ナレッジマネジメント
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文書管理は社内の情報を正しく管理するために不可欠な業務です。しかし、紙媒体を中心としたアナログな管理では紛失や劣化の懸念があるため、近年は文書を電子化して管理するのが一般的となりました。 とはいえ、「導入に時間やコストがかかる」「導入後の運用が難しい」といった印象が先行しており、文書管理の電子化に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、文書を電子化するメリットやデメリット、管理する方法を中心に解説します。 文書を電子化するメリット・デメリットが知りたい 書類の管理方法が属人化しており、どこに何があるのか分からない 電子化した文書をストレスなく管理したい という方はこの記事を参考にすると、文書管理の電子化に対するハードルが下がるだけでなく、役立つツールも見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 文書の「電子化（ペーパーレス化）」の目的とは？2 文書・紙媒体を電子化・ペーパーレス化する6つのメリット2.1 （1）情報共有が効率化する2.2 （2）必要な情報をすぐに見つけられる2.3 （3）作業効率が改善する2.4 （4）印刷コストが減る2.5 （5）環境に優しい2.6 （6）セキュリティリスクが減る3 4ステップ｜紙媒体の文書を電子化して管理する方法3.1 ステップ1｜電子化すべき文書を検討する3.2 ステップ2｜文書データの保存方法を決める3.3 ステップ3｜フォルダの階層を決める3.4 ステップ4｜スキャンしてフォルダに振り分ける4 【必見】文書の電子化・ペーパーレス化に最適なツール4.1 最も簡単に文書の電子化を実現できるツール「ナレカン」5 ＜ルール＞電子化した文書の管理における注意点6 文書の電子化における2つのデメリット6.1 （1）業務フローが変更される6.2 （2）社内に浸透しない可能性がある7 文書の電子化におけるメリット・デメリットまとめ 文書の「電子化（ペーパーレス化）」の目的とは？ 「文書の電子化」とは、今まで紙で管理していた文章をデータとして起こし、ツールを使って管理することを指します。紙の書類だと、以下のデメリットが発生します。 目的の情報を探すのにキャビネットまで取りにいき、探す手間がかかる 紛失による情報漏洩のリスクがある 文書の保管における物理的な場所が必要となる しかし、文書を電子化すれば、安全性の高いITツールに大量の文書を保存でき、必要なタイミングですぐに探し出せるのです。また、ペーパーレス化が促進されると、備品や管理におけるコスト削減にもつながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書・紙媒体を電子化・ペーパーレス化する6つのメリット 以下では、文書を電子化によって得られるメリットを解説します。メリットが社内に浸透すると電子化を推進しやすくなるので、担当者の方はここで押さえましょう。 （1）情報共有が効率化する 一つ目のメリットは、社内の情報共有が効率化する点です。 紙で文書管理していると、全員に共有したいときはコピーしたり、回し読みしたりする必要があります。その結果、リアルタイムな情報共有に支障をきたしかねません。 一方、文書を電子化してITツール上で管理すれば、誰でも時間や場所を問わずオンライン上で閲覧できます。そのため、紙媒体の情報共有に比べて社内の情報共有のスピードが格段に向上します。 （2）必要な情報をすぐに見つけられる 二つ目のメリットは、必要な情報をすぐに見つけられる点です。 紙で文書管理をしている企業では、キャビネットやファイルに書類を保管しているケースが大半です。そのため、資料が必要になったときには保存場所まで出向き、タイトルや番号を見て探さなければなりません。 一方、文書管理を電子化すれば「フォルダ」で文書を分類できるため、誰でも「何の書類が、どこにあるのか」がすぐに分かります。さらに、検索機能があるツールを使うことで、わずかな操作で必要な情報へたどり着けるのもメリットです。 （3）作業効率が改善する 三つ目のメリットは、作業効率が改善する点です。 抱えているタスクに紐づく文書が多い場合、必要な情報を探し出すのに時間がかかるため、結果的にタスクを効率よく進められません。しかし、電子化すれば文書へすぐにアクセスできるので、作業効率が向上します。 以上のように、文書の電子化は社内情報を管理するだけではなく「多くの書類を使う日常業務」でも効果を発揮するのです。 （4）印刷コストが減る 四つ目のメリットは、印刷コストが減ることです。 従来の管理方法では毎回書類を印刷するため、その分インクやコピー用紙などの備品にかかるコストがかさみます。消耗品にかかる費用はオフィスの「4大コスト」の一つとも言われており、利用頻度が高いゆえに削減しづらいのが現状です。 一方、電子化してITツールで管理すれば、誰でもツール上で書類を閲覧できるのでコピーする必要がなくなります。その結果、印刷コストの大幅な削減につながるのです。 （5）環境に優しい 五つ目のメリットは、紙に比べて環境にやさしい点です。 オフィスで使う紙を減らすことは二酸化炭素の排出量の削減につながります。そのため、今日話題となっているSDGsの活動へ貢献できることからも「環境問題に配慮をしている企業」というイメージの定着にも役立つのです。 以上のように、文書管理を電子化すると、業務効率化だけでなく「企業ブランドの向上」という副次的効果も見込めると言えます。 （6）セキュリティリスクが減る 六つ目のメリットは、セキュリティリスクを減らせる点です。 紙で文書管理をしていると、社外へ文書を持ち出すときに紛失する可能性があります。しかし、電子化すれば「セキュリティの高いITツール」を活用して管理できるので、情報漏えいのリスクを抑えられるのです。 ただし、ITツールによってセキュリティの強固さは異なるため、導入前に確認しなければなりません。たとえば、大手セキュリティ会社等も登録している国際セキュリティ資格のISO27001（ISMS）を取得している「ナレカン」のようなツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4ステップ｜紙媒体の文書を電子化して管理する方法 以下では、紙媒体の文書を電子化する方法をご紹介します。「電子化を検討しているが、何から手を付ければ良いか分からない」という方は必見です。 ステップ1｜電子化すべき文書を検討する はじめに、社内文書で「何を電子化すべきか」を検討しましょう。 電子化すべき文書は企業によって異なりますが、一般的には契約書やマニュアル、就業規則、カタログ、申請書類などが当てはまります。それぞれの書類の担当者にヒアリングし、利用頻度が高いものや利用が多いものを中心に絞り込みましょう。 ステップ2｜文書データの保存方法を決める 次に、文書データをどのように保存するのか決定しましょう。 たとえば、書類のサイズや手書き文書の解像度、ファイル形式などのルールを決めておきます。事前に統一しておくことで、運用へスムーズに移れるのです。 また、「どのようなITツールで保管するのか」も検討します。ITツールは現場に定着しなければ意味がないため、シンプルで誰にとっても使いやすい「ナレカン」のようなツールを選びましょう。 ステップ3｜フォルダの階層を決める 続いて、文書を保管するときのファイル名やフォルダの階層を決めます。 たとえば、ファイル名は文書の作成日や内容、バージョンが分かるようにルールを定めておくと、あとから見返しやすくなるのでおすすめです。 フォルダ階層の分け方には「目的別、年度別、種類別」などがあるため、自社の業務フローに合わせて最適なものを選びましょう。また、階層が多すぎると文書へのアクセス性が悪くなるため、最大で二階層までにするのがコツです。 ステップ4｜スキャンしてフォルダに振り分ける 最後に、文書をスキャンしてツール上のフォルダに振り分けます。 社内に十分なリソースがあれば内製しますが、難しい場合は代行業者や電子化サービスを使うのも一つの方法です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】文書の電子化・ペーパーレス化に最適なツール ここでは、文書の電子化・ペーパーレス化に最適なツールをご紹介します。 文書を電子化すると、情報共有の効率化やセキュリティリスクの低減など、さまざまなメリットがあります。しかし、ただ電子化するだけでは文書の管理が煩雑になり、必要な文書がすぐに見つからないといった問題が生じるのです。 そのため、「文書の作成・共有・管理に必要な機能を備えたITツール」を用いて、文書の電子化は進めるべきなのです。ただし、多機能すぎるITツールでは、現場社員が使いこなせず社内に浸透しません。 結論、自社のペーパーレス化に最適なツールは、文書の作成・運用に必要な機能を過不足なく備えながら、シンプルな操作性で使いやすいツール「ナレカン」一択です。 ナレカンには、高精度の「検索機能」に加えて、「テンプレート機能」「メッセージ機能」が備わっています。そのため、ナレカンひとつで文書の作成・共有・管理が完結するのです。 最も簡単に文書の電子化を実現できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜ルール＞電子化した文書の管理における注意点 文書管理を電子化するときに注意すべき点は、1988年に施行された電子帳簿保存法、2005年に施行されたe-文書法を考慮することです。 電子帳簿保存法とe-文書法との違いを簡単にまとめると、以下のようになります。 扱う書類の種類 電子帳簿保存法 財務省や国税局が管轄する法律に関わる文書（請求書や仕訳帳など） e-文書法 商法や税法で保管が義務づけられている文書（報告書や記録文書など） また、それぞれ以下の通り「担保されるべき要件」が異なるため注意しましょう。 電子帳簿保存法 ・真実性の確保：電磁的記録の訂正履歴や事実が確認できること、システム関係書類が備わっていること、など ・可視性の確保：取引年月日、勘定科目、取引金額はもちろん、ふたつ以上の任意の項目を合わせて情報を検索できること、など e-文書法 ・見読性の確保：デバイスを問わず該当の文書が見やすく確認できること ・検索性の確保：必要なときやに必要な情報へとすぐにアクセスできること ・完全性の確保：電子署名やタイムスタンプによってデータが証明され、消滅しないよう措置がされていること ・機密性の確保：第三者からの不正アクセスに関する対策がされていること 参考：国税庁｜電子帳簿保存時の要件 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書の電子化における2つのデメリット 以下では、文書管理の電子化における2つのデメリットをご紹介します。紙媒体から電子媒体へスムーズに移行するためにも、あらかじめデメリットを押さえておきましょう。 （1）業務フローが変更される 一つ目のデメリットは、電子化によって業務フローが変更されることです。 具体的には、これまで紙で共有していた資料をITツール上で共有したり、申請書類をオンライン上でやりとりしたりするという変更が生じます。そのため、慣れるまでに時間がかかるのです。 したがって、「新しい業務フローを明確にする／ITツールを使うときのルールを従業員に周知したりする」といった取り組みを実施しましょう。 （2）社内に浸透しない可能性がある 二つ目のデメリットは、電子化にともなって導入したITツールが、社内へ浸透しない可能性があることです。 たとえば、ITに慣れていない従業員がいると「どのように操作すべきか分からない」「書類を見たいだけなのに、機能が多すぎて使いづらい」といった事態になりかねません。 以上のように、アナログな管理からデジタルな管理に移行すると従業員の抵抗感を生みかねないのです。したがって、非IT企業の方でも使いこなせるほど簡単な「ナレカン」のように、機能の過不足がなくシンプルなものを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書の電子化におけるメリット・デメリットまとめ ここまで文書管理の電子化のメリットやデメリット、手順を中心にご紹介しました。 ITツール上で文書を管理すれば「必要な書類へすぐにたどり着ける」「コピーせずともリアルタイムで情報共有ができる」といったメリットがあります。 ただし、これらのメリットはツールを使いこなせていることが前提です。ITに慣れていない従業員にとっては「操作が難しく、どこに何の書類があるのか分からない」といった状況になりやすいので、結果的にツールが浸透しない可能性があります。 したがって、誰でも簡単に使いこなせるツールを選びましょう。結論、非IT企業の方でも簡単に文書管理できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で文書管理を電子化して、業務効率化やセキュリティ性の向上に役立てましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【2025年版】おすすめのドキュメント・文書管理ツールTOP7

業務を社外へ外注するときには、指示書や依頼書を作成します。ただし、外注指示書は依頼内容によって項目が異なることも多く、毎回作成するのが面倒な書類でもあるのです。 そのため、「外注指示書・作業依頼書の書き方がよく分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、外注指示書・作業依頼書の書き方やコツ、テンプレートを中心にご紹介します。 外注指示書や作業依頼書の書き方やコツを押さえたい テンプレートを使って効率よく外注指示書・作業依頼書を作成したい 作成した書類を簡単に管理できるツールを知りたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、外注指示書・作業依頼書をスムーズに作れるようになるうえ、簡単に書類を管理する方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 外注指示書・作業依頼書とは2 外注指示書・作業依頼書で必要な項目3 【4ステップ】外注指示書・作業依頼書の書き方3.1 ステップ1｜業務目的を記載する3.2 ステップ2｜指示内容を記載する3.3 ステップ3｜開始日・納期を記載する3.4 ステップ4｜見積りを記載する4 外注指示書・作業依頼書の無料テンプレート・フォーマット4.1 社外向けにも使える業務依頼書テンプレート4.2 製造業向けの作業指示書テンプレート5 外注指示書・作業依頼書作成で押さえるべき3つのコツ5.1 （1）指示要件を明確に記載する5.2 （2）スケジュールを詳細に記載する5.3 （3）外注指示書のテンプレートを活用する6 【必見】外注指示書・作業依頼書を管理しやすくする方法とは6.1 あらゆる情報を見やすく簡単に管理できるツール「ナレカン」7 外注指示書・作業依頼書の書き方とコツまとめ 外注指示書・作業依頼書とは 外注指示書・作業依頼書は、指示内容や納期などを詳細にまとめた書類のことで、外注先の業者は書類の内容に沿って仕事をします。 要点が分かりやすい指示書であれば、外注先との認識のズレを防げるので、何度も訂正や確認の連絡をする手間はかかりません。 さらに、外注依頼書を提出するにあたり、依頼内容を確認する「要件定義書」が送られてくる場合があります。要件定義書があれば、依頼会社と外注先の会社との認識を確実にすり合わせることができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 外注指示書・作業依頼書で必要な項目 外注指示書・作業依頼書は、以下の項目を含めて記載しましょう。 ＜項目＞ ＜内容＞ 件名・契約者名 外注を依頼する件名や、契約者の情報を記録します。 依頼内容 具体的な作業内容や期間、契約区分などを記載します。とくに、期間は「開始日」「完了日」のいずれも細かく記載しましょう。 作業場所・人数 依頼内容を実際に作業する場所や、作業に必要な人数を記載します。 使用するもの 作業を進めるにあたり、必要な備品・機械があれば記載します。 発注金額・支払い条件 外注する金額や、支払い条件を記載しましょう。 特記事項 補足事項がある場合は、特記事項の欄を作成します。 外注先と受注先で認識の齟齬によるトラブルを防ぐには、作業内容を具体的に述べることが重要です。また、とくに建設工事では安全な作業を実現するために、作業中の注意事項（安全衛生指示事項）」も記載しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【4ステップ】外注指示書・作業依頼書の書き方 ここでは、外注指示書・作業依頼書の書き方をご紹介します。以下の内容を社内で共有しておけば、情報に抜け漏れのない外注指示書が誰でも簡単に作成できます。 ステップ1｜業務目的を記載する まずは、業務の目的を記載しましょう。 何を目的としている依頼なのかを外注先が把握できていなければ、認識の齟齬によるトラブルに発展する恐れがあります。そこで、目的を明示すればどのような背景で外注したのかを受注先が把握でき、認識の統一が取れるのです。 目的を記載するときには、自社の事情を細かく知らない他社が見ても内容が分かるように、具体的に説明しましょう。 ステップ2｜指示内容を記載する 次に、指示内容を記載しましょう。 たとえば、自社ホームページの作成を依頼する場合は「問い合わせページにワンクリックで遷移させたい」「読み上げ機能を備え付けたい」など、外注先の会社がイメージできるように記載します。 また、参考とするホームページのURLを添付したり、画像を載せたりすればよりイメージしやすくなるのです。このように、指示が分かりやすくなるように細部まで詳細に記載する必要があります。 ステップ3｜開始日・納期を記載する 続いて、納期も忘れずに伝えましょう。 契約期間によって料金の変動が発生するため、開始日と納期を明確にすることが重要なのです。 また、納期までに希望したものが100%の出来で仕上がるとは限りません。したがって、余裕をもった納期を伝えて、イレギュラーな事態にも対応できるようにしましょう。 ステップ4｜見積りを記載する 最後に、正確な見積もりも記載しましょう。 見積書には、発行日や宛先、見積内容、有効期限といった項目を漏れがないように注意しながら記載します。 また、「源泉徴収税額や消費税額を含むのか」についても記載すれば、金銭面でのトラブルを回避できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 外注指示書・作業依頼書の無料テンプレート・フォーマット 以下では、外注指示書・作業依頼書を効率よく作成できる3つのテンプレートを紹介します。テンプレートはそのままでも使えますが、独自の項目を追記したい場合は自社に適したフォーマットに修正しましょう。 社外向けにも使える業務依頼書テンプレート こちらは、社外向けにも使える業務依頼書の雛形です。 依頼関係や依頼内容を項目ごとに記載できる仕様になっているため、作業依頼書としても利用することができます。また、Excel・Word・PDF形式に対応しており、自社に合ったファイル形式を選べる点もポイントです。 社外向けにも使える業務依頼書テンプレートの詳細はこちら 製造業向けの作業指示書テンプレート こちらは、製造業向け作業指示書の雛形です。 シンプルなデザインですが、製造業向けのテンプレートとなっており、「使用する治具・計器」や「型番」といった項目があるのが特徴です。 製造業向けの作業指示書テンプレート詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 外注指示書・作業依頼書作成で押さえるべき3つのコツ ここでは、外注指示書・作業依頼書で押さえるべきコツを紹介します。以下の内容を踏まえて、正しく書類を作成しましょう。 （1）指示要件を明確に記載する はじめに、指示要件を明確に記載することが挙げられます。 