ナレッジマネジメント
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採用活動に関わる業務は募集から選考まで多岐にわたり、業務負担は大きいものです。また、採用基準は社内で統一しておく必要があるため、採用プロセスや面接内容などは適切に管理しておく必要があります。 一方、「使い慣れたExcelで採用管理したいが、やり方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 今回は、Excelで採用管理する方法と、Excelを使用するメリット・デメリットを中心にご紹介します。 Excelで採用管理する基本のやり方を知りたい テンプレートを使って採用管理シート作成の手間を軽減したい 簡単に採用表の作成・共有できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、業務負担を減らして、効率良く採用活動を進められるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 採用管理とは1.1 採用管理の必要性1.2 採用管理に必要な項目2 Excelで採用管理する方法2.1 採用管理Excelを自作する2.2 採用管理Excelの無料テンプレートを使う3 Excelで採用管理するメリット2選3.1 （1）コストを抑えられる3.2 （2）カスタマイズ性が高い4 Excelで採用管理するデメリット3選4.1 （1）関数を組む手間がかかる4.2 （2）複数職種の採用管理が煩雑になりやすい4.3 （3）ファイルを探すのが面倒5 採用管理システムとは5.1 採用管理システムを導入するメリット5.2 採用管理システムを導入するデメリット6 【簡単】採用の進捗管理を効率化する情報共有ツール6.1 あらゆるファイルや表管理ができるツール「ナレカン」7 Excelで採用管理する方法まとめ 採用管理とは 採用管理とは、企業が新たに人材を雇用するときに立てる計画や採用情報を管理することを指します。担当者は以下の採用管理の基本を押さえておきましょう。 採用管理の必要性 採用管理が必要な要因として、企業の「採用活動の効率化」と「採用基準の統一」が挙げられます。 たとえば、応募者の多い企業では、採用情報の一元管理で応募者の情報を社内で共有しやすくなったり、選考状況をすぐに確認できたりするメリットがあります。 また、応募者への対応漏れや企業とのミスマッチを防止する役割もあるため、常に採用情報は最新の状態しておくように注意しなければなりません。 採用管理に必要な項目 以下は、採用管理に使うシートや表に記載すべき項目になります。 用途 応募者氏名 応募者の名前を記入しましょう。 応募者連絡先 応募者の電話番号、メールアドレスなどは緊急時に連絡をとらなければならない場面に必要です。 希望職種 応募者の希望職種や配属先は、面接や選考の参考になります。 応募経路 応募者がエントリーした経路を聞いておけば、今後の採用活動にも役立ちます。 エントリー日 応募者のエントリー日をもとに、選考日を調整できます。 面接日時 面接日は対応漏れを防止するためにすぐに確認できるようにしておきましょう。 面接担当者 担当者に面接日を連絡するのに必要な項目です。 選考ステータス 「1次選考中」「2次選考中」「最終選考中」などの採用状況を都度更新する必要があります。 結果通知日 結果通知日の項目があれば、応募者への連絡漏れを防止できます。 採用管理表を自社で作成する場合は、以上の項目を記入しておけば、担当者も必要情報の抜け漏れを防止できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelで採用管理する方法 Excelで採用管理を始める方法は2つあるので、より良い方を選択しましょう。 採用管理Excelを自作する 以下では、Excelを使って採用管理シートを作成する方法を解説します。 まずは、タイトルと見出しを作りましょう。横列に採用管理に必要な項目を記入します。 色や枠組みを変えて見やすく整理します。 ステータスを変更したいときは「ドロップダウン」を使うと便利です。まず、エクセル上部の「データ」タブの「入力規則」をクリックします。 入力値の種類を「リスト」にして、「元の値」に表示したい文言を「,」で区切って入力します。 ステータスを変えたいセルの右上にあるプルタブから入力した項目を選べます。 以上の手順を踏めば、シンプルな採用管理シートを作成できます。とくに、自社に合わせてカスタムできる点がメリットです。 採用管理Excelの無料テンプレートを使う こちらは応募者の情報を管理できる無料の面接受付表テンプレートになります。 「履歴書が提出されているか」「結果を通知しているか」はチェックするだけでステータスを変更可能です。 テンプレートの無料ダウンロードのテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelで採用管理するメリット2選 Excelやスプレッドシートで採用管理するメリットには以下の2つがあります。導入を考えている採用担当者の方は確認しておきましょう。 （1）コストを抑えられる 1つ目のメリットは、コストを抑えられることです。 Excelの採用管理にかかるコストは、Microsoftのライセンス料だけです。Excelのテンプレートは無料で手に入るものが多いので、低コストで採用管理ができます。 このように、他の有料ツールを使用するよりも、コストを抑えられることがExcel利用のメリットです。 （2）カスタマイズ性が高い 2つ目のメリットは、カスタマイズ性が高いことです。 Excelやスプレッドシートを使えば、管理に必要な項目を自由に設定できます。使ってみて不都合があれば、都度フォーマットを改善しながら使用できるのも利点です。 以上のように、Excelを使った進捗管理は、運用状況に合わせてカスタマイズできるのが強みなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelで採用管理するデメリット3選 一方で、Excelでの採用管理にはデメリットもあります。以下に3つのデメリットを紹介するので、導入を検討する際には必ず確認しましょう。 （1）関数を組む手間がかかる 1つ目のデメリットは、Excelでは関数を組む手間がかかることです。 採用管理シートは数値の集計だけでなく、条件によって結果を絞り込む関数なども設定しなければなりません。作成者が関数を熟知していないと、設定に時間がかかります。 このように、進捗管理シートの自作や変更をする際に、自身で関数を設定する手間がかかるのがデメリットだと言えます。 （2）複数職種の採用管理が煩雑になりやすい 2つ目のデメリットは、複数職種の採用を並行している場合、Excelの管理が煩雑になることです。 採用活動では複数職種の採用を同時に進めることがあり、採用の進度にもバラつきがでます。その際に、複数のシートを行き来したり、絞り込みの項目が増えたりすると、進捗が管理しづらくなるのです。 このように、Excelでシートを用意しても、実務が複雑になるほど管理しきれなくなくなるのでデメリットです。 （3）ファイルを探すのが面倒 3つ目の「Excelで採用管理をするデメリット」は、ファイル管理そのものが面倒ということが挙げられます。 Excelはファイル作成後に保存場所を決めますが、社内サーバーが整理されていなければ、保存場所が分からなくなります。また、逐一「ファイルを開く手間」が生じるため、更新を後回しにしてしまい、結果更新が漏れてしまうケースもあるのです。 以上のように、Excelで採用管理をするとファイルの保管や編集にも手間がかかるため、「ナレカン」のような検索性に優れたツールの導入を検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 採用管理システムとは Excelで採用管理するデメリットを解消する手段として、採用管理システムがあります。採用管理システムとは、採用に関わる業務を一元管理できるツールです。 採用管理システムを導入するメリット 以下は、採用管理システムを導入する2つのメリットです。 採用に関するあらゆる機能がある 企業説明会の予約管理や採用ページ作成など、採用業務全般に便利な機能があります。リマインド機能があるシステムもあり、応募者への連絡漏れも防げます。 進捗管理が簡単にできる 複数職種の採用を並行している場合でも、進捗管理が簡単です。フォーマットを作成する手間がなくなるので、効率よく進捗管理ができます。 このように、これまで手間のかかっていた採用業務が効率化する機能があり、進捗も管理できるのが採用管理システムのメリットです。 採用管理システムを導入するデメリット 以下は、採用管理システムの2つのデメリットです 選考方法を変更しなければならない場合がある 導入するシステムに合わせるために、既存の選考方法を変更しなければならないケースがあります。システムの導入により、別の負荷が生まれてしまうのです。 多機能で使いこなせない場合がある 一般的な採用管理ツールは多機能なので、使いこなすのに時間がかかります。採用の規模によっては、使わない機能が多い可能性もあります。 以上のように、「選考方法をシステムに合わせる必要性がある」「多機能なので使いこなすのが難しい」という2つのデメリットは、導入するときの課題になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【簡単】採用の進捗管理を効率化する情報共有ツール 以下では、採用の進捗管理を簡単にできるノート型システムをご紹介します。 Excelによる採用情報の管理は、表で見やすく整理できたり、導入しやすかったりするメリットがあります。しかし、定期的に採用を実施する企業の場合は、Excel管理だと過去のファイルが埋もれやすく、欲しい情報をすぐに見つけ出せないという点で不便です。 つまり、欲しい情報がすぐに取り出せる「検索機能が充実したシステム」の導入が不可欠です。ただし、採用管理に特化したシステムでは、運用の仕方などのマニュアルを保管できないこともあるため、マニュアル作成も同じツール上で完結できるものが便利です。 結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる採用情報を作成・共有・蓄積できるうえ、目的の情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、表機能を使って見やすい採用管理シートを簡単に作成できるうえ、テンプレートとして登録しておけば、必要なときにすぐに呼び起せます。また、「超高精度の検索機能」を使えば、過去の採用状況やマニュアルをすぐに参照できるので、スムーズな採用活用が実現します。 あらゆるファイルや表管理ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelで採用管理する方法まとめ これまで、Excelで採用管理をする方法やデメリット、おすすめの採用管理ツールを中心にご紹介しました。 採用活動では採用進捗をはじめとした、さまざまな情報を管理しなければなりません。しかし、採用進捗をExcelやスプレッドシートで管理すると、必要なファイルを探すのに苦労します。 そこで、欲しい情報がすぐにみつかる「検索性に優れたツール」を選定すべきです。また、自社に合わせたオリジナルのテンプレートを登録できると都度体裁を考える必要もありません。 結論、採用管理で導入すべきなのは、採用ノウハウを蓄積できるうえ、充実した検索機能で目的の情報に素早くヒットする「ナレカン」一択です。また、ナレカンにはあらゆる情報を蓄積できるので、面接内容もまとめて管理できるのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、採用管理を効率化させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 人事部がやるべき仕事とは？業務内容や役割、抱える課題を紹介 組織活性化の施策とは？活性化の5原則や成功事例も解説！ 【担当者必見】人事管理とは？役割や重要性、労務管理との違いも解説！ 【必見】履歴書の保管期間と方法とは？保管におすすめのツールも紹介 適材適所な人材配置をするには？人材情報の管理に役立つツールも紹介

