お悩み解消！ナレッジ管理ツール「ナレカン」の機能や使い方を解説！
職場のDX化が進んだ現在でも「必要な情報が見つからない」「業務の失敗がなかなか改善されない」などの悩みを抱えている企業は多くあります。
悩みが解消されない理由として、社内のノウハウが誰かの頭・PCのなかだけにあったり、ファイルサーバーに共有されていても誰も見なかったりすることが挙げられます。
そのため、『ナレカン』のような”ナレッジ管理ツール”が求められるのです。一方で、「最近、”ナレカン”と耳にするようになったが、どのようなツールなのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ナレカンの機能や使い方、メリットを網羅的にご紹介します。
- 自社の抱える悩みや課題を「ナレカン」を使って解決できるか知りたい
- ナレカンが、情報（ナレッジ）管理に最適な理由を教えてほしい
- ナレカンの使い勝手や機能性を理解し、導入可否を判断したい
という方はこの記事を参考にすると、ナレカンの使用イメージを掴んで、自社の業務に活用できるかを判断できます。
目次
「ナレカン」とは
ナレカンは、株式会社Stockが提供するナレッジ管理ツールで「社内のナレッジが無駄になっている」という悩みを解消します。以下では、ナレカンの「特徴」と「機能」を紹介するので、まずはナレカンの概要をおさえましょう。
「ナレカン」と「他のナレッジ管理ツール」の違い
他のナレッジ管理ツールにはない「ナレカン」の特徴は、「（1）蓄積」「（2）検索」「（3）共有」「（4）鮮度管理」「（5）運用定着」というナレッジ管理の5つの要素をそろえたツールであることです。特徴の詳細は、以下です。
- 【蓄積】社内のナレッジを「一元管理」できる
- 【検索】一元化したナレッジを「すぐに見つけられる」
- 【共有】メンバー全員が“ナレッジ管理に巻き込まれる”仕組み
- 【鮮度管理】ナレッジを“正確”かつ“新鮮”に保つ仕組み
- 【運用定着】“使い続けられる”よう徹底サポート
ナレカンには、ナレッジを漏れなく蓄積するための機能が整っています。「記事機能」で業務知識を体系的にまとめられるほか、「ファイル要約機能」で資料をアップするだけでもナレッジ化が可能です。
蓄積したナレッジも、見つけられなければ意味がありません。ナレカンでは、キーワード検索に加え、AI検索にも対応しており、必要な情報にたどり着くまでの時間を大幅に短縮できます。
「質問機能」や「リアクション機能」で、誰もが自然とナレッジに関わるようになり、ナレッジが“文化として根付く”のが大きな特徴です。さらに、情報のハブとなる「ホーム画面」で、社内の動きがひと目で把握できます。
ナレッジは更新されなければ、すぐに陳腐化します。ナレカンでは、使われていない・重複しているナレッジを自動で提案・整理できるほか「承認フロー機能」によって、誤った情報が共有されるリスクも回避できます。
ツールは「導入しただけ」では意味がありません。ナレカンでは、「導入・運用支援」が充実しているほか、「利用状況レポート」によって、社内のナレッジ管理のサイクルを堅実に回すことができるので、ナレッジ管理が継続され、成果につながるのです。
以上のように、ナレカンは他のナレッジ管理ツールと比較して「誰もが社内のナレッジに即アクセスできるツールである」ため、社内に使えるナレッジが蓄積されていくのです。
より詳細な機能を知りたい場合は、資料をダウンロードして確認できます。
＜簡単・便利ナレカンの主な機能＞
ナレカンの主な機能は、以下の7つです。
| ＜機能＞ | ＜内容＞ |
|---|---|
|
記事 |
画像・ファイルを格納したり、テキスト情報を書き込んだりと、自社に合った形でナレッジをまとめられます。ノート形式なので、ファイルよりも簡単に更新できます。 |
|
質問 |
社内版知恵袋のように不明点を社内メンバーに質問し、集まった回答をそのままナレッジ化できるので、社内メンバーから自然にナレッジを引き出せます。 |
|
ファイルの要約 |
添付したファイルの内容を「ナレカンAI」が自動要約するので、ナレッジを一から書き出す手間を省けます。また、都度ファイルを開かなくても、該当の情報を見つけられます。 |
|
社内お知らせ
(ポータル機能) |
社内報などの全社向けにアナウンスしたい情報を、掲示板のような形で簡単に発信できます。また、記事・質問ランキングやユーザーランキングも表示されるので、ナレカン活用のモチベーション向上にもつながります。 |
|
キーワード検索 |
社内ナレッジを”Google検索”するように探せる「平均0.2秒」の高速スピード検索を実現します。また、添付ファイルや画像内のキーワードも探せるので、情報が見つからないストレスを解消します。 |
|
AI検索 |
