無料テンプレート｜エクセルで名刺管理する方法やメリット・デメリット
顧客とのやり取りで交換した名刺は、個人情報であることはもちろん、企業の情報資産として活用できるので、適切に管理する必要があります。そのため、Excelに名刺情報を反映させ、データ管理している企業も少なくありません。
しかし、なかには「Excelで名刺管理したいが、適切な方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelを活用した名刺管理の方法や役立つテンプレート4選を中心にご紹介します。
- 名刺をデータ化して、エクセル上にまとめる方法を教えてほしい
- テンプレートを活用して、名刺管理を効率化したい
- エクセルよりも簡単かつ安全に名刺管理できる方法があれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、Excelを活用した名刺管理方法だけでなく、名刺を含めた顧客情報を効率的に管理する方法がわかります。
目次
名刺の管理が重要である理由
名刺管理が重要な理由として、「セキュリティリスクを軽減するため」「情報資産として活用するため」といった点が挙げられます。
名刺には個人の企業名や連絡先が記載されるので、適切に管理して、紛失や外部への漏えいを防ぐ必要があります。また、訪問履歴や商談記録の顧客情報を名刺に紐づけて管理しておけば、今後の業務に役立つ情報資産となるのです。
さらに、名刺を一元管理し、社内で共有しておけば「誰と誰が接点を持っているか」が分かります。その結果、人脈を広げたり商談につながったりと、ビジネス機会の見落としを防げるのです。
このように、名刺は企業にとって大切な情報資産となるので、適切に管理・共有できる仕組みを社内に構築しましょう。
自作のExcelで名刺管理する方法
ここでは、Excelで自作の名刺管理表を作成する方法を解説します。以下の手順を踏まえると、下記画像のように名刺をリスト化できるので必見です。
ステップ1｜項目を入力する
はじめに、Excelで名刺を管理するときに記入すべき項目を入力します。
- 企業名/法人名
- 所属部署
- 役職
- 氏名
- 連絡先
- 企業URL
- 交換日
- 備考
上記の項目のほかにも、自社の用途に合わせて適宜項目を追加しましょう。また、「備考欄」には、補足事項やその後のやりとりなどを追記していき、顧客情報を一元管理すると業務に活用しやすいです。
ステップ2｜関数を活用する
次に、名刺情報の入力や確認に便利な関数をセルに埋め込みましょう。以下では、名刺管理を効率化する主な関数を2つ紹介します。
PHONETIC関数（自動的にふりがなを反映してくれる関数）
PHONETIC関数を使えば、企業名や氏名を入力したときに、自動でふりがなが入力される仕様にできます。手順は、ふりがなを記載したいセルに上図の数式を入れ、青背景の箇所に反映させたい対象のセルを入れるだけで完了です。
COUNTIF関数（情報の重複をチェックする関数）
COUNTIF関数を使うと、各社員が回収した名刺を収集したときに、情報が重複する事態を防げます。
手順として、上図のように「=COUNTIF」と入力したら、検索範囲を指定して、検索をかけたいセルを入れれば完了です。なお、「$」で挟むと「A4~A20の検索範囲を固定する」という指示になります。
ステップ3｜パスワードを設定する
最後に、Excelファイルにパスワードを設定して、セキュリティを強化しましょう。
パスワードは、「ファイル」タブの[名前を付けて保存] > [参照] > [ツール] > [全般オプション]から設定できます。
このように、Excelではファイルにパスワードを設定することで、外部に顧客情報が漏えいするリスクを軽減できます。ただし、万が一パスワードを忘れてしまうと、ファイルを開けなくなるので注意しましょう。
また、パスワード自体が流出してしまえば、外部のユーザーでも簡単にファイルを閲覧できてしまいます。したがって、より強固なセキュリティで名刺を管理したい方は、”2段階認証設定”や”細かな権限設定”ができる「ナレカン」のようなツールがおすすめです。
＜無料あり＞名刺管理におすすめのテンプレート4選
以下では、Excel用の名刺管理テンプレートを4選をご紹介します。テンプレートを使うと、関数やマクロの知識がない方でも、手軽に管理表を作れます。
【楽しもうOffice】Microsoftが提供するテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供する名刺管理表のテンプレートです。