面談記録は、評価やフィードバックの判断材料となるほか、面談する両者が話した内容に齟齬がないかの確認に使われます。そのため、一目で内容を理解できるように分かりやすく、過不足なく書くことが求められます。 しかし、「面談記録を作成したいが、どう作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、面談記録の書き方やコツ、便利なテンプレートを中心に解説します。 面談記録の項目や書き方のコツを知りたい テンプレートを使って面談記録の作成時間を短縮したい 面談記録の作成・管理に最適なツールを探している という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい面談記録の書き方だけでなく、作成後の効果的な管理方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 面接と面談の違い2 面談が必要な3つのシーンとは2.1 人事評価面談（社内）2.2 営業面談（社外）2.3 採用面談（社外）3 ＜例文あり＞個人面談記録・シートの書き方とは3.1 面談記録に書くべき6つの項目3.2 面談記録を書く4つのコツ4 【無料】面談記録シートのテンプレート2選4.1 Excel｜ヒアリングに最適なフォーマット4.2 Word｜面接にも使えるフォーマット5 面談記録のおすすめの作成・管理方法5.1 大企業で面談記録を最も簡単に蓄積できるアプリ「ナレカン」5.2 ＜採用面談＞ナレカンを使った面談記録の運用例6 面談を適切に進めるコツとは6.1 （1）スケジュールを正しく管理する6.2 （2）質問の軸を明確にする6.3 （3）トークスクリプトを用意しておく7 面談記録の書き方やコツまとめ 面接と面談の違い 「面談」と似た言葉に「面接」がありますが、両者には以下のような違いがあります。 面接 面接は、相手の人柄や能力を見極めるのが目的であり、基本的に面接官からの質問にのみ受け答えするのが特徴です。おもに学校の入試や企業の採用活動などで実施されています。 面談 面談は、互いに情報を共有して、相互理解を深めることを目的としています。そのため、面接とは違い、面談をする側とされる側の双方向のコミュニケーションが必要です。 このように、面接は面接官が応募者を理解することが目的であるのに対し、面談は相互理解を目的とする点で両者は異なっています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 面談が必要な3つのシーンとは 面談が必要となる主なシーンには「社内の人事評価面談」と「社外の営業面談・採用面談」が挙げられます。以下では、それぞれの特徴について解説します。 人事評価面談（社内） 人事評価面談は、「上司と部下」あるいは「人事担当者と従業員」で実施される面談です。社員の業務状況や目標に対する取り組みなどを聞き取り、人事評価や昇進の判断材料にします。 そのため、評価の軸がぶれないように面談の担当者間で共通認識を持っておかなくてはなりません。また、限られた面談時間を有意義なものにするためには、あらかじめ聞き出す内容をすり合わせておく必要もあります。 したがって、人事評価面談ではテンプレートに沿って面談を進めていくと、担当者間での内容のばらつきを防止できるうえ、面談記録も簡単に残せるのです。人事評価は社員のモチベーションを高める作用もあるため、適切に評価するようにしましょう。 営業面談（社外） 営業面談は、「顧客と営業担当者」の間で実施される面談です。顧客とのコミュニケーションを通じて顧客のニーズや悩みを把握し、信頼関係を築いていき、顧客に満足してもらえる提案をすることを目的としています。 ただし、営業面談の質は担当者の能力に依存しがちです。また、顧客情報が属人化しやすく、社内メンバーの異動や退職があると営業面談のノウハウも流れてしまい、社内にナレッジとして蓄積されません。 そのため、営業のトークスクリプトや顧客情報を社内で共有し、保管しておくことが必要です。たとえば、「ナレカン」のようなツールなら業務に関わる情報を一元管理し、任意のメンバーと共有できるので、業務の属人化を防げます。 採用面談（社外） 採用面談は、「採用担当者と候補者」との間で実施される面談です。面接とは異なり、選考課程外で仕事内容や雇用条件について話し合い、相互理解を深めることで採用後のミスマッチを防ぐのが目的です。 面接のように形式的な質問ではなく、候補者の本音を引き出せるように候補者が話しやすい雰囲気を作り、入社意欲を高めてもらうようにしましょう。また、候補者からも質問をしてもらい、会社や業務内容を理解してもらえる時間を作ることも大切です。 そのため、面談シートを作成するときは「応募者の履歴書・経歴書だけでなく、人柄や雰囲気など定性的な情報もまとめて管理できるツール」を利用するのがおすすめです。また、採用担当者間で情報を共有できるような仕組みも用意しておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜例文あり＞個人面談記録・シートの書き方とは ここでは、面談記録の書き方を解説します。以下を参考にすると、画像のような見やすい面談記録を作れるので必見です。 面談記録に書くべき6つの項目 面談記録に書くべき項目として、以下の6つが挙げられます。（※表は左右にスクロールできます。） ＜項目＞ ＜書き方＞ 議題 面談の議題やテーマ、実施する目的を記載します。 経緯 面談を実施するに至った経緯や、面談相手の状況などを記載します。 概要 面談内容の大まかな概要を記載します。また、採用面談では、面談相手を採用するか否かの結論を示しましょう。 詳細 面談相手の具体的な意見など、内容の詳細を記載します。 フィードバック 面談担当者のフィードバックや意見を記載します。 今後の展望 面談を踏まえて、今後取るべき行動や指針を記載します。 上記以外にも必要な項目があれば、場面に応じて調整しましょう。また、項目が決まったら、今後も使い回しができるように「テンプレート」として保存しておくと便利です。 面談記録を書く4つのコツ ここでは、面談記録の書き方のコツを4つご紹介します。以下の点を抑えると、分かりやすい面談記録が書けるようになります。 フォーマットを活用する フォーマットを使えば面談記録の作成時間が省けます。また、レイアウトを統一できるので、作成者によって内容にばらつきが出ることもありません。 情報を構造化する 太字や字下げを使って、情報を構造化してまとめましょう。たとえば、大まかな情報を「太字」、それに関連する細かな情報を「字下げ」すると、読み手が面談の流れを把握しやすいです。 表現をそろえる 表現や言い回しをそろえると、面談内容が読み手に伝わりやすくなります。文章には個人の癖が出やすいため、あらかじめ組織内で表現を統一しておくと良いです。 簡潔にまとめる 面談内容をすべて書き留めると、作成に手間がかかるうえ、欲しい情報がすぐに見つからない「ストレス」につながります。そのため、要点が確実に伝わるように不要な部分はカットして、面談記録は簡潔にまとめましょう。 以上のコツを踏まえて作成すれば、読み手にとって分かりやすい面談記録がつくれます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】面談記録シートのテンプレート2選 以下では、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する、ExcelやWordで使用可能なフォーマットを紹介します。自由度よりも手軽さを重視したい場合に最適です。 Excel｜ヒアリングに最適なフォーマット こちらは、ヒアリング項目を自分で設定できるExcel用フォーマットになります。面談前にあらかじめ聞き出す内容を決めてから活用するのがポイントです。 Excel｜ヒアリングに最適なテンプレートはこちら Word｜面接にも使えるフォーマット 上記は、あらかじめ項目が決まっているヒアリングシートになります。Wordに適した仕様なので、項目ごとに詳しく記載したい場合に便利です。 Word｜面接にも使えるテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 面談記録のおすすめの作成・管理方法 以下では、面談記録のおすすめの作成・管理方法をご紹介します。 人事評価面談・営業面談・採用面談では、それぞれヒアリングする項目が異なります。そのため、面談する社員によって項目に差が生じないよう、あらかじめ”テンプレート”を用意しておくべきです。 ただし、ExcelやWordのテンプレートは便利なものの、管理が煩雑になりやすく、あとから見返すときに探す手間がかかります。そのため、テンプレート機能だけでなく「検索性も高いツール」を導入して面談記録を適切に管理しましょう。 したがって、面談記録の作成・管理には、超高精度の検索機能で必要な情報に即アクセスできるITツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」にはあらゆる情報を添付できるため、面接動画や関連情報をまとめて共有・保存できます。また、「テンプレート」で面談記録のフォーマットを瞬時に呼び出せるうえ、「超高精度検索」でファイル・画像内の情報もすぐに探し出せるのです。 大企業で面談記録を最も簡単に蓄積できるアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜採用面談＞ナレカンを使った面談記録の運用例 以下は、ナレカンを使った面談記録の運用例です。 「ナレカン」では、以下のようにシンプルに採用面談の記録をまとめておくことができます。 また、超高精度の「キーワード検索」によって、複数キーワードで思い通りに検索できます。ナレカンでは、添付ファイルの中身まで検索できるので、蓄積した面談記録から、欲しい情報へすぐにアクセス可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 面談を適切に進めるコツとは ここでは、面談を適切に進めるコツを紹介します。面談を業務に最大限に活かしたい企業は、以下のコツを実践しましょう。 （1）スケジュールを正しく管理する まずは、面談実施のスケジュールを正しく管理しましょう。 面談は実施期間が決められており、期間内に対象者全員の面談を実施する必要があります。そのため、面談担当者は面談の実施が決まったらすぐに内容を共有し、参加予定者が余裕をもってスケジュールを調整できるようにしましょう。 また、実施期間が短いと聞き手となる担当者の負担となるうえに、面談時間が十分に確保できず、参加者の抱える悩みを見逃す可能性があります。したがって、面談時間が押さないよう適切に管理しなければなりません。 （2）質問の軸を明確にする 次に、質問の軸を明確にしておくことが重要です。 もし、質問の軸が明確になっていなければ、ひとつの話題に時間をかけすぎたり、業務内容と関係のない方向に話題が逸れたりする恐れがあります。その場の流れに任せて質問をしていくと、ヒアリングするべき内容を聞きそびれるといった事態を招きかねません。 限られた時間の中で相手の悩みを引き出したり、解決策を提案したりするためにも質問の軸は事前に明確にしましょう。 （3）トークスクリプトを用意しておく 最後に、トークスクリプトを用意しておくこともポイントのひとつです。 面談の進め方やヒアリングの仕方は、担当社員によって異なる場合が多いです。