パワーポイントでのマニュアル作成5つのコツ！テンプレートや作成例も紹介
デザイン性の高い資料をつくれる「パワーポイント」は、マニュアル作成に利用される場合が多いです。デザインや構成を自身で工夫できるので、視覚的に見やすいマニュアルをつくれます。
しかし、「パワーポイントで見やすいマニュアルを運用したいものの、作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、パワーポイントでマニュアルを作成するコツやテンプレートを中心にご紹介します。
- パワーポイントでマニュアルを作成するコツを知りたい
- テンプレートを活用して、マニュアルを作成する手間を軽減したい
- パワーポイントよりも簡単かつ効率的なマニュアル作成ツールがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、パワーポイントでのマニュアルの作り方が分かるほか、共有・管理を効率化させるヒントも見つかります。
目次
パワーポイントでマニュアルを作成する5つのコツ
ここでは、パワーポイントでマニュアルを作成するコツを5つ紹介します。見やすい資料をつくるためにも、以下のコツを押さえましょう。
（1）文字のフォントを一貫させる
まずは、マニュアルの文字のフォントを決めましょう。
文字のフォントを複数使用するとマニュアルが見づらくなります。そのため、メインとなるフォントをひとつに絞ることで、ストレスなく読める手順書がつくれるのです。
ただし、単調なマニュアルだと「読むべき部分」が分かりづらいので、重要な箇所を太文字にしたり、説明文を枠線で囲ったりしましょう。また、自社でフォントが定められていない場合は、線の太さが均一で視認性の高い「ゴシック体」がおすすめです。
- ゴシック体の例
（2）カラーを3色に絞る
次に、カラーを3色に抑えましょう。以下のように、3色のカラーを使い分けるとより見やすくなります。
- ベースカラー
- メインカラー
- アクセントカラー
操作書の説明文で使うカラーで、黒が使われるケースが多いです。
見出しなどの強調したい箇所で使うカラーになります。たとえば、企業のロゴに使われている色などがおすすめです。
一番強調したい箇所で使うカラーです。メインカラーが赤の場合は青を選ぶなど、見分けがつく色を選択しましょう。
視認性を高めようと色を増やすと見づらくなるため、主要な3色に限定して統一感を持たせます。たとえば、企業のブランドカラーや視認性の高い色を選ぶと良いでしょう。
（3）図・表・写真を活用する
テキストだけでは伝えにくい内容を視覚的に補完するために、図や表、写真を添付することもコツです。
マニュアルがテキストだけではすぐに欲しい情報へたどり着けません。一方、図などの視覚情報があれば内容をすぐに理解できるため、マニュアルが活用されやすくなるのです。
したがって、パワーポイントでマニュアルをつくるときには、図や表、写真を効果的に使いましょう。ただし、過度に利用すると情報にまとまりがなくなり、理解しづらくなるので、適度に使うのがポイントです。
（4）テンプレートを活用する
4つ目に、テンプレートを活用して、デザインの手間を省きながらも質の高いスライドを作成しましょう。
また、階層構造を活用すると情報の優先順位が明確になります。以下のように表紙や見出し、サブ見出しを使い、視覚的に情報の重要度を示せば、読みやすさが向上します。
- 表紙
- 目次
- 詳細（具体的なノウハウの紹介ページ）
このように、マニュアルの構成にあわせて見本のテンプレートを準備しておけば、マニュアルをつくるたびにレイアウトを考える時間をなくせます。そのため、マニュアル作成の手間を減らすために、自社にあったテンプレートを整えておきましょう。
（5）テキストを詰め込みすぎない
最後に、パワーポイントでマニュアルを作成するときは、テキストを詰め込み過ぎないようにしましょう。
マニュアルにテキストを過剰に詰め込むと、読み手が情報を見つけたり処理したりするのが難しくなります。そのため、読者が情報を簡単に理解できるように「1スライド1メッセージ」を意識しましょう。
