ナレッジマネジメント
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企画書は、新規事業を立ち上げたり、新しいアイディアを実現したりするのにかかせない資料です。しかし、限られた時間で、説得力のある企画書を作成しなければならず、担当者にとっては大きな負担だと言えます。 そのため、企画書作成にかかる負担を減らせる「企画書の作成代行サービス」を利用するケースも少なくありません。しかし、同時に「どの会社に代行を依頼すれば良いのか分からない」と悩む方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめの企画書・提案書作成代行サービス7選と選ぶコツを中心にご紹介します。 企画書の作成には時間がかかるため、大きな負担となっている 自分自身の力で「採用される企画書」をつくるのは難しい 代行業者とメールでやりとりするのが面倒 という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適な企画書代行サービスの選び方が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 企画書・提案書作成代行サービスを選ぶコツとは1.1 （1）納品時期はいつ頃か1.2 （2）対応力に柔軟性があるか1.3 （3）作成費用が予算内に収まるか1.4 （4）円滑なやりとりができるか2 企画書・提案書作成代行サービス7選2.1 全方位的に伝えるための工夫を凝らしたパワーポイント「bitsense」2.2 さまざまな資料作成に対応できるサービス「VIRTUAL PLANNER」2.3 時間指定の柔軟性が高い「オンラインアシスタントフジ子さん」2.4 厳選された優秀な社員が揃っている「i-Staff」2.5 個人に依頼ができるサービス「クラウディア」2.6 パワポ資料に強いことが特徴のサービス「DDpartners」2.7 即日対応も可能なサービス「タスカル」3 企画書・提案書作成代行サービス7選の比較表4 【知らなきゃ損】企画書・提案書の管理に最適のツール4.1 チームの情報を最も簡単に管理できるツール「ナレカン」5 企画書・提案書作成代行サービス7選まとめ 企画書・提案書作成代行サービスを選ぶコツとは ここでは、企画書・提案書作成代行サービスを利用するときのポイントを紹介します。 企画書・提案書の作成代行サービスを使えば業務負担を減らせますが、どの企業に依頼しても問題ないという訳ではありません。そのため、以下の4つの選定ポイントを事前に確認しましょう。 （1）納品時期はいつ頃か はじめに、納期がいつ頃になるかを確認しましょう。 代行サービスごとに「見積もり」から「納品」までの期間に差があるため、問い合わせなどで必ずチェックすべきです。また、納期を決めるときは修正依頼をする可能性も考慮して、余裕をもったスケジュールを立てておきます。 以上のように、代行業者にはあらかじめ「制作の流れ」と「目安の時期」を聞いて、納品がいつになるのかを明らかにしておきましょう。 （2）対応力に柔軟性があるか 次に、「代行業者が柔軟に対応してくれるのか」を事前に確認しなければなりません。 たとえば、納品まえにコンテンツの追加や修正、削除を依頼しても、対応してもらえないケースもあります。柔軟に対応できない代行業者に依頼すると、希望する企画書が納品されないこともあるので注意が必要です。 以上のように、どこまで柔軟に対応してもらえるかは問い合わせや、公式ホームページなどで確認しましょう。 （3）作成費用が予算内に収まるか 次に、企画書の作成費用が予算内に収まるか確認しましょう。 企画書の作成はあくまで新規事業や新しいアイデアの「提案」です。そのため、必要以上にコストがかかるのは避けなければなりません。 以上のように、企画書自体ではなく「企画書の中身」に予算を割くためにも、低コストで依頼できる代行業者を探しましょう。 （4）円滑なやりとりができるか 最後に、代行サービスで円滑なやりとりができるかは、注視するべきポイントです。 企画書の代行サービス業者にすべて先方に任せるのではなく、先方の提案に対して、その都度意見を伝えていくことが求められます。ただし、”メール”や”チャット”ではやりとりが流れるので、大切な情報が漏れてしまうリスクがあるのです。 そのため、あらゆる情報を蓄積できる「ナレカン」のようなツールで、外部とやりとりする企業が増えています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書・提案書作成代行サービス7選 ここでは、企画書・提案書作成代行サービス7選をご紹介します。以下を参考にサービスごとの特徴や注意点、料金体系を把握しましょう。 全方位的に伝えるための工夫を凝らしたパワーポイント「bitsense」 bitsenseの特徴 デザイン力が高い プレゼン資料はグラフィックデザイナーが作成します。 実績が豊富 大手企業を中心に1,000件以上の実績があります。 デザイン力が高い プレゼン資料はグラフィックデザイナーが作成します。 bitsenseの注意点 修正は2回まで 軽微な修正は対応可能である一方、デザインの変更など大きな修正は2回までになります。 bitsenseの料金体系 10,000円〜/1ページ bitsenseの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ さまざまな資料作成に対応できるサービス「VIRTUAL PLANNER」 VIRTUAL PLANNERの特徴 依頼範囲の広さ 企画書だけでなく、営業資料やプレゼン資料などにも対応しています。 構成力の充実 累計1,000社以上、3,000部以上の実績があり、高品質な資料作成を依頼できます。 VIRTUAL PLANNERの評判 対応がスピーディー 実際に利用した企業からは「スピード感は他社と比較し、圧倒的に早いです」と評価されています。（引用：お客様の声-VIRTUAL PLANNER） VIRTUAL PLANNERの料金体系 以下は、基本プランですが、そのほかのオプションはHPをご確認ください。 デザインプラン：15,000円/1ページ コンサルティングプラン：50,000円〜+15,000円/1ページ VIRTUAL PLANNERの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 時間指定の柔軟性が高い「オンラインアシスタントフジ子さん」 オンラインアシスタントフジ子さんの特徴 幅広い業務範囲 資料作成だけでなく、経理・秘書・人事・Webサイト運用などの幅広い業務を依頼できます。 作業時間の調整を依頼しやすい 基本的にプラン毎ごとに1日の平均時間が決まっていますが、「月初にまとめて時間を使ってほしい」などの要望には、極力希望に沿うように対応してくれます。 オンラインアシスタントフジ子さんの評判 毎月契約時間を調整できる 利用した企業の担当者からは「契約時間を毎月調整することができ、人件費の変動費化ができる」という声があります。（引用：お客様の声-オンラインアシスタントフジ子さん） オンラインアシスタントフジ子さんの料金体系 時間単位での利用も可能なので、詳細はHPをご確認ください。 PLAN20：65,560円/20時間/月 PLAN30：97,350円/30時間/月 PLAN50：143,000円/50時間/月 オンラインアシスタントフジ子さんの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 厳選された優秀な社員が揃っている「i-Staff」 i-Staffの特徴 返金保証制度有り 企画書がイメージと違かったり、満足できなかったりした場合は、全額返金してもらえます。 採用率1％の優秀な人材 多段階の採用プロセスと、各専門業務の複数テストを通過した方のみ採用しているので、優秀な人材が揃っています。 i-Staffの評判 コア業務に集中できる 実際に利用した企業の方からは「コア業務に集中する事ができ、新規クライアント様の増加に繋がっています」という声があります。（参考：ご導入頂いたお客様の声-i-Staff） i-Staffの料金体系 ライトプラン：125,400円/月 ベーシックプラン：102,300円/月 プレミアムプラン：89,100円/月 カスタマイズプラン：希望によりカスタマイズ可能 i-Staffの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 個人に依頼ができるサービス「クラウディア」 クラウディアの特徴 担当者を選べる 職種や稼働時間、採用実数などを設定して、自社に合ったワーカーを選べます。 依頼料金以外の費用がかからない 依頼時の”クライアント手数料”や”キャンセル料”などが発生しないので、業界最安水準になります。 クラウディアの注意点 一度に口座に振り込める金額は100万円まで クライアントがワーカーに報酬を支払う際、一度にクラウディア口座へ振り込める金額は100万円までなので、大きなプロジェクトの場合は分けて振り込む必要があります。また、1回の振込ごとに手数料がかかるので、注意が必要です。（参考：クラウディアのよくある質問） クラウディアの料金体系 料金詳細は、お問い合わせください。 クラウディアの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワポ資料に強いことが特徴のサービス「DDpartners」 DDpartnersの特徴 資料構成から作成可能 元となる資料がなくても、必要な情報をヒアリングしたうえで資料の構成から作成できます。また、既存資料の構成の見直しも可能です。 修正可能 初稿提出の後は、2回まで修正してもらえます。3回目以降の修正から追加料金が発生します。 DDpartnersの注意点 対面での打ち合わせは1回まで 対面での打合せは基本1回までなので、事前に伝えたい内容をまとめておきましょう。（参考：DDpartnersのよくある質問） DDpartnersの料金体系 デザインプラン：5,000円/1ページ＋基本料金10,000円 ヒアリングプラン：12,000円/1ページ＋基本料金30,000円 DDpartnersの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 即日対応も可能なサービス「タスカル」 タスカルの特徴 さまざまな業務の外注が可能 企画書作成はもちろん、秘書や人事、WEBサイトの運用まで代行できます。 最短即日で対応 公式サイトより問い合わせれば、最短即日で対応が可能なので、忙しい部署や緊急で対応して欲しいチームに最適です。 タスカルの評判 コア業務に時間を取れる 実際に利用した企業からは「中身を考えて依頼すれば資料ができあがるため、コア業務により集中できるようになった」という声が寄せられています。（引用：研修・セミナー資料デザインの「共創」パートナー-タスカル） タスカルの料金体系 3ヶ月プラン：44,000円（10時間計算） 6ヶ月プラン：33,000円（10時間計算） 年間プラン：27,500円（10時間計算） タスカルの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書・提案書作成代行サービス7選の比較表 以下は、企画書・提案書作成代行サービス7選の比較表です。 bitsense VIRTUAL PLANNER オンラインアシスタントフジ子さん i-Staff クラウディア DDpartners タスカル 特徴 全方位的に伝えるための工夫を凝らしたパワーポイント さまざまな資料作成に対応できるサービス 時間指定の柔軟性が高い 厳選された優秀な社員が揃っている 個人に依頼ができるサービス パワポ資料に強いことが特徴のサービス 即日対応も可能なサービス 評判 – 対応がスピーディー 毎月契約時間を調整できる コア業務に集中できる – – コア業務に時間を取れる 料金 ・無料プランなし ・有料プランは10,000円/1ページ～ ・無料プランなし ・有料プランは15,000円/1ページ～ ・無料プランなし ・有料プランは65,560円/月/20時間～ ・無料プランなし ・有料プランは89,100円/月～ ・料金詳細は、お問い合わせください。 ・無料プランなし ・有料プランは5,000円/1ページ＋基本料金10,000円～ ・無料プランなし ・有料プランは27,500円（10時間計算）～ 公式サイト bitsenseの詳細はこちら VIRTUAL PLANNERの詳細はこちら オンラインアシスタントフジ子さんの詳細はこちら i-Staffの詳細はこちら クラウディアの詳細はこちら DDpartnersの詳細はこちら タスカルの詳細はこちら とはいえ、自社に合った企画代行サービスが見つかったからと言って終わりではありません。より良い資料を作成してもらうためには、事前に要点をまとめておき、打ち合わせで漏れなく伝えられる状態にしておくことが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【知らなきゃ損】企画書・提案書の管理に最適のツール 以下では、企画書・提案書の管理に最適のツールを紹介します。 代行サービスで作成した企画書は、適切に管理しなければ「どこに保存したのか分からない」という事態になりかねません。また、”企画書”と”企画に関する情報”がバラバラで管理されていると、確認しづらいので避けましょう。 そこで、情報管理に役立つITツールを導入すれば、企画書のデータはもちろん、不随する情報もまとめて残せます。とくに、「企画書に関するメモ」や「確認事項」などの情報を残しておけば、今後の運用にも役立てられるのです。 ただし、多機能なITツールでは現場社員が使いこなせず、かえって企画書の管理が煩雑になってしまいます。したがって、自社が導入するべきなのは、企画書ファイルを整然と管理できるうえに誰にとっても使いやすいツール「ナレカン」一択です。 ナレカンには、高精度の「キーワード検索」が備わっているため、必要な情報に即アクセスできます。また、「ファイル内検索」を使えば、添付資料に記載されている内容も含め、確実に欲しい情報が見つかります。 チームの情報を最も簡単に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書・提案書作成代行サービス7選まとめ ここまで、企画書・提案書作成代行サービス7選や選定ポイントを中心に紹介しました。 企画書作成代行サービスはさまざまなものがあるため、自社に適した業者を選びましょう。ただし、作成された企画書は適切に管理しなければ、宝の持ち腐れです。 ただし、検索機能の不十分なツールで管理してしまうと、目的の情報を見つけるのに時間がかかります。また、メールやチャットなどでファイルを共有しても、ほかのやりとりに埋もれてしまうリスクがあるのです。 したがって、自社が導入すべきなのは、必要な企画書・提案書に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、企画書の作成だけでなく管理・共有も効率化させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

今日では書類の電子化に伴い、文書管理やワークフローにシステムを導入する企業が増えています。さらに、両者を連携すればワークフローシステムでは難しい「高精度な書類検索」が、文書管理システム上でできるようになって便利です。 一方、「文書管理とワークフロー管理が上手くできない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「文書管理とワークフローの違いやおすすめのシステム3選」を中心にご紹介します。 文書管理とワークフローの違いを知りたい 文書とワークフローの管理を両立したい 社内の文書やワークフローを簡単に管理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、文書管理とワークフローの違いが分かり、両者を正しく管理できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 文書管理とワークフローの違い1.1 文書管理とは1.2 ワークフローとは1.3 両者の違いとは2 文書管理とワークフローシステムを連携するには？3 文書管理もできるワークフローシステム3選3.1 ITスキルに関係なく直感的に使えるシステム「ナレカン」3.2 ドキュメントDXをサポートするシステム「楽々Document Plus」3.3 ドキュメントをスムーズに扱えるシステム「DocuWorks」4 ＜比較表＞文書管理もできるワークフローシステム一覧5 ドキュメント管理とワークフローを連携する手順5.1 （1）必要な文書を洗い出す5.2 （2）文書のライフサイクルを把握する5.3 （3）連携に必要なシステムを導入する5.4 （4）アクセス権を設定する6 文書管理とワークフローの違いやおすすめのシステムまとめ 文書管理とワークフローの違い 以下では、文書管理とワークフローの違いを解説します。「そもそも両者の理解が曖昧だ」という担当者の方は必見です。 文書管理とは 文書管理とは、紙・デジタルなどの媒体を問わず、社内で使う文書を管理することです。 文書管理の対象となるのは、契約書や納品書、申請書といった業務フローで発生する書類から、就業規則やマニュアルといった社内に蓄積しているものまでさまざまです。 従来は紙の書類をファイルやキャビネットで管理することが一般的でした。しかし、紙の書類はセキュリティ面に不安があるほか、必要なタイミングですぐに見つけられないため、今日ではシステム上で管理する企業が増えています。 ワークフローとは ワークフローとは、業務に関する一連の流れを指します。 たとえば、管理部門が消耗品を発注した場合には「上司と部門長の承認をもらい、総務担当が注文する」のように決められた手続きを踏みます。また、稟議決裁業務では「稟議書に提案内容を記載して、上層部の承認をもらう」という順序で進めるのが一般的です。 以上のように、申請や稟議といった「複数人が関わる業務を、決められたルールに沿って処理すること」をワークフローと呼びます。 両者の違いとは 文書管理とワークフローは役割に違いがあるため、それぞれ独立したシステムで管理します。文書管理とワークフローの役割は以下の通りです。 文書管理：社内の文書を管理すること ワークフロー：業務で発生する一連の手続きをすること しかし、ワークフローでは稟議書や申請書といった文書のやりとりが頻繁に必要になるため、近年では文書管理とワークフローを連携する企業が増えているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理とワークフローシステムを連携するには？ 文書管理とワークフローシステムを連携するには、ワークフローシステムで決裁した申請書や稟議書を、文書管理システムで管理できるような仕組みを整えなければいけません。 どちらか片方だけを利用する場合、システムの効率的な運用に必要な機能が不足する恐れがあります。そのため、ワークフローシステムと文書管理システムの両方を運用しなければならないのです。 ただし、複数のツールを同時に運用するには、高度なIT知識や仕組みを整えるまでの時間が必要になります。そのため、ワークフローシステムと文書管理システムの両方の機能が備わった「ナレカン」のようなツールで簡単に管理する方法がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理もできるワークフローシステム3選 以下では、文書管理もできるワークフローシステム3選を紹介します。 文書管理とワークフロー管理が上手くできない場合には、どちらもひとつのツール上で完結できるシステムを選ぶのが最適です。ただし、操作が複雑だと導入しても使いこなせず、ワークフローが滞ってしまうので「簡単に使える」ことを重視しましょう。 また、文書が膨大になると、目的の情報を探すのに時間がかかりかえって非効率になりかねません。したがって、「検索機能の充実したシステムか」も確認すべきポイントです。 