【解決策あり】社内ナレッジがうまくいかない原因とは？

更新日：2025年03月17日

ナレッジ管理

日々の業務を通じて得た知識や経験などの「ナレッジ」を一か所にまとめ、誰でも閲覧できる形で共有するのが「社内ナレッジ」を有効活用する方法です。社内のナレッジを適切に管理・共有・蓄積することで、業務時間の短縮や教育コストの削減が実現します。

しかし、「社内ナレッジをまとめる場所が定まらない」「ナレッジを共有しても活用されているか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、社内のナレッジ共有がうまくいかない原因と解決策を中心にご紹介します。

社内でナレッジ共有するための具体的な手順を知りたい
ナレッジ共有が失敗する原因とその解決方法を知りたい
誰でも簡単にナレッジを管理・蓄積できるツールを探している

という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内の有益なナレッジを効率的に集めて有効活用する方法が分かります。

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1 社内ナレッジの概要
- 1.1 そもそも社内ナレッジとは
- 1.2 社内でナレッジを管理・共有する重要性とは
2 【3ステップ】社内でナレッジを共有するときの手順
3 社内のナレッジ共有が上手くいかない3つの原因
4 社内ナレッジの管理・共有における3つの解決策
5 【注意点】社内のナレッジ共有で押さえるべきポイントとは
- 5.1 定期的にナレッジを更新する
- 5.2 構造的にナレッジを管理する
6 社内ナレッジを有効活用する方法
- 6.1 最も簡単に社内のナレッジを蓄積・管理できるツール「ナレカン」
7 社内のナレッジ共有における原因と解決策まとめ

社内ナレッジの概要

ナレッジ共有とは、社員が業務を通じて得た知識や経験を社内で共有することを指します。以下、ナレッジ共有の概要を解説します。

そもそも社内ナレッジとは

社内ナレッジとは、社員個人が持つ知識・ノウハウや、会社全体で保有する情報資産などを指し、「暗黙知」と「形式知」に分類されます。それぞれの概要は以下の通りです。

暗黙知

暗黙知とは、「社員個人が保有する業務内で得た知識やノウハウ」などを指します。社内ナレッジにおいて、言語化されず、他者に共有されていないナレッジは暗黙知に分類されます。

形式知

形式知とは、「文章や図表などの視覚的に分かりやすい状態に落とし込まれた情報」を指します。社内ナレッジにおいて、社員がいつでも参照することができるナレッジは形式知に分類されます。

すなわち、社員個人個人が保有する暗黙知を形式化し、他の社員に知識やノウハウを共有する作業がナレッジ共有にあたります。

社内でナレッジを管理・共有する重要性とは

近年、社内におけるナレッジの重要性は高まっています。以下では、ナレッジが重要とされるようになった要因を2つご紹介します。

テレワークの普及

2020年の新型コロナウイルスの感染拡大以降、テレワークを導入する企業数は大幅に増加しました。

総務省が実施した「令和4年通信利用動向調査」によれば、テレワークを導入している企業数は50％を超えていると言えます。テレワークの普及で柔軟な働き方が可能になった反面、これまで顔を合わせて行っていた部下への教育は困難になりました。

これにより、顔を合わせずとも部下に十分な教育が行えるよう、必要な知識や経験則を社内でナレッジとして共有しておく必要性が出てきたのです。

参考：総務省｜第2部　情報通信分野の現状と課題

人材の流動化

近年、転職者や転職希望者の割合は増加傾向にあり、人材の流動性が高まっています。

社内でのナレッジ共有が行われていない場合、転職した社員が保有していた業務に関するノウハウは社内に残りません。そのため、後任の社員はまた一から業務知識を蓄積する必要があり、無駄な時間と手間がかかってしまうのです。

したがって、日頃から社内でナレッジを蓄積し、社員の入れ替わりに備えておく必要があります。

【3ステップ】社内でナレッジを共有するときの手順

ここでは、社内でナレッジを共有するときの3つの手順をご紹介します。ナレッジ共有は以下の手順に沿って行いましょう。

（1）目的やルールを明確化する

まず、社内で行うナレッジ共有の目的やルールを明確にしましょう。

目的に沿っていない情報は必要性に欠けるため、ナレッジとして共有されても意味がありません。また、共有時のルールを定めておかないと、記載方法や共有形式までもが属人化してしまい、後に参照しづらくなる恐れがあります。

