリ版の場合＞
- フォルダ一覧から記事を作りたいフォルダをタップしたら、画面右下の[+]を選択します。
- [記事を作成する]をタップします。
- 「タイトル」や「本文」を入力して、記事が完成したら[公開]をタップします。これで記事の作成・共有が完了です。
（2）「質問」を作成する
質問の作成は、パソコン版でもスマホ版でも3ステップで完了します。
＜パソコン版の場合＞
まず、任意の画面で、画面上部の[質問一覧]をクリックします。
次に、[質問をする]をクリックします。
最後に、「質問したいこと」や「詳細」を入力して、質問が完成したら[質問する]をクリックします。回答して欲しい方やグループ宛てに通知を送るために「回答をリクエストするメンバー・グループ」も設定可能です。
＜スマホアプリ版の場合＞
- まず、フォルダ一覧の下部にある[質問一覧]を開きます。画面右上に[？質問する]のボタンが表示されるので、クリックしましょう。
- 「質問したいこと」「詳細」を入力する画面に移り替わったら、下図のように書きこみます。このとき、回答して欲しい方宛てに通知を送る「回答をリクエストするメンバー」も設定し[質問する]をタップします。
投稿された質問は、質問一覧より確認ができます。
以上のように、ナレカンは使用する端末を問わず、操作がシンプルなので誰でも即日使えるようになるのです。
（3）「検索」する
ナレカンに蓄積したナレッジは、「キーワード検索」「自然言語検索」の2つの検索機能で思い通りに検索できます。以下では、パソコン・スマホでの検索方法をそれぞれ解説します。
＜パソコン版の場合＞
▼キーワード検索
パソコン版の場合、検索ボックスにキーワードを入力し、絞り込む方法を選択します。とくに、ナレカンは「ヒット率100％」かつ「平均0.2秒」で該当の情報を探せるのが大きな強みです。
▼自然言語検索
方法は、ヘッダー中央の[AI]をクリックしてナレカンのAIを呼び出します。
画面下部の入力欄に、質問したい内容を入力し[↑]をクリックします。
生成AIが回答をしてくれます。また、参考元となる記事も添付してくれるので、詳細を自分で確認することも可能です。
URLをクリックすると、参考にしたナレッジを別タブで確認することができます。
＜スマホ版の場合＞
▼キーワード検索
スマホ版の場合、画面左上の[虫眼鏡マーク]をタップし、画面が移り変わったら検索ボックスにキーワードを入力します。このとき、該当キーワードを含むフォルダに移動するか、「記事を検索」するか選びます。
検索結果は以下のように表示されます。また、[検索の対象]や[追加オプション]といった検索の細かい絞り込みは、画面上部の[条件で絞り込む]から可能です。
▼自然言語検索
スマホアプリでナレカンのAI検索を利用したい場合は、ヘッダーの[虫眼鏡マーク]をタップして[AIによる自然言語検索]からナレカンAIを呼び出します。
画面下部の入力欄に、質問したい内容を入力し[↑]をクリックすると、AIがナレカンの中を検索し、自動で回答してくれます。また、参照元となる記事や添付ファイルも示してくれるので、詳細を自分で確認することが可能です。
ナレカンの便利機能
以下では、ナレカンの便利機能を紹介します。どんなときにどのような機能が役立つか、画像付きで紹介しているので必見です。
その1｜ナレッジ蓄積編
以下は、主にナレッジを蓄積するときに役立つ機能です。これらを活用すれば「情報の整理が上手くいかない」という悩みを解消できます。
- 目次機能
- ファイル要約機能
- 社内お知らせ機能
- テンプレート機能
- バックアップデータの保持
公開した記事に目次を載せられる機能です。目次化した見出しにワンクリックで飛べるうえ、長くなりがちな文書も概要を掴めるので、読む側の心理的負担を減らします。
指定のファイルを要約した記事を、自動で作成する機能です。上の画像のように、「ファイルの要約」「ファイルの重要ポイント」「元ファイル」をまとめることができます。
全社的に周知したいお知らせ事項を、目立たせられる機能です。社内掲示板のような形で簡単に発信できるうえ、公開・非公開の操作もワンクリックで完了します。
あらかじめ作成した定型の記載内容を、ボタン１つで呼び起こせる機能です。編集画面下部の [＋テンプレート] から使用するテンプレートを選択できます。
記載内容は全て「編集履歴」として自動的にバックアップされ、いつでも過去の時点に復元できます。また、誰が・いつ・どこを修正したかが分かるので、不正改ざんのリスクを減らせます。
以上の便利機能を把握して、ナレカンをさらに使いこなしましょう。
その2｜ナレッジ検索編
以下は、ナレカン上の情報を探すときに役立つ機能です。以下の機能によって、多くのビジネスマンが抱える「必要な情報が見つからない」という悩みを一気に解消できます。
- ファイル内検索機能
- 画像内検索機能