結論、文書管理とワークフローの連携に最適なのは、検索機能で目的の情報をすぐに探し出せて、文書管理も簡単なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンにはあらゆる文書が残せるうえ、「承認フロー機能」で社内ワークフローも管理可能です。また、強力な「検索機能」もあるので、書類の中から必要な情報を探す手間もかかりません。 ITスキルに関係なく直感的に使えるシステム「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ドキュメントDXをサポートするシステム「楽々Document Plus」 ＜楽々Document Plusの特徴＞ 多機能で幅広い用途で使える 契約書管理や営業報告の管理など、幅広い業務に対応しています。フォーマットの違うドキュメントもまとめて管理できるので、さまざまな部門で利用可能な点も特徴です。 導入形態を自由に選べる クラウド版・オンプレミス版を自社の組織体制に合わせて選択できます。 ＜楽々Document Plusの機能・使用感＞ 文書登録の手間を省ける ドラッグ＆ドロップでファイルを文書内へ添付したり、文書番号を自動で採番したりできる機能が備わっています。そのため、文書を登録するうえでの手間や抜け漏れを防ぎたい方におすすめです。 文書を「お気に入り」に登録できる 頻繁に使うフォルダや文書を「お気に入り」に登録すれば、フォルダツリーのトップに表示されるのですぐにアクセスできます。フォルダや文書を毎回探し出す必要がなくなることで、業務がスピーディになるのです。 ＜楽々Document Plusの注意点＞ 料金コストを抑えたい場合は不向き 多機能で価格も150万円（税抜）～なので、予算を抑えたい組織には、使いはじめるハードルが高い可能性があります。 登録できる文書のデータサイズに上限がある ユーザーからは「文書を登録する際に文書のデータサイズに上限があること。実験などの報告書は文書のデータサイズが大きくなりやすいため、大容量でも登録できるようになると良いと思います。」との意見が寄せられています。（引用：ITreview） ＜楽々Document Plusの料金体系＞ 参考：楽々Document Plusの料金ページ ユーザライセンス：150万円（税抜）～、詳細は要問い合わせ 楽々Document Plusの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ドキュメントをスムーズに扱えるシステム「DocuWorks」 ＜DocuWorksの特徴＞ ドキュメントを扱う一連の作業ができる 文書の受け渡しや作成、プレゼンテーションから保存まで、ドキュメントを扱う業務をサポートするツールです。 電子印を利用できる “日付印”や”重要”、”承認”といったスタンプ機能が標準搭載されています。また、別アプリとの連携によって署名処理の進捗を確認したり、署名した文書をダウンロードしたりできます。 ＜DocuWorksの機能・使用感＞ 文書を自動で格納できる 「見積書」「注文書」など、あらかじめ文書に属性を登録すれば、指定場所に自動で文書が格納されます。その結果、手作業で文書やファイルを振り分ける手間を省けて便利です。 PDFを素早く閲覧できる PDFはプレビューで見られるため、わざわざファイルを開く必要がありません。また、パスワード付きのPDFも生成できるので、重要な文書をPDFでやりとりする企業で役立ちます。 ＜DocuWorksの注意点＞ ITに不慣れな方には使いづらい可能性がある 多機能ゆえに、ITの専門知識がない方には使いこなすのが困難な恐れがあります。 他ツールとの連携ができない ユーザーからは「DocuWorksは富士フイルム独自商品なので、他のサービスとの連携が出来ない。」との声が挙がっています。（引用：ITreview） ＜DocuWorksの料金体系＞ 参考：DocuWorksの料金ページ DocuWorksサブスクリプション：ユーザー数に応じて見積ります。（以下は一例） DocuWorks サブスクリプション/1ユーザー：900円/月 DocuWorks サブスクリプション/10ユーザー：5,600円/月 DocuWorks サブスクリプション/100ユーザー：44,300円/月 パッケージ：DocuWorks 9.1に必要なオプションを組み合わせます。（以下は一例） DocuWorks 9.1 ライセンス認証版/1ライセンス：20,500円 DocuWorks 9.1 ライセンス認証版/10ライセンス：172,500円 DocuWorks 9.1 ボリュームライセンス版/100ライセンス：1,363,000円 DocuWorks 9.1 ボリュームライセンス版/1000ライセンス：9,994,000円 DocuWorksの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞文書管理もできるワークフローシステム一覧 以下は、文書管理もできるワークフローシステム3選の比較表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 楽々Document Plus DocuWorks 特徴 ITスキルに関係なく直感的に使えるシステム/div> ドキュメントDXをサポートするシステム ドキュメントをスムーズに扱えるシステム フォルダ管理 【〇】 【〇】 【〇】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 料金コストを抑えたい場合は不向き ITに不慣れな方には使いづらい可能性がある 料金 ・無料 ・有料プランでも500円～/ユーザー/月 ・無料プランなし ・有料プランは150万円（税抜）～ ・無料プランなし ・有料プランは900円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「楽々Document Plus」の詳細はこちら 「DocuWorks」の詳細はこちら 上記のように、文書管理ツールには多機能で操作が複雑なものもあります。そのため、とくに非IT企業でツールを定着させるには「機能がシンプルか」を軸に選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ドキュメント管理とワークフローを連携する手順 ここでは、ドキュメント・文書管理とワークフローをスムーズに連携する手順を解説します。管理に課題を感じている場合は、以下を参考にしましょう。 （1）必要な文書を洗い出す はじめに、文書管理とワークフロー両方の対象となる文書を洗い出しましょう。 具体的には、「どのような書類が対象となるか」「数はどれくらいか」「処理量はどの程度か」まで細かく調べる必要があります。詳細を把握しておくことで、ファイルへの振り分けや運用がスムーズに進むのです。 したがって、連携に無駄な時間と予算をかけないためにも、あらかじめ必要文書の詳細を洗い出すことが大切です。 （2）文書のライフサイクルを把握する 次に、対象となる文書のライフサイクルを把握しましょう。 「文書のライフサイクル」とは、ビジネス文書における「発生→活用→保管→検索→保存→廃棄」のプロセスを指します。ビジネスでは、法的な要請に答えたり情報漏えいを防いだりするために、文書のライフサイクルを確実に押さえなければなりません。 ただし、文書のライフサイクルは文書の書類に応じて異なるので注意が必要です。 （3）連携に必要なシステムを導入する 続いて、文書管理とワークフローの連携に必要なシステムを導入しましょう。文書管理とワークフローを連携できるシステムの特徴は以下の通りです。 文書をカテゴリごとに整理できる「フォルダ機能」があること 目的の文書をすぐに探し出せる「優れた検索機能」があること 文書に紐づく「メッセージ機能」があること 以上の特徴を満たしていれば、文書に紐づいたメッセージ機能で上司へ素早く連絡できるうえに、必要な文書の保管場所が分からなくなる心配もありません。 （4）アクセス権を設定する 最後に、文書とワークフローに共通するアクセス権を設定しましょう。 共通のアクセス権限を設ければ、ワークフローシステムと文書管理システムで、同じ書類を参照できるようになるのです。たとえば、文書を格納した「フォルダ」へのアクセス権を設定する方法が挙げられます。 一方で、両者でアクセス権が異なってしまうと、業務で必要な書類が見られなかったり、無関係のメンバーに重要な情報が漏れたりする恐れがあります。したがって、必ず両者に共通のアクセス権を設定しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理とワークフローの違いやおすすめのシステムまとめ これまで、文書管理とワークフローの違いや、おすすめの連携システム3選を中心にご紹介しました。 文書管理は社内の文書を管理すること、ワークフローは業務で発生する決まった手続きをすることを指します。また、ワークフローシステムであれば両者を一か所で管理できるものの、文書を探したり関係者へ送信したりするのに手間がかかってしまいます。 そこで、ワークフローシステムと文書管理システム両方の機能が備わったツールで、社内の業務を適切に管理しましょう。ただし、多機能で難しいツールは社内に浸透するのに時間がかかるため、誰でも簡単に使えるツールであるかの確認は必須です。 結論、ワークフローと文書の管理には、簡単に文書管理ができるうえ、承認フロー機能が備わった「ナレカン」一択です。さらに、ナレカンはシンプルなため、誰でも直感的に操作できます。 ぜひ「ナレカン」を導入し、ワークフローと文書管理を両立して業務を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

業務に関する文書は会社の機密情報を含んでいるため、厳重に管理しなければなりません。そのため、文書管理マニュアルを作成して、全社員が一律に安全な文書管理ができる環境を整える必要があるのです。 しかし、「文書管理マニュアルの作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、文書管理マニュアルの作り方やポイントを中心にご紹介します。 文書管理の運用ルールをマニュアル化する方法を教えてほしい 文書管理マニュアルがどこにあるか分からなくて困っている 文書管理マニュアルをはじめ、社内の文書を一元管理できるシステムを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、文書管理マニュアルの作り方が分かり、適切な文書管理ができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 文書管理マニュアルとは1.1 「マニュアル」と「規程」の違い1.2 文書管理マニュアルが必要な理由2 【ひな形・サンプルあり】文書管理マニュアルの作り方2.1 ステップ1｜文書管理ルールを洗い出す2.2 ステップ2｜文書のライフサイクルに当てはめる2.3 ステップ3｜社内へ通知する3 【すぐ使える】文書管理マニュアルの作成に役立つツール3.1 誰でも簡単にマニュアルを作成・共有できる「ナレカン」4 文書管理マニュアルの作成ポイント2選4.1 （1）紙用と電子用の2パターンを作成する4.2 （2）サンプルを参考にする5 文書管理マニュアルの作り方まとめ 文書管理マニュアルとは 文書管理マニュアルとは、企業や組織が保有する文書の扱い方を示した手順書です。以下では、文書管理マニュアルと規程の違いや作成すべき理由を解説します。 「マニュアル」と「規程」の違い 文書管理マニュアルと混同されがちな言葉として「文書管理規程」が挙げられますが、両者には以下のような違いがあります。 文書管理規程 文書管理規程には、社内の文書管理に関する基本的な方針や原則を記載します。「文書管理のルール」を定義づける規則です。 文書管理マニュアル 文書管理マニュアルには、文書管理規程に沿った具体的な管理方法が記されています。「文書管理の手順」を示した指導書です。 このように、規程は文書管理に関するルールを示したものであり、規程に基づいてより実務的な管理方法を示したものがマニュアルとなります。したがって、規程とマニュアルはそれぞれの役割が異なり、両方を作成する必要があるのです。 文書管理マニュアルが必要な理由 文書管理マニュアルが必要な理由として、以下の2点が挙げられます。文書管理マニュアルの必要性を正しく理解し、社内での運用を開始しましょう。 業務をスムーズに進めるため 文書の管理方法がばらばらだと「どこに何の情報があるのか」を把握できず、見たい文書を探すのに時間がかかります。そのため、マニュアルによって管理方法を統一して、文書の保管場所を明確にする必要があるのです。 また、文書管理規定では、廃棄に関するルールも定められているケースが一般的です。仮に、保管期限を過ぎてた文書が残り続けてしまえば、管理が煩雑化するうえに、管理場所の確保にもコストを割かなければなりません。 したがって、適切な文書の保管・廃棄をしていくためには、文書管理マニュアルが必要なのです。 企業の信用を守るため 企業が扱う文書のなかには、事業活動や経営状況に関する資料が含まれており、これらは利害関係への説明責任の根拠になります。 しかし、ずさんな管理体制によって、情報漏えいや不正改ざんなどのトラブルが生じれば、周囲からの信用を損なう事態に発展しかねないのです。そのため、重要な文書を扱う企業にとって、文書管理マニュアルは不可欠なものと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ひな形・サンプルあり】文書管理マニュアルの作り方 ここでは、文書管理マニュアルの作り方を3つのステップで解説します。以下の手順を参考に、実際の業務に役立つマニュアルを作成しましょう。 ステップ1｜文書管理ルールを洗い出す はじめに、既存の文書管理ルールを洗い出しましょう。たとえば、以下のようなルールが挙げられます。 文書の件名・ファイル名の付け方 文書の承認ルートや押印に関するルール 文書のアクセス権に関するルール 文書の保管場所 文書の保存期間 文書の廃棄方法に関するルール 以上のような文書管理ルールを、現場社員の聞き込みを通して洗い出し、ルールを見える化しましょう。 ステップ2｜文書のライフサイクルに当てはめる 洗い出した文書管理の規定をもとに、文書管理マニュアルを記載します。マニュアルを作るうえでは、文書のライフサイクルを考慮して構成を組み立てましょう。 文書のライフサイクルとは、文書が作られてから廃棄されるまでの周期を指し、以下の6つの段階に分けられます。 ＜段階＞ ＜特徴＞ 1.発生 ・紙やWordによる文書の作成 ・メールや郵便などによる文書の受領 2.伝達 ・発生した文書の社内共有や、社外への配布・発信 ・提案事項に関する承認をするための稟議処理 3.活用 ・文書が作成された目的に沿って活用すること ・検索や加工によって文書を実務に役立てること 4.保管 ・利用頻度が高い文書を管理すること （すぐに探し出せるように検索性を高めておく必要がある） 5.保存 ・利用頻度が低い文書を保有すること （法定保存文書は定められた期間を満了するまで保存する義務がある） 6.破棄 ・用途がなくなった文書や保存期間が満了になった文書を処分すること （紙文書の場合は、シュレッダーにかけるなど安全性の高い方法で処分する） 以上のライフサイクルをひな形として、そこに社内で使われている既存のルールを当てはめることで、短時間でマニュアルを作成できるのです。たとえば、各ステップでは、以下のサンプルのようなルールを設定できます。 ＜概要＞ ・社内の文書を適切に管理するために、6つの文書のライフサイクルに沿って、文書管理のルールを設ける。 ＜発生＞ ・文書の件名は「作成日・文書の概要・作成部署または作成者」で示す。 ー社外から受け取った文書は、送信元を記載する。 ・紙の文書は、画像やPDFで電子化する。 ＜伝達＞ ・文書ごとに承認プロセスに沿って、承認を進める。 ・文書の承認者は、文書の適性に基づいて承認の可否を判断する。 ー承認印などは、目的外で利用されないように厳重に保管する。 ＜活用＞ ・文書の内容に変更を加えるときは、作成日を更新する。 ・文書を共有する場合は、文書管理規定に定められた範囲内で実施する。 ・範囲外に共有したい場合は、各部署の責任者に相談する。 ＜保管＞ ・部署・業務ごとに設けられたフォルダで分類して、保管する。 ・後から検索をかけやすいように、整理して保管する。 ＜保存＞ ・文書管理規定に定められた期間を遵守して保存する。 ＜廃棄＞ ・定めた保存期間を過ぎた文書は、責任者の承認を取ったうえで廃棄する。 このように、文書のライフサイクルを大まかな項目とすれば、既存ルールを振り分けるだけで簡単にマニュアルを作れます。上のサンプルは、コピー＆ペーストでそのまま文書管理マニュアルのテンプレートとして使えるので、参考にしましょう。 ステップ3｜社内へ通知する 文書管理マニュアルが完成したら、社内へ通知します。 マニュアルを作っても、現場社員が実際の業務で活用しなくては、マニュアルを作成した意味がありません。実務の場に浸透することで、初めてマニュアルとしての機能を果たすのです。 したがって、文書管理の必要性を十分に説明したうえで、文書管理マニュアルの利用を全社に呼びかけましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【すぐ使える】文書管理マニュアルの作成に役立つツール 以下では、文書管理マニュアルをはじめとしたさまざまな文書の作成・管理に役立つツールをご紹介します。 ExcelやWordで文書を作成しても、欲しい情報にすぐにアクセスできず、読まれなくなってしまうケースも少なくありません。一方、ITツールを活用すれば「文書管理マニュアル」の作成はもちろん、ほかの文書も「文書のライフサイクル」に沿って管理できます。 そこで、「求める情報を簡単に確認できるツール」を導入しましょう。ただし、多機能なツールを導入しても、ITに不慣れな社員には使いこなせないため「誰でも簡単に使えるツールであるか」に注意して選ぶべきです。 結論、優れた検索性ですぐに欲しい情報にアクセスでき、マニュアル作成から文書管理まで完結する情報共有ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンに文書管理マニュアルや社内文書を残せば、任意のメンバーに即公開できるうえ、「多階層フォルダ」でテーマ別に整理できます。また、ファイル・画像内に対応した「キーワード検索」や生成AIによる「自然言語検索」で欲しい情報もすぐ確認可能です。 誰でも簡単にマニュアルを作成・共有できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンがなぜ文書管理に役立つのか ここでは、ナレカンがなぜ文書管理に役立つのかを解説します。 バージョン管理ができる ナレカンの「記事」は、情報を更新すると即共有されるため、ファイルが乱立することはありません。また、編集履歴から過去の編集をさかのぼれるため、旧バージョンの資料を別で残す手間も省けるのです。 承認フローがある 「記事」を公開するときに、特定のメンバーからの承認フローを設定することができます。修正が必要な場合は修正依頼を送ることもできるため、記事公開に関するコミュニケーションが完結します。 検索機能がある ナレカンの検索機能は、画像やファイル内の文字を含む「キーワード検索」や上司に質問するように聞ける「自然言語検索」があります。また、単語の揺らぎにも対応しているため、欲しい情報にノーストレスでアクセスできるのです。 上のように、ナレカンはナレッジ管理に特化したツールなので、文書管理に役立つ機能が充実しています。実際にデモを試してみたい方は、無料トライアルに申し込みましょう。 ナレカンの無料トライアル申し込みページはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理マニュアルの作成ポイント2選 ここでは、文書管理マニュアルの作成において注意すべきポイントを2つ紹介します。以下のポイントを踏まえて、効果的なマニュアルを作りましょう。 （1）紙用と電子用の2パターンを作成する 社内に「紙の書類」と「電子の書類」がある場合、マニュアルは2パターン準備する必要があります。 紙と電子では文書の管理方法が異なるため、それぞれのマニュアルを作成する必要があります。たとえば、文書のセキュリティ事項について「オフィス内で保管する紙文書」と「オンラインで保管する電子文書」とでは求められる対応が違うのです。 このように、紙と電子の文書が混在すると、文書の管理方法を区別する手間がかかるうえ、「どこに何の情報があるのか」が分かりづらいです。したがって、「ナレカン」のようなITツールで、まずは社内の文書を電子化して一元管理しましょう。 （2）サンプルを参考にする サンプルを活用すると、マニュアルを作成しやすくなります。 文書管理マニュアルのサンプルを使うと、マニュアルの完成形をイメージしながらスムーズに作成できます。Webサイト上には、さまざまな機関によって作られたマニュアルが用意されているので、参考にしてみましょう。 また、マニュアルを作成するときは「漢字3：平仮名7の割合を意識する」「文章は簡潔に書く」ことを意識すれば、”視覚的に読まれるマニュアル”をつくれます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理マニュアルの作り方まとめ ここまで、文書管理マニュアルの作り方や役立つツールを中心にご紹介しました。 文書管理マニュアルは、文書のライフサイクルを考慮すると、簡単に構成できます。また、マニュアルの作成後は、社内に共有していつでも見れるように管理しましょう。 そこで、「マニュアルを作成・管理・共有できるITツール」を活用すれば、PCやスマホからすぐにマニュアルを閲覧できます。ただし、大企業の場合は、社内のITリテラシーのばらつきを考慮して「誰でも使いこなせるツール」を導入しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、シンプルな操作性の情報管理ツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、マニュアルを実務で活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