また、適切な行間や文字装飾を使用し、テキストを読みやすくすることで、ユーザビリティ（使い勝手）を向上させられます。
【見本あり】見やすいマニュアル・手順書の作り方
見やすいマニュアル・手順書をパワーポイントで作るには、以下のステップで進めましょう。
- ステップ1 |タイトルとデザインを決める
- ステップ2 |目次を決める
- ステップ3 |スライドを作成する
作成するマニュアルの名前や作成者の氏名、日付を記入します。デザイン・レイアウトは画像上部の黄色い部分から選べます。
マニュアルの内容と順番を決めて、目次を作成します。読み手に伝わりやすいような構成を考えましょう。
目次の項目ごとにスライドを作成していきます。基本的には箇条書きで作成し、分かりにくい部分には画像を挿入すると見やすくなります。
ただし、パワーポイントを使ってマニュアルを作成する場合、スライド一枚に書き込める情報量には限りがあります。また、スライドの枚数が増えると求めている情報が探しにくくなるという注意点もあるのです。
以上のことから、情報量が多いマニュアルを作成するのにパワーポイントは不向きだと言えます。代わりに、1枚にテキストと画像をまとめられて、高精度の検索機能で必要な情報をすぐに見つけられる「ナレカン」のようなツールを利用しましょう。
【無料】業務マニュアル作成に役立つパワーポイントのテンプレート
こちらは、Digipotが提供するマニュアル作成に役立つパワーポイントのテンプレートです。
入力方法や操作方法まで書かれているため、マニュアルをはじめて作成する方や、普段パワーポイントを使わない方でも簡単に作成できます。作成後はパワーポイントを持たない人でも閲覧できるようにPDF化すると便利です。
パワーポイントでマニュアルを作成する2つのメリット
ここでは、パワーポイントでマニュアルを作成する2つのメリットをご紹介します。以下のメリットを得るために、ポイントを押さえましょう。
（1）レイアウトやデザインの自由度が高い
パワーポイントでは、視覚的に優れたデザインで、レイアウトしやすいマニュアルをつくれます。
パワーポイントには図やグラフ、画像を簡単に挿入できるため、視覚的な情報を取り込みやすいです。さらに、ページの順番を入れ替えたり、新しいページを既存のページに差し込んだりできるので、マニュアル完成後にも修正や変更がしやすいと言えます。
このように、パワーポイントはデザインやページ構成の自由度が高いことから、分かりやすく、運用しやすいマニュアルをつくれるツールと言えます。
（2）無料で利用できる
さらに、パワーポイントは利用のハードルが低いのがメリットです。
パワーポイントは、Microsoftの有料ツールですが、Web版であれば無料で利用できます。また、見やすいコンテンツをつくる機能が豊富に備わっており、マニュアルのためにほかのツールをわざわざ導入する必要がありません。
さらに、パワーポイントはすでに多くの企業が採用しているので、使い方をはじめからレクチャーする必要がなく、手間がかからないのです。
パワーポイントでマニュアルを作成する4つのデメリット
ここでは、マニュアルをパワーポイントで作成するときの4つのデメリットをご紹介します。パワーポイントには、デザインの自由度が高かったり、利用ハードルが低かったりするメリットがある一方、以下の「無視できないデメリット」もあるのです。
（1）使いこなすのが難しい
はじめに、パワーポイントでのマニュアル作成は、普段あまりPCを利用しない方にはハードルが高いという欠点があります。
パワーポイントには細かい機能が豊富に備わっているので、使いこなせれば重宝します。しかし、パワーポイントはデザインやレイアウトが自由な分、細部にまでこだわると必要以上に時間がかかってしまうのです。
このように、パワーポイントは、多機能ゆえに使いこなすのが難しく、初心者ではマニュアルを作成しづらい点に注意しましょう。
（2）管理が煩雑化する
次に、パワーポイントで作成したマニュアルは、管理が煩雑化する恐れがあります。
通常、業務マニュアルは業務内で発生する作業一つ一つに対して作成されます。そのため、パワーポイントでマニュアルを作成する場合、作業量に比例してファイル数も膨大な量になってしまうのです。