そのため、面談の質に差が生じてしまう可能性があり、社員から得られる情報量にもばらつきが出てしまいます。 そこで、事前に面談フローをトークスクリプトに落とし込めば、全体的な面談の質を担保できます。ただし、トークスクリプトは用途によって内容が変わるため、「ナレカン」 のように「フォルダ」で分けられるツールを使って混在しないように管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 面談記録の書き方やコツまとめ ここまで、面談におけるコツや記録を書くコツについて紹介しました。 面談記録は、ヒアリングした情報を簡潔にまとめて、社内で適切に共有・管理しなければなりません。しかし、社員数が多い場合は、都度ヒアリング項目を設定する手間がかかるため、”テンプレート”を使って事前にフォーマットを準備しておくと効率的です。 さらに、作成した面談記録を管理するときは、あとから第三者が確認することを踏まえて「欲しい情報がすぐに見つけられるか」も重視しましょう。とくに、「優れた検索性を備えたツール」を使えば、目的の情報に即アクセスできます。 結論、面談記録の作成・管理には、高度な検索機能で、作成した面談記録から必要な情報をすぐに見つけられるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、面談を効果的に実施しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 人事部がやるべき仕事とは？業務内容や役割、抱える課題を紹介 組織活性化の施策とは？活性化の5原則や成功事例も解説！ 【担当者必見】人事管理とは？役割や重要性、労務管理との違いも解説！ 【必見】履歴書の保管期間と方法とは？保管におすすめのツールも紹介 適材適所な人材配置をするには？人材情報の管理に役立つツールも紹介

昨今では、上司と部下で信頼関係を構築するために、面談を実施する企業が増えてきています。面談を通じて引き出した社員の悩みや考えをキャリアや業務に反映させることで、結果的に社員一人ひとりのパフォーマンスの向上につながるのです。 しかし、なかには「面談記録シートを作成したいが、どのように作ればよいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、面談記録シートの作成・活用方法やおすすめテンプレートを中心にご紹介します。 面談記録の残し方を例文付きで教えて欲しい Excel/Wordテンプレートを使って、人事面談をスムーズに実施したい 大量の面談記録を管理・共有しやすい仕組みを整えたい という方はこの記事を参考にすると、面談記録シートの無料テンプレートが見つかり、有効な作成・活用方法まで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社員・人事面談とは1.1 人事面談をする目的1.2 人事面談の4つの種類2 社員・人事面談記録シートを活用するメリット2.1 （1）伝えたいことを事前に整理できる2.2 （2）社員を適切に評価できる2.3 （3）引き継ぎがしやすくなる3 ＜社員・人事面談記録の書き方＞シートに残すべき5つの項目4 分かりやすい面談記録シートを書くためのポイント3選4.1 （1）時系列に沿って記録する4.2 （2）表現を統一する4.3 （3）テンプレートを使用する5 ＜記入例あり＞無料で使える面談記録シートのテンプレート3選5.1 【Excel】フィードバック面談で使える面談シートのテンプレート5.2 【Excel・Word】簡単に書ける面談記録のテンプレート5.3 【Excel・Word】汎用的に使用できる面談記録のテンプレート6 社員・人事面談記録シートをExcelで管理するデメリット6.1 （1）ファイル管理が煩雑になる6.2 （2）細かな権限設定がしづらい7 Excelよりストレスなく面談記録シートを管理できる方法7.1 必要な情報をすぐに探し出せるツール「ナレカン」8 面談記録シートに書くべき項目・テンプレートまとめ 社員・人事面談とは ここからは、社員・人事面談の目的や概要をご紹介します。面談の頻度が少なく、部下とコミュニケーションをとる機会が少ないという企業の方は必見です。 人事面談をする目的 人事面談を実施する目的には、主に以下の3つが挙げられます。 上司と部下の信頼関係を築く 上司が部下からの信頼関係を築くには、部下の抱えている悩みや目標をヒアリングすることが重要です。面談での会話を通じて信頼関係を築ければ、普段の業務上のコミュニケーションが取りやすくなり、円滑に仕事を進められます。 部下の成長を促す 面談でヒアリングした目標に対して、適切にタスクをアサインしていけば、部下の成長に直結します。また、業務上の改善点をフィードバックすることで、さらなる成長を促せます。 モチベーションを高める 部下は面談を通して、自分の働きぶりに対する上司の評価を知ることができます。それにより、今後の業務に対するモチベーションを高められるのです。 上記の3つの目的を意識して、社員一人ひとりと向き合うことで、結果的に風通しの良い職場づくりにつながります。そのため、早急に面談記録シートを作成して、効果的な面談を実施していきましょう。 人事面談の4つの種類 人事面談には、主に以下の4つの種類があるため、シーンに応じて適切な面談を実施しましょう。 目標設定面談 目標設定面談は、部下の個人的な目標を設定していくための面談です。具体的には、部下がいつまでに・何を・どこまで達成するかという目標を提示し、上司が必要に応じて修正しつつ承認するという形になります。 中間面談 中間面談は、上司と部下との間で、目標達成までの中間地点で実施されます。具体的には、目標までの進捗や達成度・課題の確認が目的であり、状況に応じた目標の変更や課題解決に向けたアドバイスが可能です。 フィードバック面談 フィードバック面談は、一定期間の部下の業績や成果を上司から部下にフィードバックする面談です。部下の「課題の解決方法」や「長所をどうやって伸ばすか」などを検討することで、部下の成長を促せます。 1on1ミーティング 1on1ミーティングは、上司と部下が定期的に1対1で行う面談です。業務内容のみならず、日常的な悩みを話す機会を設けることで、部下のモチベーション向上や上司との信頼関係の構築が見込めます。 以上のように、人事面談は部下の成長を促すための重要な機会であると言えます。そのため、定期的に面談を実施する場を設けることが、良い人間関係や職場を構築していくうえで大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社員・人事面談記録シートを活用するメリット 面談記録シートとは、面談で上司が伝えたいことや部下からの質問内容などを記録したものです。以下では、面談記録シートを活用するメリットを具体的に解説しているので、担当者の方は必見です。 （1）伝えたいことを事前に整理できる 1つ目は、面接で伝えたいことを事前に整理できる点です。 面談記録シートが手元にあれば、上司は面談で”どのような質問をするか”をシミュレーションしてから臨めます。また、事前に流れを理解しておけば、慌てずに面談をはじめられるため、内容を聞き逃したり記載し忘れたりする心配もありません。 したがって、限られた面談時間でお互いが伝えたいことを確実に伝えられるように、面談記録シートはあらかじめ作成しておきましょう。 （2）社員を適切に評価できる 2つ目は、面談記録シートが、社員を適切に評価できる貴重な材料になる点です。 面談記録シートを作成・管理することで、部下の成長や課題を数年単位で把握できます。たとえば、過去に挙げられた課題が現在でも指摘されている場合、異なるアプローチで解決策を模索できるのです。 ただし、面談の結果だけを評価に結びつけてしまうと、上司の主観に左右される可能性があるため対策が必要です。具体的には、「ほかの社員からどのように評価されているか」「普段の業務への取り組み方はどうか」なども考慮しましょう。 （3）引き継ぎがしやすくなる 3つ目は、社員間で引き継ぎがしやすくなる点です。 過去の面談内容をシートに残しておけば、次回の担当者が異なる場合でも「面談を受ける社員がどのような人物か」がわかった状態ではじめられます。そのため、ヒアリング内容が重複することなく進められ、会話に無駄が生じません。 ただし、面談記録シートの管理が煩雑だと、担当者が内容を確認したいときに探す手間がかかります。そのため、面談記録シートは「ナレカン」のような検索性に優れたツールで、いつでもアクセスしやすい状態で管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜社員・人事面談記録の書き方＞シートに残すべき5つの項目 面談記録シートには、以下の5つの項目を記載しましょう。 目標と進捗 業務の目標と進捗を記載します。具体的に把握できるように定量的な内容を記入しましょう。 成果を上げたこと これまでの業務の中で成果を上げた内容を記載します。例えば、「商品Aの売上げ〇円」など分かりやすく数値化します。 困っていること 業務を進める中で困っていることや悩んでいることを記載します。成果が上がらない原因が分かっている場合は、詳細に書きましょう。 アドバイス 上司からのアドバイスを記載しましょう。振り返ったときでも分かるように、具体的に書くことが重要です。 次の目標 面談を通じて決定した、今後の目標を記載しましょう。数字を用いるなどして、達成すべきことが明確な目標を記載するのがポイントです。 以上の項目は面談シートに取り入れたい最低限の内容なので、必要に応じて項目を追加すれば自社に合うシートを作れます。また、面談シートの内容は個人情報であるため、閲覧制限を細かく設定できる環境で管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 分かりやすい面談記録シートを書くためのポイント3選 ここでは、分かりやすい面談記録シートを書くためのポイントを3つご紹介します。以下の3点を意識し、誰が見ても内容が分かる面談記録を目指しましょう。 （1）時系列に沿って記録する 1つ目は、時系列に沿って記録することです。 面談内の発言内容を時系列順に記載することで、会話の前後からその発言に至った経緯を把握できます。相手の発言のバックグランドを知ることで、悩みの全体像を把握しやすくなるのです。 反対に、発言内容を入れ替えて読みやすくする書き方もありますが、入れ替えに失敗して因果関係が崩れてしまう可能性があるため、基本的には時系列に沿って書きましょう。 （2）表現を統一する 2つ目は、表現を統一することです。 面談記録内で表現や言い回しに表記ゆれがあると、読み手が困惑し、誤った解釈をしてしまう可能性があります。たとえば、同じ人物のことを「先方」「○○さん」と二通りの書き方をしている場合、読み手はそれぞれ違う人物であると誤解しかねません。 事前に表現方法や言い回しを統一し、読み返したときに誤解を招かないように工夫をしましょう。 （3）テンプレートを使用する 3つ目は、テンプレートを使用することです。 面談記録を一から作成するのは多くの時間がかかります。また、面談中は発言内容を素早く記録する必要があるため、以下のようにコピーして使えるフォーマットを活用して、記録シートの体裁を整えることをおすすめします。 ＜目標と進捗＞ ・（例：上半期の目標・販売額〇〇万円に対し、〇月時点での進捗は〇〇万円で約〇%であるが〇月に〇〇万円の契約が入る見込みなので〇〇万円で到着する見込み。） ＜成果をあげたこと＞ ・（例：〇月は〇〇の業務フローを見直し、〇h/月の業務時間短縮に貢献した。） ＜困っていること＞ ・（例：結果的には目標を達成する見込みだが、月によるばらつきが大きく、再現性がない。） ＜アドバイス＞ ・（例：うまくいった場合もそうでなかった場合も、その結果になった原因を書き出して整理しておくと良い。） ＜次の目標＞ （例：〇〇/月。