作業指示書を作成することで、作業の必要事項を伝えたり、ノウハウやコツを蓄積したりできるため、口頭で指示を出す必要がなくなります。また、作業の理解度のばらつきを防ぐことも可能です。 しかし、「作業指示書を見ない社員がいて困っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、作業指示書を見ない人がいる理由や対策を中心にご紹介します。 作業指示書を見ない社員がいるが原因がわからない 作業指示書を見てもらうための対策が知りたい 社内の作業に関する情報共有を円滑化したい という方はこの記事を参考にすると、作業指示書を見ない人がいる理由だけでなく、具体的な対策まで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 作業指示書を見ない人がいる3つの理由1.1 （1）指示書の内容が分かりづらい1.2 （2）手順書通りにできない1.3 （3）社内で指示書が共有されていない2 【必見】作業指示書の作成・共有を効率化できるツール2.1 ”書いてあるのに読まない”人でも仕事で活用しやすいツール「ナレカン」3 作業指示書を見ないデメリットとは3.1 作業の全貌が把握できない3.2 手順が人によって異なる3.3 後任への引き継ぎに時間がかかる4 作業指示書を見てもらうための対策とは4.1 見る人の立場に立つ4.2 目的を明記する4.3 簡単に指示書を確認できるようにする5 作業指示書を見ない人がいる理由と対策まとめ 作業指示書を見ない人がいる3つの理由 以下では、作業指示書を見ない人がいる理由をご紹介します。原因を把握することにより、伝わりやすい指示書を作成するヒントが見つかります。 （1）指示書の内容が分かりづらい はじめに、作業指示書の内容が分かりづらいという理由が挙げられます。 たとえば、曖昧な言い回しや専門用語ばかりを使っていると、人によって捉え方が変わったり、すぐに理解できなかったりします。そのため、最終的には個人の経験値だけで仕事が回るようになってしまい、誰も指示書を見なくなるのです。 したがって、指示書通りにすれば問題なく作業ができるように、誰が見てもすぐに動けるほど分かりすい文章になっているかを満たしていることが重要になります。 （2）手順書通りにできない 次に、手順書通りにできないことも指示書を見なくなる原因です。 手順書の内容が不十分だったり、更新されずに古いままの情報になっていたりすると、記載内容通りに進めても業務が上手くできず見られなくなってしまいます。 したがって、「内容に過不足がないか」「最新の情報に更新されているか」を定期的に確認しましょう。 （3）社内で指示書が共有されていない 最後に、社内で指示書が共有されていないと見なくなる人が増えてしまいます。 たとえば、紙の指示書を1部だけ印刷して複数人で見るようにしても、確認が面倒で次第に見られなくなるのです。 上記のように、確認が面倒だと指示書を見なくなるため、時間や場所を問わずに内容をチェックできるツールを活用するのが最善です。たとえば、スマホやタブレットでも簡単に使える「ナレカン」であれば、確認するのに手間はかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】作業指示書の作成・共有を効率化できるツール 以下では、作業指示書の作成・共有を効率化できるツールについてご紹介します。 作業指示書を見ない社員がいて困っている場合には、「情報共有ツール」を導入しましょう。作業指示書を見てもらうには、まず、誰が見ても分かりやすく仕事に活用できるように作成する必要があります。 ただし、いくら作業しやすい指示書を作成しても、メンバーが簡単にアクセスできなければ、次第に指示書が見られなくなります。そのため、シンプルで簡単にアクセスできるツールで、社員がいつでも指示書を確認できる環境を整えましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、簡単に指示書の作成ができるうえ、シンプルなアクセス性で社内に指示書が浸透するツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、画像や表などを使って、わかりやすく指示書を作成できます。また、「既読機能」で、誰が指示書を読んだか確認できるので、指示書を見ない人への対策も簡単です。 ”書いてあるのに読まない”人でも仕事で活用しやすいツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンで作成した作業指示書のイメージ 以下は、ナレカンで作成した作業指示書のイメージ画像です。テキストや表を使って、簡単にわかりやすい指示書を作成できるうえ、テンプレートとして登録すれば繰り返し使えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作業指示書を見ないデメリットとは 以下では、作業指示書を見ないことによるデメリットをご紹介します。社内全体への悪影響を防ぐためにも、必ず確認しておきましょう。 作業の全貌が把握できない 1つ目のデメリットは、作業の全貌が把握できないことです。 作業指示書を見ない場合、業務フローがつかめず、効率的に作業ができません。また、間違った作業方法が伝わってしまうと、あとからリカバリーしなければならないのです。 このように、作業の全貌を把握できないと、限られた業務時間を無駄にしてしまう可能性があります。 手順が人によって異なる 2つ目のデメリットは、作業手順が人によって変わってしまうことです。 指示書が見られないと、それぞれ独自のやり方で業務を進めてしまいます。それにより、作業の質が人によって変わったり、属人化したりして、仕事が上手く回らなくなるのです。 以上のように、指示書を見ない社員が増えてしまうと、社内全体の業務が上手く進まなくなるため注意しましょう。 後任への引き継ぎに時間がかかる 3つ目のデメリットは、後任への引き継ぎに時間がかかることです。 作業指示書を普段から確認していないと、正しい作業手順がわからず、担当業務の引き継ぎをするときに、スムーズな説明ができません。 したがって、スムーズに後任へ引き継ぎをするためにも、作業指示書は必ず確認するように指導しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作業指示書を見てもらうための対策とは 以下では、作業指示書を見てもらうための対策をご紹介します。指示書のメリットを生かすためにも、確実に押さえましょう。 見る人の立場に立つ 1つ目の対策は、作業指示書を見る人の立場に立つことです。 作業指示書は、見た人全員が正しく手順を理解できる必要があります。そのため、専門用語などの難しい表現を使う際は、解説を設けるなどの工夫をして、誰でも理解できる指示書をつくりましょう。 このように、指示書を作成するときは「誰が見ても分かりやすい文章になっているか」に注意すべきです。 目的を明記する 2つ目の対策は、指示書に目的を明記することです。 仕事ではあらゆる作業がつながり合っており、目的を把握することで先の工程を意識できるようになります。そのため、作業の目的を明記し、現場の社員が作業目的を理解したうえでスムーズに業務を進められるようにしましょう。 社員に効率よく作業をしてもらうためにも、作業目的の明記は重要と言えます。 簡単に指示書を確認できるようにする 3つ目の対策は、簡単に指示書を確認できるように管理することです。 作業指示書はWord、Excelで作成されることが多いですが、内容を確認するためにファイルを都度開かなければならず面倒です。さらに、スマホやタブレットを使った閲覧・編集にも手間がかかります。 また、メールやチャットツールで共有する場合も、ほかのメッセージで流れたり埋もれたりして、確認が面倒です。以上のことからも、作業指示書を見てもらうには、簡単に確認できる環境をつくることが重要だと言えます。 したがって、作業指示書は「誰でも簡単に確認することができるツール」で管理しましょう。たとえば、ファイルを開かずにプレビューで確認できる「ナレカン」のように、簡単に閲覧可能なツールが最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作業指示書を見ない人がいる理由と対策まとめ これまで、作業指示書を見ない人がいる理由と対策を中心にご紹介しました。 作業指示書を見てもらうためには、誰でも簡単に理解できる内容にすることが大切です。しかし、分かりやすい指示書を作成しても、アクセスしやすい場所で管理していなければ意味がありません。 たとえば、WordやExcelはわざわざ開くのが面倒なうえに、スマホやタブレットからは使いづらいです。したがって、ファイルを簡単に確認出来たり、ファイルに情報を蓄積する必要のないツールを導入しましょう。 結論、指示書を見てもらうには、作業指示書を簡単に作成できるうえ、確認作業もスムーズなツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、作業指示書を見ない問題を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】指示書とは？フォーマットや書き方、無料テンプレートも紹介

文書管理は社内の情報を正しく管理するために不可欠な業務です。しかし、紙媒体を中心としたアナログな管理では紛失や劣化の懸念があるため、近年は文書を電子化して管理するのが一般的となりました。 とはいえ、「導入に時間やコストがかかる」「導入後の運用が難しい」といった印象が先行しており、文書管理の電子化に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、文書を電子化するメリットやデメリット、管理する方法を中心に解説します。 文書を電子化するメリット・デメリットが知りたい 書類の管理方法が属人化しており、どこに何があるのか分からない 電子化した文書をストレスなく管理したい という方はこの記事を参考にすると、文書管理の電子化に対するハードルが下がるだけでなく、役立つツールも見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 文書の「電子化（ペーパーレス化）」の目的とは？2 文書・紙媒体を電子化・ペーパーレス化する6つのメリット2.1 （1）情報共有が効率化する2.2 （2）必要な情報をすぐに見つけられる2.3 （3）作業効率が改善する2.4 （4）印刷コストが減る2.5 （5）環境に優しい2.6 （6）セキュリティリスクが減る3 4ステップ｜紙媒体の文書を電子化して管理する方法3.1 ステップ1｜電子化すべき文書を検討する3.2 ステップ2｜文書データの保存方法を決める3.3 ステップ3｜フォルダの階層を決める3.4 ステップ4｜スキャンしてフォルダに振り分ける4 【必見】文書の電子化・ペーパーレス化に最適なツール4.1 最も簡単に文書の電子化を実現できるツール「ナレカン」5 ＜ルール＞電子化した文書の管理における注意点6 文書の電子化における2つのデメリット6.1 （1）業務フローが変更される6.2 （2）社内に浸透しない可能性がある7 文書の電子化におけるメリット・デメリットまとめ 文書の「電子化（ペーパーレス化）」の目的とは？ 「文書の電子化」とは、今まで紙で管理していた文章をデータとして起こし、ツールを使って管理することを指します。紙の書類だと、以下のデメリットが発生します。 目的の情報を探すのにキャビネットまで取りにいき、探す手間がかかる 紛失による情報漏洩のリスクがある 文書の保管における物理的な場所が必要となる しかし、文書を電子化すれば、安全性の高いITツールに大量の文書を保存でき、必要なタイミングですぐに探し出せるのです。また、ペーパーレス化が促進されると、備品や管理におけるコスト削減にもつながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書・紙媒体を電子化・ペーパーレス化する6つのメリット 以下では、文書を電子化によって得られるメリットを解説します。メリットが社内に浸透すると電子化を推進しやすくなるので、担当者の方はここで押さえましょう。 （1）情報共有が効率化する 一つ目のメリットは、社内の情報共有が効率化する点です。 紙で文書管理していると、全員に共有したいときはコピーしたり、回し読みしたりする必要があります。その結果、リアルタイムな情報共有に支障をきたしかねません。 一方、文書を電子化してITツール上で管理すれば、誰でも時間や場所を問わずオンライン上で閲覧できます。そのため、紙媒体の情報共有に比べて社内の情報共有のスピードが格段に向上します。 （2）必要な情報をすぐに見つけられる 二つ目のメリットは、必要な情報をすぐに見つけられる点です。 紙で文書管理をしている企業では、キャビネットやファイルに書類を保管しているケースが大半です。そのため、資料が必要になったときには保存場所まで出向き、タイトルや番号を見て探さなければなりません。 一方、文書管理を電子化すれば「フォルダ」で文書を分類できるため、誰でも「何の書類が、どこにあるのか」がすぐに分かります。さらに、検索機能があるツールを使うことで、わずかな操作で必要な情報へたどり着けるのもメリットです。 （3）作業効率が改善する 三つ目のメリットは、作業効率が改善する点です。 抱えているタスクに紐づく文書が多い場合、必要な情報を探し出すのに時間がかかるため、結果的にタスクを効率よく進められません。しかし、電子化すれば文書へすぐにアクセスできるので、作業効率が向上します。 以上のように、文書の電子化は社内情報を管理するだけではなく「多くの書類を使う日常業務」でも効果を発揮するのです。 （4）印刷コストが減る 四つ目のメリットは、印刷コストが減ることです。 従来の管理方法では毎回書類を印刷するため、その分インクやコピー用紙などの備品にかかるコストがかさみます。消耗品にかかる費用はオフィスの「4大コスト」の一つとも言われており、利用頻度が高いゆえに削減しづらいのが現状です。 一方、電子化してITツールで管理すれば、誰でもツール上で書類を閲覧できるのでコピーする必要がなくなります。その結果、印刷コストの大幅な削減につながるのです。 （5）環境に優しい 五つ目のメリットは、紙に比べて環境にやさしい点です。 オフィスで使う紙を減らすことは二酸化炭素の排出量の削減につながります。そのため、今日話題となっているSDGsの活動へ貢献できることからも「環境問題に配慮をしている企業」というイメージの定着にも役立つのです。 以上のように、文書管理を電子化すると、業務効率化だけでなく「企業ブランドの向上」という副次的効果も見込めると言えます。 （6）セキュリティリスクが減る 六つ目のメリットは、セキュリティリスクを減らせる点です。 紙で文書管理をしていると、社外へ文書を持ち出すときに紛失する可能性があります。しかし、電子化すれば「セキュリティの高いITツール」を活用して管理できるので、情報漏えいのリスクを抑えられるのです。 ただし、ITツールによってセキュリティの強固さは異なるため、導入前に確認しなければなりません。たとえば、大手セキュリティ会社等も登録している国際セキュリティ資格のISO27001（ISMS）を取得している「ナレカン」のようなツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4ステップ｜紙媒体の文書を電子化して管理する方法 以下では、紙媒体の文書を電子化する方法をご紹介します。「電子化を検討しているが、何から手を付ければ良いか分からない」という方は必見です。 ステップ1｜電子化すべき文書を検討する はじめに、社内文書で「何を電子化すべきか」を検討しましょう。 電子化すべき文書は企業によって異なりますが、一般的には契約書やマニュアル、就業規則、カタログ、申請書類などが当てはまります。それぞれの書類の担当者にヒアリングし、利用頻度が高いものや利用が多いものを中心に絞り込みましょう。 ステップ2｜文書データの保存方法を決める 次に、文書データをどのように保存するのか決定しましょう。 たとえば、書類のサイズや手書き文書の解像度、ファイル形式などのルールを決めておきます。事前に統一しておくことで、運用へスムーズに移れるのです。 また、「どのようなITツールで保管するのか」も検討します。ITツールは現場に定着しなければ意味がないため、シンプルで誰にとっても使いやすい「ナレカン」のようなツールを選びましょう。 ステップ3｜フォルダの階層を決める 続いて、文書を保管するときのファイル名やフォルダの階層を決めます。 たとえば、ファイル名は文書の作成日や内容、バージョンが分かるようにルールを定めておくと、あとから見返しやすくなるのでおすすめです。 フォルダ階層の分け方には「目的別、年度別、種類別」などがあるため、自社の業務フローに合わせて最適なものを選びましょう。また、階層が多すぎると文書へのアクセス性が悪くなるため、最大で二階層までにするのがコツです。 ステップ4｜スキャンしてフォルダに振り分ける 最後に、文書をスキャンしてツール上のフォルダに振り分けます。 社内に十分なリソースがあれば内製しますが、難しい場合は代行業者や電子化サービスを使うのも一つの方法です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】文書の電子化・ペーパーレス化に最適なツール ここでは、文書の電子化・ペーパーレス化に最適なツールをご紹介します。 文書を電子化すると、情報共有の効率化やセキュリティリスクの低減など、さまざまなメリットがあります。しかし、ただ電子化するだけでは文書の管理が煩雑になり、必要な文書がすぐに見つからないといった問題が生じるのです。 そのため、「文書の作成・共有・管理に必要な機能を備えたITツール」を用いて、文書の電子化は進めるべきなのです。ただし、多機能すぎるITツールでは、現場社員が使いこなせず社内に浸透しません。 結論、自社のペーパーレス化に最適なツールは、文書の作成・運用に必要な機能を過不足なく備えながら、シンプルな操作性で使いやすいツール「ナレカン」一択です。 ナレカンには、高精度の「検索機能」に加えて、「テンプレート機能」「メッセージ機能」が備わっています。