～4ステップ～経理マニュアルの作り方！コツやよくある失敗例も紹介
仕訳や決算処理、入金処理など経理業務は多岐に渡る一方で、やり方は決まっています。加えて、数字を扱う仕事であるため、入力ミスや計算ミスなどが起こらないように、マニュアルを作成し業務の質を高めることが重要です。
しかし、経理マニュアルを作成するにあたって「何から着手すればいいか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、初心者でも分かる「経理マニュアルの作り方」と「作成するときのコツ」を中心に解説します。
- 経理マニュアルを作成するにあたって、作り方を教えてほしい
- 新人社員でもすぐに理解できるような、経理マニュアルを作成したいい
- ExcelやWordでは、知りたい情報がすぐに見つからないので改善したい
という方はこの記事を参考にすると、経理業務におけるマニュアルのポイントが分かり、マニュアルをスムーズに作成できるようになります。
目次
経理業務における3つの課題とは
ここでは、経理業務における3つの課題をご紹介します。以下の課題があると会社の意思決定も遅れかねないため、早急に改善すべきです。
（1）業務が属人化しやすい
はじめに、経理業務における一番の課題は、業務が属人化しやすいことです。
たとえば、決算処理や開示書類への対応といった重要度の高い業務は、ベテラン社員が担当するケースがほとんどです。それゆえに、業務内容が属人化しやすく、担当者の離職や移動があった場合は引き継ぎに苦労してしまいます。
また、業務のノウハウが属人化すれば進め方もばらつくので、誤った方法で処理をする可能性もゼロではありません。
（2）業務負荷が多い
次に、担当社員の業務負荷が多いことも、経理業務における課題です。
経理では仕訳や融資管理、書類作成など業務が多岐に渡ります。そのため、とくに月末や月初めなどの繁忙期には、時間外労働を強いられるケースも珍しくありません。
さらに、経理は企業に直接的な利益をもたらす部署ではないので、優先して人員が割かれづらい現状があります。その結果、ひとり当たりの業務負荷が増えてしまうのです。
（3）業務スピードが下がりやすい
最後に、経理業務では、業務スピードが下がりやすいことも課題です。
経理部は財務全般を担当しているゆえに、些細な計算ミスが会社の損害につながるリスクもあります。たとえば、会社の口座から資金を移動するときに「1,000万円」を「1億円」と誤入力してしまうと、資金ショートにもなりかねません。
このように、経理部では失敗が許されない作業が多く、チェックの工数もかかるので、スピーディな業務が難しいのです。
経理業務にマニュアルが必要な理由
ここでは、経理業務にマニュアルが必要な理由を3つ解説します。適切にマニュアルが整備されている経理部では、以下のメリットを常に得られるのです。
（1）業務クオリティを均一にできるため
まずは、経理業務にマニュアルが必要な理由として、業務クオリティを均一にできることが挙げられます。
仮に、「担当者に聞かなければ作業の進め方が分からない」状況では、引き継ぎにも無駄な時間がかかってしまいます。しかし、業務マニュアルを作成すると、経験の浅い社員でもすぐに作業へ取りかかれるのです。
また、マニュアルに各業務のコツや注意点も記載すると、作業方法のばらつきを抑えやすくなります。
（2）認識齟齬を防げるため
次に、経理業務にマニュアルがあると、認識齟齬を防げます。
大企業では、本社が各支店の支払いを一括で振り込むケースもあるため、本社宛てに支払いに関する問い合わせがくることも少なくありません。しかし、口頭での説明は「言った・言わない」のトラブルの原因となるだけでなく、”やり直し”の手間が生じてしまいます。
一方、マニュアルがあれば、全員が正しい情報を確かめられて、伝達漏れのリスクを解消できます。さらに、作業に不明点があってもマニュアルを見ればすぐに正解が分かるため、そもそも担当者へやり方を質問する必要がありません。
（3）ノウハウを蓄積できるため
最後に、ノウハウを蓄積できることも、経理業務にマニュアルが必要な理由です。
業務マニュアルがあれば、各々が得たノウハウやナレッジを一か所に集められます。そのため、新人でもスムーズに作業を進められたり、イレギュラーな事態にも対応しやすくなったりするのです。
また、ノウハウが蓄積されれば教育の時間も減るので、重要な経理業務へもより多くの労力をかけられます。