したがって、ナレッジの共有を開始する前に、ナレッジの蓄積・共有に関するルールを社員に周知させておきましょう。

（2）必要とされる情報を収集する

次に、社員にとって有益となる情報を収集します。

情報の収集をするときは、該当の社員に事前に告知し、明確な提出期限を設けましょう。とくに、求められているのは、”勤務歴の長いベテラン社員”や”現場で活躍している社員”のナレッジなので、彼ら/彼女らの協力が不可欠です。

ただし、知識やノウハウの言語化は時間がかかるため、余裕のないスケジュールでは社員に負担がかかるほか、通常業務に支障が出る恐れがあります。そのため、社員にナレッジの蓄積を依頼する場合は、当該社員の業務に支障が出ない範囲で期限を設けましょう。

（3）データベース化する

最後に、収集された情報をナレッジとしてデータベース化しましょう。

データベース作成にはITツールの利用がおすすめです。「フォルダ機能」や「検索機能」を有しているツールであれば、目当ての情報をスムーズに見つけることができるため、社内でのナレッジ共有が促進されます。

ただし、社内のナレッジには機密情報が多く含まれるため、セキュリティ対策が万全なツールを選びましょう。たとえば、国際規格のセキュリティ認証を獲得している「ナレカン」のようなツールであれば、情報の漏えいの心配がありません。

社内のナレッジ共有が上手くいかない3つの原因

以下では、社内のナレッジ共有が上手くいかない3つの原因について解説します。原因を分析し、改善すべき点を明確化しましょう。

（1）継続的にナレッジを共有する人がいない

社内のナレッジ共有が上手くいかない原因として、社内で継続的にナレッジを共有する人物がいないことが挙げられます。

エクセルや紙でナレッジ共有をするには、ナレッジをファイルに入力して、さらにメールなどで更新の報告をする必要があります。しかし、面倒な共有方法しかなければ、社員がストレスを感じて継続的なナレッジ共有がされません。

また、継続的にナレッジを共有する社員がいたとしても、活用されない環境下では次第に「情報を蓄積するだけのデータベース」になったり「情報共有がされない職場」となってしまうので注意が必要です。

（2）ナレッジに対するハードルが高い

ナレッジの記載や共有、閲覧のハードルが高いと、社員が積極的にナレッジを共有できません。社員がナレッジ共有にハードルの高さを感じる理由には、以下が挙げられます。

ナレッジとして何を書けばいいのか分からない
ナレッジを共有するのに手間がかかる
どこにナレッジがあるのか分からない

このような理由に対し「情報共有がしやすい雰囲気・仕組づくり」や「情報の粒度ごとに見やすく管理する」など、ナレッジ共有に対するハードルを下げる施策が求められます。

（3）社員のITリテラシーに合わないツールを導入している

昨今では、ナレッジ管理に特化したツールが提供されていますが「社員のITリテラシーに合わないツール」を導入してしまうと、社内に浸透せず失敗するケースもあります。

とくに、非IT企業や大企業では、社内のITリテラシーの差が大きく、ツールを導入しても使いこなせない社員が出る可能性があるのです。つまり、ITリテラシーの低い社員でもナレッジを共有・閲覧できるツールでなければ、社内には浸透しません。

そのため、機能や操作方法が分かりやすく、誰でも使いこなせるツールを導入しましょう。

社内ナレッジの管理・共有における3つの解決策

ここでは、社内のナレッジ共有における課題に対する3つの解決策を解説します。以下の内容が踏襲できたチームは、ナレッジ共有が適切にできることはもちろん、日々の情報共有も効率化させられます。

（1）ナレッジ蓄積の推進者を設定する

ナレッジを集約するために、まずは推進者を設定しましょう。

ナレッジ蓄積の推進者は「どのようにナレッジを残せば良いのか」を先陣を切って示す役割です。ナレッジの推進者を設けることで、ほかの社員が、ナレッジを蓄積・共有しやすい環境や雰囲気をつくれます。

ただし、はじめから全社員でナレッジ化する動きを推進しても「ナレッジを共有する」という抽象度が高い状態では浸透しないため、部署やチーム単位でのスモールスタートを実践しましょう。また、ナレッジ共有を評価項目として取り入れるのも効果的です。

（2）気軽にナレッジ共有できる環境を整える

ナレッジ共有のハードルを下げるには、気軽にナレッジ共有できる環境を整えましょう。

ナレッジを共有するだけにも関わらず、共有までのプロセスが大変であれば積極的に共有されません。そのため、ナレッジを記載するシートのテンプレートを用意するなど、作業工程を削減するような対策が必要です。