そのため、ナレカンひとつで文書の作成・共有・管理が完結するのです。 最も簡単に文書の電子化を実現できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜ルール＞電子化した文書の管理における注意点 文書管理を電子化するときに注意すべき点は、1988年に施行された電子帳簿保存法、2005年に施行されたe-文書法を考慮することです。 電子帳簿保存法とe-文書法との違いを簡単にまとめると、以下のようになります。 扱う書類の種類 電子帳簿保存法 財務省や国税局が管轄する法律に関わる文書（請求書や仕訳帳など） e-文書法 商法や税法で保管が義務づけられている文書（報告書や記録文書など） また、それぞれ以下の通り「担保されるべき要件」が異なるため注意しましょう。 電子帳簿保存法 ・真実性の確保：電磁的記録の訂正履歴や事実が確認できること、システム関係書類が備わっていること、など ・可視性の確保：取引年月日、勘定科目、取引金額はもちろん、ふたつ以上の任意の項目を合わせて情報を検索できること、など e-文書法 ・見読性の確保：デバイスを問わず該当の文書が見やすく確認できること ・検索性の確保：必要なときやに必要な情報へとすぐにアクセスできること ・完全性の確保：電子署名やタイムスタンプによってデータが証明され、消滅しないよう措置がされていること ・機密性の確保：第三者からの不正アクセスに関する対策がされていること 参考：国税庁｜電子帳簿保存時の要件 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書の電子化における2つのデメリット 以下では、文書管理の電子化における2つのデメリットをご紹介します。紙媒体から電子媒体へスムーズに移行するためにも、あらかじめデメリットを押さえておきましょう。 （1）業務フローが変更される 一つ目のデメリットは、電子化によって業務フローが変更されることです。 具体的には、これまで紙で共有していた資料をITツール上で共有したり、申請書類をオンライン上でやりとりしたりするという変更が生じます。そのため、慣れるまでに時間がかかるのです。 したがって、「新しい業務フローを明確にする／ITツールを使うときのルールを従業員に周知したりする」といった取り組みを実施しましょう。 （2）社内に浸透しない可能性がある 二つ目のデメリットは、電子化にともなって導入したITツールが、社内へ浸透しない可能性があることです。 たとえば、ITに慣れていない従業員がいると「どのように操作すべきか分からない」「書類を見たいだけなのに、機能が多すぎて使いづらい」といった事態になりかねません。 以上のように、アナログな管理からデジタルな管理に移行すると従業員の抵抗感を生みかねないのです。したがって、非IT企業の方でも使いこなせるほど簡単な「ナレカン」のように、機能の過不足がなくシンプルなものを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書の電子化におけるメリット・デメリットまとめ ここまで文書管理の電子化のメリットやデメリット、手順を中心にご紹介しました。 ITツール上で文書を管理すれば「必要な書類へすぐにたどり着ける」「コピーせずともリアルタイムで情報共有ができる」といったメリットがあります。 ただし、これらのメリットはツールを使いこなせていることが前提です。ITに慣れていない従業員にとっては「操作が難しく、どこに何の書類があるのか分からない」といった状況になりやすいので、結果的にツールが浸透しない可能性があります。 したがって、誰でも簡単に使いこなせるツールを選びましょう。結論、非IT企業の方でも簡単に文書管理できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で文書管理を電子化して、業務効率化やセキュリティ性の向上に役立てましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【2026年版】おすすめのドキュメント・文書管理ツールTOP8

メンバーに仕事を依頼したり、社外の取引先に業務を委託したりするときに「指示書」があれば、業務内容が明らかになり作業をスムーズに進められます。そのため、業種や業界を問わず、多くの場面で指示書の作成が求められるのです。 しかし、「指示書をどのようにして、書けばいいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、わかりやすい指示書の書き方やポイントを中心にご紹介します。 フォーマットや例文を参考にして、指示書を作成したい 伝わりやすい指示書を書くためのポイントを確認したい 指示書の作成だけでなく、共有・管理まで一元化できる方法があれば知りたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、見やすい指示書の書き方が分かるうえ、作成後の適切な共有・管理方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 指示書（しじしょ）とは1.1 指示書を作成する目的1.2 主な指示書の種類1.3 「指示書」と「依頼書」の違いは？2 指示書のフォーマット・構成3 【例文あり】分かりやすい指示書の書き方4 相手に伝わる指示書を作成・共有するときのポイント5点4.1 （1）簡潔に記載する4.2 （2）記載する順番を工夫する4.3 （3）テンプレートを活用する4.4 （4）作成した指示書は迅速に共有する4.5 （5）相手が見やすい媒体で共有する5 【必見】社内の指示書の閲覧から管理まで簡単なツール5.1 誰でも簡単に指示書を作成・共有・管理できるツール「ナレカン」6 無料｜指示書の作成におすすめのExcelテンプレート6.1 作業・業務指示書のテンプレート6.2 製造指示書のテンプレート7 指示書の作り方やポイントまとめ 指示書（しじしょ）とは 指示書とは、業務における指示内容をまとめた書類です。以下では、指示書を作成する目的や種類、依頼書との違いを解説します。 指示書を作成する目的 指示書を作成する目的として、主に以下の2つが挙げられます。 教育にかかるコストの削減 業務内容や流れ、注意点を口頭で説明しようとすれば、教育に大幅な時間がかかります。しかし、指示書を作成し共有すれば、自身の業務と並行しながら新人教育をおこなえるので、教育コストを削減できるのです。 作業内容の正確な共有 指示書には業務に関するあらゆる情報を正確に記載します。そのため、担当者の退職や引き継ぎのときにも、指示書を確認すれば認識齟齬によるミスをなくせます。 このように、指示書を作成することで組織全体の業務効率化につながるのです。 主な指示書の種類 指示書は種類によって内容が異なります。そこで、指示書の主な種類を5つご紹介します。 以上のように、指示書は製造業や建設業など幅広い業界・業種で必要とされ、それぞれで記載内容が異なります。そのため、自社の業務に沿って指示書を作成しましょう。 「指示書」と「依頼書」の違いは？ 指示書と依頼書の違いは「作成者と提出先の関係性」にあります。 指示書は、社外の取引先や個人に業務を委託するときに加え、社内で上司が部下に業務を指示するときに作成されます。一方、依頼書は、社内外のあらゆる相手を提出対象とするため、部下から上司に向けて作成するケースもあるのです。 このように、指示書と依頼書には大きな違いがないものの、作成する場面に応じて適切なものを選ぶ必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 指示書のフォーマット・構成 ここでは、指示書の基本的なフォーマット・構成をご紹介します。指示書を作成したことがない方はまず、以下を参考にしましょう。 ＜項目＞ ＜詳細＞ （1）発行日 指示書を発行した日付を記載します。過去の指示書を振り返るときに必須の情報です。 （2）発行先 指示書の宛先を記載します。部署や社員名などを具体的にしましょう。 （3）作成者 指示書の作成者を記載します。社外向けの場合は連絡先も載せましょう。 （4）指示内容 指示したい作業内容を記載します。はじめに概要を記しておくと分かりやすいです。 （5）作業期間 具体的な作業期間を記載します。計画的に作業を進めるうえで重要な項目です。 （6）備考 指示に関する備考を記載します。注意事項を明らかにすると、よくあるミスを未然に防げます。 上記のほかにも、「作業場所」や「参考資料」の項目を適宜追加しましょう。具体的な情報を記載することで、読み手が作業を進めやすくなるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】分かりやすい指示書の書き方 以下は、”分かりやすい”と評価される指示書のお手本です。以下の書き方を参考にすると、初心者の方でも簡単に指示書を作れるのです。 令和6年10月6日 社員各位 総務部長 山田 太郎 経費削減について 令和6年11月1日より、社内経費削減月間とし、以下のように詳細が決定いたしましたので、各位経費削減にご協力いただきますようお願い申し上げます。 記 1.　交通費について  （1）定期は半年単位で購入すること。  （2）営業活動では、公共交通機関を利用すること。 2.　事務について  （1）会食等で経費が必要な場合は、各部署の部長へ事前に申請すること。  （2）事務機器などの発注は事前申請を受けたうえで、総務での一括発注とする。 3.　通信について  （1）バイク便やメール便は原則利用しないこと。  （2）支社間の連絡は内線を使用すること。 以上 指示書を書くうえでは、読み手に正確な情報が伝わるよう、簡潔にまとめることを意識しましょう。例えば、以上の例文のように指示内容を箇条書きにしたり、字下げを活用したりすると視覚的に分かりやすい指示書を作れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 相手に伝わる指示書を作成・共有するときのポイント5点 ここでは、指示書の作成・共有をするときのポイントを5つご紹介します。伝わりやすい指示書を作成・共有し、作業を計画通り実行してもらうために以下の点に注意しましょう。 （1）簡潔に記載する 1つ目のポイントは、簡潔に記載することです。 内容が曖昧だったり文章が冗長だったりすると、理解するのに時間がかかるうえ、読み手が内容を正確に把握できない可能性があります。結果として、作業者が認識を誤ってしまい、指示通りに作業を進められない事態につながるのです。 したがって、読み手が円滑に作業を進められるように、図表や画像を添付するなどして、誰が見ても分かるよう簡潔にまとめましょう。 （2）記載する順番を工夫する 2つ目のポイントは、記載する情報の順番を工夫することです。 指示書は、作業者に正確に作業をおこなってもらうための書類です。もし記載している情報の順番が適切でないと、作業が中断したり、人によって進め方が変わったりして、業務の効率が下がってしまう恐れがあります。 そこで、読み手に正しく作業を遂行してもらうために、はじめに注意事項を記載したり、作業手順に連番を振ったりと工夫が必要なのです。 （3）テンプレートを活用する 3つ目のポイントは、テンプレートを活用することです。 テンプレートを使うと、項目を一から記載する手間を省けるうえ、「何を書くべきか分からない」という方でも簡単に指示書を作成できます。さらに、社内で共通のテンプレートを使えば、フォーマットが統一されて読み手が内容を理解しやすくなるのです。 したがって、指示書を作るときは、「ナレカン」のようなテンプレート機能が備わったツールを導入し、社内で指示書のフォーマットを統一しましょう。 （4）作成した指示書は迅速に共有する 4つ目のポイントは、作成した指示書を迅速に共有することです。 指示書を迅速に共有することで、次の作業を見越して業務に取り組めるようになります。しかし、紙やExcelで作成した指示書は、共有に手間がかかってしまうため、共有する方法としては適しません。 そこで、「情報共有に特化したツール」を活用して、共有にかかる手間を省きましょう。また、編集と同時に共有できたり、更新をコメントで周知できたりするツールであれば、指示書の内容を変更するときもメンバーに素早く共有できます。 （5）相手が見やすい媒体で共有する 5つ目のポイントは、相手が見やすい媒体で共有することです。 紙やExcelの指示書は、編集・更新がしづらいうえに、営業先や現場からは確認しにくいというデメリットがあります。 したがって、指示書はマルチデバイス対応のツールで共有しましょう。とくに、スマホで閲覧可能であれば時間や場所を問わず指示書を確認でき、作業や仕事が進めやすくなるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】社内の指示書の閲覧から管理まで簡単なツール 以下では、指示書の共有・管理を効率化するツールをご紹介します。 紙やExcelで作成した指示書は、共有に手間がかかるうえ、スマホやタブレットから気軽に内容を確認できません。そのため、現場社員が指示書を読まないまま作業を進めてしまう可能性があるのです。 したがって、「あらゆるデバイスから簡単に指示書を確認できる情報共有ツール」を使って、指示書をスムーズに共有しましょう。ただし、蓄積された情報はすぐにアクセス性が悪いと振り返れないため、「検索性に優れているツールか」も重視すべきです。 結論、指示書の共有・管理を効率化するには、検索機能を使って、あらゆるデバイスから簡単に指示書を確認できる情報管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」で作成した指示書は、任意のメンバーへ瞬時に共有されるうえ、ファイルや画像内を含んだ「超高精度の検索機能」で簡単にアクセス可能です。また、添付したファイルはプレビュー状態で確認できるので、”ファイルを都度開く手間”もありません。 誰でも簡単に指示書を作成・共有・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンの機能紹介 ナレカンの主な機能である「作成機能」「共有機能」「検索機能」について説明します。 ＜指示書作成機能＞ ナレカンの「記事」には、テキスト情報だけでなくファイルや画像・動画を残せます。またアップロードしたファイルは、開かずともプレビューで確認できるので、現場メンバーが簡単に閲覧可能です。 ＜指示書共有機能＞ ナレカンで作成した指示書はリアルタイムで任意のメンバーに共有されます。また、記事に紐づいた「コメント機能」が備わっているため、情報の更新の周知や、メンバーとのやりとりができます。 ＜指示書検索機能＞ ナレカンで作成した指示書は、「フォルダ」でテーマ別に管理できます。また、ファイルの中身まで検索できる「ファイル内検索」や、生成AIを活用した「自然言語検索」を活用することで、検索スキルに依存せず誰でも簡単に目的の情報にアクセス可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料｜指示書の作成におすすめのExcelテンプレート 以下では、指示書に使えるExcelの無料テンプレートを2つご紹介します。テンプレートごとに項目やフォーマットは異なるので、用途に合わせて適切なものを選びましょう。 作業・業務指示書のテンプレート こちらは、フリーテンプレートが提供する、作業・業務指示書のテンプレートです。 製品ごとの作業手順を記載する指示書で、主に工場などで活用できます。また、使用する器具を記入できるので、読み手が必要なものを把握したうえで、確実に作業に取り組めます。 フリーテンプレートの詳細はこちら 製造指示書のテンプレート こちらは、テンプレートの無料ダウンロードが提供する、製造指示書のテンプレートです。 注文を受けた製品の「品名」「数量」「受注先」「納品日」などを詳細に記載して、現場の社員に製造を指示できます。また、項目を自由にカスタマイズできるため、製造業以外の場面でも使用可能です。 テンプレートの無料ダウンロードの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 指示書の作り方やポイントまとめ ここまで、指示書の書き方やポイントを中心にご紹介しました。 指示書は作成して終わりではなく、内容を周知する必要があります。しかし、WordやExcelのファイルでは共有されてもチャットやメールで流れたり、どこに保存されているのか分からなくなったりするデメリットがあるのです。 そこで、「共有した指示書が流れずに蓄積されるツール」を使うと、作成後も適切に管理できるようになります。さらに、蓄積したファイルのなかから目的の指示書へすぐにアクセスするために、「フォルダや高精度な検索機能を備えたツール」を選びましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、指示書の作成・共有・管理を一元化でき、検索性に優れたツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、指示書の作成から管理までを効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作業指示書を見ない人の傾向や見てもらうための対策とは 【製造業必見】工場の作業指示書を電子化するメリットとアプリを紹介

