ファイルを暗号化するには？注意点や安全にファイル管理する方法も紹介！
顧客の情報を扱ったり、社外と重要なやりとりをしたりする企業においては、機密情報が漏えいしてしまうリスクがあります。そのため、「ファイルの暗号化」は情報の流出のリスクを減らす手段として有効です。
しかし、なかには「ファイルを暗号化したいがやり方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ファイルの暗号化のやり方や情報管理におすすめのツールを中心にご紹介します。
- 社内の機密情報が記載されたファイルを安全に管理したい
- ファイルを暗号化して、外部からの不正アクセスを防ぎたい
- 社内の情報を安全に管理できる高セキュアなツールを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、ファイルの暗号化の方法が分かるだけでなく、社内情報を高セキュアな環境で管理できる方法まで見つかります。
目次
ファイルの暗号化とは
ファイルの暗号化とは、第三者に知られたくないデータやファイルにパスワードを与えて特殊な形式にし、他人が解読できないようにすることです。
ビジネスにおいては、機密情報を管理・共有しなければならない場面が多くあります。しかし、適切に情報を扱えていない場合、PCの紛失やウイルス感染、メールの誤送信などによって情報漏えいのリスクがあるのです。
そこで、ファイルを暗号化することで、自社や取引先、顧客の機密情報の漏えいを防ぎ、「自社の信用」「社員の安全」を守ることができます。
ファイルを暗号化するメリットとは
以下では、ファイルを暗号化するメリットについて解説していきます。ファイルの暗号化を考えている方は必見です。
（1）情報漏えいを防ぐ
ファイルを暗号化すると、パスワードを知っている人しかその情報にアクセスできないため、情報漏えいを防ぐことができます。
一方、暗号化されていないファイルは、誰でも閲覧し、編集することができます。そのため、第三者にパソコンが渡ってしまうと、機密情報であっても簡単に閲覧できてしまうのです。
また、万が一暗号化されていないファイルでメールを誤送信してしまうと、受信したユーザーはデータを閲覧できてしまいます。したがって、パソコン紛失や誤操作による情報漏えいのリスクを防ぐために、ファイルの暗号化は有効です。
（2）ウイルス対策になる
2つ目のメリットは、ウイルス感染を防げる点です。
ファイル暗号化すれば、パソコンがウイルス感染やサイバー攻撃を受けてもデータ流出を防げます。なぜなら、パソコン内のファイルが盗まれたり、外部に流出してしまったりした場合でも、暗号キーを持っていないユーザーにはファイルが閲覧できないためです。
以上のように、ファイル暗号化をしておくことで悪意あるユーザーの被害を受けず企業の機密情報が守られます。
（3）社外からの信頼を得られる
ファイルを暗号化することで、社外からの信頼を得られるというメリットがあります。
メールの誤送信や漏の可能性の高い企業は信頼を得られず、取引が破綻しかねません。取引先や顧客と情報の受け渡しをするときに、適切なセキュリティ対策が施されていれば、社外へ自社のセキュリティ基準の高さをアピールできます。
したがって、ファイルの暗号化といったセキュリティ対策をすることで社外からの信頼を得ることができ、円満な取引ができるようになるのです。
【セキュリティ対策】ファイルを暗号化する方法3選
以下では、ファイルを暗号化する方法について解説していきます。自社のセキュリティ対策としてファイル暗号化を取り入れたい方は必見です。
（1）WindowsのEFS・IRM機能を利用する
1つ目は、Windowsの暗号化機能を使う方法です。Windowsには、EFSとIRMという2つの機能ファイル暗号化機能があります。
- EFS機能
- IRM機能
Windowsに標準搭載されている保護機能です。簡単な操作で暗号化できるため、扱いやすさに優れています。また、ユーザーは、パスワードなしで元のデータを閲覧できないことが大きな特徴です。
Office製品に対して設定できる保護機能です。ファイルを共有するときに、ユーザーごとにアクセス許可レベルを設定できます。WordやExcelでデータをやり取りする場合は、IRM機能を活用しましょう。
（2）Zipファイルにパスワードをつける
2つ目に、ファイルをZip形式に圧縮し、パスワードをつけて暗号化する方法です。
この方法は、手軽に利用できるため多くの企業に取り入れられていますが、セキュリティ強度が低く、解読のリスクが高いと言われています。
そのため、重要なファイルはより強度の高い方式で保存する必要があり、セキュリティ対策として万全とは言えないため注意が必要です。
（3）ファイル暗号化ソフトを利用する
3つ目に、ファイル暗号化のソフトやツールを導入する方法です。
無料で使えるツールは暗号化の強度が低いこともある一方で、有料の製品は暗号化の強度が高く、メールの誤送信を防ぐ機能がついているなど高機能なものもあります。
そのため、ソフトを導入するときには、暗号化したいファイルの特性や製品の特徴を考慮しながら選びましょう。
ファイルを暗号化するときの4つの注意点とは