[添付ファイル内も検索]にチェックを入れると、記事内・添付ファイル内に該当のキーワードが含まれる記事が一覧表示されます。記事を開くと、該当のファイルは「ファイル内に検索キーワードがあります」と黄色くマークアップされます。
[添付画像内も検索]にチェックを入れた場合、添付画像にキーワードが含まれる記事が一覧で表示されます。そのため、たとえばスクリーンショットや手書きメモを探したい場合、画像内検索（OCR検索）機能を使えば簡単に情報を絞り込めます。
上記のナレカンの超高精度の検索機能を使って、必要な情報に即アクセスできる仕組みを整えましょう。
また、「斉藤／齋藤／斎藤」などの常用漢字や、固有名詞、社内用語を”同じ意味を持つ単語”として登録できる「チーム辞書機能」を使えば、検索時の取りこぼしも防げます。
その3｜ナレッジ管理編
以下は、ナレカンで情報を管理するときに便利な機能です。とくに、”扱う情報量”や”働く社員数”が多い企業で起こりがちな「管理者の負担を押さたい」「安全に情報を管理したい」という要望に応えます。
- グループ機能
- アクセス権限の管理
- メルマガ機能
「グループ機能」は、メンバーそれぞれの「所属グループ」を管理者が設定できる機能です。部署や役職単位で参加するフォルダを設定するのに便利です。
ナレカンでは、管理者がユーザーごとにアクセス権限を管理できます。そのため、記事の内容を勝手に閲覧されたり編集されたりする心配がありません。
ナレカンでは、利用状況をメルマガとして、メンバー全員に月1で自動配信できます。1ヶ月どのように利用していたかが分かるので、他のメンバーの動きを確認しやすいのです。
これらの機能を活用すれば、管理者の負担を軽減しつつ、適切なナレッジ管理が実現します。
その4｜ナレッジのメンテナンス編
以下は、情報を正確かつフレッシュな状態に保てるように、メンテナンスに役立つ機能です。
- 重複判定機能
- 断捨離機能
- 承認フロー機能
すでに公開されている記事に近い内容が入力されると、途中で内容の重複を伝えるバナーが表示されます。そのため、複数の人が同じ内容のナレッジを作成してしまうことを防げます。
長期間閲覧されていない記事を一覧表示することができます。そのため、しばらく見られていない記事を削除し、内容をフレッシュに保てるのです。
承認者からの「承認」を受けた記事のみ公開できる機能です。「正しい情報」を確実に管理できるので、間違った情報による混乱を防ぎます。
その5｜ナレッジ運用定着編
以下は、主にナレッジを蓄積するときに役立つ機能です。これらを活用すれば「情報の整理が上手くいかない」という悩みを解消できます。
- 利用状況レポート
- 初期導入支援と運用支援
社内での利用状況をリアルタイムで把握できる機能です。「誰がナレカンを積極的に活用しているか」や「どのナレッジが実際に活用されているか」など、今本当に活用されているナレッジが一目でわかるため、ナレッジの運用改善に役立ちます。
初期導入支援では、フォルダやメンバーを整えるとともに、既存のデータをナレカンに移行できるため、すぐにナレカンの利用を開始できるのです。また、運用中に生じた疑問もメールサポートやオンラインミーティングで素早く対応します。
ナレカンの各プランで使える機能の比較表
ナレカンには、「ビジネスプラン」と「エンタープライズプラン」と「プレミアムプラン」の3つがあり、主な違いは、AIを使った機能の有無、利用可能容量、セキュリティに関する追加機能の有無です。以下は、プラン別の機能比較表です。
| ビジネスプラン | エンタープライズプラン | プレミアムプラン | |
|---|---|---|---|
| 対象 | 標準的な機能でナレカンを導入したいすべての企業 | 管理・セキュリティを強化してナレカンを導入したいすべての企業 | 「AI自然言語検索」も含めてナレカンを導入したいすべての企業 |
| 主な特徴 | 基本機能と便利機能の一部に加え、バックアップ機能を利用可能 | ビジネスプランの全機能に加え、IPアドレス制限やバックアップ機能を無制限に利用可能 | エンタープライズプランの全機能に加え、AIによる「自然言語検索」を利用可能 |
| AIによるファイル要約機能 |
【×】 |
【×】 |
【◯】 |
| AIによる自然言語検索 |
【×】 |
【×】 |
【◯】 |
| OCR検索（画像内検索） |
【×】 |
【◯】 |
【◯】 |
| 利用状況レポート |
【×】 |
【◯】 |
【◯】 |
| バックアップデータの保持 |
【◯】
（※3バージョンまで） |
【◯】 |
【◯】 |
| 利用可能人数※ | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
※300アカウント以上でご利用の場合、利用料金の割引が適応されます。
料金については、ナレカン資料をダウンロードして確認できます。3つのプランは、利用できる機能に差があるので、導入する際は自社に適したプランを選びましょう。