指示要件が明確でない場合、誤った認識で委託業務が進められてしまいトラブルになりかねません。また、作業をやり直してもらうにしても、時間的コストや金銭的コストが想定よりも多くかかるので、双方にとって負担となってしまうのです。 したがって、無事に依頼を完遂してもらうために指示要件は必ず明確にしましょう。 （2）スケジュールを詳細に記載する 次に、スケジュールを詳細に記載することもコツのひとつです。 たとえば、「提出日は〇月〇日」だけでは納期を指すのか、一次的な締切を指すのかが分かりません。ただし、依頼してから期日まで一切連絡がとれていない状況では、進捗やクオリティに懸念が残るので、少なくとも1度は確認作業を挟むのが望ましいです。 そのため、「〇月〇日を一次納期とする。また、達成率は60％以上であること」というように詳細に明示して、互いの認識がズレないようにしましょう。 （3）外注指示書のテンプレートを活用する 最後に、外注指示書・作業依頼書はテンプレートを使って作成しましょう。 テンプレートを使えば、重要な項目が抜け漏れる心配はありません。また、「どのようなレイアウトにするか」や「どの項目が必要か」などを検討する時間も不要です。 以上のように、テンプレートは抜け漏れのリスクを抑えたり、作成時間を短縮したりできるメリットがあります。一方で、テンプレートとしてファイルを使う場合、すぐに必要なものを探せるように、「ナレカン」のような検索機能の充実したツールを使うと便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】外注指示書・作業依頼書を管理しやすくする方法とは 以下では、外注指示書・作業依頼書を管理しやすくする方法を紹介します。 外注指示書や作業依頼書は、WordやExcelのテンプレートを使えばすぐに作成することができます。しかし、業務の依頼・委託に関する書類データは重要な記録になるので、正しく管理すべきです。 具体的には、「書類データを見やすく整理して、すぐに見つけられる」ようにツールを導入すべきです。ただし、単にオンラインストレージを導入しても、検索性に乏しいものは目的の情報を絞り込めないので、検索機能も重視しましょう。 したがって、自社で導入すべきは、外注指示書・作業依頼書をはじめとするあらゆる情報を書き残せて、多階層のフォルダで適切に管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはExcelやWordなどの書類データも簡単に添付でき、ファイルに関連する情報を書くことも可能です。また、ファイル内検索にも対応した超高精度の「検索機能」があるので、目的の情報を確実に探し出せます。 あらゆる情報を見やすく簡単に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンを使った「外注指示書」の管理＞ 以下は、ナレカンで外注指示書を管理した例になります。 ナレカンの「記事」には、テキストだけでなくExcelやWordのファイル、画像も添付できます。そのため、Excelのテンプレートで作成した外注指示書を、メモと一緒に記事に残しておけるのです。 また、作成した「記事」は「フォルダ」で“取引先”や“案件”ごとに管理できるため、情報が散在する心配がありません。さらに、検索機能では「記事」上の文字だけでなく、ファイル内も検索できるため、目的の情報をすぐに探し出せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 外注指示書・作業依頼書の書き方とコツまとめ これまで、外注指示書・作業依頼書の書き方とコツを中心にご紹介しました。 外注指示書・作業依頼書は、指示内容やスケジュールを具体的に記載することが重要です。ただし、作成した外注指示書を適切に管理していなければ「どこに保存されているのか分からない」状態になってしまいます。 そこで、情報管理ツールを導入して「確実に情報を見つけられる仕組み」を整えましょう。ただし、多機能なツールを導入するとITに詳しくないメンバーは使いこなせないので、必要な機能に過不足がないシンプルなツールを選ぶべきです。 結論、すぐに導入すべきなのは、誰でも簡単に外注指示書を記録・確認できるツール「ナレカン」一択です。ナレカンは情報量が増えても絞り込めるので、外注指示書をはじめとした書類データをナレッジとして残すツールとしても役立ちます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、外注指示書をはじめとしたあらゆる書類管理の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】指示書とは？フォーマットや書き方、無料テンプレートも紹介

作業指示書は、従業員がスムーズに作業を進めていくうえではもちろん、取引先の会社に作業を指示するときにも活用されます。作業指示書があればミスを予防できるうえ、工程の見直しにも役立つのです。 しかし、作業指示書は業種や職種によって項目が異なるため、「作業指示書をうまく作成できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、作業指示書に必要な項目やおすすめのテンプレートを中心に紹介します。 作業指示書の作り方や記載すべき項目を知りたい すぐに利用できる無料のテンプレートを見つけたい 指示書の作成に加えて管理も効率化したい という方はこの記事を参考にすると、適切な作業指示書を作成できるだけでなく、作成した指示書を見やすく整理して運用する方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 作業指示書の必要性とは2 3ステップ｜作業指示書の作り方とは2.1 ステップ1｜基本項目を押さえる2.2 ステップ2｜作業内容を記載する2.3 ステップ3｜作業予定を記載する3 建設業の作業指示書に必要な3つの項目3.1 （1）作業間連絡事項3.2 （2）元請安全指示事項3.3 （3）追加の可能性がある項目4 製造業の作業指示書に必要な3つの項目4.1 （1）製造における責任者4.2 （2）製造スケジュール4.3 （3）作業機器の扱い方5 【Excel/Word対応】作業指示書の無料テンプレート5選5.1 （1）Excel｜作業時間まで書き込めるテンプレート5.2 （2）Excel｜治具・計器の情報も残せるテンプレート5.3 （3）Excel｜多様な職種で利用できるテンプレート5.4 （4）Word｜画像や図が入れやすいテンプレート5.5 （5）コピペ可｜製造業で使える作業指示書のひな形/テンプレート6 作業指示書の書き方のコツ2選6.1 （1）5W1Hを意識して記載する6.2 （2）難しい専門用語の使用は避ける7 Excel/Wordの作業指示書の注意点7.1 （1）ファイル管理が煩雑化する7.2 （2）スマホでの利用に不向き8 作業指示書の作成・管理を一元化するアプリ8.1 ITに不慣れな現場にもすぐに浸透するアプリ「ナレカン」9 作業指示書の項目やテンプレートまとめ 作業指示書の必要性とは 作業指示書とは、業務の手順や作業連絡に関わる事項を分かりやすくまとめた文書のことです。指示書をもとに作業を進める目的には、以下の4つが挙げられます。 作業を確実かつ効率的に進めるため 作業内容を記録・管理し、ミスを防止するため 重要事項を現場に周知するため 安全または衛生面から、法的な根拠に従って作業をするため このように、作業指示書を作成する背景には業務を適切に進める目的があります。そのため、様式や内容に不備があれば作業に悪影響を及ぼし、トラブルの原因となるのです。 したがって、作業指示書の正しい書き方を確実に把握しておく必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3ステップ｜作業指示書の作り方とは 以下では、作業指示書の作り方を3ステップで紹介します。業界や業種によって様式や内容は異なりますが、一般的な作り方を確認しておきましょう。 ステップ1｜基本項目を押さえる まず、作業指示書に記載する基本項目を押さえましょう。以下の項目は汎用性が高いため、さまざまな場面での指示書作成に役立てられます。 ＜必要な項目＞ ＜詳細＞ 作業の名称 実施する作業の名称を記載します。製造業であれば検品、組み立て加工などです。 期間と日時 作業する期間や日時を記載します。遅延などのトラブルを招かないためにも明確にしておきましょう。 担当者名 誰に向けた指示かを明確にするために、作業の担当者を明記します。 依頼者名 工事や生産、作業を依頼した顧客を明記します。また、電話番号やメールアドレスなどの連絡先も記載しておきましょう。 作業時間 あらかじめ作業時間が決められている場合は記載しておき、未定の場合には作業予定時間を書きましょう。 作業場所 たとえば、清掃業であればフロアなど、実際に作業をする場所を記載します。 指示書を作成するときには、以上の内容が記載されているか十分に注意しましょう。 ステップ2｜作業内容を記載する 次に、作業内容として「やるべきことや手順」を明記します。 実際に取り組む作業やその手順に関する情報は、指示を出したい相手へ的確に伝える必要があります。記載内容が抽象的だったり、冗長な文章になったりすると、指示書を読んだ人が認識を誤り、トラブルに発展する恐れもあります。 そのため、箇条書きを使ったり、文章の構成を意識したりして、理解しやすい記載内容にすることが重要です。 ステップ3｜作業予定を記載する 最後に、作業予定として「実施する作業のスケジュール」を記載します。 作業担当者への指示に加えて、作業に携わるメンバーにも併せて説明すれば、「どの程度の規模やスケジュールで進める作業か」を伝えられます。このように、作業予定を詳細に残しておけば、予定と実績が大きくかけ離れることがなくなるのです。 また、複数人での作業を効率化するために、指示書に紐づく「コメント・メッセージ機能」を備えた「ナレカン」のようなツールを活用すると、”誰が何をしているのか””どの工程が未着手なのか”を確認しやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 建設業の作業指示書に必要な3つの項目 建設業に最適な作業指示書には、安全に作業するために必要な項目が存在します。したがって、建設業に携わっている方は以下の項目に十分注意しましょう。 （1）作業間連絡事項 まず、作業間連絡事項には、話し合いで決まったことを書きます。 作業間の連絡が伝わらない場合、連携が取れずに「認識の齟齬」や「作業の停滞」を招いてしまうのです。また、共有事項が伝わっていなければ、混在作業による労災が起こる可能性もあります。 そのため、各業者が確実に内容を理解して、作業を進められるように配慮することが重要です。 （2）元請安全指示事項 次に、元請安全指示事項は、元請業者から現場に向けた指示がある場合の項目です。 元請会社には、下請け会社に対する「安全配慮義務」や「使用者責任」があります。そのため、安全管理の不備により現場で事故が起これば、元請会社は損害賠償を支払わなければなりません。 以上のことから、作業過程や使用機材などに関して、詳細な情報を記録しておく必要があるのです。 （3）追加の可能性がある項目 最後に、建設業では事業規模や作業内容によって、周知が必要な項目が随時追加されることがあります。主な例として以下の内容が挙げられます。 稼働予定または搬出、搬入予定の重機や車両の数 現場で必要になる重機や車両の数は、正確に記載します。 現場検査や立ち会い予定 機材や車両の安全検査や責任者の立ち会いがある場合は、日時や所要時間を詳細に記載します。 とはいえ、WordやExcelで指示書を管理する場合、都度ファイルを開くのは面倒なため更新を怠りがちです。そのため、「ナレカン」のような、「記事形式で直接、情報を確認・更新できるITツール」で、急な変更にも迅速に対応できるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 製造業の作業指示書に必要な3つの項目 多くの作業を交代しながら進めていく製造業のような現場では、従業員が同じ認識を持って取り組むことで、トラブルを防止できます。そのため、指示書を作成するときは、以下の項目に漏れがないように注意しましょう。 （1）製造における責任者 まず、製造における責任者名を記載しましょう。 万が一トラブルが発生した場合、現場の責任者が不明であれば、従業員は誰に報告すべきか分からなくなってしまいます。その結果、早急に報告すべき連絡を後回しにして、大きなトラブルに発展してしまうのです。 そのため、指示書には責任者名はもちろん、緊急時にすぐに連絡できるように電話番号やメールアドレスも併せて記載しておくことが大切です。 （2）製造スケジュール 次に、製造業の作業指示書には製造スケジュールの記載も必須です。 仮に、従業員が納期日を勘違いしていると「まだ、時間に余裕があるから」とほかの作業を優先してしまい、計画通りに進まなくなってしまいます。その結果、期日が近づいてから慌てることになり、作業ミスやトラブルに繋がる可能性があります。 そのため、作業指示書には製造にかかる期間や納期日など、製造スケジュールを明確に書き記すようにしましょう。 （3）作業機器の扱い方 最後に、作業機器や工具の使い方も記載しましょう。 製造現場には、手軽に扱える機器から大掛かりな機器までさまざまな機材があります。万が一、作業機器ごとの正しい使い方やメンテナンス方法を理解できていなければ、業務効率を低下させるだけでなく、大きな事故につながりかねません。 そのため、製造指示書を通じて従業員一人ひとりが適切に扱えるように「作業機器の扱い方」は必ず記載しましょう。たとえば、写真や動画も残せる「ナレカン」のようなアプリを使えば、全従業員が理解できるわかりやすい指示書を作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Excel/Word対応】作業指示書の無料テンプレート5選 以下では、作業指示書の作成を効率化できるテンプレートを5つ紹介します。いずれのサイトも、ダウンロード後にカスタマイズできる雛形が揃っているので必見です。 （1）Excel｜作業時間まで書き込めるテンプレート こちらは「テンプレート祭り」が提供する、作業指示書の雛形です。 作業時間を指定できる項目があるうえ、作業の責任者や注意点も残せます。各作業の概要を把握したい場合に便利です。 「テンプレート祭り」の作業時間まで書き込める作業指示書テンプレートはこちら （2）Excel｜治具・計器の情報も残せるテンプレート こちらは「フリーテンプレート」の作業指示書に関する雛形です。 製造業において重要な「使用する治具・計器」の項目があらかじめ用意されているため、抜け漏れの心配がありません。 「フリーテンプレート」の治具・計器の情報も残せる作業指示書テンプレートはこちら （3）Excel｜多様な職種で利用できるテンプレート こちらは「テンプレート倉庫」の作業指示書に関する雛形です。 製品コードや製品名を書き込む項目を修正すれば、あらゆる職種や目的で使える項目が揃っています。指示書1枚でひとつの作業の一連の流れやポイントを分かりやすくまとめられる点が特徴です。 「テンプレート倉庫」の多様な職種で利用できる作業指示書テンプレートはこちら （4）Word｜画像や図が入れやすいテンプレート こちらは「テンプレート倉庫」の作業指示書に関する雛形です。 画像や図も入れやすいように、項目を細かく設けず余白が多い点が特徴です。作業を進めるうえで、機械の操作を分かりやすく示したい場合に役立ちます。 「テンプレート倉庫」の画像や図が入れやすい作業指示書テンプレートはこちら （5）コピペ可｜製造業で使える作業指示書のひな形/テンプレート 以下は、コピペすればそのまま使える製造業で使える作業指示書のテンプレートです。 作業指示書 発行日 令和〇年〇月〇日 現場責任者　〇〇 〇〇 緊急連絡先　090-XXXX-XXXX ＜作業工程・分類＞ ＜製造スケジュール＞ 製造期間：令和〇年〇月〇日~令和〇年〇月〇日 納期：令和〇年〇月〇日 ＜作業手順＞ あああ あああ あああ ＜使用する器具＞ 使用する目的：〇〇するため 使い方：あああ 注意事項：あああ ＜備考＞ ただし、作業指示書がすぐに作成できる環境が整っていなければ、現場で活用することができません。したがって、スマホやタブレットでも、テンプレートを呼び起こして作成できる「ナレカン」のようなツールを使いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作業指示書の書き方のコツ2選 テンプレートを使って体裁を整えられても、内容がまとまっていない指示書では、読まれなくなってしまいます。そこで、作業指示書の書き方のコツを2つ紹介するので、業界問わず、作業指示書を作成する人は以下の書き方を意識しましょう。 （1）5W1Hを意識して記載する 1つ目は、「5W1Hを意識して記載する」です。 作業指示書は、作業を正しく安全に行う上で重要な書類であり、記載項目に抜け漏れがないように作成する必要があります。もし記載内容に不備があった場合、作業の遅延やトラブルを引き起こす恐れがあるのです。 そのため、作業指示書を作成するときは、常に「5W1H」に照らし合わせながら内容を記載し、情報の不足がないように心がけましょう。 （2）難しい専門用語の使用は避ける 2つ目は、「難しい専門用語の使用は避ける」です。 作業指示書は、業務に携わる幅広い従業員に共有される資料です。そのため、難しい専門用語を用いて記載すると、経験の浅い新人や、提携先企業の従業員に内容が適切に伝わらない可能性があります。 したがって、作業指示書は、誰でも内容を理解できる言い回しで記載するようにしましょう。また、やむを得ず専門用語を使用する必要がある場合は、別途「専門用語の一覧」を作成しておき、従業員が学習できる環境を整えることが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excel/Wordの作業指示書の注意点 ここでは、Excel/Wordで作成した作業指示書の注意点を紹介します。ExcelやWordはテンプレートが豊富にある反面、以下の2点に注意が必要です。 （1）ファイル管理が煩雑化する 1つ目は、ファイル管理が煩雑化する点です。 ExcelやWordは作業指示書以外にも様々な用途で利用されるツールです。そのため、事前に他のExcel/Wordファイルと異なる保存場所を決めておかないと、「ファイルが入り乱れて作業指示書が見つけられない」といった事態になりかねません。 加えて、ファイル形式は検索機能が乏しいため、必要な作業指示書を見つけられず、形骸化していく恐れがあるのです。したがって、作業指示書は、「情報の一元管理」や「検索性」に長けたツール上で作成・管理するようにしましょう。 （2）スマホでの利用に不向き 2つ目は、スマホでの利用に不向きな点です。 特に建設業や製造業では、オフィス外からスマホで作業指示書を開く機会が多くあります。しかし、ExcelやWordはスマホの小さい画面では非常に見づらいため、指示書の内容をスムーズに確認できないほか、誤タップを誘発してしまいます。 したがって、オフィス外から情報を確認する機会が多い方は、スマホからでも快適に作業指示書を確認できる体制を整えましょう。たとえば、スマホの小さい画面での表示に最適化されている「ナレカン」のようなツールであれば、ストレスなく使えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作業指示書の作成・管理を一元化するアプリ ここでは、作業指示書の作成と管理が簡単にできるツールを紹介します。 WordやExcelのテンプレートは便利ですが、ファイルが乱立すると適切な管理が難しくなり、目的の指示書をすぐに見つけ出せません。結果、実際に作業に取りかかるまでにタイムロスが生じてしまうのです。 そこで、「作業指示書の管理に役立つITツール」を導入すれば、指示書を一カ所に集約して管理できます。ただし、集約しただけでは目的の情報は見つけられないため、「検索機能が優れているか」を重視してツールを選定しましょう。 結論、現場に導入すべきなのは、指示書をはじめとしたあらゆる情報を蓄積・管理できる「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、登録した「テンプレート」に沿って詳細を記載していくだけなので、項目の抜け漏れを防止し、作成時間を短縮できます。また、指示書の内容は、ヒット率100％の「キーワード検索」で瞬時に振り返れるので、円滑に作業を進められるのです。 ITに不慣れな現場にもすぐに浸透するアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンを使った作業指示書の作成例＞ 以下は、ナレカンを使って作業指示書を作成・管理した例です。 テンプレート機能 ナレカンでは、画像のようなテンプレートを作成・登録可能です。作成したテンプレートの編集・更新は簡単なので、必要に応じて自由に項目を追加修正できます。 精度の高い検索機能 ナレカンはタイトルやファイル名での絞り込み検索のほか、ファイル内の検索も可能です。さらに、『AI検索』ボタンからは画像のように質問形式で検索ができる「自然言語検索」があるので、作業における知りたい情報が確実に見つかります。 ナレカンでは、ヒヤリング後、御社専用のトライアル環境を用意できるので、気になる方はぜひ精度を試してみましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作業指示書の項目やテンプレートまとめ ここまで、作業指示書の項目やおすすめのテンプレートを中心にご紹介しました。 作業指示書には依頼する仕事を的確に伝える役割があり、メンバー全員が共通認識を持つために不可欠です。作業指示書を作成するときはWordやExcelのテンプレートを使うと時短できますが、ファイルが乱立すると管理が面倒になります。 そこで、あらゆる情報をノート形式でまとめつつ、フォルダで管理できる”情報管理ツール”を活用すべきです。とくに、優れた検索機能で欲しい作業指示書をすぐに見つけられるツールを選ぶと、現場の作業がスムーズに進みます。 結論、ITに不慣れでも作成した作業指示書を手間なく共有・管理できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、作業指示書の作成・管理にかかる手間を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】指示書とは？フォーマットや書き方、無料テンプレートも紹介