各項目にフィルター機能があるので、必要な情報を簡単に検索できます。また、ファイルをダウンロードすると使用方法が書かれたシートがあるので、Excelを使い慣れない方でも安心です。
【業務用テンプレート】所属情報をシンプルに管理できるテンプレート
こちらは、「業務用テンプレート」が提供する名刺管理表のテンプレートです。
名刺管理に必要な項目が過不足なく揃った、シンプルなデザインとなっています。また、「会社名」が先頭にあるため、名刺を所属ごとに管理できます。
【[文書]テンプレート】顧客情報をリスト化できるテンプレート
こちらは、「[文書]テンプレート」が提供する名刺管理表のテンプレートです。
メールアドレスや電話番号、FAX番号の顧客情報を詳細に管理できます。「氏名フリガナ」や「会社名フリガナ」など入力する項目が多い代わりに、フィルター機能を用いた並び替えや検索がスムーズです。
【Excel Form】入力フォームから登録できるテンプレート
こちらは、「Excel Form」が提供する名刺管理表のテンプレートです。
入力フォームに任意の項目を入力するだけで、簡単に名刺管理表を作成できます。また、項目ごとに並び替えて出力する機能があるため、必要な情報をすぐに取り出せるのです。
Excelで名刺管理するメリット・デメリット
ここでは、Excelで名刺管理するメリット・デメリットを解説します。Excelで名刺管理したい方は、メリット・デメリットの両者を踏まえたうえで利用しましょう。
Excelで名刺管理するメリット
Excelで名刺管理するメリットとして、以下の2点が挙げられます。
- 導入のハードルが低い
- カスタマイズ性が高い
Excelは多くの企業で既に利用されているツールなので、導入時の初期費用や利用料金、操作を覚えるための教育コストがかかりません。そのため、導入のハードルが低く、すぐに運用に乗せられるのです。
Excelでは、豊富な無料テンプレートを使用できるほか、関数やマクロを活用したり、図や表を挿入したりして自由にカスタマイズ可能です。それゆえ、自社の用途に合った最適な名刺管理表を作れます。
このように、Excelはコストを抑えながら、手軽に名刺管理できる点がメリットです。
Excelで名刺管理するデメリット
Excelで名刺管理するデメリットとして、以下の4点が挙げられます。
- 情報漏えいのリスクがある
- 属人化しやすい
- 動作が重くなりやすい
- 検索性が低い
ExcelファイルをPCやUSBで保存すると、破損や紛失によって情報が漏れるリスクがあります。また、近年では設定されたパスワードを解析するソフトもあるので、パスワードだけでなくセキュリティソフトを用意するといった対策も必要です。
Excelでは、関数やマクロで入力作業を効率化できますが、専門知識が求められるため作業が属人化しやすいです。それゆえ、担当者が異動や退職した場合に、引き継ぎが上手くいかず、従来通りの管理が難しくなる恐れがあります。
大量のデータをExcelに入力すると、動作が重くなる可能性があります。そのため、多くの名刺を管理したい場合は、高スペックのPCを用意したり、月ごとにファイルを分けたりする工夫が必要です。
Excelは検索性が低く、目的の情報を見つけるために、都度ファイルを開かなければならないため面倒です。そこで、「ナレカン」のような検索性に優れたツールを使って、簡単に目的の名刺情報にたどりつけるようにしましょう。
以上のように、Excelはメリットだけでなく、デメリットも多く挙げられます。とくに、多くのクライアントを抱える企業の場合は、Excelではなく、「セキュリティが万全で、情報へのアクセス性が高いツール」で管理すべきです。
名刺をデータ化！Excel以外の名刺管理方法
ここでは、Excel以外のツールを用いた名刺管理方法をご紹介します。Excelの名刺管理に不安を感じる方は、以下の方法も検討しましょう。
スプレッドシート
1つ目の代替案として、スプレッドシートが挙げられます。
スプレッドシートは、Googleが無料で提供しているクラウドサービスの一つです。Googleアカウントがあれば無料で利用でき、複数人での同時編集が可能なほか、編集内容が自動で保存されるメリットもあります。
ただし、スプレッドシートには、オフライン状態ではファイルの編集・閲覧ができないというデメリットがあります。そのため、スプレッドシートを利用するときは、事前にインターネット環境の有無を確認する必要があるのです。
情報管理ツール
2つ目の代替案として、情報管理ツールが有効です。
情報管理ツールとは、社内のあらゆる情報を「ナレッジ」として蓄積し、場所や時間に依らず閲覧できるツールです。そのため、「名刺」だけでなく「名刺に紐付く関連情報」も一か所にまとめられます。