ナレカンの機能を使ってできること
ここでは、ナレカンの機能を使ってできることを紹介します。以下のように、社内のあらゆる情報をナレッジ化して共有・管理する活用例をご紹介しているので、必見です。
（1）社内メンバーのパソコンの中や頭の中にあるナレッジを共有
ナレカンは、「記事」機能と「質問」機能によって、社内メンバー個人のパソコンに保管されているマニュアルや、社内メンバーの頭の中にしかないノウハウを引き出して共有できます。
具体的には、記事機能ではテキストや画像を使って業務マニュアルやトークスクリプトを作成できます。また、質問機能では「質問に答える」ことで、社内で求められている情報やノウハウをナレッジ化して共有・蓄積可能です。
また、記事にはコメント機能が紐づいているので、記事を確認してほしい旨や不明点のやりとりを一か所で完結できて便利です。
（2）ファイルサーバーに放置されているナレッジを一元管理
ナレカンには、ファイルデータをAIが自動で要約し、重要ポイントをまとめて記事に書き起こす「ファイル要約機能」があるので、既存のデータファイルの移行も簡単です。
ファイルサーバーに蓄積したファイルは、いちいちファイルを開いて確認しなければ「どのファイルに何が書かれているのか」がわかりません。そのため、共有したノウハウやナレッジが社内で使われずに放置されてしまうのです。
そこで、ナレカンを導入してファイル要約機能を使えば、社内のファイルサーバーに放置されているナレッジを可視化できます。ナレカンで社内ナレッジを一元管理することで誰もがアクセス可能になり、社内の情報資産が活用されるのです。
（3）蓄積したナレッジに即アクセス
ナレカンに蓄積したナレッジは、社内ナレッジを”Google検索”するように探せる超高精度の「キーワード検索」と”上司に質問するように探せる”生成AIを活用した「自然言語検索」によって即アクセスできます。
キーワード検索は、複数キーワードでの検索はもちろん、添付ファイル内検索も備えているので欲しい情報に確実にたどり着けます。また、自然言語検索は社内メンバーの検索スキルに依存せず、思い通りに蓄積したナレッジへアクセス可能です。
以上のように、ナレカンに蓄積した情報には誰もが簡単にアクセスできるので、属人化していた業務やノウハウを社内全体で共有・活用できます。
【必見】ナレカンでナレッジ管理すべき理由
以下では、ナレカンでナレッジ管理すべき理由を解説します。
社内のナレッジを一元管理するには、既存のデータファイルやメール、個人のノウハウなどあらゆる情報をまとめて管理できなくてはなりません。また、蓄積したナレッジはいつでも取り出せる状態で保管しておく必要があります。
とくに、大企業は全ての社員が扱えるよう、ナレッジの保管・検索が直感的にできるツールが求められるのです。たとえば、「Google検索するようなキーワード検索」や「上司に質問するような自然言語検索」が備わっていると、検索スキルに関わらず全社員がナレッジを効果的に業務に活用できます。
したがって、自社のナレッジを管理の悩みを解決するには、社内のナレッジを簡単に残せて、誰もが必要な情報に即アクセスできるナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンでは、画像・ファイル・テキスト情報を、自社に合った形でナレッジ化できるほか、既存のデータを「記事」に要約することも可能なので、手間を抑えて情報を集約できます。また、超高精度な検索機能によって、「情報が見つからない」という悩みも解消します。
最も簡単に社内のノウハウをナレッジ化できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンの機能まとめ
これまで、ナレカンの機能やできることについてを中心にご紹介しました。
社内で業務が属人化しノウハウ共有が上手くいかないのは、情報の場所や情報へのアクセス方法がわからないことが原因です。そのため、社内ナレッジをまとめて、必要なときに欲しい情報を手に入れられるようにしなくてはなりません。
そこで、ナレカンは社内に散在するナレッジを、超高精度の検索機能で即アクセスできる状態で一元管理します。また、「質問形式」でのノウハウの蓄積や、「社内お知らせ機能」での情報の優先度の可視化によって、全社員を巻き込んでナレッジを管理できます。
したがって、大企業のナレッジ管理には、社内メンバー全員で、大量の機密情報でも安全に蓄積・共有できるツール「ナレカン」一択です。また、Zoom相談では「他社のナレッジ管理ツールとの違い」も紹介できるので、ナレカンが自社に合うか見極めたうえで導入可否を判断できます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内のナレッジ管理のストレスをなくしましょう。