企業が扱う文書は、法律で保存期間が定められていたり、あとから業務で必要になったりするため、適切に管理する必要があります。そこで、文書管理のルールを定めて、社内の管理体制を整えることが求められるのです。 しかし、「文書管理のルールがなく、どこに何の情報があるかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、文書管理に必要なルールの作り方やポイントを中心に解説します。 文書管理規程・ルールの項目や作り方を把握したい 文書管理規程・ルールを作成するときのポイントが知りたい 社内の文書を簡単に一元管理できるツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、文書管理規程の作り方やポイントが分かるだけでなく、自社に最適な管理方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 文書管理規程・ルールとは1.1 文書管理規程の特徴1.2 文書管理のルールを決める目的1.3 文書管理規程に必要な項目2 文書管理規程・ルールの作り方2.1 ステップ1｜文書を種類分けする2.2 ステップ2｜文書を管理する方法を決める2.3 ステップ3｜文書管理のライフサイクルごとにルールを作成する3 【必見】社内の文書管理を効率化する方法とは3.1 最も簡単に社内情報を管理・共有できる「ナレカン」4 文書管理規程・ルールの運用ポイント4.1 （1）社内に周知する4.2 （2）定期的にメンテナンスする5 文書管理ルールの作り方やポイントまとめ 文書管理規程・ルールとは ここでは、文書管理規程の特徴や目的、記載すべき項目を解説します。まずは、文書管理規程への理解を深めましょう。 文書管理規程の特徴 文書管理規程とは、社内の文書を管理するうえで守るべきルールです。 たとえば、文書の種類ごとに保存期間を1年や5年と定めたり、“重要文書はキャビネットではなく書庫に保管する”というように保管場所を指定したりと、文書の管理に関するルールを統一させます。 このように、社内文書を管理するうえで統一ルールを設けておくことで、円滑な情報共有や機密情報の漏えい防止につながるのです。 文書管理のルールを決める目的 文書管理におけるルールを決める目的として、以下の3つが挙げられます。 業務を効率化するため 文書が整理されていないと、探し出すのに手間がかかり業務が滞る原因となります。したがって、文書の管理方法を社内で統一して、情報の保存場所を明確にする必要があるのです。 ナレッジを活用するため 文書を社内共通で管理する仕組みがないと、ナレッジ（知識・情報）の属人化につながります。したがって、ナレッジを共有して業務の生産性を高めるためにも、自社の文書管理のルールを統一しましょう。 紛失などのリスクを軽減するため 文書が保管されている場所を把握しづらい状態では、重要な書類を誤って廃棄したり紛失したりする可能性が高いです。したがって、書類の保存場所や保存期間が明確に分かるように管理しましょう。 このように、文書管理のルールを決めればさまざまなトラブルを防止できるため、すべての企業に求められるアクションなのです。 文書管理規程に必要な項目 文書管理規程に記載すべき基本項目として、以下の5つが挙げられます。 文書の定義：どの種類の文書を管理対象に含めるか記載します。 担当者：文書を管理する社員や部署を記載します。 禁止事項・罰則：文書管理の禁止事項と、違反した場合の罰則を記載します。 文書の管理方法：文書の保存場所や期間、廃棄ルールを記載します。 文書のアクセス権：セキュリティ等の観点から、文書のアクセス権を記載します。 以上の項目を規程に含め、必要な情報に抜け漏れのないルールを策定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理規程・ルールの作り方 ここでは、文書管理におけるルールの作り方を解説します。以下の3ステップを参考に、適切なルール作りを進めましょう。 ステップ1｜文書を種類分けする はじめに、文書の種類分けをしましょう。 たとえば、「報告書」や「契約書」といった種類ごとに分類したり、社内機密や社員情報などの重要な書類を「重要」、プロジェクト管理などの書類を「一般書類」というように重要度で分類したりします。 このように、文書を種類や重要度によって分類することで、部署への割り当てや権限範囲の設定をして管理しやすくなるのです。また、文書を整理する際は、不要な書類の処分も合わせて検討しましょう。 ステップ2｜文書を管理する方法を決める 次に、文書を管理する方法を決めます。 文書の管理方法は、「紙文書をフォルダにまとめる」アナログな方法と、「電子文書を共有サーバーで管理する」「ITツールで管理する」といったデジタルな方法があります。結論、おすすめする管理方法は「ITツール」一択です。 なぜなら、紙の管理は紛失のリスクや保管場所の確保といったデメリットがあるからです。また、共有サーバーはアクセス性が悪く情報が散在しやすいため、場所を気にせずスマホから簡単に情報を検索・管理できる「ナレカン」のようなITツールを使いましょう。 ステップ3｜文書管理のライフサイクルごとにルールを作成する 最後に、「文書の6つのライフサイクル」ごとにルールを作成しましょう。文書のライフサイクルとは、文書が作成されてから廃棄されるまでの以下のプロセスを指します。 ＜段階＞ ＜詳細＞ 発生 社内で文書を作成したり、社外からメールで文書を受け取ったりする段階です。 伝達 個人で管理している文書を、他のメンバーへ共有する段階です。 活用 文書が作成された目的に沿って活用される段階です。 保管 使用頻度が高い重要な文書を、すぐに取り出せるように保管する段階です。 保存 使用頻度が低い文書を、目立たない場所に格納する段階です。 廃棄 保存期間が終了したり、用途が無くなったりして、文書が廃棄される段階です。 このように、文書にはライフサイクルがあるため、それぞれの段階に求められるアクションを正しく理解したうえでルールを設定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】社内の文書管理を効率化する方法とは 以下では、社内の文書管理を効率化する方法をご紹介します。 文書管理のルールを決めたにもかかわらず、上手く管理できない原因として「管理に手間がかかること」が挙げられます。たとえば、紙とデジタルの文書が混在していると、管理方法を分ける必要があるほか、「どこに何の情報があるのか」を把握しづらいです。 したがって、社内の文書は「あらゆる情報を管理・共有できるITツール」を使って一元管理しましょう。ただし、大企業では取り扱う文書が多く散在しやすいため、「検索性に優れたツール」を導入すべきです。 結論、自社の文書管理には、誰でも簡単に社内のあらゆる情報を管理・共有でき、超高精度の検索機能で必要な情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 ナレカンは、「記事」に文字やファイルを残せるほか、ファイル添付するとAIが自動で内容を記事化する機能があり、文書の中身をナレッジとして活用できます。また、「キーワード検索」やAIを使った「自然言語検索」によって目的の情報がすぐに見つかるのです。 最も簡単に社内情報を管理・共有できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理規程・ルールの運用ポイント ここでは、文書管理規程・ルールの運用ポイントをご紹介します。以下の2つのポイントを踏まえて、文書管理により役立つ規程を作成しましょう。 （1）社内に周知する 1つ目のポイントは、作成した文書管理規程を社内に周知することです。 文書管理規程は作って終わりではなく、社員がきちんとルールを認識できるように共有しなければなりません。したがって、規程を定めたらすみやかに社内に周知しましょう。 ただし、紙で規程を作成すると共有時にコピーする手間がかかるうえ、オフィスから離れているときに閲覧できません。そこで、「ナレカン」のようなクラウド型の情報管理ツールを使うと、スマホやPCから場所を問わずルールを確認できます。 （2）定期的にメンテナンスする 2つ目のポイントは、ルールが適切に運用されているか定期的にメンテナンスすることです。 文書管理規程を作成する目的は、社員がルールを順守して円滑に文書を管理することです。そのため、「一部の社員しかルールに従っていない」「定めたルールが複雑で業務効率が下がっている」といった状況は避けなければなりません。 したがって、策定したルールが守られているかを確認したり、必要に応じて項目を追加・削除したりして、運用が失敗する事態を防ぎましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理ルールの作り方やポイントまとめ ここまで、文書管理ルールの作り方やポイントを中心に解説しました。 自社の文書を適切に管理するには、ルールを決めて社内に周知する必要があります。しかし、ルールを定めても、そもそもの管理方法に手間がかかり、必要な情報がすぐに見つからない状態では業務をスムーズに進められません。 そのため、これからの文書管理には「社内情報を見やすく一元管理でき、検索性に優れたツール」が必要になります。ただし、多機能なツールはITに不慣れな社員が使いこなせないので、「シンプルな操作性のツール」を選びましょう。 結論、自社の文書管理には、誰でも簡単に情報管理でき、超高精度の検索機能が備わったツール「ナレカン」が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、効率的な文書管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【初心者向け】文書管理台帳とは？作り方や注意点まで解説！ 文書管理マニュアルの作り方！ポイントや規程との違いも解説 文書管理とワークフローの違いとは？おすすめのシステム3選も紹介 「決裁」とは？「承認」との違いや決裁の流れを解説！

メンバーに仕事を依頼したり、社外の取引先に業務を委託したりするときに「指示書」があれば、業務内容が明らかになり作業をスムーズに進められます。そのため、業種や業界を問わず、多くの場面で指示書の作成が求められるのです。 しかし、「指示書をどのようにして、書けばいいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、わかりやすい指示書の書き方やポイントを中心にご紹介します。 フォーマットや例文を参考にして、指示書を作成したい 相手に伝わる指示書を書くためのポイントを確認したい 指示書を簡単に共有・管理できる方法があれば知りたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、指示書の作り方が分かるうえ、作成後の適切な共有・管理方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 指示書とは1.1 「指示書」と「依頼書」の違い1.2 主な指示書の種類1.3 指示書のフォーマット・構成2 【例文あり】わかりやすい指示書の書き方3 相手に伝わる指示書を作成するときのポイント3点3.1 （1）簡潔に記載する3.2 （2）記載する順番を工夫する3.3 （3）テンプレートを活用する4 【必見】社内の指示書の共有・管理を効率化するツール4.1 誰でも簡単に指示書を作成・共有・管理できる「ナレカン」5 無料｜指示書の作成におすすめのExcelテンプレート5.1 作業・業務指示書のテンプレート5.2 製造指示書のテンプレート6 指示書の作り方やポイントまとめ 指示書とは 指示書とは、業務における指示内容をまとめた書類です。以下では、依頼書との違い、指示書の種類やフォーマットを解説します。 「指示書」と「依頼書」の違い 指示書と依頼書の違いは「作成者と提出先の関係性」にあります。 指示書は、社外の取引先や個人に業務を委託するときに加え、社内で上司が部下に業務を指示するときに作成されます。一方、依頼書は、社内外のあらゆる相手を提出対象とするため、部下から上司に向けて作成するケースもあるのです。 このように、指示書と依頼書には大きな違いがないものの、作成する場面に応じて適切なものを選ぶ必要があります。 主な指示書の種類 指示書は、内容によって種類が異なります。そこで、指示書の主な種類を5つご紹介します。 作業指示書 作業指示書とは、業務指示書とも呼ばれ、多くの会社で一般的に使用される指示書です。基本的には、業務の内容や作業手順や担当者を記載しますが、誰が読んでも理解できるように記載するのがポイントです。 製造指示書 製造指示書とは、製品ごとの製造作業の手順や工程を記載した指示書で、製造作業をスムーズに行うために作成されます。企業によっては、製造個数や作業に必要な道具も記載します。 加工指示書 加工指示書とは、製造プロセスの中で特定の作業に特化した指示書です。例えば、金属の溶接作業での、手順や必要な道具を記載します。 工事指示書 工事指示書は、建設業でよく使われ、工事の作業内容や手順、使う資材、注意点が記載されています。不良施工を防ぐためにも使う資材の情報を詳しく記載する必要があります。 業務改善指示書 業務改善指示書とは、社内業務を改善するための目標や施策が記載された指示書です。この指示書を書くには、問題点の把握や原因の分析が重要です。 このように、指示書は製造業や建設業と幅広く必要とされ、記載内容によって種類が異なります。また、記載内容は企業に合わせて変えていく必要があります。 指示書のフォーマット・構成 指示書の基本的なフォーマット・構成は以下の通りです。 ＜項目＞ ＜詳細＞ （1）発行日 指示書を発行した日付を記載します。過去の指示書を振り返るときに必須の情報です。 （2）発行先 指示書の宛先を記載します。部署や社員名などを具体的にしましょう。 （3）作成者 指示書の作成者を記載します。社外向けの場合は連絡先も載せましょう。 （4）指示内容 指示したい作業内容を記載します。はじめに概要を記しておくと分かりやすいです。 （5）作業期間 具体的な作業期間を記載します。計画的に作業を進めるうえで重要な項目です。 （6）備考 指示に関する備考を記載します。注意事項を明らかにすると、よくあるミスを未然に防げます。 上記のほかにも、「作業場所」や「参考資料」の項目を適宜追加しましょう。具体的な情報を記載することで、読み手が作業を進めやすくなるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】わかりやすい指示書の書き方 以下は、”分かりやすい”と評価される指示書のお手本です。以下の書き方を参考にすると、初心者の方でも簡単に指示書を作れるのです。 令和6年10月6日 社員各位 総務部長 山田 太郎 経費削減について 令和6年11月1日より、社内経費削減月間とし、以下のように詳細が決定いたしましたので、各位経費削減にご協力いただきますようお願い申し上げます。 記 1.　交通費について  （1）定期は半年単位で購入すること。  （2）営業活動では、公共交通機関を利用すること。 2.　事務について  （1）会食等で経費が必要な場合は、各部署の部長へ事前に申請すること。  （2）事務機器などの発注は事前申請を受けたうえで、総務での一括発注とする。 3.　通信について  （1）バイク便やメール便は原則利用しないこと。  （2）支社間の連絡は内線を使用すること。 以上 指示書を書くうえでは、読み手に正確な情報が伝わるよう、簡潔にまとめることを意識しましょう。例えば、以上の例文のように指示内容を箇条書きにしたり、字下げを活用したりすると視覚的に分かりやすい指示書を作れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 相手に伝わる指示書を作成するときのポイント3点 ここでは、指示書の作成ポイントを3つご紹介します。伝わりやすい指示書を作成し、作業を計画通り実行してもらうために以下のポイントに注意しましょう。 （1）簡潔に記載する 1つ目のポイントは、簡潔に記載することです。 内容が曖昧だったり文章が冗長だったりすると、理解するのに時間がかかるうえ、読み手が内容を正確に把握できない可能性があります。結果として、作業者が認識を誤ってしまい、指示通りに作業を進められない事態につながるのです。 したがって、読み手が円滑に作業を進められるように、図表や画像を添付するなどして、指示書は誰が見ても分かるように簡潔にまとめましょう。 （2）記載する順番を工夫する 2つ目のポイントは、記載する情報の順番を工夫する。 指示書は作業者に正確に作業を行ってもらうための書類です。もし記載している情報の順番が適切でないと、作業が中断したり、人によって進め方が変わったりして、業務の効率が下がってしまう恐れがあります。 そこで、読み手に正しく作業を行ってもらうために、はじめに注意事項を記載したり、作業手順に連番を振ったりと工夫が必要です。 （3）テンプレートを活用する 3つ目のポイントは、テンプレートを活用することです。 テンプレートを使うと、項目を一から記載する手間を省けるうえ、「何を書くべきか分からない」という方でも簡単に指示書を作成できます。さらに、社内で共通のテンプレートを使えば、フォーマットが統一されて読み手が内容を理解しやすくなるのです。 