業務に関する書類は、機密情報を保護しつつすぐに確認できるように適切な管理が求められます。とくに、近年ではテレワークの普及やペーパーレス化の推進に伴って「クラウド型の文書管理」に注目が集まっています。 しかし、「そもそもクラウド型システムがよくわからない」「ITツールは難しい印象があり、導入に踏み切れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのクラウド型文書管理システム5選や選定ポイントを中心にご紹介します。 文書管理システムの選び方のポイントを知りたい 各文書管理システムの価格や機能を比較検討したい 社内文書を一元管理できる簡単なツールを探している という担当者の方は今回の記事を参考にすると、文書を簡単に整理できる、自社に合ったクラウドサービスが分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 文書管理システムの種類1.1 クラウド型1.2 オンプレミス型2 ＜無料あり＞おすすめのクラウド型文書管理システム5選2.1 【ナレカン】簡単に膨大な文書を一元管理できる文書管理システム2.2 【Stock】非IT企業でも簡単に使いこなせる無料のクラウドシステム2.3 【楽々Document Plus】検索性が高い文書管理システム2.4 【Documal SaaS】文書を一元管理できる富士通の文書管理クラウド2.5 【Box】個人でも使えるフリーの文書管理システム3 ＜比較表＞おすすめのクラウド型文書管理システム5選4 クラウドで文書管理をする3つのメリット4.1 （1）時間や場所を問わずに利用できる4.2 （2）低コストで導入できる4.3 （3）容量不足をすぐに補える5 クラウドで文書管理する3つのデメリット5.1 （1）導入に時間がかかる可能性がある5.2 （2）多機能なシステムは使いこなせない可能性がある5.3 （3）運用ルールの作成が必要6 クラウド型文書管理システムの選定ポイント4選6.1 （1）必要な機能が過不足なく搭載されているか6.2 （2）自社のセキュリティ基準を満たしているか6.3 （3）シンプルな操作性か6.4 （4）あらゆるデバイスに対応しているか7 クラウド型文書管理システムの選び方まとめ 文書管理システムの種類 以下では、文書管理システムの種類について解説します。文書管理システムはクラウド型とオンプレミス型の2つに分けられます。 クラウド型 クラウド型とは、オンライン上でサービスが利用できる形態のことです。 インターネットを介してサービスを利用するので、マルチデバイス対応であればスマホやタブレットで外出先からでもアクセスできます。また、一部のツールにはアクセス制限や２段階認証など、セキュリティを考慮した機能が搭載されているので安心です。 このように自社でサーバーを用意する必要がないため、文書管理のコストを抑えたい企業向けだと言えます。 オンプレミス型 オンプレミス型とは、社内にサーバーを構築して自社だけで運用する形態のことです。 クラウド型よりもセキュリティが強固なものが多く、自社独自のシステムを構築できるというメリットがあります。 自由にカスタマイズができるので多様な用途で運用する大規模な組織や、頻繁に機能の追加・変更をしたい組織向けだと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜無料あり＞おすすめのクラウド型文書管理システム5選 以下では、クラウド型文書管理システム5選をご紹介します。 クラウド型文書管理システムは、社内の文書を一元管理できるものの、機能が複雑ではスムーズに使いこなせなかったり、文書のワークフローがわかりづらかったりする恐れがあります。そのため、ツール選定には「誰でも簡単に運用できること」が大切です。 しかし、管理ができてもすぐに目的の情報が探せなければ、作成した文書が無駄になってしまいます。したがって、文書の作成から管理、共有までを一元化でき「検索性にも優れたツール」が必要です。 結論、自社が導入すべきクラウド型文書管理システムは、社内の文書を一元管理できるうえ、必要な文書に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、画像やテキストを使った文書を簡単に作成できるほか、「承認フロー」を設定すれば、文書の申請～承認までの流れもすべて把握できます。また、「ヒット率100％」の高精度検索で欲しい情報をすぐに取り出せるため、保存すべき文書が多くても探す手間がかかりません。 【ナレカン】簡単に膨大な文書を一元管理できる文書管理システム 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】非IT企業でも簡単に使いこなせる無料のクラウドシステム 「Stock」は、非IT企業の65歳の方でも直感的に使いこなせる文書管理システムです。 Stockは「ノート」に直接書き込んで文書を作成できるうえ、変更した内容はリアルタイムで共有可能です。また、カテゴリごとに「フォルダ」で整理でき、古い文書は「アーカイブ機能」によって容量を抑えて保存できるので、情報を整理するのに最適です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【楽々Document Plus】検索性が高い文書管理システム ＜楽々Document Plusの特徴＞ ワークフロー機能 文書の「登録・申請→承認→決済」のワークフローを設定できます。 ISO文書管理のための機能 ISO文書管理に適した機能が多く搭載されています。 ＜楽々Document Plusの機能・使用感＞ 文書登録 複数の書類データをひとつの文書としてまとめて管理することが可能です。文書はWord・Excel・PowerPoint・PDFと異なる種別であってもまとめられるので、さまざまな電子データファイルを扱う場合に便利です。 ワークフロー 文書を登録し、楽々Document Plus上で承認状況を確認できます。 ＜楽々Document Plusの注意点＞ 高いITリテラシーが求められる 高度な機能が搭載されており、さらに自由度も高いので使いこなすには高いITリテラシーが必要です。 文書検索に改善が必要 利用しているユーザーからは「文書検索に社内文書の全文検索だけでなく、キーワードによるBigdataとの連携も考慮してほしい。」という声が挙がっています。（参考：ITトレンド） ＜楽々Document Plusの料金体系＞ 楽々Document Plusには、オンプレミス型とクラウド型があります。自社のITリテラシーや規模感にあったプランを選びましょう。 オンプレミス型：150万円(税抜)～（詳細は問い合わせが必要です） クラウド型：初期費用300,000円(税抜)＋90,000円(税抜)/100ユーザー/月 楽々Document Plusの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Documal SaaS】文書を一元管理できる富士通の文書管理クラウド ＜Documal SaaSの特徴＞ 履歴が記録される 閲覧、承認などすべての履歴がシステム上に記録されます。 社外とのやりとりも可能 取引先やサプライヤと文書の共有ができるので、連携がスムーズになります。 ＜Documal SaaSの機能・使用感＞ ドキュメント管理 ドキュメントの改定・閲覧・承認の履歴がすべて残る仕様になっています。また、電子帳簿保存法にも対応している点もメリットです。 アクセス設定 文書やフォルダへのアクセス権を柔軟に設定できます。 ＜Documal SaaSの注意点＞ 導入費用が必須 導入の初期費用として少なくとも330,000円が必要となるため、導入費用を抑えたい場合には合わないと言えます。 ファイルを開かないと内容が分からない 口コミでは「一覧から目的の資料を見つけるには、ファイルを開いて確認しなくてはならない」点に対する改善要望が寄せられています。（参考：ITトレンド） ＜Documal SaaSの料金体系＞ 料金の詳細は問い合わせが必要です。 Documal SaaSの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Box】個人でも使えるフリーの文書管理システム ＜Boxの特徴＞ 安全性が高い Boxには「ユーザー権限設定」や「二段階認証機能」などが備わっているためビジネスの現場でも安全に利用可能です。 ストレージ容量が大きい 無料プランでは10GBまで、有料プランでは容量無制限で利用することができます。 ＜Boxの機能・使用感＞ ファイル管理 フォルダを作成して、そのなかにファイルを格納・共有する基本機能です。 Box AI機能 AI機能を活用すれば、Boxで管理しているファイルの要約や翻訳ができるほか、「議題のテンプレート」「メールによるお知らせ」など、コンテンツのアイデアを作成も可能です。ただし、「Enterprise」プランのみでの利用になるので注意しましょう。 ＜Boxの注意点＞ スマホだと使いづらい ユーザーからは、「スマホ版の仕様をもう少しアップさせて欲しいです。」という意見もあります。（参考：ITreview） 検索性が乏しい 利用しているユーザーからは「検索が何とも不自由。フォルダの指定や広範囲にわたって自由に検索できるのは良いのですが、似通ったものや関連性の在りそうなものを勝手に検索結果に入れてくるので、欲しい物だけに絞り込めない。」という声が挙がっています。（参考：ITreview） ＜Boxの料金体系＞ 以下は、個人・チーム向けプランになります。 Individual：無料（個人向け） Personal Pro：1,390.40円/ユーザー/月（個人向け） Business Starter：636.9円/ユーザー/月（ビジネスチーム向け） 以下は、法人向けプランになります。 Business：2,084.50円/ユーザー/月 Business Plus：3,473.80円/ユーザー/月 Enterprise：4,864.20円/ユーザー/月 Enterprise Plus：要問合せ Boxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞おすすめのクラウド型文書管理システム5選 こちらは、クラウド型文書管理システムの比較表です。ご紹介したツールのなかから、自社に最適なツールを選定しましょう。（右スクロールできます） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 楽々Document Plus Documal SaaS Box 特徴 簡単に膨大な文書を一元管理できる文書管理システム 非IT企業でも簡単に使いこなせる無料のクラウドシステム 検索性が高い文書管理システム 文書を一元管理できる富士通の文書管理クラウド 個人でも使えるフリーの文書管理システム シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【×】 承認フロー 【〇】 【×】 【〇】 【〇】 【〇】＊Businessプランから 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 高いITリテラシーが求められる 初期費用が高い 検索性が乏しい 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 要問合せ 要問合せ ・無料プランあり ・有料プランは636.9円/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「楽々Document Plus」の詳細はこちら 「Documal SaaS」の詳細はこちら 「Box」の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドで文書管理をする3つのメリット 以下では、クラウドで文書管理をする3つのメリットをご紹介します。以下のメリットより、クラウド型はオンプレミス型に比べ、中小企業の文書管理に適していると言えます。 （1）時間や場所を問わずに利用できる 1つ目のメリットは、時間や場所を問わずに利用できる点です。 クラウド型は、インターネット環境下であればいつでも利用できます。そのため、オフィス内のファイルから文書を探したり、社内サーバーを経由してアクセスしたりする必要はありません。 さらに、マルチデバイス対応のツールであれば、スマホやタブレットからも利用できます。そのため、外回りが多い営業担当者でも効率的に文書にアクセスできるうえ、テレワークにも最適です。 （2）低コストで導入できる 2つ目のメリットは、オンプレミス型よりも安価に運用できる点です。 オンプレミス型の場合はサーバー・ソフトウェアの購入費用やシステムを構築する手間がかかります。また、自社にシステム構築ができる担当者がいない場合、そもそも運用を始められずに費用だけがかさむ結果になるのです。 一方、クラウド型は、システムの構築に時間がかからないほか、「ナレカン」のように専属担当者による手厚いサポートを受けながら導入を進めることができます。そのため、オンプレミス型に比べて、金銭的・時間的コストを押さえられるのです。 （3）容量不足をすぐに補える 3つ目のメリットは、容量不足をすぐに補える点です。 オンプレミス型で容量を増やすにはシステムを拡張し直したり、サーバーを新しくしたりする必要があるので、多くの時間と費用がかかります。 一方、クラウド型であれば、容量の追加購入やプランのアップデートだけで容量不足を補えます。そのため、プラン変更を見据えて最初は安いプランを契約するという選択肢もあるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドで文書管理する3つのデメリット 以下では、クラウドで文書管理する3つのデメリットを解説します。これらのデメリットを解消しやすいシステムを選択することで、運用に失敗するリスクを軽減できます。 （1）導入に時間がかかる可能性がある 1つ目のデメリットは、紙で文書管理していた場合、導入に時間がかかる可能性があることです。 たとえば、紙で管理している文書が多い企業では、既存の文書を電子化する工数がかかります。そのため、文書管理の電子化を円滑に進めるためにも、あらかじめ優先して電子化すべき文書を明確にしましょう。 とくに、可視性の求められる契約書や何度も利用する可能性がある資料などは、ほかの文書よりも優先して電子化すると、スムーズに文書管理システムの運用を開始できます。 （2）多機能なシステムは使いこなせない可能性がある 2つ目のデメリットは、多機能なシステムの場合、社員が上手く操作できない可能性がある点です。 多機能なシステムは一見便利そうですが、使いこなすためには高度なITリテラシーが要求されます。そのため、デジタルに詳しくない社員はシステムを上手く使いこなせず、社内で運用が浸透しない可能性があります。 したがって、必ずしも多機能なシステムを選ぶのではなく、自社に必要な機能を洗い出したうえで、過不足のないシステムを導入するようにしましょう。 （3）運用ルールの作成が必要 3つ目のデメリットは、事前に運用ルールを作成しなければならない点です。 たとえば、ルールを設けていない場合「文書を更新する場合に古い文書はどうするのか」や「ファイル名やフォーマットはどのようにすべきか」などの問題が発生します。 したがって、「半年ペースで文書を更新する」「勝手に文書が増えないように権限を設定する」などの運用ルールを設けましょう。また、「ナレカン」のように文書の種類に応じて、テンプレートを登録しておけるツールであれば、形式のばらつきもなくせます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型文書管理システムの選定ポイント4選 以下では、自社に合うクラウド型文書管理システムの選び方を解説します。導入が成功につながるように、ポイントを押さえて選定しましょう。 （1）必要な機能が過不足なく搭載されているか 1つ目のポイントは、必要な機能が過不足なく搭載されているかです。 文書管理システムは多機能であればあるほど、料金も高くなります。そのため、使わない機能が多いサービスを導入すると、無駄な料金コストがかかってしまうのです。 たとえば、「ワークフロー」や「外部ツールとの連携」などの高度な機能を多数搭載するサービスがありますが、明確な理由がなく導入すると、導入目的と合わずに結局使わない事態になりかねません。 したがって、自社で必要な機能を絞り込み、該当の機能を過不足なく備えた文書管理システムを導入しましょう。 （2）自社のセキュリティ基準を満たしているか 2つ目のポイントは、導入する文書管理システムが、自社のセキュリティ基準を満たしているかです。 文書のなかには顧客情報や機密情報も含まれているため、セキュリティの高いものを選ばなければなりません。セキュリティに関する機能が適切でなければ、情報漏えいのリスクが高まってしまうからです。 たとえば、セキュリティに関する機能として「文書へのアクセス権限は設定できるか」「多要素認証が搭載されているか」「情報は暗号化されるか」などが備わっているかを確認する必要があります。 また、国際基準のセキュリティ資格を有した文書管理システムであれば、安心して運用できます。そのため、セキュリティ資格の有無についても事前にチェックすべきです。 （3）シンプルな操作性か 3つ目のポイントは、文書管理システムを簡単に操作できるかどうかです。 たとえば、画面の切り替え操作が多かったり、機能が複雑だったりすると、個人のITリテラシーにばらつきがある場合に使い方が浸透せず、教育コストがかかってしまいます。 そこで、「ナレカン」のようにシンプルな操作でストレスなく利用できるシステムを導入すれば、誰でも簡単に使いこなせます。 （4）あらゆるデバイスに対応しているか 最後に、あらゆるデバイスに対応しているかも必ず確認しておきましょう。 スマホやタブレットにも対応しているシステムを導入すれば、在宅勤務時や移動時間にも簡単に社内の資料にアクセスできます。 たとえば、外出先で急遽資料を編集しなければならない場合、PCを持ち歩いていないと一度帰社しなければならず、業務効率が悪いです。したがって、マルチデバイス対応で、どの端末でもストレスなく使えるサービスを選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型文書管理システムの選び方まとめ ここまで、おすすめのクラウド型文書管理システムを紹介してきました。 オンライン上のサービスを利用するクラウド型の文書管理システムは、自社でシステムを構築するオンプレミス型に比べて低コストで導入したり、時間や場所を問わずに利用したりできるメリットがあります。 しかし、誰でも簡単に作成した文書を素早く共有し、共有した文書を適切に管理できるツールでなければ、社内全体で運用できる体制をつくれません。 したがって、自社の文書管理には、社内の文書を一元管理できるうえ、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、文書管理の仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【2026年版】おすすめのドキュメント・文書管理ツールTOP8

ドキュメント管理は、仕事の基盤となる重要な要素のひとつです。適切な管理ができなければ、あらゆる社内情報を上手く活用できず、機会損失を招きかねません。 そのため、昨今では、社内に分散するドキュメント（情報）を一元管理できる「ドキュメント管理ツール」を導入する企業が増えているのです。しかし、「結局、どのツールを導入すれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのドキュメント管理ツールTOP8を中心にご紹介します。 欲しい資料を探すのにいつも時間がかかってしまう どの文書管理ツールが自社に最適か比較検討したい 散在した文書をすぐに一元管理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、自社に合ったドキュメント管理ツールが分かり、簡単・安全に文書を管理できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ドキュメント（書類・文書）管理ツールとは1.1 ドキュメント管理ツールの概要1.2 ドキュメント管理ツールの目的1.3 ドキュメント管理ツールのタイプ2 ドキュメント管理の3つの課題2.1 （1）文書管理が煩雑化しやすい2.2 （2）セキュリティ対策が不十分2.3 （3）社内におけるデータ共有が非効率3 ドキュメント管理ツールの5つの選定ポイント3.1 （1）文書を蓄積しやすいか3.2 （2）文書をフォルダで分けられるか3.3 （3）任意のメンバーに共有しやすいか3.4 （4）検索がしやすいか3.5 （5）定期的に情報を整理できるか4 無料あり｜おすすめのドキュメント管理ツールランキングTOP84.1 1位【ナレカン】大企業の文書・書類管理を最適化するツール4.2 2位【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に文書管理できるツール4.3 3位【Evernote】個人利用におすすめのツール4.4 4位【Dropbox】管理者権限が豊富な文書管理システム4.5 5位【Notion】自由自在にデータ管理可能なツール4.6 6位【Qiita:Team】外部アプリとの連携が豊富なツール4.7 7位【DocBase】Markdown記法に対応するツール4.8 8位【Redmine document】オープンソースで使えるツール5 おすすめのドキュメント（書類・文書）管理ツールの比較表6 ドキュメント管理ツールのメリット7 ドキュメント管理ツールのデメリット8 簡単に使えるドキュメント（書類・文書）管理ツールまとめ ドキュメント（書類・文書）管理ツールとは 以下では、ドキュメント管理ツールの概要や必要性、タイプを解説します。ドキュメント管理ツールの特徴や必要性を確認して、具体的な運用イメージを持ちましょう。 ドキュメント管理ツールの概要 ドキュメント管理ツールとは、議事録や顧客カルテ、企画書、マニュアルなど、社内で日常的に使用するあらゆる文書を一元管理できるツールです。 ドキュメント管理ツールを活用すれば、従来はキャビネットや社内サーバーに散在していた文書をまとめて整理でき、社内外問わず、パソコンやタブレット、スマートフォンから必要な情報にすぐアクセスできる環境を整えられます。 そのため、管理する文書量が膨大な大企業や、従来は紙やエクセルでの管理が中心だった非IT系企業でも、業務効率化や情報共有の観点から導入を検討するケースが増えており、現在注目されているツールなのです。 ドキュメント管理ツールの目的 ドキュメント管理ツールを導入する目的には、以下の5つがあります。 必要なタイミングで、欲しい文書にアクセスするため ドキュメントをメンバー間で共有しやすくするため 高いセキュリティで文書を保護するため 検索機能によって資料を探す手間を省くため ペーパーレス化で印刷や管理にかかる経費を削減するため 以上のように、「ドキュメント管理はしているが、社内で活用されていない」「目的の文書がどこに保存されているか分からない」などの課題を解消するのがドキュメント管理ツールです。 