このような状況では、「目的のファイルが見つからない」といった事態になりかねません。そのため、多階層の「フォルダ」で管理が煩雑化するのを防ぎ、高度な「検索機能」で目当ての情報に即座にたどり着ける「ナレカン」のようなツールの導入が最適です。
（3）すぐに共有できない
さらに、パワーポイントでは、リアルタイムで編集内容を共有できないのも難点です。
パワーポイントで作成したマニュアルは、PDFに変換してからメールやチャットで共有するため、手間がかかります。また、メールやチャットでは連絡を見落としてしまい、最新の情報が共有されていなかったり、マニュアルの利用が滞ったりするのです。
一方、「クラウドツール」を導入すれば、マニュアルが更新されたタイミングで、すぐに社員へ共有できます。ただし、多機能なツールでは従業員が使いこなせないリスクもあるので「シンプルなクラウドツール」を選択しましょう。
（4）情報が見つけづらい/資料がかさばる
最後に、パワーポイントで作成したマニュアルは、情報が見つけづらかったり、資料がかさばったりする恐れがあります。
パワーポイントの1枚のスライドに記載できる情報量はかなり限られます。詳細な説明が必要で文章量が多くなってしまう場合、全てを1枚のスライドに収めようとすると文字が密集し、目当ての情報を見つけづらくなってしまうのです。
とはいえ、スライドを複数枚利用すると、スライドを跨ぐ際に一度文章が途切れてしまい、前後の因果関係が分かりづらくなります。また、スライド数があまりにも多いと、閲覧者は見る気を失い、利用されなくなりかねません。
そのため、マニュアルを作成する際には、パワーポイントのようなスライド形式のツールではなく、情報をノート形式で見やすくまとめられるツールを利用しましょう。
【必見】パワーポイントのデメリットをすべて解消するおすすめのツール
以下では、パワーポイントのデメリットをすべて解消できるおすすめツールを紹介します。
パワーポイントでマニュアルを作成すると、都度PDF化してメールで送るといった手間がかかり、共有に煩わしさを感じかねません。また、マニュアルの数が増えるにつれてどこに何のマニュアルがあるかわからなくなり、スムーズに活用できない恐れがあります。
そのため、マニュアルの共有が簡単で、大量のマニュアルも確実に一元管理できるツールが必要です。また、高度な検索機能を備えたものであれば、必要なマニュアルを瞬時に見つけ出せるため、マニュアルを探す時間が削減できます。
結論、自社が導入すべきはあらゆる情報を簡単に残せて、欲しい情報にすぐにたどり着ける「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、AIを活用した高精度の検索機能で即座に欲しい情報へたどり着けます。また、マニュアルの内容を勝手に編集されないようにアクセス権を設定したり、承認フローを設けたりすることもできるので、効率的にマニュアルを管理できるのです。
大企業のマニュアル管理にも貢献するツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.narekan.info/document-request
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンの機能＞
以下では、マニュアル作成・管理に役立つナレカンの機能を紹介します。
- テンプレート機能
- 目次機能
- フォルダ機能
ナレカンの「記事」には、マニュアル作成をはじめとした、様々な場面に合わせたテンプレートを登録することが可能です。下図のように、わずかな操作でテンプレートを呼び起こせるようになります。
ナレカンでは記事内に「目次」を設定できます。記事内の特定箇所へ即アクセス出来るようになり、必要な情報をすぐに探し出せます。
ナレカンで作成したマニュアルは、階層化できる「フォルダ」で、部署ごとに分けて管理できます。さらに、フォルダ単位でアクセス権限や、記事の閲覧/編集権限まで細かく設定できるので、社内における情報保護も抜群です。
社内でマニュアルを活用するための運用方法