したがって、指示書を作るときは、「ナレカン」のようなテンプレート機能が備わったツールを導入し、あらかじめ社内でテンプレートを用意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】社内の指示書の共有・管理を効率化するツール 以下では、指示書の共有・管理を効率化するツールをご紹介します。 紙やExcelで作成した指示書は、共有に手間がかかるうえ、スマホやタブレットから気軽に内容を確認できません。そのため、現場社員が指示書を読まないまま作業を進めてしまう可能性があります。 したがって、「あらゆるデバイスに対応して簡単に指示書を確認できる情報共有ツール」を使って、指示書をスムーズに共有しましょう。ただし、チャットでは情報が流れてしまい伝達漏れを防げないので「情報が流れることなくできるか」が重要です。 結論、指示書の共有・管理を効率化するには、あらゆるデバイスから、簡単に指示書を確認できる情報管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に指示書を作成すると、任意のメンバーへ瞬時に共有されるうえ、種類別に「フォルダ」を分けて整理できます。また、平均0.2秒の「スピード性」やヒット率100％の「正確性」を備えた検索機能によって、必要な情報がすぐに見つかります。 誰でも簡単に指示書を作成・共有・管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンの機能紹介 ナレカンの主な機能である「作成機能」「共有機能」「管理機能」について説明します。 ＜指示書作成機能＞ ナレカンの「記事」には、テキスト情報だけでなくファイルや画像・動画を残せます。そのため、視覚的に分かりやすい指示書を作成でき、依頼した作業を正確に伝えられます。 ＜指示書共有機能＞ ナレカンで作成した指示書はリアルタイムでメンバーに共有されます。また、記事に紐づいた「コメント機能」が備わっているため、情報が入り乱れることなく、メンバーとやり取りできます。 ＜指示書管理機能＞ ナレカンで作成した指示書は、「フォルダ」で種類ごとに整理できます。また、生成AIを活用した「自然言語検索」を活用することによって、検索スキルに依存せず、誰でも簡単に目的の情報にアクセス可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料｜指示書の作成におすすめのExcelテンプレート 以下では、指示書に使えるExcelの無料テンプレートを2つご紹介します。テンプレートごとに項目やフォーマットは異なるので、用途に合わせて適切なものを選びましょう。 作業・業務指示書のテンプレート こちらは、フリーテンプレートが提供する作業・業務指示書のテンプレートです。 製品ごとの作業手順を記載する指示書で、主に工場などで活用できます。また、必要な器具を記入する欄もあるので、読み手が作業に取り組みやすいです。 「作業指示書のテンプレート」の詳細はこちら 製造指示書のテンプレート こちらは、テンプレートの無料ダウンロードが提供する製造指示書のテンプレートです。 注文を受けた製品の「品名」「数量」「受注先」「納品日」などを詳細に記載して、現場の社員に製造を指示できます。また、項目は自由にカスタマイズ可能なので、製造業以外の場面でも使えるのです。 「製造指示書のテンプレート」の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 指示書の作り方やポイントまとめ ここまで、指示書の書き方やポイントを中心にご紹介しました。 指示書は作成して終わりではなく、内容を周知する必要があります。しかし、WordやExcelのファイルでは共有されてもチャットやメールで流れたり、どこに保存されているのか分からなくなったりするデメリットがあるのです。 そこで、「共有した指示書が流れずに蓄積されるツール」を使うと、作成後も適切に管理できるようになります。ただし、多くの指示書の管理は煩雑になりやすいので、「フォルダや高精度な検索機能を備えたツール」を選びましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、指示書の作成・共有・管理を一元化でき、検索性に優れたツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、指示書の作成から管理までを効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作業指示書とは？必要な項目や書き方、無料テンプレート5選を紹介 【テンプレートあり】社外向けの外注指示書・作業依頼書の書き方やコツを解説！ 作業指示書を見ない人の傾向や見てもらうための対策とは 【テンプレート5選】従業員の業務改善指導書や注意書の書き方を解説 【製造業必見】工場の作業指示書を電子化するメリットとアプリを紹介

業務に関する書類は、機密情報を保護しつつすぐに確認できるように適切な管理が求められます。とくに、近年ではテレワークの普及やペーパーレス化の推進に伴って「クラウド型の文書管理」に注目が集まっています。 しかし、「そもそもクラウド型システムがよくわからない」「ITツールは難しい印象があり、導入に踏み切れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのクラウド型文書管理システム5選や選定ポイントを中心にご紹介します。 文書管理システムの選び方のポイントを知りたい 各文書管理システムの価格や機能を比較検討したい 社内文書を一元管理できる簡単なツールを探している という担当者の方は今回の記事を参考にすると、文書を簡単に整理できる、自社に合ったクラウドサービスが分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 文書管理システムの種類1.1 クラウド型1.2 オンプレミス型2 ＜無料あり＞おすすめのクラウド型文書管理システム5選2.1 【ナレカン】簡単に膨大な文書を一元管理できる文書管理システム2.2 【Stock】非IT企業でも簡単に使いこなせる無料のクラウドシステム2.3 【楽々Document Plus】検索性が高い文書管理システム2.4 【Documal SaaS】文書を一元管理できる富士通の文書管理クラウド2.5 【Box】個人でも使えるフリーの文書管理システム3 ＜比較表＞おすすめのクラウド型文書管理システム5選4 クラウドで文書管理をする3つのメリット4.1 （1）時間や場所を問わずに利用できる4.2 （2）低コストで導入できる4.3 （3）容量不足をすぐに補える5 クラウドで文書管理する3つのデメリット5.1 （1）導入に時間がかかる可能性がある5.2 （2）多機能なシステムは使いこなせない可能性がある5.3 （3）運用ルールの作成が必要6 クラウド型文書管理システムの選定ポイント4選6.1 （1）必要な機能が過不足なく搭載されているか6.2 （2）自社のセキュリティ基準を満たしているか6.3 （3）シンプルな操作性か6.4 （4）あらゆるデバイスに対応しているか7 クラウド型文書管理システムの選び方まとめ 文書管理システムの種類 以下では、文書管理システムの種類について解説します。文書管理システムはクラウド型とオンプレミス型の2つに分けられます。 クラウド型 クラウド型とは、オンライン上でサービスが利用できる形態のことです。 インターネットを介してサービスを利用するので、マルチデバイス対応であればスマホやタブレットで外出先からでもアクセスできます。また、一部のツールにはアクセス制限や２段階認証など、セキュリティを考慮した機能が搭載されているので安心です。 このように自社でサーバーを用意する必要がないため、文書管理のコストを抑えたい企業向けだと言えます。 オンプレミス型 オンプレミス型とは、社内にサーバーを構築して自社だけで運用する形態のことです。 クラウド型よりもセキュリティが強固なものが多く、自社独自のシステムを構築できるというメリットがあります。 自由にカスタマイズができるので多様な用途で運用する大規模な組織や、頻繁に機能の追加・変更をしたい組織向けだと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜無料あり＞おすすめのクラウド型文書管理システム5選 以下では、クラウド型文書管理システム5選をご紹介します。 クラウド型文書管理システムは、社内の文書を一元管理できるものの、機能が複雑ではスムーズに使いこなせなかったり、文書のワークフローがわかりづらかったりする恐れがあります。そのため、ツール選定には「誰でも簡単に運用できること」が大切です。 しかし、管理ができてもすぐに目的の情報が探せなければ、作成した文書が無駄になってしまいます。したがって、文書の作成から管理、共有までを一元化でき「検索性にも優れたツール」が必要です。 結論、自社が導入すべきクラウド型文書管理システムは、社内の文書を一元管理できるうえ、必要な文書に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、画像やテキストを使った文書を簡単に作成できるほか、「承認フロー」を設定すれば、文書の申請～承認までの流れもすべて把握できます。また、「ヒット率100％」の高精度検索で欲しい情報をすぐに取り出せるため、保存すべき文書が多くても探す手間がかかりません。 【ナレカン】簡単に膨大な文書を一元管理できる文書管理システム 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】非IT企業でも簡単に使いこなせる無料のクラウドシステム 「Stock」は、非IT企業の65歳の方でも直感的に使いこなせる文書管理システムです。 Stockは「ノート」に直接書き込んで文書を作成できるうえ、変更した内容はリアルタイムで共有可能です。また、カテゴリごとに「フォルダ」で整理でき、古い文書は「アーカイブ機能」によって容量を抑えて保存できるので、情報を整理するのに最適です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【楽々Document Plus】検索性が高い文書管理システム ＜楽々Document Plusの特徴＞ ワークフロー機能 文書の「登録・申請→承認→決済」のワークフローを設定できます。 ISO文書管理のための機能 ISO文書管理に適した機能が多く搭載されています。 ＜楽々Document Plusの機能・使用感＞ 文書登録 複数の書類データをひとつの文書としてまとめて管理することが可能です。文書はWord・Excel・PowerPoint・PDFと異なる種別であってもまとめられるので、さまざまな電子データファイルを扱う場合に便利です。 ワークフロー 文書を登録し、楽々Document Plus上で承認状況を確認できます。 ＜楽々Document Plusの注意点＞ 高いITリテラシーが求められる 高度な機能が搭載されており、さらに自由度も高いので使いこなすには高いITリテラシーが必要です。 文書検索に改善が必要 利用しているユーザーからは「文書検索に社内文書の全文検索だけでなく、キーワードによるBigdataとの連携も考慮してほしい。」という声が挙がっています。（参考：ITトレンド） ＜楽々Document Plusの料金体系＞ 楽々Document Plusには、オンプレミス型とクラウド型があります。自社のITリテラシーや規模感にあったプランを選びましょう。 オンプレミス型：150万円(税抜)～（詳細は問い合わせが必要です） クラウド型：初期費用300,000円(税抜)＋90,000円(税抜)/100ユーザー/月 楽々Document Plusの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Documal SaaS】文書を一元管理できる富士通の文書管理クラウド ＜Documal SaaSの特徴＞ 履歴が記録される 閲覧、承認などすべての履歴がシステム上に記録されます。 社外とのやりとりも可能 取引先やサプライヤと文書の共有ができるので、連携がスムーズになります。 ＜Documal SaaSの機能・使用感＞ ドキュメント管理 ドキュメントの改定・閲覧・承認の履歴がすべて残る仕様になっています。また、電子帳簿保存法にも対応している点もメリットです。 アクセス設定 文書やフォルダへのアクセス権を柔軟に設定できます。 ＜Documal SaaSの注意点＞ 導入費用が必須 導入の初期費用として少なくとも330,000円が必要となるため、導入費用を抑えたい場合には合わないと言えます。 ファイルを開かないと内容が分からない 口コミでは「一覧から目的の資料を見つけるには、ファイルを開いて確認しなくてはならない」点に対する改善要望が寄せられています。（参考：ITトレンド） ＜Documal SaaSの料金体系＞ 料金の詳細は問い合わせが必要です。 Documal SaaSの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Box】個人でも使えるフリーの文書管理システム ＜Boxの特徴＞ 安全性が高い Boxには「ユーザー権限設定」や「二段階認証機能」などが備わっているためビジネスの現場でも安全に利用可能です。 ストレージ容量が大きい 無料プランでは10GBまで、有料プランでは容量無制限で利用することができます。 ＜Boxの機能・使用感＞ ファイル管理 フォルダを作成して、そのなかにファイルを格納・共有する基本機能です。 Box AI機能 AI機能を活用すれば、Boxで管理しているファイルの要約や翻訳ができるほか、「議題のテンプレート」「メールによるお知らせ」など、コンテンツのアイデアを作成も可能です。ただし、「Enterprise」プランのみでの利用になるので注意しましょう。 ＜Boxの注意点＞ スマホだと使いづらい ユーザーからは、「スマホ版の仕様をもう少しアップさせて欲しいです。」という意見もあります。（参考：ITreview） 検索性が乏しい 利用しているユーザーからは「検索が何とも不自由。フォルダの指定や広範囲にわたって自由に検索できるのは良いのですが、似通ったものや関連性の在りそうなものを勝手に検索結果に入れてくるので、欲しい物だけに絞り込めない。」という声が挙がっています。（参考：ITreview） ＜Boxの料金体系＞ 以下は、個人・チーム向けプランになります。 Individual：無料（個人向け） Personal Pro：1,390.40円/ユーザー/月（個人向け） Business Starter：636.9円/ユーザー/月（ビジネスチーム向け） 以下は、法人向けプランになります。 Business：2,084.50円/ユーザー/月 Business Plus：3,473.80円/ユーザー/月 Enterprise：4,864.20円/ユーザー/月 Enterprise Plus：要問合せ Boxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞おすすめのクラウド型文書管理システム5選 こちらは、クラウド型文書管理システムの比較表です。ご紹介したツールのなかから、自社に最適なツールを選定しましょう。（右スクロールできます） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 楽々Document Plus Documal SaaS Box 特徴 簡単に膨大な文書を一元管理できる文書管理システム 非IT企業でも簡単に使いこなせる無料のクラウドシステム 検索性が高い文書管理システム 文書を一元管理できる富士通の文書管理クラウド 個人でも使えるフリーの文書管理システム シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【×】 承認フロー 【〇】 【×】 【〇】 【〇】 【〇】＊Businessプランから 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 高いITリテラシーが求められる 初期費用が高い 検索性が乏しい 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 要問合せ 要問合せ ・無料プランあり ・有料プランは636.9円/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「楽々Document Plus」の詳細はこちら 「Documal SaaS」の詳細はこちら 「Box」の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドで文書管理をする3つのメリット 以下では、クラウドで文書管理をする3つのメリットをご紹介します。以下のメリットより、クラウド型はオンプレミス型に比べ、中小企業の文書管理に適していると言えます。 （1）時間や場所を問わずに利用できる 1つ目のメリットは、時間や場所を問わずに利用できる点です。 クラウド型は、インターネット環境下であればいつでも利用できます。そのため、オフィス内のファイルから文書を探したり、社内サーバーを経由してアクセスしたりする必要はありません。 さらに、マルチデバイス対応のツールであれば、スマホやタブレットからも利用できます。そのため、外回りが多い営業担当者でも効率的に文書にアクセスできるうえ、テレワークにも最適です。 （2）低コストで導入できる 2つ目のメリットは、オンプレミス型よりも安価に運用できる点です。 オンプレミス型の場合はサーバー・ソフトウェアの購入費用やシステムを構築する手間がかかります。また、自社にシステム構築ができる担当者がいない場合、そもそも運用を始められずに費用だけがかさむ結果になるのです。 一方、クラウド型は、システムの構築に時間がかからないほか、「ナレカン」のように専属担当者による手厚いサポートを受けながら導入を進めることができます。そのため、オンプレミス型に比べて、金銭的・時間的コストを押さえられるのです。 （3）容量不足をすぐに補える 3つ目のメリットは、容量不足をすぐに補える点です。 オンプレミス型で容量を増やすにはシステムを拡張し直したり、サーバーを新しくしたりする必要があるので、多くの時間と費用がかかります。 一方、クラウド型であれば、容量の追加購入やプランのアップデートだけで容量不足を補えます。そのため、プラン変更を見据えて最初は安いプランを契約するという選択肢もあるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドで文書管理する3つのデメリット 以下では、クラウドで文書管理する3つのデメリットを解説します。これらのデメリットを解消しやすいシステムを選択することで、運用に失敗するリスクを軽減できます。 （1）導入に時間がかかる可能性がある 1つ目のデメリットは、紙で文書管理していた場合、導入に時間がかかる可能性があることです。 たとえば、紙で管理している文書が多い企業では、既存の文書を電子化する工数がかかります。そのため、文書管理の電子化を円滑に進めるためにも、あらかじめ優先して電子化すべき文書を明確にしましょう。 とくに、可視性の求められる契約書や何度も利用する可能性がある資料などは、ほかの文書よりも優先して電子化すると、スムーズに文書管理システムの運用を開始できます。 （2）多機能なシステムは使いこなせない可能性がある 2つ目のデメリットは、多機能なシステムの場合、社員が上手く操作できない可能性がある点です。 多機能なシステムは一見便利そうですが、使いこなすためには高度なITリテラシーが要求されます。そのため、デジタルに詳しくない社員はシステムを上手く使いこなせず、社内で運用が浸透しない可能性があります。 したがって、必ずしも多機能なシステムを選ぶのではなく、自社に必要な機能を洗い出したうえで、過不足のないシステムを導入するようにしましょう。 （3）運用ルールの作成が必要 3つ目のデメリットは、事前に運用ルールを作成しなければならない点です。 たとえば、ルールを設けていない場合「文書を更新する場合に古い文書はどうするのか」や「ファイル名やフォーマットはどのようにすべきか」などの問題が発生します。 