【必見】ナレッジ管理ツール「ナレカン」の使い方を徹底解説！
今日では、社内のナレッジ管理にITツールを導入する企業が増えています。代表的なナレッジ管理ツールのひとつである「ナレカン」は、あらゆるナレッジを一元管理し、超高精度で検索ができます。
しかし、「ナレカンの導入を検討しているものの自社で使いこなせるかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ナレカンの基本的な使い方を中心に徹底解説します。
- ナレカンの具体的な使い方を知りたい
- ナレカンの特徴や機能を知り、自社に合ったツールか判断したい
- 自社のノウハウをナレッジ化して蓄積できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、ナレカンをどのように使うかがわかり、自社のナレッジ管理を効率よくできるようになります。
目次
「ナレカン」とは
「ナレカン」は、株式会社Stockが運営する100名〜数万名規模向けの、社内のナレッジに即アクセスできるナレッジ管理ツールです。
ナレカンに社内のナレッジを一元管理することで、ノウハウの属人化や必要な情報がすぐに見つからないストレスを解消します。
また、ナレカンはこれ以上ないほどシンプルで、ITツールに不慣れな方でもすぐに使える点が特徴です。そのため、ツールのマニュアルやメンバーへの説明の必要がなく、余計な時間や教育コストをかけずに即日活用できます。
したがって、営業のマニュアル共有やバックオフィスでの情報管理、プロジェクト運営などさまざまな場面で利用可能です。
【徹底解説】ナレカンの基本的な使い方
ここでは、ナレカンの基本的な使い方をご紹介します。使い方は簡単なので、ITに苦手意識がある方でもすぐに使いこなせるようになります。
（1）ナレカンにアカウント登録する
まず、ナレカンの無料トライアル申込みページから申し込みます。
登録が完了したら、ログイン画面からメールアドレスとパスワードを入力します。
以上でナレカンの利用準備は完了です。
（2）メンバーを招待する
次に、「設定」から[メンバー管理]を選択します。
[+新規メンバーを招待]をクリックします。
「メールで招待」または「URLで招待」から招待するユーザーのアクセス権を設定し、[招待]をクリックします。
アクセス権限はユーザーごとだけでなく、フォルダごとに設定することも可能です
（3）フォルダを作成する
続いて、フォルダを作成するために、左上の[+]を選択します。
「フォルダ名」「参加者」を入力し、必要があれば「作成場所」で親フォルダを設定し、[保存]をクリックします。
ナレカンは、多階層のフォルダ作成が可能なので、部署ごとや支店ごと・ナレッジやマニュアルの種類に合わせて細かく整理できます。
（4）記事を投稿する
続いて、記事を投稿します。フォルダ一覧から、記事を作りたいフォルダをクリックし、画面上部の[新規投稿]をクリックします。
[記事を作成する]をクリックします。
「タイトル」や「本文」を入力し、記事が完成したら[公開する]をクリックします。
以上の手順で社内の情報を記事に残すことでナレッジ化して共有・蓄積できます。
（5）質問を投稿する
以下は、メンバーの頭の中にあるナレッジを聞き出すための質問機能の使い方です。以下では、「質問を投稿する」と「質問に回答する」の2つに分けて紹介します。
＜質問を投稿する方法＞
まず、画面上部にある「質問一覧」のアイコンをクリックします。すると、画面が切り替わるので、[質問する]を押しましょう。
質問を作成するにあたり「質問したいこと（テーマ）・詳細・回答をリクエストするメンバー・グループ」を記載しましょう。最後に、[質問する]を押したら投稿が完了です。
＜質問に回答する方法＞
投稿された質問は、ナレカンの上部にある「質問一覧」から確認できます。回答する質問をクリックし、[回答する]を押します。
すると下図のように、質問内容が反映された「記事」に飛ぶので、回答を記載し、画面右上にある[公開]を押します。
そのとき「記事」の格納先を選択できるので、”ナレッジ”として適切なフォルダを選択しましょう。たとえば「管理部」を選択すると、下図のように”ナレッジ”を蓄積できます。
（6）ファイルを要約して記事にする
続いて、ファイル要約機能の使い方を解説します。
記事を作成したいフォルダを開いて、上部の[＋新規投稿]＞[AIでファイルを要約アップロード]をクリックします。