半期ごとではなく、月ごとの目標のみを定めて業務に取り組む。） ただし、WordやExcelの場合、テンプレートがあっても、タブやファイルを複製しなければならず準備するのが面倒です。そこで、テンプレートを瞬時に呼び起こすことができ、作成後に面談記録を振り返れる「ナレカン」のようなツールの導入を検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜記入例あり＞無料で使える面談記録シートのテンプレート3選 以下では、面談記録シートの作成におすすめのテンプレートを3つご紹介します。記入例の画像つきなので、面談記録シートを書く具体的なイメージを持ちたい方は必見です。 【Excel】フィードバック面談で使える面談シートのテンプレート こちらは、フィードバック面談で使用できる面談記録シートのテンプレートに、実際に面談内容を記入した例です。既に項目が設定されているので、流れに沿ってスムーズに面談を進めることができます。 「Excel・Word基礎講座とテンプレート」のフィードバック面談シートのテンプレート詳細はこちら 【Excel・Word】簡単に書ける面談記録のテンプレート こちらは、簡単に書ける面談記録シートのテンプレートです。上記のように、シンプルなデザインのため、面談内容を誰でも簡単に記載できます。 「王の嗜み」の面談記録のテンプレート詳細はこちら 【Excel・Word】汎用的に使用できる面談記録のテンプレート こちらは、汎用的に使用できる面談記録シートのテンプレートに、実際に面談内容を入力した記入例です。ヒアリングする項目を社員ごとに設定して、自由に記載できます。 以下は、実際に面談内容を入力した記入例です。 「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」の面談記録のテンプレート詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社員・人事面談記録シートをExcelで管理するデメリット ここでは、Excelで面談記録シートを作成・管理するデメリットを2つご紹介します。Excelは簡単に使える一方で、難点もあるため注意しましょう。 （1）ファイル管理が煩雑になる 1つ目のデメリットは、ファイルを整理するのが大変な点です。 Excelはファイル数が膨大になりがちで、さらにファイル名だけでは中身を識別しにくいため、検索性が悪いです。社内にある膨大なファイルの中から、各ファイルの格納場所を覚えておき、必要なときに見つけ出すという作業は骨が折れます。 このように、Excelのようなファイル形式での管理は情報が入り乱れやすいため、目的の情報にアクセスするのに手間と時間がかかるのです。そこで、「超高精度検索」を備えた「ナレカン」のようなツールを導入して、面談記録シートを管理しましょう。 （2）細かな権限設定がしづらい 2つ目のデメリットは、「一部の社員にのみ公開する」といった細かい権限設定が面倒な点です。 Excelには、パスワードをかけられるものの、開くのに都度パスワードを入力したり、共有したい社員に教えたりしなければならず面倒です。また、フォルダ単位でアクセス権の設定も可能ですが、工数が複雑なためITに不慣れな現場にはおすすめしません。 さらに、細かな権限設定が簡単にできないと、ほかの社員が誤って操作しかねないので、情報改ざんのリスクが高まります。とくに、面談記録シートは社員のプライベートな情報でもあるため、Excelでの管理には不向きなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelよりストレスなく面談記録シートを管理できる方法 以下では、Excelよりストレスなく面談記録シートを管理できる方法をご紹介します。 Excelは導入しやすい反面、面談する人数が多いと似た名前のファイルが乱立し、あとから特定の情報を探し出すのが難しいです。さらに、共有時に都度ファイルをメール送信する手間がかかるため、管理が属人化しやすいというデメリットがあります。 そこで、面談記録シートを一元管理できるITツールを使うと、別途ツールを併用する必要がなくなり、共有の手間が省けます。ただし、「高い検索性」を備えていなければ、大量の面談記録の中から必要な情報を見つけられず、適切に活用できません。 結論、面談記録シートの作成・管理には、あらゆる情報を簡単に一元管理でき、検索機能で必要な情報にすぐアクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」に面談記録を書き込めば「フォルダ」や「タグ」で振り分けて、任意のメンバーに共有しやすい仕組みがつくれます。また、「超高精度検索」によって、情報に即アクセスできるので、従業員数が多くても”欲しい情報が見つからない”悩みを解決できます。 必要な情報をすぐに探し出せるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンのタグ管理＞ 「ナレカン」では、「記事」の見出しに”マニュアル”や”面談記録”などの「タグ」をつけて管理することもできます。 「タグ」をつけた記事は、上記のようにタグで絞り込み検索も可能なので、文書管理に役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 面談記録シートに書くべき項目・テンプレートまとめ これまで、面談記録シートに書くべき項目・テンプレートについてご紹介しました。 面談記録シートは、社員の人事評価や今後の育成に活用できるため、必ず書き残して共有する必要があります。そこで、誰もが読みやすい面談記録を作成するときは、体裁が整った”テンプレート”を利用するのがおすすめです。 しかし、ExcelやWordのテンプレートは、ファイル量が増えるとほかのファイルに埋もれて取り出しにくくなってしまいます。したがって、「簡単に欲しい情報を見つけ出せるツール」で面談記録を管理するのが最適です。 結論、自社が導入すべきなのは、情報をまとめて管理でき、検索機能で必要な情報をすぐに見つけられるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、面談記録シートをストレスなく管理できる体制を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 人事部がやるべき仕事とは？業務内容や役割、抱える課題を紹介 組織活性化の施策とは？活性化の5原則や成功事例も解説！ 【担当者必見】人事管理とは？役割や重要性、労務管理との違いも解説！ 【必見】履歴書の保管期間と方法とは？保管におすすめのツールも紹介 適材適所な人材配置をするには？人材情報の管理に役立つツールも紹介

顧客に対して営業をかけるとき、商品を強引に押しすぎると引かれてしまい、押しが弱すぎると商品の魅力を十分に伝えることができません。そのため、営業マンは適切かつテンポの良い営業トークを展開していく必要があるのです。 そこで、「トークスプリクト」があれば、質の高い営業トークが可能になるのです。しかし、なかには「効果的なトークスプリクトの作成方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、営業やテレアポに効果的なトークスクリプトと作成方法を中心に解説します。 トークスクリプトの具体的な作成手順を知りたい 営業やテレアポのトークスクリプト作成に役立つテンプレートが知りたい トークスプリクトをノウハウとして管理して、社内に共有したい という担当者の方はこの記事を参考にすると、効果的なトークスプリクトの作成方法が分かるだけでなく、社内で共有するのに最適な手段まで見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 トークスクリプトとは2 トークスクリプトを作成するメリットとは3 トークスクリプトの作成手順4 【分かりやすい】トークスクリプトの構成内容4.1 （1）警戒心を解く挨拶・自己紹介4.2 （2）興味・関心を惹くフロントトーク4.3 （3）メリットが伝わる本題4.4 （4）選択しやすいクロージングトーク4.5 （5）ニュアンスの指示を記載する5 【注意】トークスクリプトを運用する際のポイント5.1 作成したトークスクリプトの共有に最も適したツール「ナレカン」5.2 【作成例】ナレカンでトークスクリプトを管理する方法6 【無料ダウンロード可】トークスクリプトのテンプレート6.1 【Excel】記載例つきの営業トークスクリプトテンプレート6.2 【Word】テレアポに使えるトークスクリプトテンプレート7 トークスクリプトの構成やメリットまとめ トークスクリプトとは トークスクリプトとは、テレアポや対面営業などで顧客対応をするときに、会話の流れをあらかじめ作成した台本（スクリプト）のことです。 あらかじめ話を用意しておくことで商品やサービスの魅力を自信を持って伝えられるので、相手にも「頼りがいがある」「この担当者から商品を購入したい」と好印象を与えられます。 ただし、顧客によって求める点は異なるため、顧客の目的や状況に合わせてトークスプリクトを展開していかなければなりません。具体的には、顧客に合わせて営業トークができるように、複数パターンのトークスクリプトを用意しておくことが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ トークスクリプトを作成するメリットとは トークスクリプトを作成するメリットには、以下の3点が挙げられます。 会話に迷いがなくなる 会話の台本が用意されていることで「何を話せばよいのか分からない」という迷いや不安が軽減されます。また、営業経験を重ねることで、成約につながる勝ちパターンが分かるようになれば、より自信を持って営業に臨むことができます。 社内の営業トークの質を統一できる 顧客と話すとき、担当者によって伝える内容やニュアンスにばらつきが生じてしまいます。そこで、トークスクリプトで「ゆっくり話す」「強調する」などの指示まで確認できると、会話の細かい部分まで社内で共通認識を持って進められます。 教育コストを削減できる たとえば、新卒の営業マンは「何を話せば良いのか、どのような質問がくるのか」など分からないことだらけの状態です。そこで、トークスクリプトがあれば、営業経験が浅くても効果的な営業トークを効率的に身につけられます。 このように、トークスクリプトがあれば営業時の会話内容を統一できるので、とくに複数人で営業活動を進める場合、個人のトークスキルに依存せず顧客と対話できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ トークスクリプトの作成手順 トークスクリプトの作成手順は、以下の通りです。 ペルソナを固める まず、ターゲットのペルソナ（顧客の属性）を固めましょう。年齢や性別、趣味嗜好、ライフスタイルなどの属性によって、どのような営業トークにするべきかが変わります。 ゴールを設定する 次に、営業トークスクリプトのゴールを設定します。「商品を買ってもらう」「商談のアポイントを獲得する」など営業トークの目的を明確にしたうえでトークスクリプトを作成しましょう。 ヒヤリング内容を決める 続いて、顧客にヒヤリングする内容を決定します。ただし、初めから完璧を目指すのではなく、営業を重ねながら最適化していくことを前提に進めましょう。 顧客に伝えるべき順にトーク内容を並べ替える 最後に、顧客に伝える順番に内容を並べ替えます。また、トークの際にどのようなニュアンスで伝えるのか、細かいポイントも記載しておくと、活用されるトークスクリプトになります。 以上の手順を守ってトークスクリプトを作成すると、営業の勝ちパターンを盛り込むことができます。また、営業ノウハウは、「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールを利用すると、円滑な情報共有が実現します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【分かりやすい】トークスクリプトの構成内容 以下では、トークスプリクトの構成内容を詳しく解説します。