したがって、「半年ペースで文書を更新する」「勝手に文書が増えないように権限を設定する」などの運用ルールを設けましょう。また、「ナレカン」のように文書の種類に応じて、テンプレートを登録しておけるツールであれば、形式のばらつきもなくせます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型文書管理システムの選定ポイント4選 以下では、自社に合うクラウド型文書管理システムの選び方を解説します。導入が成功につながるように、ポイントを押さえて選定しましょう。 （1）必要な機能が過不足なく搭載されているか 1つ目のポイントは、必要な機能が過不足なく搭載されているかです。 文書管理システムは多機能であればあるほど、料金も高くなります。そのため、使わない機能が多いサービスを導入すると、無駄な料金コストがかかってしまうのです。 たとえば、「ワークフロー」や「外部ツールとの連携」などの高度な機能を多数搭載するサービスがありますが、明確な理由がなく導入すると、導入目的と合わずに結局使わない事態になりかねません。 したがって、自社で必要な機能を絞り込み、該当の機能を過不足なく備えた文書管理システムを導入しましょう。 （2）自社のセキュリティ基準を満たしているか 2つ目のポイントは、導入する文書管理システムが、自社のセキュリティ基準を満たしているかです。 文書のなかには顧客情報や機密情報も含まれているため、セキュリティの高いものを選ばなければなりません。セキュリティに関する機能が適切でなければ、情報漏えいのリスクが高まってしまうからです。 たとえば、セキュリティに関する機能として「文書へのアクセス権限は設定できるか」「多要素認証が搭載されているか」「情報は暗号化されるか」などが備わっているかを確認する必要があります。 また、国際基準のセキュリティ資格を有した文書管理システムであれば、安心して運用できます。そのため、セキュリティ資格の有無についても事前にチェックすべきです。 （3）シンプルな操作性か 3つ目のポイントは、文書管理システムを簡単に操作できるかどうかです。 たとえば、画面の切り替え操作が多かったり、機能が複雑だったりすると、個人のITリテラシーにばらつきがある場合に使い方が浸透せず、教育コストがかかってしまいます。 そこで、「ナレカン」のようにシンプルな操作でストレスなく利用できるシステムを導入すれば、誰でも簡単に使いこなせます。 （4）あらゆるデバイスに対応しているか 最後に、あらゆるデバイスに対応しているかも必ず確認しておきましょう。 スマホやタブレットにも対応しているシステムを導入すれば、在宅勤務時や移動時間にも簡単に社内の資料にアクセスできます。 たとえば、外出先で急遽資料を編集しなければならない場合、PCを持ち歩いていないと一度帰社しなければならず、業務効率が悪いです。したがって、マルチデバイス対応で、どの端末でもストレスなく使えるサービスを選択しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウド型文書管理システムの選び方まとめ ここまで、おすすめのクラウド型文書管理システムを紹介してきました。 オンライン上のサービスを利用するクラウド型の文書管理システムは、自社でシステムを構築するオンプレミス型に比べて低コストで導入したり、時間や場所を問わずに利用したりできるメリットがあります。 しかし、誰でも簡単に作成した文書を素早く共有し、共有した文書を適切に管理できるツールでなければ、社内全体で運用できる体制をつくれません。 したがって、自社の文書管理には、社内の文書を一元管理できるうえ、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、文書管理の仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【2025年版】おすすめのドキュメント・文書管理ツールTOP7

ドキュメント管理は、仕事の基盤となる重要な要素のひとつです。適切なドキュメント管理ができなければ、あらゆる社内情報を上手く活用できず、機会損失を招きかねません。 そのため、昨今では、社内に分散するドキュメント（情報）を一元管理できる「ドキュメント管理ツール」を導入する企業が増えているのです。しかし、「結局、どのツールを導入すれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのドキュメント管理ツールTOP7を中心にご紹介します。 書類やファイルの管理が煩雑化して困っている おすすめのドキュメント管理ツールをランキング形式で知りたい 自社に適切なドキュメント管理ツールを比較検討したい という方はこの記事を参考にすると、自社に合ったドキュメント管理ツールが分かり、簡単・安全に文書を管理できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ドキュメント（書類・文書）管理ツールとは1.1 ドキュメント管理ツールの概要1.2 ドキュメント管理ツールの目的1.3 ドキュメント管理ツールのタイプ2 ドキュメント管理の3つの課題2.1 （1）業務効率が悪い2.2 （2）セキュリティ対策が不十分2.3 （3）社内におけるデータ共有が非効率3 ドキュメント管理ツールの5つの選定ポイント3.1 （1）検索がしやすいか3.2 （2）強固なセキュリティがあるか3.3 （3）文書をフォルダで分けられるか3.4 （4）コメント機能と紐づけられるか3.5 （5）誰でも簡単に使いこなせるか4 無料あり｜おすすめのドキュメント管理ツールランキングTOP74.1 1位【ナレカン】大企業の文書・書類管理を最適化するツール4.2 2位【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に文書管理できるツール4.3 3位【Evernote】個人利用におすすめのツール4.4 4位【Dropbox】管理者権限が豊富な文書管理システム4.5 5位【Notion】自由自在にデータ管理可能なツール4.6 6位【Qiita:Team】外部アプリとの連携が豊富なツール4.7 7位【DocBase】Markdown記法に対応するツール5 おすすめのドキュメント（書類・文書）管理ツールの比較表6 ドキュメント管理ツールのメリット7 ドキュメント管理ツールのデメリット8 簡単に使えるドキュメント（書類・文書）管理ツールまとめ ドキュメント（書類・文書）管理ツールとは 以下では、ドキュメント管理ツールの概要や必要性、タイプを解説します。ドキュメント管理ツールの特徴や必要性を確認して、具体的な運用イメージを持ちましょう。 ドキュメント管理ツールの概要 ドキュメント管理ツールとは、議事録や顧客カルテ、企画書などの社内文書を一元管理するツールです。 ドキュメント管理ツールがあれば、これまでキャビネットやサーバーで管理されていた社内文書をまとめて、時間や場所を問わずにアクセスできる仕組みをつくれます。 そのため、”管理する情報量が多い大企業”や”アナログでの管理が主流の非IT企業”でも、導入を検討するケースが増えているなど、現在注目されているツールなのです。 ドキュメント管理ツールの目的 ドキュメント管理ツールを導入する目的には、以下の5つがあります。 必要なタイミングで、欲しい文書にアクセスするため ドキュメントをメンバー間で共有しやすくするため 高いセキュリティで文書を保護するため 検索機能によって資料を探す手間を省くため ペーパーレス化で印刷や管理にかかる経費を削減するため 以上のように、「ドキュメント管理はしているが、社内で活用されていない」「目的の文書がどこに保存されているか分からない」などの課題を解消するのがドキュメント管理ツールです。 ドキュメント管理ツールのタイプ ドキュメント管理ツールは、大きく以下の3タイプに分けられます。 情報管理に特化したタイプ 「フォルダ機能」や「検索機能」など、ドキュメント管理ツールに必要な基本機能を過不足なく備えたタイプです。 ワークフロー機能があるタイプ 文書管理だけでなく、稟議を通したり申請作業をしたりする場合におすすめのタイプです。 無料で使えるタイプ 最低限の機能のみを使いたい場合や、コストをかけずに使い勝手を試したい場合におすすめのタイプです。 以上のように、ツールのタイプによって特徴や対象となる組織は異なるので「自社の課題解決に直結するか」を軸に選ぶことが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ドキュメント管理の3つの課題 適切な方法でドキュメント管理ができていなければ、以下3つの課題に直面する事態が懸念されます。そこで以下では、予想される課題とそれぞれの解消方法を、解説します。 （1）業務効率が悪い ドキュメント管理における1つ目の課題は、業務効率が悪い点です。 たとえば、Wordのようにファイル形式では、フォルダが増えて複雑になるので、目的のドキュメントがすぐに見つかりません。とくに、ビジネスマンは「何かしらの資料を1日約20分も探しており、年間で約80時間のロスが生じている」と言われるほど、作業の無駄が多いのです。 「探す」という行為は業務時間を圧迫するだけでなく、急いでいる場面で心理的なストレスにもなってしまいます。そのため、必要なタイミングですぐに目的の情報へアクセスできるツールが必須です。 参考：【書類整理】あなたのオフィス、書類山積みになっていませんか？” （2）セキュリティ対策が不十分 ドキュメント管理の2つ目の課題は、セキュリティ対策が不十分である点です。 紙のドキュメント管理はセキュリティリスクが大きく、紛失や盗難の危険があります。一方、ドキュメント管理ツールには2段階認証などのセキュリティが備わっている場合が多く、安全な環境で文書管理ができるのです。 ほかにも、任意のメンバーのみが閲覧できる「アクセス権限の付与」や、データを勝手にダウンロードされるのを防ぐ「ファイルダウンロードの禁止」もあれば、強固なセキュリティを保てます。 （3）社内におけるデータ共有が非効率 ドキュメント管理の3つ目の課題は、社内におけるデータ共有が非効率になる点です。 ドキュメントを個人で管理していると、社内で共有するたびにメールやチャットで送信する必要があり面倒です。また、メールやチャットで共有されたドキュメントは、ほかのメッセージで埋もれたり流れたりするので、あとからすぐに振り返れません。 そのため、大切なドキュメントを簡単に見つけられるように、振り返りのしやすい「ナレッジ」として蓄積する仕組みをつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ドキュメント管理ツールの5つの選定ポイント 以下では、ドキュメント管理ツールの選定ポイントを5つ解説します。「有名なツールだから」「大手企業も導入しているから」などの安直な理由でツールを選ぶと、自社の環境に合わない可能性があるので注意しましょう。 （1）検索がしやすいか はじめに、簡単に検索ができるかをチェックしましょう。 目的のドキュメントを探すには「検索機能」が必須ですが、コマンド（演算子）を組み合わせなければ、見つけられないツールもあります。このように使い方が複雑なドキュメント管理ツールは、業務の妨げとなり最終的には誰も使わなくなるのです。 しかし、簡易的な検索機能だけでは範囲が広すぎて検索にヒットしません。そのため、全文検索だけでなく「タイトル」「タグ」「フォルダ」などで絞り込めるかが重要なポイントです。 （2）強固なセキュリティがあるか 次に、大切なドキュメントを保護できるセキュリティが備わっているか確認しましょう。 たとえば、国際セキュリティ資格の「ISO27001（ISMS）」を取得している点は大前提になります。また、ログインにメールアドレスやパスワード以外の認証コードが必要な「2段階認証」も、第三者の不正アクセスを防止するのに効果的です。 また、ファイルに関しては「添付禁止」や「ダウンロード禁止」の機能があれば、一部メンバーの利用を制限したい場合に重宝します。このように、”不正アクセス防止”や”ファイル保護”の観点から、セキュリティ対策が十分なツールを選びましょう。 （3）文書をフォルダで分けられるか 次に、文書をフォルダで分けられるかを確認しましょう。 文書をフォルダ単位で分ければ「どのプロジェクトに紐づく文書か」が視覚的に分かりやすくなります。たとえば、「部署＞プロジェクト＞作業内容」というように階層を作成すれば、きれいに整理できるのです。 ただし、フォルダを増やしすぎて階層が複雑になると、かえって情報へのアクセス性が悪くなりかねません。そこで、フォルダの階層が適切な数になるように、専属担当者によるサポートが受けられるツールであれば、社内に最適な情報構造を構築できるのです。 （4）コメント機能と紐づけられるか 次に、ドキュメントとコメント機能を紐づけられるか確認しましょう。 基本的に、Wordファイルを共有するにはメールやチャットで送信しなければならず面倒です。さらに、メールやチャットで共有された大切なドキュメントは次々と流れてしまい、あとから見返すのに苦労します。 そのため、これからのドキュメント管理ツールは「ナレカン」のように、ドキュメントごとに「コメント」が紐づいているかが選定条件になります。わざわざ別ツールを仲介する必要がなくなり、ドキュメントが流れてしまう心配も不要です。 （5）誰でも簡単に使いこなせるか 最後に、「誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルか」をチェックしましょう。 IT企業向けに開発された多機能なドキュメント管理ツールは、ITに詳しくない社員が使いこなすのは難しく、最終的に社内に浸透せずに放置される事態になりかねません。そのため、必要な機能に過不足がないかを確認することが重要です。 たとえば、ドキュメント管理には「高度な検索機能」や「ドキュメントを分類するフォルダ」が必須になります。ただし、ツールを選ぶときは、必ず自社に必要な機能を見極めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜おすすめのドキュメント管理ツールランキングTOP7 以下では、おすすめのドキュメント管理ツールTOP7をご紹介します。 ドキュメント管理ツールを選ぶときには、資料や文書のデータが管理しやすいことを重視して選びましょう。たとえば、あとから何度も使うマニュアルや議事録は、メールやチャットから送信すると流れてしまい、探す手間がかかります。 したがって、「必要な情報をすぐに探し出せるツール」を導入しましょう。とくに、超高精度な「検索機能」があれば、欲しい情報をすぐに見つけ出すことができ、探し出す手間や時間を省けます。 結論、導入すべきドキュメント管理ツールは、あらゆる文書を見やすく管理できるうえに、検索機能で欲しい情報をすぐに探し出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、テキストや画像はもちろん、ドラッグ＆ドロップでファイルも簡単に保存できます。また、高精度の「キーワード検索」や上司に質問するように探せる「自然言語検索」ですぐに目的の書類を見つけられる点も強みです。 1位【ナレカン】大企業の文書・書類管理を最適化するツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 2位【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に文書管理できるツール 「Stock」は、2階層に分けてドキュメントの作成・管理ができる、中小企業向けのシンプルなツールです。 Stockの「ノート」にはあらゆる情報を書き残せるだけでなく、ノートに「タスク」「メッセージ」を紐づけられるのが特徴です。また、ノートに記載した内容は、編集履歴で差分を確認・復元できるので、過去のデータから変化が分かりやすいのです。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3位【Evernote】個人利用におすすめのツール ＜Evernoteの特徴＞ あらゆる情報を一か所に集められる テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報をノートにまとめられます。 マルチデバイスに対応している PC、タブレット、スマホといったマルチデバイスに対応しており、WindowsやMac、iPhone、Androidなどの端末も問わずに利用できます。 ＜Evernoteの機能・使用感＞ Webクリップ機能 Web上のコンテンツをノートに直接保存できます。ドキュメントとともにWebページの情報を残せるだけでなく、保存したページにマーカーを引くことで、重要な情報をあとから振り返りやすくなるのです。 豊富なテンプレート プロジェクト管理表やToDoリストなど、豊富なテンプレートが備わっているので、ノートの設計に時間がかかりません。 ＜Evernoteの注意点＞ 情報公開設定がしやすい反面、情報漏えいのリスクがある ノート単位で公開/非公開を選べますが、公開に設定した場合、URLを知っていれば誰でもアクセスできるので十分に注意が必要です。 検索性が悪い ユーザーの口コミでは「よりインテリジェントな検索と検出機能を実装することにより、Evernote内で関連情報をより簡単に見つけられるようになると思います。」などの声が寄せられています。（引用：ITreview） ＜Evernoteの料金＞ 参考：Evernoteの料金ページ FREE：0円 PERSONAL：1,100円/月（月払い） PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い） EVERNOTE TEAMS：2,100円/ユーザー/月 Evernoteの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4位【Dropbox】管理者権限が豊富な文書管理システム ＜Dropboxの特徴＞ すべてクラウド上に保存できる 端末に保存していたデータをすべてクラウド上に保存すれば、端末を紛失してもデータが消えたり、重要な情報が外部に漏れたりする心配がありません。 外部との共有が簡単 共有フォルダやリンクを簡単に作成できるので、外部への共有が簡単です。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ 署名の依頼 ドキュメントへの署名・署名の依頼を一括で管理できます。ステータス別で整理されるため、管理が煩雑になりづらいと言えます。 アクセス権の付与 「期限付きリンク」「ダウンロード権限」などの機能もあります。特定のメンバーだけが情報を取得できるように設定することで、情報漏えいの防止に役立ちます。 ＜Dropboxの注意点＞ 円滑なコミュニケーションはしづらい ファイルにコメントを残せる一方、チャットツールのようなスムーズなやりとりは困難です。 広告が出る ユーザーの口コミでは「利用するたびに有償利用を進められる広告が出ること。こちらとしては、業務優先のため動画を取り込みたいが、その項目に入って説明文を見ないと作業ができないため、時間の無駄を感じる。」などの声が寄せられています。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金＞ 参考：Dropboxの料金ページ Basic（無料プラン）：0円 Plus：1,500円/月（月払い） Business：1,800円/ユーザー/月（月払い） Essentials：2,400円/月（月払い） Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 5位【Notion】自由自在にデータ管理可能なツール ＜Notionの特徴＞ 柔軟なカスタマイズ性 ページやワークスペースをカスタマイズするための各種機能が用意されているため、好みのページを簡単にデザインすることができます。 