要約したいファイルを選択して、[要約する]をクリックします。
要約が完了すると通知が来て、記事が自動作成されています。
（7）AIで自然言語検索する
最後に、自然言語検索の方法について解説します。
ナレカンのプレミアムプランでは、ヘッダー中央の[AI]をクリックしてナレカンのAIを呼び出せます。
画面下部の入力欄に、質問したい内容を入力し「↑」をクリックします。
生成AIが、参考とした「ナレッジのURL」と併せて回答をしてくれます。
URLをクリックすると、参考にしたナレッジを別タブで確認することができます。
【応用編】ナレカンの便利な機能の使い方
ここでは、ナレカンの応用的な使い方をご紹介します。よりナレッジ管理を効果的に進めるために、ぜひ活用しましょう。
（1）ナレカンホーム画面
ナレカンのホーム画面では、[お知らせ]や[最新の記事][最新の質問]のタブから、直近で公開・更新された情報を確認できます。
確認するべき情報が自然と目に入る構造になっており、他のメンバーが使っている様子が直感的に分かるので、メンバー全員を巻き込んだナレッジ共有が実現できます。
（2）承認フロー機能
承認フロー機能では、ナレカンに載せる情報を責任者が確認したうえで公開できるため、正しい情報の共有につながります。
まず、画面右上の[承認一覧]をクリックし、[あなたが承認者]タブから届いている承認依頼を確認します。
修正依頼を出したい記事の[差し戻す]＞[修正を依頼]をクリックします。
メッセージ欄に差し戻しの理由を記載し、[送信]をクリックします。すると、申請者に差し戻しされたこととその理由を共有できます。
まず、画面右上の[承認一覧]をクリックし、[あなたが申請者]タブの[承認者からの修正依頼]から届いている修正依頼を確認します。そして、詳細を見たい修正依頼の[理由を確認]をクリックします。
承認者から届いた修正理由のメッセージを確認したら、[編集]から修正をおこないます。
修正後は、画面右上の[申請]をクリックし、承認者へのメッセージを入力して[送信]をクリックすれば、再申請を送れます。
申請者が申請を削除するには、画面右上の[承認一覧]をクリックし、[あなたが申請者]タブの[承認者からの修正依頼]から届いている修正依頼を確認します。そして、修正依頼を削除したい記事の[申請自体を削除]をクリックします。
画面が切り替わったら[OK]をクリックすると、承認申請を削除できます。
承認フロー機能を活用すれば、メールや他のメッセージツールを介さずに承認に関するやり取りが完結します。また、承認のとれた情報が蓄積されるため、安心して業務に活かすことができるのです。
（3）利用状況レポート
利用状況レポートでは、全体の閲覧数や検索数が分かるので、ナレッジが社内でどのくらい活用されているのかを可視化できます。
また、記事ごとの閲覧状況やメンバーごとの利用状況も確認可能なので、ナレッジ管理の効果的な運用に役立てられるのです。
ナレカンで社内のナレッジを管理するべき理由
以下では、ナレカンで社内のナレッジを管理するべき理由を解説します。
社内のナレッジは、適切に管理しなければ、ノウハウが属人化して社員の異動や退職時に業務が滞ってしまいます。また、保管したナレッジは検索すればすぐに見つけられる状態でなければ、社内で活用されません。
そこで、「ナレッジを一元管理して、超高精度の検索機能が備わったツール」があると、社内で活用されるナレッジを集約できます。ただし、ただツールを導入しただけでは社内に浸透しないので、正しく運用サイクルが回る機能があるかも重視すべきです。
したがって、自社のナレッジ管理にはナレッジマネジメントに不可欠な機能が揃ったツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」にはあらゆる情報を蓄積できるほか、生成AIによる「自然言語検索」では会話形式でほしい情報が即絞り込めます。また、利用状況や最新情報を分かりやすく一覧確認できるページもあるので、社内で運用しやすいのです。
誰でも社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンを利用するメリット
ここでは、ナレッジ管理にナレカンを利用するメリットを3つ解説します。現時点で、ナレカンの導入を検討している方は必見です。
（1）導入・利用中のサポートが充実している
ナレカンは、圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「利用中サポート」があります。