“上司に質問するように検索すれば、”生成AI”が最適な回答を返してくれるので、情報を探すのに時間をとられません。また、ゆらぎ検索にも対応しており、必要な情報に素早くたどり着けます。 |
|
ナレッジの重複判定機能 |
ナレカンにすでに似たようなナレッジがある場合は、AIがアラートを表示してくれるので、類似のナレッジを複数投稿してしまってどれが正確な情報かわからなくなることを防ぎます。 |
ナレカンは、上記7つを中心としたシンプルな操作性の機能で構成されています。とくに、「知恵袋のように使える質問機能」や「ナレッジの重複判定機能」によって、社内のナレッジ管理を健全なサイクルで回していけるのです。
【必見！】ナレカンが大企業のナレッジ管理に最適な理由
以下では、ナレカンが大企業のナレッジ管理に最適な理由を解説します。
社内でナレッジを蓄積することは重要ですが、蓄積された知見が「どこにあるか分からない」「古い情報が混ざっている」という状況では、活用されずに埋もれてしまいます。とくに大企業では、拠点や部署が多くなるほど、情報の分断や重複が深刻になりがちです。
そのため、誰でも簡単にナレッジを記録・共有でき、AIが内容を要約・整理できるITツールが必須と言えます。ただし、「検索しづらいツール」は、必要な情報に即アクセスできないため、知見を再活用できません。
したがって、自社のナレッジ管理には、散在するナレッジから本当に必要な知見だけを一元管理でき、誰でも簡単に必要な情報を探せるツールが最適です。
ナレカンは、ナレッジを“正確”かつ“新鮮”に保つ機能が揃っているため、誤情報の共有や情報の陳腐化を防ぎます。また、「質問機能」を通じて、メンバー全員がナレッジの循環に関われる設計になっているため、情報が集まり続ける仕組みが生まれます。
ナレッジ管理のお悩みを解消するツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜基本編＞ナレカンの使い方
以下では、ナレカンの基本的な使い方を画像付きで紹介します。実際の画面を確認して、自社の業務に役立てられるか判断しましょう。
（1）記事を投稿する
まずは、記事を投稿する方法を解説します。記事には、マニュアルやwiki情報をはじめ、議事録や営業のトークスクリプトなど、あらゆる社内情報をナレッジとして記載できるのです。
- 記事を作成したいフォルダを開いて、[＋新規作成]をクリックします。
- 以下のように選択肢が表示されるので、[記事を作成する]を選択します。すると、記事内容を入力できるようになります。
- タイトルと本文を入力したら、右上の[公開する]ボタンを押します。なお、本文を入力するにあたって、テンプレート機能や表作成機能など、さまざまな便利機能を利用できるので試してみましょう。
- 以上の操作で記事が公開されます。既読メンバーの情報は、右上の既読した「人数」をクリックすると確認できます。
以上の流れで、ナレカンに記事を投稿できます。
（2）質問を投稿する
次に、ナレカンに質問を投稿する方法を紹介します。業務で分からない点を投稿して、回答を募りましょう。
- 画面右上の[質問一覧]＞[質問をする]をクリックします。
- 質問のフォーマットが開くので、質問内容と詳細を記載します。そして、[カテゴリ]から質問のカテゴリを選択し、[メンバー・グループを追加]や[回答期限]から回答してほしい人やグループおよび期限を設定します。
- 質問と回答リクエストの入力が完了したら、[質問する]を押しましょう。
- 以上の操作で、質問を投稿できました。
- 投稿した質問に回答されると、画面上部の「コメント」にバッジがつきます。
- 質問に回答がついています。知恵袋のように、複数人が回答することも可能です。
また、匿名で質問したい場合は、[匿名で質問する]のチェックボックスにチェックを入れると、「匿名のユーザー」として質問できます。
質問機能は、「同じ内容の質問回答が何度も繰り返される」問題の解消に役立ちます。また、誰かの頭のなかにあるナレッジを自然に引き出せるので、知見が蓄積する環境を仕組み化できます。
（3）質問に回答する
続いて、質問に回答する方法を解説します。
- 自身に回答リクエストされた質問がある場合、ナレカンの画面上部の「質問一覧」と「通知」にバッジがつきます。
- [あなたへの回答リクエスト]をクリックして、[回答に進む]を選択し、質問に回答しましょう。
- 質問画面に遷移するので、[回答する]を押します。
- 回答を記載して、[回答を公開]をクリックします。
- すると、質問者からお礼のメッセージが届き、質問が解決済みになります。
以上の操作で、投稿された質問に回答できます。質問の回答を残せば、自身の持つナレッジの社内共有につながるので、他メンバーの業務に役立てられるのです。
（4）ファイル要約機能を使う
