AIを活用したナレッジマネジメントとは？おすすめのツールも紹介！
現代では、働き方や企業の雇用形態が変化したことで多くの企業でナレッジマネジメントが課題となっています。一方で、近年ではAIを活用したナレッジマネジメントで成果をあげる企業が増えてきているのです。
しかし、「AIを活用してナレッジマネジメントをしたいが、具体的な方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、AIを活用したナレッジマネジメントの方法を中心にご紹介します。
- ナレッジマネジメントにAIを活用するメリットが知りたい
- ナレッジマネジメントツールの選定ポイントを把握したい
- 社内にナレッジを蓄積し即アクセスできるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、AIを活用したナレッジマネジメントの具体的な方法から、簡単に使えるおすすめのツールまでわかります。
目次
ナレッジマネジメントとは
以下では、ナレッジマネジメントの概要や必要な背景、そのサイクルについて解説します。そもそも“ナレッジマネジメントとは何なのかよく分からない”という方は必見です。
ナレッジマネジメントの概要
ナレッジマネジメントとは、社員が保持する“知識”や“情報”であるナレッジを組織内で共有することで、より良い企業経営を目指す手法のことです。
社内メンバーは、製品に対する知識や営業戦略、製造技術など、それぞれ固有の知識や経験、スキルを持ち合わせています。それらの情報を社内で共有することによって、属人化の防止や業務効率化につながり、生産性の向上が実現するのです。
また、ナレッジとよく混同される言葉に「ノウハウ」がありますが、「ナレッジ」は言葉や文字から得られる知識や情報を指すのに対し、「ノウハウ」は実体験から得られた知識や知恵を指す点で異なります。
ナレッジマネジメントが必要な背景
ナレッジマネジメントが必要な背景には、「働き方の変容」と「テクノロジーの進化」が大きく起因しています。
近年では、オフィスに出社しないテレワークが普及したため、オンライン上でやり取りする機会も増えています。そこで、ナレッジを社内で共有する仕組みが確立されていれば、どのような環境下でも業務を円滑に進めることができます。
また、テクノロジーが進化し情報へのアクセス性が向上したことで、消費者ニーズが多様化しています。つまり、企業が消費者に対して付加価値のあるサービスを提供することが求められる現代では、ナレッジマネジメントによる迅速な情報共有が欠かせないのです。
ナレッジマネジメントのサイクル
ナレッジマネジメントは、以下の4つの段階によるサイクルで成り立っています。具体的な方法がわからないという方は、以下を参考にしましょう。
- 収集
- 管理
- 共有
- 活用・発展
まずは、社員のナレッジを収集する必要があります。あらゆるナレッジを集めるためには、テキストだけでなく、画像、動画、WordやExcelファイルなど、さまざまな形式に対応した情報収集の仕組みを構築することが重要です。
次に、収集した情報は適切に管理しなければなりません。具体的には、情報をカテゴリごとにフォルダ分けして整理することで、“どこに何の情報があるのか分からない”といった状況を防止できます。
次に、必要な情報を適宜共有しましょう。このとき、共有したい情報を即座に見つけるには、添付画像・ファイルの中身まで調べられる高度な検索機能を活用するのが最適です。
最後に、ナレッジは共有して終わりではなく活用される状態を維持していかなければなりません。そのため、ナレッジ利用状況の定期的な分析や社員へのアンケートを通じて、効果を測定することが重要です。
以上のサイクルを意識して、効果的なナレッジマネジメントを実現させましょう。
ナレッジマネジメントに生成AIを活用する3つのメリット
以下では、ナレッジマネジメントに生成AIを活用する3つのメリットをご紹介します。自社でAIを活用していないという方は、以下を参考に導入を検討しましょう。
（1）属人化の防止につながる
1つ目のメリットは、属人化の防止につながる点です。
多くの企業では、特定の社員がもつ知識やスキルに依存してしまい、担当者が異動や退職したときに業務の停滞を招くことが少なくありません。そこで、ナレッジマネジメントツールを活用することで、社員のナレッジを収集・整理し、データベース化できます。
とくに、昨今では、収集したデータをAIが読み取り、自動的にタグ付け・分類することが可能になっています。そのため、情報の散在を防ぎつつ、適切な管理が実現するのです。
（2）必要な情報がすぐに見つかる
2つ目のメリットは、必要な情報がすぐに見つかる点です。
過去の情報や社員の知識が適切に管理されていたとしても、情報を見つけるのに時間がかかってしまうと、業務全体の効率が低下してしまいます。そこで、AIを活用したナレッジマネジメントツールを導入すると、必要な情報を瞬時に探し出せるのです。
たとえば、生成AIによる「自然言語検索」で“上司に質問するように”検索できる「ナレカン」のようなツールであれば、目的の情報がすぐに見つかるので、業務効率化につながります。
（3）人材育成が効率化される
3つ目のメリットは、人材育成が効率化される点です。
社員が持つ知識やノウハウが社内で適切に共有されていない場合、新入社員に必要な情報やスキルを一から説明する必要があります。しかし、担当者がつきっきりで教育に当たらなければならないうえ担当者によるばらつきが生じるので、効率が悪いのです。
そこで、AIを活用して社員のナレッジを収集・要約することで、新入社員は必要な知識を容易に参照でき、短期間でスキルを習得できます。これにより、教育にかかる手間を減らせるうえ、教育者によるばらつきなく全員が一定の質で教育を受けられるのです。