【初心者向け】経理業務マニュアルの作り方～4ステップ～
以下では、経理業務マニュアルの作り方を4ステップに分けて紹介します。マニュアル化すべき経理業務は多岐に渡るため、出だしで躓いてしまわないように、しっかり落とし込みましょう。
ステップ1：業務内容を洗い出す
はじめに、経理業務でマニュアル化すべき内容を洗い出しましょう。
経理業務は「日次・月次・年次」に分類でき、基本的にはルーティンになるため、各業務の担当者が固定されがちです。そのため、いずれも重要な業務でありながら、作業手順が”誰かの頭のなか”や”PCのなか”に属人化しているケースが多いです。
そのため、経理業務をマニュアル化するにあたっては、すべての業務を漏れなく洗い出すことが重要なのです。
ステップ2：構成を組み立てる
すべての業務を洗い出したら、各作業マニュアルの構成を組み立てましょう。
| 目的 |
経理業務はルーティンになるため、次第に流れ作業となりがちです。そこで、各作業の目的や役割を明確にすることで、責任感を持って取り組めるようになります。 |
|---|---|
| 手順 |
次に、作業手順を段階ごとに記載します。とくに、請求書処理や仕訳処理をするにあたって使用される専門的なシステムは、操作が複雑な傾向にあるため、過不足なく説明しましょう。 |
| チェックポイント |
経理業務とは、すなわち「お金に関わる業務」であるため、金額ミスや期日の遅れは取引先とのトラブルに発展しかねません。そのため、”確認項目”や”期日”などを明記しておき、ミスを未然に防ぎましょう。 |
上記の項目を取り入れることで、新人社員でも業務に関する理解を深めたうえで取り組めます。
ステップ3：本文を追加する
次に、本文を追加していきます。
本文を追加するときは「第三者がみたときに理解できるか」を意識して書くことが大切です。また、「手順1、手順2…」というように採番を振っていくと、マニュアルと照らし合わせながら、システム操作がしやすくなります。
さらに、一度本文を追加したら、書き出した手順に沿って自身で処理してみましょう。一通り処理が完了し、冗長な表現になっていたり、説明不足だったりする場合には、修正することでマニュアルの質を高められます。
ステップ4：定期的に見直す
経理マニュアルを作成するにあたって、最初から100%を目指すのではなく、定期的な見直しによって改良していきましょう。
実際にマニュアルの運用を開始すると、現場からは改善を求める声がいくつか出てくることが想定されます。そこで、現場の声を反映させていけば「社内で運用されるマニュアル」へと改良できるのです。
ただし、結局は「すぐに振り返れるマニュアル」でなければ、実用性が高くても次第に活用されなくなっていきます。そのため、昨今では、あらゆる情報を蓄積でき、必要な情報に即アクセスできる「ナレカン」のようなツールがマニュアル運用に重宝されています。
【脱アナログ】経理業務のマニュアル作成を最も効率化するITツール
以下では、経理業務のマニュアル作成を最も効率化するITツールをご紹介します。
経理業務でマニュアルがあれば、作業の質が均一になったりノウハウを残せたりする大きなメリットを得られます。だたし、経理マニュアルを作成するときは「第三者が内容を理解できるか」に加え、「必要な情報をすぐに振り返れるか」が重要な要素となります。
仮に、ExcelやWordのように「どこに、どの情報があるか分からない」「都度ファイルを開く手間がかかる」マニュアルでは、実用性が高くても次第に使われなくなってしまいます。したがって、”必要な情報に即アクセスできるITツール”を使いましょう。
したがって、経理業務のマニュアル作成に最適なのは、あらゆる情報を書き込むことができ、超高精度の検索機能を備えたツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、画像やテキストで情報をまとめられるうえ、テンプレートを呼び出せるので、初心者の方でも簡単にマニュアルが作れます。また、”生成AIを活用した「自然言語検索」では、上司に質問するように作業手順を聞き出せるので、知りたい内容がすぐに分かります。
必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