ドキュメント管理ツールのタイプ ドキュメント管理ツールは、大きく以下の3タイプに分けられます。 情報管理に特化したタイプ テーマごとに整理できる「フォルダ機能」や、キーワードで探せる「検索機能」など、ドキュメント管理に必要な基本機能を過不足なく備えたタイプです。管理する情報が多い企業で、重宝されます。 ワークフロー機能があるタイプ 稟議を通したり申請作業をしたりする場合におすすめのタイプです。権限を持つメンバーの確認を挟むので、誤った情報が公開される心配がありません。 AIを活用したタイプ 昨今では、AIを活用して、自動で文書を作成したり探したりできるタイプのツールが増えています。さらにはAIが重複していたり、陳腐化していたりする文書を検知できるツールもあるため、業務の効率化に貢献します。 以上のように、ツールのタイプによって特徴や対象となる組織は異なるので「自社の課題解決に直結するか」を軸に選ぶことが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ドキュメント管理の3つの課題 適切な方法でドキュメント管理ができていなければ、以下3つの課題に直面する事態が懸念されます。そこで以下では、予想される課題とそれぞれの解消方法を、解説します。 （1）文書管理が煩雑化しやすい 1つ目の課題は、文書管理が煩雑化しやすい点です。 たとえば、WordやExcelはファイルが増えるにつれ管理が複雑になるので、目的の文書がすぐに見つかりません。とくに、ビジネスマンは「何かしらの資料を1日約20分も探しており、年間で約80時間のロスが生じている」と言われるほど、作業の無駄が多いです。 「探す」という行為は業務時間を圧迫するだけでなく、急いでいる場面で心理的なストレスにもなってしまいます。そのため、必要なタイミングですぐに目的の情報へアクセスできるツールが必須です。 参考：【書類整理】あなたのオフィス、書類山積みになっていませんか？ （2）セキュリティ対策が不十分 ドキュメント管理の2つ目の課題は、セキュリティ対策が不十分である点です。 紙のドキュメント管理はセキュリティリスクが大きく、紛失や盗難の危険があります。一方、ドキュメント管理ツールには2段階認証などのセキュリティが備わっている場合が多く、安全な環境で文書管理ができるのです。 ほかにも、任意のメンバーのみが閲覧できる「アクセス権限の付与」や、データを勝手にダウンロードされるのを防ぐ「ファイルダウンロードの禁止」もあれば、強固なセキュリティを保てます。 （3）社内におけるデータ共有が非効率 ドキュメント管理の3つ目の課題は、社内におけるデータ共有が非効率になる点です。 ドキュメントを個人で管理していると、社内で共有するたびにメールやチャットで送信する必要があり面倒です。また、メールやチャットで共有されたドキュメントは、ほかのメッセージで埋もれたり流れたりするので、あとからすぐに振り返れません。 そのため、大切なドキュメントを簡単に見つけられるように、振り返りのしやすい「ナレッジ」として蓄積する仕組みをつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ドキュメント管理ツールの5つの選定ポイント 以下では、ドキュメント管理ツールの選定ポイントを5つ解説します。「有名なツールだから」「大手企業も導入しているから」などの安直な理由でツールを選ぶと、自社の環境に合わない可能性があるので注意しましょう。 （1）文書を蓄積しやすいか まずは、文書を蓄積しやすいかを確認しましょう。 ドキュメントを作成しただけで蓄積されていかなければ、導入しても情報が社内に散在したままになってしまいます。そこで、文書を簡単に共有したり保存したりできるツールを使って、文書管理のハードルを下げましょう。 とくに、多機能なツールは操作が複雑で使いこなすのが難しく、機能が限定的なツールも別途ツールを併用する場合があるので不便です。そのため、機能に過不足がなく直感的に操作ができるかを重視してツールを選びましょう。 （2）文書をフォルダで分けられるか 次に、文書をフォルダで分けられるかを確認しましょう。 文書をフォルダ単位で分ければ「どのプロジェクトに紐づく文書か」が視覚的に分かりやすくなります。たとえば、「部署＞プロジェクト＞作業内容」というように階層を作成すれば、きれいに整理できるのです。 ただし、フォルダを増やしすぎて階層が複雑になると、かえって情報へのアクセス性が悪くなりかねません。そこで、フォルダの階層が適切な数になるように、専属担当者によるサポートが受けられるツールであれば、社内に最適な情報構造を構築できるのです。 （3）任意のメンバーに共有しやすいか 次に、任意のメンバーに共有しやすいかも重要なポイントです。 メールやチャットでの共有は、メッセージが流れたり、ほかの案件に埋もれたりして対応漏れの原因になりかねません。そこで、共有相手をメンションしつつ、作成した文書と紐づけてメッセージが送れるツールを選定し、簡単かつ確実な情報共有を実現しましょう。 ただし、社内の機密文書を誰でもアクセスできてしまう状態で管理すると、外部に情報が漏れるリスクが高くなってしまいます。そこで、フォルダごとに閲覧・編集できるメンバーを設定できる「アクセス管理機能」で共有先を限定できるかも確認が必要です。 （4）検索がしやすいか 続いて、簡単に検索ができるかをチェックしましょう。 目的のドキュメントを探すには「検索機能」が必須ですが、コマンド（演算子）を組み合わせなければ、見つけられないツールもあります。このように使い方が複雑なドキュメント管理ツールは、業務の妨げとなり最終的には誰も使わなくなるのです。 しかし、簡易的な検索機能だけでは範囲が広すぎて検索にヒットしません。そのため、全文検索だけでなく「タイトル」「タグ」「フォルダ」などで絞り込めるかが重要なポイントです。 （5）定期的に情報を整理できるか 最後に、管理している情報を定期的に整理できるかも確認しましょう。 社内文書は作成して終わりではなく、社内情報として今後の業務に活用されるケースがほとんどです。しかし、情報を定期的に整理しないと、古い情報が残ったまま容量を圧迫したり、最新情報と混在してしまったりする恐れがあります。 そこで、「ナレカン」のような「断捨離機能」があるツールを使えば、「指定の期間内で、1度も閲覧されていない記事」を一覧表示して洗い出せます。そのため、常に情報をフレッシュな状態に保てるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜おすすめのドキュメント管理ツールランキングTOP8 以下では、おすすめのドキュメント管理ツールTOP8をご紹介します。 ドキュメント管理ツールを選ぶときは、文書のデータを効率よく管理できるかを重視しましょう。マニュアルや議事録などの社内文書は何度も見直す必要がありますが、メールやチャットで共有するだけの管理体制では、目的の資料を探すのに都度時間がかかります。 そこで「必要な情報をすぐに探し出せるツール」を使えば、資料探しの手間や情報が見つからないストレスを解消できます。しかし、文書の量が増えると、どれが最新の情報か分からず、誤った情報を参照してしまうリスクが残ります。 そのため「情報をフレッシュな状態で保てる機能」を備えたツールなら、常に最新の文書にアクセスできるため安心です。結論、導入すべきは、あらゆる文書の蓄積・共有がしやすく、検索機能で欲しい情報をすぐに探し出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンに蓄積した文書には「ヒット率100%」の検索機能で即アクセスできるうえ「断捨離機能」で閲覧されていない文書を洗い出すことができます。そのため、社内の文書を常にフレッシュな状態で管理し、すぐに取り出せる体制を整えることができるのです。 1位【ナレカン】大企業の文書・書類管理を最適化するツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 2位【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に文書管理できるツール 「Stock」は、2階層に分けてドキュメントの作成・管理ができる、中小企業向けのシンプルなツールです。 Stockの「ノート」には、直感的に情報を書き残せるだけでなく、ノートに「タスク」「メッセージ」を紐づけられるのが特徴です。また、ノートに記載した内容は、編集履歴で差分を確認・復元できるので、どこを更新・修正したかが分かりやすいのです。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3位【Evernote】個人利用におすすめのツール ＜Evernoteの特徴＞ あらゆる情報を一か所に集められる テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報をノートにまとめられます。 マルチデバイスに対応している PC、タブレット、スマホといったマルチデバイスに対応しており、WindowsやMac、iPhone、Androidなどの端末も問わずに利用できます。 ＜Evernoteの機能・使用感＞ Webクリップ機能 Web上のコンテンツをノートに直接保存できます。ドキュメントとともにWebページの情報を残せるだけでなく、保存したページにマーカーを引くことで、重要な情報をあとから振り返りやすくなるのです。 豊富なテンプレート プロジェクト管理表やToDoリストなど、豊富なテンプレートが備わっているので、ノートの設計に時間がかかりません。 ＜Evernoteの注意点＞ 情報公開設定がしやすい反面、情報漏えいのリスクがある ノート単位で公開/非公開を選べますが、公開に設定した場合、URLを知っていれば誰でもアクセスできるので十分に注意が必要です。 料金プランと制限内容がわかりづらい ユーザーの口コミでは「無料・有料プラン間の機能差が細かく、特に同期端末数や容量制限などがアップデートのたびに変更されるため、どのプランが自分に最適か判断しづらい」などの声が寄せられています。（引用：ITreview） ＜Evernoteの料金＞ 参考：Evernoteの料金ページ FREE：0円 PERSONAL：1,100円/月（月払い） PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い） ENTERPRISE：要問合せ Evernoteの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4位【Dropbox】管理者権限が豊富な文書管理システム ＜Dropboxの特徴＞ すべてクラウド上に保存できる 端末に保存していたデータをすべてクラウド上に保存すれば、端末を紛失してもデータが消えたり、重要な情報が外部に漏れたりする心配がありません。 外部との共有が簡単 共有フォルダやリンクを簡単に作成できるので、外部への共有が簡単です。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ 署名の依頼 ドキュメントへの署名・署名の依頼を一括で管理できます。ステータス別で整理されるため、管理が煩雑になりづらいと言えます。 アクセス権の付与 「期限付きリンク」「ダウンロード権限」などの機能もあります。特定のメンバーだけが情報を取得できるように設定することで、情報漏えいの防止に役立ちます。 ＜Dropboxの注意点＞ 円滑なコミュニケーションはしづらい ファイルにコメントを残せる一方、チャットツールのようなスムーズなやりとりは困難です。 同期時にエラーが起こる場合がある ユーザーの口コミでは「同期において、同時にファイルを開いているなどの事象が発生すると、エラーが生じたり、どれが最新版かわからなくなる」などの声が寄せられています。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金＞ 参考：Dropboxの料金ページ Basic（無料プラン）：0円 Plus：1,500円/月（月払い） Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い） Professional：2,400円/月（月払い） Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 5位【Notion】自由自在にデータ管理可能なツール ＜Notionの特徴＞ 柔軟なカスタマイズ性 ページやワークスペースをカスタマイズするための各種機能が用意されているため、好みのページを簡単にデザインすることができます。 AI機能が使える AI機能で文書の構成を自動作成することが可能です。ただし、AI機能は、プランによって使える機能が制限されています。 ＜Notionの機能・使用感＞ テンプレート機能 Notionテンプレートギャラリーには、多種多様なテンプレートが公開されています。ワークスペースに追加するだけで、簡単にテンプレートとして使い始められます。 サイドバー Notionの左側のサイドバーでは、ワークスペース内のコンテンツを簡単に整理できます。ページをドラッグ＆ドロップで並べ替えることが可能です。 ＜Notionの注意点＞ 多機能すぎて使いこなせない可能性がある ユーザーの口コミでは「目的がなくはじめると多機能の持ち腐れとなってしまう」などの声が寄せられています。（引用：ITreview） 情報が増えると管理が大変 ユーザーの口コミでは「ページが増えすぎると情報の網羅性や整理整頓について意識しないと収拾がつかなくなってしまう」などの声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜Notionの料金＞ 参考：Notionの料金ページ フリー：0円 プラス：2,000円/メンバー/月 ビジネス：3,800円/メンバー/月 エンタープライズ：要問合せ Notionの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 6位【Qiita:Team】外部アプリとの連携が豊富なツール ＜Qiita:Teamの特徴＞ ドキュメント作成専用のツール テンプレート機能を利用すれば、読みやすくきれいなドキュメントを作成・共有できます。 外部ツールとの連携機能が豊富 SlackやChatworkなどのチャットツールとの連携や、Webhook機能を使って他のツールに通知を送ることもできます。 ＜Qiita:Teamの機能・使用感＞ タグ機能 タグを付与して、関連するキーワードのドキュメントをまとめることができます。ただし、付与するタグの種類をルール化しなければ、かえって管理が煩雑になってしまう点には注意しましょう。 投稿されたドキュメントにコメントできる リアクション機能やコメント機能が備わっているので「ドキュメントを通して議論やフィードバックをしたい」という方に便利です。 ＜Qiita:Teamの注意点＞ エンジニア向けの高機能ツール IT企業向けの機能が多く、ITに詳しい担当者がいない場合は使いこなせないケースもあります。 チームを削除するとデータを復元できない 一度チームを削除するとデータを復元できないので、誤削除に十分注意しましょう。（参考：Qiita:Team｜チームを削除した場合のデータの取り扱い） ＜Qiita:Teamの料金＞ 参考：Qiita:Teamの料金ページ Personal（1人）：500円/月 Micro（〜3人）：1,520円/月 Small（〜7人）：4,900円/月 Medium（〜10人）：7,050円/月 Extra（制限なし）：要問合せ Qiita:Teamの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 7位【DocBase】Markdown記法に対応するツール ＜DocBaseの特徴＞ 同時編集機能に対応している 一つのメモを複数人で同時編集すれば、スピーディにドキュメントを作成できます。 高い安全性を持つセキュリティ 2段階認証のほか、アクセス制限や操作履歴の保存に対応しています。 ＜DocBaseの機能・使用感＞ Markdown記法 Markdownに対応しており、読みやすい記事が簡単に書けます。また、入力補助機能も備わっているため、Markdownに不慣れな人でも比較的入力しやすいです。 タグで文書を管理する フォルダの代わりに、カテゴリごとに「タグ」で文書をまとめられます。また、検索ではタグで絞り込めるので、慣れている方にとっては使いやすいと言えます。 ＜DocBaseの注意点＞ 中身検索できる添付ファイルに条件がある DocBaseでは添付ファイルの中身検索ができます。しかし、「1つのメモに対する添付ファイルの合計が75MBを超える場合」「コメント内にアップロードされた添付ファイル」は対象外なので注意しましょう。（参考：DocBase｜よくある質問） 検索機能の精度が低い ユーザーの口コミでは「ワード検索の精度が低いと感じる」などの声が寄せられています。（引用：ITreview） ＜DocBaseの料金＞ 参考：DocBaseの料金ページ スターター：990円/月 ベーシック：4,950円/月 レギュラー：9,900円/月 ビジネス100：21,450円/月 ビジネス200〜：43,450円～/月 DocBaseの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 8位【Redmine document】オープンソースで使えるツール ＜Redmine documentの特徴＞ オープンソースで使える Redmineはオープンソースのツールなので、機能はすべて無料で使えます。 機能の追加・制限ができる 「プロジェクトメニュー」からモジュールにある機能を「有効・無効」に簡単に設定変更可能です。 ＜Redmine documentの機能・使用感＞ 画像引用：5分でわかるRedmine「文書」機能 カテゴリ別に文書作成する カテゴリを設定して文書を作成可能です。ファイルのアップロードも簡単にできます。 文書を検索する 事前につけたタイトルや説明文にも検索をかけられます。そのため、検索でヒットしやすいように説明文を工夫すれば、検索機能を有効活用できます。 ＜Redmine documentの注意点＞ セキュリティ面が弱い オープンソースでコードが公開されているためパスワード設定もなく、セキュリティは弱いです。 表記が英語になる 最初の設定でツールの言語が英語になっているため、慣れない場合はブラウザやChromeの翻訳機能を使う必要があります。 ＜Redmine documentの料金＞ すべて無料で使えます。 