続いて、ファイル要約機能の使い方を解説します。
- 記事を作成したいフォルダを開いて、上部の[＋新規投稿]＞[AIでファイルを要約アップロード]をクリックします。
- 要約したいファイルを選択して、[要約する]をクリックします。
- 要約が完了すると通知が来て、記事が自動作成されています。
（5）社内お知らせ(ポータル)を作成する
社内お知らせ(ポータル)機能は、全社員向けに情報をアナウンスしたいときに便利です。たとえば、社内報や健康診断、社内イベントの告知などに利用できます。
- まずは、画面右上の[設定]から、[チームの設定を変更]を選択します。
- 画面が切り替わるので、次は左サイドバーのなかから[「社内お知らせ」モード]を選択し、[＋新規作成]を押しましょう。
- 下図が表示されるので「タイトル」「サムネイル」「本文」に書き込み、[保存]ボタンを押しましょう。
- 最後に、画面が切り替わるので、[公開]を選択すれば完了です。公開をクリックすると、瞬時に全ユーザーに表示されます。
このように、ナレカンで作成した社内報はＰＣからはもちろん、スマホ画面からも見やすいのが特徴です。
▼PC画面からみた社内報
▼スマホ画面からみた社内報
（6）キーワードで検索する
キーワード検索では、社内ナレッジを”Google検索”するように探せます。以下ではキーワード検索の方法について解説します。
- 検索ボックスにキーワードを入力したあと、絞り込む方法を選択します。
- [添付ファイル内も検索]にチェックを入れた場合、添付ファイルにキーワードが含まれる記事が一覧で表示されます。詳細画面でも、対象のファイルに黄色い背景色がついています。
- [添付画像内も検索]にチェックを入れた場合、ファイル内検索のときと同様に、該当キーワードが含まれる記事がヒットします。下図のように、該当画像がある旨と、該当の画像が黄色で表示されます。
ナレカンのキーワード検索は「平均0.2秒」の高速スピードと「ヒット率100%」の超高精度を兼ね備えているほか「複数キーワード」で誰でも思い通りに情報を探せるのです。
（7）自然言語検索する
自然言語検索では、ナレカン生成AIを活用して、欲しい情報を”上司に質問するように”探せます。以下では、自然言語検索の方法について解説します。
- ナレカンのプレミアムプランでは、ヘッダー中央の[AI検索]をクリックしてナレカンのAIを呼び出せます。
- 画面下部の入力欄に、質問したい内容を入力し「↑」をクリックします。
- 生成AIが、参考とした「ナレッジのURL」と併せて回答をしてくれます。
- URLをクリックすると、参考にしたナレッジを別タブで確認することができます。
- 生成AIの回答にファイルが添付されているときは、別タブでプレビューを確認することも可能です。
ナレカンでは企業のお悩みをヒヤリング後、デモ環境を用意できるので、ぜひナレカンの超高精度の検索機能を試してみましょう。
＜応用編＞ナレカンの9つの便利機能
以下では応用編として、特に大企業でのナレッジ管理に役立つ、「ナレカンの9つの便利機能」を紹介します。
| ＜機能＞ | ＜内容＞ |
|---|---|
|
目次機能 |
記事の上部に「見出し大＞見出し中＞見出し小」の構成で目次を設定できます。そのため、画面をスクロールする煩わしさが解消され、確認したい情報に即飛べるようになります。 |
|
コメント機能 |
記事に紐づけて、メンバーに直接「コメント」を送れます。ほかのチャットやメールを介して連絡する手間をなくし、円滑な情報共有を図れます。 |
|
メール自動転送機能 |
普段利用しているメールを、ナレカンに自動転送できるので「メールのやりとりが散らばって、重要なメールが見つからない」という悩みを解消します。 |
|
チャット連携機能 |
「Slack」「Microsoft Teams」でのやりとりを、ナレカン上に転送できるので、メッセージが流れる悩みを解消します。また、やりとりを集約することで、ほかのメンバーも確認しやすくなります。 |
|
OCR機能 |
「記事本文に、添付された画像」「ファイル自体が画像」の場合でも、情報を探し出せるので、ファイルや画像を開く手間が一切いりません。 |
|
チーム辞書機能 |
「タイスケ・タイムスケジュール・シフト表」など、”同じ意味を持つ用語”として登録しておけば、まとめて検索をかけられます。そのため、社内用語・固有名詞なども、すべて拾えるようになります。 |
|
承認フロー機能 |
承認フローを介して情報を公開することで、勝手に間違った情報が公開される事態や改ざんのリスクをなくせます。承認者は任意のメンバーを設定できるので、責任の所在を明確にできます。 |
利用状況レポート機能 |
社内でのナレカンの利用状況をリアルタイムで把握できるので、共有したナレッジが活用されているかを把握できます。レポート結果をもとに情報を整理すれば、”必要なナレッジ”のみを確実に残せます。 |