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初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
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経理業務のマニュアル作成における3つのコツ
ここでは、経理業務のマニュアル作成におけるコツを3つ解説します。マニュアルをチームに浸透させるためにも、以下のコツを確実に押さえましょう。
（1）図やフローチャートを取り入れる
1つ目のコツは、図やフローチャートを取り入れると視覚的な伝わりやすさが大幅にアップします。
作業を進めるにあたって、いくつかボタンをクリックしたり、画面が切り替わったりするので、テキスト説明だけでは手が止まる可能性があります。そこで、操作画像を差し込んだり、画像内に文章を追加したりすることで、複雑な操作も理解しやすくなります。
また、状況によっては手順が異なるケースもあるので、フローチャートを用意しておき、イレギュラーな事態に備えましょう。
（2）トラブルの問い合わせ先も記載する
2つ目のコツは、操作ミスによるトラブルの問い合わせ先も明記してくことで、被害を最小限に抑えられます。
マニュアルを整備したとしても、”操作ミスが起こらない”とは言い切れないため、不測の事態に備えてトラブルの問い合わせ先も記載しておきましょう。操作ミスをしても放置したり、自身で解決しようと対応が遅れたりすると、事態は悪化してしまいます。
したがって、業務の注意点を明記するのはもちろん、万が一に備えて「問い合わせ先」を記載しておくのがおすすめです。
（3）ITツールを活用する
3つ目のコツは、よりスムーズにマニュアルを運用するために、ITツールを活用することです。
紙やExcelのようにアナログな手法でマニュアルを作成していると、情報が埋もれやすかったり、逐一ファイルを開く工数がかかったりと面倒です。一方、「情報の蓄積から共有が一か所でできるITツール」であれば、目的の資料へすぐにたどり着けます。
また、紙やExcelのように、誰かが入社したり内容を更新したりするたびに、再度配布する手間がかかるため面倒だと言えます。そこで、マニュアルの作成～共有まで完結する「ナレカン」のようなツールを選べば、業務効率化につながります。
【これで解消】起こりがちな経理マニュアル運用の失敗例
マニュアルを作成しても「ミスが減らない」「マニュアルがなかなか浸透しない」という場合には、以下の内容に当てはまっている可能性があるので必見です。
- 専門用語を理解できていない
- 情報量が多すぎる
ベテラン社員がマニュアルを作成する場合、専門用語を多用しがちなため、新人社員や中途社員が内容を理解できていないことが挙げられます。そのため「専門用語集」を作成したり該当箇所に注釈をいれたりして、読み手の理解をサポートしましょう。
ひとつのページにまとめる情報量が多すぎて、必要な情報を見つけられていない可能性があります。ただし、操作手順を省くのは悪手なので、マニュアルを細分化したり、目次を設けたりすることで、情報へのアクセス性を高めるのがおすすめです。
たとえば、マニュアルなどの”ナレッジ”管理に特化したツール「ナレカン」であれば、専門用語が解説されたページにワンクリックで飛べたり、目次を設定したり可能なため「マニュアルを作っても運用されない」事態を回避できます。
経理業務にマニュアルが必要な理由や作成ポイントまとめ
ここまで、経理業務にマニュアルが必要な理由や作成ポイントを中心に解説しました。
経理では属人化しやすい業務が多く、作業負荷も高いので、マニュアルを作成して効率化する必要があります。また、マニュアルには業務を均一化したり、認識齟齬を防いだりする効果もあるため、失敗が許されない経理部では重宝するのです。
そして、情報を円滑に蓄積・共有できる”ITツール”を活用すれば、紙やExcelと異なり管理が煩雑になる心配もありません。さらに、マニュアルは定期的にアップデートしていく必要があるため、必要な情報に即アクセスできる仕組みがつくれます。
したがって、経理業務のマニュアル作りに最適なのは、あらゆる情報を簡単に蓄積でき、AI検索をはじめとする超高精度の検索機能が搭載されたツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、経理マニュアルの作成・運用を成功させましょう。