AI機能が使える AI機能で文書の構成を自動作成することが可能です。ただし、AI機能は通常プランに追加料金を支払う必要があります。 ＜Notionの機能・使用感＞ テンプレート機能 Notionテンプレートギャラリーには、多種多様なテンプレートが公開されています。ワークスペースに追加するだけで、簡単にテンプレートとして使い始められます。 サイドバー Notionの左側のサイドバーでは、ワークスペース内のコンテンツを簡単に整理できます。ページをドラッグ＆ドロップで並べ替えることが可能です。 ＜Notionの注意点＞ 慣れるまでに時間が必要 ユーザーの口コミでは「慣れるまでに自分のチームがどういう機能を使うとうまくいくのかイメージが難しい。使いながら段々と型化していくことが求められると思う。」などの声が寄せられています。（引用：ITreview） 検索機能が不十分 ユーザーの口コミでは「大量のコンテンツの中から特定の情報を探すのが難しいことがある。」などの声が寄せられています。（引用：ITreview） ＜Notionの料金＞ 参考：Notionの料金ページ フリー：$0/ユーザー/月 プラス：$12/メンバー/月 ビジネス：$18/メンバー/月 エンタープライズ：要問合せ Notionの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 6位【Qiita:Team】外部アプリとの連携が豊富なツール ＜Qiita:Teamの特徴＞ ドキュメント作成専用のツール テンプレート機能を利用すれば、読みやすくきれいなドキュメントを作成・共有できます。 外部ツールとの連携機能が豊富 SlackやChatworkなどのチャットツールとの連携や、Webhook機能を使って他のツールに通知を送ることもできます。 ＜Qiita:Teamの機能・使用感＞ タグ機能 タグを付与して、関連するキーワードのドキュメントをまとめることができます。ただし、付与するタグの種類をルール化しなければ、かえって管理が煩雑になってしまう点には注意しましょう。 投稿されたドキュメントにコメントできる リアクション機能やコメント機能が備わっているので「ドキュメントを通して議論やフィードバックをしたい」という方に便利です。 ＜Qiita:Teamの注意点＞ エンジニア向けの高機能ツール IT企業向けの機能が多く、ITに詳しい担当者がいない場合は使いこなせないケースもあります。 チームを削除するとデータを復元できない 一度チームを削除するとデータを復元できないので、誤削除に十分注意しましょう。（参考：Qiita:Team｜チームを削除した場合のデータの取り扱い） ＜Qiita:Teamの料金＞ 参考：Qiita:Teamの料金ページ Personal（1人）：500円/月 Micro（〜3人）：1,520円/月 Small（〜7人）：4,900円/月 Medium（〜10人）：7,050円/月 Large（〜17人）：15,300円/月 Extra（制限なし）：15,300円～/月 Qiita:Teamの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 7位【DocBase】Markdown記法に対応するツール ＜DocBaseの特徴＞ 同時編集機能に対応している 一つのメモを複数人で同時編集すれば、スピーディにドキュメントを作成できます。 高い安全性を持つセキュリティ 2段階認証のほか、アクセス制限や操作履歴の保存に対応しています。 ＜DocBaseの機能・使用感＞ Markdown記法 Markdownに対応しており、読みやすい記事が簡単に書けます。また、入力補助機能も備わっているため、Markdownに不慣れな人でも比較的入力しやすいです。 タグで文書を管理する フォルダの代わりに、カテゴリごとに「タグ」で文書をまとめられます。また、検索ではタグで絞り込めるので、慣れている方にとっては使いやすいと言えます。 ＜DocBaseの注意点＞ 中身検索できる添付ファイルに条件がある DocBaseでは添付ファイルの中身検索ができます。しかし、「1つのメモに対して、7〜8MBを超える添付ファイル」「コメント内にアップロードされた添付ファイル」は対象外なので注意しましょう。（参考：DocBase｜よくある質問） 検索機能の精度が低い ユーザーの口コミでは「ワード検索の精度が低いと感じる。」などの声が寄せられています。（引用：ITreview） ＜DocBaseの料金＞ 参考：DocBaseの料金ページ スターター：990円/月 ベーシック：4,950円/月 レギュラー：9,900円/月 ビジネス100：21,450円/月 ビジネス200〜：43,450円～/月 DocBaseの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのドキュメント（書類・文書）管理ツールの比較表 以下は、おすすめのドキュメント管理ツールTOP7の比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Evernote Dropbox Paper 特徴 社内情報をナレッジとして蓄積できるツール バージョン管理が誰でも簡単にできるツール 個人利用におすすめのツール 管理者権限が豊富な文書管理システム フォルダ機能 【〇】 【〇】 【×】※「ノートブック」＞「ノート」で管理する 【〇】 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 文書の漏えいに注意が必要 円滑なコミュニケーションは困難 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランでも500円～/ユーザー/月 ・無料プランあり ・有料プランは1,100円～/月（月払い） ・無料プランあり ・有料プランは1,500円～/月（月払い） 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Evernote」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら Notion Qiita:Team DocBase 特徴 自由自在にデータ管理可能なツール 外部アプリとの連携が豊富なツール Markdown記法に対応するツール フォルダ機能 【×】※「ページ」で管理する 【×】※「タグ」で管理する 【×】※「タグ」で管理する 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 慣れるまでに時間が必要 エンジニア向けの高機能ツール 一部の添付ファイルは中身検索できない 料金 ・無料プランあり ・有料プランは$12～/メンバー/月 ・無料プランなし ・有料プランは500円～/月 ・無料プランなし ・有料プランは990円～/月 公式サイト 「Notion」の詳細はこちら 「Qiita:Team」の詳細はこちら 「DocBase」の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ドキュメント管理ツールのメリット ドキュメント管理ツールを使うと、以下4つのメリットがあります。 必要な情報へすぐにアクセスできる キャビネットやUSBメモリ、社内サーバーから目的の情報を探し出すのは面倒です。一方、ドキュメント管理ツールはサクサクとアクセスできるうえに、検索機能も充実しているので、情報を探すストレスがありません。 常に最新のデータを共有できる ドキュメント管理ツールでは文書を更新した瞬間から、メンバーの画面にも反映されるので行き違いが起こりません。紙やWordで情報管理をしてしまうと、後で整理するのが大変です。 印刷コストが抑えられる マルチデバイス対応のドキュメント管理ツールを導入すれば、閲覧するために都度文書を印刷する必要がなくなります。 セキュリティを強化できる ドキュメント管理ツールには、アクセス権限設定やアクセスログを記録する機能などが備わっています。また、ファイルのダウンロード禁止機能を備えているツールであれば、不正な情報の持ち出しを防げます。 以上のように、ドキュメント管理ツールを使っている企業と、使用していない企業とでは、業務効率に大きな差が生まれることが分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ドキュメント管理ツールのデメリット ドキュメント管理ツールには4つのメリットがありますが、適切なツールを選ばなければ以下の2つのデメリットがあることも押さえましょう。 運用コストがかかる 無料プランがあるドキュメント管理ツールも多い一方、仕事で利用する場合には、機能やセキュリティが充実した”有料プラン”が最適です。ただし、IT企業向けの多機能なツールになるほど費用がかかる傾向があるため、必要な機能を見極めましょう。 使い方を教える必要がある ITに慣れていないメンバーがいれば、その分使い方などをレクチャーする時間がかかります。したがって、ドキュメント管理ツールを選ぶときは「誰でも簡単に使いこなせるか」をチェックしましょう。 以上のように、ドキュメント管理ツールには2つのデメリットををクリアできるツールを選定すべきです。たとえば、必要な機能に過不足がなく、メールを使える方であればすぐに使いこなせる「ナレカン」であれば、デメリットを一気に解消できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 簡単に使えるドキュメント（書類・文書）管理ツールまとめ これまで、おすすめのドキュメント管理ツールや選定ポイントを中心にご紹介しました。 従来のドキュメント管理では、ドキュメントを「探す、守る、共有する」のプロセスがアナログなので、業務効率が悪かったり、セキュリティが不十分だったりする課題があります。そのため、あらゆる企業でドキュメント管理ツールが必要なのです。 とくに、ドキュメントの中から必要な情報を探す際には、多くの手間と時間がかかる恐れがあります。そこで、高精度の検索機能で、必要な情報をすぐに見つけ出せるツールを選びましょう。 結論、自社が導入すべきドキュメント管理ツールは、誰でも簡単に、必要な情報をすぐに見つけ出せる「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入し、自社のドキュメント管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】クラウド型文書管理システム5選と選び方を紹介 文書を電子化するメリット・デメリットとは？管理方法も解説！

社内の重要事項を決定する場で、「稟議」が業務です。ただし、紙の稟議書では非効率な面もあるため、電子化によって申請から決裁までの稟議フローを効率化する企業が増加傾向にあります。 一方、社内にアナログな稟議が根強く残っており「電子化への動きがなかなか進まない」という現状に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、稟議の電子化によるメリットと注意点を中心に解説していきます。 まだ稟議を紙ベースで実施しており不便を感じている 稟議を電子化しようか迷っているためメリット・デメリットを知りたい 稟議フローを効率化し、円滑な意思決定ができるツールを探している という担当者の方は今回の記事を参考にすると、稟議を電子化するメリットと注意点を理解し、自社に役立つヒントを得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 稟議書とは2 稟議フローは無駄が多い？効率化すべき理由3 稟議書の電子化による3つのメリット3.1 ワークフローが可視化される3.2 管理の負担を削減できる3.3 改ざんや漏洩のリスクの回避4 稟議書の電子化で注意すべき3つのデメリット4.1 社内に浸透しない4.2 稟議フローの見直しが必要になる4.3 稟議の情報が社内に散在する恐れがある5 【担当者必見】社内の稟議フローの効率化におすすめの方法とは5.1 最も簡単に社内稟議書を電子化できるツール「ナレカン」6 稟議書を電子化するメリットとデメリットまとめ 稟議書とは 稟議書とは、組織内で承認が必要な事例をまとめた書類であり、企業では契約が発生したときや費用がかかるプロジェクトの承認を上司から得るときに必要です。 たとえば、新入社員を採用するときは「採用稟議」、契約を締結するときは「契約稟議」を作成し、承認を得るプロセスを踏みます。 以上のように、稟議書は企業の方針を進めるうえで重要ですが、一方で作成に時間や管理コストがかかるので、業務効率化のために稟議書を電子化する企業も多いのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議フローは無駄が多い？効率化すべき理由 紙媒体による稟議フローを効率化すべき理由として以下の理由が挙げられます。 承認者の不在で稟議が進まない 稟議書の申請時に、承認者がオフィスに不在の場合は稟議が中断されてしまいます。また、稟議の度に逐一帰社しなければならず、効率が悪いです。 無駄な金銭コストが発生する 紙や印刷代、ファイリングに無駄な金銭コストが発生します。稟議書を紙で作成する企業では、年間で見ると多くのコストがかかってしまうのです。 管理や検索に時間がかかる 稟議書は適切に保管しなければならない書類です。しかし、紙では保管スペースをとり、ファイリングする手間や紛失したりするリスクが伴います。 そこで、稟議を電子化すると、場所を選ばず申請から決裁が完了するうえ、管理費用の削減と管理の簡素化に大きく貢献します。さらに、社内における稟議フローをスムーズに進められるので、結果として迅速な意思決定が可能になるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議書の電子化による3つのメリット ここでは、稟議書を電子化するメリットを具体的に解説します。稟議の電子化に成功した組織は、以下のメリットによって時間・管理コストの無駄を軽減しているのです。 ワークフローが可視化される 稟議書の電子化によって、社内のワークフローが可視化されるようになります。 申請から決裁までの一連の流れが見える化され、稟議書が現時点でどこまで回付されているかを各メンバーが確認できるようになります。そのため、確認工数が大幅に軽減され、申請者の「稟議書の返答を待つ」ストレスが発生しません。 また、承認者目線ではタスク管理を簡素化でき、いつまでにどの稟議を完了させれば良いかが一目で分かるようになります。このように、アナログな稟議で発生していた“承認漏れ”も防ぐことができるのです。 管理の負担を削減できる 稟議書の電子化に成功すると、アナログな管理では生じる負担の削減が期待できます。 たとえば、紙の稟議書では”物理的な管理スペース”や”目当ての書類を見つけるのにかかる時間”といった無駄が発生するうえ、テレワークにも対応できません。一方、稟議書を電子化していると、稟議書の作成～管理までをシステム内で完結するので、無駄な管理コストがなくなります。 このように、ペーパーレス化だけでなく、稟議書に関する情報共有もシステムで簡単にできるため、紙媒体で発生する負担を削減できるのです。 改ざんや漏洩のリスクの回避 稟議書を電子化すると情報改ざんや漏洩のリスクを回避できます。 紙媒体でのやり取りは、書類が紛失したり、後から改ざんされたりする恐れがあります。しかし、電子化することで、編集履歴によって誰がいつ編集したかわかったり、編集・閲覧制限をかけられたりするので、稟議のような重要な書類の扱いも安全です。 したがって、稟議書の電子化は情報の紛失や改ざん、漏洩の防止につながるのです。とくに、情報セキュリティの国際規格認証を取得している「ナレカン」であれば、大企業でも安心して稟議フローシステムとして導入できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議書の電子化で注意すべき3つのデメリット ここでは、稟議書を電子化するにあたって、注意すねき3つのデメリットを解説します。業務を効率化する稟議書の電子化ですが、以下のような落とし穴もあるため注意が必要です。 社内に浸透しない デメリットの1つ目は、稟議書の電子化が社内に浸透しなければ意味がない点です。 選んだツールが導入後に社内に浸透しなければ、稟議書の電子化は進みません。そのため、ツールの導入をする前に目的を明確化し、導入後の継続的な評価と改善が必須です。 また、社内にツールを浸透させるためには、ITツールの導入がゴールではなく手段であることを各メンバーが理解する必要もあるのです。 稟議フローの見直しが必要になる デメリットの2つ目は、ツール導入と同時に、稟議フローや社内ルールの見直しが必要な点です。 稟議では、承認から決裁までの間に何人もの承認者を挟む場合、電子化してもどこかの工程で手続きがストップしてしまう可能性が否めません。そのため、ツールを導入するタイミングで稟議フローを見直し、無駄な工数は省くことが大切です。 したがって、ツールを導入するときは、稟議フローや社内ルールを見直して効率的に業務を進められるようにしましょう。 稟議の情報が社内に散在する恐れがある デメリットの3つ目は、多機能なツールを導入すると情報が散在しやすい点です。 多機能なツールを選んで稟議フローを細分化すると、起案者の稟議書作成から決裁まで多くのプロセスを踏む必要があります。稟議書は、決裁後も保管し活用することもあるため、稟議で発生するさまざまな情報を整理しつつ管理しなければなりません。 そこで、稟議に関わる情報を簡単に共有し、管理できるツールを選びましょう。たとえば、「ナレカン」のようなツールであれば、あらゆる稟議書の作成・共有・管理が一か所で完結できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者必見】社内の稟議フローの効率化におすすめの方法とは 以下では、稟議フローを効率化する方法をご紹介します。 アナログな稟議には「承認者の不在で稟議が中断する」「改ざんや紛失のリスクがある」といった課題があるため、稟議フローを最適化させるには電子化が大前提です。 しかし、稟議書を電子化しても運用体制が整っていなければ、意思決定の判断基準がぶれてしまったり、円滑な手続きができなかったりしてしまいます。そのため、「社内の稟議書を一元管理し、適切に申請・承認できるツール」を選ぶべきです。 結論、稟議情報を簡単に電子化するには、社内の稟議書を作成から共有までを一か所で完結でき、申請・承認フロー体制も整備できるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、厳格な権限設定のもと稟議書の作成～管理までを一元化できるので、情報の改ざんや紛失のリスクがありません。また、「承認フロー機能」によって、わずかな操作で稟議を申請でき、承認者の適切な判断のもと円滑に意思決定を進められます。 最も簡単に社内稟議書を電子化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議書を電子化するメリットとデメリットまとめ ここまで、稟議を電子化するメリットと注意点について解説しました。 “稟議の電子化”はアナログな稟議と比較すると、申請者・承認者にかかる業務負荷を低減し、申請から決裁まで一連の稟議フローを高速化させるため、稟議業務を効率化できるのがメリットです。 一方、稟議書の電子化を推進しても運用体制が整っていなければ、社内に電子化した稟議フローが浸透せず、使われなくなってしまう恐れがあります。 したがって、最小工数で稟議の電子化を達成するなら、社内の稟議書を作成して、簡単に申請・承認フローも運用できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、稟議フローの効率化を図りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】社内稟議とは？稟議の種類や必要な項目、書き方のコツを紹介