【必見】社内のナレッジマネジメントに最適な方法
以下では、AIを活用した社内のナレッジマネジメントに最適な方法をご紹介します。
ナレッジマネジメントによって、業務の属人化防止や、ナレッジへの迅速なアクセスによる業務効率化が実現します。しかし、ナレッジの管理にファイルストレージやメールなどのツールを使用していると、情報の取り扱いに手間がかかり面倒です。
そのため、検索性に優れたツールでナレッジを共有しましょう。とくに大企業では、機密性の高い情報を含む多様な情報が膨大に存在するため、生成AIを活用して「情報へのアクセス性」を向上させつつ「セキュリティの高さ」も確保することが重要です。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆるナレッジを簡単かつ安全に蓄積・共有でき、必要な情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、テキストによる「記事」の作成や、AIによる添付ファイルの要約機能を活用して、任意のメンバーへ簡単にナレッジを共有可能です。また、生成AIによる「自然言語検索」では社内のナレッジをすべて横断して、最も適切な回答を導いてくれるため、検索のストレスも軽減できます。
社内のあらゆるナレッジに即アクセス可能なツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレッジマネジメントツールの選定ポイント
以下では、ナレッジマネジメントツールの選定ポイントを3つご紹介します。自社に最適なツールを導入するために、必ず確認しておきましょう。
（1）現行のシステムからの移管が簡単か
1つ目の選定ポイントは、現行のシステムからの移管が簡単であることです。
既存のデータの移管が必要な場合、導入するのに手間がかかり社員の負担が増えるだけでなく、導入したツールが形骸化して使われなくなる恐れもあります。そこで、ツールの選定時には「社内の既存データの移行支援サポートがあるか」を確認しましょう。
サポートが充実していると、迅速にツールを導入して効果的なナレッジマネジメントが実現できます。たとえば、「ナレカン」のようなツールであれば、既存データの移行支援だけでなく、セットアップまでしてくれるので、すぐに運用に乗せられるのです。
（2）セキュリティ対策は万全か
2つ目の選定ポイントは、セキュリティ対策が万全であることです。
ナレッジマネジメントでは、企業にとって重要な情報や知識を扱うため、とくに大企業ではセキュリティ対策が非常に重要です。企業の機密情報が不正アクセスや漏洩のリスクにさらされた場合、深刻な問題へと発展し、企業の信頼性が損なわれる恐れがあります。
そのため、セキュリティの高いツールの導入が求められます。具体的には、「バックアップ機能」や「データの暗号化」、「セキュリティの国際規格認証の取得」といった項目を確認しましょう。
（3）検索性に優れているか
3つ目の選定ポイントは、検索性に優れていることです。
ナレッジマネジメントでは、社員の知識を共有するだけでなく、その知識を活用することで効果が得られます。そのため、社員メンバーのナレッジを共有しても、必要な時にすぐに見つけられないと業務の効率が低下してしまうのです。
そのため、「高精度の検索機能を備えたツール」を導入することが重要です。とくに、添付ファイル内検索や、AIを活用した検索機能があるツールであれば、誰もが瞬時に目的の情報へアクセスできます。
ナレッジマネジメントツールを活用している事例
古河電気工業株式会社は、光ファイバーなどの情報通信関連製品や電力ケーブルなどのエネルギー分野のインフラを支える製品を提供する企業です。
同社では、全国の製造拠点間での人事労務情報の共有に課題を感じていました。なかでも、社内情報が分散していたり、ナレッジ習得に時間を要したていたりと、「散在する情報を一元化し、誰もが迷わずナレッジにたどり着ける環境」の構築が急務でした。
そこで、ラフにAIへ質問するだけで、事前に登録されたナレッジの中から適切な情報をピックアップしてくれるナレッジマネジメントツール「ナレカン」を導入しました。
その結果、情報を検索する時間が大幅に短縮されたうえに、ナレッジを残すことが日常化し、組織全体の情報資産の一元管理に成功しました。また、ナレカンの操作感は、ユーザーが直感的に扱える設計になっているのでスムーズに導入が進んだのです。
さらに、情報収集の効率化によって本来の人事業務により多くの時間を割けるようになり、業務の品質向上にもつながるなど、課題解決以上の効果を発揮したのです。
AIを活用したナレッジマネジメントの方法まとめ
これまで、AIを活用したナレッジマネジメントのメリットや方法、おすすめのツールを中心にご紹介しました。
ナレッジマネジメントにAIを活用することで、属人化の防止や人材育成の効率化といったメリットが得られます。そして、ナレッジマネジメントツールを導入するときは、現行システムからの移行の容易さやセキュリティの高さを確認しましょう。
とくに、大量の情報を有する大企業では、蓄積したナレッジから必要な情報を迅速に見つけることが求められます。そこで、「超高精度の検索機能を備えたツール」を導入すべきです。
結論、ナレッジマネジメントには、社内のあらゆる情報を簡単に共有・管理でき、AIを活用した検索機能で目的の情報がすぐに見つかるツール『ナレカン』が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、効果的なナレッジマネジメントを実現させましょう。