|
グループ機能 |
メンバーの所属するグループごとに権限を一括設定できるので、設定の手間がかかりません。そのため、新入社員の入社や部署異動時に発生しがちな”管理職の負担を軽減します。 |
基本的な「記事」「質問」「検索」のほかに以上の機能を使いこなすことで、扱う情報量の多い大規模企業でも、ナレッジ管理の負担を軽減できます。
ナレカンの料金とは
ナレカンの料金を確認するには、資料ダウンロードが必要です。詳細は、ナレカンの資料ダウンロードページをチェックしましょう。
ナレカンを利用する3つのメリット
以下では、ナレカンを利用する3つのメリットを解説します。ナレカンを導入する前に、必ず確認しましょう。
（1）情報の一元化による業務効率の向上
ナレカンを利用する1つ目のメリットは、情報の一元化による業務効率の向上が期待できる点です。
社内メンバーがExcelやPowerPointで作ったマニュアルは、それぞれのPCに入っていたり書式がバラバラだったりして、何のマニュアルがどこに書かれているのか分かりません。
一方で、ナレカンでは、記事・ファイル・Q&Aなどの形式でナレッジを体系的に蓄積・整理できます。そのため、必要な情報が社内のどこにあるかを探し回る手間がなくなり、業務のスピードや生産性が大幅に向上します。
また、ナレカンでの「投稿や閲覧の操作」はストレスがないので、ナレッジ管理を習慣化できます。ナレカンを導入するだけで、「社内のナレッジは必ずナレカンで共有する」という環境をつくれるのです。
（2）誰でもすぐに必要な知識にアクセスできる
ナレカンを利用する2つ目のメリットは、誰でもすぐに必要な知識にアクセスできる点です。
ナレッジを蓄積しても、「ファイルサーバーに放置されて誰も見ない」状況では、社内の知見が再活用されません。しかし、ナレカンで情報を管理すれば、AI検索やキーワード検索によって、誰もが知りたい情報に素早くアクセス可能です。
そのため、属人化していたノウハウも可視化され、メンバー間の情報格差がなくなり、ナレッジの民主化が実現します。
（3）ナレッジの鮮度維持と運用の定着支援
ナレカンを利用する3つ目のメリットは、ナレッジの鮮度維持と運用の定着支援がある点です。
ナレカンでは、承認フローやナレッジの重複機能により、情報の正確性・最新性が保たれます。また、利用状況レポートや導入・運用支援によって、ツールが「使いっぱなし」にならず、継続的にナレッジ活用が進み、成果につながります。
さらに、ナレカンをすぐに使えるようにセットアップする初期導入支援や、導入後の運用サポートも充実しているため、「ツールを導入して終わり」にならない環境が整備されているのです。
ナレカンに関するよくある質問
最後に、ナレカンに関するよくある3つの質問と回答を紹介します。
- Q1.ナレカンは何名程度の利用が多い？
- Q2.ナレカンはITに不慣れなメンバーでも使える？
- Q3.ナレカンのサービス説明資料はどこからダウンロードできる？
- Q4.ナレカンを導入したいが、稟議を通すのが難しい！
100名～数万名規模の企業で利用されています。部署や業務ごとにナレッジを整理でき、必要な管理機能にも過不足がありません。
ナレカンは、ITに詳しくないメンバーでも簡単に使えるツールです。メールを使える方なら誰でも使いこなせます。
サービス説明資料はの資料ダウンロードページから申し込めます。
ナレカンでは、専属担当者のサポートを受けられるので「稟議を進めたいがツールの比較軸が分からない」というお悩みも解消できます。また、ツールの選びに悩んでいるという段階でも、オンライン相談から最適なアドバイスを受けられます。
以上のように、ナレカンは「ITツールを使い慣れていないメンバーがいる大企業」でも、問題なく使えるツールだと言えます。
ナレカンの機能や使い方・メリットまとめ
これまで、ナレカンの機能や使い方、メリットを中心にご紹介しました。
社内のナレッジが正しく活用される環境を作るには、管理ツールを使って「ナレッジを一か所に蓄積できる」「蓄積した情報をすぐに探せる」ことが必須です。また、蓄積したナレッジは陳腐化しないように更新サイクルが回せることも重要です。
加えて、企業ごとに運用方法を提案してくれるような「サポート体制」が備わったツールであれば、企業の悩みや不安を解消したうえで運用を開始できるのでおすすめです。
以上のことから、自社のナレッジ管理には、専属担当者によるサポート体制が充実しており、社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」が不可欠なのです。
無料の導入支援も受けられるので、少しでもナレッジ管理に苦戦している企業は、ぜひを導入して、社内のナレッジ管理を成功させましょう。