たとえば、社内のあらゆる情報を一元管理できる情報管理ツール「ナレカン」であれば、膨大な量の名刺や顧客情報を見やすく整理できます。また、スマホでの利用にも最適化されているため、PCが開けない外出先でも手軽に名刺情報を閲覧可能です。
【脱Excel】最も簡単かつ安全に名刺管理できるツール
以下では、最も簡単かつ安全に名刺管理できるツールをご紹介します。
Excelで名刺管理すると、関数やマクロ機能で入力操作を効率化できる一方、「ファイルを開く手間が生じる」「検索性が悪い」といったデメリットがあります。加えて、そもそも名刺に記載されている情報を、エクセルに書き写していかなけばならず面倒です。
そのため、名刺管理にはExcelではなく「名刺を簡単にデータ化でき、情報へのアクセス性に優れたツール」を使いましょう。ただし、名刺には顧客や取引先の個人情報が含まれるので、「セキュリティが万全か」も重視すべきです。
結論、自社の名刺管理に最適なのは、エクセルのように無駄な工数がかからず、顧客情報にすばやくアクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、画像内の文章を絞り込んで情報を探せるので、スマホで撮影した名刺さえ張り付ければ、表を自作したり情報を書き写したりする手間がかかりません。また、情報セキュリティの国際規格認証を取得しているため、顧客情報を安全に管理できるのです。
エクセルよりも簡単に名刺管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.narekan.info/document-request
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
工数削減！ナレカンで名刺管理するメリット
以下は、ナレカンで名刺管理をする例です。
ナレカンは、「画像内検索」が可能なので、大量にある顧客の名刺データから目的の情報を探し出せます。また、名刺の交換日や商談記録などの情報もまとめて残せるため、すぐに取引先との状況を把握できるのです。
＜比較表＞簡単かつ安全に名刺管理できる情報管理ツール3選
ここでは、簡単かつ安全に名刺管理できるおすすめの情報管理ツール「ナレカン」「Stock」「Eight」を表にして、比較していきます。
| ナレカン | Stock | Eight | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
名刺ごとに顧客情報を残せる情報管理ツール |
顧客とのやり取りを社内で共有できるツール |
名刺情報を一元管理できる情報管理ツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| セキュリティ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| フォルダ管理機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| 注意点 |
法人での利用が前提なので、個人利用は不可 |
5名以上での利用が前提 |
年間でしか契約できない |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは18,000円/月～（年間契約） |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Eight」の詳細はこちら |
アプリによって機能や特徴が異なるので、「顧客情報を残してどのように活用したいか」を軸に比較して、自社とマッチするアプリを選定しましょう。
Excelを活用した名刺管理の方法まとめ
これまで、Excelを活用した名刺管理の方法やテンプレート4選を中心にご紹介しました。
名刺管理にExcelを活用するには、自社の運用に合うようにカスタマイズした管理表を自作するか、テンプレートを使う方法があります。しかし、いずれのケースでも情報漏れやデータの改ざんリスク、検索速度の低さなどのデメリットが伴うのです。
したがって、名刺を安全かつ効率的に管理するには、Excelではなく「セキュリティが強固で、検索性にも優れたツール」を使いましょう。ただし、名刺管理だけでの活用は費用対効果が低いので、名刺情報に加えて”商談記録”などもまとめて管理できると便利です。
結論、名刺を含めた顧客情報の管理には、名刺（画像）と商談記録（テキスト）を一元管理でき、検索性に優れたシンプルなツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、名刺管理を効率化しましょう。