Redmine documentの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのドキュメント（書類・文書）管理ツールの比較表 以下は、おすすめのドキュメント管理ツールTOP8の比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Evernote Dropbox Paper 特徴 社内情報をナレッジとして蓄積できるツール バージョン管理が誰でも簡単にできるツール 個人利用におすすめのツール 管理者権限が豊富な文書管理システム シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 フォルダ機能 【〇】 【〇】 【×】※「ノートブック」＞「ノート」で管理する 【〇】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 文書の漏えいに注意が必要 円滑なコミュニケーションは困難 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランでも500円～/ユーザー/月 ・無料プランあり ・有料プランは1,100円～/月（月払い） ・無料プランあり ・有料プランは1,500円～/月（月払い） 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Evernote」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら Notion Qiita:Team DocBase Redmine document 特徴 自由自在にデータ管理可能なツール 外部アプリとの連携が豊富なツール Markdown記法に対応するツール オープンソースで使えるツール シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 フォルダ機能 【×】※「ページ」で管理する 【×】※「タグ」で管理する 【×】※「タグ」で管理する 【×】※「タグ」で管理する 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 多機能すぎて使いこなせない可能性がある エンジニア向けに設計されている 一部の添付ファイルは中身検索できない セキュリティが弱い 料金 ・無料プランあり ・有料プランは2,000円～/メンバー/月 ・無料プランなし ・有料プランは500円～/月 ・無料プランなし ・有料プランは990円～/月 ・無料 公式サイト 「Notion」の詳細はこちら 「Qiita:Team」の詳細はこちら 「DocBase」の詳細はこちら 「Redmine document」の詳細はこちら ツールの利用目的や必要な機能を見極め、自社の業務に合った機能を過不足なく備えたツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ドキュメント管理ツールのメリット ドキュメント管理ツールを使うと、以下4つのメリットがあります。 必要な情報へすぐにアクセスできる キャビネットやUSBメモリ、社内サーバーから目的の情報を探し出すのは面倒です。一方、ドキュメント管理ツールはサクサクとアクセスできるうえに、検索機能も充実しているので、情報を探すストレスがありません。 常に最新のデータを共有できる ドキュメント管理ツールでは文書を更新した瞬間から、メンバーの画面にも反映されるので行き違いが起こりません。紙やWordで情報管理をしてしまうと、後で整理するのが大変です。 印刷コストが抑えられる マルチデバイス対応のドキュメント管理ツールを導入すれば、閲覧するために都度文書を印刷する必要がなくなります。 セキュリティを強化できる ドキュメント管理ツールには、アクセス権限設定やアクセスログを記録する機能などが備わっています。また、ファイルのダウンロード禁止機能を備えているツールであれば、不正な情報の持ち出しを防げます。 以上のように、ドキュメント管理ツールを使っている企業と、使用していない企業とでは、業務効率に大きな差が生まれることが分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ドキュメント管理ツールのデメリット ドキュメント管理ツールには4つのメリットがありますが、適切なツールを選ばなければ以下の2つのデメリットがあることも押さえましょう。 運用コストがかかる 無料プランがあるドキュメント管理ツールも多い一方、仕事で利用する場合には、機能やセキュリティが充実した”有料プラン”が最適です。ただし、IT企業向けの多機能なツールになるほど費用がかかる傾向があるため、必要な機能を見極めましょう。 使い方を教える必要がある ITに慣れていないメンバーがいれば、その分使い方などをレクチャーする時間がかかります。したがって、ドキュメント管理ツールを選ぶときは「誰でも簡単に使いこなせるか」をチェックしましょう。 以上のように、ドキュメント管理ツールには2つのデメリットをクリアできるツールを選定すべきです。たとえば、必要な機能に過不足がなく、メールを使える方であればすぐに使いこなせる「ナレカン」であれば、デメリットを一気に解消できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 簡単に使えるドキュメント（書類・文書）管理ツールまとめ これまで、おすすめのドキュメント管理ツールや選定ポイントを中心にご紹介しました。 従来のドキュメント管理では、ドキュメントを「探す、守る、共有する」のプロセスがアナログなので、業務効率が悪かったり、セキュリティが不十分だったりする課題があります。そのため、あらゆる企業でドキュメント管理ツールが必要なのです。 しかし、大量のドキュメントの中から必要な情報を探すには、多くの手間と時間がかかることが懸念されます。そこで、高精度の検索機能で、必要な情報をすぐに見つけ出せるツールを選びましょう。 結論、自社が導入すべきドキュメント管理ツールは、社内に散在する文書を一元化し、必要な情報をすぐに見つけ出せるツール『ナレカン』一択です。ナレカンは、AIを活用した「要約機能」「重複判定機能」が備わっているので、情報を整理するのにも役立ちます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、自社のドキュメント管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理とは？電子化のメリットや文書管理ツールを選ぶポイントを紹介 【徹底比較】クラウド型文書管理システム5選と選び方を紹介 文書を電子化するメリット・デメリットとは？管理方法も解説！

社内の重要事項を決定する場で、「稟議」が業務です。ただし、紙の稟議書では非効率な面もあるため、電子化によって申請から決裁までの稟議フローを効率化する企業が増加傾向にあります。 一方、社内にアナログな稟議が根強く残っており「電子化への動きがなかなか進まない」という現状に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、稟議の電子化によるメリットと注意点を中心に解説していきます。 まだ稟議を紙ベースで実施しており不便を感じている 稟議を電子化しようか迷っているためメリット・デメリットを知りたい 稟議フローを効率化し、円滑な意思決定ができるツールを探している という担当者の方は今回の記事を参考にすると、稟議を電子化するメリットと注意点を理解し、自社に役立つヒントを得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 稟議書とは2 稟議フローは無駄が多い？効率化すべき理由3 稟議書の電子化による3つのメリット3.1 ワークフローが可視化される3.2 管理の負担を削減できる3.3 改ざんや漏洩のリスクの回避4 稟議書の電子化で注意すべき3つのデメリット4.1 社内に浸透しない4.2 稟議フローの見直しが必要になる4.3 稟議の情報が社内に散在する恐れがある5 【担当者必見】社内の稟議フローの効率化におすすめの方法とは5.1 最も簡単に社内稟議書を電子化できるツール「ナレカン」6 稟議書を電子化するメリットとデメリットまとめ 稟議書とは 稟議書とは、組織内で承認が必要な事例をまとめた書類であり、企業では契約が発生したときや費用がかかるプロジェクトの承認を上司から得るときに必要です。 たとえば、新入社員を採用するときは「採用稟議」、契約を締結するときは「契約稟議」を作成し、承認を得るプロセスを踏みます。 以上のように、稟議書は企業の方針を進めるうえで重要ですが、一方で作成に時間や管理コストがかかるので、業務効率化のために稟議書を電子化する企業も多いのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議フローは無駄が多い？効率化すべき理由 紙媒体による稟議フローを効率化すべき理由として以下の理由が挙げられます。 承認者の不在で稟議が進まない 稟議書の申請時に、承認者がオフィスに不在の場合は稟議が中断されてしまいます。また、稟議の度に逐一帰社しなければならず、効率が悪いです。 無駄な金銭コストが発生する 紙や印刷代、ファイリングに無駄な金銭コストが発生します。稟議書を紙で作成する企業では、年間で見ると多くのコストがかかってしまうのです。 管理や検索に時間がかかる 稟議書は適切に保管しなければならない書類です。しかし、紙では保管スペースをとり、ファイリングする手間や紛失したりするリスクが伴います。 そこで、稟議を電子化すると、場所を選ばず申請から決裁が完了するうえ、管理費用の削減と管理の簡素化に大きく貢献します。さらに、社内における稟議フローをスムーズに進められるので、結果として迅速な意思決定が可能になるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議書の電子化による3つのメリット ここでは、稟議書を電子化するメリットを具体的に解説します。稟議の電子化に成功した組織は、以下のメリットによって時間・管理コストの無駄を軽減しているのです。 ワークフローが可視化される 稟議書の電子化によって、社内のワークフローが可視化されるようになります。 申請から決裁までの一連の流れが見える化され、稟議書が現時点でどこまで回付されているかを各メンバーが確認できるようになります。そのため、確認工数が大幅に軽減され、申請者の「稟議書の返答を待つ」ストレスが発生しません。 また、承認者目線ではタスク管理を簡素化でき、いつまでにどの稟議を完了させれば良いかが一目で分かるようになります。このように、アナログな稟議で発生していた“承認漏れ”も防ぐことができるのです。 管理の負担を削減できる 稟議書の電子化に成功すると、アナログな管理では生じる負担の削減が期待できます。 たとえば、紙の稟議書では”物理的な管理スペース”や”目当ての書類を見つけるのにかかる時間”といった無駄が発生するうえ、テレワークにも対応できません。一方、稟議書を電子化していると、稟議書の作成～管理までをシステム内で完結するので、無駄な管理コストがなくなります。 このように、ペーパーレス化だけでなく、稟議書に関する情報共有もシステムで簡単にできるため、紙媒体で発生する負担を削減できるのです。 改ざんや漏洩のリスクの回避 稟議書を電子化すると情報改ざんや漏洩のリスクを回避できます。 紙媒体でのやり取りは、書類が紛失したり、後から改ざんされたりする恐れがあります。しかし、電子化することで、編集履歴によって誰がいつ編集したかわかったり、編集・閲覧制限をかけられたりするので、稟議のような重要な書類の扱いも安全です。 したがって、稟議書の電子化は情報の紛失や改ざん、漏洩の防止につながるのです。とくに、情報セキュリティの国際規格認証を取得している「ナレカン」であれば、大企業でも安心して稟議フローシステムとして導入できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議書の電子化で注意すべき3つのデメリット ここでは、稟議書を電子化するにあたって、注意すねき3つのデメリットを解説します。業務を効率化する稟議書の電子化ですが、以下のような落とし穴もあるため注意が必要です。 社内に浸透しない デメリットの1つ目は、稟議書の電子化が社内に浸透しなければ意味がない点です。 選んだツールが導入後に社内に浸透しなければ、稟議書の電子化は進みません。そのため、ツールの導入をする前に目的を明確化し、導入後の継続的な評価と改善が必須です。 また、社内にツールを浸透させるためには、ITツールの導入がゴールではなく手段であることを各メンバーが理解する必要もあるのです。 稟議フローの見直しが必要になる デメリットの2つ目は、ツール導入と同時に、稟議フローや社内ルールの見直しが必要な点です。 稟議では、承認から決裁までの間に何人もの承認者を挟む場合、電子化してもどこかの工程で手続きがストップしてしまう可能性が否めません。そのため、ツールを導入するタイミングで稟議フローを見直し、無駄な工数は省くことが大切です。 したがって、ツールを導入するときは、稟議フローや社内ルールを見直して効率的に業務を進められるようにしましょう。 稟議の情報が社内に散在する恐れがある デメリットの3つ目は、多機能なツールを導入すると情報が散在しやすい点です。 多機能なツールを選んで稟議フローを細分化すると、起案者の稟議書作成から決裁まで多くのプロセスを踏む必要があります。稟議書は、決裁後も保管し活用することもあるため、稟議で発生するさまざまな情報を整理しつつ管理しなければなりません。 そこで、稟議に関わる情報を簡単に共有し、管理できるツールを選びましょう。たとえば、「ナレカン」のようなツールであれば、あらゆる稟議書の作成・共有・管理が一か所で完結できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者必見】社内の稟議フローの効率化におすすめの方法とは 以下では、稟議フローを効率化する方法をご紹介します。 アナログな稟議には「承認者の不在で稟議が中断する」「改ざんや紛失のリスクがある」といった課題があるため、稟議フローを最適化させるには電子化が大前提です。 しかし、稟議書を電子化しても運用体制が整っていなければ、意思決定の判断基準がぶれてしまったり、円滑な手続きができなかったりしてしまいます。そのため、「社内の稟議書を一元管理し、適切に申請・承認できるツール」を選ぶべきです。 結論、稟議情報を簡単に電子化するには、社内の稟議書を作成から共有までを一か所で完結でき、申請・承認フロー体制も整備できるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、厳格な権限設定のもと稟議書の作成～管理までを一元化できるので、情報の改ざんや紛失のリスクがありません。また、「承認フロー機能」によって、わずかな操作で稟議を申請でき、承認者の適切な判断のもと円滑に意思決定を進められます。 最も簡単に社内稟議書を電子化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議書を電子化するメリットとデメリットまとめ ここまで、稟議を電子化するメリットと注意点について解説しました。 “稟議の電子化”はアナログな稟議と比較すると、申請者・承認者にかかる業務負荷を低減し、申請から決裁まで一連の稟議フローを高速化させるため、稟議業務を効率化できるのがメリットです。 一方、稟議書の電子化を推進しても運用体制が整っていなければ、社内に電子化した稟議フローが浸透せず、使われなくなってしまう恐れがあります。 したがって、最小工数で稟議の電子化を達成するなら、社内の稟議書を作成して、簡単に申請・承認フローも運用できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、稟議フローの効率化を図りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】社内稟議とは？稟議の種類や必要な項目、書き方のコツを紹介

IT化が進む今日では、複数人が関わる業務の一連の流れを可視化し、各メンバーの作業効率を高めるのに役立つ「ワークフローシステム」を導入する企業が増えています。 しかし、「ワークフローシステムの導入を検討しているが、どのようなツールが自社に適しているのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのワークフローシステムランキングTOP7と、比較するポイントを中心にご紹介します。 ワークフローシステムの概要や基本機能を知りたい おすすめのワークフローシステムを比較し、導入を検討したい 社内稟議を効率化できるワークフローシステムを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、ワークフローシステムを選ぶときのポイントが分かり、自社への導入の判断材料にできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【簡単解説】ワークフローシステムとは？1.1 ワークフローとは1.2 ワークフローシステムとは1.3 ワークフローシステムの基本機能2 ワークフローを紙でやりとりするデメリット2.1 円滑にワークフローが進まない2.2 管理に手間がかかる3 ワークフローシステム導入のメリット3.1 フローの高速化と可視化ができる3.2 情報の蓄積と管理が楽になる4 ワークフローシステムを導入するときの注意点4.1 操作が複雑で作業効率が低下する可能性がある4.2 不正アクセスやデータ漏えいのリスクがある5 ワークフローシステムを比較する3つのポイント5.1 （1）機能が自社の課題に適しているか5.2 （2）自社の規模に適しているか5.3 （3）サポートが充実しているか6 無料あり｜大企業におすすめのワークフローシステムランキングTOP76.1 1位【ナレカン】申請書の作成・管理・承認が1か所で完結できるシステム6.2 2位【Stock】中小企業の情報管理を最も簡単にできるシステム6.3 3位【X-point Cloud】手書きの稟議書と同じ感覚で利用できるシステム6.4 4位【楽々WorkflowII】データ連携ができるワークフローシステム6.5 5位【グルージェントフロー】豊富な外部システムと連携できるシステム6.6 6位【HUEワークフロー】集計や分析の機能が充実したシステム6.7 7位【ExchangeUSE】社内のあらゆる申請を一元化するシステム7 【比較表】中小企業から使えるおすすめのワークフローシステム7選8 おすすめのワークフローシステム7選と比較ポイントまとめ 【簡単解説】ワークフローシステムとは？ ここでは、ワークフローシステムについて解説します。基本機能も解説しているので、ワークフローシステムの導入を検討している方は以下の内容を押さえましょう。 ワークフローとは 「ワークフロー」とは、業務に必要なやりとりの一連の流れのことです。 とくに、複数人が関わる事務手続きや決裁、社内稟議の一連の流れをワークフローと言うケースが多くあります。たとえば、社内に新しい機器を導入する場合、上司や部門長などの承認を得るまでの過程をワークフローと呼びます。 また、従来のような紙の申請書の代わりに、電子文書を用いて決裁処理をすることを「電子決裁」といいます。 ワークフローシステムとは ワークフローシステムとは、ワークフローを円滑に進めるためのITツールを指します。 承認すべき紙の資料を手渡しでやりとりしていると、承認者が不在のときにフローが止まってしまいます。そこで、ワークフローシステムを導入すると、システム上で承認が完結するので非対面でも、承認をスムーズに進められるのです。 そのため、ワークフローシステムはとくに「上長の外出が多い」「リモートワークを実施している」場合に役立つと言えます。 ワークフローシステムの基本機能 ワークフローシステムには、以下の基本機能が備わっているサービスが多く見られます。 機能 詳細 書類作成機能 申請に関する書類や帳票を作成できる機能です。テンプレート機能が備わっているものであれば、書類を作成する手間を軽減できます。 承認機能 提出された申請書などを承認する機能です。サービスによってはシステム上で印影を付けられる場合もあります。 承認フロー設定機能 承認者の設定やフローの工程を設定できる機能です。複数フローを通過して、決裁がされるので、書類や情報の不備によるトラブルを回避します。 外部連携機能 外部のチャットツールや情報共有ツールと連携できる機能です。書類作成やデータ入力の手間の解消につながります。 上記のほかにも、ExcelやPDFに出力できる機能や、自動承認機能が備わったサービスもあります。したがって、ワークフローシステムを導入するときは、基本機能のほかに自社に必要な機能が備わっているかを確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ワークフローを紙でやりとりするデメリット ここでは、ワークフローを紙でやりとりするデメリットを2つご紹介します。現在でも、紙の申請書でやりとりをしている方は必見です。 円滑にワークフローが進まない 1つ目のデメリットは、紙を使ったやりとりではワークフローが滞りやすいことです。 たとえば、紙であれば直接承認者に手渡ししなければならないため、承認者が不在にしている場合、申請すらできません。その結果、決裁にたどり着くまでに相当な時間がかかり、業務が停滞する恐れがあります。 