トークスクリプトに何を書けば良いのかわからないという方は必見です。 （1）警戒心を解く挨拶・自己紹介 挨拶や自己紹介は相手の警戒心を解くための重要な役割を果たします。 はじめて会話するときは、相手は少なからず営業マンに警戒心を抱いていると予想できます。そのような状態で、挨拶や自己紹介なく営業トークを開始すれば、警戒心に加え不快感を強める原因になりかねません。 そこで、警戒心を解くような挨拶や自己紹介をしましょう。具体的には、「お世話になっております。〇〇といった商品を提供しております、株式会社〇〇の～と申します。」というように、何者かがすぐに分かるような挨拶が望ましいです。 （2）興味・関心を惹くフロントトーク 相手に興味・関心を抱かせるためには、フロントトークが重要です。 自己紹介で相手の警戒心を解いたとしても、いきなり本題に入るのではなく「興味付け」をすることが大切です。なぜなら、興味や関心のない状態で営業トークをはじめても聞き流されてしまう可能性があるからです。 たとえば、「今回、弊社で〇〇というキャンペーンを実施しておりまして、〇〇様にご案内できればと思い、お電話させていただきました。」というように、メリットを伝えることがポイントです。 （3）メリットが伝わる本題 フロントトークが作成できたら、本題に入りましょう。また、本題を話すときは、以下の順番でトークを作成することが一般的です。 キャンペーンの概要 顧客側のメリット 詳細の説明 営業トークを順調に展開できていれば、相手から質問されるなどの良いリアクションが期待できます。一方、上手くいっていない場合には、無理に話題を展開するのは逆効果なので注意しましょう。 仮に、上手くいっていないとき、相手はいつ電話を切ろうか伺っている状態なので、顧客側のメリットを丁寧に伝えるなどの対応が必要です。そのため、営業トークが順調な場合と苦戦している場合とで、2パターン用意しておくと良いです。 （4）選択しやすいクロージングトーク 本題のあとはクロージングトークを作成しましょう。 クロージングトークとは、次回のアポイントを打診する手段のことです。日程決めを相手に委ねてしまうと、なかなか決まらないことがあるので注意しましょう。 そのため、「来週の〇日と〇日ですと、どちらがご都合よろしいでしょうか？」というように、具体的な日程を提示して、相手に選択してもらう決め方が望ましいです。なお、選択肢を絞りすぎると相手に威圧感を与えかねないので、複数提示する必要があります。 （5）ニュアンスの指示を記載する トークスクリプトの最後に、ニュアンスの指示を記載しましょう。 単純に作成したトークスクリプトを読み進めるだけでは、トークを盛り上げることはできません。とくに、電話で話す場合、自身ではそのつもりがなくても、不愛想だと思われてしまう可能性があるため「ニュアンス」を意識したトークは大切です。 また、ニュアンスを意識して話すべき情報や話し方は、以下を参考にしましょう。 参照：ネクストSFA：【テンプレ無料DL】テレアポ営業のプロが語る、アポが取れるトークスクリプトの作り方 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意】トークスクリプトを運用する際のポイント 以下では、トークスクリプトを運用する際のポイントをご紹介します。 トークスクリプトは作成して終わりではなく、営業やテレアポで得た情報を踏まえて、常に最新の内容にアップデートし続けることが重要です。また、営業のノウハウが詰まったトークスクリプトは、社内のナレッジとして適切に管理・共有しなくてはなりません。 しかし、Excelなどのファイルでスクリプトを管理すると、最新のファイルがどれかわからなくなったり、メールやチャットで共有するのに手間がかかります。そこで、ITツールで記録すると内容や履歴を確認しやすく、スクリプトの共有が円滑化するのです。 ただし、トークスクリプトは必要なときにすぐ参照できるように、検索性に優れたツールが求められます。結論、トークスクリプトの運用には、内容の更新・共有が簡単にでき、優れた検索機能で必要な情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはシンプルな操作でトークスクリプトを記載できるうえ、更新履歴の確認も簡単です。また、超高精度の検索機能で思うままに検索できるうえ、”ヒット率100%”の正確さと”平均0.2秒”のスピードで必要なトークスクリプトをすぐに参照可能です。 作成したトークスクリプトの共有に最も適したツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 【作成例】ナレカンでトークスクリプトを管理する方法 以下では、ナレカンでのトークスクリプトの管理方法をご紹介します。 ナレカンでは、作成したトークスクリプトを支店や部署単位で管理できます。 また、生成AIを活用した「自然言語検索」によって必要なトークスクリプトを簡単に検索することも可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料ダウンロード可】トークスクリプトのテンプレート 以下では、トークスクリプトの作成に役立つテンプレートを紹介します。営業トーク用とテレアポ用それぞれ紹介しているので必見です。 【Excel】記載例つきの営業トークスクリプトテンプレート こちらは、SAIRUが提供する、営業トークスプリクトのExcelテンプレートです。スクリプトシートだけでなく前準備シートや改善案シートも備わっており、いずれも記載例がついているので書き方に悩む方におすすめです。 「SAIRU」が提供するテンプレートの詳細はこちら 【Word】テレアポに使えるトークスクリプトテンプレート こちらは、Office Hackが提供する、トークスクリプトのWordテンプレートです。トークのステップ別に分けて詳細を記載できるうえ、下部にはニュアンスの指示ルールまで明記できるようになっています。 「Office Hack」が提供するテンプレートの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ トークスクリプトの構成やメリットまとめ ここまで、トークスクリプトの構成やメリットを中心に紹介しました。 営業にトークスプリクトを活用するメリットには「営業経験の有無に関わらず、質の高い営業トークを展開できること」が挙げられます。また、会話のパターンは複数あるため、トークスプリクトは複数用意しておくことが大切です。 ただし、作成したトークスプリクトは社内で共有しておかなければ、テレアポの質を統一できないので注意しましょう。そこで、情報を「ノート」に記載するだけで、トークスクリプトを社内に共有できるツールがあると便利です。 結論、自社が導入すべきなのは、トークスクリプトを簡単な操作で共有でき、超高精度の検索機能で必要なときに即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、トークスプリクトの作成・管理を最適化して、営業トークの質を高めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【記入例あり】ヒアリングシートの書き方や無料テンプレート5選を紹介 インサイドセールスは内製vs外注どちらがよい？成功のコツも解説 【2025年最新】インサイドセールスにおすすめのツール5選を比較！

営業において「ヒアリング」は、顧客のニーズを正しく聞き出すために欠かせない業務です。そこで、事前に質問内容をまとめたヒアリングシートを用意しておくと、商談内容に抜け漏れが起きるのを防止できます。 しかし、ヒアリングシートを作成したいが「どのように作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ヒアリングシートの書き方やテンプレート5選を中心にご紹介します。 ヒアリングシートの書き方を知りたい ヒアリングシートのテンプレートを探している ヒアリングシートを簡単に作成・管理できるツールを利用したい という方はこの記事を参考にすると、ヒアリングシートの作り方が分かるだけでなく、ヒアリングシート管理におすすめのツールも見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ヒアリングシートとは1.1 ヒアリングシートとは1.2 業界・業種別の利用例2 ヒアリングシートが重要な3つの理由2.1 顧客の要望を正しく理解するため2.2 要件の聞き漏れを防ぐため2.3 ヒアリングの質を保つため3 【記入例あり】ヒアリングシートの作り方3.1 効果的なヒアリングシートを作る手順・ポイント3.2 ヒアリング内容に必要な基本項目と記入例4 【無料】ヒアリングシートのExcelテンプレート・フォーマット5選4.1 （1）コンサルタントも使えるシンプルなヒアリングシート4.2 （2）社内面接のヒアリングシート4.3 （3）営業のヒアリングシート4.4 （4）商談のヒアリングシート4.5 （5）不動産のヒアリングシート5 紙やExcelでヒアリングシートを作成するデメリット6 Excelよりも簡単にヒアリングシートを作成・管理できるツール6.1 テンプレート機能が使えるツール「ナレカン」6.2 ナレカンを使ったヒアリングシートの作成例7 ヒアリングシートを作成するときに役立つフレームワーク7.1 SPIN話法7.2 BANT7.3 3C分析8 ヒアリングシートを活用するポイント9 ヒアリングシートの書き方・テンプレート5選まとめ ヒアリングシートとは ここでは、ヒアリングシートとは何かや利用例を解説します。ヒアリングシートの基本を理解しましょう。 ヒアリングシートとは ヒアリングシートとは、顧客の現状や抱える課題、その背景や要望などを把握するために、事前に聞きたい質問事項をまとめたツールを指します。 ヒアリングシートを使用することで、顧客のニーズや課題を把握しやすくなり、情報を効率的に漏れなく収集できるため、より顧客の意見を反映した提案を作成できます。 ヒアリングシートは営業や制作、社内の面接など幅広い用途で利用されます。そのため、自分の業務に適したフォーマットで作成するよう心がけましょう。 業界・業種別の利用例 ここでは、ヒアリングシートの業界・業種別の利用例をご紹介します。 営業職のヒアリングシート 営業職の場合は、顧客の現状や要望、ニーズを聞き出すことが重要です。そのため、顧客との商談のときには、ヒアリングシートに質問項目をあらかじめまとめておくことが効果的です。 顧客の現状や疑問点、商品の納期やスケジュールなどの項目を入れて作成すると、顧客情報を十分に把握できるヒアリングシートになります。 不動産のヒアリングシート 不動産会社の場合、不動産の仲介や売買のときに、顧客のニーズを理解するためにヒアリングシートが使用されます。顧客へのヒアリングや物件の案内のときに、ヒアリングシートの項目を確認すれば、漏れなく情報を収集できます。 また、ヒアリングシートを使用することは、成約の確率を高めることにも繋がるため、積極的に活用しましょう。 コンサルタントのヒアリングシート コンサルティングにおいてヒアリングシートを利用する場合は、顧客の課題や目標を把握し、それに対して的確な解決策を提案するという目的があります。また、ヒアリングシートを使ってコミュニケーションをとることで、信頼関係が構築され、活発な対話に繋がります。 コンサルタントは顧客との関係が重要なため、ヒアリングシートを漏れなく作成し円滑に業務を進めましょう。 以上のように、業務内容によって目的や項目が異なるため、確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ヒアリングシートが重要な3つの理由 以下では、ヒアリングシートが重要な理由を3つ紹介します。