また、ナレッジは共有だけではなく活用されることが前提です。そのため、共有だけではなく、必要なときにすばやくナレッジへアクセスできるような検索性を高める必要もあります。

（3）誰でも簡単に使えるITツールを導入する

ツールが原因でナレッジ共有に失敗することを防ぐためには、誰でも簡単に使えるITツールを導入しましょう。

社内のITリテラシーの低さを無視して高機能・多機能なツールを導入すると、社員がツールを使いこなせず、ナレッジ共有そのものが放置されてしまう可能性があります。

したがって、誰でも使いこなせるツールを選択しなければなりません。たとえば、シンプルな使い勝手で、専属担当者による手厚いサポートを受けられる「ナレカン」であれば、大企業のナレッジ運用も成功します。

【注意点】社内のナレッジ共有で押さえるべきポイントとは

ここからは、社内のナレッジ共有で押さえるべきポイントを2点ご紹介します。以下の内容を把握しておかなければ、ナレッジを効率よく集めながら活用することが難しくなる可能性が高まるため、正しく理解しておく必要があります。

定期的にナレッジを更新する

1つ目のポイントは、定期的にナレッジを更新することです。

ナレッジを適切に活用するには、ナレッジに記載された情報が常に最新のものでなくてはなりません。たとえば、業務内容に変更が生じているにもかかわらず古い情報のまま放置されていれば、実務と異なるので大きなトラブルに繋がってしまう可能性もあるのです。

したがって、定期的にナレッジを更新するようにしましょう。ただし、エクセルや紙でのナレッジ共有・管理では、更新に手間がかかる問題があるため、簡単に情報を更新できるITツールの利用がおすすめです。

構造的にナレッジを管理する

2つ目のポイントは、構造的にナレッジを管理することです。

情報を共有する場所が構造化されていなければ、ナレッジの蓄積時に「どこに保存したらよいかわからない」といった問題が生じます。また、ナレッジを参照するときも保存場所がわかりにくいため、情報の活用が進まなくなってしまうのです。

したがって、社員がナレッジを参照しやすいように構造化して管理しましょう。運用ルールを設定するときにナレッジの管理場所や構造を併せて浸透させれば、運用開始後もスムーズにナレッジの共有・活用が進みます。

社内ナレッジを有効活用する方法

以下では、社内ナレッジを有効活用する方法をご紹介します。

継続的に社内ナレッジが活用される環境をつくるためには、蓄積・共有するまでにかかる手間をなくすことが重要です。しかし、紙やエクセルの場合、ファイル入力後にメールで共有しなくてはならないなど、作成から共有までに時間がかかります。

そこで、ITツールを導入・運用すれば、社内のナレッジ共有における手間を簡単に解消できます。ただし、社員のITリテラシーに合わないツールを導入すると、社内にツールが浸透せず運用に失敗してしまうため誰でも使いやすいツールを選びましょう。

結論、社内ナレッジを適切を有効活用するには、メールを使える方ならば誰でも簡単にナレッジの共有・管理ができるナレッジ管理ツールの「ナレカン」が必須です。

ナレカンの「記事」に記載したナレッジは、任意のメンバーに瞬時に共有可能です。また、多階層の「フォルダ」で膨大なナレッジを整然と管理できるほか、AIを活用した「自然言語検索」で、目当ての情報に即座にたどり着けるのです。

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社内のナレッジ共有における原因と解決策まとめ

ここまで、ナレッジ共有が上手くいかない原因と解決策を中心にご紹介しました。

ナレッジ共有がうまくいかない原因には共有する人がいないことに加え、ナレッジを活用するまでのハードルやツールの利用難易度の高さが挙げられます。そこで、社内ナレッジを有効活用するには、推進者を選出したうえで「誰でも使えるITツール」を利用しましょう。

ただし、社内で蓄積されるナレッジの量は膨大なので、欲しい情報をすぐに見つけられる検索性の高いツールでなければなりません。

結論、社内ナレッジの管理・共有には、多階層の「フォルダ」でナレッジを整理でき、必要な情報をピンポイントで探し出せるナレッジ管理ツール『ナレカン』が最適です。

ぜひ「ナレカン」で社内のナレッジを管理して、業務スキルの向上に役立てましょう。