マニュアルは作成して終わりではなく、実際に活用されなければ意味がありません。実際の業務に生かすためには、以下のポイントを意識して運用しましょう。
- 定期的な更新と見直し
- 作成の経緯や目的を明確に伝える
- フィードバックの収集と改善
マニュアルの内容は業務や技術の変化に伴い、定期的に更新し見直しましょう。最新の情報を反映すれば、社員が常に正確で有用な情報を利用できます。
どのような業務やシーンで使うマニュアルなのか、作成の経緯や目的を明確に伝えましょう。これにより、社員がマニュアルの意義を理解し、正しく活用できます。
マニュアルの利用者からフィードバックを収集し、改善点を洗い出しましょう。現場での使用感や実際の問題点を反映させれば、より使いやすく実用的なマニュアルを作成できます。
以上のように、マニュアルの意義を周知させ、改善を繰り返すことがマニュアルの運用につながります。そこで、マニュアルの管理だけでなく、情報の周知や意見の収集ができるコメント機能を備えた「ナレカン」のようなツールを使うと便利です。
【番外編】マニュアル作成に関するよくある質問
以下では、マニュアル作成に関するよくある質問と回答を紹介します。パワーポイントでマニュアルを作るときは、参考にしましょう。
質問1｜マニュアル作成にはパワポとエクセルのどちらがいいのか
マニュアルの作成においてどちらを選ぶべきかは、マニュアルの用途によります。
PowerPointは、画像や表を用いた視覚的にわかりやすいマニュアルを作りたい時に最適です。一方、Excelはデータの集計や表計算をマニュアルに組み込みたい場合には有用な反面、PowerPointに比べて文章量やデザイン性で劣ります。
以上より、文章や画像メインのマニュアルを作成したい人はPowerPointで、データや計算が中心のマニュアルを考えている方はExcelがおすすめです。
質問2｜業務マニュアルをパワポで縦にする方法はあるのか
PowerPointの業務マニュアルを縦にするには下記の手順を踏む必要があります。以下は、Mac版PowerPointの使用画面です。
- まず、[デザイン]タブから[スライドのサイズ]をクリックします。
- クリックして表示された文字の中から[ページ設定]を押すと、以下のダイアログボックスが現れます。その中でスライドの[方向]を横から縦に変更します。
- 以下のようにスライドが縦に表示されたら操作は完了です。
このように、PowerPointの業務マニュアルを横から縦に変更することが可能なのです。
質問3｜パワーポイントのマニュアルをPDF化するにはどうするのか
以下では、Mac版のPowerPointで作成したマニュアルをPDF化する方法を説明します。
- 画面上部に表示される[ファイル]から[名前をつけて保存]を選択します。
- 以下のようなダイアログボックスが表示されるので、ファイル形式の中から[PDF]を選びます。
- ファイルの情報を入力し終えたら、[保存]を押します。
以上のような手順でマニュアルをPDF化することで、勝手に内容を編集されてしまう事態を防げます。しかし、フォルダごとにアクセス権限を設定できる「ナレカン」のようなツールを使えば、PDF化する手間が省けるのです。
パワーポイントでマニュアルを作成する5つのコツまとめ
これまで、パワーポイントでマニュアルをつくるコツやメリット・デメリットをご紹介しました。
パワーポイントのマニュアルは、すぐに運用を始められる点がメリットです。しかし、マニュアルの数が増えるにつれて管理が煩雑化しやすくなり、情報が見つからないというデメリットもあります。
そのため、膨大なマニュアルのファイルもアクセス権をコントロールして整理できる多階層の「フォルダ」を備えたツールを導入すべきです。また、蓄積されたマニュアルの中から必要な情報を瞬時に探せる高度な「検索機能」を備えていれば、活用されやすいです。
結論、マニュアルを運用するには、社内のあらゆるマニュアルを整理整頓し、必要な情報へ即アクセスできるツール『ナレカン』一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、パワーポイントよりも簡単かつ迅速にマニュアルを作成・運用しましょう。