加えて、申請を出せたとしても、紙では進捗を把握できず、都度承認者に状況を確認する手間が生じます。一方、ITツールであれば、承認者に連絡を入れずとも状況を可視化できるので、安心してほかの業務に取り組めるのです。 管理に手間がかかる 2つ目のデメリットは、申請書の管理に手間がかかることです。 決裁が完了した紙の申請書は、後から振り返るために保管しておく必要があります。しかし、紙で保管すると、数が増えれば増えるほど管理が煩雑化してしまい、目的の書類を探し出すまでに時間がかかってしまいます。 以上のように、紙を使ったワークフローはすぐに参照できないので、業務が停滞する原因になりかねません。そのため、「ナレカン」のような社内のあらゆる情報を一元管理し、目的の情報に即アクセスできるワークフローシステムを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ワークフローシステム導入のメリット ワークフローシステムは、社内業務の流れを電子化するシステムです。以下では、ワークフローシステムのメリットをご紹介します。 フローの高速化と可視化ができる まず、ワークフローシステムを導入するメリットとして、フローの高速化と可視化ができることがあります。 ワークフローシステムで申請書を作成すれば、関係者に即座に書類が共有され、承認者はパソコンやスマホがあれば、出先からでも書類の確認・承諾ができます。そのため、決裁までにかかる時間が大幅に短縮されるのです。 また、ワークフローシステムでは、”承認”や”差し戻し”など更新があればすぐに反映されます。つまり、申請者・承認者の双方にとって、申請書が現在どこまで回付されているかが一目瞭然になり、フローの進捗が正確に可視化されるのです。 情報の蓄積と管理が楽になる 情報の蓄積と管理が楽になることも、ワークフローシステムを導入するメリットです。 稟議書や報告書などのワークフローに関わる書類は、後から見返すことも多いため、確実に保存・整理をしておく必要があります。しかし、紙で管理する場合、保管場所の確保やファイリングの手間がかかるのです。 一方、ワークフローシステムで管理すると、書類がどれだけ増えても保管場所が不要なうえ、検索一つで必要な書類を探し出せます。そのため、後から見返すためにわざわざファイリングする手間も省けて、情報管理にかかるコストを軽減できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ワークフローシステムを導入するときの注意点 以下では、ワークフローシステム導入時に注意すべきポイントをご紹介します。ワークフローシステムの導入を考えている方は、必見です。 操作が複雑で作業効率が低下する可能性がある まず、操作が複雑なシステムは作業効率に悪影響を与えることがあります。 ワークフローシステムは、事務手続きなどの流れを体系化しますが、その操作にはある程度のITスキルが求められます。そのため、ワークフローシステム導入後は、誰でも使いこなせるように適切なトレーニングやサポート体制が必要です。 また、多機能なワークフローシステムの場合、誰も使いこなすことができず、かえって非効率になってしまう恐れがあります。そのため、導入するときは「自社にとって必要な機能が過不足なく備わっているか」を重視して選びましょう。 不正アクセスやデータ漏えいのリスクがある ワークフローシステムには、セキュリティ上のリスクもあります。 ワークフローシステムでは稟議書や報告書など、機密性の高い情報を扱います。そのため、外部からの不正アクセスやデータ漏えいが発生すると、業務が滞ったり、情報の整理や対応に手間が増えたりするなど、大きな損害を被る可能性があります。 そのため、システム選定時には、高セキュアかどうかを重視しましょう。たとえば、「ナレカン」のような情報セキュリティの国際規格認証を取得しているシステムだと、漏えいの心配がなく安心です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ワークフローシステムを比較する3つのポイント 以下では、ワークフローシステムを比較する3つのポイントをご紹介します。とくに、中小企業での導入を想定して、役立つポイントをまとめているので参考にしましょう。 （1）機能が自社の課題に適しているか 1つ目のポイントは、機能が自社の課題に適しているかを確認することです。 よくある失敗例は、「便利そうだから多機能な方が良い」と考えて、多機能なシステムを選んでしまうケースです。中小企業では教育リソースが限られているため教育コストがかかり、大企業ではITスキルの偏りから一部の社員に業務が集中する恐れがあります。 そのため、ITに詳しくない方でも簡単に使えるシンプルなツールが最適です。加えて、機能が多いほど価格も上がるため、自社の目的に対して必要な機能を過不足なく備えたシステムを選ぶことが重要です。 （2）自社の規模に適しているか 2つ目のポイントは、自社の規模に適しているかを確認することです。 ワークフローシステムは、それぞれターゲットとする企業規模が異なります。そのため、中小企業が大企業向けのシステムを選ぶと、機能や価格が自社に合わず、活用が難しくなる可能性があります。 とくに、中小企業が「大企業も使っているから安心」といった理由で選ぶのは避けましょう。選定の段階で、自社の規模にマッチしており、長く使い続けられるかをしっかり確認することが重要です。 （3）サポートが充実しているか 3つ目のポイントは、サポートが充実しているかを確認することです。 ワークフローシステムを導入すると、さまざまなメリットを得られる反面、実際に既存ツールや紙でのワークフローから移行するのが面倒と感じる人も少なくありません。とくに、独自で一から運用方法を設計していくのは、至難の業だと言えます。 そこで、”社内の既存データの移行支援”や”運用設計の提案”をアシストしている「ナレカン」のようなサポート体制が充実しているシステムを使えば、確実に定着する環境をつくれます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜大企業におすすめのワークフローシステムランキングTOP7 以下では、大企業向けにおすすめのワークフローシステムをご紹介します。 ワークフローシステムは、社内稟議や決裁をツール上で完結できる点がメリットです。しかし、ワークフローシステムは多機能なものが多く、使いこなせなかったり、承認ルートの設定に手間がかかったりすることがある点に注意しなければなりません。 そこで、「稟議書や申請書の作成から承認までのフローをスムーズに完結できるツール」を導入すれば、効率の良いワークフローを設計することができます。さらに、誰でも簡単に使えるような操作性であれば、すぐに社内に浸透させられます。 結論、ワークフローシステムには申請書の作成・管理・承認が1か所で完結でき、機能に過不足がないツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンは、申請書や稟議書を簡単に作成・共有できるうえ「承認フロー機能」で情報の公開を制限できます。これにより、作成から承認までを一元的管理でき、複数の承認者が必要な場合でも円滑に手続きを進められるため、安全かつ迅速に業務を遂行できます。 1位【ナレカン】申請書の作成・管理・承認が1か所で完結できるシステム 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 2位【Stock】中小企業の情報管理を最も簡単にできるシステム Stockは中小規模企業向けのワークフローシステムです。 「Stock」では、申請に関する情報をまとめて共有できる「ノート」があり、ノートに紐づく「メッセージ」で申請依頼から承認報告までやりとり可能です。また、特定の人のみが書類を閲覧したり、承認者のみが書類を編集したりできるように制限をかけられます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3位【X-point Cloud】手書きの稟議書と同じ感覚で利用できるシステム ＜X-point Cloudの特徴＞ ワンクリックで承認できる 申請された書類をワンクリックで承認できるため、決裁までの流れがスムーズです。 設備投資不要のクラウドサービス 導入時に専用のサーバー設備が不要なため、すぐにシステムを利用できます。 ＜X-point Cloudの機能・使用感＞ 入力補助機能 日付をカレンダーで入力したり、数値を自動計算したりする機能が備わっています。手入力の手間を減らしたい場合に便利です。 承認ルート診断 承認が上手く進むか、事前に確かめることができる機能です。診断結果も表示されるので、承認ルートの修正もしやすくなっています。 ＜X-point Cloudの注意点＞ 基本容量が1TBである いずれのプランでも基本容量は1TBのため、それ以上の容量を必要とする場合は別途増設する必要があります。（※最大容量10TB） カスタマイズするのは難しい ユーザーの口コミでは、「カスタマイズ性が高いがゆえに、用意されたマニュアルだけで担当者がカスタマイズするのは根気が要ります」といった声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜X-point Cloudの基本料金＞ 導入にかかる初期費用は0円で、スタンダードとプリペイドで料金が異なります。 スタンダード：基本機能20,000円＋サービス料500円/ユーザー/月（月額） プリペイド：基本機能228,000円＋475円/ユーザー/月（年額） X-point Cloudの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4位【楽々WorkflowII】データ連携ができるワークフローシステム ＜楽々WorkflowIIの特徴＞ 多言語に対応している 日本語だけでなく英語・中国語に対応しているため、国際間のワークフローも実現できます。 セキュリティが高い ユーザーの権限を細かく設定可能で、キャビネットやフォルダにユーザー・グループ単位で権限を付与できます。 ＜楽々WorkflowIIの機能・使用感＞ デザインテーマが多彩 デザインテーマが豊富で自由度が高いため、用途や使いやすさに合わせて画面の構成を変更できます。 サポート体制が充実 オンサイト・オンラインによる導入サポートやノウハウ検索、逆引き辞書が利用できるサポートサイトがあります。 ＜楽々WorkflowIIの注意点＞ 多機能だが設定に手間がかかる ユーザーの口コミには「色々できるのはいいんですが、同じような設定値がいろんなところに分散しているので、設定探すのも一苦労です」との声があります。（参考：ITreview） UIが古い ユーザーの口コミでは、「ＵＩデザインが一昔前」といった声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜楽々WorkflowIIの基本料金＞ 楽々WorkflowII 基本ライセンス 250万円～ 楽々WorkflowII Cloud 初期費用5万円＋基本料金1万円/月＋1ユーザー料金500円/月 楽々WorkflowII Cloud 環境契約 要問い合わせ 楽々WorkflowIIの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 5位【グルージェントフロー】豊富な外部システムと連携できるシステム ＜グルージェントフローの特徴＞ 外部システムとの連携が充実 各種アプリや電子契約サービスとの連携に長けており、業務とシステムをつなぎ、自動化やプロセスの最適化に貢献します。 導入から運用までのサポート クラウドコンシェルジュ（検索をかけて、疑問を解消することができるサービス）で、システムのナレッジやサポートを受けられます。 ＜グルージェントフローの機能・使用感＞ フロー作成 フローの作成が直感的なので、初心者でもすぐに使いこなすことができます。 ドキュメントの自動作成 既存のデータを使えばドキュメントの自動作成も可能です。ただし、Google Workspaceとの連携が前提となります。 ＜グルージェントフローの注意点＞ 急ぎの申請ができない ユーザーの口コミでは、「申請経路が多すぎるのと、申請は結果属人化してしまうため、急ぎであっても経路の人のスケジュール次第で、急ぎにチェックを入れてもあまり意味がないところ」といった声が寄せられています。（引用：ITreview） レイアウトがくずれる場合がある ユーザーの口コミでは、「Excelをそのままブラウザ表示にした場合、内部文字列の長さでレイアウトが崩れてしまうことがある」といった声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜グルージェントフローの基本料金＞ ベーシックプラン：400円/ユーザー/月 ビジネスプラン：500円/ユーザー/月 プレミアムプラン：1,200円/ユーザー/月 グルージェントフローの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 6位【HUEワークフロー】集計や分析の機能が充実したシステム ＜HUEワークフローの特徴＞ データを管理し活用するレポート 過去のデータを管理し、数値を伴う集計や分析も表計算ソフトと同じように利用可能です。 段階的な差し戻し機能 申請者への差し戻しだけでなく、各ステップの承認者に差し戻しが可能です。 ＜HUEワークフローの機能・使用感＞ 自動計算・自動補完 450以上の関数を搭載し、申請者が入力した情報に応じて、自動計算・自動補完がされるため、必要最低限の入力で申請が完了します。 承認フロー図の作成 承認フローは人物や図形のアイコンをドラッグ＆ドロップして作成します。視覚的に分かりやすい承認フロー図を作りたい方にお勧めです。 ＜HUEワークフローの注意点＞ 使いこなすには慣れが必要 ユーザーの口コミでは、「最初の組織フロー構築時の作業に少し慣れが必要です。アドオンで様々な機能が付加されていますのでワークフローから派生して色々試してみたいという時はマニュアルだけでは理解しづらいかもです」といった声が寄せられています。（参考：ITreview） 容量の追加は10GB単位である 容量の追加は10GBごとであるため、細かく追加したい方は注意が必要です。 ＜HUEワークフローの基本料金＞ 月額プラン（後払い）：300円/ユーザー/月 HUEワークフローの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 7位【ExchangeUSE】社内のあらゆる申請を一元化するシステム ＜ExchangeUSEの特徴＞ 組織マスタを複数管理可能 業務ごとの都合を踏まえて、柔軟にマスタ（業務で扱う基本的なデータ）を設定できるので、旧組織から新組織に切り替わるときも手間がかかりません。 オンプレミス/クラウド/パブリッククラウドを選べる オンプレミス/クラウド/パブリッククラウドの3種類が展開されているため、自社のニーズに合わせた選択ができます。 ＜ExchangeUSEの機能・使用感＞ カスタマイズ性が高い スマートフォンオプション機能や電子帳簿保存法オプション機能など自由にカスタマイズが可能で、汎用性が高いです。 部門宛先指定機能 ユーザーではなく部門を宛先として書類を送信できるため、一人ひとりに送る手間が省けて便利です。 ＜ExchangeUSEの注意点＞ 運用コストが高くなる ユーザーの口コミでは、「多くの要件を満たせる反面、設定が複雑になり、管理者の運用コストが高くなる」といったカスタマイズ性が高いがゆえの意見が寄せられています。（参考：ITreview） 経費申請承認ルートが分からない ユーザーの口コミでは、「経費申請した際、承認ルートが申請者にわからず、決裁終了までわからなかった」といった声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜ExchangeUSEの基本料金＞ 以下は、クラウド型とオンプレミス型のそれぞれの料金プランです。 ExchangeUSE XG（クラウド型） 要問い合わせ WORKFLOW PACKAGE（オンプレミス型） フリースタイル ワークフロー：77万円（税別）/100名 旅費・経費精算 ワークフロー：110万円（税別）/100名 勤怠管理 ワークフロー：110万円（税別）/100名 ExchangeUSEの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】中小企業から使えるおすすめのワークフローシステム7選 以下は中小企業におすすめのワークフローシステム7選の比較表です。 （表は左右にスクロールできます。） ナレカン Stock X-point Cloud 楽々WorkflowII グルージェントフロー HUEワークフロー ExchangeUSE 特徴 申請書の作成・管理・承認が1か所で完結できるシステム 中小企業の情報管理を最も簡単にできるシステム 手書きの稟議書と同じ感覚で利用できるシステム データ連携ができるワークフローシステム 豊富な外部システムとの連携できるシステム 集計や分析の機能が充実したシステム 社内のあらゆる申請を一元化するシステム シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 スマホ対応 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】※スマートフォンオプションで別料金が発生 外部連携 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】※システム単位で別料金が発生 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 基本容量が1TBである 多機能だが設定に手間がかかる 急ぎの申請ができない 容量の追加は10GB単位である 管理者の運用コストが高くなる 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランなし ・有料プランは500円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは500円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは400円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは300円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プラン（オンプレミス版）は77万円/100名～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「X-point Cloud」の詳細はこちら 「楽々WorkflowII」の詳細はこちら 「グルージェントフロー」の詳細はこちら 「HUEワークフロー」の詳細はこちら 「ExchangeUSE」の詳細はこちら 上記の比較表を参考にして、自社に合ったワークフローシステムを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのワークフローシステム7選と比較ポイントまとめ ここまで、おすすめのワークフローシステムや比較ポイントを中心に紹介しました。 ワークフローシステムを導入すると、フローを可視化したり情報が管理しやすくなったりするメリットが得られます。ただし、サービスによって備わっている機能が異なるので、自社の課題や規模にあったものを選びましょう。 とくに、高度なワークフローシステムでは、使いこなせなかったり承認ルートの設定に手間がかかったりして、そのうち形骸化してしまいます。したがって、ITに詳しくない方でも簡単に使える操作性のツールを導入しましょう。 結論、ワークフローシステムには、申請書の作成・管理・承認が1か所で完結できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内のフローを円滑化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】社内稟議とは？稟議の種類や必要な項目、書き方のコツを紹介