商談経験が浅い方やヒアリングに自信がない方にとっては必見です。 顧客の要望を正しく理解するため ヒアリングシートは、顧客の要望や潜在ニーズを明確にするために役立ちます。 事前に情報を整理しておくと、より的確に顧客の課題を捉えることができます。その結果、顧客の要望や潜在ニーズを発見するきっかけにつながるのです。 また、2回目以降の商談では、ヒアリングシートを事前に確認し、よりスムーズにニーズに沿った提案ができます。 要件の聞き漏れを防ぐため ヒアリングシートがあれば、商談中に聞き漏らしてしまう要件を防げます。 事前に聞くべき項目を整理しておけば、必要な情報を確実に引き出せます。準備が整った状態で商談に臨むことで、重要なポイントを見落とすリスクを減らせるのです。 そのため、事前に聞き出したい内容を整理したヒアリングシートを作成して、商談に臨みましょう。 ヒアリングの質を保つため ヒアリングシートを使うことで、商談相手による質のムラを防げます。 ヒアリングシートは、顧客の抱える課題を網羅的に質問できるテンプレートとして設計されているため、どんな相手にも一貫した質の高いヒアリングができます。 細かい質問は相手によって変えるべきですが、基本的な項目は同じなのでテンプレートで効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【記入例あり】ヒアリングシートの作り方 以下では、ヒアリングシートの作り方を解説します。具体的な手順や基本項目まで紹介しているので、以下の内容を把握すれば、今すぐヒアリングシートを作成できます。 効果的なヒアリングシートを作る手順・ポイント ヒアリングシートを作る手順とポイントは以下の通りです。 目的を明確にする 何を知りたいのか、解決したい課題は何かを明確にします。目的が曖昧だと、不要な質問や情報過多になりがちです。 事前調査する 顧客の基本情報（会社名、担当者名、提供サービスなど）を社内データやインターネットから収集します。調査できる内容は事前に把握し、ヒアリング対象を絞り込みましょう。 質問内容を設計する 必要な回答から逆算し、具体的な情報を得られる質問を作成します。選択式や自由回答式を使い分け、簡潔で分かりやすい内容にまとめましょう。 形式を決める 用途に合わせてオンラインフォームやPDFなど適切な形式を選びます。視覚的に見やすく、回答しやすいデザインにすることも重要です。 シートを確認・修正する 作成後は関係者で確認し、質問の漏れや誤解を招く表現がないかをチェックします。必要に応じて修正を加え、完成度を高めましょう。 ヒアリングシートには、「調べればわかる項目」を記載せず、「相手に尋ねる価値のある項目」を設定することが重要です。また、相手の回答を予想して、改善策やその方向性を考えておくこともポイントです。 ヒアリング内容に必要な基本項目と記入例 ここではヒアリングシートに書くべき項目と記入例をご紹介します。以下を押さえて、業務に活かせるヒアリングシートを作成しましょう。 ヒアリング内容に必要な基本項目 ヒアリング内容に必要な基本項目は以下の通りです。 項目 詳細 顧客情報 顧客の基本情報を把握し、スムーズなコミュニケーションを図るための必須項目。 課題とニーズ 顧客が直面している問題や、解決を望んでいる具体的なニーズを明確にする。 目標と期待する成果 顧客が達成したい目標や、成功の指標を確認し、方向性を一致させる。 使用中のツールとリソース 顧客の現状のリソースや使用中のツールを把握し、最適な解決策を提案するための情報。 次のステップ 商談後の具体的な次のアクションやフォローアップを確認し、次のステップに進むための計画を立てる。 以上が、ヒアリングシートの基本項目です。自社の用途に合わせて項目を加減して、項目の過不足がないヒアリングシートを作成しましょう。 ヒアリングシートの記入例 以下は、実際に書くべき項目に沿って作成したヒアリングシートの記入例です。 画像の例を参考にヒアリングシートを作成すると、情報の抜けや漏れなく、十分な情報を収集できます。また、目次や見出しを追加することで情報へのアクセス性をさらに高めることができ、誰が読んでもわかりやすい資料になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】ヒアリングシートのExcelテンプレート・フォーマット5選 ここでは、ヒアリングシートのExcelテンプレート・フォーマット5選を紹介します。テンプレートを活用すると、一から資料を作成する必要がないので、手間をかけずに体裁を整えられて便利です。 （1）コンサルタントも使えるシンプルなヒアリングシート こちらは、コンサルタントも使える、シンプルなヒアリングシートのテンプレートです。 質問事項のボリュームによって行の高さを調整できるので、ヒアリングの内容に関わらず汎用的に使用できます。 コンサルタントも使えるシンプルなヒアリングシートの詳細はこちら （2）社内面接のヒアリングシート こちらは、社内面接のヒアリングシートのテンプレートです。 Excelでは、行を選択して［Shift］キーを押しながらドラッグすれば、簡単に項目を移動させられます。必要に応じて並び替えて、面接を円滑に進めましょう。 社内面接のヒアリングシートの詳細はこちら （3）営業のヒアリングシート こちらは、営業のヒアリングシートのテンプレートです。 こちらのテンプレートには、各項目の注意事項も記載されているので、確認不足を防ぎながら、適切な営業ヒアリングを実施できる点が特徴です。 営業のヒアリングシートの詳細はこちら （4）商談のヒアリングシート こちらは、BANTCH（バントチャネル）を使った、商談のヒアリングシートのテンプレートです。 BANTCHとは、BANTに「Competitor（競合）、Human resources（人員体制）」を加えた、ヒアリングのフレームワークを指します。 こちらのテンプレートでは“顧客理解”で「Needs（必要性）」を、“要件”でそれ以外の項目を設定しているので、BANTCHに基づいてヒアリングを実施できるのです。 商談のヒアリングシートの詳細はこちら （5）不動産のヒアリングシート こちらは、不動産の購入相談に使えるヒアリングシートのテンプレートです。 顧客の購入予定物件について、目的や希望条件などをヒアリングできます。そのため、認識齟齬を防いで、顧客のニーズに合った物件を提案できるようになります。 不動産のヒアリングシートの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙やExcelでヒアリングシートを作成するデメリット 紙やExcelでヒアリングシートをつくると、情報が管理しづらいデメリットがあります。 紙のヒアリングシートは、紛失や情報漏えいの危険性があります。これでは大切な顧客の信用を失ってしまいます。また、Excelなどのスプレッドシートを使う方法もありますが、次第に同じようなファイルが増え、管理が煩雑になりやすいです。 このように、紙やExcelのヒアリングシートはデメリットが大きいため、シートを適切に管理できている企業では使われていません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelよりも簡単にヒアリングシートを作成・管理できるツール 以下では、Excelよりも簡単にヒアリングシートを作成・管理できるツールをご紹介します。 ヒアリングシートには書くべき項目が多く、作成者によって構成や書く項目が異なってしまうことがあります。そのため、テンプレート機能の備わったITツールを使うと、構成が統一されて情報の管理がしやすくなります。 また、ヒアリングシートはあとから見返すことも想定されるため、検索機能に優れたツールを導入すると、欲しい情報にすぐアクセスできるようになります。 結論、自社が導入すべきは、案件ごとに記事を作成して簡単にヒアリングシートを作成・管理できるうえ、超高精度で検索可能なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、「テンプレート機能」により、簡単にフォーマットを統一できます。また、ナレカンに過去のヒアリングシートを蓄積すれば、ヒット率100%の「検索機能」で必要な情報がすぐに見つかるのです。 テンプレート機能が使えるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使ったヒアリングシートの作成例 こちらは、ナレカンで作成したヒアリングシートです。テンプレート機能を活用すれば、あらかじめ登録しておいたフォーマットをわずかな操作で呼び起こして、簡単にヒアリングシートを作成できます。 また、超高精度の「キーワード検索」や、上司に質問するように探せる「自然言語検索」で必要な情報を誰でも簡単に見つけ出せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ヒアリングシートを作成するときに役立つフレームワーク ここでは、ヒアリングシートを作成するときに役立つフレームワークを2つ紹介します。下記の2つを活用することで、ヒアリングがより良いものになります。 SPIN話法 SPIN話法は、顧客の潜在ニーズを引き出す目的で使われる手法です。 ・Situation Questions（状況質問） ・Problem Questions（問題質問） ・Implication Questions（示唆質問） ・Need-payoff Questions（解決質問） の4つの頭文字からSPIN話法と呼ばれています。 たとえば、状況質問として「どのような業務を担当されていますか」から会話を始め、課題を整理したうえでヒアリングを進めると適切な解決策が検討できます。 BANT BANTは、法人営業で質問すべき項目をまとめたフレームワークです。 具体的には、 ・Budget（予算） ・Authority（決裁権） ・Needs（必要性） ・Timeframe（導入時期） の4つを質問すべきとしています。 質問する順番は決まっていませんが、稟議やサービス導入を円滑に進めるために、BANTで企業の状況を正しく把握する必要があります。 3C分析 3C分析とは、以下の３つの視点から市場やビジネスを分析するフレームワークです。 顧客（Customer） 顧客のニーズや課題、購買行動、満足度などを深掘りします。 競合（Competitor） 競合他社の動向や強み・弱み、市場でのポジショニングを把握します。 自社（Company） 自社の強み・弱み、提供する価値、リソースを分析します。 このフレームワークは、現状を整理し、戦略的な意思決定のために役立ちます。ヒアリングシートを作成するときにも、3C分析を活用することで、情報収集の焦点を明確にすることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ヒアリングシートを活用するポイント ヒアリングシートを活用するポイントは以下の2つです。 事前準備を怠らない まずは、事前準備を怠らないことが大切です。事前に顧客の情報を集め、解決策を用意し、さらに踏み込んだ質問もできるように準備しましょう。 項目は随時更新する 目的別にいくつかテンプレートを作成し、顧客の現状や課題を適切に把握するための質問とは何かを追求しましょう。 以上のポイントを踏まえて、ヒアリングシートを最大限活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ヒアリングシートの書き方・テンプレート5選まとめ これまで、ヒアリングシートの書き方・テンプレート5選を中心にご紹介しました。 Excelでヒアリングシートを管理している企業もありますが、類似のファイルが増えて最新版が見つからなくなったり、都度アクセスするのが面倒で更新されなくなったりします。そのため、ファイルではなくノートで管理できるツールが最適です。 また、検索機能が充実しているツールでなければ、蓄積されたヒアリングシートの中から必要な顧客情報がなかなか見つからず、現場社員のストレスの原因となります。 したがって、ヒアリングシートの作成・管理には、ノート形式であらゆる情報をストックできるうえ、超高精度検索が可能なツール『ナレカン』が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ヒアリングシートを簡単に管理できる仕組みをつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