IT化が進む今日では、複数人が関わる業務の一連の流れを可視化し、各メンバーの作業効率を高めるのに役立つ「ワークフローシステム」を導入する中小企業が増えています。 しかし、「ワークフローシステムの導入を検討しているが、どのようなツールが自社に適しているのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのワークフローシステムランキングTOP7と、比較するポイントを中心にご紹介します。 ワークフローシステムの概要や基本機能を知りたい おすすめのワークフローシステムを比較し、導入を検討したい 中小企業から使えるワークフローシステムを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、ワークフローシステムを選ぶときのポイントが分かり、自社への導入の判断材料にできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【簡単解説】 ワークフローシステムとは？1.1 ワークフローとは1.2 ワークフローシステムとは1.3 ワークフローシステムの基本機能2 ワークフローを紙でやり取りするデメリット2.1 円滑にワークフローが進まない2.2 管理に手間がかかる3 ワークフローシステム導入のメリット3.1 フローの高速化と可視化ができる3.2 情報の蓄積と管理が楽になる4 ワークフローシステムを導入するときの注意点4.1 操作が複雑で作業効率が低下する可能性がある4.2 不正アクセスやデータ漏洩のリスクがある5 ワークフローシステムを比較する3つのポイント5.1 （1）機能が自社の課題に適しているか5.2 （2）自社の規模に適しているか5.3 （3）サポートが充実しているか6 無料あり｜中小・大企業におすすめのワークフローシステムランキングTOP76.1 1位【ナレカン】申請書の作成・管理・承認が1か所で完結できるシステム6.2 2位【Stock】中小企業の情報管理を最も簡単にできるシステム6.3 3位【X-point Cloud】手書きの申請書と同じ感覚で利用できるシステム6.4 4位【楽々WorkflowII】データ連携ができるワークフローシステム6.5 5位【Gluegent Flow】豊富な外部システムとの連携できるシステム6.6 6位【HUEワークフロー】集計や分析の機能が充実したシステム6.7 7位【ExchangeUSE】社内のあらゆる申請を一元化するシステム7 【比較表】中小企業から使えるおすすめのワークフローシステム7選8 おすすめのワークフローシステム7選と比較ポイントまとめ 【簡単解説】 ワークフローシステムとは？ ここでは、ワークフローシステムについて解説します。基本機能も解説しているので、ワークフローシステムの導入を検討している方は以下の内容を押さえましょう。 ワークフローとは 「ワークフロー」とは、業務に必要なやり取りの一連の流れのことです。 とくに、複数人が関わる事務手続きや決済、社内稟議の一連の流れをワークフローと言うケースが多くあります。たとえば、社内に新しい機器を導入する場合、上司や部門長などの承認を得るまでの過程をワークフローと呼びます。 また、従来のような紙の申請書の代わりに、電子文書を用いて決裁処理をすることを「電子決裁」といいます。 ワークフローシステムとは ワークフローシステムとは、ワークフローを円滑に進めるためのITツールを指します。 承認すべき紙の資料を手渡しでやりとりしていると、承認者が不在のときにフローが止まってしまいます。そこで、ワークフローシステムを導入すると、システム上で承認が完結するので非対面でも、承認をスムーズに進められるのです。 そのため、ワークフローシステムはとくに「上長の外出が多い」「リモートワークを実施している」場合に役立つと言えます。 ワークフローシステムの基本機能 ワークフローシステムには、以下の基本機能が備わっているサービスが多く見られます。 【機能】 【詳細】 書類作成機能 申請に関する書類や帳票を作成できる機能です。テンプレート機能が備わっているものであれば、書類を作成する手間を軽減できます。 承認機能 提出された申請書などを承認する機能です。サービスによってはシステム上で印影を付けられる場合もあります。 承認フロー設定機能 承認者の設定やフローの工程を設定できる機能です。複数フローを通過して、決裁がされるので、書類や情報の不備によるトラブルを回避します。 外部連携機能 外部のチャットツールや情報共有ツールと連携できる機能です。書類作成やデータ入力の手間の解消につながります。 上記のほかにも、ExcelやPDFに出力できる機能や、自動承認機能が備わったサービスもあります。したがって、ワークフローシステムを導入するときは、基本機能のほかに自社に必要な機能が備わっているかを確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ワークフローを紙でやり取りするデメリット ここでは、ワークフローを紙でやり取りするデメリットを2つご紹介します。現在でも、紙の申請書でやり取りをしている方は必見です。 円滑にワークフローが進まない 1つ目に、紙でやり取りするワークフローはスムーズに進まないことが挙げられます。 たとえば、紙であれば直接承認者に手渡ししなければならないため、承認者が不在にしている場合、申請すらできません。その結果、決済にたどり着くまでに相当な時間がかかり、業務が停滞する恐れがあります。 加えて、申請を出せたとしても、紙では進捗を把握できず、都度承認者に状況を確認する手間が生じてしまうのです。一方、ITツールであれば、承認者に連絡を入れずとも状況を可視化できるので、安心してほかの業務に取り組めます。 管理に手間がかかる 2つ目に、申請書の管理に手間がかかってしまいます。 決済が完了した紙の申請書は、後から振り返るために保管しておく必要があります。しかし、紙で保管すると、数が増えれば増えるほど管理が煩雑化してしまい、目的の書類を探し出すまでに時間がかかってしまいます。 以上のように、紙を使ったワークフローはすぐに参照できないので、業務が停滞する原因になりかねません。そのため、「ナレカン」のような社内のあらゆる情報を一元管理し、目的の情報に即アクセスできるワークフローシステムを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ワークフローシステム導入のメリット ワークフローシステムは、社内業務の流れを電子化するシステムです。以下では、ワークフローシステムのメリットをご紹介します。 フローの高速化と可視化ができる まず、ワークフローシステムを導入するメリットとして、フローの高速化と可視化ができることがあります。 ワークフローシステムで申請書を作成すれば、関係者に即座に書類が共有され、承認者はパソコンやスマホがあれば、出先からでも書類の確認・承諾ができます。そのため、決裁までにかかる時間が大幅に短縮されるのです。 また、ワークフローシステムでは、”承認”や”差し戻し”など更新があればすぐに反映されます。つまり、申請者・承認者ともに、申請書が現在どこまで回付されているかが一目瞭然になり、フローの進捗を正確に可視化できるのです。 情報の蓄積と管理が楽になる 情報の蓄積と管理が楽になることも、ワークフローシステムを導入するメリットです。 稟議書や報告書などのワークフローに関わる書類は、後から見返すことも多いため、確実に保存・整理をしておく必要があります。しかし、紙で管理する場合、保管場所の確保やファイリングの手間がかかるのです。 一方、ワークフローシステムで管理すると、書類がどれだけ増えても保管場所が不要なうえ、検索一つで必要な書類を探し出せます。そのため、後から見返すためにわざわざファイリングする手間も省けて、情報管理にかかるコストを軽減できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ワークフローシステムを導入するときの注意点 以下では、ワークフローシステムの導入によって発生する可能性のある注意点をご紹介します。ワークフローシステムの導入を検討するときには、メリットに加えてデメリットもしっかりと理解しておきましょう。 操作が複雑で作業効率が低下する可能性がある まず、ワークフローシステムを導入することで発生するデメリットとして、操作が複雑で難しいことによる作業への影響が考えられます。 ワークフローシステムは、事務手続きなどの流れを体系化しますが、その操作にはある程度のITスキルが求められます。そのため、ワークフローシステム導入後は、誰でも使いこなせるように適切なトレーニングやサポート体制が必要です。 また、多機能なワークフローシステムの場合、誰も使いこなすことができず、かえって非効率になってしまう恐れがあります。そのため、導入するときは「自社にとって必要な機能が過不足なく備わっているか」を重視して選びましょう。 不正アクセスやデータ漏洩のリスクがある ワークフローシステムには、セキュリティ上のリスクもあります。 ワークフローシステムでは稟議書や報告書など、機密性の高い情報を扱います。そのため、外部からの不正アクセスやデータの漏洩などがあった場合、大きな被害を被る可能性があるのです。 そのため、「ナレカン」のような情報セキュリティの国際規格認証を取得しているシステムを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ワークフローシステムを比較する3つのポイント 以下では、ワークフローシステムを比較する3つのポイントをご紹介します。特に、中小企業での導入を想定して、役立つポイントをまとめているので参考にしましょう。 （1）機能が自社の課題に適しているか 1つ目のポイントは、機能が自社の課題に適しているかを確認することです。 システム導入でよくある失敗例が「どうせなら便利そうな機能がたくさんある方が良いだろう」と考えてしまい、多機能なシステムを選ぶケースです。 中小企業では、社内教育に割けるリソースも限られているため、機能が多いと使いこなしたり、使い方を教えたりするのが大変です。一方、大企業では社員一人ひとりのITスキルに偏りが出やすいため、システムを使える一部の社員に業務が集中する恐れがあります。 そのため、「ITに詳しくない方でも簡単に使えるシンプルなツール」が最適です。また、一般的に機能の多さに比例して価格も上がるので、「自社のやりたいことに対して、必要な機能を過不足なく備えたシステム」を選ぶことが重要だと言えます。 （2）自社の規模に適しているか 2つ目のポイントは、自社の規模に適しているかを確認することです。 なぜなら、それぞれのワークフローシステムでは、ターゲットとなる顧客の企業規模が異なるからです。そのため、中小企業が大企業をターゲットにしたシステムを選ぶと、機能や価格などがマッチしない可能性があります。 とくに、中小企業が導入を検討するときには、「あの大企業も使っていて安心感がある」などの理由で選ぶのは避けましょう。導入後に業務に馴染まず、システムの継続を断念せざるを得ない原因になります。 したがって、選定の段階で「自社の規模にマッチしていて、長く使い続けられるか」を確認しましょう。 （3）サポートが充実しているか 3つ目のポイントは「サポートが充実しているか」を確認することです。 ワークフローシステムを導入すると、さまざまなメリットを得られる反面、実際に既存ツールや紙でのワークフローから移行するのが面倒と感じる人も少なくありません。とくに、独自で一から運用方法を設計していくのは、至難の業だと言えます。 そこで、”社内の既存データの移行支援”や”運用設計の提案”をアシストしている「ナレカン」のようなサポート体制が充実しているシステムを使えば、確実に定着する環境をつくれます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜中小・大企業におすすめのワークフローシステムランキングTOP7 以下では、中小企業・大企業向けにおすすめのワークフローシステムをご紹介します。 ワークフローシステムは、社内稟議や決済をツール上で完結できる点がメリットです。しかし、ワークフローシステムは多機能なものが多く、使いこなせなかったり、承認ルートの設定に手間がかかったりすることがある点に注意しなければなりません。 そこで、「稟議書や申請書の作成から承認までのフローをスムーズに完結できるツール」を導入すれば、効率の良いワークフローを設計することができます。さらに、誰でも簡単に使えるような操作性であれば、すぐに社内に浸透させられます。 結論、ワークフローシステムには申請書の作成・管理・承認が1か所で完結できるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンは、作成した申請書や稟議書を簡単に管理・共有でき、管理者が公開する情報やメンバー権限をコントロールできるため、不正アクセスやデータ漏洩を防止できます。また、「承認フロー機能」も備わっているので、承認者は適切な判断のもと円滑にフローを進められます。 1位【ナレカン】申請書の作成・管理・承認が1か所で完結できるシステム 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 2位【Stock】中小企業の情報管理を最も簡単にできるシステム Stockは中小規模企業向けのワークフローシステムです。 「Stock」では、申請に関する情報をまとめて共有できる「ノート」があり、ノートに紐づく「メッセージ」で申請依頼から承認報告までやりとり可能です。また、特定の人のみが書類を閲覧したり、承認者のみが書類を編集したりできるように制限をかけられます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3位【X-point Cloud】手書きの申請書と同じ感覚で利用できるシステム ＜X-point Cloudの特徴＞ ワンクリックで承認できる 申請された書類をワンクリックで承認できるため、決裁までの流れがスムーズです。 設備投資不要のクラウドサービス 導入時に専用のサーバー設備が不要なため、すぐにシステムを利用できます。 ＜X-point Cloudの機能・使用感＞ 入力補助機能 日付をカレンダーで入力したり、数値を自動計算したりする機能が備わっています。手入力の手間を減らしたい場合に便利です。 承認ルート診断 承認が上手く進むか、事前に確かめることができる機能です。診断結果も表示されるので、承認ルートの修正もしやすくなっています。 ＜X-point Cloudの注意点＞ 基本容量が1TBである いずれのプランでも基本容量は1TBのため、それ以上の容量を必要とする場合は別途増設する必要があります。（※最大容量10TB） 検索機能が不便 ユーザーの口コミでは、「検索できる箇所が限られているので、稟議本文の検索ができるようになると良い。大文字・小文字、全角半角はすべて別として判断されるので表記揺れに注意。」といった声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜X-point Cloudの基本料金＞ 導入にかかる初期費用は0円で、スタンダードとプリペイドで料金が異なります。 スタンダード：基本機能20,000円＋サービス料500円/ユーザー/月（月額） プリペイド：基本機能228,000円＋475円/ユーザー/月（年額） X-point Cloudの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4位【楽々WorkflowII】データ連携ができるワークフローシステム ＜楽々WorkflowIIの特徴＞ 多言語に対応している 日本語だけでなく英語・中国語に対応しているため、国際間のワークフローも実現できます。 セキュリティが高い ユーザーの権限を45種類に分けて設定可能で、キャビネットやフォルダにユーザー・グループ単位で権限を付与できます。 ＜楽々WorkflowIIの機能・使用感＞ デザインテーマが多彩 デザインテーマが豊富で自由度が高いため、用途や使いやすさに合わせて画面の構成を変更できます。 サポート体制が充実 オンサイト・オンラインによる導入サポートやノウハウ検索、逆引き辞書が利用できるサポートサイトがあります。 ＜楽々WorkflowIIの注意点＞ 検索機能が不便 ユーザーの口コミには「過去の文書の検索に時間がかかりすぎるので、作成者・日にち・文書種類などで検索できる機能があると良いと思います。」との声があります。（参考：ITreview） 教育コストがかかる ユーザーの口コミでは、「グループや仮想ユーザー、権限付与などの概念を理解する必要があるため、使いこなすまでに時間がかかる」といった声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜楽々WorkflowIIの基本料金＞ 楽々WorkflowII 基本ライセンス 250万円～ 楽々WorkflowII Cloud 初期費用5万円＋基本料金1万円/月＋1ユーザー料金500円/月 楽々WorkflowII Cloud 環境契約 要問い合わせ 楽々WorkflowIIの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 5位【Gluegent Flow】豊富な外部システムとの連携できるシステム ＜Gluegent Flowの特徴＞ 外部システムとの連携が充実 各種アプリや電子契約サービスとの連携に長けており、業務とシステムをつなぎ、自動化やプロセスの最適化に貢献します。 導入から運用までのサポート クラウドコンシェルジュ（検索をかけて、疑問を解消することができるサービス）で、システムのナレッジやサポートを受けられます。 ＜Gluegent Flowの機能・使用感＞ フロー作成 フローの作成が直感的なので、初心者でもすぐに使いこなすことができます。 ドキュメントの自動作成 既存のデータを使えばドキュメントの自動作成も可能です。ただし、Google Workspaceとの連携が前提となります。 ＜Gluegent Flowの注意点＞ GoogleやMicrosoftのアカウントが必須 ユーザーの口コミでは、「非常勤の方やパートの方で企業ドメインを持ってない方が使用する場合があるため、アカウント作成のためにはGoogleやMicrosoftのアカウントが必須のためどのアドレスでも使用できるようにしてほしい」といった声が寄せられています。（引用：ITreview） 項目をカスタマイズできない ユーザーの口コミでは、「検索項目・表示項目をカスタマイズができるとよい。モデル内の項目を検査項目に追加可能になると検索の時間を短縮することができる。」といった声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜Gluegent Flowの基本料金＞ Basicプラン：400円/ユーザー/月 Businessプラン：500円/ユーザー/月 Premiumプラン：1,200円/ユーザー/月 Gluegent Flowの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 6位【HUEワークフロー】集計や分析の機能が充実したシステム ＜HUEワークフローの特徴＞ データを管理し活用するレポート 過去のデータを管理し、数値を伴う集計や分析も表計算ソフトと同じように利用可能です。 段階的な差し戻し機能 申請者への差し戻しだけでなく、各ステップの承認者に差し戻しが可能です。 ＜HUEワークフローの機能・使用感＞ 自動計算・自動補完 450以上の関数を搭載し、申請者が入力した情報に応じて、自動計算・自動補完がされるため、必要最低限の入力で申請が完了します。 承認フロー図の作成 承認フローは人物や図形のアイコンをドラッグ＆ドロップして作成します。視覚的に分かりやすい承認フロー図を作りたい方にお勧めです。 ＜HUEワークフローの注意点＞ Excel以外で作成した申請書では一手間かかる ユーザーの口コミでは、「稟議書のフォーマットがエクセルなので、ワード等の別アプリで作成していた場合、テンプレートの移行にひと手間かかる」といった声が寄せられています。