以下では、ファイルを暗号化するときの注意点について解説していきます。ファイルの暗号化をしたい方は押さえておきましょう。
（1）暗号化・復号化に手間がかかる
まずは、暗号化と復号化に手間がかかることです。
平文であればファイルを開けばすぐに読める一方で、ファイルを暗号化する場合、暗号化と復号化の両方に「パスワードを考えて入力する」「パスワードを確認して入力する」という手間がかかります。
以上のように、ファイルの数が増えるたびに小さな手間に多くの時間を使ってしまい、結果的に生産性を低下させてしまうのです。
（2）パスワードを忘れると復元ができない
次に、パスワードを忘れると復元ができないことです。
暗号化したファイルのパスワードを忘れるとデータの復元が難しいと言えます。そのため、専門の業者に復元を依頼しなければならなかったり、依頼したとしても暗号の種類によっては一部破損したりしている可能性も高いのです。
しかし、パスワードを安易なものにすると解読される危険性があるため、複雑なものにする必要があります。そのため、複合化できないという事態にならないよう、パスワードは厳重に管理しましょう。
（3）PCのパフォーマンスが落ちるリスクがある
ファイルを暗号化するツールやソフトを導入することで、PCのパフォーマンスが落ちてしまうというリスクもあります。
暗号化処理に時間がかかると、他の作業にも影響がおよび、生産性の低下を招いてしまうのです。そのため、PCのパフォーマンスを維持するためにも、処理スピードが早く、PCへの負担が少ないツールを使いましょう。
たとえば、ファイルのセキュリティ保護のためのツールには、対象ファイルの大きさや容量に対応したツールを選ぶことが大切です。
（4）パスワード・ファイルの管理が煩雑になる
最後に、ファイルの暗号化には、パスワード・ファイルの管理が煩雑になるといった注意点があります。
ファイルの暗号化に必要なパスワードが増えると、その分管理が煩雑になりがちです。せっかくファイルを暗号化して機密情報を守っていても、パスワードの管理がずさんでは、情報漏えいにつながりかねません。
そのため、「ナレカン」のような、あらかじめ強固なセキュリティ体制が施されたツール上で、ファイルを始めとする情報の管理・共有をする方法も検討するのもおすすめです。
【必見】煩雑なファイル管理を解消する高セキュアなツール
以下では、煩雑なファイル管理を解消する高セキュアなツールを紹介します。
ファイルの暗号化は、社内の機密情報を管理するうえで、情報漏えいを防いだり、社外からの信頼を得たりするメリットがあります。そのため、社内情報の保護のためのパスワード設定なども重要です。
しかし、パスワード・ファイル管理は煩雑になりがちなため、一度失くしてしまうと復元に時間がかかったり、誰も確認できなくなったりしてしまいます。そこで、高いセキュリティ水準をもったツール上で、ファイル管理をすれば情報漏えいのリスクをなくせます。
結論、社内の機密情報の管理に最適なツールは、国際セキュリティ資格を取得しており、ファイルの閲覧権限も設定できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、記事に画像やファイルを添付して情報を蓄積・管理できるうえ、フォルダのアクセス権も自由に設定可能なので、情報がむやみに露出する恐れもありません。また、国際レベルのセキュリティ基準で情報が守られるため、大企業でも安全に運用可能です。
情報漏えいのリスク回避に最適なツール「ナレカン」
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【番外編】ファイルの暗号化を解除する方法
以下は、Windows10でのファイル暗号化を解除する方法になります。
- データを暗号化した時のユーザーアカウントでWindowsにサインインします。
- 暗号化を解除したいデータアイコンを右クリックします。
- 表示された右クリックメニューから、[ファイルの所有権]＞[個人用]を選択します。
以上の手順を踏まえると、暗号化を解除できます。また、Windows11Proの場合は、最初に[その他のオプションを確認]を選択することで、従来の右クリックメニューが表示されるので、手順3の操作をすれば解除可能です。
ファイル暗号化の方法と情報管理におすすめのツールまとめ
これまで、ファイル暗号化の方法や情報管理におすすめのツールを中心にご紹介しました。
社内の機密情報を管理するときは、ファイルを暗号化することで情報漏えいを防ぐことができます。ただし、多くの企業が利用するZip形式に短縮する方法はセキュリティ水準が低いと言われているため注意が必要です。
また、暗号化されたファイルが膨大な量になると、管理が煩雑になりがちです。そのため、定期的な管理が行き届くように、全社員が簡単に運用できる操作性でありつつ、高いセキュリティ基準を保持した情報管理ツールを導入しましょう。
結論、自社で活用すべきなのは、社内の機密情報を高度なセキュリティ基準のもと、任意のメンバーのみファイルを共有・管理できる「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内のファイルを安全に管理しましょう。