近年、DX化の推進により、インサイドセールスが注目を集めています。インサイドセールスとは、営業手法のひとつで「電話やメールを使った非対面での営業活動」です。 また、昨今ではインサイドセールス自体を外部委託することも一般的になりつつあります。そのため、なかには、自社でインサイドセールスを導入するにあたって、内製化すべきか外注するべきか悩む方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、インサイドセールスを内製・外注するメリット・デメリットや成功させるコツを中心にご紹介します。 インサイドセールスを内製する方法を知りたい インサイドセールスの内製化と外注それぞれのメリットとデメリットを把握したい インサイドセールスで営業効率を上げるのに役立つツールを探している という方はこの記事を参考にすると、インサイドセールスの内製化と外注のメリット・デメリットを把握しつつ、インサイドセールス自体を成功させるコツを押さえられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 インサイドセールスは「内製vs外注」どちらがよいか2 インサイドセールスを内製化するメリット2.1 （1）社内にノウハウを蓄積できる2.2 （2）自社に最適な営業戦略でアプローチできる2.3 （3）セキュリティ対策を強化できる3 インサイドセールスを内製化するデメリットとは4 インサイドセールスを外注するメリット・デメリット5 社内でインサイドセールスを立ち上げる手順とは5.1 手順1｜注力する製品・サービスを選ぶ5.2 手順2｜シナリオ・KPI(重要業績評価指標)を設定する5.3 手順3｜人材を確保・育成する6 【営業効率UP】インサイドセールスを成功させるコツ6.1 インサイドセールスの情報共有を効率化できるツール「ナレカン」7 インサイドセールスの「内製vs外注」メリット・デメリットまとめ インサイドセールスは「内製vs外注」どちらがよいか インサイドセールスを自社で運営するか、外部に委託するかを決めるときは、以下の3つのポイントから判断します。 予算 とくに、インサイドセールスを外注する場合は、確保できる予算と得られる営業利益の見込みを比較して、釣り合っているか見積もっておくべきです。 自社内のリソース 内製する場合は、「インサイドセールスを社内で実施する人的リソースがあるか」を、外注する場合は「委託先の管理をする余裕があるか」をあらかじめ確認する必要があります。 ノウハウの有無 内製・外注問わず、社内に「インサイドセールスのノウハウを持っている人がいるか」「社員教育できる体制が整っているか」などを確かめたうえで、ノウハウの共有ができる環境を整備します。 以上のポイントを検討して、内製するか外注するかを判断しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ インサイドセールスを内製化するメリット ここでは、インサイドセールスを内製化するメリットを解説します。あらかじめ、内製化のメリットを把握しておきましょう。 （1）社内にノウハウを蓄積できる インサイドセールスを内製化するメリットの1つ目に、ノウハウを蓄積できることが挙げられます。 内製化では、社員が営業活動を通して得たノウハウを、データとして社内に蓄積できます。たとえば、「有効なアプローチの方法」や「コミュニケーションのポイント」といったノウハウの蓄積・共有に効果的です。 また、PR TIMESの【インサイドセールスの内製に関する市場調査】によると、インサイドセールスを外注ではなく内製にて実施した理由として、2割以上の企業が「データの蓄積により営業組織全体の改善ができるから」と回答しており、多くの企業が内製化によるノウハウなどのデータを蓄積を重要視していることがわかります。 参考：SALES ROBOTICS株式会社 https://salesrobotics.co.jp/ （2）自社に最適な営業戦略でアプローチできる インサイドセールスを内製化するメリットの2つ目に、自社に最適な営業戦略でのアプローチが可能になることが挙げられます。 なぜなら、自社の製品・サービスを深く理解しているのは自社の社員であるため、営業戦略に合わせた提案ができるからです。また、顧客のニーズに対しても柔軟かつスムーズに対応を進められます。 実際に、SALES ROBOTICSが実施した「インサイドセールス外注のハードルに関する実態調査」では、インサイドセールスを外注していない理由として、以下の内容が挙げられています。 内製の方がアプローチ方法を柔軟に決定できるから リードや商談時の認識のずれがないから エラーや改善点が発生した場合でもすぐに対応することができるから このように、内製化では、製品・サービスを熟知した社員が、柔軟にアプローチできるのです。 参考：インサイドセールスを内製化した理由、1位は「外注による業務増加」／SALES ROBOTICS （3）セキュリティ対策を強化できる インサイドセールスを内製化するメリットの3つ目は、セキュリティ対策の強化に有効な点です。 インサイドセールスでは、顧客の個人情報や機密情報などを扱うので、情報を適切に管理しなければなりません。しかし、外注する場合は重要な顧客情報や社内の機密情報を外部に預けるため、細心の注意が必要です。 一方で、内製化すると、情報を社外に共有しないので、情報漏洩のリスクを削減できます。したがって、インサイドセールスに関する情報を確実に管理できるので、セキュリティ対策の強化になるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ インサイドセールスを内製化するデメリットとは インサイドセールス内製化のデメリットとして、立ち上げに時間と労力がかかり、「人材確保や育成が必要なこと」が挙げられます。 また、適切な仕組みやツールを導入しなければ、期待した成果が出ずに負担が増える恐れもあるので注意が必要です。一方で、一度設計した作業手順をノウハウとして蓄積すれば、徐々に人材育成のコストが削減されます。 したがって、長期的に見れば、内製化した方が社内の負担を減らせるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ インサイドセールスを外注するメリット・デメリット インサイドセールスを外注するメリットには、「立ち上げコストを抑えられる点」や「必要なときにだけ利用できる点」が挙げられます。一方で、「社内に営業ノウハウが蓄積されない」というデメリットがあります。 また、委託業者とのやりとりに社内リソースを割かなくてはならないため、かえって自社の負担が増大する恐れもあるので、委託は慎重に検討するべきです。 したがって、外注するときはどの業務範囲を委任するのか明確にしたうえで、営業データを社内に蓄積できるように「ナレカン」などのナレッジ管理ツールを活用して情報共有の基盤を整備しておくことが重要になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内でインサイドセールスを立ち上げる手順とは ここでは、社内でインサイドセールスを立ち上げる手順について解説します。インサイドセールスを内製化したい企業は、以下の内容を把握すると、スムーズに取り組みを進められます。 手順1｜注力する製品・サービスを選ぶ まず、注力する製品・サービスを選びます。 社内にインサイドセールスを立ち上げるとき、はじめからすべての製品やサービスを対象とすることは困難です。そのため、注力する製品を選び、絞り込みましょう。 また、注力する製品の選定と併せて、インサイドセールスが担当する業務の範囲を決めておきましょう。たとえば、「課題の聞き出し」「商談設定」「商談の実施」などの具体的な営業プロセスごとに検討することがポイントです。 手順2｜シナリオ・KPI(重要業績評価指標)を設定する 次に、シナリオ・KPI(重要業績評価指標)を設定します。 シナリオとは、顧客に対して「どのような情報をいつ提供するのか」というアプローチの流れを指します。具体的には、顧客に提供する情報として、以下の内容が挙げられます。 導入事例 既存顧客へのインタビュー 無料トライアルの案内 キャンペーン情報 一方、KPIとは、Key Performance Indicatorの略称で「重要業績評価指標」を指します。KPIを設定すると、目標達成までの工程が明確になり、進捗状況を定量的に把握できるのです。たとえば、設定すべきKPIとして、以下の内容が挙げられます。 メール開封率 受注率 架電数 商談化数 また、適切なKPI設定には、部門間の情報共有を活発化して、共通認識を形成しておくことがポイントです。 手順3｜人材を確保・育成する シナリオやKPIを設定したら、人材を確保・育成します。 とくに、インサイドセールスの人材育成を効果的に実施するには、情報共有の仕組みをつくる点が重要です。具体的には、マニュアル化して共有すべき内容として、以下の内容が挙げられます。 顧客情報 商談内容 営業ノウハウ 成功・失敗事例 このように、インサイドセールスに関する情報をマニュアルにまとめておけば、人材育成のコストを削減しつつ、業務の質を標準化できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【営業効率UP】インサイドセールスを成功させるコツ 以下では、インサイドセールスを成功させるコツをご紹介します。 インサイドセールスで重要なのは、自社製品・サービスの情報を正しく共有し、営業のノウハウを社内に蓄積することです。また、営業のトークスクリプトや商談のFAQを一元化してすぐ参照できるようにすれば、教育コストを抑えつつ営業スキルの均一化できます。 ただし、ExcelやWordでノウハウやマニュアルを共有しようとしても、管理の煩雑さやファイルストレージの検索精度の低さからなかなか活用されません。そのため、インサイドセールスのナレッジをまとめて管理し、簡単に検索できる専用ツールが求められます。 結論、インサイドセールスの効果を最大化するには、営業のトークスクリプトをはじめ、FAQや過去の商談の事例などを一元管理できて、超高精度で検索可能なナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンにトークスクリプトや商談事例を蓄積すれば、充実した検索機能で類似の顧客対応履歴をすぐ参照して、すばやく対応できます。また、過去事例を参考に、より効果的な営業戦略を立てられるので、インサイドセールスの営業効率の向上につながるのです。 インサイドセールスの情報共有を効率化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ インサイドセールスの「内製vs外注」メリット・デメリットまとめ これまで、インサイドセールスの「内製vs外注」のメリット・デメリットや成功のコツを中心にご紹介しました。 インサイドセールスは、内製・外注いずれの場合も、商談のトークスクリプトや過去事例の蓄積・共有が最も重要です。情報を共有することで、社内の人材育成や外部との連携がスムーズになり、結果として、社内の負担を低減できるのです。 そのため、「インサイドセールスに利用するノウハウを共有できる、検索性に優れたITツール」を導入すると、情報共有の体制を整えられ、インサイドセールスの効果を最大化できるのです。 