（引用：ITreview） 容量の追加は10GB単位である 容量の追加は10GBごとであるため、細かく追加したい方は注意が必要です。 ＜HUEワークフローの基本料金＞ 月額プラン（後払い）：300円/ユーザー/月 HUEワークフローの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 7位【ExchangeUSE】社内のあらゆる申請を一元化するシステム ＜ExchangeUSEの特徴＞ 組織マスタを複数管理可能 各業務ごとの都合を踏まえて、柔軟にマスタ（業務で扱う基本的なデータ）を設定できるので、旧組織から新組織に切り替わるときも手間がかかりません。 オンプレミス/クラウド/パブリッククラウドを選べる オンプレミス/クラウド/パブリッククラウドの3種類が展開されているため、自社のニーズに合わせた選択ができます。 ＜ExchangeUSEの機能・使用感＞ カスタマイズ性が高い スマートフォンオプション機能や電子帳簿保存法オプション機能など自由にカスタマイズが可能で、汎用性が高いです。 部門宛先指定機能 ユーザーではなく部門を宛先として書類を送信できるため、一人一人に送る手間が省けて便利です。 ＜ExchangeUSEの注意点＞ 運用コストが高くなる ユーザーの口コミでは、「多くの要件を満たせる反面、設定が複雑になり、管理者の運用コストが高くなる」といったカスタマイズ性が高いがゆえの意見が寄せられています。（参考：ITreview） 経費申請承認ルートが分からない ユーザーの口コミでは、「経費申請した際、承認ルートが申請者にわからず、決裁終了までわからなかった」といった声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜ExchangeUSEの基本料金＞ 以下は、クラウド型とオンプレミス型のそれぞれの料金プランです。 ExchangeUSE XG（クラウド型） 初期契約費：15万円 フリースタイルデザイナー基本ライセンス：7,200円 標準ユーザーライセンス：6,000円/ユーザー/年（20名～） WORKFLOW PACKAGE（オンプレミス型） フリースタイル ワークフロー：70万円（税別）/100名 旅費・経費精算 ワークフロー：100万円（税別）/100名 勤怠管理 ワークフロー：100万円（税別）/100名 ExchangeUSEの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】中小企業から使えるおすすめのワークフローシステム7選 以下は中小企業におすすめのワークフローシステム7選の比較表です。（表は右にスクロールできます。） ナレカン Stock X-point Cloud 楽々WorkflowII Gluegent Flow HUEワークフロー ExchangeUSE 特徴 申請書の作成・管理・承認が1か所で完結できるシステム 中小企業の情報管理を最も簡単にできるシステム 手書きの申請書と同じ感覚で利用できるシステム データ連携ができるワークフローシステム 豊富な外部システムとの連携できるシステム 集計や分析の機能が充実したシステム 社内のあらゆる申請を一元化するシステム シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 スマホ対応 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】※スマートフォンオプションで別料金が発生 外部連携 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】※3システム単位で別料金が発生 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 基本容量が1TBである 教育コストがかかる GoogleやMicrosoftのアカウントが必須 Excel以外で作成した申請書では一手間かかる 管理者の運用コストが高くなる 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランなし ・有料プランは500円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは500円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは400円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは300円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プラン（クラウド版）は初期費用15万＋基本ライセンス7,200円＋基本ライセンス6,000円/名～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「X-point Cloud」の詳細はこちら 「楽々WorkflowII」の詳細はこちら 「Gluegent Flow」の詳細はこちら 「HUEワークフロー」の詳細はこちら 「ExchangeUSE」の詳細はこちら 上記の比較表を参考にして、自社に合ったワークフローシステムを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのワークフローシステム7選と比較ポイントまとめ ここまで、おすすめのワークフローシステムや比較するポイントを中心に紹介しました。 ワークフローシステムを導入すると、フローを可視化したり情報が管理しやすくなったりするメリットが得られます。ただし、サービスによって備わっている機能が異なるので、自社の課題や規模にあったものを選びましょう。 とくに、高度なワークフローシステムでは、使いこなせなかったり承認ルートの設定に手間がかかったりして、そのうち形骸化してしまいます。したがって、ITに詳しくない方でも簡単に使える操作性のツールを導入しましょう。 結論、ワークフローシステムには、申請書の作成・管理・承認が1か所で完結できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内のフローを円滑化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】社内稟議とは？稟議の種類や必要な項目、書き方のコツを紹介

社内業務の効率化には、社員が業務の流れを把握できる「ワークフロー」が重要です。担当する業務が明確になり、やるべきことが可視化されるようになります。 一方、「社内のワークフローを確立する方法がわからない」という担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ワークフローの概要やシステム導入によるメリットと課題例を中心に解説していきます。 自社の業務の流れをスムーズにしたい 部署やチームのワークフローを統一する方法が知りたい 簡単に自社のワークフローを確立できるツールがあれば教えて欲しい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、ワークフロー導入のメリットを押さえながら、社内業務の効率化を実現するヒントを得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【簡単解説】ワークフローとは2 ワークフローシステムとは3 ワークフローシステム導入のメリット3.1 社員の業務負荷を軽減できる3.2 決裁までの時間を短縮できる3.3 働き方を多様化できる4 ワークフローシステムが解決できる課題例4.1 社内稟議の非効率なプロセス4.2 無駄な金銭コスト4.3 情報共有不足による業務ミス5 【代表例】ワークフローシステム導入後の流れとは6 ワークフローを簡単に最適化できるシステムとは6.1 ワークフローを簡単に改善できるツール「ナレカン」7 ワークフローシステムの選定ポイント7.1 オンプレミス型かクラウド型か7.2 簡単に利用できるか7.3 サポートは充実しているか8 ワークフローシステム導入のメリットと解決できる課題まとめ 【簡単解説】ワークフローとは ワークフローは「ある業務の一連の流れ」を意味するビジネス用語です。チームで業務を進める際に、「誰から始まり、誰で完結するのか」が明確になることで、意思決定までの時間を短縮できます。 たとえば、業務に必要な物品を購入する際、「担当者が購入申請書を作成し、事業部長から承認を得たあと経理が発注をする」というような一連の流れをワークフローと呼びます。 また、ワークフローと関わりのある「社内稟議」の場面では、稟議書の内容によって申請までのルートが変化することもあります。ワークフローが整備されれば、状況の変化にも柔軟に対応し対処できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ワークフローシステムとは ワークフローシステムとは、申請手続きや稟議などの手続きを電子化するシステムのことを指します。 たとえば、申請に使う文書を作成できたり、承認や決裁の進捗を確認できたりする機能が搭載されており、ワークフローを円滑に進めていくうえで欠かせません。 ワークフローシステムが整備されると、フォーマットによる書類作成の簡素化やシステム上で承認・決裁、蓄積された稟議書の検索が容易になるので、業務負荷の軽減や承認までのスピード向上に役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ワークフローシステム導入のメリット ここでは、ワークフローシステム導入のメリットを解説します。ワークフローシステムを導入している企業は、以下のメリットを常に得ながら効率よく業務を進めているのです。 社員の業務負荷を軽減できる ワークフローシステムの整備によって、社員への業務負荷の軽減が期待できます。たとえば、以下の例が挙げられます。 作業負荷の軽減 紙媒体のアナログな管理から脱却するワークフローシステムは、ツール上で申請や決裁ができます。そのため、相手の作業を待って申請を行う必要がなく、申請に必要な資料作成にかける手間もかかりません。 情報へのアクセスが容易 ワークフローシステムは、過去の稟議書が必要なときも簡単に検索ができる機能が搭載されているものが多く、検索を使ったアクセス性が高いです。 確認工数の削減 作業の一連の流れが策定されているため、たとえば「承認者がどの書類を確認しなければならないか」などのタスク管理が容易になります。 このようなストレス解消・負荷削減ができるので、申請された稟議書の確認・承認がスピーディーになり、稟議が進まないストレスを発生させません。 決裁までの時間を短縮できる ワークフローシステムは申請から決裁までの時間短縮に貢献します。 従来の“一から稟議書を作成して印刷する”という手間のかかる業務は、システム上の作成フォーマットを用いれば、時間をかけずに稟議書を作成できます。結果、申請から決裁までのスピードを大きく向上させられるのです。 加えて、作成のフォーマットが策定されたら、書類に記載する必要事項の漏れも防止できるようになります。申請時に「必要な項目が抜けてしまって作り直さなければいけない」事態を発生させず、抜け漏れのない稟議書作成を可能にします。 働き方を多様化できる ワークフローシステムの導入は多様な働き方を推進します。 紙での申請・承認の流れでは、担当者はオフィスに出社しなければならず、承認者が不在のときは業務が進みません。しかし、承認の度に出社・帰社しなければならない環境は効率が悪く、承認者にも無駄な負担がかかってしまいます。 一方、ワークフローシステムがあれば、パソコンやスマホのデバイスを通じて申請と承認が進められるため、テレワークやフレックスタイム制などの多様な働き方にも対応できるのです。 このように、ワークフローシステムを使うと、申請者・承認者ともに業務の無駄を省きつつ、時間を効率良く使いながら業務を進行させられるのです。ただし、「使用するメンバー全員がシステムを使いこなせなければならない点」に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ワークフローシステムが解決できる課題例 ここでは、ワークフローシステムが解決する職場の課題例を紹介します。以下の課題を抱えている企業は、ワークフローシステムの導入からアプローチして課題を解決していく必要があります。 社内稟議の非効率なプロセス 社内稟議で発生する非効率さはワークフローシステムの導入で解決できます。 社内稟議では、申請者の稟議書作成から各承認者の捺印、最終的な決裁といったプロセスを踏まなければなりません。そして、紙の稟議書では承認者の不在時には帰社を待たなければならないので、意思決定が遅れてしまうのです。 一方、ワークフローシステムを導入した場合は、フォーマットによって簡単に稟議書を作成できるようになります。また、デバイスを通じて稟議書を提出するので、承認者が不在でも稟議が滞る心配がありません。 過去の稟議書に関してもシステム上で管理可能なため、場所や費用をかけずに非効率な稟議プロセスを解消できます。 無駄な金銭コスト ワークフローシステムは、無駄な金銭コストの削減にも貢献します。 紙の稟議書では作成にかかる紙・印刷代に加えて、ファイリングといった保管にも費用がかかります。とくに、稟議書を作成する機会の多い企業は、都度金銭コストがかかるので、長期的に多大な費用になってしまうのです。 しかし、ワークフローシステムを用いれば、作成から決裁、決裁後の保管までデバイス上で完結するため、稟議に本来かかっていた無駄な金銭コストを大幅に削減可能です。そして、アナログな稟議にかかっていた費用や時間を別業務に回せるようになります。 情報共有不足による業務ミス あらゆる職場で発生しがちな情報共有不足もワークフローシステムが解決します。 職場で必須の「情報共有」ですが、紙や口頭のアナログな手法では、共有漏れや認識齟齬の問題が発生しやすくなってしまいます。正確な情報が共有されなければ、必然的に業務ミスが発生し業務スピードも低下します。 そこで、ワークフローをIT化させるシステムによって、メンバー間の情報共有を活発化させる必要があるのです。承認ルートがシステムによって確立されると、システム上で必要な情報が必要な人へ「過不足なく」共有されるようになります。 とくに、「ナレカン」のようにシンプルな情報共有ツールを使うと、業務ミスの発生を防ぎながら、稟議プロセスそのものをシンプルなワークフローへと刷新できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【代表例】ワークフローシステム導入後の流れとは ここでは、ワークフローシステム導入後の具体的な流れについて紹介します。システムで効果的に課題解決や環境改善を図るには、以下の流れを踏襲する必要があります。 社内体制の整備 システム導入後にどのメンバーが利用するかなど、導入の目的を明確化しましょう。システムを利用するタイミングやルールを浸透させることで、各メンバーにおけるシステムへの理解が深まります。 システムの設定 申請者と承認者などの立場によって、閲覧権限などの設定を振り分けましょう。また、正確に動作するかを確認したり、運用上の問題点を見つけたりするためにも、必ず仮運用させる必要があります。 運用後の情報共有 本格的な運用が開始されたら、“システムの使用感”や“導入前に抱えていた課題の解決ができているか”などの情報を共有しましょう。マネジメントでは、システムの導入をゴールにするのではなく、導入後に社内に浸透しているかを観察し、問題点があれば解決しなければなりません。 このように、ワークフローシステムの導入は「システムの理解を深める準備」「運用後の継続的な評価」が適切に行われることで成功させられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ワークフローを簡単に最適化できるシステムとは 以下では、ワークフローを簡単に最適化するシステムをご紹介します。 社内のワークフローを確立するには、社員が簡単にワークフローを確認できる状態にしておくことが重要です。しかし、紙でワークフローを運用すると、書類を探したり担当者に渡す手間がかかったりしてしまいます。 そこで、紙のデメリットを解消しながら効率的に運用できる「ワークフローシステム」を導入しましょう。ただし、必要な情報にすぐにアクセスできなければ、かえって情報を探す時間がかかってしまうため、誰でも簡単に情報を見つけられるツールを使いましょう。 結論、社内のワークフローを簡単に確立するには、誰でも簡単に使いこなせて必要な情報にすぐにアクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、直感的に使える「承認フロー機能」があるので、申請者・承認者ともに操作の負担がかかりません。また、ヒット率100%の超高精度「キーワード検索」で、必要な情報を簡単に見つけ出せます。 ワークフローを簡単に改善できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ワークフローシステムの選定ポイント 以下ではワークフローシステムの選定ポイントをご紹介します。導入するシステムの選定に迷っている方は必見です。 オンプレミス型かクラウド型か 1つ目の選定ポイントは「オンプレミス型かクラウド型か」です。 ワークフローシステムには、自社内にシステムを構築する「オンプレミス型」とインターネットを介してサービスを利用する「クラウド型」があります。 オンプレミス型は、自社で独自のセキュリティ対策ができる一方、費用が高い点がデメリットです。一方でクラウド型は、セキュリティ対策やバージョン更新などをシステム提供側が行うため、費用を抑えながら運用できます。 それぞれのメリット、デメリットを踏まえて、自社に最適なシステムを選択しましょう。 簡単に利用できるか 2つ目の選定ポイントは「簡単に利用できるか」です。 ワークフローシステムで業務の流れを円滑にするためには、システムの導入だけでなく、導入後に適切に運用することが重要です。しかし、多機能で操作が難しかったり、慣れるまでに時間がかかったりすると社内にスムーズに浸透しない恐れがあります。 そのため、導入後もスムーズに運用できる簡単なシステムかを確認しましょう。 サポートは充実しているか 3つ目の選定ポイントは「サポートは充実しているか」です。 ワークフローシステムについて疑問が生じた場合に、すぐに質問できる問い合わせ対応などのサポートがあればストレスなく導入・運用を進められます。また、初期セットアップやシステムの利用説明会などさまざまなサポートを受けられるツールもあります。 そのため自社に必要なサポートがそろったツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ワークフローシステム導入のメリットと解決できる課題まとめ ここまで、ワークフローシステム導入のメリットと解決できる課題例を中心に解説してきました。 稟議に関わるワークフローがアナログで煩雑な場合は、業務負荷を軽減させるためにもワークフローの見直しやシステム導入が必須です。システムを用いると、申請から決裁までのプロセスにおける「業務の非効率さ」「無駄な金銭コスト」を削減できるのです。 一方、誰もが使いこなせる「ワークフローに過不足のない機能を持つシステム」を使わなければならない点に注意しましょう。難しいツールではワークフローに使われる「情報」へすぐにアクセスができなくなり、抵抗感が発生して浸透しなくなるからです。 そこで、社内のワークフローを全社で効率化するには誰でも簡単に使えてワークフローに関する機能が搭載されたツール「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入し、ワークフローの効率化をスピーディに実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】社内稟議とは？稟議の種類や必要な項目、書き方のコツを紹介