初期導入支援では、運用ルールの設計や社内にある既存データの移行のサポートなどが受けられます。また、ナレカンは最もシンプルなナレッジ管理ツールですが、万が一利用中に不明点があった場合は、カスタマーサポートが迅速に対応します。
そのため、ITに不慣れでもスムーズにナレカンを導入でき、利用中も手厚いサポートがあるので、安心して運用し続けられるのです。
（2）厳格なセキュリティ基準で情報が保護される
ナレカンは、大企業が安心して導入できる、厳格なセキュリティ基準で情報が保護されています。具体的なセキュリティの内容は以下の通りです。
- 国際セキュリティ資格の取得
- 世界最高レベルのセキュリティのデータセンターを利用している
- すべての通信・情報が暗号化されている
ナレカンでは、情報セキュリティ全般に関するマネジメントシステム規格である ISO27001(ISMS) を取得しています。
ナレカンは、データセンターとしてAWS（Amazon Web Services）を利用しています。AWSは、第三者機関からも評価されている、世界でも最高レベルのセキュリティと信頼性を持つデータセンターで、国内大手企業でも導入実績があります。
ナレカンの通信はすべて「SLL」という安全性の高い暗号化方式で保護されています。また、ナレカンに格納された情報は、「AES256」という最高レベルの暗号化方式によって、第三者が内容を確認できない状態となっています。
したがって、大量の機密情報を扱うビジネスにおいても、ナレカンは安全に利用できるのです。
（3）スマホやタブレットからも利用できる
ナレカンは、PCのブラウザ版の他にアプリも提供しているので、PCだけでなくスマホやタブレットからでも利用可能です。
そのため、リモートワークや外出時でも必要な情報を確認できます。また、端末問わず画面の仕様が同じなので、PCとスマホを併用する場合でも混乱しません。
したがって、ナレカンは時間や場所に関係なく、PCからでもスマホ・タブレットからでも簡単に情報を確認できるのです。
ナレカンの使い方に関するよくある質問
以下では、ナレカンに関するよくある質問とその回答をご紹介します。
- Q.ナレカンのサービス説明資料はどこからダウンロードできますか？
- Q.ナレカンを無料で試すことはできますか？
- Q.記事や質問・回答に添付したファイルや画像内のテキストも検索できますか？
- Q.検索機能は、「ゆらぎ検索」に対応していますか？
- Q.記事の編集履歴を見ることはできますか？
サービス説明資料は、ナレカン資料ダウンロードページから無料でダウンロードできます。
可能です。操作感を試す場合はナレカン無料トライアル申込みページから申し込みましょう。
検索可能です。たとえば、「経費申請」といったキーワードを「添付ファイル内も検索」と条件づければ、PDFやWordなどに「経費申請」が入っているファイルを絞り込めます。また、「添付画像内も検索」と指定すれば、画像内の文言を読み取って検索結果に表示します。
ナレカンの自然言語検索は、もちろん「ゆらぎ検索」に対応しています。たとえば、「不具合」と入力した際は「故障」というキーワードも含めて検索結果に表示されるなど、”表記違い”や”類義語”のキーワードにも対応しているのです。
確認可能です。編集履歴は、自身の編集開始から15分経過した時と、自身の編集の後に他のユーザーが編集した時に作成されます。
上記以外にも不明点がある場合は、よくある質問ページまたはナレカン問い合わせフォームから確認できます。
ナレカンの基本的な使い方やメリットまとめ
これまで、ナレカンの使い方を中心にご紹介しました。
業務を円滑に進めるためには、「社内情報を一元管理して超高精度で検索できること」が不可欠です。そこで、社内に散在するナレッジを一箇所にまとめて保管できるナレッジ管理ツールを利用すると、必要な情報がどこにあるかわからないという事態を防げます。
また、社員が直感的に検索できる機能が備わっていると、社内のナレッジにいつでもアクセス可能になり、誰でもナレッジを業務に活用できます。ただし、スムーズな導入・運用のためにサポートが充実しているツールがおすすめです。
したがって、自社のノウハウや社内情報を適切に管理するには、誰もが社内のナレッジに即アクセスできるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内のナレッジ管理のストレスを解消しましょう。