したがって、インサイドセールスを成功させるには商談事例やFAQ、営業ノウハウを一元化して超高精度で検索できるナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、インサイドセールスの営業効率を向上させましょう。 参考：インサイドセールスで成果を上げたい！成功に必要なコツを解説 参考：インサイドセールスを効率化する方法！営業で成果を出すための方法も紹介 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ホワイトペーパーとは、顧客の課題解決に有益な情報を提供するための資料のことです。また、企業と顧客との接点を作るためのマーケティング手法としても活用されています。 とはいえ、「ホワイトペーパーの目的が何かわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ホワイトペーパーの目的や作り方を中心にご紹介します。 ホワイトペーパーの目的や種類を把握したい 作り方を踏まえてホワイトペーパーを作成したい ホワイトペーパーの運用を成功させて、業務の効率化を測りたい という方はこの記事を参考にすると、ホワイトペーパーの目的や作り方が分かり、効果的なホワイトペーパー運用が実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ホワイトペーパーとは？1.1 ホワイトペーパーの目的1.2 ホワイトペーパーと営業資料の違い1.3 ホワイトペーパーの種類2 ホワイトペーパーの作成前の3ステップ3 ホワイトペーパーの構成3.1 （1）表紙3.2 （2）目的3.3 （3）目次3.4 （4）内容3.5 （5）会社概要3.6 （5）問い合わせ先4 ホワイトペーパーの主な活用方法3選5 ホワイトペーパーの運用に最適なツール5.1 ホワイトペーパーの作成・管理を一元化できるツール「ナレカン」6 ホワイトペーパーの作り方や活用法まとめ ホワイトペーパーとは？ ホワイトペーパーの目的や種類について解説します。ホワイトペーパーへの理解を深めてから、運用を開始しましょう。 ホワイトペーパーの目的 ホワイトペーパーの目的は、主に以下の3つが挙げられます。 見込み顧客の創出 ホワイトペーパーは、顧客に有益な情報が記載された資料のことです。顧客との接点を増やすきっかけとなるため、「見込み顧客の創出」につながります。 ブランドイメージの形成 ホワイトペーパーを発行することで自社の強みや専門性、信頼性をアピールできるため、ブランドイメージの形成が期待できます。 顧客満足度の向上 ホワイトペーパーは、業界の課題や最新のトレンドといった顧客にとって有益な情報を解説します。そのため、顧客への問題解決や価値提供につながり、満足度の向上に寄与します。 このように、ホワイトペーパーを作成することで、企業の信頼性を高め、顧客との関係構築をするきっかけとなります。結果として、さらなる売上向上が見込めるのです。 ホワイトペーパーと営業資料の違い ホワイトペーパーと営業資料は、作成時の目線・目的・活用場面により異なります。 【ホワイトペーパー】 【営業資料】 作成時の目線 顧客への問題解決や価値提供をするための資料なので、顧客目線 商品の特徴、魅力を顧客に紹介するための資料なので、企業目線 目的 より多くの顧客からのブランドイメージを向上させ、企業への信頼性を高めるため 顧客の購買意欲を高め、商談を成立させるため 活用場面 顧客との接点を作り、営業活動に活用 商談にて、顧客に直接的に営業をかける時に活用 このように、ホワイトペーパーは営業資料と異なり、顧客の企業への信頼性を高めるために作成するもので、個人情報をもとに営業をするのに活用するのです。 ホワイトペーパーの種類 ホワイトペーパーの種類は、主に以下の4つが挙げられます。 ノウハウ系 業務課題の解決方法などのノウハウをまとめたホワイトペーパーです。自社製品を使った解決策を提示することで、専門性をアピールできます。 調査レポート系 市場のトレンドや消費者の動向を調査したものをまとめたホワイトペーパーです。客観的なデータを用いることで、自社の信頼性を高められます。 導入事例系 自社の商品やサービスを検討している顕在顧客に向けたホワイトペーパーです。実際の顧客事例を通じて、商品の効果を具体的に示すことで、顧客育成に役立ちます。 比較表、チェックシート 他社商品との比較表や導入時のチェックシートを記載したホワイトペーパーです。自社製品を検討している顧客向けであり、顧客育成に直接的に影響を与えられる資料となります。 このように、ホワイトペーパーは、自社製品を知らない人から検討中の顧客まで幅広い層を対象とした資料です。そのため、対象者によって、ホワイトペーパーの内容を変えるのは効果的です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ホワイトペーパーの作成前の3ステップ ここでは、ホワイトペーパーを作成する前の準備すべき項目について説明します。効果的なホワイトペーパーを作成するために以下の3ステップを試してみましょう。 目的・課題を選定 まず、なぜホワイトペーパーを作成するのかといった目的を決めましょう。ホワイトペーパー以外の方が効果的でないのかを検討します。 ターゲット・目標を決定 次に、”どんな人に””どうして欲しいのか”までを定めます。ターゲット・目標をもとに、ホワイトペーパーで何を伝えたいかを決定していきます。 コンテンツを決定・稼働 最後に、目的・ターゲット・目標を参考に、具体的なコンテンツを検討していきます。同時に、全体の構成についても考えましょう。 これらの手順を抜かして、ホワイトペーパーを作成し始めると、伝えたい情報を盛り込みすぎて、分かりにくい資料となってしまいます。そのため、「何を・誰に・どのように伝えたいのか」を明確にしたうえで、作成し始めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ホワイトペーパーの構成 ここでは、ホワイトペーパーの構成について解説します。ホワイトペーパーに何を記載すれば良いか悩んでいる方は必見です。 （1）表紙 まずは、表紙です。表紙のタイトルは、ホワイトペーパーのダウンロード率に直結する重要な要素となります。 そのため、読み手が興味を抱きやすくなるように、”誰に対して何を伝える資料なのか”をイメージしやすく印象的なタイトルを付けます。例えば「商談を成功させるための5つのポイント！」と数字を入れたり、「IT企業必見！」とターゲットを明確にしたりします。 また、ホワイトペーパーの公開後もクリック率を確認し、閲覧されやすいタイトルを模索していくことが大切です。 （2）目的 次に、目的です。目的には、ホワイトペーパーを作成した意図を記載します。 「ターゲットのどのような課題の解決に役立つのか」や「期待できる効果」を分かりやすくまとめます。読者の課題を正確にとらえ、共感を得ることが重要です。 作成時は、文字以外に画像を挿入したり、注目して欲しい文字に色を付けたりして、読み手が見やすいホワイトペーパーを心がけましょう。 （3）目次 次に、目次です。目次は、ホワイトペーパーの内容・項目を簡潔に伝えるものです。 中身を明確に伝えるために、内容がしっかり伝わる見出しを作ることが大切です。また、読みたくなるような印象的な見出しを心がけましょう。 作成時は、各見出しを順にリスト化し、それぞれが何ページから始まるかを記載します。 （4）内容 次に、内容です。内容は、基本的に以下のような構成で成り立っています。 導入：読み手の興味を引き付ける 問題提起：読み手の感じている課題を明確化し、共感してもらう 解決策：読み手の課題を解決するための解決策を提示する 製品紹介：課題解決に役立つ自社商品を紹介する 結論：自社商品が課題解決に役立つ理由を述べる 結論では、「誰向けか」「なぜその課題を解決する必要があるのか」を意識しながら書くことで、共感の得られるコンテンツが作成できます。 （5）会社概要 次に、会社概要です。会社概要には、以下の項目を記載します。 社名 本社所在地 設立年月日 従業員数 代表者氏名 代表者の画像や経歴 会社概要は、ホワイトペーパーの信頼性を高めるのに必要な情報です。また、商品を検討している顧客にとっては、判断材料の一つになります。 （5）問い合わせ先 最後に、問い合わせ先です。問い合わせ先には、「メールアドレス」や「電話番号」「問い合わせフォーム」を記載します。 問い合わせ先は、ホワイトペーパーを読んだユーザーが次のアクションを起こしやすくするのに必要な情報です。また、最後まで読んでくれたお礼や自社商品への思いを盛り込むことで、自社への信頼感を高められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ホワイトペーパーの主な活用方法3選 以下では、ホワイトペーパーの主な活用方法を3つ紹介します。 自社のブランディングに活用 自社のwebサイトにおいて、ホワイトペーパーを専門性の高い記事コンテンツとして継続的に発信することで、企業の認知度向上やブランディングに活用できます。 メルマガで配信して顧客育成に活用 見込み客に対して、メルマガでホワイトペーパーを継続的に発信することで、顧客との信頼関係を構築し、商品の購買意欲を高めるきっかけとなります。 営業資料として利用 ホワイトペーパーは、簡単に自社商品の魅力を知ってもらうための営業資料として利用できます。 このように、ホワイトペーパーを活用することで、さらに信頼性を高め、売上を増やすきっかけにもなるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ホワイトペーパーの運用に最適なツール 以下では、ホワイトペーパーの運用に最適なツールをご紹介します。 ホワイトペーパーは、顧客の課題解決を目的とした情報を提供するための資料のことです。運用するには、顧客の課題解決に自社商品のどんな機能が活かせるかを理解したり、他のホワイトペーパーを確認できたりするツールが必要です。 そこで、「自社商品に関する情報やホワイトペーパーを一元管理できるITツール」を導入しましょう。ただし、大量のホワイトペーパーを管理していても、簡単に目的の情報アクセスできるツールを選定する必要があります。 結論、ホワイトペーパーの運用には、誰でも簡単に社内情報を管理でき、高精度の検索機能で目的の情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、テキストやファイルを残してすばやく共有できます。また、「キーワード検索」やAIを活用した「自然言語検索」などの機能で欲しい情報をすぐに見つけられる点が特徴です。 ホワイトペーパーの作成・管理を一元化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ホワイトペーパーの作り方や活用法まとめ これまで、ホワイトペーパーの作り方や活用法を中心に解説してきました。 ホワイトペーパーを作るためには、ターゲットや目標を定め、伝えたい情報を明確にする必要があります。また、運用時には、大量のホワイトペーパーを管理していても、簡単に目的の情報にアクセスできるツールが必要です。 したがって、ホワイトペーパーの運用には、「蓄積したナレッジを超高精度検索可能なITツール」の利用が最適です。とくにAIを活用した「自然言語検索」を活用すれば、検索スキルに依存せず、誰でも目的の情報にアクセスできます。 結論、資料管理に利用すべきなのは、ファイルを含むあらゆる情報を残し、「添付ファイル内検索」で情報に簡単にアクセスできる情報共有ツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ホワイトペーパーを効率よく運用できる体制をつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】アイデア出しの方法とおすすめツール・アプリ8選を紹介